SOTERKO Tietovaranto-ohjelma TIETOKO

Transkriptio

1 SOTERKO Tietovaranto-ohjelma TIETOKO Itseisarviointi THL/Tietopalvelut -osasto 1

2 Tietovarantojen kehittämisohjelma Laitosten yhteistyöllä kehitetään tietovarantoja näkyvämmiksi ja luodaan niiden hyödyntämisen käytäntöjä, jotka palvelevat sekä laitoksen omia tutkijoita ja asiantuntijoita, että tietovarantojen ulkopuolisia käyttäjiä Koordinaatio: Päivi Hämäläinen, THL Yhteistyöryhmä: Eero Kettunen, STUK Marja Viluksela, TTL Johanna Seppänen, TTL Pertti Happonen, Fimea Mikko Koponen, Valvira Jenni Blomgren, Kela Tuula Kyyrä, ETK Irmeli Penttilä, Tilastokeskus Raisa Leivonen, Tietosuojavaltuutetun toimisto Jaason Haapakoski, THL Antti Tuomi-Nikula, THL Viveca Bergman, THL THL/Tietopalvelut -osasto 2

3 Tavoitteet ja tulokset Yhteistyöhön osallistuvien organisaatioiden hallinnassa olevien tietovarantojen laadun, löydettävyyden ja jatkokäytettävyyden asteittainen paraneminen. Osallistujaorganisaatioiden sitouttaminen yhteisiin kehittämistoimenpiteisiin Tavoite osoittautui epärealistiseksi selkeän ohjausmallin puuttuessa. Käytännössä saavutettiin muutosten liikkeelle sysääminen ja katalysointi organisaatioissa Parannettiin yhteistä näkemystä, edistettiin pelisääntöjen omaksumista ja organisaatioiden työnjakoa kehittämistoimien osalta. Useista aiheista sovittu periaatetasolla, mutta käytäntöön vieminen edellyttää kunkin tahon omia päätöksiä sekä joissakin tapauksissa lakimuutoksia. Vahvistaa tietovarantoyhteistyötä hallinnonalan ulkopuolella toimivien yhteistyökumppaneiden kanssa THL/Tietopalvelut -osasto 3

4 Tietovaranto-ohjelma TIETOKO Pääasiallisena työmuotona valittujen teemojen ympärille rakennetut kokoukset. 16 kokousta kauden aikana + seminaareja + tietovarantoselvitys. Eri aiheita ja niihin liittyviä periaatteita käsitelty yhteistyöryhmän kokouksissa. aineistoluettelot metatietoineen, aineistojen keruun suunnittelu, aineistojen kuvaaminen, aineistojen fyysinen säilytys ja arkistointi, väestötutkimusaineistojen ja muiden aineistojen (pl. rekisteriaineistot) jakaminen, rekisteriaineistojen luovutuksen prosessi, avoimen datan jakamisen ratkaisut, aineistojen tunnetuksi tekeminen, open access periaatteet) THL/Tietopalvelut -osasto 4

5 Hyödyt ja saavutukset TIETOKO tarjonnut hallinnonalan keskeisille tietovarantotoimijoille vertaisoppimisen mahdollisuuden; työskentelyn alkaessa jopa tietovaranto käsitteenä suhteellisen jäsentymätön. foorumin tiedon ja kokemusten vaihdolle mahdollistaen samalla yhteisten ongelmakohtien käsittelyn ja ratkaisujen etsimisen luontevat puitteet yhteiselle kannanmuodostukselle ja ulostuloille tietovarantoasian tiimoilta. Työskentely selkeyttänyt nykytilan kuvaa. Työn edetessä saavutettu parempi ymmärrys tietovarantojen hyödyntämisen mahdollistajista ja esteistä sekä kehityksen reunaehdoista erityisesti käytännön toimien näkökulmasta Yhteistyöryhmän jäsenet toimineet siltaajina oman organisaationsa ja yhteistyöryhmän välillä. Verkostoitumisen tuloksena syntyi laitosten ja muiden kumppaneiden välillä yhteisiä tavoitetta edistävää erillistä tietojenvaihtoa ryhmän ulkopuolella organisaatioita erityisesti kiinnostavissa asioissa. THL/Tietopalvelut -osasto 5

6 Hyödyt ja saavutukset Toiminnan tärkeys selvästi tunnistettu samalla kun sen kohdentumista on vaivannut toimintaympäristön turbulenssi kohdealueen kokonaisarkkitehtuurityö, joka vei painopistettä avoimeen dataan vaikka tutkimusinfrastruktuurissa erityistä keskittymistä vaatii henkilötietolain alainen tutkimusdata. tutkimuslaitosuudistus ja hallinnonalalla tapahtuneet sopeutustoimet, joiden seurauksena tietovarantotoimintaan käytettävissä olevien resurssien näkymät olivat kauden loppupuolella epäselvät. TIETOKO-toiminnassa syntynyt yhteistyö antanut vertaistukea laitoksille niiden omissa uudistusprosesseissa. Useat työssä mukana olevat organisaatiot ovat merkittävällä tavalla uudistaneet tai ovat uudistamassa tietovarantojen kokonaishallinnointia (esim. Tilastokeskuksen organisaatiouudistus, ETK:n ja Kelan tietovarastouudistukset ja TTL ja Fimea-uudistukset) THL/Tietopalvelut -osasto 6

