Cloud Portal Office PILVIPOHJAINEN ASIAKIRJAHALLINTA

Transkriptio

1 Cloud Portal Office PILVIPOHJAINEN ASIAKIRJAHALLINTA Asiakirjaprosessien optimointi voi parantaa tehokkuutta jopa 30 prosenttia. /This is Why pienyritykset käyttävät Cloud Portal Officea kannattavan kasvun edistämiseen.

2 Cloud Portal Off ice Tieto parantaa suorituskykyä /This is Why Sharpin Cloud Portal Office tuo kootun tiedon ulottuvillesi. Tervetuloa Cloud Portal Officen käyttäjäksi. Cloud Portal Office on palkittu pilvipohjainen asiakirjahallintajärjestelmä, jonka avulla asiakirjojen noutaminen, tallentaminen, jakaminen ja etsiminen on luotettavaa ja turvallista. Edullinen, skaalautuva ja helppokäyttöinen Cloud Portable Office tarjoaa PK-yrityksille korkealuokkaisen asiakirjahallintaratkaisun, jonka avulla yritys voi tukea kasvua parantaa tehokkuutta pienentää kustannuksia Optimoitu työnkulku Cloud Portal Officessa kaikki yritystieto säilytetään jäsennetyssä, ajantasaisessa varastossa riippumatta siitä, onko tieto alunperin luotu sähköisesti vai skannattu paperitulosteesta. Siellä voi säilyttää tiedot tuotteista, palveluista, asiakkaista, markkinoista, kilpailijoista, sopimuksista, kirjanpidosta, markkinointikampanjoista kaikesta mahdollisesta. Cloud Portal Office on kuitenkin muutakin kuin tietojen säilytyspaikka. Se on tehokas ja monipuolinen tietokeskus. Jokainen valtuudet omaava tiimin jäsen saa milloin ja missä vain käyttöönsä kaiken, mitä tarvitaan tehokkaaseen päätöksentekoon ja vaivattomaan yhteistyöhön. Miten haet tarvitsemasi tiedot? Juuri niin kuin haluat! Tarvitset vain voimassa olevat käyttöoikeudet ja minkä tahansa laitteen, jolla pääsee verkkoon: PC:n, kannettavan tietokoneen, tabletin, älypuhelimen, Sharpin monitoimilaitteen tai esimerkiksi tiimikokouksissa interaktiivisen BIG PAD -valkotaulun. Voitte työskennellä kasvotusten tai etänä, yksi yhden tai yksi monen kanssa kaikki on mahdollista. Cloud Portal Office on lisäksi täysin integroitu suosittuihin Optimoituihin työnkulkuratkaisuihimme, jotka lisäävät merkittävästi toimistosi kannattavuutta kaikenlaisissa organisaatioissa. 2

