VIBu A tool for training and studying Virtual teamwork in International Business. Satu Lähteenmäki Timo Lainema Eeli Saarinen

Transkriptio

1 VIBu A tool for training and studying Virtual teamwork in International Business Satu Lähteenmäki Timo Lainema Eeli Saarinen

2 WHAT ARE WE AIMING AT TO SOLVE? Challenges in building virtual multicultural teams Lack of knowledge and research on virtual multicultural communication Urgent need for high level training for virtual multicultural teams 2

3 WHAT IS VIBu-TRAINING? VIBu training is developed for professionals working in dispersed working environments. Leaders and team members can participate from any location as VIBu is based on a networked business simulation game (RealGame ). VIBu training is:» An innovative method for analyzing and developing leadership and teamwork skills in the modern business context, i.e. it enables to experience the challenges originating from global, multicultural and virtual aspects» A combination of theory and practice» Based on self-experiencing and -reflection 3

4 IDEOLOGICAL BACKGROUND OF VIBu There are two parallel approaches to dealing with the challenges of today s organizations: 1. Information systems approach puts the emphasis on the new technology and ICT solutions as the elements of virtual working context 2. Organizational behavior and leadership approach Focuses on the human aspects of working in today s organizations VIBu-training is linked to the latter one 4

5 VIBu TRAINING PRINCIPLES 1. Survival of the fittest principle = Organizations have to fit into their environment Today s organisations thus are more Mobile Dispersed Dynamic = multicultural, virtual and changing Temporary Diverse 2. Organizations need new kind of leadership and team skills Leadership is situational and contextual bound Leadership models are built in and for face-to-face teams in relatively stable oganisational context Along with the organisational changes also the requirements for leadership have changed ( management) 3. Leadership is not naturally born, but can be learned Current team/leadership training is tuned for face-to-face context 5 VIBu: Up-to-date training concept that fits today s organizations

6 VIBu: THE SIMULATION GAME SETTING In the training, there are companies (up to 8) that are steered by teams and their leaders. Each team (3-5 members) steer one company. 6 Individuals in the teams are not necessarily in the same physical location but can participate in the training via their own computers. Simulation game is clock-driven and therefore the environment dynamic, continuously evolving. In order to succeed in the simulation, interaction need to be succesful both within teams as well as between teams.

7 7 CONVENTIONAL SIMULATION GAMING

8 8 VIBu ORGANIZATION STRUCTURE

9 9 VIRTUALITY / DISPERSION INCLUDED

10 0 SHARED VIEW ON THE COMPANY

11 PROCESS VISUALIZATION OF VIBu TRAINING VIBu training can be tailored to meet the specific needs of a company. As an example, typical VIBu training includes the following phases (next page): 1

12 ORIENTATION PHASE Interviewing the key people Determining the focus of the training Possible pre-assignments TRAINING SESSION Business skills Virtual and multicultural communication Applicable assignments & theory lectures 1st SIMULATION GAME SESSION Guided session 2nd SIMULATION GAME SESSION Unguided session DATA COLLECTION Reflective essays Group interviews Questionnaires DATA COLLECTION Reflective essays Group interviews Questionnaires 2 ANALYSIS PHASE Data analysis Analysis of observations Formulation of training session ANALYSIS & FEEDBACK

13 CASE SUOMI-GAME, MARRAS/JOULUKUU 2008 TuKKK:n ja kolmen suomalaisen korkeakoulun Johtamisen laitoksen VIBu-kurssi. Turussa pelinjohto, osallistujat etänä TaY, LTKK ja JyU, pääosin aikuisopiskelijoita. Ryhmät muodostettu hajautetusti siten, että jokaisessa yrityksessä oli osallistujia vähintään kahdesta korkeakoulusta. Välineinä RealGame/VIBu ja Skype. 3

