Juhlikaa uutta klubianne! Charter Night. Tapahtuman suunnittelu

Transkriptio

1

2 Juhlikaa uutta klubianne! Charter Night Charter night on erityinen seremonia, jolla juhlitaan uuden lionsklubin alkua. Tämän tapahtuman aikana klubisi tunnustetaan virallisesti Lionsklubien kansainvälisen järjestön klubiksi ja klubille luovutetaan sen perustamiskirja. Tämä tapahtuma voi motivoida ja inspiroida jäseniä vastaamaan paikkakuntasi humanitaarisiin tarpeisiin ja antaa ympäröivän alueen klubeille tilaisuuden osoittaa tukeaan uudelle klubille. JUHLIKAA! Tehkää tapahtumanne ainutlaatuiseksi Tämän oppaan ehdotusten tarkoituksena on auttaa sinua suunnittelemaan unohtumaton tapahtuma uudelle klubillesi. Kannustamme sinua räätälöimään tapahtuman paikallisten tapojen mukaiseksi ja antamaan sille vieraitasi koskettavan sisällön. Älä anna nimen narrata sinua Klubisi voi viettää charter-seremoniaa mihin tahansa aikaan päivällä tai illalla. Valitse aika, joka sopii parhaiten jäsenten tarpeisiin. Huomaa: oppaassa oleva tieto on tarkoitettu rohkaisemaan kummiklubia ja piiriä olemaan aktiivisia Charter night juhlan suunnittelussa, jotta uusi klubi ei ole ylityöllistetty illan suunnittelun suhteen. Samalla piiri ja kummiklubi voivat osoittaa tukensa ja aidosti toivottaa uusi klubi tervetulleeksi kansainväliseen perheeseemme. Tapahtuman suunnittelu Yleensä kummiklubi nimittää asiantuntevat lionit järjestämään juhlan. Mutta koska suunnitteluun voidaan tarvita useampi lion, piiri voi nimittää toimikunnan organisoimaan ja isännöimään tilaisuutta. Valitse päivä: Charter night pidetään yleensä 90 päivää klubin perustamiskirjan anomuksen hyväksymisestä. Koska piirikuvernööri tavallisesti luovuttaa perustamiskirjan ja kummina toimiva lionsklubi ja opaslionit ovat silloin läsnä, valitse päivä, joka sopii avainjohtajille. Muodosta toimikunnat: Seuraavia toimikuntia ehdotetaan avuksi charter night -juhlan järjestelyihin, jotta ne toimisivat kitkattomasti. Alla olevat tehtävät voidaan määrätä yhdelle lionille tai lionien ryhmälle, kumpi tahansa parhaiten sopii tehtävän suorittamiseen. Ota toimikuntiin mukaan piirihallituksen ja kummiklubin jäseniä antamaan asiantuntija-apua. Järjestelytoimikunta: Järjestelytoimikunta, jonka muodostavat piirikuvernööri, kummiklubin klubipresidentti, uuden klubin klubipresidentti, uuden klubin sihteeri ja kaikkien toimikuntien puheenjohtajat, tarkistaa ja hyväksyy kaikki suunnitelmat charter nightia varten. Tavallisesti uuden klubin klubipresidentti on järjestelytoimikunnan puheenjohtaja. Hyödyllinen vihje: Tämän toimikunnan ensimmäinen tehtävä on nimittää charter nightin puheenjohtaja ja valita tapahtumalle sopiva päivä. Charter nightin puheenjohtaja valvoo seuraavia toimikuntia: Charter nightin taloustoimikunta: Charter nightin taloustoimikunnan päätarkoitus on varmistaa, että tämän illan tulot ovat suuremmat kuin menot. Tavallisesti kummiklubin rahastonhoitaja ja uuden klubin rahastonhoitaja toimivat tämän toimikunnan puheenjohtajina. Hyödyllinen vihje: Perusta budjettisi varovaiseen arvioon todennäköisestä osallistumisesta. Kaikkien asianomaisten tulisi selvästi määritellä illan kustannukset ja ymmärtää ne perinpohjaisesti. Monet uudet klubit käyttävät hyödyksi tilaisuutta kerätä varoja klubin hallintotilille. Jos charter night kerää varoja vain lioneilta ja heidän puolisoiltaan, kerätyt varat sijoitetaan uuden klubin hallintotilille ja käytetään maksamaan klubin toimintakuluja. Charter nightin suunnitteluopas 1

