TARJOUSPYYNTÖ TURVAPUHELIMISTA JA -PALVELUISTA

Transkriptio

1 TARJOUSPYYNTÖ /02.08/2014 TARJOUSPYYNTÖ TURVAPUHELIMISTA JA -PALVELUISTA Paraisten kaupunki pyytää tarjoustanne jäljempänä määritellyn vanhustenhuollon turvapuhelinlaitteistosta alla mainittujen asiakirjojen mukaisesti. Tarjouspyyntöön sisältyy edellytyksenä valinnalle tarjoajan sitoutuminen solmia oheisen mallin mukainen sopimus kokonaisuudessaan siinä mainittuine ehtoineen. 1. Ostaja Paraisten kaupunki (y-tunnus ) Hankintayksikkö Rantatie Parainen yhteyshenkilö: Nina Taxell-Ahlbäck 2. Hankintamenettely ja noudatettavat säädökset Hankinta on arvoltaan kansallisen kynnysarvon ylittävä. Tarjouskilpailussa sovelletaan avointa menettelyä. Hankintailmoitus on jätetty HILMA-palveluun ( Hankintailmoitus julkaistaan myös Paraisten kaupungin internet-sivuilla Hankintaan sovelletaan Lakia julkisista hankinnoista nro 348/2007 ja lakia täydentävää asetusta 614/2007 sekä niihin myöhemmin tehtyjä muutoksia. 3. Sopimuskausi Sopimuskausi on suunniteltu vanhushuollon turvapuhelinlaitteistosta ajalle Sopimuksen kesto on 25 kk, jonka jälkeen neuvottelumenettelyn jälkeen mahdollisuus jatkaa sopimusta valitun toimittajan kanssa enintään 24 kk.

2 4. Hankintakohteet ja järjestelmälle asetetut ehdottomat vaatimukset Turvapuhelinpalvelu on kotihoidon tukipalvelua ja sen tarkoituksena on tukea kotona selviytymistä, lisätä turvallisuuden tunnetta ja mahdollistaa avun saanti kotiin ympäri vuorokauden asuinpaikasta riippumatta. Paraisilla asuu tällä hetkellä noin 1600 yli 75-vuotiasta henkilöä. Kaupungilla on käytössä noin 250 turvapuhelinta ja noin 70 GSM-turvapuhelinta, tämän lisäksi on käytössä lisälaitteita, mm. ovihälyttimiä ja kevennyspainikkeita. Turvapuhelinten määrä voi vaihdella sopimusaikana, kaupunki ei sitoudu ostamaan tiettyä määrää palvelua. Hankinta koskee turvapuhelinten ja GSM-turvapuhelinten vuokrausta ja hälytyskeskuksen toimintaa/hälytysten välitystä, järjestelmän huoltoa ja ylläpitoa sekä laitteiden asennusta. Tarkempi kuvaus liitteessä 1. Toimittaja tuottaa tarvittaessa GSM-laitteen käyttövalmiina, sisältäen koko kunnan alueella toimivan liittymän. Parainen on kaksikielinen kunta ja kaikki käyttäjille suunnattu materiaali (käyttöohjeet, tiedotteet etc.) sekä käyttäjien koulutus ja tuki on järjestettävä sekä suomen että ruotsin kielellä. Laitteiden tulee olla käyttäjäystävällisiä (helppokäyttöisiä) ja toimintavarmoja (pieni vikaherkkyys, vähäinen huollontarve, kantomatka, kuuluvuus, sähkökatkos). Kaikkiin tarjottaviin turvapuhelimiin tulee olla kytkettävissä useampia rannekkeita. Paraisten kaupunki ylläpitää omaa turvapalvelua 24/7. Turvapuhelinjärjestelmän tulee ohjata hälytykset automaattisesti työvuorossa olevan päivystäjän tai muun ennalta määritellyn henkilön GSM-puhelimeen. Hälytykset tulee voida ohjata hälyttäjästä riippuen eri henkilöille. Hälytysten tulee sekä kirjautua keskukseen että mennä päivystäjän GSM-puhelimeen. Päivystäjän pitää kyetä tunnistamaan hälyttäjä hälyttävän turvapuhelimen puhelinnumeron perusteella matkapuhelimestaan ja saada puheyhteys hälyttäjään välittömästi. Kunnan oman henkilökunnan on pystyttävä seuraamaan hälytyksiä ja niihin vastaamista reaaliaikaisesti hälytysten vastaanottokeskuksessa, vaihtoehtoisesti yksikköhintaan on sisällyttävä tarjoajan oman henkilökunnan suorittama hälytysten seuranta sekä mahdolliset lisätoimenpiteet (lisähälytys) mikäli hälytykseen ei vastata määräajassa. Vastaanottokeskuksesta on voitava ajaa hälytysraportteja asiakkaittain, alueittain, palvelutalokohtaisesti sekä päivämäärän ja ajan perusteella. Raporteista on selvittävä hälytyksen ajankohta, hälytyksen tyyppi/syy sekä tehdyt toimenpiteet. Vastaanottokeskuksen hälytyslistan kautta pitää olla hälytyskohtaisesti nähtävänä asiakkaasta kirjatut lisätiedot ja toimintaohjeet. Turvapuhelinjärjestelmän tulee säännöllisesti seurata jokaisen yksittäisen puhelimen toimintaa ja raportoida toimintahäiriöistä vähintään kerran vuorokaudessa. Keskuksen on kyettävä ottamaan vastaan vikailmoituksia vuorokauden ympäri vuoden kaikkina päivinä. Vastaanottokeskuksesta on saatava raportti josta ilmenee turvapuhelimien ja niiden lisälaitteiden asennuspäivämäärät sekä paristonvaihdon ajankohta. 5. Palveluskorvaus ja maksuehto Kaupunki maksaa palvelun tuottajalle hankintasopimuksessa sovitun korvauksen kerran kuussa laskun pohjalta. Palveluntuottaja laskuttaa kaupunkia kuukausittain jälkikäteen toteutuneiden palveluiden ja hyväksytyn tarjoushinnan mukaan. Laskut toimitetaan viimeistään seuraavan kuukauden 15. päivään mennessä. Laskutus-, toimitus-, toimisto- yms. lisiä ei hyväksytä. Maksuehto on 30 pv/netto. Viivästyskorko on korkolain mukainen. 2

