LUKU XVI LIONS CLUBS INTERNATIONAL FOUNDATION

Transkriptio

1 LUKU XVI LIONS CLUBS INTERNATIONAL FOUNDATION A. RAKENNE 1. Tarkoitus ja tehtävälausunto a. Lions Clubs Internationalin säätiö, jota tässä kutsutaan LCIF:ksi, on julkinen, epäkaupallinen, verovapaa korporaatio, kuten on esitetty U.S.A:n Internal Revenuen 1954 koodissa, osassa 501 (c) (3). LCIF rekisteröitiin Yhdysvalloissa 13. kesäkuuta 1968 Lions Clubs Internationalin hyväntekeväisyyspuolena. LCIF on väline, joka saa suuria ja pieniä lahjoituksia ja jakaa ne lionien avuksi maailmanlaajuisesti humanitaarisiin palvelutoimintoihin. b. Säätiön tehtävä on tukea eri puolilla maailmaa toimivia lionsklubeja paikallisten ja globaalien yhteisöjen palvelemisessa rahoittamalla humanitaarisia palveluhankkeita. 2. Säätiön jäsenet a. Jäsenet, joilla ei ole äänioikeutta - Non-voting members (contributing members) ovat yksilöitä, jotka lahjoittavat US$20 rajoittamattomia varoja yhtenä toimintavuonna. b. Äänioikeutetut jäsenet - Tämän korporaation hallituksen jäsenet, jotka kulloinkin muodostavat sen, ovat virkansa perusteella tämän korporaation äänioikeutettuja jäseniä; ja siitä syystä he muodostavat koko äänestävän jäsenistön. Jokainen, jonka toimikausi hallituksessa päättyy, menettää myös tämän korporaation jäsenelle kuuluvan äänioikeuden. Lions Clubs Internationalin piirikuvernöörit ovat virkavuotensa aikana Lions Clubs Internationalin säätion ei-äänivaltaisia hallituksen jäseniä. 3. LCIF:n hallitus Hallituksen muodostavat kaikki Lions Clubs Internationalin hallituksen äänioikeutetut jäsenet sekä kaksi (2) muuta järjestön presidentin nimittämää lionia, jotka on valittu järjestön entisistä virkailijoista, joista yhden (1) on oltava järjestön entinen presidentti. LCI:n presidentti nimittää nämä kaksi LCIF:n hallituksen suostumuksella, ja he ovat mainitun hallituksen äänioikeutettuja jäseniä. Jokainen nimitetty hallituksen jäsen palvelee nimityksen jälkeen tehtävässään säätiön seuraavan vuosikokouksen loppuun tai siihen asti, kunnes hänelle on nimitetty ja hyväksytty seuraaja, kumpi tahansa on ensin. Entiset virkailijat voidaan nimittää uudelleen, mutta he voivat palvella tehtävässään enintään kaksi (2) perättäistä yksivuotista toimikautta. 4. Virkailijat Sivu 1

2 a. Toimeenpanevat virkailijat - Säätiön toimeenpanevat virkailijat ovat sen puheenjohtaja, jonka tulee olla Lionsklubien kansainvälisen järjestön edellinen kansainvälinen presidentti, sekä varapuheenjohtaja, sihteeri ja rahastonhoitaja. Sama henkilö voi palvella useammassa kuin yhdessä virassa, mutta ei puheenjohtajana ja sihteerinä. b. Hallintovirkailijat - Lionsklubien kansainvälisen järjestön hallintojohtaja toimii LCIF:n vanhempana hallintojohtajana, avustavana sihteerinä ja avustavana rahastonhoitajana. 5. Toimikunnat (1) Hallintojohtaja, avustavat sihteeri ja avustava rahastonhoitaja Alkaen 1. heinäkuuta 2014, Rebecca Daou ottaa vastaan Lions Clubs International Foundationin hallintojohtajan tittelin, vastuut ja velvollisuudet. Toimeenpanevalla toimikunnalla on oikeus sopia Rebecca Daoun kanssa tehtävästä sopimuksesta, sen ehdoista ja etuuksista. (2) International Association of Lions Clubs järjestön hallintojohtaja toimii LCIF:n avustavana sihteerinä. (3) LCIF:n taloudellinen analyytikko toimii LCIF:n avustavana rahastonhoitajana. a. Työvaliokunta. Säätiön puheenjohtaja, Kansainvälisen lionsjärjestön ensimmäinen varapresidentti ja kahdeksan (8) muuta lionia, joista kaksi (2) palvelee järjestön hallituksessa johtajina toista vuotta, kaksi (2) hallituksessa johtajina ensimmäistä vuotta, kaksi (2) toimivat luottamusmiehinä säätiössä ja kuusi (6) jäsentä jotka järjestön presidetti on nimittänyt ja kaksi (2) jäsentä Säätiön valmisteluvaliokunnassa, joista yksi (1) on valmisteluvaliokunnan puheenjohtaja ja yksi (1) valmisteluvaliokunnan varapuheenjohtaja, muodostavat Säätiön hallituksen työvaliokunnan, tämän hallituksen hyväksynnällä, ja joka voi toimia kyseisen hallituksen puolesta vain tilanteissa joissa hallitus ei ole kokoontuneena yhdessä paikassa. Työvaliokunta ei voi muuttaa, korjata tai kumota mitään hallituksen päätöstä. Työvaliokunnan kokous on päätösvaltainen, kun kuusi (6) sen jäsentä on läsnä. Kokouksen jäsenten enemmistön kanta tulee päätökseksi. Työvaliokunta voi pitää myös puhelinkokouksen tai päättää asioista kirjeitse (postitse, sähköpostitse, faksilla, tai muulla viestintävälineellä) vain, jos vähintään kuusi (6) jäsentä osallistuu ja kokouksen päätökseksi tulee siihen osallistuvien jäsenten enemmistön mielipide. Työvaliokunta kokoontuu aina välittömästi hallituksen kokouksen jälkeen sekä myös järjestön hallituksen kokousten yhteydessä jos tarpeellista, valmistellakseen suosituksia hallituksen harkittavaksi. b. Valmisteluvaliokunta. Valmisteluvaliokunnan muodostaa 15 jäsentä ja sen tehtävänä on avustaa työvaliokuntaa. Jäseniä ovat yksi (1) edustaja jokaisesta kansainvälisestä Sivu 2

