RYHMÄMENTOROINTI KIELTEN LAITOKSELLA

Transkriptio

1 RYHMÄMENTOROINTI KIELTEN LAITOKSELLA Jyväversitas-hankkeen loppuraportti Minna Lapakko Marianne Peltola Anna Mäkelä Yhteistyössä: Student Life, Kielten laitos ja Työelämäpalvelut 2016

2 SISÄLLYSLUETTELO TIIVISTELMÄ... 1 TAVOITTEET... 2 TOIMIJAT... 4 Projektitiimi... 4 Aktorit ja mentorit... 4 Yhteistyökumppanit... 5 TOIMINTA... 6 Muutokset alkuperäiseen suunnitelmaan TOTEUMA Onnistumiset Ongelmat Osallistujien kommentteja ja palautetta TULEVAISUUS Jatko Käyttölaajennus... 18

3 KEHITYSIDEOITA Ryhmämentorointi Jyväversitas-hankkeet KUSTANNUKSET Kulurakenne YHTEYSTIEDOT... 24

4 TIIVISTELMÄ Ryhmämentorointi-projekti järjestettiin Jyväskylän yliopiston Kielten laitoksella vuoden 2016 aikana. Projekti oli yksi kolmesta Jyväskylän yliopiston Student Lifen mahdollistamista Jyväversitashankkeista. Jyväversitas on Student Lifen koordinoima uusi yhteistyömuoto, jonka avulla haetaan opiskelijalähtöisiä ideoita opiskelun tukemiseen, innostamiseen ja sujuvoittamiseen. Ryhmämentoroinnin ideana on tukea opiskelijoita, jotta he pääsisivät siirtymään työelämään mahdollisimman pian valmistumisen jälkeen. Ryhmämentoroinnissa mentori ohjaa pientä noin 4-6 opiskelijan aktoriryhmää. Ryhmät tapaavat säännöllisesti ja käsittelevät itsetuntoon, ammatilliseen identiteettiin ja työelämään liittyviä teemoja. Ryhmämentoroinnissa tärkeässä roolissa mentorilta saadun tuen lisäksi on muilta opiskelijoilta saatu vertaistuki. Lisätietoa Ryhmämentorointi-projektista voi lukea hankkeen kotisivuilta osoitteesta: entorointi 1

5 TAVOITTEET Projektin tavoitteena oli opiskelijoiden omien vahvuuksien löytäminen, ammatillisen identiteetin kirkastaminen ja työelämään siirtymisen helpottaminen. Tavoitteen saavuttamiseksi projektissa muodostettiin mentoriryhmiä, joissa kokenut työelämän osaaja ja itsekin Kielten laitoksen alumni ohjasi 4-6 hengen opiskelijaryhmää. Kaikki opiskelijat olivat kielten laitoksen loppuvaiheen opiskelijoita. Mentoroinnin tarkoituksena on tukea opiskelijoita omien työllistymishaaveiden kartoittamisessa ja niiden konkretisoinnissa. Mentorille ryhmämentorointi puolestaan antoi mahdollisuuden kehittää omia ohjaustaitojaan sekä saada opiskelijoilta uusia ajatuksia myös omalle työuralle. Ryhmämentoroinnissa yhdistyvät henkilökohtainen ohjaus ja vertaistuki. Seuraavassa kuvassa ryhmämentoroinnin tavoitteita on tarkasteltu erikseen opiskelijan eli aktorin, mentorin ja yliopiston näkökulmista. Opiskelijan näkökulmasta tärkeintä oli tarjota opiskelijoille paikka, jossa omista urahaaveista ja jopa työelämään liittyvistä mahdollisista peloista on turvallista keskustella. Mentoreille projekti tarjosi puolestaan mahdollisuuden päästä hyödyntämään omia kokemuksiaan työelämästä ja sitä kautta tukemaan opiskelijoita. Yliopiston näkökulmasta projektin tavoitteena oli toimia pilottihankkeena, jonka myötä ryhmämentorointi myöhemmin vakiintuisi koko yliopiston laajuiseksi toimintamalliksi. 2

6 Projektin tavoitteisiin liittyy myös Ryhmämentorointi-logo. Logon kädet viittaavat yhteisöllisyyden lisäksi suomalaisen viittomakielen perhosta tarkoittavaan viittomaan. Mentoroinnin tavoitteena onkin saada opiskelija kuoriutumaan perhosena kotelostaan ja siirtymään liihotellen työelämään. 3

