Yksityisarkistojen hankintapolitiikan periaatteet

Transkriptio

1 Yksityisarkistojen hankintapolitiikan periaatteet Kyselylomakkeen täyttöohje ja esimerkkivastaukset Täyttöohjeet on kirjoitettu mustalla kirjasimella ja niiden perässä on esimerkkivastaukset harmaalla kirjasimella. *:llä merkityt 8 kysymystä ovat keskeiset kysymykset, joihin erityisesti toivotaan vastausta 1. Perustiedot 1.1. Lomakkeen täyttäjä ja yhteystiedot * Lomakkeen täyttäjän nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Matti Meikäläinen, matti.meikalainen@yksityisarkisto.fi, Arkiston nimi ja mahdollinen lyhenne* Arkiston virallinen nimi. Lyhenne ja mahdolliset muut käytetyt nimet. Yksityisarkisto (YA) 1.3. Taustayhteisön nimi ja arkiston perustamisvuosi * Arkistoa ylläpitävä taustayhteisö. Arkiston perustamisvuosi. Yksityisarkiston säätiö. Perustettu Kunnan ylläpitämä kotiseutuarkisto. Perustettu Rahoituspohja * Miten arkiston toiminta rahoitetaan. Saamme OKM:n harkinnanvaraista valtionapua, joka kattaa 80 % kuluista. Loput rahoitetaan projektiluonteisilla apurahoilla ja säätiön sijoitustoiminnalla Toimipaikka * Toimipaikka tai -paikat, joissa arkisto toimii. Tutkijantie 1, Oulu 1.6. Yksityisarkistoaineiston laajuus (fyysinen/digitaalinen) Kuinka monta hyllymetriä arkistossa on yksityisarkistoaineistoa. Kuinka paljon on digitaalisessa muodossa olevaa aineistoa. Yksityisarkistoaineistoa on 1500 hyllymetriä. Digitaalisessa muodossa on 30 TB. /arviolta 50 hm, joka sisältää tuhansia valokuvia 1.7. Henkilöstön määrä (vakinaiset/yhteensä) * Arkiston vakinaisen henkilökunnan määrä. Arkiston henkilöstö yhteensä henkilötyövuosina. Vakinaisia työntekijöitä on 4. Henkilöstön kokonaismäärä osa-aikaiset, harjoittelijat ja määräaikaiset mukaan lukien on 8 henkilötyövuotta.

2 Arkistotoiminnasta huolehtiva henkilö/henkilöt. Ei ole vakinaista henkilöstöä Asiakaspalvelu * Miten arkisto on avoinna asiakkaille (tai arkistoaineistoa toimitetaan asiakkaille). Miten asiakaspalvelu on toteutettu. Arkisto on avoinna asiakkaille arkisin klo Aineisto on mahdollisten käyttörajoitusten puitteissa vapaasti asiakkaiden käytettävissä arkiston tiloissa. Meillä on 5 asiakkaiden työpistettä. Amanuenssi avustaa asiakkaita aineiston haussa. Kirjastonhoitaja huolehtii kotiseutuarkiston asiakaspalvelusta 1.9. Tietojärjestelmäpalvelut * Mitä aineistonhallintajärjestelmiä ja asiakaspalvelujärjestelmiä on käytössä. Onko aineistoluettelo selattavissa internetissä. Luetteloimme aineiston YKSA-tietokantaan. Aineistot ovat haettavissa Finnan kautta internetissä. Asiakaspalvelupyynnöt hoidetaan manuaalisesti. 2. Hankinnan sidosryhmät 2.1. Hankintaa ohjaavat sidosryhmät Keskeiset sidosryhmät, jotka ohjaavat hankintaa. Esimerkiksi taustayhteisön säännöt ja taustayhteisön hallituksen tekemät linjaukset. Opetus ja kulttuuriministeriön, Kansallisarkiston ja muiden rahoittavien tai valvovien tahojen ohjaus. Yhteistyö muiden muistiorganisaatioiden kanssa, jos sillä on vaikutusta hankintaan. Yksityisarkiston säätiön säännöt ja niissä mainittu säätiön tarkoitus. Yksityisarkistolaki ja siinä mainitut rahoituksen kohdentamista koskevat rajaukset. Kansallisen Digitaalisen Kirjaston linjaukset ja KDK:n piirissä tapahtuva yhteistyö muiden arkistojen ja muistiorganisaatioiden kanssa Aineistoa luovuttavat sidosryhmät Keskeiset aineistoa luovuttavat ryhmät. Suomessa asuvat yksityiset ihmiset. Yliopistot ja tutkimushankkeet. Sellaiset paikalliset arkistonmuodostajat, joiden toimintaa ei ohjaa arkisto- tai kirkkolainsäädäntö 3. Nykytilan kuvaus 3.1. Hankintapolitiikan tiivistelmä * Mikä on arkiston tehtävä (tai museon/kirjaston arkistotoiminnan)? Minkälaista aineistoa se vastaanottaa, kerää ja säilyttää? Yksityisarkisto pyrkii keräämään arjen historiaa Suomessa eläneistä yksityishenkilöistä. Tavoitteena on saada mahdollisimman monipuolinen ja kattava kuva yksityisten ihmisten

