Kotona asuvien sosiaali- ja terveyspalvelujen asiakkaiden turvapalvelut

Transkriptio

1 TARJOUSPYYNTÖ Kotona asuvien sosiaali- ja terveyspalvelujen asiakkaiden turvapalvelut 1. HANKINNAN KOHDE Hankinnan kohteena on Ylöjärven kaupungin, Nokian kaupungin, Pirkkalan kunnan (yhteistoiminta-alue, johon kuuluvat Pirkkala ja Vesilahti) ja Lempäälän kunnan kotona ja palveluasunnoissa asuville asiakkaille järjestettävä turvapalvelutoiminta. Turvapalvelutoiminnalla tarkoitetaan tässä tarjouspyynnössä turvapuhelinhälytysten vastaanottamisen, vuokraturvapuhelinten ja niiden oheislaitteiden sekä turva-auttajakäyntien muodostamaa kokonaisuutta. Jokainen kunta toimii tarjousten käsittelyssä omana hankintayksikkönään, suorittaa tarjousvertailun ja tekee hankintapäätöksen itsenäisesti. Kuntien nykyiset turvapuhelin- ja auttajapalvelusopimukset ovat voimassa vuoden 2014 loppuun saakka lukuun ottamatta Lempäälää, jonka nykyinen sopimus jatkuu tammikuun loppuun Tässä tarjouspyynnössä käytetään kunnista jatkossa nimitystä Tilaajat ja palveluntuottajasta nimitystä Tuottaja. 2. HANKINTAMENETTELY Hankintamenettelynä turvapalvelujen kilpailutuksessa on avoin menettely. Tarjouspyyntö on julkaistu julkisten hankintailmoitusten sähköisessä ilmoituskanavassa HILMA:ssa, jossa tarjouslomakkeet ovat ilmoituksen liitteenä. Hankinnassa noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2014 PALVELUT). Mikäli tarjous ylittävät kunnan hankintayksikön sopimusta varten varaaman budjetin, ei hankintayksiköllä ole velvollisuutta suorittaa hankintaa, vaan tällöin tarjoukset voidaan hylätä tai menettely keskeyttää. 3. HANKINNAN KUVAUS Hankinnan kohteena ovat kaikissa tarjouspyynnössä luetelluissa kunnissa - vuokraturvapuhelimet lisälaitteineen ja asennuksineen - turvahälytysten vastaanottopalvelu 24 h/vrk - turva-auttajakäynnit 24 h/ vrk. Turvapuhelinpalvelujen ja auttajapalvelujen käyttäjät ovat pääasiassa kotihoidon piirissä olevia vanhuksia, jotka asuvat yksin tai iäkkään puolisonsa kanssa omassa kodissaan. Asiakaskuntaan kuuluu myös vammaisia henkilöitä. Turvapuhelinasiakas tekee turvarannekkeen avulla hälytyksen turvapuhelinpäivystykseen, joka välittää auttajapyynnön eteenpäin sovitulle auttajakäyntejä tekevälle taholle. Hälytyssoiton vastaanottajatahon tehtäviin kuuluu asiakkaan tilanteen tarkistaminen ja arvioiminen; henkeä uhkaavissa vaaratilanteissa sairaankuljetuksen hälyttäminen paikalle, muissa avuntarpeissa 1

2 asian välittäminen auttajakäynnin suorittajalle. Auttajakäynnin suorittajan tehtävänä on myös asiakkaan tilanteen tarkistaminen ja arvioiminen, asiakkaan avustaminen sekä myös tarpeen mukaan ammattiavun hälyttäminen paikalle. Turvapuhelinhälytykset ohjataan tarjouksessa mainitulle turva-auttajataholle. Turva-auttajakäyntien tulee olla saatavilla 24 tuntia vuorokaudessa. Poikkeuksena ovat vain ne kotihoidon asiakkaat, joiden kanssa on palvelusuunnitelmassa erikseen sovituista syistä päädytty ohjamaan auttajakäynnit omaiselle tai työpäivän aikana kotihoitoon. Turvapuhelinhälytykset tulee olla liitettävissä kiinteään numeroon tai matkapuhelimeen. Turvapuhelimiin tulee olla kytkettävissä tarjousliitteessä luetellut lisälaitteet. Sopimuskauden käynnistyessä asiakkailla tulee olla tarjouksen mukainen, uusinta tekniikkaa edustava turvapuhelinlaite