Office 365 peruskäyttäjälle DNA Versio:

Transkriptio

1 PALVELUKUVAUS 1 (47) Office 365 peruskäyttäjälle DNA Versio: 1.1

2 PALVELUKUVAUS 2 (47) Sisällysluettelo 1 Kirjautuminen Kielen valinta Outlook Web App Käytön aloittaminen Yleiskuvaus Ilmoitukset, siirtyminen ja asetukset Uuden sähköpostin luominen Sähköpostin avaaminen erillisessä ikkunassa Luonnosten käsitteleminen Kansioluettelo Hakusuodattimet ja valmiit suodattimet Viestiluettelo Lukuruutu Kalenteri Kuukausinäkymä Henkilöt Tehtävät OneDrive for Business Selaimen kautta tapahtuva tiedostojen hallinta Tiedoston vieminen pilveen Tiedoston luominen Tiedoston jakaminen Synkronointi omalle koneelle Tiedostojen hallinnointi omalla koneella Office Asennus Outlook Uuden sähköpostitilin konfigurointi Vanhan sähköpostitilin konfigurointi Vanhan sähköpostin siirtäminen Toiminnot Sähköposti Kalenteri... 36

3 PALVELUKUVAUS 3 (47) Tehtävät Word Excel PowerPoint OneNote Skype for Business Konfigurointi Yleisohjeet Ääni Video Online kokoukset, kutsun luominen, liittyminen Ruudun jakaminen Mobiili Yammer Viestin jakaminen... 46

4 PALVELUKUVAUS 4 (47) 1 Kirjautuminen Kirjautuminen Office 365 palveluun tapahtuu osoitteessa Kirjautumisen jälkeen käyttäjä ohjataan Office 365 etusivulle. Etusivun vasemmasta ylänurkasta tai sivun keskeltä voidaan valita avattava palvelu

5 PALVELUKUVAUS 5 (47)

6 PALVELUKUVAUS 6 (47) 1.1 Kielen valinta Office 365 palvelu voidaan asettaa halutun kieliseksi. Asetukset löytyvät suoraan etusivulta, oikean yläkulman asetukset-kuvakkeen kautta.

7 PALVELUKUVAUS 7 (47) 2 Outlook Web App 2.1 Käytön aloittaminen Tässä ohjeessa esitellään sähköpostin, kalenterin ja yhteystietojen perusteet Outlook Web App -sovelluksessa. Kun tarkistat sähköpostisi, kalenterisi tai yhteystietosi selaimessasi, käytät Outlook Web Appia. Avaa Outlook Web App valitsemalla Office 365 App Launcherista Outlook 2.2 Yleiskuvaus 1. Uusi viesti. Luo uusi sähköposti napsauttamalla kuvaketta uusi. 2. Sähköpostin laajempaan kansioluetteloon pääset lisää-linkistä. Kansioluettelo sisältää postilaatikon kansiot ja Suosikit. Se voi sisältää myös muita kansioita, kuten arkistokansioita. Voit kutistaa tai laajentaa luettelon kolmiokuvakkeesta. 3. Valittuna olevan kansion sähköpostit. Luettelonäkymän kussakin merkinnässä on lisätietoja, esimerkiksi kuinka monta viestiä sähköpostikeskustelussa on ja kuinka moni niistä on lukematon, tai onko keskustelun viesteihin liitetty liitteitä, merkintää tai luokkaa. Keskustelussa voi olla useita viestejä. Kun keskustelu on valittu, voit poistaa sen tai lisätä siihen merkinnän tai luokan napsauttamalla kuvakkeita. Jos haluat etsiä lukemattomia viestejä, nimesi Vastaanottaja- tai Piilokopiorivillä sisältäviä viestejä tai merkittyjä viestejä nopeasti, napsauta luettelonäkymän yläreunassa

8 PALVELUKUVAUS 8 (47) sijaitsevia suodattamia. Suodattimien lisäksi näkyvissä on tarkasteltavan kansion nimi ja valittu näkymä. 4. Lukuruutu, jossa näkyy valitsemasi keskustelu. Voit vastata mihin tahansa viestiin käyttämällä kyseisen viestin yläreunassa olevaa vastaa kaikille -nappia, tai valita nuolikuviosta muun toimenpiteen, jonka haluat viestille suorittaa. 2.3 Ilmoitukset, siirtyminen ja asetukset Uuden viestin saapuessa, kuulet äänimerkin sekä ilmoitus ponnahtaa selainikkunassa oikealle ylös. Ilmoituksesta voit nähdä lähettäjän nimen, otsikon sekä lyhyen esikatselun viestin sisällöstä. Uudet viestit näkyvät myös aloitusnäkymässä. Vasemmassa valikossa näet lukemattomien sähköpostien määrän pienellä numerolla. Keskipalstassa näkyy kaikki viestit. Jos viesti on keskipalstassa lihavoituna, on se silloin lukematon. Klikkaamalla viestiä, se aukeaa oikealle ns. lukupalstaan.

