HELSINGIN KAUPUNKI TARJOUSPYYNTÖ LIITE 2 Tarkastusvirasto

Transkriptio

1 HELSINGIN KAUPUNGIN KONSERNIYHTIÖIDEN JA SÄÄTIÖIDEN TILIKAUDEN 2017 JA OPTIONA TILIKAUDEN 2018 TILINTARKASTUSPALVELUT 1. Hankinnan perustiedot 1.1 Yleistä Helsingin kaupungin tarkastusvirasto järjestää tarjouskilpailun Helsingin kaupunkikonserniin kuuluvien yhtiöiden ja säätiöiden tilikauden 2017 ja optiona tilikauden 2018 tilintarkastuspalveluista. Kuntalain 121 :n mukaan tarkastuslautakunnan on huolehdittava kunnan ja sen tytäryhteisöjen tarkastuksen yhteensovittamisesta. Helsingin kaupungin hallinnon ja talouden tarkastussäännön 7 :n 14. kohdan mukaan Helsingin kaupungin tarkastuslautakunta hyväksyy suunnitelman kaupunkikonserniin kuuluvien yhtiöiden ja säätiöiden tilintarkastuksen järjestämisestä ja nimeää ehdokkaat näiden tilintarkastajiksi. Tarkastuslautakunnan nimettyä tilintarkastajaehdokkaat kaupunginhallituksen konsernijaosto tekee päätöksen tilintarkastajien nimeämisestä kaupunkikonserniin kuuluville yhtiöille ja säätiöille. Yhtiöiden ja säätiöiden vuosikokous valitsee tilintarkastajan konsernijaoston nimeämisen perusteella. 1.2 Hankinnan kohde Helsingin kaupunginvaltuuston hyväksymän konserniohjeen mukaan Helsingin kaupunki ja ne tytäryhteisöt ja säätiöt, joissa kaupungilla on määräysvalta, muodostavat Helsingin kaupunkikonsernin. Hankinta käsittää yhteensä 111 Helsingin kaupunkikonserniin kuuluvan yhtiön ja säätiön tilintarkastuspalvelujen kilpailuttamisen. Hankinnan kohteena on tarjouspyynnön liitteessä 5 lueteltujen kaupungin tytäryhtiöiden ja säätiöiden sekä näiden tytäryhtiöiden tilintarkastuspalvelut. Hankittavat tilintarkastuspalvelut sisältävät: a) Lakisääteisen tytäryhteisöjen vuosittaisen tilintarkastuksen. Tarjoajan on huomattava, että lakisääteisen tilintarkastuksen tarjoushintaan katsotaan sisältyvän myös: tarkastustyön yhteydessä syntyneisiin havaintoihin ja tilinpäätösten laatimiseen liittyvän tavanomaisen neuvontatyön, raportoinnin yhtiölle, Helsingin kaupungin johdolle ja emon (Helsingin kaupunki) tilintarkastajalle,

2 Helsingin kaupungin konserniohjeiden noudattamisen valvonnan, kuten määräajassa tapahtuvan konsernilomakkeiden tarkastamisen sekä tilintarkastusta koskevien raporttien toimittamisen emon (Helsingin kaupunki) tilintarkastajalle tämän antamia ohjeita ja määräaikoja noudattaen. b) Osakeyhtiölain ja säätiölain mukaisten lausuntojen ja todistusten antamisen. Näistä toimenpiteistä tilintarkastaja veloittaa työhön käytetyn ajan perusteella. Käytettävä tuntiveloitus on tilintarkastajan tarjouksesta laskettu päivähinta jaettuna 7,5:llä. Tarjouskilpailua varten tytäryhteisöt on ryhmitelty viiteen (5) ryhmään A, B, C, D ja E. Hankintayksikkö vertailee annetut tarjoukset jokaisen yhtiöryhmän osalta erikseen ja valitsee kunkin ryhmän tilintarkastajaehdokkaaksi sen tarjoajan, jonka tarjous on tarjouspyynnössä ilmoitettujen vertailuperusteiden mukaisesti arvioituna kokonaistaloudellisesti edullisin. Käytettävät vertailuperusteet on kerrottu tämän tarjouspyynnön kohdassa 5 ja määritelty tarkemmin liitteessä Hankintamenettely Rajoitettu menettely. Ainoastaan hankintayksikön valitsemat ehdokkaat voivat tehdä tarjouksen ja kukin heistä vain niihin yhtiöryhmiin, joiden osalta hän on täyttänyt ehdokkaalta vaaditun soveltuvuuden. Nämä yhtiöryhmät on osaltanne ilmoitettu jäljempänä kohdassa 4.1 c. Hankinta tehdään kunkin hankinnan kohteen ( jonka kaikki ehdot vahvistetaan. E) osalta puitejärjestelynä, 1.4 Hankintailmoitus EU-hankintailmoitus on lähetetty julkaistavaksi HILMAan , osoitteeseen Ilmoitukseen on linkitetty tämän hankinnan hankinta-asiakirjat. 1.5 Sopimusehdot Tarkastuslautakunta toimii hankinnassa Helsingin kaupunkikonserniin kuuluvien yhtiöiden ja säätiöiden yhteishankintayksikkönä ja tekee niiden puolesta tilintar-

