Kustannuslaskennasta kustannusten hallintaan

Transkriptio

1 Kaisa Raudasoja ja Ulla Suomela Kustannuslaskennasta kustannusten hallintaan valtion viraston kustannuslaskenta Sanoma Pro Oy Helsinki

2 Tiedustelut Sanoma Pro Oy, Helsinki puh sähköposti: Kustantaja: Sanoma Pro Oy 1. painos, 2014 ISBN Toimitus: Leena Viitala Taitto: Marja-Leena Saari Kansi: Eine Kakkonen Kaisa Raudasoja, Ulla Suomela ja Sanoma Pro Oy Kopiointiehdot Tämä teos on suojattu tekijänoikeuslailla (404/61). Tämän teoksen tai sen osan valokopiointi, skannaaminen tai muu digitaalinen kopiointi tai käyttö edellyttää oikeudenomistajan luvan. Kopiosto ry myöntää teosten osittaiseen kopiointiin lupia. Tarkistakaa, mitkä valokopiointi- ja digiluvat ovat kohdallanne voimassa. Lisätietoja luvista Teoksen tai sen osan muuntelu on kielletty.

3 Lukijalle Tämä kirja on tarkoitettu kaikille valtion virastoissa työskenteleville, jotka ovat kiinnostuneita toiminnan taloudellisuudesta, sen edellyttämästä kustannuslaskennasta ja kustannuslaskennan hyödyntämisen mahdollisuuksista. Kustannuslaskentaa pidetään helposti talousihmisten asiana ja yksinoikeutena. Kirja sopii toki myös taloushallinnon ammattilaisille asioiden kertaamiseen, mutta se on kuitenkin tarkoitettu ennen kaikkea muille valtion virastojen esimiehille ja kaikille kustannusvastuullisille. Tämän kirjan lukemiseen on neljä perustetta. Ensimmäinen perustelu sille, miksi kirjaan kannattaa tarttua, on julkisen talouden tilanne ja virastojen säästöpaineet. Virastojen on pystyttävä jatkuvasti tehostamaan toimintaansa ja samalla varmistamaan palveluiden laadukkuus ja vaikuttavuus. Perinteinen menolajiperusteinen tarkastelu ei pitkällä tähtäimellä johda kestävään lopputulokseen, sillä osittain menojen karsintaan perustuva tie on kuljettu loppuun. Viraston toimintaan ja talouteen on pureuduttava kustannuslaskennan keinoin. Kustannuslaskennan monet ulottuvuudet tarjoavat uusia mahdollisuuksia. Haluamme tällä kirjalla edesauttaa virastoja löytämään uusia keinoja kustannustehokkuuden etsinnässä. Edelliset valtion kustannuslaskennan oppaat ovat täyttäneet 20 vuotta. Valtion ohjausjärjestelmät ja taloudenohjaus ovat muuttuneet parinkymmenen vuoden aikana, ja entisten oppaiden ajantasaistaminen onkin toinen peruste kirjallemme. Ajantasainen tieto mahdollistaa kustannuslaskennan kehittämisen virastoissa. Kaikki valtion virastot ottavat käyttöön Kieku-järjestelmän. Sen myötä virastojen seurantatiedon keruu myös yhtenäistyy. Ennen Kiekun käyttöönottoa on hyvä vaihe päivittää myös viraston kustannuslaskennan käytännöt ja rakentaa tuleva seurantakohdemaailma niin, että se edesauttaa kustannuslaskennan kehittämistä. Kirja avaa lukijalle Kie- Lukijalle 7

