SoTe Tietojohtaminen Toimenpide-ehdotukset

Transkriptio

1 Pentti K. Kurki SoTe Tietojohtaminen SoTe Tietojohtaminen Laatija: Pentti K. Kurki Logica Tarkistaja: <<Pvm>> / <<Revnro>> <<Nimi>> <<Yritys>> Hyväksyjät: <<Pvm>> / <<Revnro>> <<Nimi>> <<Yritys>>

2 SoTe Tietojohtaminen i Pentti K. Kurki SISÄLLYSLUETTELO 1 TOIMENPIDE-EHDOTUSTEN TYÖSTÄMINEN SOTE-TIETOJOHTAMISHANKKEEN TULOSTEN HYÖDYNTÄMINEN / JALKAUTTAMINEN JOKAPÄIVÄISEEN JOHTAMISEEN E1PALVELUJEN MÄÄRITYS JA TUOTTEISTAMINEN (OP1) PR E2 INDIKAATTOREIDEN MÄÄRITYSMENETELMÄN KÄYTTÖÖNOTTO JA SOVELTAMINEN YLEISEMMIN TIETOJOHTAMISESSA (OP1) PR E3 INDIKAATTOREIDEN JATKOJALOSTAMINEN JA SOTE-ALUEEN MÄÄRITYS (OP1) PR E4 KUUSIKKOKUNTIEN INDIKAATTORITUOTANNON TUKI / KOORDINOINTI (OP1) PR2R E5YLEISEN PALVELUPALAUTETIEDON (PALVELUKOKEMUS) MÄÄRITTÄMINEN (OP1) PR E6EDW/DV LOOGISEN JA FYYSISEN TIETOMALLIN STANDARDOINTI, JULKISUUS JA JATKOKEHITTÄMINEN (OP2) PR E7ETL1-TASON TIEDONSIIRTORAJAPINNAN STANDARDOINTI (OP3) PR E8OPERATIIVISTEN JÄRJESTELMIEN JATKOKEHITTÄMISTARPEET ASIAKASSEGMENTTI- JA ASIAKASTASON INDIKAATTORI- JA MITTARITIEDON (YLEISEMMIN RAPORTOINTI) TUOTTAMISEKSI (OP3) PR E9ASIAKAS- JA ASIAKASSEGMENTTITASON INDIKAATTORILASKENNAN SOVELTAMISOHJEEN TEKEMINEN KOKO SOTE-PALVELUJA KATTAVAKSI (OP3) PR E10SOTE-INDIKAATTORITIEDON JAKELUJÄRJESTELMÄN SUUNNITTELU JA TOTEUTUS (OP3) PR2R

3 SoTe Tietojohtaminen 1 (1) SOTE-TIETOJOHTAMINEN 1 Toimenpide-ehdotusten työstäminen Tähän dokumenttiin kerätään SoTe-tietojohtamishankkeen eri osaprojektien työskentelyn aikaiset toimenpide-ehdotukset. Toimenpide-ehdotusten mukaisten töiden tekeminen on ehto, jotta SoTetietojohtamishankkeen tavoitteet voidaan saavuttaa ja implementoida tuotantoympäristöön ja saada tavoitellut hyödyt. 2 SoTe-Tietojohtamishankkeen tulosten hyödyntäminen / jalkauttaminen jokapäiväiseen johtamiseen SoTe-Tietojohtamishankkeessa on kehitetty SoTe-alueen tietojohtamisen viitekehystä, menetelmiä ja tehty määritystyötä ja kehitetty osa-alueelle johtamisen mittaritietojen tuotantoympäristö kolmeen kaupunkiin (Oulu, Tampere ja Turku). Hankkeen mittavien ja arvokkaidenn työn tulosten pohjalta tulee tehdä tulosanalyysi ja sen pohjalta tehdä jatkopäätöksiä, joidan avulla työn tulokset saadaan hyödynnettyä mahdollisimman hyvin. Hankkeen nykyinen dokumentaatio pilottien arviointi- ja loppuraportteineen on osa tulosanalyysiä. Seminaarin jälkeen tulisi tuloksia analysoida tarkemmin. Jos analyysin lopputuloksena katsotaan, että hankkeen toimintamalli tulee ottaa SoTe-alueella kattavasti käyttöön, on etenemiseen erilaisia vaihtoehtoja. esim

