Euroopan yhteisön julkisten hankintojen sääntelyn tausta ja tavoitteet

Transkriptio

1 Julkinen hankinta 1

2 Euroopan yhteisön julkisten hankintojen sääntelyn tausta ja tavoitteet Perustamissopimuksen sisämarkkinaperiaatteet ja erityisesti tavaroiden vapaata liikkuvuutta (28 art) sijoittautumisvapautta (43 art) ja palvelujen tarjoamisen vapautta (48 art) koskevat perustamissopimuksen artiklat Perustamissopimuksen velvoitteista johdetut periaatteet yhdenvertainen kohtelu syrjimättömyys suhteellisuus vastavuoroinen tunnustaminen avoimuus Hankintadirektiiveissä säädetyt menettelytapavelvoitteet vahvistavat periaatteiden soveltumistavan julkisissa hankinnoissa 2

3 Kansallisen hankintalainsäädännön tavoitteet - Toimivat sisämarkkinat - Julkisten varojen käytön tehostaminen - Laadukkaiden hankintojen tekeminen - Avoimuuden edistäminen hallintotoiminnassa ja varojen käytössä - Tasapuoliset mahdollisuudet tarjota tavaroita, palveluja ja rakennustyötä julkiselle sektorille - Elinkeinotoiminnan edistäminen 3

4 EU- ja kansainvälinen sääntely HANKINTADIREKTIIVIT ( ) Euroopan neuvoston ja parlamentin direktiivi julkisia rakennusurakoita sekä julkisia tavara- ja palveluhankintoja koskevien sopimusten tekomenettelyjen yhteensovittamisesta 2004/18/ETY (hankintadirektiivi) Euroopan neuvoston ja parlamentin direktiivi vesi- ja energiahuollon sekä liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankintamenettelyjen yhteensovittamisesta 2004/17/ETY (erityisalojen hankintadirektiivi) Puolustus- ja turvallisuushankintadirektiivi 2009/81/EY Komission ehdotus uudeksi hankintadirektiiviksi COM(2011) 896 final OIKEUSSUOJADIREKTIIVIT I valvontadirektiivi (89/665/ETY) II valvontadirektiivi (92/13/ETY) Valvontadirektiivien muutosdirektiivi (2007/66/EY) SOPIMUS EUROOPAN UNIONIN TOIMINNASTA (ex perustamissopimukset) MAAILMAN KAUPPAJÄRJESTÖN JULKISTEN HANKINTOJEN GPA-SOPIMUS (VOIMAAN 1996, UUSITTU 2011) KAHDENVÄLISET KAUPPASOPIMUKSET EU:N JA MUIDEN VALTIOIDEN VÄLILLÄ 4

5 Suomen hankintalainsäädäntö LAINSÄÄDÄNTÖ (HE 50/2006) alkaen Laki julkisista hankinnoista (348/2007) - Oikeussuojamuutokset (321/2010) voimaan Laki vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postialan hankinnoista (349/2007) Laki julkisista puolustus- ja turvallisuushankinnoista (1531/2011) Valtioneuvoston asetus julkisista hankinnoista (614/2007) Laki sähköisestä huutokaupasta ja dynaamisesta hankintajärjestelmästä (698/2011) LAINSÄÄDÄNTÖHANKKEITA: Kansallisten kynnysarvojen nostaminen vireillä 5

6 HANKINTALAINSÄÄDÄNNÖN SOVELTAMISALA 6

7 Hankintalainsäädännön soveltamisala STRATEGISET PÄÄTÖKSET mm palvelujen tuottamistapa -> hankintastrategia SOPIMUSVALVONTA JA -YHTEISTYÖ HANKINNAN SUUNNITTELU KILPAILUTTAMINEN 7

8 Hankintalain soveltamisalan määräytymiseen liittyviä tekijöitä Hankintayksikkö Hankinnan arvo - Kansallinen kynnysarvo - EU-kynnysarvo Hankintasopimus ja hankintalaji - Tavarahankinnat - Ensisijaiset palvelut - Toissijaiset palvelut - Rakennusurakat - Käyttöoikeusurakat - Käyttöoikeussopimukset Hankinnan luonteeseen liittyvät soveltamisalan rajaukset - Salassapidettävät hankinnat, puolustushankinnat jne Institutionaaliset rajaukset - In house- hankinnat - Hankinnat yhteishankintayksiköltä 8

9 Hankintalain hankintayksiköt? 9

10 Hankintalain hankintayksiköt - Valtion viranomaiset - Kunnat, kuntayhtymät, kuntien liikelaitokset - Kirkko ja seurakunnat - Julkisoikeudelliset laitokset - Yleisen edun tarkoitus ilman teollista tai kaupallista luonnetta - Valtion, kunnan tai liikelaitoksen määräysvalta - Pääasiallinen rahoitus - Valvonta - Hallinto-, johto- tai valvontaelimen nimitysoikeus (yli puolet) - Julkisella tuella tehtävät hankinnat Vesi-, energiahuollon-, liikenteen ja postialan yksiköt (erityisalojen hankintalainsäädännön soveltamisalassa) 10

11 Ensisijaiset ja toissijaiset palvelut = Hankittavien palvelujen luonne vaikuttaa säännösten soveltamiseen ENSISIJAISIA PALVELUJA Huolto- ja korjauspalvelut Maa- ja ilmaliikenteen palvelut Teleliikenteen palvelut Rahoituspalvelut Tietokone- ja tietojenkäsittelypalvelut Tutkimus- ja kehittämispalvelut Laskentatoimen palvelut Markkinointi- ja mainospalvelut Konsultointipalvelut Rakennusten suunnittelupalvelut Siivouspalvelut, isännöinti Julkaisu- ja painamispalvelut Jätevesi- ja jätehuoltopalvelut Ensisijaisiin palveluihin sovelletaan direktiivistä johdettuja yksityiskohtaisia menettelysääntöjä TOISSIJAISIA PALVELUJA Hotelli- ja ravintolapalvelut Rautatieliikenteen palvelut Vesiliikenteen palvelut Liikenteeseen liittyvät palvelut Lakiasiainpalvelut Työn ja työvoiman välityspalvelut Etsivä- ja turvallisuuspalvelut Koulutuspalvelut Terveydenhuolto- ja sosiaalipalvelut Virkistys-, kulttuuri- ja urheilupalvelut Muut palvelut Toissijaisiin palveluihin sovelletaan kevennettyjä menettelysääntöjä 11

