TOIMINTAKERTOMUS. Ohje toimintakertomuksesta. valtion virastoille ja laitoksille VALTIOKONTTORI

Transkriptio

1 TOIMINTAKERTOMUS Ohje toimintakertomuksesta valtion virastoille ja laitoksille VALTIOKONTTORI 2004

2 Johdanto Viraston tai laitoksen toimintakertomuksessa esitetään tiedot toiminnan tuloksellisuudesta sekä tilinpäätöksen ja tuloksellisuuden analyysi. Toimintakertomukseen on tarkoitus sisällyttää viraston toiminnan ohjauksen kannalta keskeiset tiedot. Toimintakertomuksen tilinpäätöslaskelmien analyysi toimii myös luku- ja tulkintaohjeena, jolla virastojen tilinpäätöslaskelmat avataan lukijalle. Tilinpäätösasiakirjana toimintakertomus toteuttaa laajasti virastojen tilivelvollisuutta. Talousarviolain 21 :n mukaan viraston ja laitoksen tulee antaa tilinpäätöksessä ja tulosvastuun toteuttamista varten toimintakertomuksessa oikeat ja riittävät tiedot talousarvion noudattamisesta sekä viraston ja laitoksen tuotoista ja kuluista, taloudellisesta asemasta ja toiminnallisesta tuloksellisuudesta (oikea ja riittävä kuva). Toimintakertomus lähetetään ministeriölle, valtiontalouden tarkastusvirastolle ja valtiokonttorille heti sen valmistuttua. Toimintakertomus julkaistaan myös viipymättä valtiokonttorin ylläpitämässä valtionhallinnon internet- raportointipalvelussa ( Myös ministeriöt virastona tekevät omasta toiminnastaan vastaavanlaisen toimintakertomuksen. Toimintakertomuksen laatimisvelvollisuus Talousarviolain 21, 63 :n 2 ja 3 momentti sekä 65a. 65b. Tilivirastot sekä sellaiset virastot ja laitokset, jotka eivät toimi itsenäisenä tilivirastona, mutta joille ministeriö on vahvistanut tulostavoitteet, laativat omasta toiminnastaan toimintakertomuksen varainhoitovuotta seuraavan maaliskuun 15. päivään mennessä. Talousarvion ulkopuolella olevat valtion rahastot tekevät tilinpäätöksensä osana olevan toimintakertomuksen soveltuvin osin tämän ohjeen mukaisesti siten kuin talousarvioasetuksessa säädetään. Tiliviraston tilinpäätöksen ja samalla myös toimintakertomuksen allekirjoittaa viraston ylin johto. Sellaisen viraston toimintakertomuksen, joka ei ole itsenäinen tilivirasto, allekirjoittaa myös ylin johto. Ylimmälle johdolle kuuluu siten vastuu viraston toiminnan tuloksellisuudesta (tulosvastuu). Tilivirastona toimivan viraston tai laitoksen toimintakertomukseen sisällytetään kaikki tämän ohjeen sisältämien kohtien edellyttämät tiedot. Viraston tai laitoksen, joka ei toimi itsenäisenä tilivirastona, toimintakertomuksen tulee kattaa lukujen 1 (johdon katsaus), 2 (tuloksellisuuden kuvaus), 4 (sisäisen valvonnan arviointi- ja vahvistuslausuma), 7 (allekirjoitukset), sisältämät asiat. Lisäksi viraston tai laitoksen, joka ei toimi tilivirastona, toimintakertomukseen sisällytetään luvusta 3 (tilinpäätöslaskelmien analyysi) talousarvion toteutumisen analyysi, jos virastolla tai laitoksella on omia momentteja talousarviossa. Tulostavoitteiden seurantaraportit, vuosikertomus ja valtion tilinpäätöskertomus Tulosohjauksessa ministeriöt ohjaavat alaisiaan virastoja ja laitoksia asettamalla tulostavoitteita, seuraamalla niiden toteutumista ja antamalla re-

3 surssit niiden toteuttamista varten. Tulostavoitteilla ohjataan virastojen toimintaa. Tulosohjaus velvoittaa virastoja raportoimaan tulostavoitteiden toteutumisesta ministeriöille. Toimintakertomus on viraston vuosittain antama raportti ohjaavalle ministeriölle tulossopimuksessa asetettujen tulostavoitteiden toteutumisesta. Ministeriöt kertovat toimintakertomuksessaan omien tavoitteidensa ja suunnitelmiensa toteutumisesta. Toimintakertomuksen ja tilinpäätöslaskelmien lisäksi hallinnossa tuotetaan myös sisäisille sidosryhmille tarkoitettuja tulosraportteja ja ulkoisille sidosryhmille tarkoitettuja vuosikertomuksia. Tulosraporttien laatimisesta ei ole säädetty asetuksessa, mutta ne ovat tulosjohtamisen kannalta usein välttämättömiä. Vuosikertomuksen, jonka laatiminen on virastolle vapaaehtoista ja vapaamuotoista, avulla luodaan ja ylläpidetään viraston yhteisökuvaa. Tulosraportit ja vuosikertomus eivät voi korvata toimintakertomusta ja tilinpäätöslaskelmia. Jos tilinpäätösasiakirja julkaistaan vuosikertomuksen yhteydessä, on vuosikertomuksessa selkeästi ilmaistava, mikä osa siitä on asetuksen tarkoittama tilinpäätös. Ministeriön toimialan tuloksellisuuden kuvaus tulee osaksi valtion tilinpäätöskertomusta, jonka sisällöstä ja tekemisestä säädetään talousarvioasetuksessa ja jonka laatimisesta on erilliset ohjeet. Toimintakertomuksessa ministeriöt raportoivat oman toimintansa tuloksellisuudesta samalla tavoin kuin muut virastot.

4

5 Sisällysluettelo: 1 Johdon katsaus toimintaan Tuloksellisuuden kuvaus Toiminnan vaikuttavuus Toiminnallinen tuloksellisuus Toiminnallinen tehokkuus ja sen kehitys Tuotokset ja laadunhallinta Henkisten voimavarojen hallinta ja kehittäminen Tulosanalyysi ja johtopäätökset Tilinpäätöslaskelmien analyysi Sisäisen valvonnan arviointi- ja vahvistuslausuma Määräajoin tehtävien kokonaisarviointien tulokset Yhteenvetotiedot väärinkäytöksistä Allekirjoitukset ja määräajat...19

6 1 1 Johdon katsaus toimintaan 65 :n 1 momentin 1 kohta: Johdon katsaus toimintaan ja etenkin siinä tapahtuneisiin muutoksiin sekä johdon arvio tuloksellisuudesta ja sen kehityksestä varainhoitovuoden aikana Johdon katsauksen tehtävänä on arvioida kuluneen vuoden toimintaa ja tuloksellisuutta. Siinä on tarkoitus korostaa toiminnassa ja toimintaympäristössä tapahtuneita tärkeimpiä muutoksia sekä johdon arviota tuloksellisuudesta ja sen kehityksestä. Johdon katsauksen luonne on toiminnan tuloksia arvioiva ja siinä tulee ottaa kantaa päättyneen vuoden toiminnan onnistumiseen. Katsauksen on tarkoitus kehittyä vastaamaan yritysjohtajien antamia arvioita tilinpäätöksen yhteydessä. Johdon katsausten tulisi olla valtionhallinnon virastoille yhtenäinen vuosittainen käytäntö. Katsaus on tiivis johdon tekemä arvio, pituudeltaan 1-2 sivua. Katsauksessaan johto arvioi, kuinka hyvin virastolle asetetut tavoitteet on saavutettu ja mistä mahdolliset tavoitteiden ja saavutettujen tulosten väliset erot johtuvat. Virastojen johdon tulee arvioinnissa erityisesti keskittyä toiminnallisen tehokkuuden, laadunhallinnan ja henkisten voimavarojen hallinnan ja kehittämisen tarkasteluun. Ministeriöiden johdon katsauksessa voi enemmän painottaa toiminnan vaikuttavuutta. Samoin johto arvioi katsauksessaan kuinka hyvin tuloksellisuus on viimeisten vuosien aikana kehittynyt ja miten tuloksellisuuden uskotaan kehittyvän lähivuosien aikana. Lisäksi katsauksessa käsitellään tärkeimpiä toiminnassa ja taloudessa tapahtuneita muutoksia ja odotettavissa olevia muutoksia lähivuosien aikana.