7 Tuotokset Sosiaali- ja terveysalan tietovarannot kansallisten tietovarantojen kentässä seminaari , Helsinki. Tietovarannot käyttöön seminaari, , Helsinki Tietovarantojen elinkaari seminaari , Helsinki Selvitys SOTERKO-ohjelmien tutkimustietovarantojen hallinnasta ja jatkokäytön mahdollisuuksista. Tuloksia summaava artikkeli Yhteiskuntapolitiikka lehdessä 6/2014 saatavilla Soterko-ohjelmakoordinaattoreille ja sihteeristölle muistio tietovarantotyöstä tutkimuksen infrastruktuureja koskevia rahoitushakuja koskevaa keskustelua varten. Hyviä, jaettavissa olevia käytänteitä tietovarantojen elinkaaren hallintaan liittyen. THL/Tietopalvelut -osasto 7

8 Havaittuja esteitä ja haasteita sekä niiden ehkäisy- ja ratkaisuehdotuksia Tietovarantojen tehokkaamman hyödyntämisen esteitä on tunnistettu lukuisia, ks. esimerkiksi tehty selvitys. Vapaaehtoisuuteen perustavan yhteistyön haasteena on ollut yhteistyössä syntyneen tietotaidon ja uusien toimintakäytäntöjen siirtäminen kunkin osallistujaorganisaation sisäisen päätöksenteon piiriin. Tietovarantojen käytön tehostuminen vaatii pohjakseen aineistojen elinkaaren hallintaa, ts. systemaattisia ja pitkän tähtäimen toimia kussakin yhteistyölaitoksessa. Toteutus edellyttää johtotason linjauksia esim. hyväksytyn datapolitiikan muodossa. THL/Tietopalvelut -osasto 8

9 Yhteistyö muiden SOTERKO-ohjelmien ja muiden tahojen kanssa Muiden SOTERKO-ohjelmien kanssa yhteistyötä alusta alkaen; ohjelmien koordinaattoreita kutsuttu yhteistyöryhmän kokouksiin ja koordinaattoreiden kesken ollut vuorovaikutusta muutoinkin. Tietovarantoselvitys koski kaikkia SOTERKO-ohjelmia. Vuosina 2013 ja 2014 järjestetyissä TIETOKO-seminaareissa esiteltiin eri ohjelmien työtä tietovarantonäkökulmasta. Syksyllä 2013 pidettiin esitys SOTERKOn tutkimuspäivillä. Yhteistyöryhmään osallistuvien lisäksi yhteistyötahoja olleet mm. LYNET, Yhteiskunnallinen tietoarkisto, STM, MLL paikkatietojen osalta, OKM ja CSC, arkistolaitos, aluehallintoviranomaiset, THL:n tietovarantotyöryhmä, THL Biopankki: Vuonna 2012 järjestettiin LYNETiä käsittelevä teemakokous, jossa LYNETin edustajat esittelivät verkoston kehittämistyötä, mm. datapolitiikkaa. OKM:n Tutkimuksen tietoaineistot -hankkeen kanssa tehtiin yhteistyötä sen uudessa toimintamallissa vuodesta 2014 alkaen TIETOKO-ryhmän ollessa edustettuna asiantuntijaryhmässä, ja hankkeen johtaja kävi esittelemässä hallinnonalojen ylittäviä yhteistyötarpeita yhteistyöryhmässä. Yhteistyötä sovittiin syvennettävän datan elinkaaren hallinnan käytäntöjen osalta siten että huolehditaan kehitteillä olevien ratkaisujen hyödyntämisestä molemmin puolin. THL/Tietopalvelut -osasto 9

10 Muutoksia ohjelman tavoitteissa / toiminnassa vuonna 2015 alkaneelle kaudelle THL:ssa vuodenvaihteeseen 2014/15 ajoittuneen organisaatiouudistuksen aiheuttamien muutosten vuoksi Tietovaranto-ohjelman laajentaminen uusiin SOTERKO-kumppaneihin on kesken. Laajennetun yhteisliittymän jäsenet on kutsuttu ensimmäiseen kokoukseen arvioimaan millaisin linjauksin ja millaisin painopistein ohjelman olisi syytä jatkaa. Tärkeimmät viestinnän kohteet 2015 Keskitytään laajennetun TIETOKOn sisäiseen viestintään. Kukin osallistujataho viestii omista tietovarantojen käytön edistämiseen liittyvistä uudistuksistaan (esim. THL valmisteilla oleva datapolitiikka) THL/Tietopalvelut -osasto 10