NetTikon KULU JA MATKA

Transkriptio

1 Toukokuu (57) Käyttöohje

2 Toukokuu (57) 1 Johdanto Aloitus Kirjautuminen Unohtunut salasana Salasanan vaihtaminen Käyttäjätunnuksen lukkiutuminen Sovelluksen aikakatkaisu Etusivu ja menu Etusivu Tiedotteet Avoimet tehtävät Menu Silverlight sovellukset Yrityksen vaihto Käyttäjäasetukset ja kirjautuminen ulos Kululaskun teko Perustiedot Lisätiedot Kilometrikorvaukset Kulut Liitteet Päänäkymän toimintopainikkeet Matkalaskun teko Perustiedot Lisätiedot Päivärahat ja ateriakorvaukset Kilometrikorvaukset Kulut Liitteet Päänäkymän toimintopainikkeet Selaus ja Hyväksyntä Laskujen selaus eri välilehdillä Suodatus Nouseva / Laskeva järjestys... 42

3 Toukokuu (57) 6.2 Laskun muokkaaminen ja tarkastelu Kesken välilehti Hyväksyntään lähetys Hyväksyntä välilehti Esikatselu Takaisin Palauta Hyväksy Selaus välilehti Laskujen tilat Maksulista Maksulistan tulostus Uusintatulostus Vuosiyhteenvedon tulostus... 56

4 Toukokuu (57) 1 Johdanto sovelluksen avulla voi Peruskäyttäjä Syöttää omia kulu- ja matkalaskuja, ja lisätä niille liitteitä Selailla, esikatsella, tulostaa ja tallentaa omia tekemiään laskuja Lähettää kulu- ja matkalaskunsa hyväksyntään Hyväksyjä Syöttää omia kulu- ja matkalaskuja, ja lisätä niille liitteitä Selailla, esikatsella, tulostaa ja tallentaa omia sekä hyväksyntään tulleita laskuja Lähettää kulu- ja matkalaskunsa hyväksyntään Hyväksyä omia matkalaskujaan mikäli näin on parametreissa määritelty Palauttaa hyväksyntään tullut kulu- tai matkalasku korjattavaksi tai siirrettäväksi toiselle hyväksyjälle mikäli on määritelty hyväksyjäksi Maksaja Syöttää omia kulu- ja matkalaskuja, ja lisätä niille liitteitä Selailla, esikatsella, tulostaa ja tallentaa omia tekemiään laskuja Lähettää kulu- ja matkalaskunsa hyväksyntään Tulostaa maksuluettelo maksatusta varten Tulostaa Vuosiyhteenveto raportin palkansaajan vuosi-ilmoitusta varten Käyttäjä kaikilla oikeuksilla Syöttää omia kulu- ja matkalaskuja, ja lisätä niille liitteitä Selailla, esikatsella, tulostaa ja tallentaa kaikkia yrityksen laskuja Lähettää kulu- ja matkalaskunsa hyväksyntään Hyväksyä omia matkalaskujaan mikäli näin on parametreissa määritelty Palauttaa hyväksyntään tullut kulu- tai matkalasku korjattavaksi tai siirrettäväksi toiselle hyväksyjälle mikäli on määritelty hyväksyjäksi Tulostaa maksuluettelo maksatusta varten Tulostaa Vuosiyhteenveto raportin palkansaajan vuosi-ilmoitusta varten sovellus voidaan ottaa käyttöön yrityksessä jolla on käytössä Tikon Kirjanpito ja Tikon Arkisto.

5 Toukokuu (57) 2 Aloitus 2.1 Kirjautuminen Kirjautumisikkuna on yhteinen kaikille NetTikon sovelluksille. Jokaiselle käyttäjälle on luotu oma käyttäjätunnus jolla on oma rooli, joka määrittelee mitä asioita käyttäjä voi sovelluksessa tehdä. Tikotunnuksella ei NetTikon sovelluksiin voi kirjautua. Käyttäjätunnus lukkiutuu, mikäli sovellukseen yritetään kirjautua viisi (5) kertaa virheellisellä salasanalla. Tällöin Tikon pääkäyttäjän on poistettava käyttäjätunnuksen lukitus. NetTikon sovellusten kielisyyden (Suomi, Ruotsi, Englanti) voi vaihtaa lippu-ikoneista. Ohje-linkistä avautuu ohjeistus NetTikon sovellusten käyttämisestä eri laitteilla ja selaimilla.

6 Toukokuu (57) 2.2 Unohtunut salasana Mikäli salasana unohtuu, voi Salasana unohtunut linkistä tilata uuden salasanan. Ensin syötetään käyttäjätunnus, ja sen jälkeen syötetään sähköpostiosoite joka on käyttäjätunnuksen perustamisen yhteydessä syötetty käyttäjälle. Painamalla Uusi salasana painiketta, järjestelmä luo uuden salasanan, ja lähettää sen käyttäjän sähköpostiin. 2.3 Salasanan vaihtaminen Sovelluksen salasanan voi vaihtaa sen jälkeen kun on kirjautunut NetTikoniin valikosta Asetukset. 2.4 Käyttäjätunnuksen lukkiutuminen Turvallisuussyistä johtuen käyttäjätunnus lukkiutuu, jos salasana on syötetty väärin viisi kertaa peräkkäin. Tällöin sovellus ilmoittaa tunnuksen sulkemisesta ja kehotuksen olla yhteydessä järjestelmän ylläpitäjään käyttäjätunnuksen vapauttamiseksi.

