Lahden kaupungin ja kaupunkiseudun hankintatoimen käytännöt. Minna Halonen Hankintapäällikkö

Transkriptio

1 Lahden kaupungin ja kaupunkiseudun hankintatoimen käytännöt Minna Halonen Hankintapäällikkö

2 Seudullista yhteistyötä nykymuodossa ja -sopimuksin alkaen laajuus: kaikki Päijät-Hämeen 11 kuntaa + Askola, Myrskylä, Pukkila konserniyhteisöineen, lisäksi useat srk:t, koulutuskonserni, Päijät- Hämeen liitto ja Jätehuolto, Lahden Alueen Kehittämisyhtiö Oy LAKES, pelastuslaitos ym. n asukkaan talousalue tavoite: taloudellinen hyöty aiempaa edullisempien hankintahintojen ja ehtojen, päällekkäisen työn vähentymisen ja paremman hankintojen ammattitaidon kautta

3 Hankintaohjausryhmä koordinoi seudullisesti koostuu kuntien edustajista osallistuu kilpailutettavien kohteiden valintaan koordinoi ja ohjaa toiminnan kehittämistä jäsenet toimivat yhteyshenkilönä omaan kuntaansa: tiedottavat, valvovat, ohjaavat, valmistelevat Lahden kaupunkiorganisaatiossa toimii lisäksi poikkihallinnollinen hankintatyöryhmä sisäisen toiminnan kehittämiseen.

4 Hankintapalvelut vastaa operatiivisesta toiminnasta Lahden kaupungin konsernipalveluihin sijoitettu yksikkö käytetään nimitystä Lahden kaupunkiseudun hankintatoimi seudullisen hankintatoimen yhteydessä tehtävät määrittelee yhteistoimintasopimus seudullisesta hankintatoimesta sekä konsernipalvelujen johto- ja toimintasääntö tarvittaessa asiantuntijatyöryhmiä

5 Hankintapalveluiden henkilöresurssit ja tehtävät 6 vakituista henkilöresurssia: hankintapäällikkö, hankinta-asiantuntija, kolme hankinta-asiamiestä, hankintasihteeri Lahden keskitetty hankintatoimi (urakat hoitaa teky) + kaupunkiseudun yhteishankintayksikkö, ns. bulkkituotteet ja -palvelut tarjouspyynnöt, vertailut, neuvonta, ohjaus n. 100 yhteishankintatuotetta, joista pääsääntöisesti hankintapäällikön päätökset ja hintatiedotteet, pääkategoriat: elintarvikkeet, tekstiilit, hoitotarvikkeet, toimisto-/siivous-/tekniset-/rakennustarvikkeet, palvelut erilliskilpailutukset ja toimeksiannot ajankohtaisia kehityshankkeita mm. - hankinta- ja logistiikkapalveluiden yhdistäminen samaan organisaatioon - sähköiset hankinta- ja kilpailutusjärjestelmät - suurten kaupunkien yhteiset hankintatoimen mittarit - kestävä kehitys ja elinkaariajattelu

6 Seudullinen toimintamalli 1/2 seudulliset hankintatoimen linjaukset (strategia) yhtenäiset hankintaohjeet, Kuntaliiton/Lahden malli - Kuntaliitolla myös ohjeistusta pienhankintoihin täydentäviä soveltamisohjeita tarvittaessa, mm. eurorajat joiden ylittävissä hankinnoissa suositellaan kilpailuttamista (3000 tavarat, 5000 palvelut) hankinnoista vain yksi päätös: Lahden kaupungin johto- ja toimintasääntöjen sekä hankintaohjeiden mukainen viranhaltija- tai toimielinpäätös ja siihen liittyvä muutoksenhakuohjaus

7 Seudullinen toimintamalli 2/2 kunnat päättävät osallistumisestaan kilpailutuksiin jos osallistuu, myös sitoutuu käytännössä poisjättäytymiset yhteisistä kilpailutuksista ja sopimuksista vain perustelluissa poikkeustapauksissa käytännön toimia koskevat erimielisyydet käsitellään hankintaohjausryhmässä mikäli ei päästä yksimielisyyteen, erimielisyydet viedään asianomaisten kuntien ratkaistavaksi

8 Kuntien erillishankinnat tilaustyönä mahdollista tilata hankintapalveluilta kilpailutus tilaajan puolesta tilaaja vastaa päätöksenteosta korvaus hinnaston mukaisesti resurssien salliessa Vähäiset (alle 2000 ) hankinnat suoritetaan paikallisostoina, kunkin kunnan hankintaohjeiden mukaan.

