LÄSNÄ Jari Rytkönen CC puheenjohtaja Heikki Hemmilä VCC Tuomo Holopainen IPCC. Kauko Niemelä Markku Vihavainen Kalevi Sillanpää Kaisa Vainio

Transkriptio

1 MK (13) Julkaistaan - Jäsenille HALLITUS AIKA Perjantai klo PAIKKA Lapland Hotels, Luostotunturi, Sodankylä LÄSNÄ Jari Rytkönen CC puheenjohtaja Heikki Hemmilä VCC Tuomo Holopainen IPCC Kauko Niemelä Markku Vihavainen Kalevi Sillanpää Kaisa Vainio DG DG IPDG IPDG KÄSITELTÄVÄT ASIAT 1-27 Maarit Kuikka GS sihteeri LIITTEET 4/1, 7/1, 9/1, 11/1, 14/1 16/1, 17/1 2, 18/1 20/1, 21/1 2, 22/1 JAKELU Hallitus 7 DG:t 12 MDC:t 5 ID ja PID:t 7 Tilintarkastajat 4 GS Maarit Kuikka 1 Arkisto 1 Yhteensä 37

2 Hallitus (13) KÄSITELTÄVÄT ASIAT 1 Avaus 3 2 Laillisuus ja päätösvaltaisuus 3 3 Esityslista 3 4 Hallituksen kokonpano, kokoukset ja työskentelyperiaatteet, liite 4/1 3 5 Hallituksen jäsenen vaitiolovelvollisuus 4 6 PDG-paikkojen hakeminen hallitukseen Tuloslaskelma , liite 7/1 4 8 Puheenjohtajien kulukorvausbudjetit Piirirahaohje ja piiriraha, liite 9/ Nuorisovaihdon ns. reppumaksun korotus kaudella Kauden talous, liite 11/ Piirin jäsenmäärän toteaminen 7 13 Vuokatin vuosikokouksen päätökset 7 14 Muutosesitykset Lions-liiton sääntöihin, liite 14/ Muutosesitykset vuosikokousohjesääntöön, liite 15/ Muutosesitykset matkustusohjesääntöön, liite 16/ Muutosesitykset kokousten asiakirjakäytäntöön, liitteet 17/ Toimialojen ja työryhmien jäsenyydet sekä LION-lehden toimitusneuvosto , liite 18/ Toimialajohtajien ja työryhmien puheenjohtajien toimenkuvat, liite 19/ Viestinnän toimijoiden tehtävät: työnjako ja vastuut, liite 20/ Loppuraportti Lions Quest Core 4 apurahan käytöstä, liitteet 21/ Sopimus ITLAN (Itsenäisyyden juhlavuoden lastenrahan säätiö) kanssa koskien 100 laulua Suomesta julkaisua vuonna 2017, liite 22/ Palkitsemiset Muut asiat PID Tapani Rahkon osallistuminen Europa Forumin Advisory Committee n kookouksiin 10 Punainen sulka toimikunta: PDG Reino Laineen matkalaskut kaudella Piirien mahdollinen uudelleenjärjestely 10 Avainviestiprosessin tilaaminen Medita Communicationilta 10 o Rakennetyöryhmän raportti: liittotoimiston palvelut 12 Puheenjohtajan nimittäminen DG-ryhmän vastuuhenkilöksi Fukuokan kansainvälisessä vuosikokouksessa Ilmoitusasiat Liiton johdon ja nykyisten ja entisten kv. johtajien tapaaminen, Kaisankoti, Espoo, Puheenjohtajan ja pääsihteerin matka LCI:n päämajaan Oak Brook, Chicago, Saapuneet toimiala- ja työryhmäraportit 12 Pääsihteerin katsaus 12 Pääsihteerin viikonlopputyöt ja niistä kertyvät vapaat ja suunnitelma niiden käyttämiseksi syksyllä Seuraava hallituksen kokous ja muut kokoukset Päätös 13

3 Hallitus (13) 1 AVAUS Puheenjohtaja Jari Rytkönen avasi kokouksen klo LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Hallitus toteaa kokouksen lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. H: Todettiin 3 ESITYSLISTA Hallitus hyväksyy kokouksen esityslistan. H: Hyväksyttiin seuraavin lisäyksin 24 Muut asiat o Rakennetyöryhmän raportti o Kansainvälisen vuosikokouksen puheenjohtajan nimittäminen 25 Ilmoitusasiat/toimialojen raportit: lisätään koulutus- ja jäsentoimialojen raportit 26 Seuraava hallituksen kokous ja muut kokoukset: päivämäärät täydennetty 4 HALLITUKSEN KOKOONPANO, KOKOUKSET JA TYÖSKENTELYPERIAATTEET LIITE 4/1 GS: Hallituksen kokoonpano ja toimialojen/toimintojen seurantavastuut toimintakaudella ovat: o Jari Rytkönen CC, puheenjohtaja