7 2 2 Tuloksellisuuden kuvaus 65 :n 1 momentin 2-5 kohta Tuloksellisuuden kuvauksen tehtävänä on antaa viraston tuloksellisuudesta oikea ja riittävä kuva. Siinä esitetään tärkeimmät tiedot viraston tai laitoksen (myös ministeriön virastona) toiminnan tuloksellisuudesta ja se on kuvaus (raportti) virastolle tai laitokselle vahvistettujen tulostavoitteiden toteutumisesta (tulossopimuksen toteutuminen). Kuvauksessa keskitytään olennaisimpiin ja tärkeimpiin tietoihin siten, että kaikki toiminnan olennaiset osaalueista tulevat kuvauksessa katetuiksi. Sellaisia yksittäisiä asioita, jotka ovat viraston kokonaisuuteen nähden pieniä ja jotka ovat viraston perustehtävien ja strategisten tavoitteiden kannalta toissijaisia, ei kannata esittää. Kuvauksen tulee olla tiivis. Samoin kuvauksessa tulee kiinnittää huomiota siihen, että siitä muodostuu kattava ja ymmärrettävä kuva kokonaistuloksellisuudesta. Tuloksellisuuden kuvauksessa kaikkein olennaisimpia ja tärkeimpiä ovat tiedot niiden tulostavoitteiden toteutumisesta, joista on sovittu tulossopimuksissa sekä tiedot, jotka ovat strategian toteuttamisen kannalta ensisijaisia. Olennaisia ovat myös sellaiset tuloksellisuustiedot, jotka kertovat virastoille lakisääteisesti kuuluvien tehtävien (jokapäiväinen toiminta) hoidon tuloksellisuudesta ja joihin käytetään merkittävä osa resursseista (henkilötyövuosista). Näiden tehtävien hoitoa koskevia tulostavoitteita tulisi olla myös tulossopimuksissa. Myös merkittävimmät tukitoimintojen tuloksellisuutta kuvaavat tiedot esitetään tuloksellisuuden kuvauksessa. Tuloksellisuuden kuvauksessa raportoidaan erityisesti niistä asioista, joihin viraston johtamisella voidaan vaikuttaa. Ne korostavat viraston toiminnan ja oman panoksen ratkaisevaa vaikutusta tuloksen saavuttamisessa. Kuva 1: Tuloksellisuuden peruskriteerit

8 3 Tuloksellisuuden kuvauksessa tulee valtion tuloksellisuuden peruskriteerien (tulosprisma) mukaisesti käydä ilmi toiminnallinen tuloksellisuus, joka sisältää tiedot toiminnan tehokkuudesta (taloudellisuus, tuottavuus, kannattavuus), viraston tuotoksista ja laadunhallinnasta sekä henkisten voimavarojen hallinnasta ja kehittämisestä. Lisäksi kuvauksessa esitetään tiedot viraston toiminnan vaikutuksista yhteiskunnallisen vaikuttavuuden kehitykseen. Tuloksellisuutta tulee mitata mittareiden ja indikaattoreiden avulla. Siksi tunnuslukujen käyttö tuloksellisuuden esittämisessä on suotavaa. Tunnuslukujen sisältöä on hyvä selittää auki, jotta lukijalle muodostuu käsitys mitä kukin tunnusluku tarkoittaa ja mitä sillä mitataan. Tunnuslukujen sisältämää informaatiota voi myös täydentää sanallisten kuvausten ja arviointien avulla. Mittareiden rakentamisessa ja valinnassa keskeisiä kriteerejä ovat olennaisuus, taloudellisuus, luotettavuus ja jatkuvuus. Kuvauksen jäsentelyyn on useita vaihtoehtoja. Pääperiaatteena voidaan pitää sitä, että jäsentely olisi mielellään samanlainen kuin tulossopimuksessa oleva tavoitteiden jäsentely. Perusjäsentely voi siten perustua tulosprisman lohkoihin ja esimerkiksi viraston tehtäväalueisiin (asetuksessa käytetään nimityksiä tehtäväalue, toimintokokonaisuus ja politiikka-alue kuvaamaan erityyppisiä tehtäväkokonaisuuksia, tässä ohjeessa käytetään nimitystä tehtäväalue) tai strategisiin ja toiminnallisiin tuloksiin. Vaikuttavuudesta ja henkisten voimavarojen hallinnasta kertovat tiedot voi tilanteesta riippuen esittää tehtäväalueittain tai koko virastoa koskien. Virasto x Tiedot toteutuneesta kehityksestä (esim. toteuma n-2 ja toteuma n-1) Vaikutukset yhteiskunnallisen vaikuttavuuden kehitykseen Henkisten voimavarojen hallinta ja kehittäminen Tehtäväalue 1 Toiminnallinen tuloksellisuus - Toiminnallinen tehokkuus (taloudellisuus, tuottavuus, kannattavuus ja kustannusvastaavuus) - Tuotokset ja laadunhallinta Taulukko 1: Jäsentelyesimerkki Toteuma n Tulossop. tavoite Pav:n tavoite Kuvauksessa on oleellista esittää tulossopimuksissa sovitut tavoitteet sekä niiden vertailu tulostavoitteiden toteumatietoihin. Mahdollisuuksien mukaan esitetään myös pitkän aikavälin tavoitteet. Lisäksi riittävään tuloksellisuuden kuvaukseen kuuluu tuloksellisuuden kehityksen esittäminen aikasarjana. Kuhunkin tulostavoitteiseen liittyen toteumatietoja pitäisi esittää kuluneen vuoden lisäksi ainakin kahdelta edelliseltä vuodelta. Aikasarjatarkastelu koskee erityisesti sellaisia tuloksia, jotka voidaan esittää tunnuslukuina. Jos tulosta ei voi esittää tunnusluvun avulla, on hyvä, jos