9 Seudulliset tarjouspyynnöt kaikki voivat vaikuttaa hankintakokonaisuuden sisältöön valikoimaa yhdenmukaistetaan tahtotilan niin salliessa - YH-tuotteet/sopimuskaudet seudullisessa intrassa kaikki organisaatiot sitoutuvat tavoite: hankinta-aikataulut ja käytetyt hyödykkeet mahdollisimman samanlaisiksi, vakioinnin edistäminen Kuntakohtaisia sopimuksia sovelletaan niiden voimassaoloajan.

10 Yhteiskilpailutusten priorisoinnin lähtökohtia ostopalvelujen hankinnat ns. volyymietuhankinnat (ostomäärillä vaikutus hinnoittelutasoon) prosessit, joissa tarjouspyyntöjen valmistelu on mittava ja haastava vaihe (esim. soten ostopalvelut)

11 Hyödyt taloudellisia ja toiminnallisia kuntien rahat eivät yksin riitä laajojen palvelurakenteiden ylläpitämiseen, resurssit ydintoimintoihin yhteistyövaihtoehto omaa tuotantoa edullisempaa henkilöstön erityisosaaminen koko seudun käyttöön kaikkien ei tarvitse erikoistua kaikkeen vähemmän toimittajia, vähemmän laskuja Yhteistyö on erityisen järkevää Lahden kaupunkiseudulla, jossa kuntien välimatkat ovat lyhyitä.

12 Erityispiirteitä keskuskuntamalli, joka kunnioittaa kuntien itsemääräämisoikeutta ei raskasta organisoitumista, ohjausryhmä ainoa toimintaa ohjaava ja koordinoiva elin päätöksentekomalli byrokratiaa ja valitusriskejä vähentävä: vain yksi päätös ja yksi muutoksenhakutie käytännön toimijoiden välillä yhteistyötä ja luottamusta jo vuosien ajalta -> menettely toimii kustannustehokkuus, kevyet (vain välttämättömät) kehykset toiminnalle

13 KL Kuntahankinnat Oy:n rooli KL Kuntahankinnat Oy:n sopimuksiin on liitytty ja liitytään tuoteryhmissä, joiden osalta arvioidaan saatavan taloudellista tai toiminnallista hyötyä ja joihin tuotteisiin ei ole todettu sisältyvän merkittäviä paikallisia näkökohtia esim. elinkeinopoliittisessa mielessä huomioitavaksi. Sopimukset ovat toistaiseksi yksittäisiä (työasemat, toimistotarvikkeet, värikasetit), mutta jossain määrin niitä on tarkoituksenmukaista vielä lisätä (polttoöljy, kopiopaperit mm.). Sopimusten toimivuuden arviointia suorittaa seudullinen ohjausryhmä, jossa on jokaisen jäsenkunnan edustus.

14 Pätevät yritykset ja laadukkaat hankinnat 1/2 Yritysten kelpoisuuden tarkistaminen korostunut nykyisen hankintalain myötä, koska kansallisen kynnysarvon ylittävissä hankkeissa kaikille yrittäjille annetaan mahdollisuus ilmoittautua kilpailuun jättämällä osallistumishakemus. Hankintayksiköllä on kuitenkin oikeus hankintalaissa säädetyllä tavalla rajoittaa lopulliseen kilpailuun osallistuvien yritysten määrää (korostuu rajoitetussa menettelyssä / palveluhankinnoissa, avoin menettely selkeissä tavarahankinnoissa). Hankintatoimi on kokonaisvaikutuksiltaan liiketoimen kaltaista. Hankinnoissa on pyrittävä hankintayksikön kannalta mahdollisimman edulliseen lopputulokseen laatua unohtamatta.

