Konekeskuksen huoltoleasingselvitys

Transkriptio

1 Tekninen lautakunta Tekninen lautakunta Kaupunginhallitus Kaupunginhallitus Tekninen lautakunta Konekeskuksen huoltoleasingselvitys 714/ /2013 TEKLA 69 Kaupunginkamreeri Juha Heinonen : Talousarviossa 2013 on tehtäväalueen "Konekeskus" kohdalla (sivu 104) merkitty lisäys "Huoltoleasing-vaihtoehto selvitettävä mennessä". Huoltoleasing tarkoittaa sopimusta, jossa kaupunki vuokraa määräajaksi esim. autoja siten, että kuukausivuokra sisältää sovitut huoltotoimenpiteet, tarvikkeet ja varaosat. Myös vakuutukset, sijaisauto yms. voivat sisältyä vuokraan. Kuukausimaksuun sisältyy sekä kiinteitä että muuttuvia osia. Muuttuvat osat määräytyvät todellisen kulutuksen mukaan ja tällöin sopimuksen sisällön mukaan voidaan suorittaa plus-miinustasaus ennalta sovituin perustein. Oheisessa laskelmassa on esitetty, mitä kuukausimaksu voi sisältää ja mitkä osat ovat muuttuvia. Huoltoleasingtarkastelu on rajattu koskemaan vain henkilö- ja pakettiautoja, joita on yhteensä vajaat 40 kpl. Yhteenveto tarkastelusta on esityslistan liitteenä. KL-Kuntahankinnat Oy on tehnyt LeasePlan Oy:n kanssa henkilö- ja tavara-autojen huoltoleasingista puitesopimuksen, joka on voimassa elokuusta 2010 elokuuhun Puitesopimusluonnos ja sen esittely on esityslistan liitteenä. LeasePlanin kanssa on keskusteltu huoltoleasingsopimuksen käyttöönotosta vuoden 2012 puolella, mutta talousarvion 2013 laadintaan mennessä ei valmistelu ollut riittävän pitkällä näkemyksen selkiyttämiseksi. Kun sopimus kuitenkin on tukitoiminnon uudelleenjärjestelynä realistinen vaihtoehto, on haluttu selvittää, mitä sen toteuttaminen tarkoittaisi. Ajoneuvot ovat osa omien palvelujen tukitoimintoja. Toiminnot jakautuvat kahteen tasoon: ensisijainen tukitoiminto on itse ajoneuvo, jota tarvitaan varsinaisen työsuorituksen tekemisessä. Toisen tason tukitoiminto on huolto, jonka tehtävä pitää ajoneuvo käyttökunnossa. Huoltoleasingissa nämä molemmat yhdistyvät. Laskelmien teossa ei haluttu mennä liian laajaan tarkasteluun, koska periaatteessa yhden kohteen taloudellisen tarkastelun tulee "monistettuna" tuoda esille seikat, joihin on kiinnitettävä huomiota. Taloudellinen tarkastelu on lähtenyt liikkeelle LeasePlanin esittämästä todellisesta esimerkistä. Tämän laskelman rinnalle on tehty samasta autosta

2 laskelma, johon on yritetty arvioida kustannukset omistetun auton käytöstä. Mikäli kustannus on hallintamuodosta riippumatta sama (esim. polttoainekulu), on perusteltua käyttää kummassakin samaa kustannusta. LeasePlan tarjoaa omia vakuutuksiaan, joten se ei ole sama kustannus. Vakuutuksia ei ole pakko ottaa heiltä. Tähän asti autoja on hankittu joko suorilla ostoilla tai rahoitusleasingilla, joka on ollut pelkkä rahoituskeino eikä ole sisältänyt huoltoja tms. kustannuksia. Olemassa olevan autokannan keski-ikä on 7,3 vuotta. Kaupungin varikolla on kolme huonetilaa käytössään, noin 430 m2. Yhtä käytetään pesutilana, yksi on tasalattiainen huoltotila ja yksi huoltomontulla varustettu tila. Tiloissa suoritetaan huollot omana työnä kaiken kaluston osalta, joka konevarikon hallinnassa on. Vain kolarikorjauksia on jouduttu tämän kaluston