12 Hankintalain soveltamisalan ulkopuolella? 12

13 Hankintalain soveltamisalan ulkopuolella - Salassapidettävät hankinnat - Sotilaalliseen käyttöön tarkoitetut hankinnat - Kansainvälisen sopimuksen perusteella tehtävät hankinnat - Maan ja rakennusten vuokrasopimukset - Arvopapereiden ja rahoitusvälineiden liikkeeseenlaskuun, ostoon, myyntiin tai siirtoon liittyvät rahoituspalvelut - Työsopimukset - Välimies- ja sovittelupalvelut - TV-ohjelmien osto, tuotanto ja lähetysaika - Tutkimus- ja kehittämispalvelut, paitsi jos niistä saatava hyöty koituu yksinomaan hankintayksikölle ja hankintayksikkö korvaa suoritetun palvelun kokonaan - Kioton sopimuksen mukaiset päästöoikeudet - Direktiiviin 2408/92 perustuvat lentoliikennepalvelut 13

14 Kynnysarvot Kynnysarvot määrittelevät lainsäädännön soveltuvuutta - EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa noudatetaan direktiiveistä johdettuja velvoitteita - EU-kynnysarvot alittavissa hankinnoissa kevyemmät menettelytapavelvoitteet EU-kynnysarvot vahvistetaan kahden vuoden välein (viim ) Uudet EU-kynnysarvot on vahvistettu komission asetuksella (EU) N:o 1251/ Hankintalain soveltamisalaa on rajoitettu kansallisilla kynnysarvoilla 14

15 ASETUS VS. DIREKTIIVI? 15

16 ASETUS VS. DIREKTIIVI? Mikä on direktiivi? EU:n direktiivissä vahvistetaan jäsenvaltioille tavoitteet, mutta jäsenvaltiot voivat itse valita keinot, joilla ne saavutetaan. Direktiivi voi olla osoitettu yhdelle tai usealle jäsenvaltiolle tai kaikille jäsenvaltioille. Direktiivissä esitettyjen tavoitteiden toteutuminen yksittäisten kansalaisten osalta edellyttää, että jäsenvaltion lainsäätäjä antaa kansallisen täytäntöönpanosäädöksen, jolla kansallista lainsäädäntöä mukautetaan direktiivissä säädettyjä tavoitteita vastaavaksi. Direktiivissä säädetään määräpäivä, johon mennessä se on saatettava osaksi kansallista lainsäädäntöä. Kun jäsenvaltiot panevat direktiivejä täytäntöön, niille jää liikkumavaraa ottaa huomioon kansalliset erityispiirteet. Direktiivit on pantava täytäntöön niissä säädetyn määräajan kuluessa. Mikä on asetus? Asetuksia antavat neuvosto ja parlamentti yhdessä tai komissio yksin, ja ne ovat kaikilta osin yleisesti velvoittavia. Toisin kuin direktiivi, joka on osoitettu jäsenvaltioille, ja päätös, jolla on erikseen määritelty kohderyhmä, asetus on osoitettu kaikille. Sitä on sovellettava välittömästi kaikissa jäsenvaltioissa samaan tapaan kuin kansallista lainsäädäntöä, ilman että kansalliset viranomaiset antavat täytäntöönpanosäädöksiä. 16

17 Hankintalaki EU-HANKINNAT EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat (valtion hankintayksikkö) / (muut) tavarat ja ensisijaiset palvelut / rakennusurakat Direktiivien menettelytapavelvoitteet EU-laajuinen ilmoittaminen Direktiivien hankintamenettelyt Valitusoikeus markkinaoikeuteen KANSALLISET HANKINNAT Kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat tavarat ensisijaiset ja toissijaiset palvelut käyttöoikeussopimukset sosiaali- ja terveyspalvelut, yhteisrahoitteiset koulutuspalvelut rakennusurakat PIENHANKINNAT Kansallisten kynnysarvojen alittavat hankinnat Hankintojen kilpailuttamisvelvoite Joustavuutta direktiivien velvoitteisiin; lisää neuvottelumenettelyn käyttömahdollisuuksia Ilmoitusvelvoite kaikkiin hankintoihin Valitusoikeus markkinaoikeuteen Lain soveltamisalan ulkopuolella Kilpailuttaminen hankintasääntöjen mukaan Ei valitusoikeutta markkinaoikeuteen Oikaisuvaatimus mahdollinen HANKINNAN ENNAKOIDUN ARVON LASKENTASÄÄNNÖT JA PILKKOMISKIELTO SOVELTUVAT KAIKKIIN HANKINTOIHIN 17

18 Kynnysarvon ylittymisen arvioiminen Hankinnan ennakoidun arvon laskentasäännöt HL Suurin maksettava kokonaiskorvaus + optiot - Pitempiaikaiset tai määrittelemättömän ajan voimassa olevat sopimukset: 48 kk maksut - Määräaikaiset sopimukset: sopimuksen ennakoitu kokonaisarvo voimassaoloajalla - Säännöllisesti toistuvat tavara- ja palveluhankinnat; 12 kk vastaavien hankintojen yhteisarvo - Erillisinä osina toteutettavat hankinnat: osien yhteisarvo PILKKOMISKIELTO: Hankintaa ei saa jakaa eriin, osittaa tai laskea poikkeuksellisin menetelmin lain säännösten soveltamisen välttämiseksi 18

19 Hansel ja valtion yhteishankinnat 19

20 Yhteishankintayksikkö Yhteishankintayksikkö määritelty hankintalainsäädännössä Yhteishankintayksikkö: hankintayksikkö, joka hankkii sen omistaville hankintayksiköille tavaroita tai palveluja taikka tekee sen omistaville hankintayksiköille tavaroita, palveluja tai rakennusurakoita koskevia hankintasopimuksia taikka puitejärjestelyjä on nimenomaisesti perustettu hoitamaan em. tehtäviä taikka niiden hoitaminen on säädetty tai määrätty yksikön toimialaksi Hankintayksiköt voivat hankkia kilpailuttamatta tavaroita, palveluja ja rakennustyötä yhteishankintayksiköltä, joka on kilpailuttanut hankinnan 20

