TARJOUSPYYNTÖ x.x.2011 TULOSTAMISEN JA KOPIOINNIN KOKONAISPALVELUT

Transkriptio

1 1 (40) Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö TARJOUSPYYNTÖ x.x.2011 TULOSTAMISEN JA KOPIOINNIN KOKONAISPALVELUT

2 2 (40) Seutukeskus Oy Häme (tilaaja/ostaja), toimii hankintalain mukaisena yhteishankintayksikkönä Hämeenlinnan seudulla ja sen lähialueella. Yhtiön Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö ( vastaa hankintaprosessien toimivuudesta, päätöksenteosta ja sopimuksista sekä toiminnan kehittämisestä tässä tarjouspyynnössä mainittujen tahojen kanssa. Yhteishankintayksikön kilpailuttamia sopimuksia voivat hyödyntää kaikki Seutukeskus Oy Hämeen omistajat sekä niiden yhdessä tai erikseen hallinnoimat kuntayhtymät, osakeyhtiöt ja säätiöt. Lisäksi sopimuksia voivat hyödyntää Seutukeskus Oy Hämeen kokonaan tai osittain omistamat yhtiöt sekä näiden yhtiöiden muut omistajat. Liitteessä numero 1 on mainittu keskeisimmät yhteishankintayksikön asiakkaat. Yhteishankintayksikkö pyytää asiakkailleen tarjoustanne tulostamisen ja kopioinnin kokonaispalveluista tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Hankintakausi on kaksi (2) vuotta ( ) + kaksi yhden vuoden optiovuotta ( ). Hankintakausi alkaa kuitenkin aikaisintaan hankintapäätöksen saatua lainvoiman. Sopimustoimittajaksi valitaan yksi toimittaja. Tämän lisäksi tarjouskilpailussa toiseksi tullut toimittaja valitaan ns. varatoimittajaksi, jolta laitteita voidaan hankkia vain jos päätoimittaja ei kykene palvelua tilaajalle järjestämään. Ostajalla on oikeus tarkistaa tarjoajan tarjouksessaan liitteineen antamat tiedot ennen hankintapäätöksen tekemistä. Mikäli annetut tiedot eivät pidä paikkaansa, tarjous tullaan hylkäämään. YHTEISÖT HANKINNAN KOHDE JA LAAJUUS Sopimukseen liittyvät yhteisöt on lueteltu liitteessä numero 1. Sopimukseen liittyvät yhteisöt siirtyvät tehtävän sopimuksen piiriin nykyisten digitaalisten monitoimilaitteiden ja kopiokoneiden sopimustensa päättymisen jälkeen. Hankinnan kohteena ovat digitaaliset monitoimilaitteet ja kopiokoneet sekä niihin liittyvän kokonaispalvelun osat: - sopimukseen liittyvien yhteisöjen sopimuskaudella päättyvien digitaalisten monitoimilaitteiden, digitaalisten kopiokoneiden, leasing-, vuokra- ja käyttövuokrasopimuskoneiden yms. sopimuskoneiden uusiminen tarvittaessa sekä sopimuskauden uushankinnat - jokaiseen laitetilaukseen liitettävä tulostus- ja kopiointikartoitus kustannussäästöjen saavuttamiseksi (kartoituksen on sisällyttävä tarjottuihin laitehintoihin) - laitteiden hankinnan jälkeen kalenterivuosittain tehtävä tulostus- ja kopiointioptimoinnin kartoitus laitteiden optimaalisen käytön saavuttamiseksi (kartoituksen on sisällyttävä tarjottuihin laitehintoihin) - muut tarvittavat hankinnan kohteena oleviin digitaalisiin monitoimilaitteisiin ja kopiokoneisiin liittyvät tuotteet ja palvelut tullaan hankkimaan valitulta toimittajalta, kuitenkin niin, että ne hinnoittelultaan täyttävät sopimuksen perustana olevan tarjouksen hinnoitteluperusteet ja katetason - suurkuvatulostimet ja muut vastaavat ammattitulostimet pidätetään oikeus hankkia valitulta toimittajalta, kuitenkin niin, että ne hinnoittelultaan täyttävät sopimuksen perustana olevan tarjouksen hinnoitteluperusteet ja katetason - käytetyt laitteet pidätetään oikeus hankkia valitulta toimittajalta

3 3 (40) Nykyinen laitekanta on kuvattu liitteessä numero 2. Monitoimilaitteita on asiakaskunnassa yhteensä noin 600 kappaletta. Koneluokat ja ominaisuudet on esitetty tämän tarjouspyynnön liitteissä. Koneluokat on määritetty koneen runkonopeuden mukaisesti. Tarjoajan on tarjottava koneensa kuhunkin luokkaan koneen runkonopeuden perusteella. Työnopeus ei saa olla merkittävästi hitaampi kuin runkonopeus. Vastuunjakotaulukko on esitetty liitteessä numero 11. Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitetyt määrätiedot perustuvat historiatiedoista tehtyyn arvioon, eivätkä ne siten sido ostajaa. Ostajapuoli korostaa, että digitaalisten monitoimilaitteiden ja kopiokoneiden hankinnan kohteena on nimenomaan tulostamisen ja kopioinnin kokonaispalvelu, eikä perinteinen laitekauppa, jossa olemassa oleva laite vaihdetaan uuteen ottamatta huomioon laiteympäristöä ja muita osapuolia. Palvelun yhteydessä ostettavan laitteen hinta näyttelee usein vain 20 prosenttia koko asiakirjahallinnon kustannuksista. Tästä syystä ostajapuoli on tuotteistanut hankinnan palveluhankinnaksi ja korostaa hankinnan päätösperusteissa toimittajan palvelukykyä ja palveluun osoitetun henkilöstön kyvykkyyttä. Hankinta koostuu kahdesta osakokonaisuudesta (palvelumallista), joille kummallekin valitaan toimittajaksi yksi ja sama toimittaja. Tarjoajan on pystyttävä tuottamaan molemmat palvelut. Lähtökohtaisesti Hämeenlinnan kaupunki tulee hankkimaan palvelun palvelumallin 2 mukaisesti ja muut asiakkaat palvelumallin 1 mukaisesti. Kullakin asiakkaalla on oikeus valita kumpaa palvelumallia ne käyttävät, mutta lähtökohta on, että se malli jota käytetään, koskee kaikkia ko. organisaation hankkimia laitteita. Palvelumalli 1 - tämän tarjouspyynnön liitteineen vaatimukset, lukuun ottamatta liitettä numero 12 ja hinnoitteluliitettä numero 2 Palvelumalli 2 - tämän tarjouspyynnön liitteineen vaatimukset, mukaan lukien liite numero 12 sekä lukuun ottamatta hinnoitteluliitettä numero 1 HANKINTAMENETTELY Hankintaan käytetään avointa menettelyä. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnasta on tallennettu ilmoitus HILMA-palveluun ( x.x Hankintapäätöksen jälkeen Seutukeskus Oy Häme tulee käymään valitun toimittajan (ja varatoimittajan) kanssa yksityiskohtaiset kahdenväliset hankintaneuvottelut. Neuvottelujen tarkoituksena on hankintasopimuksen yksityiskohtien täsmentäminen. Tarjousten käsittely: 1. Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen 3. Tarjousvertailu 4. Hankintapäätös Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007).

