Lääninhallitusten toiminnan seurannan kehittämistyöryhmän muistio. Hallinto

Transkriptio

1 Lääninhallitusten toiminnan seurannan kehittämistyöryhmän muistio Hallinto SISÄASIAINMINISTERIÖN JULKAISUJA 17/2005

2 SISÄASIAINMINISTERIÖ KUVAILULEHTI Julkaisun päivämäärä Tekijät (toimielimestä, toimielimen nimi, puheenjohtaja, sihteeri) Lääninhallitusten toiminnan seurannan kehittämistyöryhmä Puheenjohtaja, neuvotteleva virkamies Matti Korkealehto, sisäasiainministeriö. Sihteeri, neuvotteleva virkamies Harri Martikainen, sisäasiainministeriö Julkaisun laji raportti Toimeksiantaja Sisäasiainministeriö Toimielimen asettamispäivä Julkaisun nimi (myös ruotsinkielisenä) Lääninhallitusten toiminnan seurannan kehittämistyöryhmän muistio Julkaisun osat Tiivistelmä Sisäasiainministeriö asetti lääninhallitusten toiminnan seurannan kehittämistyöryhmän. Työryhmän tehtävä oli tehdä ehdotus lääninhallituksissa seurattavista keskeisistä suoritteista, joiden osalta seuranta on lääninhallituksissa yhtenäistä ja joiden seurantaa edelleen kehitetään suoritteisiin liittyvien kustannusten ja työajankäytön selvittämiseksi. Lisäksi työryhmän tehtävänä oli tehdä ehdotus lääninhallitusten henkilöstöä koskevan keskeisen tietoaineiston esittämistavasta talousarviokirjassa. Lääninhallitusten tuottavuuden ja taloudellisuuden tunnuslukulaskenta perustuu tällä hetkellä edelleen ensisijaisesti sisäasiainministeriön ohjeeseen vuodelta 1993 (sisäasiainministeriön julkaisu 9/1993), joka ei ole enää velvoittavana voimassa sekä lääninuudistuksen myötä menettelytapoihin tehtyihin täydennyksiin ja tarkistuksiin. Vuonna 2004 uudistuneet valtion talousarviolaki ja asetus korostavat aikaisempaa konkreettisemmin toiminnan vaikuttavuuden, taloudellisuuden ja tuottavuuden entistä suurempaa merkittävyyttä. Virastoilta edellytetään mm. aikaisempaa tarkempaa tulostavoiteasetantaa, tavoitteiden toteutumisen seurantaa, raportointia ja toiminnan tuloksellisuuden arviointia suhteessa käytettyihin resursseihin. Virastojen on pyrittävä esittämään tulostavoitteet tunnuslukuina. Tunnuslukuja on mahdollista täsmentää myös laadullisilla tulostavoitteilla. Työryhmän esitys on lääninhallitusten osalta ensimmäinen kehitysvaihe uusimuotoiseen tulosohjaus- ja tilivelvollisuusmenettelytapaan siirryttäessä. Ministeriöiden ja lääninhallitusten on välttämätöntä jatkaa yhteistyössä ohjaus- ja toimintaprosessien kehittämistä vastaamaan paremmin valtion talousarviolain ja asetuksen edellyttämiin vaatimuksiin. Jatkotyössä tulee työryhmän esityksen mukaan keskittyä yksittäisen toimenpiteen seurannan sijasta laajempien kokonaisuuksien ja prosessien tuloksellisuuden kuvaukseen sekä arviointiin tunnuslukuperusteista tuottavuuden, taloudellisuuden ja yhteiskunnallisen vaikuttavuuden arviointia unohtamatta. Työryhmän ehdotuksen mukaiset seurattavat suoritteet on valittu siitä joukosta suoritteita, joita lääninhallitukset seuraavat vuosittain tälläkin hetkellä. Valintaa tehtäessä työryhmällä on ollut tavoitteena se, että mittareiden tulee olla mahdollisimman hyvin lääninhallituksia ja niiden toimintaa kuvaavia, kuitenkin niin, että mittarit kuvaavat ensisijaisesti taloudellisuutta ja tuottavuutta. Valinnassa on myös pyritty huomioimaan lääninhallitusten keskeisten ja volyymiltaan merkittävimpien tehtävien/suoritteiden edustavuus. Lääninhallitusten ja niiden osastojen tulee myös jatkossa tehdä muiden kuin tässä raportissa esitettyjen suoritteiden seurantaa omien ja toimialojensa tarpeiden mukaisesti. Myös vanhan ohjeen (sisäasiainministeriön julkaisu 9/1993) mukaisia suoritteita on tarkoituksenmukaista seurata edelleen ainakin kappalemäärien osalta. Lääninhallitusten kokonaisvaltaisen, sisäisen kehittämisen välineeksi tässä raportissa esitetyt linjaukset ja tunnusluvut eivät sovellu. Liitteessä 1 esitetyt seurattavat suoritteet ovat ainoastaan osa tätä kokonaisuutta. Lääninhallitusten toiminnan strateginen kehittäminen ja laatutyö pohjautuvat jatkossakin erilaisiin kehittämishankkeisiin ja järjestelmiin kuten BSC (tasapainotettu tuloskortti), EFQM (Euroopan laatupalkintokriteeristö) ja CAF (yhteinen arviointimalli). Avainsanat (asiasanat) lääninhallitus, tuottavuus, taloudellisuus, seuranta, suoritteet, mittarit Muut tiedot Painetun julkaisun ISBN-numero on X (nid.) Sarjan nimi ja numero Sisäasiainministeriön julkaisu 17/2005 Kokonaissivumäärä 17 Jakaja Sisäasiainministeriö Kieli Suomi ISSN Hinta 20 + alv Kustantaja Sisäasiainministeriö ISBN (PDF) Luottamuksellisuus

