YLEISKIRJE A KKA:

Transkriptio

1 Tampereen kaupunki YLEISKIRJE A KKA: 22/000/2002

2 SISÄLLYSLUETTELO 1. JOHDANTO EU-asioiden organisointi Tampereella 1 2. EU-PROJEKTI Kaupunki vetäjänä (leaderina) Kaupunki partnerina Kaupunki rahoittajana 2 3. PROJEKTIN VALMISTELU JA HAKUPROSESSI Esiselvitys Projektisuunnitelma EU-hakemus Päätöksenteko 3 4. EU-PROJEKTIN TOTEUTTAMINEN 4 5. EU-PROJEKTIN TALOUS Talousarvio Kirjanpito Hankenumero Arvonlisävero Investoinnit, niiden poistot ja rahoitusosuudet Tositteet Maksuliikenne Palkat Tuntikirjanpito ja työvuorolistat Sivukulut Matkalaskut Muut kulut Laskutus Taseen toimeksiannot Tilitykset 9 6. EU-PROJEKTIN SEURANTA JA VALVONTA Hankerekisteri Toimialojen EU-yhteyshenkilöt EU-projektin vastuuhenkilöt Projektikansio Seuranta PROJEKTIN PÄÄTTÄMINEN Saavutettujen tulosten hyödyntäminen Tiedottaminen 12 LIITTEET 15 LIITE 1. EU-yhteyshenkilöiden ja EU-projektin vastuuhenkilöiden tehtävät ja vastuut 15 LIITE 2. Hankerekisterin lomakepohja 16 LIITE 3. Arkistointiohje 18 LIITE 4. Arkistonmuodostussuunnitelma 19

3 2 1. JOHDANTO Euroopan Unioni tarjoaa kuntasektorille monia mahdollisuuksia osallistua EU:n osarahoituksella erilaisiin projekteihin. Tampereen kaupunki on mukana lukuisissa EU-projekteissa, joiden hallinnointi on hajautettu toimialoille ja toimintayksiköihin. EU-projektit ovat muodostuneet osaksi Tampereen kaupungin ja sen eri yksiköiden normaalia toimintaa. EU-projektitoiminta vaikuttaa osaltaan kaupungin ulkoiseen kuvaan. Tavoitteena on projektien menestyksekäs toteuttaminen ja saavutettujen tulosten hyödynnettävyys sekä niistä tiedottaminen. EU-projekteihin liittyy varsin ankara ehto- ja toimintasäännöstö, jonka noudattamista valvotaan niin kansallisesti kuin Euroopan Unionin toimesta. EU:n rahoitus-, projektija tukijärjestelmä on monimutkainen ja vaikeaselkoinen. Tämän oppaan tarkoituksena on tarjota EU-asioiden parissa työskenteleville selkeä malli ja ohjeistus siitä, miten EU-projekteja tulee valmistella ja toteuttaa. Näin varmistetaan ehto- ja toimintasäännöstön noudattaminen EU-projektien toteuttamisvaiheessa ja mahdollistetaan niiden tarkastaminen vuosienkin kuluttua. Projektiasiakirjojen säilytyksestä kaupunginarkisto on laatinut liitteenä olevan ohjeistuksen EU-asioiden organisointi Tampereella EU-projektin valmistelu-, suunnittelu- ja toteutusvastuu on toimialojen ja niiden toimintayksiköiden johdolla. Ne vastaavat myös EU-projektien talousasioiden suunnittelusta, ohjannasta ja seurannasta. Ne huolehtivat EU-projektin viemisestä toimialansa johtoryhmään ja tarvittaessa edelleen kaupunginjohtajan johtoryhmään käsiteltäväksi. EU-yhteyshenkilöt toimialoilla ja toimintayksiköissä muodostavat verkoston EUprojekteja ja -asioita koskevassa toiminnassa ja tiedottamisessa. Kansainvälisten asioiden yksikkö välittää tietoja ajankohtaisista EU-asioista, esim. haettavana olevista ohjelmista ja partnerinhauista, yhteyshenkilöille, jotka huolehtivat tiedon jakamisesta edelleen. Kansainvälisten asioiden yksikkö osallistuu EU-yhteistyöhön liittyvän kehittämis- ja koulutustoiminnan järjestämiseen sekä tukee toimintayksiköitä käytännön projektityössä. 2. EU-PROJEKTI EU-projekti on tavallisesti osittain EU:n rahoittama projekti, jolla pyritään EU:n yleisesti hyväksymiin periaatteisiin. Näitä ovat nykyisen asiantilan parantaminen, uuden toimintamallin luominen sekä keskinäisen yhteistyön ja tietämyksen lisääminen. Tampereen kaupunki voi pääsääntöisesti saada EU-rahoitusta osallistumalla 1) EU:n Tavoite 2- ja 3-ohjelmiin, joita koskevat rahoituspäätökset tehdään aluetasolla ja 2) projekteihin, joihin rahoitus haetaan suoraan EU:n komissiosta, esim. tutkimuksen ja kehityksen puiteohjelmaan. Projektin tulee saada EU:n myöntämää rahoitusta joko kansallisen viranomaisen kautta, suoraan valtiolta tai EU:n organisaatiosta ennen kuin se katsotaan