9 PALVELUKUVAUS 9 (47) 2.4 Uuden sähköpostin luominen Uuden sähköpostin luominen: 1. Valitse Uusi sähköpostiviesti kansioluettelon yläpuolelta. Uusi sähköposti ilmestyy lukuruutuun. 2. Jos haluat lisätä vastaanottajia, voit kirjoittaa yhteystietokansiossa tai yrityksen osoiteluettelossa olevan nimen tai minkä tahansa sähköpostiosoitteen Vastaanottaja- tai Kopio-kenttään. Kun kirjoitat henkilön nimen ensimmäisen kerran, Outlook Web App etsii kyseisen henkilön osoitteen. Tästä eteenpäin nimi tallennetaan välimuistiin, joten osoite löytyy nopeasti. 3. Lisää viestin aihe. 4. Kirjoita haluamasi viesti. 5. Jos haluat lisätä liitteen, valitse näytön yläreunassa Liitä ja Liitä tiedosto ja etsi tiedosto, jonka haluat liittää (voit liittää tiedoston joko suoraan OneDrive for Busineksestä tai omalta tietokoneelta). 6. Jos haluat upottaa viestiin kuvan niin, että vastaanottajan ei tarvitse avata sitä, kopio kuva ja liitä se suoraan sähköpostin sisältökenttään. 7. Kun olet valmis, valitse Lähetä. 2.5 Sähköpostin avaaminen erillisessä ikkunassa Sähköposteja luetaan ja luodaan oletusarvoisesti joko Outlook Web Appin lukuruudussa tai pääikkunan päällä näkyvässä ikkunassa. Joskus voit kuitenkin haluta tarkastella tai muokata kohdetta erillisessä ikkunassa. Voit avata useimmat kohteet napsauttamalla käsiteltävän kohteen yläkulmassa olevaa ponnahdusikkuna-kuvaketta. Avaa kyseinen kohde erillisessä ikkunassa napsauttamalla sitä. Jos haluat avata luettavan viestin erillisessä ikkunassa, napsauta laajennetun valikon kuvaketta ja valitse avaa erillisessä ikkunassa tai vaihtoehtoisesti tuplaklikkaa viestin otsikkoa viestinäkymässä. 2.6 Luonnosten käsitteleminen Jos et halua kirjoittaa viestiä loppuun, tai haluat odottaa ennen kuin lähetät sen, voit siirtyä viestistä pois ja jatkaa sitä myöhemmin. Outlook Webmail tallentaa luomasi viestin automaattisesti ja lisää sen Luonnokset-kansioon. Kun haluat lähettää viestin: 1. Etsi ja valitse kansioluettelossa Luonnokset-kansio.

10 PALVELUKUVAUS 10 (47) 2. Napsauta käsittelemääsi viestiä, jos haluat, että se näkyy lukuruudussa. Voit jatkaa viestin muokkaamista. 3. Jos haluat lähettää viestin, valitse lähetä, voit myös hylätä luonnoksen napilla hylkää. 2.7 Kansioluettelo Kansioluettelossa näkyvät kaikissa postilaatikoissa luomasi oletuskansiot sekä muut luomasi kansiot. Voit sulkea kansioluettelon napsauttamalla luettelon yläreunassa olevaa nuolta. Napsauta mitä tahansa luettelon kansiota, jos haluat tarkastella kyseisen kansion sisältöä. Klikkaa hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa kansioluettelossa olevaa kohdetta, jos haluat nähdä kansiotoimintojen valikon, joka sisältää uuden kansion luomisen, aiemmin luodun kansion poistamisen tai Poistetut-kansion tyhjentämisen.