7 Toukokuu (57) 2.5 Sovelluksen aikakatkaisu Tietoturvan parantamiseksi sovellukseen on lisätty aikakatkaisu. Tämä ominaisuus pakottaa käyttäjän kirjautumaan uudestaan sovellukseen, mikäli käyttäjä ei ole määritellyn aikakatkaisuarvon aikana käyttänyt sovellusta. 3 Etusivu ja menu 3.1 Etusivu Etusivu on NetTikon-sovellusten oletusnäkymä sisäänkirjautumisen jälkeen. Etusivulla esitetään tiedotteita ja käyttäjän avoimet tehtävät eri NetTikon sovelluksissa. Etusivu muuttuu käyttäjän oikeuksista sekä käytössä olevista NetTikon-sovelluksista riippuen. Etusivun tietojen päivitys tapahtuu - ikonista.

8 Toukokuu (57) Tiedotteet NetTikon-etusivun Tiedotteet-osiossa esitetään sekä Tikon Oy:n julkaisemat että Tikon Ylläpito -sovelluksen kautta laaditut tiedotteet. Tiedotteita näkyy kolme (3) viimeisintä, uusin aina päällimmäisenä. Näytä kaikki tiedotteet painikkeesta päästään tarkastelemaan kaikkia julkaistuja tiedotteita. Tiedote avautuu klikkaamalla haluttua tiedotetta.

9 Toukokuu (57) Avoimet tehtävät Etusivun Avoimet tehtävät-osiossa esitetään käyttäjällä olevia avoimia tehtäviä eri NetTikon-sovelluksissa. Osio koostuu sovelluskohtaisista tiilistä, joissa on näkyvillä linkit käyttäjän toimenpiteitä vaativiin töihin kyseisessä sovelluksessa sekä pikalinkit sovelluksen yleisimpiin toimintoihin. Sovelluskohtaisten tiilien määrä ja sisältö vaihtelee käytössä olevien NetTikon-sovellusten sekä käyttäjän avoimien töiden mukaan.

10 Toukokuu (57) 3.2 Menu Etusivun vasemmassa laidassa olevasta menusta valitaan haluttu NetTikon-sovellus. Sovelluksen valinnan jälkeen valitun sovelluksen toimintonäytöt ovat valittavissa joko menusta, tai päänäkymässä esitettävien linkkien kautta.

11 Toukokuu (57) Silverlight sovellukset On huomioitava että Silverlight-sovellukset ovat valittavissa vain selaimilla jotka tukevat Silverlight-liitännäistä (IE ja Firefox). Mikäli valitaan jokin Silverlight-sovelluksista (TOSITE, PALKKA, OSTOLASKU, MYYNTILASKU), menun sovellusvalinnat muuttuvat ikoneiksi ja menun rinnalle avautuu valitun Silverlight-sovelluksen valikko.

12 Toukokuu (57) 3.3 Yrityksen vaihto Yrityksen vaihto tehdään NetTikon menussa, Valittu yritys osiossa. Hiirellä klikataan Vaihda yritystä, jolloin avautuu valintalista niistä yrityksistä joihin käyttäjällä on oikeus. Mikäli yrityksiä on paljon, yrityksen voi hakea kirjoittamalla Suodata riville yrityksen nimen tai Tikon yritysnumeron.

13 3.4 Käyttäjäasetukset ja kirjautuminen ulos Toukokuu (57) NetTikonin menun yläosasta löytyvät painikkeet käyttäjäasetuksille sekä sovelluksesta uloskirjautumiselle. Käyttäjäasetukset Uloskirjautuminen NetTikonista Käyttäjäasetuksissa voi Kirjautua ulos sovelluksesta Määritellä näppäinasetuksia Vaihtaa sovelluksen salasanan

14 Toukokuu (57) 4 Kululaskun teko Kululaskun teko aloitetaan valitsemalla vasemmalla olevasta menusta KULU JA MATKA. Kululaskulle voidaan syöttää sekä kilometrejä että kuluja sekä lisätä liitteitä. Valitaan KULU JA MATKA Kululaskun syöttö.

15 Toukokuu (57) 4.1 Perustiedot Henkilö Pankkitili BIC Kululaskun selite Tallenna ja jatka Oletuksena käyttäjän tiedot. Mikäli käyttäjälle on määriteltynä useampia henkilötietoja, kenttä on tyhjä, jolloin alasvetovalikosta valitaan henkilö jolle kululasku tehdään. Tieto on pakollinen. Oletuksena käyttäjälle perustietoihin tallennettu pankkitili. Mikäli tiliä ei ole henkilölle perustettuna, se täydennetään. Tili voidaan tarvittaessa vaihtaa. Mikäli käyttäjälle on määriteltynä useampia henkilötietoja, kenttä on tyhjä, jolloin kun alasvetovalikosta valitaan henkilö, täydentyy pankkitilitietoihin valitun henkilön pankkitili. Tieto on pakollinen. Pankkitilin BIC-tunnus syötetään mikäli kyseessä on ulkomainen IBAN-muotoinen pankkitili. Suomalaisella pankkitilillä BIC-kenttä ei ole näkyvissä. Kuvaus kuluista, tieto on pakollinen. Painikkeella laskun otsikkotiedot tallentuvat jonka jälkeen avautuu kilometrien ja kulujen tallennusnäkymä. Perustietojen tallennuksen jälkeen voidaan kululasku jättää odottamaan, ja lisätä tai muokata sen tietoja myöhemmin. Vasta kun lasku on lähetetty hyväksyttäväksi, siihen ei voi enää tehdä muutoksia.