15 Pätevät yritykset ja laadukkaat hankinnat 2/2 Valintaperusteeksi voidaan halvimman hinnan sijasta asettaa tarjousten kokonaistaloudellinen edullisuus, jolloin tarjousten laadulliset ominaisuudet korostuvat. Hankinnan tarkoituksenmukaisuus ja kokonaistaloudellinen edullisuus edellyttävät suunnitelmallisuutta, taloudellisuutta ja kestävän kehityksen periaatteiden huomioon ottamista. Tuotteen koko elinkaaren huomioiminen, ympäristölle mahdollisimman vähän haittaa - tavarat, kuljetukset, pakkaukset, varastointi, jätehuolto

16 Sidosyksikköhankinnat Yhteishankinnoista on erotettava kuntakonsernin sisäiset hankinnat (in house -hankinnat) sallittuja ilman kilpailutusta. Sidosyksiköllä tarkoitetaan hankintayksiköstä muodollisesti erillistä ja päätöksenteon kannalta itsenäistä yksikköä, jota hankintayksikkö yksin tai yhdessä muiden hankintayksiköiden kanssa valvoo samalla tavalla kuin se valvoo omia toimipaikkojaan. Sidosyksiköksi hyväksyminen edellyttää lisäksi, että yksikkö harjoittaa pääosaa toiminnastaan niiden hankintayksiköiden kanssa, joiden määräysvallassa se on. Mikäli kuntakonserniin kuuluva yksikkö, kuten osakeyhtiö on vähäisessäkin määrin yksityisessä omistuksessa, sitä ei voida pitää hankintalain tarkoittamana sidosyksikkönä.

17 Suora hankinta 1/2 Hankinta ilman kilpailua eli suora hankinta on mahdollista, jos hankinnan arvo on vähäinen tai kilpailuttaminen on muutoin epätarkoituksenmukaista. Hankinnan vähäisyys on arvioitava hankintayksikön hankintavolyymien ja hankintojen luonteen pohjalta. Suora hankinta on mahdollista esimerkiksi silloin, jos tarjouskilpailussa mahdollisesti saavutettavat paremmat hinta- tai muut ehdot eivät ilmeisesti ylitä kilpailun järjestämisestä aiheutuvia kustannuksia. Suora hankinta on mahdollista myös silloin, kun tavaran tai palvelun laatu ja hintataso ovat tiedossa, tai kun hankittavaa tavaraa ei ole muualta saatavissa tai kysymyksessä on poikkeuksellisen kiireinen hankinta. - HUOM! kynnysarvot ylittävissä vain laista ilmenevin erityisin perustein! Suorassa hankinnassa hankintayksikkö suorittaa tilauksen ilman tarjouspyyntöä tai tekee hankintapäätöksen tarjouskilpailua järjestämättä vain yhdeltä toimittajalta pyydetyn tarjouksen perusteella.

18 Suora hankinta 2/2 Tavarahankintaa voidaan pitää lähtökohtaisesti vähäisenä, jos se on alle :n suuruinen. Palveluhankinnoissa kilpailuttamisen tarve on arvioitava tapauskohtaisesti. Yksittäisissä sosiaali-, terveys- tai koulutuspalveluiden hankinnoissa hankinta voidaan suorittaa tarvittaessa ilman kilpailua. Muissa palveluhankinnoissa alle :n suuruisia palveluhankintoja voidaan pitää sellaisina, joissa kilpailuttaminen ei ole yleensä tarkoituksenmukaista. Suora hankinta on erotettava tilauksista, jotka ovat jo kilpailutettujen sopimusten täytäntöön panemista eivätkä itsenäisiä muutoksenhakukelpoisia päätöksiä. Tarjouskilpailua ei tarvitse järjestää yhteishankinnassa, kun hankinta tehdään sellaiselta hankintalain 11 :n tarkoittamalta yhteishankintayksiköltä, joka on kilpailuttanut hankinnat.

19 Periaatteet samat riippumatta hankinnan koosta Hallintotoiminnassa kuntalain ja hallintolain perusteella noudatettavat avoimuuden, objektiivisuuden, tasapuolisuuden ja syrjimättömyyden periaatteet vastaavat tavoitteeltaan julkisista hankinnoista annetun lain edellyttämää lähtökohtaa tasapuolisesta ja syrjimättömästä menettelystä hankintoja toteutettaessa. Käytännössä hyvän hankinnan periaatteet eivät tunne olennaisia menettelytapaeroja eri kokoisissa hankinnoissa. Lähtökohtaisesti periaatteet on huomioitava myös pienissä hankinnoissa, mutta hankintayksiköllä on kuitenkin oikeus ja velvollisuus suhteuttaa toimintansa eri kokoisten hankintojen asettamiin vaatimuksiin.