3 vaalipiiristä, yksi (1) edustaja Afrikasta, yksi (1) jäsen niistä kahdesta maasta joissa on eniten järjestön jäseniä kuten määritelty Säätiön hallituksen säännöissä, yksi (1) kustakin kahdesta maasta jotka ovat lahjoittaneet Säätiölle eniten varoja kuten määritelty Säätiön hallituksen säännöissä, Säätiön edellinen puheenjohtaja sekä kaksi ulkojäsentä. Valmisteluvaliokunta ei voi muuttaa, korjata tai kumota mitään hallituksen päätöstä. c. Tilintarkastusvaliokunta. Lions Clubs Internationalin säätiön tilintarkastustoimikunta muodostuu jäsenistä, kuten on mainittu Luvussa II, Kohdassa A, Sivulla II-1 Hallituksen sääntökokoelmassa: Lions Clubs Internationalin ja Lions Clubs International säätiön tilintarkastustoimikunta. d. Talousvaliokunta. Säätiön varapuheenjohtaja, sihteeri, rahastonhoitaja, LCI:n toinen varapresidentti ja säätiön puheenjohtaja ovat LCIF:n talousvaliokunnan äänivaltaisia jäseniä. Säätiön varapuheenjohtaja toimii valiokunnan puheenjohtajana ja vähintään kaksi LCIF:n valmisteluvaliokunnan jäsentä, hallintojohtaja ja LCI:n rahastonhoitajan tulee olla valiokunnan äänioikeudettomia jäseniä. e. Muut toimikunnat. Puheenjohtaja voi tarvittaessa nimittää muita toimikuntia hoitamaan Säätiön liiketoimintaa. 6. Moninkertaispiirien ja piirien LCIF-koordinaattorit a. Moninkertaispiirin koordinaattorit Kolmen vuoden välein jokaisen kansainvälisen vaalipiirin edustajat LCIF:n neuvoa-antavassa toimikunnassa tulevat asettamaan ehdolle lionin palvelemaan LCIF:n moninkertaispiirin koordinaattorin tehtävässä omalla alueellaan. Nimitys tehdään yhdessä paikallisen kuvernöörineuvoston ja muiden lionjohtajien kanssa kuten kansainvälisten johtajien tai edellisen kansainvälisen virkailijan kanssa, jos mahdollista. Tähän tehtävään tulee valita lion, joka on osoittanut kiinnostusta, ymmärrystä, sitoutuneisuutta ja johtamistaitoja LCIF:n asioissa moninkertaispiirin, piirin ja klubin tasoilla. Kansainvälinen presidentti ja LCIF:n puheenjohtaja suorittavat virallisen nimityksen, jota voidaan tarvittaessa muuttaa. b. Piirin koordinaattorit Kolmen vuoden välein jokainen moninkertaispiirin koordinaattori neuvonpidossa piirikuvernöörin ja varapiirikuvernööritiimin kanssa, mikäli tarpeellista, nimittää kullekin piirille LCIF-piirikoordinaattorin. Piirikoordinaattoriksi tulee valita lion, joka on osoittanut kiinnostusta, ymmärrystä, sitoutuneisuutta ja johtamistaitoja LCIF:n asioissa piirin ja klubin tasoilla. LCIF puheenjohtaja suorittaa viralliset nimitykset, joita voidaan tarvittaessa muuttaa. B. APURAHAOHJELMAT 1. Apurahojen myöntämistarkoitus ja laajuus Sivu 3

4 a. Lions Clubs Internationalin säätiön mandaattina ja haasteena on tarjota merkittäviä humanitäärisiä etuja ja saavutuksia käyttämällä harkiten saatavissa olevia varoja. Jokaisen projektin, johon apuraha hyväksytään, tulee vastata tärkeään inhimilliseen tai yhteiskunnalliseen tarpeeseen. b. Kaikkien säätiön apurahaohjelmien ja apurahojen tulee vastata yhteen tai useampaan säätiön kolmesta päätarkoituksesta humanitaarinen palvelu, suurtuhoapu ja ammattiavustusohjelmat. LCIF:n hallituksen tulee ohjata ja hyväksyä säätiön apuraha-aloitteiden kehitystä, mukaan lukien myöntämisperusteiden asettamista ja rahoituksen rajoituksia. Kaikkiin yli dollarin yksittäisiin apurahoihin, paitsi määrättyihin apurahoihin samoin kuin suurtuhoapurahoihin, jotka ovat enintään dollaria, tarvitaan LCIF:n hallituksen tai määrätyn (määrättyjen) alatoimikunnan (alatoimikuntien) tai asianmukaisesti hyväksyttyjen neuvoa-antavien toimikuntien hyväksyntä. 2. Apurahojen valvonta ja arviointi Henkilöstön tulee suorittaa LCIF:n puheenjohtajan hyväksynnällä vierailuja paikan päällä valittuihin apurahoilla rahoitettuihin projekteihin edistyksen varmistamiseksi ja myönnettyjen apurahavarojen asianmukaisen käytön vahvistamiseksi. Hallituksen jäseniä voidaan myös pyytää tekemään valvontavierailuja LCIF:n puheenjohtajan hyväksynnällä. Jos pidetään tarpeellisena, säätiö voi ryhtyä laaja-alaisiin projektin ja ohjelman arviointeihin käyttämällä henkilöstöä, neuvonantajia ja hallituksen jäseniä. Valvonta- ja arviointiaktiviteettien vuotuisen budjetin tulee olla sama kuin enintään kaksi (2) prosenttia aikaisemman toimivuoden apurahoista. 3. Humanitääristen apurahojen käyttöä koskevat säännöt Määritelmä Kirjalliset ohjeet joissa määrätään humanitääristen apurahojen ohjelmista toimivuosittain. Tarkoitus Maksimoida lahjoitukset, jotta vastataan nykyisiin apurahaohjelmien rahoitustarpeisiin ja säätiön kustannuksiin, joko vastaavien säätiöiden menojen mukaisesti tai niiden alle, ja samalla säilytetään rahaston elinvoimaisuus pitkällä aikavälillä vastaamaan säätiön tulevia tarpeita. Menettelytapa Maksimimäärä rahoitusta per vuosi humanitäärisiin tarkoituksiin: 50% viimeisimmän tilivuoden rajoitetuista lahjoituksista 50% viimeisimmän tilivuoden rajoitetuista lahjoituksista, edellisen vuoden 30. kesäkuuta tilanteen mukaisesti, jotka on annettu seuraavissa luokissa: katastrofiapu, humanitääriset tarpeet, näköohjelmat ja nuoriso-ohjelmat Plus 80% rajoittamattomien lahjoitusten keskiarvosta kolmen edellisen vuoden ajalta. Sivu 4