4 3 EU-projektiksi. EU-projektit voidaan jaotella seuraavasti: 2.1. Kaupunki vetäjänä (leaderina) Projektissa voi olla mukana yksi tai useampia toimialoja/toimintayksiköitä kaupungin organisaatiosta. Projektin vetovastuu on kuitenkin oltava selkeästi yhdellä näistä. Mukana voi olla myös kaupungin ulkopuolisia tahoja. Ulkopuolinen osapuoli voi olla joko kotimainen tai ulkomainen. Kaupungilla on kuitenkin projektin vetovastuu Kaupunki partnerina Projektissa toteuttajina on yksi tai useampia toimialoja / toimintayksiköitä kaupungin organisaatiosta, mutta myös muita osapuolia kaupungin organisaation ulkopuolelta. Näissä projekteissa vetovastuu on jollakin muulla osapuolella kuin kaupungilla Kaupunki rahoittajana Rahoitusprojektin toteuttavat muut osapuolet kuin kaupunki. Kaupungilla ei ole vetovastuuta koko projektista eikä mistään sen osasta. Kaupunki toimii ainoastaan projektin osarahoittajana. Kaupungilla on kuitenkin seuranta- ja arviointivastuu. Projektin toteuttajan edellytetään toimittavan kaupungin yhteyshenkilölle samat seurantaraportit kuin muillekin rahoittajille. 3. PROJEKTIN VALMISTELU JA HAKUPROSESSI EU-projektien valmistelu ja hakeminen tapahtuu kaupungin linjaorganisaatiossa. Pääsääntöisesti projektien tulee olla niin valmiita, että ne voidaan ottaa huomioon talousarviossa ja taloussuunnitelmassa. EU-projektien tulee liittyä kaupungin kehittämisstrategioihin. Niiden on liityttävä myös toimialan omiin suunnitelmiin ja resursseihin. Budjettiin on varattava riittävät määrärahat aloitettaviin projekteihin. Myös ylivuotiset projektit on sisällytettävä taloussuunnitelmaan. SUUNNIT- TELUSSA ON VARAUDUTTAVA SIIHEN, ETTÄ EU-TUKI PROJEKTEILLE MAKSETAAN PÄÄSÄÄNTÖISESTI JÄLKIKÄTEEN TILITYSKAUSITTAIN. Talousarviota tehtäessä ei kuitenkaan aina tiedetä, mitä EU-ohjelmia talousarviovuonna tulee hakuun. Jos projekti syntyy kesken budjettivuoden eikä sitä varten ole toimialan talousarviossa käytettävissä varoja, on projekti rahoitettava joko talousarvion muutoksella tai varamäärärahoilla. Tällaisissa tapauksissa on asiasta neuvoteltava suunnittelu- ja kehittämisen vastuualueen kanssa Esiselvitys Erilaisia projekti-ideoita voi tulla kaupungin omalta henkilöstöltä, sidosryhmiltä, ystävyyskaupungeista jne. Projekti-idean kannattavuus selvitetään esiselvityksen avulla. Suunnitteilla olevan projektin pääasiallinen sisältö, toiminnot ja tavoitteet esitetään ja kuvataan esiselvityksessä. Keskeisiä asioita ovat myös resurssienhallinta (työnjako ja vastuusuhteet) sekä se, millaisin toimenpitein suunnitteilla

5 olevaa projektia tullaan viemään eteenpäin. 4 Valmisteluvaiheessa projektin valmistelijan on tunnistettava ja yksilöitävä projektinsa ja sen merkitys Tampereen kaupungin kokonaisedun, kyseisen toimintayksikön toimintastrategian ja tavoitteiden kannalta. Esiselvityksen pohjalta selvitetään projektin hyödyllisyys kaupungin kannalta ja päätetään hankkeeseen osallistumisesta. EU-rahoitusta tai muuta kansainvälistä rahoitusta ei tule hakea yksinomaan rahansaamisen perusteella Projektisuunnitelma Projektisuunnitelma tehdään projektin toimeenpanon työkaluksi. Suunnitelman tavoitteena on pyrkiä resurssien käytön tehokkuuteen ja hallintaan sekä aikataulujen ja kustannusarvioiden pitävyyteen. Projektisuunnitelman laatimisessa tulisi olla mukana henkilö, joka osallistuu myös projektin toteuttamiseen. Suunnitteluvaiheessa on varattava riittävästi aikaa myös kaupungin omalle päätöksentekojärjestelmälle. Projektisuunnitelman tulee sisältää yksityiskohtaiset tiedot mm. projektin talousarviosta, toteutusaikataulusta, resurssoinnista, raportoinnista, ohjauksesta ja valvonnasta. Jokaiselle projektille luodaan jo suunnitteluvaiheessa seuranta- ja arviointijärjestelmä, jonka avulla voidaan arvioida projektin etenemistä ja tavoitteiden toteutumista sekä niiden kestävyyttä. On myös syytä erityisesti korostaa sitä, että hallinnolliset toimenpiteet, kuten suunnittelu, seuranta ja raportointi, synnyttävät kustannuksia, jotka on sisällytettävä talousarvioon jo suunnitteluvaiheessa. Yhteistyökumppanit, heidän roolinsa ja vastuunsa on selvitettävä tarkasti ja vahvistettava kirjallisin sopimuksin ennen projektin käynnistymistä. Lisäksi on etukäteen sovittava projektin aikana hankittavien ja projektin tuloksena syntyvien tuotteiden omistusoikeudesta projektin päättymisen jälkeen. Projektin suunnitteluvaiheessa tulee ottaa huomioon laki julkisten hankintojen kilpailuttamisesta. Niin kaupunki kuin muutkin rahoittajatahot edellyttävät hankinnoissa noudatettavan kilpailuttamisen periaatetta. Hankintoja tulee pääsääntöisesti tehdä jo kaupungin kilpailuttamista hankintapaikoista, jolloin niitä ei projektien toimesta tarvitse uudelleen kilpailuttaa. Hankintoja koskevissa kysymyksissä tulee kääntyä tarvittaessa materiaalikeskuksen puoleen EU-hakemus EU-projektin hakemusprosessissa käytetään EU:n ohjelmakohtaisia lomakkeita sekä noudatetaan ohjeita ja määräaikoja, joiden puitteissa hakemus on saatava valmiiksi. EU-hakemuksen allekirjoittaa henkilö, jolla on kaupungin johto- ja toimintasääntöjen mukainen nimenkirjoitusoikeus. Hakemus kirjataan kunkin toimialan kirjaamossa ja saatua diaarinumeroa tulee käyttää projektia koskevissa asiakirjoissa läpi koko projektin Päätöksenteko Projektit, joiden kustannukset kaupungille ovat yli euroa oman työn osuus mukaan luettuna, käsitellään kaupunginjohtajan johtoryhmässä ja päätökset näihin hankkeisiin osallistumisesta tekee kaupunginjohtaja. Erityisen merkittävät ja