7 TOIMIJAT PROJEKTITIIMI Projektitiimin muodostivat kolme kielten laitoksen opiskelijaa eri pääaineista. Meitä kaikkia yhdisti edessä häämöttänyt valmistuminen ja sitä seuraava jännitys siitä, mihin valmistumisen jälkeen päätyisimme. Huomasimme myös monen muun samassa vaiheessa olevan opiskelijan pohtivan samanlaisia asioita, ja ajattelimme, että ryhmämentorointi voisi osaltaan helpottaa näitä kysymyksiä pohtivien opiskelijoiden elämää. Kun kuulimme Jyväversitas-hankkeesta, emme voineet jättää tilaisuutta käyttämättä. Projektitiimistä Minna oli itse ollut vuoden 2016 alusta asti aktorina Suomen Mentorit ry:n mentoroinnissa ja kokenut sen erittäin hyödylliseksi. Kuulimme myös, että Helsingin yliopistossa ryhmämuotoista mentorointia oli järjestetty muutaman vuoden ajan, ja aihe tuntui olevan kovasti pinnalla myös mediassa. Olimme varmoja siitä, että tällaiselle toimintamallille olisi kysyntää myös Jyväskylän yliopiston opiskelijoiden keskuudessa. AKTORIT JA MENTORIT Kaikki aktorit olivat Kielten laitoksen loppuvaiheen opiskelijoita. Heidän hakemuksissaan nousi esiin ennen kaikkea tietämättömyys uravaihtoehtoja kohtaan, oman osaamisen tunnistaminen ja sen esille tuominen, työllistymisvaihtoehtojen ennakkoluuloton tarkastelu, siirtyminen opiskelijaelämästä työelämään, epävarmuus 4

8 omista kyvyistä sekä se, mistä tietää, mihin työhön juuri itse sopii. Kaikki 39 mukaan hakenutta aktoria pääsivät mukaan, joskin pari heistä ei lopulta osallistunut ryhmänsä toimintaan. Ryhmien koot vaihtelivat 3-6 aktorin välillä. Aktoreiden oli mahdollista suorittaa osa maisterin portfoliosta ryhmämentoroinnista pitämällään oppimispäiväkirjalla, ja muutama opiskelija tähän mahdollisuuteen tarttuikin. YHTEISTYÖKUMPPANIT Yhteistyökumppaneinamme projektissa toimivat Kielten laitos sekä Työelämäpalvelut. Kielten laitokselta Tiina Suominen, Anna-Maria Strengell, ja Kirsi Pakkanen-Kilpiä olivat mukana projektin suunnittelussa. Työelämäpalveluista puolestaan Annamari Rovamo oli mukana suunnittelussa. Pakkanen-Kilpiä ja Rovamo pitivät myös pienet puheenvuorot mentoroinnin aloitustilaisuudessa Pakkanen-Kilpiä keskittyi puheessaan siihen, kuinka merkittävä hanke tämä oli Kielten laitokselle, kun taas Rovamo puhui itsetuntemuksen ja työelämätiedon merkityksestä oman työpolun hahmottamisessa. Projekti toteutettiin osana Student Lifen toimintaa, joten myös Student Life oli yhtenä yhteistyökumppanina. Student Life rahoitti Jyväversitas-hankkeet ja siten mahdollisti koko projektin toteutuksen. 5

9 TOIMINTA Projekti jakautui karkeasti kahteen vaiheeseen: kevään ja kesän kestäneeseen suunnitteluun sekä varsinaiseen ryhmien toimintaan syksyllä. Projektitiimin osalta eniten työtä vaadittiin ajallisesti huhtikuusta syyskuuhun ulottuvalla ajanjaksolla. Tällöin rekrytoitiin mentorit ja aktorit, sekä laadittiin heille opas. Lokakuusta joulukuuhun ryhmät pyörivät itsenäisesti, jolloin tiimin osalta keskityimme hankkeen jatkon suunnitteluun ja yhteydenpitoon osallistujien kanssa. Ryhmät tapasivat syyskuun aloitustilaisuuden ja joulukuun päätöstilaisuuksien välillä vähintään neljä kertaa oman aikataulunsa mukaisesti. Ryhmämentorointi-projektin aikataulu vuonna 2016 oli seuraava: Helmi-maaliskuu projektihakemuksen kirjoittaminen projektihakemuksen jättö Student Life -ohjausryhmän ohjausryhmän päätös Huhti-toukokuu projektin suunnittelua ja aikataulutusta, työnjakoa projektin esittely laitoskokouksessa huhtikuussa 6

