VIESTINTÄOHJELMA VIESTINNÄN VISIO JA PERIAATTEET

Transkriptio

1

2

3 JOHDANTO Viestinnän perustehtävä on lisätä kaikin tavoin kaupunkilaisten tiedonsaantia ja osallistumista. Varhainen ja avoin tiedonsaanti antaa mahdollisuuden toimintamme arviointiin, tekee päätöksenteosta avointa ja mahdollistaa aidon osallistumisen. Se lisää yhteisöllisyyttä ja luottamusta kaupungin toimintaan. Kaupunki osallistuu julkisuudessa käytävään keskusteluun ja edistää kaupunkilaisten kuuntelua oma-aloitteisesti. Tuomme valmistelussa olevia asioita julkiseen keskusteluun joko median välityksellä tai muilla julkisilla areenoilla. Viestinnän tulee olla riittävän lähellä kuntalaisia sekä muita yhteistyöryhmiä, jotta kaikilla on mahdollisuus saada riittävästi tietoa valmisteilla olevista asioista ja suunnitelmista. Tuemme keskustelua ja osallisuutta aktiivisesti. Päätöksentekoa koskeva viestintä on ennakoivaa, avointa, tasapuolista ja tosiasioihin perustuvaa. Kuntalaiset tuntevat päätöksentekoprosessit ja luottavat siihen, että kaupungin päätöksenteko on kaikissa tilanteissa läpinäkyvää ja tasapuolista. Meidän on pystyttävä kertomaan vaikeistakin asioista avoimesti ja vastuullisesti. Kaikki kaupungin toiminnassa mukana olevat ymmärtävät vastuullisen ja lainsäädäntöön perustuvan viestinnän merkityksen omassa toiminnassaan ja tukevat viestinnän keinoin hyvän kaupunkikuvan ja kaupunkimaineen rakentumista. Kaupunki rakentaa luottamuksellisia suhteita tiedotusvälineisiin. Tiedotusvälineitä kohdellaan tasapuolisesti ja julkinen keskustelu nähdään osana kuntalaisten päätöksentekoon osallistumista. Avoin ja aktiivinen viestintä vahvistavat kuvaa Rovaniemestä kehityshakuisena kaupunkina ja hyvänä asuinympäristönä. Rovaniemen tulee olla tunnettu hyvistä palveluistaan ja asiakaslähtöisestä viestinnästä. Avoin, ennakoiva ja vuorovaikutteinen viestintä on olennainen osa kaupungin toimintaa viestintä on tärkeä osa vastuullista hallintoa. 3

4 VIESTINTÄOHJELMA Viestintäohjelma toimii koko kaupungin yhtenäisen viestinnän ja sen kehittämisen työkaluna. Viestintäohjelma auttaa viestinnän käytännön töiden suunnittelussa ja tekemisessä sekä ohjaa priorisoimaan tekemistä. Viestintäohjelma auttaa huomioimaan eri viestintäkanavat sekä yhteistyö- ja kohderyhmät. Se ohjaa myös kaupungin arvojen ja merkityksien viestimisessä ulkoisesti ja sisäisesti. VIESTINNÄN VISIO JA PERIAATTEET Rovaniemen kaupungin viestintää ohjaavia periaatteita ovat avoimuus, aktiivisuus, tasapuolisuus ja vastuullisuus. Avoimuus tarkoittaa valmistelun ja päätöksenteon prosessien avaamista. Asioista tiedotetaan ennakoivasti ja kaupunkilaisten osallistumisen keinot tuodaan esille. Aktiivinen viestintä edellyttää suunnitelmallisuutta. Viestintä on vuorovaikutteista keskustelua eri osapuolten välillä. Tasapuolisuus tarkoittaa sitä, että kaikkia sidosryhmiä ja tiedon tarvitsijoita kohdellaan yhdenvertaisesti. Viestinnässä otetaan huomioon myös erityisryhmien tarpeet. Vastuullisuus lisää yhteisöllisyyttä sekä luottamusta viranomaisiin. Avoin tiedonsaanti viranomaisten toiminnasta lisää päätöksenteon läpinäkyvyyttä. Jokainen työntekijä kertoo vastuullaan olevista asioista ymmärrettävästi, päätöksensä perustellen ja tuomalla esiin niiden vaikutukset. Viestintä on keskeinen johtamisen väline ja tukee kaupunkistrategiassa määriteltyjen tavoitteiden saavuttamista. Rovaniemen strategisia painotuksia ovat alueen elinvoimaisuus, yritysten kilpailukyky, asukkaiden hyvinvointi ja viihtyisä elinympäristö. Strategian mukaan Rovaniemi on vuonna 2030 kasvava arktisen osaamisen kaupunki, jossa hyvä elämä perustuu yhdessä tehtävään sujuvaan arkeen puhtaassa luontoympäristössä. Kaupunki rakentaa hyvinvointia koko Lapin alueelle. Rovaniemi tunnetaan maailmanlaajuisesti Joulupukin virallisena kotikaupunkina ja vetovoimaisena matkailukohteena. VIESTINNÄN ROOLIT JA VASTUUT Viestintä on muuttunut nopeaksi ja vuorovaikutukselliseksi, jolloin organisaatiossa on entistä tärkeämpää määritellä tarkasti viestinnän vastuut ja roolijako. Poliittisilla päättäjillä on tärkeä rooli arvo- ja linjakeskusteluissa ja toimivalla johdolla vastuu päivittäisestä viestinnästä. Jokaisella esimiehellä ja työntekijällä on vastuu hyvästä viestinnästä. Rovaniemen kaupungin viestintää johtaa ja valvoo kaupunginhallitus, joka hyväksyy esimerkiksi viestintäohjelman. Kaupungin viestinnästä vastaavat kaupunginjohtaja ja viestintäyksikköä johtava viestintäpäällikkö. Johtoryhmä huolehtii siitä, että kaupungissa on yhtenäinen viestintäkulttuuri. 4