6 useampaa toimialaa koskevat projektit käsitellään myös kaupunginjohtajan johtoryhmässä. Päätöksenteko alle euron projekteista on toimialoilla apulaiskaupunginjohtajan tai määräämänsä vastuulla. 5 Lisäksi on perusteltua, että lakimiesosasto tarvittaessa tutkii päätöksentekomenettelyn oikeellisuuden ja tarkastaa sopimusasiakirjat, mikäli kaupungille hankkeesta aiheutuvat velvoitteet ovat huomattavat tai sopimustekniikka vaativa. Yli euron projekteista tulee niiden käynnistyessä ilmoittaa sisäisen tarkastuksen yksikköön. 4. EU-PROJEKTIN TOTEUTTAMINEN Jokaiselle EU-projektille on nimettävä henkilö tai henkilöt, jotka vastaavat sen toiminnasta ja taloudesta. On päätettävä myös projektin menojen hyväksyjästä sekä hankintavaltuuksien myöntämisestä. Mikäli projekti on usean toimialan yhteinen, on nimettävä lisäksi ne henkilöt, jotka osaltaan vastaavat toimialan osuudesta projektiin. Käytännössä suurehkoihin projekteihin nimetään joko päätoiminen tai osa-aikainen projektipäällikkö. Projektipäällikön tarpeellisuus harkitaan tapaus-kohtaisesti. Useissa projekteissa toiminnan ohjaajana ja valvojana toimii ohjausryhmä, johon nimetään edustajat projektin tärkeimmistä sidosryhmistä. Projektin toteuttamisessa noudatetaan hyväksyttyä projektisuunnitelmaa ja seurataan taloutta ja toiminnallisia tuloksia. Projektisuunnitelman muutokset on päivitettävä, jos alkuperäistä suunnitelmaa ei voida toteuttaa. Suunnitelman muutoksesta on aina neuvoteltava ja saatava kirjallinen hyväksyntä EU-ohjelman toteutuksesta vastaavan tahon kanssa. Erityisesti on huomattava, että eri ohjelmien (esim. ESR tai EAKR) ohjeistus saattaa vaihdella ja olla jopa keskenään ristiriitaista. Jokaisessa projektissa tulee noudattaa nimenomaan kyseistä projektia koskevaa ohjeistusta. Projektia ei saa aloittaa ennen kuin komissiolta tai sen valtuuttamalta kansalliselta toimielimeltä on saatu päätös projektin aloittamiseksi. Projektin aloittaminen saattaa edellyttää erillisen sopimuksen tekemistä projektin käynnistämisestä EU:n komission tai esimerkiksi kansallisen viranomaisen kanssa. Samoin projektin toteuttamisen yhteydessä saatetaan edellyttää sopimusten tekemistä yhteis työkumppanien kanssa projektiin tai sen rahoitukseen liittyvistä yksityiskohdista. Näissä tapauksissa on syytä ottaa yhteyttä kaupunginkanslian lakimiesosastoon, joka tarvittaessa antaa neuvoja juridisiin yksityiskohtiin liittyvissä asioissa. 5. EU-PROJEKTIN TALOUS 5.1. Talousarvio EU-projektin talouteen sovelletaan kaupungin yleisiä talouden pidosta annettuja säädöksiä, ohjeita ja periaatteita. Talousarviossa EU-projektit käsitellään normaaleina projekteina toimi-

7 6 alojen ja toimintayksiköiden budjeteissa. Projektien rahoittamisen pääperiaatteena on, että toimialat harkitsevat projektien tarpeellisuuden omista taloudellisista ja toiminnallisista lähtökohdistaan käsin. Projektien rahoitusta varten talousarvion valmistelun yhteydessä toimialojen menokehyksiin hyväksytään tiedossa olevien projektien edellyttämät määrärahat. Talousarvioon sisältymättömät euromääräisesti suuret tai muuten merkittävät sekä useita toimialoja koskevat projektit rahoitetaan joko talousarvion muutoksena tai kaupunginhallituksen varamäärärahoilla, jotka voidaan kohdistaa uusille EU-projekteille. Jos on mahdollista, EU-projektit budjetoidaan nettobudjetoidulle tehtävä- tai vastuualueille. Tällöin riittää, kun talousarviossa on varauduttu projektin nettomenoihin. Bruttobudjetoidulla tehtäväalueella talousarvioon tulee ottaa kaikki projektin arvioidut menot ja tulot bruttona. Projektien EU-rahoitusta maksetaan vuoden aikana erillisten maksatushakemusten / tilitysten perusteella pääsääntöisesti jälkirahoitteisesti. Tilinpäätösvaiheessa projektin menot ja tulot on jaksotettava oikealle tilikaudelle. EU-projekti voidaan budjetoida taloussuunnittelujärjestelmään useille eri vastuualueille siten, että eri vastuualueiden yhteenlasketut määrärahat muodostavat projektin budjetin. Projektin kokonaisbudjettia ja kirjanpidon toteumatilannetta seurataan tällöin hankenumeron avulla. Rahoittajan kanssa on selvitettävä, hyväksytäänkö investoinnit projektin kustannuksiin, mikäli niistä ei tukipäätöksessä erikseen mainita. On huomattava, että esimerkiksi työministeriön rahoittamissa ESR-projekteissa kaikki yli 1000 euron kone-, laite-, tietokoneohjelmisto- ja toimistokalustehankinnat hyväksytään projektin kustannuksiksi vain poistomenettelyn kautta. Jos investointeja ei hyväksytä projektin kustannuksiin kaupungin kirjanpitoon investointihankinnat kirjataan edelleen käyttöomaisuuslaskentaohjeen mukaisesti, eli alle 8000 euron hankinnat käyttömenoksi ja yli 8000 euron hankinnat käyttöomaisuuteen taseeseen. Em. kalustoa voi myös vuokrata, mikä on suositeltavaakin, koska vuokraus- ja leasingkulut ovat yleensä tukikelpoisia menoja Kirjanpito Toimintayksikön talousyhdyshenkilön kanssa tulee suunnitella tarvittava tilipuitteisto, hakea tarvittavien järjestelmien lukuoikeudet ja opetella järjestelmien ja kirjanpitoraporttien käyttö. Kirjausmenettelyt on suunniteltava siten, että rahoittajan vaati-

