TAPAHTUMAKYSELY KOUVOLAN KAUPUNGIN ELINKEINO TOIMELLE JA KULTTUURILAUTAKUNNALLE JÄRJESTÄJILLE TEETETYN KYSELYN TULOKSET

Transkriptio

1 KYMENLAAKSON AMMATTIKORKEAKOULU Liiketalous Reeta Anteroinen & Sonia Lensu TAPAHTUMAKYSELY KOUVOLAN KAUPUNGIN ELINKEINO TOIMELLE JA KULTTUURILAUTAKUNNALLE JÄRJESTÄJILLE TEETETYN KYSELYN TULOKSET Projektityö 2011

2 2 SISÄLTÖ JOHDANTO KYSYMYS1: Miten hyvin seuraavat väittämät mielestäsi kuvaavat yleisesti Kouvolaa tapahtumien järjestyspaikkana? Hyvät sisäiset kulkuyhteydet Hyvät ulkoiset kulkuyhteydet Hyvät majoituspaikat Monipuoliset oheispalvelut (esim. ravintolat, kaupat, myymälät, infopalvelut) Edullinen hintataso Riittävästi osaavaa työvoimaa (järjestysmiehiä, lipunmyyjiä, talkoolaisia jne.) Hyvä sijainti Etelä-Suomessa KYSYMYS 2: Kuinka monen tapahtuman järjestämiseen osallistuit Kouvolassa vuoden 2010 aikana? KYSYMYS 3: Millaisen / millaisten tapahtumien järjestämiseen olet osallistunut? KYSYMYS 4: Mitä mieltä olet seuraavista väittämistä koskien Kouvolan tapahtumia yleisesti? Tapahtumat ovat tärkeitä seudun elinkeinoelämän kannalta Tapahtumat lisäävät Kouvolan kiinnostavuutta muilla paikkakunnilla Kouvolassa pitäisi olla oma kansallisesti tunnettu suurtapahtuma (vrt. Pori Jazz, Salpausselän kisat, Savonlinnan oopperajuhlat jne.) On parempi, että kaupunki tukee muutamaa isoa tapahtumaa kuin muutamaa pientä Kansallisesti merkittävän suurtapahtuman järjestäminen Kouvolassa on realistista ja tarpeellista Kaupungilla pitäisi olla aktiivisempi rooli tapahtumien organisoinnissa Tarvitaan yhteistyöfoorumi, joka koordinoi tapahtumia ja estää päällekkäisyyksiä KYSYMYS 5: Mitä mieltä olet seuraavista väittämistä koskien omaa tapahtumaasi? Tapahtumani järjestämisessä on otettu huomioon eri ikäryhmien tarpeet Kouvolassa on laaja asiakaskunta tapahtumalleni Tapahtumaani osallistuu ihmisiä myös Kouvolan ulkopuolelta Järjestämäni tapahtuma on sijoittunut ajallisesti hyvin Tapahtumani järjestämispaikka on hyvä Tapahtumani järjestelyt toimivat hyvin Kaupunki tukee tapahtumaani riittävästi Järjestämälläni tapahtumalla olisi mahdollisuus kasvaa Kouvolan kärkitapahtumaksi Tekisin mielelläni yhteistyötä muiden tapahtumien järjestäjien kanssa Tapahtumani on nykyisellään sopivankokoinen KYSYMYS 6: Miten kuvailisit oman tapahtumasi tulevaisuutta Kouvolassa?... 18

3 3 7. KYSYMYS 7: Millaista tukea kaipaisit kaupungilta? KYSYMYS 8: Kouvolassa on tällä hetkellä yli sata pienempää tapahtumaa. Voisitko tehdä yhteistyötä muiden tapahtumajärjestäjien kanssa esimerkiksi yhdistämällä tapahtumat, jolloin kävijämäärä voisi kasvaa? KYSYMYS 9: Jos kaupunki järjestäisi tiedotus-/koulutustilaisuuden, jossa kerrotaan Kouvolan kaupungin tarjoamista palveluista/avusta tapahtumajärjestämiseen (rahoitus, tilat, luvat jne.), osallistuisitko? KYSYMYS 10: Minkä kokoinen tapahtuma (kävijämäärä) sopii mielestäsi parhaiten Kouvolaan? KYSYMYS 11: Jos Kouvolassa olisi kärkitapahtuma, mikä olisi tarpeeksi suuri kävijämäärä tapahtuman onnistumiseksi? KYSYMYS 12: Mikä mielestäsi on hyvää tapahtumien järjestämisessä Kouvolassa? KYSYMYS 13: Mikä mielestäsi vaatisi kehittämistä tapahtumien järjestämisen osalta Kouvolassa? KYSYMYS 14: Muuta kommentoitavaa Kouvolasta tapahtumien järjestämispaikkana / vapaa sana POHDINTAA KOUVOLAANKO SUURTAPAHTUMA?... 22

