Palvelukonsortion johtoryhmän kokous , PÖYTÄKIRJA Aika: tiistai Paikka:

Transkriptio

1 Palvelukonsortion johtoryhmän kokous , PÖYTÄKIRJA Aika: tiistai Paikka: LUONNOS Helsingin yliopisto, Avoin yliopisto, Kluuvikatu 7, 5.krs., neuvotteluhuone 564 Adobe Connect: Paikalla: Aalto-yliopisto: Satu Kekäläinen (puheenjohtaja) Helsingin yliopisto: Minna Herno Itä-Suomen yliopisto: Leena Leskinen Lapin yliopisto: Merija Timonen Lappeenrannan teknillinen yliopisto: Mari Trinidad Oulun yliopisto: Juha Pohjonen Svenska Handelshögskolan: Ava Engström Tampereen yliopisto: Sami Hautakangas Turun yliopisto: Lauri Pohjanen (saapui klo 10:42) Åbo Akademi: Christel Söderholm CSC: Kristiina Uolia (asiantuntija), Soile Pylsy (koordinaattori, sihteeri) Adobe Connect: Tampereen teknillinen yliopisto: Kaisa Niskanen Jyväskylän yliopisto: Elina Ratalahti Vaasan yliopisto: Outi Järvi Poissa: Sibelius-Akatemia Teatterikorkeakoulu Vieraat: Ulla Angervo, Opetus- ja kulttuuriministeriö, KOTVE projektipäällikkö Lauri Stigell, CSC Tieteen tietotekniikan keskus Oy, RAKETTI-OPI projektikoordinaattori Asialista 1. Kokouksen järjestäytyminen 1a 1b Kokouksen avaaminen Puheenjohtaja Kekäläinen avasi kokouksen klo 10:00. Läsnäolijoiden toteaminen Puheenjohtaja totesi läsnäolijat nimenhuudon perusteella. Kokouksesta puuttui Sibelius-Akatemian ja Teatterikorkeakoulun edustat. Todettiin kokous päätösvaltaiseksi. 1

2 2. Esityslistan hyväksyminen Esityslista hyväksyttiin. 3. Edellisen kokouksen pöytäkirjan tarkastaminen Johtoryhmän kokouksen 1/2011 ( ) pöytäkirja hyväksyttiin. 4. Esitellään CSC:n tarjoama avoinyliopisto.fi -palveluprosessi ja tikettien käsittelytilanne Soile Pylsy esitteli johtoryhmälle CSC:n tarjoamat palvelut konsortiolle, sekä koordinaattorin työtehtäviä, palvelusanastoa, käsittelyssä olevia virheilmoituksia ja muita tulevia tapahtumia. LIITE 1 Keskusteltiin tulevasta opetustietokannan julkaisujärjestelmän versiopäivityksestä: versiopäivitys on suunniteltu tehtäväksi lokakuun alussa versiopäivitystä testataan ylläpidon ja yliopistojen virkailijoiden yhteisessä tapaamisessa kolmen tunnin sessiossa testitapauksia ei ole, joten on hankala arvioida yliopistojen tulevaa työmäärää o tulevassa testitilaisuudessa saadaan arvio työmäärästä tilaisuuteen on saatava mukaan yliopistojen edustus laajasti tilaisuuden jälkeen edustus antaa raportin testausten tuloksista ja listauksen toimimattomuuksista Soile Pylsylle, joka pyytää testituloksiin toimittajan (Sininen Meteoriitti) arvion virheiden korjattavuuksista Soile Pylsy lähettää testitulokset ja toimittajan arvion sähköpostitse johtoryhmälle kommentoitavaksi torstaina johtoryhmä tekee päätöksen versiopäivityksen käyttöönotosta AC-kokouksessa maanantai klo Keskusteltiin portaalin värien muutoksesta portaalin värien muutos koskee vain julkisen palvelusivuston värisävyjen hienosäätöä, ei siis ole täydellinen visuaalisen ilmeen uudistus vaikka peruuntui jo, uudelleen resursoimalla toimittajan ja koordinaattorin työt on mahdollista saada versiopäivityksen yhteydessä testataan ja raportoidaan versiopäivitystestausten yhteydessä johtoryhmä päättää, otetaanko käyttöön AC-kokouksessaan Johtoryhmälle lähetetään myös tietoa järjestelmän suorituskyvystä, järjestelmän nopeudesta ja sivujen latausajoista sekä tällä hetkellä että mahdollisen versiopäivityksen jälkeen, jotta tiedetään miten versiopäivitys vaikuttaa. 5. Toimintasuunnitelma ja budjetti Soile Pylsy esitteli toimintasuunnitelman ja budjetin vuodelle LIITTEE 1-4 Soile Pylsy lähettää johtoryhmälle tiedoksi laajempia tilastoja palveluportaalin käyntimääristä ja tietomääristä. Helsingin yliopiston näkemys on, että palveluntuottaja (CSC) ei voi suunnitella sellaisia 2