5 Viestintäyksikkö vastaa kaupungin kokonaisviestinnästä ja edellytysten luomisesta toimialoille. Lisäksi viestintäyksikkö kehittää ja koordinoi viestintäpäällikön johdolla konsernin viestintää, antaa asiantuntija-apua sekä huolehtii johdon, henkilöstön, oto-tiedottajien ja luottamushenkilöiden viestintäosaamisen kehittämisestä. Kaupunginhallituksen ja valtuuston tiedottamisesta vastaa ko. toimielinten sihteeri yhdessä viestintäyksikön kanssa. Toimialan ulkoisesta ja sisäisestä viestinnästä vastaa toimialajohtaja. Palvelualueiden viestinnästä vastaavat palvelualueiden päälliköt. Kaupungin yhtiöiden ja liikelaitosten viestinnästä vastaavat toimitusjohtajat. Jokainen organisaation jäsen on viestijä omassa työroolissaan: esimerkiksi median haastateltavana omasta työstään, kuntalaisten kanssa asioidessaan ja sosiaalisessa mediassa työasioista keskustellessaan. Projektien ja hankkeiden vetäjät vastaavat hallinnoimiensa hankkeiden viestinnästä. Toimialojen, yhtiöiden ja liikelaitosten viestinnän on oltava linjassa kaupungin tavoitteiden kanssa ja tuettava kaupungin strategian toteutumista. Toimialojen, yhtiöiden ja liikelaitosten johdon sekä projektien ja hankkeiden vetäjien on välitettävä hyvissä ajoin tietoa merkittävistä viestintä- ja markkinointitoimistaan kaupungin viestintäyksikölle. Erityisen tärkeää tiedonkulku on kriisitilanteissa. VIESTINNÄN KESKEISET KOHDE- JA SIDOSRYHMÄT Viestinnän keskeisimmät kohderyhmät: asukkaat yritykset ja elinkeinoelämä opiskelijat vierailijat ja matkailijat henkilöstö Viestinnässä otetaan huomioon seuraavat sidosryhmät: media luottamushenkilöt asukkaat, asukas- ja kyläyhdistykset muut kunnat muut viranomaiset keskeiset yhteistyötahot kuten yliopisto ja muut oppilaitokset, paikalliset järjestöt, seurat ja yhdistykset etu- ja ammattijärjestöt kansainväliset sidosryhmät mm. ystävyyskaupungit, EU-kontaktit VIESTINNÄN KEINOT JA KANAVAT Uudessa kuntalaissa painotetaan vuorovaikutusta ja keskeiseksi viestinnän kanavaksi määritellään tietoverkko (internet). Rovaniemen kaupungin keskeisiä, omia viestinnän kanavia ovat ulkoiset ja sisäiset internet-sivustot sekä sosiaalisen median alustat. Viestinnän keinot ja kanavat valitaan viestittävän asian ja kohderyhmän mukaan. 5