5 Varojen kulutusta koskevat säännöt tarkastetaan vähintään joka kolmas vuosi LCIF:n työvaliokunnan kokouksessa ja hyväksytetään LCIF:n hallituksella aika ajoin LCIF:n hallituksessa. Tarkastukseen voidaan sisällyttää muutoksia sääntöihin, mukaan lukien käytettävissä olevien varojen määrään, mikäli muutokset taloudellisessa tilanteessa, markkinataloudessa tai apurahaohjelmien tarpeissa sitä vaativat. Hallinto- ja kehityskulut tarkistetaan ajoittain, jotta varmistetaan että tulot ovat tarpeeksi suuret jokavuotisten menojen kattamiseen. LCIF:n henkilökunta ylläpitää tiedostoa hyväksytyistä apurahoista sekä vielä käytettävissä olevista varoista. Näistä tiedoista raportoidaan jokaisessa LCIF:n työvaliokunnan kokouksessa ja muina aikoina tarpeen mukaan. 4. Apurahoihin liittyvät pyynnöt hätäavusta Hallituksen sääntökokoelman luvun XV, kappaleen A.2.f. mukaan kansainvälinen hallitus oikeuttaa täten kansainvälisen presidentin pyytämään varoja tai apua tai mitä tahansa materiaalia tai kaupallista arvoa miltä tahansa ja kaikilta lionsklubeilta ja/tai lionspiireiltä, mutta vain erityisen hätäapuvetoomuksen yhteydessä, jonka LCIF:n puheenjohtaja on hyväksynyt. C. LIONS QUEST -OHJELMA 1. Yleiskatsaus Lions Quest on LCIF:n kouluissa tapahtuva ohjelma, joka keskittyy elämäntietojen antamiseen oppilaille lastentarhasta lukion loppuun asti. Tähän kuuluu tietoja, jotka opettavat jokapäiväiseen elämään tarvittavia taitoja, mukaan lukien vastuun hyväksyminen, tehokas kommunikointi, tavoitteiden asettaminen, terveellisten päätösten tekeminen ja painostuksen vastustaminen huumeiden ja alkoholin käytössä. Koulut, jotka hyväksyvät Lions Questin, liittävät opinto-ohjelman koulupäivään erillisenä kurssina. Lions Questin opettajien täytyy osallistua workshopeihin, jotka ohjelma järjestää, perehtyäkseen riittävästi opinto-ohjelmaan ja suositellakseen toteuttamismetodeja. 2. Hallinto Lions Quest-osaston välityksellä LCIF on vastuussa Lions Quest-ohjelmien hallinnosta ja hoidosta. LCIF voi sopia kolmannen osapuolen kanssa asiakkaiden Lions Questohjelman materiaalitilausten täyttämisestä. Voidaan myös pitää neuvonantajia antamaan markkinointipalveluja, teknistä tukea tai ohjelman suunnittelupalveluja LCIF:n hallintojohtajan jaostonjohtajan ja LCIF:n puheenjohtajan harkinnan mukaan. 3. Tulot ja ohjelman kulut Sivu 5

6 Lions Quest -ohjelman välityksellä LCIF saa tuloja ohjelmasta. Nämä tulot käytetään maksamaan Lions Quest -ohjelman ohjelma- ja hallintokuluja, jotka pidetään erillään muista säätiön hallintokuluista. 4. Budjetti Lions Questin budjettia pidetään erillään LCIF:n yleisbudjetista, mutta se noudattaa samaa hyväksyntä-, ennakkoarvio- ja tarkasteluprosessia. D. TOIMINTA 1. Hallinto Säätiön hallinnossa noudatetaan LCIF:n perustamiskirjassa, ohjesäännössä ja toimintaohjeissa annettuja määräyksiä. 2. Avustusten pyytäminen ja rahaston kehitys a. Hallituksen sääntökokoelman XV luvun, kappaleen A.2.f. momentin mukaan kansainvälinen hallitus antaa täten Lions Clubs Internationalin säätiölle valtuudet pyytää laillisiin yritystarkoituksiinsa varoja ja/tai apua tai mitä tahansa muuta, millä on materiaalista tai kaupallista arvoa, kaikilta lionsklubeilta, jäseneltä tai jäseniltä ja/tai lionspiireiltä (yksittäis-, osa ja/tai moninkertaispiireiltä). b. Vaikka paikallisia lionsjärjestöjä kannatetaankin pyytämään varoja paikallisiin palvelutavoitteisiin yhtiöiltä ja säätiöiltä, on välttämätöntä, että ne ottavat yhteyden LCIF:n kehitysosastoon ennen kuin ne pyytävät varoja monikansallisen yhtiön tai säätiön yrityksen päämajalta, jotta varmistetaan toiminnan koordinointi ja vältetään toimintaa, joka voi tehdä tyhjäksi mahdolliset suurlahjoitukset LCIF:lle. c. LCIF:n kehityshenkilöstö yhdessä LCIF:n hallituksen kanssa voi aktiivisesti pyytää lahjoituksia yhtiöiltä, säätiöiltä, hallituksen elimiltä ja suurelta yleisöltä. Säätiö, hallitus ja henkilöstö käyttävät valtuuksiaan tunnustettujen menettelytapojen, sääntöjen ja ohjesäännön sekä säätiön toimenpiteiden suhteen, kun ne liittyvät sen nimen ja tunnuksen suojeluun. 3. Suuret varainkeräyskampanjat a. Hallituksen hyväksynnällä säätiö voi järjestää ajoittain suuria varainkeräyskampanjoita lahjoitusten ja lahjoituslupausten pyytämiseksi lioneilta ja muilta rahoituslähteiltä LCIF:n suurten humanitaaristen aloitteiden tukemiseksi, kuten on määritelty alla olevassa b-kappaleessa. Mainituista kampanjoista tulevat lahjat ja lahjoitukset, mukaan lukien mainituista varoista saadut sijoitustulot, tulee rajoittaa siihen ohjelmaan ja tarkoitukseen, johon niitä kerättiin. Sivu 6

7 b. Suurkampanja määritellään miksi tahansa varainkeräysaloitteeksi, jonka tavoitteena on kerätä vähintään US$ rajoitettuina varoina. Säätiön tulee järjestää sellaisia kampanjoita vain tukeakseen ohjelmia ja aloitteita, jotka (1) ovat yhdenmukaisia LCIF:n suurten palvelupyrkimysten kanssa, kuten määritellään LCIF:n ohjesäännön artiklassa 1 tai (2) jotka tukevat Lions Clubs Internationalin suurta kansainvälistä palvelusitoumusta. c. LCIF:n hallituksen hyväksyminen tarvitaan jokaisen suuren varainkeräyskampanjan valtuuttamiseen. Varsinainen elin, joka on vastuussa suurkampanjojen suunnittelusta, on LCIF:n työvaliokunta tai asianmukaisesti valtuutettu (valtuutetut) alatoimikunta (alatoimikunnat). Ennen suunnittelun alkamista LCIF:n työvaliokunta neuvottelee LCI:n pitkän tähtäyksen suunnittelutoimikunnan kanssa varmistaakseen, ettei ehdotettu kampanja ole ristiriidassa LCI:n nykyisten pitkäaikaisten palvelualoitteiden kanssa. Ottaen huomioon, että lionsjäsenillä on myös taloudellisia velvollisuuksia LCI:lle, ja ottaen huomioon, että kampanja voi asettaa ylimääräisiä vaatimuksia päämajan toimintoihin, minkä tahansa kampanjan ajoituksen on huomioitava tulojen rajoitukset, joita LCI:lla voi olla edessä, mikä voisi vaikuttaa negatiivisesti kampanjaan. d. LCIF:n hallituksen tulee valtuuttaa kampanjan -suunnitteluvaiheet, joihin tulee kuulua seuraavat aktiviteetit tässä järjestyksessä: 1) henkilöstön tai palkatun neuvonantajan suorittama ennakkotutkimus lionsjäsenten vastaanottavuuden arvioimiseksi kampanjan suhteen, mahdollinen varainkeräystavoite ja ulkopuoliset näkökohdat, kuten globaaliset talousmarkkinat, jotka voivat vaikuttaa kampanjaan; 2) tapauslausunnon laatiminen (esim. asiakirja, joka hahmottelee tarkoituksen, mihin rahat kerätään ja odotetut tulokset; ja 3) toimintasuunnitelma ja budjetti, joka käsittelee kaikkia menestyksellisen kampanjan pääasioita, mukaan lukien, mutta ei näihin rajoittuen, tarvittava henkilöstö, aikataulu kampanjan loppuun suorittamiseksi ja jokaisesta päävaiheesta varainkeräysstrategioiden tyyppi ja tapa sekä käytettävät kampanjan tunnustukset ja kaikkien johtotoimikuntien kokoonpano, jotka on muodostettu auttamaan kampanjan toimeenpanossa. LCIF:n työvaliokunta hallituksen valtuutuksella on vastuussa yllä olevien suunnitteluasiakirjojen ja suunnitteluvaiheiden valvomisesta. e. Koska säätiön tulee myös jatkaa sen tavallisen apuraha-aktiviteettien rahoittamista kampanjan aikana, tulee ryhtyä toimenpiteisiin, että varmistetaan riittävien apurahabudjettivarojen varaaminen tavallisen apurahatoiminnan rahoittamiseksi kampanjan aktiivisen kauden aikana, kun rajoittamattomat lahjoitukset pyrkivät merkittävästi vähenemään. f. Ottaen huomioon suurten kampanjoitten monimutkaisuus, kannustetaan ulkopuolisten neuvonantajien käyttöä, joilla on erityinen asiantuntemus suurissa pääomakampanjoissa, varsinkin vaiheisiin, joihin kuuluvat ennakkotutkimus ja tapauslausuntomateriaalien kehitys. 4. Lahjoitusten hyväksymisperiaatteet Sivu 7