osalta ostamaan ulkoa. Autot tankataan kilpailutetulla sopimuksella Naantalissa. Korjaamon käytössä olevat tilat on omistusvaihtoehdossa otettu huomioon siten, että pesun hinta on määritelty markkinahinnan mukaan olettaen sen sisältävän tilakustannuksen ja korjaamon osalta siten, että euron kk-vuokrasta (10 euroa / m2 / kk) on kahden muun tilan kustannukseksi määritelty euroa ja siitä 50 % on jyvitetty henkilö- ja pakettiautoille. Näin saatu euron kk-vuokrakulu on jaettu 40:llä ja saatu autokohtaiseksi keskiarvoksi 37,50 euroa / kk. Autokohtainen hallintokulu on puhtaasti arvaus. Kun sellainen kulu kuitenkin on olemassa ja mukana LeasePlanin laskelmassa, olemme käyttäneet samaa tasoa olevaa määrää edustamaan 8 v aikaista osuutta hallinnon hoitamisesta. Tähän hallintoon kuuluu mm. oman kaluston ylläpitämisen edellyttämät kilpailuttamiset (autojen hankinta, polttoaineet, renkaat), jotka voivat jäädä huoltoleasingvaihtoehdossa kokonaan pois. Samoin hallintoon kuuluu esim. laskujen käsittely. Vertailevan laskelman perusteella ei voi vetää yksiselitteisen selkeää johtopäätöstä kummankaan vaihtoehdon hyväksi, ero on niin pieni. "Monistettuna" eli kerrottuna esim. 40 kpl:lla 30 euron kk-ero tarkoittaa vuositasolla euron määrää. Kun kuitenkin laskelman muutamat tekijät ovat hyvin herkkiä muutoksille ja oman toiminnan kustannukset ovat tietyin osin arvion varaisia, ei mielestäni voida tällaisen laskelman perusteella pitää selvänä edullisuutta kumpaankaan suuntaan. Näin voidaan todeta, että muille seikoille tulee antaa asiaa tarkasteltaessa enemmän painoa. Kassavirtatarkastelussa syntyy sikäli eroa, että huoltoleasingissa ajoneuvon hankintahinta maksetaan käytön aikana, kun omistetuissa autoissa hankintahinta maksetaan heti. Kummassakin vaihtoehdossa muut kustannukset syntyvät käytön aikana sillä erolla, että huoltoleasing vapauttaa huollon huonetilat tästä käytöstä. Omassa toiminnassa (nykytilanteessa verrattuna operointiin huoltoleasingkalustolla) me ylläpidämme korjaamoa (= tilat, välineet ja henkilökunta). Korjaukset ja huollot tehdään pääsääntöisesti omana työnä;

3 lähinnä kolarikorjauksia on jouduttu ostamaan ulkoa. Omien autojen hankinta edellyttää kilpailutuksen tai osallistumisen yhteishankintaan - edellyttää tarvemäärittelyn etukäteen ja jotta ei makseta "ylilaadusta", on hankintamenettely harkittava tarkoin. Toiminnasta vastaavan tulisi tarkkailla autojen käyttöä ja pyrkiä huolehtimaan kilometrikertymän jakautumisesta tasaisesti samoille autotyypeille. Sijaisautoja ei yleensä ole käytetty. Autovakuutus on otettu uusiin autoihin kolmeksi vuodeksi ja sen jälkeen on pidetty vain liikennevakuutus. Autokalustosta luovuttaessa tiedetään, mikä on kunkin kohteen hyvitysarvo. LeasePlanin huollot järjestetään sopimuskumppanin toimesta Turussa ja sijaisauton kuuluessa sopimukseen sijaisauto tuodaan tarvittaessa Naantaliin. LeasePlanin autot voidaan valita ilman erillistä hankintamenettelyä, koska heillä on valmiiksi kilpailutetut sopimukset. Sopimuksessa autosta perittävä pääoma-arvo sovitaan etukäteen ja se pysyy kiinteänä. Tiettyjen kulujen osalta on käytössä tasausmenettely, kun todellinen kulu poikkeaa ennalta