4 kun ja kustannuslaskennan välisiä yhteyksiä. Tämä on kolmas perustelu sille, miksi kirjaan kannattaa tutustua. Neljänneksi: toivomme, että tämä kirja osaltaan auttaa perehtymään kustannuslaskentaan. Olemme halunneet jakaa omaa pitkäaikaista kokemustamme ja näkemystämme valtionhallinnosta, taloudenhoidosta sekä kustannusten laskennasta. Kirjan tarkoituksena on ollut teorian ja käytännön yhdistäminen. Olemme tavoitelleet käytännönläheistä tekstiä ja esittäneet yksinkertaisia esimerkkejä. Esimerkit on valittu sattumanvaraisesti, eivätkä ne kuvaa koko valtion toimintaa. Tavoitteemme on, että kustannuslaskennan salat aukeaisivat mahdollisimman monelle. Kustannuslaskenta sisältää vaikeita termejä, mutta laskenta on loppujen lopuksi aika yksinkertaista. Olemme avanneet myös käsitteistöä ja laskentaa. Uutena ulottuvuutena kirjassa on esitelty kustannuslaskennan hyödyntämisen näkökulmia. Vanha totuushan on, että kustannukset eivät laskemalla laske, jonkun on tehtävä niille jotakin! Kirjan eteneminen * * * Kirja etenee nimensä mukaisesti kustannusten laskennasta kustannusten hallintaan. Kustannuksien laskenta edellyttää laskennassa käytettävien käsitteiden haltuunottoa. Olemme esittäneet keskeiset kustannuslaskennan käsitteet sekä sovittaneet ne Kieku-järjestelmässä käytettäviin seurantakohteisiin. Näitä asioita käsittelemme kirjan luvussa 2. Kustannuksia voidaan laskea eri menetelmillä. Olemme tässä kirjassa esitelleet näitä menetelmiä lyhyesti ja mahdollisimman selkeästi. Käymme läpi jakolaskennan, lisäyslaskennan, standardikustannuslaskennan sekä toimintolaskennan perusteita. Emme ole esitelleet eroja eri laskentamallien välillä tai suositelleet käytettäväksi tiettyä laskentamenetelmää. Kaikkiin malleihin liittyy sekä huonoja että hyviä puolia. Viraston tulee valita sellainen laskentamalli, joka tuottaa parhaiten tietoa viraston johtamisen ulottuvuuksista. Kustannuslaskennan menetelmiä on käsitelty kirjan luvussa 3. Kustannuslaskennalla ja toiminnan rahoituksella on eriasteisia yhteyksiä. Kustannuslaskentaa on tehty ja laskelmia käytetty maksullisessa ja yhteisrahoitteisessa toiminnassa. Budjettirahoitteisessa toiminnassa kustannuksiin ei kiinnitetä samalla tavalla huomiota. Tämän toimin- 8 Lukijalle

5 nan kustannusten laskentaa tulisikin jatkossa kehittää. Rahoituksen ja kustannusten väliseen yhteyteen paneudumme luvussa 4. Luvussa 5 esittelemme yksinkertaisten esimerkkien avulla keskeisimmät investointilaskennan menetelmät. Pääpaino on näiden laskelmien hyödyntämisessä. Erilaisten toimintavaihtoehtojen arviointia tarvitaan tilanteissa, joissa virastot saavat hoitaakseen uusia tehtäviä, tehtäviä siirretään muiden toimijoiden hoidettavaksi tai toimintavaihtoehtoja vertaillaan keskenään. Myös näiden vaihtoehtojen laskenta pohjautuu investointilaskentamenetelmiin. Vaihtoehtoihin liittyviä muita tekijöitä on myös hyvä systemaattisesti arvioida. Toimintavaihtoehtoihin liittyvää pohdintaa on niin ikään luvussa 5. Kustannusten hallintaan tarvitaan monenlaisia keinoja; niitä esittelemme luvussa 6. Tuomme tarjolle erilaisia ajatusmalleja, joilla kustannuksiin voi tarttua. Kaikkia esiteltyjä keinoja ja menetelmiä ei käytetä yhtäaikaisesti, vaan niitä hyödynnetään viraston tilanteesta riippuen. Johdon laskentatoimen menetelmiä ei ole esitelty kattavasti, vaan olemme pyrkineet nostamaan esille eri menetelmiä, joita virastoissa on yleisimmin sovellettu tai on mahdollista soveltaa. Pohdimme myös tulosohjauksen ja kustannusten sekä prosessien ja toimintojen ja kustannusten välistä yhteyttä. Prosessiajattelussa ja toimintoanalyysissä sekä toimintoperusteisessa laskennassa on paljon mahdollisuuksia. Kustannusten hallinta ei virastossa etene, ellei kustannuksia viedä osaksi viraston johtamisjärjestelmää. Kustannuksien ja johtamisjärjestelmän välistä yhteyttä tarkastelemme luvussa 6. Luvussa 7 luomme katsauksen eteenpäin. Tuomme esiin niitä askelmerkkejä, joita seuraamalla viraston kustannuslaskenta kehittyy. Kun tämä perusedellytys on kunnossa, johto ja esimiehet pääsevät varsinaiseen asiaan eli kustannusten hallintaan. Vihdissä ja Espoossa Kaisa Raudasoja Ulla Suomela Lukijalle 9