3 Kutsut/viihdetoimikunta: Tämä toimikunta laatii ja lähettää kutsut charter nightiin, vahvistaa osanottajat, varmistaa viihteen, kutsuu ja järjestää majoituksen juhlapuhujille. Toimikunta on myös vastuussa siitä, että kokoushuone on asianmukaisessa järjestyksessä ja välineistö toimii. Katso tämän oppaan Protokolla -osaa ohjeeksi varmistamaan, että huoneen järjestely on oikea ja että arvohenkilöt huomioidaan asianmukaisesti. Hyödyllisiä vihjeitä: Usein nykyinen tai entinen kansainvälisen hallituksen jäsen, joka asuu piirissä, kutsutaan juhlapuhujaksi. Lions Clubs International voi maksaa edestakaiset matkakulut tilaisuuteen nykyiselle hallituksen jäsenelle tai yhdelle kahdesta viimeisimmästä kansainvälisestä johtajasta, jotka on valittu tai asuvat piirissäsi. Tämän järjestämiseksi ja saadaksesi luettelon puhujista ota yhteys kansainvälisen päämajan hallinto- ja matkapalvelujen osastoon , alanumero 291. On tapana kutsua piirisi lionsklubit ja ne, jotka ovat kohtuullisella etäisyydellä klubisi charter night -tilaisuuteen. Näiden klubien edustajat tuovat tavallisesti lahjoja, kuten puheenjohtajan nuijan, lippusarjan tai käteislahjoituksen auttaakseen uutta klubia pääsemään alkuun. Samoin voidaan kutsua merkittäviä paikkakunnan virkailijoita. Varmista, että annat selvästi vastauspäivän kutsuun, jotta sinulla on tarkka osanottajien määrä. Ohjelmatoimikunta: Tämä toimikunta suunnittelee tilaisuuden ohjelman ja valvoo painetun ohjelman painattamista. Hyödyllisiä vihjeitä: Tähän oppaaseen kuuluu malliohjelma. Ohjelmat tulee painattaa hyvissä ajoin ennen charter night -tilaisuutta, jotta ne ovat ajoissa valmiina. Ohjelmatoimikunnan tulisi varmistaa tapahtumailtana, että jokainen osanottaja saa ohjelman. JUHLIKAA! Tehkää ohjelmastanne erityinen Charter night -ohjelmasi on enemmän kuin yksinkertaisesti asiakirja tapahtumista; se tulee olemaan arvossa pidetty muisto osanottajille. Painoasun ei tarvitse olla kallis. Klassinen, yksinkertainen sommittelu, painatus yksivärisenä hyvälle paperille on muisto tapahtumasta. Muistakaa käyttää lion-logoa! Löydät logon lionien web-sivujen Julkaisu- ja logokirjastosta. PR-toimikunta: PR-toimikunta laatii ja jakaa tapahtumasta lehdistötiedotteita paikalliselle medialle, järjestää valokuvaajan ja henkilökohtaisesti tervehtii jokaista vierasta tapahtumassa. Hyödyllinen vihje: Tässä oppaassa on lehdistötiedotteen malli. Toimikunnan tulisi jakaa tiedote viimeistään kolme viikkoa ennen tapahtumaa ja soittaa median edustajille viimeistään viikko ennen tapahtumaa. Pyydä tapahtuman aikana valokuvaajaa ottamaan sekä tilannekuvia että virallinen ryhmävalokuva klubista ja sen perustamiskirjasta. Perustamiskirjan luovuttamistoimikunta: Perustamiskirjan luovuttamistoimikunta varmistaa perustamiskirjan asianmukaisen luovutuksen. Hyödyllinen vihje: Tunnelman ylläpitämiseksi pidä perustamisasiakirja poissa näkyvistä, kunnes on aika luovuttaa se. Harjoitelkaa luovuttamista osanottajien kanssa ennen tapahtumaa, jotta jokainen tuntee olonsa mukavaksi. Lipputoimikunta: Lipputoimikunta päättää lippujen hinnan samoin kuin miten ne painatetaan ja jaetaan. Hyödyllinen vihje: Painata liput niin pian kuin on päätetty päivästä, jotta charter night - tapahtumaa voidaan mainostaa ja myydä liput. Painata lippuja enemmän kuin arvioimasi osanottajamäärä varmistaaksesi, että sinulla on riittävästi odottamattomien ja viime hetken 2 Charter nightin suunnitteluopas