4 4 JOHDANTO Tapahtumaprojekti alkoi syksyllä 2010 tapahtumakartoituksella. Kartoituksessa listattiin mahdollisimman laajalti Kouvolan - ja joitakin Iitin - tapahtumia. Tapahtumien järjestäjille lähetettiin kyselyjä tapahtuman laajuudesta, ennakkoodotuksista sekä budjetin suuruudesta. Saatujen tietojen pohjalta tehtiin varsinaiset kyselyt kevään 2011 aikana. Kaikkiaan kysely oli kaksiosainen, joista ensimmäinen osa tehtiin kaupungin asukkaille ja toinen kohdistettiin järjestäjille, tavoitteena saada kummankin osapuolen näkemyksistä kattava otos, jonka perusteella kunnan tapahtumatuotantoa voitaisiin kehittää haluttuun suuntaan. Järjestäjäkyselyn tarkoituksena oli selvittää järjestäjien näkemyksiä Kouvolan tapahtumista, niiden kehittymismahdollisuuksista, osallisten halukkuudesta yhteistyöhön muiden järjestäjien kanssa, sekä yhtenä tärkeimmistä, järjestäjien näkemykset koskien mahdollista suurtapahtumaa. Kyselyn toimeksiantajina olivat Kouvolan elinkeinotoimi ja kulttuurilautakunnan alainen tapahtumatyöryhmä sekä toteuttajana Kymenlaakson ammattikorkeakoulun opiskelijoita. Kyselyitä järjestäjille lähetettiin kaikkiaan noin 70 kappaletta, mutta vastauksia saatiin vain kuusi. Huono vastausprosentti voi johtua siitä, etteivät pienempien tapahtumien järjestäjät kokeneet tämän kaltaista kyselyä tarpeelliseksi tai aikaa vastaamiselle ei ollut. Kuuden vastaajan tulokset ovat huonosti yleistettävissä ja näin ollen tuloksia tuleekin tarkastella vain osittain suuntaa antavina eikä niiden perusteella voida tehdä yleistäviä päätelmiä.

5 5 1. KYSYMYS1: Miten hyvin seuraavat väittämät mielestäsi kuvaavat yleisesti Kouvolaa tapahtumien järjestyspaikkana? 1.1 Hyvät sisäiset kulkuyhteydet 1.2 Hyvät ulkoiset kulkuyhteydet

6 6 1.3 Hyvät majoituspaikat 1.4 Monipuoliset oheispalvelut (esim. ravintolat, kaupat, myymälät, infopalvelut)

7 7 1.5 Edullinen hintataso 1.6 Riittävästi tapahtumissa kävijöitä

8 8 1.7 Riittävästi osaavaa työvoimaa (järjestysmiehiä, lipunmyyjiä, talkoolaisia jne.) Kun kysymyksen tulosta vertaa aikaisemman kysymyksen tulokseen kävijöiden riittävyydestä, havaitaan, että järjestäjien osaamista löytyy kyllä, mutta kävijöitä ei välttämättä riitä suurtapahtumaksi asti, ellei sitten ulkopaikkakunnalta tule huomattava osa osallistujista.