10 vierailu Helsingin yliopiston Ryhmämentorointi-projektista vastaavan Minna-Rosa Kanniaisen luona projektille luotiin Facebook-sivu sekä kotisivu Kielten laitoksen Työelämä-osion alle tiedottamista varten kiinnostavien mentoriryhmien teemojen kartoitus Facebookkyselyllä sekä teemojen päättäminen mentoreiden etsiminen & rekrytointi perehtyminen ryhmämentorointiin toimintamuotona alustava mainostaminen syksyn aktorihausta Mentoreiden rekrytoinnissa käytimme apuna Kielten laitoksen alumnilistaa, alumnitarinoita sekä omia henkilökohtaisia kontaktejamme. Opiskelijoiden kiinnostusta eri teemoja kohtaan kartoitimme Facebook-kyselyllä, jonka perusteella ryhmien teemoiksi ja mentoreiksi valikoituivat seuraavat: Jatko-opinnot & tutkimus: Sanna Lehtola Opetusala: Veera Virtanen Suunnittelu & hallinto: Pia Bärlund Viestintä, media & markkinointi: Anniina Turunen Yrittäjyys, markkinointi & konsultointi: Jussi Junikka Jokeri - jotain ihan muuta!: Linda Saukko-Rauta Kansainvälisyys ja tapahtumatuotanto: Taru-Maija Heilala- Rasimov Kesäkuu kysely mentoreille mentoriesittelyjen kirjoittaminen vastausten perusteella opiskelijoille markkinoinnin ja tiedottamisen aloitus ryhmämentorointioppaan kirjoittaminen Teetimme mentoreilla kyselyn, jonka pohjalta heistä kirjoitettiin esittelytekstit Ryhmämentoroinnin kotisivuille. 7

11 Elokuu mentoreiden ja mentoriryhmien teemojen julkistaminen markkinointia opiskelijoille, mainosvideo ryhmämentorointioppaan laatiminen (liitteenä) aktoreiden hakulomakkeen laatiminen Teetimme mainosvideon, jonka tavoitteena oli kerätä näkyvyyttä projektille ja saada opiskelijat innostumaan hakemaan mukaan. Videolla kokemuksiaan mentoroinnista kertoivat tiimiläisemme Minnan mentori Suomen Mentoreista sekä Helsingin yliopistossa ryhmämentorointiin osallistunut opiskelija. Syyskuu markkinointia ja tiedotusta: projektin esittely maisterin portfolio -kurssilla aktorihaun koordinointi syyskuun alussa hakemusten läpikäynti ja mentoriryhmien muodostus info / tutustuminen mentoreiden kesken aloitustilaisuus o ryhmät tutustuivat ja laativat ryhmämentorointisopimuksen Mentoreille ja aktoreille yhteinen aloitustilaisuus järjestettiin Lea Pulkkisen salissa Ennen tätä tapasimme mentoreiden ja projektitiimin kesken: tutustuimme ja vaihdoimme ajatuksia tulevasta syksystä. Aktoreiden hakulomakkeiden pohjalta kokosimme kullekin mentorille lyhyet koosteet siitä, mitä hänen ryhmänsä tulevat 8

12 aktorit ennen kaikkea mentoroinnilta odottavat. Seuraavien kahden kuukauden aikana ryhmät kokoontuivat itsenäisesti vähintään neljä kertaa, useat ryhmät jopa 6 kertaa. Marraskuu ryhmät pyörivät itsenäisesti yhteydenpitoa osallistujiin tarpeen mukaan aktoreiden välipalautteen kerääminen projektin jatkon suunnittelu opas jatkajille Koska välipalautteiden perusteella tällaiselle toimintamuodolle todellakin havaittiin olevan kysyntää, aloimme yhä konkreettisemmin luoda projektille jatkoa. Kirjoitimme jatkajille oppaan, jossa projektin työvaiheet on eritelty ja ohjeet vaiheiden toteuttamiseksi annettu. Joulukuu Contact Forum -rekrytapahtuma Helsingissä 7.12 päätöstilaisuus Lea Pulkkisen salissa aktoreiden ja mentoreiden loppupalautteen kerääminen ja aineiston käsittely projektin jatkon suunnittelu ja jatkajien rekrytointi Järjestimme ryhmämentorointiin osallistuneille mahdollisuuden ilmaiseen bussikuljetukseen Contact Forum -uramessuille Helsinkiin. Kartoitimme kiinnostusta välikyselyssä ja ilmenneen kiinnostuksen turvin järjestimme kyydityksen. Avasimme ilmoittautumisen myös muille kuin mentorointiin osallistuneille, mutta pienoisena pettymyksenä mukaan lähti lopulta vain 10 opiskelijaa. 9