4 4 (40) SOPIMUKSEN LAAJENTAMINEN JA SUPISTAMINEN ASIAKIRJOJEN JULKISUUS SOPIMUKSEN JALKAUTTAMINEN Tarjoajan tulee huomioida tarjousta antaessaan ja tarjoushintaa määrittäessään, että hankintavolyymi voi olla suurempi kuin tarjouspyyntöhetkellä sopimukseen mukaan tulevien yhteisöjen yhteenlaskettu hankintavolyymi osoittaa. Volyymin mahdollinen kasvaminen perustuu siihen, että sopimusta on mahdollista laajentaa liitteessä numero 1 mainitulla tavalla. Mahdolliset sopimuksen laajentamisesta aiheutuvat volyymilisäykset on huomioitu hankintamenettelyä valittaessa. Hankintakauden aikana myös tällä hetkellä tarjouspyynnössä mainittujen yhteisöjen omistuksessa olevissa kohteissa ja toiminnassa saattaa tapahtua muutoksia, jotka vaikuttavat tämän tarjouspyynnön kohteena olevan hankinnan/toiminnan järjestämiseen, laajentamiseen tai supistamiseen. Tällöin laadittavaa sopimusta tarkistetaan tarvittavin osin, eikä tarjouksen antajalla ole oikeutta vaatia vahingonkorvauksia ko. muutoksista johtuen. Tarjouksen antaessaan tarjoaja sitoutuu tähän ehtoon. Hankinta-asiakirjat ovat asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan pääsääntöisesti julkisia. Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Muut hankinta-asiakirjat ovat julkisia sopimuksen teon jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto asiansa käsittelyyn liittyvistä hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoittamisen jälkeen. Tarjousasiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi tai asianosaisjulkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Tarjouksen tai tarjousten valintaperusteet, hinnat ja muu sisältö siltä osin kuin ne eivät sisällä salassa pidettävää tietoa tulevat julkisiksi. Tältä osin tarjoajia pyydetään kuitenkin huomioimaan, että muiden tarjoajien tarjousasiakirjat tulevat asianosaisjulkisiksi vain siltä osin kuin ne vaikuttavat tarjoajan asian käsittelyyn. Tarjoajan on merkittävä toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin. Tämän jälkeen hankintayksikkö tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Tarjouskilpailuasiakirjojen kopioinnista ja lähettämisestä tietoa pyytäneelle on tarjouksen pyytäjällä oikeus veloittaa toteutuneiden kustannusten mukaisesti. Hankintapäätöksen jälkeen tarjoajalla on oikeus saada valitun tarjouksen kopio veloituksetta tai käydä tutustumassa valittuun tarjoukseen Seutukeskus Oy Hämeen toimitiloissa (tarjouksen pyytäjä päättää siitä, kumpaa tapaa käytetään). Muiden tarjousten kopioinnista veloitetaan todellisina keskimääräisinä kuluina 50 euroa ( ), alv 0 %, per tarjous. Valitun toimittajan (ei koske varatoimittajaa, ellei sitten Seutukeskus Oy Hämeen Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö ole antanut varatoimittajalle kirjallisessa muodossa oikeutta laitteiden myyntiin) on käytävä henkilökohtaisesti tapaamassa jokaista hankintayksikön tilaajaksi ilmoittamaa henkilöä sopimuksen toteuttamisen ja sopimukseen sitouttamisen takaamiseksi. Hankintayksikkö valvoo omalta osaltaan sopimuksen toteutumista ja tilaajien sitoutumista.

5 5 (40) SOPIMUSEHDOT JA TARJOUSPYYNNÖN MUUT EHDOT Hankinnassa noudatetaan ensisijaisesti tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisia ehtoja. Toissijaisesti noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE 2009 PALVELUT. Osatarjouksia ei hyväksytä. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Rinnakkaisia tarjouksia ei hyväksytä. Pidätetään oikeus olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos yhtään tarjousta ei ole hyväksytty. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos saadaan vain yksi (1) hyväksyttävissä oleva tarjous, tai jos ostajaryhmittymän käytössä olevat rahat eivät riitä hankinnan toteuttamiseen. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos tarjouspyynnössä ilmenee jälkikäteen virhe, joka ei ole mahdollistanut tarjoajien tasapuolista kohtelua tai jos toimintaympäristössä on tapahtunut sellaisia muutoksia, joiden perusteella tarjouspyyntö ei ole omiaan tuottamaan tarkoituksenmukaista ratkaisua. Muulta osin pidätetään oikeus keskeyttää hankinta muissa lainsäädännön sallimissa rajoissa. Toimittajalla ei ole oikeutta vaatia ostajalta korvausta tarjouksen tekemisestä. Toimittaja sitoutuu tarjouksen jättäessään automaattisesti tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitettyihin ehtoihin. Hankintayksiköillä on oikeuskäytännössä katsottu olevan velvollisuus hylätä tarjoukset, jotka eivät ole tarjouspyynnön mukaisia tai eivät täytä tarjouspyynnön mukaisia ehtoja sekä tarjoukset, jotka eivät ole saapuneet määräaikaan mennessä. Asiakirjojen pätevyysjärjestys: 1. Sopimus 2. Sopimuksen liitteet 3. Tarjouspyyntö liitteineen 4. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot JYSE 2009 PALVELUT 5. Tarjous liitteineen (tarjouksessa annetut tiedot tulevat osaksi sopimusta) Hankintasopimus laaditaan ostajan (eli tarjouksen pyytäjän) sopimuspohjalle. Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta ostajan ja myyjän välille. Hankintapäätös tai muu vastaus ei ole oikeustoimilain tarkoittama tarjouksen ehdoton hyväksyminen, vaan sopimus syntyy sopimusasiakirjan allekirjoituksella, joka tehdään, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimus ostajan ja valitun toimittajan (koskien myös varatoimittajaa) välillä katsotaan syntyneeksi vasta, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman ja hankinnasta on allekirjoitettu erillinen kirjallinen sopimus. Sopimus tulee voimaan (kuitenkin aikaisintaan hankintapäätöksen saatua lainvoiman) ja on voimassa sopimuskauden ajan, ellei sitä ostajan toimesta irtisanota/pureta. Purkaminen voi perustua vain myyjän sopimusrikkomukseen. Tarjoajan ei tule liittää tarjoukseensa mitään omia toimitusehtoja. Mikäli tarjoaja liittää tarjoukseensa oman alansa toimitusehdot tai muut toimitusehdot ja ne ovat joltain osin ristiriidassa tämän tarjouspyynnön ehtojen, tämän tarjouspyynnön liitteiden ehtojen ja/tai julkisten hankintojen yleisten sopimusehtojen kanssa, on ostajalla velvollisuus sulkea tarjoaja pois kilpailusta. Jos tarjoajan tarjouksensa liitteenä mahdollisesti toimittamassa kuvastossa/hinnastossa on tarjoajan omat myynti-, toimitus- tms. ehdot, tarjoaja sitoutuu tarjouksen jättäessään automaattisesti siihen, että sen kuvastossa/hinnastossa mahdollisesti olevat ehdot eivät koske tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaista hankintaa, vaan sopimuskaudella hankittavat tuotteet hinnoitellaan aina sopimuksen mukaisin ehdoin.

6 6 (40) Sopimus tulee voimaan (kuitenkin aikaisintaan hankintapäätöksen saatua lainvoiman) ja päättyy viimeistään Optiovuosien käyttöön ottamisesta sovitaan erikseen viimeistään neljä (4) kuukautta ennen optiovuosien käyttöönottoa, muutoin optiovuodet eivät tule käyttöön. Hankintayksikkö pidättää oikeuden jatkaa sopimuskautta aina siihen asti, kunnes tämän tuoteryhmän seuraavan julkisen tarjouskilpailun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimusvelvoitteiden täyttämisessä todetut puutteet ratkaistaan ensisijaisesti sopimusosapuolten välisin neuvotteluin, joissa pyritään sopimaan välittömästä virheen oikaisemisesta, yhteisesti hyväksytystä sopimuksen tulkinnasta sekä osoitetun välittömän vahingon täysimääräisestä korvaamisesta toiselle sopimusosapuolelle. Sopimusosapuolet eivät kuitenkaan vastaa välillisistä vahingoista. Edellä mainittuihin vahinkojen korvaamisiin ei ole velvollisuutta, mikäli julkisten hankintojen yleisten sopimusehtojen mukainen vapauttamisperuste (force majeure) on estänyt sopimusvelvoitteiden täyttämisen. Riitatilanteissa oikeuspaikkana on tarjouksen pyytäjän kotipaikkaa lähinnä oleva käräjäoikeus. Tuotevastuun osalta sovelletaan voimassa olevia kansallisia ja kansainvälisiä lakeja ja määräyksiä. Mahdollisista sopimusmuutoksista neuvotellaan osapuolten kesken ja niistä sovitaan kirjallisesti. Lisäys tai muutos sopimukseen on sitova vain, jos siitä on sovittu kirjallisesti. Seutukeskus Oy Hämeellä on täydet valtuudet toimia sopimusoikeudellisesti asiakkaidensa edunvalvojana sopimusneuvotteluissa ja riitatilanteissa. Seutukeskus Oy Häme voi käydä oikeutta toimittajaa vastaan toimittajan sopimusrikkomuksista Seutukeskus Oy Hämeen asiakasta kohtaan, eikä toimittaja voi vedota siihen, ettei Seutukeskus Oy Häme ole asiassa asianosainen. Tämän edellytyksenä on, että Seutukeskus Oy Hämeen asiakas ei itse käy samassa asiassa oikeutta toimittajaa kohtaan. Mikäli sopimuksen syntyminen viivästyy toimittajasta aiheutuvista syistä (mm. sopimusehtojen täyttämisen puutteet), on tarjouksen pyytäjällä oikeus hylätä annettu tarjous ja tehdä hankinnasta uusi hankintapäätös. Tämän tarjouskilpailun perusteella solmitun sopimuksen kautta tehtyihin toimituksiin sovelletaan tilaushetkellä voimassa olleita sopimusehtoja riippumatta siitä, onko tämän tarjouskilpailun perusteella solmittu sopimus voimassa vai ei. Sopimuskauden aikana ostajalla on oikeus asettaa toimittaja myyntikieltoon, kunnes tämä täyttää sopimusvelvoitteensa. Myyntikiellon aikana toimittajalla ei ole oikeutta myydä laitteita. Mikäli toimittaja rikkoo tätä ehtoa, seuraa siitä sopimussakko, joka on 500 euroa ( ), alv 0 %, per myyty laite ja lisäksi myyjä joutuu perumaan tehdyn kaupan/toimituksen. Myyntikiellon aikana oikeus laitteiden myyntiin on varatoimittajalla, mikäli varatoimittajaa ei ole asetettu myyntikieltoon. Myyjällä ei ole oikeutta irtisanoa syntyvää sopimusta. Varatoimittajalla on oikeus laitteiden myyntiin myös silloin, jos valitun toimittajan (varsinaisen toimittajan) kanssa tehty sopimus on irtisanottu/purettu tai valittu toimittaja ei muuten pysty toimittamaan laitteita ja niihin liittyvää palvelua. Oikeuden varatoimittajalle laitteiden myyntiin antaa Seutukeskus Oy Hämeen Hankinta- ja kilpailuttamisyksikön johtaja tai Seutukeskus Oy Hämeen toimitusjohtaja kirjallisessa muodossa (muussa tapauksessa varatoimittajalla ei ole oikeutta laitteiden myyntiin).