9 9 1.8 Hyvä sijainti Etelä-Suomessa 2. KYSYMYS 2: Kuinka monen tapahtuman järjestämiseen osallistuit Kouvolassa vuoden 2010 aikana? Frekvenssi % , , , ,7 Yht ,0 3. KYSYMYS 3: Millaisen / millaisten tapahtumien järjestämiseen olet osallistunut? (Koko (Musiikkita- (Lasten (Markkinat) (Messuta- perheen (Kulttuurita- (Urheiluta- (Yleisö- pahtumat) tapahtumat) pahtumat) tapahtumat) pahtumat) pahtumat) luennot)

10 10 4. KYSYMYS 4: Mitä mieltä olet seuraavista väittämistä koskien Kouvolan tapahtumia yleisesti? 4.1 Tapahtumat ovat tärkeitä seudun elinkeinoelämän kannalta. 4.2 Tapahtumat lisäävät Kouvolan kiinnostavuutta muilla paikkakunnilla

11 Kouvolassa pitäisi olla oma kansallisesti tunnettu suurtapahtuma (vrt. Pori Jazz, Salpausselän kisat, Savonlinnan oopperajuhlat jne.) 4.4 On parempi, että kaupunki tukee muutamaa isoa tapahtumaa kuin muutamaa pientä

12 Kansallisesti merkittävän suurtapahtuman järjestäminen Kouvolassa on realistista ja tarpeellista 4.6 Kaupungilla pitäisi olla aktiivisempi rooli tapahtumien organisoinnissa

13 Tarvitaan yhteistyöfoorumi, joka koordinoi tapahtumia ja estää päällekkäisyyksiä Kun tulosta vertaa kuntalaisten kommentteihin informaation puutteellisuudesta ja tiedottamisen parantamisesta, voisi yhtenä ratkaisuvaihtoehtona olla yhden henkilön tai tiimin nimittäminen, joka koordinoisi tapahtumia ja toimisi yhteyshenkilönä viestinnän ja markkinoinnin suhteen. Näin tiedottaminen olisi niin sanotusti yhden ihmisen takana. Näin tapahtumien ideoiminen ja käytännön järjestäminen toimisi omana osa-alueenaan ja tiedottaminen omanaan, vaikka se vaatiikin saumatonta yhteistyötä molempien tahojen kesken. Samalla viestinnän yhteyshenkilö voisi toimia linkkinä muiden tapahtumajärjestäjien kanssa. Toiseksi vastauksessa huomiota herättää ristiriita sen suhteen, että muutama järjestäjä vastasi, että olisi hyvä olla tunnettu suurtapahtuma, mutta kuitenkin kaupungin pitäisi tukea monia pieniä tapahtumia eikä paria isoa. Eli tieto on ristiriitaista, mitä todella halutaan ja mihin ollaan valmiita. Vastausta voisi tulkita niin, että yksi jos toinenkin järjestäjä haluaa pitää kiinni omasta pienestä tapahtumastaan ja saada sille tukea, mutta tarvittaessa yhteistyötä voitaisiin tehdä uuden suurtapahtuman luomiseksi (jolle tietenkin myös rahoitusta). Tällöin suurtapahtuma tulisi lukuisten pienien, omaleimaisten, tapahtumien keskelle. Yhtenä vaihtoehtona voisi olla useamman pienen tapahtuman linkittäminen ajallisesti yhdeksi kokonaisuudeksi yhden nimen alle. Tuloksena olisi siis jonkinlainen kaupunkifestari, joka voisi tarjota yhdelle jos toisellekin kävijälle heidän haluamiaan

14 14 asioita ja järjestäjät saisivat pitää omat tapahtumansa. Tämän tyyppinen, kokoava tapahtuma on esimerkiksi Helsingin Flow-festivaali. 5. KYSYMYS 5: Mitä mieltä olet seuraavista väittämistä koskien omaa tapahtumaasi? 5.1 Tapahtumani järjestämisessä on otettu huomioon eri ikäryhmien tarpeet Kaikki vastaajat vastasivat olevansa väitteen kanssa täysin samaa mieltä. 5.2 Kouvolassa on laaja asiakaskunta tapahtumalleni

15 Tapahtumaani osallistuu ihmisiä myös Kouvolan ulkopuolelta 5.4 Järjestämäni tapahtuma on sijoittunut ajallisesti hyvin

16 Tapahtumani järjestämispaikka on hyvä 5.6 Tapahtumani järjestelyt toimivat hyvin Kaikki vastaajat olivat väitteen kanssa täysin samaa mieltä. 5.7 Kaupunki tukee tapahtumaani riittävästi