13 Päätöstilaisuudessa JYYn toiminnanjohtaja Mari Kröger piti lyhyen puheenvuoron liittyen työelämän myytteihin. Hän onnistui puheellaan tulemaan lähelle opiskelijoita ja oli nappivalinta puhujaksi! Aktoreilta päätöstilaisuuden jälkeen kerätty loppupalaute toimii samalla myös aineistona ruotsin kielen opiskelija Katja Saarisen pro gradu -tutkielmassa. Projektille löytyi kolme jatkajaa mukana olleista aktoreista. Vuosi 2017 jatkajien perehdytys tammi-helmikuussa loppupalautteen tarkempi analyysi ja kehitystyö sen pohjalta MUUTOKSET ALKUPERÄISEEN SUUNNITELMAAN Alkuperäinen projektisuunnitelma muuttui projektin edetessä jonkin verran. Suurimmat muutokset koskivat budjettia. Alun perin budjetissa olimme varanneet rahaa mm. tilakustannuksia varten, mutta loppujen lopuksi tilakustannukset eivät tulleetkaan meidän maksettavaksemme. Projektin lähestyessä loppuaan huomasimme budjetissamme olevan vielä varaa, joten päätimme järjestää aktoreille ilmaisen bussikuljetuksen Helsingissä järjestettäville Contact Forum -rekrytointimessuille. Lisäksi korvasimme mainosposterit videolla, joka säilyttää paremmin hyödynnettävyytensä myös tulevilla mentorointikierroksilla. Olimme myös budjetoineet palkkioita aloitus- ja päätöstilaisuuksien puhujille. Kartoitettuamme sopivia puhujia päädyimme siihen, että helpompaa on etsiä puhujat yliopiston sisältä, sillä puheenvuorot olivat kuitenkin lyhyitä (n. 20 min). 10

14 TOTEUMA ONNISTUMISET Projektin alkupään jännitys on projektitiimissä vaihtunut vahvaksi varmuudeksi siitä, että päätös järjestää mentorointipilotti Kielten laitoksella oli oikea. Olemme saaneet mentorointiin osallistuneilta opiskelijoilta paljon positiivista palautetta - juuri tällaista ajatusten vaihtoa tulevaisuudesta ja työelämästä on kaivattu. Olemme monta kertaa miettineet, että olisimme opintojemme loppuvaiheessa kaivanneet sitä itsekin. Saman nostivat esiin useat mentori, kun kysyimme heitä keväällä mukaan tähän projektiin. Tämä oli ensimmäinen kerta, kun olimme vastuussa tämän kokoluokan projektista. Samaan aikaan aloittelimme kaikki omia urapolkujamme ja syksyllä työskentelimmekin jo kaikki kokopäiväisesti. Tämä aiheutti osaltaan haasteita projektin koordinointiin ennen kaikkea syksyllä. Projektissa onnistuttiin erityisesti mentoreiden ja opiskelijoiden löytämisessä. Kaikki kysytyt mentorit lähtivät mielellään mukaan, ja saimme hyvän määrän opiskelijahakemuksia syyskuussa. Mentoroinnille oli siis selvästi kysyntää opiskelijoiden joukossa, ja myös alumnit kokivat mentoroinnin tärkeäksi. Projektin vaatimien ohjeistusten ja kyselyjen tuottaminen onnistui myös hyvin. Sekä mentoreille että opiskelijoille tiedoksi kirjoitettu 11

15 Ryhmämentorointi-opas sai kiitosta kohderyhmältä. Myös mentoritietojen kerääminen, opiskelijahaun toteuttaminen ja palautteen kerääminen onnistuivat ketterästi sähköisen kyselytyökalun avulla. Onnistumisena voidaan pitää myös sitä, kuinka ryhmämentorointi osaltaan vahvistaa alumniyhteistyötä. Ryhmämentorointi tarjoaa opiskelijoille suoran kontaktin siihen, mihin kielten laitokselta valmistuvat oikein voivat työllistyä. Tämä on konkreettinen apu varsinkin aloilla, joissa opintoihin ei kuulu harjoittelua. ONGELMAT Opiskelijoilta kerätyn välipalautteen perusteella suurin osa aktoreista koki ryhmämentoroinnin vastanneen odotuksiaan ja mentorin tarjonneen kaivattua tukea. Erityistä kiitosta annettiin vertaistuesta, työelämätietoisuuden lisäämisestä sekä mentorin inspiroivuudesta. Toisaalta pyyhkeitä annettiin liian isosta tai tavoitteiltaan sekalaisesta ryhmästä, eikä mentorinkaan kanssa menneet kaikilla kemiat yhteen. Myös mentorointipilotin lyhyttä kestoa kritisoitiin. Toisaalta eräs opiskelija näki lyhyen keston myös etuna, sillä silloin jokaisesta tapaamisesta haluttiin ottaa kaikki irti, eikä aikaa kulunut turhaan jaaritteluun. Yhdeksi lukukaudeksi on myös helpompi sekä aktoreiden että mentoreiden sitoutua. Haasteita projektin aikana tuottivat myös projektitiimin rajalliset resurssit ja etätyö. Projektin perusteellisempi koordinointi olisi onnistunut paremmin, jos olisimme olleet edelleen opiskelijoita ja 12

