HANKINTATOIMEN JOHTAMINEN JA ORGANISOINTI

Transkriptio

1 HANKINTATOIMEN JOHTAMINEN JA ORGANISOINTI LOGY:n roundtable- tilaisuus Hankinnan organisointi ja johtaminen ovat keskeisimpiä hankintatoimen menestykseen vaikuttavia tekijöitä. Oikea tapa toimia lisää hankinnan tehoa ja antaa vaikuttavuutta. Teidän pitää ensin ymmärtää ABB:n ja edustamani liiketoimintayksikön rakennetta, jotta voitte ymmärtää miten hankintatoimea meillä johdetaan ja mihin suuntaan olemme menossa, aloittaa Voitto Qvick esityksensä. Itse tulin ABB:lle vuonna 1995 TKK- opiskelu- jeni loppuvaiheessa. Toimin ensin 3 vuotta tuotekehityksessä ja sitten 10 vuotta erilaisissa sourcing- tehtävissä, Myynnissä toimin 5 vuotta: ensin global market management roolissa ja sitten tiettyjen tuotteiden myyntijohtajana. BU:n hankintaa olen nyt vetänyt 2,5 vuotta, Voitto kuvaa uraansa. liiketoimintayksikköön (BU) ja 55 tuoteryhmään (PG). Taajuusmuuttaja on moottorin kaasu BU Drives and Controls, jonka hankinnasta Voitto Qvick vastaa, on yksi ABB:n 26:sta BU:sta; sillä on 6600 työntekijää yli 80 maassa. BU tuottaa taajuusmuuttajia, joilla muutetaan sähkön taajuutta. Kun sähkön taajuutta muutetaan ohjattaessa oikosulkumoottoria, niin moottorin pyörimisnopeutta voidaan säätää. ABB pähkinänkuoressa työntekijää 42 mrd USD liiikevaihto, 7% kasvu vuoteen 2012 verrattuna Toimintaa noin 100:ssa maassa Yli 300 tuotantolaitosta Tilausten jakauma: Eurooppa 34%, Amerikka 29%, Aasia 27%, MEA 10%. Teollisen tuottavuuden parantaminen ABB:n visio on käyttää sähkötehoa tehokkaammin ja siten parantaa asiakkaidensa teollista tuottavuutta ja vähentää ympäristövaikutuksia. ABB:n toiminta jakautuu viiteen divisioonaan, 26 Teemme siis ikään kuin kaasupolkimia, joilla voidaan kiihdyttää ja hidastaa moottoreita, kuvaa Voitto taajuusmuuttajaa. Toimittajien hallinta BU:n 20 suurinta toimittajaa edustaa puolta globaalista hankinnan rahankäytöstä, spendistä; sata suurinta edustaa vastaavasti 80%:a. Meidän on hanskattava vähintään nämä toimittajat erittäin hyvin, sanoo Voitto. Sataa suurinta toimittajaa arvioidaan, reitataan, vuosineljänneksittäin mm. laadun, toimitusvarmuuden ja yhteistyön