9 4 sanallisesti esitettävän tuloksen lisäksi ilmaisee saavutetun tuloksen arvosanan avulla (esimerkiksi: 5= erinomainen tulos, 4= hyvä tulos, 3= tyydyttävä tulos, 2= välttävä tulos, 1=huono tulos). Tällöin aikasarjan ja kehityksen esittäminen myös sanallisesti ilmaistaville tuloksille on mahdollinen. 65 :n 1 momentin 3. ja 5. kohta 2.1 Toiminnan vaikuttavuus Laaja-alaisesta yhteiskunnallisesta vaikuttavuudesta raportointi kuuluu pääasiallisesti ministeriöiden vastuulle. Ministeriöt raportoivat toimialansa yhteiskunnallisen vaikuttavuuden kehityksestä ensisijaisesti valtion tilinpäätöskertomuksen osana olevassa ministeriön toimialan tuloksellisuuden kuvauksessa. Virastojen ja laitosten tulee raportoida oman toimintansa vaikuttavuudesta. Toisin sanoen tässä kohdin ilmaistaan miten viraston tai laitoksen (myös ministeriön virastona) toiminta on tukenut toimialan yhteiskunnallisten vaikuttavuustavoitteiden saavuttamista. Tämän luvun tarkoituksena on myös kytkeä toimialan yhteiskunnalliset vaikuttavuustulokset ja virastojen toiminnalliset tuloksellisuustiedot yhteen. Tämän luvun laajuus riippuu paljon viraston toiminnan luonteesta. Suurin osa virastoista painottaa tuloksellisuuden kuvauksessa toiminnallisen tuloksellisuuden tietoja (luku 2.2), mutta esimerkiksi ministeriöiden raportoidessa virastona tuloksellisuudestaan, kuvaus keskittyy enemmän toiminnan vaikuttavuuteen, koska niiden rooli on yleensä olla strateginen toimialansa ohjaaja. Ne ministeriöt, jotka hoitavat toimialansa ohjaamisen lisäksi paljon operatiivisia tehtäviä, painottavat toimintakertomuksessaan vaikuttavuustietojen lisäksi toiminnallisen tuloksellisuuden tietoja. Vaikuttavuustiedot ovat olennaisia ministeriöiden lisäksi myös joillekin tutkimuslaitoksille, yliopistoille ja korkeakouluille sekä sellaisille virastoille, jotka jakavat huomattavia summia siirtomenoina. Usein sekä asetettavat vaikuttavuustavoitteet että tehtävät toimenpiteet voivat olla luonteelta ennaltaehkäiseviä tai korjaavia (esim. sosiaali- ja terveydenhuollossa). Toiminnan vaikutuksista yhteiskunnallisen vaikuttavuuden kehitykseen raportoitaessa on olennaista esittää katsaus tai kooste kerätyistä seurantatiedosta. Kuvauksen tulee perustua mahdollisimman paljon tunnuslukuihin. Tunnuslukuja voi täydentää sanallisilla selityksillä ja arvioinneilla. Vaikuttavuustulosten perustana ja tietolähteenä käytetään usein tutkimuksia ja selvityksiä, jollei toiminnan vaikutuksia muuten pystytä osoittamaan. Tässä kohdin kehitystrendin osoittaminen on erityisen tärkeää. Yhden vuoden yksittäinen tieto ei yksin riitä, vaan tuloksellisuuskehityksen todentamiseen tarvitaan yleensä tietoja useamman vuoden ajalta. Kehityksen esittäminen aikasarjana on oleellista. Suurin haaste raportoinnissa on toiminnan vaikuttavuudesta kertovan tiedon hankkiminen. Jos kansainvälistä vertailutietoa (esim. EUROSTATin tuottamat tietoaineistot) on saatavilla, on sitä hyvä käyttää erityisesti tavoitteiden asettamisen apuna. Harkinnan mukaan kansainvälistä vertailutietoa voi esittää myös toteumatietojen rinnalla. Toiminnan vaikuttavuudesta kertoviin tietoihin sisällytetään tiedot siirto- ja sijoitusmenoilla aikaansaadusta vaikuttavuudesta. Siirto- ja sijoitusmenoja ovat mm. valtiontuet, valtionavut sekä muut vastaavat siirtomenot sekä sijoitusmenot (ml. lainat).

10 5 2.2 Toiminnallinen tuloksellisuus Virastojen tuloksellisuuden kuvausten tulisi pääosin keskittyä toiminnallisen tuloksellisuuden tarkasteluun. Se sisältää toiminnallista tehokkuutta, tuotoksia ja laadunhallintaa sekä henkisiä voimavaroja käsittelevät osa-alueet. 65 :n 1 momentin 2. kohta Toiminnallinen tehokkuus ja sen kehitys Toiminnallisen tehokkuuden tarkastelussa on tarkoitus osoittaa, kuinka tehokkaasti viraston tai laitoksen toiminta on organisoitu ja toteutettu. Tarkastelussa tavoitteet ja aikaansaannokset suhteutetaan käytettyihin voimavaroihin. Olennaista on selvittää voimavarojen käytön ja kohdentamisen tehokkuus. Toiminnallista tehokkuutta kuvataan taloudellisuus- ja tuottavuusmittarein. Maksullisen toiminnan ja yhteisrahoitteisen toiminnan toiminnallista tehokkuutta kuvataan kannattavuus- ja kustannusvastaavuustiedoilla. Niistä raportoidaan aina, ellei maksullinen tai yhteisrahoitteinen toiminta ole niin vähäistä, että tiedot voidaan tällä perusteella jättää esittämättä. Toimiva kustannuslaskenta mahdollistaa luotettavan taloudellisuuden ja tuottavuuden mittaamisen Tietojen rekisteröinti (esim. työaika ja sen kohdentaminen) ja siihen perustuva kustannuslaskenta luovat edellytykset sille, että toiminnan tehokkuutta voidaan mitata ja kehittää. Taloudellisuuden ja tuottavuuden täsmällinen mittaaminen on helpointa, jos toiminta on pystytty tuotteistamaan. Tuotteistamisella tarkoitetaan sitä, että määritetään toiminnassa syntyvät aikaansaannokset eli suoritteet, jotka voivat olla tuotteita tai palveluja. Suoritteet (tai suoriteryhmät) syntyvät prosessien tai toimintojen aikaansaannoksena (tuotoksina). Kun tiedetään suoritteiden määrät ja kun niille pystytään kohdistamaan kustannukset ja henkilötyövuodet, taloudellisuus ja tuottavuus sekä niiden kehitys voidaan ilmaista tunnuslukuina. Tuotettujen suoritteiden ja julkishyödykkeiden määristä raportoidaan kohdassa tuotokset ja laadunhallinta. Taloudellisuuden ja tuottavuuden kehitystä voidaan kuvata myös sijaissuureiden avulla, jos toimintaa ei sen luonteesta johtuen pystytä tuotteistamaan tai jos tuotteistamisesta aiheutuisi suuria kustannuksia saavutettaviin hyötyihin nähden. Sijaissuureita käytettäessä taloudellisuutta ja tuottavuutta ei siis tarkasti mitata, eikä laskennan kohteena ole suorite tai suoriteryhmä, vaan esimerkiksi tehtäväalue-, prosessi-, toiminto- tai politiikka-alue, joiden kustannusten (htv:ien) ja kustannusten kehityksen avulla ilmaistaan tiedot toiminnan kustannus- ja henkilötyövuosikehityksestä. Esimerkiksi ministeriöissä voivat pääprosessit tai päätehtävät muodostaa ne seurattavat kohteet, joiden htv- ja kustannuskehityksestä raportoidaan. Taloudellisuus Taloudellisuuden mittaamissa ensiksi rahamääräistetään panostekijät. Toiseksi lasketaan suoritteiden aikaansaamisessa syntyneet kustannukset, jonka jälkeen saadaan laskettua yksikkökustannukset (euroa/suorite). Kustannukset tulisi esittää suoritteittain tai suoriteryhmittäin. Joissakin tapauksissa kustannukset voidaan esittää myös toiminnoittain tai tehtävittäin. Taloudellisuustietoina esitetään tavoitteen lisäksi toteumatiedot ra-