16 asuneet Jyväskylässä. Projektin aikana asuimme Helsingissä ja kävimme kaikki kokopäivätöissä, joten projektin järjestäminen ja esimerkiksi Jyväskylässä vierailu oli toisinaan haastavaa. OSALLISTUJIEN KOMMENTTEJA JA PALAUTETTA Marraskuun alussa keräsimme aktoreilta välipalautteen, jossa kyselimme fiiliksiä syksystä siihen saakka. Joulukuun päätöstilaisuuden jälkeen keräsimme loppupalautteen sekä mentoreilta että aktoreilta. Loppupalautekysely laadittiin yhteistyössä ruotsin kielen opiskelija Katja Saarisen kanssa, joka käyttää opiskelijoilta kerättyä aineistoa oman pro gradu -tutkielmansa aineistona. Aiomme myös itse vielä käsitellä palautetta tarkemmin ja laatia siitä yhteenvedon, jonka jaamme mentoreille ja yhteistyökumppaneille. Aktoreiden antaman palautteen mukaan ryhmämentorointi on toiminut ennen kaikkea ponnahduslautana urapohdinnoille: Koen saaneeni mentoroinnista irti sen mitä siitä lähdinkin hakemaan tällä hetkellä. Ilman siihen osallistumista, en olisi pystynyt katsomaan tutkintoani ja sen mahdollisuuksia eri perspektiivistä. Aiheiden aktiivinen pohtiminen ja työstäminen toi myös uskoa tulevaisuuden työllistymisen suhteen. Joiltain osin aiheita olisi voinut käsitellä syvällisemminkin, mutta ajan tuomien rajoitteiden vuoksi se ei ollut aina mahdollista. 13

17 Mentorointi osoittautui hyödyllisemmäksi kuin kuvittelinkaan, eli tavoitteet todellakin täyttyivät kohdallani. Urahaaveiden selkeyttäminen ja omien vahvuuksien tunnistaminen on loppujen lopuksi aika paljolti itsestä kiinni. Mentorointi kuitenkin tukee tätä prosessia ja tarjoaa uusia näkökulmia ja työkaluja näiden selvittämiseen ja ajatustyöhön. Mentori oli aivan mahtava, oli hienoa huomata miten hän oli valmis käyttämään aikaansa meihin ja että hän osallistui mentorointiin täysillä ja innokkaasti. Olin yllättynyt siitä, kuinka paljon sain muilta aktoreilta. Kun muita samassa tilanteessa olevia askarrutti samat asiat, tuli varmempi olo. Ennen tätä syksyä olin hyvin epävarma omasta työllistymisestäni. Nyt tiedän että minulla on vaikka mitä mahdollisuuksia, kunhan vain hyödynnän niitä. Valmiiden vastausten sijaan sain vanhojen kysymysten rinnalle paljon uusia kysymyksiä, mutta toisaalta myös työkaluja vastausten löytämiseen itse. Opinnoissa ei ole ollut tähän mennessä mitään vastaavaa ja pidempikestoisempaa työelämätietoutta lisäävää kokonaisuutta. Mahtavaa, että aloititte tämän hankkeen!! :) Selkeä tarve on: tällaisille keskusteluille ei ole paikkaa missään muussa tutkintorakenteen lokerossa. Oikeastaan minulla ei ollut selkeitä odotuksia, mutta sain tästä irti enemmän kuin osasin ajatellakaan. Parasta mentoroinnissa: 14