16 Toukokuu (57) 4.2 Lisätiedot Lisätiedot Kun Näytä lisää -painiketta siirtää oikealle, avautuu laskentakohteet jotka ovat käytössä yrityksellä. Lisätiedoissa on oletuksena ne laskentakohteet jotka on tallennettu oletuksiksi henkilön perustietoihin. Tietoja voi muuttaa. 4.3 Kilometrikorvaukset Täytä painiketta painamalla avautuu kilometrien syöttönäkymä.

17 Toukokuu (57) Reitti Alkaen km Kulkuneuvo Korvaus Ajoreitti mikä on ajettu. Tieto on pakollinen. Päivämäärä jolloin ajo on tehty. Tieto voidaan valita kalenterista tai syöttää. Tieto on pakollinen. Kilometrien määrä. Tieto on pakollinen. Valintalistasta valitaan käytetty kulkuneuvo. Tieto on pakollinen. Kilometrikorvauksen/kilometri rahamäärä. Täydentyy automaattisesti valitun kulkuneuvon mukaisesti. Tieto voidaan muuttaa mikäli se on asetuksissa sallittu. Mikäli kenttään Kulkuneuvo valitulle tiedolle on asetuksissa määritelty lisätietoja, kilometritietojen syötön jälkeen näkyviin ilmestyy Kulkuneuvon lisätiedot valinta. Nuolesta painamalla avataan valittavissa olevat, perustetut lisätiedot.

18 Toukokuu (57) Haluttu lisätieto valitaan laittamalla kenttään asetus. Lisätiedon hintaa voidaan muuttaa, mikäli se on asetuksissa sallittu. Mikäli kilometrikorvauksiin sisältyy lisähenkilökorvaus, syötetään Lisähenkilöt osioon siihen liittyvät tiedot.

19 Toukokuu (57) Lisähenkilö 1 Syötetään mukana olleen henkilön nimi. Lisähenkilö 2 N Lisähenkilöt x N Kun henkilön nimi on Lisähenkilö-kenttään syötetty, avautuu aina uusi, tyhjä Lisähenkilö kenttä täydennettäväksi sitä mukaa kun henkilöiden nimiä on kirjoitettu. Syötetään yksi nimi per Lisähenkilö kenttä. Ohjelma näyttää lisähenkilöiden kappalemäärän (N), joka muuttuu sitä mukaa kun henkilöiden nimiä kirjoitetaan Lisähenkilö-kenttiin. Näytetään myös lisähenkilön korvausmäärä/kilometri. Korvaussummaa voidaan muuttaa, mikäli se on asetuksissa sallittu. Ikkunan alareunaan täydentyy rivikohtaisesti kilometrikorvauksen eri osiot.

20 Toukokuu (57) Poista Lisää Kopioi Valmis Poistetaan syötetyt tiedot. Syötetään uusi kilometrikorvausrivi. Kopioidaan syötetty kilometrikorvausrivi uudeksi riviksi. Uudelle riville kopioituu Reitti, kmmäärä, valittu kulkuneuvo ja korvaussumma. Kilometrikorvaustiedot tallennetaan. Mikäli näkymästä poistutaan tallentamatta tietoja, ohjelma huomauttaa ja pyytää vahvistamaan toiminnon. Mikäli on syötetty useampi kuin yksi kilometrikorvausrivi, Perustiedot ikkunan yläreunasta näkee mikä rivi on näkyvissä sekä rivien kokonaismäärän. Nuolipainikkeella siirrytään seuraavaan syötettyyn kilometrikorvausriviin. Nuolipainikkeella siirrytään edelliseen syötettyyn kilometrikorvausriviin. Sulje painikkeella suljetaan kilometrikorvaus ikkuna.

21 Toukokuu (57) Kululaskun päänäkymään kertyy rivikohtaisesti syötetyt kilometritiedot, sekä niiden yhteensä summa.

22 Toukokuu (57) 4.4 Kulut Täytä painiketta painamalla avautuu kulujen syöttönäkymä. Päivämäärä Kululaji Kpl Summa Selite Tieto voidaan valita kalenterista tai syöttää. Tieto on pakollinen. Valintalistasta valitaan kulun tyyppi. Tieto on pakollinen. Syötetään kulun kappalemäärä, oletuksena 1 kpl. Tieto on pakollinen. Syötetään kulun summa. On huomioitava että mikäli kpl-kentässä arvona on suurempi kuin yksi, tähän kenttään syötetään yhden kappaleen arvo. Ohjelma laskee kpl x Summa. Kulun tarkempi kuvaus, tieto on pakollinen.