3 ylläpitotoimintoja, joita ei ole palvelusopimuksessa tai toimintasuunnitelmassa ja jotka edellyttävät konsortion yliopistoilta htp resurssointia (esim. testaukset) tai rahallista lisäresurssointia. Soile Pylsy ja Kristiina Uolia totesivat johtoryhmälle, että yliopistojen resurssitarve avoimen yliopiston osalta on noin 1-2h/vk yhteyshenkilöille yleisesti. Hetkittäin resurssitarve saattaa olla suurempi (laiterikot, testaukset, jne). Resurssitarpeista tiedotetaan ja niistä keskustellaan johtoryhmässä. 6. Meneillään olevien kehityskohteiden esittely Yliopistojen edustajat esittelivät omien yliopistojensa kehityskohteet seuraavan kahden vuoden ajalle: Satu Kekäläinen: Aalto-yliopistossa on kehitetty Aimo, muuta ei Avoimen yliopiston kehityksessä ole. Elina Ratalahti: JY ei tee kehitystä, pientä päivitystä Korppiin. JY seuraa ja on mukana RAKETTI-hankkeessa. Tutkinto-opiskelijoille tehdään uuttaa opintorekisterijärjestelmää (yliopiston oma: ROTI), saatetaan ottaa käyttöön myös avoimen puolella. Kaisa Niskanen: TTY:llä sähköinen hakujärjestelmä (Leanware: ETO) otettu käyttöön avoimessa yliopistossa (myös vaihto-opiskelijoiden haussa), siirretään tietoja opintorekisterin kanssa. Webbisivuja laitettu uusiksi. Muuta isoa ei ole näköpiirissä. Merija Timonen ja Juha Pohjonen: VY, OY, LaY ja UEF kehittämässä yhdessä KROK-hankkeessa sähköistä asiointia Avoimessa yliopistossa. Perustuu Oodi-328 -tiketille. Minna Herno: HY Avoimen ilmoittautumisjärjestelmän (EduWeb) uusittu versio on otettu käyttöön tämän vuoden alussa. Sillä pärjätään 2-4 vuotta ja samaan aikaan seurataan kansallisia hankkeita. Oodin käyttöä avoimessa yliopistossa lisätään ja koko yliopistolle on tulossa uusi intra (Flamma). Sami Hautakangas: TaY vahvasti mukana RAKETTI-hankkeessa, erityisesti TIPTOP. Tehdään yhteistyötä TY:n kanssa. Ava Engström: Hankenin ilmoittautumisjärjestelmä on modernisoinnin tarpeessa. Avoimen opiskelijoilla on samat oikeudet Oodissa kuin muillakin. Kaikki kirjataan käsin Oodiin. Uusi ilmoittautumisjärjestelmä ja maksupalvelu ovat tarpeen. KROK-projektiin liittymisestä on on keksusteltu mutta aikataulu on aika hidas. Myös Aallon eagesta on keskusteltu yhtenä vaihtoehtona. Mari Trinidad: LTY:ssa käytössä CRM ja Oodi, ei tulossa kehityskohteita Avoimeen yliopistoon, mutta niistä kiinnostuneita. Christel Söderholm: Åbo Akademin avoin integroituu perusopetuksen järjestelmiin kuten on edellisetkin viisi vuotta tehty. Heillä ei Christelin mukaan ole käytössään mitään muiden kanssa yhteisiä ohjelmistoja. Lauri Pohjanen: TY:lla ollaan menossa uuteen järjestelmään (NettiOpsu) ja jätetään kaksi vanhaa pois. Tarkoitus ottaa uusi käyttöön vuoden lopussa. Keskusteltiin kehityshankkeista ja tulevaisuudesta. LIITE 5 - Lounas Kokous keskeytettiin lounaan ajaksi klo 12:09-13: Valtakunnalliset ja isommat hankkeet sekä keskustelu ja kannanotto Avoinyliopisto.fi - 3