7 7 (40) Jokaisesta laitetoimituksesta laaditaan laitekohtainen (konekohtainen) toimitussopimus. Tilausvahvistus tilaajan allekirjoituksella varustettuna voi toimia toimitussopimuksena. Kaikki toimitussopimukset on lisäksi toimitettava puolivuosittain pdf-tiedostoina Seutukeskus Oy Hämeen Hankinta- ja kilpailuttamisyksikölle sopimusten arkistointia varten. Toimitussopimuksesta on käytävä ilmi toimitettu laite lisävarusteineen ja hintatiedot tilaushetken korkotason mukaisesti. Toimitussopimus toimii konekohtaisena sopimuksena ja se on voimassa hinnoitteluliitteessä mainitun konekohtaisen kuukausimäärän ajan riippumatta laadittavan pääsopimuksen (hankintasopimus) voimassaolosta. Koko konekohtaisen sopimuskauden ajan noudatetaan tilaushetken hankintasopimuksen mukaisia ehtoja. Ostajalla on oikeus sanoa syntyvä sopimus irti konekohtaisesti, jos toimitetussa koneessa on toistuva toimintavirhe tai se ei muuten laadullisesti vastaa tilaajalle annettua tietoa laitteesta. Irtisanottaessa sopimus konekohtaisesti myyjällä on velvollisuus toimittaa tilalle toimiva vastaava kone ilman, että alkuperäistä konekohtaista sopimusta miltään osin muutetaan (sopimuskauden pituutta ei pidennetä ja hintoja ei muuteta). Mikäli myyjä ei tähän kykene, tilaajalla on oikeus olla maksamatta myyjän lähettämää laskua ja konekohtainen sopimus puretaan. Voimassa olevan täyshuoltosopimuksen irtisanomisaika on yksi (1) kuukausi ilman neuvotteluja. Mikäli laite ei toimi, ei laitteesta makseta täyshuoltosopimuksen hintaa, eikä vuokrakuluja. Myyjä vastaa siitä, että myyjän järjestämä rahoitus toteuttaa tämän tarjouspyynnön mukaiset ehdot. Ostajalla on oikeus purkaa koko syntyvä sopimus, jos tämän tarjouspyynnön liitteessä numero 3 esitetyt minimivaatimukset tai muut toiminnalle/laitteille asetetut vaatimukset eivät täyty. Purkaminen voidaan suorittaa myös konekohtaisesti muita laitteita irtisanomatta. Sopimuksen purkaminen astuu voimaan välittömästi edellä mainittujen neuvottelujen päätyttyä. Ostajalla on oikeus purkaa koko konekohtainen sopimus ilman lisäkustannuksia, mikäli kone ei toimi eli on epäkunnossa yli viisi (5) arkipäivää (katso määritys toimimattomasta koneesta kohdasta HIN- NAT JA HINNOITTELUMEKANISMI SEKÄ HINNANMUUTOKSET). Tarjoajina toimivat sekä palveluntuottaja (myynti- ja huolto-organisaatio) että maahantuoja. Molempien tulee allekirjoittaa tarjous (myöhemmin sopimus), lukuun ottamatta tilannetta, jossa maahantuoja on itse tarjoaja. Jos tarjoajina toimivat sekä palveluntuottaja että maahantuoja ja sopimuskauden aikana käy niin, ettei palveluntuottaja pysty enää hoitamaan velvoitteitaan yms., maahantuojan rooli on tällöin huolehtia asiakkaalla olevan laitekannan huollosta ja ylläpidosta (ei siis uusien laitteiden myynnistä) alkuperäisen sopimuksen mukaisin ehdoin. Huoltotoiminnan voi hoitaa myös maahantuoja, kunhan asia käy selvästi esille tarjoajan toimittamasta huolto- ja varaosapalveluselvityksestä. Tämän sopimuksen irtisanomisella ei ole sellaisenaan vaikutuksia ennen irtisanomista tehtyihin tilauksiin, vaan toimittaja hoitaa tilaukset ja toimitukset sellaisilla ehdoilla, jotka ovat voimassa ennen irtisanomista. Toimittajalla ei ole oikeutta myydä asiakkaille muita laitteita kuin hinnoitteluliitteessä mainitut laitteet, ellei asiaa ole hyväksytetty ensin kirjallisesti Seutukeskus Oy Hämeen Hankinta- ja kilpailuttamisyksikössä.

8 8 (40) TIETOTURVA Asiakkaalta palautuvien koneiden/kovalevyjen vaihdon yhteydessä koneiden kovalevyjen tietojen tuhoaminen on suoritettava tietoturvallisesti. Tuhoamisen on tapahduttava yleisesti hyväksyttävillä ohjelmilla/menetelmillä ja asiakkaan vaatimusten mukaisesti: - kiintolevyjen käsittely koneiden poistuessa käytöstä formatointi luovutus asiakkaalle ylikirjoitus tuhoaminen murskaamalla Valitulla toimittajalla ja toimittajan henkilöstöllä (ja varatoimittajalla ja sen henkilöstöllä) ei ole oikeutta antaa tietoja kolmannelle osapuolelle laadittavan sopimuksen alaisista asioista. Tarjoaja sitoutuu tarjouksen tehdessään siihen, että se tullessaan valituksi toimittajaksi käsittelee ja sen mahdolliset alihankkijat käsittelevät syntyvän sopimussuhteen alaisia asioita luottamuksellisesti. Tarjotuilla koneilla tulee olla mahdollista tulostaa turvatusti, jolloin käyttäjä tulostaa työn turvatulostusjonoon ja vapauttaa tulosteensa laitteelta esimerkiksi koodilla. ALIHANKINTA JA SOPIMUKSEN SIIRTÄMINEN SEKÄ KONEKANNAN MYYNTI Tarjoaja-palveluntuottajalla (tai maahantuojalla, jos se on tarjoaja) on oikeus käyttää alihankkijoita. Niiden osalta tarjoaja-palveluntuottaja (tai maahantuoja, jos se on tarjoaja) vastaa toiminnasta kuin omastaan. Sopimusta ei voi yrityskaupan tai muun vastaavan sattuessa siirtää toisen/muun organisaation nimiin ilman ostajan kirjallista suostumusta. Ostajan on ensin varmistuttava siitä, että kaikki tarjouspyynnön liitteineen ja tarjouksen liitteineen sekä tarjousten vertailuun liittyvät ominaisuudet säilyvät vähintään samalla tasolla kuin on tarjouksessa liitteineen luvattu. Mikäli sopimus ei siirry, maahantuoja (jos konekannan uusi omistaja ei kykene hoitamaan koneille/palvelulle asetettuja vaatimuksia tai muita velvoitteitaan) tai konekannan uusi omistaja on vastuussa jo toimitettujen laitteiden huollosta ja ylläpidosta konekohtaisten sopimusten loppuun asti tämän tarjouspyynnön liitteineen mukaisilla ehdoilla. Myyjällä ei ole oikeutta ilman ostajan kirjallista suostumusta osaksikaan siirtää sopimusta kolmannelle osapuolelle. Tämä ei kuitenkaan estä myyjää käyttämästä alihankkijoita. Alihankkijoiden käytöstä on kuitenkin aina informoitava ostajaa kirjallisesti. HINNAT JA HINNOITTELUMEKANISMI SEKÄ HINNANMUUTOKSET Tarjouksen hinnoittelu tehdään Excel-muotoiselle hinnoitteluliitteelle (liite numero 10). Selvyyden vuoksi todetaan, että hinnoitteluliitteitä on kaksi, joista molemmat tulee täyttää täydellisesti tarjousta tehtäessä. Hinnat eivät saa sisältää valuuttasidonnaisuuksia, eli valuuttariskiä ostajalle. Tarjotut hinnat on esitettävä euroina ( ) ilman arvonlisäveroa (alv 0 %), ja niihin lisätään kulloinkin voimassa oleva arvonlisävero. Hinnoittelun osalta tarjouksen tulee koskea vain uusia koneita. Tarjoajan tulee vastata kaikkiin hinnoitteluosioihin. Ostajalla on velvollisuus hylätä tarjous, joka sisältää puutteellisesti täytetyn hinnoitteluliitteen.