4 osallistujien varalta. JUHLIKAA! Pitäkää erityinen jäsenkampanja perustajajäsenten saamiseksi Älkää menettäkö tilaisuutta aloittaa erityinen jäsenkampanja perustajajäsenten saamiseksi! Perustajajäsenet ovat jäseniä, jotka liittyvät klubiin charter nightina tai ennen sitä. He saavat erityisen perustajajäsenen merkin, perustajajäsenen kunniakirjan ja heillä on kunnia allekirjoittaa virallinen perustamisasiakirja. Charter nightin muistilista Järjestelytoimikunta Valitsee charter night -päivän ttää charter night -puheenjohtajan ttää toimikunnat Taloustoimikunta Hyväksyy arvioidun budjetin Hyväksyy kulut Kutsut/viihdetoimikunta Kutsuu juhlapuhujat Järjestää matkan ja majoituksen (Katso lisätietoja Protokolla-osasta) Vahvistaa viihdejärjestelyt Lähettää kutsut paikallisille piirin klubeille ja paikkakunnalla Vahvistaa jäsenten osanoton piirissä ja paikallisista klubeista Kutsuu paikkakunnan virkailijoita ja vahvistaa heidän osanottonsa Tarkistaa tilaisuuden paikan ennen ohjelmaa: Äänentoistojärjestelmä ja välineistö on kunnossa Huone on asianmukaisessa järjestyksessä Ohjelmatoimikunta Painattaa ohjelman Jakaa ohjelman osanottajille PR Lähettää lehdistötiedotteen paikalliselle medialle Ottaa yhteyden mediaan ja kutsuu sen edustajat tilaisuuteen Järjestää valokuvaajan Lipputoimikunta Vahvistaa myytyjen lippujen määrän ja antaa tuoton charter nightin taloustoimikunnalle Mallimateriaaleja Tästä osasta löydät malliohjelman, esityslistan, klubipresidentin puheen, kun hän ottaa vastaan perustamiskirjan, ja lehdistötiedotteen avuksesi charter night -järjestelyihisi. Ohjelma: Ohjelman sisältöön kuuluu tavallisesti: Kansi, jossa on klubin nimi, charter nightin päivämäärä, tilaisuuden paikka sekä lionlogo (logo on kopioitavissa web-sivujen Julkaisu- ja logokirjastosta) Luettelo uuden klubin virkailijoista, hallituksen jäsenistä ja jäsenistä Ohjelma Luettelo ihmisistä, joita klubi haluaa kiittää Luettelo klubille annetuista lahjoituksista MALLIOHJELMA KANSI Kaupungin lionsklubi Charter night -ohjelma Lions Clubs International Piiri 107-X Vyöhyke 2 Perjantaina 10. lokakuuta 2006 Merenrantahotelli Kaupunki Perustamiskirjan luovuttamistoimikunta Vahvistaa, että piirikuvernööri on saanut perustamiskirjan Suunnittelee perustamiskirjan luovutuksen ja harjoittelee sitä Charter nightin suunnitteluopas 3

5 SIVU YKSI Perustajavirkailijat Presidentti Varapresidentti Varapresidentti Varapresidentti Sihteeri Rahastonhoitaja Tail twister Klubimestari Hallituksen jäsenet Kahdeksi vuodeksi Kaupungin lionsklubi Yhdeksi vuodeksi Perustajajäsenet Tilaisuuden avaus SIVU KAKSI Ohjelma Kansallislaulu Alkusanat Vieraiden esittely Illallinen Viihdeohjelma Jäsenten vastaanottoseremonia ja virkailijoiden virkaanasettaminen Perustamiskirjan ja klubilipun luovutus Perustamiskirjan vastaanottaminen Juhlapuhuja Kaupungin edustajien tervetulopuhe Lahjojen antaminen Loppusanat SIVU KOLME Lahjoitukset Tilaustyönä tehty puheenjohtajan nuija..puistotien lionsklubi Klubin kello uudenkaupungin lionsklubi Lippu Jokirannan lionsklubi Koroke Vanhankaupungin lionsklubi Klubin viiri kumpulan lionsklubi Käteislahjoitus Keskikaupungin lionsklubi Kiitollisuudella Me, Kaupungin lionsklubin virkailijat ja jäsenet, haluamme käyttää tämän tilaisuuden hyväksemme ja kiittää Järvelän lionsklubia kumminamme toimimisesta. Toivomme vilpittömästi, että voimme edistää Lions Clubs Internationalin ihanteita ja tavoitteita. 4 Charter nightin suunnitteluopas