11 PALVELUKUVAUS 11 (47) 2.8 Hakusuodattimet ja valmiit suodattimet Hakuikkuna ja valmiit suodattimet ovat viestiluettelossa. Jos haluat hakea sähköpostia, kirjoita hakusanat ylälaidassa olevaan hakukenttään: Ja paina Enter-näppäintä. Valmiit suodattimet kaikki, lukemattomat, minulle ja merkitty ovat nopea tapa valita, mitä viestiluettelossa näytetään. Kaikki näyttää kaikki viestit, lukemattomat näyttää viestit, joita ei ole merkitty luetuiksi, minulle näyttää kaikki Vastaanottaja- tai Piilokopio-luettelossa nimesi sisältävät viestit ja merkitty näyttää kaikki merkityt viestit. Suodattimen saat valittua klikkaamalla nuolikuviota.

12 PALVELUKUVAUS 12 (47) 2.9 Viestiluettelo Viestiluettelossa näkyvät valitussa kansiossa sijaitsevat viestit. Näytettäviä viestejä voidaan hallita valitsemalla suodatin tai käyttämällä hakua. Viestiluettelossa olevien työkalujen avulla voit suorittaa tehtäviä nopeasti. Viestiluettelon oikeassa reunassa olevia kuvakkeita valitsemalla voit poistaa viestin tai keskustelun, tai lisätä merkinnän. Muut kuvakkeet näyttävät, mitkä viestit sisältävät liitteitä, mikä on viestien tärkeysaste (korkea tai matala) ja kuinka monta lukematonta viestiä keskustelussa on. Jos napsautat viestiä hiiren kakkospainikkeella, näkyviin tulee asetusten valikko, joka sisältää seuraavat asetukset: viestin merkitseminen luetuksi ja lukemattomaksi, viestin siirtäminen toiseen kansioon tai viestiin perustuvan säännön luominen. Viestin vasemmassa reunassa olevaa kolmiota napsauttamalla voit laajentaa keskustelua niin, että kaikki keskustelun viestit näkyvät Lukuruutu Viestit näkyvät lukuruudussa. Lukuruudussa voit viestien lukemisen lisäksi vastata viesteihin avaamatta uutta ikkunaa. Vastaa viestiin käyttämällä kyseisen viestin yläreunassa olevaa -kohtaa. Tyhjä viesti näkyy keskustelun yläreunassa olevassa lukuruudussa. Jos haluat tarkastella lisäasetusten valikkoa tai käyttää muita viestitoimintoja, napsauta laajennetun valikon nuolikuvaketta. Lukuruutu on kiinteä, joten nykyisessä versiossa sitä ei voi siirtää tai sulkea.

13 PALVELUKUVAUS 13 (47) 3 Kalenteri Avaa kalenteri valitsemalla Office 365 App Launcherista Kalenteri. 1. Luo uusi tapahtuma valitsemalla uusi.

14 PALVELUKUVAUS 14 (47) 2. Voit siirtyä viikosta toiseen tämän kalenterinäkymän avulla. Parhaillaan tarkasteltava ajanjakso on sävytetty ja nykyinen päivämäärä on sävytetty tummaksi.. 3. Voit tarkastella useita kalentereita samanaikaisesti. Tämän osan avulla voit lisätä muiden henkilöiden kalentereita ja valita, mitkä niistä näytetään. 4. Voit siirtyä päivästä toiseen myös tällä alueella. Napsauta mitä tahansa päivämäärää, jos haluat siirtyä kyseiseen päivämäärään. Voit myös napsauttaa nuolia jommassakummassa päässä, jos haluat nähdä päivämäärät ennen ja jälkeen näytettäviä päivämääriä. 5. Pääikkuna, jossa kalenterit näkyvät. 6. Valitse haluamasi näkymä. 3.1 Kuukausinäkymä Kuukausinäkymässä voi olla niin paljon tietoja, etteivät kaikki tapahtumat näy. Valittuna olevan päivän tapahtuman näkyvät kuitenkin listana oikeassa sarakkeessa. 1. Nykyinen päivämäärä on sävytetty. 2. Valittu päivä näkyy sävytettynä ja luku kertoo, kuinka monta ei-näytettävää kohdetta kunkin päivän kohdalla on. Avaa kohde kaksoisnapsauttamalla sitä. Voit luoda uuden tapahtuman minkä tahansa päivämäärän kohdalle kaksoisnapsauttamalla kyseisen päivämäärän tyhjää tilaa. 3. Valitun päivän esityslista. Voit luoda uuden kohteen nykyisen päivämäärän kohdalle kaksoisnapsauttamalla esityslistan tyhjää tilaa.