4 SoTe Tietojohtaminen 2 (2) KuntaIT:n hankkeiden jalkautusmallin mukaan tuetaan yksittäisten kaupunkien SoTe- Tietojohtamishankkeita tai Jokin julkishallinnon toimija kokoaa yhteen kuntia (ja osittain osallistuu myös rahoitukseen), joille kehitetään yhdessa SoTE-Tietojohtamisen järjestelmä tai Jokin ICT-palvelutalo/-talot lähtevät toteuttamaan markkinaehtoisesti SoTe- Tietojohtamisjärjestelmiä hyödyntyäen tehdyn hankkeen tuloksia Olkoonpa etenemismalli mikä tahansa tarvitaan tässä hankkeessamme tuotetusta tulosmateriaalista jalostaa jatkohyödyntämistä helpottavaan muotoon jalostettua materiaalia (ohjeistot, meneelmäkuvaukset, pilottien tulokset, määrittelyjen ja pilottien kokemukset jne). Olkoonpa etenemismalli mikä tahansa voidaan kokemusten pohjalta suositella toteutusvaiheessa käyttäväksi innovatiivisia ja motivoivia työtapoja niin määrittelyn kuin toteutuksenkin aikana ( esim POC:ien toteutus vaiheittain täsmentän/laajentaen).

5 SoTe Tietojohtaminen 3 (3) Hankkeen määrittely- ja pilottivaiheen aikana on kerätty jalkauttamista ja jatkotyötä varten toimenpide-ehdotuksia. Nämä on kerätty tämän dokumentin kappaleeseen 3. Kerätyt toimenpide-ehdotukset on luokiteltu prioriteetti 1 ja 2 luokkiin PR1 ja PR2. Kyseinen priorisointi on osittain mahdotonta, koska kun katsotaan hankkeessa kuvatun tavoitteellisen toimintamallin jalkauttamista jokapäiväiseksi toiminnaksi, huomataan että yksittäiset toimenpide-ehdotukset ovat suuresti riippuvaisia toisistaan. on jaoteltu kaaviokuvassa Edellytysten luontiin liittyviin ICT-kehittämiseen liittyviin ja Toiminnalliseen kehittämiseen liittyviin Perimmäisenä tavoitteena on kuntien ydinpalvelujen tietoon pohjautuva kehittäminen. Tavoite Tätä varten tarvitaan ydinpalvelujen tietojohtamisjärjestelmä Tavoite ICT. Toimenpide-ehdotuksissa tämä kulminoituu Kuusikko-tiedon uuden tuotantojärjestelmän kehittämiseen (tällöin tietotuotanto tapahtuu TavoiteICT järjestelmän avulla. Tämähän oli myös alkujaan yksi merkittävimmistä SoTe- Tietojohtamishankkeen perustamisen tavoitteista ja syistä. Alla olevan kuvan tunnisteet En ovat kappaleen 3 mukaiset.

6 SoTe Tietojohtaminen 4 (4) 3 E1Palvelujen määritys ja tuotteistaminen (OP1) Pr1 Kuntien ydinpalveluihin liittyvä indikaattoritieto kohdistuu pääasiassa palvelutoimintaan siis palvelutuotteisiin ja sen yläpuoilella olevaan palvelutuotehiererkian mukaisiin kohteisiin. Jotta kuntien vastuulla olevia palveluja voidaan verrata, tulee verrattavat toiminnalliset kohteet (siis palvelutuotteet) olla yhteneviä ja riitävän samoja. Muuten ei kannata ryhtyä indikattoritiedon tuottamis- ja hallinnointijärjestelmien toteutukseenkaan, koska vertailu on mahdotonta ja antaa väärää tietoa. Jotta SoTe-hankeessa kuvattujen ja koko SoTe-alueen sekä yleisesti kaikkien kuntien ydinpalvelujen indikaatoritietojen tuotanto- ja hyäksikäyttöympäristöjä voidaan toteuttaa, tulee Määrittää palvelutoimintaa kuvaavat toiminnalliset kokonaisuudet eli siis määrittää palvelut eli määrittää palvelutuotteet. Tämä ei siis sisällä koko palvelujen tuotteistuksen tehtäväkenttää vaan pääasiassa määritetään palvelun tuotteistettu (sisältö) tuotossisältö Jotta palvelutuotteiden sisällöllinen määritys voidaan tehdä tulee olla ensin määritetty tietyt säännöt ja ohjeet palvelutuotteiden määrittämiseen. Näitä ovat mm o Mikä on alain taso johon kaikki palvelutoiminta operatiivisesti kohdistuu. Käytännössä määritetään palveluttuoteen käsite, siis suhde mm suoritteeseen, toimintoon, tehtävään, palveluryhmään, palvelukokonaisuuteen yms. o Kuntien ydinpalvelujen osalta palvelutuotteen hierarkiatasot o Kuntien palvelutuotehierarkian ja organisaatio/yksikkötason suhde ja yhteydet o Palvelujen tuotteistuksen prosessi ja sisältö (palvelujen määrityksen (tuotteistuksen) ohjeisto Tämän työn jälkeen voidaan palvelujen tuotteistus tehdä niin tietojohtamisen kuin muidenkin tarpeiden (mm kilpailutus, hankinta...) kannalta riittävän yhtenevästi. Tällöin palvelujen tuottteistus tapahtuu yhtenevästi kaikilla kunnan päätöimialoilla (ei vain SoTe-alueella). toimeenpanovastuusta Työn käynnistämistoimenpiteistä vastaa Juhta / JHS-järjestelmä (KuntaIT). (Vrt Soihtu- ja TikeSos-hanke)

