TIEDONHALLINTA & YRITYKSEN MENESTYS UUSI PAINOS! JUKKA LINDÉN. Yrityksen TULOS syntyy PROSESSEISTA. TIEDONHALLINTA on prosessien. TÄRKEIN voiteluaine

Transkriptio

1 JUKKA LINDÉN TIEDONHALLINTA & YRITYKSEN MENESTYS Yrityksen TULOS syntyy PROSESSEISTA TIEDONHALLINTA on prosessien TÄRKEIN voiteluaine ratkaisua tehokkaaseen dokumentinhallintaan tärkeintä yrityksen tiedonhallintaratkaisua UUSI PAINOS! Netera Consulting

2 Copyright Netera Consulting Lähetä sähköpostia, soita tai laita viesti SoMe:n kautta: Twitter twitter.com/jukkalinden LinkedIn linkedin.com/in/jukkalinden Puh +358 (0) WWW Kustantaja Netera Consulting Sisältö Jukka-Pekka Lindén Kannet, kuvitukset ja taitto Täpinäpähkinä Tmi/Olli Järvinen Kannen kuva Valokuvaamo Luova/Irina Kolomijets Paino Juvenes Print 2015 Voit tilata kirjaa suoraan kustantajalta: 2.painos isbn

3 SISALLYS LUETTELO JOHDANTO 4 TIEDONHALLINNAN UUSI AIKA 9 TYÖSSÄ ONNISTUMINEN VAATII AJANTASAISTA TIETOA JA SUJUVAA TIEDONHALLINTAA 9 TIETOTYÖ ENNEN JA NYT 10 UUSI METATIETOPOHJAINEN TIEDONHALLINTA KORVAA VANHOJA DINOSAURUSJÄRJESTELMIÄ 13 PALVELEEKO NYKYINEN TIETOYMPÄRISTÖ TARPEITAMME? 15 HETKITTÄINEN TEKEMINEN MUUTTUU TIEDON ELINKAAREN HALLINNAKSI 17 MITEN TIEDONHALLINNALLA PARANNETAAN LIIKETOIMINNAN TUOTTAVUUTTA? 20 HUONO TIETOJÄRJESTELMÄ LEVITTÄÄ VÄÄRÄÄ TIETOA JOKA ON KALLISTA 23 YRITYKSEN VOITTO EI AINA TARKOITA TEHOKASTA TIEDONHALLINTAA 25 TYÖSKENTELY SEKAVASSA TIETOYMPÄRISTÖSSÄ 33 OLEMME KASVANEET JA TOTTUNEET SIJAINTIPOHJAISEEN DOKUMENTINHALLINTAAN 34 KANSIORAKENTEIDEN SIJAINTIPOHJAINEN TIEDONHALLINTA EI ENÄÄ PALVELE 35 KANSIOPOHJAISEN DOKUMENTINHALLINNAN YLEISET ONGELMAT 35 OIKEA TIEDONHALLINTA TUKEE TYÖSUORITTEITA JA PROSESSEJA 39 TIETOJÄRJESTELMIEN ROOLIT

4 UUSI TIEDONHALLINTA PERUSTUU METATIETOON 53 MAAILMAA ON HELPOMPI YMMÄRTÄÄ TIETOSUHTEIDEN KAUTTA 53 TIETOSUHTEET OVAT HAKUSANOJA JA AVAIMIA TIEDON LÖYTYMISEEN 54 PALJON TIETOA SISÄLTÄVÄT INTERNET-PALVELUT HYÖDYNTÄVÄT METATIETOJA RATKAISUA TEHOKKAASEEN DOKUMENTINHALLINTAAN 63 VERSIOIDEN HALLINTA 64 DOKUMENTTIPOHJAT 67 LIITETIEDOSTOT 71 ETÄTYÖSKENTELY 73 HÄLYTYKSET JA AUTOMAATTIVIESTIT 77 MONITOIMILAITTEET JA PAPERIAINEISTON SKANNAAMINEN 78 TEKSTINTUNNISTUS AUTTAA DOKUMENTTIEN LÖYTYMISTÄ SISÄLLÖN PERUSTEELLA 82 SÄHKÖPOSTIEN HALLINTA 84 SÄHKÖINEN TYÖNKULKU JA HYVÄKSYNTÄ 91 OIKEAN TIETORAKENTEEN JA NIMIKKEISTÖN SUUNNITTELU 96 TIEDONHALLINNAN KEHITTÄMINEN 103 KEHITTÄMINEN ISOSSA JA PIENESSÄ YRITYKSESSÄ 104 TARPEIDEN TUNNISTAMINEN 107 VASTUUN JAKAMINEN 110 AJOITUS 111 KÄYTTÖYMPÄRISTÖN VALINTA 112 NYKYISTEN TIETOJEN SIIRTO UUTEEN JÄRJESTELMÄÄN 114 HANKINTAVAIHEET 119 RATKAISUKUVAUS 119 TARJOUS 120 PÄÄTÖS 121 KÄYTTÖÖNOTTO 122 TESTAUS JA HYVÄKSYNTÄ 123 KOULUTUS 124 YLLÄPITO- JA TUKIPALVELUT 125 MUUTOSHALLINTA JA JATKOKEHITYS 125 2