15 PALVELUKUVAUS 15 (47) 4 Henkilöt Avaa yhteystiedot valitsemalla Office 365 App Launcherista Henkilöt. Tässä kohdassa voit etsiä, luoda ja muokata yhteyshenkilöitä. Voit myös etsiä yhteyshenkilöitä organisaatiosi luettelosta. 1. Luo uusi yhteyshenkilö valitsemalla Uusi. 2. Kaikki yhteystietoluettelosi. 3. Haku. Kirjoita tähän yhteyshenkilöistäsi ja organisaatiosi luettelosta hakemasi henkilön nimi. 4. Nykyisessä kansiossa sijaitseva kaikkien yhteyshenkilöiden luettelo. 5. Valitun henkilön yhteystietokortti. 6. Yhteystietokortista suoraan tehtävät toiminnot. Napsauta kuvakkeita, jos haluat lähettää viestin, aloittaa keskusteluistunnon tai luoda kokouskutsun. 5 Tehtävät Avaa tehtävät valitsemalla Office 365 App Launcherista Tehtävät. Tehtävät-ominaisuudella tallennetaan luomiasi, vastaanottamiasi tai merkitsemiäsi tehtäviä. Kun tarkastelet tehtäviä, oletusnäkymänä on Merkityt kohteet ja tehtävät. Voit muuttaa tätä asetusta valitsemalla vasemmalla sijaitsevassa kansioluettelossa Tehtävät.

16 PALVELUKUVAUS 16 (47) 1. Luo uusi tehtävä valitsemalla uusi. 2. Tämän sarakkeen avulla voit tarkastella merkittyjä kohteita ja tehtäviä, tai vain tehtäviä. 3. Suodattimet. Valitse suodatin tarkasteltavien kohteiden mukaan. Tehtävät ja merkityt kohteet, joihin ei ole liitetty päivämäärää ja jotka eivät ole valmiita, näkyvät vain, kun valitset kaikki. 4. Nykyiset suodatusehdot täyttävä kohdeluettelo. Napsauttamalla mitä tahansa kohdetta voit tarkastella sitä lukuruudussa. Luettelonäkymän ohjausobjektien avulla voit tehdä muutoksia kohteen tilaan. Voit esimerkiksi merkitä tekstin valmiiksi tai poistaa siitä seurantamerkin. 5. Lukuruutu, jossa näkyy valittujen kohteiden sisältö. Yläkulmassa olevien ohjausobjektien avulla voit tehdä muutoksia kohteeseen, jos kohde on tehtävä. Jos kohde on viesti, ohjausobjektit ovat samoja kuin postia luettaessa. 6 OneDrive for Business OneDrive for Business on henkilökohtainen työkäyttöön tarkoitettu pilvitila, jonne voit tallentaa tiedostoja. Pääset tiedostoihin käsiksi miltä tahansa laitteelta ja miltä tahansa koneelta, ja voit jakaa niitä toisten kanssa. Yleiskuvaus ja hyödyt cc0ddca7fdc2?ui=fi-fi&rs=fi-fi&ad=fi

17 PALVELUKUVAUS 17 (47) 6.1 Selaimen kautta tapahtuva tiedostojen hallinta Valitse vasemman yläkulman sovellusvalikosta OneDrive.

18 PALVELUKUVAUS 18 (47) Tiedoston vieminen pilveen Voit viedä omalta koneeltasi tiedostoja yksi kerrallaan pilveen: Valitse lataa palvelimeen Valitse koneeltasi tiedosto Tiedosto siirtyy OneDrive for Business tilaan Tiedoston luominen Voit luoda tiedostoja suoraan pilveen. Valitse uusi Valitse tiedoston tyyppi (tässä esimerkissä Word-asiakirja) Muokkaa tiedostoa

19 PALVELUKUVAUS 19 (47) Tyhjä tiedosto aukeaa Word Onlinessa. Voit vaihtaa tiedoston nimeä klikkaamalla tiedoston nimeä yläreunan keskellä. Kun olet muokannut tiedostoa tarpeeksi, klikkaa omaa nimeäsi vasemmassa ylälaidassa.

