Hakemusten käsittely ja hakijaneuvonta

Transkriptio

1 Hakemusten käsittely ja hakijaneuvonta Hakemusten tietojen muokkaaminen Paperihakemusten käsittely Passivointi ja yksilöinti Hakukelpoisuuden tarkistus ja merkitseminen Korkeakoulujen esteetöntä opiskelijavalintaa koskeva ohjeistus (Valintakokeen erityisjärjestelyt) Hakijat, joilla on turvakieltomerkintä Tässä ohjeessa kuvataan hakemusten käsittely ja hakijaneuvonta korkeakoulujen yhteishaussa. Huomaa, että eri vaiheet (vaiheet) ovat päällekäisiä ja niitä tehdään sekä hakuaikana että hakuajan päätyttyä. Jokainen ohje sisältää aluksi prosessiohjeen (mitä ja miksi) ja lopuksi teknisen ohjeen (miten). Tarkemmat määräajat ovat kuvattu kunkin haun tarkennetussa aikataulussa. Opintopolku.fi palvelun virhe tai häiriötilanteet Jos kyseessä on hakijan ilmoittama tai virkailijan havaitsema virhe- tai häiriötilanne, selvitä ennen yhteydenottoa seuraavat tiedot: Selain ja versio Virhetilanteen ajankohta (päivämäärä ja kellonaika) Mahdollisimman tarkka kuvaus tapahtuneesta Saako tilanteen toistettua esimerkiksi toisella selaimella (kokeile tilanteen toistamista) ole yhteydessä Opetushallitukseen vasta, kun virhe tai häiriö on saatu toistettua ( korkeakoulutiimi@opintopolku.fi) Opetushallitus on varautunut merkittäviin häiriötilanteisiin ja antaa tarvittavat toimintaohjeet koko järjestelmää koskevissa ongelmissa (ks. tarkemmin OPHn Opiskelijavalinnat-yksikön valmistautuminen Opintopolun haku- ja valintatoimintojen häiriötilanteisiin). 1. Hakemuksen tietojen muokkaaminen Virkailijan tulee lähtökohtaisesti ohjata hakijaa muokkaamaan hakulomakettaan itse joko Oma Opintopolku-palvelussa (edellyttää vahvaa tunnistautumista) tai hakemuksen tallentamisesta lähtevässä automaattisessa sähköpostivahvistuksessa olevan linkin (Secure-link) kautta (ei edellytä vahvaa tunnistautumista). Jos hakijalla ei enää ole securelinkkiä tallella, voi virkailija lähettää secure-linkin uudelleen hakemusten käsittelyn kautta kohdassa Hakemuksen jälkikäsittely. Sähköpostilinkin kautta voi: lisätä, poistaa ja järjestää uudelleen hakutoiveita (vain hakuaikana) ks. poikkeukset I ja II hakuaika. Oma Opintopolku -palveluun kirjautuneena voi edellisten lisäksi: muokata aiemmin lisättyjen hakutoiveiden lisäkysymysten vastauksia (vain hakuaikana) muokata omia yhteystietojaan myös hakuajan jälkeen Hakija ei voi itse muokata hakulomakkeen koulutustausta-vaiheessa ilmoittamiaan pohjakoulutustietoja. Katso tarkemmat ohjeet hakemuksen täyttämisestä, lähettämisestä ja muokkaamisesta täältä. Jos hakija haluaa muuttaa sellaista tietoa, jonka muuttaminen em. palveluissa ei ole mahdollista tai palveluiden käyttö ei jostain syystä onnistu, hakemusta voi muuttaa jokin niistä korkeakouluista, joihin hakija on hakenut. Henkilötunnuksellisen hakijan nimitiedot, kansalaisuus ja äidinkieli haetaan VTJ:stä hakemukselle. Näitä tietoja ei korkeakouluvirkailija voi muokata hakemuksella tai henkilöpalvelussa, mutta päivitetyt tiedot Opintopolkuun saa klikkaamalla henkilöpalvelussa 'Päivitä VTJ'-painiketta. Jos täytyy muuttaa henkilötunnuksettoman hakijan sähköpostia, ota yhteyttä korkeakoulutiimiin (selkeät kirjoitusvirheet sähköpostista virkailija voi korjata itse). Toistaiseksi korkeakouluvirkailijat näkevät kaikki yhteishaun hakemukset. He voivat muokata kaikkien hakemusten hakukohteita, mutta muiden tietojen muokkaaminen hakulomakkeella ei onnistu, jos hakija ei ole hakenut kyseiseen korkeakouluun. a) Hakijan tunnistaminen ennen muutosten tekemistä 1. Muutoksia ei oteta vastaan pääsääntöisesti puhelimitse, vaan hakijan tulee ilmoittaa muutoksista aina kirjallisesti (sähköposti hyväksytään). 2. Hakijan tulee ilmoittaa yhteydenotossaan koko nimi ja syntymäaika (henkilötunnusta ei pidä pyytää ilmoittamaan sähköpostitse). 3. Tunnistamiseen riittää, että pyyntö tulee hakemuksella annetusta sähköpostiosoitteesta. Jos hakija on antanut sähköpostiosoitteen väärin ja haluaa muuttaa sitä, niin hakijaa pyydetään ilmoittamaan muut yhteystiedot (osoite) tunnistamista varten. b) Hakutoiveiden muutokset ja hakemuksen passivointi

2 Jos hakija haluaa lisätä uuden hakutoiveen, tulee hakijan käyttää ensisijaisesti vahvistussähköpostissa saamaansa secure-linkkiä tai jos tämä ei ole mahdollista, Oma Opintopolku -palvelua. Jos hakijalla ei enää ole securelinkkiä tallella, voi virkailija lähettää secure-linkin uudelleen hakemusten käsittelyn kautta kohdassa Hakemuksen jälkikäsittely. Valmisvastaus: Olet pyytänyt mahdollisuutta muuttaa hakutoiveitasi yhteishaun hakulomakkeella. Voit tehdä tämän itse secure-linkin kautta, joka sinulle on lähetetty sähköpostitse hakemuksen täytettyäsi. Jos sinulle ei ole enää linkkiä tallessa, voidaan linkki lähettää sinulle pyynnöstä uudelleen. Mikäli tämä ei ole mahdollista, passivoi korkeakoulu vanhan hakemuksen ja ohjeistaa hakijaa täyttämään uuden hakemuksen. Näin menetellään siksi, että hakutoiveet voivat tuoda mukanaan lisäkysymyksiä, joihin hakijan täytyy vastata Jos hakija on täyttänyt hakemuksen I hakuaikana ja haluaa lisätä hakukohteita II hakuaikana, tulee myös tämä tehdä secure-linkin kautta. Jos hakijalla ei ole secure-linkkiä tallessa, virkailijan tulee ensin tallentaa hakijalle hakukohde omaan korkeakouluun, jonka jälkeen 'Jälkikäsittele hakemus ja lähetä viesti'-painike tulee näkyviin. Klikkaamalla painiketta hakija saa viestin, jossa on secure-linkki. Jos tämäkään ei ole mahdollista, virkailijan tulee muokata hakulomaketta hakijan toiveiden mukaisesti. Jos hakijalla ei ole sähköpostia käytössä (täyttänyt esim. paperisen hakulomakkeen), voi muutokset tehdä myös se korkeakoulu, johon hakija vasta aikoo hakea, sillä korkeakoulujen pää- ja vastuukäyttäjät näkevät kaikkien hakijoiden hakemukset riippumatta siitä, onko hakija hakenut ao. korkeakouluun. Jos hakija on käyttänyt I-hakuaikana kaikki 6 hakutoivettaan, II-hakuajan hakutoiveita ei voi enää lisätä samalle lomakkeelle. Hakijan on kuitenkin mahdollista pyytää koko hakulomakkeen passivointia. Jos hakija haluaa passivoida hakemuksen kokonaan vaikka hänellä on I hakuajan hakutoiveita lomakkeella, korkeakoulun pitää varmistaa, että hakija ymmärtää mitä passivointi tässä tapauksessa tarkoittaa, eli 1.hakuajan hakutoiveita ei saa enää hakulomakkeelle mitenkään takaisin. Passivoinnin jälkeen hakija voi halutessaan täyttää kokonaan uuden hakulomakkeen pelkästään II-hakuajan hakutoiveilla. Hakijalla on myös oikeus pyytää hakemuksensa passivointia ilman, että hän haluaa täyttää uuden lomakkeen, siihen saakka kunnes hän on saanut jonkin hakukohteen valinna tuloksen. Hakutoiveita ja niiden järjestystä voi muuttaa hakuajan päättymiseen asti. Käytännössä tämä tarkoittaa, että hakijan ilmoitus asiasta (esim. sähköposti) voidaan ottaa vastaan aina hakuajan päättymisen saakka. Itse muutokset virkailija voi tehdä vielä hakuajan päättymisenkin jälkeenkin. Esimerkki: Henkilötunnuksettomien I hakuaikana hakeneiden II hakuajan hakutoiveiden lisääminen Henkilötunnuksettomilla hakijoilla tunnisteena toimii sähköpostiosoite ja yhdellä sähköpostiosoitteella on mahdollista jättää vain yksi hakemus. Myös henkilötunnuksettomien hakijoiden on mahdollista muokata hakemuksia secure-linkin kautta (mutta EI Oma Opintopolku -palvelun kautta). Jos henkilötunnuksettomien hakijoiden yksilöintiä tehdessä huomataan, että samalta hakijalta löytyy useampia hakemuksia eri sähköpostiosoitteilla ja korkeakoulu tunnistaa II hakuaikana jätetyn hakemuksen I hakuaikana yksilöidyn aktiivisen hakijan jättämäksi, lopullinen hakutoivejärjestys vaatii aina yhteydenottoa hakijaan. Virkailijatyön tuloksena on kolme vaihtoehtoa, jotka tulee esittää hakijalle: II hakuajan hakutoiveiden tiedot yhdistetään hakijan ilmoituksen mukaan I hakuajan hakemukseen. Hakutoivejärjestystä on pakko voida muokata hakuajan päättymisen jälkeen II hakuajan hakukohteiden lisäämisen osalta. I hakuajan hakemus passivoidaan kokonaisuudessaan ja II hakuajan hakemus jää voimaan sellaisenaan. II hakuajan hakemus passivoidaan ja I hakuajan hakemus jää voimaan. Jos I hakuaikana hakeneen hakijan on tullut osoittaa hakukelpoisuutensa I hakuaikaan sidotun määräajan puitteissa, hän ei voi hyödyntää II hakuaikaa saadakseen lisäaikaa kelpoisuuden osoittavien liitteiden toimittamiseen. Jos siis hakijan hakukelpoisuus on arvioitu I hakuajan hakemuksen perusteella, hakukelpoisuuden arviointia ei voi II hakuajan hakutoivetäydennysten myötä muuttaa I hakuajan hakukohteisiin. Hetuttomalla hakijalla on käytettävissään (6 I hakuaikana käytettyjen hakutoiveiden määrä) kpl II hakuajan hakutoiveita. II hakuajan hakutoiveet voidaan lisätä hakutoivejärjestykseen muokkaamatta I hakuajan hakutoiveiden määrää ja keskinäistä järjestystä hakijan ilmoituksen mukaan. Jos hakutoiveiden yhteismäärä kahdella hakemuksella on suurempi kuin 6, niin hakijan ilmoituksen mukaan II hakuajan hakutoiveita karsitaan a. hakuaikana vapaassa järjestyksessä ja b. hakuajan päättymisen jälkeen viimeisestä hakutoiveesta alkaen tai jommankumman hakuajan hakemus jää voimaan ja toinen passivoidaan. Jos hakijaa ei tavoiteta tai jos häneltä ei saada selkeää kirjallista tahdonilmausta hakutoivejärjestyksestä, niin hakijalta tulee jättää voimaan jokin kahtena hakuaikana jätetyistä hakemuksista sellaisenaan. Voimaanjäävän hakemuksen valinnassa virkailijan tulee käyttää ensisijaisesti tervettä järkeä ja valita voimaanjäävä hakemus siten, että hakijalle aiheutuu vähiten haittaa (esim. vieraskieliseen koulutukseen I hakuaikana hakeneen ulkomaalaisen hakijan alkuperäistä hakemusta ei pidä automaattisesti passivoida, jos hakija hakee II hakuaikana suomen- tai ruotsinkieliseen hakukohteeseen eikä hakijaan saada yhteyttä lopullista hakutoivejärjestystä selvitettäessä). c) Muiden tietojen muuttaminen

