SQLfoxadmin Ohjekirja / Användarmanual v6.05

Transkriptio

1 SQLfoxadmin Ohjekirja / Användarmanual v OHJELMAN KÄYNNISTÄMINEN / START AV PROGRAMMET PÄÄVALIKKO / HUVUDMENY KOMENTOPAINIKKET / KOMMANDOKNAPPAR TULOSTEHALLINTA / UTSKRIFTSHANTERING TULOSTEHALLINNAN PANIKKEET / UTSKRIFTSHANTERINGENS KOMMANDOKNAPPAR TAULUKKOASETUKSET / TABELLINSTÄLLNINGAR MYYNTI / FÖRSÄLJNING YLEISTÄ / ALLMÄNT MYYNNIN TIETOVIRTA / FÖRSÄLJNINGENS DATASCHEMA MYYNTIALUEEN KOMENTOPAINIKKEET / FÖRSÄLJNINGSOMRÅDETS KOMMANDOKNAPPAR MYYNTITAPAHTUMIEN ERI OSA-ALUEET / FÖRSÄLJNINGENS OLIKA DELOMRÅDEN UUDEN MYYNTITAPAHTUMAN MUODOSTAMINEN / REGISTRERING AV EN NY FÖRSÄLJNINGSHÄNDELSE MYYNTITAPAHTUMAN TIEDOT / FÖRSÄLJNINGSHÄNDELSENS UPPGIFTER Yleistä / Allmänt Myyntitapahtuman yläosa / Försäljningshändelsens övredel Myyntitapahtuman riviosa / Försäljningshändelsens raddel Myyntitapahtuman komentopainikkeet / Försäljningshändelsens kommandoknappar MYYNTITILAUKSEN TEKEMINEN / UPPGÖRANDET AV FÖRSÄLJNINGSORDER KÄTEISMYYNNIN TEKEMINEN / UPPGÖRANDE AV KONTANTFÖRSÄLJNING LASKUN TEKEMINEN / UPPGÖRANDE AV FAKTURA MYYNTILASKUJEN SUORITUSTEN KIRJAUS / BOKNING AV BETALNINGAR AV FÖRSÄLJNINGSFAKTUROR MAKSUJEN KIRJAUS VIITELISTOJEN AVULLA / BOKNING AV BETALNINGAR MED HJÄLP AV REFERENSLISTOR SUORITUSTEN KÄSITTELY MANUAALISESTI / MANUELL BEHANDLING AV BETALNINGAR OSTOT / INKÖP YLEISTÄ / ALLMÄNT OSTON TIETOVIRTA / INKÖPENS DATASCHEMA OSTOLASKUJEN KÄSITTELY / HANTERING AV INKÖPSFAKTUROR Uuden ostolaskun kirjaaminen / Införande av ny inköpsfaktura Ostolaskun tiedot / Inköpsfakturans uppgifter Ostolaskun maksaminen / Betalning av inköpsfaktura...33

2 9. ASIAKKAAT / KUNDER ASIAKKAAN TIEDOT / KUNDENS UPPGIFTER ASIAKKAAN ALENNUSTAULUKOT / KUNDENS RABATTABELL ALENNUSTAULUKON KOMENTOPAINIKKEET / RABATTABELLENS KOMMANDOKNAPPAR ERI ALENNUSTEN TOIMINTA / DE OLIKA RABATTERNAS FUNKTIONER TOIMITTAJAT / LEVERANTÖRER TOIMITTAJAN TIEDOT / LEVERANTÖRENS UPPGIFTER TUOTTEET / PRODUKTER TUOTERYHMIEN KÄSITTELY / HANTERING AV PRODUKTGRUPPER Tuoteryhmän tiedot / Produktgruppens uppgifter TUOTTEEN TIEDOT / PRODUKTENS UPPGIFTER TOMITTAJAHINNASTOT / LEVERANTÖRPRISLISTOR YLEISTÄ / ALLMÄNT TOIMITTAJAHINNASTON KOMENTOPAINIKKEET / LEVERANTÖRSPRISLISTANS KOMMANDOKNAPPAR UUDEN TOMITTAJAHINNASTON PERUSTAMINEN / SKAPANDE AV NY LEVERANTÖRPRISLISTA TOIMITTAJAHINNASTOJEN YLLÄPITO / UNDERHÅLL AV LEVERANTÖRPRISLISTOR RAPORTOINTI / RAPPORTERING YLLÄPITO / UNDERHÅLL TYÖASEMAMÄÄRITYKSET / ARBETSSTATIONSDEFINITIONER OHJELMISTOMÄÄRITYKSET / PROGRAMDEFINITIONER APUKORTISTOT / HJÄLPREGISTER APUOHJELMAT / HJÄLPPROGRAM TIETOKANNAN VARMUUSKOPIOINTI / SÄKERHETSKOPIERING AV DATABASEN TIETOKANNAN HUOLTO / SERVICE AV DATABASEN YHTEYSHENKILÖREKISTERI / KONTAKTPERSONSREGISTER YRITYSKALENTERI / FÖRETAGSKALENDER TILASTOTYÖKALU / STATISTIKVERKTYG SÄHKÖINEN LASKU / ELEKTRONISK FAKTURERING