7 SoTe Tietojohtaminen 5 (5) 4 E2 Indikaattoreiden määritysmenetelmän käyttöönotto ja soveltaminen yleisemmin tietojohtamisessa (OP1) Pr1 OP1:ssä on määritetty ja kuvattu indikaattoreiden määritysmenetelmä, joka pitäisi soveltua koko SoTealueen kattavien indikaattoritietojen määrittämiseen. Kuvattu menetelmä soveltunee myös muiden kunnallisten palvelujen indikaattoritietojen määrittämiseen. SoTe-Tietojohtamishankkeessa on työ rajattu alkujaan valtakunnan-, kunnan ja toimialatason indikaattoreihin. Kuvattu menetelmä soveltunee myös alemman johtotason indikaattoritiedon määrittämiseen. SoTe-Tietojohtamishankkeessa on työ rajattu alkujaan indikaattoritietoihin. Ulkopuolelle jää strategisen ja ylimmän johdon tason mittaritietojen määritys, yleisten raportointi- ja tilastotietojen määritys sekä operatiivisen toiminnan- ja tuotannonohjauksen tietojen määritys Tässä hankkeessa määritetty ja kuvattu menetelmä soveltuu sovitettuna myös em muiden tietojen määrittämiseen. Menetelmän käyttöönotto edellyttää jatkokehittämistä Koko hankkeen tulosten ja pilotoinnissa saatujen kokemusten pohjalta tulee mahdollisesti menetelmää päivittää Määritystä tukevan taulukon mukainen toiminnallisuus tulee implementoida selainsovellukseksi, joka on käytettävissä palveluna. Määritystä tukevan taulukon mukainen toiminnallisuus tulee implementoida selainsovellukseksi, joka on käytettävissä palveluna. Tulosdokumenttien editointi käyttöohjemuotoon. Menetelmän sovittaminen koko tietojohtamisessa tarvittavien tietojen määrittämiseen Tarvittava menetelmäkoulutus ja opastus toimeenpanovastuusta KuntaIt - Jalkautus

8 SoTe Tietojohtaminen 6 (6) 5 E3 Indikaattoreiden jatkojalostaminen ja SoTe-alueen määritys (OP1) Pr1 Hankkeessa määritettiin kotona asumista tukevien palvelujen osalta indikaattoritietoja ja ko määritystyön yhteydessä testattiin määritysmenetelmää. Työssä ei ole ollut käytettävissä riittävästi resursseja indikaattoriehdokkaiden tuotantokäytön edellyttämään jatkojalostamiseen. Indikaattoreiden jatkojalostaminen ja kattava määritys ennen tuotantokäyttöön ottoa edellyttää: Määritettyjen indikaattoreiden osalta tulee sisältö tarkistaa ja jatkojalostaa OP2, OP3 ja pilotoinnin työn tulosten pohjalta saadun tiedon ja kokemuksen pohjalta Sovittava mikä elin ja miten hyväksyy ja vahvistaa valtakunnan ja kuntatason indikaattorit tuotantokäyttöön otettaviksi. Sen jälkeen kun on sovittu mikä elin ja miten hyväksyy ja vahvistaa valtakunnantason ja kuntatason indikaattorit tuotantokäyttöön, tulee ko työ tehdä. Tämän työn tuloksena indikaattoritiedot saattavat muuttua. toimeenpanovastuusta Indikaattoreiden kattava määritystyö tulee sopia ja organisoida. Toimeenpanovastuu kuntien SoTetietojohtamisesta vastaavat.