3 Pohjakoulutusta koskeva tai muu valintapisteytykseen vaikuttava tieto (esim. tutkinto, keskiarvo, arvosanat; työkokemuksen määrä): hakukohteissa, joissa hakijan kutsumiseen valintakokeeseen vaikuttaa hänen aiempi opintomenestyksensä tai muu hakijalle ennen valintakokeita valintapisteitä tuottava tieto, voi kevään yhteishaussa tehdä muutoksia toukokuun puoleenväliin asti ja syksyn yhteishaussa lokakuun puoleenväliin asti ja hakukohteissa, joissa aiempi opintomenestys tai muu hakijalle ennen valintakokeita valintapisteitä tuottava tieto ei vaikuta valintakokeeseen kutsumiseen, viimeistään valintakokeen järjestämiseen asti. Korkeakoulujen yhteishakuun liittyvät tarkennetut aikataulut sekä yliopistojen että ammattikorkeakoulujen osalta löytyvät Wikistä. Hakijaa kehotetaan kuitenkin aina ottamaan yhteyttä siihen korkeakouluun, jonka hakukohteeseen liittyvään valintaan tietojen muuttaminen mahdollisesti vaikuttaa. Sähköpostiosoite Jos henkilötunnukseton hakija haluaa muuttaa sähköpostiosoitettaan,niin korkeakoulun virkailija voi tehdä muutoksen. Jos henkilötunnuksellinen hakija haluaa muuttaa sähköpostiaan (mutta ei voi käyttää Oma Opintopolku -palvelua), niin korkeakoulun virkailija voi tehdä muutoksen. d) Viimeisten päivien muokkaustarpeet ja -tilanteet Hakemuksen vireillepano ja viime hetken ohjeistus Pääsääntöisesti hakulomaketta koskevia muutoksia ei oteta vastaan puhelimitse, vaan hakijan tulee ilmoittaa muutoksista aina kirjallisesti. Mikäli hakija ei kuitenkaan pääse viimeisenä yhteishaun päivänä ennen määräajan umpeutumista täyttämään hakulomaketta Opintopolussa järjestelmän teknisen vian vuoksi, voidaan puhelimitse tehtyä yhteydenottoa pitää vireillepanona. Tällöin virkailijan pitää varmistua, että järjestelmässä on todella häiriö, joka estää hakulomakkeen täyttämisen. Jos käyttökatko kestää yli tietyn aikarajan viimeisinä hakupäivinä, hakuaikaa jatketaan. Opetushallitus tiedottaa ja ohjeistaa näissä tilanteissa. Tällaisessa tilanteessa hakijalta pitää ottaa puhelimitse seuraavat tiedot ja varmistaa, että hakijalla ei ole vielä järjestelmässä hakemusta: Koko nimi Henkilötunnus (ei pyydetä/ilmoiteta sähköpostitse) Osoitetiedot Sähköpostiosoite Puhelinnumero Pohjakoulutustiedot Hakukohteet Tiedot lähetetään hakijalle sähköpostitse ja häntä pyydetään vahvistamaan tietojen oikeellisuus kirjallisesti (sähköpostitse). Lisäksi pyydetään tarvittavat täydennykset, joita hakulomake vaatii. Virkailija voi näiden tietojen perusteella täyttää hakijan puolesta hakulomakkeen Opintopolkuun. e) Yliopistojen maisterihaut yhteishaussa ja mahdollisesti väärin hakevat Opintopolun hakulomakkeella tulee seuraava huomautus, jos hakija ilmoittama tutkinto ei vastaa hakukohteen pohjakoulutusvaatimusta: "Huomaathan, että ilmoittamasi pohjakoulutus ei vastaa hakukohteen kelpoisuusvaatimuksia. Hakukelpoisuus maisterihakukohteisiin kerrotaan hakukohteen valintaperusteissa. Jos hakija hakee maisterihakukohteeseen, eikä hän ole hakemuksessa ilmoittanut lainkaan hakukelpoisuuden tuottavaa tutkintoa, hakija voidaan hylätä kuulematta hakijaa. Hallintolain 34 2 mom 2 kohdan mukaan asian saa ratkaista asianosaista kuulematta muun ohella, jos asia koskee vapaaehtoiseen koulutukseen ottamista. Kuten opiskelijavalinnoissa muutenkin, hylkäys ei siis edellytä kuulemista. Jos hakija on hakenut suoraan maisterikoulutukseen, ja hänen olisi pitänyt hakea kandidaatin ja maisterin koulutukseen, hakijan hakukohdetta ei voida muuttaa hakuajan päätyttyä. Yhteishaun hakuajan päättymisen aika on lakisääteinen määräaika, eikä määräajan jälkeen voi hakea sellaisiin hakukohteisiin, joihin ei ole määräajassa hakenut, eikä vaihtaa niiden järjestystä. Jos hakija ottaa yhteyttää hakuajan kuluessa ja virkailija huomaa, että hän ei ole hakukelpoinen hakemaansa hakukohteeseen, hakijaa kehotetaan vaihtamaan hakukohde. Virkailija ei voi oma-aloitteisesti muuttaa hakijan hakukohteita kuulematta hakijaa. Virkailija voi muuttaa hakijan hakukohdetta hakuaikana kirjallisen pyynnön perusteella. f) Hakemusten käsittelyn toiminnot Opintopolussa Hae hakemuksia Organisaation valinta

4 "Hakemusten käsittely"-näytöllä näkyy oletuksena sen organisaation tiedot, johon sinulla on käyttöoikeudet. Näytön vasemmassa palstassa on näkyvissä organisaatiohierarkia, josta voit valita haluamasi organisaation. Voit valita organisaation joko painamalla organisaation nimeä, jolloin näytön oikean palstan hakutuloslistauksessa näkyy valittu organisaatio ja sen mahdolliset alaorganisaatiot, tai valitsemalla suoraan vasemmasta palstasta oikean organisaation tason. Organisaatiohakua voi tarkentaa kirjoittamalla vasemmalla olevaan hakukenttään organisaation nimen tai sen osan, Y-tunnuksen tai oppilaitoksen viisinumeroisen Tilastokeskuksen koodin ja painamalla "Hae"-painiketta. Hakua voi rajata myös organisaatiotyypillä ja oppilaitostyypillä. Haun voi kohdentaa voimassa olevien organisaatioiden lisäksi, myös lakkautettuihin organisaatioihin aktivoimalla valinnan "Näytä vain lakkautetut"-valintaruutuun. Hakuehdot tyhjennetään "Tyhjennä"-painikkeella. Valittu organisaatio näytetään myös varsinaisen näkymän yläosassa. Jos haluat palata alkutilanteeseen omien käyttöoikeuksien mukaiseen organisaatiovalintaan, käytä hakutulosnäkymän "Tyhjennä"-painiketta. Hakemusten hakeminen "Hakemusten käsittely"-näytöllä virkailija voi etsiä hakulomakkeita tarkempaa tarkastelua varten eri hakukriteerien perusteella. On suositeltavaa valita useita hakukriteerejä hakutulosten rajaamiseksi ja haun nopeuttamiseksi. "Tyhjennä"-painike tyhjentää valitut hakukriteerit ja "Hae"-painike taas tekee haun valittujen kriteerien mukaisesti. Hakutuloslistauksen tulosta voi järjestää alenevaan tai ylenevään järjestykseen listauksen sarakeotsikoita (Nimi, Hakemusnumero ja Hakemuksen tila) klikkaamalla. Jos virkailija haluaa tarkastella yksittäistä hakemusta, niin hänen pitää klikata hakemuksen hakemusnumeroa, josta kyseinen hakemus aukeaa. Virkailija voi myös valita ko. hakemuksen rastittamalla nimen vasemmalla puolella sijaitsevan ruudun ja painamalla "Avaa hakemus"-painiketta. Jos virkailija haluaa selailla laajempaa hakemusjoukkoa, niin hän voi rastittaa useampia hakemuksia kerrallaan ja siirtyä hakemuksiin "Avaa hakemus"-painikkeella. Näytön hakukriteerit:

5 Hae hakemuksia: Virkailija voi hakea hakemuksia hakijan nimellä (etunimi tai sukunimi), henkilötunnuksella, syntymäajalla, henkilönumerolla tai hakemusnumerolla. Jos käyttää useampia kriteerejä (esim. nimeä ja hakemusnumeroa), kriteerit on erotettava välilyönnillä. Hakukausi ja -vuosi: Oletuksena on kuluva hakukausi- ja vuosi. Näillä kriteereillä rajataan hakujen määrää "Haku"-valikossa. Esimerkiksi jos kaudeksi on valittu "Kevät" ja vuodeksi "2016", niin listauksessa näytetään vain keväällä 2016 järjestettävät haut. Lähtökoulu ja -luokka: Opo-rooliin liittyvä hakukriteeri toisella asteella. Tällä ehdolla opo voi rajata tuloslistauksen koskemaan vain oman koulunsa ja tietyn luokan oppilaiden hakemuksia. Lähtökoulu-kenttään kirjoitetaan haettujen oppilaiden lähtökoulu ja luokka-kenttään kirjoitetaan luokan tunniste, esim. 9A. Näytä ei-hakeneet: Opo-rooliin liittyvä hakukriteeri toisella asteella. Tällä haulla opo pääsee tarkastelemaan oman koulunsa tai tietyn luokan oppilaita, jotka eivät ole hakeneet yhteishaussa. "Haku" ja "Koulu" ovat pakollisia kriteerejä tämän toiminnon onnistumiseksi. Ei-hakeneiden listaus avautuu "Opiskeluoikeudet"-näytölle, jossa opo voi tarkistaa ei-hakeneiden hakijoiden lukumäärän ja tiedot. Haku: "Haku"-kriteerillä rajataan hakutulos koskemaan vain tiettyyn hakuun. "Hakukausi ja -vuosi"-kriteerit rajaavat hakujen määrää valikossa. Esim. Jos kaudeksi on valittu "Kevät" ja vuodeksi "2016", niin listauksessa näytetään vain keväällä 2016 järjestettävät haut. Hakemuksen tila: Kaikki: Tällä valinnalla hakemuksen tilaa ei käytetä hakukriteerinä ja haku palauttaa kaikki hakemukset tilasta riippumatta. Aktiivinen: Tällä kriteerillä rajataan haku aktiivisiin hakulomakkeisiin. Passivoitu: Tämä kriteeri rajaa haun passiivisiin hakemuksiin. Puutteellinen: Tämä valinta rajaa haun puutteelliseksi merkittyihin hakemuksiin. Hakemus muuttuu puutteelliseksi jos esimerkiksi siitä puuttuu jokin pakollinen tieto. Luonnos: Tämä valinta rajaa virkailijoiden luomiin hakemuksiin, joihin ei ole vielä syötetty mitään tietoja. Yksilöimättä: Tämä hakukriteeri rajaa haun hakemuksiin, joiden hakijaa ei ole yksilöity. Suurin osa näistä yksilöimättömistä hakijoista on henkilötunnuksettomia eli niin kutsuttuja hetuttomia hakijoita, jotka yksilöidään hakemusten vertailun yhteydessä. Toisen asteen hauissa OPH yksilöi hetuttomat hakijat, korkeakoulujen hauissa tämä työ on korkeakoulujen tehtävä. Hetulliset hakijat yksilöidään automaattisesti järjestelmän toimesta. Hetuttomat: Tämä valinta rajaa haun hakemuksiin, joiden hakijalla ei ole suomalaista henkilötunnusta. Toisin sanoen heillä on vain syntymäaika. OPH yhdistää ja vertaa kyseisten hakijoiden lomakkeet sekä yksilöi hakijat toisen asteen yhteishaussa hakuajan päättymisen jälkeen. Korkeakoulujen hauissa korkeakoulujen virkailijat vastaavat tästä prosessista. Jälkikäsittely epäonnistunut: Tämä valinta rajaa haun hakemuksiin, joissa jälkikäsittely on jostain syystä epäonnistunut (esim. henkilöpalvelusta ei olla saatu tietoja tai jälkikäsittely on rikki). Virkailija voi pakottaa jälkikäsittelyn uudelleen päälle hakemusnäytöltä löytyvällä painikkeella tai sitten odottaa, että hakemus tulee jälkikäsittelyjonossa seuraavaksi käsiteltäväksi. Näytä vain harkinnanvaraisesti hakeneet: Tämä hakukriteeri liittyy toisen asteen hakuihin. Ruudun rastittaminen hakee kaikki harkinnanvaraisesti hakeneet, niiden hakukriteerien perusteella, jotka virkailija on valinnut. Hakukohde: "Hakukohde"-kenttään virkailija voi kirjoittaa hakukohteen nimen tai koodin, minkä perusteella hakutulos rajataan koskemaan vain valittua hakukohdetta. Esimerkiksi koodilla 515 tulee valittavaksi hakukohde "Tieto- ja viestintätekniikan perustutkinto, pk", ja haku palauttaa kyseiseen tutkintoon hakeneiden hakijoiden hakemukset. Pohjakoulutus: Tämä hakukriteeri liittyy korkeakouluhakuihin. Se aktivoituu vasta, kun hauksi on valittu jokin korkeakoulujen haku. Alasvetovalikosta virkailija voi valita hakukriteereiksi: ammatillinen perustutkinto, ammattitutkinto, avoimen korkeakoulun opinnot, korkeakoulututkinto, muu korkeakoulukelpoisuus, muualla kuin Suomessa suoritettu kansainvälinen ylioppilastutkinto, muualla kuin Suomessa suoritettu korkeakoulututkinto, Suomessa suoritettu kansainvälinen ylioppilastutkinto, ulkomainen tutkinto, ylioppilastutkinto, ylioppilastutkinto + ammatillinen perustutkinto (kaksoistutkinto). Voit valita useampia pohjakoulutuksia hakukriteereiksi. Pidä tällöin ctrl-painike pohjassa ja valitse halutut kriteerit. Hakukohderyhmä: Tämä hakukriteeri liittyy korkeakouluhakuihin. Hakukenttään voidaan hakea organisaatiopalveluun tallennettuja hakukohderyhmiä. Tämän hakukriteerin avulla virkailija voi hakea kaikki tiettyyn hakukohderyhmään hakeneet. Ensisijaisesti hakeneet: Tällä hakukriteerillä virkailija voi hakea kaikki tiettyyn hakukohteeseen ensisijaisesti hakeneet. "Hakukohde"-tieto on siten pakollinen tämän kriteerin yhteydessä. Virkailijan on myös mahdollista hakea tiettyyn hakukohderyhmän hakukohteeseen ensisijaisesti hakeneet. Tällöin hakukohderyhmä on myös valittava. Tiedot tarkastettu: Tämä hakukriteeri liittyy korkeakouluhakuihin. "Tiedot tarkastettu"-hakukriteerillä virkailija voi hakea hakukohdekohtaisesti ne hakemukset, joiden tiedot ovat merkitty "Tiedot tarkastettu"-tilaan hakemuksen "Hakukelpoisuus ja liitteet"-osiossa. "Tiedot ei tarkistettu" toimii käänteisesti. Lataa Excel-raportti "Lataa Excel-raportti"-painike tulostaa hakukohdekohtaisesti hakijoiden hakemustiedot Exceliin. Jotta painike aktivoituu, virkailijan on ensin haettava tarkasteltava hakukohde Hakukohde-valikosta. Exceliin tulostuu kaikki kyseiseen hakukohteeseen hakeneiden hakemustiedot hakulomakkeen eri vaiheista. Exceliin tulostuu myös tieto hakijan mahdollisesta turvakiellosta sekä kaikki hakijalta hakulomakkeella pyydetyt liitteet. Liitetietojen lisäksi Excelissä näkyy virkailijoiden merkinnät liitteistä (onko liite saapunut ja onko liitteen oikeellisuus tarkastettu). Myös hakijan hakukelpoisuustiedot ja siinä käytetty lähde tulostuvat Exceliin.

6 Hakemuksen käsittely ja muokkaaminen Hakemuksen muokkaustoiminnot Hae päivitettävä hakemus hakemusten käsittelyn hakutoiminnolla. Valitse hakemuslistasta haluamasi hakemus ja klikkaa hakemusnumeroa tai rastita tarkasteltava ja klikkaa "Avaa hakemus"-painiketta. Järjestelmä avaa hakemuksen tarkasteltavaksi. Hakemus rakentuu eri vaiheiden alle kootuista tiedoista. Tietoja voi päivittää vain yksi vaihe kerrallaan. Kun haluat muokata vaiheiden tietoja, klikkaa vaiheen kohdalla olevaa kynän kuvalla varustettua "Muokkaa"-linkkiä. Järjestelmä avaa vaiheen muokattavaksi. Muokkauksen jälkeen paina "Tallenna"-painiketta näkymän ylä- tai alaosassa. Jos et tee muutoksia tietoihin, palaa edelliseen näyttöön painamalla nuolipainiketta näkymän yläosassa. Kannattaa huomioida, että yhden vaiheen muokkaaminen saattaa aiheuttaa sen, että hakemuksen myöhempiä vaiheita täytyy myös päivittää. Tällaisia muutoksia voivat olla esimerkiksi pohjakoulutuksen, äidinkielen tai opiskelukielen päivittäminen. Huomioitavaa eri osioiden muokkaamisesta: Henkilötiedot: Hakijan henkilötietoja voi muokata hakuaikana ja haun jälkeen valintoihin asti. HUOM! Jos täytyy muuttaa henkilötunnuksettoman hakijan sähköpostia, ota yhteyttä korkeakoulutiimiin (selkeät kirjoitusvirheet sähköpostista virkailija voi korjata itse). Koulutustausta: Hakijan pohjakoulutuksen vaihtaminen voi vaikuttaa hakukohteiden tietoihin sekä arvosanoihin tai lisäkysymyksiin. Tarkista, syntyikö muutoksesta virhettä hakemukselle. Hakukohteet: Hakijan pohjakoulutuksen vaihtaminen voi vaikuttaa hakukohteiden tietoihin sekä arvosanoihin tai lisäkysymyksiin. Tarkista, syntyikö muutoksesta virhettä hakemukselle. Hakemuksen manuaalinen jälkikäsittely ja vahvistussähköpostin lähettäminen uudelleen hakijalle Jos hakija on kadottanut saamansa vahvistussähköpostin, virkailija voi lähettää hakijalle uuden sähköpostin virkailijasovelluksesta. Etsi hakijan hakulomake ja siirry hakemukselle. Klikkaa hakemuksen ylälaidassa olevaa "Hakemuksen jälkikäsittely"-painiketta. Tämä painike on aktiivinen vain korkeakoulun omille hakijoille. Klikkaa tämän jälkeen "Käsittele ja lähetä viesti". Tämä valinta aktivoi vahvistussähköpostin uudelleenlähettämisen. Palaat tämän jälkeen takaisin hakemukselle ja näet ylälaidasta jälkikäsittelyn tilan. Tila on aluksi "Odottaa (viesti)". Kun jälkikäsittely on ohi, tilaksi palautuu taas "Valmis". Nimimuutokset Hetuton hakija Nimimuutoksia ei tehdä hakemuksella, vaan henkilöpalvelussa. Siirry henkilöpalveluun hakemuksella olevalla linkillä. Jos hakija on hetuton, klikkaa henkilöpalvelussa "Muokkaa"-painiketta päästäksesi henkilötietojen muokkaukseen. Tee tarvittavat muutokset ja paina "Tallenna". Jotta "Tallenna"-painike aktivoituu, niin tyhjennä koko kenttä ja kirjoita kutsumanimi uudelleen. Muista lopuksi jälkikäsitellä hakemus nimenmuutoksen päivittymiseksi. Klikkaa hakemuksen ylälaidassa olevaa "Hakemuksen jälkikäsittely"-painiketta. Tämä painike on aktiivinen vain korkeakoulun omille hakijoille. Klikkaa tämän jälkeen "Käsittele, ei viestiä". Tämä valinta aktivoi vahvistussähköpostin uudelleenlähettämisen.

