Maakuntien ICT- palvelukeskuksen perustamisprojekti. Valmistelun ohjeistus maakuntien toimijoille alueuudistus.fi.

Transkriptio

1 Maakuntien ICT- palvelukeskuksen perustamisprojekti Valmistelun ohjeistus maakuntien toimijoille alueuudistus.fi Lisätietoja Heikki Heikkilä, Satu Ylisiurua-Hemminki, KEHA- keskus

2 1. Ohjeistuksen tarkoitus Tämä dokumentin tavoitteena on määritellä ICT- palvelujen tuotannon ja kehittämisen polkua palvelukeskusnäkökulmasta muutoksen eri vaiheissa sekä työnjakoa tulevan maakunnan toimijoiden välillä. Ohjeistuksen pääpaino on palvelukeskuksen valmistelun nivelvaiheen tehtävissä, joiden kautta keskitytään varmistamaan maakuntien toiminnan käynnistäminen alkaen. Samalla pyritään arvioimaan ICT- palvelukeskuksen pidemmän tähtäimen toiminnan kehittämistä. Maakuntien ICT- palvelukokonaisuus ja maakuntien digipalvelut rakentuvat vaiheittain ja ICT- palvelukeskuksen pitäisi rakentua samaa tahtia ensin valtion ja sitten maakuntien ohjauksessa. Ohje on tarkoitettu maakuntien valmisteluorganisaatioille, jotta nämä pystyvät ottamaan ICT- palvelukeskukseen liittyvät asiat huomioon omassa valmistelutyössään. 2. Tulevan ICT- palvelukeskuksen tavoitteet, yleiskuvaus ja tiekartta Hallituksen esityksessä maakuntalaiksi esitetään kolmen valtakunnallisen palvelukeskuksen perustamista. Näistä yksi on Tieto- ja viestintäteknisten palvelujen palvelukeskus. Tieto- ja viestintäteknisten palvelujen palvelukeskuksen (ICT-palvelukeskus) tehtävänä on tuottaa tietohallinto-, kehittämis-, integraatio- sekä tietojärjestelmä- ja tietotekniikkapalveluja. Maakunnilla on velvollisuus käyttää mainittujen palvelukeskusten tuottamia palveluja siten kun on säädetty. ICT- palvelukeskuksella tavoitellaan maakuntien palvelujen digitalisaation vahvaa edistämistä, jonka kautta saavutetaan myös toiminnallisia ja laadullisia parannuksia maakuntien toiminnassa sekä kustannustehokkuutta ICT- palvelujen järjestämisessä ja tuotannossa. Tavoitetilassa palvelukeskus järjestää asiakkaidensa tarvitsemat ja määrittelemät digitalisaatio- ja ICT- palvelut kustannustehokkaasti ja tietoturvallisesti yhdessä alihankintaverkostonsa kanssa. Palvelut mahdollistavat maakuntien tehokkaan ja asiakaslähtöisen toiminnan. ICT- palvelukeskuksen toiminta-ajatus voidaan tiivistää seuraaviin neljään kohtaan:

3 Palvelukeskus kehittää ja tuottaa digitalisaatioon ja ICT- palveluihin perustuvia ratkaisuja jotka tukevat asiakkaiden toiminnan tuottavuuden sekä vaikuttavuuden parantamista. ICT- palvelukeskuksen ratkaisut mahdollistavat maakunnille kehittyvät palvelut ja kokonaan uudet palvelut. Palvelukeskuksen toiminta perustuu vankkaan asiakasorganisaatioiden toiminnan tuntemiseen, maakuntauudistuksessa mukana kasvamiseen ja henkilöstön erinomaiseen osaamiseen. Palvelukeskus toimii ketteränä ja joustavana organisaationa verkostomaisesti alihankkijoidensa kautta. Nämä voivat olla joko kaupallisia toimijoita tai palvelukeskuksen taikka maakuntien inhouse- sidosyksiköitä. Toiminta on riittävän läpinäkyvää ja parhaiden käytäntöjen levittämistä kannustavaa. Palvelukeskus toimii maakuntien ja valtion omistuksessa olevana tuottoa tavoittelemattomana yksikkönä mahdollistaen omistajilleen palvelujen suorahankinnat. Palvelukeskus käyttää palvelujensa hankinnassa omistajiensa mahdollistamaa suuruuden ekonomiaa ja toimii samalla yhteishankintayksikkönä.