arvioidusta ja tätä varten kulutukset raportoidaan. Korjaamo- tai huoltotiloja ei tarvita. Mikäli jotkut autot vaativat erityisvarustelun (esim. työkalu- ja tarvikehyllystöt tai ruoan kuljetusta varten jotain varustelua), on tällaiset muutettava joka tapauksessa autoriippumattomiksi siten, että ne voidaan tarvittaessa siirtää uuteen autoon - näiltä osin ei siis ole kyse vaihtoehdosta huoltoleasingin ja omien autojen välillä. Omaa autoa vaihdettaessa saattaa joskus olla helpompi löytää uusi omistaja varustellulle autolle, mutta silloin on kuitenkin hankittava omaan uuteen autoon uusi varustelu. Yhteenveto laskelmilla ei voida osoittaa kummankaan vaihtoehdon operatiivista kalleutta / edullisuutta toiminnallisesti vaihtoehdot eroavat sikäli, että huoltoleasing vapauttaa huonetiloja ja henkilötyökapasiteettia korjaamotoiminnasta siirtyminen henkilö- ja pakettiautojen osalta huoltoleasingvaihtoehtoon, ei nopeasti muuta mitään, koska raskaan kaluston ja viheryksikön kalusto hoidetaan edelleen omana työnä muun kaluston osalta korjaamon kustannustaso nousee lähes kaksinkertaiseksi, koska laskelmassa oletettiin, että henkilö- ja pakettiautojen osuus korjaamon kustannuksista on 50 % paitsi siinä tapauksessa, että vapautuvalle tila- ja henkilökapasiteetille löydetään muu käyttö, mikä lienee vaikeaa huoltoleasingin käyttöönoton edullisuus pitkällä tähtäimellä edellyttää tilakustannuksista ja korjaamotoiminnan kustannuksista luopumista eli kyse on keskusvarikkorakennuksen käytöstä. Keskusvarikkorakennus keskusvarikkorakennuksesta on ainakin 15 vuodeksi poistunut kaukolämpölaitoksen toiminta, joten näiltä osin kustannuksia on jo siirtynyt muille toiminnoille seudullisen vesihuoltoselvityksen seurauksena on mahdollista, että vesihuolto ei enää tarvitse tätä verstasta

4 tilalaitoksen puutyöverstas toimii toistaiseksi ennallaan hankintatoimen kehittäminen mahdollistaa keskusvaraston toiminnan uudelleenarvioinnin, joka voi jopa sisältää omasta keskusvarastotoiminnasta luopumisen tai sen merkittävän toiminnallisen muutoksen. Mikäli päädytään huoltoleasingvaihtoehtoon, niin silloin tulee mielestäni käynnistää keskusvarikkorakennuksen tulevaisuuden käyttöselvitys. Johtopäätökseni on, että henkilö- ja pakettiautojen osalta voidaan lyhyellä tähtäimellä valita kumpi vaihtoehto tahansa. Suosittelen, että kokeillaan yksi nelivuotiskausi huoltoleasingvaihtoehtoa. Mikäli huoltoleasingvaihtoehtoa halutaan kokeilla käytännössä, se voidaan aloittaa useilla eri tavoilla olemassa oleva kalusto siirtyy hallinnoitavaksi LeasePlanille. Jokaisesta kohteesta tehdään hoito-sopimus yhtiön kanssa, mutta ei luonnollisestikaan makseta hankintahinnan perusteella määräytyvää vuokraa. Tämä vaihtoehto ei tulle kysymykseen, koska ympäristövirasto katsoo kaluston vaihdon olevan ajankohtaista ja siihen on myös myönnetty määrärahoja LeasePlan lunastaa kohteet kirjanpitoarvosta ja tehdään vuokrasopimukset tämän pohjalta. Mikäli tähän päädyttäisiin, olisi yhtiön kanssa sovittava kohteiden vaihtohyvitysten käsittelystä erikseen, koska kalusto on kirjanpidossa pääosin kokonaan poistettu, vaikka käyttöikää on runsaasti jäljellä. Järjestely ei ole tarkoituksenmukainen