7 Hetullinen hakija Nimimuutoksia ei tehdä hakemuksella, vaan henkilöpalvelussa. Siirry henkilöpalveluun hakemuksella olevalla linkillä. Jos hakijalla on hetu, klikkaa "Päivitä VTJ:stä"-painiketta. Tällöin henkilön nimitiedot haetaan VTJ:stä. Jos VTJ:stä löytyy henkilöpalvelusta poikkeavaa tietoa, ruudulle tulee näkyviin uudet nimitiedot, sekä painike "Yliaja VTJ:n tiedoilla". Klikkaa kyseistä painiketta, jolloin uudet nimitiedot päivittyvät henkilöpalveluun. Muista lopuksi jälkikäsitellä hakemus nimenmuutoksen päivittymiseksi. Klikkaa hakemuksen ylälaidassa olevaa "Hakemuksen jälkikäsittely"-painiketta. Tämä painike on aktiivinen vain korkeakoulun omille hakijoille. Klikkaa tämän jälkeen "Käsittele, ei viestiä". Tämä valinta aktivoi vahvistussähköpostin uudelleenlähettämisen. Jos hakemus on puutteellinen siksi, että hakemuksella on monta kutsumanimeä, ja korjaus ei onnistu vaikka päivittää nimitiedot VTJ:stä, syy on todennäköisesti VRK:n päässä olevasta virheestä. Näissä tapauksissa korjaus tehdään suoraan hakijan kutsumanimi-kenttään henkilöpalvelun muokkaustilassa: Jotta "Tallenna"-painike aktivoituu, niin tyhjennä koko kenttä ja kirjoita kutsumanimi uudelleen. Jos kutsumanimeä ei ole tiedossa, tallenna ensimmäinen etunimistä. Jos tämä ei olekaan hakijan kutsumanimi, sen voi korjata hakijan pyynnöstä myöhemmin. Kirjaukset tapahtumalokiin Jokaisesta virkailijan tekemästä muutoksesta jää tiedot järjestelmän lokitietoihin. Hakemuksen alalaidassa olevasta "Muutoshistoria ja kommentit"-osiosta löytyy tiedot hakemuksen muutoksista. Järjestelmä dokumentoi automaattisesti jokaisen hakemuksen muutoksen ja lokitietoon tulostuu muutoksen tehneen virkailijan tunnistetiedot ja muokattu teema. Tarkemmat muutostiedot tallentuvat taustalokeihin. Myös jokaisesta hakijan Oma opintopolku-palvelussa tekemästä muutoksesta jää tiedot järjestelmän lokitietoihin. "Muutoshistoria ja kommentit"-osiossa on myös mahdollisuus kommentoida tehtyjä muutoksia. On suotavaa kirjoittaa kommenttikenttään tarkemmat tiedot muokatuista tiedoista ja muokkauksen syystä, jotta hakemuksen käsittelyn seuraaminen helpottuu. g) Lukuvuosimaksuvelvollisuuden merkitseminen hakijoille ja kansalaisuuden tarkistaminen Toiminnallisuudet Opintopolussa Tieto lukuvuosimaksuvelvollisuudesta merkitään hakemukselle. Etsi hakemus, jota haluat käsitellä hakemusten käsittelystä. Lukuvuosimaksutieto merkitään hakemuksen "KK-haut: kelpoisuus ja liitteet"-välilehdellä. Tieto on hakukohdekohtainen ja sen voi merkitä kaikille hakukohteille, riippumatta siitä millä kielellä koulutus järjestetään. Oletusarvona maksuvelvollisuutena on Ei tarkistettu. Muut vaihtoehdot ovat Maksuvelvollinen ja Ei maksuvelvollinen. Kun olet valinnut oikean vaihtoehdon, paina "Tallenna". Tieto näkyy myös valintapalvelussa "Hakeneet"-välilehdellä, mutta sitä ei voi päivittää siellä. Tieto ei näy hakijalle Oma opintopolussa, vaan se on vain virkailijoiden nähtävillä. Sijoittelun tulokset välilehdelle on tulossa maksuvelvollinen -merkinnällä oleville hakijoille pudotusvalikko: "ei maksanut", "maksanut" ja "vapautettu. Lukuvuosimaksuvelvollisuuden merkitseminen amk-sektorilla AMK-hapa-listalla ja Opintopolkuaamussa sovittua: 1) Jos hakija on maksuvelvollinen, 1.hakukohteen amk merkitsee hänelle jokaisen amk-hakukohteen, joissa kerätään lukuvuosimaksua,

8 kohdalle maksuvelvollinen -tiedon -> Näin saadaan maksuvelvollinen -tieto siirtymään valintoihin sijoittelu välilehdelle. 2) Jos hakija on ei-maksuvelvollinen, merkitsee 1.hakukohteen amk hänelle vain 1.hakukohteen kohdalle ei-maksuvelvollinen -tiedon ja muihin hakukohteisiin jää ei tarkistettu. 3) Jos jollakin muulla kuin hakijan 1. hakutoiveen amk:lla on maksuvelvollisuudesta vapauttava dokumentti (pyydetty toimittamaan hakuaikana) aikaisemmin kuin 1.hakutoiveen amkilla, niin tämän amk:n tulee käydä korjaamassa maksuvelvollisuus-tieto hakijan kaikille maksua vaativille amk-hakukohteille ja laitettava maininta hakemuksen kommentteihin. Kansalaisuuden tarkistaminen Kansalaisuus on syytä tarkistaa, jos hakija ilmoittaa hetun ja suomen kansalaisuuden hakukohteissa, joissa on lukuvuosimaksuvelvollisuus. Näet hakijan kansalaisuuden henkilöpalvelussa 'Muokkaa' -painikkeesta avautuvalla näytöllä. Tarkista näytöltä tieto ensin. Jos hakijan ilmoituksessa hakulomakkeella ja henkilöpalvelun ilmoittamassa kansalaisuudessa on ristiriita, klikkaa 'päivitä VTJ:stä' -painiketta, jolloin järjestelmä hakee tiedot väestietokannasta. Tämän jälkeen pitää tieto saada hakulomakkeelle. Mene hakemuksella henkilötietojen muokkaukseen ja vaihda siellä kansalaisuus ja tallenna. 2. Paperihakemusten käsittely Korkeakoulu esittää aina hakijalle ensisijaisena vaihtoehtona sähköisen hakulomakkeen täyttämistä (tarvittaessa virkailijan tukemana). Hakijoille on hyvä mainita, että paperisestikin alulle laitettu hakemus päätyy joka tapauksessa sähköiseen muotoon virkailijan tallentamana, ja että sähköpostitse tiedot valinnasta tai varasijasta saa kirjepostia nopeammin. Jos hakija ei pysty täyttämään sähköistä hakulomaketta verkossa, hänelle tarjotaan mahdollisuutta joko käydä täyttämässä hakulomake korkeakoulussa (virkailija-avusteisesti) tai palauttaa korkeakoulusta postitse lähetetty paperinen hakulomake määräajassa. On parempi jos hakija käy täyttämässä hakulomakkeen korkeakoulussa, koska jos hakija tilaa useista korkeakouluista paperilomakkeita ja saa nitä käyttöönsä voi olla hankalaa selvittää mihin hakukohteisiin hakija todella hakee. Lataa paperinen hakulomake suomeksi, ruotsiksi tai englanniksi. Korkeakoulun tulee ilmoittaa hakijasta myös muihin hakijan hakutoiveiden korkeakouluihin ja hakemuksen kommentteihin tulee viedä merkintä, että hakija ei ole antanut suostumusta sähköiseen asiointiin. Korkeakoulun oma kirjanpito paperilomakkeella hakeneille on suositeltavaa. Hakijalle on kerrottava seuraavat asiat: paperihakulomakkeen on oltava perillä korkeakoulussa hakuajan päättymiseen mennessä ja että hakija on itse vastuussa postin saapumisesta perille määräajassa postitusosoite johon hakulomakkeen voi palauttaa sekä muut hakijapalvelun yhteystiedot a) Paperisen hakulomakkeen täydentäminen ja liitepyynnöt Vähimmillään hakemuksen vireillepanoksi (hakuajan loppuun mennessä), hakijalta tulee saada kirjallisesti seuraavat tiedot: etunimet sukunimi suomalainen hetu/syntymäaika + sukupuoli osoite puhelinnumero hakutoiveet mieluisuusjärjestyksessä (näitä hakija ei voi muuttaa enää hakuajan jälkeen) Opintopolun hakulomakkeelle voi tulla lisäkysymyksiä ja niiden jatkokysymyksiä, joita ei ole paperilomakkeella. Tämän vuoksi suositellaan, että hakija käy korkeakoululla täyttämässä hakemuksen, jos hän ei pysty täyttämään sitä itsenäisesti verkossa. Virkailija voi täyttää hakemuksen lisäkysymykset hakijan antamien suullisten tietojen perusteella. Nämä on kuitenkin kirjallisesti varmistettava hakijalta joko sähköpostitse tai kirjeitse. Lisäkysymyksiin annettuja vastauksia ei voida ottaa vastaan pelkästään suullisesti, koska ne voivat vaikuttaa valintalaskentaan (esimerkiksi hakijan ilmoittamat pistetiedot tms.). Jos hakija on vastannut myöntävästi kysymykseen "Onko sinulla aiemmin suoritettu korkeakoulututkinto", korkeakoulun virkailijan tulee olla yhteydessä hakijaan ja kysyä tarkemmat tiedot. Kun hakemus on valmis, virkailija postittaa hakijalle hakemuksen tulosteen, jossa on näkyvissä myös hakemukselle tarvittavat liitteet (hakulomakkeen liitepyynnöt) sähköpostitse (tarvitaan lupa) tai postitse hakijalle. Jos mahdollisia hakemuksen täydennyksiä ei saada määräajassa, asiaa käsitellyt korkeakoulu informoi asiasta muita korkeakouluja sähköpostitse ja kukin korkeakoulu harkitsee voidaanko hakemus huomioida sen hakukohteiden osalta vai tuleeko hakemus hylätä.