9 9 (40) Hinnoittelun on kaikilta osin sisällettävä seuraavat tekijät muiden tarjouspyynnössä liitteineen esitettyjen tekijöiden lisäksi: - laitteen perushintaan sisältyvät minimivaatimusten ja muiden teknisten vaatimusten (liite numero 3) mukaiset tavarat, palvelut ym. tarjouspyynnön liitteineen mukaiset ehdot - uusien hankittavien laitteiden osalta hintoihin sisältyy laitteen poiskuljetus sekä kierrätys/hävitys ympäristöystävällisesti - jokaiseen konetilaukseen liitettävä tulostus- ja kopiointikartoitus kustannussäästöjen saavuttamiseksi - laitteiden hankinnan jälkeen kalenterivuosittain tehtävä tulostus- ja kopiointioptimoinnin kartoitus laitteiden optimaalisen käytön saavuttamiseksi - ostotapa: laitteet toimitetaan tilausten perusteella (ei siis kertatoimitusta sopimuskauden alkaessa) - asiakkaalta palautuvien koneiden/kovalevyjen vaihdon yhteydessä koneiden kovalevyjen tietojen asianmukainen tuhoaminen - koneiden mittarilukemien kerääminen - toimitusehto: vapaasti asiakkaalla, roskat pois kuljetettuina ja kopiointikuntoon/tulostuskuntoon asennettuna (mahdollinen yhteistyö muiden asennukseen liittyvien tahojen kanssa) - huoltohintoihin sisältyvät kaikki huoltotyöstä aiheutuvat kustannukset, mm. väriaineet, varaosat, huoltotyö ja matkakustannukset, jne. (lukuun ottamatta tulostuspapereita ja niittejä) sekä tarjouspyynnön liitteineen mukaiset ehdot Hinnoitteluliite 1 koostuu kolmesta (3) hinnoitteluosiosta. Hinnoitteluosiossa 1 tarjoaja tarjoaa laitteiden ostohinnat. Hinnoitteluosiossa 2 tarjoaja tarjoaa rahoituskertoimen (rahoituskerroin sidottava laitteesta riippuen 4 tai 5 vuoden kiinteäkorkoiseen koronvaihtosopimukseen tai vastaavaan x.x.2011 päätöskurssin perusteella) ja sen perusteella vuokrahinnan kaikille komponenteille. Lisäksi tarjoaja tarjoaa hinnoitteluosiossa 2 koneiden vuokrahinnat ja täyshuoltoveloituksen hinnan euroa ( )/A4-tuloste/kopio (A3 samalla hinnalla). Sopimuskauden pituudet on esitetty hinnoitteluliitteessä. Hinnoitteluosiossa 3 on muut maksut. Hinnoitteluliite 2 koostuu neljästä (4) hinnoitteluosiosta. Hinnoitteluosiossa 1 tarjoaja tarjoaa laitteiden ostohinnat. Hinnoitteluosiossa 2 tarjoaja tarjoaa rahoituskertoimen (rahoituskerroin sidottava laitteesta riippuen 4 tai 5 vuoden kiinteäkorkoiseen koronvaihtosopimukseen tai vastaavaan x.x.2011 päätöskurssin perusteella) ja sen perusteella vuokrahinnan kaikille komponenteille. Lisäksi tarjoaja tarjoaa hinnoitteluosiossa 2 täyshuoltoveloituksen hinnan euroa ( )/A4-tuloste/kopio (A3 samalla hinnalla). Sopimuskauden pituudet on esitetty hinnoitteluliitteessä. Hinnoitteluosiossa 3 tarjoaja tarjoaa verkkotulostimen sekä sen väriaineiden hinnan (tilaajalla on oikeus tilata väriaineet myös oman toimistotarvikesopimuksensa kautta). Hinnoitteluosiossa 4 on muut maksut. 2-puoleisissa tulosteissa/kopioissa täyshuoltohinta on 2 * (kertaa) 1-puoleisen tulosteen/kopion täyshuoltohinta. A3-tulosteissa/-kopioissa täyshuoltohinta on sama kuin A4- tulosteen/-kopion täyshuoltohinta. Pääsääntö on, että koneet ovat vuokralla maksimissaan 4 vuotta (luokan A koneet 5 vuotta), mutta tapauskohtaisesti on mahdollista jatkaa vuokrasopimusta lisävuodella, jonka hinnoittelusta sovitaan erikseen Seutukeskus Oy Hämeen kanssa. Tarjoajalla tulee olla mahdollista järjestää laitteita vuokralle myös lyhyemmäksi ajaksi kuin 4 vuotta. Tarjoaja sitoutuu tarjouksen antaessaan siihen, että tarjouspyynnön ja myöhemmin hankintasopimuksen kohteena olevien koneiden ja koneiden oheislaitteiden hinnat sekä niiden mukana

10 10 (40) kopio-/tulostekohtaiset pääoma-/huoltohinnat liikkuvat markkinatilanteen mukaisesti sopimuskautena myös alaspäin. Mikäli tarjoaja antaa sopimuskauden aikana jollekin asiakkaalle sopimushintoja edullisemman hinnan, tulee tämä hinta automaattisesti voimaan kaikille kyseisen tuotteen tai palvelun loppusopimuskauden toimituksille. Rahoituksen järjestämisestä vastaa tarjoaja. Tarjoajalla ei ole oikeutta missään toimitusprosessin vaiheessa pyytää tilaajalta allekirjoitusta rahoitussopimukseen, ellei rahoitussopimuksen ehdoissa mainita kaikkia tämän tarjouspyynnön liitteineen mukaisia ehtoja (mm., että tilaajalla ei ole velvollisuutta maksaa laskua, jos laite ei toimi). Tarjoajan tulee hyväksyttää sopimusehdot tarjouksen pyytäjällä kirjallisesti ennen niiden käyttämistä. Mikäli tarjoaja kuitenkin pyytää allekirjoituksen hyväksyttämättömään rahoitussopimukseen, katsotaan sopimus pätemättömäksi ja mahdollisista vahingonkorvauksista rahoitusyhtiön suuntaan vastaa tarjoaja. Laskutuksessa voi siis käyttää rahoitusyhtiötä laitevuokrien osalta, mutta tällöin rahoitusyhtiön ehdoissa on huomioitava se, että ostajalla ei ole velvollisuutta maksaa vuokria, jos laite ei toimi, vaan vuokramaksu siirtyy tarjoajan vastuulle. Selvyyden vuoksi todetaan, että toimimaton kone/laite on laite, joka ei toimi tulostuskäytössä (jos se on tulostuskäyttöön tilattu) niiden ohjelmistojen kanssa, jotka on mainittu tarjouspyynnön liitteissä ja ovat olleet toimitushetkellä tilaajan käytössä ko. laitteelle tulostavilla henkilöillä ja jota myyjä ei ole saattanut kuntoon tai vaihtanut toimivaan sovitussa ajassa (27 h vikailmoituksesta laskettuna 9 h per vrk arkisin). Niiltä päiviltä, joina laite on ollut jollain tavalla epäkunnossa enemmän kuin kaksi tuntia, ei tilaajan tarvitse maksaa laitteen laskennallista päivävuokraa (kuukausivuokran jakajana luku 30) kerrottuna kahdella. Hyvitys voidaan tehdä huoltoveloituksesta. Täyshuoltoveloituksia ei missään olosuhteissa saa rahoittaa asiakkaalle eikä rahoitusyhtiöllä kolmen (3) kuukauden etukäteislaskutusta pidemmäksi ajaksi, koska se on omiaan kasvattamaan riskiä toimimattomasta huoltopalvelusta sopimusaikana. Jos tilaaja ei halua johonkin laitteeseen kaikkia niitä komponentteja tms., jotka tässä tarjouspyynnössä ja tämän tarjouspyynnön liitteissä on vaadittu kyseisen laitteen minimivaatimuksiksi, on tarjoaja velvollinen vähentämään kyseisten komponenttien tms. hinnat laitteen kokonaishinnasta. Hinnoittelun on kaikilta osin sisällettävä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitetyt ehdot, tuote- /laite-/palveluominaisuudet sekä kustannukset. Mitään muita kuin hinnoitteluliitteessä mainittuja maksuja ja veloituksia ei sopimuskaudella hyväksytä. Tarjotut hinnat ovat kiinteitä maksimihintoja ensimmäisen kahden (2) sopimusvuoden ajan. Hinnat voivat sen sijaan laskea, jos markkinahinnat laskevat. Mikäli jokin tuote korvataan uudella sopimuskauden aikana, tulee korvaavan laitteen olla kaikilta osin vähintään alkuperäisen laitteen tasoinen ja hinnaltaan korkeintaan alkuperäinen hinta. Optiovuosille hinnoista neuvotellaan erikseen. Huoltohinnat ovat kiinteitä koko konekohtaisen sopimuskauden ajan. Vuokrahinnat määräytyvät tilaushetken korkotason mukaisesti. Seutukeskus Oy Hämeen Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö pidättää oikeuden hyväksyä tai hylätä toimittajan esittämät muutokset sekä pidättää oikeuden esittää perusteltuja hinnanalennuksia.