2 sujuvuuden suhteen. Tärkeä mittari on myös matalamman kustannustason maista tehtyjen ostojen määrä verrattuna ostoihin korkeamman kustannustason maista. Kategoriat 13 suurimman kategorian osuus on 75% globaalista spendistä; suurin yksittäinen kategoria on piirikorttivalmistajien ja pienten taajuusmuuttajien valmistukeen liittyvä. Seuraavaksi tulevat kuljetus, mekaniikkaosat ja induktiiviset komponentit, kertoo Voitto sujuvasti. BU:n hankintaorganisaatio Hankinnassa sourcing- organisaatio valitsee toimittajat ja neuvottelee sopimukset. Tuotannon ostossa hoidetaan taas logistiikka; miten tavara tulee toimittajalta tuotantoon. Olemme rakentamassa yhteistä hankintaorganisaatiota, missä sekä sourcing että tällä hetkellä tuotannossa olevan osto kuuluvat saman johdon alle, Voitto kertoo. Epäsuorien materiaalien sopimukset ja hankinnat puolestaan hoidetaan alueittain. Myös työkaluja kehitetään kaikille globaalisti. BU:ssa hankinnat on keskitetty hankinta- organisaatioon. Linjaesimies ei vastaa hankinnasta, se on meillä selkeää, sanoo Voitto. Ei yhtään suoraa alaista BU:n hankinnan piirissä toimivien henkilöiden määrä on kasvanut merkittävästi viimeisen kahden vuoden aikana liiketoiminnan kasvaessa ja tehtaiden määrän lisääntyessä. Myös hankintakategorioiden määrä on kasvanut. Kaikissa tehtaissa on sourcingista ja tuotannon ostoista vastaavia henkilöitä. Olemme myös polkaisseet pystyyn sales and operations planning prosessin; ennustamisen maista tuotannonsuunnitteluun ja aina toimittajille saakka, kertoo Voitto. Olen minulle matriisissa raportoivien henkilöiden ainoa matriisiesimies, sanoo Voitto ja jatkaa: Minulle ei ole yhtään suoraa alaista, vaikka vastuuta ja valtaa on aika paljon. Review- käytännöt ohjaavat työtä Vahvassa matriisirakenteessa review- käytännöt ovat tärkeitä. Sillä saadaan pidettyä porukka kasassa ja puhaltamaan yhteen hiileen, sanoo Voitto. Kategoriastrategia päivitetään kerran vuodessa ja toimintasuunnitelma neljästi vuodessa. Suunnitelmien toteutumista seurataan kuukausittain. Jos tulee gappeja, niin löydämme niihin korjaavia toimenpiteitä, Voitto kertoo. Vaikka seurattavaa on paljon, hän toteaa kuitenkin, että raportointityökalu on jokaisen henkilön työn ohjauksen väline: se on kuin muistikirja, joka kertoo, mitä täytyy tehdä jatkossa. Johdon sitoutuminen on must ABB:lla jokaisen liiketoiminnan johtoryhmässä on hankintatoimen edustaja. Meillä täytyy tästä huolimatta olla hyvät

3 myyntiargumentit sisäisesti ja tehdä hankintatoimi tärkeäksi keskijohdolle ja heidän tiiminvetäjilleen sanoo Voitto ja jatkaa: Joissain maissa tämä on onnistunut helposti, toisissa maissa pitää ponnistella enemmän. Tavoiteasetanta lähtee tiimeistä - bottom up, minkä perusteella johto laatii top down tavoitteen. Tämän jälkeen löydetään yhteinen tavoite, joka on kompromissi kaikille yksiköille. Näin varmistetaan, että tavoite ei saa olla turhan kaukana realiteeteista, koska sitten motivaatio häviää, kertoo Voitto. Yhdessä tekeminen Teemme parhaista projekteistamme benchmarkeja julkaisemalla ne sisäisesti, sanoo Voitto. Palkitsemme myös hyvin projekteissa onnistuneita antamalle heidän hoidettavakseen erikoisprojekteja; muutaman hyvän projektin peräkkäin tehneet saattavat myös päästä etenemään urallaan, hän toteaa. Tulevaisuuden suunta BU Drives and Controls in hankintastrategian keskeisiä elementtejä ovat Toimittajien hallinta, missä suurimpien toimittajien kanssa käydään lävitse strategiaa ja tulevaisuuden suunnitelmia tavoitteena kasvattaa liiketoimintaa, alentaa kustannuksia ja parantaa laatua. Tuotekehityksen ja sourcingin välinen yhteistyö Henkilöstön osaamisen kehittäminen mm. kartoituksien, kehittämisen, tehtäväkierron ja mentoroinnin avulla. Luotettavuuden, erityisesti kenttälaadun, parantaminen Työkalujen kehitys rutiinitehtävien automatisoimiseksi ja ajan vapauttamiseksi strategiseen hankintaan. Voiton Vinkit! 1. Tiimi pitää saada motivoitua globaalisti 2. Keskinäinen yhteistyö, avunanto ja verkostoituminen on tärkeää 3. Tuloksien pitää olla hyviä 4. Kehittäminen ja jatkuva parantaminen 5. Avoimuus Tavoitteenamme on saada globaali verkosto toimimaan niin hyvin, että henkilöt auttavat toinen toisiaan, sanoo Voitto. Tähän tähtäävät myös globaalien ja lokaalien tiimien tapaamiset sekä vuosittain järjestettävät toimittajapäivät, mihin hankintaorganisaatio ja avaintoimittajat kokoontuvat. Pitää olla jatkuvasti muutoskykyinen ja haluinen ja pitää miettiä koko ajan, miten hommia voi tehdä paremmin, päättää Voitto Qvick esityksensä.

