PALVELUTUOTANNON PUITESOPIMUS

Transkriptio

1 Servica Itä-Suomen huoltopalvelut lky Kuopion kaupunki Sivu 1 / 9 PALVELUTUOTANNON PUITESOPIMUS

2 Servica Itä-Suomen huoltopalvelut lky Kuopion kaupunki Sivu 2 / 9 Sisällysluettelo 1. Sopijapuolet Sopimuksen tarkoitus ja kohde Palveluprosessin suorittamis- ja kustannusvastuut Tuottavuuden kehittäminen Sopimuskausi ja yhteyshenkilöt Laadittavat palvelusopimukset, kohdekohtaiset sopimukset tai tilaustyösopimukset Palvelun järjestämispaikka ja tilat sekä tuotantolaitteet Vastuuhenkilöt, sopimuksen siirtäminen ja alihankinnat Laadun seuranta ja sopimuksen valvonta Varautuminen Korvaukset sopimusrikkomuksesta Riitaisuuksien ratkaiseminen Sopimuksen voimassaolo Allekirjoitukset... 9

3 Servica Itä-Suomen huoltopalvelut lky Kuopion kaupunki Sivu 3 / 9 PALVELUTUOTANNON PUITESOPIMUS 1. Sopijapuolet Tilaaja (asiakas): Tuottaja: Kuopion kaupunki Itä-Suomen huoltopalvelut liikelaitoskuntayhtymä Servica Y-tunnus Y-tunnus PL 228, Tulliportinkatu 31 Leväsentie KUOPIO Kuopio Tilaajien yhdyshenkilö: palvelualuejohtaja Jarmo Pirhonen Tuottajan yhdyshenkilö: toimitusjohtaja Kirsi Kokkonen 2. Sopimuksen tarkoitus ja kohde Servica on Kuopion kaupungin ja Pohjois-Savon sairaanhoitopiirin omistama liikelaitoskuntayhtymä, jonka pääomistaja on Kuopion kaupunki. Servican toiminnan painopisteenä on edistää omistajiensa toimintaedellytyksiä ja tuottaa omistajiensa strategiaa ja toiminnallisia tavoitteita tukevia palveluja. Puitesopimuksella tarkoitetaan tätä asiakirjaa, jolla sovitaan palvelutuotannon järjestämisestä. Puitesopimuksen tarkoitus Liikelaitoskuntayhtymän perustamisesta ja toiminnasta on sovittu perussopimuksessa ja hallintosäännössä. Sen lisäksi, mitä edellä mainituissa sopimuksissa on sovittu, kummankin omistajan/tilaajan kanssa sovitaan erikseen palvelutuotannon puitesopimuksella Servican ja Tilaajan välisestä yhteistyöstä, tuotannosta ja sen järjestämisestä sekä seurannasta ja valvonnasta. Servican toiminnan tarkoituksena on varmistaa perussopimuksessa mainittujen tukipalveluiden saatavuus tuottamalla niitä ensisijaisesti omistajilleen kilpailukykyiseen hintaan. Mikäli Tilaaja kilpailuttaa palvelutuotantoa, on Servicalla lähtökohtaisesti oikeus osallistua tarjouskilpailuun. Omistajien tavoitteena on luoda toimintaedellytykset Servican toiminnan ennustettavuudelle ja pitkäjänteiselle kehittämiselle. Puitesopimuksen kohde Servica liikelaitoskuntayhtymän tehtävänä on tuottaa omistajilleen Kuopion kaupungille ja Pohjois-Savon sairaanhoitopiirille ja muille asiakkailleen huollon tukipalveluja, jotka ovat ruokapalvelut, laitos- ja välinehuollon palvelut, sekä

