Korkeakoulujen asiakaspalvelutiimi YO-sektori (kooste Tuija Pasanen )

Transkriptio

1 Korkeakoulujen asiakaspalvelutiimi YO-sektori (kooste Tuija Pasanen ) Yhteiset käytännöt / hakukelpoisuuden arviointi ja liitteiden käsittely ym. 1. Miten saadaan työtä säästäen hakijoiden hakukelpoisuuden arviointi, liitteiden tarkistaminen ym. mahdolliset yhteisesti sovittavat asiat tehtyä? Yhden luukun periaate? 2. Kuvataan nykyinen käytäntö ja arvioidaan tulevaa, miten asia pitäisi olla tai olisi järkevää hoitaa siirryttäessä KSHJ:hin. Onko sellaisia työvaiheita, joista olisi hyvä päästä eroon? 3. Mitä muita työvaiheita tehdään hakijapalveluissa/hakutoimistoissa keskitetysti, jotka voitaisiin hoitaa jatkossakin (yhteinen menettely sovittava). 4. Tarvittavat työkalut työn tueksi/helpottamiseksi. 5. Kuvataan myös työvaiheisiin liittyvät hallinnolliset menettelyt. HAKUKELPOISUUDEN ARVIOINTI & LIITTEIDEN KÄSITTELY (vaihteittain) Hakija hakee yhteishaussa. Hakija ilmoittaa hakulomakkeessa hakukelpoisuutensa (yliopistolain 37 ). - tiedot saatu Harekista tai hakija on toimittanut liitteen (ennen v suoritetut yo-tutkinnot, IB, EB, Rp ja väh. 3- vuotiset ammatilliset tutkinnot) Liitteiden toimittamisessa hyvin erilaisia käytäntöjä yliopistosta riippuen esim. HY edellyttää oikeaksi todistettuja jäljennöksiä jo hakuaikana ja Uefille riittää esim. pelkkä kopio. Hakijoilla paljon epätietoisuutta toimintatavasta ja hakijapalveluille aiheutuu turhia kyselyjä, koska menettelyt poikkeavat toisistaan. Siksi yhteinen käytäntö olisi sovittava. MPKK:lla muista poikkeavia liitteitä/käytäntöjä sekä v haku Haku samoin kuin edellä. (yo-laki 37 ja laki amk-lain muuttamisesta 20 ) Tarkistustyö (yleinen hakukelpoisuus) Tiedot tarkistetaan ja todistukset skannataan järjestelmään keskitetyssä palvelupisteessä Keskusteltiin myös ns. kompromissimallista: 1) amk-sektorilla 1. hakutoiveen amk ja yo- KSHJ:n virkailijan käyttöliittymä & koulutustietojen haku TORista (pääosa hakijoista) Hakijalta pyydetyt todistusjäljennökset (vähemmistö hakijoista) Tavoite: ehdollisista valinnoista eroon mahdollisimman laajasti (vanhat tutkinnot: todistusten toimittaminen hakuaikana tai määrättynä päivämääränä ennen valintoja -> tietojen tallennus TORiin; uudet tutkinnot: TOR; tutkinnot, joita TOR ei kata: todistukset hakuaikana -> TORiin/kirjatut poikkeusmenettelyt ).

2 yhteys viranomaisrekistereihin. sektorilla keskitetyssä palvelupisteessä (HUOM! voiko näin mittavassa uudistuksessa olla erilaiset käytännöt; jos hakija hakee molemmille sektoreille, syntyy ongelmallisia tilanteita ja liitteet joutuu toimittamaan kahteen paikkaan; ei ole uudistuksen hengen mukainen) 2) tai nykyinen amkmalli, jolloin 1. hakutoiveen korkeakoulu vastaanottaa, tarkistaa yleisen kkkelpoisuuden ja skannaa liitteet järjestelmään (ongelmana se, että työ ei jakaannu tasaisesti yliopistojen ja amkien kesken (tilastojen mukaan) eikä myöskään yliopistojen kesken (suositut hakukohteet) Hakijoiden käyttäytymistä uudessa tilanteessa on vaikea ennustaa. MPKK:ssa ehdollinen valinta on kuitenkin osa valintaprosessia, sillä osa hakijoista (n. 35 %) valitaan ehdollisesti hakijoiden täydentäessä tutkintoaan täydennyskokulutuksessa, joka edellytetään suoritetuksi ennen valintaa. Useissa yliopistoissa ehdollinen valintakäytäntö on syntynyt nykyisten valintaprosessien sivutuotteena ja on toisaalta osoitus hallitsemattomasta prosessista. Siitä tulisi päästä eroon (poikkeuksena MPKK). Virallisesti ehdollista valintaa käsitteenä ei ole eikä esim. Harekikaan sitä tunnista. (IB ja EB tutkintojen näkökulmasta tilanne ongelmallinen; miten hakijoiden tasapuolinen kohtelu toteutuu uudistuksen hengen mukaisesti, jos ko. hakijoiden valinta perustuu pelkkään valintakokeeseen eikä heille huomioida alkupisteitä suorittamastaan tutkinnosta? Yhteiset aikataulut - liitteiden toimittaminen - tutkintojen valmistuminen - kielitestitulokset Yhteinen hakemusten täydennysmenettely*). Liitteiden arkistointi. Yhden luukun periaate/yhteisvalinnat

