Tuottavuusohjelman sisältö

Transkriptio

1 Tuottavuusohjelman sisältö 1. JOHDANTO 1.1. Toimeksianto 1.2. Keskeiset käsitteet 1.3. Tuottavuusohjelma osana strategiaa 1.4. Työryhmä 2. POTILAS- JA ASIAKASPROSESSIEN SUJUVUUS 2.1. Erikoissairaanhoidon ja sosiaalipalvelujen toimintaprosessit 2.2. Sairaanhoidollisten palveluiden rajapinnat 2.3. Tukipalveluiden rajapinnat 2.4. Ulkoisten toimijoiden rajapinnat 3. HENKILÖTYÖN TUOTTAVUUS 3.1. Organisaatiorakenne, johtaminen ja esimiestyö 3.2. Työelämän laatu 3.3. Osaamisen kehittäminen ja varmistaminen 3.4. Kannustava palkitseminen 3.5. Joustavat ja monipuoliset työajat 3.6. Vakanssijärjestelmän uudistaminen 3.7. Henkilöstön liikkuvuus 3.8. Eri ammattiryhmien työnjako 4. TILAT JA LAITTEET 4.1. Tilasuunnittelu 4.2. Tilojen käyttöaste 4.3. Kalliiden laitteiden käyttöaste 5. PÄÄLLEKKÄISYYKSIEN POISTAMINEN JA KESKITTÄMINEN 5.1. Logistiikkaselvitys 5.2. Hankintaprosessi 5.3. Työryhmien lukumäärä ja kokoonpano 5.4. Projektit 6. UUDET TOIMINTATAVAT/INNOVAATIOT 6.1. Teknologian hyödyntäminen 6.2. Raportointiportaali 6.3. Sähköinen asiointi 7. MITTARIT 8. LOPUKSI

2 1. JOHDANTO 1.1. Toimeksianto Kuntien taloudellinen tilanne on heikentynyt ennakoitua nopeammin, ja mm. maan hallituksen kehysriihen päätökset pienentävät kuntien valtionosuuksia aiemmin linjattua enemmän. Myös väestön ikääntyminen sekä kilpailukyvyn ja kestävän kehityksen kasvu edellyttävät tuottavuuden kehittämistä. Pohjois-Karjalan sairaanhoito- ja sosiaalipalvelujen yhtymähallitus päätti kokouksessaan käynnistää tuottavuusohjelman laatimisen. Tuottavuusohjelman tavoitteena on tuottavuuden vuotuinen parantaminen 2 %:lla alkaneella valtuustokaudella. Tuottavuusohjelma sisällytetään vuosien toiminta- ja taloussuunnitelmaan. Yhtymähallitus edellyttää vastaavaa 2 %:n tuottavuuden parantamista myös liikelaitokseltaan, tytäryhteisöiltään ja osakkuusyhteisöiltään samalla ajanjaksolla. Tuottavuusohjelma ei saa vaarantaa potilasja asiakasturvallisuutta eikä merkittävästi heikentää lakisääteisistä velvoitteista selviytymistä nykytilanteeseen verrattuna. Tuottavuusohjelma on tuotava hallituksen käsittelyyn mennessä Keskeiset käsitteet Prosessi on joukko toisiinsa liittyviä toimintoja ja niiden toteuttamiseen tarvittavat resurssit, joiden avulla saadaan aikaan toiminnan tulokset. Prosessien tehtävänä on kuvata organisaation toiminnan logiikkaa ja prosessien avulla pyritään mallintamaan ja kehittämään jotain pysyvää toimintaa. Tämän kaiken tarkoituksena on laadun, tehokkuuden ja tuottavuuden ohjaaminen sekä parantaminen. Tuottavuus on sitä, että tehdään oikeita asioita oikealla tavalla ja saadaan oikeat ihmiset oikealle paikalle. Tuottavuutta mitataan tuotoksen ja panoksen suhteella tuotos/panos. Kun tuotannossa saadaan enemmän aikaan vähemmällä, niin tuottavuus kasvaa. Terveydenhoidossa tuotoksena on terveys, joten sairaalan tuotoksen mittari tulisi olla tuotetun terveyden määrä. Tällaista mittaria ei kuitenkaan vielä ole kehitetty, joten tämä tuottavuusohjelma keskittyy lähestymään tuottavuutta enemmän perinteisin menetelmin. Sairaalassa tuottavuus voisi siten tarkoittaa, että toimenpiteet tehdään tehokkaasti, tehdään oikeita toimenpiteitä ja toimenpiteet kohdistetaan oikeille henkilöille Tuottavuusohjelma osana strategiaa Tämä tuottavuusohjelma on tarkoitus sisällyttää osaksi kuntayhtymän parhaillaan valmisteilla olevaa strategiaa. Vuosittain priorisoitavat avaintavoitteet (keinot) mahdollistavat strategisten päämäärien toteutuminen tulevien vuosien aikana.