11 11 (40) LAITTEIDEN ELINKAARET HUOLTOPALVELU JA KÄYTTÄJÄTUKI Tarjoukseen ei saa liittää mitään hinta- ym. varaumia. Valittu toimittaja (koskien myös varatoimittajaa) sitoutuu sopimuskaudella tiedottamaan ostajalle etukäteen kausiluontoisista alennuksista, myynninedistämiskampanjoista sekä muista hintaan vaikuttavista tekijöistä ja antamaan ostajalle automaattisesti vastaavat edut, mikäli ne ovat ostajan kanssa tehtävän sopimuksen ehtoja edullisemmat. Tarjoajan on tarjouksessaan tarjottava laitteita, joiden elinkaari kestää vähintään joulukuuhun 2013 saakka. Tarjouksessa on kerrottava tarjottavien laitteiden elinkaaret. Laitteen elinkaaren päättyessä valitun toimittajan (koskien myös varatoimittajaa) tulee ilmoittaa Seutukeskus Oy Hämeen Hankinta- ja kilpailuttamisyksikköön kirjallisesti viimeistään kolme (3) kuukautta ennen laitteen vaihtumista uuteen laitteeseen vastaavat tiedot kuin mitä on olemassa vanhastakin laitteesta (esimerkiksi konekohtaiset tiedot) ja toimittaa tarvittavat ajurit Seutukeskus Oy Hämeen ICT-yksikköön. Huoltopalvelun toimivuuden suhteen tullaan noudattamaan seuraavaa menettelyä: Valituksi tuleva toimittaja (koskien myös varatoimittajaa) on velvollinen huolehtimaan huoltopalvelun vasteaikojen seurannasta ja raportoinnista. Suoritettu huoltokäynti kuitataan hoidetuksi tilaajan allekirjoituksella (sekä vasteajan että toimintakuntoon saattamisen osalta). Huoltokäynti on suoritettu, kun kone on toimintakunnossa. Kuittauslomakkeessa tulee näkyä huoltopyynnön aika, huoltomiehen saapumisaika, huollon hyväksymisaika (toimintakuntoinen kone) ja huollon hyväksyjä. Huollon vasteajalla tarkoitetaan huoltomiehen saapumista koneelle ja huoltotöiden aloittamista (huoltotöiden aloittamiseksi ei katsota sitä, että toimittajalta joku taho käy toteamassa paikanpäällä huoltotarpeen, vaan vasta se, kun tarjoaja tekee konkreettisia huoltotöitä koneella). Huollon kuntoonsaattamisajalla tarkoitetaan koneen saattamista toimintakuntoon. Huollon vasteaikaa ja kuntoonsaattamisaikaa ei voi kuitata etähuoltopalvelun avulla, vaan ne edellyttävät paikalla käymistä ja huoltotöiden aloittamista. Tämä siksi, että kokemuksen perusteella huoltomiestä ei ole kustannustehokasta lähettää laitteelle vain kuittauksen saamiseksi, jolloin edellytys paikalle menemisestä tuottaa todennäköisemmin myös toimivan laitteen nopeammin. Vaste- ja kuntoonsaattamisaikoja mitataan arkisin klo välillä ja toimittaja on vastuussa asiakkaan väitteiden kumoamisesta. Tarjoaja sitoutuu suorittamaan huoltotoimenpiteet (myös tulostusongelmat) arkisin klo välillä. Tarjoaja sitoutuu neljän (4) tunnin vasteaikaan huoltokutsusta (lukuun ottamatta ns. kriittisiä koneita, joiden vasteajoista sovitaan erikseen). Mikäli ko. vasteaika ylittyy, toimittajaksi valittu tarjoaja (koskien myös varatoimittajaksi valittua tarjoajaa) korvaa asiakkaalle 30 euroa ( ), alv 0 %, kultakin alkavalta tunnilta (tämä hyvitetään automaattisesti seuraavassa huoltolaskutuksessa). Tarjoaja sitoutuu 12 tunnin kuntoonsaattamisaikaan huoltokutsusta (lukuun ottamatta ns. kriittisiä koneita, joiden kuntoonsaattamisajoista sovitaan erikseen). Mikäli ko. aika ylittyy, toimittajaksi valittu tarjoaja (koskien myös varatoimittajaksi valittua tarjoajaa) korvaa asiakkaalle 50 euroa ( ), alv 0 %, kultakin alkavalta tunnilta (tämä hyvitetään automaattisesti seuraavassa huoltolaskutuksessa). Lisäksi myyjällä on velvollisuus

12 12 (40) varmistua siitä, että tilaajalla on käytössään jokin tapa tulostaa dokumentteja monitoimilaitteen ollessa vioittuneena. Osa asiakkaista tekee huoltokutsut Seutukeskus Oy Hämeen keskitettyyn asiakaspalveluun, josta huoltokutsut toimitetaan edelleen toimittajalle. Asiakaspalvelujärjestelmän avulla pystytään seuraamaan tarkasti huollon vasteaikojen ja huollon kuntoonsaattamisaikojen sopimuksen mukaista toteutumista. Toimittajan velvollisuutena on ilmoittaa asiakaspalveluun (asiakaspalvelun ohjeistamalla tavalla) huoltomiehen saapumisesta koneelle ja koneen saattamisesta toimintakuntoon. Myös kaikista poikkeavista tilanteista on ilmoitettava ajoissa asiakaspalveluun (asiakaspalvelun ohjeistamalla tavalla), kuten siitä, että asiakkaan kanssa on sovittu poikkeavasta aikataulusta. Jos asiakaspalvelujärjestelmän mukaan huoltopalvelun vasteaika on ylittynyt, eikä toimittaja ole ilmoittanut mistään poikkeavasta tilanteesta, on ostajalla/asiakkaalla oikeus lähettää toimittajalle sanktiosta lasku. Myös Seutukeskus Oy Hämeen keskitetyn asiakaspalvelun kautta tehtyjen huoltokutsujen osalta toimittajan velvollisuutena on kuitata suoritettu huoltokäynti hoidetuksi tilaajan allekirjoituksella (sekä vasteajan että toimintakuntoon saattamisen osalta). Kuntoonsaattamisaika huomioidaan kaikkien vikojen osalta sekä kaikkien niiden tulostusongelmien osalta, jotka aiheutuvat siitä, että laitteet eivät tulostuksen osalta toimi normaalien toimisto-ohjelmien kanssa tai tarjouspyynnön liitteessä mainituista sovelluksista tai tilaajalla toimitushetkellä käytössä olevista ohjelmistoista. Kuntoonsaattamisajan sanktio juoksee myös siltä ajalta, kun laite toimii vajaakäytössä (esimerkiksi tulostavaksi asennettu laite ei tulosta riittävällä laadulla). Mikäli koneen rikkoutuminen johtuu ainoastaan käyttäjävirheestä, ei sanktiomenettelyä noudateta. Huolto- ja käyttökustannukset sisältyvät huoltosopimuksen hintaan (vrt. hinnoitteluosiot). Tarjoajalla tulee olla tarjota laitteiden valvonta (etähallinta, ks. liite numero 5) verkon kautta (toimittaja hallinnoi ja seuraa laitteiden tilaa, väriaineiden määrää ja huoltotarvetta, verkon kautta reaaliaikaisesti). Toimittaja on velvollinen ohjeistamaan ostajan siitä, miten ja milloin huoltokutsu tulee tehdä. Toimittaja sitoutuu toimittamaan huolto-/huoltokutsuohjeet yhteyshenkilöineen ja -tietoineen jokaisen koneen yhteyteen ostajan esittämällä tavalla. Lisäksi koneen yhteyteen on liitettävä muovitaskussa dokumentti koneen tiedoista. Valitulta toimittajalta (koskien myös varatoimittajaa) edellytetään määräaikaishuoltoja valmistajan suositusten mukaisesti. Määräaikaishuoltojen ajankohta on kuitenkin aina sovittava asiakkaan kanssa etukäteen. Huoltokutsut tulee sopimusaikana voida tehdä sekä puhelimitse että sähköpostitse. Selvyyden vuoksi todetaan, että asiakas itse ei tee muita huoltotöitä kuin että asiakas lisää koneeseen väriainetta. Huoltopalveluun sisältyy laitteiden ajurituki ja ajurien päivitysversioiden toimittaminen tilaajan etätuen (Seutukeskus Oy Häme tai tilaajan oma tietohallinto) käyttöön automaattisesti ilman että tilaajan etätuen tarvitsee niitä itse etsiä esimerkiksi Internetistä tai valvoa viimeisimpien päivitysten ilmestymistä. Päivityksiä, jotka saattavat sekoittaa laitteiden tulostuksen ei saa

