Automatisoitu & reaaliaikainen taloushallinto OPAS TILITOIMISTOILLE

Transkriptio

1 Automatisoitu & reaaliaikainen taloushallinto OPAS TILITOIMISTOILLE

2 Alkusanat Sähköinen taloushallinto on ollut trendisana jo pitkän aikaa. Me puhumme mieluummin automatisoidusta ja reaaliaikaisesta taloushallinnosta. Halusimme kirjoittaa informatiivisen, mutta tiiviin oppaan, jonka tavoitteena on poistaa niitä mörköjä, joita digitalisaation myötä liitetään tilitoimistojen tulevaisuuden näkymiin. Oppaan tavoitteena on muovata näitä ajatuksia uudestaan ja auttaa tilitoimistoasi palvelemaan asiakkaitasi entistä paremmin. Jani Karhunen toimitusjohtaja & perustaja Flashnode Oy

3 OPPAAN TAKANA: FLASHNODE OY Flashnode on pilvessä toimiva integraatiopalvelu, joka automatisoi tilitoimistojen ja asiakkaiden ohjelmistojen väliset tiedonsiirrot. Autamme tilitoimistoja ja pk-yrityksiä pääsemään eroon turhista rutiinitöistä; niistä, joiden hoitamiseen ei ihmiskäsiä tarvita. Palvelumme avulla tilitoimisto saa kytkettyä ohjelmistonsa vaivattomasti asiakkaalla käytössä oleviin ohjelmistoihin ja liittyy osaksi laajempaa ekosysteemiä. Kirjanpitäjä saa asiakkaaltaan tarvitsemansa datan reaaliajassa ja automaattisesti. Tiimistämme löytyy integraatiokokemusta kymmenkunta vuotta. Olemme oppineet kuinka integraatiot voidaan toteuttaa helposti ilman tuskaisia projekteja. Tavoitteenamme on, että niin tilitoimiston väki kuin yrittäjä saavat molemmat keskittyä omaan ydinliiketoimintaansa turhan näpyttelytyön sijaan OPPAAN TAKANA: VISMA SOLUTIONS OY Visma Solutions on Suomen johtava pilvipalveluiden toimittaja. Ratkaisujamme käyttää Suomessa jo yli yritystä ja kumppaniverkostoomme kuuluu yli 400 tilitoimistoa. Missiomme on auttaa suomalaisia yrityksiä olemaan kilpailukykyisiä. Tämän vuoksi olemme keskittyneet toimintaa automatisoiviin sekä tehostaviin ratkaisuihin. Tuoteperheeseemme kuuluvat taloushallinnon ratkaisu Visma Netvisor, toiminnanohjausratkaisu Visma Severa, budjetoinnin ja raportoinnin työkalu Visma Navita sekä verkkolaskuoperaattorialusta Maventa. Tilitoimistoille tarjoamme kumppanuusmallin, joka tuottaa kilpailukykyä, tukee kasvua ja uusasiakashankintaa sekä auttaa työn ohjaamisessa ja tehokkuudessa

4 Sisällys AUTOMATISOIDUN TALOUSHALLINNON TYÖKALUT...4 TILITOIMISTO OSANA FLASHNODEN EKOSYSTEEMIÄ...5 AUTOMATISOITU TALOUSHALLINTO TILITOIMISTOILLE...6 CASE ALDIA...7 AUTOMATISOITU TALOUSHALLINTO ASIAKKAALLE...8 CASE TACKLA PRO OY...9 AUTOMATISOINNIN MAHDOLLISUUDET...11 PALVELUN KEHITTÄMINEN TILITOIMISTOSSASI...12 LÄHTEET KYSY MEILTÄ LISÄÄ

