1. Asiakasraadin jäsenten valokuvaus ja tutustuminen Tammirinteen päiväkodin tiloihin

Transkriptio

1 JYVÄSKYLÄN KAUPUNKI MUISTIO VARHAISKASVATUSPALVELUJEN ASIAKASRAATI Aika keskiviikko klo Paikka Tammirinteen päiväkoti, Jyskäntie 4, JYSKÄ Läsnä Aalto Sanni Autere Katri, poissa Kainulainen Katri Katko Soili, poissa Kemppi Ella, poissa Kutvonen-Lappi Titta, poissa Lampinen Taru Lehtinen Elina Lipasti Mikko López Elina Malinen Maarit Miettinen Marita, poissa Mikkonen Mervi Naukkarinen Pia, poissa Niskanen Ulla Polvi Päivi, poissa Reukauf Kati Riekkinen Susanna, poissa Suikki Siina, poissa Tirkkonen Maarit, poissa Tuomisalo Tuire Vesajoki Funlayo, poissa Arnberg Heli, puh.joht. Pajunen Tuija, siht. Janhonen Jukka Korhonen Timo Pelkonen Erkki Mustonen Sari 1. Asiakasraadin jäsenten valokuvaus ja tutustuminen Tammirinteen päiväkodin tiloihin Raatilaisia oli pyydetty saapumaan asiakasraadin esitteisiin tarvittavaa valokuvausta varten paikalle klo alkaen. Valokuvauksen lomassa oli mahdollisuus tutustua Tammirinteen päiväkodin tiloihin. Varsinaisen kokouksen alussa päiväkodinjohtaja Erkki Pelkonen esitteli Tammirinteen päiväkotia, joka toimii samassa rakennuksessa koulun kanssa. Päiväkodissa on 5 ryhmää ja esiopetus. Erkin kertoman mukaan parhaimmassa tapauksessa lapsi tulee talon toisen pään ovesta sisään päiväkotiin 1-vuotiaana ja poistuu toisen pään ovesta 8-vuotiaana. Talo on rakennettu vuonna 1975, jonka jälkeen rakennukseen on tehty useita korjauksia, muun muassa korjattu rakenteita sekä parannettu ilmastointia. Toiminnan perustana on kaupungin varhaiskasvatussuunnitelma ja toteutetaan lähipalveluperiaatteella. 2. Edellisen kokouksen muistio Raatilaisilla ei ollut huomautettavaa edellisen kokouksen muistioon. Väinönkatu 1 PL 82, Jyväskylä Laskutusosoite: PL 181, Basware Verkkolaskun OVT-tunnus: Puhelin: Vaihde: etunimi.sukunimi@jkl.fi

2 JYVÄSKYLÄN KAUPUNKI MUISTIO 2 (7) 3. Daisy järjestelmä, päiväkodin johtaja Timo Korhonen Timo Korhonen oli kutsuttu Daisy-järjestelmää käsittelevään asiakasraatiin, koska hän on ollut keskeisenä henkilönä mukana Daisy-taipaleen alusta saakka ja tuntee kokonaisuuden parhaiten. Daisy-järjestelmä on nyt otettu käyttöön koko varhaiskasvatuksessa ja Timo toimii yhtenä pääkäyttäjänä. Aluksi raatilaiset saivat kommentoida tämän hetken kokemuksiaan Daisyn toimivuudesta. Joululoman hoidontarvekyselyt pilotoitiin muutamissa yksiköissä Daisyn kautta ja siitä oli hyviä kokemuksia. Hyvänä koettiin myös se, että vanhempi näkee hoitotuntien kulumisen, mutta hankalaa on se, että jokainen päivä pitää hoitoaikoja varattaessa tallentaa erikseen. Henkilöstön edustajana paikalla ollut perhepäivähoitaja Sari Mustonen kertoi Daisyn toimivan perhepäivähoidossa moitteettomasti, työajanseuranta, kulukorvausten ilmoittaminen ja varahoitolasten kirjaaminen toimii ja helpottaa