olemassa oleva kalusto myydään suoraan ja uusista ajoneuvoista tehdään huoltoleasingsopimus yhtiön kanssa. Tämä vaihtoehto on käyttökelpoinen edellyttäen, että voimme hyödyntää yhtiön myyntikanavia olemassa oleva kalusto siirretään yhtiön hallinnoitavaksi ja tulevan vuoden aikana siirrytään sopivina ryhminä uusien ajoneuvojen käyttöön huoltoleasingsopimuksin. On oletettavaa, että näin monen ajoneuvon vaihtaminen kerralla uusiin (ja harvempiin merkkeihin) mahdollistaa hyvät alennukset. Palvelustrategian kannalta katsottuna: ajoneuvot ovat välineitä, osa tukitoimintaa, jolla mahdollistamme ensisijaisten toimintojen suorittamisen ajoneuvojen lisäksi ylläpidämme tukitoiminnan toimintaa eli huoltoa ja korjaamoa, joiden avulla nämä ajoneuvot pidetään toimintakunnossa keskittyminen 1. tason tukitoimintaan eli välineiden (ajoneuvojen) hankintaan ja käyttöön, voimme vapauttaa itsemme 2. tason tukitoiminnan järjestämisestä hankkimalla ajoneuvot liittymällä yhteishankintayksikköön säästämme oman hankintaprosessin kustannukset ja voimme todennäköisesti hyödyntää suurien määrien mukaiset volyymialennukset ja hankkia valikoimalla juuri sopivan ajoneuvokaluston

5 Huoltoleasingin toteuttamistavoista pitäisin tarkoituksenmukaisimpana viimeksi mainittua vaihtoehtoa. TEKNINEN JOHTAJA: Tekninen lautakunta merkitsee huoltoleasingselvityksen tietoonsa saatetuksi ja jatkaa asian käsittelyä seuraavassa kokouksessa. TEKNINEN LAUTAKUNTA: Teknisen johtajan ehdotus hyväksyttiin. TEKLA 76 Tekninen johtaja Kimmo Suonpää : Teknisen lautakunnan lähetekeskustelussa esittelyssä olleet yhteenveto huoltoleasingtarkastelusta ja puitesopimusluonnos oheistetaan. LIITTEET B1-B2, TEKLA Edellisen kokouksen ja teknisen lautakunnan lähetekeskustelun jälkeen käytyjen keskustelujen perusteella esitetään seuraavaa: 1. Tekninen lautakunta esittää kaupunginhallitukselle ja edelleen kaupunginvaltuustolle, että ympäristövirasto valtuutetaan tekemään KL-kuntahankintojen ja LeasePlan Finland Oy:n kanssa sopimus autojen rahoituksesta ja hallinnoinnista (= huoltoleasing sopimuksen piiriin siirtymisestä). 2. Pyydetään kaupunginhallitukselta lupaa ryhtyä toimenpiteisiin sopimuksen täytäntöönpanemiseksi ennen valtuuston määrärahakäsittelyä. 3. Selvitetään LeasePlan Finland Oy:n kanssa kaupungin omistamista henkilö- ja pakettiautoista ne, jotka myydään ja joiden tilalle hankitaan leasingauto 4. Leasing käyttöön (myynti- ja takaisin vuokraus) siirtyvät autot myydään niiden kirjanpitoarvolla LeasePlan Finland Oy:lle, jos se todetaan kaupungin kannalta taloudellisesti perustelluksi. 5. Autoista, jotka eivät siirry huoltoleasingkäyttöön, tehdään ajoneuvokohtainen myyntiarvio ja autot myydään hyödyntäen Leaseplanin valtakunnallista myyntikanavaa siinä järjestyksessä, kuin niiden tilalle saadaan hankittua leasingauto loppuvuoden 2013 ja alkuvuoden 2014 aikana. TEKNINEN JOHTAJA: 1. Tekninen lautakunta esittää kaupunginhallitukselle ja edelleen kaupunginvaltuustolle, että ympäristövirasto valtuutetaan tekemään KL-kuntahankintojen ja LeasePlan Finland Oy:n kanssa sopimus autojen