8 LCIF:n kehitysosaston tulee LCIF:n hallituksen ohjauksessa ylläpitää ja säännöllisesti tarkastella monipuolista lahjoitusten hyväksymisperiaatetta, joka koskee testamenteista, kuolinpesistä ja testamenttilahjoituksista, elinkoroista ja rahastoista, osakkeista ja kiinteistöistä saatuja lahjoituksia, samoin kuin luontoislahjoitusten hyväksymistä. 5. LCIF:N OHJEET YHTEISTYÖSUHTEEN PERUSTAMISEKSI LIIKEYRITYSTEN JA YHTEISTYÖJÄRJESTÖJEN KANSSA a. Yhteistyötä harkitaan vain sellaisten kansainvälisten tai paikallisten yritysten kanssa, jotka suostuvat noudattamaan Lions Clubs Internationalin säätiön tehtävää. b. Yhteistyön tulee sisältää selvästi määritellyt, yhteisesti sovitut tavoitteet, jotka tulee saavuttaa aikana, mikä ei ylitä kolmea vuotta, ellei LCIF:n työvaliokunta ole sopinut asiasta erikseen. Yhteistyö raukeaa LCIF:n budjettivuoden loppuessa. c. Yhteistyöehdotukset, mukaan lukien täydellinen raportti tavoitteista ja mahdollisista yhteistyön eduista tulee lähettää LCIF:n työvaliokunnalle. Ehdotukset yhteistyöstä tulee antaa LCIF:n työvaliokunnan jäsenille kolme viikkoa ennen seuraavaa kokousta. d. LCIF:n työvaliokunnan tulee käydä läpi yhteistyösopimukset ainakin kerran vuodessa lokakuun/marraskuun kokouksessa. e. Osa yhteistyöehdotusta on budjetti, jossa tulee antaa arvioidut menot, hallintotyöntekijöiden tarve sekä muut rahoitusvaatimukset. Jos yhteistyöehdotus hyväksytään, budjettiraportti tulee antaa joka vuosi lokakuun/marraskuun kokouksessa. f. Yhteistyöehdotuksen tulee sisältää kuvaus suunnitelmasta jonka mukaan yhteistyötä ja sen pyrkimyksiä tullaan mainostamaan yleisölle. g. Yhteistyötä tekevät organisaatiot eivät saa ottaa yhteyttä tai muuten kommunikoida lionsklubien, piirien tai moninkertaispiirien kanssa ilman LCIF:n kirjallista lupaa. h. Kaiken yhteistyön tulee edistää LCIF:n globaalia tunnettavuutta ja sen tulee sisältää tunnustuksen antamisen LCIF:lle (esimerkiksi LCIF:n logon näkyvä käyttäminen). i. LCIF:n alunperin ennakkoon maksamien varojen takaisinottoa voidaan harkita tarpeen mukaan. E. Yleiset korvaussäännöt 1. Kulukorvauksia koskevat yleiset säännöt Sivu 8

9 Seuraavat säännöt koskevat järjestön virkoihin nimitettyjen virkailijoiden kulukorvauksia, sekä tilanteen mukaan säätiön LCIF:n työvaliokuntaan sekä valmisteluvaliokuntaan nimitettyjen sekä LCIF moninkertaispiiriin koordinaattoreiden ja piirikoordinaattoreiden ja joidenkin SightFirst ja Lions Quest työryhmiin nimitettyjen matkoja heidän edustaessaan säätiötä. Säätiötä ei tule laskuttaa mistään muista edustusmatkoihin liittyvistä kuluista, kuin niistä jotka on säännöissä katettu. Matkustajien odotetaan käyttävän säätiön varoja säästeliäästi ja suunnittelemaan matkansa huolellisesti, jotta budjettien ylityksiltä vältyttäisiin. On matkustajan vastuulla raportoida hänelle aiheutuneet kulut kulukorvaussääntöjen mukaisesti. a. Kulukorvaukset tulee toimittaa asianomaiselle osastolle säätiössä 90 päivän kuluttua matkan päättymisestä. Jos kululasku toimitetaan 90 päivän aikarajan jälkeen, voidaan kulut korvata ainoastaan hallintovirkailijan hyväksynnällä ja viiveeseen tulee antaa pätevä syy. 120 päivää matkustusajankohdan jälkeen saatuja kululaskuja ei harkita maksettavaksi. (1) Saadakseen matkakulukorvauksia säätiöön liittyvistä matkoista, tulee virkailijan toimittaa säätiöön allekirjoitettu virallinen kulukorvauslasku. (2) Alkuperäiset kuitit vaaditaan kaikista yli 25 dollaria ylittävistä kuluista. (3) Matkanjärjestäjän tai lentoyhtiön virallinen matka-aikataulu sekä muut mahdolliset tositteet vaaditaan. 2. LCIF:n työvaliokunnassa palvelevat lionit LCIF:n työvaliokunnassa palvelevien, jotka eivät palvele Lions Clubs Internationalin hallituksen työryhmissä, ja heidän aikuiskummpaninsa matkat, yöpyminen ja muut LCIF:n työvaliokunnan kokousmatkaan liittyvät kulut tarkastetaan ja korvataan seuraavien sääntöjen mukaan: a. Kuljetukset: (1) Lentomatkustus: LCIF:n työvaliokunnassa palvelevien ja heidän aikuiskumppaninsa turistiluokan lentoliput korvataan. Businessluokan matkalippu hyväksytään niissä tapauksissa, joissa edestakaisen lentomatkan kesto ylittää kymmenen tuntia, lukuunottamatta maakuljetuksia. Jos businessluokan paikkaa ei ole saatavilla, perustuu kulukorvaus turistiluokan lipun hintaan. Entisillä kansianvälisillä presidenteillä ja heidän aikuiskumppaneillaan on lupa matkustaa businessluokassa. Ylempään matkustusluokkaan siirtyminen voidaan hyväksyä heidän matkustaessaan yli kymmenen tuntia, lukuunottamatta aikaa lentojen välillä. Päivärahan määrä on lipun varsinaisen hinnan ja edullisimman businessluokan lipun hinnan erotus ja siitä tulee tehdä asianmukaiset veroilmoitukset. 1. luokan matkat sallitaan johtaville virkailijoille, koska heidän vaaditaan matkustavan runsaasti. Sivu 9