11 6 portointivuodelta ja kahdelta edeltävältä vuodelta. Myös taloudellisuuden muutosprosentti voidaan ilmoittaa. Taloudellisuuden mittaamisessa on olennaista se, että kustannukset ovat ajallisesti oikein kohdistettuja ja sisältävät kaikki aiheutuneet kustannukset. Kassamenopohjaiset tiedot eivät ole riittäviä, vaan taloudellisuutta koskevat tiedot tulee perustua kustannustietoihin. Tuottavuus Tuottavuus tarkoittaa tuotosten ja panosten välistä suhdetta. Esimerkiksi työn tuottavuus on suoritteiden lukumäärän suhde suoritteiden tuottamiseen käytettyihin henkilötyövuosiin (suoritelukumäärä/htv). Jos työvoima on merkittävin panostekijä, olennaisinta on raportoida nimenomaan työn tuottavuudesta. Joskus viraston tai laitoksen toiminnan luonteesta ja esimerkiksi sen pääomavaltaisuudesta johtuen kokonaistuottavuuden tai pääoman tuottavuuden ilmaiseminen voi olla perusteltua. Kokonaistuottavuutta mitattaessa suoritteiden lukumäärä suhteutetaan kaikkiin niiden tuotannossa käytettyihin panoksiin (esim. kaikkien käytettyjen panosten kustannukset). Pääoman tuottavuutta mitattaessa suoritteiden lukumäärä suhteutetaan niiden tuottamisessa käytettyyn pääoman määrään (esim. sitoutuneen pääoman tai nettokäyttöpääoman määrä). Tuottavuutta mitattaessa on huomioitava myös tuotteiden ja palvelujen laatuun liittyviä kysymyksiä. Tuotokset/palvelut, joihin panosten käyttöä suhteutetaan, tulee olla toiminnan tavoitteiden ja päämäärien kannalta oleellisia sekä asiakkaiden tarpeiden mukaisia. Tuottavuustietoina esitetään tavoitteen lisäksi toteumatiedot raportointivuodelta ja kahdelta edeltävältä vuodelta. Esimerkkejä toiminnallisen tehokkuuden mittaamisesta Esimerkki 1: taloudellisuuden ja tuottavuuden mittaaminen Oikeusministeriön hallinnonalalla syyttäjävirastot ja osastot sekä ulosottolaitos mittaavat taloudellisuutta käsiteltyjen asioiden yksikkökustannuksilla (kustannukset/käsiteltyjen asioiden lkm) sekä tuottavuutta käsiteltyjen asioiden lukumäärän ja käytettyjen henkilötyövuosien suhteena (käsiteltyjen asioiden lkm/htv). Esimerkki 2: taloudellisuuden mittaaminen Koulutusta järjestävät organisaatiot (esim. korkeakoulut, pelastusopisto, puolustusvoimat, rajavartiolaitos, TE-keskukset) mittaavat varsin yleisesti koulutusvuorokausien kustannuksia, koulutusohjelmien kustannuksia tai kustannuksia suhteutettuna kouluttavien määrään. Esimerkki 3: taloudellisuuden mittaaminen Liikenne- ja viestintäministeriön hallinnonalalla mitataan mm. perustienpidon yksikkökustannuksia (kustannukset/tiekilometri, rataverkon kunnossapidon yksikkökustannuksia (kustannukset/raidekilometri) ja

12 7 kauppamerenkulussa väylänpidon yksikkökustannuksia (kustannukset/väyläkilometri) Esimerkki 4: tuottavuuden mittaaminen Ajoneuvohallintokeskus mittaa tuottavuutta omassa palvelutuotannossaan. Se mittaa tehtyjen rekisteröintien, ajokorttien myöntämisen, ja verotuspäätösten tuottavuutta suhteuttamalla tehtyjen ratkaisujen/päätösten määrät kyseiseen palvelutuotantoon käytettyihin henkilötyövuosiin (kpl/htv). Vastaavasti se mittaa samojen tuotteiden taloudellisuutta (tehokkuutta) suhteuttamalla kyseiseen palvelutuotantoon käytetyt rahalliset panokset tehtyihin ratkaisujen/päätösten määriin (euroa / kpl). 65 :n 1 momentin 2. kohta Yhteisrahoitustyöryhmä: VM:n työryhmämuistio 19/2003 Kannattavuus ja kustannusvastaavuus Maksullisen toiminnan kannattavuutta mitataan suoritteista saatujen myyntituottojen ja tuotannontekijöiden käytöstä aiheutuneiden kustannusten erotuksena (kustannusvastaavuus) ja suhteena (kustannusvastaavuusprosentti). Samoja mittareita käytetään myös yhteisrahoitteisessa toiminnassa, jolloin kustannusvastaavuus ja prosentti kertovat, paljonko toimintaan on saatu rahoitusta muilta virastoilta ja talousarviotalouden ulkopuolisilta rahoittajilta ja paljonko viraston tai laitoksen omarahoitusosuus on ollut. Yhteisrahoitteisella toiminnalla tarkoitetaan viraston kaikkea sellaista vapaaehtoista toimintaa, jota samanaikaisesti rahoitetaan sekä virastolle osoitetulla että viraston ulkopuolisella rahoituksella. Maksullinen toiminta ei kuitenkaan koskaan ole yhteisrahoitteista toimintaa. Kannattavuuden ja kustannusvastaavuuden sekä niiden kehityksen seuraamiseksi ja esittämiseksi laaditaan kustannusvastaavuuslaskelmat. Laskelmat esitetään tiliviraston toimintakertomuksessa tai sen lopussa omana kohtanaan. Jos laskelmat esitetään toimintakertomuksen lopussa, tässä kohdassa esitetään kuitenkin laskelmien tarkastelu, jossa selvitetään miten asetetut tavoitteet on saavutettu ja mistä mahdolliset ylitykset ja alitukset johtuvat. Kaikissa kannattavuus- ja kustannusvastaavuuslaskelmissa esitetään raportointivuoden tavoite- ja toteumatiedot sekä toteutumatiedot vähintään kahdelta edelliseltä vuodelta. Talousarviolain 15 :n 2 momentti: Viraston ja laitoksen on järjestettävä maksullisen toiminnan kannattavuuden seuranta siten, että sen vuositulos voidaan esittää viraston tai laitoksen tilinpäätöksen yhteydessä, jollei maksullinen toiminta ole vähäistä. (165/1992) Maksullinen toiminta Maksullisesta toiminnasta laaditaan erikseen kustannusvastaavuuslaskelmat seuraavista osa-alueista: 1. Julkisoikeudelliset suoritteet 2. Liiketaloudelliset suoritteet (maksuperustelain mukaiset muut suoritteet) 3. Erityislakien perusteella määrättävät maksut tai hinnoiteltavat suoritteet. Jokaista erityislakia pidetään omana osaalueenaan.