23 Toukokuu (57) Poista Lisää Kopioi Valmis Poistetaan syötetyt tiedot. Syötetään uusi kulurivi. Kopioidaan syötetty kulurivi uudeksi riviksi. Uudelle riville kopioituu kululaji, kpl, summa ja selite. Kulutiedot tallennetaan. Mikäli näkymästä poistutaan tallentamatta tietoja, ohjelma huomauttaa ja pyytää vahvistamaan toiminnon. Mikäli on syötetty useampi kuin yksi kulurivi, Perustiedot ikkunan yläreunasta näkee mikä rivi on näkyvissä sekä rivien kokonaismäärän. Nuolipainikkeella siirrytään seuraavaan syötettyyn kuluriviin. Nuolipainikkeella siirrytään edelliseen syötettyyn kuluriviin. Sulje painikkeella suljetaan kulu ikkuna.

24 Toukokuu (57) Kululaskun päänäkymään kertyy rivikohtaisesti syötetyt kulutiedot, sekä niiden yhteensä summa. 4.5 Liitteet Lisää liite painiketta painamalla lisätään kululaskulle liitteitä. Liitteet lisätään yksi kerrallaan. Valitaan haluttu liite, ja painetaan Open/Avaa painiketta.

25 Toukokuu (57) Liitteet ovat tarkasteltavissa kululaskun päänäkymässä. Liite voidaan poistaa liitenimen perässä olevasta rastista. Liitteet voidaan avata esikatseluun valitsemalla liite. Liite avautuu omaan ikkunaan josta sen voi tallentaa tai tulostaa. Liite suljetaan ikkunan oikeanpuoleisesta rastista. 4.6 Päänäkymän toimintopainikkeet Päänäkymän alareunassa on toimintopainikkeita laskun käsittelyä varten. Poista Tallenna Esikatselu Lähetä hyväksyntään Poistetaan tehty kululasku. Kun kululasku on lähetetty hyväksyttäväksi, sitä ei voi poistaa eikä muuttaa. Mikäli Hyväksyjä palauttaa laskun takaisin tekijälle, sitä voi muokata ja sen voi poistaa. Kululasku tallennetaan keskeneräiseksi (tietoja voidaan vielä lisätä tai muokata). Kululaskun esikatselu. Lasku avautuu omaan ikkunaan josta sen voi tallentaa tai tulostaa. Kululasku voidaan lähettää hyväksyttäväksi (kts. kohta Hyväksyntään laitto). Kun lasku lähetetään saman tien hyväksyttäväksi, erikseen ei tarvitse painaa Tallenna painiketta, vaan Lähetä hyväksyntään painikkeen painaminen tallentaa tehdyt muutokset. Laskuja voidaan laittaa hyväksyttäväksi myös useampi kerrallaan, kts. kohta Selaus ja hyväksyntä. Mikäli kululaskun päänäkymästä poistuu ilman että tietoja on tallennettu, ohjelma huomauttaa siitä.

26 Toukokuu (57) 5 Matkalaskun teko Valitaan KULU JA MATKA Matkalaskun syöttö.

27 Toukokuu (57) 5.1 Perustiedot Henkilö Alkaen Päättyen Pankkitili BIC Matkan tarkoitus Matkan kuvaus Tallenna ja jatka Oletuksena käyttäjän tiedot. Mikäli käyttäjälle on määriteltynä useampia henkilöitä, kenttä on tyhjä, jolloin alasvetovalikosta valitaan henkilö jolle kululasku tehdään. Tieto on pakollinen. Valitaan kalenterista matkan alkamisajankohta, päivämäärä sekä kellonaika, tai tiedot syötetään (esim :10). Tieto on pakollinen. Valitaan kalenterista matkan päättymiskohta, päivämäärä sekä kellonaika, tai tiedot syötetään (esim :20). Tieto on pakollinen. Oletuksena käyttäjälle perustietoihin tallennettu pankkitili. Mikäli tiliä ei ole henkilölle perustettu, se täydennetään. Tili voidaan tarvittaessa vaihtaa. Mikäli käyttäjälle on määriteltynä useampia henkilötietoja, kenttä on tyhjä. Silloin alasvetovalikosta valitaan henkilö ja pankkitilitietoihin täydentyy valitun henkilön pankkitili. Tieto on pakollinen. Pankkitilin BIC-tunnus syötetään mikäli kyseessä on ulkomainen IBAN-muotoinen pankkitili. Suomalaisella pankkitilillä BIC-kenttä ei ole näkyvissä. Selite miksi matka on tehty. Tieto on pakollinen. Matkan tarkempi kuvaus. Painikkeella laskun otsikkotiedot tallentuvat jonka jälkeen avautuu kilometrien ja kulujen tallennusnäkymä. Perustietojen tallennuksen jälkeen voidaan matkalasku jättää odottamaan, ja lisätä tai muokata sen tietoja myöhemmin. Vasta kun lasku on lähetetty hyväksyttäväksi, siihen ei voi enää tehdä muutoksia.

28 Toukokuu (57) 5.2 Lisätiedot Lisätiedot Kun Näytä lisää painiketta siirtää oikealle, avautuu laskentakohteet jotka ovat käytössä yrityksellä. Lisätiedoissa on oletuksena ne laskentakohteet jotka on tallennettu oletuksiksi henkilön perustietoihin. Tietoja voi muuttaa. 5.3 Päivärahat ja ateriakorvaukset Täytä painiketta painamalla avautuu näkymä jossa täydennetään päiväraha- ja ateriakorvaustiedot.