4 Palvelukeskukselle voidaan sen perustamisen jälkeen antaa tehtäväksi erilaisia kehittämishankkeita esiselvityksineen. Sille voidaan myös siirtää palveluita toisilta toimijoilta. Palvelukeskus tuottaa sille siirretyt tai sen kehittämät toimialasidonnaiset palvelut pääosin alihankintaverkostonsa ja omien asiantuntijoidensa avulla. Perustietotekniikkapalvelut ja osa toimialariippumattomista palveluista tuotetaan alkuvaiheessa maakuntien omiin sopimuksiin ja palvelutuottajiin nojautuen. Näiden palvelujen osalta palvelukeskus toteuttaa yhteishankintayksikkönä puitejärjestelyjä maakuntien tarpeen mukaisessa järjestyksessä. Tavoitteena on perustaa ICT-palvelukeskus osakeyhtiönä kesän 2017 aikana siten, että valtio omistaa koko osakekannan. Kun maakuntavaalit on käyty ja maakunnat järjestäytyneet, muutetaan yhtiöjärjestystä ja maakunnille siirretään 90% osakkeista maakuntien väkiluvun suhteessa. Perustamisvaiheessa valtio rahoittaa palvelukeskuksen starttivaihetta aikana. Sen jälkeen palvelukeskus rahoittaa toimintansa palvelumaksuin, puitejärjestelyihin liittyvin komissioin ja erillisellä hankekohtaisella rahoituksella. Palvelukeskuksen tehtävät jakaantuvat sen alkuvaiheessa kolmeen kategoriaan: Järjestelmien ja sähköisten palvelujen kehittämishankkeiden toteuttaminen ja käyttöönoton tukeminen maakunnissa (ei koske kuitenkaan kehittämisen osalta SOTE- kehittämishankkeita tämän hetkisen tiedon mukaan). ICT- palvelujen hankinnan ja tuotannon konsolidointi lähinnä kilpailuttamalla ja tarjoamalla puitejärjestelyjen kautta maakunnalle hankintavaihtoehtoja Valtiolta maakunnille siirtyvien järjestelmien ja sähköisten palvelujen tuotannosta ja kehittämisestä huolehtiminen Lisäksi palvelukeskus voi maakuntien toiminnan valmistelu- ja käynnistysvaiheessa tarjota asiantuntija-apua. Ensimmäisessä vaiheessa palvelukeskuksia perustetaan yksi. Kasvupalveluita varten palvelukeskukselle tullaan perustamaan tytäryhtiö joka huolehtii kasvupalveluiden tarvitsemista tietojärjestelmäpalveluiden kehittämisestä ja tuottamisesta. Palvelukeskus perustetaan alkuvaiheessa kevyenä organisaationa ja sen kehittyminen sekä tehtävien että resurssien suhteen tapahtuu maakuntien toimesta normaalin osakeyhtiön hallitustyöskentelyn kautta. Henkilöstö toimii hajautetulla mallilla useilla paikkakunnilla. Henkilöstöä ei koota yhdelle paikkakunnalle.

5 Palvelukeskus ei tuota ICT- palveluja kilpailluilla markkinoilla toimiville organisaatiolle pois lukien maakuntalain momentin kohta, joka koskee palvelukeskuksen palveluvelvoitetta. 3. Maakunnan vastuulla olevat tehtävät ennen vuotta 2019 ICT- palvelujen osalta maakunnissa on keskityttävä tekemään vain ne täysin välttämättömät toimenpiteet joiden avulla maakunta voi aloittaa toimintansa. Digivalmistelijoiden verkostossa on valmisteltu yhteistä näkemystä tämän niin sanotun starttipaketin sisällöstä. Starttipaketti määrittelee ne välttämättömät toimenpiteet, ICT- palvelut ja järjestelmät jotka tarvitaan maakunnan toiminnan käynnistämiseen sekä tavan, millä lailla ja kenen toimesta nivelvaiheen palvelut tuotetaan. Ajatuksena on se, että vain täysin välttämättömät muutokset tehdään mennessä. Muutoksilla ja mahdollisilla uusilla ICT-palveluilla maakunta aloittaa toimintansa. Muut tarvittavat muutokset voidaan tehdä vaiheittain vuosien aikana. Maakunnan on järjestettävä tietohallintonsa siten, että tietohallinto voi ottaa vastuun maakuntansa ICT- palvelujen järjestämisestä, muutoksen läpiviennistä ja arkkitehtuurien hallinnasta siirtymävaiheen aikana palvelukeskuksen tehtävät ja palvelut huomioon ottaen. Jokaisen tulevan maakunnan tietohallinnon ja ICT-palvelujen suunnittelu, järjestäminen sekä siirtymän läpivienti on maakunnallisen valmisteluorganisaation vastuulla. Kunkin maakunnan valmisteluorganisaatio päättää, miten ICT-palvelut järjestetään olemassa olevien rakenteita, sopimuksia ja tuottajia käyttäen. Tulevalla ICT-palvelukeskuksella ICT- palvelukeskuksella on tarjolla vain rajatusti palveluja väliaikaishallintoa varten ja ennen vuotta Nämä on kuvattu seuraavassa kappaleessa. 4. Palvelukeskuksen palvelut ennen Palvelukeskus toteuttaa vuosina käynnistämisvaiheeseensa liittyviä kehittämishankkeita joilla luodaan kyvykkyyttä toteuttaa jatkossa palvelukeskuksen palve-

