HALLITUS. AIKA Keskiviikko klo

Transkriptio

1 MK (11) HALLITUS AIKA Keskiviikko klo PAIKKA GoToMeeting LÄSNÄ Heikki Hemmilä CC puheenjohtaja Erkki Honkala VCC este Jari Rytkönen IPCC klo 9.30 saakka (poistui asiakohta 189 aikana) Aarto Mäkinen DG Sinikka Uola DG Jarmo Rastas PDG klo saakka (poistui asiakohta 201 aikana) Kalevi Sillanpää PDG Timo Auranen 1VDG KÄSITELTÄVÄT ASIAT LIITTEET - Maarit Kuikka GS sihteeri JAKELU Hallitus 8 DG:t 12 MDC:t 5 ID ja PID:t 8 Tilin- ja varatilintarkastajat 4 GS Maarit Kuikka 1 Arkisto 1 Yhteensä 39

2 Hallitus (11) KÄSITELTÄVÄT ASIAT 182 Avaus Laillisuus ja päätösvaltaisuus Pöytäkirjan tarkastajien valinta Esityslista ja liitteiden julkisuus Edellisten kokousten päätösten täytäntöönpanon seuranta Katsaus liiton talouteen sekä kauden tulosennuste Taloushallinnon kehittämisprojekti Lions-talon myyntitilanne Liiton vakuutusten kilpailuttaminen Viestintäpäällikön työsuhteen kokoaikaistaminen alkaen Varainhankintatoimialan johtajan tehtävä Kotimaisen 100 % presidentin ansiomerkin myöntämisperusteet alkaen Avustukset leorahastosta Piirien GoToMeeting-järjestelmän laskutus Yhteispohjoismaisen maksun eli NSR-maksun suuruus Arpajaisluvan hakeminen Yhteistyösopimus MD 306 Sri Lankan kanssa Ansiomerkkiesitykset Muut asiat 1. Yhteenveto Lions-liiton voimassa olevista sopimuksista 9 2. Vuosikokouksen tiedotussuunnitelma Ilmoitusasiat 1. Toimiston kesälomat ja aukioloaika 9 2. Työsuojelun toimintaohjelma 9 3. Saapuneet toimiala- ja työryhmäraportit Seuraavat hallituksen kokoukset ja muut kokoukset Päätös 10

3 Hallitus (11) 182 AVAUS Puheenjohtaja Heikki Hemmilä avasi kokouksen klo LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Hallitus toteaa kokouksen lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. H: Todettiin. 184 PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJIEN VALINTA Päätösesitys: Hallitus valitsee pöytäkirjan tarkastajiksi DG Aarto Mäkisen ja 1VDG Timo Aurasen. H: Valittiin. 185 ESITYSLISTA JA LIITTEIDEN JULKISUUS Päätösesitys: Hallitus hyväksyy kokouksen esityslistan. Lisäksi hallitus tekee kunkin asiakohdan yhteydessä päätöksen, onko mahdollinen liite julkinen vai ei. H: Hallitus hyväksyi esityslistan muutoksitta. 186 EDELLISTEN KOKOUSTEN PÄÄTÖSTEN TÄYTÄNTÖÖNPANON SEURANTA Päätösesitys: Hallitus kuulee pääsihteerin katsauksen edellisessä kokouksessa tehtyjen päätösten toimeenpanosta. H: Hallitus merkitsi katsauksen tiedoksi toteamalla, ettei avoinna olevia asioita ole. 187 KATSAUS LIITON TALOUTEEN SEKÄ KAUDEN TULOSENNUSTE Päätösesitys: Hallitus käsittelee tuloslaskelmasta ja -ennusteesta esiin nousevat asiat ja tekee tarvittavat päätökset. H: Hallitus merkitsi tuloslaskelman ja -ennusteen tiedoksi. Seuraava tuloslaskelma esitetään hallituksen 9.6. kokouksessa. Liitteet ovat julkisia: Ei