perhepäivähoitajien työtä. On päästy eroon aikaa vievien lomakkeiden käsin täyttämisestä sekä toimittamisesta eri tahoille. Käydyn keskustelun perusteella sekä yleisesti palautteiden määrän perusteella näyttäisi siltä, että alun kaaos alkaa tasaantua ja käyttöönotto alkanut sujua. Ratkottavia asioita on vielä, ja valtaosa niistä on tiedossa myös ohjelmantoimittajalla. Alkukeskustelun jälkeen Timo Korhonen esitteli Daisy-järjestelmän kokonaisuuden sekä sen liittymäkohdat muihin ohjelmiin Timolle oli toimitettu etukäteen asiakasraadin sähköpostiin tulleet Daisyä koskevat kysymykset, joiden vastaukset hän oli sisällyttänyt esitykseensä. Aluksi Timo vastasi kysymykseen miksi järjestelmäksi on valittu juuri Daily. Kun Jyväskylässä oli tehty ratkaisu mobiili-järjestelmän hankkimisesta varhaiskasvatuspalveluihin, hankinnan kilpailutuksen aikana Daisy oli ainoa järjestelmä, joka vastasi vaatimusmäärityksiin. 1. Lähtökohtana on puhelin, jolla kirjataan lapset sisään ja ulos joko avaimenperällä tai seinätunnisteella. Yksikkökohtaisesti voidaan päättää ja sopia vanhempien kanssa mitä tapaa käytetään. 2. Lapset kirjautuvat järjestelmään 30 sekunnin viiveellä, jolloin nähdään ajantasainen tieto lasten ja aikuisten läsnäolosta. 3. Daisyn käyttöä varten hankittiin kaikkiin yksiköihin puhelimet, joilla on ollut turvallisuutta parantava vaikutus. Daisy-sovelluksessa on koko ajan näytöllä näkyvä hälytysnumero, josta voi tarvittaessa hälyttää apua nopeasti. 4. Vanhemmilla on käytössä Daisy-netti: palvelusopimukset, hoitoaikojen ilmoittaminen, lomien hoidontarvekyselyt (talviloma ensimmäisen kerran kokonaisuutena) viestitoiminto on valmistunut ja testattu lopullisesti ja 1.2. alkaen aloitetaan viestintä sen kautta. viestit voidaan lähettää eri tarpeiden mukaan yhdelle perheelle, koko ryhmän perheille, koko talon perheille jne. tavalliset sähköpostitiedotteet poistuvat, vanhemmalle tulee jatkossa sähköposti-ilmoitus Daisy-nettiin tulleesta viestistä tai ilmoitus tekstiviestinä molemmille vanhemmille saadaan tunnukset Daisy-nettiin, jos ei vielä ole, tulee ottaa yhteys päiväkodinjohtajaan

3 JYVÄSKYLÄN KAUPUNKI MUISTIO 3 (7) 5. Henkilökunnalla on käytössä Daisy-manager, josta saadaan tiedot hoitoaikavarauksista. Mitä kattavammin ja tarkemmin perheet tekevät hoitoaikavaraukset, sitä tarkemmin voidaan päivähoitopaikassa suunnitella henkilöstön työajat ja varmistaa riittävä aikuisten määrä suhteessa kulloinkin läsnä olevien lasten määrään. Ruokatilaukset tehdään lasten läsnäoloilmoitusten perusteella, joten oikeilla varauksilla on taloudellinen vaikutus. 6. Perhepäivähoidon kulukorvaukset saadaan suoraan Daisystä lasten leimausten perusteella, joten valtava määrä edestakaisin kuljetettavaa paperia on poistunut. 7. Toimiva yhteys Personec-palkanlaskentajärjestelmään. 