TARJOUSPYYNTÖ VAKUUTUSPALVELUISTA

Transkriptio

1 1 TARJOUSPYYNTÖ VAKUUTUSPALVELUISTA Hankintayksikkö Heinolan kaupunki y Rauhankatu HEINOLA Yleistä Heinola on asukkaan, n työntekijän seutukaupunki, joka tuottaa kuntalaisille palvelut pääosin omana toimintana; omat varhaiskasvatuksen ja perusopetuksen toimipisteet, oma lukio ja musiikkiopisto. Kaupungilla toimii oma terveyskeskus vuodeosastoineen ja pieni osa erikoissairaanhoitoa, omaa vanhusten asumispalvelua on eri pisteissä, nuorten työpaja ja muut omat nuorisopalvelut sekä kattavat liikuntapalvelut. Kaupungin organisaatioon kuuluu Kaupunginmuseo ja taidemuseo, kirjasto, oma kesäteatteri, lintuhoitola yleisölle avoimine tarhoineen, omat elinkeino- ja työllisyyspalvelut. Kaupungilla on oma rakennusten, katujen ja yleisten alueiden kunnossapito sekä oma vesihuoltolaitos useine vedenottamoineen (1,2 Mm3 vettä/v) ja puhdistamoineen (1,16 Mm3 jätevettä/v), konevarikko, puhtaus- ja ruokapalvelut, sisävesisatama ja paljon muuta. Hankinnan kuvaus Hankinnan tavoitteena on solmia vakuutussopimus Heinolan kaupungille (Hankintayksikkö) tarvitsemasta vakuutusturvasta ja palveluista. Ensimmäinen sopimuskausi on Tarjouskilpailun perusteella valitaan yksi toimittaja koko vakuutusratkaisulle. Heinolan kaupunki pidättää itsellään oikeuden jättää osa tarjouspyynnössä esitetyistä vakuutuksista ja/tai palveluista hankkimatta. Vertailu tehdään kuitenkin tarjouspyynnössä esitetyistä vakuutuksista ja palveluista Tarjouspyyntö ei merkitse Heinolan kaupungin voimassaolevien vakuutusten irtisanomista.

2 2 Hankinnan arvo ylittää EU-kynnysarvon. Hankinnasta on julkaistu ilmoitus X.X HILMA ilmoituskanavassa Hankinnassa noudatetaan EU direktiiviä 2014/24 EU ja lakia julkisista hankinnoista 348/2007. Vakuutusten kilpailuttamisessa käytetään avointa menettelyä. Mikäli saaduista tarjouksista yksikään ei vastaa tarjouspyyntöä edellyttämällä tavalla taikka olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat niin paljon ettei Hankintayksikkö voi hyödyntää tarjouskilpailun tuloksia voi Hankintayksikkö keskeyttää hankinnan osittain tai kokonaan Tarjoajan soveltuvuutta koskevat vaatimukset Tarjouksenantajan tulee vastata liitteen 2 kysymyksiin ja palauttaa kyseinen liite allekirjoitettuna tarjouksen antamisen yhteydessä. Tarjouksen sisältö Tarjouspyynnön kaikki kohdat on käsiteltävä tarjouksessa ja kaikkiin kysymyksiin tulee antaa vastaus. Tarjouksen tulee sisältää kaikki tarjouspyynnön kohteena olevat palvelut sekä vakuutuslajit pyydetyillä omavastuuvaihtoehdoilla ja turvalaajuusvaihtoehdoilla. Jos tarjoajalla ei ole tarjota juuri pyydettyä omavastuuvaihtoehtoa, tarjoaja saa antaa lähinnä pyydettyä oleva hankintayksikön kannalta parempaa vaihtoehtoa. Hankintayksiköllä on velvollisuus hylätä puutteelliset, tarjouspyynnön vastaiset tai myöhästyneenä saapuneet tarjoukset. Hankintayksikkö voi tarjousten saamisten jälkeen pyytää tarjouksen antajilta selvennyksiä tai tarkennuksia tarjousten tiedoista. Kaikki kohdetiedot ovat ohjeellisia. Ennen vakuutussopimuksen solmimista tarkistetaan voittaneen tarjoajan kanssa kohdetiedot, palkkasummat, liikevaihdot tms. Mikäli tarjoukseenne liittyviä vakuutusehtoja ei ole tulostettavissa internet-palveluistanne pyydämme lähettämään ne sähköpostin liitteenä. Lisäkysymykset Tarjoaja voi esittää tarjouspyyntöön liittyviä lisäkysymyksiä viimeistään xx.xx.2016 mennessä sähköpostiosoitteeseen yritys@howdengroup.com. Otsikoksi merkitään: Heinolan kaupunki Lisäkysymykset Mikäli tarjoajalla ei ole lisätiedusteluun tarvetta, mutta harkitsee tarjouksen jättämistä, pyydämme ilmoittautumaan yllä mainittuun sähköpostiin. Lähetämme kaikille ilmoittautuneille kysymykset ja niiden vastaukset. Pyydämme tarjoajia huomioimaan tiedot tarjouksessa. Vakuutusmaksut Tarjouksen tulee sisältää vakuutuslajeittain eritellyt vakuutusmaksut.