3 Sisäasiainministeriölle Sisäasiainministeriö asetti lääninhallitusten toiminnan seurannan kehittämistyöryhmän. Työryhmän tehtävä oli tehdä ehdotus lääninhallituksissa seurattavista keskeisistä suoritteista, joiden osalta seuranta on lääninhallituksissa yhtenäistä ja joiden seurantaa edelleen kehitetään suoritteisiin liittyvien kustannusten ja työajankäytön selvittämiseksi. Lisäksi työryhmän tehtävänä oli tehdä ehdotus lääninhallitusten henkilöstöä koskevan keskeisen tietoaineiston esittämistavasta talousarviokirjassa. Työryhmän puheenjohtajana on toiminut neuvotteleva virkamies Matti Korkealehto sisäasiainministeriöstä ja jäseninä lääninkamreeri Marja-Leena Hassila Oulun lääninhallituksesta sekä erikoissuunnittelija Sari Jokikallas ja hallintopäällikkö Markku Nurminen Länsi-Suomen lääninhallituksesta. Työryhmän sihteerinä ja jäsenenä toimi neuvotteleva virkamies Harri Martikainen sisäasiainministeriöstä. Saatuaan työnsä valmiiksi työryhmä luovuttaa oheisen raporttinsa sisäasiainministeriölle. Työryhmän puolesta. Helsingissä Matti Korkealehto Harri Martikainen

4 SISÄASIAINMINISTERIÖ Hallinto Lääninhallitusten toiminnan seurannan kehittämistyöryhmän muistio Helsinki 2005

5 Sisällys Tiivistelmä Tehtävä ja lähtökohdat Toiminnan vaikuttavuuden määrittely Lääninhallitusten toiminnan kehittäminen ja tulossopimukset Työryhmän ehdotus kaikissa lääninhallituksissa seurattaviksi keskeisiksi suoritteiksi8 4.1 Ehdotus seurattaviksi suoritteiksi Maksullinen toiminta Lääninhallitusten henkilöstöä koskevan keskeisen tietoaineiston esittäminen talousarviossa Aikataulu ja työryhmän muut ehdotukset Liite 1 Seurattavat suoritteet Liite 2 Henkiset voimavarat

6 Tiivistelmä Lääninhallitusten tuottavuuden ja taloudellisuuden tunnuslukulaskenta perustuu tällä hetkellä edelleen ensisijaisesti sisäasiainministeriön ohjeeseen vuodelta 1993 (sisäasiainministeriön julkaisu 9/1993), joka ei ole enää velvoittavana voimassa sekä lääninuudistuksen myötä menettelytapoihin tehtyihin täydennyksiin ja tarkistuksiin. Vuonna 2004 uudistuneet valtion talousarviolaki ja asetus korostavat aikaisempaa konkreettisemmin toiminnan vaikuttavuuden, taloudellisuuden ja tuottavuuden entistä suurempaa merkittävyyttä. Virastoilta edellytetään mm. aikaisempaa tarkempaa tulostavoiteasetantaa, tavoitteiden toteutumisen seurantaa, raportointia ja toiminnan tuloksellisuuden arviointia suhteessa käytettyihin resursseihin. Virastojen on pyrittävä esittämään tulostavoitteet tunnuslukuina. Tunnuslukuja on mahdollista täsmentää myös laadullisilla tulostavoitteilla. Työryhmän esitys on lääninhallitusten osalta ensimmäinen kehitysvaihe uusimuotoiseen tulosohjaus- ja tilivelvollisuusmenettelytapaan siirryttäessä. Ministeriöiden ja lääninhallitusten on välttämätöntä jatkaa yhteistyössä ohjaus- ja toimintaprosessien kehittämistä vastaamaan paremmin valtion talousarviolain ja asetuksen edellyttämiin vaatimuksiin. Jatkotyössä tulee työryhmän esityksen mukaan keskittyä yksittäisen toimenpiteen seurannan sijasta laajempien kokonaisuuksien ja prosessien tuloksellisuuden kuvaukseen sekä arviointiin tunnuslukuperusteista tuottavuuden, taloudellisuuden ja yhteiskunnallisen vaikuttavuuden arviointia unohtamatta. Työryhmän ehdotuksen mukaiset seurattavat suoritteet on valittu siitä joukosta suoritteita, joita lääninhallitukset seuraavat vuosittain tälläkin hetkellä. Valintaa tehtäessä työryhmällä on ollut tavoitteena se, että mittareiden tulee olla mahdollisimman hyvin lääninhallituksia ja niiden toimintaa kuvaavia, kuitenkin niin, että mittarit kuvaavat ensisijaisesti taloudellisuutta ja tuottavuutta. Valinnassa on myös pyritty huomioimaan lääninhallitusten keskeisten ja volyymiltaan merkittävimpien tehtävien/suoritteiden edustavuus. Lääninhallitusten ja niiden osastojen tulee myös jatkossa tehdä muiden kuin tässä raportissa esitettyjen suoritteiden seurantaa omien ja toimialojensa tarpeiden mukaisesti. Myös vanhan ohjeen (sisäasiainministeriön julkaisu 9/1993) mukaisia suoritteita on tarkoituksenmukaista seurata edelleen ainakin kappalemäärien osalta. Lääninhallitusten kokonaisvaltaisen, sisäisen kehittämisen välineeksi tässä raportissa esitetyt linjaukset ja tunnusluvut eivät sovellu. Liitteessä 1 esitetyt seurattavat suoritteet ovat ainoastaan osa tätä kokonaisuutta. Lääninhallitusten toiminnan strateginen kehittäminen ja laatutyö pohjautuvat jatkossakin erilaisiin kehittämishankkeisiin ja järjestelmiin kuten BSC (tasapainotettu tuloskortti), EFQM (Euroopan laatupalkintokriteeristö) ja CAF (yhteinen arviointimalli). 3