21 Hansel-laki (1096/2008) Sääntelyä Hanselin Asemasta Tehtävistä Asiakkaista 21

22 Hanselin asema 1 Hansel on valtion omistuksessa ja hallinnassa oleva osakeyhtiö. Yhtiö kuuluu valtiovarainministeriön hallinnonalaan ja valtiovarainministeriö vastaa yhtiön omistajaohjauksesta. Yhtiön tarkoituksena ei ole voiton tuottaminen. 22

23 Hanselin tehtävät 2 Hansel on yhteishankintayksikkö, jonka tehtävänä on Hankkia muille hankintayksiköille tavaroita ja palveluja sekä tehdä tavaroita ja palveluja koskevia hankintasopimuksia ja puitejärjestelyjä Ylläpitää yhteishankintoina kilpailutettuja sopimuksia Tuottaa hankintatoimeen liittyviä asiantuntija- ja kehittämispalveluja 23

24 Hanselin asiakkaat 3 Yhtiön asiakkaita ovat valtionhallinnon virastot ja laitokset, valtion liikelaitokset sekä valtion talousarvion ulkopuoliset rahastot. Yhtiön asiakkaita ovat myös eduskunta sekä sen alaisuudessa, valvonnassa ja yhteydessä toimivat yksiköt. Yhtiön asiakas voi lisäksi olla 1) hankintalain tarkoittama julkisoikeudellinen laitos, jota 1 momentissa tarkoitettu hankintayksikkö - pääasiallisesti rahoittaa; - nimeää sen johdon - nimeää yli puolet sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsenistä 2) vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankinnoista annetun lain 5 :ssä tarkoitettu hankintayksikkö, joka on Suomen valtion kokonaan omistama; sekä 3) Suomessa toimiva Euroopan unionin erillisvirasto. 24

25 Hanselin asiakkaat Suomen valtionhallintoon kuuluvat hankintayksiköt Valtion keskushallinto; ministeriöt, virastot ja laitokset Aluehallinto ja paikallishallinto; ELY:t ja AVI:t, nimismiespiirit, tuomioistuimet Muut valtionhallintoon kuuluvat yksiköt Valtion rahoittamat tai nimitysoikeuden perusteella valtion määräysvallassa olevat hankintayksiköt EU:n kemikaalivirasto Asiakkaat listattu asiakashierarkiaan ja esitetään tarjouspyynnöissä 25

26 Valtion ja kuntien hallinto Ylin valtionhallinto Eduskunta, Tasavallan presidentti, Valtioneuvosto Tuomioistuimet Valtion liiketoiminta valtionyhtiöt liikelaitokset Valtion keskushallinto (ministeriöt, virastot ja laitokset) Valtion aluehallinto (mm. AVIt, ELYt) Kunnat Kuntien liiketoiminta Välillinen valtionhallinto (mm. yhdistyksiä, säätiöitä) Itsenäiset julkisoikeudelliset laitokset (mm. KELA) Valtion paikallishallinto (mm. poliisilaitokset) Kunnallinen yhteistyö (mm. kuntayhtymät, sairaanhoitopiirit) Välillinen kuntahallinto 26

27 Hankintojen keskittäminen valtionhallinnossa 28

28 Hankintojen keskittämistä koskevat säädökset TAL 22 a Valtuus määrätä yhteishankinnan toteuttamisesta Virastojen ja laitosten velvollisuus käyttää yhteisesti kilpailutettua sopimusta Valtioneuvoston asetus valtionhallinnon yhteishankinnoista ( ) Niiden hankintojen määrittely, jotka voivat kuulua yhteishankintojen piiriin Kielto ryhtyä kilpailuttamaan yhteishankinnan piiriin kuuluvia hankintoja VM:n päätösvalta - Yhteishankinnan hankintayksikkö - Yhteishankinnan suunnittelu Valtiovarainministeriön päätökset valtionhallinnon yhteishankinnoista ( , ja ) Niiden hankintojen määrittely, jotka hankittava yhteishankintasopimuksilla Yhteishankinnan hankintayksikkö Hansel Oy Muiden sopimusten käyttäminen - Kilpailutus aloitettu ennen päätöksen voimaantuloa - Voimassaoleva kilpailutettu sopimus 29

29 TAL 22 a :n ja VM:n päätöksen mukaiset Hanselin puitejärjestelyt Ajoneuvot ja työkoneet Henkilöautot ja tila-autot Pakettiautot ja niiden alustat, pick-up autot ja pikkubussit Maastoautot ja nelivetoautot Kevyet kuorma-autot Tietohallinto Tietokoneet (työasemat ja kannettavat) Tietokoneiden näytöt Tietoliikenne ja tietoliikennepalvelut (2009) Puheliittymät ja puhepalvelut (2009) Matkustus Koti- ja ulkomaan lentokuljetuspalvelut Matkatoimistopalvelut Polttoaineet ja energia Sähkö Polttoaineet ja öljytuotteet (bensiini, dieselöljy, raskasöljyt ja niistä johdetut tuotteet erityisesti kaasuöljyt, polttoöljyt, voiteluöljyt ja voiteluaineet) Rahoitus Valtion maksuaikakorttiratkaisut Leasingpalvelut (tietokoneet, tietotekniset laitteet, toimistokoneet ja laitteet, toimistokalusteet, ajoneuvot) (2008) Valtion virkamiesten ja työntekijöiden virkamatkavakuutus (2008) Toimisto Toimistotarvikkeet ja niiden täyttö- ja suoratoimitukset Toimistokalusteet Hallintopalvelut Työterveyshuolto 30

30 Hankintamenettelyt Kuinka monta menettelyä on ja mitkä ne ovat? Kuka on HILMA? 31

31 Hankintamenettelyt Avoin menettely Rajoitettu menettely Neuvottelumenettely Kilpailullinen neuvottelumenettely Suorahankinta Sähköinen huutokauppa Dynaaminen hankintajärjestelmä 32

32 Avoin menettely Pääasiallinen hankintatapa Etupainoinen Relevantteihin toimittajiin, tarjontaan ja hinnoittelumalleihin tutustutaan teknisissä vuoropuheluissa jo ennen menettelyn varsinaista alkamista. Valmis tarjouspyyntö julkaistaan jo hankintailmoituksen yhteydessä. 33