8. Effica asiakastietojärjestelmä, johon tiedot siirtyvät suoraan Daisystä jää pois paperisten päiväkirjojen käsin täyttäminen Effica-yhteyksien toimiminen on ollut haasteellisinta ja vaatinut paljon kehittämistyötä. Yhteensovittaminen ja testaaminen on vaatinut 2 vuotta, jotta nyt voidaan täysin luottaa järjestelmään. Joka yö siirtyy n leimausta Daisystä Efficaan. Effica keskustelee kunnan väestörekisterin kanssa. Kun lapselle tehdään päivähoitosijoitus, tiedot siirtyvät automaattisesti Daisyyn. Daisyn yhteys Titania-työaikajärjestelmään: henkilöstön työajat suunnitellaan Titaniaan, näkyvät Daisyssä, jossa leimataan toteumat, siirretään jakson päättyessä takaisin Titaniaan. Toimii hyvin, parhaillaan menossa kakkien päiväkotien Titaniajärjestelmien tarkistaminen yhdenmukaiseksi Raatilaisen kysymyksiä, joihin annetut vastaukset on tarkistettu ohjelmiston toimittajalta Kysymys: Kyseessä yksinhuoltajaperhe, jossa halutaan lasten tietojen näkyvän kummallekin vanhemmalle ja kummallakin vanhemmalla on Daisy-tunnukset, mutta tiedot eivät näy toisaalla olevalle vanhemmalle. Vastaus: Tunnuksia ei tarvitse tehdä uudelleen. Kun päiväkodin johtaja on lisännyt 2. huoltajan lasta koskevaan palvelusopimukseen, generoituu 2. huoltajalle tunnukset automaattisesti ja ne lähetetään palvelusopimukseen merkittyyn sähköpostiosoitteeseen. Mikäli vanhemmat haluavat että myös heidän tiedot näkyvät toinen toiselleen, pitää kummankin huoltajan hyväksyä omien tietojen näkyminen palvelusopimukselta, minkä näkevät Daisy-Net järjestelmässä. Mikäli lupaa ei anneta, näkyy kummallekin vain omat tiedot mutta kumpikin näkee lapsen tiedot kun huoltajat merkitty samalle palvelusopimukselle. Kysymyksiä (9), joissa on kysytty hoitoaikojen varaamisesta: hoitoaikoja ei pysty kopioimaan sisaruksille hoitoaikoja ei voi kopioida kaikille viikoille Vastauksia: Timo on tarkistanut ohjelmantoimittajalta, että ohjelmapäivitys on tulossa 4.2 mennessä, jonka jälkeen hoitoaikavarauksen kopioiminen sisaruksille onnistuu hoitoaikojen kopiointitoiminto (hoitoajat viikolle ja kopiointi seuraaville viikoille) pyritään toteuttamaan helmikuun aikana Vanhemmilla voivat viikkonumerosta aktivoida koko viikon ja vaikka monta viikkoa kerralla ja määrittää näille yhdellä toiminnolla hoitoajan eli hoitoaikoja ei tarvitse jokaiselle päivälle syöttää erikseen vaan aina valitaan ne päivät joilla on sama hoitoaika ja tehdään tämä varaus kerralla yhdellä Tallenna-painikkeen painalluksella, kun päivät tai viikot kalenterista on valittuna. 4.2 päivitetyn DaisyNetin hoitoaikavaraus toiminnon parannukset:

4 JYVÄSKYLÄN KAUPUNKI MUISTIO 4 (7) o 1. Varaus usealle lapselle kerrallaan o 2. Listaus näkymä tehdyistä varauksista yhtenä kokonaisuutena vanhemmille, joka voidaan tulostaa. o 3. Lapsen varauksia voidaan katsoa listanäkymästä klikkaamalla lapsen nimeä. o Listauksessa näkyy aina lapsen nimi kenelle varaukset on tehty. o 4. vanhat varaukset voidaan muuttaa kirjoittamalla vanhan varauksen päälle tai poistamalla lista näkymästä (ei lukitusajan varauksia), aktivoimalla kalenterista ja poistamalla tai aktivoivalla päivämäärät ja poistamalla o 5. uusi nopeampi varaus nopeuttamalla kalenterin päivien aktivointia eli varausten teko nopeutuu o Päivitetty loma-aikavaraus-toiminto, jossa vanhat varaukset tarpeen mukaan voidaan yli kirjoittaa. o Parannettu viestiosio, jossa lähetetyt viestit voidaan poistaa Kysymys: Jos kopioi kolmelle viikolle samat ajat, voiko joillekin päiville muuttaa ajat? Vastaus: Lukitusaika on 5 päivää ja tältä ajalta hoitoaikoja ei voi muuttaa. Lapsen voi vain ilmoittaa sairaaksi tai merkitä peruuntunut hoitopäivämerkinnän, mikä siis ko. päivän tuntien osalta vähentää hoitotunteja. Muun varausjakson osalta päiviä ja aikoja voi aina muuttaa / poistaa / lisätä, mutta tuo lukitusaika 5 päivää on siis se, jolloin tietoja ei voi enää muuttaa kuin edellä mainitulla tavalla. Kysymys: Miksi hoitoaikojen ilmoitusaika on 5 päivää? Vastaus: Perusteena on se, että henkilöstön on tiedettävä työvuoronsa 5 päivää ennen työvuoron alkua. Hoitoaikojen ilmoittaminen vaikuttaa siis työvuorosuunnitteluun. Pakollisessa muutostilanteessa voidaan aina neuvotella ratkaisuvaihtoehdoista. Kysymys: Saako ohjelmaa nopeutettua, sillä vaihtelevat hoitoajat ovat hitaita tallentaa? Vastaus: Parhaillaan tehdään toimintoja, millä saataisiin jo nykyistä ja käytössä olevaa DaisyNettiä toimimaan nopeammin. Koko ohjelmistopohja pyritään uusimaan kevään 2014 aikana, jonka jälkeen toiminta nopeutuu. Kysymys: Kenen vastuulla on, jos lapsen leimaus unohtuu kotiin haettaessa. Mistä henkilökunta/ viimeinen työntekijä tietää onko kaikki lapset haettu jos ei ole nähnyt vanhempaa? Vastaus: Jos viimeisen työntekijän kirjautuessa itse ulos, jonkun lapsen leimaus on tekemättä, puhelin ilmoittaa asian äänimerkillä. Työntekijä tarkistaa onko lapsi haettu ja henkilökunta korjaa hoitoajan Managerissa. Kysymys: Maksetaanko varatuista vai käytetyistä hoitotunneista? Vastaus: Hoitomaksut määräytyvät sen mukaan mihin maksuportaaseen sovitut hoitotunnit asettuvat ja maksu peritään kuukausimaksuna. Ainoastaan loma-aikojen ennalta ilmoitetut poissaolot vähentävät kyseisen kuun hoitomaksua. Tulossa on valtakunnallinen maksuuudistus, mutta tarkempia linjauksia ei ole vielä käytettävissä. Kysymys: Näkeekö jostain toteutuneet tunnit? Vastaus: Sekä vanhemmat että henkilöstö näkevät varatut ja toteutuneet tunnit. Kysymys: Jos varatut tunnit jäävät jossain kuussa ali ja jossain yli, mitä tapahtuu? Vastaus: Toteutuneita tunteja seurataan kolmen kuukauden jaksoissa ja tuntien tulee pysyä jokaisessa kuussa sovitussa välyksessä. Jos tunnit ylittyvät tai alittuvat, vanhempien tulee neuvotella päiväkodinjohtajan kanssa palvelusopimuksen muutostarpeesta.

