Helsingin kaupungin rakennusvirasto. Tarjouspyyntö HEL Päiväys

Transkriptio

1 1/8 TARJOUSPYYNTÖ HEL KORJAUSILMOITUS: Rakennusviraston toimitilakalusteet 1. Hankintayksikön perustiedot Hankintayksikkö: Oili Khadraoui Suomi puh fax Tarjoukset lähetettävä: Tarjous tai osallistumishakemus lähetettävä Tarjouspalvelu.fi:n kautta Hankintayksikön luonne: Kunta tai kuntayhtymä Hankintayksikön esittely: Rakennusvirasto vastaa Helsingin katujen ja viheralueiden suunnittelusta, rakentamisesta ja hoidosta sekä pysäköinninvalvonnasta. Myös kaupungin toimitilojen suunnittelu ja rakennuttaminen kuuluvat tehtäviimme. Tavoitteenamme on rakentaa kestävää, kaunista ja toimivaa kaupunkia asukkaiden ja yritysten tarpeisiin. vastaa tarjouskilpailun käytännön järjestelyistä ja tarjousten vastaanottamisesta. 2. Hankinnan kohde Hankinnan nimi: KORJAUSILMOITUS: Rakennusviraston toimitilakalusteet Hankinnan tunniste- tai viitenumero: HEL Hankinnan kuvaus: muuttaa vuoden 2015 aikana Kaartinkaupungista Vallilaan Elimäenkatu viiteen rakennusviraston käyttöön tulee toimitalosta kerrokset 2-6. Tarkoituksena on kalustaa ja varustaa uusi toimitila osin nykyisillä kalusteilla sekä nyt tämän kilpailutuksen perusteella hankittavilla uusilla toimistokalusteilla monitilatoimistoksi. Hankintaan sisältyy lisäksi rakennusviraston vanhojen kalusteiden poiskuljetus ja kerrätys. Kalustetoimitukset arvioidaan alkaviksi lokakuun alusta.

2 2/8 MUUTOS!!! Tarjouspyyntöön on muutettu hankinnan kohteen kriteereissä viivakoodaus; pyydetään erillishintaa. EI SISÄLLY ANNETTUIHIN YKSIKKÖHINTOIHIN. Tilaaja pidättää oikeuden ottaa tai olla ottamatta viivakoodausta kalusteisiin. Hankinnan ennakoitu arvo (ilman ALV): Hankinta ylittää hankintalain 15 :n kynnysarvon tai eritysalojen hankintalain 12 :n pykälän kynnysarvon Päänimikkeistö: (Huonekalut (myös toimistokalusteet), sisustustavarat, kodinkoneet ja laitteet (valaistusta lukuun ottamatta) ja puhdistustuotteet) Hankinnan pääasiallinen toteutuspaikka: K091 (Helsinki) Sopimukseen liittyy lisähankintamahdollisuuksia: 3. Hankinnan taustaa Nykyisessä toimitilassa rakennusvirastolla on arviolta 350 työpistettä ja pysäköinnin yhteispisteet. Toimitiloissa on nyt noin 100 sähkötyöpöytää, vielä ei osata arvioida, montako niistä voidaan sijoittaa uusiin toimitiloihin. Rakennusvirasto pyrkii käyttämään nykyisiä kalusteita mahdollisuuksien mukaan. Uudet toimitilat ovat Vallilassa Elimäenkatu 5:ssä. Koko talo lähes neliötä tulevat rakennusviraston käyttöön. Tarouspyynnön liitteenä on pohjapiirustus ja yhden kerroksen kalustesuunnitelma toimitalon kerroksista 3-5. Oheiset kalustesuunnitelmat ovat ohjeellisia mm. hankinnan määrien suhteen. Tuotteet ja niiden tarkat määrät ilmoitetaan erikseen tehtävässä tilauksessa. 4. Hankintalaji ja -menettely Hankintalaji: Tavarahankinnat Hankintamenettely: Muu Osatarjoukset hyväksytään: Vaihtoehtoiset tarjoukset hyväksytään: Käytetään kahden kuoren menettelyä:

3 3/8 Ehdokkaiden tai tarjoajien soveltuvuutta koskevat vaatimukset: Katso kohta Kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimukset. Hankintamenettelyä koskevat lisätiedot: Tarjouskilpailu toteutetaan hankintakeskuksen järjestämän Kalusteiden yhteishankinta puitejärjestelyyn (dnro HEL ) perustuvana minikilpailutuksena. Tarjouspyyntö lähetetään puitejärjestelyn toimistokalusteiden sopimustoimittajille: Modeo Oy, Kinnarps Oy, EFG Toimistokalusteet Oy, Isku Interior Oy ja Martela Oyj, jotka voivat jättää tarjouksen tähän minikilpailutukseen. Tarjouskilpailussa valitaan yksi sopimuskumppani. Osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset eivät ole sallittuja. Valintaperusteena on hinnaltaan halvin tarjous. Vertailuperusteiden määrittely järjestelmässä: Pisteytys kohderyhmittäin Tarjouksen valintaperuste: Halvin hinta Sähköistä huutokauppaa käytetään: 5. Hankinnan kohteen kriteerit Kalusteluettelon vaatimusten mukaiset kalusteet, kappalemäärät ovat yhden kerroksen arvioituja hankintamääriä, tarkat tilausmäärät varmistuvat tilauksessa. (Osatarjoukset kohderyhmän sisällä ei sallittu) Hankittava määrä: 76 kpl Kohderyhmän yhteishinnan maksimipisteet pienin annettu arvo * maksimipisteet tarjottu arvo 1. työpisteen työpöytä Hankittava määrä: 20 kpl 2. työpisteen työpöytä Hankittava määrä: 5 kpl 3. työpisteen työpöytä Hankittava määrä: 4 kpl 4. pöytä Hankittava määrä: 96 kpl 5. työtuoli