33 Avoin menettely:yksivaiheinen Hankintalaki Ei pakollinen, lyhentää tarjousaikaa Järkevä määrä relevantteja toimittajia Myös hankinnan mainos [Ennakkoilmoitus] Tekninen vuoropuhelu Hankintailmoitus Tarjouspyyntö [Lisäkysymykset ja vastaukset] Tarjousten vertailu [Tarjousten täsmentäminen] Tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistus Soveltuvuuden tarkistus Tarjoukset Hankintapäätös Valitus- ja odotusaika Sopimus Jälki-ilmoitus 34

34 Milloin avoin menettely? Tavanomaisessa hankinnassa Selkeä ja nopea mutta ei mahdollisuutta rajata tarjousten määrää tarjouspyyntöön voi jäädä aukkoja ja erilaiset ratkaisut voivat jäädä huomiotta tekninen vuoropuhelu tehokäyttöön 35

35 Rajoitettu menettely Kuten avoin menettely mutta lisäksi osallistumishakemusvaihe: Jatkoon pääsevät mukaan vain valitut tarjoajat Valinta perustuu tarjoajan soveltuvuuteen kuten referensseihin Valintaa ei voi perustaa tarjoajan tuotteen/palvelun ominaisuuksiin, koska ei saa vaatia valmista tuotetta/palvelua Rajoitettua menettelyä saa käyttää ilman perusteluja. 36

36 Rajoitettu menettely:kaksivaiheinen [Ennakkoilmoitus] Tekninen vuoropuhelu Hankintailmoitus Osallistumishakemuskehotus Osallistumishakemukset Min. 5 toimittajaa Tarjoukset [Lisäkysymykset ja vastaukset] Tarjouspyyntö Valitusaika Valinta jatkoon Soveltuvuuden tarkistus Tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistus [Tarjousten täsmentäminen] Tarjousten vertailu Hankintapäätös Jälki-ilmoitus Sopimus Valitus- ja odotusaika 37

37 Milloin rajoitettu menettely Mahdollisuus rajata tarjoajia ja säästää hallintokustannuksissa mutta yksi valituspiste lisää tarjoajille (valinta jatkoon) hitaampi koska yksi lisävaihe 38

38 Neuvottelumenettely Kuten rajoitettu menettely mutta lisäksi neuvotteluvaihe: Ehdokkaat saavat alustavan tarjouspyynnön ja antavat alustavat tarjoukset, joita käydään läpi neuvotteluissa. Neuvottelukierroksia (ja alustavia tarjouspyyntöjä/tarjouksia) voi olla useita. Neuvottelumenettely edellyttää perusteluja ok kun hinta tai muut ehdot vaikeasti ennakoitavissa. 39

39 Neuvottelumenettely:monivaiheinen Valintaperuste soveltuvuus tai referenssit (koska ei saa vaatia valmista tuotetta/palvelua) [Ennakkoilmoitus] Tekninen vuoropuhelu Hankintailmoitus Osallistumishakemuskehotus Osallistumishakemukset Valinta jatkoon Min. 3 toimittajaa [Alustava tarjouspyyntö v2 jne] [Ehdokkaan karsiminen Neuvottelukierros Alustava tarjous Alustava tarjouspyyntö Valitusaika Tarjouspyyntö [Lisäkysymykset ja vastaukset] Tarjoukset Soveltuvuuden tarkistus Tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistus [Tarjousten täsmentäminen] Jälki-ilmoitus Sopimus Valitus- ja odotusaika Hankintapäätös Tarjousten vertailu 40

40 Milloin neuvottelumenettely Jos hankinnan kohde on uusi/uusi kokonaisuus ja tarjouspyynnön ja etenkin hinnoittelumallin laatiminen on vaikeaa hintataso on ei ole lainkaan tiedossa tai muuten niin monimutkainen että ja tarjouskilpailuun halutaan vain pieni määrä relevantteja toimittajia, jotka joutuvat suhtautumaan neuvotteluihin vakavammin kuin tekniseen vuoropuheluun jos ei valita neuvotteluun jos karsitaan kesken neuvottelun 41

41 Milloin neuvottelumenettely s.2 Neuvottelumenettelyssä tarjouspyyntöä voi koekäyttää ja parannella ja tarjoajat saavat harjoitella tarjouksen tekemistä ja virheitä tulee vähemmän mutta neuvotteluissa tiukat tasapuolisuusvaatimukset ja kokousmenettelyt (esim. pöytäkirjat): työlästä, aikaa vievää Toimittajilla enemmän valituspisteitä jos ei valita jatkoon jos karsitaan kesken neuvottelun Neuvottelumenettelyä saa käyttää myös valinnassa puitejärjestelytoimittajaksi 42

42 Milloin neuvottelumenettely S. 3 Avoimesta ym. menettelystä voi siirtyä neuvottelumenettelyyn, jos Tarjoajien määrä laskee 0:aan (esim. tarjoukset joudutaan hylkäämään puutteellisina) 43

43 Kilpailullinen neuvottelumenettely Kuten neuvottelumenettely mutta edellyttää erilaisia perusteluja ok kun teknologinen ratkaisu vaikeasti ennakoitavissa (helpompi päästä) ja lakiin kirjattu enemmän menettelynsääntöjä (vaikeampi käyttää ) 44

44 Suorahankinta Suorahankinta sallittu jos hankinta alle (koko sopimuskausi tai vuosittain jos määrärahakin vuosittain) suositus: kilpailutetaan (vapaamuotoinen tarjouspyyntö useammalle toimittajalle) ei ole muita toimittajia ei ole saatu tarjouksia ennakoimaton äärimmäinen kiire lisätilaus jos korvaus/laajennus ja yhteensopivuuden takia hankittava samalta, max 3 v jos palvelu ja lisätilausoikeudesta ehto sopimuksessa, avoin menettely, max 3 v (myös vaikka ei sopimusehtoa jos ennakoimaton tarve ja lisätilaus mahdollinen vain samalta toimittajalta) Hankintailmoitus mahdollinen (suojaa markkinaoikeudelta). Mahdollinen myös puitejärjestelyssä. 45

