Kajaanin kaupungin koulutusliikelaitoksen riskienhallintasuunnitelma taloussuunnittelukaudelle

Transkriptio

1 Kajaanin kaupungin koulutusliikelaitoksen riskienhallintasuunnitelma taloussuunnittelukaudelle JOHDANTO Tässä suunnitelmassa kuvataan Kajaanin kaupungin koulutusliikelaitoksen toimintaympäristö sekä riskienhallintaprosessin käytännön toteutus ja vastuut. Lisäksi määritellään käytettävät riskienhallintatoimenpiteet. Riskienhallintasuunnitelma koskee taloussuunnittelukautta Riskienhallinta on osa Kajaanin kaupungin normaalia toiminnan suunnittelua, päätöksentekoa sekä toiminnan arviointia. Riskejä arvioitaessa on huomioitava, että riski ei ole pelkästään negatiivinen asia, vaan useimpiin riskeihin liittyy myös mahdollisuus. Koulutusliikelaitoksen strategiassa on todettu, että tämän vuosikymmenen sopeuttamisessa jaetaan uuden vuosikymmenen menestyksen avaimet. Kajaanin kaupungin riskienhallintaprosessi perustuu ISO standardiin. Sen mukaisesti lauta- ja johtokunnat tunnistavat, arvioivat ja priorisoivat vuosittain talousarvion laatimisen yhteydessä toimintaansa liittyvät keskeisimmät riskit. Merkittävistä riskeistä raportoidaan säännöllisesti osavuosiraporttien ja tilinpäätösten yhteydessä sekä tarvittaessa riskin ilmaantuessa heti liikelaitoksesta vastaavalle johtajalle. 1. TOIMINTAYMPÄRISTÖN KUVAUS Koulutusliikelaitos toimii koulutuksen järjestäjän edustajana lukiokoulutukselle, ammatilliselle perus- ja aikuiskoulutukselle sekä oppisopimuskoulutukselle. Liikelaitos toimii liiketoimintaperiaatteella ja tulosvastuullisesti. Vuosittain koulutusliikelaitoksessa opiskelee n opiskelijaa. Kokoaikaisia työntekijöitä koulutusliikelaitoksessa on 367. Koulutusliikelaitoksen toimintaa säätelevät lukiokoulutuksesta, ammatillisesta koulutuksesta ja ammatillisesta aikuiskoulutuksesta annetut lait ja asetukset sekä muut ammatillista ja lukio-opetus koskevat säädökset ja määräykset, Kajaanin kaupungin hallintosääntö ja koulutusliikelaitoksen johtosääntö sekä koulutusliikelaitoksen johtajan delegointipäätös. Koulutusliikelaitoksen toiminnasta, kehittämisestä ja taloudesta vastaa Kajaanin kaupunginhallituksen alainen Kajaanin kaupungin koulutusliikelaitoksen johtokunta yhteistyössä koulutusliikelaitoksen johtajan kanssa kaupunginvaltuuston määrittämien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden mukaisesti. Kaupunki toteuttaa omistajaohjaustaan koulutusliikelaitoksen johtokunnan kautta. Toimintaympäristön muutokset: Ammatillisen koulutuksen reformi Reformissa uudistetaan koko ammatillinen koulutus. Nykyiset lait yhdistetään uudeksi sekä nuoria että aikuisia koskevaksi lainsäädännöksi. Lisäksi uudistetaan koulutuksen rahoitus, ohjaus, tutkintorakenne, koulutuksen toteuttamismuotoja sekä järjestäjärakennetta. Jatkossa koulutus keskittyy puuttuvan osaamisen hankkimiseen esimerkiksi oppilaitoksessa, virtuaalisissa oppimisympäristöissä tai työpaikoilla (koulutus- tai oppisopimuksella). Opiskelijan polku voi olla hyvinkin yksilöllinen ja se etenee tutkinnon osittain erilaisissa oppimisympäristöissä.

