SIMPLIFYSCAN. Viisas valinta älykkääseen skannaukseen

Transkriptio

1 SIMPLIFYSCAN Viisas valinta älykkääseen skannaukseen

2 SIMPLIFYSCAN: VIISAS VALINTA ÄLYKKÄÄSEEN SKANNAUKSEEN SimplifyScan antaa toimistosi työntekijöille mahdollisuuden skannata vaivattomasti asiakirjat ja jakaa niiden kopiot suoraan Sharpin monitoimilaitteelta mihin tahansa osoitteeseen verkossa. Käyttäjät voivat nopeasti ja tehokkaasti liittää asiakirjat digitaalisiin työprosesseihinsa. SimplifyScanilla asiakirja tallennetaan turvallisesti oikeaan kansioon hakukelpoisena tekstitiedostona. Nämä tiedostot voivat olla arkistoitavia tiedostoja, kuten pdf- tai pdf/a-tiedostoja, tai muokattavia tiedostoja, kuten Word ja Excel. SimplifyScanin avulla voit käyttää reaaliaikaista kaksisuuntaista tietoliikennettä verkossasi ja/tai tietokannassasi. Oikea tallennuskansio voidaan helposti valita Sharp-monitoimilaitteen näytöstä. Aiemmin manuaalisesti suoritetut, monta minuuttia kestäneet toiminnot voidaan nyt tehdä automaattisesti muutamassa sekunnissa. SimplifyScanissa yhdistyy käyttäjäystävällisyys ja tehokkuus ja se on mahdollista liittää mihin tahansa liiketoiminnan prosessiin. TÄRKEIMMÄT EDUT Voidaan saumattomasti yhdistää jo käytössä olevaan työnkulkuusi Käyttäjäystävällinen Optimoi tuottavuuden ja tehokkuuden Luo hakukelpoisia tekstitiedostoja Skannaa mihin tahansa Edullinen Skannaa suoraan liiketoimintasovellukseesi SIMPLIFYSCAN Viisas valinta älykkääseen skannaukseen

3 DIGITAALINEN ARKISTOINTI EI OLE KOSKAAN OLLUT HELPOMPAA KUIN SIMPLIFYSCANILLA! Skannaa suoraan Windows-kansioihin Kuka tahansa työntekijä, joka haluaa skannata asiakirjoja, voi asettaa sen Sharpin monitoimilaitteeseen. Skannattavan asiakirjan lähetysosoite voidaan kirjoittaa monitoimilaitteen näytöllä. Käyttäjät voivat myös selata verkon kansioita suoraan monitoimilaitteelta ja valita helposti oikean kohdekansion tallennettavalle asiakirjalle. Uusia kansioita voidaan myös luoda monitoimilaitteen näytöllä. SimplifyScan pystyy luomaan automaattisesti uuden kansion mihin tahansa paikkaan verkossa käyttäen asiakirjaan sisältyviä tietoja, kuten päiväystä, kellonaikaa, käyttäjän nimeä tms. Skannaustulokseen voidaan myös lisätä tietoja. Näitä tietoja voidaan käyttää tiedostonimen luomiseen tai asiakirjan ominaisuuksien täydentämiseen. Käynnistyspainikkeen painamisen jälkeen asiakirja tallennetaan hakukelpoiseksi tekstitiedostoksi haluttuun kohteeseen. Skannaa mihin tahansa sovellukseen SimplifyScan pystyy skannaamaan ja tallentamaan asiakirjoja haluttuun kohdekansioon verkossasi. Käyttäessäsi erityissovellusta, kuten talous-, asiakirjanhallintaa, CRM tai ERM tai juridista sovellusta, kaikki tiedot liiketoimintasuhteista, laskut yms. listataan käytetyn sovelluksen tietokantaan. Siinä tapauksessa on paljon helpompaa skannata ja tallentaa asiakirjat suoraan sovellusohjelmaan. SimplifyScan pystyy tallentamaan asiakirjat suoraan oikeaan kohdekansioon liiketoimintasovelluksessasi niiden tietojen avulla, jotka on annettu monitoimilaitteella. Lisätietoja liitännöistä verkkosivustollamme:

4 EDUT JA OMINAISUUDET SKANNAA MIHIN TAHANSA SOVELLUKSEEN Skannaa ja tallenna suoraan verkkokansioon, SharePointiin tai liiketoimintasovellukseesi. SimplifyScan liittyy reaaliajassa käyttämääsi liiketoimintajärjestelmään. Liitä SimplifyScan helposti jo käytössä olevaan liiketoimintaprosessiisi tuottavuuden ja tehokkuuden lisäämiseksi. - Lisää tuottavuuttasi ja tehokkuuttasi - Voidaan helposti yhdistää jo käytössä olevaan työnkulkuusi - Skannaa suoraan verkkokansioon, sähköpostiin, henkilökohtaiseen kansioon tai liiketoimintasovellukseen. - Skannaa suoraan sähköpostiosoitteeseen LDAP:n avulla KÄYTTÄJÄYSTÄVÄLLINEN Sharpin monitoimilaitteen käyttöliittymä on hyvä näyte käyttäjäystävällisestä suunnittelusta. SimplifyScan on suunniteltu samalla tavalla eli tehden skannauksesta niin helppoa kuin mahdollista. - Ei tarvita ulkoisia, kalliita terminaaleja - Ei tarvita erillistä työasemaa - Vähemmän työvaiheita HAETTAVISSA OLEVAT PDF- JA PDF/A-TIEDOSTOT (OCR) SimplifyScan pystyy muuntamaan skannatut asiakirjat hakukelpoisiksi pdf- tai pdf/a-tiedostoiksi arkistointia varten. Optista merkkien tunnistamisjärjestelmää (OCR) käyttämällä asiakirjat voidaan muuntaa muokattavaksi tekstiksi tai hakukelpoiseksi arkistotiedostoksi. - Asiakirjat ovat helposti haettavissa käyttöä varten - Asiakirjoja voidaan hakea tekstitiedostoina - PDF-lisäominaisuudet - Lisää uusia skannauksia jo olemassa oleviin pdftiedostoihin USEITA TULOSTUSMUOTOJA SimplifyScan osaa tallentaa skannatut asiakirjat moniin eri muotoihin, kuten PDF, JPG, TIFF, Word, Excel tai OpenOffice. Word-asiakirjoja voidaan siirtää muokattaviksi tekstitiedostoiksi ja PDF-tiedostoja arkistointiin ja jakeluun. - Skannaa suoraan muokattavia tiedostoja - Skannaa suoraan arkistoitavia tiedostoja - Skannaa suoraan kuvatiedostoja SIMPLIFYSCAN Viisas valinta älykkääseen skannaukseen

5 BATES-LEIMA JA JÄLJITYS Bates-leimaa käytetään mm. lakialalla, jossa arkistoitavat asiakirjat leimataan juoksevalla numerolla tai päivämäärällä asiakirjan aitouden todistamiseksi. Skannauksen yhteydessä asiakirjaan tallentuva teksti/numero on muokattavissa yrityskohtaisesti, samoin leiman sijainti. Asiakirjat ovat helposti jäljitettävissä. - Skannauksen yhteydessä lisättävä juokseva numerointi todistaa asiakirjan aitouden - Leimaus ja numerointi tapahtuu aina automaattisesti ja yhtenäisellä tavalla VIIVAKOODI SimplifyScan pystyy lukemaan ja tulkitsemaan vakioviivakoodifontteja, joita saattaa sisältyä asiakirjoihin. SimplifyScanin havaitessa viivakoodin se lukee koodin arvon ja avaa datan metadataksi tallennusta varten. Suuria asiakirjamääriä (eriä) skannattaessa eri erät voidaan erottaa toisistaan ja tallentaa eri paikkoihin käyttämällä viivakoodien erotteluarkkeja. On myös mahdollista luoda itse viivakoodeja koskevia sääntöjä ja viivakoodi voidaan helposti jakaa. - Ei tiedon syöttämistä monitoimilaitteelta - Eräskannaus HENKILÖKOHTAISET SKANNAUSMALLIT Kun käyttäjä kirjautuu laitteeseen, hän näkee henkilökohtaiset skannausmallinsa. Skannauksen kohteita ei tarvitse erikseen syöttää jokaisen skannauksen yhtedessä; kaikki tarvittava tieto on valmiina monitoimilaitteella. Tämä vähentää virheiden mahdollisuutta ja lisää kontrolloitavuutta. - Henkilökohtaiset skannausmallit - Parempi kontrolloitavuus ja turvallisuus - Skannauskohteet valmiiksi laitteen muistissa EI ASIAKASSOVELLUKSIA SimplifyScan asennetaan palvelimelle ja siihen on pääsy vain verkon ylläpitäjällä. Ohjelmistoasennuksia käyttäjien työasemille ei tarvita. Tämä mahdollistaa helpon asennuksen ja vähentää käyttäjien koulutustarvetta. Käyttäjä työskentelee vain monitoimilaitteella, jonka hän tuntee jo ennestään. - Erillistä käyttäjäkoulutusta ei tarvita - Keskitetty asennus, työasemakohtaista asennusta ei tarvita