17 Järjestämälläni tapahtumalla olisi mahdollisuus kasvaa Kouvolan kärkitapahtumaksi 5.9 Tekisin mielelläni yhteistyötä muiden tapahtumien järjestäjien kanssa

18 Tapahtumani on nykyisellään sopivankokoinen 6. KYSYMYS 6: Miten kuvailisit oman tapahtumasi tulevaisuutta Kouvolassa? Kysymykseen saatiin seuraavanlaisia vastauksia: Ihmisiä (kävijöitä) riittää ja toivottavasti myös talkoolaisia, tapahtuma alkaa olla jo perinne Kouvola on karaokekaupunki, kiitokset siitä Karaoke Club Kouvola ry.lle. Kaksi Guinessin maailmanennätystä puhuvat puolestaan. Nykyinen Karaoke Festivaltapahtuma kiinnostaa myös ulkopaikkakuntalaisia, mukaan lukien muut Suomessa toimivat karaokeyhdistykset. Tulevaisuus on. Tapahtuma vetää väkeä niin Kouvolasta kuin sen ulkopuoleltakin. Kouvolan tulisi tukea nimenomaan markkinointia, koska tapahtumajärjestäjät eivät useinkaan ymmärrä panostaa riittävästi markkinointiin. Uusi mielenkiintoinen tapahtuma, jolla on kaikki mahdollisuudet vakiintumiseen ja vetovoimaisuuteen, vaikka onkin marginaalinen sisällöltään.

19 19 7. KYSYMYS 7: Millaista tukea kaipaisit kaupungilta? (Markkinointiin osallistuminen/ (Osaaminen/kok (Markkinoinnin mukaan emus (Taloudellinen (Paikan ja mainonnan kaupungin tapahtumajärjest tuki) järjestäminen) järjestäminen) esitteisiin tms.) ämisestä) (Muu) Kohtaan muu vastattiin seuraavaa: Kaupunki voisi tarjota paljon hyödykkeitä (tiloja, rahaa, mainostilaa), jotka ovat jossain tapauksissa kaupungille jopa ilmaisia tai vähintäänkin melko edullisia. Näistä taas tapahtumajärjestäjä saattaa maksaa huomattavia summia kolmansille osapuolille. 8. KYSYMYS 8: Kouvolassa on tällä hetkellä yli sata pienempää tapahtumaa. Voisitko tehdä yhteistyötä muiden tapahtumajärjestäjien kanssa esimerkiksi yhdistämällä tapahtumat, jolloin kävijämäärä voisi kasvaa? Kysymykseen saatiin vastaukseksi seuraavanlaisia kommentteja: Jos tarkoitusperät tapahtumalle ovat yhtenevät ja suuntautuminen suunnilleen sama niin miksei Kyllä, osittain. Haluamme kuitenkin pitää Karaoke Festival tapahtuman luonteen omanamme sekä selkeytetysti tietyllä tavalla erillään. Olemmehan vuosia tehneet töitä sen eteen aivan itse! Voisin tehdä yhteistyötä niin että käyttäisimme samoja vapaaehtoisia, esim. järkkäreitä. Yhteiset listat talkoolaisista kenelle voisi soittaa. Voisin tietysti, jos sisällöllisesti tapahtumat sopisivat ja yhdistämisellä saavutettaisiin mielekästä lisäarvoa tapahtumalle. Mutta en kannata väkisin yhdistämistä. Pienuus ei ole pahe tai paha. Voisin. Luonnollisestikaan oman tapahtuman syvimmistä periaatteista ei voida tinkiä (päihteetön tapahtuma ei voi ruveta anniskelemaan jne) mutta jo pelkästään tapahtumakompleksin muodostaminen olisi fiksua.