3 1. OHJELMAN KÄYNNISTÄMINEN / START AV PROGRAMMET Kun ohjelma käynnistetään, saadaan näkyviin kirjautumisnäyttö johon kirjoitetaan käyttäjänimi tai valitaan sellainen listalta. Mikäli salasanan syötön jälkeen painetaan sarkain-näppäintä enterin sijasta, saadaan näkyviin painike josta salasana voidaan vaihtaa. När programmet startas, får man fram inloggningsrutan där man skriver in användarnamnet eller väljer den från listan. Ifall man I lösenordsfältet trycker på tabulator-tangenten istället för enter, får man fram en tangent där man kan byta sitt lösenord. 3

4 2. PÄÄVALIKKO / HUVUDMENY YLEISTÄ: Kun sisäänkirjaus on onnistunut, SQLfoxadmin-päävalikko avautuu. Ohjelma suljetaan oikeassa alalaidassa olevalla EXIT-painikkeella. 1.MYYNTI Tämän osa-alueen avulla hoidetaan kaikkien myyntitahtumien käsittely. Näitä voivat olla Tarjoukset, tilaukset, laskut tai käteismyynnit 2.OSTOT Ostokyselyiden, ostotilausten ja ostolaskujen hallinta 3.ASIAKKAAT 4.TOIMITTAJAT Asiakkaiden ja toimittajien hallinta 5.TUOTTEET Täällä löytyvät tuotekortistot, varasto ja mahdolliset toimittajahinnastot. 6.RAPORTOINTI Sisältää kaikki kirjanpitoraportit sekä myynti- ja ostotilastot. 7.YLLÄPITO Ohjelman asetusten ja apukortistojen hallinta. ALLMÄNT: När inloggningen har gjorts, öppnas SQLfoxadmin-huvudmenyn. Programmet avslutas genom att man trycker på EXIT-knappen nere till höger. 1.FÖRSÄLJNING I denna del hanteras alla försäljningshändelser. Dessa kan vara offerter, ordrar, fakturor eller kontantförsäljningar. 2.INKÖP Hantering av inköpsförfrågningar, ordrar odh -fakturor 3.KUNDER 4. LEVERANTÖRER Underhåll av kund- och leverantörregister. 5.PRODUKTER Produktregister, lagerhantering och eventuella leverantörprislistor. 6.RAPPORTERING Innehåller alla bokföringsrapporter och försäljnings- och inköpsstatistik. 7.UNDERHÅLL Programmets inställningar och underhåll av hjälpregister. 4

5 3. KOMENTOPAINIKKET / KOMMANDOKNAPPAR SQLfoxadmin-ohjelmistoa käytetään lähes poikkeuksetta komentopainikkeiden avulla. Komentopainikkeiden selitykset saadaan näkyviin viemällä hiiri panikkeen päälle, jolloin hetken päästä tulee näkyviin selite sekä näppäimistön mahdollinen pikavalinta. Painikkeiden näkyvyys vaihtelee eri alueilla riippuen siitä ovatko ne sallittuja ja tarpeellisia kyseisessä osa-aluella SQLfoxadmin används nästan utan undantag med hjälp av kommandoknappar. De olika knapparnas förklaringar fås fram genom att man för musen på knappen och efter en kort stund blir förklaringen och tangentkombinationen synlig. Komandoknapparnas synlighet varierar I olika områden beroende på om de är ändamålsenliga och eller behövliga. Taulukkofontten muuttaminen ja sarakeasettelujen tallentaminen Ändring av fontstorleken och sparande av kolumninställningar Osa-alueen sulkeminen, ohjelma palaa päävalikkoon Stängning av delområdet, programmet återgår till huvudmenyn Pikavalinta eri osa-alueiden välillä. Snabbval mellan olika områden. Uuden tietueen lisääminen järjestelmään Registrering av nytt objekt i systemet. Kohdallaolevan tietueen poistaminen. Borttagning av aktuell objekt. Kohdallaolevan tietueen avaaminen muokattavaksi. Kohdallaolevan tietueen kopioiminen uudeksi tietueeksi. Pikavalinta ohjelman ylläpito-toimintoihin. Aktuell objekt öppnas för editering. Kopiering av aktuell objekt. Snabbval till programmets underhåll. 5

6 Apuohjelma-painike, sisältö vaihtelee riippuen valitusta osa-alueesta Tulostinhallinta, sisältö vaihtelee kuten edellinen. Sisältö-ikkunan avaaminen ja sulkeminen. Tilasto-toiminto sig i. Hjälpprogram, innehållet varierar beroende på vilket delområde man befinner Utskriftshantering, innehållet varierar som i föreg. punkt. Innehållsfönstrets öppning och stängning. Statistik-funktionen 6

7 4. TULOSTEHALLINTA / UTSKRIFTSHANTERING Tulostehallinta avataan painamalla -painiketta. Painallus ei tulosta heti mitään, vaan avautuvasta ruudusta valitaan haluttu tuloste ja ohjataan se haluttuun kohteeseen. Tulostehallinnan sisältö riippuu aukiolevasta alueesta. Esim asiakasrekisterin tulostehallinnassa näkyy asiakastulosteet ja vastaavasti tuotekortistossa tuotetulosteet jne. Utskriftshanteringen öppnas med -knappen. Knapptryckningen skriver inte ut någonting direkt, utan ovanstående ruta öppnas där man kan välja en utskriftt och sedan vart man vill skriva ut den. Fönstrets innehåll varierar beroende på i vilket område man befinner sig. Således I kundregistrets utskriftshantering syns kundutskrifterna och I produktregistret syns produktutskrifterna osv 4.1. Tulostehallinnan panikkeet / Utskriftshanteringens kommandoknappar Tulostehallinta suljetaan ja palataan takaisin aktiiviseen alueeseen. Utskriftshanteringen stängs. Valittu tuloste tulostetaan kirjoittimelle. Sama toiminto voidaan aktivoida kaksoisklikkaamalla tulostetta. Den valda utskriften skrivs ut till printer. Samma resultat uppnås genom att dubbelklicka på utskriften. tulostetta. Tulostetta esikatsellaan. Toiminto voidaan myös käynnistää oikeaklikkaamalla Utskriften förhandsgranskas, aktivaras också med högerklickning på önskad utskrift. 7 Tulosteesta muodostetaan pdf-dokumentti joka voidaan tallentaa tai lähettää Ett pdf-dokument skapas av utskriften. Detta dokument kan sparas på