6 Malliohjelma: Ohjelman tulisi olla tilaisuutesi ja kulttuurisi mukainen. Perustamiskirjan luovutus tulisi olla ohjelman kohokohta. Tilaisuuden avaus Kansallislaulu Alkusanat Vieraiden esittely Illallinen Viihdeohjelma Jäsenten virallinen vastaanotto ja virkailijoiden virkaanasettaminen Perustamiskirjan ja klubilipun luovutus Perustamiskirjan vastaanottaminen Juhlapuhuja Kaupungin edustajien tervetulopuhe Lahjojen antaminen Loppusanat Malli klubipresidentin perustamiskirjan vastaanottopuheesta: Klubipresidentin pitämä perustamiskirjan vastaanottopuhe määrää sävyn uuden klubin toiminnalle. Mukaile puhe omien tarpeittesi mukaiseksi. Hyvä piirikuvernööri, hyvät vierailevat lionit ja kunnioitettavat vieraat, minulla on erityinen kunnia lionsklubin presidenttinä ottaa vastaan tämä perustamiskirja liontovereitteni puolesta. Haluan ilmaista kiitollisuutemme siitä, että meistä tulee virallisesti Lionsklubien kansainvälisen järjestön, maailman suurimman humanitaarisen palveluklubijärjestön, jäseniä. Meillä on kunnia liittyä tähän erinomaiseen järjestöön ja olemme innokkaita aloittamaan humanitaarisen palvelumme paikkakuntamme ja maailman yhteisön hyväksi. Klubimme jäsenet hyväksyvät täysin velvollisuutensa järjestölle ja mikä tärkeintä, paikkakunnallemme. Käytämme järjestön Me palvelemme -mottoa ohjaamaan paikkakunnan palveluamme ja pyrimme auttamaan, missä tahansa apua tarvitaan. Olemme innokkaita olemaan läheisessä yhteistyössä klubin jäsenten kanssa, samoin kuin toisten ihmisten kanssa paikkakunnalla toteuttaaksemme palvelualoitteitamme. Odotamme ystävyyttä, tiimityötä ja henkilökohtaista tyydytystä, jonka saavutamme jäsenyytemme välityksellä lionsklubissa. lionsklubin presidenttinä otan nöyrästi vastaan virkani tuomat velvollisuudet. Niin tekemällä lupaan teille, klubini jäsenet, toimia täydellisessä yhteistyössä kanssanne, samoin kuin toisten klubin virkailijoiden kanssa. Me vuorostamme pyydämme tukeanne, apuanne, uskollisuuttanne ja erityisesti osallistumistanne klubin kokouksiin ja klubin varainkeruu- ja palveluaktiviteetteihin. Yhdessä pystymme auttamaan apua tarvitsevia ja ansaitsemme omassa elämässämme henkilökohtaisia ja ammattitaitoja, jotka kestävät koko elämän ajan. Todistakoon toimintamme, että lionsklubi on arvokas etu paikkakunnallemme. Osoittakaamme lioneina kaikille Me palvelemme -mottomme todellisen merkityksen. Kiitos. Charter nightin suunnitteluopas 5