3 Tuottavuusohjelma rakennetaan henkilöstölähtöiseksi ja sitä viedään eteenpäin rinnakkain työelämän laadun parantamisen kanssa. Tuottavuusohjelman tarkoituksena on huolehtia, että strategisessa työelämän laadun johtamisessa palvelut, talous ja henkilöstövoimavarat ovat tasapainossa. Visioon ja strategiaan perustuva toiminnan suunnittelu on yksi tärkeä askel strategian implementoinnissa. Kaiken tulevan suunnittelun pitää perustua kuntayhtymän strategiaan. Vuosineuvottelu on kuntayhtymän johdon ja yksiköiden välinen tapaaminen, jossa käsitellään edellisen vuoden toteumaa, miten kuluva vuosi on lähtenyt käyntiin ja ennen kaikkea mitä tulevina vuosina tulee tapahtumaan, minkälaisia toiminnallisia muutoksia suunnitellaan.

4 1.4. Työryhmä Kuntayhtymän johtaja nimesi tuottavuusohjelmaa valmistelevan työryhmän: Ismo Rouvinen, talous- ja kehitysjohtaja (pj) Johanna Bjerregård Madsen, hallintoylihoitaja Juha Mustonen, konservatiivisen klinikkaryhmän johtaja, sisätautien klinikan ylilääkäri Anu Niemi, ylilääkäri, perusterveydenhuollon yksikkö Sari Hietala, ylihoitaja, sosiaalipalvelut Juha Tornberg, vs. kiinteistöpäällikkö Sari Kulokivi, osastonhoitaja, röntgen Kirsti Sainola-Rodriguez, osastonhoitaja, psykiatria Työryhmä on voinut käyttää asiantuntijoita harkintansa mukaan. Työryhmän toimintaa ohjaa strategian ja tuottavuusohjelman ohjausryhmä, jonka puheenjohtajana toimii kuntayhtymän johtaja. 2. POTILAS- JA ASIAKASPROSESSIEN SUJUVUUS 2.1. Erikoissairaanhoidon ja sosiaalipalveluiden toimintaprosessit Kuntayhtymän keskeiset toimintaprosessit ovat päivystys, polikliininen ja vuodeosastotoiminta. Lääketieteellisten tutkimusten ja hoitojen myötä toiminnassa on viime vuosina tapahtunut merkittäviä muutoksia. Vuodeosastohoitopäivät ovat vähentyneet, hoitojaksot lyhentyneet ja hoidon intensiteetti on lisääntynyt. Vastaavasti entistä enemmän potilaita voidaan tutkia ja hoitaa polikliinisesti. Kun aikaisemmin sairaalan erikoisalat toimivat vuodeosastoilla erillään, on jatkossa erikoisalojen yhteistyö entistä tärkeämpää. Sairaalan toimintamallia on uskallettava muuttaa rohkeasti ja olemassa oleva hallinnollinen organisaatio on muutettava uutta tuottavampaa toimintaa tukevaksi Sairaanhoidollisten palveluiden rajapinnat Tässä raportissa sairaanhoidolliset palvelut ovat hoitoprosessissa ns. välisuoritteita tuottavia palveluyksikköjä (mm. kliininen fysiologia, laboratorio, patologia, radiologia, sairaala-apteekki). Sairaanhoidollisista palveluista muodostuu muita hoidollisia tukiprosesseja, jotka tukevat kuntayhtymän kohdassa 2.1 esitettyjä keskeisiä toimintaprosesseja Tukipalveluiden rajapinnat Tässä raportissa tukipalvelut ovat hoitoprosessissa tukipalveluja tuottavia palveluyksikköjä (mm. ravinto-, laitos- ja välinehuolto sekä kuljetus-, hankinta ja tekniikan palvelut). Tukipalveluista muodostuu muita tukiprosesseja, jotka tukevat kuntayhtymän kohdassa 2.1 esitettyjä keskeisiä toimintaprosesseja Ulkoisten toimijoiden rajapinnat Strategisella kumppanuudella tarkoitetaan hyvin syvälle vietyä yhteistyön muotoa, joka edellyttää osapuolten välistä syvää luottamusta. Strategisessa kumppanuudessa valjastetaan itse kussakin organisaatiossa oleva osaaminen yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi yhteiseen käyttöön. Tuottavuuden lisääminen eri organisaatioiden tai näiden yksiköiden välisessä rajapinnassa edellyttää toiminnan suunnittelussa ja prosessien kehittämisessä nykyistä enemmän moniammatillista yhteistyötä eri sidosryhmien ja ammattiryhmien kanssa. Olennaista on saada perusterveydenhuolto mukaan, jolloin potilaan näkökulmasta katsottuna hoitoprosessissa ei ole rajapinnoista johtuvia päällekkäisyyksiä tai katkoksia. Muita ulkoisia toimijoita tässä raportissa ovat mm. ammattikorkeakoulu ja yliopisto.