3 Poikkeavat liitteet (esim. taidealalla) Liitteet tulee olla oikeaksi todistettuja hakuvaiheessa (huom! liitteiden määrän oletetaan vähenevän vuodesta toiseen). *) Hakemuksen täydentäminen (esimerkki): Mikäli hakija ei ole xx.x.201x mennessä toimittanut vaadittuja liitteitä, voidaan hakijalle hänen pyynnöstään myöntää lisäaikaa hakemuksen täydentämiseksi. Täydennysaika on 14 päivää. Mikäli tämän jälkeenkään hakija ei ole toimittanut vaadittavaa liitettä annetun lisäajan päättymiseen mennessä, ei hakijaa huomioida valinnassa eikä hakija voi myöskään osallistua mahdolliseen valintakokeeseen. (Voidaan hyödyntää hakujärjestelmän s-postitoimintoa). ERIVAPAUSHAKEMUKSET (AMK: HARKINNANVARAISTEN HAKEMUSTEN KÄSITTELY) (vaiheittain) Pohjana yo-lain 37 : Opiskelijaksi voidaan hyväksyä myös henkilö, jolla yliopisto toteaa muutoin olevan opintoja varten riittävät tiedot ja valmiudet. Erivapauden hakemista varten on yliopistoilla erilaisia käytäntöjä sekä myös yliopistojen sisällä eri tiedekunnilla. Hakemus on toimitettu joko hakijapalveluihin tai suoraan tiedekuntaan yleensä hakuajan päättymiseen mennessä. Tiedekunta tekee päätöksen ja lähettää sen hakijalle /(MPKK:ssa rehtori päättää). Tieto viedään Harekiin. Hakemus liitteineen toimitettava jatkossakin kunkin hakutoiveen korkeakouluun (päätökset korkeakoulu- ja jopa hakukohdekohtaisia). Joissakin hakukohteissa erivapautta ei myönnetä lainkaan. Hakijan toimittamat hakemuksen liitteet KSHJ:n käyttöliittymä Nykyinen menettelyjen hajanaisuus sotii yhteishaun periaatteita vastaan Vaatii laajempaa ja syvempää keskustelua ja menettelyn ja lainsäädännön tulkinnan yhtenäistämistä Yhteinen käytäntö ja aikataulutus, ohjeistus KSHJ:hin. Erivapaus haettava niin hyvissä ajoin, että hakija ehtii hakemaan hakuaikana. Pitäisikö deadline ollakin jokin muu, kuin hakuajan päättymiseen mennessä (ongelma: aina on hakijoita, jotka vaan hakevat, kun eivät ymmärrä, että hakukelpoisuus ei kenties riitä. Miten toimitaan, jos hakuaika on jo päättynyt ja havaitaan tällaisia tilanteita? Ohjauksen

4 tehostaminen Ei-kelpoisten hakijoiden informoiminen silloin, jos hakija ei ole hakenut erivapautta ja huomataan, että hän ei olekaan kelpoinen? HAKIJOIDEN NEUVONTA (S-POSTI, PUHELIN, SOS. MEDIA, F2F) (vaiheittain) Oman yliopiston potentiaalinen hakija: 1. kontaktipiste on hakijapalvelut/hakija ohjataan hakijapalveluihin, josta hakijaa neuvotaan ja ohjataan sekä hakemiseen että oppiaineeseen/hakukohteeseen/opiskeluun liittyen hyvinkin syvällisesti yliopistosta riippuen mutta kuitenkin vähintään "teknisellä" tasolla ja ohjataan hakija sisällöllisissä kysymyksissä suoraan tiedekuntaan/oppiaineeseen Toisen korkeakoulun potentiaalinen hakija (vähäisemmässä määrin): ohjataan hakija ottamaan yhteyttä korkeakouluihin, joissa kysyttyä koulutusta on tarjolla. Nykykäytännöt ja hakijapalvelut- /hakutoimistoverkosto olisi ihanteellisin malli (sähköisten palvelujen kehittäminen on oma lukunsa) Kansallinen asiakaspalvelukeskus ei saa tukea (pl. englanninkielinen koulutus: liitteiden käsittely ja yleiseen hakukelpoisuuteen liittyvä neuvonta) Luottamus toisiin toimijoihin ja asiantuntevaan henkilöstöön Yhteisesti sovitut käytännöt Korkeakoulut haluavat olla ja toimia mahdollisimman lähellä omia hakijoitaan. Korkeakoulu vastaa itse sisällöllisestä neuvonnasta. Haku- ja valintajärjestelmään liittyvä neuvonta (KSHJ): OPH vastaa Sähköiset palvelut tukevat korkeakoulujen neuvontatyötä. MUUTA (vaiheittain) Valintakoekutsut: Pääsääntöisesti hakijoita ei erikseen kutsuta valintakokeisiin pl. ns. kaksivaiheiset valinnat esim. kasvatustieteellisellä alalla ym. opettajakoulutuksessa (Vakava-koe) ja taidealalla. Taidealoilla hakijan tulee toimittaa ennakkotehtävät, Valintakoekutsuja ei lähetetä postitse. Tiedotus: valintakoeaika ja - paikka koulutustarjonnan verkkopalveluun Automaattiset muistutukset hakijoille Hakijapalvelun (automaatti)tiedotteet Esivalinta: miten hylkäyskirjeet lähetetään ensimmäisen vaiheen hylätyille?