10 Matkajärjestelyt tulee aina hoitaa järjestön valitseman matkanjärjestäjän kautta. Jos järjestöllä ei ole jossakin maassa paikallista matkanjärjestäjää, tulee matkustajan hankkia etukäteen hyväksyntä matkan hinnalle järjestön matkustusosastolta. Hinta ei saa ylittää 1000 US dollaria. Alle 1000 US dollarin hintainen lentolippu tulee varata alhaisimmalla mahdollisella hinnalla, suorinta reittiä, ennalta hyväksytyssä matkustusluokassa ja hyväksytyille matkustuspäiville. (2) Automatkustus: Standardi kilometrikorvaus on 0,25 dollaria kilometriltä (0,45 dollaria per maili), US$.31 per kilometri (US$.50 per maili), mihin sisältyy paitsi bensan hinta, myös auton käyttö ja kulutus, kuten renkaiden kuluminen, auton arvon alentuminen, vakuutus, yms. [Harmaalla merkityt muutokset astuvat voimaan 1. Heinäkuuta 2015] Autoa voi käyttää, jos se on joustavampi vaihtoehto sekä edullisin. Matkan aikana aiheutuneet aterioiden, yöpymisen, pysäköintikulujen, kilometrikulujen, tiemaksujen, taksi- ja lauttamatkojen kulut voidaan korvata mikäli niiden yhteishinta ei ylitä edestakaisen lentolipun hintaa. Tällaisissa tapauksissa tulee pyytää hyväksyntä matkasuunnitelmalle, jotta voidaan varmistaa niiden korvauskelpoisuus. (3) Vuokra-autot: Ajoneuvon vuokraaminen sallitaan silloin kun se tulee säätiölle taksimatkoja tai muita järjestelyjä edullisemmaksi. Varaukset tulee tehdä aina mahdollisuuksien mukaan etukäteen ja vuokra-auton on oltava ekonominen malli. Matkustajan vastuulla on saada paras mahdollinen vuokrahinta joka on suhteellinen matkan kuluihin. Yhdysvalloissa vuokrattuihin ajoneuvoihin tulee sisältyä vapautus kolarivahingoista. Nämä kulut eivät saa ylittää edestakaisen lentolipun hintaa sallitussa matkustusluokassa. (4) Muut matkustusmuodot: Junaa tai linja-autoa voi käyttää milloin mahdollista ja kun se on edullisin saatavilla oleva matkustusmuoto. Tällaisissa tapauksissa tulee pyytää hyväksyntä matkasuunnitelmalle, jotta voidaan varmistaa niiden korvauskelpoisuus. Taksimatkat korvataan aiheutuneiden kulujen mukaan, sisältäen juomarahan. b. Hotelli: Virkailijat ja heidän aikuiskumppaninsa yöpymismuotona hyväksytään kahden hengen huone. Kohtuulliset pyykinpesu, kuivapesula ja huoneen siivouspalvelumaksut sekä internetin käytöstä koituvat kulut voidaan korvata. c. Ateriat: Korvaukset suoritetaan aiheutuneiden kulujen perusteella lukuun ottamatta alkoholijuomia, joita ei korvata. Jokaisen aterian kulut tulee merkitä järjestön viralliselle kululomakkeelle. Eritellyt kuitit vaaditaan kaikista ateriakuluista. d. Henkilökohtaiset kulut: Niissä tapauksissa jolloin säätiö joutuu maksamaan LCIF:n työvaliokunnassa palvelevan tai hänen aikuiskumppaninsa henkilökohtaisia kuluja, tulee säätiö laskuttamaan kyseistä lionia jälkeenpäin. Tällaiset kulut voidaan myös Sivu 10

11 vähentää tulevista kulukorvauksista. Mikäli kyseisellä lionilla ei ole avoimia kulukorvauksia, lähettää säätiö henkilökohtaisista kuluista laskun. e. Yleiset säännöt kulukorvauskelpoisuudesta ja ehdoista: (1) Kulut virkakauden aikana: LCIF-työvaliokunnan virkailijoiden edestakaiset matkat ja muut kulut vuosikokoukseen korvataan kokonaisuudessaan yleisten korvaussääntöjen mukaisesti heidän virkakausiensa päättyessä. (2) Kokouspäivämäärät: LCIF:n työvaliokunnassa palvelevien lioneiden kulut maksetaan matkalla ja hotellit ja ateriat alkaen päivästä jolloin kokous pidetään ja päättyen päivänä jolloin kokous päättyy. Näillä lioneilla on oikeus jäädä kuuntelemaan LCIF:n puheenjohtajan raporttia hallituksen kokouksessa ja tämä otetaan huomioon kuluja korvattaessa. Tämän lisäksi huomioidaan, että jäsenen kulut koskien Kansainvälisen vuosikokouksen yhteydessä järjestettyä LCIF:n työvaliokunnan kokousta alkavat päivältä jolloin kokous alkaa ja päättyvän kokouksen päättymistä seuraavaan päivään. (3) Peruutetut liput ja hotellikuitit: Kuluja kuljetuksista (paitsi autolla matkustettaessa) ja hotelleista korvataan ainoastaan käytettyjä lippuja ja maksutositteita vastaan (lasku hotellista ja esim. luottokorttikuitti). (4) Kulukorvausvaluutta: Korvaukset suoritetaan LCIF:n työvaliokunnan jäsenen kotimaan valuutassa, paitsi silloin kun korvaus muussa valuutassa on säätiön etujen mukaista. (5) Vakuutus: LCIF-työvaliokunnassa palvelevilla virkailijoilla, jotka eivät ole hallituksen työryhmien jäseniä, on säätiön kustantama vakuutus dollariin asti kuolemantapauksen ja raajojen menetyksen varalta. (6) Maat joissa järjestön varojen siirtäminen on rajoitettua: Sellaisissa tapauksissa joissa järjestön varojen siirtäminen on rajoitettua ja jos rajoitus kyseisessa lionsmaassa kestää vuotta kauemmin, tullaan LCIF:n työvaliokunnan kyseisen jäsenen kulukorvaukset maksamaan ainoastaan järjestön varoista jotka on rajoitettu tämän lionin maahan. 3. LCIF-valmisteluvaliokunnan, LCIF-moninkertaispiirin ja piirikoordinaattorit, SightFirst neuvoa-antavan toimikunnan jäsenet, Lions Quest neuvoa-antavan toimikunnan jäsenet ja muut Lionjohtajat säätiön edustusmatkoilla LCIF:n pyynnöstä: Samat yleiset korvaussäännöt, jotka pätevät LCIF:n työvaliokunnassa palveleviin jäseniin (luku XVI, kappale E hallituksen sääntökokoelmassa) pätevät myös LCIF:n valmisteluvaliokunnan, LCIF:n moninkertaispiirien koordinaattoreihin, piirikoordinaattoreihin, SightFirst neuvoa-antavan työryhmän jäseniin, Lions Quest neuvoa-antavan työryhmän jäseniin ja muihin lionsjohtajiin, jotka edustavat säätiötä matkoilla LCIF:n pyynnöstä, lukuun ottamatta seuraavia poikkeuksia: Sivu 11