5 3. HENKILÖTYÖN TUOTTAVUUS Parhaillaan väestön ikärakenteen muutos on konkretisoitumassa ja väestöllinen huoltosuhde on heikkenemässä. Tämä tarkoittaa, että tulevaisuudessa on saatava enemmän aikaan vähemmällä henkilökunnalla eli työn tuottavuutta on väistämättä kasvatettava. Henkilöstötuottavuuden kehittäminen tapahtuu lisäämällä henkilöstön työhön käyttämää työaikaa suhteessa ns. maksettuun työaikaan ja suuntaamalla henkilöstön työhön käyttämää työaikaa entistä paremmin ja tehokkaammin organisaation tavoitteiden suuntaisesti. Osaava ja motivoitunut henkilöstö on yksi uuden strategian tukijaloista Organisaatiorakenne, johtaminen ja esimiestyö Organisaatiorakenteen pitää tukea johtamista, esimiestyötä ja perustua yksijohtajajärjestelmään koko konsernissa. Samalla on luotava johtajille ja esimiehille mahdollisimman hyvät työvälineet hallinnolliseen johtamiseen, jotta mm. kliiniseen johtamiseen panostaminen mahdollistuisi entistä paremmin. Tällöin asiantuntijatyöpanoksen hyödyntäminen esimerkiksi syy-seuraus-suhteiden analysoinnissa mahdollistaa tiedolla johtamisen kehittämistä Työelämän laatu Työelämän laatua ja tuottavuutta on välttämätöntä kehittää samanaikaisesti. Tällöin kehitetään johtamista, osaamista, työnteon prosesseja ja luottamuksellista yhteistyötä sekä oman henkilöstön että yhteistyökumppaneiden kanssa. Hyvät työolot ja sujuva työnteon arki tuottavat työhyvinvointia, edistävät henkilöstön työkykyä ja tähtäävät sairauspoissaolojen vähentämiseen, jolloin kuntayhtymän vetovoimaisuus hyvänä työnantajana vahvistuu. Henkilöstön sitoutuminen tuottavuusohjelmaan on ensisijaista ja tärkeää, koska jokainen oikea-aikainen ja oikein tehty työsuoritus lisää tuottavuutta yksiköissä ja koko organisaatiossa. Tuottavuusohjelman ja uuden strategian jalkauttaminen on ehdottomasti tärkein askel strategisten päämäärien saavuttamiseksi Osaamisen kehittäminen ja varmistaminen Kuntayhtymässä uudistetaan parhaillaan osaamisen kehittämisen kokonaisuutta, joka pohjautuu kuntayhtymän strategiaan. Vuosittain linjattavat strategialähtöiset osaamisen kehittämisen painopistealueet antavat raamin kaikelle kuntayhtymässä tapahtuvalle osaamisen kehittämiselle. Tähän liittyen myös sekä koulutusohjeet että -budjetti uudistuvat. Nämä luovat puitteet osaamisen johtamiselle sekä henkilöstön tasaarvoiseen oman osaamisen kehittämiseen Kannustava palkitseminen Kannustavan palkitsemisen tavoitteena on palkita hyvistä työsuorituksista, huomioida paremmin työntekijöiden henkilökohtainen elämäntilanne ja arvot sekä panostaa aineettomien palkitsemismuotojen hyödyntämiseen. Aineettomat palkitsemisen keinot tukevat työhyvinvointia, ovat kustannustehokkaita ja vaikuttavia. Tuottavuuden parantamisen yhtenä edellytyksenä on, että kannustinjärjestelmien on palkittava saavutuksista Joustavat ja monipuoliset työajat Joustavien työaikajärjestelyjen tavoitteena on toisaalta edistää toiminnan tarkoituksenmukaista järjestämistä ja tuottavuutta sekä toisaalta henkilöstön yksilöllisten tarpeiden huomioonottamista työn ja perheelämän/vapaa-ajan yhteensovittamiseksi, ja siten lisätä työhyvinvointia ja työssä jaksamista sekä sitoutumista työhön ja työmotivaatiota. Työaikajärjestelyjen tavoitteena on myös tukea tila- ja laiteresurssien mahdollisimman optimaalista hyödyntämistä.