ja laitteen ensiasennus asiakkaalle opastuksineen tulee sisältyä kuukausivuokraan. Jatkossa turvapuhelimet lisälaitteineen tulee toimittaa ohjelmoituna kunnittain keskitettyyn paikkaan valmiustilaan esiasennettuina. Tilaajien oma henkilökunta suorittaa laitteiden loppuasennukset ja käyttöönotto-opastuksen asiakkaan luona. Uusi laite samoin kuin viallisen laitteen tilalle uusi laite tulee toimittaa kahden (2) arkipäivän aikana tilauksesta. Tilaajilla tulee olla kunnittain kaksi varalaitetta, joita käytetään tilapäisesti rikki menevien laitteiden tilalla ja joiden toimintakuntoon saattamisessa toimitaan yhteistyössä toimittajan kanssa. Mikäli laitteiden toimitus viivästyy kahden arkipäivän määräajasta ja asiakkaan kotiutuminen hoitolaitoksesta siirtyy yksinomaan puhelimen viivästymisen vuoksi, tuottaja on velvollinen korvaamaan tilaajana olevalle kunnalle viivästymismaksuna tosiasiallisen hoitopäivämaksun suuruisen summan. Nykytilanne kunnittain on seuraava: Turvapuhelimien nykyiset määrät ja turva-auttajakäynnit kaikkina vuorokauden aikoina ovat vaihdelleet kuukausitasolla seuraavasti: Nokia, n. 330 puhelinta, auttajakäyntiä/ kk Pirkkala, n. 137 puhelinta, käyntiä/ kk Vesilahti, n.12 puhelinta, 5-10 käyntiä /kk Ylöjärvi, n. 220 puhelinta, käyntiä/ kk Lempäälä n. 140 puhelinta, käyntiä/ kk Vanhusmäärän lisääntyessä turvapuhelimien määrä tulee jonkin verran kasvamaan sopimuskaudella. Myös niiden ovihälytinten määrä kasvaa, joiden hälytystoiminta yhdistetään turvapalveluun. 4. SOPIMUSKAUSI Sopimuskausi alkaa tai heti kun se on mahdollista ja päättyy Sopimusta on mahdollista jatkaa yhden (1) vuoden optiokaudella. 5. OSATARJOUKSET Osatarjouksia ei hyväksytä. 6. VAIHTOEHTOISET TARJOUKSET Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. 2

3 7. TARJOUKSEN EHDOT Vain tarjouspyynnön liitteellä 2 annetut tarjoukset hyväksytään. Hinnat tulee antaa arvonlisäverottomina, ja lisäksi tulee ilmoittaa hintaan lisättävä arvonlisäveroprosentti tai jos myynti on arvonlisäverolain mukaan verotonta sosiaali- ja terveyspalvelua, ilmoitus verottomasta palvelusta. Hintojen tulee sisältää kaikki palvelun tuottamisesta aiheutuvat kustannukset. Muita kustannuksia ja laskutuslisiä ei hyväksytä. Hintojen tulee sisältää myös laitteiden huoltokustannukset mahdollisine kuljetuskustannuksineen. Turvapuhelinten ja niiden lisälaitteiden vuokraus- ja asennushinnat ovat voimassa koko sopimuskauden. Turvapuhelinhälytysten vastaanottopalvelua ja hälytys/turvaauttajakäyntejä koskevat mahdolliset hinnantarkistukset tehdään Hinnantarkistukset sidotaan elinkustannusindeksiin ja tarkistuksessa käytetään elokuun 2015 elinkustannusindeksiä. Hinnantarkistusesitykset tulee toimittaa kuntakohtaisesti viimeistään Optiovuoden mahdolliset hinnantarkistusesitykset tulee tehdä mennessä ja tilaajat ilmoittavat optiokauden käyttämisestä mennessä. 