4 Hallitus (11) 188 TALOUSHALLINNON KEHITTÄMISPROJEKTI GS: Lions-liiton hallitus hyväksyi kokouksessaan taloushallinnon prosessikuvauksen ja nimesi työryhmän (Tauno Laine, Maarit Kuikka, Taru Rytkönen, Jari Salonen ja Marja-Leena Turunen) valmistelemaan ehdotuksen jatkotoimenpiteistä hallituksen kokoukseen Työryhmä on kokoontunut kaksi kertaa ja se on päivittänyt prosessikuvausraportin, jotta se voidaan jakaa hallitusta laajemmille ryhmille kuten DG:t, 1.VDG:t, 2.VDG:t, henkilökunta, tilintarkastajat, tilitoimisto. Päivitetty raportti on liitteenä. laatinut ehdotuksen käyttöön jäävistä ja lopetettavista pankkitileistä laatinut projektisuunnitelman, jonka mukaan toteutetaan taloushallinnon uudistamistoimet Päätösesitys: Hallitus hyväksyy työryhmän esitykset liitteessä 188/1 koskien liiton pankkitilien lopettamista ja yhdistämistä paperilaskujen määrän vähentämistä taloushallinnon kehittämisprojektin toteuttamista H: Hallitus hyväksyi työryhmän esitykset liiton pankkitilien lopettamisesta ja yhdistämisestä sekä paperilaskujen määrän vähentämisestä. Tarvittavat toimenpiteet toteutetaan niin, että ne ovat valmiina kauden alkaessa. Lisäksi hallitus hyväksyi taloushallinnon kehittämisprojektin käynnistämisen ja toteuttamisen projektisuunnitelman mukaisesti. Taloushallinnon prosessikuvausraportti jaetaan DG-, 1.VDG- ja 2.VDG-ryhmille, henkilökunnalle, tilintarkastajille ja tilitoimistolle. Liitteet ovat julkisia: Ei 189 LIONS-TALON MYYNTITILANNE Päätösesitys: Hallitus kuulee tilannekatsauksen talon myyntitilanteesta. Kuvernöörineuvoston päätösesitys vuosikokoukselle on hyvä olla valmiina viimeistään 30 päivää ennen vuosikokousta ( ). H: Hallitus merkitsi tiedoksi talon myyntitilanteen ja päätti, että talon myyntiä koskeva, vuosikokoukselle annettava selvitys on valmis Selvitys käsitellään hallituksen kokouksessa klo 17.00, ja siinä tehdään päätösesitys kuvernöörineuvostolle, joka kokoontuu klo Talon myyntiä koskeva päätösesitys vuosikokoukselle lisätään klubeille jaettuun vuosikokousaineistoon to LIITON VAKUUTUSTEN KILPAILUTTAMINEN GS: Liiton tarjousten vakuutuskilpailussa on olleet mukana vakuutusyhtiö IF (liiton vakuutusyhtiö

5 Hallitus (11) tällä hetkellä), OP/Pohjola, Lähi-Tapiola ja vakuutusyhtiö Fennia. Kilpailutuksessa on pyydetty tarjoukset seuraavista vakuutuslajeista: henkilöstö (toimisto, Lions Quest, lehti): lakisääteiset tapaturma- ja ryhmähenkivakuutukset, vapaa-ajan vakuutus (vain toimisto), matkavakuutus (vain toimisto) omaisuus (kiinteistö, tarvikemyynnin varasto, raha) järjestövakuutus (klubien aktiviteettien vakuuttaminen ns. 3. osapuolen vahingon varalta, vuosikokouksen osallistujat) hallinnon vastuuvakuutus (uusi) toiminnan keskeytysvakuutus (uusi) nuorisovaihto (uutena leirit) Kooste tarjouksista on esitetty liitteessä (liite 190/1). Päätösesitys: Hallitus tekee valinnan liiton vakuutusyhtiöksi ja päättää, mitä vakuutuksia liitolle otetaan. H: Hallitus päätti pyytää kahdelta edullisimman tarjouksen tehneeltä vakuutusyhtiöltä tarjouksen klubien talkoovakuutuksesta ja siirsi lopullisen valintapäätöksen tekemistä seuraavaan kokoukseensa Liite on julkinen: Ei 191 VIESTINTÄPÄÄLLIKÖN TYÖSUHTEEN KOKOKAIKAISTAMINEN ALKAEN GS: Vuoden alussa työnsä aloittaneen viestintäpäällikön 60 % työaika on jo nyt osoittautunut aivan liian vähäiseksi suhteessa viestinnän työmäärään ja tarvittaviin resursseihin. Tästä syystä vuosikokouksen hyväksyttäväksi esitettävään talousarvioon on budjetoitu viestinnän resursointi 100 % työajalla alkaen. Päätösesitys: Hallitus esittää kuvernöörineuvostolle, että viestintäpäällikön työsuhde kokonaikaistetaan alkaen, jolloin työaika on 7,5 h/päivä, yhteensä 37,5 h/viikko, ja palkka XX /kk. H: Hallitus hyväksyi päätösesityksen. 192 VARAINHANKINTATOIMIALAN JOHTAJAN TEHTÄVÄ GS: Määräaikaan klo mennessä varainhankintatoimialan johtajan tehtävään saatiin seuraavat hakemukset: PDG Torsti Ruokoski, LC Kankaanpää Päätösesitys: Hallitus hyväksyy PDG Torsti Ruokosken valinnan liiton varainhankintatoimialan johtajaksi