9 SoTe Tietojohtaminen 7 (7) 6 E4 Kuusikkokuntien indikaattorituotannon tuki / koordinointi (OP1) Pr2r2 Kuusikko-kunnat tuottavat vuosittain yhteisesti sovittuja indikaattoreita. Indikaattoreiden tuotanto on nykyisellä menetelmällä ja välineistöllä hyvin työlästä (=kallista ja aikaa vievää). Yhteinen raaka-datan tietomalli Kuusikko-työlle ja SoTe-indikaattoreille. Yhteinen tiedon keruu ja jalostus. Yhteisten indikaattoreiden määrittäminen jatkossa. toimeenpanovastuusta Kuusikko-kunnat

10 SoTe Tietojohtaminen 8 (8) 7 E5Yleisen palvelupalautetiedon (palvelukokemus) määrittäminen (OP1) Pr2 Asiakkaan palvelukokemustieto on olennainen tieto niin palvelujen kehittämisessä kuin asiakaslähtöisessä toiminnassakin, jossa asiakas saa käyttöönsä tiedon miten muut asiakkaat ovat kokeneet kyseisen kuntien ydinpalvelun palvelutuottajittain ja palveluyksiköittäin / palveluhenkilöittäin. Ei ole tehokasta kerätä kyseitä tietoa eri tarkoitusta varten eri prosesseissa ja erillisesti vaan kerätä tieto kertaalleen riittävän kattavana, palveluprosessiin sidottuna ja mahdollisimman tehokkaasti ja asiakasystävällisesti. Tiedon hyödyntäminen tulee olla mahdollista ja tehokasta erilaisiin tarpeisiin. Palvelupalautetiedon osalta tulee koordinoida meneillään olevia aihetta olennaisesti sivuavia hankkeita SoTe - Palvelukokemustieto, Palveluvaaka palvelupalautetieto, STM asiakastyytyväisyystieto. Määritetään eri tarpeita palveleva kerättävä tieto ja sen luokittelu: Palvelukokemustiedon sisältöehdotus o Miten koitti saamanne palvelun? o Oliko palvelun löytäminen / saaminen helppoa? Tiesittekö palvelutarjonnasta? o Tarvitsetteko kyseiseen palvelutarpeeseenne muuta palvelua? o Tarvitsetteko jatkossakin saamaanne palvelua? Palvelukokemustiedon luokitusehdotus o Luokittelu 1-5 Palvelukokemustiedon primäärit kohdistumistiedot o Palvelu o Palvelutapahtuma o Asiakas o Palvelun tuottaja (yritys) o Palveluresurssit (henkilö / henkilöstö / tiimi / ryhmä ) o Aika toimeenpanovastuusta THL, Kuusikko-johtoryhmä ja KuntaIt Jalkautus

11 SoTe Tietojohtaminen 9 (9) 8 E6EDW/DV Loogisen ja fyysisen tietomallin standardointi, julkisuus ja jatkokehittäminen (OP2) Pr1 Kuntien tietotekniikan tehokkuus-, integrointi- ja yhdenmukaisuusvaatimus sekä vaatimus vastata myös tuleviin tarpeisiin. Ajatusketju: - kuntien ydinoiminnat (tulokset) riittävän samanlaisia -> - riittävän yhtenevät tietotarpeet-> [Taso = palvelutapahtumataso] - yhtenevät lähtötietotarpeet -> [Tietosisältö] - yhtenevä tietovarasto DW ja sen tietomallit -> Kattavan tietojohtamisen ja ICT tehokkusvaatimuksiin vastaa parhaiten SoTe määritysten mukainen EDW/DV tietomallinnusmenetelmä -> SoTe EDW/DV looginen ja fyysinen tietomalli toimii kansallisella tasolla kuntien tavoittellisen tietovaraston suunnittelun pohjana -> luodaan SoTe-hankkeen pohjalta (=suunnitellaan ja ylläpidetään) kuntatason julkinen ja avoin (standardi) looginen ja fyysinen tietomalli tarvittavine kuvauksineen -> -> Määritellään tavoittellisesti E[Kunta]-tasolla, päätös osioinnista tarkemman tarkastelun kautta vain jos jokin pakottava syy olemassa - status: suositus / de fakto standardi / pakotetaan käyttämään standardi -> Tiedonsiirtorajapinnan standardointi ks erillinen kohta. toimeenpanovastuusta Juhta ja JHS-järjestelmä