5 KEHITTÄMISEN HAASTEITA 131 PITKÄ SELVITYSVAIHE JA KEHITTÄMISEN NÄYTELMÄ 131 KEHITTÄMISEN KIPU 132 UUDEN JOHTAJAN MOTIIVIT 133 AJAUTUMINEN JÄRJESTELMÄLOUKKUUN 135 LIIKETOIMINTAA HELPOTTAVIA TIEDONHALLINNAN RATKAISUJA 141 MASTERDATAN HALLINTA 143 ASIAKKUUDEN HALLINTA 146 SOPIMUSTEN HALLINTA 151 PROJEKTIEN TIEDONHALLINTA 159 HENKILÖSTÖTIETOJEN HALLINTA 164 KOULUTUSTEN HALLINTA 169 LAKIOSASTON TIEDONHALLINTA 173 KONSERNIN TIEDONHALLINTA 175 LAATUJÄRJESTELMÄ 179 PALAUTTEIDEN HALLINTA 185 RAPORTOINTI 191 TIEDON JULKAISU 193 SÄHKÖINEN ARKISTOINTI 195 OSTOLASKUJEN SÄHKÖINEN KIERRÄTYS JA HYVÄKSYNTÄ 201 KÄYTTÖOMAISUUDEN HALLINTA 205 TUOTETIEDON HALLINTA 209 TEKNISTEN DOKUMENTTIEN HALLINTA 214 KUNNOSSAPITO- JA HUOLTOLIIKETOIMINTA 217 LAITEREKISTERIT 222 KIINTEISTÖJEN TIEDONHALLINTA 226 MATERIAALISERTIFIKAATIT 229 TIEDONHALLINNAN KEHITYSTRENDIT 237 BIG DATA 237 TIEDON KÄYTTÖSEURANTA TULEE YRITYKSIIN 238 QR-KOODIT - SÄHKÖISTEN TIETOJEN KIINNITTÄMINEN PINTOIHIN 239 INFORMAATIO KYTKEYTYY JATKOSSA FYYSISEEN YMPÄRISTÖÖMME 240 JOKAINEN PÄIVÄMME ON TIEDONHALLINTAA

6 Johdanto Kuvitellaan tilanne, jossa tuntemattomat ihmiset sijoittelevat tavaroita kotimme huoneisiin. Heidän valitsemansa sijainnit ovat heille loogisia, koska ne perustuvat heidän kokemuksiinsa tutuista tavaroiden säilytyspaikoista. Meille syntyisi suurella todennäköisyydellä tavaroiden etsimisestä tuskallinen olo. Mistä voisimme tietää, millä perusteilla ja mihin paikkoihin muut ovat tavaroita sijoitelleet? Samalla tavoin toimii valitettavasti suuri osa yritysten tiedonhallinnan ympäristöistä. Vika ei ole ihmisissä, koska jokainen sijoittelee tietotavaroita mielestään oikein. Yhteiseksi ongelmaksi muodostuu tietojen huono löytyvyys. Se vaikeuttaa onnistuneiden työsuoritteiden tekemistä. Koska tiedonhallinta koskee jokaista yritystä, vaikuttaa huono tiedonhallinta negatiivisesti koko kansantalouden tuottavuuteen. Tästä syystä tartumme asiaan ja ratkaisemme ongelman. Mitä on yrityksen tehokas ja oikea tiedonhallinta? Voiko tietoa hallita? Miten sitä hallitaan? Millä välineillä ja kenen sitä pitäisi hallita? Olen käynyt vuosia läpi samoja kysymyksiä yhdessä tiedonhallintaa kehittävien asiakkaideni kanssa. Jokaisella kerralla nähtyäni kehittämisen positiiviset vaikutukset liiketoimintaan, on uskoni tiedonhallinnan merkityksestä tuloksen tekemisen raaka-aineena kasvanut. Olen monien polkujen kautta ymmärtänyt, että liiketoiminnan tuotot syntyvät prosesseista, jotka perustuvat onnistuneeseen tiedonhallintaan. Ei ole olemassa prosessia ilman tiedonhallintaa. Se on kuin happi, jota pitää olla saatavilla koko juoksulenkin ajan. Jos happi loppuu, matka katkeaa. Hanskat tipahtavat maahan. Prosessi ei silloin etene, ja sen yritys huomaa tuloksessaan. On haastavaa kertoa ja vielä haastavampaa ymmärtää elokuvan juoni lyhyessä ajassa. Se pitää itse kokea. Sama haaste on vaivannut minua tiedonhallinnan kehitystyössä. Tämän kirjan piti syntyä, koska asiakas- 4