7 LÄÄNINHALLITUSTEN TOIMINNAN SEURANNAN KEHITTÄMISTYÖRYHMÄ 1. Tehtävä ja lähtökohdat Sisäasiainministeriö asetti lääninhallitusten toiminnan seurannan kehittämistyöryhmän. Työryhmän tehtävä oli tehdä ehdotus lääninhallituksissa seurattavista keskeisistä suoritteista, joiden osalta seuranta on lääninhallituksissa yhtenäistä ja joiden seurantaa edelleen kehitetään suoritteisiin liittyvien kustannusten ja työajankäytön selvittämiseksi. Lisäksi työryhmän tehtävänä oli tehdä ehdotus lääninhallitusten henkilöstöä koskevan keskeisen tietoaineiston esittämistavasta talousarviokirjassa. Yksityiskohtaisen lääninhallitusten tulosohjausprosessin ja toimintaympäristön kuvauksen osalta työryhmä viittaa lääninhallitusten raportoinnin ja seurannan kehittämisen työryhmän raporttiin (SM julkaisusarja 7/1999). Tässä lääninhallitusten toiminnan seurannan kehittämistyöryhmän raportissa käsitellään työryhmän tehtävänannon mukaisesti ainoastaan keskeisimpiä tuottavuuden ja taloudellisuuden mittareita/seurattavia suoritteita, jotka tukevat tulosprismamallin (kuva 1.) mukaista vaikuttavuuden kuvauksen seurantaa ja sen raportointia. 4

8 Uudistuneet valtion talousarviolaki ja asetus korostavat aikaisempaa konkreettisemmin toiminnan vaikuttavuuden, taloudellisuuden ja tuottavuuden entistä suurempaa merkittävyyttä. Tehokkuuden ja tuottavuuden parantamisen ohella uudistusten tavoitteena on ollut vahvistaa eduskunnan budjettivaltaa. Valtion tilinpäätöstyöryhmän muistiossa Parempaan tilivelvollisuuteen (VM:n työryhmämuistioita 2/2003) esitettiin linjaukset tilinpäätösuudistuksen periaatteiksi. Laki (1216/2003) valtion talousarviolain muuttamisesta tuli voimaan Talousarviolain säännöksiä tarkentava asetus valtion talousarviosta annetun asetuksen (1243/1992) muuttamisesta hyväksyttiin valtioneuvostossa ja asetus (254/2004) tuli voimaan Lisäksi toiminta- ja taloussuunnitelmien sekä talousarvioehdotusten laadinnasta annetut valtiovarainministeriön määräykset (ns. laadintamääräykset) on uudistettu (TM 0402) vastaamaan talousarviosäännöksiä. Uudistetun talousarviolainsäädännön tarkoituksena on merkittävällä tavalla terävöittää hallinnon tulosohjausta ja tilivelvollisuutta. Parempi tulosohjaus ja tilivelvollisuus edellyttävät käytännössä mm. valtion tilinpäätösraportoinnin uudistamista sekä tilivelvollisuuden toteuttamiseen liittyvien menettelyjen samoin kuin laskentatoimen ja johtamisen kehittämistä. Virastoilta edellytetään mm. aikaisempaa tarkempaa tulostavoiteasetantaa, tavoitteiden toteutumisen seurantaa, raportointia ja toiminnan tuloksellisuuden arviointia suhteessa käytettyihin resursseihin. Tulostavoitteet on pyrittävä esittämään tunnuslukuina. Tunnuslukuja on mahdollista täsmentää myös laadullisilla tulostavoitteilla. 2. Toiminnan vaikuttavuuden määrittely Talousarviolainsäädännön uudistamisen yhteydessä tuloksellisuuden peruskriteerit käytännössä määriteltiin uudestaan. Määrittelyn yhteydessä yhteiskunnallinen vaikuttavuus ja toiminnallinen tuloksellisuus, johon viraston tai laitoksen johtamisella voidaan välittömästi vaikuttaa, on erotettu selvästi toisistaan. Toiminnallinen tuloksellisuus muodostuu kolmesta osa-alueesta: 1. toiminnallinen tehokkuus ja sen kehitys, 2. tuotokset ja laadunhallinta sekä 3. henkisten voimavarojen hallinta. Tuloksellisuuden peruskäsitteet, joita käyttäen julkista toimintaa arvioidaan ja tuloksia raportoidaan, muodostuvat siten neljästä peruskriteeristä: 1. yhteiskunnallisesta vaikuttavuudesta, 2. toiminnallisesta tehokkuudesta ja sen kehityksestä, 3. tuotoksista ja laadunhallinnasta sekä 4. henkisten voimavarojen hallinnasta. 5