45 Sähköinen huutokauppa Kuten avoin menettely mutta lisäksi tarjoajien ranking valintaperuste soveltuvuus tai referenssit (koska ei saa vaatia valmista tuotetta/palvelua) varsinaisten tarjousten perusteella, määrää saa rajata) ja sähköinen huutokauppa (vaatii sovelluksen pohjaksi) Tarjouksia saa tehdä vain tietyn ajan kuluessa, toimittajan valinta automatisoitu. Vain määrällisiä vertailuperusteita kuten, toimitusajan pituus, takuuajan pituus. Toimittajat voivat seurata tarjouksia (ei nimiä) ja parantaa omaansa (useampaankin kertaan). 46

46 Sähköinen huutokauppa - osittain sähköinen menettely [Ennakkoilmoitus] Tekninen vuoropuhelu Hankintailmoitus Tarjouspyyntö [Lisäkysymykset ja vastaukset] Tarjoajien ranking [Tarjousten täsmentäminen] Tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistus Soveltuvuuden tarkistus Tarjoukset Valitusaika Sähköinen huutokauppa Tarjoukset (tuote, hinta, toimitusaika ) [Tarjouksen parantaminen] [Tarjousten täsmentäminen] Jälki-ilmoitus Sopimus Valitus- ja odotusaika Hankintapäätös Tarjousten vertailu 47

47 Dynaaminen hankintajärjestelmä - monivaiheinen, kokonaan sähköinen [Ennakkoilmoitus] Tekninen vuoropuhelu Hankintailmoitus Tarjouspyyntö [Lisäkysymykset ja vastaukset] Dynaaminen hankintajärjestelmä [Tarjousten täsmentäminen] Tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistus Soveltuvuuden tarkistus Alustavat tarjoukset Valitusaika Sähköinen huutokauppa Tarjoukset (tuote, hinta, toimitusaika ) [Tarjouksen parantaminen] [Tarjousten täsmentäminen] Jälki-ilmoitus Sopimus Valitus- ja odotusaika Hankintapäätös Tarjousten vertailu 48

48 Dynaaminen hankintajärjestelmä Avoin kaikille kelpoisuusehdot täyttäville toimittajille jotka ovat jättäneet hyväksyttävän alustavan tarjouksen Menettelyyn voidaan ottaa uusia tarjoajia koko ajan. Menettely voi kestää max 4 v Tarjoajat hyväksytään menettelyyn koko menettelyn ajaksi Menettely soveltuu tavanomaisille ja markkinoilla yleisesti, saatavilla oleville hyödykkeille. 49

49 Hankintamenettelyn valinta riippuu hankinnan arvosta, kohteesta, monimutkaisuudesta, valintaperusteesta, toimittajien lukumäärästä 50

50 Tehtävä Hansel on kilpailuttamassa sopimusten hallintapalvelua ja julkaisee ennakkoilmoituksen. 10 yritystä ilmoittaa Hanselille olevansa kiinnostunut tarjouskilpailusta. Pitääkö Hanselin tavata teknisen vuoropuhelun yhteydessä kaikki 10 yritystä? Pitääkö Hanselin lähettää tarjouspyyntöluonnos liitteineen kaikille 10 yritykselle? 51

51 Hankintojen ohjeistusta Valtion hankintakäsikirja ( -> julkaisut ja asiakirjat -> muut asiakirjat) Työ- ja elinkeinoministeriö (TEM) Kuntien yleiset hankintaohjeet ( Suuntaviivoja pienhankintojen suunnitteluun ja ohjeistamiseen ( ) ( HILMA on työ- ja elinkeinoministeriön ylläpitämä maksuton, sähköinen ilmoituskanava, jossa hankintayksiköt ilmoittavat julkisista hankinnoistaan. Yritykset puolestaan saavat HILMAsta reaaliaikaista tietoa käynnissä olevista hankintamenettelyistä ja ennakkotietoa tulevista hankinnoista. Komission selittävä tiedonanto yhteisön lainsäädännöstä siltä osin kuin se koskee sopimuksia, jotka eivät kuulu tai kuuluvat vain osittain julkisia hankintoja koskevien direktiivien soveltamisalaan (2005/C 179/02) 52

52 Hanselin puitejärjestelyt ja kevennetty kilpailutus 53

53 Toiminnan tavoite Yhtiö kilpailuttaa ja ylläpitää valtionhallinnolle puitejärjestelyjä tuotteista ja palveluista Hansel Oy:n asiakkaat voivat tehdä hankintoja liittymällä puitejärjestelyihin Yhtiön tavoite on tuottaa valtiolle säästöjä 54

54 Puitejärjestely? 63

55 Puitejärjestely (HL 5, 31 ja 32 ) Yhden tai useamman hankintayksikön ja yhden tai useamman toimittajan välinen sopimus, jonka tarkoituksena on vahvistaa tietyn ajan kuluessa tehtäviä hankintasopimuksia koskevat ehdot kuten hinnat ja suunnitellut määrät Rajoitettu kesto (max 4 vuotta) Puitejärjestelyyn perustuvat hankintasopimukset on tehtävä puitejärjestelyn alkuperäisten osapuolten kesken Ei puitejärjestelyn ulkopuolisilta toimittajilta Ei suoraan puitesopimustoimittajan alihankkijoilta, jälleenmyyjiltä, kumppaneilta, yhteistyötahoilta, tms. Puitejärjestelyn vaihtoehdot: Kaikki ehdot sitovasti sovittu taikka osa ehdoista jätetään auki Yhden taikka kolmen tai useamman toimittajan kanssa 64

56 Puitejärjestelyiden tarkoitus yleisesti Käytetään hankinnoissa, jotka toistuvat usein, mutta hankintamäärät eivät välttämättä ole tiedossa Esimerkiksi paperi, tietokoneet, konsultointi Käytetään prosessikustannussäästöjen saavuttamiseksi Hankintaprosessia ei tarvitse toistaa Puitejärjestelyn sopimusten valvonta on mahdollista tehdä tehokkaasti Käytetään hankintavolyymin kokoamiseen Säästöt hankintahinnoissa Saavutetaan paremmat sopimusehdot Hankinnat voidaan keskittää ja toteuttaa ammattilaisten toteuttamana 65