7 tapaamiset ovat tämän erinomaisen elokuvan läpikäyntiin liian lyhyitä. Kun ihmisiä haastaa syventymään ja arvioimaan toimintaansa, vaatii se tilaa, aikaa ja energiaa. Näitä luonnonvaroja on valitettavasti käytettävissämme yhä pienempi määrä. Kaikki, jotka ovat panostaneet niitä tiedonhallinnan kehittämiseen, ovat saaneet hyödyt moninkertaisesti takaisin. Asiakkaani ovat tulleet jälkikäteen kiittelemään aktiivisuuttani ja otettani asioiden edistäjänä. Ilman työntöliikettä olisi moni vielä entisellä polulla, etsimässä tietoja yrityksen lukuisista lokeroista iso suurennuslasi kädessään. Tiedonhallinta on liiketoiminnan prosessien voiteluaine, josta on tullut yritysten jokapäiväinen kilpailutekijä. Elämme murrosta, jossa tiedon tallentaminen satunnaisiin sijainteihin ja esiin kaivaminen korvaantuvat uusilla ja tehokkaammilla tiedonhallinnan tavoilla. Uudet ratkaisut eivät enää pakota käyttäjiä luonnottomaan toimintaan, opettelemaan ulkoa lukuisia tiedon sijaintipaikkoja ja kyselemään tietoja eri puolilta organisaatiota. Tietorakenteet syntyvät jatkossa tallennettavan tietosisällön perusteella. Emme mieti, minne tietoa tallennetaan Kerromme, mitä olemme tallentamassa tai mitä tietoa haluamme käyttöömme. Tiedon määrä on räjähtänyt käsiimme ja sijaintipohjainen tiedon tallentaminen tullut tiensä päähän. Se ei ole enää uskalias ennuste, vaan arkipäivää lukuisissa yrityksissä. Haluan kertoa, mistä tässä kaikessa on kysymys. Haluan kertoa, miksi tämä muutos on merkittävää työn tekemisen mielekkyyden ja yrityksen kilpailukyvyn kannalta. Kehittäessäni lukuisten asiakkaideni päivittäistä tiedonhallintaa, olen todennut, että tieto on pirstaloituneena lukuisissa organisaation tallennuspaikoissa. Se on piiloutuneena epämääräisiin hierarkioihin, suljettuihin järjestelmiin, henkilökohtaisiin lokeroihin ja paperisiin saarekkeisiin työntekijöiden mappeihin. On ihmeellistä, että pystymme työskentelemään tällaisissa ympäristöissä. 5

8 Kirjan avulla avaamme toimintamalleja, joilla järjestelmien ja inhimillisen toiminnan yhteispeli onnistuu. Käymme läpi toimivan tiedonhallinnan pelisääntöjä ja ratkaisuja, jotka helpottavat työntekijän ja yrityksen arkea. Ymmärrys tiedonhallinnan käsitteistä ja osa-alueista auttaa keskustelemaan ja ymmärtämään toisiamme. Ilman yhteisiä käsitteitä ja kieltä, joudumme vain olettamaan ja arvailemaan. Yhteisten käsitteiden lisäksi on muodostettava yhteinen näkemys tiedonhallinnan kehityspolusta. Tämä alkaa tärkeimpien liiketoimintaprosessien tunnistamisesta, josta kuljetaan kohti yksittäisen työntekijän työpöytää. Liiketoiminnan hyödyt syntyvät koko ketjun yhteistyön onnistumisesta. Se on monitasoinen sarja toisiinsa kytkeytyviä tehokkaita tiedonhallinnan tapoja, joiden avulla yritys purjehtii tyrskyjen läpi ja jättää kilpailijat taakseen. Kehitystoimintaan liittyy usein abstrakteja suunnitelmia, rakenteita ja malleja, jotka voivat irtautua lattiatason työsuoritteista. Olen todennut, että tällä osa-alueella yrityksen johdon ja työntekijöiden näkemykset ovat usein kaukana toisistaan. Pyrin esittämään ratkaisuja, joilla yhteinen näkemys on mahdollista synnyttää. Jokainen on asiantuntija tietotyönsä hyvien ja huonojen käytäntöjen arvioimisessa. Toivon, että yritykset alkavat hyödyntää enemmän tietotyön kokemuksia ja kehitysajatuksia. Näin tiedonhallinnan kehitys saa oikeaa polttoainetta. Asiakaspalvelu kuuntelee asiakkaita kehittäessään asiakkaiden osto- ja palvelukokemusta. Näitä asioita ei voi arvailla tai päätellä pelkästään yrityksen yleisen olemassa olon määritelmän kautta. Sitä mitä johto ei tunne, on vaikea johtaa. Siksi lattiatasoa on kuunneltava herkällä korvalla. Sieltä löytyvät usein kirkkaimmat ajatukset ja tehokkaimmat kilpailutekijät. Voit hyödyntää kirjaa karttana, jonka avulla tunnistat ja suunnistat yrityksen tiedonhallintaympäristöön liittyvien elementtien joukossa. Opit ymmärtämään miten toimiva tiedonhallinnan ympäristö rakennetaan ja mitä inhimillisiä ja tietojärjestelmien aineksia siihen liittyy. Opit, miten 6

9 tämä moniosainen palapeli kootaan kaikkia palvelevaksi tiedonhallinnan moottoritieksi, jossa kaikki liikkuvat samaan suuntaan ilman pysähdyksiä. Liiketoiminnassa kitkan väheneminen tarkoittaa tekemisen tehostumista ja tuottavuuden paranemista, josta kassa kiittää. Tiedonhallinnan kehittäjän roolista olen kiitollinen innovatiivista maailmanluokan tiedonhallintatuotetta kehittävälle M-Files Oy:lle, jossa työskentelen kirjaa kirjoittaessani. Haluan kohdistaa erityisen kiitoksen avusta kirjan viestin teroittamisessa kollegalleni Janne Romppaselle. Olemme saaneet olla etuoikeutetusti todistamassa maailmanlaajuista tiedonhallinnan murrosta. Se on käsilläsi juuri nyt! Jukka-Pekka Lindén 7