o Heikki Hemmilä VCC o Tuomo Holopainen IPCC o Kauko Niemelä DG o Markku Vihavainen DG o Kalevi Sillanpää IPDG o Kaisa Vainio IPDG Hallituksen toiminnalle määritellään vuosittain työskentelyperiaatteet, jotka on esitelty liitteessä. Hallituksen kokouspäivät toimintakaudella ovat 28.8./1.10./29.10./20.11./28.1./4.3./28.4./27.5. Lisäksi järjestetään tarvittaessa sähköpostikokouksia. Niissä noudatetaan Lions-liiton sääntöjen 12 mukaisesti kuvernöörineuvoston ( 24/1) ja ( 34) kokouksissaan hyväksymää ohjetta hallituksen ja kuvernöörineuvoston etäkokousten järjestämisestä. Päätösesitys: Hallitus merkitsee tiedoksi hallituksen kokoonpanon ja kokouspäivät sekä hyväksyy hallitustyöskentelyn periaatteet. H: Kokoonpano ja kokouspäivät merkittiin tiedoksi. Hallitus hyväksyi hallitustyöskentelyn periaatteet lisäämällä liitteen 4/1 kohtaan 2. seuraavan lauseen. Esityslistaa, liiteaineistoa ja oheismateriaalia koskevat kysymykset toimitetaan mahdollisuuksien mukaan etukäteen sähköpostiosoitteella hallitus@lions.fi vastausten valmistelemiseksi. ja korjaamalla vuosiluvut kohdassa 8.

4 Hallitus (13) Lisäksi hallitus määritteli toimialojen seurantavastuut seuraavasti: Jari Rytkönen CC, puheenjohtaja Heikki Hemmilä VCC kansainvälisyys Tuomo Holopainen IPCC viestintä Kauko Niemelä DG PVH Markku Vihavainen DG nuoriso Kalevi Sillanpää IPDG koulutus Kaisa Vainio IPDG jäsen Hallituksen kokouksessa päätetään seurantaa koskevasta yhteisestä toimintamallista. 5 HALLITUKSEN JÄSENEN VAITIOLOVELVOLLISUUS GS: Vaitiolovelvollisuus koskien keskeneräisten asioiden valmistelua ja kokouksissa käytyä keskustelua on periaate, johon hallituksen jäsenten esitetään sitoutuvan. Myös päätöksenteon jälkeen on toivottavaa, että hallitus seisoo yhteisesti tekemiensä päätösten takana. Hallituksen piirikuvernöörikurssia edustavien jäsenten on suositeltavaa käydä keskustelua sellaisista hallituksen päätettäväksi tulevista kysymyksistä, jotka DG-jäsenet katsovat aiheellisiksi. Esityslistaa tai liitteitä ei toimiteta sellaisina eteenpäin vaan keskusteltavat asiat referoidaan piirikuvernööreille. Päätösesitys: Hallitus allekirjoittaa sitoumuksen vaitiolovelvollisuudesta hallitustyöskentelyn aikana. H: Vaitiolositoumus allekirjoitettiin. 6 PDG-PAIKKOJEN HAKEMINEN HALLITUKSEEN GS: Hallitukseen valitaan vuosittain 2 PDG-jäsentä. PDG-jäsenillä ei ole ns. alue-ehtoa, toisin sanoen samasta piiristä voi olla sekä DG- että PDG-jäsen yhtä aikaa hallituksessa. PDG-jäsenen valinnalle ei ole toistaiseksi asetettu muita valintakriteereitä. Päätösesitys: Hallitus käy keskustelun mahdollisista valintakriteereistä ja merkitsee tiedoksi, että ensi keväänä PDG-jäsenten määräaika hallituksen jäsenyyden hakemiseksi on klo Päivämäärä on hyväksytty vuosikokouksessa H: Hallitus päätti, että puheenjohtaja ja pääsihteeri valmistelevat hakemuslomakkeen seuraavaan hallituksen kokoukseen Lisäksi 1VDGeille valmistellaan ja toimitetaan lista asioista, joita po. paikkojen hakemisessa on otettava huomioon valinnan tekemistä varten. 7 TULOSLASKELMA LIITE 7/1 GS: Koko kautta koskevat alustavat tuloslaskelmaraportit ovat tulleet hallitukselle tiedoksi heinäkuun lopulla, ja korjatut raportit Edelliskautta koskeva tilintarkastus tehdään liitossa Tilinpäätös tulee hallituksen käsittelyyn ja tarvittaessa kokouksissa. Lopullisesti se hyväksytään hallituksen ja kuvernöörineuvoston kokouksissa Helsingissä.