13 13 (40) tehdä/toimittaa. Tarjoaja vastaa toisin sanoen koneiden verkkotulostusliitäntöjen ylläpidosta omalta osaltaan. Ajurien on oltava alkuperäisajureita. Koneiden toimintakuntoisuus on toimittajan vastuulla koko laitteen asiakkaalla oloajan. Toimittajan on esimerkiksi tarvittaessa ilman eri veloitusta lisättävä koneisiin muistia, mikäli koneiden muistikapasiteetti ei ole riittävä. Huoltopalvelulaskutukseen liittyen laitteiden tulee (pois lukien verkkotulostin palvelumallissa 2) raportoida tulostusmäärät eri mittareille (A4 mv, A4 väri, A3 mv ja A3 väri). A3-tulosteen hinta on sama kuin A4-tulosteen hinta. Huoltopalvelusta annetaan selvitys liitteellä numero 4. Tarjoajalla tulee olla tarjolla puhelimen välityksellä saatava suomenkielinen käyttäjätukipalvelu välillä klo arkisin. Tukipalvelun tulee toimia ns. yhden numeron periaatteella. Käyttäjätuen tulee auttaa ja opastaa tuotteiden käyttäjiä. Odotusaika palvelun saamiseen saa olla korkeintaan 45 sekuntia. Käyttäjätuki tulee olla resursoituna vähintään yhdellä kokoaikaisella henkilöllä. OSAAMISANALYYSI KONEKOHTAISET TIEDOT HINNANSEURANTAMAHDOLLISUUDET Osaamisanalyysi on tarjouslomakkeessa (liite numero 9). Myyjän osaamisella on suora yhteys sopimuksen elinkaarikustannuksiin. Tarjoajan tulee tarjouksessaan esittää liitteen numero 5 mukaiset tiedot täydellisesti täytettynä. Puutteellisesti täytettyä liitettä numero 5 sisältävää tarjousta ei käsitellä. Tarjoaja vastaa siitä, että ko. liitteessä esitetyt tiedot ovat oikeita. Mikäli näin ei ole, on tarjouksen pyytäjällä oikeus hylätä tarjous tai irtisanoa mahdollinen sopimus. Ostajalla on oikeus sopimuksen syntyessä tarkistaa, pitävätkö ilmoitetut luvut paikkaansa. Jos ne eivät pidä, seuraa siitä oikeus purkaa sopimus ilman neuvotteluja ja sopimussakkona euroa ( ), alv 0 %. Koneiden ominaisuuksilla on suora yhteys sopimuksen elinkaarikustannuksiin. Hinnanseurantamahdollisuudet ovat tarjouslomakkeessa (liite numero 9). Sopimusaikaisen hintaseurannan mahdollisimman helppo (ostajan näkökulmasta) ja avoin/luotettava toteuttaminen on kokemuksen mukaan merkittävä sopimukseen liittyvä ostajan työaikaa vähentävä ja jopa laitehintoja alentava tekijä. Tarjouslomakkeella tarjoaja antaa selvityksen/vastaukset niihin tekijöihin, joiden ostaja katsoo mahdollistavan mahdollisimman tehokkaan sopimusaikaisen hintaseurannan. Tarjottu/sitouduttu hintaseuranta toimittajan puolesta sisältyy palveluun ja sen hintoihin. Tarjoaja saa sitä paremmat vertailupisteet, mitä useamman hintaseurantakomponentin se toteuttaa. Mikäli tarjoaja lupautuu toimittamaan tiedot tarjouslomakkeessa esitetyistä komponenteista, eikä niitä kuitenkaan sopimusaikana toimita, seuraa siitä sopimussakkona 500 euroa ( ) per tapaus, alv 0 %, sekä ostajalle oikeus purkaa

14 14 (40) RAPORTOINTI JA SEURANTA sopimus ilman neuvotteluja. Tapaukseksi katsotaan jokaisen hintaseurantakomponentin mukaisen asian toimittamatta jättäminen (toimitettava yhden (1) viikon kuluessa pyynnöstä tai sopimuksen mukaan). Toimitus tapahtuu pyynnöstä. Hinnanseurantamahdollisuuksilla on suora yhteys sopimuksen elinkaarikustannuksiin. Sopimuksen tarkastelukautena on yksi (1) kalenterivuosi. Tarkastelukausi jakautuu 1-2 seurantajaksoon. Seurantajakson päätyttyä myyjän tulee toimittaa ostajalle tarjouspyynnön liitteen numero 6 mukaiset raportit. Tarjouksen tehdessään tarjoaja sitoutuu siihen, että tullessaan valituksi toimittajaksi (tai varatoimittajaksi) se toteuttaa raportoinnin veloituksetta. Tarjoajayhteisö vastaa raportoinnista veloituksetta myös mahdollisten alihankkijoidensa osalta. Edellä mainitun lisäksi tarjoaja on velvollinen kerran vuodessa tekemään laitteidensa käyttäjille asiakastyytyväisyyskyselyn. Mikäli kyselyn tulos heikkenee aikaisemmasta, on sillä vaikutusta hintoja alentavasti seuraavalle sopimusvuodelle. Tästä neuvotellaan erikseen, mutta hinnat laskevat vähintään 2 %. Tarjottuihin hintoihin tulee sisältyä kaksi (2) kertaa kalenterivuodessa järjestettävä palaveri Seutukeskus Oy Hämeen Hankinta- ja kilpailuttamisyksikön kanssa, johon tulee toimittajalta osallistua vähintään vastuunalaisen myyjän. LAKIEN JA MÄÄRÄYSTEN NOUDATTAMINEN SEKÄ YMPÄRISTÖ Tarjoajan on toimittava voimassa olevien lakien ja määräysten mukaisesti (sekä ympäristöettä muiden asioiden osalta). Tarjoaja vastaa tältä osin koko tarjouksestaan ja sen mukaisesta toiminnasta, mukaan lukien mahdollisista alihankkijoistaan. Tästä aiheutuvat kustannukset sisältyvät tarjottujen laitteiden hintoihin. Tuotteiden on oltava RoHS-direktiivin mukaisia (RoHS-direktiivi 2002/95/EC) ja niiden tulee olla mahdollisimman vähän ympäristöä kuormittavia. Lisäksi tuotteiden tulee olla CE-merkittyjä ja niiden tulee täyttää ISO standardin mukaiset pitkäaikaisen arkistoinnin edellyttämät laatuvaatimukset. Tuotteiden tulee täyttää Energy Star -merkin vaatimukset ja tämä voidaan näyttää toteen esimerkiksi Energy Star -merkinnällä. Tuotteilla tulee olla suomenkieliset käyttöohjeet ja näyttö-/käyttövalikot sekä tulostusohjaimet. TILAUKSET JA KONSULTOINTI SEKÄ PALVELUPÄÄLLIKKÖ Tilaajina ja maksajina toimivat Seutukeskus Oy Hämeen asiakkaat, eli sopimukseen liittyvät yhteisöt (liite numero 1). Tarjouksen antaja sitoutuu tarjouksen antaessaan veloituksetta konsultoimaan (tulostus-/kopiointikartoitus) tilaajaa siten, että tilaajan tarvitsemaan toimintaympäristöön nähden tilaaja saa poikkeuksetta kokonaiskustannuksiltaan optimaalisen laiteratkaisun. Kartoitus sisältyy tarjottujen laitteiden hintoihin. Valittu toimittaja (koskien myös varatoimittajaa) on velvollinen jatkamaan tulostus- /kopiointikartoituskohteen konsultointia myös sopimussuhteen kestäessä. Tämä tarkoittaa sitä, että toimittajan tulee tehdä kerran vuodessa uudet analyysit toimittamiensa tulostusratkaisujen