20 20 Vastauksista käy ilmi, että teoreettiset mahdollisuudet yhteistyölle ovat. Toimisiko yhteistyö käytännössä esimerkiksi siinä tapauksessa, että kahta samansisältöistä tapahtumaa koetettaisiin yhdistää yhdeksi suuremmaksi? Löytyisikö järjestäjiltä yhteinen sävel löytää molemmille osapuolille sopiva kompromissi, jossa molempien tapahtumien hyvät puolet saataisiin yhdistettyä vai kariutuuko yhteistyö siihen, että molemmat haluavat pitää kiinni heille tärkeistä asioista? Jotta tapahtumia voitaisiin saada yhdistettyä, täytyisi yhdistämisen tuoda selkeää lisäarvoa yhteistyötä tekeville. Kuten yksi vastaaja mainitsikin, pakottaminen ei ole vaihtoehto, vaan yhdistymisen täytyy lähteä osapuolien vapaasta tahdosta. 9. KYSYMYS 9: Jos kaupunki järjestäisi tiedotus-/koulutustilaisuuden, jossa kerrotaan Kouvolan kaupungin tarjoamista palveluista/avusta tapahtumajärjestämiseen (rahoitus, tilat, luvat jne.), osallistuisitko? Kyllä vastauksia tuli 5 kpl ja vain yksi vastasi, ettei halua osallistua. Syy tähän on ajanpuute tai jos vastaaja tietäisi, ettei tilaisuus kehittäisi hänen osaamistaan millään tavalla. 10. KYSYMYS 10: Minkä kokoinen tapahtuma (kävijämäärä) sopii mielestäsi parhaiten Kouvolaan?

21 KYSYMYS 11: Jos Kouvolassa olisi kärkitapahtuma, mikä olisi tarpeeksi suuri kävijämäärä tapahtuman onnistumiseksi? 12. KYSYMYS 12: Mikä mielestäsi on hyvää tapahtumien järjestämisessä Kouvolassa? Vastauksena saatiin: Ainakin nuorisotapahtumille annetaan hyvä tuki kaupungin puolelta. Kätevää on myös hyvät liikenneyhteydet joka puolelle Suomea. Ongelma on lähinnä niiden järkyttävät hinnat. Hyvät kulkuyhteydet ja tarpeeksi kiinnostunutta väkeä jo omastakin takaa, sopivasti pesämunaksi. Monipuolisuus ja talkootyö. Tiloja/saleja/paikkoja täällä on! Myös kokemusta tapahtumien järjestämisestä. 13. KYSYMYS 13: Mikä mielestäsi vaatisi kehittämistä tapahtumien järjestämisen osalta Kouvolassa? Koordinaatio, rahoitus ja markkinointi Koordinointi, päällekkäisyyksien välttäminen, pitkän linjan suunnittelutyö, työnjaon selkeyttäminen, päätöksenteon napakoittaminen

22 22 Kouvolassa yritetään tehdä samanlaisia tapahtumia kuin kaikkialla muuallakin. Kun tehdään samanlaista kuin muuallakin, yrittäjiä on 20 tusinassa, joka tarkoittaa kovaa kilpailua, mikä taas tarkoittaa pulaa kävijöistä, josta seuraa floppi jne. Esimerkiksi Pori. Mielenkiinto kaupungin suunnalta Yhteistyö kaupungin tahojen sisällä ensin kuntoon ennen kuin aletaan yhdistelemään muita tahoja! Kulttuuri/nuorisotoimi yhteen hiileen puhallusharjoituskai. Voisi myös miettiä, kun kaupungilla ei ole resursseja minkään tekemiseen, että työt teetettäisi muilla yhteistyö tahojen/seurojen/järjestöjen/kaupungin/seurakunnan yms. kesken vaatii kehittämistä 14. KYSYMYS 14: Muuta kommentoitavaa Kouvolasta tapahtumien järjestämispaikkana / vapaa sana hankalaksi tehdään monta asiaa tahallaan Kouvolan jäähalli on loistava tapahtumapaikka. Tosin Kouvolaan tarvittaisiin lisää isoja halleja. Monitoimihalli voisi olla kova juttu. Lisäksi Kouvolan ei kannata keksiä polkupyörää uudestaan vaan tukea olemassa olevia konsepteja. 15. POHDINTAA KOUVOLAANKO SUURTAPAHTUMA? Kun molempien kyselyiden tuloksia tutkitaan, saadaan aika hyvä käsitys siitä, että tarvetta ja toivetta suurtapahtumalle on. Sekä järjestäjätahot että kuntalaiset ovat sitä mieltä, että suurtapahtuman järjestäminen olisi mahdollista. Tuloksia tulkittaessa on otettava huomioon, että varsinkin järjestäjäkyselyssä vastausprosentti on huono ja todellisuudessa tapahtumien takana on paljon suurempi joukko ihmisiä, joiden ääni ja toiveet eivät nyt tulleet kuuluville. Syy kyselyn heikkoon vastausprosenttiin on mielenkiintoinen asia jo sinänsä. Eivätkö järjestäjät kokeneet kyselyä tarpeelliseksi välineeksi kehittämään tapahtumatoimintaa? Ovatko pienien tapahtumien järjestäjät liian kiireisiä omien töidensä ohella vastaamaan? Eivätkö kyselyt tavoittaneet kohdehenkilöitä? Kysely kuitenkin lähetettiin enimmäkseen niille järjestäjille, jotka olivat vastanneet aiemmin taustatutkimukseemme ja antaneet tietoja tapahtumastaan.