6 luja. Tällaisia hankkeita ovat esimerkiksi käyttäjähallintaan, kehittämis- ja kokeiluympäristöihin sekä yleensä pilvipalveluihin liittyvät projektit joiden tuloksia voidaan tarjota maakunnille vuoden 2018 alussa. Palvelukeskus tarjoaa syksyllä 2017 aikana sähköisen työympäristön dokumentinhallinnan osalta sähköposteineen ja videoneuvottelumahdollisuuksineen maakuntien väliaikaishallinnolle. Palvelu on tarkoitettu vain väliaikaishallinnon käyttöön rajoitetuksi ajaksi ja se on käytettävissä elokuussa Palvelu perustuu Microsoftin O365- ratkaisuun. Palvelukeskus tarjoaa maakunnille mahdollisuuden ottaa käyttöönsä edellä mainittu digitaalinen työskentely-ympäristö alkaen. Palvelu on teknisesti käytettävissä Jos tuleva maakunta haluaa edellä mainitun palvelukokonaisuuden käyttöönsä, on käyttöönotto hankkeistettava viimeistään ja maakunnan on koottava oma käyttäjähallintansa yhteen hakemistopalveluun käyttöönottopäivään mennessä. Tunnukset federoidaan maakunnan hakemistopalvelusta palvelukeskuksen tarjoamaan ratkaisuun. Perustamisensa ja järjestäytymisensä jälkeen palvelukeskus voi ottaa toteuttaakseen muita kuin omien alkuvaiheen palvelujensa kehittämishankkeita tämän hetkisen tiedon mukaan aikaisintaan marraskuussa Mahdollisten hankkeiden toteutuksen suunnittelu yhdessä palvelukeskuksen kanssa on aloitettava vähintään kolme kuukautta ennen suunniteltua aloitusajankohtaa. Palvelukeskus voi tarjota lähtien erilaisia kokeilu- ja kehitysympäristöjä maakuntien valmisteluorganisaatioiden ja erilaisten projektien käyttöön. Väliaikaishallintoa varten voidaan tarjota myös yksinkertainen, sähköinen sopimustenhallintavälineistö alkaen. Palvelukeskus voi toteuttaa tarvittaessa erilaisia hankintoja ja kilpailutuksia. Nämä pyritään toteuttamaan aina siten, että kaikilla maakunnilla olisi mahdollisuus käyttää niin halutessaan kilpailutettuja sopimuksia. Maakuntien valmisteluorganisaatioiden ja tulevien maakuntien tulee aina ICT- palveluihin liittyvän kilpailutustarpeen ilmaantuessa kääntyä palvelukeskuksen puoleen ja selvittää, onko käytettävissä valmiita sopimuksia. Ellei ole, on hankinta toteutettava pääsääntöisesti palvelukeskuksen kautta jotta samalla saadaan muillekin maakunnille sama palvelukokonaisuus tai puitejärjestely käyttöön sekä volyymiedut hyödynnettyä. Kilpailutusten toteuttaminen tapahtuu kilpailutuskalenterin mukaisesti. Kalenteri julkaistaan tulevan ICT-palvelukeskuksen verkkosivuilla viimeistään ja sitä täydennetään tarpeen mukaan. Käyttöön otetaan myös uuden hankintalain mahdollistama sähköinen dynaaminen puitejärjestely.