6 Hallitus (11) H: Hallitus esittää kuvernöörineuvostolle, että PDG Torsti Ruokoski valitaan liiton varainhankintatoimialajohtajan tehtävään kaudelle KOTIMAISEN 100 % PRESIDENTIN ANSIOMERKIN MYÖNTÄMISPERUSTEET ALKAEN GS: Hallitus kävi keskustelun po. ansiomerkin myöntämisen perusteista ja hakemisen aikataulusta ja päätti lähettää asian jäsentoimikunnalle mahdollisen muutosesityksen valmistelemiseksi hallituksen kokoukseen. Jäsentoimialan esitykset liitteessä (liite 193/1). Niissä ei esitetä muutoksia voimassa oleviin myöntämisperusteisiin/-käytäntöihin. Päätösesitys: Hallitus merkitsee tiedoksi jäsentoimialan esitykset ja tekee tarvittaessa asiaa koskevat päätökset. H: Hallitus päätti, että kotimaisen 100 % presidentin ansiomerkin myöntämisperusteet jäävät ennalleen. Liite on julkinen: /Ei 194 AVUSTUKSET LEORAHASTOSTA GS: Suomen Leojen hallitus on kokouksessaan päättänyt jakaa avustusta leorahastosta (yht ,57 ) seuraavasti: Sanna Heinonen 250 (kuitteja vastaan) Vilma Kaipainen 100 (kuitteja vastaan) Päätösesitys: Hallitus hyväksyy leorahaston avustukset esitetyn mukaisesti. H: Hyväksyttiin päätösesityksen mukaisesti. 195 PIIRIEN GOTOMEETING-JÄRJESTELMÄN LASKUTUS GS: Piirit ovat sopineet tai sopimassa oman GoToMeeting (Citrix)-tunnuksen hakemisesta yhdessä jonkun toisen tai useamman piirin kanssa. Esimerkiksi I- ja L-piireillä on nyt yhteinen tunnus, jota ne käyttävät sähköisissä kokouksissaan. Koska liitolla on jo oma Citrix-lisenssi, piirien tunnukset voidaan hankkia liiton olemassa olevan asiakkuuden kautta. Tällöin myös tunnuksen kustannukset (tällä hetkellä 386 /vuosi) tulevat liiton maksettaviksi kerran vuodessa (marraskuussa). Päätösesitys: Hallitus hyväksyy, että piirien GoToMeeting-tunnuksen laskutus hoidetaan siten, että maksu hoidetaan liiton luottokortilla, kuten tälläkin hetkellä, ja että Lions-toimisto laskuttaa loppuvuodesta piirejä sen mukaisesti, millaisia kumppanuuksia piirit ovat sopineet (ts. kuinka