12 a. Aikuiskumppanin matkakuljetukset: LCIF:n valmisteluvaliokunnan, moninkertaispiirien koordinaattoreiden, piirikoordinaattoreiden, SightFirst neuvoaantavan työryhmän jäsenten, Lions Quest neuvoa-antavan työryhmän jäsenten ja muiden lionsjohtajien LCIF:n vaatimilla matkoilla mukana matkustavien aikuiskumppaneiden matkakuluja ei korvata. b. Vakuutus: Vakuutuksen kattavuus, kuten mainittu kohdassa 2. e.(5) yllä, ei päde LCIF:n valmisteluvaliokunnan jäseniin, moninkertaispiirien koordinaattoreihin, piirikoordinaattoreihin, SightFirst neuvoa-antavan työryhmän jäseniin, Lions Quest neuvoa-antavan työryhmän jäseniin ja muihin lionsjohtajiin, jotka edustavat säätiötä matkoilla LCIF:n pyynnöstä. 4. Matkustusoikeus: LCIF:n puheenjohtaja voi valtuuttaa matkan LCIF:n nimissä, sekä omat matkansa, kunhan kyseiset matkat noudattavat yleisiä korvaussääntöjä ja niille on varoja varattuna LCIF:n budjetissa. LCIF:n puheenjohtajan tulee huolehtia, että matkat eivät mene päällekkäin Lions Clubs Internationalin presidentin matkojen kanssa. F. LAHJOITUSRAHASTON VARAT 1. Lions Clubs Internationalin säätiön hallitus hyväksyy lahjoitusten vastaanottamisen, jotka on rajoitettu lahjoitusrahaston tarkoitukseen. Nämä varat voidaan rajoittaa vain aktiviteetteihin, joita Lions Clubs International normaalisti suorittaa tai Lions Clubs Internationalin säätiö rahoittaa. Sellaisiin aktiviteetteihin kuuluvat Lions Clubs Internationalin hallituksen sääntökokoelman ensimmäisessä luvussa luetellut järjestön aktiviteetit. 2. Lahjoitusrahaston lahjoitusten pääoma pidetään yllä pysyvästi tai sellaiseen ajankohtaan tai sellaiseen tapahtumaan asti, josta sekä lahjoittaja että säätiö ovat kirjallisesti määränneet tai sopineet lahjoituksen aikaan. 3. Tulot lahjoitusrahaston lahjoituksista käytetään säätiön rajoittamattomiin tarkoituksiin, jollei muuten ole määrätty lahjoituksen aikaan, ja ne kuuluvat säätiön normaalien ja yleisesti hyväksyttyjen aktiviteettien piiriin. 4. Rajoitukset ja toimenpiteet ei-käteislahjoitusten hyväksymiseksi säätiön lahjoitusrahastoosuuden rahoitustarkoitukseen ovat samat kuin säätiölle annettujen rajoittamattomien eikäteislahjoitusten hyväksymisessä. 5. Sijoitustarkoituksessa lahjoitusrahaston varat voidaan yhdistää muihin rajoitettuihin varoihin, mutta ei säätiön yleistarkoitusvaroihin säätiön tavallisten sijoitusperiaatteiden ja -käytäntöjen valvonnassa. 6. Jos yksityinen lahjoittaja määrää lahjoituksen antamisen aikaan, mikä tahansa vähintään US$ :n suuruinen lahjoitusrahaston lahjoitus voidaan rajoittaa "nimettyyn tiliin". Sivu 12

13 a. Lahjoittajaa, joka haluaa rajoittaa lahjoituksen käyttötarkoituksen johonkin tiettyyn kohteeseen tai tarkoitukseen, pyydetään lisäämään sopimukseen kohta jossa hallitus voi ohjata nämä varat toiseen tarkoitukseen, jos alkuperäinen ohjelma lakkautetaan. b. Nimetyt lahjoitukset, joiden tulot tullaan ohjaamaan johonkin säätiön nykyisistä apurahaohjelmaan ja joiden sopimuksessa ei ole kohtaa varojen uudelleen ohjaamisesta, voidaan hyväksyä LCI:n hallintojohtajan, LCIF:n hallintojohtajan ja kehitysohjelman osastonjohtajan hyväksymisellä, jos heidän yhteinen mielipiteensä on, että lahjoituksen suuruus ja ohjelman todennäköinen kesto sallivat tällaisen toimenpiteen. a. Säätiön "nimettyjen tilien" tulot, jotka annettiin säätiön ja/tai järjestön tiettyyn ohjelmaan, voidaan siirtää hallituksen toimenpiteellä toisiin ohjelmiin, jos säätiö tai järjestö ei enää tarjoa yleisölle tai jäsenilleen alkuperäistä ohjelmaa, joihin lahjoitukset oli rajoitettu; b. Kaikilla "nimetyillä tileillä", jotka rajoittivat tuloja käytettäviksi tiettyyn tarkoitukseen, muihin kuin yleisiin, hallituksen hyväksymiin pysyviin lahjoitusrahastovaroihin, on kymmenen vuoden "elinaika" viimeisen lahjoituksen jälkeen nimettyyn rahastoon. Tuon ajan jälkeen voidaan pääoma siirtää säätiön rajoittamattomaan rahastoon ja rahaston tulot käytetään yleisiin hyväntekeväisyystarkoituksiin, jotka voivat tai eivät voi sisältää alkuperäistä ohjelmaa, johon lahjoitus oli rajoitettu. 7. Kaikki "nimetyt tilit" luetellaan pysyvästi säätiön vuosikertomuksessa, jollei tilin olemassaolo ole lakannut tietyn aikamäärän tai tietyn tapahtuman johdosta, kuten lahjoittaja on rajoittanut tai suostunut lahjoituksen antamisen aikaan. 8. Vähintään US$10 000:n suuruinen lahjoitus voidaan tehdä olemassa olevaan "nimettyyn tiliin", jos lahjoittaja rajoittaa sen lahjoituksen antamisen aikaan. 9. Arvoltaan US$ tai sitä suurempi yhdistetty lahjoitus voidaan rajoittaa "nimetyksi tiliksi", kun sen tekevät suoraan täydessä yhteisymmärryksessä yksittäiset lahjoittajat, eivätkä klubit, piirit ja moninkertaispiirit, eikä sitä ole kerätty suurelta yleisöltä. Vähintään kaksi yksityistä lahjoittajaa voi toimia täydessä yhteisymmärryksessä "nimetyn tilin" rajoittamiseksi, vaikka heidän yksittäiset lahjoituksensa ovatkin vähemmän kuin US$ Mikä tahansa lahjoitusrahaston lahjoitus, joka on vähemmän kuin US$ , ja suuruudesta riippumatta mikä tahansa lahjoitusrahaston lahjoitus, jota lahjoittaja ei halua rajoittaa "nimetyksi tiliksi", sijoitetaan sopivaan yleiseen lahjoitusrahastoon, joka vastaa lahjoittajan valitsemaa aktiviteettia. 11. Säätiön lahjoitusrahasto-ohjelman lahjoittajia on kannustettava rajoittamaan heidän lahjoitustensa tuotto hallituksen hyväksymiin rajoitettuihin aktiviteetteihin. Sivu 13