4 Hankinnan sekatyömies Olen hankinnan sekatyömies Skanskan Pohjoismaisessa hankintayksikössä: vedän tuoteryhmää, vastaan hankinnan kehityksestä, toimittajan hallinnasta, prosesseista, laadusta ja osittain osaamisen kehittämisestä, esittelee Antti Puustinen itsensä. Olen myös LOGY:n Nuorten Hankintaosaajien, alle 35- vuotiaiden hankinta- ammattilaisten verkoston vetäjä. Skanska pähkinänkuoressa Skanska on yksi maailman johtavista rakennus- ja projektikehityspalveluita tarjoavista yrityksistä Kansainvälistä liiketoimintaa vuodesta 1897 Neljä toimialaa jatkuvaa asiakkuutta Liikevaihto yli 15 miljardia euroa vuonna 2012 Henkilöstömäärä noin Suoraviivainen malli Mallimme on melko suoraviivainen. Maakohtaiset yksiköt vastaavat ostoista, mutta maakohtaiset yksiköt tekevät pohjoismaista yhteistyötä. Siten yksiköitä yhdistää matriisitoimintona mm. toimittajien hallinta ja strateginen hankinta, kertoo Antti. Itse vastaan useasta alueesta ja minulle on neljä esimiestä, hän jatkaa. Skanska yhdistää ostoja Pohjoismaisella tasolla etsimällä materiaalitoimittajia ja aliurakoitsijoita, jotka tekevät työtä tai toimittavat palveluita useammassa maassa. Tämä hyödyttää nimenomaan Suomea, missä Skanska on suhteessa pienempi toimija kuin Ruotsissa. Skanska toimii Pohjoismaiden lisäksi valituissa Euroopan maissa ja UK:ssa sekä USA:ssa ja monessa Etelä- Amerikan maassa. Nordic Procurement Unit (NPU) Koska Pohjoismainen markkina on melko yhtenäinen, Skanskan hankinta on tällä alueella organisoitu yhteen yksikköön: Nordic Procurement Unit iin (NPU). NPU:ssa hallinnoidaan tällä hetkellä noin puolta Skanskan pohjoismaisista ostoista; tavoite on kasvattaa tätä osuutta. NPU:n noin kahdestasadasta hankinta- asiantuntijasta kaikilla ei ole rakennusalan tausta. Edustamme kokemusta laidasta laitaan, sanoo Antti ja jatkaa: Se on hyvä mikstuura, koska opimme paljon toisiltamme ja kokonaisuus toimii hyvin. Pyrimme tuomaan nimenomaan kokonaiskustannusajattelua tuotannon usein vain yksikkökustannuksia ajatteleville ihmisille, toteaa Antti. Suomen hankinta on osa NPU:ta Skanskan hankinta on Suomessa organisoitu Skanskan toiminnallisen aluejaon mukaan ja ostaminen on integroitu työmaiden operatiiviseen toimintaan. - Projektihankinta vastaa päivittäisestä hankinnasta, ostoista. Skanskalla on tämän lisäksi kansainvälisissä projekteissa apua antava yksikkö - Strateginen hankinta neuvottelee sopimuksia ja etsii myös uusia toimittajia ja uusia ratkaisumalleja; mm. uusia materiaaleja uudenlaisten suunnitteluratkaisujen hyödyntämiseksi. - Hankinnan tukitoiminnot: mm. kehitys ja työvälineet