13 8 Jos osa-alueen 2 suoritteiden tuottamiseen on ollut käytettävissä maksuperustelain 7 :n 1 momentin mukaista hintatukea, osa-alueesta laaditaan erilliset laskelmat sekä hintatuetuista että ei-hintatuetuista suoritteista. Jos jonkin maksullisen toiminnan osa-alueen tuotot ovat valtiontaloudellisesti merkittäviä, kyseisen osa-alueen kustannusvastaavuuslaskelma esitetään suoriteryhmiin jaettuna. Alle omakustannusarvoon hinnoiteltuja julkisoikeudellisia suoritteita pidetään tällöin omana suoriteryhmänään (joka voidaan edelleen esittää suoritteiden luonteen mukaisesti suoriteryhmiin jaettuna, jos tuotot ovat merkittäviä). Valtiokonttorin määräys 278/03/v447/531/2003, Ks. myös valtiovarainministeriön ohje: Toiminta- ja taloussuunnitelmien sekä talousarvioehdotusten laadinta, Kustannusvastaavuuslaskelma perustuu liikekirjanpidon mukaiseen tuotto- ja kululaskelmaan 1. Tuotot kohdennetaan sille vuodelle, jolloin suorite on luovutettu (suoriteperuste) ja kustannuksiksi kohdennetaan ne kustannukset, jotka ovat aiheutuneet kyseisen suoritteen tuottamisesta. Karkealla tasolla maksullisen toiminnan kustannusvastaavuuslaskelma sisältää: + maksullisen toiminnan tuotot - erilliskustannukset - osuus yhteiskustannuksista = kustannusvastaavuus (Liiketaloudellisten suoritteiden osalta tässä esitetään myös mahdollisesti myönnetty ja käytetty hintatuki sekä kustannusvastaavuus käytetyn hintatuen jälkeen.) Yhteisrahoitteinen toiminta Yhteisrahoitteisen toiminnan kustannusvastaavuuslaskelmaan sisällytetään kaikkien yhteisrahoitteisten hankkeiden tuotot. Jos tuotot ovat merkittäviä, tuotot ja kustannukset voidaan esittää rahoituslähteittäin eriteltynä. Yhteisrahoitteisen toiminnan kustannusvastaavuuslaskelma sisältää karkealla tasolla: + yhteisrahoitteisen toiminnan tuotot (=rahoittajien rahoitusosuudet) - hankkeiden erilliskustannukset - hankkeiden osuus yhteiskustannuksista = kustannusvastaavuus 1 Laskelmassa tuotoista vähennetään kulujen (laskentavuodelle jaksotetut menot) sijasta kustannukset. Kustannuspohjainen laskelma antaa tuotto- ja kululaskelmaa oikeamman kuvan toiminnan kustannusvastaavuudesta tai kannattavuudesta, koska tuotoista vähennetään kaikki taloudelliset uhraukset - ei siis vain niitä, jotka näkyvät maksuina. Kuitenkin silloin, kun kustannuslaskennassa käytetään alkuperäisiä hankintahintoja (nimelliskustannuksia), eivät kulut ja kustannukset käytännössä poikkea toisistaan laskennallista korkokustannusta lukuun ottamatta.

14 9 65 :n 1 momentin 3. kohta Tuotokset ja laadunhallinta Tuotokset ja laadunhallinta luvussa on tarkoitus esittää tärkeimmät tiedot viraston tai laitoksen tuottamista suoritteista (tuotteista tai palveluista), julkishyödykkeistä 2 (kaikille jakamattomasti tuotettavat hyödykkeet), niiden määristä ja määrien kehityksestä. Lisäksi tässä kohdin tulee esittää tiedot viraston palvelukyvystä ja suoritteiden ja julkishyödykkeiden laadusta. Tulokset voi esittää esimerkiksi tehtäväalueittain tai toiminnoittain. Kappaleessa tulee kuvata ainakin suoritteiden ja tuotettujen julkishyödykkeiden tavoitemäärät raportointivuodelta ja toteutuneet määrät raportointivuoden lisäksi kahdelta edeltävältä vuodelta. Lisäksi perustietoihin palvelukyvystä kuuluvat tiedot asiakastyytyväisyydestä (tai koettu asiakaslaatu). Tarkastelussa ei ole oleellista eritellä toisistaan sellaisia palveluja, jotka täyttävät lainsäädännön minimitason sellaisista palveluista, jotka ylittävät lainsäädännön minimivaatimukset. Molemman tyyppisten palvelujen osalta on oleellista kuvata, miten asiakkaat kokevat viraston palvelujen ja tuotteiden sekä asiakaspalvelun laadun. Suoritemäärien selvittämisen edellytyksenä on toiminnan tuotteistaminen (ks. kappale 2.2.1) ja tuotettujen hyödykkeiden määrien rekisteröiminen. Jos tuotettujen julkishyödykkeiden (kaikille jakamattomasti tuotettavat hyödykkeet, kollektiivihyödykkeet) määriä ei kaikissa tapauksissa pystytä lukumäärinä ilmoittamaan, käytetään soveltuvia sijaissuureita, joiden avulla ilmaistaan aikaansaatujen julkishyödykkeiden määrää. (Sijaissuureena on käytetty esimerkiksi merenkulussa ylläpidettyjä väyläkilometrejä tai rajavalvonnassa partiointi- ja valvontatuntien lukumäärää.) Palvelukyvyllä tarkoitetaan viraston tai laitoksen kykyä palvella yhteiskuntaa ja asiakkaitaan. Siihen sisältyy asiakkaiden tyytyväisyys viraston tuottamiin tuotteisiin ja palveluihin sekä asiakkaiden tyytyväisyys viraston kykyyn palvella asiakkaitaan (asiakaspalvelu). Yleisemmin voidaan puhua viraston kyvystä täyttää asiakkaidensa odotukset. Lisäksi palvelukykyä voidaan arvioida myös asiakasvaikuttavuuden näkökulmasta, jolloin arvioidaan toiminnan kykyä saavuttaa asiakkaiden sille asettamat tavoitteet. Palvelukykyyn liittyvien tietojen esittämisen edellytyksenä on tunnistaa asiakkaat. Asiakas voi olla yksittäinen henkilö, jolle tuotettu tuote tai palvelu tehdään ja/tai asiakkaina voivat olla kansalaiset tai veronmaksajat yleisesti. Useissa tapauksissa (erityisesti julkishyödykkeet) palvelukykyä on hyvä pyrkiä selvittämään sekä hyödykkeiden käyttäjien näkökulmasta (koettu laatu) että kansalaisen/veronmaksajan näkökulmasta. Palvelukyvyn mittaaminen voi perustua esimerkiksi asiakkaille määräajoin tehtäviin asiakastyytyväisyyskyselyihin, asiakkailta saataviin suoriin palautteisiin palvelutilanteissa, erilaisten palautekanavien (esimerkiksi internet) kautta saatavaan informaatioon, asiakashaastatteluihin ym. Olen- 2 Julkishyödykkeitä ovat esimerkiksi maanpuolustus, rajavalvonta, liikenneväylät