18 uteliaisuuden tyydyttäminen! Minulla on ollut paljon kysymyksiä, joista olen ajatellut, että kysyn niitä sitten joskus jossain sopivassa yhteydessä - jota ei koskaan tullut. Tämä oli matalan kynnyksen paikka kysyä. Lisäksi pääsin itse jakamaan sellaista tietoa esim. työpaikkojen hakemiseen ja työmarkkinoiden kartoittamiseen, jonka olen itse huomannut hyväksi, mutta ei ole aiemmin tullut tilaisuutta jakaa näitä vinkkejä muille. Ryhmämentorointi tarjosi juuri sitä mitä olin siltä kaivannutkin: rentoa jutustelua itseä askarruttavista ja työelämään siirtymisessä relevanteista jutuista. Tapaamisista teki rennot ennenkaikkea vapaaehtoisuus - jokainen oli paikalla omasta halustaan ja mitään pakollisia tehtäviä tai "osaamisportfolioita" ei tarvinnut opintopisteiden toivossa suorittaa, vaan tapaamisissa puhuttuja asioita oli mahdollisuus pureskella kaikessa rauhassa. Muutamia kehitysideoitakin aktoreilta tuli: Ehkä tapaamisten välille voisi olla valmiiksi suunniteltuja tehtäväehdotuksia, joista ryhmä voisi halutessaan valita itselleen sopivimpia vaihtoehtoja. Ryhmämme oli melko suuri ja sen sisällä oli paljon erilaisia työelämätavoitteita ja elämäntilanteita. Tämä teki työskentelystä siinä mielessä haastavaa, ettei kaikkien tilanteita ehditty käsitellä kovinkaan syvällisesti. 15

19 Mentorit puolestaan kokivat mentoroinnin virkistävänä ja myös omaa työelämää rikastuttavana: Tavoitteenani oli myös luoda turvallinen ympäristö, jossa kaikki ovat aidosti läsnä ja tuntevat, että voivat avoimesti kertoa ajatuksiaan. Tällaiset taidot ovat työelämässä myös todella tärkeitä, joten uskon, että sain tästä paljon eväitä myös työelämään. Tapaamisten teemat nousivat suoraan opiskelijoiden listaamista kysymyksistä ja mietteistä. Niiden pohjalta tapaamiset oli todella helppo suunnitella ja noudatimmekin tosi hyvin suunnitelmaa. Kaikki toki nivoutui keskenään yhteen, mutta olen todella tyytyväinen kuinka onnistuneesti teemoitus toimi. Kaikki toimi. Vaikeinta oli sovitella ryhmäläisten kanssa yhteisiä aikoja, mutta siinäkin onnistuttiin. 16

20 TULEVAISUUS Tavoitteena olisi, että ryhmämentorointi vakiintuisi koko yliopiston laajuiseksi toimintamalliksi, jotta mahdollisimman moni opiskelija saisi mahdollisuuden osallistua mentorointiin. Tätä varten aiomme helmi-maaliskuussa järjestää koko yliopiston henkilökunnalle tarkoitetun infotilaisuuden, jossa kerromme tästä pilottiprojektista. Olisi hienoa, jos muissakin tiedekunnissa ja laitoksissa innostuttaisiin tästä. Ryhmämentorointi on kevytrakenteinen toimintamalli ja siten helposti sovellettavissa myös muille aloille. Myös kaikki materiaalit ja opas mentoroinnin järjestämiseksi ovat sellaisenaan käytettävissä. JATKO Projektin jatkajiksi on rekrytoitu kolme aktorina ollutta opiskelijaa. Heitä varten olemme kirjoittaneet oppaan, josta löytyy käytännön ohjeet projektin toteuttamiseksi. Järjestämme heille myös perehdytyksen alkuvuodesta. Seuraava mentorointikierros alkaa syyskuussa Kuusi tämän syksyn mentoreista on jo alustavasti ilmaissut kiinnostuksensa jatkaa mentorina, mikäli oma työtilanne sen vaan sallii. Projektin jatkajille annetaan perehdytys ja kaikki tarvittavat materiaalit ovat valmiina. Vetäjille annetaan myös vapaat kädet kehittää projektia haluamaansa suuntaan. He voivat esimerkiksi keksiä ryhmille uusia teemoja. 17

21 KÄYTTÖLAAJENNUS Ryhmämentorointia olisi helppo laajentaa muihin tiedekuntiin ja laitoksille. Ryhmämentorointiopas voidaan sellaisenaan ottaa käyttöön myös muilla laitoksilla. Olemassa olevien alumniverkostojen avulla myös mentoreiden rekrytoiminen on myös vaivatonta. Hakulomakkeet, palautekyselyt ja mentoreiden esittelyä varten tehty kysely ovat myös jo valmiina. Tulevaisuudessa olisi kiinnostavaa miettiä myös poikkitieteellisiä mentorointiryhmiä. Kuka tietää, millaisia start upeja saattaisikaan syntyä, kun esimerkiksi yrittäjyydestä kiinnostuneita eri alojen osaajia tuotaisiin yhteen! Ryhmämentorointi täyttää mielestämme erinomaisesti puuttuvan palasen työelämäpalveluiden tarjonnassa. Kattavien asiantuntijaluentojen ja työelämäopintojen lisäksi haluamme tarjota opiskelijoille mahdollisuuden avoimelle keskustelulle siinä laajuudessa kuin ryhmämentorointi sen mahdollistaa. Olisi hienoa saada ryhmämentorointi tulevaisuudessa työelämäpalveluiden alaisuuteen omaksi kaikille opiskelijoille kohdistetuksi palvelukseen. 18