3 Kustannusten alentaminen Tuhlattu aika on tuottavuuden menettämistä /This is Why tehokkaimmat toimijat käyttävät Cloud Portal Officea. Tutkimusyhtiö Gartnerin mukaan useimmat työntekijät käyttävät jopa 30 % työajastaan tiedon etsimiseen. Tämä tarkoittaa, että joka viikko jokainen työntekijä menettää 10 tai 11 tuntia tehokasta työaikaa, kun jäsentämättömiä tietoja ja asiakirjoja pidetään hajanaisissa, erillisissä ja huonosti järjestetyissä säilytysjärjestelmissä. Edistyneiden indeksointiominaisuuksiensa ansiosta Cloud Portal Office palauttaa koko yritykseen sen tarvitseman työtehon, kun kaikilla työntekijöillä on mahdollisuus järjestää, löytää, hakea ja jakaa jokaisen asiakirjan uusin versio. Kaikki alkaa tehokkaasta indeksoinnista. Kun tallennat tai skannaat asiakirjoja, saat kehotteen valita niille kuvauksen pudotusvalikosta, kuten lasku, ostomääräys, tai asiakkaan nimi. Voit luonnollisesti myös itse määrittää korkeintaan viisi mukautettua indeksikenttää, ja asettaa ne vapaaehtoisiksi tai pakollisiksi. Asiakirjat, joista puuttuu vaadittavat indeksitiedot, merkitään selvällä varoitusmerkillä, joka kehottaa tekemään korjauksen. Tässä vaiheessa sisäänrakennettu Document Viewer -katseluohjelma on hyödyllinen. Toimintakustannukset alenevat Cloud Portal Office auttaa myös pienentämään toimintakustannuksia. Sähköisten asiakirjojen käytön yleistyminen vähentää tulostamista, paperinkulutusta ja asiakirjakaappien tarvetta. Kun kaikki tiedot on tallennettu turvallisesti pilveen, toimiston ulkopuolisia arkistointipalveluja tai kalliita varajärjestelmiä ei tarvita. Koska Cloud Portal Office tarjotaan SaaS-palveluna (Software as a Service), mitään investointeja ei tarvita, palvelimia ei tarvitse uusia eikä lisäpalvelimien hankkiminen ole tarpeellista. YRITYS KÄYTTÄÄ KESKIMÄÄRIN KUUSI PROSENTTIA LIIKEVAIHDOSTAAN ASIAKIRJAHALLINTAAN. (INFOTRENDS) Document Viewer -katseluohjelman avulla voit esikatsella asiakirjaa sovellusikkunassa lataamatta sitä. Voit vahvistaa asiakirjaversion visuaalisesti sekä lisätä tai korjata nopeasti indeksointitietoja. Cloud Portal Officea käyttämällä ei epävarmuudelle jää sijaa eikä sekaannuksia tai väärinymmärryksiä pääse syntymään. Voit työskennellä missä ja miten haluat ja kaikki tarvitsemasi tieto on välittömästi saatavilla. 3

4 Kannat tavaa kasvua Tieto luo menestystä /This is Why tiimisi tarvitsee Cloud Portal Officen. Ensimmäinen askel kohti kannattavaa kasvua on saada yritykseen mahdollisimman hyvät osaajat. Seuraavaksi heille pitää antaa käyttöön kaikki tarpeellinen tieto, jotta he pystyvät tekemään yrityksesi kannalta parhaat mahdolliset päätökset. Siksi tarvitset Cloud Portal Officen. Cloud Portal Officen avulla vaihdat sirpaleisen ja hajanaisen asiakirjajärjestelmän turvalliseen keskitettyyn tietovarastoon. Työntekijöiltäsi kuluu paljon vähemmän aikaa tiedon hakemiseen ja heillä on siten enemmän aikaa tietojen tehokkaaseen hyödyntämiseen. Tosiasioihin perustuvia päätöksiä Liiketoimintakriittisten tietojen ajasta ja paikasta riippumaton käytettävyys tehostaa päätöksentekoa sekä auttaa nopeuttamaan kasvua ja reagoimaan nopeammin markkinoiden muutoksiin ja tarjoutuviin tilaisuuksiin. Kannattava kasvu on luonnollinen seuraus tästä. Tämä kasvu on myös kestävää. Koska tiimisi on paremmin ajan tasalla ja tuottavampi, taloudelliset riskit ja budjettiin liittyvät paineet vähenevät. Tiedostot voidaan tallentaa suoraan pilveen tai ne voidaan skannata Sharpin monitoimilaitteella. Cloud Portal Office indeksoi asiakirjasi tehokkaasti kehottamalla lisäämään kuvaavat metatiedot, jolloin asiakirjat löytyvät myöhemmin helposti ja nopeasti. Mukana on myös asiakirjojen hakemista helpottava vapaa tekstihaku. JOIDENKIN TUTKIMUSTEN MUKAAN JOPA 80 PROSENTTIA YRITYSTIEDOSTA ON RAKENTEETONTA. 4