8 mat tilitykset on mahdollista tehdä kirjanpitoraporttien mukaan. Asianomaisen toimialan kanssa on sovittava myös projektin päättyessä hankitun kaluston ym. luovutuksesta. 7 Tulot ja menot kirjataan suoriteperusteisesti. Tulo kirjataan sen vuoden tuloksi, jolloin palvelu on luovutettu ja meno kuluksi sille vuodelle, jolloin palvelu/tavara on vastaanotettu. Useamman vuoden kestävissä projekteissa esim. etukäteen saatu tulo on jaksotettava tilinpäätöksessä eli siirrettävä seuraavan vuoden tuloksi. EU-projektien menoja ja tuloja seurataan kirjanpidossa tilillä, vastuualue- ja hankenumerolla. Tarpeen mukaan voidaan lisäerittelyjä saada käyttämällä kirjanpitojärjestelmän muita kirjaustunnisteita, kuten alatili, kumppani, tuote, toiminto. Käyttötalousmenoissa käytetään tuloslaskelman tilejä ja investointimenoissa käytetään ao. käyttöomaisuusryhmän tasetiliä. Käyttötaloustulojen tilit ovat seuraavat alkaen: 5620 EU-tuki valtiolta, 5630 EU-tuki suoraan EU:lta, 5640 EU-tuki muilta. Investointien rahoitusosuuksien tilit ovat seuraavat: 1531 Muut investointien rahoitusosuudet atk-ohjelmiin 1536 Muut investointien rahoitusosuudet koneisiin ja kalustoon. EU-projektin kustannusarviota laadittaessa lähtökohtana on aina omakustannushinta, OKA, mikä tarkoittaa kaikkia niitä kustannuksia, joita kaupungille aiheutuu projektin toteuttamisesta (aiheuttamisperiaate). Kustannukset jaetaan välittömiin ja välillisiin kustannuksiin. EU-projektilla voi olla myös erityissäännöksiä, joiden mukaan rahoitusta myönnetään esim. vain välittömiin kustannuksiin. Rahoitusehdot on tarkistettava etukäteen huolellisesti. Kustannusarvio on aina laadittava OKA:n mukaisena, vaikka rahoitusta saadaankin vain osaan kokonaissummasta. Loppuosa on kaupungin oma panos kyseiseen hankkeeseen. EU-projekteihin osan työajastaan käyttävien henkilöiden tulee pitää työajan seurantaa, jonka esimies tai projektipäällikkö vahvistaa Hankenumero Hankenumeroa haetaan suunnittelu- ja rahoitusryhmän laskentatoimistolta kirjallisesti hankenumeroiden avauslomakkeella, jossa ilmoitetaan projektin yksilöivä diaarinumero ja EU-projektikoodi, joka on saatu EU:sta tai ministeriöstä tukipäätöksen yhteydessä. Hankenumero on avattava laskentatoimistossa

9 AdeEko-kirjanpitojärjestelmään ennen kuin EU-projektille alkaa tulla menoja tai tuloja. 8 Kun hankenumero on ilmoitettu EU-projektin vastuuhenkilölle, tämän on käytettävä sitä kaikissa kirjanpitoon tulevissa tilivienneissä kuten palkoissa, hankinnoissa, ostolaskuissa jne Arvonlisävero (alv) Arvonlisäveron kirjaaminen on suunniteltava yhdessä toimintayksikön taloushenkilön kanssa. Lisäksi on selvitettävä EU-projektin tukipäätöksistä, onko arvonlisävero tukikelpoinen. Jos se on tukikelpoinen, menot ilmoitetaan tilityksessä bruttona sisältäen arvonlisäveron. Ostolaskun arvonlisäveroa kirjattaessa alv-tilille on merkittävä EU-projektin hankenumero, jotta projektille kirjattujen hankintojen arvon lisäverot tulostuvat kirjanpidon raportille Investoinnit, niiden poistot ja rahoitusosuudet Projektin investointien kirjaamisessa ja poistolaskennassa noudatetaan kaupungin käyttöomaisuuslaskentaohjeita. Tällöin hankintahinta kirjataan investointimenoksi ja poistetaan käyttöomaisuudesta kaupungin poistosuunnitelman mukaan. Jos hankintaan saadaan rahoitusosuutta, poistot lasketaan hankintahinnan ja rahoitusosuuden erotuksesta. Poistot lasketaan keskitetysti laskentatoimistossa. Käyttöomaisuuskirjanpidossa voidaan poistot laskea tarvittaessa kohteittain halutulta aikaväliltä, jos tilityksen laatiminen sitä edellyttää. Kaikki EU-projektin kustannukset, lukuun ottamatta poistoja, saadaan AdeEkokirjanpidosta hankenumeron avulla. Rahoitusosuudeksi kirjataan rahoituspäätöksen mukainen %-osuus hankinta kustannuksista. Rahoitusosuudet investointimenoihin kirjataan investointiosaan ao. investointien rahoitusosuustilille. Vuosittain tilinpäätöksessä on kirjattava investointimenoja vastaava rahoitusosuus ennen kuin poistoja lasketaan Tositteet EU-projektin kirjanpito on järjestettävä siten, että projektin meno- ja tulotositteet kerätään alkuperäisinä projektikansioon. Kaupungin kirjanpitotositteeksi jää tositteen kopio, johon merkitään tieto alkuperäisen tositteen säilytyspaikasta. Kirjanpidon tilivientiraportilta tulee tarkistaa, että kaikki ko. EU-projektin alkuperäiset tositteet ovat projektikansiossa tarkastusta varten. Kun meno- ja tulotositteet ovat sähköisessä muodossa, niiden keräämisestä ja säilyttämisestä on mainittava projektin asiakirjoissa. Projektin rahoittajan kanssa on neuvoteltava sähköisten tositteiden hyväksyttävyydestä.