57 Puitejärjestelyiden toimintamallit I Kilpailutus ja puitejärjestelyn sopimustoimittajien valinta II Hankinta-/palvelusopimukset/tilaukset puitejärjestelyn sisällä puitejärjestelyn toimintamallin mukaisesti Vaihtoehdot: Yksi toimittaja Ehdot sitovasti sovittu Yksi toimittaja Osa ehdoista jätetty avoimiksi 3 tai useampi toimittaja Ehdot sitovasti sovittu 3 tai useampi toimittaja Osa ehdoista jätetty avoimiksi Suorat tilaukset puitejärjestelyn ehtojen mukaisesti Esim. leasingpuitejärjestely Tarjouksen kirjallinen täydentäminen Tilaukset puitejärjestelyn ehtojen ja täydennyksen mukaisesti Toimittajan valinta puitejärjestelyn ehtojen mukaisesti Esim. renkaiden puitejärjestely Kevennetty kilpailutus Kirjalliset tarjoukset Riittävä tarjousaika Tarjouksen valinta puitejärjestelyssä ilmoitettuja kriteerejä käyttäen Tieto tarjoajille Esim. puheliikenteen puitejärjestely 66 Esim. tekninen ITkonsultointi,hankinnan ylittäessä

58 Valtionhallinnon puitejärjestely kevennetty kilpailutus Hansel Puitejärjestelyn mukainen kilpailutus Liittymisilmoitus Sopimuskumppani Sopimuskumppani Tarjouspyyntö Tarjous Tarjouspyyntö Tarjous Valtionhallinnon hankintayksikkö Tarjouspyyntö Sopimuskumppani Tarjous 67

59 68 Hankintojen suunnittelu ja hinnoittelumallit julkisissa hankinnoissa

60 Julkisten hankintojen ja kilpailutusten tavoite Hankinnat on tehtävä mahdollisimman taloudellisesti ja suunnitelmallisesti, mahdollisimman tarkoituksenmukaisina kokonaisuuksina ympäristönäkökohdat huomioiden (HankL 2 ) Kilpailutukset on toteutettava tavalla, joka mahdollistaa halutun laatutason mukaisten tuotteiden/palveluiden hankkimisen hankintalakia noudattaen, mahdollisimman edullisesti 69

61 Kilpailutuksen käynnistämiseen operatiivisia liittyviä kysymyksiä Hankinnan tavoite Minkä tarpeen haluamme ratkaista tai mitä haluamme muuttaa? 1. Kilpailutuksen sisäinen suunnitelma mittaristo onnistumisen toteamiseksi 2. Hankinnan kohteen kuvaus mitä haluamme ostaa? Kilpailutuksen suunnittelu Onko meillä tarvittavaa aikaa ja osaamista kilpailutuksen läpiviemiseksi? Millaisella menettelyllä hankimme? Miten kartoitamme markkinoita ja tarjolla olevia tuotteita/palveluita? Kuka lopulta päättää hankinnan sisällöstä? Kuka johtaa kilpailutusprojektia ja vastaa päätöksenteosta? Miten haluamme hankinnan maksaa? 70

62 71 Hinta vs. laatu -> Painoarvojen asettaminen

63 Painoarvon asettamisen epätieteellisyydestä.. Julkisissa hankinnoissa hinnan ja laadun välisen painoarvon asettaminen (esim. hinta 60%, laatu 40%) ei tyypillisesti perustu mihinkään Laadun painoarvoprosentti ei kerro juuri mitään hankintayksikön tavoittelemasta laadusta, vaikka näin virheellisesti usein ajatellaan Lähtökohtana on, mitä asiakas määrittelee laatutason jota hankinnalla tavoitellaan. Vaadittu laatu kerrotaan hankinnan kohteen kuvauksessa 72

64 100% hintakilpailu ei automaattisesti tarkoita huonoa laatua Esim: Haluan kilpailuttaa auton, joka teknisiltä ominaisuuksiltaan vastaa presidenttimme käyttötarpeisiin ja vaatimuksiin Hankinnan kohdetta määriteltäessä hankintayksikkö varmistaa tosiasiallisesti, että mikä tahansa valituksi tulleista automerkeistä täyttää asetetut vaatimukset Mikäli kaikki laatuun liittyvät tekijät kyetään ennakkoon kiinnittämään, on 100% hintakilpailu mielekäs vaihtoehto kilpailutuksen toteuttamiseksi 73

65 Painoarvon asettamisen perusteet Hinnan ja laadun välisiä painoarvoja asettaessaan hankintayksikkö ottaa kantaa seuraavaan kysymykseen: Miten paljon enemmän olemme valmiit maksamaan täydet laatupisteet saavasta tuotteesta verrattuna nolla laatupistettä saavaan tuotteeseen? Esim. Kilpailutuksessa hinnan painoarvo on 70% ja laadun 30% Tarjoaja 1 saa laadusta täydet pisteet (30). Tarjoaja 2 ei saa lainkaan laatupisteitä Tarjoaja 2 saa täydet hintapisteet (70) Jos tarjousten vertailussa käytetään yleisintä julkisissa hankinnoissa käytettyä kaavaa, saadaan tulokseksi että Tarjoajan 1 tarjotessa tuotetta hintaan 175 ja tarjoajan 2 tarjotessa tuotetta hintaan 100, on ostajalle samantekevään kumpaan hän lopulta päätyy Molemmat saavat vertailussa 70 pistettä 74

66 Laadun ja laatupisteiden ajatteleminen euroina Seuraavaa mallia käyttää hinnan/laadun välisen painoarvon määrittämiseksi. Vastaa kysymykseen: montako prosenttia hinnaltaan halvinta tarjousta enemmän olet valmis maksamaan täydet pisteet saavasta laadusta nolla pistettä saavaan laatuun verrattuna? Vastaus kysymykseen Muutetaan painoarvoksi kaavalla : esim. hinta 100%/250% = 40% Hinta 100 % 40,0 % Laatu 1 50 % 20,0 % Laatu 2 50 % 20,0 % Laatu 3 25 % 10,0 % Laatu 4 25 % 10,0 % Yhteensä 250 % 100,0 % 75