9 Laaja-alaisesta yhteiskunnallisesta vaikuttavuudesta raportointi kuuluu ensisijaisesti ministeriöille. Virastot ja laitokset raportoivat siitä, miten niiden toiminta on tukenut toimialan yhteiskunnallisten vaikuttavuustavoitteiden saavuttamista. Toiminnallisesta tuloksellisuudesta raportointi on tärkein osa-alue virastojen tuloksellisuuden kuvauksessa. Toiminnallisen tuloksellisuuden osasta toiminnallinen tehokkuus ja sen kehitys raportoitaessa tavoitteet ja saavutukset suhteutetaan käytettyihin resursseihin. Toiminnallista tehokkuutta kuvataan taloudellisuus- ja tuottavuusmittarein. Maksullisen toiminnan tehokkuutta kuvataan kannattavuus- ja kustannusvastaavuustiedoilla. Taloudellisuuden ja tuottavuuden luotettava mittaaminen edellyttää toimivaa ja luotettavaa kustannuslaskentaa sisältäen toimintokohtaisen työajanseurannan. Kehitystrendin kuvaaminen edellyttää tietojen esittämistä raportointivuoden lisäksi kahdelta edeltävältä vuodelta. Mikäli kahden edellisen vuoden tietoja ei samassa muodossa ole saatavissa, voidaan tiedot ja/tai laskentaperusteiden muutos kuvata jollakin muulla tavoin. Tuotosten ja laadunhallinnan yhteydessä esitetään tärkeimmät tiedot mm. viraston tuottamista suoritteista, julkishyödykkeistä, niiden määristä ja määrien kehityksestä. Tiedoissa tulee kuvata ainakin suoritteiden tavoitteet raportointivuodelta ja toteutuneet määrät raportointivuoden lisäksi kahdelta edeltävältä vuodelta. Lisäksi tätä osa-aluetta kuvaavat mm. palvelukykyä, asiakastyytyväisyyttä, suoritteiden laatua ja niiden kehitystä koskevat tiedot sekä tiedot toiminnan vaikutuksista yhteiskunnallisen vaikuttavuuden kehitykseen. Toiminnallisen tehokkuuden ja sen kehityksen sekä tuotosten ja laadunhallinnan osalta työryhmän ehdotus seurattaviksi suoritteiksi on kuvattu luvussa 4. ja liitteessä 1. Henkisten voimavarojen hallintaa ja kehittämistä kuvaavat tiedot ovat pääasiassa henkilöstötilinpäätökseen pohjautuvia tunnuslukuja. Henkisten voimavarojen hallintaa ja kehittämistä on käsitelty tarkemmin luvussa Lääninhallitusten toiminnan kehittäminen ja tulossopimukset Lääninhallitusten kokonaisvaltaisen, sisäisen kehittämisen välineeksi tässä raportissa esitetyt linjaukset ja tunnusluvut eivät sovellu. Liitteessä 1. esitetyt seurattavat suoritteet ovat ainoastaan osa tätä kokonaisuutta. Varsinainen lääninhallitusten toiminnan kehittäminen laatu- ja strategiatyön muodossa pohjautuu jatkossakin erilaisiin kehittämis- 6

10 hankkeisiin ja järjestelmiin kuten BSC (tasapainotettu tuloskortti), EFQM (Euroopan laatupalkintokriteeristö) ja CAF (yhteinen arviointimalli). Seurattavien suoritteiden valinnassa on tukeuduttu lääninhallitusten strategiatyön yhteydessä kehitettyihin ydinprosesseihin. Lisäksi on huomattava, että lääninhallitukset ja niiden osastot tekevät myös muiden kuin liitteessä esitettyjen suoritteiden seurantaa (esim. kpl seuranta) omien ja toimialojensa tarpeiden mukaisesti. Ministeriöiden rooli suhteessa lääninhallituksiin vaihtelee. Muiden kuin sisäasiainministeriön osalta ministeriöiden rooli on toimintaa ohjaava, tulostavoitteita asettava ja tavoitteiden toteutumista seuraava. Sisäasiainministeriön roolina on ohjata kolmea toimialaa (yleishallinto sekä pelastus- ja poliisitoimi) ja toimia koko lääninhallituksen osalta resurssiohjaavana tahona, kuitenkin niin, että sisäasiainministeriö tekee tulossopimuksen lääninhallituksen kokonaisrahoituksen osalta ja lääninhallitus tekee itsenäisesti päätöksen resurssien sisäisestä jaosta. Poliisitoimen osalta sisäasiainministeriön poliisiosaston rooli on erilainen johtuen poliisitoimen kokonaisvaltaisesta toiminnan ohjauksesta ja rahoituksesta. Lääninhallitukset tekevät vuosittain tulossopimukset ministeriöiden ja eräiden keskushallinnon virastojen kanssa. Tulostavoiteasetanta kytkeytyy tiiviisti kuvassa 1. esitettyyn tulosprismaan. Tavoitteena on, että jatkossa talousarvion pääluokkaperusteluissa kuvataan tulosprisman yläosan yläkolmion yhteiskunnallisia vaikuttavuustavoitteita ja lukuperusteluissa tulosprisman keski- ja alaosan toiminnallisia tulostavoitteita sekä henkisiä voimavaroja. Tulossopimukset puolestaan tarkentavat kokonaisuudessaan talousarviossa esitettyjä tavoitteita ja tavoitteiden saavuttamiseksi käytettävissä olevia resursseja sekä niiden suuntaamista tilivirastotasolla. Myös virastojen tilinpäätöksen rakenne ja toimintakertomus uudistuvat. Vielä vuoden 2005 osalta lääninhallitukset tekevät tilivirastoina tilinpäätöksen, jonka osa toimintakertomus on. Vuoden 2006 alusta sisäasiainministeriön hallinnonalalla on tarkoitus siirtyä kahden tiliviraston rakenteeseen. Tilivirastoja uudessa mallissa olisivat ainoastaan sisäasiainministeriö ja Ahvenanmaa. Lääninhallitukset eivät näin ollen enää olisi itsenäisiä tilivirastoja, vaan tulosvastuullisia virastoja, joille ministeriö on vahvistanut tulostavoitteet. Tilinpäätöksen yhteydessä annettavassa toimintakertomuksessa lääninhallitukset raportoivat toiminnastaan työryhmän esittämien tunnuslukujen ohella Valtiokonttorin ja valtiovarainministeriön antamien ohjeiden uuden sisältökuvauksen mukaisesti ensimmäisen kerran vuonna 2006 vuoden 2005 tiedoista. Myös tulosvastuulliset virastot ovat velvollisia laatimaan toimintakertomuksen. Tilinpäätöksen osana annettava toimintakertomus on sisällöltään kattavampi ja kuvaa koko toimintaa ja toiminnan tuloksellisuutta jossain määrin vuotuisista tavoitteista riippumatta. Lääninhallituksen on siis mahdollista ja toivottavaa raportoida toiminnastaan yksityiskohtaisemmin ja laveammin kuin mitä työryhmän raportointimallissa edellytetään. 7