5 Automatisoidun taloushallinnon työkalut Sähköiset järjestelmät, automatisoidut tiedonsiirron ratkaisut ja järjestelmien yhteensovittaminen tarkoittavat taloushallinnossa sitä, että kaikki ne työvaiheet, jotka eivät vaadi erityisosaamista tai asiantuntijuutta, korvataan automatisoiduilla ratkaisuilla. Pilvipalveluina toimivat ohjelmistot mahdollistavat niiden käytön ajasta ja paikasta riippumatta. Yhdistämällä pilvessä toimivat ohjelmistot integraatioiden avulla sama data näkyy kaikille käyttäjille, riippumatta siitä, missä dataa päivitetään. Tiedonsiirron automatisointi virtaviivaistaa kirjanpidon prosessin. Tieto kirjataan ohjelmistoon vain yhden kerran ja siirtyy automaattisesti - ja reaaliajassa - asiakkaalta kirjanpitäjälle. Kirjanpitäjän rooli vaihtuu tiedon tallentajasta taloushallinnon asiantuntijaksi. Ohjelmistot osana ekosystemiä. Automatisoinnin avulla ohjelmistot liitetään toisiinsa ja data säilyy yhtenäisenä ohjelmistosta riippumatta, läpi koko prosessin. TILITOIMISTO OSANA FLASHNODEN EKOSYSTEEMIÄ Kun tilitoimistosi käyttämät ohjelmistot liitetään Flashnoden rakentamaan ja ylläpitämään ekosysteemiin, saat yhdistettyä ne helposti asiakkaasi käyttämiin ohjelmistoihin. Samalla kaikki oleellinen data kirjanpidon ja taloushallinnon kannalta tuodaan reaaliaikaisesti tilitoimiston käyttöön. KYSY LISÄÄ 4

6 Automatisoitu taloushallinto tuo asiakkaan lähemmäksi tilitoimistoa. Perustarpeet ja osaamisvaatimukset kirjanpidon suhteen ovat jokseenkin samat, mutta kanssakäymiseltä odotetaan enemmän. Tiina Raatikainen, toimitusjohtaja Aldia, Netvisor Premium Partner

7 Automatisoitu taloushallinto tilitoimistoille Kirjanpitäjä asiakkaan talousjohtajana Pilvipalveluina toimivat ohjelmistot mahdollistavat sen, että asiakas ja kirjanpitäjä voivat hoitaa taloushallinnon asiat ajasta ja paikasta riippumatta. Aineistot siirtyvät reaaliajassa ja automatisoidusti eri ohjelmistojen ja vastuuhenkilöiden välillä ilman erillisiä välikäsiä. Kirjanpitäjän rooli muuttuu tiedon tallentajasta asiakkaan talouden asiantuntijaksi. Asiakassuhde syvenee Vaikka automatisoitu taloushallinto poistaa rutiinitöitä, se ei vähennä asiakkaan ja kirjanpitäjän välistä vuorovaikutusta vaan päinvastoin: reaaliaikaisuus lisää kohtaamisia ja parantaa asiakastyytyväisyyttä. Asiakkaat kyselevät enemmän - hyvät työkalut puolestaan mahdollistavat nopeamman reagoinnin erilaisissa arjen tilanteissa. Syvempi ymmärrys asiakkaan liiketoiminnasta Automatisoitujen ratkaisujen myötä dataa tulee useammasta lähteestä. Pelkkä mappeihin katsominen ei riitä. Kirjanpitäjän tulee ymmärtää asiakkaan prosessit paremmin: mistä tieto on peräisin, onko asiakas muuttanut toimintatapojaan - ja ennen muuta - mitkä tehdyt päätökset ovat lukuihin vaikuttaneet. CASE ALDIA on tilitoimisto, jolta asiakas saa sekä sähköiset työkalut että ihmisen talouden hallinnan arjen avuksi Automatisoituva taloushallinto edellyttää tilitoimistolta ajattelua, jossa halutaan kehittyä jatkuvasti sekä uudenlaista asiakaspalvelunäkökulmaa. Koska toimialallamme on niin paljon muuttuvia osasia olemme halunneet keskittyä yhden ohjelmiston käyttöön, jonka sitten hanskaamme niin hyvin kuin mahdollista. Sen lisäksi, että tarjoamme asiakkaillemme Netvisor-ohjelmiston sekä täyden koulutuksen ja tuen sen käyttöön, vuorovaikutus asiakkaan kanssa on meidän palvelun ytimessä. Yhteydenpito on parhaassa tapauksessa päivittäistä - asiakkaan pitää pystyä kysymään meiltä pienimpiäkin asioita. 6