3 3 Tarjouksen valintaperuste Tarjouksessa tulee ilmoittaa vakuutusmaksut ensimmäisen vakuutuskauden 2017 hintatasossa vakuutuslajeittain verollisina vuosimaksuina. Tarjouksen lopullisissa hinnoissa vakuutuslajeittain tulee olla huomioituna kaikki alennukset ja kustannukset. Maksut tulee ilmoittaa yksieräisinä. Valintaperuste on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous alla mainittujen vertailuperusteiden ja painoarvojen mukaan. 1. Työtapaturmavakuutus, painoarvo 60 % 2. Yhteenlasketut vakuutusmaksu, pois lukien työtapaturmavakuutus, painoarvo 30 % 3. Vahinkojen hoito & vakuutusyhtiöiden palvelut, painoarvo 10 % 1. Työtapaturmavakuutus (maksimi 60 pistettä) Työtapaturmavakuutuksen vertailuperusteet liitteessä 2 Vakuutusratkaisu. Vertailuperusteen mukaan korkeimman pistemäärän saanut tarjous saa vertailuun täydet 60 pistettä. Muut tarjoukset saavat pisteet kaavalla: B maksimipisteet / A = pisteet, missä A = korkeimman pistemäärän saanut tarjous ja B = vertailtava tarjous 2. Vakuutusmaksut (maksimi 30 pistettä) Tarjouksessa vakuutusmaksut tulee ilmoittaa ensimmäisen vakuutuskauden 2017 hintatasossa vakuutuslajeittain verollisina vuosimaksuina. Tarjouksen lopullisissa hinnoissa vakuutuslajeittain tulee olla huomioituna kaikki alennukset ja kustannukset. Maksut tulee ilmoittaa yksieräisinä ja niissä tulee olla huomioituna meklarikanavan käytöstä asiakkaalle annettava alennus. Vakuutusmaksuvertailu tehdään ensimmäisen vuoden maksuista. Tarjous, jonka yhteenlasketut vakuutusmaksut, pois lukien työtapaturmavakuutus, on edullisin saa vertailuun täydet 30 pistettä. Muut tarjoukset saavat pisteet kaavalla: maksimipisteet / B = pisteet, missä A = edullisin tarjous ja B = vertailtava tarjous 3. Vahinkojen hoito & vakuutusyhtiöiden palvelut (maksimi 10 pistettä) Omaisuusvahingon maksupostin hoito korvauspäätöksen antamisen jälkeen (maksimi 2 pistettä) Maksetaan sitä mukaa kun laskuja tulee sisään 2 pistettä Kerätään ja maksetaan pienissä erissä 1 piste Kerätään ja maksetaan vasta kerralla 0 pistettä Vahinkotarkastus yli :n palovahingossa (maksimi 2 pistettä) yhtiön oma tarkastajan suorittama tarkastus 2 pistettä

4 4 yhteistyökumppanin suorittama tarkastus 1 piste vahinkoa ei tarkasteta 0 pistettä Sähköinen asiointi (maksimi 3 pistettä) Tarjoajalla tulee olla sähköinen asiointikanava, jonka avulla vakuutuksenottajalla ja meklarilla on mahdollisuus: tulostaa työtapaturmavakuutuksen työsuojelutilasto, 1 piste tulostaa työtapaturmavakuutuksen (voimassaolo- ja /tai maksut maksettu) todistukset, 1 piste tulostaa vastuuvakuutustodistukset, 1 piste Vakuutusyhtiöllä mahdollisuus toimittaa linkki Heinolan kaupungin intranettiin, jota kautta tehtäessä työtapaturma- / ammattitauti-ilmoitus, vahinkoilmoitus lomakkeeseen tulee esitäytettynä vakuutusyhtiöllä tiedossa olevat tiedot (vakuutuksenottajan nimi, yhteystiedot, y-tunnus ja vakuutusnumero). 1 piste Riskienhallintapalvelut ja työturvallisuuskoulutukset asiakkaan luona asiakkaan työsuojelutoimikunnan kokoontumisen tai sen järjestämän koulutuksen yhteydessä. Maksimipisteet ovat 2 pistettä. Vakuutuksenottaja ja vakuutusyhtiö sopivat vuosittain tammi-helmikuussa kyseisen vuoden koulutusten sisällöstä ja ajankohdasta. 2 päivää per vuosi 2 pistettä 1 päivä per vuosi 1 piste 0 päivää per vuosi 0 pistettä Hinnan tarkastelu Mikäli vakuutusmaksut nousevat tunnuslukujen sekä rakennuskustannus-, konetukkuhinta- ja kuluttajahintaindeksien muutosten lisäksi enemmän kuin 8 %, tulee maksunkorotus perustella vähintään 3 kk etukäteen sekä varata vakuutuksenottajalle mahdollisuus neuvotella hinnankorotuksesta. Työtapaturmavakuutuksen osalta merkittävät maksuperusteen muutokset on ilmoitettava ja tarvittaessa käytävä läpi asiakkaan/meklarin kanssa vähintään 3 kk etukäteen ennen uuden vakuutuskauden alkua. Maksuehto ja viivästyskorko Laskun maksuehto tulee olla vähintään 30 päivää netto. Viivästyskorko on enintään korkolain mukainen. Hankintaehdot ja soveltaminen Mikäli tarjouspyynnön asiakirjoissa on keskenään ristiriitaisia tietoja, asiakirjoja sovelletaan seuraavassa järjestyksessä: 1) Tarjouspyyntö ja sen liitteet 2) Tarjous ja sen liitteet Hankintapäätös ja hankintasopimus Hankintapäätöksen tekee hankintayksikkö. Hankintapäätös oikaisuohjeineen ja valitusosoituksineen annetaan kirjallisesti tiedoksi kaikille tarjoajille sähköpostilla samaan aikaan. Tieto hankintapäätöksestä katsotaan saaduksi lähettämispäivänä.