5 Kannat tavaa kasvua Pienemmät kustannukset, enemmän voittoa /This is Why Sharpin Cloud Portal Office antaa ohjat sinun käsiisi. Kun laskut ja muut paperiset asiakirjat skannataan Sharpin monitoimilaitteella Cloud Portal Officeen, voidaan vähentää asiakirjojen manuaalista käsittelyä, lisätä kannattavuutta ja tarkkuutta, sekä varmistaa tallennetun sisällön helppo saatavuus. Tämä on vain alkua. Ratkaisu, joka kasvaa yrityksesi mukana Skaalautuvuuden ansiosta Cloud Portal Officeen tarvitsee hankkia vain kulloinkin tarvittava määrä käyttöoikeuksia. Käyttämättömiin oikeuksiin ei tarvitse tuhlata rahaa. Jos joku käyttäjä ei enää tarvitse Cloud Portal Officea, käyttöoikeudet ja niiden laskutus voidaan helposti peruuttaa.* Jos tarvitset enemmän käyttöoikeuksia, niitä on helppo tilata lisää. Käyttöoikeudet ovat aina täysin valvonnassasi, ja niitä voidaan hallita turvallisen verkkosivuston kautta. Cloud Portal Office voi muuntua korvaamattomasta pienen ryhmän työkalusta koko yrityksen kattavaksi laajaksi tietojärjestelmäksi. Aloita pienestä tai tavoittele taivaita sinä päätät. Luotettavuutta ja turvallisuutta Tietoturva on taattu: kaikki palvelimemme sijaitsevat Euroopassa ja noudatamme EU:n tietosuojavaatimuksia. Cloud Portal Office auttaa yrityksiä ja muita organisaatioita pitämään huolta aineettomasta omaisuudestaan hallitsemalla käyttöoikeuksia Subscription Managerin avulla. Kaikki tietosi on suojattu pääsynvalvonnalla, tehokkailla palomuureilla, viimeisimmällä salausteknologialla ja vikasietoisilla varausjärjestelmillä. Salasanakäytännöt voidaan määritellä organisaation oman sisäisen tietoturvapolitiikan mukaisesti. Cloud Portal Office takaa, että tietosi ovat aina turvassa. Pääkäyttäjä voi nopeasti ja kätevästi määritellä, muuttaa ja peruuttaa käyttäjä- tai työryhmäkohtaisia käyttöoikeuksia, ja tietoja voidaan jakaa juuri niin suppeasti tai laajasti kuin on tarpeen. Cloud Portal Office auttaa yrityksiä pitämään huolta informaatio-omaisuudestaan. SKANNAA ASIAKIRJAT CLOUD PORTAL OFFICEEN SHARPIN MONITOIMILAITTEESTA. * Ei välttämättä koske määräaikaissopimuksia. Kysy lisätietoja. 5

6 Teh okas organisaatio Inspiraatio voi iskeä missä hyvänsä /This is Why Sharpin Cloud Portal Office on mukanasi kaikkialla. Sen lisäksi, että Cloud Portal Office nopeuttaa ja tehostaa asiakirjojen hakemista ja arkistointia, sen voi myös synkronoida omalle tietokoneelle. Tämän ominaisuuden avulla varmistat, että käytössäsi on aina asiakirjojen viimeisimmät versiot, vaikka työskentelisit välillä työpaikan pöytäkoneella ja välillä kannettavalla tietokoneella ja kotitietokoneella. Helppoa tiedostojen jakamista Kun haluat jakaa sisältöjä muiden kanssa, voit antaa haluamillesi henkilöille tai ryhmille täydet oikeudet tai pelkän katseluoikeuden kansioosi. Päätösvalta on sinulla voit seurata helposti jakamaasi sisältöä, kenelle jaat sitä ja mitä oikeuksia olet antanut käyttäjille. Tehokasta ryhmätyötä ja verkostoitumista Cloud Portal Officen yhteistyö- ja ilmoitusominaisuudet varmistavat, että organisaation kaikki ryhmät tai osastot kommunikoivat keskenään tehokkaasti ja tuloksellisesti. Voit pyytää esimerkiksi ilmoituksia tiedostojen ja kansioiden muutoksista, niin että olet aina ajan tasalla asiakirjojen viimeisimmistä muutoksista ja versioista. Voit lisätä tiedostoihin ja kansioihin myös omia muistiinpanoja, joiden avulla voit päättää projekteja, lisätä uutta tietoa ja tehdä muutospyyntöjä. Ilmoitusten ja muistiinpanojen avulla voi myös luoda kevyitä asiakirjojen työnkulkuja tietyille osastoille tai eri toimistoissa työskenteleville projektiryhmille. Jos sinulla on tiedostoja, joita suuren koon takia ei voi liittää sähköpostiviestiin, voit käyttää Cloud Portal Officen Send Link -toimintoa lähettämällä linkin Cloud Portal Officen verkkosivustolta tai omasta mobiililaitteestasi ja jakaa tietoa Cloud Portal Officen käyttäjien ja ulkopuolisten vastaanottajien kanssa. Helppoa hallintaa Hallitset kaiken täysin heti kotisivun ladattuasi. Eri alueita voidaan laajentaa tai kutistaa, jotta voit kätevästi katsella asiakirjaasi ja kansioitasi, joihin olet saanut oikeuden kollegoiltasi. Voit myös katsella kaikkia jakamiasi asiakirjoja ja kaikkia tiedostoja, jotka kaipaavat indeksointia. Voit myös seurata linkkejä tiedostoihin, joita olet lähettänyt kolmansille osapuolille sekä määritellä linkin voimassaoloajan. Cloud Portal Officen avulla jakaminen on helppoa. YHTEISTYÖ- JA ILMOITUSOMINAISUUDET TEHOSTAVAT ORGANISAATION TOIMINTAA 6