3 elämästä. Paperisten asiakirjojen lisäksi vastaanotamme myös valokuvia, piirustuksia, äänitteitä, liikkuvaa kuvaa sekä syntysähköisiä aineistoja. TAI Kotiseutuarkisto voi vastata näin: Suomen Kotiseutuliiton suosituksen mukaisesti ((Suomen Kotiseutuliiton suositus kotiseutuarkistoista, ) kotiseutuarkistojen tavoitteena on turvata paikallisen asiakirja-aineiston sekä henkisen perinteen keruu, tallentaminen ja asettaminen tutkimuksen ja muun käytön ulottuville. Kotiseutuarkistoon kuuluvat ne paikallistason yksityisluontoiset aineistot, jotka eivät muutoin ole päätyneet säännöllisen ja julkisen arkistonhoidon piiriin. Kotiseutuarkistoon voivat kuulua paikalliset yhdistysten, seurojen ja kansanliikkeiden arkistot, osuuskuntien ja liikelaitosten arkistot, perheiden, sukujen ja talojen arkistot, yksityishenkilöiden arkistot, painotuotteiden arkistokappaleet sekä muut paikallisen perinteen tallentamiseen liittyvät dokumentit Hankinnan arvonmäärityskriteerit, esimerkiksi: Tutkimuksellinen kriteeri Tutkimuksellinen kriteeri, dokumentointikriteeri, lähdearvo ja provenienssi. Maantieteellinen kriteeri Esimerkiksi valtakunnallisuus, paikallisuus. Arkisto pyrkii saamaan maantieteellisesti kattavan kokoelman yksityisarkistoja maan jokaisesta kolkasta. Historiallinen kriteeri Esimerkiksi aineiston ikä. Tavoitteena on kattava kokoelma yksityisarkistoja eri aikakausilta, myös lähihistoriasta. Erityisesti painotetaan kuitenkin ennen vuotta 1920 sekä kriisiaikoina ( ) syntyneitä aineistoja. Tekninen kriteeri Fyysinen ilmiasu kuten tallennusformaatti tai aineiston tekninen laatu, jotka vaikuttavat siihen, onko aineisto mahdollista ottaa vastaan. Vastaanotettavan aineiston tulee olla teknisesti helppolukuista ja käyttökelpoista. Emme ota vastaan esimerkiksi reikäkortteja tai vanhoja datanauhoja, emmekä selvästi homeisia, palaneita tai muuten vakavasti vaurioituneita asiakirjoja. Resurssikriteeri Laajuuskriteeri ja taloudellinen kriteeri. Perustuu arvioon, miten kustannukset tai käytettävissä olevat henkilö- ja säilytysresurssit vaikuttavat mahdollisuuteen ottaa aineisto vastaan (esimerkiksi säilytys-, konservointi-, luettelointi- ja digitointikustannukset ja -resurssit). Vastaanotettavan aineiston täytyy olla suppeassa ja käyttökelpoisessa muodossa. Arkistomme henkilöresurssien täytyy olla riittävät aineiston käsittelyä ajatellen. Kulttuuriperinnön pelastaminen Aineiston pelastaminen hävittämiseltä, tuhoutumiselta tai katoamiselta. Välittömässä tuhoutumisvaarassa olevat, kulttuurihistoriallisesti merkittävät aineistot ovat aineistojenhankinnassamme etusijalla.