4 Servica Itä-Suomen huoltopalvelut lky Kuopion kaupunki Sivu 4 / 9 vaatehuolto ja kiinteistö- ja logistiikkapalvelut, liiketoimintasuunnitelmansa mukaisesti. Tämän puitesopimuksen perusteella tuotettava palvelu koskee kaupunginvaltuuston tai muun asianmukaisen toimivallan omaavan toimielimen/viranhaltijan/henkilön päättämien palveluhankintojen toteuttamista. Kuntakonsernin sisäisiä hankintoja ei tarvitse pääsääntöisesti kilpailuttaa, vaan hankinnat voidaan toteuttaa käyttäen suoraa neuvottelumenettelyä siten, että Servica tuottaa edellä mainitut palvelut omistajan Tilaajille. 3. Palveluprosessin suorittamis- ja kustannusvastuut Servican yhtymäkokous päättää Servican taloudelliset tavoitteet ja hinnoittelun periaatteet seuraavaksi vuodeksi. Tuotannon määrästä, tuotantotavoista, tehtävistä töistä ja tuotannon laatutasosta sekä yksityiskohtaisista hinnoitteluperusteista sovitaan erikseen tehtävillä palvelusopimuksilla ja niitä täydentävillä kohdesopimuksilla ja tilaustyösopimuksilla. Pääperiaatteena tuotanto toteutetaan omakustannusperusteisesti, laaditun kustannusarvioin puitteissa. Tuotanto voidaan sopia tapauskohtaisesti myös kiinteähintaiseksi. Tilaajat hankkivat Servicalta sen toimialoihin kuuluvia palveluja. Servica huolehtii, että omistaja ja tilaajan edustajat saavat luotettavan selvityksen omakustannushinnoittelun toteutumisesta omakustannusperiaatteen mukaisesti toteutettavissa palveluissa. Tuotanto hoidetaan joko Servican omana tuotantona tai Servican hankkimana tuotantona perustuen ulkoisiin hankinta- ja palvelusopimuksiin kolmannen osapuolen kanssa. Tuotanto toteutetaan Tilaajien kanssa solmittaviin palvelusopimuksiin perustuen. Lisäksi Servica ilmoittaa tilaajien edustajille palvelusopimuksissa sovitut talousseurantatiedot palvelusopimuksessa määritetyin välein. Servica noudattaa pääomistajansa Kuopion kaupungin konserniohjeita ja tekee toiminnastaan omistajalle välitilinpäätökset ja konserniohjeiden mukaiset raportit vähintään kolmannesvuosittain. Servica valvoo toimintaansa ja siihen liittyviä riskejä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan avulla. 4. Tuottavuuden kehittäminen Servica vastaa tuottajana tuotantonsa kehittämisestä ja sen tuottavuuden jatkuvasta parantamisesta omistajiensa ja tilaajien asettamien tavoitteiden mukaisesti. Tuottaja määrittää yhteistyössä tilaajien edustajien kanssa liiketoimintasuunnitelmassaan tuottavuuden kehittämiseksi seurantamittarit ja raportoi kolmannesvuosittain niistä omistajille. Palvelusopimuksissa sovitaan seuraavan vuoden palvelutuotannon tarpeista ja niiden kehittämisestä määrä- ja kustannustietoineen talousarvion laadintaa varten. Seuraavana vuonna Servican tehtäväksi tulevat palvelut ja hankkeet

5 Servica Itä-Suomen huoltopalvelut lky Kuopion kaupunki Sivu 5 / 9 sovitaan alustavasti, kun Tilaaja on esittänyt talousarvion hallitukselle ja sopimus tarkistetaan valtuuston talousarviopäätöksen jälkeen, kuitenkin viimeistään lokakuun loppuun mennessä. 5. Sopimuskausi ja yhteyshenkilöt Sopimuksen voimassaoloaika on kaksi vuotta (2 v.) alkaen ja päättyy Puitesopimuksen sopijapuolet ovat nimenneet sopimuksesta ja sen liitteistä, niiden ajantasaisuudesta sekä sopimuksesta aiheutuvien velvoitteiden toteutumisesta vastaavat henkilöt. Tilaajien (asiakkaan) yhdyshenkilönä toimii palvelualuejohtaja Jarmo Pirhonen, Kuopion kaupunki ja Tuottajan yhdyshenkilönä Servican toimitusjohtaja Kirsi Kokkonen. Sopijapuolet sitoutuvat ilmoittamaan toisilleen yhteyshenkilönsä vaihtumisesta. 6. Laadittavat palvelusopimukset, kohdekohtaiset sopimukset tai tilaustyösopimukset Puitesopimuksen lisäksi tehdään palvelusopimuksia, joilla tarkennetaan tuotettavan palvelun sisältö, määrä, laatu ja hinta. Palvelusopimusten määrä ja sisältö voivat vaihdella puitesopimuskauden aikana. Kohdekohtaiset sopimukset ja tilaustyösopimukset täydentävät palvelusopimuksia tarpeen mukaan. Puitesopimuksen perusteella kaupungin eri palvelualueet ja liikelaitokset sekä taseyksiköt ja konserniyhteisöt voivat puitesopimuksen voimassaoloaikana käyttää suoraa neuvottelumenettelyä solmiessaan toimittajan kanssa palvelusopimuksia, kohdekohtaisia sopimuksia ja tilaustyösopimuksia. Palvelujen yksikköhinnat ovat neuvottelumenettelyllä tehdyissä hankinnoissa ns. omakustannusperusteisia. Kilpailun perusteella hankituissa palveluissa hinnoittelu on markkinaehtoista. Servicalle laadittua liiketoimintasuunnitelmaa toteutetaan liikelaitoskuntayhtymän johtokunnan ja toimitusjohtajan toimesta. Puitesopimuksen laatimishetkellä Servicalla olevien toimialojen lisäksi voidaan tehdä tuotantosopimuksia liiketoimintasuunnitelmien mukaisille uusille toimialoille Tilaajan tarpeiden mukaan. Palvelusopimukset Palvelutuotannon hinta ja maksuehdot sovitaan yksityiskohtaisemmin vuosittain. Palvelusopimuksia käytetään sellaisten palvelukokonaisuuksien tilaamisessa, jossa hankittavan palvelun laatu voidaan määrittää vuodeksi kerrallaan ja vuosikustannusten määrittämiseksi on käytettävissä riittävän luotettava yksikkö-, määrä- ja hintatietous (esim. /ateria tai /m2 ). Tilaajien