15 15 (40) TILAUS-TOIMITUS -PROSESSI tilasta ja esittää tilaajalle korjausehdotukset koneiden sijoittelun tai vaihdosten suhteen. Valittu toimittaja (koskien myös varatoimittajaa) on velvollinen isommissa tulostus- /kopiointiratkaisuissa pyydettäessä laatimaan suunnitelman käyttäjäkohtaisesta tulostuskäytännöstä ja koulutuksesta. Tämä konsultointi ja koulutus sisältyy perushintoihin. Myyjältä edellytetään myyntiprosessia, joka on omiaan parantamaan tulostusympäristön hallintaa sekä alentamaan tulostamisen ja kopioinnin kokonaiskustannuksia. Myyjä esittää tarjouksen yhteydessä (ks. osaamisanalyysi) kuvauksen siitä, miten aikoo myyntiprosessin/kartoituspalvelun hoitaa, jotta edellä kuvatut tavoitteet täyttyvät. Palvelusta vastaavan myyjän myyntiprosessia/kartoituspalvelua ja palvelulla saavutettuja tuloksia arvioidaan tarjousvertailussa laadullisena tekijänä, koska ko. palvelu sisältyy tuotteiden hintaan. Tarjottu myyntiprosessi on myyjäorganisaatiossa opetettava useammalle myyjälle, jotta henkilöstövaihdokset eivät aiheuta palvelun laadun heikkenemistä. Tarjoajan tulee nimetä koko asiakaskunnalle palvelupäällikkö, joka vastaa kaikista palveluun liittyvistä asioista loppuasiakkaiden suuntaan. Ilmetessä tarvetta uudelle monitoimilaitteelle/keskitetylle tulostimelle, asiakas ottaa yhteyttä sopimuksessa mainittuun myyjään. Jokaisen tilauksen yhteydessä on harkittava yksittäisen koneen lisäksi koko tulostus-/kopiointiympäristön tarpeita. Tällöin jokaiseen tilaukseen on syytä liittää mukaan myyjän tekemä kartoitus toimintaympäristöstä, joka on tilaajalle veloitukseton. Myyjään tulisi ottaa yhteyttää viimeistään 2 kuukautta ennen toimituspäivää. Tilaajalla on oikeus kieltäytyä tulostuskartoituksen tekemisestä. Koneiden/palvelun hintatiedot ovat myyjällä (myös Seutukeskuksen wikissä) ja myyjä vastaa hintatietojen oikeellisuudesta. Suositus on, että tilaaja pyytää toimittajan käymään luonaan, jotta tilaus-toimitus -prosessin onnistumisen kannalta välttämätön hankittavan koneen toimintaympäristökartoitus voidaan toteuttaa välittömästi tarpeen synnyttyä. Tämä on oleellista tilaus-toimitus -prosessin lyhentämiseksi ja työajan säästämiseksi. Myyjän käynnin ja toimintaympäristökartoituksen jälkeen tilaaja ja myyjä sopivat yhdessä toimituksen yksityiskohdista, kuten toimitus- ja käyttökoulutusaikatauluista sekä -paikoista ja koneen pääkäyttäjistä (jokaisella koneella on oltava pääkäyttäjä) ja mahdollisten kriittisten koneiden tarkennetuista vasteajoista. Nämä tiedot on myyjän toimesta kirjattava erilliseen konekohtaiseen toimitussopimukseen ja saatettava Seutukeskus Oy Hämeen Hankinta- ja kilpailuttamisyksikön tietoon. Toimituksen yhteydessä myyjän velvollisuus on osoittaa tilaajalle konehankinnan sopimusajan mukaiset kokonaiskustannukset sekä kuukausikohtainen veloitus. Asennukseen tarvittavien sähkö-/verkkoyhteyksien olemassaolo on tilaajan vastuulla. Tilaajan on järjestettävä toimitukselle vastaanottaja sekä osallistuttava konekohtaiseen käyttökoulutukseen. Tilaus-toimitus -prosessi on suoritettu vasta, kun koneiden käyttökoulutus on annettu (ja siihen on osallistuttu) ja asennettu kone toimii kopiointi-/tulostuskäytössä täydellisesti.

16 16 (40) Vuokrakauden päätyttyä toimittaja vastaa laitteen poiskuljetuksesta, hävittämisestä/kierrätyksestä sekä asianmukaisesta tietoturvakäsittelystä veloituksetta. ASENNUSPROSESSI Asennusprosessissa tilaajalta tarvittavat tiedot tulee pyytää (ja pyydetyt tiedot toimittaa) Seutukeskus Oy Hämeen asiakaspalveluun riittävissä ajoin ennen asennusta. Seutukeskus Oy Hämeen toimesta toimitusaika pyydetyille tiedoille on kolme (3) työpäivää (ja asennuksessa Seutukeskus Oy Hämeen tarvitsemat tiedot tulee toimittaa kolme (3) työpäivää ennen asennusta). Liitteessä numero 3 on esitetty tarvittavat tiedot. Asennuksen yhteydessä toimittaja vastaa siitä, että ajuri on asennettu niin, että se aina ensisijaisesti ehdottaa mustavalkotulostusta. Lisäksi ajuri ei saa itsenäisesti muuttaa väriasetusta värilliseksi ajurissa tehtyjen valintojen yhteydessä. Ajuri ei saa esimerkiksi automaattisesti muuttaa värivalintaa mustavalkoisesta värilliseksi, vaikka käyttäjä valitsisi ajurista esimerkiksi nidonnan tai vihkotaiton. Palvelumallissa 2 toimittaja vastaa tulostuspalvelimesta. Tarjottuihin hintoihin tulee sisältyä kaksi (2) kertaa kalenterivuodessa järjestettävä palaveri Seutukeskus Oy Hämeen ICT-yksikön kanssa, johon tulee toimittajalta osallistua vähintään vastuunalaisen myyjän, palvelupäällikön ja kaksi hankinnan kohteena olevasta palvelusta vastaavaa huoltomiestä. KÄYTTÖKOULUTUS Laitteiden käyttökoulutus sisältyy laitteiden hintaan liitteessä numero 3 määritetyllä tavalla. TOIMITUSEHTO Vapaasti asiakkaalla, roskat pois kuljetettuina tilaajan jäteasemalle ja käyttökuntoon (tulostavat laitteet tulostuskuntoon) asennettuna. Palvelu/laite on toimitettu vasta, kun se toimii siinä ympäristössä, johon se on asennettu. Myyjän tulee laitetta toimittaessaan selvittää asennusympäristö (kartoitus) ja se, että laitteen tulostus toimii ko. ympäristössä. Myyjä vastaa koko laitteen tilaajalla oloajan siitä, että laite ja laitteen tulostus toimivat moitteettomasti (poikkeuksena ovat tilanteet, joissa tulostuksen toimimattomuus johtuu siitä, että tilaaja on ottanut käyttöön ohjelmiston, jota ei ole lueteltu liitteessä numero 3 tai jota ei ole ollut käytössä asennushetkellä; tällöin tilanteesta neuvotellaan erikseen). Myyjän on viipymättä ja veloituksetta saatettava laite tulostuskuntoiseksi. Siltä ajalta, jolloin laitteen tulostus ei toimi moitteettomasti, myyjä on velvollinen alentamaan laitteen kuukausivuokraa yhdessä sovitulla summalla. Mikäli tilaajalle on asennettu ohjelmisto, jota ei ole mainittu tarjouspyynnön liitteessä numero 3, on myyjä velvollinen viipymättä ja veloituksetta auttamaan tilaajaa vian selvittämisessä. MAKSUEHTO Osto: Maksuehto on 21 päivää netto hyväksytystä toimituksesta. Lyhyempää maksuehtoa ei hyväksytä, pidemmästä ei tarjousvertailussa hyvitetä.

17 17 (40) Vuokra, täyshuolto: Maksuehto on 21 päivää netto hyväksytystä toimituksesta. Lyhyempää maksuehtoa ei hyväksytä, pidemmästä ei tarjousvertailussa hyvitetä. Viivästyskorko saa olla korkeintaan korkolain mukainen viivästyskorko. Suurempaa viivästyskorkoa ei hyväksytä, pienemmästä ei tarjousvertailussa hyvitetä. LASKUTUS Osto: hyväksytyn toimituksen jälkeen. Vuokra, täyshuolto, palvelumalli 2: konekohtaisesti kolmen (3) kuukauden jaksoissa etukäteen. Laskutus suoraan liitteen numero 1 yhteisöiltä. Tarjoaja vastaa laskutustietojen oikeellisuudesta. Laskujen on sisällöltään täytettävä voimassa olevan arvonlisäverolain vaatimukset. Lisäksi laskuista tulee ilmetä vähintään seuraavat tiedot: - laitteen sijainti (tarkka katuosoite ja kaupunki/kunta) vähintään kerroksen tarkkuudella - tilaajan yhteyshenkilön nimi - toimitussopimuksen numero ja toimitussopimuksen alkamisajankohta Pelkkä laitteen sarjanumero laskutustietona ei riitä. Jos laskusta ei löydy vähintään em. tietoja, on tilaajalla oikeus jättää lasku maksamatta, ja toimittajan velvollisuutena on toimittaa tilaajalle uusi lasku riittävillä tiedoilla (ja tarvittaessa hyvityslasku). Laskutuksen on tapahduttava verkkolaskutuksena, lukuun ottamatta niitä yhteisöjä, joilla ei ole valmiutta verkkolaskujen vastaanottamiseen. Kaikki laskutettavat kustannukset perustuvat tarjouspyyntöön liitteineen ja annettuun tarjoukseen liitteineen. Laskutuslisiä, kuljetusmaksuja, toimituskulumaksuja, käsittelymaksuja, kierrätysmaksuja, kuljetusvastuumaksuja, pakkausmaksuja, toimistokuluja, toimitusmaksuja, pientoimituslisiä yms. kustannuksia ei hyväksytä. SOVELTUVUUSPERUSTEET SEKÄ VALINTA- JA VERTAILUPERUSTEET HANKINTAPÄÄTÖS JA HANKINTASOPIMUS Soveltuvuusperusteet on esitetty liitteessä numero 7. Hankintapäätöksen perusteet on esitetty liitteessä numero 8. Hyväksytyn toimittajan (koskien myös varatoimittajaa) tulee sitoutua myyjän ja ostajan välisen yhteistoiminnan kehittämiseen mm. tilausten, toimitusten, laskutuksen, raportoinnin, sopimuksen seurannan ja ympäristöasioiden osalta. Seutukeskus Oy Hämeen toimitusjohtaja tekee hankintapäätöksen ja -sopimuksen sopimukseen liittyvien yhteisöjen puolesta. Hankintapäätöksen jälkeen tehdään valitun toimittajan (ja varatoimittajan) kanssa hankintasopimus, jossa sovitaan tämän tarjouspyynnön mukaisista yksityiskohdista. Hankintasopimus tehdään vain valitun toimittajan (ja