10 18

11 TIEDONHALLINNAN UUSI AIKA Toimintamme perustuu tietoon, riippumatta, olemmeko siitä tietoisia. Miten Googlen hakukone toimii? Miten suosikkikappale löytyy itunesista? Miten kiinnostava kirja löytyy Amazonin verkkopalvelusta? Miten Geokätkennän sijainnit löytyvät? Miten kiinnostava lomapaikka löytyy netistä? Miten erotamme kaksi saman näköistä ihmistä toisistaan? Löydämmekö sopimuksen, muistion, sähköpostin tai uusimman tarjouksen yhtä helposti yrityksen tietoympäristöstä? TYÖSSÄ ONNISTUMINEN VAATII AJANTASAISTA TIETOA JA SUJUVAA TIEDONHALLINTAA Teollisen yhteiskunnan muutos tietoyhteiskunnaksi on laskenut yritysjohdon keski-ikää. Johtoasemissa on nykyään enemmän vuotiaita päättäjiä, joille tietotekniikan hyödyntäminen on luonnollista ja opittua. Tietojärjestelmiä ja niiden merkitystä liiketoiminnan tehokkuuden kannalta ymmärretään paremmin. Liiketoiminnasta pyritään tekemään vähemmän byrokraattista, mikä on johtanut tukitoimintojen minimointiin. Itsenäisen työskentelyn merkitys korostuu. Työntekijöiden on hallittava suurempia määriä entistä monimutkaisempaa tietoa ja ymmärrettävä tietosisältöjen välisiä riippuvuuksia. Tieto ei voi enää sijaita erillisissä saarekkeissa, olla pimennossa tai saatavuudeltaan suuren työn takana. Assistentteja ja sihteeripalveluja vähennetään, joka johtaa suurempaan henkilökohtaiseen tiedonhallinnan vastuuseen. Työsuoritteet tehdään itsenäisemmin hyödyntämällä uusinta tekniikkaa. Ihmisiltä ja tekniikalta vaaditaan enemmän. 9

12 Liiketoiminnasta on tullut globaalimpaa. Tämä pakottaa kehittämään tietojärjestelmiä yksittäisistä tiedonhallinnan saarekkeista kohti yhteistoimintaympäristöjä. Päivittäistä tiedonhallintaa on pystyttävä hoitamaan paikasta, ajasta, käytettävistä laitteista ja kielimuureista riippumattomasti. Kasvavat vaatimukset ajavat yrityksiä etsimään jatkuvasti parannuksia toimintatapoihin. Tiedonhallinnan kehittäminen on liiketoiminnan kehittämistä. Se ei ole satunnainen täsmäisku vasta, kun kipu tuntuu. Sen pitää olla jokapäiväistä toimintaa. Yhtä pakollista, kuin hengittäminen. Yritysten tulos perustuu yhä enemmän ajantasaisen tiedon monipuoliseen hallintaan. Ilman tietoa ei ole yritystoimintaa. TIETOTYÖ ENNEN JA NYT Windows käyttöjärjestelmä esiteltiin vuonna Silloin siirryttiin laajamittaisemmin graafisen käyttöjärjestelmän käyttäjiksi ja yrityksissä sähköisen tiedonhallinnan aikakaudelle. Etätyön tekeminen oli vielä silloin vähäisempää. Työskenneltiin enemmän paikallisesti, yhdessä toimipisteessä ja maantieteellisessä sijainnissa. Työmatkat olivat pidempiä ja pitkäkestoisempia, koska tiedonhallinta tietoverkkojen välityksellä oli nykyiseen verrattuna puutteellisempaa. Töitä ei toisaalta ollut tarvetta tehdä nykyisissä määrin työpaikan ulkopuolella, koska töiden määrä oli pienempi. Työt eivät myöskään kulkeutuneet kotiin nykyisissä määrin, koska tietoa tuotettiin ja päivitettiin vähemmän. Tiedonhallinta oli aikaisemmin keskittynyt enemmän yksittäisten työntekijöiden vastuulle, jotka vastasivat nykyistä pienempien tietomäärien käsittelystä. Tiedon tuottajia ja käyttäjiä oli vähemmän. Päätöksenteko oli enemmän paikallista, joten sen tukena tarvittava tieto oli joko paperisena kansioissa tai sähköisessä muodossa henkilökohtaisen tietokoneen kansioissa. Tiedon jakaminen organisaatioiden kesken 10