7 Lisäinformaatiota tarjottavista palveluista voi tiedustella kohdan 10. yhteydessä mainituilta henkilöiltä. 5. Siirtymäkauden palvelut ja niiden turvaaminen Siirtymäkaudella on ensisijaisesti tavoitteena ICT-palveluiden jatkuvuuden turvaaminen. Kunkin maakunnan valmisteluorganisaatio päättää, miten ICT- palvelut järjestetään olemassa olevien rakenteita ja tuottajia käyttäen. Tämä tapahtuu suurimmassa osassa tulevia maakuntia olemassa olevien toimijoiden kautta. Tämän hetkisen tiedon mukaan maakunnat voivat järjestää ICT- palvelutuotantonsa vanhoilla sopimuksilla eli mm. nykyisten inhouse- yhtiöiden kautta vuoden 2019 loppuun saakka. Jos maakunta katsoo tarpeelliseksi kyseisen inhouse- toimijan palvelujen käytön jatkamisen, on tämä mahdollista tietyin edellytyksin. Jotta inhouse- asema säilyy on ICT- palvelukeskuksen ja nykyisen inhouse- yhtiön välillä tehtävä omistusjärjestelyjä siten, että ICT- palvelukeskuksesta tulee vähintään nykyisen inhouse- toimijan osaomistaja. Palvelusopimuksia joudutaan todennäköisesti myös joiltakin osilta siirtämään. Olennaista on se, että jo hyvissä ajoin 2018 aikana suunnitellaan yhdessä maakuntien valmisteluorganisaatioiden ja palvelukeskuksen välillä etenemissuunnitelmasta maakunnittain. KEHA-keskus ja uusi ICT-palvelukeskus huolehtivat ELY/TE- järjestelmien käytön mahdollistamisesta maakunnan verkosta ja sovittujen palvelujen siirrosta KEHA- keskukselta palvelukeskukselle mennessä. 6. Maakuntakohtaisen jatkosuunnittelun periaatteet Kevään 2017 aikana on käyty alustavia keskusteluita kaikkien maakuntien kanssa osana ICT- palvelukeskuksen ja talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen valmisteluorganisaatioiden maakuntakierrosta. Tavoitteena on, että mennessä kunkin maakunnan valmisteluorganisaation kanssa on sovittu yhteisestä etenemisestä ICT- palvelujen osalta siten, että palvelukeskus on tietoinen sille kohdistetuista odotuksista. Joidenkin maakuntien kanssa keskustelut on jo aloitettu. Kun palvelukeskus on saatu perustettua, on sen toimivan johdon ensimmäinen tehtävä aloittaa vuoropuhelu maakuntien valmisteluorganisaatioiden kanssa. Tarkoituksena on muodostaa maakuntakohtainen yhteistyösuunnitelma ja tiekartta. Näissä keskustelussa käydään tarkemmin läpi ICT:n eri toimialat ja tuotantorakenteiden perusperiaatteet.