9 b) Myöhässä saapunut paperihakemus Myöhässä saapuneet hakemukset hylätään. Hakemus tallennetaan Opintopolkuun, jotta tilanne on myöhemmin todennettavissa, passivoidaan ja kirjataan kommenttiin että hakemus on saapunut myöhässä. Lisäksi virkailija ilmoittaa myöhässä saapuneesta hakemuksesta niihin korkeakouluihin, joita hakemus koskee. c) Hakemuksen suullinen tai sähköpostilla tapahtuva vireillepano Vaikka hakemuksen voi laittaa suullisesti vireille viranomaisen suostumuksella, tätä ei suositella. Eli tarkoitus ei ole ohjata hakijoita hakemusten suulliseen vireillepanoon. Käytännössä kuitenkin hakijaan joudutaan olemaan puhelimitse yhteydessä, koska paperinen lomake ei vastaa sähköistä hakulomaketta ja sille tulevia kysymyksiä. Vaikka hakemuksen voi laittaa sähköpostilla vireille, tätä ei suositella. Eli tarkoitus ei ole ohjata hakijoita hakemusten vireillepanoon sähköpostilla. d) Paperisella hakulomakkeella annettujen tietojen tallentaminen Opintopolkuun Paperisella hakulomakkeella annetut tiedot viedään Opintopolkuun "Hakemusten käsittely"-näytöltä (Haut Hakemusten käsittely). Hakemusten käsittelynäytöllä klikkaa "Syötä hakemus"-painiketta. Valitse listasta oikea haku ja paina "Lähetä". Seuraavaksi muodostuu tyhjä hakulomake. Hakemusnumero muodostuu automaattisesti. Täytä kaikki tarvittavat tiedot ja tallenna. Aktivoi hakemus vielä tämän jälkeen 'Aktivoi'-painikkeesta ja jälkikäsittele hakemus. 3. Passivointi ja yksilöinti

10 Passivoinnin tarkoituksena on varmistaa, että samalla henkilöllä on yhdessä haussa vain yksi (uusin) hakemus. Yksilöinnillä taas varmistetaan yhden paikan säännöksen valvomista varten, että sama henkilö ei ole useana eri henkilönä Opintopolun henkilöpalvelussa (lisäksi yksilöinnissä hakijalle muodostuu oppijanumero). Ennen yksilöintiä on suositeltavaa tehdä ylimääräisten hakemusten passivoinnit, jolloin yksilöinti tehdään aktiivisen hakemuksen henkilönumeron perusteella. Passivointia ja yksilöintiä voi tehdä jo haun aikana. Passivointi tulee olla tehtynä viikko hakuajan päättymisestä. Yksilöinti tulee olla tehtynä 'Hakemukset tarkistettu viimeistään' -määräaikaan mennessä. Kevään yhteishaun I hakuajan määräaika on viimeistään ja II hakuajan määräaika on viimeistään HUOM! Kevään 2017 yhteishaun I hakuajalle on tehty passivointia varten aakkosten mukainen jaottelu niille korkeakouluille, joilla on koulutustarjontaa I hakuaikana, mutta sekä kevään 2017 yhteishaun II hakuaikana ja syksyn 2017 yhteishaussa jokainen korkeakoulu passivoi omaan organisaatioonsa tulleet ylimääräiset hakemukset. a) Passivointi Yhteishaussa on mahdollista, että sama hakija jättää useita hakemuksia, joista pitäisi yhteishaussa ottaa huomioon vain yksi. Jotta voidaan tehdä päätös siitä, että hakemukset ovat saman tai eri hakijan jättämiä, on korkeakoulun virkailijan tehtävä vertailua jätettyjen hakemusten välillä. Virkailija pystyy näkemään kaikki sekä hetullisten että hetuttomien hakijoiden yhteishakuun jättämät hakemukset, vaikka hakija ei olisikaan hakenut kyseiseen korkeakouluun. Voimaan jätetään hakijan uusin hakemus ja aikaisemmat passivoidaan. Passivoinneista ei tarvitse ilmoittaa toiseen korkeakouluun. Valitse "Hakemusten käsittely"-näytöllä ("Haut" "Hakemusten käsittely") oikea haku. Rajaa oma organisaatio valitsemalla organisaatio vasemman ylälaidan organisaatiohausta. Valitse "Hakemuksen tila"-pudotusvalikosta hakemuksen tilaksi "Hetuttomat" ja hae. Saat listan teille hakeneista hetuttomista hakijoista. Avaa selaimen toiseen välilehteen "Hakemusten käsittely"-ikkuna. Laita rajaukseksi vain haku (esim. korkeakoulujen yhteishaku kevät 2016) ja kopioi hetuttoman nimi ja hae. (Jos organisaatiollasi on ollut hakuja myös yhteishaun kevään ensimmäisessä haussa ja teet passivointeja kevään toisessa haussa, niin lisäys edelliseen ohjeeseen. Kun olet hakenut organisaatiorajauksella hetuttomat, järjestä ne järjestykseen saapumispäivämäärän perusteella klikkaamalla kyseisen sarakkeen otsikkoa.). Etsi sen jälkeen listasta nimen ja syntymäajan perusteella mahdolliset tuplahakemukset. Laita kaikkiin hakemuksiin täppä. Avaa jokainen hakemus erikseen tai eri välilehdille. Vertaile hakijan nimeä, syntymäaikaa, sähköpostiosoitetta, osoitetta, kansalaisuutta ynnä muita tietoja. Tarkista hakemuksien alalaidasta hakemuksen tallennusajankohta. Passivoi hakemukset vasemmasta yläkulmasta löytyvästä "Passivoi hakemus"-painikkeesta. Tämän jälkeen avautuu ikkuna, johon voi syöttää syyn passivoinnille (esim. "Tuplahakemus, virkailijan nimi ja korkeakoulu"). b) Yksilöinti

11 Ne hakijat, joilla on suomalainen henkilötunnus yksilöidään automaattisesti (huom! poikkeuksena itseoikaisut esimerkiksi sukupuoltaan korjan henkilöillä ja ne hetulliset, joiden nimi poikkeaa hakemuksella riittävästi VTJ:stä löytyvästä nimestä), sillä henkilötunnus on yksilöllinen ja sillä luotettavasti yksilöidä henkilön automaattisesti. Henkilön perustiedot tarkistetaan Väestörekisterikeskuksen väestötietojärjestelmästä. Jos hakemuksella ilmoitetut nimitiedot ja henkilötunnus täsmäävät väestötietojärjestelmän kanssa, henkilö yksilöityy automaattisesti ja saa oppijanumeron. Jos hakemuksella syötetyssä nimessä on pieni virhe, se korjaantuu nimitietoja haettaessa. Jos virhe on suuri tai henkilön syö nimi on kokonaan eri kuin väestötietojärjestelmään tallennettu, yksilöinti jää virkailijan päätettäväksi. Henkilötunnuksettomat hakijat on virkailijan aina erikseen yksilöitävä käsin. Tämä tapahtuu tarkistamalla, että hakijalta löytyy henkilötietojärjestelmästä vain yhdet tiedot. Tarkistamisessa hyödynnetään käytettävissä olevia tietoja, kuten esimerkiksi nimitiedot, syntymät asuintiedot ja kansalliset tunnisteet. Yksilöinti tulee tehdä "Hakemuksen käsittely"-näytön kautta. Klikkaa aktiiviseksi jäävästä hakemuksesta hakemuksen muokkausnäytöllä linkk "Hakijan tiedot henkilöpalvelussa", jonka kautta voit siirtyä hakijan tietoihin henkilöpalvelussa ja hakea duplikaatit. Henkilötietojen muokkausnäytöllä paina painiketta "Hae duplikaatit" Henkilöpalvelusta löytyy nyt uusi duplikaattinäkymä, jonka avulla vertailut ja henkilöiden mahdolliset yhdistämiset ovat yksinkertaisemmin teh korkeakoulujen yhteishaussa ja opintopolussa järjestetyissä erillishauissa. Näytölle haetaan valitun henkilön duplikaatit alla olevan perusteella ensimmäisenä listataan kandidaatit, joiden syntymäaika on sama kuin alkuperäisellä henkilöllä tämän jälkeen listataan nimien samankaltaisuuden mukaan laskevassa järjestyksessä (eli samankaltaisin nimi ensimmäisenä, viimeisenä huonoimmat kandidaatit) Jokaiselle duplikaatille haetaan kaikki ne henkilötiedot, jotka löytyvät järjestelmästä (2.aste ja korkeakoulut). Näytöllä näkyvät tiedot ovat hak viimeisimmältä hakemukselta. Näytölle haetaan myös opintopolun ulkopuolisten erillishakujen henkilötiedot. Näiden avulla vertailut ja yksilöi mahdollista tehdä helpommin ja nopeammin kuin aiemmin. Jokaisen henkilön kohdalla on myös linkki hakijan hakemukseen. Muut hakemuks haetaan hakijan muut hakemukset, jotka löytyvät järjestelmästä. Yksilöimättömien hetuttomien hakijoiden hakemukset yhdistetään sähköpostiosoitteen ja henkilönumeron perusteella, siksi myös yksilöimättömillä voi löytyä useampia hakemuksia. Tässä on hyvä muistaa, ett hakemukset aukeavat virkailijan käyttöoikeuksien mukaisesti. Jos et saa hakemusta auki, niin sinulla ei ole siihen oikeutta. Jos jokin tai jotkin hakijat ovat valitun henkilön duplikaatteja (tarvittavat tunnistetiedot ovat samoja), niin valitse ne ruksaamalla ja linkitä henki Yhdistä valitut-painikkeella ja siirry takaisin yksilöimään ko. hakija jos sitä ei ole vielä yksilöity. Jos valitulla henkilöllä ei ole yhtään duplikaattia henkilöpalvelussa, niin tästä tulee ilmoitus näytölle (Henkilöllä ei ole duplikaatteja). Tarkista ennen linkitystä jokaisen hakijan hakemuksen henkilötiedot ja varmista, että kyseessä on sama henkilö (käytä tarkistetietoina osoitet puhelinnumeroa, passinumeroa). Ohessa muistilista yksilöintiä varten: Jos yhdelläkään duplikaatilla on hetu, muut linkitetään siihen (hetullinen on jo yksilöity automaattisesti). Jos kaikki duplikaatit ovat hetuttomia, aktiiviseksi jäävän hakemuksen henkilöstä tehdään primäärihenkilö (jos on jo yksi yksilöity hen muut liitetään siihen). Jos löytyy kaksi yksilöityä henkilöä, joiden voidaan epäillä olevan sama henkilö, ota yhteyttä korkeakoulutiimiin.korkeakoulutiimi voi toisen henkilön yksilöinnin.