29 Toukokuu (57) Ohjelma jakaa syötetyn matka-ajan matkavuorokausiin. Ateriat (kpl) Valitaan ilmaisten aterioiden määrä per päivä. Oletuksena nolla (0). Päivärahalaji Valitaan valintalistasta päivärahalaji. á-hinta Euromäärä täydentyy valitun päivärahalajin mukaan. Summa voidaan muuttaa, mikäli se on asetuksissa sallittu.

30 Toukokuu (57) Ikkunan alareunaan muodostuu päivärahalajien mukaiset rivit summineen sekä yhteensä summa. Valmis-painikkeella tallennetaan päivärahatiedot, jolloin ikkuna myös sulkeutuu. Mikäli halutaan poistua näkymästä tallentamatta tietoja, painetaan oikeassa yläkulmassa olevasta rastista. Ohjelma varmentaa poistumisen.

31 Toukokuu (57) 5.4 Kilometrikorvaukset Täytä painiketta painamalla avautuu kilometrien syöttönäkymä. Reitti Alkaen km Kulkuneuvo Korvaus Ajoreitti mikä on ajettu. Tieto on pakollinen. Päivämäärä jolloin ajo on tehty. Ohjelma täydentää päivämääräksi matkalaskulle syötetyn matkan alkamispäivän. Voidaan vaihtaa. Tieto on pakollinen. Kilometrien määrä. Tieto on pakollinen. Valintalistasta valitaan kulkuneuvo mitä on käytetty. Tieto on pakollinen. Täydentyy automaattisesti valitun kulkuneuvon mukaisesti. Tieto voidaan muuttaa, mikäli se on asetuksissa sallittu. Mikäli kenttään Kulkuneuvo valitulle tiedolle on asetuksissa määritelty lisätietoja, kilometritietojen syötön jälkeen näkyviin ilmestyy Kulkuneuvon lisätiedot valinta. Nuolesta painamalla avataan valittavissa olevat, perustetut lisätiedot.

32 Toukokuu (57) Haluttu lisätieto valitaan laittamalla kenttään asetus. Lisätiedon hintaa voidaan muuttaa, mikäli se on asetuksissa sallittu. Mikäli kilometrikorvauksiin sisältyy lisähenkilökorvaus, syötetään Lisähenkilöt osioon siihen liittyvät tiedot.

33 Toukokuu (57) Lisähenkilö 1 Syötetään mukana olleen henkilön nimi. Lisähenkilö 2 N Lisähenkilöt x N Kun henkilön nimi on Lisähenkilö-kenttään syötetty, avautuu aina uusi, tyhjä Lisähenkilökenttä täydennettäväksi sitä mukaa kun henkilöiden nimiä on kirjoitettu. Syötetään yksi nimi per Lisähenkilökenttä. Ohjelma näyttää lisähenkilöiden kappalemäärän (N), joka muuttuu sitä mukaa kun henkilöiden nimiä kirjoitetaan Lisähenkilö-kenttiin. Näytetään myös lisähenkilön korvausmäärä/henkilö. Korvaussummaa voidaan muuttaa, mikäli se on asetuksissa sallittu. Ikkunan alareunaan täydentyy rivikohtaisesti kilometrikorvauksen eri osiot.

34 Toukokuu (57) Poista Lisää Kopioi Valmis Poistetaan syötetyt tiedot. Syötetään uusi kilometrikorvausrivi. Kopioidaan syötetty kilometrikorvausrivi uudeksi riviksi. Uudelle riville kopioituu Reitti, kmmäärä, valittu kulkuneuvo ja korvaussumma. Kilometrikorvaustiedot tallennetaan. Mikäli näkymästä poistutaan tallentamatta tietoja, ohjelma huomauttaa ja pyytää vahvistamaan toiminnon. Mikäli on syötetty useampi kuin yksi kilometrikorvausrivi, Perustiedot ikkunan yläreunasta näkee mikä rivi on näkyvissä sekä rivien kokonaismäärän. Nuolipainikkeella siirrytään seuraavaan syötettyyn kilometrikorvausriviin. Nuolipainikkeella siirrytään edelliseen syötettyyn kilometrikorvausriviin. Sulje painikkeella suljetaan kilometrikorvaus ikkuna.

35 Toukokuu (57) Matkalaskun päänäkymään kertyy rivikohtaisesti syötetyt kilometritiedot, sekä niiden yhteensä summa.

36 Toukokuu (57) 5.5 Kulut Täytä painiketta painamalla avautuu kulujen syöttönäkymä. Päivämäärä Kululaji Kpl Summa Selite Päivämäärä täydentyy matkalaskulle syötetyn alkupäivämäärän mukaan. Voidaan vaihtaa. Tieto on pakollinen. Valintalistasta valitaan kulun tyyppi. Tieto on pakollinen. Syötetään kulun kappalemäärä, oletuksena 1 kpl. Tieto on pakollinen. Syötetään kulun summa. On huomioitava että mikäli kpl-kentässä arvona on suurempi kuin yksi, tähän kenttään syötetään yhden kappaleen summa. Ohjelma laskee kpl x Summa. Kulun tarkempi kuvaus, tieto on pakollinen.