8 sähköpostin liitetiedostona. Tämä tominto ei ole näkyvissä kaikissa tulosteissa. Toiminto edellyttää että työasemaan on asennettu ns pdf-tulostin. Eli sellainen tulostin joka muuntaa minkä tahansa tulosteen pdf-muotoon. SQLfoxadmin-ohjelmistojen kanssa hyvin toimivia pdf-tulostimia ovat mm Pdffactory. Tulosteesta muodostetaan Excel-taulukko jonka voi tallentaa kiintolevyelle ja avata mikäli työsemaan on asennettu Excel-ohjelmisto. Tämäkään toiminto ei ole näkyvissä kaikissa tulosteissa, johtuen siitä että kaikkia tulosteita ei ole järkevää tulostaa excel-muotoon (esim tuotetarrat yms) Tulostesta muodostetaan wordin rtf-dokumentti kts ed. kohta. hårddiksen eller skickas med e-post som bifogad fil. Funktionen kräver att en pdfprinter är installerad på arbetsstationen. Fungerande pdf-printrar är bla Pdffactory. En excel-tabell skapas av utskriften, denna kan sparas på hårddisk, öppnas för editering ifall Excel-programmetär installerat på arbetsstaionen. Alla utskrifter har inte denna knapp synlig. Detta beror på den enkla orsaken att alla utskrifter inte lämpar sig för att skrivas ut till Excel. (tex produktetiketter o.dyl) Ett rtf-dokument skapas som kan öppnas med Word-programmet. Se föreg. punkt. Yksittäisen tulosteen hallinta. Kopiomäärät jne. Den enskilda utskriftens inställningar. kopiemängden mm. 8

9 5. TAULUKKOASETUKSET / TABELLINSTÄLLNINGAR SQLfoxadmin-ohelmisto käyttää hyvin paljon taulukoita tietojen esittämiseen. Jokaisen taulukon sarakkeiden leveyttä ja sijaintia voidaan määritellä käyttäjätunnuskohtaisesti. Sarakkeen paikkaa vaihdetaan viemellä hiiri keskelle sarakkeen otsikkoa ja samalla kun hiiren vasenta näppäintä pidetään alhaalla, sarake voidaan siirtää vasemmalle tai oikealle. SQLfoxadmin använder sig av tabelller i stor utsträckning för att visa uppgifter. Varje tabells kolumner kan anpassas vad beträffar bredd, och plats I tabellen. Inställningarna är unika för varje användarsignum. Kolumnens plats I tabellen kan ändras så att man för musen mitt på kolumnens rubrik och medan man håller ned musens vänstra knapp, flyttar musen åt höger eller vänster. Sarakkeen leveyttä voidaan muuttaa viemällä hiiri sarakkeen otsikon oikeaan laitaan ja samalla kun hiiren vasenta näppäintä pidetään alhaalla, sarakkeen leveyttä voidaan vähentää tai kasvataa. Kolumnens bredd kan ändras så att man för musen till kolumnrubrikens högra kant och med musknappen nedtryckt flyttar drar till höger eller vänster. Mikäli halutaan tallentaa sarakkeiden asetuksia niin että ne ovat pysyvästi uudessa muodossa, painetaan -näppäintä. Samalla voidaan taulukkofonttia muuttaa. Taulukkofonttien valinnassa on syytä olla varovainen, sillä tietyt fontit saattavat aiheuttaa ongelmia. Turvallisia fontteja ovat ainakin MS Sans serif ja Arial. Fonttikoon osalta mitään rajoituksia ei ole. Sarake-asettelut ja mahdollinen uusi fontti tallentuvat kun painetaan OK-näppäintä Taulukkoasetuksien osalta on hyvä huomata että jos näytöllä on monta taulukkoa, jokaisella taulukolla on oma -näppäimensä Ifall man vill spara kolumnernas inställningar så att de förblir i de nya positionerna, trycker man på -knappen. På samma gång kan man ändra tabellens font. När man väljer tabellfon är det skäl att vara försiktig. Vissa fonter kan orsaka problem för programmet. Trygga fonter är åtminstone MS sans serif och Arial. Fontstorleken kan fritt ändras. Koluminställningarna och den eventuella nya fonten sparas när man trycker på Ok. Med tabellinställningarna bör man observera att i sådana rutor där det finns många tabeller så har varje tabell sin egen 9

10 6. MYYNTI / FÖRSÄLJNING 6.1. Yleistä / Allmänt Myyntitapahtumien käsittely koostuu kolmesta eri ikkunasta; vasemmalla olevasta aluevalikosta, tietue-ikkunasta jonka sisältö riippuu tehdystä valinnasta sekä alaosassa jossa näkyy kunkin tietueen sisältö. Sisältö-ikkuna voidaan sulkea ja avata painamalla. Eri ohjelmaversiossa saattaa kokoonpanosta riippuen olla erilainen aluevalinta kun mitä ylläolevassa kuvassa on esitetty. Försäljningshändelsernas hantering består av tre olika fönster; områdesvalfönstret till vänster, objekt-fönstret vars innehåll varierar beroende på vilket val man gjort och innehållsfönstret som visar objektens innehåll. Innehållsfönstret kan stängas och öppnas med. Olika programversioner kan, beroende på sammansättningen, ha olika områdesval. 10