10 Maksuliikenne EU-projektin ostolaskut ym. menot maksetaan kaupungin maksuliikenteen yhteydessä ao. taloushallinnon järjestelmiä hyväksikäyttäen. Tarkemmat määräykset talousasioiden hoidosta, kuten ostolaskujen käsittelystä, on kaupungin taloussäännössä. Tulot ja avustukset ohjataan rahatoimiston ilmoittamalle pankkitilille. Projektille ei saa avata omaa pankkitiliä. Maksatushakemus ja tilitykset on tehtävä viivytyksettä, etteivät projektin menot rasita kaupungin maksuvalmiutta. Rahatoimiston maksuliiketoimistolle on tarpeen mukaan tehtävä ilmoitukset isoista laskuista maksuvalmiussuunnittelua varten. Rahoittajan maksaman EU-tuen määrä on ilmoitettava rahatoimiston maksuliiketoimistoon. EU-tuen kirjaamista varten on ilmoitettava kirjanpidon tulotili, vastuualuekoodi ja projektin hankenumero. EU-projektille saatava tuki tai muu rahoitusosuus kirjataan rahatoimiston maksuliiketoimistossa kaupungin kirjanpitoon. Kirjaamista varten maksusuorituksen tiedoista tulee ilmetä, mille EU-projektille ko. rahamäärä on tarkoitettu. EUprojektista vastuussa olevan henkilön on ilmoitettava EU-projektin koodi tuen maksajalle ja pyydettävä ilmoittamaan se maksun yhteydessä Palkat EU-tuen maksajalle on lisäksi ilmoitettava kaupungin rahalaitosyhteystiedot: Maksun saaja: Tampereen kaupunki PL 487, Tampere, Finland Rahalaitokset SAMPO BANK PLC, Helsinki, Finland ACCOUNT NUMBER BIC CODE: PSPBFIHH IBAN: FI NORDEA BANK PLC, Helsinki, Finland ACCOUNT NUMBER BIC CODE: NDEAFIHH IBAN: FI Henkilöstön palkkaamisessa noudatetaan kaupunginhallituksen yleiskirjeen A/970908/97 sekä henkilöstöryhmän asiasta antamia ohjeita. Palkkauksessa noudatetaan kunnallisia virka- ja työehtosopimuksia. Alkuperäistä palkkaluetteloa säilytetään 50 vuotta rahatoimistossa. Koska EUprojektien henkilöiden palkkatiedot ovat em. palkkaluetteloissa vastuualueittain aakkosjärjestyksessä, tulee kunkin EU-projektin osalta tehdä projektikansioon erillinen tosite. Tositteen liitteeksi otetaan kopio palkkaluettelosta niiden henkilöi-

11 10 den kohdalta, jotka kuuluvat kyseiseen projektiin. Tositteeseen merkitään kirjaus päivä ja tositenumero, jolla kyseinen palkka on kirjattu projektille (tilivientiraportilta) sekä maininta, mistä alkuperäinen palkkaluettelo löytyy Tuntikirjanpito ja työvuorolistat Tuntikirjanpitoa on pidettävä henkilöittäin kunkin EU-projektin osalta käyttäen kaupungin tuntikirjanpidon lomakkeita. Tuntikirjanpitoa pidetään myös niissä tapauksissa, kun kaupungin vakinainen henkilöstö käyttää osan työajastaan EUprojektiin. Työaikalain mukaan tulee jokaisella työpaikalla olla työvuoroluettelo, jossa ilmoitetaan säännöllisen työajan alkamisesta ja päättymisestä sekä lepoajoista. Tuntikirjanpidon lomakkeet ja työvuorolistat tulee säilyttää alkuperäisinä projektikansiossa ja kopio liitetään kaupungin ao. tositeaineistoon ja siihen merkitään tieto alkuperäisen säilytyspaikasta Sivukulut Palkkojen kirjausohjelma tuottaa palkkojen sivukulut (stm-, eläkevakuutus-, tapaturma- ja työttömyysvakuutusmaksut sekä sairauskassan kannatusmaksun)kullekin EU-projektille. Mikäli tilitysohjeissa ei hyväksytä kuluiksi sairauskassan kannatusmaksua jätetään se pois tilityksestä. Projektikansioon tehdään tosite näistä kuluista palkanmaksukerroittain. Kyseiset kulut saa projektin vientiraportilta Matkalaskut Alkuperäiset tositteet säilytetään henkilöittäin projektikansiossa. Matkalaskun maksaja ottaa tositteeksi jäljennöksen, johon on merkitty tieto alkuperäisen kuitin säilytyspaikasta Muut kulut Tilattaessa kaupungin sisäisiä palveluja on pyydettävä erillinen projektikohtainen lasku. Jos EU-projektille kuuluvia kustannuksia laskutetaan kaupungilta koontilaskuna yhdessä muiden vastuualueiden maksettavien kustannusten kanssa, on EU-projektille tehtävä tosite ko. kustannuserästä. Tositteeseen on merkittävä tieto alkuperäisen tositteen säilytyspaikasta. Jos on tehtävä tilisiirto tai korjattava kirjanpidon virhevienti, on siitä tehtävä muistiotosite. Alkuperäinen liitetään projektikansioon ja kirjanpidon kirjaustositteeksi annettavaan kopioon on merkittävä tieto alkuperäisen tositteen säilytyspaikasta Laskutus Jos EU-projektin puitteissa tarvitsee laskuttaa jotain ulkopuolista, käytetään laskuttamiseen pääsääntöisesti yleislaskutusjärjestelmää, kun laskun saaja on