8. LAATUVAATIMUKSET Kaikilta asiakkaisiin yhteydessä olevilta henkilöiltä edellytetään suomen kielen hyvää suullista ja kirjallista taitoa. Palveluntuottajalla on oltava valmiudet kuntakohtaiseen raportointiin ja sen kehittämiseen yhteistyössä tilaajien kanssa. Palveluntuottajan tulee liittää tarjoukseensa tekninen kuvaus käyttämästään hälytys- ja raportointijärjestelmästä. Palveluntuottajan on esitettävä tarjouksen liitteellä kuvaus laatujärjestelmästään tai muu kuvaus siitä miten palveluntarjoaja varmistaa palvelujen laadun. Hälytysten vastaanottokeskuksessa puheluihin tulee olla aina vastaamassa osaavaa henkilökuntaa, jolla on kyky arvioida hälytyssoittojen edellyttämää avun tarvetta jatkotoimenpiteiden suorittamiseksi. Tarjouksen liitteenä tulee olla selvitys henkilöstöstä koulutuksineen ja nykyisen palvelun laajuudesta. Toimenpiteitä aiheuttavat hälytykset ohjataan tämän tarjouspyynnön mukaisesti kilpailutettuun turva-auttajapalveluun tai erikseen asiakkaan kanssa palvelusuunnitelmassa sovittuun kohteeseen ja sovitussa järjestyksessä numeroihin, joita voi olla useampia. Hälytysilmoitukset tulee jättää luonnolliselle henkilölle. Turva-auttajan on saavuttava auttamistehtävän saatuaan avun tarpeessa olevan asiakkaan luo viimeistään min sisällä avun tarpeen mukaan. Turvaauttajan vähimmäisvaatimuksena on sosiaali- ja terveysalan peruskoulutus, kokemus auttamistehtävistä tai hoidon ja hoivan tehtävistä, vähintään EA I ja II koulutus sekä soveltuvuus tehtävään. Tilaaja säilyttää rikkoontuneita laitteita toimittajan niin halutessa yhteisesti sovitun määräajan, jonka jälkeen laitteet on haettava pois. 9. ALIHANKKIJAT Tuottaja vastaa itse palveluista. Tuottaja voi hankkia määrittämänsä osan palveluista alihankintana. Tuottaja vastaa alihankkijan työstä kuin omastaan. Alihankkijoiden käyttö on kuvattava tarjouksessa ja alihankkijoita koskevat samat 3

4 vaatimukset kuin tarjoajaa. Tilaajat voivat perustellusta syystä kieltää tuottajaa käyttämästä tiettyä alihankkijaa. 10. RAPORTOINTI Turvapuhelinhälytyksistä pitää muodostaa asiakaskohtainen hälytysraportti, josta selviää hälytyksen ajankohta, hälytyksen tyyppi ja syy sekä tehdyt toimenpiteet. Tarvittaessa ostajalla on oikeus kuunnella hälytykseen liittyvät nauhoitetut puhelut. Turva-auttajakäynnit ja niillä tehdyt toimenpiteet on raportoitava erikseen. Tuottaja toimittaa kuntakohtaiset hälytysraportit kuukausittain ja vuosiraportin. Vuosiraporttiin on liitettävä palveluita ko. kalenterivuonna antaneiden henkilöiden nimet koulutuksineen ja palveluaikoineen. Kuukausiraportit tulee toimittaa seuraavan kuukauden 15. päivään mennessä ja vuosiraportti tammikuun loppuun mennessä. 11. ASIAKASTIETOJÄRJESTELMÄ Tuottajalta edellytetään asiakastietojärjestelmää, johon tallennetaan palvelun tuottamiseksi välttämättömät tiedot. Niitä ovat asiakkaan nimi, yhteystiedot, tiedot asiakkaan toimintakyvystä ja terveydentilasta sekä mahdollisista erityisistä avun tarpeista, omaisen nimi ja yhteystiedot sekä kotihoidon antamat yhteystiedot. Selvitys asiakastietojärjestelmästä on liitettävä tarjoukseen. 12. REKISTERINPITOON LIITTYVÄT OSAPUOLTEN OIKEUDET JA VELVOLLISUUDET Kuntien sosiaali- ja terveystoimi on henkilötietolain tarkoittama rekisterin pitäjä, jonka käyttöä varten rekisteri on perustettu ja jolla on asiakasrekisteritietoja koskeva määräysvalta. Sosiaali- ja terveystoimi vastaa henkilörekisterin käyttötarkoituksen määrittelystä sekä sen muodostavien asiakirjojen laatimisesta ja säilyttämisestä. Tuottajaa koskevat samat salassapitosäädökset kuin kunnan palveluksessa olevaa sosiaali- ja terveydenhuollon henkilöstöä. Kuntien sosiaali- ja terveystoimi pidättää itsellään oikeuden määrätä asiakastietojen käsittelystä kunnan osoittamien ja hankkimien turvapuhelinasiakkuuksien päätyttyä. Palveluntuottaja vastaa tietosuojan ja tietoturvan ajantasaisuudesta 13. VAKUUTUS JA KORVAUSVASTUU Palveluntuottaja on itsenäinen yrittäjä, joka vastaa itse veroistaan ja muista julkisoikeudellisista maksuistaan sekä vakuutuksistaan. Palveluntuottajalla on oltava vakuutus, joka korvaa kaikki palveluntuottajan aiheuttamat vahingot. 