15 10 naista on, että käytettävien menetelmien avulla saadaan kattava tieto viraston kyvystä palvella asiakkaitaan ja vastata sille asetettuihin odotuksiin. Tulokset on hyvä esittää tunnuslukujen avulla, joita voi tarvittaessa täydentää sanallisin kuvauksin. Laadunhallinnassa voidaan esittää myös tärkeimmät tiedot toimintaprosessien laadusta. Toimintaprosessien laadusta kertovat esimerkiksi läpimenoajat, toimitusajat tai käsittelyajat (odotusajat) sekä tuotettujen suoritteiden virheettömyys. Myös kattavammin toiminnan ja prosessien laadusta kertovia tietoja, esim. laatupalkintokriteeristöjen tai laatustandardien (EFQM, CAF tai ISO-standardit) avulla, voidaan esittää tässä kohden. Laatupalkintokriteeristöillä tehtyjen arviointien tuloksina voidaan esittää esimerkiksi eri arviointialueista saadut pisteet ja niiden kehitys, jos arviointi on tehty useana vuotena. 65 :n 1 momentin 4. kohta Henkisten voimavarojen hallinta ja kehittäminen Henkisten voimavarojen hallinnasta ja kehittämisestä esitetään pääasiassa henkilöstötilinpäätökseen pohjautuvia tunnuslukuja, joiden määritelmät ja standardit löytyvät valtion henkilöstötilinpäätöksen käsikirjasta (Henkilöstövoimavarojen hallintajärjestelmä, Valtion työmarkkinalaitos 3/2001). Tarkoitus on antaa tärkeimmät henkilöstömääristä, henkilöstörakenteesta, työhyvinvoinnista, osaamisen tasosta ja niiden kehityksestä kertovat tiedot. Alla luetellut tiedot esitetään toimintakertomuksessa, vaikka niille ei olisikaan asetettu tavoitteita tulossopimuksissa. Vaadittavat tiedot ovat samoja tunnuslukuja, jotka kerätään myös henkilöstötilinpäätöksiin. Jos tulossopimuksissa kuitenkin asetetaan laajemmin esimerkiksi joitakin henkilöstön kehittämistavoitteita, raportoidaan myös niistä tässä kohdin. Kaikista tiedoista esitetään mahdollisuuksien mukaan tavoitteet ja toteumat sekä toteumat kahdelta edeltävältä vuodelta, jotta kehityksen suunta tulee selkeästi esitettyä. Henkilöstömääristä, henkilöstörakenteesta ja henkilöstökuluista on hyvä esittää seuraavat tiedot - henkilöstön lukumäärä ja sen muutosprosentti - henkilötyövuodet - keski-ikä - ikäjakauma - koulutustaso, indeksiluku (n/m) - vakinaiset, määräaikaiset (n/m), lukumäärä ja prosenttiosuus - kokoaikaiset/osa-aikaiset, lukumäärä ja prosenttiosuus - tehty työajan osuus säännöllisestä vuosityöajasta, % - kokonaistyövoimakustannukset /vuosi - tehdyn työajan palkat, prosenttiosuus palkkasummasta - välilliset työvoimakustannukset ja niiden osuus tehdyn työajan palkoista Työhyvinvoinnista on hyvä esittää seuraavat tiedot: - työtyytyväisyysindeksi - vaihtuvuus (sekä lähtö- että tulovaihtuvuus) % - työkyvyttömyyseläkkeelle siirtyminen, % henkilöstöstä - sairauspoissaolot, pv/htv - työterveyshuolto, euroa/htv (- työkunnon ja työtyytyväisyyden edistäminen, euroa/htv)

16 11 Osaamisesta ja muusta aineettomasta pääomasta on hyvä esittää seuraavat tiedot - koulutus ja kehittäminen, euroa/htv (ja työpäivät/htv) - henkilöstön arvo 3, euroa Toiminnan uusiutumisesta selvitetään merkittävimmät uudistukset toiminnassa ja toimintatavoissa ja arvioidaan niiden vaikutukset toiminnan tuloksellisuuteen. 2.3 Tulosanalyysi ja johtopäätökset Luvuissa 2.1 ja 2.2 esitettiin tiedot tuloksellisuudesta. Tulosanalyysissä ja johtopäätöksissä ei ole tarkoitus enää esitellä ja käydä läpi saavutettuja tuloksia, vaan tarkoitus on analysoida tuloksia sekä esittää analyyseihin perustuvat johtopäätökset ja kehittämisehdotukset. Tarkoitus keskittyä analysoimaan seuraavia asioita: tavoitteiden ja toteumien väliset erot ja niiden syyt tuotettujen suoritteiden ja julkishyödykkeiden määrän ja laadun suhde käytettyihin resursseihin toiminnan vaikuttavuuden (toiminnan vaikutukset yhteiskunnallisen vaikuttavuuden kehitykseen) suhde käytettyihin resursseihin toiminnallisten tulosten ja vaikuttavuustulosten välinen suhde Johtopäätökset toiminnan ohjauksen ja toiminnan kehittämiseksi esitetään analysoituihin tietoihin perustuen Tämän luvun sisältö eroaa luvun 1 Johdon katsaus toimintaan sisällöstä. Luvussa 1 esitetään johdon tekemä tiivistelmä toiminnan onnistumisesta, jossa johto arvioi omasta näkökulmastaan toiminnan onnistumista ja toimintaympäristössä tapahtuneita muutoksia. Tässä luvussa sen sijaan tulee johdonmukaisesti käydä läpi toiminnan tärkeimmät osa-alueet ja analysoida saavutettuja tuloksia. Tuloksia voi analysoida esimerkiksi tehtäväalueittain tai toiminnoittain. 3 Henkilöstön arvo tiettynä vuonna voidaan laskea kunkin vuoden vuositason tiedoista (Henkilöstötilinpäätöksen käsikirjassa on tarkempi kaava, jota ei ole välttämätön tässä käyttää) seuraavasti: - lasketaan henkilöstön keskimääräinen eläkkeellesiirtymisikä (vuotta, mukana kaikki eläkelajit) - vähennetään luvusta henkilöstön keski-ikä - kerrotaan saatu luku henkilötyövuosien lkm:llä - kerrotaan saatu luku tehdyn työajan keskimääräisellä vuosipalkalla (euroa/htv, tehdyn työajan palkat saadaan vähentämällä kokonaispalkkasummasta välilliset palkat) - saatuun lukuun lisätään vuositason investoinnit työtyytyväisyyteen, työkuntoon, henkilöstökoulutukseen ja muuhun osaamisen kehittämiseen sekä terveydenhoitoon

17 12 3 Tilinpäätöslaskelmien analyysi 65 1 momentin 6 kohta: Tilinpäätöslaskelmien analyysi, jossa selvitetään tilinpäätöslaskelmista ilmeneviä seikkoja talouden kehityksestä ja rakenteesta sekä talouden ja tuloksellisuuden välisiä yhteyksiä. Analyysissä selvitetään tilinpäätöslaskelmista ilmeneviä seikkoja talouden kehityksestä ja rakenteesta sekä talouden ja tuloksellisuuden välisistä yhteyksistä. Tarkoitus on analysoida miten ja mihin rahaa on käytetty. Talousarvion toteutumisen, tuotto- ja kululaskelman ja taseen tarkastelun selittävine tekijöineen ja perusteluineen tulee olla ytimekästä, toiminnallisesti ja taloudellisesti merkittäviin eriin ja näiden muutoksiin painottuvaa analyysiä. Analyysillä tarkoitetaan sen kertomista, miksi luvut ovat muuttuneet eikä niinkään sitä, kuinka paljon luvut ovat muuttuneet. Laskelmista on lisäksi tarkoitus saada tukea muualla tilinpäätöksessä esitetyille havainnoille ja johtopäätöksille toiminnan tuloksellisuuden ja talouden kehityssuunnista. Tilinpäätöslaskelmien analyysissä on tärkeää keskittyä olennaisten tekijöiden ja erien tarkasteluun. Seuraavassa on kerrottu esimerkinomaisesti, mistä asioista olennaiset analysointia vaativat tekijät voivat muodostua. Rahoituksen rakenneanalyysi Rahoituksen rakenneanalyysissä tulisi keskittyä talousarvion kautta tulevan rahoituksen ja muun rahoituksen (maksullinen toiminta ja yhteisrahoitteinen toiminta) erittelyyn ja analysointiin. Se sisältää myös tiliviraston vastuulla olevien jakamattomien määrärahojen kohdentumisen tarkastelun. Talousarvion toteutumisen analyysi Talousarvion toteutumisen sanallisessa analyysissä tulisi keskittyä esimerkiksi seuraaviin asioihin: - Budjetointitavan muutos - Muutokset virastolle tai toiminnalle osoitetuissa määrärahoissa ja tuloarvioissa - Alkuperäisen talousarvion toteutuminen (myös tuloarviot), lisäbudjeteissa talousarvioon (myös tuloarvioihin) tehdyt muutokset - Määrärahojen käyttö, siirtäminen ja säästö - Siirrettyjen määrärahojen käyttö ja muutokset siirrettyjen määrärahojen määrässä - Määrärahojen ylitystarpeet ja syyt ylitystarpeisiin - Valtuuksien käyttö, käyttämättä jääneet valtuudet, uusitut ja perutut valtuudet Mikäli toimintamenoista on siirretty merkittäviä summia seuraavalle vuodelle tai mikäli vertailu talousarvioon osoittaa merkittäviä poikkeamia, esitetään myös näiden syyt. Tuotto- ja kululaskelman analyysi Tuottojen ja kulujen sanallisessa analyysissä tulisi keskittyä esimerkiksi seuraaviin asioihin