12 11 Suomesta. Ulkomaille lähetettävä lasku tulee tehdä maksuliiketoimiston lomakkeelle. Yleislaskutuksen laskutusluettelosta otetaan kopio, josta ilmenee EUprojektista lähetetyn laskun tiedot ja siihen merkitään alkuperäisen luettelon säilytyspaikka. Kopio liitetään projektikansioon. Laskun maksamista seuraa kukin laskuttaja osaltaan myyntireskontrassa. Maksumuistutukset ja perintätoimet hoidetaan laskentatoimiston toimesta. Mikäli suoritusta ei saada, luottotappio kirjataan projektin kuluksi. Mahdolliset luottotappiopäätökset tekee EU-projektista vastaava toimiala laskutus- ja perintäohjeiden mukaan. Luottotappio ei aina ole rahoittajan hyväksymä kustannus Taseen toimeksiannot Kaupunki voi saada johonkin projektiin EU-tukia tai maksuosuuksia, joista osa on Tampereen kaupungin osuutta ja loput muiden projektiin osallistuvien osuutta. Tällöin kaupungin oma osuus kirjataan tuloslaskelmaan ko. projektin tuloihin ja muiden osuus kirjataan taseeseen Muiden toimeksiantojen pääomiin tilille 3932 EU-tukien toimeksiannot. Rahavarat kirjataan taseessa kaupungin yleisiin rahavaroihin. Tiliä 3932 käytetään muiden projektin osallistujien osuuksien maksamiseen, ja tilin käytöstä ja tilityksistä vastaa ko. projektin vastuuhenkilö. Kirjanpitovienneissä tulee käyttää ko. vastuualueen ja hankenumeron lisäksi tarpeen mukaan muitakin kirjaustunnisteita Tilitykset EU-projektin tilitykset on laadittava ko. projektista annetun tukipäätöksen mukaisesti eriteltyinä. Tilitys laaditaan bruttosummaisena hyväksyttävistä kustannuksista. Arvonlisävero sisällytetään menoihin vain silloin, kun ko. projektin EU-tukipäätöksessä arvonlisävero on ilmoitettu tukikelpoiseksi.. Kustannusten tulee perustua kansalliseen ja EU-lainsäädäntöön. Tukikelpoisten kustannusten tulee olla todellisia ja maksettuja, syntyneitä ajalla, jota tilitys koskee, osoitettavissa dokumenteilla ja välillisten kustannusten osalta todennettavia. 6. EU-PROJEKTIN SEURANTA JA VALVONTA 6.1. Hankerekisteri EU-projektien seurantaa ja valvontaa varten ylläpidetään hankerekisteriä, johon päivitetään tiedot kaupungin käynnissä olevista EU-projekteista. Tulosarviointiryhmä vastaa hankerekisterin ylläpidosta. Rekisteritiedot säilyvät www-sivuilla kaksi vuotta projektin päättymisestä, minkä jälkeen rekisterinpitäjä tulostaa ja säilyttää paperikopion arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti. Hankerekisteriin tallennetaan EU-projektit, joissa Tampereen kaupun-

13 gin kokonaiskustannukset ylittävät euroa. Rekisteriin päivitetään tiedot projektien edistymisestä sekä projektien toiminnallisista ja taloudellisista tuloksista projektien päätyttyä. Tulosarviointiryhmä päivittää tiedot EU-projekteista sekä suomeksi että englanniksi www-sivuille ( 12 Hankerekisteriin tallennetaan seuraavat tiedot: 1 Projektin nimi ja kaupungin rooli, projektin mahd. kotisivuosoite 2 Projektikoodi EU:sta/ministeriöstä, joka yksilöi projektin (pakollinen) 3 Hankenumero kaupungin kirjanpidossa (pakollinen) 4 Diaarinumero (pakollinen, kunkin toimialan kirjaamosta) 5 Projektin vaihetiedot (projektin toteutusaika, tukipäätöksen päivämäärä, projektin päättymispäivä) 6 Projektin lyhyt kuvaus 7 Projektin vetäjä (silloin kun kaupunki partneri) 8 Yhteystiedot Tampereen kaupungilla (vastuuyksikkö ja projektin vastuuhenkilö) 9 Yhteistyökumppanit 10 Rahoitustiedot 11 Tulokset (ilmoitetaan projektin päätyttyä) Tietojen ilmoittamiseksi on valmiit suomen ja englannin kieliset lomakepohjat, joihin tiedot täydennetään. Lomakepohjat tietojen ilmoittamista varten löytyvät TiimiFoorumin EU-infon alta. Myös www-sivuilta löytyy pdf-muotoinen lomake, jonka voi täyttää ja palauttaa tulosarviointiryhmään sähköisesti. Kts. liite Toimialojen EU-yhteyshenkilöt Toimialoille on nimetty yksi tai useampi EU-yhteyshenkilö, jonka tehtäviin kuuluu vastata toimialansa EU-asioihin liittyvästä tiedotuksesta, koulutuksesta ja koordinoinnista. Toimialan EU-yhteyshenkilöt vastaavat projektitietojen välittämisestä tulosarviointiryhmään oma-aloitteisesti projektin saatua EU:n myöntämää rahoitusta sekä projektin edistyessä. Yhteyshenkilöt vastaavat myös toimialansa haettujen ja hylättyjen projektitietojen arkistoinnista toimialan arkistoon. Yhteyshenkilö voi delegoida nämä tehtävät myös muulle henkilölle, mutta EU-yhteyshenkilöt ovat ensisijaisesti vastuussa siitä, että yksiköiden EU-projekteista on tietoa saatavilla EU-projektin vastuuhenkilöt EU-projektin vastuuhenkilö vastaa tilityksistä ja maksatushakemuksista sekä projektikansion ylläpidosta seurannan ja valvonnan varmistamiseksi. Projektikansiot tehdään kaikista EU-projekteista. Siihen arkistoidaan projektin ja sen seurannan kannalta merkitykselliset asiakirjat, tilitysaineisto sekä myöhemmin tapahtuvaa tarkastusta varten tarvittavat opaste- ja viitetiedot kaupungin kirjanpi-