14. VELVOITTEET Tuottajan on oltava merkittynä ennakkoperintärekisteriin, eikä sillä saa olla maksamattomia lakisääteisiä velvoitteita (verot, lakisääteiset vakuutukset). Tarjouksessa tulee ilmoittaa tuottajan Y-tunnus. 4

5 15. YHTEYDENPITO Tuottaja ja tilaajat nimeävät sopimuksessa yhteyshenkilöt, jotka vastaavat yhteistoiminnasta sekä toiminnan käytännön järjestelyistä. 16. MAKSUEHTO JA LASKUTUS Maksuehto vähintään 14 pv netto. Laskutus tehdään jälkikäteen kuukausittain. Laskun tulee täyttää arvonlisäverolaissa asetetut vaatimukset. 17. TARJOUKSEN VOIMASSAOLO Tarjouksen tulee olla voimassa neljä (4) kuukautta tarjousajan päättymispäivästä lukien. 18. ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain perusteella tarjoukset ovat päätöksen teon jälkeen julkisia. Tarjous tulee pyrkiä laatimaan siten, ettei se sisällä liike- tai ammattisalaisuuksia. Mikäli liike- tai ammattisalaisuuksien sisällyttäminen on kuitenkin järkevän tarjouksen tekemiseksi välttämätöntä, tulee liike- tai ammattisalaisuuksiksi määritellyt tiedot ilmoittaa erillisellä liitteellä, ja lyhyt selvitys mihin perustuen kyseessä on liike- tai ammattisalaisuus. 19. VALINTAPERUSTEET Kukin tilaaja valitsee annetuista tarjouksista sen tarjouksen, joka on kokonaistaloudellisesti edullisin. Kokonaistaloudellista edullisuutta vertaillaan alla määritellyn mukaisesti hinnan ja laadun perusteella. Eniten vertailupisteitä saanut tarjous valitaan. Vertailupisteet lasketaan kahden desimaalin tarkkuudella. 1. hinta 80 % (enintään 80 pistettä) tarjouslomakkeessa ilmoitetut hinnat lasketaan yhteen ja alhaisin tarjottu kokonaishinta saa 80 pistettä ja muille annetaan pisteitä suhteessa halvimpaan hintaan (kaava = halvin hinta/tarjoushinta x 80) 2. laatu 20 % (enintään 20 pistettä) palvelua antavan henkilöstön koulutus (enintään 10 pistettä) - 10 pistettä, jos vuositasolla laskettuna vähintään 50 %:lla henkilöstöstä on sosiaali- ja terveydenhuollon perustutkinto - 5 pistettä, jos vuositasolla laskettuna vähintään 75 %:lla henkilöstöstä on sosiaali- ja terveydenhuollon perustutkinto turvalaitteiden laatu, tekniset ja toiminnalliset ominaisuudet 7 % (enintään 7 pistettä) - käyttäjäystävällisyys (helppokäyttöisyys), toimintavarmuus (pieni vikaherkkyys, vähäinen huollontarve, kantomatka, kuuluvuus, toimivuus sähkökatkoksen aikana) käytössä oleva laatujärjestelmä 3 % (enintään 3 pistettä) - 3 pistettä, jos käytössä sertifioitu laatujärjestelmä - 1 pistettä, jos käytössä muu laatujärjestelmä. 5