20 PALVELUKUVAUS 20 (47) Tiedoston jakaminen Henkilöiden kutsuminen Valitse Kutsu henkilöitä

21 PALVELUKUVAUS 21 (47) Kirjoita kutsuttavien henkilöiden sähköpostiosoitteet ylimpään kenttään. Valitse alasvetovalikosta haluatko antaa heille muokkausoikeudet vai vain katseluoikeudet. Voit lisätä myös viestin kutsuun kirjoittamalla sen tekstialueeseen. Kun olet valmis, klikkaa Jaa Avoimen linkin luominen Valitse Hae linkki

22 PALVELUKUVAUS 22 (47) Voit luoda linkin lukemista varten tai muokkausta varten valitsemalla Hae linkki. Voit valita linkin tyypin: Tarkastelulinkki tai muokkauslinkki, voiko vastaanottaja muuttaa tiedostoa vai ei Jos et edellytä sisäänkirjautumista, kuka tahansa joka saa linkin, pääsee tiedostoon käsiksi. Käyttääksesi linkkiä, voit kopioida sen leikepöydän kautta esimerkiksi sähköpostiviestiin.

23 PALVELUKUVAUS 23 (47) Voit myös asettaa linkille vanhenemispäivämäärän, kun päivämäärä ohitetaan, linkki ei enää toimi. 6.2 Synkronointi omalle koneelle Miksi synkronoida? Voit halutessasi synkronoida OneDrive for Business kirjastosi omalle koneellesi. Sinulle ilmestyy synkronoinnin jälkeen OneDrive for Business kansio (näkyy muodossa OneDrive - <yrityksesi nimi>) resurssienhallintaan, jota kautta pääse myös käsiksi kirjastossa oleviin tiedostoihin. Sitä kautta on mahdollista viedä pilveen esimerkiksi useita tiedostoja kerralla tai kokonaisia kansioita. Synkronoinnin yleisohje:

24 PALVELUKUVAUS 24 (47) a238-f91d19827a Tiedostojen hallinnointi omalla koneella Tiedostojen muokkaus synkronoidun kansion kautta tapahtuu samalla tavalla kuin minkä tahansa tietokoneella olevan tiedoston. Kun tallennat muutoksia, ne synkronoidaan automaattisesti pilveen. Pääset myös suoraan muokkaamaan tiedoston jakamiseen liittyviä asetuksia klikkaamalla hiiren oikealla näppäimellä tiedostoa. OneDrive for Business valikosta pääset suoraan selaimeen esimerkiksi jakamaan tiedoston. Synkronointiongelmien korjaaminen: k%c3%a4ytett%c3%a4ess%c3%a4-ilmenevien-ongelmien-ratkaiseminen-e12c6a8b-4bbe c23-1a52b55a1967?ui=fi-fi&rs=fi-fi&ad=fi Tiedostojen jakaminen: 1fe f9a e-d2578da4941c

25 PALVELUKUVAUS 25 (47) 7 Office 2016 Office 2016 on Microsoftin toimisto- ja tuottavuustyökalujen uusin versio. Asennettaessa ja käytettäessä Office-ohjelmia pilvestä, on käytössäsi aina viimeisin versio tuotteesta. Ohjelmisto on tietokoneella asennettava, joten ei vaadi jatkuvaa internet-yhteyttä, eikä ole selainpohjainen. Ohjelmiston tulee kuitenkin olla yhteydessä internetiin vähintään kerran kuukaudessa, jonka aikana se aktivoi itsensä käyttäen Office 365 -tilitietojasi. Office Professional Plus-pakettiin kuuluu ohjelmat: Outlook Word Excel Powerpoint Skype for Business OneNote Yksittäisten Office 2016-ohjelmien pikaoppaat voit ladata täältä: Asennus Office 2016 ohjelmiston voit asentaa Office 365 portaalin etusivulta. Klikkaa painiketta Asenna nyt aloittaaksesi asennuksen. Selaimesi aloittaa asennusohjelmiston lataamisen, johon voit valita Run (Suorita).

26 PALVELUKUVAUS 26 (47) Seuraa ruudulla näkyvää ohjeistusta. Asennuksen aikana voit jatkaa normaalisti koneen käyttöä, kunhan et sulje internet yhteyttä. Asennuksen tilaa voit seurata tehtäväpalkista. Kun asennus on valmis, voit aloittaa Office 2016 käytön. Ensimmäisen käynnistyksen yhteydessä ohjelmisto kysyy tunnuksen ja salasanan, jotka ovat samat kuin Office 365 palveluun käytettävät tunnukset. Tunnukset täytyy syöttää, jotta Office 2016 voi aktivoitua ja jotta osa ominaisuuksista tulee tehokkaasti käyttöön. 7.2 Outlook Outlook on Office 2016-pakettiin kuuluva sähköpostiohjelma. Outlookiin voidaan lisätä Office 365-sähköpostisi lisäksi myöskin henkilökohtaisia postitili, esim. outlook.com-tilit. Microsoftin tarjoamat tarkemmat Outlook oppaat löydät seuraavista osoitteista: Outlook 2016 pikaopas: Muita Outlook 2016 ohjeita:

27 PALVELUKUVAUS 27 (47) Uuden sähköpostitilin konfigurointi Käynnistäessäsi Outlook 2016 ensimmäisen kerran, tulee sinun syöttää sähköpostitilisi tiedot. Tilisi tiedot ovat määritetty Office 365 -palvelussa ja ovat muotoa Mikäli sinulla on jo Outlook käytössä ja haluat vain lisätä uuden tilin, valitse Tiedosto > Lisää tili. Tietojen syöttämisen jälkeen seuraa ruudulla olevia ohjeita, jonka jälkeen sähköpostilaatikkosi avautuu Outlookiin. Yleisimpänä ongelma tiliä määritettäessä on tunnus ja salasana. Varmista että molemmat ovat kirjoitettu oikein ja käyttävät oikeaa kirjoitusasua, esim. ISOT ja pienet kirjaimet sekä erikoismerkit.

28 PALVELUKUVAUS 28 (47) Vanhan sähköpostitilin konfigurointi 1. Avaa File (Tiedosto) 2. Valitse Add Account (Lisää tili) Valitse Manual setup ja klikkaa Next (Seuraava) 3. Tässä esimerkissä käytetään IMAP-tilin lisäämistä. Valitse sopiva vaihtoehto vanhan tilisi tyypin mukaan.

29 PALVELUKUVAUS 29 (47) 4. Syötä tilisi tiedot. Saapuvan ja lähtevän sähköpostin asetukset saat vanhan sähköpostijärjestelmäsi toimittajalta. Valitse Next (Seuraava) 5. Outlook ottaa yhteyttä sähköpostipalvelimeen

30 PALVELUKUVAUS 30 (47) Kun yhteys on onnistuneesti muodostettu, valitse Close (Sulje) 6. Saat ilmoituksen onnistuneesta sähköpostitilin konfiguroinnista Valitse Finish

31 PALVELUKUVAUS 31 (47) 7. sähköpostitili tulee näkyviin Outlookin vasempaan laitaan Vanhan sähköpostin siirtäminen 1. Siirry vanhan sähköpostilaatikon inbox (Saapuneet) kansioon 2. Valitse lukupaneelista yksi viesti hiiren klikkauksella. Valitse tämän jälkeen kaikki viestit käyttämällä pikakomentoa CTRL + A.

32 PALVELUKUVAUS 32 (47) 3. Raahaa ja pudota sähköpostit hiirtä käyttäen uuteen sähköpostilaatikkoosi. 4. Sähköpostit siirtyvät uuteen Office 365 sähköpostilaatikkoosi:

33 PALVELUKUVAUS 33 (47) 5. Siirtääksesi kansion, valitse kansio, raahaa ja pudota se uuteen Office 365 sähköpostitiliisi.

34 PALVELUKUVAUS 34 (47) 6. Sähköpostikansio on siirtynyt uuteen Office 365 sähköpostilaatikkoosi Toiminnot Outlookiin sisältyy erilaisia osioita. Osioita ovat esimerkiksi Sähköposti, Kalenteri, Ihmiset ja Tehtävät. Voit siirtyä eri osioihin käyttämällä alareunassa näkyvää navigointipaneelia tai painamalla CTRL + *nro*. Esim. CTRL + 1 avaa sähköpostin, CTRL + 2 avaa kalenterin jne Sähköposti Yleiskuvaus

35 PALVELUKUVAUS 35 (47) 1. Uusi sähköpostiviesti o Voit lähettää uuden sähköpostiviestin klikkaamalla tätä, tai painamalla näppäinyhdistelmää CTRL + N. 2. Kansiot o Näyttää sähköpostilaatikkoosi liittyvät kansiot. Voit hallinnoida kansioita klikkaamalla hiiren kakkospainiketta kansioiden kohdalla. 3. Viestit o Tämä alue näyttää valittuna olevan kansion viestit. Tuplaklikkaamalla viestiä, saat sen auki erilliseen ikkunaan. Hiiren kakkospainikkeella viestin kohdalla klikkaamalla, saat viestiin liittyvät vaihtoehdot näkyviin. 4. Lukuruutu o Näyttää valitun viestin sisällön. Vaihtoehtoisesti voit tuplaklikata viestiä, jolloin se aukeaa erilliseen ikkunaan Lähettäminen Valitse Uusi sähköpostiviesti