6 rahoituksesta ja hallinnoinnista (= huoltoleasing sopimuksen piiriin siirtymisestä). 2. Pyydetään kaupunginhallitukselta lupaa ryhtyä toimenpiteisiin sopimuksen täytäntöönpanemiseksi ennen valtuuston määrärahakäsittelyä. 3. Selvitetään LeasePlan Finland Oy:n kanssa kaupungin omistamista henkilö- ja pakettiautoista ne, jotka myydään ja joiden tilalle hankitaan leasingauto. 4. Leasing käyttöön (myynti- ja takaisin vuokraus) siirtyvät autot myydään niiden kirjanpitoarvolla LeasePlan Finland Oy:lle, jos se todetaan kaupungin kannalta taloudellisesti perustelluksi. 5. Autoista, jotka eivät siirry huoltoleasingkäyttöön, tehdään ajoneuvokohtainen myyntiarvio ja autot myydään hyödyntäen Leaseplanin valtakunnallista myyntikanavaa siinä järjestyksessä, kuin niiden tilalle saadaan hankittua leasingauto loppuvuoden 2013 ja alkuvuoden 2014 aikana. TEKNINEN LAUTAKUNTA: Teknisen johtajan ehdotus hyväksyttiin. KH 423 Kaupunginhallitukselle tuodaan tutustumista varten tiedoksi teknisen lautakunnan esitys huoltoleasingsopimuksen piiriin siirtymisestä. Mikäli teknisen lautakunnan esitys huoltoleasingiin siirtymisestä hyväksytään, vs. kaupunginjohtajan tulee esittämään autojen määrän vähentämistä 2-3 autolla. Oheismateriaali: Konekeskuksen henkilö- ja pakettiautojen kirjanpitoarvot vuosimallin mukaan Yhteenveto huoltoleasingtarkastelusta ja LeasePlan Oy:n laatima huoltoleasingsopimuksen esittely oheistetaan. LIITTEET B3 - B4, KH VS. KAUPUNGINJOHTAJA: KOKOUSKÄSITTELY: Kaupunginhallitus merkitsee asian tässä vaiheessa tiedoksi ja jatkaa käsittelyä Merkittiin, että tekninen johtaja Kimmo Suonpää esitteli asiaa kokouksessa. KAUPUNGINHALLITUS:

7 Vs. kaupunginjohtajan ehdotus hyväksyttiin. KH 460 Oheismateriaali: Konekeskuksen henkilö- ja pakettiautojen kirjanpitoarvot vuosimallin mukaan Yhteenveto huoltoleasingtarkastelusta LeasePlan Oy:n laatima huoltoleasingsopimuksen esittely Yhdyskuntatekniikan päällikön kaupunginhallituksen talousarvion 2014 käsittelyn yhteydessä antama selvitys huoltoleasingista VS. KAUPUNGINJOHTAJA: KOKOUSKÄSITTELY: Kaupunginhallitus hyväksyy huoltoleasingiin siirtymisen siten, että autojen määrää vähennetään lautakunnan ehdotuksesta 2-3 autolla. Kaupunginhallitus oikeuttaa teknisen lautakunnan päättämään sopimuksesta ja siirron toteuttamisen vaatimista muista yksityiskohdista. Vs. kaupunginjohtaja lisäsi kokouksessa ehdotukseensa seuraavaa: Teknisen lautakunnan tulee käynnistää osana huoltoleasingratkaisua keskusvarikkorakennuksen käyttöselvitys. KAUPUNGINHALLITUS: TEKLA 137 Yhdyskuntatekniikan päällikkö Mika Hirvi : Kaupunginhallitus hyväksyi vs. kaupunginjohtajan muutetun ehdotuksen ja hyväksyi huoltoleasingiin siirtymisen siten, että autojen määrää vähennetään lautakunnan ehdotuksesta 2-3 autolla. Kaupunginhallitus oikeutti teknisen lautakunnan päättämään sopimuksesta ja siirron toteuttamisen vaatimista muista yksityiskohdista. Teknisen lautakunnan tulee käynnistää osana huoltoleasingratkaisua keskusvarikkorakennuksen käyttöselvitys. Ympäristövirasto on jatkanut valmisteluja leasingkalustoon siirtymisestä yhdessä LeasePlan Finland Oy:n kanssa. Tavoitteena on siirtyä leasing-kalustoon henkilö- ja pakettiautojen osalta vuoden 2014 kesäkuuhun mennes-