11 Uudistuneiden talousarviosäännösten mukaan ministeriön on otettava kantaa viraston tilinpäätökseen. Tilinpäätöskannanotossa on kysymys sekä taloudenhoidon ja toiminnan tarkastamisesta sekä toiminnan arvioinnista. Tilinpäätöskannanotto voi kohdistua ainakin seuraaviin asiakokonaisuuksiin: - raportoinnin laatu - tulostiedon ja perusaineiston riittävyys ja luotettavuus - toiminnan tuloksellisuus ja - tuloksellisuuskehitys Ministeriön on annettava tilinpäätöskannanotto viimeistään varainhoitovuotta seuraavan kesäkuun 15. päivänä. Sisäasianministeriö antaa tilinpäätöskannanoton lääninhallitusten tilinpäätöksistä ensimmäisen kerran jo vuonna 2005, koskien vuoden 2004 tilinpäätöstä. Tilivirastorakenteen mahdollisesta muuttumisesta huolimatta sisäasiainministeriö antaa tilinpäätöskannanottoon verrattavan palautteen lääninhallituksille myös jatkossa. Kannanotto annetaan tässä tapauksessa toimintakertomuksista. 4. Työryhmän ehdotus kaikissa lääninhallituksissa seurattaviksi keskeisiksi suoritteiksi Toiminnallista tehokkuutta kuvataan taloudellisuus- ja tuottavuusmittarein. Työryhmän tehtävänä on ollut määritellä ensisijaisesti ne tunnusluvut (tuottavuuden ja taloudellisuuden mittarit), jotka mahdollistavat tulosprismamallin mukaisen toiminnallisen tehokkuuden, tuottavuuden sekä laadunhallinnan kehityksen arvioinnin ja kuvauksen kaikissa lääninhallituksissa samoilla, läpinäkyvillä ja yhtäläisillä mittareilla. Toimintokohtainen työajanseuranta on välttämätön edellytys toimivalle kustannuslaskennalle. Työajanrekisteröinti ja sen kohdentaminen sekä niihin perustuva kustannuslaskenta puolestaan luovat edellytykset sille, että taloudellisuutta ja tuottavuutta voidaan mitata ja edelleen kehittää. Työajanseurantamenettelyjen ja -suositusten osalta työryhmä viittaa työaikaseurantatyöryhmän työhön. 4.1 Ehdotus seurattaviksi suoritteiksi Seuraavassa on esitetty luettelo täyttöohjeineen niistä tunnusluvuista/arviointikohteista (liite 1), joita työryhmä esittää kaikissa lääninhallituksissa soveltuvin osin käyttöönotet- 8

12 tavaksi jo raportoitaessa vuoden 2005 toiminnasta. Suoritteet on valittu mm. sillä perusteella, että niiden seuraamiseen ei tarvitsisi luoda erillistä seurantajärjestelmää, vaan ainakin lukumäärätiedot saataisiin olemassa olevista tietojärjestelmistä. Kaikissa lääninhallituksissa yhteisesti seurattavia ja yhteisesti raportoitavia suoritteita ei voi olla kovin suurta määrää. On pyrittävä kohtalaisen suppeaan esittämistapaan silläkin uhalla, että luvut eivät kerro koko totuutta lääninhallitusten ja niiden osastojen toiminnan koko laajuudesta. Seurattavia suoritteita valitessaan työryhmä on pyrkinyt huomioimaan lääninhallitusten keskeisten ja volyymiltaan merkittävimpien tehtävien/suoritteiden edustavuuden. On kuitenkin tärkeää, että lääninhallitukset jatkavat jo nykyiselläänkin tehtävää, tätä esitystä kattavampaa suoriteseurantaa. Edellä mainittujen kategorioiden ohella lääninhallitukset toteuttavat toimialakohtaiseen ohjeistukseen perustuvaa seurantaa. Täyttöohjeita liitteessä yksi edellytettyjen taloudellisuus- ja tuottavuustietojen kokoamiseksi Kiinteähintaisten julkisoikeudellisten päätösten, todistusten ja muiden kiinteähintaisten julkisoikeudellisten suoritteiden osalta toimitetaan tiedot kaikkien sarakkeiden osalta (A H). Muiden suoritteiden osalta lomake täytetään ainoastaan avoimien kohtien osalta. Sarake A: sarakkeessa A asetetaan kappalemääräinen ennuste toiminta- ja taloussuunnittelun yhteydessä koskien kulloinkin kyseessä olevaa vuotta. Kappalemääräinen toteuma kohta täytetään heti, kun edellisen vuoden tieto on käytettävissä. Sarake B: sarake kuvaa henkilötyövuosimäärää kunkin seurattavan suoritteen osalta. Paljonko ko. suoritteen tuottamiseen arvioidaan käytettävän henkilötyövuosia ja millainen oli toteuma. Sarake C: sarake kuvaa kappalemäärien ja henkilötyövuosien keskinäistä suhdetta (kappalemäärä jaettuna henkilötyövuosilla). Sarake D: sarakkeessa kuvataan tuottavuuden muutosta prosentteina. Tuottavuuden muutoksen arviointi kohdistetaan sarakkeen C tietoihin. (paljonko tuottavuuden arvioidaan muuttuvan ja paljonko tuottavuus on muuttunut prosentteina suhteessa edelliseen vuoteen). Sarake E: maksullinen palvelutoiminnan yhteydessä esitetään tavoite tulevan vuoden maksullisen palvelutoiminnan tuotoiksi sekä edellisen vuoden toteuma euroina. Sarake F: kyseisen suoritteen omakustannushinta euroina/suorite. 9