11 6.2. Myynnin tietovirta / Försäljningens dataschema Alla kuvattu tietovirta käsittelee tilannetta jossa SQLfoxadmin ohjelmistossa on kaikki myynnin osa-alueet käytössä. Dataschemat som beskrivs nedan är från en situation där alla delar av försäljningen är i bruk 6.3. Myyntialueen komentopainikkeet / Försäljningsområdets kommandoknappar Suorituksen kirjaus manuaalinen Betalningsbokning manuell Suoritusten kirjaaminen viitelistojen avulla. Betalningsbokning med hjälp av referenslistor Osa-alueen yhteenveto Sammandrag av delområdets innehåll. Laskun maksumuistutusten kirjaustominto Fakturans betalningspåminnelse bokföring. 11

12 6.4. Myyntitapahtumien eri osa-alueet / Försäljningens olika delområden. Myyntitapahtumien eri osa-aluuet voivat sisällöltään vaihdella suuresti ohjelmiston eri kokoonpanoissa. Tarjoukset Omat tarjoukset: Näkyviin tulee ne tarjoukset jotka on tehty omalla myyjänumerolla. Asiakaskohtaiset: Voidaan valita tietyy asiakas ja saada näkyviin kaikki hänelle tehdyt tarjoukset. Myyjäkohtaiset: Halutun myyjän kaikki tarjoukset. Numerohaku: Saadaan näkyviin tietyn numeron omaavan tarjouksen. Kaikki: Näkyviin tulee kaikki järjestelmään tehdyt tarjoukset. De olika delområdens innehåll kan variera beroende på programmets sammansättning. Offerter Egna: De offerter som är gjodra med användarens eget försäljarnummer blir synliga Kundvisa: En viss kund kan väljas och alla hans offerter blir synliga Försäljarvis: En viss försäljares alla offerter Nummersökning: Offerten med ett visst nummer blir synligt Alla: Alla offerter som blivit inmatade i systemet blir synliga. Tilaukset Jälkitoimitukset: Tällä valinnalla saadaan näkvyiin kaikki jälkitoimitukset. Muut näkymät ovat toimnnoiltaan vastaavat kuin tarjouksien osalta. Ordrar Restleveranser: Med detta val blir alla restleveranser synliga Övriga val fungerar på samma sätt som i offerterna. Laskut Tulostamattomat: Saadaan näkyviin tulostamattomat laskut. Avoimet: Tulostetut ja asiakkaille lähetetyt laskut jotka on vielä maksamatta. Erääntyneet: Kaikki laskut joiden eräpäivä on mennyt umpeen. Fakturor Outskrivna: Alla outskrivna fakturor blir synliga. Obetalda: Fakturor som skrivits ut, skickats åt kunderna och är obetalda blir synliga. Förfallna: Alla fakturor vars förfallodag har överskridits Käteismyynnit Tämän päivän: Tuo näkyviin kaikki tämän päivän käteismyynnit. Kontantköp Dagens: Alla dagens kontantförsäljningar blir synliga. 12

13 6.5. Uuden myyntitapahtuman muodostaminen / Registrering av en ny försäljningshändelse Tässä osassa käsitellään esmerkinomaisesti uuden tarjouksen tekeminen järjestelmässä. Tapahtuma on luonteeltaan hyvin samankaltainen tilauksen ja laskun osalta joten niiden osalta käsitellään vain poikkeavat toiminnot. Uuden tarjouksen muodostaminen aloitetaan valitsemalla osa-alueeksi tarjoukset, haluttu alue ja painamalla uusi-painiketta. I denna del behandlas som exempel uppgörandet av en ny offert. Åtgärden är till största delan likadan för ordern och fakturan, således behandlas för deras del endast avvikande saker. När man registerar en ny offert, klickar man först på offerter, väljer passande underområde, och sedan trycker sedan på ny-knappen Myyntitapahtuman tiedot / Försäljningshändelsens uppgifter Pelkän laskutuksen käyttäjät kts dokumentin lopussa olevaa osaa / De som använder bara fakturering: se anvisningar i slutet Yleistä / Allmänt Myynitapahtuma-näyttö koostuu kolmesta osasta: Yläosasta jossa on tarjouksen vastaanottaja- ym tiedot, rivosasta johon tulee tuotteet ja niiden välissä sijaitsevasta komentopainike-alueesta. Näppäimistöllä voidaan siirtyä ylä- ja alaosan välillä painamalla F12 Försäljningshändelserutan består av tre delar: Övredelen som innehåller mottagarens- mm uppgifter, raddelen som innehåller produktuppgifter och mellan dessa kommando-området. Med tangentbordet kan man flytta sig mellan övre- och raddelen med F12. 13