6 Turvalaitteiden laatu, tekniset ja toiminnalliset ominaisuudet arvioidaan aikaisempien kokemusten, tarjouksista saatavien tietojen ja mahdollisten koekäyttöjen perusteella. Sen vuoksi tarjoajan tulee järjestää tarvittaessa veloituksetta tuotteiden koekäyttömahdollisuus Ylöjärven kotihoidon tiloissa, jotka sijaitsevat Ylöjärven terveyskeskuksessa (osoite Mikkolantien 10, Ylöjärvi). Tarjoajaa pyydetään varmistumaan siitä, että kaikkiin mainittuihin vertailuperusteisiin liittyen on toimitettu riittävä määrä asiakirjoja ja tietoja, joiden perusteella tilaaja voi saada riittävän selkeän kuvan vertailun pohjaksi. 20. TARJOUKSEN LIITTEET Tarjoukseen on liitettävä jäljennökset seuraavista asiakirjoista (jos veroviranomaisen todistusta tai todistusta sosiaalimaksujen suorittamisesta ei ole tarjouksen mukana, päätös tehdään ehdollisena niin, että sopimuksen tekeminen edellyttää, ettei tarjoajalla ole maksamattomia erääntyneitä maksuja näistä): kaupparekisteriote veroviranomaisten todistus veroveloista tarjousta varten (voi toimittaa myös vasta ennen sopimuksen tekemistä) todistus lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisesta (ei 3 kuukautta vanhempi, voi toimittaa myös vasta ennen sopimuksen tekemistä) selvitys arvonlisäverolain soveltamisesta selvitys toimintaan nimetystä vastaavasta henkilöstä, auttajapalvelun osalta luettelo toimintaan sitoutuneesta ammatillisesta henkilöstöstä ja varahenkilöstöstä koulutuksineen selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista selvitys palveluntuottajan turva-auttajapalvelusta kuvaus palvelun keskeytymättömän toiminnan varmistamiseksi ylläpidettävästä toimintajärjestelmästä selvitys käytettävistä alihankkijoista mukaan on liitettävä tieto valmistusmaasta ja selkeät kuvat tarjottavista laitteista käytössä oleva mahdollinen laatujärjestelmä (sertifioitu tai muu käytössä oleva), ks. tarjouspyynnön kohta 8 selvitys asiakastietojärjestelmästä, ks. tarjouspyynnön kohta 11 referenssiluettelo koskien hälytyssoittojen vastaanottoa ja auttajapalvelua Liitteiden tulee olla suomenkielisiä. Ulkomaisen tarjoajan on toimitettava vaatimuksiin vastaavat selvitykset oman maansa lainsäädännön mukaisena. 21. TARJOUKSEN JÄTTÄMINEN Tarjoukset on palautettava viimeistään klo mennessä suljetussa kirjekuoressa osoitteella Ylöjärven kaupunki/perusturvaosasto PL Ylöjärvi Kuoressa on oltava ehdottomasti merkintä Tarjous/turvapalvelut. Hankintayksiköt eivät voi ottaa huomioon tarjouksia, jotka ovat saapuneet 6

7 myöhässä. Hankintayksiköillä on myös oikeus olla ottamatta huomioon tarjouksia, jotka eivät täytä tämän tarjouspyynnön ehdottomia vaatimuksia tai joissa esitetään varauksia koskien hankintayksikön esittämiä tarjouspyynnön ehtoja. 22. TARJOUSAIKANA ESITETTÄVÄT KYSYMYKSET Tarjoajien tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi tilaaja ei vastaa puhelimitse esitettyihin tarjouspyyntöön liittyviin tiedusteluihin. Mahdolliset lisätietopyynnöt ja - kyselyt tulee lähettää mennessä sähköpostilla: anu.kallio@ylojarvi.fi. Sähköpostin otsikkona tulee ehdottomasti olla Lisätietopyyntö: turvapalvelut. Esitetyistä kysymyksistä ja niihin annetuista vastauksista laaditaan yhteenveto, joka on luettavissa viimeistään Ylöjärven kaupungin kotisivulta osoitteesta: Samassa yhteydessä ilmoitetaan myös mahdollisista tarkentavista muutoksista ja täydennyksistä tarjouspyyntöön. Tarjouksessa tulee olla maininta siitä, että tarjoaja on käynyt määräajan jälkeen lukemassa nämä tarjouspyyntöön liittyvät mahdolliset tarkennukset ja että ne on huomioitu tarjousta laadittaessa. 23. TARJOUSPYYNNÖN MUKANA OLEVAT LIITTEET Liite 1: Tuottajaa koskevat ehdottomat vaatimukset Liite 2: Tarjouslomake 7