23 23 Tuota tapahtumakartoitusta tehdessä oli vastaavanlaisia ongelmia yhteydenotoissa. Tietojen hankinta oli nihkeää. Vastausten perusteella voidaan kuitenkin todeta, että sujuva yhteistyö ja informaation kulku kaikkien osapuolien kesken olisi etu monelle, koska näin esimerkiksi ajallisia päällekkäisyyksiä voitaisiin ehkäistä. Kuntalaiskyselyn vastaajat olivat enimmäkseen yli 40 vuoden ylittäneitä, jolloin esimerkiksi nuorten mielipiteet jäivät vähemmälle. Ikäjakauman epätasaisuus näkyi varsinkin toiveissa saada enemmän kulttuuritapahtumia. Yhteisenä piirteenä löytyi kuitenkin kaipuu saada jonkinlainen musiikkitapahtuma, joka ei kustantaisi paljon ja tarjoaisi mahdollisimman monipuolisesti erilaisia genrejä. Käytännössä kaikkia ei voi miellyttää samaan aikaan, joten aina löytyy niitä, jotka purnaavat järjestetystä tapahtumasta, koska oma lempibändi ei soittanutkaan. Ennen kuin Kouvolaan voidaan järjestää suurtapahtuma, on ratkaistava käytännön ongelmia. Ensinnäkin tapahtuman sijainti: missä on tarpeeksi tilaa suurehkolle tapahtumalle, jotta osallistuminen siihen on helppoa. Tämä käsittää siis paikkakunnalle tulon ja majoittumisen. Myös kunnan omille asukkaille pitäisi pystyä tarjoamaan helppo ratkaisu osallistumiseen. Itse tapahtuma vaatii tilan/paikan, joka voidaan tarpeen vaatiessa rajoittaa. Tapahtuma ei saisi myöskään sotkea totaalisesti kaupungin muuta elämää. Onko Kouvolassa tarvittavia resursseja? Toinen ongelma on se, että tapahtuman pitäisi olla niin omaleimainen, että se jaksaisi herättää kiinnostusta muissakin kuin paikallisissa. Suuria festareita on jo nyt ympäri Suomea kilpailemassa kävijöistä. Suuri tapahtuma vaatii suuren luokan investointeja ja budjetin. Mistä hankitaan rahoitus? Jos tapahtumaa rakennetaan veroeuroilla, on niiden käyttö ja kohdistaminen miettivä tarkoin. Tiedottamisen ja yhteydenpidon parantaminen on kehitettävien asioiden listan kärjessä eikä sen merkitystä voi liikaa korostaa. Jotta Kouvolan seudun tapahtumajärjestämiseen voitaisiin saada virtaviivaisuutta, täytyisi olla jokin taho, joka pitäisi yhteyttä eri järjestäjien tahoilla ja huolehtisi tiedottamisesta ja viestinnästä.

24 24 Jos oletetaan, että perustettaisiin erillinen tiimi, joka hoitaisi koordinaation mukaan lukien konkreettiset yhteydenpidot järjestäjätahoihin ja tapahtumista tiedottamisen, on kyseenalaista, miten pienet järjestäjätahot saataisiin toimintaan mukaan. Päällimmäinen tunne on se, että jotkut järjestäjät pelkäävät menettävänsä omien tapahtumiensa hallinnan, mikä voi vaikeuttaa yhteistyötä. Kouvolasta löytyy paljon taidokkaasti järjestettyjä tapahtumia. Näiden järjestäjien osaamisen hyödyntäminen kannattaa.