14 13 toon ja tositeaineistoon. Projektin päätyttyä projektikansio arkistoidaan vastuussa olevan toimialan arkistoon vähintään kymmeneksi vuodeksi. Kts.liite Projektikansio Projektikansiossa säilytetään seuraava aineisto (tarkempi luettelo säilytysaikoineen liitteessä 4): 1 Projektin valmisteluasiakirjat 1.1 Projekti- ja toteuttamissuunnitelma 1.2 Aiesopimukset 2 Hakuasiakirjat, päätökset ja rahoitussopimukset 2.1 Listaus määrärahoista, joista kaupungin osuus maksetaan, sekä niiden hyväksyjistä 3 Toteuttamista koskevat asiakirjat Ohjausryhmän pöytäkirjat Projektiryhmän pöytäkirjat Tositteet Kumppaneiden yhteystiedot Vastuunjakosopimus tmv Väliraportit Loppuraportti 4 Projektin etenemisen seuranta-asiakirjat 5 Jäljennökset ennakoitten maksatuspyynnöistä liitteineen 6 Jäljennökset muille osapuolille annetuista loppuyhteenvedoista ja talousselvityksistä Mikäli kaupunki ei ole projektin vetäjä, projektikansioon tallennetaan kaupunkia koskevat projektitiedot, vetäjän kanssa käyty kirjeenvaihto, vetäjälle annetut selvitykset ja tilitykset, vetäjän kaupungille antamat selvitykset sekä yhteenveto projektista Seuranta Jokaiselle projektille luodaan oma seuranta- ja arviointijärjestelmä, jonka avulla voidaan arvioida projektin etenemistä ja tavoitteiden saavuttamista sekä niiden kestävyyttä. Seuranta ja etenkin arviointi on järjestettävä niin, että kohderyhmältä ja muilta sidosryhmiltä saadaan kattavasti ja avointa palautetta. Projektin rahoittajat (esim. ESR) edellyttävät määrämuotoista ja -aikaista raportointia. Vähintään sillä tasolla on projektin raportointi järjestettävä kaupungin sisällä. Tavoitteiden toteutumisen osalta on järjestettävä asianmukainen kirjanpito ja muu talousseuranta siten, että seuranta, sisäinen valvonta sekä tulosten arviointi antavat kulloinkin projektista oikean kuvan ja että tiedot saadaan järjestelmästä ilman käsin tehtävää poimintaa ja laskentaa. Projektien väliraportit tulee käsitellä tehtäväalueen ja/tai toimintayksikön johtoryhmässä. Toimintayksikköjen toimintakertomuksissa on annettava tieto meneillään olevista ja toimintavuoden aikana päättyneistä projekteista sekä niiden tuloksista. Projektien loppuraportit tulee käsitellä toimialojen johtoryhmissä. Projektien valvonta ja tarkastus voi olla monitahoista. Varsinkin merkit-

15 täviä projekteja tarkastavat niin EU:n omat tarkastuselimet kuin kotimaiset, lähinnä projektin rahoitukseen osallistuvat tahot esim. TE-keskukset tai ministeriöt. 14 Projekteja joudutaan myös niiden kestäessä tilintarkastuttamaan ja antamaan tilintarkastajan vahvistamia väliraportteja projektin toteutumisesta ja edistymisestä sekä määrärahojen käytöstä. EU:n toimielinten ja kotimaisten tarkastusten (esim. VTV tai TE-keskus) ennakkoilmoitukset ja valmistuneet tarkastusraportit toimitetaan sisäisen tarkastuksen yksikköön tiedoksi. Tilintarkastukseen liittyvistä asioista tulee neuvotella sisäisen tarkastuksen yksikön kanssa. 7. PROJEKTIN PÄÄTTÄMINEN 7.1. Saavutettujen tulosten hyödyntäminen Viimeisenä vaiheena on projektin päättäminen, josta on ilmoitettava rahoittajille, projektiin osallistuneille partnereille ja sidosryhmille. Kaupungin sisällä projektin päättymisestä on ilmoitettava hankerekisteriin ja kirjanpitoon. Hankerekisteriin tulee ilmoittaa myös projektin tulokset. Projekti päätetään EU-rahoituksen myöntäneen tahon kanssa sovitun aikataulun mukaisesti, ja tähän ajankohtaan mennessä ovat projektista saatavat tulokset jo selvillä. Euroopan unioni edellyttää rahoittamiltaan projekteilta uusia tapoja ratkaista tietty ongelma, sekä tämän tiedon jakamista muillekin saman ongelman parissa työskenteleville. Projektia päätettäessä on tärkeää, että saavutetut tulokset kyetään selkeästi osoittamaan, ja että saatujen tulosten käytännön hyödyntämisestä laaditaan selkeä suunnitelma. Loppuraportti ja sen toimittaminen määräajassa EU-rahoituksen myöntäneelle taholle on edellytys EU-tuen loppuerän maksatukselle Tiedottaminen Euroopan komissio edellyttää rahoittamiltaan projekteilta aktiivista tiedotus toimintaa. Tämän näkyvyys- ja julkisuusperiaatteen toteutuminen on edellytys EUrahoituksen saamiseksi. Kaikissa EU-rahoitteisten projektien laatimissa toimintaa koskevissa tiedotteissa tai julkaisuissa, myös konferensseissa tai seminaareissa, on mainittava, että EU on myöntänyt toimintaan rahoitusta. Useimmilla EU-ohjelmilla on omat erilliset tiedotusohjeensa. Rakennerahastoprojektien rahoituspäätöksen liitteenä on yleensä tiedotusohje, jota projektin toteuttajan on noudatettava. Tiedotusohjeissa selvitetään seikkaperäisesti kuinka ja missä EU-tunnusta tulee käyttää. Projektien tarkastuksissa tiedotus on yksi asioista, mikä käydään läpi. Projektin aloittamisen jälkeen projektin vastuuhenkilön tai erikseen nimetyn henkilön tehtävänä on huolehtia sisäisestä ja ulkoisesta tiedottamisesta. Tiedottamisessa kannattaa hyödyntää Tampereen kaupungin omia kanavia, EU-hankerekisteriä, TiimiFoorumin EU-infoa ja kaupungin viestintäyksikön kanavia. Muita tiedon jakamisen kanavia voivat olla esim. julkaisut, koulutustilaisuudet, seminaarit, projektin eri osapuolten kansalliset ja kansainväliset verkostot, ystävyyskaupungit, jne. Menestyksekkäistä projekteista ja niiden tuloksista tiedottamalla luodaan myönteistä kuvaa osaavasta ja toimivasta kaupungista.