3 6. Tarjouksen laatiminen Tarjouksen sisältö Tarjous tulee tehdä tarjouspyynnön liitteenä olevalla tarjouslomakkeella (liite 1). Tarjous voidaan tehdä suomen tai ruotsin kielellä. Tarjouksen tulee sisältää kaikki tarjouspyynnössä vaaditut tiedot ja selvitykset. Osatarjouksia ei hyväksytä. Ehdollisia tarjouksia ei hyväksytä. Tarjous on sitova. Tarjoaja sitoutuu järjestämään tarjoamansa turvapuhelimet ja -palvelut näiden tarjouskilpailuasiakirjojen mukaisesti. Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen tulee olla voimassa saakka. Tiedot tarjoajasta Tarjouksessa tulee esittää tarjoajasta seuraavat tiedot ja selvitykset: 1. Tarjoajan nimi ja yhteystiedot 2. Sähköpostiosoite, johon hankintapäätös voidaan lähettää 3. Kaupparekisteriote 4. Verottajan todistus verovelvoitteiden hoitamisesta 5. Vakuutusyhtiön todistus eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta 6. Tarjoajalla tulee olla voimassa oleva riittävä toiminnan vastuuvakuutus Näitä tietoja käytetään tarjoajan kelpoisuuden arvioinnissa ja tilaajavastuulain selvitysvelvoitteen täyttämisessä. Kohdissa 3-6 tarkoitetut todistukset eivät saa olla kahta kuukautta vanhempia tarjouksen päiväyksestä lukien. Tarjoushinta Tarjoushinta tulee antaa liite 1 mukaisesti. Hinnat tulee ilmoittaa Tarjouslomakkeella kahden desimaalin tarkkuudella. Hinnat on ilmoitettava arvonlisäverottomina nettohintoina. Muulla tavalla ilmoitettuja hintoja ei oteta huomioon ja johtavat tarjouspyynnön hylkäämiseen. Tarjottujen hintojen tulee olla kiinteänä voimassa varsinaisen sopimuskauden ajan eli saakka. Toimitusaika Laitteiden asennukset ja järjestelmän palvelut tulee olla käyttövalmiina mennessä. Laitteiden asennus ja käyttökoulutus tulee suorittaa välisenä aikana. 1. Hankinnan muut ehdot Sopimusaikana voidaan neuvotella muutoksista, jotka oleellisesti vaikuttavat sopimuksen alkuperäiseen sisältöön, jos muutokset johtuvat viranomaisten määräysten muuttumisesta tai ennalta arvaamattomista tekijöistä. Sopimusehtoja voidaan myöhemmin täsmentää kirjallisilla asiakirjoilla edellyttäen, että ne eivät ole ristiriidassa tässä tarjouspyynnössä mainittujen hankinnan ehtojen kanssa. 3