6 3.6. Vakanssijärjestelmän uudistaminen Kuntayhtymän henkilöstösuunnittelun ja -budjetoinnin perustana ovat olemassa olevat vakanssit (virat ja toimet) sekä arviot niitä hoitavan henkilöstön poissaoloista ja sijaistarpeesta. Tällainen suunnittelu ei huomioi toiminnassa tapahtuvia muutoksia lisäystä tai vähennystä - pitkällä eikä lyhyellä tähtäimellä. Käynnistettäessä uusia toimintoja perustetaan yleensä automaattisesti uusia vakansseja ja siten lisätään henkilöstökuluja. Vastaavasti toiminnan supistukset eivät vastaavassa suhteessa ole vähentäneet vakanssien määrää ja henkilöstökuluja. Vakanssien vapautuessa tai niitä hoitavien henkilöiden ollessa poissa, ne yleensä täytetään ilman riittävää arviointia työvoiman välttämättömästä tarpeesta Henkilöstön liikkuvuus Henkilöstön liikkuvuuden lisääminen yli yksikkörajojen edellyttää kuntayhtymäntasoisia yhteisiä pelisääntöjä Eri ammattiryhmien työnjako Työ tehdään moniammatillisena hoitoprosessina, johon osallistuvat tilanteen mukaan ne ammattihenkilöt, joiden osaamista kulloinkin tarvitaan. Eri ammattiryhmien työprosessit kuvataan niin tarkasti, ettei päällekkäisyyksiä työnkuvissa esiinny. 4. TILAT JA LAITTEET 4.1. Tilasuunnittelu Tulevaisuuden rakentamisen ja tilasuunnittelun täytyy olla innovatiivista ja prosessilähtöistä huomioiden tulevaisuuden hoitomuodot. Suunnittelun tulee perustua kustannushyötyanalyyseihin. Pidemmän aikavälin tilasuunnittelun on huomioitava ennusteet sairastavuudesta ja väestön palvelutarpeesta. Investointeja ja logistiikkaa arvioidaan palveluntarvitsijan näkökulmasta ja pyrkimyksenä on hoidon ja hoitoketjujen kannalta optimaaliset ratkaisut. Tilojen muunneltavuus otetaan suunnittelussa huomioon. Jatkossa rakennuttamiseen liittyen selvitetään myös muiden urakan maksuperusteiden kuin nykyisin käytettävän kiinteän kokonaishinnan käyttämistä Tilojen käyttöaste Tikkamäen sairaala-alueella ei ole nykyisin tyhjillään olevia tiloja, joten tilojen käyttöasteen nostaminen on ongelmallista. Korjauksissa tarvittavien toiminnan väistötilojen järjestäminen on hankalaa ja korjaustöitä joudutaan tekemään vaiheittain hoitotilojen välittömässä läheisyydessä aiheuttaen haittaa itse hoitotyölle. Uudet runsaasti tekniikkaa ja toimintaa sisältävät tilat lisäävät kiinteistöjen ylläpitokustannuksia. Uusien toiminnassa tapahtuvien muutosten suunnittelu korostuu ja se keskitetään tulevaisuudessa vuosineuvottelujen yhteyteen Kalliiden laitteiden käyttöaste Laitteiden käyttöasteen avulla voidaan arvioida kuinka hyvin yksikössä hyödynnetään suoritteiden tuottamista varten olevat resurssit. Lähtötilanteen kartoitus auttaa selvittämään laitteiden nykyisen käyttöasteen ja tuo näkyväksi myös laitekannan mahdollisen ylitarjonnan tai sen puutteen. Kalliiden laitteiden käyttöasteen nostaminen lisää henkilötyötunnin tuottavuutta. Myös kalliiden laitteiden osalta suunnitelmallisuutta lisätään ja se keskitetään vuosineuvottelujen yhteyteen.