37 Toukokuu (57) Poista Lisää Kopioi Valmis Poistetaan syötetyt tiedot. Syötetään uusi kulurivi. Kopioidaan syötetty kulurivi uudeksi riviksi. Uudelle riville kopioituu kululaji, kpl, summa ja selite. Kulutiedot tallennetaan. Mikäli näkymästä poistutaan tallentamatta tietoja, ohjelma huomauttaa ja pyytää vahvistamaan toiminnon. Mikäli on syötetty useampi kuin yksi kulurivi, Perustiedot ikkunan yläreunasta näkee mikä rivi on näkyvissä sekä rivien kokonaismäärän. Nuolipainikkeella siirrytään seuraavaan syötettyyn kuluriviin. Nuolipainikkeella siirrytään edelliseen syötettyyn kuluriviin. Sulje painikkeella suljetaan kulu ikkuna.

38 Toukokuu (57) Matkalaskun päänäkymään kertyy rivikohtaisesti syötetyt kulutiedot, sekä niiden yhteensä summa. 5.6 Liitteet Lisää liite painiketta painamalla lisätään matkalaskulle liitteitä. Liitteet lisätään yksi kerrallaan. Valitaan haluttu liite, ja painetaan Open/Avaa painiketta.

39 Toukokuu (57) Liitteet ovat tarkasteltavissa matkalaskun päänäkymässä. Liite voidaan poistaa liitenimen perässä olevasta rastista. Liitteet voidaan avata esikatseluun valitsemalla liite. Liite avautuu omaan ikkunaan josta sen voi tallentaa tai tulostaa. Liite suljetaan ikkunan oikeanpuoleisesta rastista. 5.7 Päänäkymän toimintopainikkeet Päänäkymän alareunassa on toimintopainikkeita laskun käsittelyä varten. Poista Tallenna Esikatselu Lähetä hyväksyntään Poistetaan tehty matkalasku. Kun matkalasku on lähetetty hyväksyttäväksi, sitä ei voi poistaa eikä muuttaa. Mikäli Hyväksyjä palauttaa laskun takaisin tekijälle, sitä voi muokata ja sen voi poistaa. Matkalasku tallennetaan keskeneräiseksi (tietoja voidaan vielä lisätä tai muokata). Matkalaskun esikatselu. Lasku avautuu omaan ikkunaan josta sen voi tallentaa tai tulostaa. Matkalasku voidaan lähettää hyväksyttäväksi (kts. kohta Hyväksyntään laitto). Kun lasku lähetetään saman tien hyväksyttäväksi, erikseen ei tarvitse painaa Tallenna painiketta, vaan Lähetä hyväksyntään painikkeen painaminen tallentaa tehdyt muutokset. Laskuja voidaan laittaa hyväksyttäväksi myös useampi kerrallaan, kts. kohta Selaus ja hyväksyntä. Mikäli matkalaskun päänäkymästä poistuu ilman että tietoja on tallennettu, ohjelma huomauttaa siitä.

40 Toukokuu (57) 6 Selaus ja Hyväksyntä Valitaan KULU JA MATKA Selaus ja hyväksyntä. Näkyviin ilmestyy enintään kolme välilehteä, Kesken, Hyväksyntä ja Selaus. Välilehtien määrä riippuu käyttöoikeuksista. Ohjelma avaa oletuksena Kesken välilehden, jossa on kaikki käyttäjän omat kulu- ja matkalaskut joita ei ole lähetetty hyväksyttäväksi.

41 6.1 Laskujen selaus eri välilehdillä Suodatus Toukokuu (57) Laskujen suodatustoiminto on käytettävissä kaikilla välilehdillä (Kesken, Hyväksyntä, Selaus). Suodatus aloitetaan painamalla suodatin painiketta. Ikkuna avautuu, jonka valintalistasta valitaan tieto minkä perusteella suodatetaan.

42 Toukokuu (57) Hakutieto täydennetään, ja painetaan plus painiketta Nouseva / Laskeva järjestys Tietoja voidaan järjestellä nousevaan tai laskevaan järjestykseen. Toiminto on käytettävissä Kesken, Hyväksyntä ja Selaus välilehdillä. Kun rivin otsikkotietoa painetaan, muuttuu rivien järjestys ensin nousevaan järjestykseen. Kun otsikkotietoa painetaan uudelleen, rivit järjestyvät laskevaan järjestykseen. 6.2 Laskun muokkaaminen ja tarkastelu Laskurivin alussa on suurennuslasin kuva, josta lasku voidaan avata muokkaukseen tai tarkasteluun. Toiminto on käytettävissä Kesken, Hyväksyntä ja Selaus välilehdillä. Laskurivin alussa oleva klemmarin kuva kertoo että laskulle on lisätty liitteitä. Suurennuslasista valittu lasku avautuu joko Kululaskun tai Matkalaskun syöttönäkymään joko muokattavaksi tai tarkasteltavaksi sen mukaan kummasta laskusta on kyse, ja onko käyttäjällä oikeus muokata vai tarkastella laskua.