5 Hankinta on Skanskalle Suomessa tärkeä toiminto, koska hankintojen osuus on lähes 80% Skanska Oy:n liikevaihdosta. Suomen yli toimittajasta noin 700 toimittajan osuus on n. 75% koko spendistä. Tuotteiden ja toimittajien luokittelu Skanskan ostamien tuotteiden ja palvelujen kirjo on laaja design- keittiökalusteista harjateräkseen ja betoniin sekä tavallisiin rautakauppatuotteisiin. sisältyvät sekä Skanskan omat että aliurakoitsijoiden työntekijät, sanoo Antti ja jatkaa: Aliurakoitsijoiden on sitouduttava noudattamaan Skanskan sääntöjä. Hankinnan täytyy ottaa varmistaa mm. tämä sopimuksen teko- ja ostovaiheessa. Olemme saavuttaneet huikean hyvää kehitystä tällä alueella, vaikka rakennusala on tapaturma- altis toimiala, Antti toteaa. Skanska luokittelee tuotteita mm. niiden hankintariskin ja tulosvaikutuksen kannalta. Strategisia tuotteita, joilla on suurin hankintariski ja tulosvaikutus, hankitaan aivan eri tavalla kuin muita tuotteita. Skanskalle strategisia tuotteita ovat mm. keittiöt, hissit, bitumi ja teräsrakenteet. Työvaatteet ja rautakappatuotteet ovat taas esimerkkejä rutiinituotteista. Mm. suunnittelutyö vaatii erityishuomiota; ne on siksi luokiteltu pullonkaulatuotteeksi. Toimittajien luokitteluun käytetään myös samankaltaista; tuote- ja toimittaja- luokittelun välillä on vahva yhteys. Hankinnan strategiset tavoitteet Hankinnalla on kriittinen tehtävä Skanskan toiminnallisen Viiden nollan - tavoitteen saavuttamisessa (kuva) Eettisyyteen liittyen Antti sanoo: Kaikki alihankkijamme ja materiaalitoimittajamme sitoutuvat eettiseen ohjeistukseemme jo sopimusvaiheessa. Skanska haluaa olla myös maailman johtava ympäristötehokas rakentaja. Hankinta vaikuttaa tähän keskeisesti mm. valitsemalla toimittajia, jotka toimivat ympäristötehokkaasti. Jaamme myös omia tämän alueen parhaita käytäntöjämme toimittajien kanssa, kertoo Antti. Hankinta mm. esivalitsee toimittajat, arvioi heidän toimintaansa työmailla ja kannustaa toimittajia parantamaan toimintaansa. Uskomattomia parannuksia Olemme nähneet aivan uskomattomia parannuksia tämän toiminnan seurauksena mm. työturvallisuuden alueella. Samalla parantuivat mm. saman toimittajan tuottavuus, kehitysaktiivisuus, toiminnan laatu ja siisteys merkittävästi, päättää Antti esityksensä Noin 70% Skanskan töistä tehdään aliurakoina. Tapaturmataajuusmittariimme

6 Kiitos Metropolia AMK:lle tilaisuuden käytännön järjestelyistä! Tilaisuus järjestettiin yhdessä Metropolia AMK:n kanssa: tilaisuuteen osallistuvat myös Metropoliassa Master- tasoiseen tutkintoon tähtäävän, hankintatoimeen keskittyvän aikuisopiskelijaryhmän jäsenet. Lisätietoa: Siv Relander Kiitos osallistujille aktiivisista ja intensiivisistä keskusteluista! Tilaisuus sai osallistujilta erinomaisen palautteen! PIKAPALAUTE$ 84%$ 16%$ 0%$ AISTITTAVA$AKTIIVISUUS,$TEHOKAS,$ RENTO,$VALAISEVA,$ANTOISA,$OK,$ MIELENKIINTOINEN,$TYYTYVÄINEN,$ MONIPUOLINEN,$TOSI$KIVA,$JEES,$ RUNSAS,$IHANJEES,$ONNISTUNUT,$ INNOKAS,$HÄMMENNYS,$HYVÄ$ SETTI,$TIEDONHALUINEN,$VIRKIS< TÄVÄ,$INSPIROIVA,$INNOSTUNUT$ Kiitos Roundtable- tilaisuuden puhujille! Voitto Qvick is Vice President responsible for Supply Chain Managent in BU Drives and Controls at ABB. He is married and a father of 3 children. He holds a Master of Science degree in Technology. His previous responsibilities include product development, sourcing, global market management and sales. He started in 2011 in his current role. Antti Puustinen toimii kehityspäällikkönä Skanska Oy:n Nordic Procurement yksikössä. Antilla on kokemusta mm. strategisesta hankinnasta, toimittajan hallinnasta ja hankinnan tutkimuksesta. Lisäksi hän toiminut LOGY:n Nuoret hankintaosaajat verkoston puheenjohtajana vuodesta Lisätietoa LOGY:n yhteisöjäsenyydestä ja siihen kuuluvista eduista: Lauri Vihonen, , hankintafoorumi@logy.fi LOGY:n Roundtable tilaisuudet ovat yritysjäsenille tarkoitettuja, maksuttomia keskustelu- ja oppimistapahtumia. Kaikki tässä dokumentissa esitetyt asiat näkemykset ja mielipiteet ovat esittäjien omia, eivätkä ne edusta heidän työnantajayritystensä tai LOGY:n virallista kantaa., sisällön ja kuvien osittainenkin kopiointi ja jakelu on kielletty ilman LOGY:n kirjallista lupaa. Teksti ja kuvat: Lauri Vihonen, Leader s Beacon Group Oy (lauri.vihonen@leadersbeacon.fi).