14 Myyntitapahtuman yläosa / Försäljningshändelsens övredel. LASKUTUSTIEDOT Hakunimi: Kentän avulla voidaan hakea asiakas tapahtumaan. F3 tai kaksoisklikki avaa asiakastaulun josta haluttu asiakas voidaan valita. Kenttään kannattaa syöttää asiakkaan hakunimen alku, tällöin asiakastaulu avautuu lähelle haluttua asiakasta. Kun asiakas on FAKTURERINGSUPPGIFTER Söknamn: Med fältets hjälp kan kundens uppgifter hämtas till händelsen. F3 eller dubbelklickning öppnar kundtabellen där kunden kan väljas. Det lönar sig att skriva önskad kunds söknamns början i fältet, då öppnas tabellen så att önskad kund syns valittu, painikkeella voidaan avata asiakkaan tiedot muokattavaksi. omedelbart. När kunden är vald kan hans uppgifter redigeras med -knappen. Asiakasnro: Kenttä toimii samantapaisesti kun hakunimi, erona se että asiakastaulu avautuu numerojärjestyksessä. Laskutusosoite: Tähän kenttään tulee asiakkaan nimi ja täydellinen osoite. TOIMITUSTIEDOT Tapahtumaan tuleva toimitusosoite. Alueen kentät toimivat samalla tavalla kuin Laskutustiedot-alue. Numero: Tarjoukset, tilaukset ja laskut saavat omasta numerosarjasta seuraavan vapaan numeron. Numerosarjat voidaan muokata ylläpidossa numerosarjat-toiminnolla. Pvm: Tapahtuman avauspvm. Voi olla tarjouksen antopvm tai tilauksen päivämäärä. (Toimituspvm): Tämä kenttä on näkyvissä kaikissa muissa tapahtumissa mutta ei tarjouksessa. Tähän kenttään laitetaan tuotteiden/palveluiden todellinen toimituspvm. Kentän vieressä olevaa - näppäintä painettaessa kalenteri avautuu. Tilaaja, merkki ja Tilausnro: Asiakkaan käyttämä tilaaja, merkki tai tilausnumero. Kieli: 1=suomi 2=ruotsi. Asiakkaan tiedoista noudettava tieto, voidaan muuttaa tapauskohtaisesti jos tarpeen. Maksuehto, toimitustapa, toimitusehto Tieto tulee asiakkaan tiedoista, voidaan muuttaa. F3/kaksoisklikki avaa taulun josta voi valita. Maksuehto 99 voidaan käyttää tilauksissa ja laskuissa. Tämä maksuehto mahdollistaa sen että eräpäivä voidaan syöttää suoraan. Kundnr: Fungerar på motsvarande sätt som söknamnet, med den skillnaden att kundtabellen öppnas i nummerordning. Fakt.adr: Här kommer kundens namn och fullständiga adressuppgifter. LEVERANSUPPGIFTER Händelsens leveransuppgifter. Områdets fält fungerar på samma sätt som faktureringsuppgifterna. Nummer: Offerterna, ordrarna och fakturorna får följande lediga nummer från sina egna nummerserier. Nummerserierna kan editeras I underhållet. Dtm: Händelsens öppningsdtm. Kan vara offertens öppningsdtm eller orderns beställningsdtm. (Lev.dtm): Fältet är endast synlig I ordrar och fakturor. I fältet matas in den verkliga leveransdagen. När man trycker på -knappen får man en kalender. Beställare, märke, Best.nr: Uppgifter som kunden ger. Språk: 1=Finska 2=svenska. Hämtas från kundens uppgifter, men kan ändras vid behov. Betalningsvillkor, leveranssätt, leveransvillkor: Uppgifterna kommer från kundregistret, kan ändras. F3/dubbelklickning öppnar en tabell där man kan välja Leveranstidp: Leveranstidpunkt som är överrenskommet med kunden. Kan vara tex vecka 28/2008 eller omedelbart Toimitusaika: Asiakkaan sovittu toimitusaika esim viikko 34/2008 tai HETI! 14