18 13 - Tuotto - ja kululaskelman lukujen vertailuun tavoitteeseen, kun se on mahdollista, ja edelliseen vuoteen. o merkittäviä poikkeamia ja muutoksia tulee analysoida ja eritellä. Vertailu tavoitteiseen tehdään niissä tapauksissa, kun sen on mahdollista, esimerkiksi tuottojen osalta. Laskelmien tarkastelun ei tarvitse rajoittua vain tiliryhmittäistä summatietoa sisältävän virallisen tuotto- ja kululaskelman tasolle, vaan lukuja voidaan eritellä tarkemmin, esimerkiksi liiketaloudellisin perustein hinnoiteltujen suoritteiden ja julkisoikeudellisten suoritteiden osalta. Näitä voi olla perusteltua jakaa edelleen tarkoituksenmukaisiin suoriteryhmiin. - Tuottojen ja kulujen sisällön yksityiskohtaisempi erittely. o kaikki virastot käyttävät tuotto- ja kululaskelmassa valtion kirjanpidon yhteisiä tiliryhmäkohtaisia nimiä. Tämän vuoksi tuottojen ja kulujen sisältöä voi olla tarpeen eritellä yksityiskohtaisemmin. Eriä tulee muutenkin pyrkiä tarkastelemaan niin, että voidaan muodostaa käsitys siitä, mistä eri erät koostuvat ja mikä niiden merkitys on. Esimerkkinä tarkempaa erittelyä vaativista tuotoista ja kuluista voivat olla: o o muut toiminnan tuotot satunnaisiin tuottoihin ja kuluihin sisältyvät olennaiset erät; o olennainen varaston muutos, josta voidaan eritellä epäkurantin varaston osuus; o tieto siitä, mihin tase-erään olennainen valmistus omaan käyttöön on aktivoitu. - Tuotto- ja kulurakenteen tehtäväalueittainen, yksikkökohtainen tai asiakasryhmittäinen (-segmenteittäinen) erittely ja/tai vertailu. Lisäksi voidaan eritellä tuotto- ja kulurakennetta myös määrärahoittain. o näitä tarkoituksenmukaisesti yhdistelemällä saadaan lisäinformaatiota viraston toiminnan tuloksellisuudesta ja taloudesta sekä näiden kehityssuunnista. Taseen analyysi Taseen sanallisessa analyysissä tulisi keskittyä esimerkiksi seuraaviin asioihin: - Tase-erien vertailu edellisvuoteen sellaisenaan tai tase-erien suhteellisina osuuksina. Joidenkin erien osalta saattaa esimerkiksi tehtäväalueittain tai yksiköittäin vertailu tuottaa olennaista lisätietoa. - Olennaisten saatavien ja velkojen sisällön yksityiskohtaisempi erittely ja kehityksen analysointi.

19 14 Esimerkkinä tarkempaa erittelyä vaativista tase-eristä voivat olla: o siirtosaamisiin ja -velkoihin sisältyvät poikkeuksellisen suuret tai muutoin huomiota ansaitsevat erät; o merkittävien käyttöomaisuuden muutosten erittely sekä selvitys, mitä valmistettiin, hankittiin, myytiin tai romutettiin (poistettiin käytöstä), miksi ja mihin arvonkorotuksia tehtiin ja miksi poistot poikkesivat suunnitelmasta (tilinpäätöksen liitteen 7 tietojen analysointi); o vaihto-omaisuuden arvon merkittävän muutoksen syyn selvitys eriteltynä varastojen lisäyksistä, vähennyksistä tai hallinnansiirroista aiheutuneisiin vaihto-omaisuuden muutoksiin.

20 15 4 Sisäisen valvonnan arviointi- ja vahvistuslausuma 65 1 momentin 7 kohta: arviointi sisäisen valvonnan ja siihen sisältyvän riskienhallinnan asianmukaisuudesta ja riittävyydestä sekä sen perusteella laadittu lausuma sisäisen valvonnan tilasta ja olennaisimmista kehittämistarpeista. Viraston johto vastaa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan riittävyydestä ja asianmukaisuudesta. Toimintakertomuksen tähän lukuun tulee arviointi- ja vahvistuslausuma, jossa käydään läpi sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan menettelyjä ja tilannetta sekä olennaisimpia kehittämistarpeita. Lisäksi esitetään johtopäätökset arvioinnin keskeisimmästä tuloksesta. Johtopäätöksessä joko todetaan, että sisäinen valvonta ja riskienhallinta täyttää hyvin tai tyydyttävästi sille asetetut tavoitteet tai että siinä on merkittäviä kehittämistarpeita. Tämän luvun sisältö on luonteeltaan kannanotto sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tilaan. Perusteena tehtävälle arviolle ja lausumalle ovat sisäiselle valvonnalle (sisältäen riskienhallinnan) talousarvioasetuksen 69 :ssä säädetyt tavoitteet. Tässä luvussa viraston johto arvioi määrittelemäänsä systemaattista viitekehystä hyväksikäyttäen, kuinka hyvin sisäinen valvonta täyttää sille asetuksessa säädetyt tavoitteet. Lausumassaan johto ottaa kantaa siihen, miltä osin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan menettelyt ovat riittäviä ja täyttävät niille asetetut tavoitteet. Lausumassa esitetään myös mahdolliset sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan puutteet. Lausuma koskee asioiden tilaa tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen antamishetkellä. Lausuma voi olla rakenteeltaan esimerkiksi seuraavanlainen: Olen/olemme viitekehystä xxx käyttämällä (ja sisäisen tarkastuksen tekemän tarkastuksen perusteella) arvioinut/arvioineet täyttääkö sisäinen valvonta ja siihen kuuluva riskienhallinta sille talousarvioasetuksen 69 :ssä säädetyt tavoitteet ja todennut/todenneet, että sisäinen valvonta ja riskienhallinta täyttää sille säädetyt vaatimukset; tai sisäisessä valvonnassa ja riskienhallinnassa on seuraavat pääasialliset kehittämistarpeet, joiden vuoksi on ryhdytty/ryhdytään toimenpiteisiin: Viitekehyksenä arvioinnissa käytetään sisäisen valvonnan menettelyjen laatua koskeviin standardeihin ja suosituksiin sisältyviä malleja 4. Sisäisen valvonnan tehtävä Viraston johdon on huolehdittava siitä, että virastossa ja laitoksessa toteutetaan sen talouden ja toiminnan laajuuteen ja sisältöön sekä niihin liittyviin riskeihin nähden asianmukaiset sisäisen valvonnan menettelyt, jotka varmistavat 4 COCO, COSO ja tietotekniikan osalta COBIT. Malleista saa tietoa mm. osoitteista

21 a : Sisäisen valvonnan menettelyissä on otettava huomioon Euroopan yhteisön oikeudesta aiheutuvat viraston ja laitoksen toimintaan kohdistuvat vaikutukset. Lisäksi on otettava huomioon sisäistä valvontaa koskevat yleiset standardit ja suositukset - viraston ja laitoksen talouden ja toiminnan laillisuuden ja tuloksellisuuden - viraston ja laitoksen hallinnassa olevien varojen ja omaisuuden turvaamisen - viraston ja laitoksen johtamisen ja ulkoisen ohjauksen edellyttämät oikeat ja riittävät tiedot viraston taloudesta ja toiminnasta. Sisäisen valvonnan menettelyiden on myös käsitettävä viraston tai laitoksen vastattavana tai välitettävänä olevien varojen hoito sekä ne viraston ja laitoksen toiminnot ja tehtävät, jotka se on antanut toisten virastojen ja laitosten, yhteisöjen tai yksityisten tehtäväksi tai joista se muuten vastaa. Samoin on huolehdittava poikkihallinnollisen ja yhteisrahoitteisen toiminnan riittävästä sisäisestä valvonnasta ja riskien hallinnasta.