3 kastuspalveluja koskevan puitesopimuksen (liite 4), jota yhtiöt ja säätiöt käyttävät hankkiessaan tilintarkastuspalveluja valituksi tulleilta toimittajilta. Puitesopimus syntyy ja sen sopimuskausi alkaa, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. Puitesopimuksen sopimuskausi päättyy Sopimukseen sisältyy optio, joka käsittää tilikauden 2018 tilintarkastuksen. Tytäryhteisöt ja tilintarkastaja eivät tee keskenään erikseen kirjallista sopimusta tilintarkastuspalvelujen toimittamisesta, vaan kyseisen sopimuksen sopimusehdot on määritelty puitesopimuksessa (liite 4). Tytäryhteisön ja tilintarkastajan välille syntyy puitesopimuksen ehtojen mukainen sopimus tilintarkastuspalvelujen toimittamisesta silloin, kun yhteisön toimielin on valinnut ehdotetun tilintarkastajan tehtäväänsä tilintarkastajan toimikaudeksi. Tuon sopimuksen sopimuskausi päättyy, kun yhteisön toimielin on vahvistanut tilintarkastajan toimikautta vastaavan viimeisen tilikauden tilinpäätöksen. Jos tarkastuslautakunta päättää käyttää hankintaan sisältyvää optiota, sovelletaan tilintarkastajan ja yhteisön väliseen, tilintarkastuksen toimittamista koskevaan sopimukseen edellisessä kappaleessa lausuttua myös optiokauden osalta. 1.6 Tarjouksen tekeminen Tarjous on jätettävä viimeistään 35 päivän kuluttua siitä, kun tarjousmenettelyyn valittuja ehdokkaita on kutsuttu jättämään tarjous. Pyydämme tarjouksenne allekirjoitettuna ja suljetussa kirjekuoressa yhtenä kappaleena osoitteeseen: Helsingin kaupunki PL HELSINGIN KAUPUNKI (Käyntiosoite: Unioninkatu 25, 5. kerros) Tarjous HEL lisäksi ilmoitettava tarjouksen jättävän yrityksen nimi. Tarjouksen tulee olla voimassa asti.

4 Hankintayksikkö Hankintayksikkö on Helsingin kaupungin tarkastuslautakunta. Tarkastuslautakunta toimii hankinnassa Helsingin kaupunkikonserniin kuuluvien yhtiöiden ja säätiöiden yhteishankintayksikkönä. 1.8 Diaarinumero ja asian valmistelija Diaarinumero: HEL Hankinnan valmistelee Helsingin kaupungin tarkastusvirasto. 2. Tarjoajan soveltuvuuden arvioinnin periaatteet Tältä osin noudatetaan, mitä osallistumispyynnössä on lausuttu. 3. Poissulkemisperusteet ja erikseen pyydettävät selvitykset Tältä osin noudatetaan, mitä osallistumispyynnössä on lausuttu. 4. Tarjouksen tekemistä koskevat ohjeet 4.1 Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus a. Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi Hankintayksikkö on velvollinen hylkäämään tarjouksen tarjouspyynnön vastaisena, jos tarjouksessa on sellainen virhe tai puute, joka estää tarjouksen tasapuolisen vertailun muiden tarjouspyynnön mukaisten tarjousten kanssa. b. Tarjouksen muotovaatimukset Tarjous liitteineen on tehtävä kirjeitse suomen kielellä ja tarjoukseen on liitettävä pyydetyt asiakirjat. c. Tarjouksen kohdistaminen