8 sä. Nykyinen kalusto siirretään LeasePlanin hallinnointiin runkosopimuksen allekirjoittamisen jälkeen. LeasePlan myy nykyiset ajoneuvot Naantalin kaupungin lukuun oman valtakunnallisen myyntikanavansa kautta ja toimittaa tilalle korvaavat ajoneuvot, jotka kuukausiveloitusperusteisesti vuokrataan konekeskukselle. Uusimmat, vuonna 2013 hankitut ajoneuvot, sekä muutamat vähän ajetut erikoisvarustellut ajoneuvot myydään LeasePlanin myyntikanavan kautta ja takaisin vuokrataan konekeskukselle. Myytäviä ajoneuvoja, jotka korvataan uusilla ajoneuvoilla, on arvioitu tässä vaiheessa olevan kappaletta. Myytäviä ja takaisin vuokrattavia ajoneuvoja arvioidaan olevan noin 8-10 kappaletta. Määrä tarkentuu ajoneuvokohtaisen inventoinnin ja arvioinnin valmistumisen jälkeen. Henkilö- ja pakettiautoja on yhteensä 38 kappaletta. Kaupunginhallituksen päätöksen mukaan autokalustoa vähennetään 2-3 kappaleella. Tämän hetkisen käsityksen mukaan vähennys kohdistuu vesihuoltolaitokseen sekä tilalaitokseen. Oheismateriaalina on ajoneuvolista käyttäjätietoineen. Oheismateriaalit: Ajoneuvolista Liitteenä on LeasePlan Finland Oy:n ja Naantalin kau pun gin vä li nen runkosopimus. LIITE A4, TEKLA Runkosopimuksessa on kuvattu mm. Ajoneuvon hankinta, vuokraus ja käyttö Sopimuksen laajuus Hinnat ja maksut Kiinteät ajoneuvokohtaiset vuokrauskulut (runkosopimus 6.1 vuokrauskulut) muodostuvat mm. arvonalennuksesta ja rahoituskustannuksesta, sopimuksen kilometrimäärästä, määräaikaishuolloista sekä renkaista ja tarvikkeista. Lisäksi LeasePlan perii ajoneuvon hallinnointikustannuksia 13,00 euroa/kk/ajoneuvo+ alv. Muuttuvat kulut muodostuvat (runkosopimus 6.2 muuttuvat kulut) mm. polttoainekuluista ja ajoneuvon pesusta. Kaupungin lakimies on käynyt runkosopimuksen läpi ja todennut sopimusehdot hyväksymiskelpoisiksi. Jokaisesta ajoneuvosta laaditaan lisäksi ajoneuvokohtainen huoltoleasingsopimus, jossa sovitaan. mm sopimuskaudesta, kilometrimäärästä ja vuokrauskuluista.

9 KL-Kuntahankinnat Oy on tehnyt LeasePlan Oy:n kanssa puitesopimuksen henkilö- ja pakettiautojen huoltoleasingistä. Kuntahankintojen henkilö- ja pakettiau tojen leasingsopimuksen käyttö edellyttää sitoumuksen hyväksymistä ajo neuvojen yhteishankinnasta. Liittenä sitoumus ajoneuvojen yhteishan kin taan liittymisestä. LIITE B4, TEKLA TEKNINEN JOHTAJA: Tekninen lautakunta hyväksyy LeasePlan Finland Oy:n ja Naantalin kaupungin vä li sen run kosopimuksen ja valtuuttaa esittelijän ja sih teerin al lekir joittamaan sopimuksen sekä teke mään tar vittaessa vä häisiä muutoksia, hyväksyy KL-Kunta hankintojen sitou muksen ajo neuvojen yhteis han kintaan liittymisestä, valtuuttaa esitte lijän ja sih teerin alle kirjoitta maan sitoumuksen, oikeuttaa ympäristöviras ton ko ne kes kuk sen myymään nykyisen henkilö- ja pa ket ti auto ka luston Lea se Planin myyntikanavan kaut ta se kä teke mään ajo neu vokohtai set huoltoleasingsopimukset 36 ajoneu vosta mennessä ja edellyttää, että henkilö- ja pakettiautojen myynnistä ja laadituista huoltoleasingsopimuksista tuodaan loppuyhteenveto tekniselle lauta kunnalle sitten, kun huoltoleasing järjestelmään on ko konaisuudessaan siirrytty. TEKNINEN LAUTAKUNTA: Teknisen johtajan ehdotus hyväksyttiin.