7 Teh okas organisaatio Yhtenäiset tiimit ovat vahvimpia /This is Why yrityksesi tarvitsee Cloud Portal Officen. Nykyään kaikki käyttävät tabletteja ja älypuhelimia, vaikka käytettävissä olisi kannettava tietokone. Niitä on niin paljon kätevämpi kuljettaa mukana. Me Sharpilla olemme sitä mieltä, että näiden laitteiden pitää myös olla yhteydessä laajempaan asiakirjahallinta- ja yhteistyöjärjestelmään, jotta mobiili työnteko olisi mahdollisimman tehokasta. Tehokkuutta ja helppoutta mobiiliin työhön Pysyäkseen ajan tasalla ei enää tarvitse tulla toimistolle. Voit helposti jakaa ideasi muille heti, kun inspiraatio iskee olitpa sitten kotona, asiakaskäynnillä tai hotellihuoneessa. Yhdenmukainen liittymä on mobiilia työtä tekeville aina tuttu riippumatta siitä, mikä alusta on käytössä. Voit perustaa myös tilapäisiä vierastilejä ja laajentaa siten Cloud Portal Officen käyttäjäkuntaa. Tämä mahdollistaa esimerkiksi läheisemmän yhteistyön asiakkaan tai toimittajan kanssa. Toimistossa voit siirtyä pilveen suoraan monitoimilaitteesta, joka tukee Sharp OSA*. Jos haluat esimerkiksi uusimman tiedostoversion, kirjaudu laitteeseen, etsi haluamasi tiedosto ja tulosta se. Kaikki on valmiina odottamassa. Voit katsella, lähettää, ladata, hallita ja tulostaa tiedostoja mobiililaitteellasi. Luo kansioita, verkostoidu ja jaa tietoja. Cloud Portal Officen ansiosta voit olla yhteydessä tiimiisi missä tahansa. Säästät aikaa ja kustannuksia, kun ei tarvitse matkustaa kokouksiin. Tarvitset vain internet-yhteyden ja laitteen, jolla pääsee verkkoon. * Monitoimilaitteen on tuettava Sharp OSA 4.0:aa tai uudempaa versiota. 7