12 Lopuksi yksilöi henkilö klikkaamalla "Yksilöi ilman hetua". Onnistuneen yksilöinnin jälkeen henkilötunnuksettoman henkilön statukseksi muuttuu "yksilöity". Hakemukselle yksilöintitieto päivittyy automa noin kuuden tunnin välein (hakemuksen jälkikäsittelyllä tieto päivittyy hakemukselle välittömästi). c) Esimerkkitapauksia 1. Hetuton hakija, jolla on kolme duplikaattia, joista yksi on jo yksilöity Varmista ensin, että kyseessä on sama henkilö (kaikki duplikaatit tarkistettava). Linkitä henkilöt toisiinsa, jolloin tulee ilmoitus seuraava ilmoitus: Klikkaa "Linkitä henkilöt"-painiketta, ja valmiiksi yksilöity henkilö säilyy primäärihenkilönä. 2. Vääriä henkilöitä linkitetty yhteen Ota yhteys korkeakoulutiimiin linkityksen purkamiseksi. 3. Henkilö löytyy sekä hetullisena että hetuttomana Linkitä hetuton hetulliseen hakijaan seuraavasti: Avaa hetullisen hakijan hakemus ja siirry henkilöpalveluun. Tee linkitys ja yksilöi. Jos linkitys on tehty jo toisin päin, korjaa linkitys tekemällä hetullisesta primäärihenkilö klikkaamalla "Aseta primäärihenkilöksi"-painiketta. d) Aikataulut ja työnjako kevään 2017 yhteishaun I hakuaika

13 Aikataulu ja työnjako kevään 2017 yhteishaun ensimmäisenä hakuaikana Passivointi- ja yksilöintityö jaetaan hakijoiden sukunimen mukaan aakkosjärjestyksessä niiden korkeakoulujen kesken, joilla on ensimmäisenä hakuaikana hakukohteita yhteishaussa seuraavasti: Korkeakoulu Käsiteltävä kirjain, sukunimi Hakukohteiden määrä hakuaika I Aalto-yliopisto Q 1 Diakonia-ammattikorkeakoulu V 2 Hämeen ammattikorkeakoulu B 4 Jyväskylän ammattikorkeakoulu P 3 Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulu S 5 Kajaanin ammattikorkeakoulu C 3 Karelia-ammattikorkeakoulu E 1 Lahden ammattikorkeakoulu G 3 Lapin ammattikorkeakoulu D 3 Laurea-ammattikorkeakoulu K, Ö 8 Metropolia Ammattikorkeakoulu J, R 6 Oulun ammattikorkeakoulu H 3 Oulun yliopisto O, Å 35 Saimaan ammattikorkeakoulu I 3 Satakunnan ammattikorkeakoulu M 6 Seinäjoen ammattikorkeakoulu F 2 Tampereen ammattikorkeakoulu U 1 Turun ammattikorkeakoulu Y, W 3 Taideyliopisto T, X 83 Vaasan ammattikorkeakoulu Z 2 Vaasan yliopisto A, Ä 15 Yrkeshögskolan Arcada L 3 Yrkeshögskolan Novia N 6 Kirjaimien jaossa on otettu huomioon kevään 2017 hakuajassa I olevien hakukohteiden määrä korkeakouluittain sekä vuoden 2015 I hakuajan hetuttomien hakijoiden määrääkirjaimittain. Kevään 2017 käsiteltävien I hakuajan hetuttomien tuplahakijoiden määrää per kirjain ei voi arvioida etukäteen. Käsiteltävien kirjaimien jakamisella pyritään päällekkäisen työn vähentämiseen sekä siihen, että työ on vastuutettu korkeakouluille. Tämä lisäksi tulee huomioida, että hetuton hakija saattaa olla tuplahakija myös useamman kirjaimen kohdalla, jos hän hakee nimensä eri variaatioilla ja eri sähköpostiosoitteilla. Työssä noudatetaan Opetushallituksen teknistä ohjetta (yllä). 4. Hakukelpoisuuden tarkistus ja merkitseminen Korkeakoulujen yhteishaun hakukelpoisuuden tarkistuksen toimintamallit ovat sektorikohtaiset. Kaikkien kelpoisuuksien tulee olla tarkistettuna kevään I hakuajan osalta viimeistään ja II hakuajan osalta viimeistään , tarkennetun aikataulun mukaisesti. Syksyn yhteishaun hakemukset ja kelpoisuudet tulee olla tarkistettuna viimeistään

14 a) Ammattikorkeakoulut Hakukelpoisuuden tarkistuksen toteutus Ylimmän AMK-hakukohteen AMK arvioi päivä- ja monimuotokoulutusten hakijoiden hakukelpoisuuden (jos ylin hakukohde on YAMK-hak ylimmän AMK-hakukohteen AMK tekee tarkastuksen). Mikäli monimuotototeutuksessa on suosituksesta poikkeava hakukelpoisuusvaatim AMK vielä hakukelpoisuuden omien hakijoidensa osalta Hakijat käydään läpi (muut kuin hetulliset suomalaisen yo-tutkinnon suorittaneet) ja merkitään hakemukselle tieto, jos hakija todetaan ei-hakukelpoiseksi. Hakijat voi käydä läpi vaihtoehtoisesti: JOKO Opintopolussa hakijoittain:ylimmän AMK-hakukohteen saa rajaamalla seuraavat tiedot: Oma organisaatio Hakuaika Hakukohde Hakukohderyhmä (AMK Liiteryhmä) Näytä vain ensisijaisesti hakeneet TAI samoilla rajauksilla Hakemuksen käsittelynäytön excelillä. Tätä hyödyntämällä "Kaikki tiedot tarkistettu"-merkinnän voi jättää kokonaan pois (AMKin sisäinen tarkastustapa siitä, että kaikki hakijat on käsitelty). Tätä toimintatapaa käyttämällä tulee AM kuitenkin suodattaa hakijoista hakemuksensa mahdollisesti väärin täyttäneet hakijat., esim. hetuttomat suomalaisen ylioppilastutkinnon suorittaneet, virheellinen tutkintonimike (esim. Tradenomi/BBA/IB) kohdassa ammatillinen perustutkinto, jne. Näitä voi etsiä mm. hetuttomuuden ja pohjakoulutuksen avulla.(kts. excel ohje AMK sektorille alempana) Hakukelpoisuus-tieto (Hakukelpoinen) merkitään " Kk-haut: Kelpoisuus ja liitteet"-välilehdellä vähintään ulkomaisella tutkinnolla hakeville AMK-hakukohteen kohdalle. "Hakukelpoisuus"-merkintä ylimpään AMK-hakukohteeseen auttaa muita AMKeja tulkitsemaan, että hakemu tarkastettu. Ei-hakukelpoisten hakijoiden osalta jokaiselle ei-hakukelpoiselle AMK-hakukohteelle otetaan kantaa hakemuksen "Kk-haut: Kelpoisuus liitteet"-välilehdellä (ks. alla tekninen ohje "c) Hakukelpoisuuden merkitseminen Opintopolkuun"). Jotta syyt olisivat yhtenäisiä, käytä seur keita ei-hakukelpoisuuden merkitsemiseen (jos muokkaat tiedostoa, lähetä uusi versio korkeakoulutiimille päivitettäväksi). Jos AMKilla on käytössä hakukohteellaan harkinnanvaraisuus ja haluaa kutsua ei hakukelpoisen hakijan kokeeseen, AMK merkitsee "Kk Kelpoisuus ja liitteet"-välilehden "Hakukelpoisuus"-valikosta oman hakukohteensa kohdalle "Puutteellinen" ja kirjoittaa tiedot harkinnanva ja valintakokeeseen kutsumisesta "Muutoshistoria ja kommentit"-kenttään. Jokainen AMK vastaa siitä, että hakemustiedot on kokonaisuudessaan tarkastettu. Järjestelmä antaa suomalaisen yo-tutkinnon suorittaneille automaattisesti hakukelpoisuuden. Ylempien AMK-hakukohteiden ja hakukohteiden, joissa on käytössä poikkeavia kelpoisuusvaatimuksia, hakijoiden kelpoisuuden tarkistaa jokainen AMK itse. Hakijat, joilla on hakemuksella pohjakoulutuksena "Muualla kuin Suomessa suoritettu muu tutkinto, joka asianomaisessa maassa antaa hakukelpoisuuden korkeakouluun" tai joilla ei ole yleistä korkeakoulukelpoisuutta (Muu korkeakoulukelpoisuus), toimittavat hakemuksens AMK-liiteryhmän mukaisesti ensisijaisen amk-hakutoiveensa ammattikorkeakouluun. Hakemuksen tarkistava amk vaihtaa tarvittaessa liit perusteella pohjakoulutuksen oikeaan kohtaan ja täppää hakukohteelle "Liitteet saapuneet" ja merkitsee myös saapuneet liitteet "Muutos kommentit"-kenttään. "Muu korkeakoulukelpoisuus"-kohtaan kuuluvat vain hakijat, joilla ei oikeasti ole hakukelpoisuuden tuottavaa tutkintoa. Abit eivät kuulu sii vaan heidät tulee merkitä suoritettavan tutkinnon mukaiseen kohtaan. YAMK hakukohteiden tarkistaminen: Jokainen ammattikorkeakoulu käy omat YAMK hakukohteensa läpi. Se AMK, joka huomaa tarkis yhteydessä selkeän virheen tai ristiriidan, tekee tarvittavat korjaukset hakemukselle ja on tarvittaessa yhteydessä hakijaan. Korjauksen te ilmoittaa hakijan kaikkien muiden hakutoiveiden ammattikorkeakouluihin, jos hakijan hakukelpoisuustietoihin on tullut muutoksia. Muissa korjaustapauksissa kirjataan tehdyt muutokset "Muutoshistoria ja kommentit" -kenttään. Excel ohje AMK sektorille Kaikki AMK hakijat ovat hakukelpoisia, ellei hakukohteeseen merkitse Ei hakukelpoinen. Ylin AMK hakutoive tarkistaa koko hakemuksen. Helpoin ja nopein tapa etsiä mahdollisia virheitä hakemuksen pohjakoulutustiedoista on hakemukset excelillä (Hakukohteen ensisijaiset hakijat + AMK liiteryhmä). Yksi tapa tarkistaa Excelin avulla on käyttää Filter toimintoa, jolla voi poimia hakemuksia tarkistettavaksi sarakkeista valittujen tietojen p Haut > Hakemusten käsittely näytöllä > Valitse - oma organisaatio (AMK) - Haku - Hakukohde - Hakukohderyhmä: AMK liiteryhmä - Näytä vain ensisijaiset hakijat > Lataa exceli- raportti >Enable editing

15 Valitse otsikkorivi (rivi 8). Kun rivi 8 on valittu > valitse DATA välilehti > valitse Filter > Rivi 8 otsikkoriviin ilmestyy Sarakkeita voi nyt tarkistaa sarakkeesta valittujen tietojen perusteella. Avaa sarakkeen alasvetovalikko (nuolimerkki sarakkeen ylänurkassa)

16 Valitse sarakkeen alasvetovalikosta ne tiedot, joita haluat tarkastaa > OK Nyt excelissä on esillä kaikki hakemukset, joista löytyy sarakkeesta valitut tiedot.