5 Hallitus (13) Päätösesitys: Hallitus merkitsee tiedoksi alustavan tuloslaskelman edelliseltä toimintakaudelta. Lisäksi hallitus merkitsee tiedoksi, että kauden leoraha yht on katettu korttirahastosta, ja po. summa on siirretty korttirahaston tililtä liiton tilille H: Hallitus kuuli pääsihteerin esityksen kauden tuloksesta, joka on positiivinen. Esitys ja tuloslaskelmaraportit samoin kuin leorahan siirto merkittiin tiedoksi. 8 PUHEENJOHTAJIEN KULUKORVAUSBUDJETIT GS: Kyseinen budjetti on tarkoitettu liiton puheenjohtajiston kotimaan matkoihin (piirien tai klubien juhlat, koulutukset, seminaarit tms.) ja puolison kuluihin. Kutsuja vastaa edelleen matkustusohjesäännön mukaisesti mahdollisista majoitus- ja muista kuluista. Kansainväliset edustukset päätetään hallituksessa, eikä niiden tai liiton hallinnon kokousten kulujen korvaaminen kuulu po. budjetin piiriin. Kaudelle esitetyt puheenjohtajiston matka- ja kulukorvausbudjetit ovat: CC VCC IPCC Puheenjohtajan tulee itse seurata kulukorvauksen käyttöä talousraporttien pohjalta ja hyväksyttää ylitykset perusteluineen etukäteen hallituksessa. Päätösesitys: Hallitus hyväksyy puheenjohtajiston kulukorvausbudjetit esitetyn mukaisesti. H: Hyväksyttiin. 9 PIIRIRAHAOHJE JA PIIRIRAHA LIITE 9/1 GS: Piirille maksettava ns. piiriraha piirin hallintokuluihin (matkat ja toiminta) tarkistetaan vuosittain. Summa määräytyy kullekin piirille määritellyn ns. olosuhdekertoimen (klubien sijaintitiheys piirissä) ja klubien lukumäärän mukaan (tilanne kauden alussa). Jaettavan piirirahan määrä on Heinolan vuosikokouspäätöksen 2013 mukaisesti Piirirahan käytössä noudatetaan ns. piirirahaohjetta. Piiriraha maksetaan syyskuussa kokonaisuudessaan, jos edellinen piirikuvernööri on toimittanut oman kautensa piirirahaa koskevan selvityksen mennessä. Piirirahan määrä kaudella piireittäin on: A-piiri 8490 B-piiri 4698 C-piiri 8490 D-piiri 7416 E-piiri 7298 F-piiri 7416 G-piiri 7198 H-piiri 6669 I-piiri 7114

6 Hallitus (13) K-piiri 6929 L-piiri 7575 M-piiri 6543 N-piiri 6208 O-piiri 5889 YHTEENSÄ Piirirahasta jäljelle jäävä osuus käytetään piirien yhteisiin kuluihin, joista sovitaan piirikuvernöörien kanssa. Päätösesitys: Hallitus hyväksyy muutosesitykset piirirahaohjeeseen kuvernöörineuvostolle esitettäväksi ja merkitsee tiedoksi piirirahan määrän per piiri kaudella H: Hallitus esittää kuvernöörineuvostolle piirirahaohjeen hyväksymistä liitteessä 9/1 esitetyillä muutoksilla. 10 NUORISOVAIHDON NS. REPPUMAKSUN KOROTUS KAUDELLA GS: Nuorisovaihdon ns. reppumaksu on tällä hetkellä 60. Sen maksaa esim. nuoren lähettävä klubi tai nuori itse. Maksulla katetaan nuorisovaihtoon lähtevälle annettavat tarvikkeet (reppu, T- paita, viirejä, pinssejä jne.), joiden hankintahinta on yhteensä 43,93 (mahdolliset rahtikulut eivät sisälly summaan). Nuorisovaihdon hallintokulut jäävät vuositasolla tappiolle n Tappio katetaan liiton varainhankinnan (kortit ja arvat) tuotolla. Tiukassa taloustilanteessa on välttämätöntä tarkastella tuottoja ja varmistaa niiden toteutuminen budjetoidusti. Reppumaksun korottamisesta on käyty keskustelua nuorisovaihtojohtajan kanssa. Esitys uudeksi reppumaksuksi on 100. Päätösesitys: Hallitus hyväksyy reppumaksun korotuksen 100 :oon kaudesta alkaen. H: Hallitus siirsi asian käsittelyn seuraavaan kokoukseen KAUDEN TALOUS LIITE 11/1 GS: Kauden talousarvioesitys hyväksyttiin Vuokatin vuosikokouksessa Budjettitarkastelu käynnistyy välittömästi lopullisen tilinpäätöksen valmistuttua, ja tarkennettu budjetti hyväksytään viimeistään hallituksen ja kuvernöörineuvoston kokouksissa Myös kuluvan kauden kassavirtalaskelma valmistuu marraskuun kokouksiin mennessä. Liiton edelliskaudella nostama laina Arne Ritari Säätiöltä, yht on maksettu takaisin Korkojen osuus on 122,61. Päätösesitys: Hallitus merkitsee tiedoksi kuluvan kauden taloutta koskevan tilanteen ja tekee tarvittavat päätökset. H: Hallitus oli saanut heinäkuun taloutta koskevat raportit käyttöönsä edellisenä iltana, eli asiakohtaa ei voitu käsitellä.

7 Hallitus (13) 12 PIIRIEN JÄSENMÄÄRÄN TOTEAMINEN GS: Hallitus seuraa jokaisessa kokouksessaan jäsentilannetta ja tekee tarvittaessa sitä koskevia linjauksia ja päätöksiä. Piirien jäsentavoitteet kaudelle ovat: 17 uutta klubia 557 uutta nettojäsentä Päätösesitys: Hallitus keskustelee jäsentilanteesta ja merkitsee sen tiedoksi. H: Jäsentilanne merkittiin tiedoksi. 13 VUOKATIN VUOSIKOKOUKSEN PÄÄTÖKSET Liiton toimintasuunnitelma ja vuosikello sekä talousarvioesitys hyväksyttiin esityksen mukaisesti. Toista varapuheenjohtajaa koskevat muutosesitykset liiton sääntöihin eivät menneet läpi. Liiton tilinpäätöksen hyväksymisen yhteydessä hyväksyttiin ponsi siitä, että jatkossa liiton tilinpäätöksissä erotetaan selvästi hallinnon ja aktiviteettien tulos sekä tase. Aloitteet hyväksyttiin kuvernöörineuvoston päätösehdotusten mukaisesti lukuun ottamatta aloitteita 1 ja 2, jotka koskivat osallistumismaksun poistamista liiton vuosikokouksissa. Päätösesitys: Hallitus käy keskustelun vuosikokouksien päätöksistä ja tekee päätösesityksen kuvernöörineuvostolle siitä, miten osallistumismaksun poistamisen osalta edetään niiden vuosikokousjärjestäjien osalta (Turku 2016, Joensuu 2017 ja Oulu 2018), jotka vuosikokous on hyväksynyt sellaisten ohjesääntöjen pohjalta, joissa osallistumismaksu on voimassa. Toisin sanoen, minkä vuoden vuosikokouksesta lähtien vuosikokouksen päätöstä aletaan toteuttaa. H: Hallitus esittää kuvernöörineuvostolle, että osallistumismaksu poistetaan 2019 vuosikokouksesta alkaen 14 MUUTOSESITYKSET LIONS-LIITON SÄÄNTÖIHIN LIITE 14/1 GS: Vuokatin vuosikokous ei hyväksynyt sääntömuutosesityksiä koskien toisen varapuheenjohtajan valintaa liitolle. Po. sääntömuutosesitykset oli hyväksytty patentti- ja rekisterihallituksen ennakkotarkastuksessa. Käsittelyyn tulevassa sääntömuutosesityksessä on otettu huomioon vuosikokouspäätökset. Lisäksi toimialoja ja työryhmiä koskevat kirjaukset on tarkistettu vastaamaan voimassa olevaa käytäntöä ja ohjeistusta. Liiton säännöissä on ollut po. asioita koskevia puutteita. Päätösesitys: Hallitus hyväksyy muutosesitykset liiton sääntöihin ja esittää kuvernöörineuvostolle niiden hyväksymistä. Muutosesitykset etenevät kuvernöörineuvoston esityksenä liiton vuosikokoukselle Turussa H: Hallitus esittää kuvernöörineuvostolle, että liiton säännöt lähetetään jatkovalmisteluun sääntötyöryhmälle. Jatkovalmistelussa on otettava huomioon 1VDG-jäsenen lisääminen liiton hallituksen jäseneksi ja kuvernöörineuvoston kokousten vuosiaikataulu. 15 MUUTOSESITYKSET VUOSIKOKOUSOHJESÄÄNTÖÖN LIITE 15/1