4 4/8 Hankittava määrä: 76 kpl 6. asiakastuoli Hankittava määrä: 32 kpl 7. asiakastuoli korkea Hankittava määrä: 100 kpl 8. vaatekaappi Hankittava määrä: 128 kpl 9.a liukuovikaappin päälle erillinen kansi Hankittava määrä: 64 kpl 9. liukuovikaappi Hankittava määrä: 80 kpl 10. liukuovikaappi Hankittava määrä: 6 kpl 11. nojatuoli Hankittava määrä: 4 kpl 12. nojatuoli Hankittava määrä: 6 kpl 13. neuvottelupöytä Hankittava määrä: 10 kpl 14. pöytä Hankittava määrä: 3 kpl 15. palasohva Hankittava määrä: 4 kpl 16. hiljainen puhelinkoppi

5 5/8 Hankittava määrä: 3 kpl 17. hiljainen puhelinkoppi Hankittava määrä: 2 kpl 18. hiljainen huone Hankittava määrä: 1 kpl Kalusteiden viivakoodaus (sisältää toimittajan laatiman excel-listan) Hankittava määrä: 600 kpl 19. neuvotteluryhmä Ryhmän yleiset kriteerit Kohderyhmän pisteet yhteensä Yhteiset kriteerit/tiedot (pisteet lisätään erikseen jokaiseen yllä olevaan kohderyhmään) Kaikkien tarjottavien kalusteiden on täytettävä kalusteluettelon vaatimukset (kysymykset-vastaukset määrityksillä annetut muutokset) Tarjoajan on ladattava tarjottavien kalusteiden kalustekortit (mitat, materiaalit ja havainnekuvat) positionumeroituina. Samalla sivulla voi olla useampi tuote (ei kuitenkaan vaihtoehtoisia tuotteita). Yhteiset pisteet yhteensä 6. Hinta ja kaupalliset ehdot Tarjoushinnat on ilmoitettava ilman arvonlisäveroa (ALV 0%). Hintaan on sisällytettävä myös kaikki oheiskulut, kuten esimerkiksi laskutuslisät ja toimituskulut ym. lisät, eikä niistä saa laskuttaa erikseen. Hinnan varaumia ei hyväksytä, tarjous katsotaan tarjouspyynnön vastaiseksi. Yleisesti markkinoilla käytetystä hintatasosta merkittävästi poikkeavien tarjoushintojen osalta hankintayksiköllä on oikeus pyytää lisäselvityksiä tarjoajan hintaperusteista ja kyvystä toteuttaa tarjouspyynnössä esitetty palvelu esitetyin hinnoin. Toimitusehto; TOP (Finnterms 2001), Helsinki, tilaajan myöhemmin ilmoittamaan tarkkaan osoitteeseen (kuljetusvakuutettuina myyjän nimiin, purettuina, asennettuina ja purkujätteet pois vietyinä)

6 6/8 7. Laskutus ja maksuehto Helsingin kaupungin talous- ja suunnittelukeskus on tehnyt Nordea Rahoitus Suomi Oy:n kanssa sopimuksen leasingrahoituksesta, joka maksaa hyväksytyt laskut. Edellytämme laskujen lähettämistä mahdollisuuksien mukaan sähköisessä muodossa, verkkolaskuina. Verkkolaskuosoitteet löytyvät Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry:n ylläpitämästä verkkolaskuosoitteistosta Lasku voidaan maksaa, kun palvelu on suoritettu sopimusehtojen mukaisesti. Maksuehto on vähintään 21 vuorokautta laskun saapumisesta lukien. Viivästyskorko on korkolain mukainen. 8. Kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimukset Tarjouskilpailuun voivat osallistua Helsingin kaupungin hankintakeskuksen tekemän kilpailutuksen perusteella hankintaryhmään 1, toimistokalusteet, valitut sopimustoimittajat (hankintajohtajan tekemää päätös 81 Kalusteiden yhteishankinta, H , Hels T ). Tarjoaja täyttää kaikki Helsingin kaupungin hankintakeskuksen kilpailuttaman hankintajohtajan tekemään päätökseen (81 Kalusteiden yhteishankinta, H , Hels T ) sisältyvät tarjoajan soveltuvuutta koskevat rahoitukselliseen ja taloudelliseen tilanteeseen liittyvät vaatimukset. Mahdollinen "Suunnittelupalvelun" puitesopimusehtojen mukaisesti. Mahdollinen kierrätyspalvelu puitseopimusehtojen mukaisesti. Toimitusaika on korkeintaan 30 arkipäivää tilauksesta. Kalustetoimitusten yhteydessä toimittaja suojaa lattiat siten, ettei muuto- ja siirtojälkiä synny. Toimittajan on pyynnöstä viivakoodattava kaikki toimitettavat kalusteet yksilöivällä tuotetunnuksella, tarralla / viivakoodilla, niin ettei esineen käyttöarvo kuitenkaan alennu. Koodin avulla tilaajan on voitava tunnistaa kukin kaluste riittävän yksilöidysti esim. mitat ja värit. Kalusteista on muodostettava sähköinen excel-taulukko. Tilaaja pidättää oikeuden olla hyväksymättä mitään tarjotuista viivakoodauksista. Ladattava Lisätietoa Tarjoajan oma selvitys kalusteiden merkintätavasta. 9. Salassapito, vaitiolovelvollisuus ja sopimussakko