22 KEHITYSIDEOITA RYHMÄMENTOROINTI Syksyn 2016 projektipilotin aikana esiin nousseet kehityskohdat liittyvät mentoriryhmien kokoon, ryhmien muodostamiseen sekä toivomukseen valmiita välitehtävistä. Koska hakemuksia tuli juuri sopiva määrä, päädyimme hyväksymään kaikki hakijat mukaan projektiin. Tämä kuitenkin aiheutti sen, että osa ryhmistä oli juuri sopivan kokoisia (4 aktoria ja mentori), kun taas osa ryhmistä oli varsin suuria (6 aktoria ja mentori). Jatkossa ryhmämentoroinnin järjestäjien kannattaa olla tarkkana, etteivät ryhmät muodostu liian suuriksi parhaan mahdollisen mentorointikokemuksen saavuttamiseksi. Tästä tuli myös palautetta mentorointiin osallistuvilta. Ryhmien teemat oli pyritty muodostamaan niin, että ne kiinnostaisivat mahdollisimman monia uravaihtoehtoja harkitsevia kielten opiskelijoilta. Suosituimmaksi ryhmäksi kohosi kuitenkin Opetusryhmä. Jatkossa ryhmien teemat kannattaa suunnitella projektipilotista saadun palautteen pohjalta sekä esimerkiksi opiskelijoiden kiinnostuksia kartoittamalla. Jos jokin teema havaitaan erityisen tarpeelliseksi, mikään ei estä järjestämään useampaan ryhmää samalla teemalla. Tälläkin kertaa mietimme, olisimmeko vielä syksyllä saaneet mukaan jonkun mentorin toisen opetusryhmän vetäjäksi. Päädyimme kuitenkin sijoittamaan opiskelijat alkuperäisiin ryhmiin toissijaisten hakutoiveiden perusteella. 19

23 JYVÄVERSITAS-HANKKEET Yliopiston ja Student Lifen puolesta toivoisimme projektin ohjeistukseen enemmän selkeyttä ja kontrollia. Olisimme kaivanneet tarkempaa tietoa erityisesti projektibudjetin käytöstä sekä budjettitilanteesta. Saimme ohjeistuksen työtuntien palauttamiseen ja maksamiseen, mutta muuten meitä ei juuri ohjeistettu budjetin käytöstä. Kysymyksiksi nousivat esimerkiksi: - Kuinka sallittua on tehdä budjettisuunnitelmasta poikkeavia ostoja tai muita muutoksia budjettiin? - Kuinka henkilöstösivukulut lasketaan budjetista? Kun loppuvuodesta näytti siltä, että rahaa oli vielä käytettävänä, päätimme palkita ennakkoluulottomasta mukaan lähteneet mentorit heidän antamastaan panoksesta pienillä kiitoslahjoilla. Tätä varten yksi projektitiimimme jäsenistä osti projektin päättyessä mentoreille kiitoslahjat omalla rahallaan. Kuulimme vasta jälkeenpäin, etteivät sellaiset olisi verotuksellisista syistä välttämättä sallittuja eikä kuluja välttämättä voitaisi korvata. Tällaisesta emme olleet tietoisia emmekä saaneet tähän mitään ohjeistusta. Mielestämme ei voida olettaa, että projektitiimi tuntee esimerkiksi verotukseen liittyvät lakipykälät, jollei meille niistä erikseen kerrota. Olisikin hyvä, että budjettiin tulevat muutokset pitäisi hyväksyttää etukäteen. Näin voitaisiin välttää tietämättömyydestä johtuvat virheet. Ylipäänsä projektin lopussa oli tarpeetonta selvittelyä työtuntien palautukseen ja työtuntiarvioiden ylittymiseen sekä laskujen toimittamiseen ja projektibudjetin päättymiseen liittyen. Näitä asioita voisi jatkossa painottaa enemmän Jyväversitas-hankkeiden kohdalla, sillä suurin osa opiskelijoista ei varmasti ole tottunut hallinnoimaan ja käsittelemään projektibudjettia. 20