36 PALVELUKUVAUS 36 (47) Täydennä vastaanottaja, aihe sekä sisältö ja valitse Lähetä Kalenteri 1. Uuden kalenterimerkinnän luominen o Voit luoda uuden tapaamisen tai kokouksen. Tapaamiseen ei tarvitse kutsua osallistujia, kokoukseen on tarkoitus kutsua osallistujat. Mikäli haluat muuttaa kalenterimerkintää jälkikäteen kutsumalla ihmisiä, voit avata merkinnän ja klikata Kutsu osallistujat

37 PALVELUKUVAUS 37 (47) 2. Näkymän valinta o Valitse haluttu aikaväli maalaamalla hiirellä päivät, tai valitse esim. viikko tai koko kuukausi tarkasteluun 3. Kalenterin valinta o Voit valita eri kalentereita näkymään. Mikäli sinulla on useita kalentereita, jaettuja kalentereita tai ulkoisia kalentereita, voit käyttää niitä Outlookissa rinnakkain tai päällekkäin oman kalenterisi kanssa. 4. Järjestely o Kuten kohdassa 2. voit valita kalenterinäkymän. Päivä, viikko, työviikko ja kuukausinäkymä ovat yleisimmin käytetyt näkymät 5. Kalenterinäkymä o Näyttää valitun kalenterin ja aikavälin kalenterinäkymän. Voit lisätä tapahtumia tuplaklikkaamalla aikaväliä tai hiiren kakkospainikkeella. Omat kalenterimerkinnät sekä kokoukset näkyvät tässä Kokouksen luominen Valitse Uusi kokous

38 PALVELUKUVAUS 38 (47) Syötä vastaanottajan sähköpostiosoite, aihe, kokouksen sijainti sekä aikamääreet. Tekstikenttään voidaan kirjata esim. kokouksessa käsiteltävät asiat tai muita huomioita Tehtävät 1. Luo uusi tehtävä valitsemalla uusi tehtävä. 2. Tämän sarakkeen avulla voit valita käytettävän tehtäväluettelon. 3. Suodattimet. Valitse suodatin tarkasteltavien kohteiden mukaan. Tehtävät ja merkityt kohteet, joihin ei ole liitetty päivämäärää ja jotka eivät ole valmiita, näkyvät vain, kun valitset kaikki. 4. Nykyiset suodatusehdot täyttävä kohdeluettelo. Napsauttamalla mitä tahansa kohdetta voit tarkastella sitä lukuruudussa. Luettelonäkymän ohjausobjektien avulla voit tehdä muutoksia kohteen tilaan. Voit esimerkiksi merkitä tekstin valmiiksi tai poistaa siitä seurantamerkin. 5. Lukuruutu, jossa näkyy valittujen kohteiden sisältö.

39 PALVELUKUVAUS 39 (47) Uuden tehtävän luominen Luo uusi tehtävä klikkaamalla Uusi tehtävä, jonka jälkeen voit täyttää tehtävän tiedot. Tehtävään voidaan liittää myös esim. Sähköpostiviestejä, kuvia, tiedostoja jne. Kun tehtävä on valmis, klikkaa tallenna ja sulje.

40 PALVELUKUVAUS 40 (47) 7.3 Word Microsoft Word on Office pakettiin kuuluva tekstinkäsittelyohjelma. Word on yhteydessä Office 365 palveluun ja voit lisätä dokumenttien tallennuspaikaksi esim. OneDrive for Busineksen tai SharePoint Online dokumenttikirjaston. Wordin yleisohjeet löydät seuraavien linkkien avulla: Word 2016 pikaopas: Muita Word 2016 ohjeita: Excel Excel on Office pakettiin kuuluva taulukkolaskentaohjelma. Excelissä voit luoda taulukoita, joita voidaan käyttää joko suoraan Excelillä tai liittää muihin Office dokumentteihin, esim. Word tai PowerPoint tiedostoihin.

41 PALVELUKUVAUS 41 (47) Excelin yleisohjeet löydät seuraavien linkkien avulla: Excel 2016 pikaopas: Muita Excel 2016 ohjeita: b03a01ee3c87?ui=fi-fi&rs=fi-fi&ad=fi 7.5 PowerPoint PowerPoint on Office pakettiin kuuluva diaesitysohjelmisto. PowerPointilla voidaan luoda ja muokata esityksiä, jotka voidaan esittää kokouksissa joko videotykin tai tv:n avulla tai esim. käyttäen pikaviestintäohjelma Skype for Businesstä.