2 Koulutuksen järjestäjä ja ministeriö Ammatillinen koulutus perustuu jatkossakin opetus- ja kulttuuriministeriön myöntämään järjestämislupaan, joka oikeuttaa luvassa mainittujen perus- ammatti- ja erikoisammattitutkintojen järjestämiseen. Lupa oikeuttaa tutkinnon suorittamiseksi tarvittavan osaamisen hankkimisen järjestämiseen (= koulutus), osaamisen osoittamisen järjestämiseen (näytöt) ja tutkinnon myöntämiseen. Koulutuksen järjestäjä voi hakea järjestämislupaan TE-hallinnon palvelutehtävää. OKM:lle siirtyvä nykyinen työvoimakoulutus ei kuitenkaan tule koulutuksen järjestäjien yksinoikeudeksi vaan muulle koulutuspalvelun tarjoajalle voidaan myöntää rajoitettu koulutustehtävä TE-hallinnon asiakkaiden kouluttamiseen. Rahoitus Ammatillisen koulutuksen rahoitus on vuoden 2018 alusta budjettiperusteista ja indeksiin sidottu. Rahoitus muodostuu tulevaisuudessa perus-, suorite- ja vaikuttavuusrahoituksesta. Lisäksi ministeriö voi myöntää harkinnanvaraista strategiarahoitusta. Rahoitus tunnistaa jatkossakin koulutusten kustannusten erot. Perusrahoitusta koulutuksen järjestäjä saa opiskelijavuosien mukaan ja se huomioi asuntolat ja erityisen tuen tarpeessa olevat opiskelijat. Suoritusrahoitus perustuu tutkinnon osiin ja tutkinnon suorittamiseen. Vaikuttavuusrahoitusta saa ainakin tutkinnon jälkeisen työllistymisen tai jatko-opintoihin siirtymisen perusteella. Työhallintoa palvelevaan koulutukseen on esitetty, että TEM tekisi valtakunnan tasolla esityksen OKM:lle siirtyvän määrärahan käytöstä. Tämän jälkeen eri alueille lakisääteisesti perustettavat toimielimet tekevät esityksen työelämän osaamistarpeista, joka kattaisi vain työttömät työnhakijat. Aikuiskoulutuksen yhtiöittäminen Kuntalain ( /626) voimaan tulleen muutoksen mukaan kunnan on yhtiöitettävä sellainen toiminta, jota se harjoittaa kilpailutilanteessa markkinoilla tai järjestettävä toiminta muutoin siten, ettei toiminta vääristä kilpailua. Yhtiöittämisvelvoitteen mukaisesti Kajaanin kaupungin koulutusliikelaitos on siirtänyt työvoimapoliittisen ja muun kilpailutilanteessa markkinoilla tarjottavan arvonlisäverollisen koulutuksen ja muut osaamisen kehittämisen palvelut täysin koulutusliikelaitoksen 100 %:sti omistaman Kainuun Osaamiskeskus Oy:n hoidettavaksi. Kainuun Osaamiskeskus Oy on aloittanut toimintansa Toimitilat Kainuussa toisen asteen oppilasmäärät ovat olleet laskussa jo useita vuosikymmeniä johtuen nuorisoikäluokkien pienenemisestä. Oppilasmäärän lasku nostaa oppilaskohtaisia kustannuksia. Kustannusrakennetta korjatakseen on koulutusliikelaitoksen kyettävä supistamaan tiloja vielä nykyisestä ja tehostamaan tilojen käyttöä. Digitalisaatio-ohjelma / digiloikka Uusissa opetussuunnitelmissa korostuvat tulevaisuuden taidot ja uudenlainen tapa oppia. Opettaminen, teknologia ja opetustilat uudistuvat. Henkilöstön digitaalisen osaaminen kehittäminen on avainasemassa. Opettajille ja rehtoreille järjestetään laajamittaista täydennyskoulutusta. Digitalisaatio-ohjelman toteuttaminen koulutusliikelaitoksessa tarkoittaa kokonaisvaltaista toimintakulttuurin muutosta, joka vaatii tietojärjestelmien, oppimisympäristöjen ja digitaalisten oppimateriaalien kehittämistä. Haasteena on, että opettajan työn, koulutuksen johtamisen, oppimisen muotojen, teknologioiden ja tilojen tulisi muuttua yhtä aikaa. Opiskelijoita kannustetaan yhteisölliseen, tutkivaan oppimiseen. Opettajan rooli muuttuu entistä enemmän ohjaajaksi. Oppimisympäristöjä laajennetaan ulos luokkahuoneista. Olennaista on liittää digitaalinen teknologia oppilaan oppimisprosessiin mielekkäällä tavalla.