7 Lehdistötiedotteen malli: Kirjoita tiedote klubisi kirjelomakkeelle ja varmista, että liität siihen yhteystiedot. Yhteystiedot: (nimi) (puhelinnumero) (sähköpostiosoite) JULKAISTAVAKSI VÄLITTÖMÄSTI LIONIT PERUSTAVAT UUDEN KLUBIN (KAUPUNGIN NIMI) (KAUPUNKISI päivämäärä) Uusi lionsklubi on tulossa (kaupunkisi nimi) (päivämäärä), kun (perustajajäsenten lukumäärä) miestä ja naista juhlii (klubin nimi) lionsklubin perustamista (paikka) (aika). Juhlatilaisuuden aikana Lions Clubs Internationalin piirikuvernööri (nimi) luovuttaa uuden klubin jäsenille virallisen perustamiskirjan. Jäseniä (kummiklubin nimi) kummiklubista, joka sponsoroi (uuden klubin nimi) lionsklubia, on myös läsnä onnitellakseen uutta klubia. Olen erittäin ylpeä saadessani toivottaa nämä erinomaiset miehet ja naiset lioneiksi. (Kaupungin nimi) on myös ylpeä saadessaan niin erinomaisen ryhmän palvelemaan paikkakuntaansa, sanoi (piirikuvernööri). Lionsklubien paikallisiin aktiviteetteihin kuuluu (liitä aktiviteetit). (Uuden klubin nimi) lionsklubi suunnittelee osallistumista (lisää aktiviteetit). Kansainvälisesti lionien pääaktiviteetti on sokeiden ja näkövammaisten avustaminen. He osallistuvat myös moniin nuorisoaloitteisiin. Lions Clubs International on maailman suurin palveluklubijärjestö, jossa on yli 1,35 miljoonaa jäsentä lähes 200 maassa. ### 6 Charter nightin suunnitteluopas

8 Protokolla Järjestön virallinen protokolla on suunniteltu poistamaan hämmennystä lionien arvohenkilöiden oikeasta tunnustamisesta. Jos kulttuuriperinteisiisi kuuluu erityisiä muutoksia protokollaan, ole hyvä ja mukaile sitä. Jos kulttuurimuutoksia ei tarvita, on paljon helpompaa noudattaa yksinkertaisesti virallista protokollaa. Esittelyt: Esittelyt alkavat tavallisesti arvojärjestyksessä alimmasta ja päättyvät arvoltaan korkeimpaan läsnä olevaan lioniin. Kun ei-lion arvohenkilöitä on läsnä, käytä protokollan ja paikallisen tavan yhdistelmää päättääksesi, milloin heidät tulisi esitellä. Klubien, piirien ja moninkertaispiirien tulee osoittaa samoja oikeuksia ja etuoikeuksia, joita vaaditaan virallisessa protokollassa, paikallisiin virkailijoihin kuin he osoittaisivat virkailijoihin, jotka vierailevat toisista piireistä, moninkertaispiireistä tai kansainvälisistä vaalipiireistä, paikallisesta tavasta riippumatta. Pääpuhujan tulee tervehtiä kaikkia läsnä olevia arvovieraita. Arvojärjestys: Lionit esitellään seuraavassa järjestyksessä: 1. Kansainvälinen presidentti 2. Edellinen kansainvälinen presidentti 3. Kansainväliset varapresidentit (arvon mukaan) 4. Kansainväliset johtajat (a) (Hallitukseen nimitetyt jäsenet)* 5. Entiset kansainväliset presidentit (b) 6. Entiset kansainväliset johtajat 7. Kuvernöörineuvoston puheenjohtaja (a) 8. Edellinen kuvernöörineuvoston puheenjohtaja (a) 9. Piirikuvernöörit (a) 10. Järjestön pääjohtaja 11. Järjestön sihteeri 12. Järjestön rahastonhoitaja 13. Entiset kuvernöörineuvoston puheenjohtajat 14. Edelliset piirikuvernöörit (a) 15. Varapiirikuvernöörit (a) 16. Entiset piirikuvernöörit 17. Moninkertaispiirin sihteerit (vapaaehtoiset) (a) 18. Moninkertaispiirin rahastonhoitajat (vapaaehtoiset) (a) 19. Piirisihteerit (a) 20. Piirien rahastonhoitajat (a) 21. Alueen puheenjohtajat (a) 22. Lohkon puheenjohtajat (a) 23. Piirin toimikuntien puheenjohtajat (a) 24. Klubipresidentit (a) 25. Edelliset klubipresidentit (a) 26. Klubien sihteerit (a) 27. Klubien rahastonhoitajat (a) 28. Entiset klubipresidentit 29. Moninkertaispiirien sihteerit (henkilöstöön kuuluvat) (a) 30. Moninkertaispiirien rahastonhoitajat (henkilöstöön kuuluvat) (a) Ole hyvä ja esittele seuraavat lionit paikallisen tavan mukaan: Moninkertaispiirin laajennusjohtajat Piirin laajennusjohtajat Kummiklubin presidentti