42 PALVELUKUVAUS 42 (47) PowerPointin yleisohjeet löydät seuraavien linkkien avulla: PowerPoint 2016 pikaopas: Muita PowerPoint 2016 ohjeita: OneNote OneNote on Office pakettiin kuuluva muistikirjasovellus. Muistikirjat voidaan luoda yksityisiksi tai jakaa esim. Työkavereiden kanssa hyödyntäen OneDrive for Businesstä. Myös SharePoint Online sivustoilla voidaan käyttää esim. Projekteille tarkoitettua yhteistä työkirjaa.

43 PALVELUKUVAUS 43 (47) OneNoten yleisohjeet löydät seuraavien linkkien avulla: OneNote 2016 pikaopas: Muita OneNote 2016 ohjeita:

44 PALVELUKUVAUS 44 (47) 7.7 Skype for Business Skype for Business on Microsoftin pikaviestin- ja videokonferenssijärjestelmä, joka on noussut yrityksissä lähes standardin asemaan. Skypellä voit olla yhteydessä ihmisiin pikaviestein, äänen ja videon välityksellä. Perustoimintojen lisäksi työpöydän jakaminen, kysymysten ja äänestyksien esittäminen keskusteluissa ja kokouksissa on mahdollista Konfigurointi Ensimmäisellä käynnistyskerralla Skype for Business pyytää käyttäjätunnuksen ja salasanan. Käyttäjätunnus ja salasana ovat samat kuin sähköpostiosoitteesi ja salasanasi. Yleisimpänä ongelmana tiliä määritettäessä ovat tunnus ja salasana. Varmista että molemmat ovat kirjoitettu oikein ja käyttävät oikeaa kirjoitusasua, esim. ISOT ja pienet kirjaimet sekä erikoismerkit Yleisohjeet Skype for Business yleisohjeet pikaviestimen käyttöön löydät seuraavien linkkien avulla Skype for Business yleisesittely: Skype for Business -ohjeet: 6f74abefa Ääni Aloita äänipuhelu painamalla Video Aloita videopuhelu painamalla

45 PALVELUKUVAUS 45 (47) Online kokoukset, kutsun luominen, liittyminen Online kokouskutsu luodaan kalenterin kautta: Luo uusi kokous ja valitse ylälaidasta Skype kokous nappi: Kutsuun ilmestyy Skype linkki, jota klikkaamalla kokouksen ollessa käynnissä, pääsee kokoukseen mukaan Ruudun jakaminen Online kokouksessa voit jakaa ruutusi: Eri jakovaihtoehdoista: Työpöytä: jakaa koko näytön muille osallistujille Ohjelma: jakaa valitun ohjelman PowerPoint: lataa koneeltasi PowerPoint tiedoston kokouksen käytettäväksi, joka mahdollistaa jokaisen etenemisen omalla tahdilla esitysmateriaalissa Luonnoslehtiö: jakaa valkotaulun, johon osallistujat voivat yhdessä tehdä merkintöjä Kysely: voit tehdä nopean kyselyn osallistujille Kysymysosio: avaa osion, jolla osallistujat voivat kysyä kysymyksiä esittäjältä 8 Mobiili Mobiilisovelluksia käyttääksesi sinun tulee ensin ladata tarvittava sovellus ja sen jälkeen kirjautua omilla Office 365 tunnuksillasi sovellukseen. Yleisimpiä saatavilla olevia mobiilisovelluksia ovat: Sähköposti Kalenteri Office eli Word, Excel, Powerpoint OneNote Skype for Business Yammer Delve Mobiililaitteiden konfigurointiohjeita ja saatavilla olevia sovelluksia eri laitteille: b6-81fe-767e0b1f014f

46 PALVELUKUVAUS 46 (47) 2 Yammer 1. Kotisivu 2. Viestit 3. Ilmoitukset 4. Ryhmät 5. Uusimmat viestit 6. Haku 7. Asetukset ja oma profiili 2.1 Viestin jakaminen Valitse sopiva ryhmä ja kirjoita viestisi

47 PALVELUKUVAUS 47 (47) 1. Viestikenttä 2. Ihmiset, joille haluat lähettää ilmoituksen viestistäsi 3. Aiheet 4. Lähetä