15 Myyjä, pakkaaja: F3/kaksoisklikki avaa taulun josta voi valita. Kun uusi tapahtuma avataan, myyjäksi tulee aina myyjänumero joka on tallennettu ylläpito työasematiedot oletuskäyttäjäkenttään. Viitteemme: Vapaamuotoinen kenttä johon voidaan kirjoittaa mitä tahansa. Laskutuskulut, vakuutus, Ei jälkitoimituksia: Arvot tulevat asiakastiedoista, voidaan haluttaessa muuttaa. Summatiedot: Näytetään tapahtuman summatiedot sekä kotivaluuttana että valittuna valuuttana. Toivottu loppusumma: Voidaan käyttää loppusumman pyöristykseen. Esimerkiksi jos tapahtuman loppusumma on 167,20 ja halutaan veloittaa asiakasta 165,00 euroa, kirjoitetaan haluttuun loppusummaan 165 ja painetaan enter-näppäintä. Tällöin joko lisätään alennusrivi tapahtumaan tai vaihtoehtoisesti pyöristetään kaikki yksikköhinnat niin että haluttu loppusumma saavutetaan. Menettelytapa voidaan vaihta: Ylläpito ohjelmistomääritykset myyntitoiminnot Käteispyöristysrivi lisätään myyntiin. Kate: Tapahtuman kate sekä summina että %-lukuna Katenäyttö voidaan haluttaessa sulkea pois väliakaisesti jos esim näyttää tietoja asiakkaalle. Piilotus tapahtuu painamalla F11- näppäintä. Myös riviosan ostohinta-sarake piilotetaan. Katenäyttö saadaan takaisin painamalla kyseistä näppäintä uudestaan. Huom, Tapahtuman muistio: Sisäiseen käyttöön tarkoitetetut tiedot, eivät välity asiakkaalle. UUDEN ASIAKKAAN REKISTERÖIMEN Asiakas voidaan halutessa rekisteröidä usealla eri tavalla. Ensimmäinen vaihtoehto on mennä asiakasrekisteriin ja tallentaa uusi asiakas ennen kuin tekee tälle myyntitapahtuman. Toinen vaihtoehto on että avataan uusi myyntitapahtuma, hakunimen kohdalta avataan asiakastaulu ja siellä painetaan uusi-painiketta. Kolmas tapa on sellainen, että avataan uusi myyntitapahtuma, täytetään kaikki tiedot Försäljare, packare: F3/dubbelklickning öppnar en tabell där man kan välja. När man öppnar en händelse blir försäljaren alltid det numret som är inmatad I unnderhåll arbetsstationsdefinitioner defaultanvändare. Vår referens: Fritt skrivbart fält. Faktureringstillägg, försäkringstillägg, inga restleveranser: Uppgifterna kommer från kundregistret, kan vid behov ändras. Summauppgifter: Händelsernas summauppgifter visas både I hemvaluta och den valda valutan. Önskad slutsumma: Kan användas till att avrunda händelsens slutsumma. Tex ifall slutsumman är 167,20 och man vill debitera kunden 165:-, skriver man in 165 I fältet och trycker på enter. Då endera adderas en rabattrad till I händelsen eller så ändras a-priserna så att önskad slutsumma uppnås. Vilket system som används, kan man välja I underhåll programdefinitioner försäljning kontantavrundningsrad sätts till I försäljning. Täckning: Händelsens täcking både som summa och %. Täckningsvisningen kan vid behov gömmas så att man trycker på F11-knappen. Då göms också inköpspris-kolumnen I raddelen. Täckningsvisningen fås tillbaka då man trycker en gång till på nämnda knapp. Obs, händelsens memo: Fält som kan användas till intern information syns ej I utskrifterna. REGISTRERING AV NY KUND En ny kund kan vid behov registreras på flera olika sätt. Det första sättet är att man går in i kundregistret och registrerar kunden före man öppnar en försäljningshändelse. Ett annat sätt är att öppna en ny händelse, öppna kundtabellen från söknamnet och där trycka på ny-knappen. Det tredje sättet är att man öppnar en ny händelse matar in alla uppgifter utom paitsi asiakasnumero ja lopuksi painetaan - näppäintä. kundnumret och till slut trycker på. 15

16 Myyntitapahtuman riviosa / Försäljningshändelsens raddel. Pos. Rivin positionumero, näkyy ainoastaan tarjouksissa. Vs. Välisumma-laukaisin Täytetään X-merkillä. (ainoastan tarjous). Laskee yhteen tarjouksen rivit edellisestä merkistä tai ensimmäisestä rivistä mikäli aikaisempaa merkkiä ei löydy. Yhteenlaskettu summa ilmestyy välisumma-sarakkeeseen. Tuoter. Tuotteen tuoteryhmä. Mikäli asiakkaan alennuksiin on tallennettu tuoteryhmiä, kyseisen tuoteryhmän alennus siirretään ale-sarakkeeseen. Tuoteryhmä voidaan valita taulukosta F3/kaksoisklikin avulla. T.nro. Tuotteen numero, mikäli kenttään kirjoitetaan jokin tuotenumero, sen on löydyttävä omasta tuotekortistosta. Kenttä jätetään tyhjäksi jos myydään ei-tuotteistettuja tuotteita tai palveluita. Tyyppi Tuotteen tyyppi. Tätä kenttää käytetään kun tuotetta poimitaan toimittajahinnastoista. Nimike Tuotteen tai palvelun nimike tai selitys Yks. esim kpl Määrä. Määrä joka tarjotaan tai tilataan. (Toimitettu) Näkyy ainoastaan tilauksessa ja laskussa. Todellinen toimitettu määrä. A-hinta, ale% netto yht. O-hinta Tuotteen tai palvelun ostohinta. Tili Tuotteen kirjanpitotili. Tämän avulla hoidetaan alv-laskenta kyseisen rivin osalta. F3- näppäin avaa taulukon josta tili voidaan valita. Varasto, Varauksessa, Tilauksessa Jos varastohallinta on käytössä, tässä näytetään kyseisen tuotteen varastotilanne. Pos. Radens positionnr. syns endast I offerter. Ms Mellansumma-trigger. Fylls I med ett X (Endast offert). Räcknar ihop offertens rader från föregående trigger eller från första raden ifall ingen tidigare trigger hittas. Den hopräknade summan sätts I mellansumma-kolumnen. Prod.gr Produktens produktgrupp. Ifall kunden har rabattuppgifter inmatade, flyttas ifrågavarande grupps rabatt till rabatt-kolumnen. Produktgruppen kan väljas från en tabell med hjälp av F3/dubbelklickning. Pr.nr. Produktnumret, Ifall något skrivs I fältet, måste motsvarande produkt hittas I produktregistret. Skall lämnas tomt ifall man säljer icke produktförda produkter eller tjänster. Typ Produktens typ. Denna används när produkten plockas från leverantörsprislistorna. Benämning Produktens eller tjänstens benämning. Enh Tex st Mängd Mängd som offereras eller ha beställts. (Levererat) Syns endast I order och faktura. Det antal som faktiskt har levererats. a-pris, rab%, netto, Tot. I-pris Inköpspriset på varan Konto Produktens bokföringskonto. Med denna styrs momsberäkningen för den aktuella raden. F3-tangenten öppnar en tabell där kontot kan väljas. I lager, reserverat, i beställning Ifall lagerfunktionerna är I användning, visas här aktuell produkts lagersituation. 16