6 Sisäinen viestintä Lanssi-intranet on sisäisen työyhteisöviestinnän tärkein kanava. Se lisää yhteisöllisyyttä ja on tärkeä tiedonsaannin kanava, myös mobiilisti. Työyhteisöviestinnän tärkeimpiä kanavia ovat lisäksi laadukas johtamis- ja esimiestyö, säännölliset työpaikkakokoukset ja kehittämiskeskustelut. Esimies on linkki johdon ja henkilöstön välillä. Ulkoinen viestintä Kaupunkilaisille suunnattuja viestinnän keinoja ovat tiedotteet, palveluesitteet, ilmoitukset, puhelin- ja muut neuvontapalvelut. Rovaniemi.fi-sivusto (jatkossa yhdessä Suomi.fi-sivuston kanssa) on kaupunkilaisen asioinnin, vuorovaikutuksen ja palveluviestinnän tärkein kanava. Sosiaalisen median palvelut (mm. Facebook, Twitter, Instagram, Youtube) ovat yhä tärkeämpiä tiedottamisen ja vuorovaikutuksen kanavia. LAIT OHJAAVAT VIESTINTÄÄ Kaupungilla on lainsäädäntöön perustuva viestintävelvoite. Keskeisimmät viestintää ohjaavat lait ovat kuntalaki, julkisuuslainsäädäntö ja hallintolaki. Uuden kuntalain (29 ) mukaan kunnan toiminnasta on tiedotettava asukkaille, palvelujen käyttäjille, järjestöille ja muille yhteisöille. Kunnan tulee antaa riittävästi tietoa kunnan järjestämistä palveluista, taloudesta, kunnassa valmistelussa olevista asioista, niitä koskevista suunnitelmista, asioiden käsittelystä, tehdyistä päätöksistä ja päätösten vaikutuksista. Kunnan on tiedotettava, millä tavoin päätösten valmisteluun voi osallistua ja vaikuttaa. Kunnan on huolehdittava, että toimielinten käsittelyyn tulevien asioiden valmistelusta annetaan esityslistan valmistuttua yleisen tiedonsaannin kannalta tarpeellisia tietoja yleisessä tietoverkossa. Kunnan on verkkoviestinnässään huolehdittava, että salassa pidettäviä tietoja ei viedä yleiseen tietoverkkoon ja että yksityisyyden suoja henkilötietojen käsittelyssä toteutuu. Viestinnässä on käytettävä selkeää ja ymmärrettävää kieltä ja otettava huomioon kunnan eri asukasryhmien tarpeet. KESKEISET TAVOITTEET Kaupungin tehtävissä korostuvat jatkossa elinvoiman laaja edistäminen, työllisyys, yhteyksien ja verkostojen rakentaminen, koordinointi ja uudistuva demokratiatehtävä. Rovaniemen kaupungin tavoitteena on lisätä asukkaiden osallisuutta ja vaikuttamismahdollisuuksia (asukkaiden osallisuuden ja vaikuttamisen kehittämisohjelma ja ). Kaupungin viestintä jaetaan kolmeen osaan, jotka ovat palveluviestintä (lakisääteiset toimet, päätökset), mielikuvaviestintä (strategian mukaiset toimet) ja sisäinen viestintä. Palveluviestinnän tavoitteet: Valmistelussa olevista asioista ja päätöksentekoon tulevista asioista kerrotaan aktiivisesti aiempaa enemmän digitaalisissa kanavissa, kuten sosiaalisessa mediassa Viestintä pyrkii tavoittamaan myös ne asukkaat, jotka eivät ole aktiivisesti kiinnostuneita kaupungin asioista 6