43 Toukokuu (57) Kun lasku on avattu tarkasteluun, laskun muokkausnäkymästä voidaan siirtyä syöttämään uusi lasku. Kululaskun tarkastelusta ja muokkauksesta, Uusi kululasku. Matkalaskun tarkastelusta ja muokkauksesta, Uusi matkalasku. 6.3 Kesken välilehti Kesken välilehdellä ovat kaikki ne käyttäjän omat laskut jotka on tallennettu, mutta joita ei vielä ole lähetetty hyväksyttäväksi. Laskuja voidaan tarkastella ja muokata, sekä lähettää hyväksyntään Hyväksyntään lähetys Laskuja voidaan lähettää hyväksyttäväksi joko yksi tai useampi kerrallaan. Jokaisen laskurivin lopussa on kenttä, josta voidaan valita lasku joka lähetetään hyväksyttäväksi. Mikäli halutaan lähettää kaikki laskut hyväksyttäväksi, laitetaan otsikkotiedoissa olevaan kenttään asetus, jolloin ohjelma täydentää kaikille riveille valinnan.

44 Toukokuu (57) Kun lasku on valittu, ikkunan alareunaan ilmestyy palkki jossa näytetään valittujen laskujen kappalemäärä sekä summa, sekä Lähetä hyväksyntään painike. Lähetä hyväksyntään painikkeen painamisen jälkeen avautuu ikkuna, jossa näytetään valittujen laskujen Selite sekä loppusumma. Hyväksyjä Kommentti Valitaan valintalistasta henkilö kenelle lasku lähetetään hyväksyttäväksi. Valintalistasta on valittavissa kaikki ne yrityksen henkilöt joilla on oikeus hyväksyä laskuja. Vapaaehtoinen kommentti joka välittyy hyväksyjän vastaanottamaan sähköpostiin (mikäli sähköpostin lähetys on käytössä).

45 Toukokuu (57) Hyväksyjä saa sähköpostin jossa on lueteltu laskut jotka hänelle on lähetetty, kommentti jonka laskun tekijä on täydentänyt, sekä linkin NetTikon kirjautumissivulle. 6.4 Hyväksyntä välilehti Henkilö jolla on oikeus hyväksyä laskuja, näkee Hyväksyntä välilehdellä hänelle hyväksyttäväksi lähetetyt laskut. Laskuja voi tarkastella, palauttaa tekijälle korjattavaksi sekä hyväksyä. Hyväksyjä voi valita joko yhden tai useamman laskun hyväksyttäväksi. Kun lasku on valittu, näytön alareunaan ilmestyy Hyväksy painike. Ennen hyväksymistä lasku voidaan myös avata tarkasteluun Suurennuslasi kuvakkeesta.

46 Toukokuu (57) Esikatselu Takaisin Palauta Hyväksy Hyväksyjä voi esikatsella avattua laskua. Palaa takaisin Hyväksyntä välilehden näkymään. Voidaan palauttaa lasku tekijälle korjauksia varten. Hyväksytään matkalasku Esikatselu Laskun esikatselusta voidaan laskua tarkastella sen näköisenä kuin se tulee olemaan Tikon Arkistossa. Lasku voidaan myös tallentaa koneelle tai tulostaa.

47 Toukokuu (57) Takaisin Takaisin painikkeella palataan Hyväksyntä välilehdelle Palauta Palauta painikkeella Hyväksyjä voi lähettää laskun takaisin tekijälle korjauksia tai poistoa varten. Laskun palautuksessa kommentti on pakollinen. Peruuta Palauta Peruutetaan palautus, ja palataan takaisin Hyväksyntä välilehdelle. Palautetaan lasku tekijälle. Palautuksesta lähtee sähköposti tekijälle, mikäli sähköpostilähetys on käytössä.

48 Toukokuu (57) Hyväksy Kun lasku hyväksytään, laskun kuva ja sen liitteet siirtyvät Tikon Arkistoon. Samalla siirtyvät kirjanpidon tapahtumat Tikon Kirjanpidon välitauluun odottamaan siirtoa oikealle kaudelle. Peruuta Hyväksy Painikkeella siirrytään takaisin Hyväksyntä välilehdelle. Lasku hyväksytään. Kirjanpitäjälle lähtee sähköposti hyväksymisestä, mikäli sähköpostilähetys on käytössä. Hyväksynnän jälkeen ohjelma ilmoittaa toiminnon onnistumisesta, sekä näyttää listauksen hyväksytyistä laskuista. Näkymästä voidaan siirtyä tekemään uusia laskuja, mennä selaamaan laskuja, tai siirtyä NetTikon etusivulle.

49 Toukokuu (57) 6.5 Selaus välilehti Selaus välilehdellä käyttäjä näkee kaikki laskut jotka hänellä on käyttöoikeuksiensa mukaisesti oikeus nähdä. Laskuja voidaan rajata hakuehdoilla, vaihtaa järjestystä, tarkastella ja käsitellä laskuja riippuen siitä missä tilassa lasku on, ja mitkä ovat selailijan käyttöoikeudet. Kun lasku valitaan tarkasteluun (suurennuslasi), näytön alareunan painikkeet vaihtelevat laskun tilan ja käyttäjän oikeuksien mukaisesti.