7 5. PÄÄLLEKKÄISYYKSIEN POISTAMINEN JA KESKITTÄMINEN 5.1. Logistiikkaselvitys Päällekkäisyyksien selvittäminen on tärkeä askel työprosessien sujuvuuden parantamiseksi. Tarkasteltavia kohtia ovat toimintaprosessien, sairaanhoidollisten palveluiden, tukipalveluiden ja ulkopuolisten toimijoiden rajapinnat. Tarkastelu on ulotettava siis koko konserniin Hankintaprosessi Kuntayhtymän hankinnoissaan käyttämä hankintatoimen prosessikuvaus itsessään on kunnossa, mutta kuntayhtymän hankintastrategiaa ei ole luotu Työryhmien lukumäärä ja kokoonpano Kuntayhtymässä toimii tällä hetkellä lukuisia työryhmiä. Henkilöstön entistä tehokkaamman ajankäytön mahdollistamiseksi työryhmien perustehtävä tarkistetaan ja määritellään tarvittaessa uudestaan. Työryhmien työskentelyn tulee tukea kuntayhtymän johtoryhmän strategista työskentelyä Projektit Kuntayhtymän hankkeiden/projektien hallinnointi on siirtynyt PTTK:lta kuntayhtymän omaksi toiminnaksi. Jatkossa kuntayhtymän projektien koordinointi ja suunnittelu valmistellaan voimassa olevan vuosikellon mukaisesti ja mahdolliset uudet hankkeet pyritään tuomaan esille vuosineuvottelujen yhteydessä. 6. UUDET TOIMINTATAVAT JA INNOVAATIOT 6.1. Teknologian hyödyntäminen Teknologia itsessään ei nosta tuottavuutta, vaan tuottavuushyödyt konkretisoituvat niistä työskentelytapojen muutoksista, jotka teknologian hyödyntäminen mahdollistaa. Teknologian hyödyntäminen kulkee käsi kädessä toimintaprosessien ja rakenteiden uudistamisen kanssa. Teknologian hyödyntämisessä tavoitteena on oltava palvelujen kehittäminen teknologiaa hyödyntäen. Uusi teknologia siis vaatii uudet toimintatavat. Uuden teknologian käyttöönotossa ja hyödyntämisessä tulee huomioida se, että se mukautuu myös tuleviin muutoksiin. Teknologian hyödyntämisessä kannattaa miettiä asteittaista kehittämistä, jolloin kustannukset ovat kohtuulliset, eikä suurta kertainvestointia tarvita Raportointiportaali Raportointiportaali mahdollistaa tiedolla johtamisen, jotta saadaan luotettavaa tietoa hyvän päätöksenteon tueksi. Tällä hetkellä kuntayhtymässä ei ole riittävästi käytössä kattavaa johtamiseen ja toiminnanohjaukseen tarvittavaa tietoa, joka löytyisi helposti yhdestä paikasta. Tietojen keräämiseen ja analysointiin useasta eri paikasta kuluu paljon asiantuntijoiden työaikaa ja työ tapahtuu pitkälti manuaalisesti Sähköinen asiointi Sähköiset palvelut ja omahoitoa tukeva teknologia tulevat yleistymään. Suunta on kohti verkossa tapahtuvaa ammattilaisen ja potilaan välistä vuorovaikutusta. Sähköisen asioinnin lisääminen säästää henkilökunnan työaikaa. Oikeiden tietojen saaminen auttaa myös kohdentamaan palvelut entistä paremmin aina tarpeen mukaan. Potilaan lisääntynyt vastuunotto asioinnista lisää potilaan vastuunottoa myös hoidosta eli sähköinen asiointi tuo myös vaikuttavuutta.

8 7. MITTARIT Asiat, joita johdetaan, pitää voida myös mitata eli toiminnanohjauksen ja johtamisen tueksi tarvitaan erilaisia mittareita. Tuottavuuden mittaaminen on olennainen osa tuottavuuden jatkuvan parantamisen tavoitetta. Vuonna 2013 päättyvän DRG -projektin myötä on olemassa kaksi DRG -pistemääriin perustuvaa tuottavuusmittaria, jotka voitaneen ottaa käyttöön vuonna Tuottavuusohjelman mittarit: 8. LOPUKSI Tuottavuusohjelma tarkoituksena on tukea kuntayhtymän omistajapolitiikan keskeisenä ajatuksena olevan ydintoimintojen varmistamista sekä mahdollistaa ydintoimintojen kehittämistä ja ennen kaikkea niiden järkevää ja kustannustehokasta järjestämistä. Samassa yhteydessä on huomioitava taseeseen kertyneen alijäämän poistaminen vaiheittain vuosien aikana. Nämä tuottavuusohjelman esitetyt toimenpiteet mahdollistavat tuottavuuden kahden prosentin vuosittaisen parantamisen.