4 Muut kriteerit Muut aineiston vastaanottamiseen liittyvät kriteerit. Arkistomme pyrkii hankkimaan paitsi suomen- ja ruotsinkielisten yksityishenkilöiden arkistoja, myös kielivähemmistöjen aineistoja Aktiivisen hankinnan kriteerit Millä perusteilla priorisoidaan se, mikä kuuluu aktiivisen hankinnan piiriin. Esimerkiksi puutteet nykyisessä kokoelmassa, katoamisvaarassa olevan aineiston pelastaminen ja kulttuurihistoriallisesti merkittävä aineisto. Mitä aineistoa hankitaan kertaluontoisesti, mitä taas jatkuvasti. Aktiivisen hankinnan piiriin kuuluvat välittömässä tuhoutumisvaarassa olevat aineistot sekä keruukampanjoihin tai tutkimushankkeisiin sisältyvät aineistot Hankinnan metodit Millä menetelmillä aineistoa hankitaan (erityisesti aktiivisen hankinnan osalta). Esimerkiksi oma tutkimustoiminta, erilaiset keruu- ja dokumentointiprojektit sekä yhteistyö tutkijoiden ja/tai muiden muistiorganisaatioiden kanssa. Tärkeimpiä hankinnan metodeja ovat viestintä ja mainonta potentiaalisille arkistonluovuttajille. Viestinnän tarkoitus on lisätä arkistomme tunnettavuutta ja positiivista mielikuvaa suuren yleisön joukossa. Henkilöille, joihin on jo saatu ensimmäiset asiakaskontaktit, voidaan kohdentaa aineistoluovutusta koskevaa mainontaa. Hankinta voi tapahtua myös yhteistyössä tutkimushankkeiden, tutkijayhteisöjen tai muiden muistiorganisaatioiden kanssa Palvelut potentiaalisille luovuttajille Millä menetelmillä aineistoa hankitaan (erityisesti aktiivisen hankinnan osalta). Esimerkiksi oma tutkimustoiminta, erilaiset keruu- ja dokumentointiprojektit sekä yhteistyö tutkijoiden ja/tai muiden muistiorganisaatioiden kanssa. Potentiaalisille luovuttajille voidaan kohdistaa uutiskirjeitä, lähestyä suoraan esimerkiksi puhelimella tai sähköpostilla tai heidät voidaan tavoittaa jossakin koulutustapahtumassa tai seminaarissa. Aina ennen varsinaista luovutusta arkistomme työntekijä käy tutustumassa aineistoon asiakkaan luona ja valitsemassa pysyvään säilytykseen otettavan aineiston Päällekkäisyydet muiden muistiorganisaatioiden kanssa Onko tiedossa olevia päällekkäisyyksiä muiden arkistojen kanssa? Meillä ei ole merkittäviä päällekkäisyyksiä muiden muistiorganisaatioiden kanssa. Arkistossamme on kuitenkin jonkin verran julkaistua aineistoa, jonka osalta on päällekkäisyyksiä Kansalliskirjaston kanssa, mutta tällöin nämä aineistot liittyvät kiinteästi luovuttajan toimintaan (esimerkiksi muusikon ohjelmisto). 4. Kehittämistarpeet 4.1. Strategiset linjaukset Onko arkiston hankintapolitiikan strategisissa linjauksissa kehittämistarpeita? Arkistollamme on hyvin toimivat strategiset linjaukset, mutta niiden jalkauttamisessa toiminta- ja

5 työohjeiden ja käytännön toiminnan tasolle on vielä parannettavaa Vastaanoton kriteerit Pitääkö vastaanoton kriteereitä terävöittää? Vastaavatko vastaanoton kriteerit arkiston strategisia linjauksia? Päällekkäisyyksien karsiminen muiden muistiorganisaatioiden kanssa? Vastaanoton kriteerit on mielestämme laadittu hyvin ja ne edesauttavat arkistomme toiminnan tarkoitusta. Parannettavaa on ehkä eniten kriteeristön soveltamisessa käytännön tasolle. Vaikka kriteerit on määritelty tarkasti hankintapolitiikassa, niin siitä huolimatta joudumme niitä aina tapauskohtaisesti soveltamaan Aktiivisen hankinnan kriteerit Onko kokoelmissa merkittäviä aukkoja, joita tulisi täydentää aktiivisella hankinnalla? Milloin aktiivisesta hankinnasta siirrytään vastaanottamiseen? Kokoelmissamme on vielä selviä aukkoja esimerkiksi Lapin ja Kainuun alueilta viime sotia edeltäneeltä ajalta. Sen sijaan pääkaupunkiseudulta on erityisesti ja 1970-luvulta melko riittävästi aineistoa, joten siltä osin kokoelmaa täydennetään vain tutkimuksen kannalta hyvin merkittävillä kokonaisuuksilla.