8 Tavoitteena on turhien tai päällekkäisten investointien välttäminen sopimusjärjestelyissä ja näihin liittyvissä ratkaisuissa siten että maakuntien nivelvaiheen muutoksista aiheutuvat riskit voidaan minimoida. Maakuntakohtaisessa suunnittelussa on tarkoitus myös kartoittaa tarkemmin sopimuskantaa ja toisaalta sitä, mitä sopimuksia palvelukeskuksen kautta voidaan tarvittaessa jo siirtymäkaudelle tuoda hyödynnettäväksi. 7. ICT- palvelukeskuksen asiakasneuvottelukunta Asiakasnäkemyksen ja -ohjauksen varmistamiseksi perustetaan ICT- palvelukeskukselle asiakasneuvottelukunta, johon tulevat maakunnat voivat nimetä edustajiaan ja johon voidaan nimetä myös eri toimialojen edustajia. Asiakasneuvottelukunta aloittaa toimintansa yhtiön perustamisen yhteydessä viimeistään syksyllä Asiakasneuvottelukunnan kokoonpanon valmistelua on aloitettu muutosjohtajien puheenjohtajiston kanssa. Vastuu maakunnilla ja palvelukeskuksen valmisteluorganisaatio tukee valmistelua operatiivisesti. Maakuntien kesken tulisi sopia periaatteet asiakasneuvottelukuntaan liittyen, nämä voidaan ottaa jatkossa mukaan mahdolliseen maakuntien väliseen osakassopimukseen tai muuhun sen kaltaiseen sopimukseen, jossa maakunnat keskenään sopivat yhtiön hallintoon liittyvistä asioista. Tarkoituksena on, että asiakasneuvottelukunta tuo yhtiön toimintaan ja toiminnan kehittämiseen laajemman näkemyksen palveluiden kehittämistarpeista sekä edistää tiedonvaihtoa valmisteluorganisaatioiden ja palvelukeskuksen kesken. Yhtiökokous voi tarkemmin päättää asiakasneuvottelukunnan käsittelemistä asioista. Asiakasneuvottelukunta käsittelee ainakin: 1) palvelukeskuksen toiminnan kehittämissuuntia ja toimintalinjoja; 2) palvelujen kehittämissuunnitelmia ja muita palvelujen kehittämiseen liittyviä asioita; 3) palvelujen laatuun ja asiakastyytyväisyyteen liittyviä asioita; 4) palveluista perittäviä hintoja ja hinnoittelumalleja koskevia asioita; 5) hintojen muodostumisen perusteena olevaa kustannusrakennetta ja kustannusten kehittymistä; 6) muita vastaavia palvelukeskuksen toimintaan liittyviä asioita, joilla on yksittäistä asiakasta laajempaa merkitystä palvelujen tuottamiseen, kehittämiseen tai käyttöön;

9 7) asiakasneuvottelukunta laatii toimintaansa varten tavoitteet ja suunnitelman; 8) asiakasneuvottelukunta tekee tehtäviinsä liittyviä aloitteita; Asiakasneuvottelukuntaan liittyviä periaatteita: Yhtiökokous vahvistaa asiakasneuvottelukunnan jäsenten lukumäärän ja nimittää jäsenet. Asiakasneuvottelukunnan toimikausi on yhtiön tilikausi. Asiakasneuvottelukunnan jäsenen toimikausi on kaksi peräkkäistä tilikautta siten, että puolet asiakasneuvottelukunnan jäsenistä on erovuorossa vuorovuosina. Jos asiakasneuvottelukunnan jäseniä on pariton määrä, vahvistaa yhtiökokous erovuoroisten määrän vahvistaessaan asiakasneuvottelukunnan jäsenten lukumäärän. Erovuoroinen asiakasneuvottelukunnan jäsen voidaan nimittää uudelleen. Asiakasneuvottelukunnan jäsenistä tulee tiedustelu maakuntien valmisteluorganisaatioille heti palvelukeskuksen perustamisen jälkeen. 8. Palvelukeskuksen henkilöstö Palvelukeskukseen rekrytoidaan sen perustamisvaiheessa määräaikainen johto. Määräaikainen johto toimii siihen saakka kun maakunnat ovat järjestäytyneet ja yhtiön osakkeista 90% on siirretty maakunnille. Uusi hallitus nimittää uuden toimitusjohtajan ja määrittelee muun ylimmän johdon rekrytoinnin. Alkuvaiheen tehtävistä riippuen palvelukeskukseen voidaan rekrytoida myös asiantuntijoita joiden työsuhde voi olla toistaiseksi voimassa. Rekrytointi kohdennetaan siihen henkilöstöön joka on maakuntauudistukseen liittyvän muutoksen kohteena. Rekrytoinnit toteutetaan valtiovarainministeriön ohjeistuksen mukaisesti. Henkilöstö toimii hajautetulla mallilla ympäri Suomen eikä erillisiä muuttoja tarvita palvelukeskuksen tehtäviin siirtymisen yhteydessä. 9. Yhteystiedot

10 Maakuntien yhteisen ICT- palvelukeskuksen tehtäviin, palveluihin tai valmisteluun liittyviin kysymyksiin sekä tätä ohjetta koskeviin tiedusteluihin vastaavat seuraavat henkilöt: Tietohallintojohtaja Heikki Heikkilä, Keha keskus, ICT- palvelukeskuksen selvityshenkilö puhelin Projektijohtaja Urpo Karjalainen, Keha- keskus, SOTEICT-kehittämisyhtiön selvityshenkilö puhelin Johtava asiantuntija Satu Ylisiurua-Hemminki, KEHA- keskus puhelin