8 Hallitus (13) GS: Vuokatin vuosikokouksen päätöksen mukaisesti vuosikokousohjesäännöstä poistetaan osallistumismaksua koskeva kappale 11. Ohjesäännön kappalenumerointi muutetaan vastaavasti. Lisäksi 28 korjataan hallituksen esityslista 13 tehdyn päätöksen mukaisesti. Päätösesitys: Hallitus hyväksyy muutosesitykset vuosikokousohjesääntöön ja esittää kuvernöörineuvostolle niiden hyväksymistä. H: Hyväksyttiin esityksen mukaisesti. Hallitus korosti, että vuosien vuosikokousjärjestäjien tulee noudattaa vuosikokousohjesäännössä määrättyä kattoa 20 kokouksen osallistumismaksulle. 16 MUUTOSESITYKSET MATKUSTUSOHJESÄÄNTÖÖN LIITE 16/1 GS: Matkustusohjesäännön 15 on korjattu vastaamaan jo kaudella käytössä ollutta ja hallituksen hyväksymää menettelyä puheenjohtajiston (CC, VCC, IPCC) puhuja- /esiintymismatkojen osalta. Kullakin puheenjohtajalla on käytössään matkabudjetti, jonka suuruus määritellään liiton talousarvioesityksessä ja jonka käytöstä puheenjohtajat itsenäisesti vastaavat. Päätösesitys: Hallitus hyväksyy muutosesitykset matkustusohjesääntöön ja esittää kuvernöörineuvostolle niiden hyväksymistä. H: Hallitus esittää kuvernöörineuvostolle matkustusohjesäännön hyväksymistä :ssä 15 ja :ssä 16 esitetyin muutoksin. Pykälään 16 esitetty muutos koskee ajankohdan muutosta liiton matkalaskujen toimittamiseksi (ennen 2 kk sisällä matkan päättymisestä, uusi seuraavan kuukauden 15. päivään mennessä matkan päättymisestä). 17 MUUTOSESITYKSET KOKOUSTEN ASIAKIRJAKÄYTÄNTÖÖN LIITTEET 17/1-2 Päätösesitys: Hallitus käy läpi ja hyväksyy muutokset liiton kokouskutsu-, esityslista- ja pöytäkirjakäytäntöön liitteen 17/2 mukaisesti. Voimassa oleva kokousten asiakirjakäytäntö on esitetty liitteessä 17/1. H: Hallitus teki kokousten asiakirjakäytäntöön voimassa olevan käytännön mukaiset muutokset. Hallitus päätti, että muutokset kirjoitetaan puhtaaksi ja lopullisesti asiakirjakäytäntö hyväksytään kokouksessa. 18 TOIMIALOJEN JA TYÖRYHMIEN JÄSENYYDET SEKÄ LION-LEHDEN TOIMITUSNEUVOSTO LIITE 18/1 GS: Toimialojen ja työryhmien jäsenet ja mahdolliset piirien yhteyshenkilöt tarkistetaan vuosittain. Toimialaohjeessa on annettu ohjeita työryhmien jäsenmäärästä ja kokoonpanosta. Hallitus ja kuvernöörineuvosto hyväksyivät toimialojen ja työryhmien puheenjohtajat kokouksissaan Vuokatissa. Päätösesitys: Hallitus hyväksyy toimialojen ja työryhmien jäsenet sekä Lion-lehden toimitusneuvoston kokoonpanon liitteen 18/1 mukaisesti ja esittää niitä edelleen

9 Hallitus (13) kuvernöörineuvoston vahvistettaviksi. H: Hallitus esittää kuvernöörineuvostolle toimialojen ja työryhmien sekä Lion-lehden toimitusneuvoston jäsenyyksien hyväksymistä liitteen 18/1 mukaisesti. Esitykseen on lisätty DG Antti Raitaniemi Rakennetyöryhmän jäseneksi ja kiinteistötyöryhmän kokoonpano. Sääntötyöryhmän kokoonpanoon palataan seuraavassa kokouksessa. 