5 JYVÄSKYLÄN KAUPUNKI MUISTIO 5 (7) Kysymys: Perheen 2 lasta on samassa päiväkodissa, toinen hoidossa toinen eskarissa ja hoidossa, molemmilla 119 h/kk, toisella tunteihin sisältyvät eskaritunnit. Nuoremman lapsen tunteja jää käyttämättä ja eskarilaisella eivät tunnit tahdo riittää. Vanhemman kokemuksen mukaan eskarilaisen maksu ei ole oikeassa suhteessa toisen lapsen kokopäivämaksuun. Vastaus: Daisyssä eskarilaisten aika, siis maksuton aika, on vakioitu, joten siltä osin pitäisi kaiken olla kunnossa eikä merkitystä mihin aamulla kirjataan. Ellei päiväkodilla virheellisesti oteta eskaritäppää aamulla pois, jolloin maksuton aika ei päivässä välttämättä täyty. Näin esim. 6 tunnin mittaisesta päivästä ensimmäiset 3 tuntia merkitään päivähoitoon ja vasta sitten tehdään eskarikirjaus, jolloin eskarille ei jää maksuton aikaa kuin 3 tuntia. Eskaritäppää ei saisi ottaa aamulla pk-kirjauksen yhteydessä pois, sillä tällä taataan että lapselle kuuluva maksuton esiopetusaika täyttyy joka päivä huolimatta siitä alkaako eskari heti vai ei. Oikeus vanhemmilla on kuitenkin tiettyyn tuntimäärään maksutonta esiopetusta lastensa osalta päivässä. Jos edellisessä esimerkkitapauksessa lapsen eskaritäppä on paikallaan aamulla, eli sitä ei manuaalisesti oteta pois, niin silloin maksuttoman esiopetuksen aika lähtee juoksemaan heti ja silloin sen yli menevä aika menee pk-puolelle. Esimerkissä 6 tunnin päivässä maksullista aikaa tulisi siis 2 tuntia. Kysymys: Saako Daisy-nettiin laskurin, jolla voisi laskea kuinka paljon on vielä jäljellä olevia hoitotunteja? Vastaus: Nyt jo näytetään varatut / käytetyt tunnit. Eli jäljellä olevien tuntien määrä on vanhemmilla ja hoitoyksiköilläkin tiedossa. Kysymys: Vanhempi kertoi täyttävänsä aina hoitoaikavarauksen samalle ajalle, vaikka todellisuudessa saattavat hakea paljonkin aikaisemmin, onko sillä vaikutusta mihinkään, sillä päiväkodin henkilökunta ei ole ottanut asiaa puheeksi? Vastaus: Vanhempien toivotaan tekevän hoitoaikavaraukset todellisen tarpeen mukaisesti, sillä jo muutaman lapsen hoitoajan 15 minuutin tarkennuksella on vaikutus henkilökunnan työaikojen suunnitteluun ja henkilöresurssin varaamiseen oikeaan aikaan. Kysymys: Osa vanhemmista on jo tehnyt hoitoaikavarauksen koko keväälle. Kuinka se vaikuttaa tulevaan talviloman hoidontarvevaraukseen? Vastaus: Uusi ilmoitus kumoaa aiemmin tehdyt varaukset. Jos ei tehdä uutta ilmoitusta, niin loma-ajaksi määritellyn ajan kohdalle tehdyt varaukset menevät automaattisesti loma-ajan hoidontarpeisiin. Kysymys: Vanhemmille ei ole riittävästi perusteltu miksi Daisyä käytetään, joten talviloman kattava tiedustelu tulee nostamaan esille, ettei käyttö ole kattavaa. Vastaus: Nyt on sopiva aika harjoitella ja varmistaa kattava käyttö jatkossa. Talviloma on vain viikko, joten nyt on helpompi harjoitella kuin ottaa käyttöön vasta kesän hoidontarvetiedusteluissa. Kysymys: Onko mahdollista, että jos vanhempi varaa vaikka kaksi viikkoa hoitoaikoja ja kolmas puuttuu, voisi saada Daisyyn muistutuksen, että hoitoaikavarauksia puuttuu? Vastaus: Mikäli vanhemmat hyväksyvät palvelusopimukselta sähköposti- ja tekstiviestiilmoituksen lähettämisen Daisy muistuttaa asiasta. Kysymys: Kahdella eri ryhmässä olevalla lapsella on yhteinen avaimenperätunnistin, jolloin toiselle saattaa tulla vientitilanteesta johtuen pitempi päivä. Vastaus: Pitäisi keskustella päiväkodissa voisiko toisen lapsen kohdalla hoitaa leimaukset seinätunnisteen kautta. Eri taloissa on sovittu erilaisia käytäntöjä, kunkin ryhmän löydettävä

