Vuosilomaesitys Tausta Lomista päättäminen

Transkriptio

1 Henkilöstöjaosto Vuosilomaesitys 1036/01/01/03/03/2013 HENKJAOS 75 Vamistelija: Henkilöstöjohtaja Boris Nygård Viite: KH Tausta Kokkolan kaupungilla oli syyskuussa 2013 yhteensä työn te kijää, joilla oli ennen lomakautta 2013 kertyneitä pitämättömiä lo mapäi viä yhteensä päivää. Lomakauden ker ty nei tä lomapäiviä oli yhteensä , suurimmaksi osaksi tarkoi tet tu siirrettäviksi KVTES:n mukaisiksi ns. talvilomapäiviksi, kes kimää rin 7-8 päivää / työntekijä. Keskimäärin vuosilomapäiviä kertyy 32 lomapäivää / työntekijä, vuositasolla lomapäivää. Eu romää räi ses ti vuositasolla keskiansiolla las ket tu na lomapalkkojen osuus kaupungin talousarviosta on 18,2 mil joo naa euroa. Kokkolan kaupunginhallitus teki päätöksen YT-neu vot telui den aloittamisesta, jotka saatiin päätökseen YT-neuvot te luis sa ammattijärjestöjen kanssa yhtenä neuvottelun kohteena oli vat myös vuosilomat. Lähiesimiehiä on viimeksi informoitu ja ohjeis tet tu henkilöstökeskuksen/palkanlaskennan laatimalla oh je kir jeellä sekä tiedottamalla asiasta myös sisäisesti mm. PikkuTyn ny ris sä. Pääsäännön mukaan pisintä osaa vuosilomasta pidetään ns. ke sä loma na lomakaudella. Osa vuosilomasta voidaan siirtää ns. tal vi lo maosuu te na vuodenvaihteen jälkeen pidettäväksi. Osa vuo si lo mas ta voidaan esimiehen päätöksellä hyväksyä ns. sääs tö va paak si ja pidet tä väk si myöhemmin erikseen sovittuun aikaan. Lomista päättäminen Henkilöstölle myönnettävien lomien ajankohdasta, mahdollisten sijais ten palkkaamisesta, lomapäivien seurannasta ja niihin liittyvästä ra por toin nis ta (päätös loman myöntämisestä, lomapäivien lu ku määrä, ns. päätökset lomien siirtämisestä säästövapaiksi) sekä asian mukai ses ta ilmoittamisesta palkanlaskentaan vastaa työntekijän työ sopi muk ses sa tai muussa esim. toimintasäännössä määrätty lä hi esimies tai viranhaltija, jolla on toimivalta loman myöntämiseen. Kok kolan kaupungin palveluksessa näitä lähiesimiehiä, joilla on ns. esimies tun nuk set Web-tallennusjärjestelmään, on 360.

2 Vuosilomista tehdään päätökset Web-tal len nus-oh jel mal la, josta ne säh köi ses ti siirretään suoraan pal kan las ken ta oh jel maan. Ohjelman käy tös tä on toimialoille annettu kirjallisia ohjeita ja käy tän nön kou lutus ta. Kuntaliitoksen yhteydessä syntyi ongelmia vuosilomien kir jaa mi sessa vuosien lomien osalta. Tuolloin vuosilomapäätösten ra por toin nis sa oli kaksi eri järjestelmää, sähköinen sekä ns. pa pe ripää tök set. Viive syntyi, ennen kuin kaikki lähiesimiehet olivat oppineet/tot tu neet käyt tä mään Web-ohjelmaa ja oli luotu uudet käytännöt. Oman haas teen sa toi myös kuntaliitoksen myötä uuden työn te ki jän li säys ja esim. palkanlaskennan henkilöstön sekä or ga ni saa tion uu dis tus. Edellä mainituista syistä on syntynyt sekaannusta ns. lo ma päi vien ja ns. siirtovapaiden kirjaamiskäytänteistä palk ka jär jes tel mään. Henkilöstöpalveluiden tehtävä Henkilöstöpalveluiden ja palkkayksikön viranhaltijat ja työntekijät anta vat neuvoja ja ohjeita esimiehille ja henkilöstölle KVTES:n vuo si loma mää räys ten tulkinnasta, soveltamisesta ja noudattamisesta se kä tar kem pia ohjeita esim: lomaoikeuden selvittäminen henkilötasolla lomien kirjaamisesta palkkarekisteriin hyväksyttyjen vuo si lo masuun ni tel mien perusteella muutosten kirjaaminen toimialoilla kulloinkin tehtyjen päätösten ja il moi tus ten perusteella lomapalkkavarauksen laskeminen. Hallintokuntia on oman henkilökuntansa osalta ohjeistettu var mis tamaan ns. vanhojen lomapäivien perusteet, määrä ja että kaikki muutok set sekä korjaukset on päivitetty ja asianmukaisesti toimitettu palk ka las ken taan. Vuosilomakäytäntöjä ja -kirjauksia on käsitelty eri pa la ve reis sa toimialajohdon ja henkilöstöasioita hoitavien hen ki löiden kanssa. Lomapalkkavaraus Lomapalkkavaraus ajetaan palkkaohjelmasta ja kirja taan kirjanpitosäännösten mukaisesti. Talousyksikkö vastaa lo mapalk ka va rauk sen kirjanpidollisesta käsittelystä. Lo ma palk ka va rauksen muuttujia ovat henkilöstön palkkapohja, lomaoikeus ku lu va na vuonna ansaitusta lomasta ja siitä pitämättömät lomapäivät sekä sääs tö va paat. Lomapalkkavaraus lasketaan henkilöittäin. Las kennas sa ovat mukana ne henkilöt, joiden palvelujakso on ollut voi massa vuoden viimeisenä päivänä. Pitämättömät lomat ja siirtovapaat