Opaslion Uuden klubin presidentti Lions Clubs Internationalin tai muiden lionsjärjestöjen palkkaamat kansainväliset sihteerit ja edustajat Edellä käytettyjen viitteiden selitykset: (a) Kun läsnä on useampia kuin yksi, heidät esitellään aakkosjärjestyksessä heidän sukunimensä mukaan. (b) Kun läsnä on useampia kuin yksi, ensimmäisellä sijalla on se, joka palveli viimeksi. Kun lionilla on useampia kuin yksi lionsarvo, hänen sijoituksena määräytyy niistä korkeimman mukaan. Alueilla, joissa on edellä lueteltujen lisäksi muita lionsvirkailijoita, heidän sijoituksensa määräytyy paikallisten tapojen mukaan mutta kuitenkin ottaen huomioon, että valitut virkailijat ovat aina nimitettyjen virkailijoiden edellä. Arvohenkilöt, jotka eivät ole lioneja: Ne arvohenkilöt, jotka eivät ole lioneja, sijoitetaan arvojärjestykseen paikallisen protokollan ja/tai tavan mukaan. Jos pääpuhuja ei ole lion, silloin hänen paikkansa on puheenjohtajana toimivan virkailijan oikealla puolella (ks. kaaviota sivulla 8). Järjestys pääpöydässä: Tilaisuuden puheenjohtajan paikka on aina keskellä, jollei ole puhujatelinettä (Kaavio 1). Puheenjohtajan vasemmalla ja oikealla sivustalla tulisi mikäli mahdollista olla sama määrä istumapaikkoja. (katso kaaviota sivulla 8). Charter nightin suunnitteluopas 7

9 Kuulijakunta Kaavio 1 Opaslion Opaslion Kummiklubin presidentti Uuden klubin presidentti Puhuja tai arvohenkilö Puheenjohtaja Piirikuvernööri MD:n laajennusjohtajat Piirin laajennusjohtajat Pääpöydän istumajärjestys on sama myös silloin, kun sen keskellä on puhujateline, kuten kaaviosta 2 näkyy. Tilaisuuden puheenjohtajan tai virassa olevan virkailijan paikka on tällöin aina puhujatelineen vasemmalla puolella (katsoen kuulijoihin) ja pääpuhujan paikka sen oikealla puolella. Kuulijakunta Kaavio 2 Opaslion Opaslion Kummiklubin presidentti Uuden klubin presidentti KOROKE Puhuja tai arvohenkilö Puheenjohtaja Piirikuvernööri MD:n laajennusjohtajat Piirin laajennusjohtajat Useilla alueilla puheenjohtajana toimiva virkailija on kummiklubin presidentti tai yksi opaslioneista. Tässä tapauksessa muuta pääpöydän järjestystä sen mukaan. Kun uusi klubipresidentti on virallisesti asetettu virkaansa, hänestä tulee tavallisesti puheenjohtaja, ja hän johtaa kokousta tuosta hetkestä alkaen. Kun puolisot ovat läsnä, heidät tulisi sijoittaa jäsenen vasemmalle puolelle pöydän vasemmalla puolella ja jäsenen oikealle puolelle pöydän oikealla puolella. Usein Lions Clubs Internationalin kansainväliset sihteerit ja edustajat istuvat pääpöydässä. Tilaisuuden juontaja: Joissakin tapauksissa juontajana (emcee) toimii joku muu kuin tilaisuuden puheenjohtaja. Silloin hänen paikkansa määräytyy paikallisten tapojen mukaan tai se on pääpöydän päässä. Mutta jos hänen lionsarvonsa edellyttää muuta sijoitusta (hän on esim. entinen kansainvälinen presidentti piirin tilaisuudessa), hänet sijoitetaan pääpöytään arvojärjestystä noudattaen. Useampia pääpöytiä: Jos pääpöytiä tarvitaan useampia kuin yksi, korkeimmalla sijaitseva on niistä tärkein. Erikoisesti tulee varoa sitä, ettei samanarvoisia lioneja sijoiteta eri pöytiin. Pääpöydässä istuvien esittely: Ensimmäisenä esitellään kokouksen tai tilaisuuden puheenjohtaja ja hänen jälkeensä muut käänteisessä arvojärjestyksessä alkaen henkilöstä, jonka lionsarvo on