19 TOIMIALAJOHTAJIEN JA TYÖRYHMIEN PUHEENJOHTAJIEN TOIMENKUVAT LIITE 19/1 Päätösesitys: Hallitus hyväksyy toimialajohtajien ja työryhmien puheenjohtajien toimenkuvat liitteen 19/1 mukaisesti. Kaikkien toimialajohtajien ja työryhmien puheenjohtajien työtä koskevat tehtävät on kirjattu toimialojen ja työryhmien työskentelyä koskevaan käytännön ohjeeseen, joka hyväksyttiin Vuokatissa Toimiala-/työryhmäkohtaiset toimenkuvat täydentävät yhteisiä tehtäviä. H: Hallitus esittää kuvernöörineuvostolle toimenkuvien hyväksymistä lisäämällä Kiinteistötyöryhmän puheenjohtajan toimenkuva listalle ja poistamalla viestintäjohtajan toimenkuvasta osallistuminen IT-työryhmän toimintaan. 20 VIESTINNÄN TOIMIJOIDEN TEHTÄVÄT: TYÖNJAKO JA VASTUUT LIITE 20/1 GS: Lions-liiton viestintäorganisaatio muuttui alkaen. Uusina toimijoina viestintäjohtajan rinnalla ovat viestintätyöryhmä ja viestintätoimisto. Viestintätyöryhmä vt. viestintäjohtajan johdolla ja yhdessä viestintätoimiston kanssa on käynyt läpi viestinnän tehtävät ja valmistellut liitteen 20/1 mukaisen työnjakosuunnitelman. Lisäksi viestintätyöryhmä on määritellyt jäsenten seurantavastuut: Thorleif Johansson jäsentoimiala, www-sivut (ecredo) Teija Loponen nuorisotoimiala, ulkoiset tiedotteet Esa Ojapalo palvelu ja varainhankinta, brändiasiat Raimo Paappa koulutus, puheenjohtaja Markku Talvio kansainväliset asiat Pääsihteeri vastaa tässä vaiheessa hallinnon viestinnästä ja tilaa työt viestintätoimistosta. Päätösesitys: Hallitus merkitsee tiedoksi viestintätoimijoiden työnjaon ja seurantavastuut. H: Työnjako ja seurantavastuut merkittiin tiedoksi. Lisäksi hallitus päätti, että työryhmän jäsenille annetaan tehtävien hoitamiseksi tarvittavat työvälineet (esim. www-sivujen päivitysoikeudet). 21 LOPPURAPORTTI LIONS QUEST CORE4-APURAHAN KÄYTÖSTÄ LIITTEET 21/1-2

10 Hallitus (13) Päätösesitys: Hallitus hyväksyy Core4-apurahan loppuraportin (liite 21/1) esitettäväksi kuvernöörineuvostolle. H: Hyväksyttiin. 22 SOPIMUS ITLAN (ITSENÄISYYDEN JUHLAVUODEN LASTENRAHAN SÄÄTIÖ) KANSSA KOSKIEN 100 LAULUA SUOMESTA JULKAISUA VUONNA 2017 LIITE 22/1 GS: LCI 100 vuotta toimikunnan edustajat saivat syksyllä 2014 yhteistyöpyynnön Lasten Keskukselta ja Kirjapajalta osallistua Sata laulua Suomesta ja suomalaisuudesta hankkeeseen yhdessä ITLAN (Itsenäisyyden Juhlavuoden Lastenrahaston Säätiö), Suomen rehtoreiden yhdistyksen ja Konserttikeskuksen kanssa. Hankkeen tarkoituksena on tuottaa oppimateriaalikokonaisuus opettajille ja jakaa kaikille yläkouluikäisille kirja, jossa on otos materiaaliin valituista sadasta laulusta. ITLA on ottanut hankkeen osaksi vuonna 2013 käynnistynyttä Lapset, nuoret ja perheet satavuotiaassa Suomessa tutkimus- ja vaikuttamisohjelmaa, jonka ohjausryhmää johtaa professori Pentti Arajärvi. ITLA on tällä hetkellä hankkeen päätuottaja. Lioneiden osuus olisi kirjojen jakaminen kouluille ja osallistuminen materiaalin tuotantoon rahallisella panoksella, joka olisi osa Punainen Sulka keräyksen Lions-liiton nuorisotyöhön varattua osuutta (15 % keräystuotosta). Sata laulua Suomesta hanke on hakenut osaksi itsenäisyyden valtakunnallisen juhlavuoden Suomi 100 Yhdessä ohjelmaa. Lions-liitto on hakemuksessa mainittu yhdeksi hankkeen yhteistyökumppaniksi. Päätösesitys: Hallitus hyväksyy hankesopimuksen ITLAn ja Lions-liiton välillä kuvernöörineuvostolle esitettäväksi. H: Hallitus ei hyväksynyt esitystä hankesopimuksen solmimiseksi. 