5 Osallistumishakemuksessanne teidän tuli ilmoittaa, mihin yhtiöryhmistä A E aiotte antaa tarjouksen, jos teidät valitaan tarjousmenettelyyn. Hankintayksikkö on nyt tutkinut, minkä yhtiöryhmien osalta te olette täyttäneet ehdokkaan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset. Teidät on katsottu soveltuvaksi tekemään tarjous seuraavien yhtiöryhmien tilintarkastuspalveluista: Ryhmät x,y,z jne. Teillä ei kuitenkaan ole velvollisuutta tehdä tarjousta kaikkien em. yhtiöryhmien tilintarkastuspalveluista, mutta jos teette tarjouksen, pitää tarjouksen kohdistua yhtiöryhmään kokonaisuudessaan. Osatarjoukset eivät ole sallittuja. 4.2 Tarjousten vertailua varten toimitettavat tiedot Tarjousten vertailuperusteet on määritelty jäljempänä kohdassa 5 ja tarkennettu liitteessä 3. Tarjousten vertailua varten tarjoajan on liitettävä tarjoukseensa seuraavat selvitykset: päävastuullisen (varsinaisen) tilintarkastajan kokemusvuosien määrä kunnallisten tytäryhtiöiden ja säätiöiden tilintarkastuksesta (ilmoitustavasta tarkemmin liitteessä 3) sekä liitteen 10 mukaiset hintalomakkeet kokonaisuudessaan täytettynä niistä ryhmistä, joista tarjous annetaan. 4.3 Tarjoushinnan ilmoittaminen Tarjouksessa tulee ilmoittaa kiinteä arvonlisäveroton hinta tilikaudelle 2017 sekä optiona tilikaudelle Ryhmään E kuuluvan Stadion-säätiön osalta arvonlisäveroton hinta tulee ilmoittaa optiona tilikaudelle Tarjouksen hinta tulee esittää liitteen 10 mukaisilla hintalomakkeilla. Hintalomakkeilla ilmoitettujen tarkastuspäivien ja tilintarkastuspalvelujen hinnan tulee kattaa kaikki kohdan 1.2 a-alakohdassa kuvatut tilintarkastuspalvelut. Hinta tulee ilmoittaa hintalomakkeessa niiden ryhmien osalta, joiden tilintarkastuspalveluja tarjotaan. Tarjoajan on lomakkeeseen täytettävä tarjottavan ryhmän hinnat vuosikohtaisesti yhteisöittäin sekä ryhmittäin. Hintalomakkeeseen