8 Tekni set tiedot Yleistä Käyttövaihtoehdot Liitettyjen laitteiden enimmäismäärä Tiedonsiirtonopeus sis. ADSL/laajakaista (Mbps) Tuetut käyttöjärjestelmät Windows PC Windows 7/8/10 (32- tai 64-bittinen) Internet Explorer (v9 tai uudempi) Firefox (v14 tai uudempi) Chrome (v18 tai uudempi) Mac OS X (10.7 tai uudempi) Mobiililaite Desktop sync Tietoturva Tiedostojen salaus Internet-selain (PC/Mac), mobiililaite (ios/android), monitoimilaitteen käyttöpaneeli, BIG PAD-valkotaulu (PenSoft-ohjelmistolla tai ilman), Desktop Sync -ohjelmisto Rajoittamaton monitoimilaitteille, BIG PAD -tauluille, mobiililaitteille ja tietokoneille (selaimen kautta) 3 Desktop Sync -sovellusta lisenssiä kohti 5 (minimivaatimus) 10+ (suositus) Lähetettävien tiedostojen koko (maks.) Selain Mobiilisovellus Monitoimilaitteen skannaus/tulostussovellus 250 MB BIG PAD/PenSoft Desktop sync 2 GB Ladattavien tiedostojen koko (maks.) Selain 2 GB Mobiilisovellus Monitoimilaitteen skannaus/tulostussovellus 250 MB BIG PAD/PenSoft Desktop sync 2 GB Safari (6.0.2 tai uudempi) Firefox (v14 tai uudempi) Chrome (v18 tai uudempi) Apple ios 7.0, 8.X (tai uudempi) Android 4.0 (ja uudemmat) älypuhelimet ja tabletit Windows 7/8/8.1 (32- & 64-bittinen) OS X 10.8 (tai uudempi) Kaikkien siirrettävien asiakirjojen automaattinen salaus 128 tai 256 AES -salaus Tietoturvallinen asiakirjojen lähetys Monitoimilaitteet SSLv3.0 / TLS v1.0 AES256-SHA Android-sovellukset SSLv3.0 / TLS v1.2 AES256 Apple-sovellukset SSLv3.0 / TLS v1.2 AES256 BIG PAD -liitäntä SSLv3.0 / TLS v1.2 AES256 PC/Mac Riippuu käyttäjän tietokoneen selainominaisuuksista Tuetut monitoimilaitteet Sharp OSA 4.0 -järjestelmää (tai uudempaa versiota) tukeva pilvivalmis monitoimilaite MX-AMX2 PostScript-tuki (PDF-tulostukseen) Tulostus monitoimilaitteella Tiedostoformaatit Väritila Tulosteiden määrä (enint.) 999 Paperikoko Suunta Sovitus paperikoolle Kaksipuolitulostus Nidonta Rei'itys Lomittelu Järjestely Skannaus monitoimilaitteella Tiedostoformaatit Skannauksen esikatselu Tiedoston nimeäminen PDF, TIFF, JPEG, Salattu PDF, PDF/A, XPS (näytön koko 10,1 tuumaa tai yli) Skannausresoluutio (dpi) 100, 150, 200, 300, 400, 600 M/V pakkaussuhde Salasanasuojaus PDF-tiedostoihin Lähetyskoko Kaksipuolinen skannaus Valotustila Tuetut BIG PAD -valkotaulut Ei mitään, MH, MMR, JPEG värillisten pakkaussuhde on oletuksena medium (jos tyypiksi on valittu Salattu PDF) A4, A3, Auto, Legal 1-puolinen, 2-puolinen Valotustaso 0 (Automaattinen), 1, 2, 3, 4, 5 Työn koontitoiminto Tyhjän sivun ohitus PDF, TIFF, JPEG, XPS Automaattinen A4, A3, Auto, Legal Muotokuva, maisema Käytettävissä 1-puolinen, 2-puolinen (kirja), 2-puolinen (tabletti) Ryhmä, lajittelu Teksti, teksti-tuloste-valokuva, tuloste-valokuva, valokuva, kartta PenSoft-ohjelmistoa tukevat maaliskuun 2013 jälkeen markkinoille tulleet BIG PAD -taulut Cloud Portal Office BIG PAD -liitäntäohjelmisto tarvitaan. Tietokone Windows 7 -käyttöjärjestelmällä (tai uudemmalla) Huomautukset Ulkonäkö ja tekniset tiedot voivat muuttua ilman ennakkoilmoitusta. Kaikki tiedot pitivät paikkansa painatushetkellä. Windows on Microsoft Corporationin rekisteröity tavaramerkki. Kaikki muut yritysten nimet, tuotenimet ja logot ovat niiden vastaavien haltijoiden tavaramerkkejä tai rekisteröityjä tavaramerkkejä. Sharp Corporation Syyskuu 2016 Viite: Cloud Portal Office v2.1 esite (17711). Kaikki tavaramerkit tunnustetaan. E&OE. Sharp Business Systems Finland Oy Rälssintie 6, Helsinki Puh. (09) , Fax (09)