13 työn tekemisen raaka-aineena oli vähäisempää. Oltiin enemmän tiedon vartijoita kuin levittäjiä ja sanansaattajia. Tietoa ei nähty yhtä tärkeänä tuotannon tekijänä, koska työsuoritteet syntyivät enemmän hartiapankin ja suuremman työntekijämäärän voimin. Tietoyhteiskunta ja sen tuottavuuden perusteet olivat vasta tulossa. Esimerkiksi media-alan toimintaympäristö on tietomäärien kasvamisen ja tiedon käyttötarpeiden kasvaessa joutunut tehostamaan tekemistään. Toimiala on muuttumassa paperisesta tiedonhallinnasta kohti sähköistä ja digitaalista moniviestintää. Se on pakottanut päättäjät arvioimaan, ovatko tiedon tuottamisen prosessit tehokkaita, mistä tekemisestä maksetaan palkkaa ja miksi eilinen liiketoiminta ei enää tuo rahaa taloon. Alan muutos on muuttanut työntekijöiden osaamisvaatimuksia tietojen yhdistelyn, monikanavaisuuden hallinnan ja nopeutuneen informaatiohallinnan osalta. On pitänyt kehittää uudenlaista toimintaympäristöä, jossa uusimman tiedon saatavuus on keskeisessä osassa. Koska tieto on kauppatavaraa kasvavassa määrin, myös yritysten tiedonhallintaa ovat alkaneet koskea samat vaatimukset. Mikäli työntekijät käyttävät tiedon etsimiseen suuren osan päivittäisestä työajastaan, on oikean tiedon nopealla löytymisellä merkittävä vaikutus työn tuottavuuteen. Olemme tottuneet etsimään ja suodattamaan tietoa, kun meidän pitäisi pyytää ja ottaa vastaan vain sellaista tietoa, jota tarvitsemme. Tiedonhallinnalle oli aikaisemmin vähemmän tarvetta seuraavista syistä johtuen: 11

14 Työn tekemisen tahti oli hitaampaa. Työsuhteet olivat pitkiä ja tieto säilyi ihmisissä. Tieto välitettiin suullisesti. Paperit vaihtoivat omistajaa kädestä toiseen tai lähetetyn kirjeen muodossa. Tietoverkkojen kehittymättömyys ei mahdollistanut nykyisen kaltaisten tehokkaiden ja reaaliaikaisten informaatiokanavien käyttöä ja hyödyntämistä. Tietoa tarvitseva kävi noutamassa tiedon alkuperäisen tallentajan luota tai siitä tulostettiin kopio tiedon tarvitsijalle. Tieto nähtiin vallan työkaluna, jota tuli suojella ja säilyttää omissa kassakaapeissa. Toiminta muistutti enemmän vanhan ajan naapurisuhdetoimintaa. Silloin käveltiin muutama kilometri naapurin luokse pullakahville vaihtamaan kuulumisia kylän viimeisimmistä tapahtumista. Tieto vaihtoi omistajaa ilman pitkälle kehitettyjä järjestelmiä. Suuri osa yrityksen tiedoista on paperilla tai tiedostoina. Järjestyksessä oleva ja järjestämätön tieto ympärillämme Päivittäinen tietoympäristömme muodostuu järjestyksessä olevasta, sekä järjestäytymättömästä tiedosta. Tätä voidaan kutsua myös strukturoiduksi ja strukturoimattomaksi tiedoksi. Tiedot voivat sijaita tiedostopohjaisissa järjestelmissä, joita edustavat mm. verkkolevyt, Dropbox tai henkilökohtainen työpöytämme. Niissä voi sijaita tarjouksia, raportteja, projekteihin liittyviä muistioita, kuvia tai matkalaskuja. Näiden tiedostomuotoisten tietojen lisäksi tietoa sijaitsee yrityksen tietokantapohjaisissa 12

15 järjestelmissä, kuten taloushallinnon, myynnin, toiminnanohjauksen, tuotannon tai työajan seurannan tietojärjestelmissä. Niissä olevat tiedot eivät useinkaan ole yksittäisten dokumenttien muodossa, vaan tietoa haetaan ja tarkastellaan datan muodossa. Onnistuneet työsuoritteet vaativat, että voimme löytää helposti tiedostopohjaista (dokumentit) ja tietokantapohjaista tietoa (data). Työtä tukevassa tietoympäristössä tiedot ovat kummassakin tapauksessa järjestyksessä. Ongelmallista on, että kumpikaan tieto ei mene järjestykseen itsestään. On luotava yhteinen käsitys siitä, mikä on oikea järjestys. Verkkolevyn nimikerakenne voi toisille käyttäjille olla selkeä ja toisille täysin mahdoton. Kauneus on sen katsojan silmässä, joka on saanut muokata rakenteen mieleisekseen. Otamme yhdessä selvää, mitä tarvitaan dokumenttien ja datan järjestykseen laittamiseksi. UUSI METATIETOPOHJAINEN TIEDONHALLINTA KORVAA VANHOJA DINOSAURUSJÄRJESTELMIÄ Useissa yrityksissä on eletty 80-luvulta peräisin olevilla tietojärjestelmillä jo pitkään. Ne alkavat tulla työkaluiltaan ja toimintalogiikaltaan tiensä päähän. Niiden muuttaminen uusia liiketoimintavaatimuksia tukevaksi on usein hidasta ja kallista. Tämä tarkoittaa mm. vanhojen ja uusien tietojärjestelmien integroimisen kankeutta ja käytettävyysongelmia. Tästä on esimerkkinä terveydenhuollon vuosia jatkuneet ongelmat yhtenäisen työtä tukevan tietojärjestelmäympäristön rakentamisessa. Työn tekemisen vaatimukset ovat ajaneet kankeiden dinosaurusjärjestelmien ohi. Uudet nopeammin mukautettavat ja käytettävyydeltään ihmistä lähempänä olevat tietojärjestelmät ovat tulossa ja kiinnostavat entistä enemmän. Näille uuden ajan tiedonhallintaratkaisuille on ominaista, että kaikella tiedolla on identiteetti. Tieto kuvataan riittävillä asiasanoilla, joita kutsutaan metatiedoiksi. Tämä tiedon metatietopohjainen kuvaaminen on jo käytössä lukuisissa suosituissa palveluissa, joissa tieto pitää olla nopeasti löydettävissä suurista tietomääristä. Esimerkkinä itunes -musiikkipal- 13