17 Huom. kun sarakkeessa on esillä vain valitut tiedot(muut hakemukset piilossa), sarakkeessa on Filter -merkki ( ) Kun sarakkeen tiedot tarkistettu, muista ottaa sarakkeen Filter pois päältä (valitse sarakkeen alasvetovalikosta Select All > OK), ettei os hakemuksista jää vahingossa piiloon. Filter -toiminnon saa pois päältä ylävalikosta

18 Samalla periaatteella voi tarkastaa muiden pohjakoulutus sarakkeiden tiedot läpi ja tarkistaa onko hakemuksissa mahdollisia virheitä. Esimerkki 1 Etsi kaikki hetuttomat ylioppilaat Avaa Suomessa suoritettu ylioppilastutkinto ja/tai lukion oppimäärä sarakkeen alasvetovalikko. Täppää sarakkeen alasvetovalikosta ainoastaan : X > Ok

19 Nyt excelissä näkyy ne hakijat, joilla on hakulomakkeella pohjakoulutus Suomessa suoritettu ylioppilastutkinto ja/tai lukion oppimäärä. K sarakkeessa on suodatus päällä, sarakkeeseen ilmestyy suodatus merkki ( ) Valitse excelin HETU sarakke ja tarkista että HETU sarakkeen alasvetovalikosta ei löydy hetuttomia. Muista aina tarkistuksen jälkeen ottaa sarakkeen valinnat pois päältä kaikista sarakkeista. Esimerkki 2 Tarkista kaikki ammatilliset perustutkintonimikkeet Valitse Suomessa suoritettu ammatillinen perustutkinto, kouluasteen, opistoasteen tai ammatillisen korkea-asteen tutkinto sarakkeen ala Täppää: X > Ok Avaa Tutkinto sarakkeen alavetovalikko. Tarkasta kaikki tutkintonimikkeet. Sarakkeen alasvetovalikossa näkyvät tutkintonimikkeet ovat aakkosjärjestyksessä jolloin on helppo etsiä mahdollisia virheellisiä ammatillisen perustutkinnon tutkintonimikkeitä (kuten Tradenomi, Res BBA, IB, jne ) Muista tarkistuksen jälkeen ottaa valinnat pois päältä kaikista sarakkeista (sarakkeen alasvetovalikko ja valitse Select All > Ok) Hakukelpoisuuden arviointi tilanteissa, joissa hakija täydentää I hakuaikana jättämäänsä hakemusta II hakuaikana

20 Poikkeuksena edelliseen toimintaohjeeseen, hakemukset on käytävä kussakin AMKissa läpi hakukohteittain rajaamalla "Tiedot ei tarkistettu", jolloin saadaan näkyville ne hakukohteet, joihin ei ole vielä otettu kantaa. Tämä suositellaan tekemään viimeisenä vaiheena eli sen jälkeen, kun kaikki II hakuajan hakemukset on käyty läpi. Tällöin tarkistettavien hakukohteiden määrä on huomattavasti pienempi. Tätä toimintatapaa käyttävien on tullut merkitä "Kaikki tiedot tarkastettu"-täpät kaikille I hakuajan hakijoilleen huolimatta siitä, onko hakemuksen ylin AMK-hakukohde. Jos AMK on käyttänyt I haussa AMK-kohteisiinsa Excel-tarkastusta eikä ole merkinnyt "Kaikki tiedot tarkastettu"-täppiä hakutoiveille, tulee II haun jälkeen käydä uudelleen lävitse myös I haun hakukohteet ja suodattaa Excelistä näkyviin ei-hakukelpoiset hakijat, joilla on hakemuksellaan myös II hakuajan käsiteltäviä AMK-hakukohteita. Vinkki: Opintopolussa hakemuksen käsittelyssä löydät sellaiset hakijat, jotka ovat II hakuaikana lisänneet I hakuajan hakemukseen uusia hakukohteita klikkaamalla saapumispäivä saraketta (ilmestyy pieni nuoli), tällöin hakemukset listautuvat saapumispäivän mukaan. Jotta jokainen I hakuajassa hakemuksen täyttänyt saadaan käsiteltyä II hakuajan hakukohteiden osalta tulisi näin ollen jokaisen amkin käydä kaikki II hakuajan hakukohteensa läpi. Virkailija voi hakemuksen käsittelyssä ottaa listauksen hakukohde kerrallaan kaikista hakijoista (ei vain 1.sijaisista) ja järjestää hakemukset päivämäärän mukaan ja katsoa läpi I hakuajassa (pvm mukaan) hakeneet. Näin löydetään II hakuajassa hakukohteita lisänneet ja päästään merkitsemään kelpoisuudet. Tällä metodilla useampi amk käy läpi samojakin hakijoita, mutta näin kukaan I hakuajassa hakemuksen jättänyt ei jää käsittelemättä ja saa vahingossa valintakoekutsua II hakuajan hakukohteeseen. Liitteet Pakollisen liitteen saapuminen/saapumatta jääminen merkitään aina myös "Muutoshistoria ja kommentit"-kenttään. Huom! KAIKISTA virkailijoiden tekemistä hakukelpoisuustietoihin liittyvistä muutoksista ja yhteydenotoista hakijaan täydentävien tietojen saamiseksi laitetaan merkintä "Muutoshistoria ja kommentit"-kenttään. Liitteet saanut AMK tarkastaa liitteet, merkitsee saapumisen hakemukselle ja korjaa tarpeen mukaan pohjakoulutustiedot hakemuksella oikeisiin kohtiin (huom! myös "Muu korkeakoulukelpoisuus"-pohjakoulutusten osalta I hakuajan. Saapuneiden liitteiden pohjalta ennen vuotta 1990 suomalaisen yo-tutkinnon suorittaneiden arvosanat syötetään suoritusrekisteriin (kat so suoritusrekisterin ohje täältä). Liitteen toimittamatta jättäminen vaikuttaa ainoastaan koulumenestyspisteisiin, joten hakijat ovat hakukelpoisia huolimatta siitä, onko hakija toimittanut pyydettyjä liitteitä määräaikaan mennessä. Merkitään kuitenkin hakemukselle "Muutoshistoria ja kommentit"-kenttään, jos liitettä ei ole tullut. EB, IB ja RP hakijoita pyydetään merkitsemään hakemuksella arvosanansa. Saapuneiden liitteiden pohjalta kansainvälisen yo-tutkinnon (EB, IB, RP) tiedot tarkastetaan/korjataan hakemukselle. Valmistuneiden tulee toimittaa vaadittavat todistuskopiot 8.2 (I haku) tai 20.4 (II haku) mennessä. Mikäli ei toimita, hakija ei ole hakukelpoinen. Hakukautena valmistuvat toimittavat molemmissa hauissa predicted grades tai vastaavan todistuksen 20.4 mennessä. Hakukautena valmistuneiden kohdalla opiskelijavalinta on ehdollinen eikä heitä merkitä ei- hakukelpoisiksi vaikka eivät toimittaisikaan ennakkoarvioita 20.4 mennessä. Tilanteissa, joissa hakija on ilmoittanut hakulomakkeella pohjakoulutuksekseen ainoastaan korkeakoulututkinnon ja hakee AMK-hakukohteisiin, häneen ollaan yhteydessä sähköpostitse tai puhelimitse ja pyydetään tiedot toisen asteen tutkinnosta. Reagointiaika tulee olla kohtuullinen (vähintään viikko) Huom. jos jokin määräaika (esim. varasijalta hyväksytyn opiskelupaikan vastaanotto) osuu viikonlopulle tai pyhäpäivälle, niin hakijalla on oikeus toimittaa paperinen vastaanotto vielä seuraavana arkipäivänä ( ). b) Yliopistot Hakukelpoisuuden tarkistuksen toteutus Lähtökohtaisesti hakijan jokaisen yliopistohakutoiveen yliopisto huolehtii hakijan hakukelpoisuuden arvioimisesta vain omien hakukohteidensa osalta tarkistettujen tai todennettujen koulutustietojen perusteella. Osa koulutusalakohtaisista valintakoeyhteistöistä on sopinut, että koordinoiva yliopisto arvioi hakukelpoisuuden yhteistyöhön kuuluvien hakukohteiden osalta. Suurin osa valinnoista toteutetaan YTL:n rekisteristä tai hakijan toimittamista todistusjäljennöksistä tarkistettujen tietojen perusteella mahdollisimman lopullisina : todistusliitteet tarkistetaan jokaiselta hakijalta, jonka tiedot eivät ole kansallisista tietojärjestelmistä automaattisesti tarkistettavissa. Poikkeuksia muodostavat esimerkiksi kevään yhteishaussa IB-tutkintoon samana kesänä valmistuvat ja Maanpuolustuskorkeakouluun hakevista kesällä 2016 asevelvollisuuttaan suorittavat, joiden valinta opiskelijaksi tapahtuu vähintään hakukelpoisuuden osalta ehdollisena. Hakijat, joiden hakukelpoisuutta ei saada YTL:n rekisteristä, toimittavat hakemuksensa liitteet jokaisen yo-hakutoiveensa yliopistoon. Suoritusrekisteriin liittyvät ohjeet löytyvät täältä. Jos hakija on suoritusrekisterin mukaan ylioppilas, niin hänellä näkyy Opintopolussa hakemusten käsittelynäytöllä tieto kelpoisuus hyväksytty automaattisesti (tämä edellyttää, että hakukohteelle on tarjonnassa valittu vaihtoehto "ylioppilastutkinto tuottaa hakukelpoisuuden automaattisesti"). Muille hakijoille yliopisto merkitsee käsin hakukelpoisuuden tai ei-hakukelpoisuuden Opintopolkuun. Yliopistojen tulee huolehtia siitä, että valintalaskennassa tarkistetaan hakijan hakukelpoisuus ja ei-hakukelpoiset hylätään.

21 Erilaisia tapoja ei-hakukelpoisten hylkäämiseen Opintopolussa (1) Hakukelpoisuuden tarkistuskaava, joka hylkää ei-hakukelpoiset Valintalaskennassa käytetään laskentakaavaa "hakukelpoisuus", joka hakee hakemukselle merkityn kelpoisuustiedon. Kaava tulkitsee hakukelpoisiksi hakijat, jotka on merkitty kelpoisiksi tai joiden kelpoisuutta ei ole tarkistettu. Yliopisto merkitsee Opintopolkuun hakukelpoisuuden niille hakijoille, jotka ovat sen hakemuksen liitteillä osoittaneet. Hakijat, jotka eivät ole saaneet kelpoisuutta YTL:n rekisteristä tai toimittaneet todistusta, tulee käydä merkitsemässä käsin ei-hakukelpoisiksi. (2) Hakukelpoisuuden tarkistuskaava, joka hylkää ei-hakukelpoiset ja ei-tarkistetut Valintalaskennassa käytetään laskentakaavaa hylkää muut paitsi hakukelpoiset, joka hakee hakemukselle merkityn kelpoisuustiedon. Kaava tulkitsee hakukelpoisiksi vain hakijat, jotka on merkitty hakukelpoisiksi, ja hylkää ei-hakukelpoiset sekä ne joiden kelpoisuutta ei ole tarkistettu. Tässä tapauksessa yliopisto merkitsee käsin Opintopolkuun hakukelpoisuuden niille hakijoille, jotka ovat sen hakemuksen liitteillä osoittaneet. Ei-hakukelpoisia ei tarvitse merkitä erikseen. (3) Hakukelpoisuuden tarkistuskaava, joka käyttää erillistä syötettävää arvoa Opintopolun hakemusnäytön kelpoisuustietoa ei hyödynnetä. Tarvitaan laskentakaava, joka tarkistaa, onko hakija ylioppilas sekä erikseen syötettävä arvo sille, jos hakija on todistanut kelpoisuutensa hakemuksen liitteenä (ks. erillinen ohje). (4) Vaihtoehtoinen toimintatapa, jos hakukohteessa on pakollinen valintakoe Jos hakukohteessa on pakollinen valintakoe, niin listassa edellä mainitu vaihtoehdot (1), (2) tai (3) on mahdollista mallintaa myös siten, että valintalaskennassa hylätään ensin valintakokeeseen osallistumattomat ja sen jälkeen ei-hakukelpoiset. Tässä tapauksessa hakukelpoisuuden ja ei-hakukelpoisuuden voi käydä merkitsemässä vain kokeeseen osallistuneille. Tämä vaikuttaa hakijalle näkyvään hylkäyksen syyhyn: Jos hakukelpoisuus tarkistetaan laskennassa ensin, niin ei-hakukelpoiselle, joka ei osallistunut kokeeseen, tulee kelpoisuuskaavan hylkäyksen syy (esimerkiksi et osoittanut hakukelpoisuuttasi määräaikaan mennessä ). Jos kokeeseen osallistuminen tarkistetaan laskennassa ensin, niin niin ei-hakukelpoiselle, joka ei osallistunut kokeeseen, tulee koepistekaavan hylkäyksen syy (esimerkiksi et osallistunut valintakokeeseen ). (5) Hakukohteessa ei käytetä Opintopolun valintalaskentaa Jos hakukohteessa ei käytetä Opintopolun valintalaskentaa vaan tulokset tuodaan sijoitteluun Excel-siirtona, niin ei-hakukelpoisille on merkittävä valinnan tulos hylätty. Hylkäyksen syy (esimerkiksi et osoittanut hakukelpoisuuttasi määräaikaan mennessä ) voidaan myös tuoda ei-hakukelpoisuuden vuoksi hylättäville samassa yhteydessä. Jos laskentaa ei käytetä, hakemusten käsittelynäytölle merkitty kelpoisuustieto ei siirry valinnan tuloksiin eikä sijoitteluun. c) Hakukelpoisuuden merkitseminen Opintopolussa