6 tulee myös merkitä tarkastuspäivien lukumäärä tilikaudessa. Yksi tarkastuspäivä on 7 h 30 min. Hinnan tulee sisältää kaikki tarjoajan kulut mukaan lukien matka-, päiväraha-, majoitus- ym. kustannukset. Tarkastettava yhtiö tai säätiö vastaa tilintarkastuskustannuksistaan. Palkkio maksetaan tarkastustyön etenemisen mukaan jälkikäteen. Tilintarkastajan tehtäviin kuuluu myös osakeyhtiölain ja säätiölain mukaisten lausuntojen ja todistusten antaminen. Näistä toimenpiteistä tilintarkastaja veloittaa työhön käytetyn ajan perusteella. Käytettävä tuntiveloitus on tilintarkastajan tarjouksesta laskettu päivähinta jaettuna 7,5:llä. 4.4 Osatarjoukset Tässä hankinnassa ei sallita osatarjouksia. 4.5 Hankinta-asiakirjojen julkisuus ja tarjoajan liikesalaisuudet Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Muut hankinta-asiakirjat ovat julkisia sopimuksen tekemisen jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Tarjoajan on ilmoitettava liikesalaisuuksinaan pitämänsä tarjouksen tiedot erillisellä liitteellä. Kaupunki harkitsee, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Tarjouksen vertailussa käytettävää hintatietoa ei pidetä liikesalaisuutena. Jos tarjoaja ei ilmoita liikesalaisuuksiaan edellä vaaditulla tavalla, kaupungilla on oikeus pitää tarjoajan tarjousta kokonaisuudessaan julkisena. Tarjouksen julkiseksi tulemisen ajankohta määräytyy edellä kerrotulla tavalla. 4.6 Tarjouksen tekemiseen liittyvät muut ehdot ja ohjeet Jättämällä tarjouksen tähän tarjouspyyntöön tarjoaja hyväksyy tarjouspyynnössä ja sen liitteenä olevissa asiakirjoissa olevat ehdot. Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. Hankintayksikkö ilmoittaa valitun tarjoajan nimi- ja yhteystiedot sekä hankittavan palvelun perustiedot palvelun kohteen sijaintipaikan verovirastolle neljännesvuosittain sopimuskauden aikana. Ilmoitettavia tietoja ovat tarjoajan nimi, Y-tunnus, tililaji ja euromäärä.

7 Tarjoajan sähköisen yhteystiedon ilmoittaminen Tarjoajan on ilmoitettava tarjouksessaan sähköpostiosoitteensa hankintapäätöksen sähköistä tiedoksiantoa varten. Pyydetty yhteystieto on ilmoitettava tarjouksessa omana kohtanaan. 5. Tarjousten vertailu Parhaan tarjouksen valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellinen edullisuus arvioidaan liitteestä 3 ilmenevien vertailuperusteiden perusteella noudattaen liitteessä todettuja painoarvoja. Vertailupisteet lasketaan kahden desimaalin tarkkuudella. Edellä kohdassa 4.2 on ilmoitettu, mitä tietoja tarjoajan on toimitettava tarjouksensa liitteenä tarjousten vertailua varten. 6. Tiedottaminen Mahdolliset hankintaan liittyvät tarkentavat kysymykset tulee toimittaa xx.xx.2016 mennessä osoitteeseen. Kaikki kysymykset tulee esittää em. sähköpostiosoitteeseen. Helsingin kaupungin konserniyhtiöiden ja säätiöiden tilintarkastuspalvelujen hankinta ja asian diaarinumero HEL Kysymykset on esitettävä suomen kielellä. Esitetyistä kysymyksistä ja niihin annetuista vastauksista laaditaan yhteenveto, joka julkaistaan sähköisesti viimeistään xx.xx.2016 osoitteessa Tarjouspyynnön mahdollisista täsmennyksistä ilmoitetaan edellä mainitussa Internet-osoitteessa samalla kun edellä mainitut vastaukset julkaistaan. Puhelimitse esitettyihin kysymyksiin tai tietopyyntöihin ei vastata. Helsingissä xx.xx.2016 Pirjo Hakanpää tarkastusjohtaja Arto Ahlqvist tarkastuspäällikkö

8 Hankinta-asiakirjat Osallistumispyyntö (liite 1) Tämä tarjouspyyntö (liite 2) Vertailuperusteet (liite 3) Luonnos puitesopimukseksi (liite 4) Tarjouspyynnön kohteena olevat Helsingin kaupungin tytäryhtiöt ja säätiöt. Tilintarkastajien lukumäärät yhtiöjärjestyksen mukaisesti, ) Konserniohje (liite 6) Palvelukuvaus: Asuntotuotannossa perustettavien asunto-osakeyhtiöiden rakennusaikainen tarkastustehtävä (liite 7) Tytäryhteisöjen seurantaraportti 4/2015 (liite 8) Liitteeseen 8 sisältymättömien konserniyhtiöiden tilinpäätöstietoja (liite 9) Tarjouspyynnön kohteena olevat Helsingin kaupungin tytäryhtiöt ja säätiöt. Tarkastuspäivien lukumäärä tilikaudessa, hinta vuodelle 2017 sekä optiovuodelle 2018, ryhmät A E (liite 10 A E)