16 velu, josta haluttu kappale löytyy nopeasti valtavan valikoiman seasta. Miten se on mahdollista ja samaan aikaan emme löydä tietoa yritysten tietojärjestelmistä. Yksi syy on se, että itunes on kehitetty asiakaslähtöisesti ja yrityksen perinteinen tietojärjestelmä prosessilähtöisesti. Tiedonhallinnan uudet vaatimukset kumpuavat seuraavista toimintaympäristömme muutoksista: Tiedonhallintaa kehitetään nopeilla ja valmiilla täsmäratkaisuilla. Pitkät vesiputousmalliset projektikehitykset vähenevät niiden hitauden, kalleuden ja riskipitoisuuden takia. Itsenäinen tekeminen muuntuu työn tekemiseksi monitasoisissa verkostoissa. Asiakas on keskeisessä osassa toimittajan tarjoaman tietoympäristön kehittämisessä. Yritysten tietojärjestelmät laajentuvat ulkoisten tahojen kanssa käytettäviksi yhteistoimintaympäristöiksi. Sama tieto pitää olla saatavissa useiden järjestelmien kautta, useilla päätelaitteilla ja paikasta riippumattomasti. Työntekijät käyttävät henkilökohtaiin tietotarpeisiin perustuvia tietonäkymiä, joissa työsuoritteisiin tarvittavat tiedot ovat ajantasaisesti saatavissa. Tiedon tallennuspaikaksi ostetaan kapasiteettia, ei laitteita. Tieto sijaitsee osittain tai kokonaan pilvessä. Tiedonhallinnan järjestelmämuutoksista tulee helpompia ja nopeampia tehdä. Yhteiset tietorakenteet toimivat monikielisesti. Käyttäjät tilaavat tarpeidensa mukaista tietoa organisaation tietovirroista. Yritysten tieto tulee lähtökohtaisesti avoimeksi kaikille ja vain erityistapauksissa käyttöoikeuksilla rajatuksi. Tiedon jakamisen avoimuus lisääntyy. 14

17 PALVELEEKO NYKYINEN TIETOYMPÄRISTÖ TARPEITAMME? Mistä voimme tietää, onko tiedonhallinta toimintaympäristössämme riittävällä tasolla? Asia ei yleensä kirkastu kokonaan vain itsenäisen mietiskelyn seurauksena. Voimme toki saada muodostettua listan suoraan työhömme vaikuttavista päivittäisistä tiedonhallinnan puutteista. Tiedämme mitä tietoa tarvitsemme, keiden kanssa teemme yhteistyötä ja mitä vaadittavat työsuoritteemme ovat. On vaikeampaa ymmärtää, miten työskentelytapamme vaikuttaa muiden työssä suoriutumiseen. Saatamme tallentaa tietoa sijainteihin, joita muiden on mahdotonta löytää. Se mikä meistä tuntuu loogiselta tavalta toimia, voi muiden mielestä poiketa parhaasta käytännöstä. Emme kyseenalaista toimintaamme, koska olemme tottuneet siihen. Olemme myös hyväksyneet että jokainen toimii tapojensa mukaisesti. Kun tieto ei löydy, pyydetään muita etsimään ja pysäytetään muiden työt. Yrityksillä ei voi olla varaa tämän tyyppisten sihteeripalvelujen käyttöön. Muiden työntekijöiden tai yrityksen tarpeet ja tavoitteet eivät ehkä kiinnosta meitä. Annamme mielellämme muiden hoitaa hommansa, mikäli he eivät puutu omaan tekemiseemme. Keskitymme tuttuun, turvalliseen ja rutinoituneeseen tekemiseen askareidemme parissa. Mikäli muutamme toimintatapojamme, teemme sen omista lähtökohdistamme. Saatamme ajatella että työpaikkamme säilymisen kannalta oma suoriutumisemme on turvattava. Miksi siis vaivautuisimme ajattelemaan muiden tehokasta tietojen löytämistä, käsittelyä ja kommunikointia? Mitäpä, jos 15