20 Elinkeinopoliittiset tavoitteet kaupunkiseudun hankintatoimessa seudullisissa linjauksissa on erityisesti korostettu yrittäjämyönteisyyttä, tavoitteina ja keinoina mm.: - kilpailun toteutumisen edistäminen - markkinarakenteiden toimivuuden turvaaminen - edellytysten luominen uusille toimijoille - ei tarpeettomia rajoituksia ja vaatimuksia kilpailuun osallistumiseksi - yhteistyö (tapaamiset, koulutukset) yrittäjien ja yrittäjäjärjestöjen kanssa - arvioinnin kehittäminen koskien päätösten vaikutuksia yrittäjien toiminnalle yrittäjämyönteisyydessä huomioitava reunaehtoina - taloudelliset tavoitteet optimoida tuotteiden, toimittajien ja laskujen määrää - toiminnalliset tavoitteet koota mielekkäitä hankintakokonaisuuksia - hankintalain vaatimukset ml. tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu - velvoite ottaa huomioon entistäkin vahvemmin kestävää kehitystä, vastuullisuutta, elinkaarikustannuksia ja ympäristötekijöitä

21 Yhteisöjen/toimijoiden vaikutusmahdollisuudet merkittäviä kunnilla, toimialoilla, yksiköillä, substanssivastaavilla ratkaiseva päätäntävalta hankintojen suunnittelussa ja määrittelyssä erityisesti 1) kaikissa erillishankinnoissaan ja 2) hankintalain kynnysarvon alittavissa pienhankinnoissa/-kilpailutuksissa, joissa vastuu prosesseista on lähtökohtaisesti toimijoilla itsellään, sekä 3) kilpailutettujen sopimusten puitteissa tehtävissä operatiivisissa tilauksissa (esim. toimisto- tai rakennustarvikkeissa vihreyden merkitys ostoskorissa) -> päätösvaltaa ei voida ulkoistaa, hankintapalveluille tai muillekaan toimijoille -> mahdollisuus toteuttaa seudullisia linjauksia ja edistää pk-yrittäjämyönteisyyttä, innovaatioita, elinkaariajattelua, kestävää kehitystä ym. -> julkisen ja yksityisen/kolmannen sektorin kontaktien, tietoisuuden, tiedonvaihdon ja yhteistyön lisäämisen merkitys laajalla rintamalla! pienhankinnoissa kuntakohtaiset hankintaohjeet velvoittavina huomioitava, seudulla yhtenäiset ohjeet

22 Otteita seudullisista linjauksista Hankintojen ohjaaminen tapahtuu pääsääntöisesti kunnissa, toimialoilla ja liikelaitoksissa. Hankintojen kilpailuttamista on keskitetty (yhteishankintatuotteet). Erillishankinnoissa hankkiva yksikkö itse vastaa prosessista ja määrittelystä. Hankinnoissa pyritään alentamaan kokonaiskustannuksia optimoimalla tuotteiden ja toimittajien määrää, kuitenkin huomioiden elinkeinopoliittiset tavoitteet. Hankinnoissa huomioidaan pienten ja keskisuurten yrittäjien tarpeita. Tavaroita hankitaan huomioiden kokonaiskustannukset ja laatu. Hankintoja toteutetaan kustannustehokkaasti. Kestävää kehitystä ja vastuullisuutta korostetaan hankinnoissa. Hankinnoissa hyödynnetään tarpeiden ja mahdollisuuksien mukaan innovatiivisia toimintamalleja. (suunnitteluvaiheen ratkaiseva merkitys) Hankintoja suunnittelevat ja toteuttavat seuraavat markkinoita.