17 MITEN VALITAAN TUOTE RIVILLE Tapa 1 Tuoteryhmä Kun tuoteryhmä-sarakkeessa painetaan F3/kaksoisklikki tuotekortisto avataan josta voidaan voidaan valita yksi tai useampi tuote siirrettävälksi tapahtumaan. HUR VÄLJER MAN EN PRODUKT TILL RADEN Sätt 1 Produktgruppen När man trycker F3/dubbelklickar I produktgruppsfältet får man fram produktregistret där man kan välja en eller flera produkter till händelsen. Mikäli valitaan ainoastaan yksi tuote siirrettäväksi voidaan tuotetta kaksoiklikata tai painetaan -näppäintä. Jos halutaan valita useampi tuote samalla kertaa, oikeaklikataan halutut tuotteet ja lopuksi painetaan. Tässä pitää huomoida että ensimmäinen tuote siirretään aktiiviselle riville ja muut valitut tuotteet lisätään tapahtuman loppuun. Tapa 2 Tuotenumero Tuotenumeroon voidaan syöttää hakuavain ja kun painetaan F3/kaksoisklikki, Ohjelma hakee näytölle kaikki ne tuotteet joiden numerossa on annettu hakuavain. Ifall man väljer endast en produkt, kan man endera dubbelkicka på ifrågavarande produkt eller trycka på -knappen. Vill man välja flera produkter på en och samma gång, högerklickar man på önskade produkter (ett X kommer I valdkolumnen) och till sist trycker man på. Här bör observeras att den första produkten som är vald sätts in på den aktuella raden I försäljningshändelsen och de övriga produkterna kommer på nya rader. Sätt 2 Produktnumret I produktnummer-fältet kan mata in en sökfras och trycka på F3/dubbelklicka. Programmet söker då fram alla produkter vars nummer innehåller sökfrasen och tar fram dessa I en tabell. Taulukosta voidaan valita tuotteita samalla tavalla kuin kohdassa 1. Jos tuoteryhmäkenttään tallennetaan jokin ryhmä ja painetaan F4-näppäintä tyhjässä numerokentässä saadaan näkyviin kaikki kyseisen ryhmän tuotteet. Mikäli tuotteen täydellinen numero on tiedossa, se voidaan kirjoittaa numerokenttään ja painamalla enter-näppäintä tuote siirtyy suoraan riville. Från tabellen kan man välja på samma sätt som I sätt 1. Ifall man matar in en produktgrupp I grupp-kolumnen och trycker på F4-tangenten I den tomma nummer-kolumnen, tas alla produkter fram som hör till denna grupp. Ifall man kommer ihåg det exakta produktnumret kan man skriva in den direkt i produktnummer-kolumen och trycka på Enter. Då flyttas produktens direkt till raden. Tapa 3 Tyyppi Toimii samalla tavalla kuin tapa 2 mutta F4-painallus tuo esiin toimittajahinnaston. Tapa 4 Nimike Sama toimintatapa kuin tapa 2:ssa. Sätt 3 Typen Fungerar på samma sätt som Sätt 2 men F4-tangenten tar fram leverantörsprislistan. Sätt 4 Benämningen Samma sätt som sätt 2 17

18 Tapa 5 F9 Missä tahansa sarakkeessa voidaan painaa F9-paniketta hakeakseen tuotteita Kun haku on suoritettu, tuote valitaan samalla tavalla kuin kohdissa 1,2,3,4 Sätt 5 F9 I vilken kolumn som helst kan man trycka på F9-tangenten för att söka efter produkter. När sökningen är utförd, väljer man en produkt på samma sätt som I sätt 1,2,3,4. MITEN TUOTE VALITAAN TOIMITTAJAHINNASTOSTA. Toimittajahinnastot saadaan auki joko F4-painalluksella tyyppi-sarakkeessa tai painamalla -näppäintä. Toimittajahinnastosta voidaan tuote valita kaksoisklikkaamalla tuotetta tai painamalla - painiketta. Mikäli halutaan valita useampi tuote kerrallaan voidaan oikeaklikata haluttua tuotetta (F11). Tällöin saadaan esille ruutu johon voidaan tallentaa määrä, hinta ja alennus. Tomittajahinnastoja käsitellään lähemmin erillisessä osassa. MITEN TEHDÄÄN LASKURIVI VALITSEMATTA TUOTETTA Kirjoitetaan nimike, määrä ja hinta tyhjälle riville. MITEN TEHDÄÄN KOMMENTTIRIVI. Monissa tapauksissa esim laskun jakaminen eri kokonaisuuksiin tai väliotsikon laittaminen on paikallaan. Jotta turhat nollat saadaan pois sellaiselta rivilt, voidaan laittaa tähti tuotenumeroon. HUR VÄLJER MAN EN PRODUKT FRÅN EN LEVERANTÖRPRISLISTA. Leverantörsprislistorna tas fram endera genom att trycka på F4- tangenten I typ-kolumnen eller genom att trycka på - knappen. Från leverantörsprislistan kan man välja en produkt genom att dubbelklicka på önskad rad eller trycka på -knappen. Ifall man vill välja flera produkter på samma gång, kan man högerlicka (F11) på önskad rad. Då får man fram en ruta där man matar in mängd, pris och rabatt. Leverantörsprislistorna behandlas närmare på annan plats I detta dokument. HUR GÖR MAN EN FAKTURARAD UTAN ATT VÄLJA EN PRODUKT Man skriver in benämning, antal och pris på en tom rad. HUR GÖR MAN EN KOMMENTARRAD. I många fall är det på sin plats att dela upp tex en faktura i olika grupper eller skriva in en mellanrubrik. För att slippa onödiga nollor på en sådan rad, kan man sätta en stjärna I produktnumret. 18