5 joiden perusteella esivalinta tehdään. Sellaisille hakijoille, jotka eivät ole toimittaneet ennakkotehtäviä, eivät ole hakukelpoisia, eikä heille lähetetä esivalinnan hylkäyskirjettä. (valintakoeajat, -paikat ja -materiaalit) Poikkeustapaukset, joissa päätös postitetaan: - hakijat, joilta vaaditaan liitteitä hakukelpoisuuden ratkaisemiseksi (esim. harkinnanvaraiset) - ulkomaiset hakijat (EU:n/ETA:n ulkopuolelta) Valintakokeen erityisjärjestelyt: Hakija toimittaa vapaamuotoisen erityisjärjestelypyynnön liitteineen yliopistoon (hakijapalvelut koordinoi/vammaisasiamies koordinoi jne.); aikataulut vaihtelevat. Yliopisto/tiedekunta tekee päätöksen, joka ilmoitetaan hakijalle. Alkuperäisten todistusten Jatkossakin erityisjärjestelyoikeutta haetaan kuhunkin valintakokeeseen valintakokeen toteuttavasta korkeakoulusta. Päätöksen tekee korkeakoulu. Yleisohjeistus saatava KSHJ-palveluun. Yhteisen hakulomakepohjan laatiminen otettava harkintaan, kuten myös korkeakoulukohtaisen menettelyn ja yhteyshenkilötietojen/ esteettömyys kuvaaminen. Olisi hyvä, että kussakin korkeakoulussa olisi tieto erityisjärjestelyjen määrästä ja erilaisista toimenpiteistä, jotta tarvittaessa saataisiin tieto asian laajuudesta esteettömän opiskelun ja opiskelijoiden hyvinvoinnin kehittämiseksi (tieto keskitetysti hakijapalveluihin tmv. koordinoivalle taholle). Luotettava tieto Ohjeistus KSHJpalvelussa: hakemus ja sen liitteiden toimittaminen sekä aikataulu. Hakemusta ei voi jättää sähköisessä palvelussa (ei arkaluonteisia tietoja henkilörekisteriin), eikä hakija voi hakea yhdellä hakemuksella erityisjärjestelyjä kaikkiin hakutoiveisiin.

6 tarkistus: Opiskelija esittää alkuperäiset todistukset yliopistolle aloittaessaan opintonsa; todistuksia verrataan hakijan lähettämiin jäljennöksiin. Valintaan vaikuttaneet poikkeamat korjataan (-> opiskelupaikan purkaminen). Valintakoeaikataulut: Yhteistyötä ollut valtak. yhteisvalinnoissa ja alakohtaisesti esim. lääketieteellisellä, hammaslääketieteellisellä ja eläinlääketieteellisellä alalla. Jatkossa myös farmasiassa. SORA-lainsäädännön aiheuttamat toimenpiteet - kaikissa yliopistoissa SORA-lainsäädäntöä ei ole vielä huomioitu esim. kysymällä hakijalta YSHJ:ssä - kaikissa yliopistoissa SORA-lainsäändännöstä on vähintääkin tiedotettu hakijoille todistuksista on saatava kansallisesta rekisteristä. Ellei tietoa ole saatavissa, alkuperäiset todistukset on tarkistettava ennen valintaa oikeaksi todistetuista dokumenteista. Kv. hakijat toimittavat alkuperäiset todistukset nähtäväksi ennen opintojen alkua yliopiston määräämään paikkaan. KSHJ:n myötä aikataulu tiivistyy, kun valintaprosessi ajallisesti valintakokeiden osalta lyhenee ja mukana olevien korkeakoulujen ja hakukohteiden määrä lisääntyy. KSHJ:hin yhteinen kysymys. Koordinaatio Aikataulutus Ohjeistus KSHJ:hin. Yhteinen menettely hakijoiden tasapuoliseksi kohtelemiseksi.