18 muut ajattelisivat minua tai sitä, miten juuri minä selviydyn parhaiten työssäni? Ajattelun muutos ei välttämättä ole suuri, mutta sen merkitys on työsuoritteiden sujuvuuden kannalta valtava. Muutokseen tarvitaan asenteiden muuttumisen lisäksi tätä tukevia tiedonhallinnan ratkaisuja. Liiasta hallinnan yrittämisestä tulee ähky Puhuttaessa tiedonhallinnasta, prosessien hallinnasta, osaamisen hallinnasta tai järjestelmien hallinnasta, voi hallitsemisen termi luoda meille negatiivisen sävyn. Joudumme hallitsemaan päivittäisessä työssämme jo useita asioita. Pitäisikö sen lisäksi vielä pystyä hallitsemaan paremmin tietoa? Miksi pitäisi miettiä, mitä tallennan, mihin tallennan, millä nimellä ja kuka luomaani tietoa käyttää? Eikö vain riitä että selviytyy jokapäiväisestä tekemisestä jollakin tavalla? Lähes kaikkien tutkimusten mukaan työn tehokkuuteen ja mielekkyyteen vaikuttavat työn tekemisen sujuvuus. Hallinnan tunne on uusiutuva jokapäiväinen voimavaramme. Se vaikuttaa henkilökohtaiseen suoriutumiseen ja tätä kautta työn tuottavuuteen. Mikäli suupielet ovat suurimman osan päivästä alaspäin, jotain tehdään väärin. Jotain ei ymmärretä tai haluta ymmärtää. Tavoitteena tulee olla tietotyön sujuva tekeminen Onnistuneen tiedonhallinnan tavoitteena on ratkaista työn tekemisen sisällölliset ja tavoitteelliset asiat. Tavoitteena on olla jatkuvasti tietoisia niistä asioista, jotka vaikuttavat meidän ja muiden työsuoritteisiin. Yhteistä tietoa käsitellään päivittäin eri henkilöiden toimesta ja useissa fyysisissä sijainneissa. Tiedon saamisen viiveet, sisällön virheellisyys, tiedon ajantasaisuuden heikkous, sen piiloutuminen tai turvattomat käyttöoikeudet tulee hoitaa kuntoon. Nämä tavoitteet ovat yhteisiä yrityksen, työntekijän, alihankkijan, kumppanin ja asiakkaiden kesken. 16

19 Kun jokainen tiedosto on tallennettuna vain kerran, levytilan tarve vähenee merkittävästi. Tieto karkaa moniin kanaviin Työskentely-ympäristössämme tapahtuu valtavasti asioita, joista saamme tietoomme vain pienen osan. Osa tiedoista tavoittaa meidät sähköpostin, puhelinsoiton, tekstiviestin tai kahvipöytäkeskustelun välityksellä. Osa tiedosta kulkeutuu paperisessa muodossa työpöydällemme tai ilmoitustaululle. Tämän lisäksi organisaatiossa syntyy tietoa, josta informoidaan yhteisissä tilaisuuksissa, pienemmissä ryhmissä ja kokouksissa. Tiedon välittämisen keinot ovat niin moninaisia, että on haasteellista pysyä mukana kaikissa kanavissa. Turhaa tietoa liikkuu ympärillämme niin paljon, että käytämme paljon energiaa ja rahaa oleellisten tietojen poimimiseen. HETKITTÄINEN TEKEMINEN MUUTTUU TIEDON ELINKAAREN HALLINNAKSI Tieto syntyy aina jostain ajallisesta ja toiminnallisesta pisteestä. Tämän jälkeen se voidaan tallentaa, kopioida, lähettää, tuhota, muokata tai arkistoida. Se miten tieto syntyhetken jälkeen jalostuu ja miten sitä hyödynnetään, riippuu organisaatioiden tiedonhallinnan tavoista. Koska tekeminen on prosessi, liittyy tieto aina johonkin kohtaan prosessia. Kun prosessi tiedetään, määrittelee se vaatimukset sen yhteydessä käytettäville tiedoille. Tähän liittyen voidaan tunnistaa seuraavia kysymyksiä: Mitä tietoa pitää olla saatavissa prosessin eri vaiheissa? Kenelle tietoa pitää toimittaa? Missä muodossa tietoa muokataan? Missä muodossa tieto pitää olla jatkossa saatavissa? Missä muodossa tietoa tallennetaan? Ketkä vastaavat tiedon muokkaamisesta? 17

20 Tiedonhallinnalla tuetaan tuottavuuden kasvua Tiedonhallinnan kehittämisen tavoitteena on tietotyön tehostumisen kautta syntyvät hyödyt liiketoiminnan prosesseille ja tulokseen. Vaikka inhimillisen työskentelyn sujuvuus ja mielekkyys ovat tavoiteltavia asioita, myös taloudelliset hyödyt painavat vaakakupissa. Kehittämisen syyt syntyvät tuottavuuden tavoitteista. Koska kehittämisen hyödyt linkittyvät prosessien kautta toisiinsa, taloudellisia vaikutuksia ei aina pystytä matemaattisella laskukaavalla suoraan osoittamaan. Riippuvuudet kulkevat läpi organisaation. Asioita on pyrittävä kehittämään pitkäjänteisesti ja hyötyjä arvioimaan kokonaisuutena, ei pelkän yksittäisen osa-alueen tarkasteluna. Tiedonhallinnan kehittämisen liiketoimintahyötyjä voidaan tunnistaa seuraavilla osa-alueilla: 18