19 Myyntitapahtuman komentopainikkeet / Försäljningshändelsens kommandoknappar Tallentaa ja sulkee tapahtuman. Tallentaa tapahtuman kiintolevylle. Välitallennuksien tekeminen on järkevää jos käsitellään tapahtumaa jossa on paljon rivejä. Sulkee tapahtuman ilman tallennusta. Mikäli muutoksia on tehty, saadaan siitä imoitus. (Vain tilaus) Kun tätä nappia painetaan, tilattu-sarakkeen määrät kopioidaan toimitettu-sarakkeeseen. (vain tilaus) Tilaus siirretään tulostamattomiin laskuihin ja suljetaan. Mikäli on tehty osatoimitus, saadaan kysymys mahdollisen jälkitoimituksen muodostamisesta. Tulostehallinta. Sisältö vaihtelee riippuen tapahtuman lajista (lasku, tilaus, tarjous jne ) Toimittajahinnastot, käistellään toisalla. Oikeaklikki tuo esiin tuotevertailun ei tomittajahinnastojen välillä. Spara och stäng. Sparar händelsen på hårdskivan. Det kan vara klokt att göra mellansparningar ifall man håller på med händelse som har många rader. Stänger händelsen utan att spara. Ifall ändringar har blivit gjorda, får man ett meddelande. (Endast order) När man trycker på denna knapp kopieras beställt-kolumnens innehåll till levererat-kolumnen. (Endast order) Ordern flyttas till outskrivna fakturor, sparas och stängs. Ifall man gjort en delleverans, får man en fråga om restleverans skall skapas. Utskriftshanteringen, innehållet varierar beroende på hurudan händelse det är fråga om. Leverantörsprislistorna, behandlas på annan plats Högerkickning på denna knapp tar fram produktjämförelse mellan olika leverantörsprislistor. Uusi rivi tapahtumaan. Normaalisti uusi rivi saadaan yksinkertaisesti painamalla nuoli-alas-näppäintä viimeisellä rivillä tapahtumassa. Mutta mikäli halutaan uusi rivi kahden olemassaolevan rivin väliin, käytetään tätä painiketta. Ny rad I händelsen. Normalt så får man en ny rad enklast genom att trycka på piltangent nedåt på sista raden I händelsen, men ifall man vill ha en ny rad mellan två befintliga rader, skall denna knapp användas. Kohdallaoleva rivi poistetaan tapahtumasta. Tar bort den aktuella raden ur händelsen. Kohdallaoleva rivi kopioidaan uudeksi samansisältöiseksi riviksi joka sjoitetaan tapahtuman loppuun. Aktuell rad kopieras till en ny rad med samma innehålla som kommer sist I händelsen. Tuotteiden etsintä-painike, sama toiminto kun F9 Produktsökningsknapp. Samma funktion som F9-knappen. 19

20 Asiakkaan alennustaulukko. Käsitellään asiakasrekisterin ohjeissa. Kundens rabatttabell. Denna sak behandlas I kundregistret.. Tuotehistoria Nopein tapa saada esille kohdallolevan rivin tuotehistoria. Produktstatistik Det snabbaste sättet att få fram aktuell rads produkthistoria. Kun tuotehistoria-painiketta käytetään, avautuu ensin näyttö jossa on kyseinen asiakas ja kyseinen tuote. Toisin sanoen onko tämä asiakas ostanut tuotetta aikaisemmin ja jos on, niin mihin hintaan. Jos painetaan 2-painiketta. saadaan esille kaikki asiakkaat ja nykyinen tuote. Eli kuka on ostanut tätä tuotetta ja mihin hintaan. 3-painike tuo esille nykyisen asiakkaan kaikki ostot.. Tilastotyökalu, käsitellään toisaalla Avaa tuotteen tiedot muokattavaksi mikäli kyseisellä rivillä on olemassaoleva tuote. Siirtää tuotteen ostotilukseen. Edellyttää ostotoimintojen asentamista ohjelmistoon.. Ohjelman ylläpito Tämä painike aiheuttaa sen että kaikki yksikköhinnat muunnetaan nettohinnoiksi ja alennus-sarake tyhjennetään. Tämä teksti tulee näkyviin mikäli asiakkaalla on olemassa alennuksia määriteltyinä alennustaulukossa. Tämän lisäksi ne tapahtumarivit jossa on alennettuja hintoja muuttuvat väriltään punaiseksi. När man trycker på produkthistoria-knappen, öppnas rutan med aktuell kund och aktuell produkt. Dvs har nuvarande kund köpt denna produkt förut och I så fall till vilket pris. Trycker man på 2-knappen, får man fram alla kunder och aktuell produkt. Dvs vem har köpt denna produkt och till vilket pris. Knapp nummer tre tar fram aktuell kunds alla inköp. Produktstatistiken. Behandlas på annan plats Tar fram produkten för editering ifall aktuell rad innehåller en befintlig produkt. Flyttar aktuell produkt till inköp. Förutsätter att inköpsordrarna är aktiva I systemet. Programmets underhållsfunktioner. När man trycker på denna knapp omvandlas alla enhetspriser till nettopriser och rabatt-kolumnens innehåll töms. Denna text är synlig ifall aktuell kund har avtalspriser. Dessutom blir de rader som har rabbatterade priser röda till sin färg. 20