3 2. RISKIENHALLINTAPROSESSI Kajaanin kaupungin koulutusliikelaitos noudattaa toiminnassaan kaupunginvaltuuston hyväksymää liikelaitoksen johtosääntöä, konserniohjetta ja sisäisen valvonnan ohjetta. Kajaanin kaupungin koulutusliikelaitoksen johtokunta hyväksyy riskienhallintapolitiikan, jonka mukaisesti riskienhallinta järjestetään, sen toimivuutta seurataan ja arvioidaan. Johtokunta ottaa riskinäkökulman huomioon hyväksyessään koulutusliikelaitoksen menestystekijät, strategiset päämäärät, kriittiset menestystekijät, toiminnalliset ja taloudelliset ja tavoitteet, kehittämistavoitteet tehdessään päätöksiä. Johtokunta valvoo ja arvioi sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimeenpanoa ja tuloksellisuutta Kajaanin kaupungin koulutusliikelaitoksessa. Koulutusliikelaitoksen tilinpäätökseen sisältyvässä toimintakertomuksessa koulutusliikelaitoksen johtokunnalle raportoidaan riskienhallinnan järjestämisen asianmukaisuudesta. Koulutusliikelaitoksen johtajalla on asemansa perusteella kokonaisvastuu sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan asianmukaisesta järjestämisestä organisaatiossa sekä raportoinnista koulutusliikelaitoksen johtokunnalle. Koulutusliikelaitoksen johtaja seuraa aktiivisesti toimintaympäristön muutoksia sekä antaa liikelaitoksen johtokunnalle ja johtoryhmälle informaatiota mahdollisista uusista riskeistä tai strategisista ja toiminnallisista mahdollisuuksista. Koulutusliikelaitoksen riskienhallintapolitiikka sekä riskityypit on käsitelty ja hyväksytty koulutusliikelaitoksen johtoryhmässä Samassa yhteydessä on myös määritelty sisäisen valvonnan ja riskien vastuut organisaatiossa. Valvonta ja vastuut on kuvattu johtokunnasta opettaja-tasolle Päätöksenteon ja johtamisen periaatteet Kajaanin kaupungin koulutusliikelaitoksessa -asiakirjassa. Asiakirja löytyy koulutusliikelaitoksen intranetistä. Riskityypit tarkistetaan vuosittain talousarvion laatimisen yhteydessä. Kajaanin kaupungin koulutusliikelaitoksen toiminnan keskeiset riskit taloussuunnitelmakaudella ovat: a) Valtionosuusrahoituksessa ja taloudessa tapahtuvat muutokset Liiketoimintaan vaikuttava riski, joka on sekä strateginen että toiminnallinen. Liikelaitoksessa toteutettiin lukuvuonna YT-prosessi ja käynnistettiin talouden sopeuttamistoimet ja tehtiin talouden sopeuttamissuunnitelma, joiden avulla toimintaa on sopeutettu tuloja vastaavaksi. Ammatillisen koulutuksen uudessa rahoitusmallissa perusrahoitus (vrt. yksikköhinta) laskee. Haasteena on organisoida ammatillisen koulutuksen toiminta, siten että se saa mahdollisimman paljon suoritus- ja vaikuttavuusrahoitusta. b) Ammatillisen koulutuksen reformi Ammatillisen koulutuksen reformin yhteydessä TEM:n tutkintotavoitteisen työvoimakoulutuksen järjestäminen siirtyy OKM:n vastuulle. Koulutuksen järjestäjä voi jatkossa hakea järjestämislupaan TE-hallinnon palvelutehtävää. OKM:lle siirtyvä nykyinen työvoimakoulutus ei kuitenkaan tule koulutuksen järjestäjien yksinoikeudeksi vaan muulle koulutuspalvelun tarjoajalle voidaan myöntää rajoitettu koulutustehtävä TE-hallinnon asiakkaiden kouluttamiseen. Koulutusliikelaitos tulee hakemaan ao. palvelutehtävää ja varmistamaan ammatillisen koulutuksen varsin merkittävän rahoituspohjan säilymisen. Taloudellisen, tuloksellisen ja toiminnallisen toimintakyvyn säilyttämisen takaamiseksi, koulutusliikelaitos edelleen kehittää henkilökohtaistamisprosessia ja aikaisemman osaamisen tunnistamiseen ja tunnustamiseen liittyvä toimintamallejaan.