13 Sarake G: suoritteen kustannusvastaavuus prosentteina eli tulojen (sarake E) suhde tuottamiskustannuksiin/omakustannusarvoon (F.). Sarake H: suoritteen käsittelyaika vuorokausina (työpäivinä). Käsittelyajan laskeminen käynnistyy hakemuksen tms. saapumispäivästä ja päättyy siihen päivään, jolloin asia on virallisesti ratkaistu. Esimerkiksi rakennerahastohankkeen maksatushakemuksen käsittelyn yhteydessä käsittelyajan laskeminen päättyy siihen, kun esittelijä tekee lopullisen maksatuspäätöksen. Käsittelyaikaan ei sisällytetä maksumääräyksen käsittelystä ja pankkitoiminnasta aiheutuvia viipeitä. Ehdotus seurattaviksi suoritteiksi Eri toimialojen elinkeinoasiat - Ostoliikennesopimus: Tiedot kerätään sarakkeisiin A-D. Sarakkeessa A. seurataan tehtyjen sopimusten määrää (kpl). - Kilpailuselvitykset ja tarkastukset: Tiedot kerätään sarakkeisiin A-D ja F. Sarakkeessa A. seurataan kaikkia tehtyjä kilpailuselvityksiä ja tarkastuksia. - Valtionosuuden tai avustuksen rahoituspäätös: tiedot kerätään vain sarakkeeseen A. Koskee kaikkia valtionosuus ja avustuspäätöksiä. - Taksilupa: Taksiluvan osalta tiedot kerätään sarakkeisiin A-H. Sarakkeessa A. seurataan tehtyjen päätösten (myönnetyt, muutetut ja hylätyt), ei vain annettujen lupien määrää. - Tavaraliikennelupapäätökset: Tiedot kerätään sarakkeisiin A-H. Sarakkeessa A. seurataan kaikkia tavaraliikennelupapäätöksiä: kotimaa, yhteisö ja oikeaksi todistettu jäljennös. - Linjaliikennelupapäätökset: Tiedot kerätään sarakkeisiin A-H. - Alkoholijuomien anniskelupa: Tiedot kerätään sarakkeisiin A-H. Sarakkeessa A. seurataan kaikkia anniskelulupia: tilapäiset anniskeluluvat, anniskelualueen muutosluvat/ilmoitukset ja muut anniskelua koskevat luvat. - Alkoholijuomien vähittäismyyntilupa: Tiedot kerätään sarakkeisiin A-H. Sarakkeessa A. seurataan kaikkia vähittäismyyntilupia: alkoholiyhtiön myymälöiden hyväksymiset, luovutuspaikkaluvat ja muut vähittäismyyntiä koskevat luvat. - Alkoholijuomien anniskeluajan jatkoaikalupa: Tiedot kerätään sarakkeisiin A-H. 10

14 - Tarkastus- ja valvontakäynnit: Tiedot kerätään sarakkeisiin A-D. Sarake A. koskee sekä anniskelupaikkojen että vähittäismyyntipaikkojen valvontaa ja tarkastusta (kpl yhteensä). - Lupa yksityisten sosiaalipalvelujen antamiseen: Tiedot kerätään sarakkeisiin A- H. Sarakkeessa A. seurataan kaikkia lupia (sis. muutokset). - Lupa terveydenhuollon palvelujen antamiseen: Tiedot kerätään sarakkeisiin A- H. Sarakkeessa A. seurataan kaikkia lupia (sis. muutokset). Opetus, kulttuuri, nuoriso ja liikunta - Rakennerahastohankkeiden rahoituspäätös: Tiedot kerätään sarakkeista A. ja H. Sarakkeessa A. seurataan kaikkia tehtyjä päätöksiä (hylätyt, siirretyt, muutetut ja myönnetyt). Sarakkeessa H. seurataan käsittelyaikaa saapumiskirjauksesta rahoituspäätöspäivämäärään. Koskee kaikkia rakennerahasto-ohjelmia (mm. tavoiteja yhteisöaloiteohjelmat). - Rakennerahastohankkeiden maksatuspäätös: Tiedot kerätään sarakkeista A. ja H. Sarakkeessa A. seurataan päätöksiä, joiden perusteella suoritetaan maksatus asiakkaalle. Sarakkeessa H. seurataan käsittelyaikaa vuorokausina (työpäivät) saapumispäivämäärästä maksatuspäätöspäivämäärään. Koskee kaikkia rakennerahasto-ohjelmia (mm. tavoite- ja yhteisöaloiteohjelmat). - Valtionosuuden tai avustuksen rahoituspäätös: tiedot kerätään vain sarakkeeseen A. Sosiaali- ja terveystoimi - Valtionosuuden tai avustuksen rahoituspäätös: tiedot kerätään vain sarakkeeseen A. - Eläimistä saatavia elintarvikkeita käsittelevien laitosten tarkastusten määrä. Tiedot kerätään sarakkeisiin A-C. - Eläinten suojelun liittyvät päätökset: Eläintenpito, eläinten kuljetus ja koe-eläin toiminta. Tiedot kerätään sarakkeisiin A-C. Turvallisuus ja oikeusturva - Väestösuojan rakentamisvelvollisuudesta vapautuksen myöntäminen 1 : Tiedot kerätään sarakkeisiin A-H. 1 Raportoinnissa on huomioitava Itä- ja Länsi-Suomen lääninhallituksen yhteistyösopimus. 11