3 Pitämättömien lomapäivien purkusuunnitelma Syyskuun lopussa 2013 tilaston mukaan vuosilta on pitä mät tö miä vuosilomia/säästövapaita yhteensä päivää. Lasken ta kaa val la, jossa keskimäärin lomapäivän hinta on n. 150 / päivä (vuosiloma-ajan palkka / henkilöstön lukumäärä). Lomapäivät mak sa vat siten yhteensä 1,98 milj.. Keskushallinto Yhteensä n. % - pitämättömät lomapäivät eurot % Ympäristöterveydenhuolto - pitämättömät lomapäivät eurot % Sosiaali- ja terveyspalvelut - pitämättömät lomapäivät eurot % Sivistystoimi - pitämättömät lomapäivät eurot % Tekninen toimi - pitämättömät lomapäivät eurot % Liikelaitokset - pitämättömät lomapäivät eurot % Aluepelastus - pitämättömät lomapäivät eurot % Yhteensä - pitämättömät lomapäivät eurot %

4 Pitämättömien vuosilomien/säästövapaiden purkaminen Yllä olevassa taulukossa on se, miten kertyneitä lomia tulisi purkaa vuo si na , ja mitkä on lomapäivien laskennalliset kus tannuk set vuosittain sekä yhteensä. Keskushallinnolla on pitämättömistä lomista n. 14 % (1 899 pv / ), joista 700 pv on keskushallinnon osuus ja pv ruoka pal ve lui den osuus. Ruokapalveluiden osalta purkamisessa tulee lisäk si huomioida sijaisista aiheutuvat kustannukset. Ympäristöterveydenhuollolla on pitämättömistä lomista n. 3 % (337 pv / ). Kertymä tulee lähes kokonaan eläinlääkinnästä. Sosiaali- ja terveystoimella on suurin osa pitämättömistä lomista n. 49 % (6 462 pv / ). Tehtävien lakisääteisyydestä johtuen lo mia pidettäessä tulee tehtäviä hoitamaan palkata sijaiset, josta luon nol li ses ti aiheutuu kustannuksia, jotka voivat olla % loma päi vien laskennallisesta hinnasta. Sivistystoimella on pitämättömistä lomista n. 9 % (1 162 pv / ). Opettajilla ei ole yhtään pitämättömiä lomia. Noin 500 päi vää / on kertynyt muulta sivistystoimelta (nuoriso, kult tuu ri ja liikunta). Teknisen toimen osuus pitämättömistä lomista on n. 10 % (1 365 pv / ). Liikelaitosten osuus pitämättömistä lomista on n. 15 % (1 984 pv / ). Määrään sisältyy Kokkolan Energian pv sekä Työplus san 439 pv. Loput päivistä ovat Kokkolan Sataman ja Kokkolan Ve den. Aluepelastuslaitoksella ei ole pitämättömiä lomia / siirtovapaita vuosil ta Henkilöstöpalvelut on oheistanut hallintokuntia siten, että pitämättömät vuosilomat saadaan purettua laaditun aikataulun mu kai ses ti vuosina Pitämättömät vuosilomapäivät vuodelta 2009 tulee pitää vuoden 2013 lop puun mennessä, yhteensä päivää, laskennallinen kus tan nus vai ku tus Pitämättömät vuosilomapäivät vuodelta 2010 tulee pitää vuoden

5 2014 lop puun mennessä, yhteensä päivää, laskennallinen kus tan nus vai ku tus yhteensä Pitämättömät vuosilomapäivät vuodelta 2011 tulee pitää vuoden 2015 lop puun mennessä, yhteensä päivää, laskennallinen kus tan nus vai ku tus yhteensä Pitämättömät vuosilomapäivät vuodelta 2012 tulee pitää vuoden 2016 lop puun mennessä, yhteensä päivää, laskennallinen kus tan nus vai ku tus yhteensä Rekrytointikielto , suora vaikutus lomiin sekä yli töiden määrään Sote-nousu on enemmän kuin tuplaantunut, 2,3-kertainen. Lomapalkkavelka ja sen hillitty muutos edellyttää, että huo leh di taan siitä, että vuosilomat eivät kasvata lomapalkkavarausta. Esi mie hil le annettu vuosilomaohjeistus lähtee siitä, että esim. viimeisimmän lomavuoden vuosilomat tu lee pitää mahdollisimman suurelta osin vuoden 2013 puolella. Mak si mis saan vuoden 2014 puolelle saa jättää 10 lomapäivää. Lomakertymäseuranta vuoden 2013 vuosilomien osalta (tilanne per ) Kokkolan kaupungilla oli toimialojen esimiesten tekemien vuo si lo mapää tös ten perusteella päivän tilanteen mukaan pi tä mättö miä vuosilomapäiviä yhteensä , mikä tar koit taa keskimäärin 7-8 talvilomapäivää / työntekijä. Edellä esitetyn pe rus teel la voidaan todeta, että esimiehet ovat tehneet erinomaista työ tä lomien myöntämisessä ja raportoinnissa sekä loistavasti nou dat ta neet saamaansa ohjeistusta, vuoden 2014 puolelle ei ole jätetty yli 10 lomapäivää. Vuosilomaa koskevat ohjeet ovat liitteenä. Liite A 75 Henkilöstöjohtaja Päätös Henkilöstöjaosto päättää hyväksyä vuosilomaselvityksen ja annetut ohjeet. Henkilöstöjaosto totesi, että valmistelutyö on tehty ja asia merkitään tiedoksi.