6 Servica Itä-Suomen huoltopalvelut lky Kuopion kaupunki Sivu 6 / 9 kanssa sovitut hinnoitteluperusteet ja palvelujen hinnat vahvistaa vuosittain Servican johtokunta. Palvelusopimuksia voivat täydentää tai tarkentaa liitteenä ko. palvelukokonaisuu-teen kuuluvat kohdekohtaiset sopimukset. Kohdekohtaiset sopimukset Kohdekohtaisina - tai erillissopimuksina tehdään palvelusopimukset sellaisista palvelukokonaisuuksista, joissa palvelu kattaa esim. yhden kiinteistön tai rajatun alueen ja kohteessa tehtävät monialaiset palvelut. Tällöin sopimus voi olla kiinteähintainen ja maksupostein kuukausittain laskutettavaksi sovittava palvelu. Kohdekohtaisia sopimuksia voidaan käyttää palvelusopimusten osina ja niiden liitteinä. Tilaustyösopimukset Yksittäisiä ja erillisiä ennalta määräämättömiä palvelutöitä varten tehdään kirjalliset sopimukset/tilausvahvistukset. Niissä määritetään palvelutehtävä, sen kohde, suoritusaika ja hinta tai hinnan määräytymisperuste sekä laskutus. Tilaustyösopimuksia varten Tuottaja tekee tarvittavat sopimuslomakkeet. Yleiset sopimusehdot Palvelusopimuksissa ja kohdekohtaisissa sopimuksissa pyritään mahdollisimman kattavasti käyttämään kunkin palvelualan Yleisiä sopimusehtoja. Molemmat osapuolet pyrkivät omilla toimillaan edistämään yleisten sopimusehtojen käytön laajentamista. Yksittäisiin palvelusopimuksiin tai kohdekohtaisiin sopimuksiin ao. sopimusehdot tulevat kuitenkin sitovina mukaan vain, jos palvelu- tai kohdesopimuksissa on sopimusehdot nimenomaisesti mainittu. Myös mahdolliset poikkeukset yleisistä sopimusehdoista kirjataan aina erikseen sopimuksiin. Yleisissä sopimusehdoissa mainittua sopimusten keskinäistä järjestystä noudatetaan palvelu- tai kohdekohtaisissa sopimuksissa sopimusehtojen mukaisesti kuitenkin huomioiden, mitä tässä puitesopimuksessa kohdassa 12 on pätevyysjärjestyksestä sovittu. Sekä Tilaaja että Tuottaja pyrkivät edistämään ja yhteisesti kehittämään kumppanuuteen perustuvaa tilaaja-tuottaja-menettelyä molempia osapuolia hyödyntävin ratkaisuin. Puitesopimuksen perusteella voidaan käyttää suoraa neuvottelumenettelyä solmittaessa uusia palvelusopimuksia, kohdekohtaisia sopimuksia ja tilaustyösopimuksia. 7. Palvelun järjestämispaikka ja tilat sekä tuotantolaitteet Tuottaja vastaa tuotantonsa vaatimien tilojen hankkimisesta ja niiden kustannuksista. Tarvittavien tilojen hankinta tehdään yhdessä omistajan kanssa,