23 PALKITSEMISET Päätösesitys: Hallitus hyväksyy saapuneet ansiomerkkiesitykset. H: Ansiomerkkiesityksiä ei ollut. 24 MUUT ASIAT PID Tapani Rahkon osallistuminen Europa Forumin Advisory Committee n kokouksiin GS: PID Rahko valittiin EF:n Advisory Committee n jäseneksi Europa Forumissa Birminghamissa 2014 liiton hallituksen ja kuvernöörineuvoston esityksestä NSR:lle, joka puolestaan teki ehdotuksen Europa Forumille Rahkon valitsemiseksi. Kausi on kolmevuotinen Päätösesitys: Hallitus hyväksyy PID Rahkon osallistumisen Advisory Committee n kokoukseen, joka pidetään Europa Forumin yhteydessä Augsburgissa lokakuussa Lions-liitto korvaa Rahkon matkat ja majoituksen ke su ( ).

11 Hallitus (13) H: Hyväksyttiin. Punainen Sulka toimikunta: PDG Reino Laineen matkalaskut kaudella GS: Liiton matkustusohjesäännön mukaan matkalaskut liiton toimikunnan kokouksista on lähetettävä kahden kuukauden sisällä kokouksesta. Pääsihteerillä ei ole valtuuksia hyväksyä yli 2 kk vanhoja matkalaskuja. Viime kaudella Punainen Sulka toimikuntaan kuuluva PDG Reino Laine laskutti kaikki kokouskulut vasta kauden lopussa, koska Laine oli ollut siinä käsityksessä, ettei Punainen Sulka tilillä olevia rahoja voisi käyttää matkakuluihin. Hyväksymättömiä matkalaskuja on yhteensä 367,15 arvosta ajalta Päätösesitys: Hallitus päättää, hyväksyykö se PDG Laineen matkalaskut. H: Hallitus päätti hyväksyä PDG Laineen matkalaskut. Piirien mahdollinen uudelleenjärjestely GS: Piirikuvernöörit esittävät, että hallitus ottaa piirien mahdollisen uudelleenjärjestelyn käsittelyyn ja antaa asiasta raportin kuvernöörineuvoston kokouksessa Päätösesitys: Hallitus päättää, miten asian valmistelu organisoidaan. H: Hallitus päätti lähettää asian rakennetyöryhmän valmisteluun. Avainviestiprosessin tilaaminen Medita Communication ilta GS: Liiton käyttämä viestintätoimisto Medita Communication on esittänyt avainviestiprosessin toteuttamista osana viestintäyhteistyön käynnistämistä. Prosessin tavoitteena on luoda edellytykset johdonmukaiselle viestinnälle, jossa kaikki asianosaiset osaavat toimia hyvinä brändilähettiläinä omissa verkostoissaan. Prosessi toteutetaan verkkokyselyllä, haastatteluilla ja työpajakyselyllä, joissa sidosryhmät asetetaan tärkeysjärjestykseen ja kootaan tarvittava tieto Lions-liiton avainviestien määrittelemiseksi. Tietojen kokoaminen ja käsittely tapahtuu luottamuksellisesti ja siitä vastaavat Medita C:n yhteyshenkilöt Tiinu Wuolio ja Saara Salaja. Medita analysoi aineiston ja luokittelee matriisiin, jossa on oma rivinsä kullekin sidosryhmälle sekä oma sarakkeensa yhteiselle intressille, Lions-liiton vahvuuksille ja toiminnan/viestinnän haasteille, toimiville kanaville sekä avainviestiluonnoksille. Aineisto hyväksytetään viestintätyöryhmässä ja lopullinen aineisto käyttöohjeineen tulee jäsenten saataville liiton extranetissa. Lisäksi sitä tehdään tunnetuksi uutiskirjeissä ja jäsenlehdessä. Prosessi kestää 4 6 viikkoa riippuen avainhenkilöiden tavoitettavuudesta ja valmiudesta kommentoida työpajan tuotoksia. Kahdelta konsultilta prosessi vaatii yhteensä 8 10 työpäivää, jotka voidaan sisällyttää olemassa olevaan sopimukseen tai tulkita erilliseksi projektiksi, jonka perusteella ei tehdä päätelmiä jatkossa tarvittavasta kuukausityöajasta.