4 Siltä osin kun hankinnan ehtoja ei ole määritelty tässä tarjouspyynnössä hankinnassa noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2014 Palvelut). Vaitiolovelvollisuus ja korvausvelvollisuus sekä ammattieettiset velvollisuudet Palvelutuottaja sitoutuu toimimaan voimassa olevien lakien ja kulloinkin voimassa olevien viranomaismääräysten mukaisesti sekä noudattamaan sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiden ammattieettisiä velvollisuuksia. Palveluntuottajaa sitoo sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöistä annetuiden laikien, julkisuuslain, potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain ja muidenkin lakien mukainen salassapito- ja vaitiolovelvollisuus. Palvelun laadun seuranta ja reklamaatiot Palveluntuottaja vastaa siitä, että palvelu on laadultaan ajantasaista ja että palvelu toteutetaan kaikilta osin sitä ohjaavaa lainsäädäntöä noudattaen. Mahdolliset reklamaatiot palveluntuottajan toiminnasta käsitellään ja ratkaistaan yhteistyössä palveluntuottajan ja tilaajan kesken. 2. Tarjouskilpailun ratkaisuperiaatteet Valinta suoritetaan niiden tarjousten kesken, jotka ovat tulleet määräajassa (myöhästyneitä tarjouksia ei oteta huomioon) ja jotka vastaavat tarjouspyyntöä ja täyttävät siinä asetetut ehdot. Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 3. Tarjousten hintavertailu 3. Hankintapäätös Päätöksen hankinnasta tekee viranhaltija. Päätös pyritään tekemään marraskuun 3. päivään mennessä. Tarjouskilpailun ratkaisemisesta ilmoitetaan kaikille tarjouksen tehneille sähköpostitse. Päätösilmoitukseen liitetään ohjeet muutoksenhausta. Hankintapäätös ei tarkoita vielä sopimuksen syntymistä. Sopimus syntyy myöhemmin tehtävällä kirjallisella sopimuksella. 4. Hankintasopimus Hankintapäätöksen tekemisen jälkeen tehdään liitteen 2 mukainen hankintaa koskeva kirjallinen hankintasopimus, jonka tarjoajan tulee hyväksyä. Hankintasopimus voidaan allekirjoittaa ja panna täytäntöön aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi ja hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sitova sopimus syntyy vasta sopimuksen molemminpuolisella allekirjoituksella. Sopimuskokonaisuus koostuu seuraavista asiakirjoista ja niiden pätevyysjärjestys on seuraava: 1) Hankintasopimus 2) Tarjouspyyntö liitteineen 3) Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot JYSE 2014 PALVELUT 4) Tarjous liitteineen 5. Muutokset tarjousaikana ja hankinnasta luopuminen Ostaja voi muuttaa tai tarkistaa tarjouskilpailun kohteita tarjouskilpailun aikana ennen tarjousten jättämiselle varatun määräajan päättymistä, jos tätä voidaan esille tulleiden seikkojen perusteella pitää perusteltuna. 4

5 Mikäli tässä tarkoitetut muutokset ja tarkennukset sitä edellyttävät, voidaan tarjousten jättämiselle varattua määräaikaa pidentää. Muutoksista ja tarkennuksista ilmoitetaan kaupungin verkkosivuilla. Ostaja voi hylätä kaikki tarjoukset, jos tarjousten hintataso on liian korkea. 6. Asiakirjojen julkisuus Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lainsäädäntöä (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta nro 621/1999) Tarjouskilpailuun liittyvät asiakirjat liitteineen ovat julkisia, kun sopimus hankinnasta on tehty. Asianosaisella, esim. tarjoajalla on kuitenkin oikeus saada tieto em. asiakirjoista, kun hankintapäätös on tehty. Tarjoajalla ei ole kuitenkaan oikeutta saada tietoa muiden tarjousten sisältämistä liike- tai ammattisalaisuuksista. Jos tarjoajan mielestä jokin osa tarjousta sisältää liike- tai ammattisalaisuuksia, tarjoajan on ilmoitettava nämä tiedot selvästi merkityllä erillisellä liitteellä. Hankintayksikkö harkitsee, ovatko liike- tai ammattisalaisuuksiksi esitetyt tiedot lain mukaan salassa pidettäviä. Hinta ei voi olla tarjoajan liike- tai ammattisalaisuus. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. 7. Lisätiedot Mahdolliset tarjouspyyntöä koskevat lisäkysymykset on toimitettava viimeistään klo 14:00 mennessä sähköpostitse osoitteeseen: Sähköpostin otsikoksi tulee laittaa merkintä Lisätietopyyntö: Turvapuhelin. Tehdyt kysymykset ja vastaukset niihin julkaistaan Paraisten kaupungin internet-sivuilla kohdassa palvelut/tarjouspyynnöt/ajankohtaiset tarjouspyynnöt. 8. Tarjousten jättäminen Tarjous on kokonaisuudessaan, liiteasiakirjoineen, toimitettava kirjallisesti, suljetussa kirjekuoressa klo 14:00 mennessä osoitteeseen: Paraisten kaupunki Sosiaali- ja terveysosasto Rantatie Parainen Kuoreen tulee merkitä tarjous/turvapuhelin. Lähettäjä on vastuussa lähetyksen perille saapumisesta määräaikaan mennessä. Määräajan jälkeen saapuneita tai sähköpostilla toimitettuja tarjouksia ei huomioida. Tarjoukset, jotka eivät ole tarjouspyynnön mukaisia hylätään. 9. Tarjouskilpailuasiakirjat Tarjouskilpailuun liittyvät asiakirjat ovat tulostettavissa www. hankintailmoituksen.fi tai Paraisten kaupungin internet-sivuilla tarjouspyynnöt. Asiakirjat ovat myös noudettavissa aukioloaikoina kaupungintalon info-pisteestä ja aluekonttoreista. 5

6 PARAISTEN KAUPUNKI Paula Sundqvist vt. sosiaali- ja terveysjohtaja LIITTEET Liite 1 Tarjouslomake Liite 2 Sopimus 6