24 Budjetin tilanteen suhteen olimme myös pääosin pimennossa, sillä emme voineet seurata budjetin kulumista reaaliaikaisesti esimerkiksi minkään sähköisen työkalun kautta. Toki meillä oli oma kirjanpitomme, mutta aina ei olut selvää mikä osa kuluista tulee lopulta laskutettavaksi budjetista. Tästä syystä esimerkiksi jotkin verotukseliiset asiat kävivät ilmi vasta myöhään syksyllä. Pääsy suoraan tietoihin helpottaisi esimerkiksi tietoa siitä, että kaikki ostopalvelut ja muut kustannukset on veloitettu oikein. Projektitiimillä pitäisi ehdottomasti olla pääsy tarkistamaan nämä tiedot, tai ainakin saada selkeä raportti näitä tietoja pyydettäessä. Budjetin hallintaa vaikeutti ennen kaikkea se, että Kielten laitoksella molemmat Jyväversitas-hankkeet näkyivät samassa kuluraportissa saman tositenumeron alla. Tämä hankaloitti laskujen tarkastusta. Jyväversitas-hankkeiden aloitustilaisuudessa oli puhetta myös väliraporteista ja seurannasta Student Lifen ja JYYn osalta. Tällaisia raportteja ei kuitenkaan pyydetty, lukuun ottamatta kesän pikapyyntöä. Olisimmekin kaivanneet välitapaamisia koko Jyväversitas-hankkeen tiimoilta. Näissä tapaamisissa olisi ollut hyödyllistä käydä läpi varsinkin verotukseen ja budjettimuutoksiin liittyviä asioita. Kaikkien projektien kesken järjestettäviä välitapaamisia voisi olla esim. neljä, ja nämä tapaamiset voitaisiin sopia jo heti projektin alussa. Näin kaikilla olisi selkeä aikataulu tulevalle vuodelle myös tapaamisten suhteen. Palkanmaksuun liittyi myös epäselvyyksiä. Syksyllä eräälle tiimiläiselle oli maksettu virheellisesti ilta- ja sunnuntaityölisiä. Nämä piti periä takaisin, mutta budjetissa saattaa ilmetä tästä johtuvaa heittoa. Myös ylityötunneista maksetut lisäkorvaukset tulivat yllätyksenä. Samoin kuin se, ettei budjetissa alun perin suunniteltua henkilökohtaista tuntityömäärää olisi saanut ylittää, vaikka kuukausittainen työaika jo työtuntien kokonaismäärä jäivät sallittuihin rajoihin. Syksyllä selvisi myös, että tuntityötä ei tulisi tehdä iltaisin ja viikonloppuisin, vaikka erillisiä korvauksia tästä ei 21

25 maksettaisikaan. Mielestämme tästä oli jo keväällä puhetta, sillä muuten emme olisi voineet edes hakea mukaan Jyväversitakseen. Selkeämpi ohjeistus myös tähän olisi paikallaan. Kokonaisuudessaan olisi hyvä, että tällaisista projekteista laadittaisiin selkeät kirjalliset ohjeet. Ainakin suurpiirteisesti näin alkuun. Tilanteen mukaan voi sitten aina kysellä neuvoa tarkemmin, mutta suuntaa antavat ohjeet pitäisi nyt ainakin saada seuraaville Jyväversitas-kierroksille. Meille ryhmämentorointi-projektin vetäminen oli antoisa kokemus. Ennen kaikkea mieltämme lämmitti opiskelijoilta ja mentoreilta tullut positiivinen palaute, sekä tunne siitä, että niin moni opiskelija ja alumni saivat tämän mahdollisuuden. Meille tämä oli arvokas kokemus ja hieno päätös omille yliopisto-opinnoillemme. 22

26 KUSTANNUKSET Jyväversitas-hankkeena järjestetyn projektin kokonaisbudjetti oli Tässä esitetyt kustannukset eivät välttämättä ole lopullisen paikkaansa pitävät mm. palkanmaksuun ja verotusasioihin liittyvien epäselvyyksien vuoksi. KULURAKENNE Kulurakenne Kohde Kustannus Palkkakulut 6799,50 Matkustuspalvelut 376,18 Muut palvelut 743,52 Ravitsemispalvelut 1 461,75 MuutAineetTavarat 6,79 Mentorilahjat 250,00 ElintarvikkeetJuomat 6,79 AsiantTutkimPalvelut 403,22 Yhteensä 9797,75 23

27 YHTEYSTIEDOT Minna Lapakko Marianne Peltola Anna Mäkelä 24