4 palvelukonsortion suhtautumisesta niihin 7a 7b 7c KOTVE Ulla Angervo esitteli Oppijan keskitetyt palvelut (OPH) LIITE 6 Hakeutujan palvelut: Koulutustiedon verkkopalvelut JA Hakupalvelut o Koulutustiedon verkkopalveluissa palveluportaali ja käyttöliittymäkerros, koulutustiedon sisältöpalvelut, asiointi ja koulutustiedon hakukone o Hakupalveluissa (KSHJ) korkeakoulujen haku ja valinta, jne. Tietovarannot ja rekisterit: Tarjonta-tietovarasto ja TOR Tarjonnassa kaikki opinnot ja tarjonnan hallinta Ajankohtaista juuri nyt: koulutustarjonnan esiselvitysraportin viimeistely, prosessien kuvaaminen ja käyttötapaukset, käyttöliittymäkuvien mallintaminen (pääasiassa KoTVe). Tulossa vaatimusten määrittely, kilpailutukset, toteutukset (pääasiassa vuonna 2012). Alustavat aikataulut: menossa määrittely Kotveessa, esitutkimus Tarjonnassa. Sisällöntuotanto ja käyttöönotto syksyllä Avoin yliopisto sijoittuu koulutustiedon verkkopalvelussa mihin se haluaa. Tarjonnan osalta kaikki koulutus menee esille suunnitelmien mukaan syksyllä 2012, jotta näkyy hauissa keväällä Joidenkin ratkaisujen käyttöönotto on kuitenkin vaiheistettava, että kaikki saadaan toteutettua. Portaalin asiakkaita on kaikki kansalaiset. Portaaliin mukaan meno kannattaa, koska opintoihin on tavoitteena saada motivoituneita oppijoita. Portaali tarjoaa puolueettoman näkökulman ja tarjonnan kaikista opinnoista, joka on hyvä koulutusta miettiville. Linkit työn seuraamiseksi saadaan tiedoksi Sami Hautakankaalta ja Ullalta. RAKETTI-OPI tilannekatsaus Avoimen yliopiston kannalta (ARKKI, OPI-XDW) Lauri Stigell kertoi OPI:n tilanteesta Kaikessa koulutuksessa on samat taustatiedot Arkkityö: yhteiset tietovarannot Monta erilaista arkkitehtuuriratkaisua olemassa, alkuperäinen perusrekisteriajatus ei ole voimassa Kaikki ovat tervetulleita synergiaryhmään, ilmoittautumiset Laurille (lauri.stigell at csc.fi) LIITE 7 Opintohallinnon ydinjärjestelmän modernisointiprojekti Satu Kekäläinen esitteli HY:n, AYO:n ja TaY:n yhteisen opintohallinnon ydinjärjestelmän modernisointiprojektin. HY, Aalto ja Tay kehittävät yhdessä uutta opintohallinnon järjestelmää: Työ aloitetaan esiselvityksellä (aloitus ja päättyy ) Projektiryhmä: o Tuomas Naakka HY, PP 4

5 LIITE 8 o Tuomas Hulkkonen AYO o Mari Riihiaho AYO o Sami Hautakangas TaY o Juhani Haavisto HY o Susanna Wolkoff HY 8. Yhteinen päätös, mihin suuntaan ja miten (resursointi) lähdetään Johtoryhmä päätti, että seurataan mitä valtakunnallisessa hankekokonaisuudessa on tulossa ja vastaako ne avoimen tarpeisiin. Jos tänä aikana tulee nopeita tarpeita kehittää omaa toimintaa, niin muistaisimme tarkistaa RAKETTI- OPI työssä tehdyt määritykset ja XDW-käsitemallit - Kahvi Soile Pylsy toimii yhteyshenkilönä, johon asiassa voi ottaa yhteyttä, joka neuvoo oikean tietolähteen Johtoryhmän kokouksen1/2012 asialistalle otetaan KOTVE-tilannekatsaus. 9. Avoinyliopisto.fi -palvelukonsortion ja Avoimen foorumin roolien kirkastaminen Johtoryhmä keskusteli Avoinyliopisto.fi -palvelukonsortion ja Avoimen foorumin rooleista. Onko palvelukonsortion roolina IT-konseptit ja sovellukset, joilla katetaan Avoimen foorumin määrittelemät tarpeet? Todettiin, että Avoimen foorumin tietohallintoryhmä ei ole päällekkäinen palvelukonsortion johtoryhmän kanssa. Palvelukonsortion johtoryhmä koordinoi Avoinyliopisto.fi -kokonaisuutta. 10. Muut esille tulevat asiat Leena Leskinen: mitä tietoja palveluportaalissa esitetään? Avoinyliopisto.fi johtoryhmän näkemys on, että portaalissa julkaistaan vain avoimen yliopisto-opetuksen koulutustarjontaan kuuluvia opintoja. Tavoitteena on, että avoimen yliopisto-opetuksen koulutustarjontaan kuuluvat opinnot näkyvät omana kokonaisuutenaan. 11. Seuraavan kokouksen ajankohta AC kokous klo liittyen versiopäivityksen testaukseen. Varsinainen kokous 1/2012 tiistaina klo Helsingissä (kahvia 9:45-). 12. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja Kekäläinen päätti kokouksen klo 15:22. LIITTEET 1. Soile Pylsyn esitys 2. Toimintasuunnitelma Budjetti Talousraportti Yliopistojen kehityskohteet 6. Ulla Angervon esitys: Kotve 5

6 7. Lauri Stigellin esitys: OPI 8. Satu Kekäläisen esitys: modernisointiprojekti 6