6 ÄLYKKÄÄN ARKISTOINNIN HELPOT VAIHEET KOHTA 1 KOHTA 4 Paina käynnistyspainiketta skannataksesi ja tallentaaksesi asiakirjan. SimplifyScan pystyy tallentamaan asiakirjasi haluamassasi tiedostomuodossa: PDF, TIFF, JPEG, Word, Excel tai OpenOffice. KOHTA 5 KOHTA 2 Aseta skannattava asiakirja monitoimilaitteeseen. KOHTA 3 Valitse skannauskohde SimplifyScan-käyttöliittymästä. Asiakirja tallennetaan oikeassa muodossa oikeaan paikkaan verkossa. Voit skannata Windows-kansioihin sekä suoraan liiketoiminnan sovelluksiin, kuten taloushallintaan, CRM-, ERPtai vaikkapa lakialan sovelluksiin. SimplifyScan käyttää kaksisuuntaista keskustelua monitoimilaitteen ja verkkosovellusten/tietokantojen kanssa. Valitse esiohjelmoiduista vaihtoehdoista skannauskohde ja vastaa mahdollisesti käyttäjältä vaadittaviin kysymyksiin. SIMPLIFYSCAN Viisas valinta älykkääseen skannaukseen

7 SHARP OSA: UUSI AJATTELUTAPA Kaikesta, mitä olet lukenut tästä esitteestä, voidaan kiittää Sharp OSA:a (Open Systems Architecture). Se on kehitysalusta, joka mahdollistaa monitoimilaitteen liittämisen osaksi liiketoimintaasi. Tästä syystä viimeisimmillä monitoimilaitteilla voidaan tehdä paljon muutakin kuin vain tulostaa, kopioida, faksata ja skannata. Sharp OSA:n avulla laitteille saadaan suora pääsy olemassa oleviin liikesovelluksiin ja koko työnkulkuusi. Automatisoinnilla tarkkuutta ja tehokkuutta Sharp OSA on ihanteellinen ratkaisu helpottamaan ja nopeuttamaan toistuvia tehtäviä skannauksessa, indeksoinnissa ja arkistoinnissa. Helppo integrointi ja vaivaton käyttöönotto Sharp OSA-sovellusten asentaminen ja liittäminen käyttöympäristöösi on helppoa ja vaivatonta. Vastinetta rahoillesi Sharp OSA lisää valtavasti monitoimilaitteeseen tehdystä sijoituksesta saatavaa hyötyä ja takaa toistuvien tehtävien automatisoinnilla mittavia säästöjä käyttäjien työajoissa.

8 X-Solutions Europe Amersfoortseweg LK Bunschoten The Netherlands Tel. +31 (0) Fax +31 (0) Sharp Electronics Finland Rälssintie Helsinki Finland Tel (0) Fax +358 (0) Tuetut Sharp-laitteet Lisätietoja tuetuista Sharp-laitteista saat Sharp-jälleenmyyjältäsi tai verkkosivulta X-Solutions. Product appearance, build status and/or specifications are subject to change without notice. X-Solutions and SimplifyScan are trademarks of X-Solutions TM. SimplifyScan-fin-basic-1.2