6 JYVÄSKYLÄN KAUPUNKI MUISTIO 6 (7) ratkaisu, joka toimii. Aina voidaan rastista (mikä monilapsisen tunnisteen näytössä) toinen lapsi jättää kirjaamatta ja kun hänet kirjataan ennen klo 12, ei mitään manuaalisia toimia tarvita, vaan aiemmin kirjattu pysyy sisällä myös automaattikirjauksessa. Seinätunnisteet ovat myös tässä hyvä vaihtoehto, jos tuntuu, ettei rasteja halua poistaa. Tässäkin tapauksessa myöhemmin tullut voidaan kirjata avaimenperällä ja automaattisesti vaikka toinen lapsi olisi jo kirjattuna sisään. Lapsi pysyy sisällä ja vain tuleva lapsi kirjaantuu kirjaustilanteessa sisään. Kysymys: Onko lapsi aamulla vietäessä vanhemman vastuulla niin kauan kunnes on leimattu sisään, entä jos leimaaminen unohtuu? Vastaus: Lapsi on vanhemman vastuulla kunnes on leimattu sisään, mutta tietenkin lapsi on päivähoidon vastuulla kun vanhemmat ovat poistuneet, vaikka leimaus olisi unohtunut. Kysymys: Kenen vastuulla lapsi on perhepäivähoidossa, kun vanhempi leimannut lapsen ulos ja jää juttelemaan hoitajan kanssa? Entä päiväkodissa, kun lapsi on leimattu ulos ja vanhempi menee vielä hakemaan lapsen tavaroita lapsen jäädessä eri tilaan? Vastaus: Vanhempi on ottanut lapsen vastaan leimaamalla hoitopäivän päättyneeksi, joten on siis vastuussa. Selkeintä olisi kuitenkin tehdä ulos leimaus vasta silloin kun oikeasti lähdetään kotiin. Kysymys: On sattunut, että useammalla kerralla peräkkäin ei ole ollut puhelinta paikalla lasta tuotaessa ja siksi on sovittu, että henkilökunta leimaa lapsen sisään myöhemmin. Voiko luottaa, että leimaukset tulevat oikein? Vastaus: Kirjaus pitäisi pyrkiä tekemään aina oikea-aikaisesti. Vanhemmat voivat itsekin tarkistaa tilanteen DaisyNetistä missä siis voivat katsoa toteutuneita hoitoaikoja ja epäselvissä tapauksissa olla yhteydessä lasta hoitavaan päiväkotiin tai perhepäivähoitajaan. Loppukeskustelun aikana raatilaiset esittivät vielä muutaman kommentin sekä kysymyksen eri aiheista joillakin raatilaisilla on tuntuma, että perhepäivähoidossa vanhemmat käyttävät vasta vähän Daisy-nettiä. joillekin vanhemmille on tullut käsitys, että päiväkodissa ei kuitenkaan seurata hoitoaikavarauksia. Raporttinäkymiä ja toimintoja on muutettu niin että päiväkotihenkilökunta saa kaiken tarvitsemansa tiedon suoraan järjestelmästä, eli siltä osin pitäisi kyllä seurata. nyt saatu tieto avaa sen mihin kaikkeen daisy vaikuttaa, joten motivaatio käyttää Daisyä kasvaa. Kysymys: Millainen linjaus on Jyväskylän varhaiskasvatuksessa käsidesin käytöstä, jossa on terveydelle vaarallisia aineosia? Vastaus: Erkki Pelkonen (varhaiskasvatuksen turvallisuustyöryhmän puheenjohtaja) on lähettänyt yksiköihin yleisen ohjeen TUKESin ohjeen perusteella. Tavarantoimittaja (Jyväskylässä Total) vastaa tuotteiden laadusta. Total on ilmoittanut, että Jyväskylässä ei ole käytössä terveydelle vaarallisia käsidesi valmisteita. Erkki on ollut asiasta yhteydessä myös terveystarkastajaan.

7 JYVÄSKYLÄN KAUPUNKI MUISTIO 7 (7) 4. Asiakasraadin arviointikyselyn tuloksia Vilkkaasta Daisy keskustelusta johtuen arviointikyselyn tulosten käsittely siirrettiin tuleviin kevään raateihin.