8 Automatisoitu taloushallinto asiakkaalle Usein ajatellaan, että hinta on merkittävin tekijä kirjanpitoa ulkoistettaessa. Tutkimuksen mukaan (BDO, 2015) keskisuurten yritysten tärkein syy taloushallinnon ulkoistamiseen on omaan ydinliiketoimintaan vapautuva aika ja erityisosaaminen, jota omasta talosta ei löydy. Vaikka useimmat sähköisiä taloushallinnon ohjelmistoja käyttävät tilitoimistot tarjoavat myös lisäarvopalveluita, suurin haaste on palveluiden myymisessä asiakkaalle. Luullaan, että asiakas ei tarvitse tai ole valmis maksamaan näistä. Usein asiakas ei kuitenkaan edes tiedä oman tilitoimiston tarjoava kyseisiä palveluita. Pahimmassa tapauksessa apua pyydetään jostain muualta. Mitä asiakas odottaa tilitoimistolta? Rutiinitöiden poistamista ja enemmän aikaa omalle ydinliiketoiminnalle Osaamista ja asiantuntijuutta Taloushallinnon prosessien turvaamista ja jatkumoa Useimmat reklamaatiot tulevat siitä, että asiakkaaseen ei ole oltu yhteydessä tai kerrottu, että tilitoimistomme tarjoaa tällaista palvelua. Kommunikointi palvelun kehittämisestä ja lisäpalveluista onkin todella tärkeää. Asiakassuhde on turvallinen, kun asiakas kokee että tilitoimisto kyllä hoitaa. Risto Iivonen, toimitusjohtaja tilitoimisto Rantalainen Helsinki Netvisor Premium Partner 7

9 CASE Pitkälle automatisoidut ja monipuoliset ohjelmistot mahdollistavat tehokkaamman ja läpinäkyvän taloushallinnon. Ammattilaisen, kuten kirjanpitäjän, puoleen käännytään erityisosaamista vaativissa asioissa. Tacklalla kirjanpitäjä toimii ensisijaisesti controllerina ja vastaa esimerkiksi ALVkirjauksista. Petri Nylund, toimitusjohtaja Tackla Pro Oy TACKLA PRO OY on kansainvälinen urheilutuotteiden valmistaja 50 vuoden kokemuksella. Tacklan liiketoiminnan kannalta on olennaista, että niin yhteistyökumppanit, myyntiedustajat kuin kirjanpitäjä pääsevät kirjautumaan ja syöttämään tietoja yhteiseen järjestelmään. Koska Netvisorin kaltainen pitkälle automatisoitu ja monipuolinen ohjelmisto mahdollistaa tehokkaan taloushallinnon, ammattilaisen, kuten kirjanpitäjän, puoleen käännytään erityisosaamista vaativissa asioissa: Meillä kirjanpitäjä toimii ensisijaisesti controllerina ja vastaa esimerkiksi ALV-kirjauksista. Tämän lisäksi yrittäjä tarvitsee usein apua esimerkiksi järjestelmien sujuvammassa käytössä, lukujen tulkinnassa ja verotuspuolen käytännöissä. Petri Nylund, toimitusjohtaja Tackla Pro Oy 8