5 5 Hankintapäätöksen saatua lain voiman tehdään hankintaa koskeva kirjallinen sopimus. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä kun tarjoaja on saanut Heinolan kaupungin päätöksen tiedokseen. Liitteenä on luonnos hankintasopimuksen yleisistä ehdoista, joita tarkennetaan/ täydennetään varsinaiseen sopimukseen. Hankintapäätöksen julkisuus Sopimuskausi Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/1999). Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoittamisen jälkeen. Tarjoajalla on lisäksi oikeus saada tieto tarjousasiakirjoista hankintapäätöksen allekirjoittamisen jälkeen. Liike- ja ammattisalaisuuksia sisältävät asiakirjat eivät ole julkisia. Jos tarjoajan mielestä tarjouksessa on osia jotka sisältävä liike- ja ammattisalaisuuksia tulee tarjoaja merkitä ne selkeästi tarjoukseen. Hankintasopimus on toistaiseksi voimassaoleva. Ensimmäinen kausi on ja jatkuu sen jälkeen kalenterivuoden kerrallaan. Sopimus on irtisanottavissa 3 kk:n irtisanomisajalla ennen seuraavan sopimuskauden alkamista. Tarjousten jättäminen Suomenkielinen tarjous liitteineen on toimitettava xxx klo 16:00 mennessä sähköpostilla osoitteeseen: yritys@howdengroup.com Viestin otsikoksi merkitään Heinolan kaupunki TARJOUS. Vaihtoehtoiset tai osatarjoukset Tarjoukset eivät saa olla ehdollisia. Osatarjouksia ei hyväksytä. Tarjouksen laatimisesta mahdollisesti aiheutuvat kustannukset Kukin tarjoaja vastaa omista tarjouspyynnön perehtymiseen sekä tarjouksen valmisteluun liittyvistä kustannuksistaan. Hankintayksikkö ei ole vastuussa mistään vahingoista tai kustannuksista, joita tarjoajalle saattaa aiheutua tämän tarjouspyynnön ja siihen vastaamisen johdosta. Ei myöskään siinä tapauksessa, että hankinta jostain syystä jouduttaisiin keskeyttämään. Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa saakka. Tarjousten käsittely

6 6 Menettelyn vaiheet ovat seuraavat: 1) Tarjousten avaaminen ja avauspöytäkirjan laatiminen. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. 2) Määräaikaan mennessä tarjouksensa jättäneiden tarjoajien kelpoisuuden tarkastaminen. 3) Kelpoisuusehdot täyttävien tarjoajien tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen. 4) Tarjouspyynnön mukaisten tarjousten vertailu vakuutuskohtaisesti. 5) Hankintapäätöksen tekeminen 6) Hankintasopimuksen solmiminen Helsingissä XX. päivänä kuuta Howden Finland Oy Liitteet 1. Vakuutusratkaisu 2. Tarjoajan soveltuvuutta koskevat vaatimukset 3. Omaisuusluettelo 4. Ajoneuvoluettelo 5. Työtapaturmavakuutuksen vahinkotilasto 6. Erityisryhmät 7. Työtapaturmavakuutus vaihteleva korvausmeno 8. Vapaaehtoisten vakuutuslajien vahinkotilasto 9. Hankintasopimusluonnos 10. Valtakirja