23 Otteita hankintaohjeista 1/4 Kansalliset kynnysarvot alittavissa hankinnoissa hankintamenettelyjen valinta on hankintayksiköiden harkinnassa. Tähän ryhmään kuuluvissa hankinnoissa on kuitenkin perusteltua noudattaa vastaavia hankintamenettelyjä kuin arvoltaan suuremmissa hankinnoissa. Menettelytavan valinnan ja hankintapäätöksen ei tarvitse kuitenkaan olla samalla tavalla perusteltu kuin hankintalakia sovellettaessa kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa. Hankinta suoritetaan pääsääntöisesti tarjouskilpailuna avointa tai rajoitettua menettelyä käyttäen. Neuvottelumenettelyä ja suorahankintaa ilman tarjouskilpailua käytetään silloin, kun tavanmukainen kilpailuttaminen ei ole perusteltua esimerkiksi kilpailuttamisesta johtuvien kustannusten tai siihen kuluvan ajan johdosta.

24 Otteita hankintaohjeista 2/4 Hankinnat ajoitetaan tapahtuvaksi edullisimpaan ajankohtaan. Tavarahankinnat on pyrittävä kohdistamaan yleisesti saatavilla oleviin malleihin ja laatuihin. Hankinnoissa on vältettävä tarpeettomia rinnakkaistuotteita. Tarjouspyynnössä esitetään laatua koskevat oleelliset vaatimukset. Hankinnoissa on huolehdittava siitä, ettei laatuvaatimuksia aseteta korkeammiksi, kuin mitä kulloinkin on tarpeellista. Jos tarjouspyyntöasiakirjat sisältävät tavaran ominaisuuksia koskevia vaatimuksia, kuten teknisiä eritelmiä, niitä ei saa laatia siten, että ainoastaan tietyn valmistajan tuote voi tulla kysymykseen. ( tai vastaava )

25 Otteita hankintaohjeista 3/4 Tilaajalla on oikeus määrätä hankinnan sisältö määrän, laadun ja muiden tyypillisten tavaran, palvelun tai urakan laatua koskevien seikkojen osalta. Tarjouspyyntö tehdään kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa kirjallisena. Valintaperuste (kokonaistaloudellinen edullisuus tai hinta), jota sovelletaan hankintapäätöstä tehtäessä, on mainittava hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä. Yksilöitävä asiaa osoittavat vertailu- eli arviointiperusteet, EUkynnysarvot ylittävissä myös suhteellinen painotus. Mikäli tarjouspyyntö poikkeaa hankintailmoituksesta, jälkimmäinen menee asiakirjana pätevyysjärjestyksessä edelle.

26 Otteita hankintaohjeista 4/4 tarjousten jättämiselle riittävästi aikaa (EU:n määräajat) Hankintayksikön on tehtävä ehdokkaiden ja tarjoajan asemaan vaikuttavista ratkaisuista sekä tarjousmenettelyn ratkaisuista kirjallinen päätös, joka on perusteltava. Päätökseen tulee liittää kirjallinen ohje asian saattamisesta markkinaoikeuteen (hakemusosoitus) ja kuntalain mukainen muutoksenhakuohje. Päätös perusteluineen sekä hakemusosoitus ja muutoksen-hakuohje on annettava kirjallisesti niille, joita asia koskee. Hankintalaki edellyttää hankintapäätöksen tekemisen jälkeen laadittavaksi kirjallisen sopimuksen. Tavarahankinnoissa sopimus muodostuu tyypillisesti tarjousehtojen perusteella laaditusta tilauksesta ja siihen tarvittaessa liittyvästä tilausvahvistuksesta. Hankintamenettelyyn osallistuneen tarjoajan antama tarjoushinta on julkinen.

27 Hankintadirektiiviuudistuksen myötä mahdollisesti syntyviä mahdollisuuksia innovaatioille ja pk-sektorille neuvottelumenettelyn (tarjousperusteinen neuvottelumenettely) käyttöalan laajentaminen uusi innovaatiokumppanuusmenettely innovatiivisille hankinnoille enemmän elinkaaripohjaista arviointia pk-yritysten aseman parantaminen hankinnoissa - informaation tuottamisvaatimusten yksinkertaistaminen - tarjouskilpailuun osallistumisen edellytysten oltava suhteessa hankinnan kontekstiin, liikevaihtovaatimuksille yläraja 3 x hankinnan arvo

28 Kiitos mielenkiinnosta! Minna Halonen Hankintapäällikkö Lahden kaupunki, Hankintapalvelut Lahden kaupunkiseudun hankintatoimi PL 13, Saimaankatu 11, 1. krs, Lahti gsm ,