10 Automatisoinnin mahdollisuudet 9

11 Palvelun kehittäminen tilitoimistossasi Vieraile asiakkaasi luona Käy paikan päällä tutustumassa asiakkaan toimitiloihin ja opi ymmärtämään, mitkä ovat tämän liiketoiminnan ydinprosessit. Ymmärtämällä asiakkaasi bisneksen voit tarjota palveluitasi luontevammin ja kasvattaa asiantuntijakuvaasi. Kerro asiakkaallesi miten tämä voi helpottaa omaa työtään Mitä luulet, arvostaisiko asiakkaasi, jos hän tietäisi että tietyt työvaiheet voi hoitaa helpomminkin? Kerro asiakkaallesi konkreettisia esimerkkejä, miten tämä voi helpottaa teidän keskinäistä työskentelyä ja vähentää omaa työtaakkaansa. Tiedon siirtelystä tiedolla johtamiseen Kun fokus siirretään tiedon siirtelystä ja tallentamisesta pois, voit keskittyä olennaiseen - eli datan soveltamiseen. Tilinpäätösten ja tasetietojen sijaan voit keskittyä selittämään asiakkaallesi, mitä luvut tarkoittavat. Aidosti lisäarvoa tuottava tilitoimisto auttaa asiakasta ymmärtämään omaa liiketoimintaansa paremmin. Taloushallinnon tehtävä on tuottaa mahdollisimman reaaliaikasta tietoa johtamisen ja päätöksenteon tueksi. Leena Mäkelä, Talousjohtaja, Country Finance Manager Visma Solutions Oy Vastaa asiakkaasi odotuksiin Yritykset odottavat kumppaneiltaan joustavia ratkaisuja ja tehokkuutta. Kun tilitoimistot siirtyvät reaaliaikaisiin, automatisoituihin ratkaisuihin ja pilvipalveluihin, toimitaan linjassa asiakkaan odotusten kanssa. Tarjoa asiantuntijapalveluitasi Liian moni asiakkaista ei osaa kysyä tilitoimistonsa lisäarvopalveluista, koska taloushallinto koetaan irrallisena prosessina. Ymmärtämällä asiakkaasi bisneksen voit tarjota palveluitasi luontevammin, kasvattaa asiantuntijakuvaasi ja rakentaa keskinäistä luottamusta. 10

12 Palvelun kehittäminen tilitoimistossasi Tiedon informatiivisuus ja sen hyödyntäminen Talousjohtajat etsivät ja odottavat automatisoinnin ja reaaliaikaisuuden myötä enemmän ja uudenlaista tietoa. Esimerkiksi erilaiset strategiset muutokset edellyttävät parempaa kustannustietoisuutta, missä tilitoimiston tuki on arvokasta. Tarjoa asiakkaallesi ekosysteemi Tilitoimistosi voi olla asiakkaalle se kumppani, joka tarjoaa ja suosittelee tälle parhaita ratkaisuja ekosysteemin sisällä. Kun tilitoimistosi järjestelmät ovat osana ekosysteemiä ja muiden palveluntarjoajien verkostoa, voit palvella asiakastasi kokonaisvaltaisesti. Auta asiakasta muutoksessa Uudet työkalut edellyttävät ajattelutapojen muutosta. Perinteisesti ajatellaan, että vain kirjanpitäjä osaa syöttää tiedot oikein. Keskinäistä luottamusta edellytetään kaikilta niiltä, jotka osalllistuvat yrityksen taloushallinnon prosessiin - niin asiakkaan organisaation sisällä kuin aina tilitoimistoon asti. Suurin muutostarve on ihmisten ajattelutavoille. Teknologia tukee tätä muutosta. Risto Iivonen, toimitusjohtaja tilitoimisto Rantalainen Helsinki Netvisor Premium Partner 11

13 LÄHTEET Aldia, 2015 Tiina Raatikaisen haastattelu BDO, 2015 Taloushallinnon ulkoistaminen keskisuurissa yrityksissä Kysy meiltä lisää FLASHNODE OY VISMA SOLUTIONS Flashnode, Tackla Pro, 2015 Petri Nylundin haastattelu Tilitoimisto Rantalainen, 2015 Risto Iivosen haastattelu Visma Blog Finland, 2015 Tilinpäätös valmiiksi kahdessa viikossa blog/tilinpaatos-valmiiksi-kahdessa-viikossa Visma Solutions,