7 Servica Itä-Suomen huoltopalvelut lky Kuopion kaupunki Sivu 7 / 9 ensisijaisesti toimintaa harjoitetaan omistajan tiloissa, joista maksetaan pääoma- ja ylläpitovuokraa vuokrasopimuksen ehtojen mukaisesti. Tuottaja hankkii omistukseensa tarvittavat tuotantovälineet ja laitteet sekä vastaa niiden uusimisesta ja ylläpidosta. Tuotantolaiteinvestointien sijoittamisesta omistajan tiloihin ja investointien vaikutuksista palvelujen hintoihin ja laatuun neuvotellaan tilaajan/vuokranantajan kanssa ennakkoon. 8. Vastuuhenkilöt, sopimuksen siirtäminen ja alihankinnat Tuottaja sitoutuu asettamaan riittävän ja ammattitaitoisen henkilöstön palvelun tuottamiseen. Jos vastuuhenkilö vaihtuu, Tuottaja sitoutuu asettamaan tehtävään uuden vastaavan ammattitaidon omaavan henkilön. Tarvittavin osin Tuottajan henkilöstöllä on oltava palvelun tuottamisen edellyttämä auktorisointi ja Tuottaja noudattaa Tilaajan edellyttämiä menettelyjä ja hankkii tarvittavan koulutuksen ja auktorisoinnin edellyttämät ulkopuoliset todistukset. Kummallakaan osapuolella ei ole oikeutta siirtää puitesopimusta kolmannelle osapuolelle ilman toisen osapuolen suostumusta. Palvelun Tuottajan tulee ilmoittaa Tilaajalle heidän hyväksyttäväkseen keskeiset käyttämänsä ulkopuoliset palvelun toimittajat ja urakoitsijat, joiden työstä Tuottaja vastaa kuin omastaan. 9. Laadun seuranta ja sopimuksen valvonta Sopimuksen seurannassa ja sen valvonnassa noudatetaan perussopimuksessa määritettyjä auditointi- ja tarkastusmenettelyjä. Palvelun Tuottaja huolehtii lisäksi siitä, että palvelun sisältö ja laatu ovat Tilaajan kanssa sovitun mukaisia. Tuottaja sitoutuu sopimuskauden aikana kehittämään palveluaan. Tilaajalla on oikeus tehdä tarkastuskäyntejä, jolloin Tuottajalla on velvollisuus näyttää Tilaajan vaatimat palvelun tuottamiseen liittyvät dokumentit. Tilaajille tulleet Tuottajaa koskevat reklamaatiot tulee toimittaa Tuottajan tietoon kahden viikon kuluessa reklamaatiosta. Jos tapahtumasta aiheutuu vaaraa tai vahinkoa, reklamaatio on ilmoitettava Tuottajalle välittömästi. Palvelun jatkuva kehittäminen suoritetaan sopijaosapuolten yhteistyössä. Yhteistyökäytännöistä sovitaan tarkemmin palvelusopimuksissa. Lisäksi asiakaspalautteita kerätään jatkuvasti ja analysoidaan systemaattisesti. Asiakastyytyväisyysmittaukset tilaaja- ja käyttäjäasiakkaille järjestetään vähintään kerran vuodessa. Liikelaitoskuntayhtymä järjestää toimintansa ja taloudellisen seurannan ja kirjanpidon siten, että seuranta tehdään sopimuksittain pääomistajan konserniohjeiden määräysten mukaisesti. Seurannassa eritellään