7 Viestinnässä toteutetaan entistä paremmin esteettömyysperiaatetta (esimerkiksi vammaiset ja ikääntyneet), tiedottamisessa kiinnitetään huomiota selväkielisyyteen (hallintolaki 9 ) Rovaniemi.fi sivujen kehittäminen ja onnistunut integraatio valtakunnallisen Suomi.fi-sivuston kanssa Toimenpiteet: Jalkautetaan sosiaalisen median suunnitelma toimialoille ja järjestetään koulutusta sosiaalisen median käyttöön Perustetaan viestinnän asukasraati arvioimaan ja kehittämään kaupungin viestintää (mm. verkkopalveluja) Tiedotteiden, esitteiden, esityslistojen, pöytäkirjojen ja verkkosisällön laadun ja selkeyden kehittämistä mm. koulutuksilla ja tietoiskuilla Erityisesti videoita lisätään sosiaalisessa mediassa Mittarit: Verkkosivujen kävijämäärät ( käyttäjää/ vuosi 2015, Google Analytics) sekä kaupungin sosiaalisen median sivustojen seuraajien määrä (tilanne , FB: 2518 seuraajaa, tavoitettua ihmistä/kk, Twitter: 1265 seuraajaa, Instagram: 781 seuraajaa) Tiedotteiden määrä, laatu ja niiden läpäisevyys Palaute (myös asukasraati) Media-analyysit neljännesvuosittain (kotimaisten ja ulkomaisten uutisten ja sosiaalisen median seuranta) Rovaniemi.fi-sivujen käyttäjäkysely Mielikuvaviestinnän tavoitteet: Rovaniemi-kuvan (mm. elinvoimaisuus, puhdas luonto, arktisuus) vahvistaminen ja kirkastaminen Rovaniemen veto- ja elinvoiman lisääminen Toimenpiteet: Kaupunkiviestintää ja -markkinointia entistä tiiviimmässä yhteistyössä konsernin eri toimijoiden, yhteisöjen ja yritysten kanssa (yhteisiä kampanjoita jne.) Viestinnän ja markkinoinnin vuosikellon (keskeiset päätöksenteot, tapahtumat, hankkeet jne.) rakentaminen ja käyttöönotto Ennakoivan ja avoimen tiedottamisen sekä nopean reagoinnin lisääminen Kansainvälisen sisällön lisääminen ja kanavien löytäminen kv-sisällöille Rovaniemen kaupungin näkökulman esilletuonti valtio-maakunta-kunta muutoksessa Tapahtumaviestinnän toteutusta: Rovaniemellä järjestettävät isot, valtakunnalliset tapahtumat: mm. Suomi 100 tilaisuudet, Artic Design Week, Kuninkuusravit, Arktisen neuvoston puheenjohtajuuteen liittyvät tapahtumat, Rovaniemi-viikko jne. 7

8 Mittarit: Verkkosivujen kävijämäärät sekä kaupungin sosiaalisen median sivustojen seuraajien määrä Media-analyysit neljännesvuosittain (kotimainen ja ulkomainen uutisten ja sosiaalisen median seuranta) Muuttohalukkuus- ja matkailututkimukset Palaute Sisäisen viestinnän tavoitteet: Viestintä tukee henkilöstön työmotivaation ja hyvinvoinnin lisäämistä Työntekijöille kerrotaan avoimesti ja oikea-aikaisesti heitä koskevista asioista, henkilöstöviestintä on vuorovaikutuksellista niin, että aloitteiden ja palautteen esittäminen on luonteva osa työkulttuuria Viestintä ymmärretään ja huomioidaan osaksi imagonrakennusta ja johtamista Kansalliseen palveluarkkitehtuuriin liittyvän palvelutietoavaranto-hankkeen toteuttaminen yhdessä henkilöstön kanssa Toimenpiteet: Lanssi-intranet-palvelun sisällön kehittäminen yhteistyössä henkilöstöyksikön kanssa Uusille työntekijöille tarjotaan myös kaupungin viestintään perehtymistä KaPa-hankkeesta tiedottamista sekä hankkeeseen liittyvän työn ja koulutuksen koordinointia Muutoksista tiedottamista henkilöstölle Kaupungin kriisiviestintäohjeen päivittäminen Mittarit Työolobarometri Lanssin kävijämäärä ja sivustosta kerätty ja saatu palaute Palvelutietovarannon (KaPa-hanke) käyttöönotto mennessä ja uusista verkkopalveluista saatu palaute VIESTINNÄN RESURSSIT JA TOIMINNAN KEHITTÄMISTAVOITTEITA Rovaniemen kaupungin viestintäyksikössä työskentelee (tilanne ) päätoimisesti neljä henkilöä (verkkotiedottaja, verkkotuottaja, järjestelmäasiantuntija ja viestintäpäällikkö) ja osa-aikaisesti yksi henkilö (viestinnänasiantuntija). Tiedottajan paikka täytetään viimeistään alkuvuonna Konserniyhtiöissä toimii (tilanne ) yhteensä kaksi tiedottajaa ja kaksi viestinnänsuunnittelijaa. Tiedotusta hoidetaan yhtiöissä ja toimialoilla pääasiassa muiden tehtävien ohella ja johdon toimesta. Toimialoilla ja yhtiöissä on huolehdittava viestinnän resursseista ja siitä, että yksiköstä löytyy henkilö tai henkilöitä, jotka taitavat sisäisen ja ulkoisen tiedottamisen monikanavaisesti (tiedotteet, netti ja sosiaalinen media). Kaupungin viestintää ja markkinointia pitää suunnitella ja toteuttaa kokonaisvaltaisesti ja yhteistyössä. 8

9 9

10 Rovaniemen kaupunki Hallituskatu Rovaniemi Kaupunginhallitus