67 Asetetut painoarvot tarjoajien näkökulmasta Oletetaan että parempi laatu on aina myös kalliimpaa eli hinta ja laatu kulkevat käsi-kädessä Jostain syystä tarjoajat tahtoisivat kuitenkin aina hinnalle mahdollisimman pienen ja laadulle mahdollisimman suuren painoarvon Kokevatko kaikki tarjoajat olevansa kilpailijoitaan laadukkaampia? Asetetuilla painoarvoillahan ei pitäisi olla merkitystä, jos parempi laatu tarkoittaa samassa suhteessa kalliimpia hintoja Kokenut toimittaja osaa ajatella, mitä laatukriteerit tarkoittavat euroina Kun laadun kasvattaminen on tarjoajalle selvästi kannattavampaa kuin hinnan alentaminen, on hankintayksikkö asettanut painoarvot periaatteessa väärin Parempi laatu ei ts. maksakaan niin paljoa enempää kuin mitä hankintayksikkö on painoarvoja asettaessaan (tiedostamattaan) ajatellut. Asia toimii myös toisin päin - laatukriteeristä (esim. yksittäisestä vaatimuksesta kannattaa ottaa nolla pistettä, jos sen toteuttaminen tulee tarjolla olevia laatupisteitä kalliimmaksi) Hinnan pieni painoarvo ei takaa asiakkaalle parempaa laatua. Joissain tapauksissa se mahdollistaa vain tarjoajalle paremman katteen Laadukkuuden osalta keskeistä on edelleen hankinnan kohteen kuvaus mitä haluamme ostaa? 76

68 77 Hinnoittelumallin rakentaminen ja elinkaarikustannukset

69 Hinnoittelumallin perusteita Hinnoittelumallin tavoitteena on tuottaa yksi, lopullinen vertailuhinta, joka kuvastaa hankinnan todellisia hankinta- ja elinkaarikustannuksia Eri hintatekijöitä tulee painottaa niiden todellisilla volyymeillä (l, kpl, htp, käyttäjää..). Unohda prosentit tässä kohtaa! Esim. 2-hengen hotellihuoneyöpymisiä oli edellisellä sopimuskaudella 130 kpl (=painoarvo 2-hengen hotellihuoneille) ja 1-hengen hotelliyöpymisiä 60 kpl (=painoarvo 1-hengen hotellihuoneille) Painoarvo kertoo näin tarjoajille suoraan, mitkä tuotteista ovat volyymituotteita -> näille haluamme hyvän hinnan! Painottaminen voi perustua historiatietoon ja/tai parhaaseen arvioon volyymien kehittymisestä tulevaisuudessa Mikäli mitään volyymitietoa ei ole käytettävissä, tulee eri hintatekijät painottaa suhteessa toisiinsa mahdollisimman oikein: Esim. kuinka monta videotykin lamppua tulemme hankkimaan jokaista ostettua videotykkiä kohden? 78

70 Sopimuskauden aikaisten elinkaarikustannusten huomioiminen Sopimuskauden aikaiset hintaelementit (esim. htp hinnoittelu) tulee painottaa vastaavalla tavalla Kuinka monta konsultointi tai koulutuspäivää tulemme parhaan arvion mukaan hankkimaan sopimuskaudella? > Osaksi tarjoajan vertailuhinnan laskemista Jokaisen hankinnan ostohintaan ja hintojen kehittymiseen sopimuskaudella liittyy riskejä Vrt. asuntolainan ottaja joka miettii, ottaako 3kk euriboriin sidottu vai viiden vuoden kiinteä korko Riskejä voidaan pienentää esim. Vaatimuksella kiinteistä tai urakkahinnoista Vuosittaisella maksimihinnankorotuslausekkeella Erilaisin sopimuslausekkein (tilaaja ei sitoudu arvioituihin volyymeihin yms.) Kaikilla ostajan riskiä pienentävillä tekijöillä on luonnollisesti hintansa Kasvava trendi hinnoitteluriskin siirtämisestä toimittajalle ei välttämättä tule hankintayksikölle pidemmän päälle edulliseksi 80

71 81 Vaihtoehtoiset hintakaavat

72 Vaihtoehtoiset laskentakaavat Tarjoajien vertailuhintaa laskettaessa hankintayksiköllä on käytössään lukuisia vaihtoehtoisia hintakaavoja, joilla tarjoajien vertailuhinta lasketaan Kaavan valinnalla voi olla ratkaiseva merkitys kilpailutuksen lopputulokselle Julkiset hankinnat ovat hyvin säädeltyjä, mutta kilpailutuksen lopputulokseen keskeisesti vaikuttavien, sovellettavien hintakaavojen suhteen hankintayksiköllä on varsin vapaat kädet Markkinaoikeus on sallinut kaikkien esityksessä mainittujen mutta myös muiden, varsin erikoisten kaavojen käyttämisen tarjousvertailussa Markkinaoikeus on linjannut, että sovellettava hintakaava tulee esittää tarjouspyynnössä 82

73 Hintakaava 1: Halvin saa täydet hintapisteet muut suhteessa halvimman hintaan Kaava: Yleisin julkisissa hankinnoissa käytetty laskentakaava Hintapisteisiin vaikuttaa: a) edullisin hinta b) miten kaukana edullisimmasta hinnasta tarjoajan hinta on Malli helppotajuinen, mutta mikä on hinnan painoarvo millekin tarjoajalle? Tarjoaja ei tiedä, kuinka monta pistettä tarjoamallaan hinnalla saa 84

74 Hintakaava 1: Esimerkki Painoarvot Tarjoaja 1 Tarjoaja 2 Tarjoaja 3 Hinta 1 000, , ,00 Painotetut pisteet 50,00 50,00 38,46 31,25 Tarjoajan 1 ja 2 välinen piste-ero (euromääräinen ero vertailuhinnassa 300 eur) on 11,54 Tarjoajan 2 ja 3 välinen piste-ero (euromääräinen ero vertailuhinnassa 300 eur) on 7,21 Tarjoajan hintapisteet ovat täysin riippuvaisia halvimman tarjoajan vertailuhinnasta siitä, miten kaukana tarjoajan vertailuhinta on halvimman tarjoajan vertailuhinnasta Kaava käyttäytyy siten, että hintapisteet eivät koskaan mene nollaan 85

75 Hintakaavan 1 merkitys laatupisteille Tarjoaja 2:lle 10 hintapistettä lisää olisi maksanut 268,25 euroa ( ,25= 1031,75 eur/48,46p.) Tarjoaja 3:lle 10 hintapistettä lisää olisi maksanut 387,88 euroa ( ,88=1212,12 eur/41,25p) Tämä on samalla sekä tarjoajille että hankintayksiköille 10 laatupisteen hinta Tarjoaja 2: maksaako 10 pistettä parempi laatu meille enemmän vai vähemmän kuin 268,25 euroa? Hankintayksikkö: olemmeko valmiit maksamaan 10 laatupistettä paremmasta tarjouksesta 268,25 euroa enemmän? 86