7 Hallitus (11) monta piiriä käyttää yhtä tunnusta). H: Hyväksyttiin päätösesityksen mukaisesti. 196 YHTEISPOHJOISMAISEN MAKSUN ELI NSR-MAKSUN SUURUUS 2017 GS: Kansainvälisessä vuosikokouksessa muodostuvista yhteispohjoismaisista kuluista on luvulla veloitettu vuosittain nk. NSR-maksu. Sillä katetaan yhteispohjoismaisten tilaisuuksien ruokailu-, tarjoilu-, vuokra- ja siivouskuluja yms., joita tulee lähinnä Get-together- ja Scandinavian Hospitality Room tilaisuuksista. Aikaisemmin jälkimmäisen tilaisuuden tarjoilut on saatu lahjoituksina ja viemisinä DG-elekteiltä, mutta viime vuosina tämä ei ole enää onnistunut mm. eri maiden tullimääräysten takia. Hallitus on vuosittain päättänyt perittävän NSR-maksun suuruuden, joka on vaihdellut järjestelyistä riippuen /hlö, johon sitten on vielä lisätty paraatiliivin hinta (n. 30 ), jos ko. henkilö on sellaisen tilannut. Tänä vuonna Get-togetherin ruokailun hinnaksi on ilmoitettu 50 USD/hlö. Hospitality Roomin kustannuksista on maininta, että ne pysyvät budjetissa (28.000, laskettu 700 osallistujalla = 40 /hlö). Viime vuonna nk. NSR-maksu muodostui summista 60 (Get-together), 40 (Hospitality Room) ja 30 /liivi. Osallistujilla on mahdollisuus käydä omana ryhmänään opastetulla vierailulla päämajassa, josta päämaja veloittaa USD 10/hlö. Hintaan ei sisälly matkat, jotka ryhmän tulee hoitaa itse. Vierailua varten tulisi nimetä ryhmäjohtaja joka kokoaa ilmoittautumiset, hoitaa maksut, sopii vierailuajan päämajan kanssa sekä hoitaa matkustamiset päämajaan ja takaisin. Päätösesitys: Hallitus päättää, että po. tilaisuuksiin osallistuvilta suomalaisilta 100 NSRmaksuna + 30 niiltä, jotka tilaavat liivin. Liiton virallisilta edustajilta (CC ja puoliso sekä GS) ei peritä NSR-maksua, koska Get together ja Hospitality Room tilaisuuksiin osallistuminen kuuluu heidän tehtäviinsä. Lisäksi hallitus päättää mahdollisesta päämajan vierailua varten tarvittavan ryhmänjohtajan nimeämisestä. H: Hallitus päätti, että NSR-maksun suuruus on liivi. Liiton virallisilta edustajilta ei peritä po. maksua esityksen mukaisesti. Päämajan vierailua koskeva asia keskustellaan VCC Erkki Honkalan kanssa ennen kuin mahdollinen ryhmänjohtaja nimetään. 197 ARPAJAISLUVAN HAKEMINEN PVH-toimiala: Kuvernöörineuvosto hyväksyi kokouksessaan arpajaisvarainhankintaaktiviteetin kaudelle Arpoja painetaan kappaletta ja ne myydään hintaan 10 /kpl. Voittojen osuus on vähintään 35 % arpojen yhteenlasketusta myyntihinnasta. Jotta arvat saadaan myyntiin heti Lions-kauden alusta lukien, esitetään arpojen myyntiajaksi Arpajaisten käytännön toimeenpanijana toimii Oy Alandia-Games Ab.

8 Hallitus (11) Päätösesitys: Hallitus hyväksyy, että Lions-liitolle haetaan arpajaislupa ajalle Manner-Suomeen ja Ahvenanmaalle. H: Hallitus päätti, että Lions-liitolle haetaan arpajaislupa ajalle Manner- Suomeen ja Ahvenanmaalle. 198 YHTEISTYÖSOPIMUS MD 306 SRI LANKAN KANSSA GS: Ehdotusta MD 306 Sri Lankan kanssa solmittavaksi yhteistyösopimukseksi on käsitelty liiton hallituksessa ja kuvernöörineuvostossa kaudella Ohessa ote hallituksen 9/ kokouksen pöytäkirjasta 154: 154 SUOMEN LIONS-LIITON MD 107 JA MD 306 SRI LANKAN VÄLINEN YSTÄVYYSSOPIMUS LIITE 154/1 GS: Ystävyyssopimusasia oli esillä Lappeenrannan kuvernöörineuvoston kokouksessa , ohessa ote kokouksen pöytäkirjasta: Kansainvälinen johtaja Jouko Ruissalo viittaa LCI:n ohjesääntöön twinning-sopimuksesta. Ohjesäännössä ei ole mainintaa moninkertaispiirien välisestä ystävyyssopimuksesta mutta piirejä koskevaa ohjetta voi soveltaa myös tässä. Hallituksen toimintaperiaatteiden käsikirjan luku XIII/kohta D.4) mukaan: 4. Piirin ystävyystoiminta Piirien ystävyysohjelma on kansainvälisen yhteistyön muoto, jossa jonkin maan piiri solmii suhteet toisen maan piiriin tehdäkseen yhteistyötä joissakin erikoisprojekteissa toisessa piirissä tai toimiakseen yhdessä jonkin kolmannen piirin projektin hyväksi ko. maassa, ja edistääkseen ystäväklubitoimintaa sekä ystäväkaupunki- ja ystäväpitäjäsuhteita piiriensä kesken. Päätösesitys: Hallitus käy keskustelun asiasta. H: Hallitus esittää kuvernöörineuvostolle, että asia menee jatkovalmisteluun myöhempää päätöksentekoa varten. KVN: Kuvernöörineuvosto lähetti asian jatkovalmisteluun hallituksen esityksen mukaisesti. PID Erkki Laine huomautti, että pöytäkirjoissa Sri Lankan osalta on syytä käyttää muotoa MD 306 Sri Lanka. Laine toimittaa MD 306 Sri Lankalta saadun luonnoksen ystävyyssopimuksesta asian jatkovalmistelua varten. PID Laineen kokouksen alussa pyytämä puheenvuoro koski sairaalan jatkorakentamista, jota tässä yhteydessä ei käsitelty. Liitteenä on kansainvälisen järjestön hakemus, jolla haetaan ystävyyssopimuksen tunnustamista. Päätösesitys: Hallitus päättää, ryhdytäänkö ystävyyssopimusta valmistelemaan Vuokatissa kokoontuvan kuvernöörineuvoston kokouksen päätettäväksi. H: Hallitus päätti, ettei ystävyyssopimusta ryhdytä valmistelemaan. Päätösesitys: Hallitus käy keskustelun, esitetäänkö kuvernöörineuvostolle ystävyyssopimuksen