22 17 5 Määräajoin tehtävien kokonaisarviointien tulokset 65 :n 1 momentin 8. kohta. Jos tilivirastosta tai tilivirastoon kuuluvasta toiminnasta on tehty vaikutusten, toiminnan vaikuttavuuden ja tuloksellisuuden arviointeja, kerrotaan tässä luvussa lyhyesti arviointien keskeisimmät tulokset. Arviointien on tarkoitus täydentää normaalin vuosittaisen raportoinnin sisältämää tietoa, koska vuotuinen raportointi ei välttämättä anna kattavaa kuvaa toiminnan tuloksellisuudesta. Arvioinnit antavat tietoa vaikuttavuuden, tehokkuuden ja palvelujen laadun kehittämistä varten. Arviointien avulla saadaan tietoa toimenpiteiden vaikutuksista, vuorovaikutussuhteista sekä rakenteellisista vaikuttavuuden kehitykseen ja tehokkuuteen vaikuttavista seikoista. Arvioinneilla voidaan myös tarkastaa strategioita ja strategisia suunnitelmia sekä jo tehtyjen strategisten valintojen osuvuutta. Arvioinneissa pyritään vastaamaan mm. seuraaviin kysymyksiin: Miten tuloksellista toiminta on ollut, vastaako toiminnan ja tuotosten laatu myös kansainvälistä tasoa? Ovatko toiminnan visiot, strategiat ja tehtävät perusteltuja, vastaavatko ne yhteiskunnan tarpeisiin ja toimintaympäristön muutokseen? Onko voimavaroja käytetty mahdollisimman tehokkaasti ja tarkoituksenmukaisesti? Tuloksissa esitetään tehdyn arvioinnin tavoitteet, keskeisimmät huomiot ja kehittämisehdotukset.

23 18 6 Yhteenvetotiedot väärinkäytöksistä 65 1 momentin 9. kohta Toimintakertomuksessa esitetään yhteenvetotiedot havaituista väärinkäytöksistä ja rikoksista sekä esitutkinnasta ja oikeudenkäynneistä ja mahdollisista muista käynnistetyistä toimenpiteistä, jotka johtuvat väärinkäytöksistä ja rikoksista. Tähän lukuun kuuluu myös yhteenveto takaisinperinnöistä. Tarkoitus ei siis ole esittää tietoja yksittäisistä tapauksista, vaan yhteenvetotietoja. Toimintakertomuksen lisäksi väärinkäytöksistä ilmoitetaan aina niille viranomaisille, jotka tarvitsevat tietoja Suomen kansainvälisten velvoitteiden tai niille kuuluvien tehtävien hoitamiseksi. Niistä ilmoitetaan myös ao. ministeriölle ja VTV:lle (Laki valtiontalouden tarkastusvirastosta 16, 17 ). Toimintakertomuksessa esitetään tilinpäätösvelvollisen yksikön hoitamiin tai vastattavina oleviin varoihin tai omaisuuteen (ml. EU-varat) kohdistuneet väärinkäytökset (toimenpiteisiin johtaneet) ja rikokset. Rikosepäilystä raportoidaan ensimmäistä kertaa silloin, kun asiasta on tehty rikosilmoitus. Raportoinnissa esitetään tiedot mahdollisesti jo syntyneistä tai arvio myöhemmin syntyvistä välittömistä ja välillisistä vahingoista. Raportoinnissa ei tule esittää sellaisia tietoja, joiden perusteella väärinkäytöksestä epäillyn henkilön/henkilöiden henkilöllisyys on tunnistettavissa. EU-rahoitukseen liittyvät säännönvastaisuudet ilmoitetaan erikseen. Säännönvastaisuus ilmoitetaan siinä vaiheessa, kun tarkastuksessa tai muussa valvonnassa esille tulleen epäillyn säännönvastaisuuden olemassaolosta ja jatkotoimista on tehty päätös. Tällainen päätös voi olla esimerkiksi: a) päätös tuen maksatuksen keskeyttämisestä b) päätös maksettavan tuen osittaisesta tai täydellisestä pidättämisestä c) päätös tuen osittaisesta tai täydellisestä oikaisemisesta eli kuittaamisesta tulevista maksatuksista tai takaisinperintäpäätös. Toimintakertomuksessa annetaan myös selvitys tilikaudella meneillään olevista takaisinperinnöistä. Takaisinperinnät tulisi jaotella kansalliseen rahoitusosuuteen ja EU-rahoitusosuuteen. Selvityksessä annetaan yhteenvetotiedot vain tilinpäätösvuoden aikana tehdyistä takaisinperintää koskevista päätöksistä sekä päätösten lukumäärä. Lisäksi ilmoitetaan yhteenvetotiedot näihin tehtyihin päätöksiin liittyvistä onnistuneista takaisinperinnöistä. Aikaisempien vuosien takaisinperinnöistä ei tässä yhteydessä raportoida. Takaisinperinnöistä raportoi välittävä viranomainen. Jos lopullinen edunsaaja on tilivirasto, myös tilivirasto raportoi takaisinperinnästä.

24 19 7 Allekirjoitukset ja määräajat 63 3 momentti ja 65a 1 momentti. Allekirjoittamisen tehtävänä on todentaa allekirjoittajien/allekirjoittajan hyväksyntä tilinpäätösasiakirjan osalta. Tilivirastona toimivan viraston tai laitoksen tilinpäätöksen hyväksyy ja allekirjoittaa tilivirastona toimivan viraston päällikkö. Jos tilivirastolla on johtokunta tai muu johtoelin, joka on ylintä johtoa ja päätöksentekoa varten, hyväksyy ja allekirjoittaa se tilinpäätöksen päällikön lisäksi. Sellaisen viraston tai laitoksen, joka ei toimi tilivirastona, mutta jolle ministeriö on vahvistanut tulostavoitteet, toimintakertomuksen hyväksyy ja allekirjoittaa viraston tai laitoksen päällikkö. Jos virastolla tai laitoksella on johtokunta tai muu johtoelin, joka on ylintä johtoa ja päätöksentekoa varten, hyväksyy ja allekirjoittaa se päällikön lisäksi toimintakertomuksen. Ministeriön tilinpäätöksen hyväksyy ja allekirjoittaa ministeriön päällikkönä toimiva ministeri ministeriön kansliapäällikön tehtäviä hoitavan esittelystä. Jos ministeriön toimialan asioita käsittelemään on määrätty myös muu ministeri, hän hyväksyy ja allekirjoittaa tilinpäätöksen oman tehtäväalansa osalta. Tilinpäätöksen allekirjoitussivulla tulee olla maininta tilinpäätöksen hyväksymisestä. Lisäksi allekirjoitussivulta tulee ilmetä paikka, aika ja allekirjoittajien nimenselvennykset / allekirjoittajan nimenselvennys. Toimintakertomus tulee laatia ja allekirjoittaa varainhoitovuotta seuraavan maaliskuun 15.päivään mennessä.