alhaisin, ja päättyen henkilöön, jolla on korkein arvo. Kun aviopuoliso on läsnä, jäsen tulisi esitellä ensin ja sitten puoliso (esim. Entinen kansainvälisen hallituksen jäsen Mikko Miettinen ja hänen puolisonsa Maija ). Jos puoliso on lion, liitä tämä tieto mukaan esittelyn osana. Liput ja kansallislaulut: : Jos vieraasi on jostain toisesta maasta ja liput ovat esillä, vieraan lippu tulisi myös esittää maasi lippuprotokollan mukaisesti. Sama pitää paikkansa arvohenkilön kansallislauluun. Kokouksen avaus ja päätös: Kummiklubin presidentti, opaslion tai puheenjohtaja avaa tavallisesti kokouksen ja sen päättää uuden klubin presidentti. 8 Charter nightin suunnitteluopas

10 Kansainvälisen vierailijan paketti: Kansainvälisen vierailijan paketti, joka lähetetään, kun puhuja on vahvistettu, sisältää kaikki tarvittavat materiaalit arvohenkilösi vierailua varten: puhujan henkilötiedot, mediamateriaalien malleja, Virallinen protokolla, pienen pöytälipun ja jalustan ja kasetin, jossa on puhujan kansallislaulu (jos puhuja on jostain toisesta maasta) sekä oppaan vieraasi vierailun hoitamiseksi. Matkajärjestelyt Seuraavat vihjeet on tarkoitettu avuksesi, jotta vierailu onnistuisi hyvin. Ennen vierailua Anna tietoja etukäteen, kuten: Aikataulu (tee selväksi mihin tilaisuuksiin vieraasi odotetaan osallistuvan) Pukeutuminen (juhlapuku, arkipuku jne.) jokaiseen tilaisuuteen Alueesi sääolot Vieraasi tapaaminen ja tervehtiminen Lentokoneella: Charter night -juhlan puheenjohtajan tulisi johtaa ryhmää, joka tapaa vieraasi Suunnittele tapaavasi vieraasi määrätyssä paikassa Varmista, että teidät on helppo tunnistaa Lions-asuista ja nimilapuista Ole valmiina vieraittesi matkalaukkujen kantamiseen Varmista, että autosi on riittävän tilava vieraillesi ja heidän matkalaukuilleen. (Monta kertaa vieraasi ovat voineet olla poissa kotoa jonkin aikaa ja heillä voi olla enemmän matkatavaroita kuin odotat. Siinä tapauksessa, että heillä on ylimääräistä matkatavaraa, on viisasta varata toinen auto.) Tee vierailusta nautittava kokemus Vahvista hotellijärjestelyt ennen vieraittesi saapumista Laadi tervetulopaketti, johon kuuluu tapahtumasi lopullinen aikataulu, tietoja alueesta sekä luettelo tärkeiden lionien huonenumeroista ja/tai puhelinnumeroista Kun tuot vieraasi heidän huoneeseensa, tarkista jokaisen tilaisuuden noutoajat ja pukeutuminen Anna vieraillesi aikaa asettua aloilleen Muista, että paikalliset kulut, mukaan lukien erityistapahtumat, ovat isännän vastuulla Ohjelmaehdotuksia Jos odotat vieraasi auttavan palkintojen luovuttamisessa tilaisuuden aikana, varmista, että on laadittu teksti, jossa on taustatiedot palkintojen saajista. Lähtö Kiinnitä vieraittesi lähtöön yhtä paljon huomiota kuin heidän tuloonsakin Huolehdi vieraittesi hotellilaskusta ja järjestä matkatavaroiden hakeminen Saata heidät hotellista aina lentokentälle asti Tarkista, että heidän koneensa lähtee aikataulun mukaisesti. Jos myöhästyminen on huomattava, tee tarpeelliset kuljetusja hotellijärjestelyt Omalla autolla: Jos vieraasi ajavat, anna heille täydelliset ohjeet, mukaan lukien kartta Charter nightin suunnitteluopas 9

11 UUSIEN KLUBIEN JA MARKKINOINTIOSASTO LIONS CLUBS INTERNATIONAL 300 W 22ND ST OAK BROOK IL USA SÄHKÖPOSTI: NEWCLUBS@LIONSCLUBS.ORG PUHELIN: TK-26.FI 4/06 Painettu USA:ssa