16 15 Ohjeita: (EU-alueohjelmien viestinnän tukimateriaali) (ESR Viestintäohjeet ja graafinen ilme) oc (Tiedotus- ja julkistamistoiminta opetusministeriön hallinnonalan projekteissa ja projektitoiminnan yhteydessä) (Euroopan tunnuksen graafiset tiedot) LISÄTIETOJA: Yleinen neuvonta: Satu Vuorinen puh fax Budjetointi: Vesa-Matti Kangas puh fax Kirjanpito: Pasi Leppänen puh fax Maksuliike: Tuula Huotari puh fax Sisäinen tarkastus: Pirjo Toivo puh fax Hankerekisteri: Päivi Lehtinen puh fax

17 16 Palkkaus: Tuija Laulunen puh fax Palkanlaskenta: Aila Grén puh fax Hankinnat ja kilpailuttaminen: Pekka Ranta puh fax Tiedotus: Aila Rajamäki puh fax Arkistointi: Leena Rask puh fax Tällä yleiskirjeellä kumotaan kaupunginjohtajan antama ohje EU-hankkeita koskevasta yleisestä toimintamallista. TAMPEREEN KAUPUNGINHALLITUS Jarmo Rantanen kaupunginjohtaja Mauri Eskonen hallintojohtaja

18 17 LIITE 1. EU-yhteyshenkilöiden ja EU-projektien vastuuhenkilöiden tehtävät ja vastuut EU-YHTEYSHENKILÖIDEN TEHTÄVÄT JA VASTUUT kehittää EU-valmiuksia jakaa EU-tietoa omalla toimialalla ohjaa ja valvoo EU-projektiohjeistuksen noudattamista vastaa hankintojen ja kilpailuttamisen periaatteen huomioimisesta projektien toteuttamisessa vastaa erilaisiin toimialaa koskeviin partnerinhakukyselyihin välittää tiedot yli euron projekteista hankerekisteriin ylläpitää ja päivittää toimialan EU-projekteja koskevaa luetteloa osallistuu kaupungin EU-yhteyshenkilöverkoston toimintaan ja sen kehittämiseen EU-PROJEKTIEN VASTUUHENKILÖIDEN TEHTÄVÄT JA VASTUUT vastaa projektin hallinnoinnista noudattaa EU-projektiohjeistusta vastaa projektin talousseurannasta, raportoinnista ja rahaliikenteestä budjetoinnissa ja kirjanpidossa, budjetin EU-tukien meno- ja tuloliikenteestä, projektin koodituksesta, tilityksestä täytäntöönpanee projektin toimenpiteet (resurssien varaus, aikataulu, budjetti, raportointi, tiedottaminen) vastaa maksatushakemusten ja tilitysten toimittamisesta rahoittajalle vastaa projektikansion ylläpidosta ja arkistoinnista

19 18 toimittaa loppuraportin EU-rahoituksen myöntäneelle taholle LIITE 2. Hankerekisterin lomakepohja EU-HANKEREKISTERI Projekti: (projektin nimi kokonaan sekä projektin mahd.wwwkotisivuosoite) Tampereen kaupungin rooli:(vetäjä, partneri vai rahoittaja?) Projektikoodi: Hankenumero: Diaarinumero: (saadaan EU:sta/ministeriöstä, joka yksilöi projektin; pakollinen) (kaupungin kirjanpidossa, hankenumeroiden avauslomakkeita voi pyytää Liisa Kankaalta /sura, pakollinen) (kunkin toimialan kirjaamosta, pakollinen) Toteutusaika: (esim ) Projektin vaihetiedot: (pvm) Projekti käynnistetty Rahoituspäätöksen pvm (EU:n kirje) Projektia jatketaan (mihin asti jos eri kuin toteutusaika) Projekti päättynyt Projektin lyhyt kuvaus: (Projektin tarkoituksena on...) Projektin vetäjä (leader): (kun eri kuin Treen kaupunki, esim. Essenin kaupunki) Yhteystiedot Tampereen kaupungilla: A. (Vastuuyksikkö) B. (Henkilön nimi + tehtävänimike) C. (Yhteystiedot: puh, fax, s-posti) Yhteistyökumppanit: Rahoitus: A. Kokonaiskustannusarvio: xxx xxx euroa

20 19 B. Haettu tuki: xxx xxx euroa C. EU-rahoitusohjelma: (esim. LIFE, ESR, tms.) D. Saatu EU-tuki: (esim.vuosi 200X: xxx xxx euroa vuosi 200Y: xxx xxx euroa) E. Kaupungin rahoitusosuus: (esim. kuten edellä) F. Muu rahoitus: (esim. kuten edellä) Tulokset: (ei yhtä kuin tavoitteet vaan yleensä ilmoitettavissa vasta projektin päätyttyä) EU-PROJECT REGISTER Name of the project: Goal of the project: Role of the City of Tampere (leader/partner/financier): Duration: Status information: - Project started: - Date of financial decision: Partners: Finance: - EU-funding: (source, applied + granted amount euros) - Total budget euros: Contact information: (person, tel., )