22 Hae ensiksi käsiteltävä hakemus "Hakemusten käsittely"-näytöltä ja avaa se joko klikkaamalla suoraan hakemusnumeroa tai painamalla "Avaa hakemus"-painiketta. Avattuasi hakemuksen näet "Hakemus"-välilehden oikealla puolella kolme muuta valittavaa välilehteä: "Hakemus valintapalvelussa", "Valintatiedot" ja "Kk-haut: Hakukelpoisuuden merkitseminen ja liitteet" (huom! "Valintatiedot"-välilehti on tällä hetkellä toisen asteen hakujen käytössä, ei korkeakouluhauissa). Siirry "Kk-haut: Hakukelpoisuuden merkitseminen ja liitteet"-osioon klikkaamalla välilehteä. Tällä näytöllä otat kantaa hakijan hakukelpoisuuteen ja liitteiden saapumiseen aina hakukohdekohtaisesti. Hakukelpoisuus-valikossa on neljä vaihtoehtoa: "Kelpoisuus tarkistamatta" (oletus), "Kelpoisuus hyväksytty automaattisesti", "Hakukelpoinen", "Ei hakukelpoinen" ja "Puutteellinen". Jos valitset "Ei hakukelpoinen -vaihtoehdon, niin "Hylkäämisen peruste"-tekstikenttä aktivoituu ja voit kirjoittaa hylkäämisen syyn. Muistettava, että "Ei hakukelpoinen"-vaihtoehto hylkää automaattisesti hakijan ja tämä tieto siirtyy suoraan valintoihin. Tämän jälkeen valitse tietolähde, jonka perusteella teet hakukelpoisuuspäätöksen. Valikossa on kuusi vaihtoehtoa: "Oppilaitoksen toimittama tieto", "Alkuperäinen todistus", "Virallinen oikeaksi todistettu kopio", "Oikeaksi todistettu kopio" ja "Rekisteri". Valitse oikeat vaihtoehdot ja tallenna lopuksi painamalla "Tallenna"-painiketta muokkausnäytön yläreunasta. Tehdyt hakukelpoisuusmuutokset kirjautuvat hakemuksen muutoshistoria-tietoihin. Hakukelpoisuuteen liittyviä tietoja voi halutessaan käyttää valinnoissa liittämällä ne tarvittaviin kaavoihin (ks. tarkemmin ohje Valintaperusteiden mallinnus). Näytön liite-osiossa näytetään tarjonnan liitepyynnöt, lisäkysymysten liitepyynnöt ja koulutustaustan liitepyynnöt. Tämä osio on tarkoitettu k orkeakoulujen sisäisen työnjaon ja liiteprosessin tueksi, eikä sillä ole yhteyttä hakijan hakukelpoisuuteen. Hakukelpoisuuteen otetaan aina kantaa "Hakukelpoisuus"-osiossa. Tässä osiossa voit merkitä hakijalta pyydetyt liitteet saapuneiksi ja tarkastetuiksi. "Liitteet"-valikossa on kolme vaihtoehtoa: "Ei saapunut" (oletus), "Saapunut" ja "Saapunut myöhässä". Valitse oikea vaihtoehto. Siirry seuraavaksi liitteen tila-valikkoon, jossa on viisi vaihtoehtoa: "Ei tarkistettu" (oletus), "Odottaa täydennystä", "Puutteellinen", "Tarkistettu" ja "Tarpeeton". Ennen kuin voit tehdä muutoksia liitteiden tilatietoihin, rastita liitteen edessä oleva valintaruutu. Tämän jälkeen valikot aktivoituvat. Valitse oikeat vaihtoehdot ja tallenna lopuksi painamalla "Tallenna"-painiketta muokkausnäytön yläreunasta. Voit merkitä tarkastellun hakukohteen valmiiksi rastittamalla valintaruudun "Kaikki tiedot tarkistettu". Tämä tieto siirtyy hakemusten käsittelyn hakukriteerin "Tiedot tarkistettu/tiedot ei tarkistettu" taustalle. Näin voit etsiä hakukohdekohtaisesti hakemuksia, joiden tiedot ovat joko tarkistettu tai vielä tarkistamatta. Hakukelpoisuus- ja liitetiedot tulostuvat myös hakukohdekohtaiseen exceliin omille sarakkeilleen. d) Hakemuksen täydennysmenettely (sekä amk että yo) Muistutusviesti ja täydennyspyyntö Korkeakoulut lähettävät hakijoille muistutusviestin todistusliitteistä kolmen päivän kuluessa hakuajan päättymisestä. Muistutusviesti lähetetää hakijoille, joiden pitää toimittaa liitteitä. Liitteitä pyydetään hakijoilta, joilla on ennen vuotta 1990 suoritettu ylioppilastutkinto ulkomailla suoritettu tutkinto kansainvälinen ylioppilastutkinto (IB, EB, RP) ammatillinen tutkinto (yliopisto-hakukohteet) AMK puolella ylin AMK hakukohde lähettää muistutusviestin. YAMK- ja yliopistohakukohteet eivät kuulu AMK liiteryhmään, joten jokainen YAM yliopistohakukohde pyytää tarvittavat liitteet omilta hakijoiltaan. Jos hakija toimittaa määräajassa 8.2/20.4 joitain liitteitä, mutta niissä on vielä puutteita, korkeakoulu pyytää täydennystä. Täydennysaikaa an viikko, mutta tuossa pitää ottaa huomioon se, milloin sähköisen viestin katsotaan menneen perille. Sähköisen viestin katsotaan olevan perillä lähettämisestä. Kun virkailija lähettää viestin, hänen pitää siis laskea deadlineksi päivää. Korkeakoulu pyytää täydennyksiä hakijalta viimeistään: I hakuaikana ja II hakuaikana Hakija toimittaa täydennykset korkeakouluun viimeistään: I hakuaikana ja II hakuaikana 4.5. Muistutusviesti: Hyvä hakija,

23 Olet hakenut kevään 2017 yhteishaussa ja sinun tulee toimittaa sinulta vaaditut liitteet hakukohteen vaatimusten mukaisesti määräaikaan me 8.2./20.4. Jos olet jo toimittanut tarvittavat liitteet, sinun ei tarvitse reagoida tähän viestiin. Liitteet tulee toimittaa, jos olet suorittanut: suomalaisen yo-tutkinnon ennen vuotta 1990 korkeakoulukelpoisuuden antavan tutkinnon ulkomailla kansainvälinen ylioppilastutkinnon (IB, EB, RP) ammatillisen tutkinnon Täydennyspyyntöviesti: Hyvä hakija, Olet hakenut kevään 2017 yhteishaussa xxxx hakukohteeseen. Toimittamasi liitteet ovat valitettavasti puutteellisia. Jotta olisit hakukelpoinen, toimittaa seuraavat liitteet viimeistään xx.xx. klo 15 mennessä (vastausaikaa yksi viikko) Hakijoiden ja sähköpostiosoitteiden suodattaminen exceleistä Opintopolusta saa hakijoiden sähköpostiosoitteet Exceliin ja sitä hyödyntäen hakijapalvelut voivat lähettää muistutusviestit hakijoille. Ohje Haku Avaa Haut > Hakemusten käsittely ikkuna Valitse - Hakukohde - Hakukohderyhmä: AMK Liiteryhmä (AMK hakukohteet) - Näytä vain ensisijaisesti hakeneet (AMK hakukohteet) Lataa Excel-raportti Avaa Excel, klikkaa otsikkoriviä, valitse Data (Tiedot) > Filter (Suodata)

24 Ennen vuotta 1990 suoritetut ylioppilastutkinnot

25 Valitse arvo X sarakkeeseen Suomessa suoritettu ylioppilastutkinto ja/tai lukion oppimäärä > OK Valitse viereiseen sarakkeeseen Ylioppilastutkinnon suoritusvuosi kaikki vuodet ennen 1990 > OK Näille hakijoille lähetetään liitepyyntö: Toimita kopio ennen vuotta 1990 suoritetusta ylioppilastutkintotodistuksesta.

26 Huom. Excelistä on mahdollista tarkistaa, onko hakija jo toimittanut liitteen. Tieto löytyy taulukon loppupäästä: Muista poistaa molemmista sarakkeista suodatukset (Select All > OK) ennen kuin siirryt seuraavaan! Muualla kuin Suomessa suoritettu tutkinto, joka asianomaisessa maassa antaa hakukelpoisuuden korkeakouluun Valitse X sarakkeeseen Muualla kuin Suomessa suoritettu tutkinto, joka asianomaisessa maassa antaa hakukelpoisuuden korkeakouluu Näille hakijoille lähetetään liitepyyntö: Toimita kopio muualla kuin Suomessa suoritetusta tutkintotodistuksesta, joka antaa asiano maassa hakukelpoisuuden korkeakouluun. Huom. Excelistä on mahdollista tarkistaa jos hakija on jo toimittanut liitteen. Tieto löytyy taulukon loppupäästä. Poista suodatukset. Muualla kuin Suomessa suoritettu kansainvälinen ylioppilastutkinto Valitse X sarakkeeseen Muualla kuin Suomessa suoritettu kansainvälinen ylioppilastutkinto. Näille hakijoille lähetetään liitepyyntö: Toimita kopio muualla kuin Suomessa suoritettusta kansainvälisestä ylioppilastutkintotodis Huom. Excelistä on mahdollista tarkistaa, onko hakija jo toimittanut liitteen. Tieto löytyy taulukon loppupäästä. Poista suodatukset.