Paperiton Vantaa Hallinnollisentyön sähköistäminen, kehi=äminen ja uudistaminen

Transkriptio

1 Paperiton Vantaa Hallinnollisentyön sähköistäminen, kehi=äminen ja uudistaminen

2 Kuka, mistä ja miksi Jaana Immonen Konserni- ja asukaspalvelut, kuntalaispalvelut, neuvonta- ja asioinfpalvelut Kirjaamon johtaminen sekä asianhallinnan ja asiakirjahallinnon kehi=ämiseen osallistuminen Paperiton Vantaa kehi=ämällä, uudistamalla ja sähköistämällä Jaana Immonen 2

3 Vantaalla tällä hetkellä Asian - ja asiakirjahallintajärjestelmä Asiarekisteri / asiakirjarekisteri Päätöksenteko Kokoushallinta OperaFivisia järjestelmiä x kpl IntegraaFota suunni=eilla Sähköisen asioinnin käy=ööno=o vireillä PysyväsF säilyte=ävät aineistot paperilla Jaana Immonen 3

4 Paperiton Vantaa; onhan mahdollista? Asiakirjahallinnon ja Fedonhallinnan kehi=ämisprojekf Asianhallinnan viitearkkitehtuurien jalkau=aminen; Vantaan oma sekä kuntasektorin Sähköisen asioinnin kehi=äminen: tavoi=eena on sähköistää asiakkaiden palvelurajapintaa siten, e=ä asiat ja niihin lii=yvät Fedot syntyisivät alun perin sähköisenä Järjestelmien välisten integraafoiden suunni=elu ajoissa; miten asia syntyy, miten liikkuu Fedot/ asiakirjat, missä asiakirja arkistoituvat? Asia- ja asiakirjahallinnanjärjestelmässä mahdollisuus pysyväsf säily=ämiseen Tarvi=avien paperiasiakirjojen digitoinf Jaana Immonen 4

5 Asiakirjahallinnon ja Fedonhallinnan kehi=ämisprojekf ProjekFn tavoi=eena määritellä kaupunkitasoinen toimintamalli asiakirjahallinnolle => johto mukana selviteuin kaupungin asiakirjahallinnon nykyfla, toimialojen käytännöt ja resurssit kartoiteuin olemassa olevat sekä kaupunkitasoiset ja toimialatasoiset asiakirjahallinnon ohjeet luodaan kaupungille yleinen asiakirjahallinnon toimintaohje/ käsikirja, jota täydennetään toimialojen substanssiin lii=yvillä ohjeilla Jaana Immonen 5

6 Asiakirjahallinnon ja Fedonhallinnan kehi=ämisprojekf LaadiUin kaupunkitasoinen koulutussuunnitelma, johon sisältyy mm. kaupunkitasoiset ja toimialakohtaiset asiakirjahallinnon ja asianhallintajärjestelmän koulutukset Arkistoaineiston osalta selviteuin kaupunginarkiston digitoitavien materiaalien määrä ja tehdään digitoinfsuunnitelma. KartoiteUin kaupungin arkistoflat ja tehdään suunnitelma Flojen tarkoituksenmukaisuudesta, käytöstä ja tarpeista Jaana Immonen 6

7 Vantaan asianhallinnan viitearkkitehtuuri Vantaan asianhallinnan viitearkkitehtuuri tehfin ennen kuntasektorin viitearkkitehtuuria Asianhallinnan viitearkkitehtuuri on Vantaan kaupungin asianhallinnan ja siihen lii=yvien toimintojen kehi=ämistä ohjaava suunnitelma. Kuvaa asianhallinnan kokonaisuuden tavoiteflaa, määri=ää asianhallinnan roolin sekä tavat lii=yä asianhallinnan palveluihin. Viitearkkitehtuuri toimii yhteisen keskustelun, suunni=elun ja sopimisen välineenä kehite=äessä Vantaan kaupungin sähköisiä palveluita ja asioiden käsi=elyyn lii=yviä Fetojärjestelmiä Jaana Immonen 7