14 RELEVANTTIA OPPIA Eniten virtuaalisuus vaikuttaa kommunikaatioon. Pelkän äänen varassa on huomattavasti vaikeampi analysoida toista ihmistä sosiaalisessa kontaktitilanteessa Tämä vaikeuttaa toimintaa eritoten suomalaisessa kulttuurissa, sillä kriittisissä päätöshetkissä suomalaiset pyrkivät usein olemaan erittäin varovaisia ja varomaan toisten tunteiden satuttamista. Tässä elekielen analysointi ja sanattoman kommunikaation ymmärtäminen on erittäin tärkeää, mutta tätä analysointia ei voi tehdä virtuaalisessa yhteistyössä. Nyt jo hahmotan, että virtuaalitiimien toiminta on kuitenkin hyvin erilaista kuin perustiimien toiminta. Tämä tuli minulle hieman tutuksi jo viime keväänä, kun työssä valmistelin ja toteutin osaltani työnantajani uusien tietojärjestelmien opiskelua, käyttöönottoa ja tukea yksikössämme. Koen virtuaalitiimien välisen työn hyvin haasteelliseksi ja erittäin mielenkiintoiseksi, tätä haluan oppia lisää. 4 Kunhan välineet ja tekniikka vain ovat toimivia, voi ryhmän virtuaalinen toteutus mielestäni olla jopa tehokkaampaa kuin perinteisesti ymmärretty, samassa fyysisessä tilassa toimiva tiimi.

15 OPPIA Yhdellä lauseella ilmaistuna opin sen että tälläinenkin yhteistyö voi toimia. En ole tähän asti ollut varsinaisesti mikään suuri virtuaalitiimien kannattaja. Yhteistyössä yksi tärkeimmistä elementeistä on luottamus, eikä luottamuksen rakentaminen ihmisiin, joita ei ole koskaan tavannut, ole helppoa. Sainkin paljon uskoa siihen, että se on riittävällä tasolla mahdollista. Virtuaaliympäristössä toimivassa tiimissä on nähdäkseni erityisesti panostettava yhteisöllisyyden rakentamiseen, esim. tapaamisten järjestämiseen ja henkilöihin tutustumiseen Käytettävien medioiden on oltava tarkoitukseensa soveltuvia ja jäsenet osattava ja haluttava niitä käyttää. Virtuaalitiimin riippumattomuus paikasta ja jossain tapauksessa myös ajasta mahdollistaa laajemman tiimiin osallistumisen, joka voi tuoda mukanaan kulttuurisia eroja fyysistä tiimiä enemmän. 5 Oli erittäin hyödyllistä päästä kokemaan millaista työskentely virtuaalisesti on, sillä tulevaisuudessa tulen ehdottomasti tarvitsemaan opittuja taitoja. Yksi toimivan virtuaalisen tiimityöskentelyn perusedellytyksiä on juuri se, että jäsenet osaavat käyttää tarvittavia laitteita ja työvälineitä.

16 TEHOKAS JA INNOSTAVA OPPIMISYMPÄRISTÖ Tämä kurssi oli yksi kiinnostavimmista ja innostavimmista yliopistoaikanani. Tämä on jälleen hyvä osoitus siitä miten tehotonta luennot ja tentti -formaatti vai pahimmillaan olla verrattuna vaihtoehtoisiin opetuskeinoihin. Interaktio ja käytännöllisyys ovat oleellisia osia meidän työelämäämme ja näin pitäisi olla useammassa vaiheessa jo yliopiston aikana. Pidin kurssista paljon. Se oli erittäin mielenkiintoinen ja hauska, mutta myös vaativa ja opettavainen. Pelisessiot olivat mielenkiintoisia ja itse peli antoi realistisen kuvan yrityksen toiminnasta ja prosessien liittymisestä toisiinsa. Pidin erittäin suuresti pelin aikana tapahtuneista palautetapahtumista sekä pelin lopussa olleesta yhteenvedosta. Nämä antoivat erinomaisia aiheita itsepohdiskeluun ja -kehitykseen. Pelaaminen oli innostavaa. Kehikko oli riittävän oikea ja monipuolinen, jotta se haastoi miettimään toimintaprosesseja ja strategioita oikeasti. Peli veti mukaansa virtuaalisen yhteistyöhön luontevasti. 6

17 NUMEERISET ARVIOT Numeeriset arviot (N= 16, 7 paras arvosana): Motivoivuus: 6,125 Innostavuus: 6,125 Havainnollisuus: 5,938 Simulaation avulla oppiminen oli kiinnostavaa: 6,467 Uskon, että kokemuksesta on hyötyä työssäni: 6,062 7

18 VIBu-TYÖKALUPAJA TÄNÄÄN Mahdollisuus päästä tutustumaan VIBu-ympäristöön käytännössä. Tervetuloa kokeilemaan ja keskustelemaan! 8

19 MORE INFORMATION VIBu training website: RealGame website: Or contact directly: Professor Satu Lähteenmäki Assistant Professor Timo Lainema Researcher Eeli Saarinen 9 Paluu ohjelmaan