9 Hallitus (11) valmistelua MD 306 Sri Lanka ja MD 107 Suomi kesken. H: Hallitus esittää kuvernöörineuvostolle, että valmistellaan ystävyyssopimus MD 107 Suomi ja MD 306 Sri Lanka välille. 199 ANSIOMERKKIESITYKSET H: Hallitus myönsi ansiomerkit esitysten mukaisesti. Liitteet ovat julkisia: Ei 200 MUUT ASIAT 1. Yhteenveto Lions-liiton voimassa olevista sopimuksista Päätösesitys: Hallitus merkitsee yhteenvedon tiedoksi. H: Merkittiin tiedoksi. 2. Vuosikokouksen tiedotussuunnitelma GS: Liiton vuosikokousohjesäännön 23 mukaisesti liiton viestintäjohtaja tai pääsihteeri esittelee tiedotussuunnitelman hallitukselle viimeistään huhtikuun kokouksessa ennen vuosikokousta. Päätösesitys: Hallitus kuulee pääsihteerin yhteenvedon vuosikokouksen tiedottamisesta ja merkitsee sen tiedoksi. H: Merkittiin tiedoksi. 201 ILMOITUSASIAT Toimiston kesälomat ja aukioloaika Tarja Grönholm ja Susanna Gustafsson ja Jenna Härmä Anna-Kaisa Jansson Maarit Kuikka Marja Pakkanen Paula Westling Toimisto on suljettu heinäkuun viikot 29 ja 30 ( ). Viikolla 28 ( ) on puhelinpäivystys, jonka etänä hoitaa Susanna Gustafsson. Työsuojelun toimintaohjelma

10 Hallitus (11) Saapuneet toimiala- ja työryhmäraportit o leotoiminta o palvelu ja varainhankinta Päätösesitys: Hallitus merkitsee ilmoitusasiat tiedoksi. H: Merkittiin tiedoksi. Lisäksi hallitus esitti vakavan huolensa Punainen Sulka -kampanjan keräystilanteesta ja velvoitti pääsihteeriä toimittamaan hallitukselle alkuperäisen kuvernöörineuvoston jakopäätöksen ja rahankeräyslupapäätöksen. 202 SEURAAVAT HALLITUKSEN KOKOUKSET JA MUUT KOKOUKSET Hallituksen kokoukset Kuvernöörineuvoston kokoukset Joensuu, seuraavan kauden järjestäytymiskokous Kuvernöörineuvosto pitää vielä ennen kauden loppua ainakin yhden GTM-kokouksen, jossa tehdään päätösesitys Lions-talon myyntiä koskevasta vuosikokouksen esityslistan asiakohdasta. Vuosikokous Joensuu Kansainväliset kokoukset PERUUNTUNUT: Pohjois-Kalotti (Barents Conference) Kemi Kv. vuosikokous Chicago, USA Päätösesitys: Hallitus merkitsee kokoukset tiedoksi. H: Merkittiin tiedoksi 203 PÄÄTÖS Puheenjohtaja päätti kokouksen klo ALLEKIRJOITUKSET Heikki Hemmilä puheenjohtaja Maarit Kuikka sihteeri

11 Hallitus (11) PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJAT Aarto Mäkinen pöytäkirjan tarkastaja Timo Auranen pöytäkirjan tarkastaja