8 Vantaan asianhallinnan viitearkkitehtuuri Kaupungissa on pyrkimys täysin sähköiseen asioiden käsi=elyyn ja niihin lii=yvien asiakirjojen sähköiseen säily=ämiseen. Tämä edelly=ää paitsi tehokasta, toimivaa ja FiviisF integroituvaa asianhallintaa, niin myös palveluiden ja niihin lii=yvän vireillepanon sähköistämistä. Tiedonohjaus on kaupunkitasolla keskite=yä: sekä asianhallintajärjestelmän e=ä operafivisten järjestelmien on toteute=ava yhteisen Fedonohjaussuunnitelman vaafmuksia Fedon ja asiakirjojen säily=ämiselle, salassapidolle ja hävi=ämiselle. Vantaan kaupunki pyrkii keskite=yyn asioiden rekisteröinfin. Asioiden käsi=ely voi tapahtua hajautetusf eri järjestelmissä, mu=a niistä on tuote=ava asioiden rekisteröinf- ja toimenpidemerkinnät keskite=yyn asiarekisteriin Jaana Immonen 8

9 Vantaan asianhallinnan viitearkkitehtuuri Jaana Immonen 9

10 Vantaan asianhallinnan viitearkkitehtuuri Jaana Immonen 10

11 Sähköiset asioinfpalvelut ja tavoi=eet Saavuttaa Valtuustokauden strategiset päämäärät. Kasvattaa sähköistä itsepalvelua sekä automatisoida palvelu-prosesseja. Tuottaa kaupunkitasoinen ja yhdenmukainen sähköinen asiointikokonaisuus. Synnyttää kyvykkyydet palveluiden sähköistämiselle ja toiminnan tehostamiselle. Yhteiskunnallinen vaikuttavuus: Tuotetun koodin uudelleenkäytettävyys, työllistäminen ja suomalaisuus. Jaana Immonen

12 Sähköisten asioinfpalveluiden aikataulu Alustan asennus Alustan palveluiden toteutus ja käy6ööno6o 2015 Kesä Heinä Elo Syys Loka Marras Joulu Tammi Helmi Maalis HuhG Touko Kesä Alustan palvelut 2016 Aloite-, palaute- ja oikaisuvaagmuspalveluiden toteutus ja käy6ööno6o Rakenne6avat palvelut ja käy6öönotot Talous- ja velkaneuvonta ÄiGysneuvola Varhaiskasvatus, palveluiden suunni6elu Rakentajan palveluiden konseptoing Verkkokaupan konseptoing Resurssien hallinta, valmistelu Lastenneuvola Isyyspalvelut Varhaiskasvatus, rakentaminen ja käy6ööno6o Verkkokauppaa tarvitsevia palveluita Nopeat voitot Olemassa olevien palveluiden käytön laajentaminen Sala6u asiakasviesgntä Wilma Rakentajan palvelut (sis. Lupapiste.fi) Jaana Immonen

13 Visio 2018 Vantaan kaupungin sähköiset palvelut osana liikkuvan kuntalaisen arkea Sähköiset palvelut kiinteänä osana palvelukokonaisuu=a Palvelu- ja asioinftarpeiden ennakoinf sekä palveluiden akfivinen tarjoaminen Sujuva asioinf Nopea ja laadukas asioiden käsi=ely 13

14 Käytännössä MyynFä - markkinoinfa - Fedo=amista Asiakirjahallinnon asioiden ymmärtäminen; miten vaiku=aa minun työhön? Asioiden selkey=äminen / koulu=aminen Toimintatapojen selkey=äminen / yhtenäistäminen Arkkitehtuurin nouda=aminen uusien järjestelmien hankinnassa Jaana Immonen 14

15 Paperiton Vantaa on mahdollista Kun hyödynnämme arkkitehtuureja Kun jaamme Fetoa toisillemme Kun hyödynnämme toistemme osaamista Kun puhumme samasta asiasta Kun meillä on yhteinen päämäärä ja päätökset Kun uskallamme muu=aa vanhoja toimintatapoja Ø Palvelun rakentaminen sähköiseksi edelly=ää irtautumista vanhoista toimintatavoista Jaana Immonen 15

16 KIITOS! Jaana Immonen Kirjaamon palveluesimies Vantaan kaupunki Kuntalaispalvelut / Kirjaamo AsemaFe 7, Vantaa Puh jaana.immonen(at)vantaa.fi Jaana Immonen 16