7 7/8 10. Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen on oltava voimassa saakka. 11. Päätöksenteon perusteet Ne tarjoukset, jotka täyttävät tarjoajille ja tarjouksille asetetut vaatimukset, otetaan mukaan vertailuun hinnaltaan halvin tarjous valitaan. Rakennusvirasto ei sitoudu mihinkään tiettyyn kokonaisvolyymiin ostojen määrän tai arvon osalta. Hankintapäätöksen asiassa tekee. Katso tarkat hankinnan kohteen kriteerit kohdasta Hankinnan kohteen kriteerit. 12. Hylkäämisperusteet Hankintayksikkö on velvollinen hylkäämään tarjouksen tarjouspyynnön vastaisena, jos tarjouksessa on sellainen virhe tai puute, joka estää tarjouksen tasapuolisen vertailun muiden tarjouspyynnön mukaisten tarjousten kanssa. 13. Sopimusmenettely Hankinnasta tehdään kirjallinen tilaus. 14. Tarjousasiakirjojen julkisuus Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Muut hankintaasiakirjat ovat julkisia sopimuksen tekemisen jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Tarjoajan on ilmoitettava tarjouksessaan liikesalaisuuksinaan pitämänsä tarjouksen tiedot (mikäli tarjousten jättämisessä ladattava liite on liikesalaisuus, on suositeltavaa lisätä ladattavan liitteen nimeen sana "Liikesalaisuus", vaikka itse liitteessäkin on maininta luottamuksellinen tai vastaava.) Kaupunki harkitsee, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Tarjoajalla on kuitenkin oikeus saada tieto tarjousten vertailussa käytettävästä hintatiedosta tai muusta tekijästä. Jos tarjoaja ei ilmoita liikesalaisuuksiaan edellä vaaditulla tavalla, kaupungilla on oikeus pitää tarjoajan tarjousta kokonaisuudessaan julkisena. Tarjouksen julkiseksi tulemisen ajankohta määräytyy edellä kerrotulla tavalla. 15. Erimielisyyksien ratkaiseminen Sopimusta koskevat asiat ratkaistaan ensisijaisesti keskinäisin neuvotteluin. Jos kiistakysymys ei ratkea neuvotteluin, erimielisyydet jätetään ratkaistavaksi Suomen lain mukaan Helsingin käräjäoikeudessa. Mahdolliset sopimusten erimielisyydet jätetään ratkaistaviksi Suomen lain mukaan Helsingin käräjäoikeudessa. 16. Muut asiat Asian valmistelija: Oili Khadraoui Tarjouksen tekemiseen liittyvät muut ehdot ja ohjeet:

8 8/8 - Hankintayksikkö pidättää oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista perustellusta syystä. - Jättämällä tarjouksen tähän tarjouspyyntöön tarjoaja hyväksyy tarjouspyynnössä ja sen liitteenä olevissa asiakirjoissa olevat ehdot. - Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. - Hankintayksikkö ilmoittaa valitun tarjoajan nimi- ja yhteystiedot verovirastolle sekä jatkossa neljännesvuosittain sopimuskauden aikana. Ilmoitettavia tietoja ovat tarjoajan nimi, Y-tunnus, tililaji ja euromäärä. 17. Lisätiedot Lisätietokysymykset on lähetettävä 7 päivää ennen tarjouspyynnön tai osallistumispyynnön määräajan umpeutumista. Kysymykset tulee lähettää Tarjouspalvelu-toimittajaportaalista. Samasta paikasta löytyvät myös kysymyksiin annetut vastaukset. 18. Tarjouksen lähettäminen Tarjoukset tai osallistumishakemukset on toimitettava viimeistään: klo 10:00 Tarjoukset on lähetettävä sähköisesti Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalista osoitteessa Allekirjoittajat Oili Khadraoui, palvelupäällikkö 20. Liitteet ja linkit Pohjapiirustus, 3-5 krs Irtokalusteet.pdf Rakennusviraston toimitilat doc Suunnittelupalvelun vaatimukset.doc