14 12. Lahjoittajaa, joka haluaa tehdä lahjoitusrahastoon lahjoituksen, jonka tuotto rajoitetaan tiettyyn ohjelmaan tai tarkoitukseen, on kannustettava liittämään ehto, joka sallii hallituksen ohjata sellaisen tuoton muualle, jos alkuperäinen ohjelma tai tarkoitus lakkaa. 13. LCI:n hallintojohtaja, LCIF:n hallintojohtaja ja kehitysosaston johtaja voivat hyväksyä lahjoitusrahastoon lahjoituksia, joiden tuotto on rajoitettava säätiön nykyisiin käynnissä oleviin apurahaohjelmiin, joissa ei ole ehtoa muualle ohjaamisesta, jos heidän yhteinen mielipiteensä on se, että lahjan suuruus ja ohjelman todennäköinen kestoaika oikeuttavat sellaiseen toimenpiteeseen. 14. Lahjoitusrahaston lahjoitukset, joiden tuotto on rajoitettu tiettyyn tarkoitukseen, joka on muu kuin säätiön ja/tai järjestön käynnissä oleva aktiviteetti, voidaan ottaa vastaan vain hallituksen hyväksynnällä ja asiaankuuluvalla päätöksellä. 15. Säätiön lahjoitusrahastovarojen tärkein mutta ei ainoa tulolähde tulisi saada perikunnan käteislahjojen, kuten asiantuntijain neuvoin avustettujen lahjasuunnitelmien, ei-käteisten lahjojen tai testamenttien, säätiöiden, jälkisäädöslahjoitusten tai vakuutuskirjojen välityksellä. 16. Näiden varojen tarkoitus on vahvistaa säätiön taloudellisia varantoja varmistaen siten niiden palvelujen säännönmukaisen jatkuvuuden, joita säätiö tukee. Nykyisen toimintatuen muotojen määräämistä säätiölle lahjoitusrahaston lahjoina tulee voimaperäisesti estää. 17. Riippuen yllä olevista ehdoista lahjoituksia lahjoitusrahastoon voivat säätiön nimissä hyväksyä ketkä tahansa seuraavista kahdesta henkilöstä: LCI:n hallintojohtaja, Lions Clubs Internationalin säätiön hallintojohtaja tai kehitysosaston johtaja; tai joko LCI:n hallintojohtaja, LCIF:n hallintojohtaja Lions Clubs Internationalin säätiön jaostonjohtaja tai kehitysosaston johtaja yhdessä hallituksen jäsenen (jäsenten) kanssa. G. SYRJINTÄKIELTOPERIAATE 6. Syrjintäkieltoperiaate - Työsuhde Lions Clubs Internatiolin säätiö on tasa-arvoa toteuttava työnantaja. Rotuun, uskontoon, ihonväriin, sukupuoleen, ikään, sukupuoleen, kansalliseen alkuperään, invaliditeettiin, vammaan, siviilisäätyyn, syntyperään, veteraaniasemaan tai muuhun suojeltuun asemaan perustuva syrjintä kielletään eikä sitä suvaita. 2. Syrjintäkieltoperiaate - Ohjelma Lions Clubs Internationalin säätiö vahvistaa syrjintäkieltoperiaatteen kaikissa ohjelmissa huolimatta rodusta, uskonnosta, uskontunnustuksesta, ihonväristä, sukupuolesta, iästä, kansallisesta alkuperästä tai vammasta. Hallitus on sitoutunut noudattamaan tätä syrjintäkieltoperiaatetta sekä kehottaa jokaista lionsklubia, joka osallistuu säätiön Sivu 14

15 rahoittamiin projekteihin, vaalimaan lionsperiaatteita ja Lions Clubs Internationalin tarkoituksia siten, että kaikki aktiviteetit kuvastavat ystävyyden ja palvelujen yhteistä tarkoitusperää tavalla, johon ei liity syrjintää. H. PANKKIASIAT 1. Pankkitilit PÄÄTETÄÄN, että kaikki alla mainitut ovat oikeutettuja valitsemaan kussakin maassa, jossa lionsklubeja on olemassa tai voidaan perustaa, seuraavat Lions Clubs International Foundationin puolesta: a. Avata tai sulkea säästötilejä, allekirjoittaa tilisopimuksia ja allekirjoittaa sopimukset liittyen talletuksiin ja muihin palveluihin. b. Allekirjoittaa ja valtuuttaa sekit, tiliotteet, otot, ja muut maksuihin liittyvät tilaukset, paperilla, elektronisesti tai muilla tavoin. c. Sopia verkkopankkiin liittyvät sopimukset Lions Clubs International Foundationin puolesta. 2. Oikeuden omaavat henkilöt Näiden henkilöiden nimet ja alkuperäiset allekirjoitukset, manuaaliset tai faksissa ovat seuraavat: Maryellen Skerik, LCI:n rahastonhoitaja Mark Koerlin, johtaja, LCI:n tilintarkastusosasto Janet Bianchetta, johtaja, LCI:n talousraportoinnin ja seurantaosasto Christine Hastings, LCIF:n talousanalyytikko I. SIJOITUSTOIMINTA 1. Hyväntekeväisyyselinkorkolahjoitukset: PÄÄTETÄÄN, että Säätiön hyväntekeväisyyslahjoitusten vuotuismaksujen (Charitable Gift Annuities, CGA) hoitajaksi tulee Northern Trust. PÄÄTETTÄKÖÖN EDELLEEN, että LCI:n hallintojohtaja, LCIF:n hallintojohtaja, LCI:n rahastonhoitaja tai LCIF:n rahoitusanalyytikko voivat tarpeen vaatiessa toimia tilanteen edellyttämällä tavalla kyseisen sopimuksen tarkoituksen ja pyrkimysten toteuttamiseksi. Sivu 15