4 c) Aikuiskoulutuksen yhtiöittäminen Kuntalain muutoksesta johtuen koulutusliikelaitoksella on velvoite yhtiöittää kaikki se toiminta, jossa se on kilpailutilanteessa markkinoilla. Koulutusliikelaitoksessa tämä koskee ainakin työvoimapoliittista aikuiskoulusta, maksullista yritys- ja henkilöstökoulutusta, lupakorttikoulutuksia sekä muita palveluja, joita ei toteuteta järjestämisluvan varaisen opetuksen osana. Koulutusliikelaitos pyrkii osakeyhtiön avulla saamaan aikuiskoulutuksesta lisätuloja ja toimimaan menestyksellisesti. d) Toimitilat Koulutusliikelaitos on vähentänyt nykyisellä muutosvauhdilla tiloja vuonna 2014 YTneuvottelujen yhteydessä tehdyn tilastrategian mukaisesti. Kuitenkin oppilasmäärän lasku nostaa oppilaskohtaisia kustannuksia ja kustannusrakennetta korjatakseen on koulutusliikelaitoksen kyettävä supistamaan tiloja vielä nykyisestä tasosta ja tehostamaan tilojen käyttöä. e) Digitalisaation ja robotisaation hyödyntäminen oppimista ja taloutta tukevaksi Uusissa opetussuunnitelmissa korostuvat tulevaisuuden taidot ja uudenlainen tapa oppia. Opettamista, teknologiaa ja opetustiloja uudistetaan. Koulutusliikelaitos panostaa henkilöstön digitaalisen osaamisen kehittämiseen järjestämällä opettajille, henkilökunnalle ja rehtoreille systemaattista ja laajamittaista täydennyskoulutusta. Tavoitteena on kokonaisvaltainen toimintakulttuurin muutos, joka vaatii sekä tietojärjestelmien ja oppimisympäristöjen että digitaalisten oppimateriaalien kehittämistä. 3. RISKIENHALLINTATOIMENPITEET Koulutusliikelaitoksessa (KAO ja lukio) johdon katselmus on jatkuva prosessi ja tarvittaessa johonkin aihealueeseen erityisesti keskittyvä. Tällöin johtoryhmän tai laajennetun johtoryhmän kokous tapahtuu johdon katselmustilaisuutena. Johdon katselmukset ovat myös keskeinen osa sisäistä valvontaa. Katselmus tapahtuu pääasiassa teemoittain koottuihin asiakirjoihin perustuen. Teemoja voivat olla esimerkiksi: Operatiivinen toiminta Koulutuksen toteutuminen raporttien ja päiväkirjamerkintöjen pohjalta Ryhmien ja tiimien kokouspöytäkirjat ja muistiot Tulosyksiköiden ja toimipaikkojen kokouspöytäkirjat ja muistiot Operatiiviseen toimintaan liittyvien ryhmien ja tiimien kokouspöytäkirjat ja muistiot Auditointi- arviointi- ja katselmusraportit (toiminta, ympäristö ja turvallisuus) Toiminnan arviointi Henkilöstöraportti edelliseltä kalenterivuodelta Vuosisuunnitelman (BSC) toteutuminen Tuloksellisuusmittariraportit Henkilöstökyselyjen tulokset Hallinto, henkilöstö, talous Talouden toteutumisen seurantaraportit (tilinpäätös, kausiraportit) Hanketoiminnan väli- ja loppuraportit Tukipalveluhenkilöstön ja sen tiimien kokouspöytäkirjat ja muistiot Johdon katselmuksessa kunkin asiakohdan esittelee tarvittaessa asianomaisesta toiminnasta vastaava tehtävän haltija.

5 Edellä olevien asiakirjojen ja käydyn keskustelun pohjalta johtoryhmä päättää seuraavan lukuvuoden kehittämisen painopistealueista, niiden toteuttamissuunnitelmista ja tarvittavista resursseista. Samalla päätetään myös ongelmiin tai poikkeamiin kohdistuvista korjaavista toimenpiteistä, joihin katselmuksen pohjalta on ryhdyttävä. Johdon katselmuksen raportti ja siihen liittyvät kehittämissuunnitelmat ja esitykset korjaavista toimenpiteistä liitetään tietoverkkoon henkilöstön käytettäväksi. Koulutusliikelaitoksessa suoritetaan laaja koko toimintaa koskeva sisäinen ja ulkoinen auditointi vähintään viiden vuoden välein. Sisäinen auditointi/katselmus tapahtuu KAOn ja lukion oman henkilökunnan ja opiskelijoiden tekemänä erillisen suunnitelman mukaan. Ulkoinen auditointi tilataan ammatillisen / lukio koulutuksen arviointiin perehtyneeltä organisaatiolta, jolla on näyttöä ja kokemusta auditointien onnistuneesta tekemisestä. Turvallisuuteen ja ympäristöön liittyvät ja muut katselmukset tehdään saman periaatteen mukaan. Eri tulosyksiköissä ja toimipaikoissa tehdään em. auditointien välillä sisäisiä katselmuksia. Niillä aloilla, joilla on suuret ympäristöriskit tai ympäristökuormitukset (esim. luonnonvara-ala ja logistiikka-ala) suoritetaan katselmukset kaksi kertaa koko KAOa koskevien auditointien välillä. Raportit käsitellään laatutyön ohjausryhmän (LOR) kokouksessa ja sen jälkeen vuosittaisessa johdon katselmuksessa. Viranomaistarkastuksen, -katselmuksen tai toimintaa koskevien selvitysten sekä vastaavien pöytäkirja, muistio, raportti tai niitä vastaava dokumentti toimitetaan laatutyön ohjausryhmälle tiedoksi. Julkiset dokumentit ovat kaikkien nähtävillä intranetissä.