15 - Valtionosuuden tai avustuksen rahoituspäätös: tiedot kerätään vain sarakkeeseen A. Hallinto - Lainojen vuosimaksu: Tiedot kerätään sarakkeisiin A-H 2. - Talletuksen tai vakuuden vastaanottaminen: Tiedot kerätään sarakkeisiin A-H. Edellä kuvatut tavoitteet ovat ensisijaisesti kvantitatiivisia. Asiantuntijatehtävien mittaaminen kappalemääräisesti ei kuitenkaan välttämättä anna oikeaa kuvaa toiminnan tehokkuudesta, taloudellisuudesta tai laadusta seuranta ja kappalemäärät luovat kuitenkin jatkumon joka kuvaa kehitystä. Kvantitatiivista ja numeerista tietoa onkin usein välttämätöntä täydentää ja tulkita sanallisella arvioinnilla. Toiminnan vaikuttavuutta arvioitaessa on tärkeää pystyä erottamaan toimenpiteen todellinen yhteiskunnallinen vaikutus siitä, mihin asti virasto voi toimillaan välittömästi vaikuttaa ja mitkä ovat niitä ulkoisia, välillisiä vaikutuksia, joihin virasto ei voi vaikuttaa. Työryhmän ehdotuksen toimeenpanon jälkeisen seurannan ja raportoinnin jatkokehittämistyön tulee pohjautua prosessikuvauksen ja seurannan suuntaan yksittäisen toimenpiteen seurannan sijaan. 4.2 Maksullinen toiminta Maksullisen toiminnan toiminnallista tehokkuutta kuvataan kannattavuus- ja kustannusvastaavuustiedoilla. Niistä on raportoitava aina, ellei toiminta ole niin vähäistä, että tiedot voidaan tällä perusteella jättää esittämättä. Toiminnan vähäisyyttä ei ole erikseen määritelty. Lääninhallitusten maksullisen toiminnan vuosittainen volyymi on kuitenkin niin merkittävä, että siitä tultaneen laatimaan kustannusvastaavuuslaskelmat myös jatkossa. Kaikissa kannattavuus- ja kustannusvastaavuuslaskelmissa esitetään raportointivuoden tavoite- ja toteumatiedot sekä toteumatiedot vähintään kahdelta edelliseltä vuodelta. Lisäksi maksullisesta toiminnasta on laadittava erikseen kustannusvastaavuuslaskelmat seuraavista osa-alueista: - julkisoikeudelliset suoritteet, 2 Lainojen vuosimaksujen seuranta lakkaa lääninhallitusten osalta, mikäli lainakanta siirtyy Valtiokonttorin hoidettavaksi lukien. 12

16 - liiketaloudelliset suoritteet (maksuperustelain mukaiset muut suoritteet) - erityislakien perusteella määrättävät maksut tai hinnoiteltavat suoritteet (jokainen erityislaki on oma osa-alueensa) 5. Lääninhallitusten henkilöstöä koskevan keskeisen tietoaineiston esittäminen talousarviossa Henkisten voimavarojen hallintaa ja kehittämistä koskevat tiedot ovat keskeinen osa viraston toiminnan tuloksellisuuden ja tehokkuuden kokonaisarviointia. Tarvittavat tiedot ovat pääsääntöisesti saatavissa suoraan henkilöstötilinpäätöksestä, joka perustuu erilaisiin henkilötietojärjestelmiin ja mahdollisiin erillisselvityksiin esim. työhyvinvoinnin ja esimiesarviointien osalta. Olennaisia tietoja tässä yhteydessä ovat mm. henkilöstömäärä, henkilöstörakenne ja henkilöstökulut, työhyvinvointi, osaaminen ja muu aineeton pääoma sekä näissä kaikissa tapahtunut kehitys raportointivuoden lisäksi kahdelta edeltävältä vuodelta. Yksityiskohtaiset määritelmät ja laskentaperusteet tietojen esittämiseksi löytyvät valtion henkilöstötilinpäätöksen käsikirjasta (Henkilöstövoimavarojen hallintajärjestelmä, Valtion työmarkkinalaitos 3/2001). Seurattavien suoritteiden ohella työryhmän tehtävänä oli tehdä ehdotus lääninhallitusten henkilöstöä koskevan keskeisen tietoaineiston esittämistavasta valtion talousarviossa. Henkisten voimavarojen raportoinnin osalta työryhmä ehdottaa raportoitavien tietojen jakamista kahteen kokonaisuuteen. Ensimmäisen, pelkistetymmän kokonaisuuden muodostavat ne tiedot, joille määritellään tavoitetaso ja/tai arviointikriteeri valtion talousarvion käsittelyn yhteydessä. Näitä tietoja olisivat työryhmän ehdotuksen mukaan: - henkilötyövuodet (kpl), - naisten ja miesten välinen osuus (suhdeluku), - työtyytyväisyysindeksi, - sairauspoissaolot (pv/htv) ja - henkilöstön kehittäminen (pv/htv/v) 13

17 Tiedot ehdotetaan esitettäväksi valtion talousarviossa seuraavassa muodossa: Henkisten voimavarojen hallinta ja kehittyminen Henkilötyövuodet (kpl) Naisten ja miesten osuus koko henkilöstöstä (%) Työtyytyväisyysindeksi Sairauspoissaolot (pv/htv) Henkilöstön kehittäminen (pv/htv/v) toteuma toteuma tavoite Tiedot on myös merkitty työryhmäraportin liitteessä 2 tummennettuina. Toisen kokonaisuuden muodostaisivat kaikki liitteessä kaksi esitetyt tiedot, sisältäen myös ensimmäisen kokonaisuuden mukaiset tiedot. Työryhmän ehdotuksen mukaan lääninhallitukset olisivat velvollisia raportoimaan vuosittain 28. helmikuuta mennessä vuosittain kaikkien liitteen kaksi mukaisten tietojen toteumatiedot raportointivuodelta sekä kahdelta edeltävältä vuodelta (soveltuvin osin vuonna raportointi) Toinen kokonaisuus sisältää myös valtion talousarviossa esitetyt tiedot. 6. Aikataulu ja työryhmän muut ehdotukset Lääninhallitusten on toimitettava seuraavat tiedot sisäasiainministeriölle viimeistään varainhoitovuotta seuraavan helmikuun loppuun mennessä: - tilinpäätös (koskien vuotta 2005), - toimintakertomus (2006 vuodesta eteenpäin), - kustannusvastaavuuslaskelmat (vrt. luku 4.2), - tässä raportissa kuvatut suoritteet ja niiden tuottavuus sekä taloudellisuus tiedot ja - henkilöstötilinpäätös tai vähintään tässä ehdotuksessa määritelty henkilöstöä koskeva keskeinen tietoaineisto Raportin esitysten vaikutus on huomioitava soveltuvin osin 2006 TAE valmistelussa ja täysimääräisesti 2007 TAE -valmistelussa. 14