21 KOHDE Liikevaihto Tietojärjestelmät Henkilöstö Laki Laatu SAATAVAT HYÖDYT - Uusia liiketoimintamahdollisuuksia. - Nopeampi laskutus. - Tarkempi maksuliikenteen hallinta. - IT-arkkitehtuurin yksinkertaistaminen ja yhtenäistäminen. - Poistuvien järjestelmien korvaaminen. - Uudet ratkaisut tukevat uuden organisaation toimintatapaa tai uusia pääprosesseja. - Versiohallinta on ajan tasalla ja tukee uutta tietoympäristöä. - Oman teknologian jälkeenjääneisyyden minimoiminen. - Päästään eroon räätälöidyistä ja ylläpidollisesti kalliista järjestelmistä. - Nykyaikaiset rajapinnat nopeuttavat ja helpottavat järjestelmäkehitystä. - Päällekkäisen ja tuottamattoman työn tekemisen vähentäminen. - Työsuoritteiden lisääntyessä saadaan enemmän aikaiseksi. - Lisääntyvä hallinnan tunne parantaa tuottavuutta: tekemisen sujuvuuden ja mielekkyyden paraneminen. - Suojautuminen henkilöstövaihdoksista johtuvista tiedon katoamisista ja tuhoutumisista. - Sähköisen arkistoinnin toteuttaminen lain mukaisesti. - Lain mukaisten hyväksyntöjen ja sertifiointien toteuttaminen. - Tietojen löytyessä, asiakkaiden tekemien auditointien nopeuttaminen. - Laatujärjestelmävaatimusten toteuttaminen. 19

22 Asiakkaat Tuotteet Organisaatio Kilpailijat - Asiakkaiden palvelun helpottumisesta johtuen parantunut asiakaskokemus. - Yhdenmukainen ja ajantasainen tietosisältö asiakasviestinnässä. - Vähemmän ristiriitaisuutta ja tulkintoja. - Toistuvan ja päällekkäisen asiakastyön vähentäminen. - Työajan vapautuminen ydinosaamisalueille, josta asiakas on valmis maksamaan. - Parempia tuotteita paremman tiedonhallinnan ansiosta. - Tiedon läpinäkyvyyden lisääminen. - Reagointikyvyn parantaminen reaaliaikaisen ja oikean tiedon ansiosta. - Vastaaminen uusien liiketoimintaprosessien vaatimuksiin. - Kilpailukyvyn parantuminen ja toiminnan tehostuminen tiedon oikeellisuuden ja reaaliaikaisuuden johdosta. - Oman tarjonnan parantunut asemointi tehostuneet kilpailijatiedon hallinnan johdosta. MITEN TIEDONHALLINNALLA PARANNETAAN LIIKETOIMINNAN TUOTTAVUUTTA? Tuottavuus kasvaa, kun työntekijä löytää työsuoritteisiinsa liittyvät oleelliset tiedot ja pystyy tekemään entistä suuremman määrän päivittäisiä työsuoritteita. Oikeiden tietojen saanti parantaa myös tietojärjestelmien keskinäisen toiminnan tehokkuutta. Parantunut päättely, laskenta, yhteenveto ja raportointi ovat tästä näkyviä tuloksia. Mikäli tiedonsaannin tavoite saadaan toteutumaan koko tietotyön parissa työskentelevän henkilöstön osalta, on tuottavuuden kasvu merkittävä. 20

23 Henkilöstön tuottavuus ja sitoutuminen kasvavat, kun hyödynnetään tiedonhallintaratkaisua. Tiedonhallinta ei ole vain koneellista työtehtävien suorittamista. Tehokkuuteen vaikuttaa merkittävästi myös inhimillisen tekemisen energiataso. Teknisten toiminnallisuuksien lisäksi on keskityttävä rakentamaan työskentely-ympäristö, jossa suupielet ovat ylöspäin ja energiataso korkealla. Oikein suunniteltu tiedonhallinnan järjestelmä parantaa inhimillisen suoriutumisen mahdollisuuksia. On eri asia juosta 100 metriä piikkareilla kuin tasapohjaiseksi kuluneilla lenkkitossuilla. Molemmissa tapauksissa maaliviiva ylittyy, mutta toisessa kello näyttää parempaa tulosta. Lähes jokainen työsuoritteemme perustuu tiedon hyödyntämiseen. Tietoa luodaan, etsitään, muokataan, tallennetaan, tuhotaan tai lähetetään. Useita työsuoritteita tehdään samaan aikaan, mutta niitä ei aina suoriteta yhdellä kertaa alusta loppuun. Ne edistyvät limittäin ja pienissä palasissa pitkin työpäivää, työviikkoa, kuukausia tai vuosia. Tietyllä aikavälillä tehdyn työn lopputuloksena syntyy aina tietty määrä laskettavissa olevia suoritteita. Osa suoritteista vaikuttaa suoraan yrityksen tulokseen. Osa vaikuttaa välillisesti, mutta on pakollinen prosessin kannalta. Mikäli tekeminen on hankalaa, vastenmielistä ja työlästä, suoritteiden määrä alenee ja tekeminen pitkittyy. Pahimmassa tapauksessa tehtävät jätetään tekemättä. Tämä tulee ilmi valitettavan usein vasta viiveellä. Mitä suurempi määrä tekijöitä on kyseessä, sitä tehottomampaan toimintaan tilanne huonolla tiedonhallinnalla johtaa. Kun saavutetaan hallittavuuden tunne, lisää se työtehoa ja työsuoritteiden määrää. Tämä johtaa työn tuottavuuden kasvuun. Hyödyt tulevat työntekijän lisäksi myös työnantajan taskuun. 21