16 PÄÄTETTÄKÖÖN EDELLEEN, että Ketkä tahansa kaksi yllä mainituista Säätiön virkailijoista voivat tilanteen vaatiessa allekirjoituksellaan ja oman harkintakykynsä mukaisesti oikeuttaa Säätiön muun virkailijan toimimaan samalla oikeudella silloin kun tarpeellista. PÄÄTETTÄKÖÖN EDELLEEN, että Northern Trustilla on oikeus olettaa, että edellä mainitut henkilöt ovat mainituissa viroissa ja heillä on mainitut viralliset toimintaoikeudet, kunnes Säätiön sihteeri heille toisin ilmoittaa. PÄÄTETTÄKÖÖN EDELLEEN, että Nämä päätökset vahvistetaan ja ne astuvat voimaan ja sitovat Säätiötä, ellei niitä kumota muilla päätöksillä tulevaisuudessa ja päätöksistä ilmoiteta kirjallisesti The Northern Trust Companyn toimistoon Chicagossa, Illinoisissa. 2. Säätiön sijoituspäätökset perustuvat hallituksen hyväksymiin sijoitussuunnitelmiin Yleisrahastosta (General Fund) Humanitäärisestä rahastosta (Humanitarian Fund), Sight First II rahastosta sekä Suunnitelmalahjoitusten rahastosta (Planned Giving Funds). Tämä sijoituspäätöksiä koskevan lausunnon tulee noudattaa yleisesti hyväksyttyjä menetelmiä ja niiden tulee aina noudattaa säätiön mallisääntöjä ja ohjesääntöä (Luku XI). Näitä sijoituspäätöksiä koskevia lausuntoja säilytetään LCIF:n hallintojohtajan toimistossa ja ne tarkistetaan ja päivitetään tarpeen mukaan kerran vuodessa. Sijoitussääntöjen ulkopuolelle jäävissä tapauksissa sijoituspäätösten tekemiselle tarvitaan hyväksynnät seuraavanlaisesti: a. Säätiön hallitus hyväksyy päätökset sijoitussääntöjenmuutoksista, mukaan lukien varojen kohdentamiset. b. Säätiön hallitus hyväksyy muutokset koskien sijoitusneuvojia/konsultteja. c. Varojen siirtäminen käteisvaratileille tai -tileiltä sijoitustileille tai -tileiltä tehdään tarpeen mukaan LCI:n hallintojohtaja LCIF:n vanhempi hallintojohtaja, LCIF:n hallintojohtajan jaoston johtajan tai LCI:n rahastonhoitajan hyväksynnällä. d. Hallitus voi nimittää, valtuuttaa ja ohjata LCIF:n puheenjohtajan suostumuksella ja LCIF:n pääjohtajan, LCI:n rahastonhoitajan, LCIF:n jaostonjohtajan sekä LCI:n Tilintarkastusosaston johtajan yhteistyössä sijoittamaan ja uudelleensijoittamaan säätiön varoja. J. KIRJANPITOMENETELMÄT 1. Kirjanpitosysteemi Kansainvälisen lionsjärjestön säätiön talousasiakirjat säilytetään GAAPin (US Generally Accepted Accounting Principles) sääntöjen mukaisesti sekä paikallisten että liittovaltion Sivu 16

17 sääntöjen mukaisesti. Rahoituslaskelman valmistelu GAAP:n sääntöjen mukaisesti edellyttää, että johto tekee arvioita ja oletuksia, jotka vaikuttavat raportoituihin varojen ja velkojen määrään ja varojen ja vastuusitoumusten julkistamiseen rahoituslaskelman julkistamispäivänä sekä raportoidut saatavat ja kulut raportointikaudelta. Todelliset tulokset voivat muuttua näistä arvioista. Kaikki summat ilmoitetaan Yhdysvaltain dollareissa. 2. Sisäinen tilintarkastus Lions Clubs International ja Lions Clubs International Foundation (LCI ja LCIF) tukevat sisäistä tilintarkastustointa itsenäisenä arviointitoimintana, jolla tutkitaan ja arvioidaan LCI:n ja LCIF:n aktiviteetit palveluna johdolle. Sisäisen tilintarkastuksen tarkoitus on avustaa tilintarkastusvaliokuntaa sen toimintojen tehokkaassa toteutuksessa. Suunnittelu Itsenäinen sisäinen tilintarkastaja suorittaa LCI:n ja LCIF:n taloudenhallinnon riskiarvioinnit joka kolmas vuosi. Näiden arviointien tulokset muodostavat pohjan kolmivuotiselle sisäiselle tilintarkastusmenetelmälle. Tilintarkastusvaliokunnan tulee hyväksyä mahdolliset muutokset tähän tilintarkastussuunnitelmaan. Tilintarkastusvaliokunnalla on lopullinen hyväksymisoikeus itsenäisen sisäisen auditoinnin suorittavan tilintarkastajan suhteen. Tilintarkastuksen laajuus Vastuihin sisältyvät toimintaperiaatteiden, menettelytapojen ja systeemien tutkiminen ja arviointi, jotka ovat voimassa ja varmistavat: Tiedon luotettavuuden ja oikeellisuuden; Toimintaperiaatteiden, suunnitelmien, menettelytapojen, lakien ja säännösten noudattamisen; Varojen suojelemisen; Resurssien taloudellisen ja tehokkaan käytön; ja Asetettujen tavoitteiden saavuttamisen ohjelmien toteuttamisessa. Sisäisen tilintarkastuksen koordinointi Sisäisen tilintarkastuksen koordinointivastuu on rahastonhoitajalla tilintarkastuvaliokunnan valvonnassa. Rahastonhoitaja on vastuussa siitä, että resurssit ovat olemassa tehokkaan ja tarkoituksenmukaisen tilintarkastuksen suorittamiseksi. Raportointi Sisäinen tilintarkastusorganisaatio valmistelee kirjallisen raportin kunkin tilintarkastusprojektin loppuessa ja se osoitetaan ja jaetaan tilintarkastustoimikunnalle ja pääjohtajalle. Raportti jaetaan myös rahastonhoitajalle, itsenäisille tilintarkastajille ja Sivu 17

18 muulle johdolle tarpeen mukaan. Aktiviteetin tai osaston johtaja, joka saa raportin, vastaa kaikkiin tilintarkastuksen suosituksiin ja vastaukset tulevat olemaan osa lopullista raporttia. Raportin saanut johtaja tai osasto tulee vastaamaan jokaiseen tilintarkastussuositukseen ja nämä vastaukset sisällytetään lopulliseen raporttiin. Lopullisen raportin tulee sisältää: Tilintarkastuksessa esiintulleet huomattavat löydöt ja ehdotetut toimenpiteen tarpeen mukaan. K. MAKSUJEN VÄLITTÄJÄT (FISCAL AGENTS): Maa Nimi Alkaen Intia Neville Mehta 06/29/06 Sivu 18