18 Raportissa kuvatuista suoritteista ja niiden tuottavuus sekä taloudellisuus tiedoista raportoidaan soveltuvin osin 2005 tiedoista ja täysimääräisesti 2006 tiedoista. Toimintokohtaisen työajanseurannan käyttöönotto on välttämätön työryhmän ehdotusten toteuttamiseksi. Käyttöönotto on tehtävä työaikatyöryhmän suositusten mukaisesti. Työryhmä ehdottaa pilottihanketta, jonka yhteydessä kuvataan ja arvioidaan yhden lääninhallituksen osalta kaikkien valtionapu tai osuuspäätösten toimeenpanon vaatima resurssointi ja kustannusvastaavuus tai tehokkuus suhteessa käytettävissä olleeseen määrärahaan. Olennaisia arviointikohteita ovat mm. osaston asiantuntijoiden rooli ja tehtävät (hinta) sekä hallinto-osaston/taloushallinnon rooli (hinta) ja tehtävät prosessin eri vaiheissa, seuranta-, kirjanpito- ja diariointijärjestelmien soveltuvuus jne. Ministeriöiden ja lääninhallitusten on välttämätöntä jatkaa yhteistyössä ohjaus- ja toimintaprosessien kehittämistä vastaamaan paremmin valtion talousarviolain ja -asetuksen edellyttämiin vaatimuksiin. Jatkotyössä tulee työryhmän esityksen mukaan keskittyä yksittäisen toimenpiteen seurannan sijasta laajempien kokonaisuuksien ja prosessien tuloksellisuuden kuvaukseen sekä arviointiin tunnuslukuperusteista tuottavuuden, taloudellisuuden ja yhteiskunnallisen vaikuttavuuden arviointia unohtamatta. 15

19 LÄÄNINHALLITUKSISSA SEURATTAVAT SUORITTEET JA NIIDEN KUSTANNUKSET SEKÄ TUOTTAVUUS KAUDELLA LIITE 1 Ei täytetä Tummennettuina kiinteähintaiset julkisoikeudelliset päätökset, todistukset ja muut kiinteähintaiset julkisoikeudelliset suoritteet 2005 SEURATTAVAT SUORITTEET A. KPL B. HTV C. KPL/HTV D. tuottavuuden muutos (%) E. maks.palv.toim. yht. ( ) F. OKA ( ) G. kustannusvastaavuus (%) H. käsittelyaika (vrk) ennuste toteuma tavoite toteuma tavoite toteuma tavoite toteuma tavoite toteuma tavoite toteuma tavoite toteuma ERI TOIMIALOJEN ELINKEINOASIAT ostoliikennesopimukset kilpailuselvitykset ja -tarkastukset valtionosuuden tai -avustuksen rahoituspäätös taksilupa tavaraliikennelupapäätökset linjaliikennelupapäätökset alkoholijuomien anniskelulupa alkoholijuomien vähittäismyyntilupa alkoholijuomien anniskeluajan jatkoaikalupa tarkastus- ja valvontakäynnit lupa yksityisten sosiaalipalvelujen antamiseen lupa terveydenhuollon palvelujen antamiseen OPETUS, KULTTUURI, NUORISO JA LIIKUNTA rakennerahastohankkeiden rahoituspäätös rakennerahastohankkeiden maksatuspäätös valtionosuuden tai -avustuksen rahoituspäätös SOSIAALI- JA TERVEYSTOIMI valtionosuuden tai -avustuksen rahoituspäätös eläimistä saatavia elintarvikkeita käsittelevien laitosten tarkastusten määrä eläinten suojeluun liittyvät päätökset TURVALLISUUS JA OIKEUSTURVA vapautuksen myönt. väestönsuojan rak. velv. valtionosuuden tai -avustuksen rahoituspäätös HALLINTO lainojen vuosimaksu talletuksen tai vakuuden vastaanottaminen VALITUKSET, KANTELUT JA LAUSUNNOT kantelut lausunnot (lakisääteiset) valitukset

20 LÄÄNINHALLITUKSISSA SEURATTAVAT SUORITTEET JA NIIDEN KUSTANNUKSET SEKÄ TUOTTAVUUS KAUDELLA LIITE 2 * laskentaohjeet valtion henkilöstötilinpäätöksen käsikirjasta (Henkilöstövoimavarojen hallintajärjestelmä, Valtion työmarkkinalaitos 3/2001) Henkiset voimavarat toimintamenomomentilta palkatun henkilöstön lkm (kpl) palkatun henkilöstön lkm pl. toimintamenomom. (kpl) henkilötyövuodet (kpl) keski-ikä koulutustaso, indeksi - miehet koulutustaso, indeksi - naiset naisten ja miesten osuus koko henkilöstöstä % (esim. 60/40) vakinaiset, miehet vakinaiset, naiset määräaikaiset, miehet määräaikaiset, naiset kokoaikaiset, miehet kokoaikaiset, naiset osa-aikaiset, miehet osa-aikaiset, naiset kokonaistyövoimakustannukset /vuosi toimintamenot/henkilötyövuosi ( ) työvoimakustannukset/henkilötyövuosi ( ) tehty työajan osuus sään. työajasta (%) työtyyväisyysindeksi sairauspoissaolot, pv/htv sairauspoissaolot, lyhyet (1-3 pv) %-osuus kaikista sairaustap. esimiesbarometrin tulos (käyttöön myöhemmin) henkilöstön kehittäminen (pv/htv/v.): * johto * esimiehet * asiantuntijat * muu henkilöstö työkyvyttömyyseläkkeelle siirtyminen, % henkilöstöstä työterveyshuolto, /htv työkunnon ja työtyyväisyyden edistäminen, /htv tavoite/ennuste toteuma muutos (%) tavoite/ennuste toteuma muutos (%) tavoite/ennuste toteuma muutos (%) tavoite/ennuste toteuma muutos (%)