8 Servica Itä-Suomen huoltopalvelut lky Kuopion kaupunki Sivu 8 / 9 palvelusopimusten mukainen palvelusopimusten ja kohdekohtaisten sopimusten mukainen tuotanto kohteittain/projekteittain. 10. Varautuminen Kunnan tai kuntayhtymän tulee valmiussuunnitelmin ja poikkeusoloissa tapahtuvan toiminnan etukäteisvalmisteluin sekä muilla toimenpiteillä varmistaa tehtäviensä mahdollisimman hyvä hoitaminen myös poikkeusoloissa (valmiuslain 12 mukaan). Varautumisvelvoite koskee siten sekä omistajaa/tilaajaa (Kuopion kaupunkia / Pohjois-Savon sairaanhoitopiirin kuntayhtymää) että palveluntuottajaa Itä-Suomen huoltopalvelut liikelaitoskuntayhtymää, Servicaa. Servica varautuu valmius- ja jatkuvuussuunnittelulla siihen, että se pystyy tarjoamaan Tilaajalle sovittuja normaaliolojen ja erityistilanteiden palveluja niissä kohteissa ja alueilla, joissa Servica tuottaa palvelun. Erityistilanteella tarkoitetaan normaaliolojen, häiriötilan tai poikkeusolojen aikaista yllättävää tai äkillistä uhkaa tai tapahtumaa, joka voi vaarantaa yhteiskunnan turvallisuuden tai väestön elinmahdollisuudet. Servica tekee varautumiseen liittyvää yhteistyötä Tilaajan kanssa ja osallistuu yhteisiin harjoituksiin. Tilaajan kutsusta Servican henkilöstö osallistuu kiinteistökohtaisiin palo- ja pelastuskoulutuksiin. Tilaajan edellyttämistä varautumiseen liittyvistä tai erityistilanteisiin tilatuista palveluista ja tuotteista veloitetaan Tilaajaa toteutuneiden kustannusten mukaisesti. 11. Korvaukset sopimusrikkomuksesta Jos puitesopimuksen toimeenpano viivästyy Tuottajasta johtuvasta syystä, Tuottaja on velvollinen korvaamaan viivästymisestä aiheutuvat todelliset kustannukset Tilaajalle, ellei toisin sovita. Jos palvelu keskeytetään väliaikaisesti syystä, josta jompikumpi sopijaosapuoli vastaa, keskeytyksen aiheuttaja on velvollinen korvaamaan toisen osapuolen kustannukset, ellei toisin ole erikseen sovittu. Korvausvaatimukset on ilmoitettava kirjallisesti. Kumpikaan osapuoli ei ole velvollinen korvaamaan puitesopimuksen perusteella toiselle osapuolelle mitään epäsuoraa tai välillistä vahinkoa, kuten esimerkiksi menetettyä tuloa. Jos puitesopimus puretaan Tuottajasta aiheutuvasta syystä, liikelaitoskuntayhtymä on velvollinen korvaamaan Tilaajalle kaikki todelliset ylimääräiset kustannukset, jotka ovat syntyneet tai syntyvät palvelun loppuunsaattamisesta tai vastaavan palvelun hankkimisesta. Jos puitesopimus puretaan Tilaajasta aiheutuvasta syystä, omistaja on velvollinen korvaamaan liikelaitoskuntayhtymälle syntyneet tai syntyvät todelliset kustannukset.

9 Servica Itä-Suomen huoltopalvelut lky Kuopion kaupunki Sivu 9 / Riitaisuuksien ratkaiseminen Sopijapuolten välisissä erimielisyyksissä ratkaisuun on pyrittävä ensisijaisesti neuvotteluteitse sopimusasiakirjoihin nojautuen. Tuotantoon liittyvien ennakoimattomien seikkojen ja sopimuksessa muutoin mainitsemattomien ennakoimattomien seikkojen käsittely tehdään yhteisesti sovittavalla tavalla viipymättä. Huomaamastaan sopimusasiakirjojen ristiriitaisuudesta sopijapuolen on viipymättä ilmoitettava toiselle osapuolelle. Jos asiakirjat ovat keskenään ristiriitaisia, niiden keskinäinen pätevyysjärjestys on seuraava, ellei toisin ole sovittu: puitesopimus (tämä sopimus), palvelusopimus, kohdekohtainen sopimus sekä yleiset sopimusehdot. Muuten erimielisyyksien käsittely tehdään osakassopimuksen mukaisesti Pohjois-Savon käräjäoikeudessa, mikäli osapuolten väliset neuvottelut eivät johda tulokseen. 13. Sopimuksen voimassaolo Sopimus on määräaikainen eikä vaadi erillistä irtisanomista. 14. Allekirjoitukset Tätä sopimusta on tehty kaksi samansisältöistä kappaletta, yksi kummallekin sopijapuolelle. Kuopiossa Kuopiossa Kuopion kaupunki Itä-Suomen huoltopalvelut liikelaitoskuntayhtymä Servica Petteri Paronen Kaupunginjohtaja Kirsi Kokkonen Toimitusjohtaja Heikki Vienola Kaupungin sihteeri Hannu Kananen Johtokunnan puheenjohtaja