12 Hallitus (13) Päätösesitys: Hallitus käy alustavan keskustelun asiasta, ja sen pohjalta asia valmistellaan päätettäväksi hallituksen kokouksessa H: Hallitus päätti pyytää asiaa koskevan tarkemman esityksen viestintätoimistolta ja tutkia, voiko esim. brändityöryhmän aineistoa hyödyntää avainviestien määrittelyssä. Rakennetyöryhmän raportti: liittotoimiston palvelut Päätösesitys: Hallitus kuulee rakennetyöryhmän raportin liittotoimiston palveluista ja tekee asiaa koskevat päätökset H: Hallitus merkitsi raportin tiedoksi ja antoi pääsihteerille valtuudet edetä rakennetyöryhmän esityksen mukaisesti. Puheenjohtajan nimittäminen DG-ryhmän vastuuhenkilöksi Fukuokan kansainvälisessä vuosikokouksessa Päätösesitys: Hallitus valitsee VCC Heikki Hemmilän po. tehtävään. Lisäksi viestien vastaanottajiksi LCI:lle ilmoitetaan GS Maarit Kuikka ja järjestösihteeri Susanna Gustafsson. H: Hyväksyttiin. 25 ILMOITUSASIAT Liiton johdon ja nykyisten ja entisten kansainvälisten johtajien tapaaminen, Kaisankoti, Espoo, Puheenjohtajan ja pääsihteerin matka LCI:n päämajaan Oak Brook, Chicago, Saapuneet toimiala- ja työryhmäraportit o o o Palvelu ja varainhankintatoimiala Koulutus Jäsentoimiala Pääsihteerin katsaus Pääsihteerin viikonlopputyöt ja niistä kertyvät vapaat sekä suunnitelma niiden käyttämiseksi syksyllä 2015 Päätösesitys: Hallitus merkitsee ilmoitusasiat tiedoksi. H: Merkittiin tiedoksi. 26 SEURAAVA HALLITUKSEN KOKOUS JA MUUT KOKOUKSET Kauden hallituksen kokoukset 1/28.8. Luostotunturi 2/1.10. Lions-talo

13 Hallitus (13) 3/ Lions-talo 4/ Lions-talo 5/ Lions-talo 6/4.3. Maarianhamina 7/28.4. Lions-talo 8/27.5. Turku Kuvernöörineuvoston kokoukset , Luostotunturi (LC Sodankylä) Helsinki (KVN-info Lions-talo, seminaari- ja kokouspaikka Messukeskus) Maarianhamina (LC Mariehamn) Turku Vuosikokous Turku NSR-kokous Rovaniemi Kv. vuosikokous Fukuoka, Japani Päätösesitys: Hallitus merkitsee kokoukset tiedoksi. H: Merkittiin tiedoksi. Seuraavassa hallituksen kokouksessa otetaan yhteiskuva, eli pukeutumiskoodi on virkaasu. Lisäksi on myös hallituksen ja henkilökunnan yhteinen kahvihetki. 27 PÄÄTÖS Puheenjohtaja päätti kokouksen klo ALLEKIRJOITUKSET Jari Rytkönen puheenjohtaja Maarit Kuikka sihteeri