18 18 (40) varatoimittajan) kanssa, eikä siihen sisällytetä kolmatta (esimerkiksi rahoitusyhtiö) osapuolta. Sopimuksen tarkoitus on kokonaiskustannuksiltaan edullisimman toimintamallin toteuttaminen. Sopimuksen yksityiskohtia voidaan sopimuksen voimassaoloaikana yhteisesti sopien tarkistaa ilman koko sopimuksen irtisanomista. Päätös tulee sitovaksi, kun se tulee lainvoimaiseksi ja sopimus on allekirjoitettu. Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta ostajan ja tarjoajan välille. Sopimussuhde syntyy vasta, kun sopimus on allekirjoitettu. TARJOUSKILPAILUUN LIITTYVÄT KYSYMYKSET TARJOUKSEN ANTAMINEN VASTAUSAIKA Tarjouspyyntöön ja sen sisältöön liittyvät kysymykset tulee toimittaa sähköpostitse osoitteeseen Kysymys/kysymykset on oltava perillä viimeistään x.x.2011 klo mennessä. Viestin aiheeksi on merkittävä Kysymykset tulostuspalvelusta. Vastaukset kysymyksiin julkaistaan seuraavassa Internet-osoitteessa (viimeistään kuusi (6) päivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista): Tarjoajan on joka tapauksessa käytävä lukemassa ja tarkistamassa kyseinen Internet-sivu kuusi (6) päivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista. Jos tarjoaja on vähänkin epävarma jostain tarjouspyynnön liitteineen kohdasta, kannattaa tarjoajan ehdottomasti esittää asiasta kysymys sen sijaan, että tarjoaja tekee itse oletuksen siitä, mitä kyseinen kohta mahdollisesti tarkoittaa, jolloin vaarana on esimerkiksi se, että tarjoajan tarjous joudutaan hylkäämään tarjouspyynnön vastaisena. Tarjous tehdään tarjouslomakkeella (liite numero 9). Tarjouksen hinnoittelu tehdään hinnoitteluliitteellä (liite numero 10). Tarjoajan ei tule toimittaa mitään muita tietoja kuin tarjouslomake täytettynä, hinnoitteluliite täytettynä sekä ne selvitykset ja asiakirjat, jotka vaaditaan tarjouslomakkeessa toimitettaviksi, koska muilla tiedoilla ei voi kuitenkaan olla mitään vaikutusta tarjousvertailuun. TARJOAJAN TULEE VASTATA VAIN SIIHEN, MITÄ ON KYSYTTY JA NIIN KUIN ON KYSYTTY. Erityistä huolellisuutta tulee kohdistaa siihen, että hinnoittelu on ohjeiden mukaisesti täytetty. Tarjouksen liitteineen tulee olla virallisesti allekirjoituksella/-kirjoituksilla vahvistettu. Tarjoaja on vastuussa siitä, että tarjouksen on allekirjoittanut toimivaltainen henkilö/tarjouksen ovat allekirjoittaneet toimivaltaiset henkilöt. Tarjoukset liitteineen on jätettävä x.x.2011 klo mennessä. Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa vähintään kuusi (6) kuukautta em. päivämäärästä lukien.

19 19 (40) VASTAUSOSOITE PÄIVÄYS JA ALLEKIRJOITUS Tarjoaja sitoutuu tarjouksen antaessaan tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden (mukaan luettuna tarjouslomake ja hinnoitteluliite) mukaisiin ehtoihin ja sanktioihin. Tarjoajan on päivättävä tarjouksensa (tarjouksen jättöpäivä). Tarjoaja sitoutuu myös alihankkijoidensa osalta tarjouspyynnön liitteineen (mukaan luettuna tarjouslomake ja hinnoitteluliite) mukaisiin ehtoihin ja sanktioihin. Tarjous tulee tehdä suomen kielellä ja tarjouskilpailuun liittyvä asiointi huomioidaan vain suomen kielellä esitettynä ja kirjoitettuna. Tarjous (eli tarjouslomake) liitteineen tulee palauttaa sähköpostitse alla olevaan sähköpostiosoitteeseen (viestin aiheeksi on merkittävä Tulostuspalvelutarjous ). sähköposti: Hämeenlinnassa x.x.2011 SEUTUKESKUS OY HÄME puolesta TARJOUSPYYNNÖN LIITTEET Mika Kantola toimitusjohtaja LIITE 1 Sopimukseen liittyvät yhteisöt LIITE 2 Laitekanta LIITE 3 Minimivaatimukset, tekniset vaatimukset ja asennuksessa tarvittavat tiedot LIITE 4 Selvitys huoltopalvelun hoitamisesta LIITE 5 Konekohtaiset tiedot LIITE 6 Raportointi LIITE 7 Soveltuvuusperusteet LIITE 8 Hankintapäätösperusteet LIITE 9 Tarjouslomake LIITE 10 Hinnoitteluliite LIITE 11 Vastuunjakotaulukko LIITE 12 Palvelumallin 2 poikkeukset/lisäykset suhteessa palvelumalliin 1

20 20 (40) SOPIMUKSEEN LIITTYVÄT YHTEISÖT LIITE 1 Yhteishankintayksikön asiakkaina voivat olla yhtiön osakasyhteisöjen yhdessä tai erikseen hallinnoimat kuntayhtymät, osakeyhtiöt ja säätiöt. Lisäksi sopimuksia voivat hyödyntää Seutukeskus Oy Hämeen kokonaan tai osittain omistamat yhtiöt sekä näiden yhtiöiden muut omistajat. Seutukeskus Oy Häme on omistajana KuntaPro Oy:ssä, jonka tavoitteena on laajentaa yhtiön palveluiden tarjontaa Hämeenlinnan seutukuntaa laajemmalle alueelle. Seutukeskus Oy Hämeen ja KuntaPro Oy:n nykyisillä ja uusilla omistajilla on oikeus hyödyntää yhteishankintayksikön kilpailuttamia sopimuksia ilman erillistä kilpailutusta. Pidätetään oikeus jälkikäteen, ilman erillistä tarjouspyyntökierrosta ja laaditun sopimuksen mukaisin ehdoin, lisätä sopimukseen mukaan edellä mainitut periaatteet täyttävät yhteisöt. Mahdolliset volyymilisäykset on huomioitu hankinnan arvoa ja hankintamenettelyä määritettäessä. ENSIVAIHEESSA: Seutukeskus Oy Häme KuntaPro Oy Seuturekry Oy Hämeenlinnan kaupunki Hämeenlinnan Terveyspalvelut -liikelaitos Linnan Lomituspalvelut -liikelaitos Linnan Tilapalvelut -liikelaitos Kanta-Hämeen pelastuslaitos Hattulan kunta Janakkalan kunta Janakkalan Vesi -liikelaitos Hämeen ammatillisen korkeakoulutuksen kuntayhtymä Hämeen maakuntaliitto, kuntayhtymä Kanta-Hämeen sairaanhoitopiirin kuntayhtymä Koulutuskeskus Tavastia (Hämeenlinnan seudun koulutuskuntayhtymä) Mainiemen kuntoutumiskeskus (Hämeen päihdehuollon kuntayhtymä) Vanajaveden Opisto (Hämeenlinnan seudun kansalaisopiston kuntayhtymä)