12 SoTe Tietojohtaminen 10 (10) 9 E7ETL1-tason tiedonsiirtorajapinnan standardointi (OP3) Pr1 Kuntien avoimen, julkisen ja yhtenevän fyysisen tietomallinnuksen kautta rakentuu riittävän yhteneviä kuntatason EDW/DV tietovarastoja. Kun tietovarasto on riittävän yhtenevä, on mahdollisuus olellisesti tehostaa ICT-toimintaa määrittämällä myös yhtenevä ETL1-tason tiedonsiirtorajapinta. Yhteisen EDW/DV fyysisen tietomallinnuksen kuvausten kautta määritetään avoin, julkinen ja yhtenevä tiedonsiirtorajapinta tarvittavine kuvauksineen. Kanta integraatioalustaan / -palveluihin? (Ei tarpeellinen tässä vaiheessa) toimeenpanovastuusta Juhta ja JHS-järjestelmä

13 SoTe Tietojohtaminen 11 (11) 10 E8Operatiivisten järjestelmien jatkokehittämistarpeet asiakassegmentti- ja asiakastason indikaattori- ja mittaritiedon (yleisemmin raportointi) tuottamiseksi (OP3) Pr1 Tarpeiden mukaisten ydinpalvelujen kustannusvaikuttavuuden ja tuottavuuden kehittämisen ja mittaamisen mahdollistamiseksi tulee operatiivisia (ja halinnnon) tietojärjestelmiä kehittää niin että niistä saadaan tietovarastoon tarvittava tieto. Tuottavuuden kannalta olennainen lähtötietotarve on henkilötyön määrätieto [aika] kohdistettuna asiakkaaseen [asiakasryhmään], palvelutuotehierarkian kohteeseen [palvelu] ja tuotannontekijään [työntekijä, henkilöryhmä, ryhmä henkilöitä [stattiinen ryhmä/tiimi tai virtuaallinen], tuotannon muu resurssiyksikkkö. Tehdään tarkennettu määritelmä ja suunnitelma tarvittavista tiedoista merkittävimmissä SoTepalveluissa ja samassa yhteydessä määritettään kokonaisuuden kannalta paras tiedon tuottamisjärjestelmä. Tämä tieto tulee saada operatiivisten ja hallinnon järjestelmien toimittajien tietoon ja toteutusta varten järjestelmien kehittämis-/ylläpito-ohjelmiin. toimeenpanovastuusta Järjestelmätoimittajat ja Kunnat

14 SoTe Tietojohtaminen 12 (12) 11 E9Asiakas- ja asiakassegmenttitason indikaattorilaskennan soveltamisohjeen tekeminen koko SoTe-palveluja kattavaksi (OP3) Pr1 SoTe-palveluissa henkilöstökustannusten osuus on 50-80% kokonaiskustannuksista. Pilotointia varten on luotu ja dokumentoitu laskentamalli, joka pystyy epätäydellisen tiedon kautta tuottamaan tuotantoon ja laskentajakson tietoihin pohjautuvasti asiakastason kustannustietoja jaoteltuna karkeisiin toimintoryhmiin [karkea toimintoryhmätason kustannuslaskenta]. Tätä mallin voidaan todennäköisesti soveltaa kaikkiin SoTe-palveluihin, mutta se vaatii ainakin esimerkinomaisesti erityyppisten palvelujen pöytätestausta (vähintään). Pilotin aikana saativien kokemusten pohjalta tehdään tarvittava pöytätestaus ja laskentasäännöstön soveltamisohje erityyppisille SoTe-palveluille. toimeenpanovastuusta KuntaIt

15 SoTe Tietojohtaminen 13 (13) 12 E10SoTe-indikaattoritiedon jakelujärjestelmän suunnittelu ja toteutus (OP3) Pr2r2 Kuntien tuottamien indikaattoreiden hyväksikäyttöä varten tulee indikaattiritieto koota mahdollisimman reaaliaikaisesti valtakunnatasolla yhteen ja jakaa se tarvitsijoille (mm kunnille) sähköisesti. Kuntatason indikaattoreista tulee tuottaa myös alue- ja valtakunnatason indikaattoreita. OP3 työn tulosten mukaisesti THL vastaa SoTe-indikattoritiedon keräämisestä ja jakelukanavista. Pilotointien yhteydessä testataan jo osittain tavoitteellisen metatiedon tuottamista (käytetään hyväksi pilottien arvioinnissa) suunnittelmalla samlla tarkemmin metadatasisältöä. Kun SoTe-indikaattoreiden tuotanto muuttuu kattavammaksi [mikä kattavuusaste?] tulee samalla suunnitella, toteuttaa ja käyttöönottaa THL:n jakelupalvelut. toimeenpanovastuusta KuntaIt ja THL