50 Toukokuu (57) Laskujen tilat Avoin Hyväksynnässä Palautettu Hyväksytty Laskua voidaan muokata ja sen voi poistaa. Lasku on laitettu hyväksyttäväksi, sitä ei voi muokata eikä poistaa. Hyväksyjä voi palauttaa sen tekijälle tai hyväksyä. Hyväksyjä on palauttanut laskun korjattavaksi. Myös jos kirjanpitäjä poistaa hyväksytyn laskun kirjanpidosta, se palaa sovellukseen tilaan Palautettu. Lasku on siirretty Tikon Arkistoon ja Kirjanpitoon, ja siitä voi tulostaa Maksulistan. 7 Maksulista Maksulistan teko aloitetaan valitsemalla vasemmalla olevasta menusta KULU JA MATKA. Valitaan KULU JA MATKA Maksulista.

51 Toukokuu (57) Maksulistan tulostuksessa ovat välilehdet Tulostus ja Uusintatulostus. Näkymässä ovat kaikki hyväksytyt matkalaskut joita ei ole aikaisemmin tulostettu maksulistalle. 7.1 Maksulistan tulostus Vuosi-ilmoitukseen Vuosi-ilmoitukseen tieto valitaan sen mukaan minä vuonna kulu- ja matkalaskut maksetaan (ovat saajan tilillä). Tieto ohjaa vuosi-ilmoituksen yhteenvetoraportille tulostuvia tietoja. Oletuksena on kuluva vuosi, ja valittavissa kuluva tai seuraava vuosi.

52 Toukokuu (57) Maksulistalle voidaan valita kaikki laskut laittamalla tieto otsikkorivillä olevaan kenttään. Voidaan myös valita vain tietyt laskut laittamalla tieto rivin lopussa olevaan kenttään. Kun laskut on valittu, näytön alareunaan ilmestyy palkki jossa kerrotaan montako laskua on tulostumassa maksulistalle sekä vuosi-ilmoitukseen ja minkä vuoden. Tulosta Painikkeella tulostetaan maksulista. Näytölle tulostuu raportti valituista laskuista, jonka voi tallentaa tai tulostaa. Raportti on Henkilön nimi ja Pankkitili-järjestyksessä (henkilöllä voi olla useammalle pankkitilille meneviä maksuja mikäli hän on laskun syötössä vaihtanut pankkitiliksi jonkun muun kuin perustietoihin syötetyn).

53 Toukokuu (57) Kun maksulista suljetaan, ohjelma palaa Tulostus-välilehdelle ja laskut poistuvat näkymästä. 7.2 Uusintatulostus Maksuluettelo voidaan tarvittaessa tulostaa uudelleen. Uusintatulostuksen voi tehdä niin monta kertaa kuin on tarvetta. Vuosi-ilmoitukseen Hakuehdot Uusintatulostuksessa valitaan myös Vuosi-ilmoitukseen tieto sen mukaan minä vuonna kulu- ja matkalaskut maksetaan (ovat saajan tilillä). Tieto ohjaa vuosi-ilmoituksen yhteenvetoraportille tulostuvia tietoja. Oletuksena on kuluva vuosi, ja valittavissa kuluva tai seuraava vuosi. Uusintatulostuksessa valittu vuosi korvaa Tulostuksessa valitun vuoden (voidaan vaihtaa virheellinen vuosi oikeaksi). Painikkeella rajataan tulostettavia laskuja.

54 Toukokuu (57) Maksulistalla Henkilö Peruuta Hae Alkaen Päättyen kenttiin valitaan kalenterista tai syötetään päivämäärät miltä ajalta tietoja haetaan. Päivämäärärajaus valitsee laskut sen mukaan mikä on Maksulistan ensimmäinen tulostuspäivä (ei uusintatulostuspäivä). Tieto on pakollinen. Päivämäärärajauksen maksimipituusväli on 30 päivää. Tulostukseen voidaan valita lisärajauksena henkilö kenen laskuja valitaan uusintatulostukseen. Tieto on valinnainen. Palataan Uusintatulostus välilehdelle suorittamatta rajausta. Noudetaan annettujen rajausten mukaiset laskut.

55 Toukokuu (57) Näytölle tulevat rajauksen mukaiset laskut valittavaksi uusintatulostukseen, ja näytön alareunassa on tieto montako laskua löytyy annetuilla hakuehdoilla. Hakuehdot Voidaan muuttaa hakuehtoa. Maksulistalla Näytetään hakuehdot. Ehtoja voidaan poistaa ehtotiedon perässä olevasta rastista. Tyhjennä lomake Tyhjennetään kaikki hakuehdot. Valitaan haluttu/halutut laskut uusintatulostukseen, ja painetaan Tulosta-painiketta.

56 8 Vuosiyhteenvedon tulostus Toukokuu (57) Vuosi-ilmoituksen yhteenvetoraportin tulostus aloitetaan valitsemalla vasemmalla olevasta menusta KULU JA MATKA. Valitaan KULU JA MATKA Vuosiyhteenveto. Valitaan vuosi minkä vuoden yhteenvetoraporttia tulostetaan. Valittavissa on kuluva ja edellinen. Oletuksena on kuluva vuosi. Raportille tulostuvat ne tapahtumat joiden maksulistan tulostuksessa on valittu sama vuosi kuin tässä. Näytä Painikkeella tulostetaan raportti.

57 Toukokuu (57) Raportti tulostuu seuraavassa järjestyksessä: 1. Rajoitetusti verovelvolliset Henkilöittäin, nimi-järjestyksessä. 2. Palkansaajan erittely Henkilöittäin, nimi-järjestyksessä.