76 Hintakaavan 1 käyttäytyminen 120,00 Pisteet 100,00 80,00 60,00 Pisteet 40,00 20,00 0,

77 Hintakaava 2: Halvin saa täydet hintapisteet, kallein nolla hintapistettä - Muiden tarjoajien hintapisteet lasketaan lineaarisesti näiden kahden pisteen välillä Kaava: Jos hintaerot ovat kovin pienet, niin onko oikein, että kallein saa nolla hintapistettä Jos tarjouksia on vain muutama (esim. 3) ovat erot hintapisteissä huomattavan suuret Hintapisteisiin vaikuttaa a) edullisin hinta b) kallein hinta 88

78 Hintakaavan 2 käyttäytyminen 120,00 Pisteet 100,00 80,00 60,00 Pisteet 40,00 20,00 0,

79 Hintakaava 3: Halvin saa täydet hintapisteet muiden hintapisteet lasketaan lineaarisesti Kaava: Halvinta tarjousta kaksi kertaa kalliimpi tarjous saa nolla hintapistettä. Euroja ei skaalata vaan erittäin kallis tarjous saa miinuspisteitä hinnastaan Kaava on matemaattisesti ajateltuna reilumpi kuin esim. hintakaava 1, mutta logiikkaa ja mahdollisia miinuspisteitä on vaikeaa selittää tarjoajille Hinnan painoarvo voi saada ilmoitettu suuremman painoarvon (miinuspisteiden syödessä myös laadusta annetut pisteet) 90

80 Hintakaavan 3 käyttäytyminen: 150,00 Pisteet 100,00 50,00 0, Pisteet -50,00-100,00-150,00 91

81 Hintakaava 4: Halvin saa täydet hintapisteet muiden hintapisteet lasketaan lineaarisesti Kaava: Edellinen esimerkki käännettynä toisin päin siten että kukaan ei saa miinuspisteitä Halvin saa nolla pistettä ja pisteitä sitä enemmän, mitä kalliimpi tarjous on halvimpaan verrattuna Ongelmana tässäkin, että yli 100% edullisinta tarjousta kalliimmat saavat enemmän kuin ilmoitetun painoarvon verran pisteitä Tarjoaja ei tiedä, kuinka monta pistettä tarjoamallaan hinnalla saa 92

82 Hintakaava 4: käyttäytyminen 250,00 Pisteet 200,00 150,00 Pisteet 100,00 50,00 0,

83 Hintakaava 5: Halvin saa täydet hintapisteet muiden hintapisteet 0, mikäli ne ovat halvinta tarjousta esim. kaksi tai kolme kertaa halvinta kalliimpia Kaava: Kaava katkaistaan siten, että kaikki miinus pisteitä saavat tarjoaja saavat 0-hintapistettä Kolme kertaa halvinta tarjousta kalliimpi tarjous saa samat hintapisteet kuin 4 tai 5 kertaa kalliimpi 94

84 Hintakaava 6: Laatupisteiden muuttaminen vertailuhinnan päälle hintasakoksi Paljonko hintaero saa korkeintaan olla, että hankintayksikkö on valmis hankkimaan täydet laatupisteet saavan tuotteen nolla laatupistettä saavaan tuotteeseen verrattuna? -> Esimerkissä 1000 euroa Laatutekijöiden painoarvot Tarjoaja 1 Tarjoaja 2 Tarjoaja 3 Hinta 1 400, , ,00 Laatu 1, pistettä 60,00 100,00 80,00 Painotetut pisteet 50,0 % 30,00 50,00 40,00 Laatu 2, pistettä 100,00 70,00 50,00 Painotetut pisteet 20,0 % 20,00 14,00 10,00 Laatu 3, pistettä 40,00 80,00 100,00 Painotetut pisteet 20,0 % 8,00 16,00 20,00 Laatu 4, pistettä 60,00 90,00 100,00 Painotetut pisteet 10,0 % 6,00 9,00 10,00 Painotetut laatupisteet yhteensä 100,0 % 64,00 89,00 80,00 Painotettujen laatupisteiden ero täysistä laatupisteistä (100) 36,00 11,00 20,00 Laatupisteiden puuttumisesta aiheutuva "hintasakko" 360,00 110,00 200,00 Kokonaistaloudellisen edullisuuden laskennallinen vertailuhinta yhteensä 1 760, , ,00 95

85 Hintakaavan 6 etuja: Tarjoaja tietää aina, kuinka monta "hintapistettä" se saa. "Hintapisteisiin" vaikuttaa ainoastaan tarjoajan oma hinta. Tarjoaja tietää aina, kuinka paljon kalliimpi sen tarjous voi edullisinta tarjousta olla, jotta se voi teoriassa menestyä tarjouskilpailussa. Tarjoaja tietää aina, mikä jokaisen laatutekijän todellinen ja lopullinen painoarvo on. Hankintayksikköä ohjataan määrittelemään oikeat vertailuperusteet ja niiden oikeat painoarvot. 96

86 Hintakaava 7: Tilastotieteilijän malli Standardointi tapahtuu siten, että jokaisesta tarjouksesta (x) vähennetään tarjouskilpailun keskiarvo (μ), ja tämä erotus jaetaan tarjousten hajonnalla (ơ). Tuloksena (z) saadaan tällöin kullekin tarjoukselle arvo, jota voidaan verrata suhteessa muihin. Tekstinä malli voidaan ilmaista seuraavasti: (tarjouksen arvo - tarjousten keskiarvo) / (tarjousten hajonta). Vertailu suoritetaan tarjouskohtaisesti sekä tarjousvertailussa saatujen laatupisteiden että tarjousten hintojen osalta. 97

87 Hintakaava 7 Käänteinen huutokauppa Joissain hankinnoissa käytettävissä olevan rahamäärän (budjetin) kertominen avoimesti voi olla perusteltua. Hankintayksiköllä esim. käytössään euroa. Kilpailu käydään siitä, kuka tarjoaja pystyy parasta/eniten laatua tuotteesta tai palvelusta maksettavalla euron hinnalla 98

88 99.ELI MIKÄ HINNOITTELUKAAVA OLIKAAN PARAS?