YLIOPISTOTASON LAATUKÄSIKIRJA

Transkriptio

1 YLIOPISTOTASON LAATUKÄSIKIRJA Versio D JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO

2 ESIPUHE 1 (46)

3 SISÄLLYS 1 Johdanto Strateginen johtaminen Talousjohtaminen Henkilöstöjohtaminen Koulutus Tutkimus Muut toiminnot Laadunhallintajärjestelmä STRATEGINEN JOHTAMINEN Strategiaprosessi Toiminnan organisointi Toiminnan ohjaus Yliopiston ja ministeriön välinen sopimusprosessi Sisäinen tulosohjaus Sisäiset toimeksiannot Sidosryhmäsuhteet Palautteen käsittely Edustaminen ja edunvalvonta Sopimukset Puitesopimukset Yhteistyösopimukset Tarkastus- ja varmennustoiminta Laadunhallinta Sisäinen tarkastus Riskienhallinta TALOUSJOHTAMINEN Varallisuuden ja varainhoidon ohjaus ja hallinta Varainhoidon ohjaus ja hallinta Käyttöomaisuuden ohjaus ja hallinta Kiinteistöomaisuuden ohjaus ja hallinta Yliopiston hallitsemien tilojen ohjaus ja hallinta Muun omaisuuden ohjaus ja hallinta... 3 Maksuvalmiussuunnittelu Käyttötalouden hallinta Budjetointi Tapahtumien käsittely Hankinta Kilpailutus Tulojen hankinta Avustustuotot ja yhteisrahoitteinen toiminta (46)

4 Julkisoikeudelliset suoritteet... 5 Liiketoiminta HENKILÖSTÖJOHTAMINEN Henkilöstöstrategian toimeenpano Työntantajapolitiikan toimeenpano Työehtojen määrittäminen Palkkauksen määrittäminen Henkilöstöresurssien hallinta Henkilöstösuunnittelu Palvelussuhteeseen ottaminen Palvelussuhteen päättyminen Työstä vapautus Kilpailevan toiminnan ja sivutyön arviointi Esimiestyö ja työnjohto Työkyvyn ylläpito ja kehittäminen Osaamisen kehittäminen Työhyvinvointi... 1 Työsuojelu KOULUTUSTOIMINNAN STRATEGINEN JOHTAMINEN Koulutuksen strategian toimeenpano... 1 Koulutustarjonnan hallinta... 1 Koulutusvastuun muuttaminen... 1 Tutkintotavoitteiden asettaminen... 1 Opetussuunnitelmaprosessi... 1 Koulutusresurssien ylläpito KOULUTUSTOIMINNAN OPERATIIVINEN JOHTAMINEN Opintojakson järjestäminen... 2 Palautteen kerääminen ja käsittely... 2 Reklamaatioiden käsittely OPISKELUOIKEUKSIEN HALLINTA Opiskelijavalinnan perusteista päättäminen... 3 Opiskelijavalinnan järjestäminen... 3 Opiskeluoikeuden myöntäminen... 4 Opiskeluoikeuden vastaanottaminen... 4 Lukuvuosi-ilmoittautuminen... 4 Opiskeluoikeuden päättäminen... 5 Oikaisupyynnön käsittely OPPIMISEN TUKI JA OSAAMISEN TUNNISTAMINEN Opintojen suunnittelu ja opinto-ohjaus... 6 Osaamisen todentaminen... 6 Opintokokonaisuuden ja tutkinnon koostaminen (46)

5 9 TUTKIMUKSEN STRATEGINEN JOHTAMINEN Tutkimusstrategian toimeenpano Tutkimusinfrastruktuurin ylläpito Strategisen tutkimusosaamisen ylläpito Tutkijakoulutus Strateginen rekrytointi Strategiset kumppanuudet TUTKIMUKSEN OPERATIIVINEN JOHTAMINEN Tutkimusohjelman toimeenpano Tutkimuksen resursointi... 2 Tutkimusaineistojen hallinta OIKEUKSIEN HALLINTA Oikeuksien siirto Suojaaminen ja patentointi Hyödyntäminen Julkaiseminen AKATEEMINEN MERITOITUMINEN Urasuunnitelman toimeenpano Työsuunnitelman toimeenpano MUUT TOIMINNOT Opintotuki Harjoittelukoulutoiminta Vapaakappalekokoelma Museo (46)

6 1 JOHDANTO 1.1 Strateginen johtaminen Johtaminen on yliopiston ylimmän johdon vuorovaikutuksellista toimintaa, jossa määritellään yliopiston tahtotila ja tavoitteet sekä ohjataan yliopistoyhteisöön kuuluvia niiden saavuttamiseksi. Yliopiston toimielimiä ovat hallitus, rehtori ja yliopistokollegio. Ylin päättävä toimielin on hallitus. Yliopiston yleistoimivalta on rehtorilla. Rehtorin tehtävänä on johtaa yliopiston toimintaa ja päättää yliopistoa koskevista asioista, joita ei ole säädetty tai määrätty muun toimielimen tehtäväksi. Yliopistokollegion päätösvalta kohdistuu hallituksen valintaan ja valvontaan liittyviin kysymyksiin. Strateginen johtaminen merkitsee strategioiden ja niiden toimeenpano-ohjelmien laatimista, hyväksymistä, toimeenpanoa ja arviointia. Yliopiston tahtotila ja tavoitteet määritellään yliopiston strategiassa. Yliopiston hallitus päättää strategiasta ja sen toteuttamiseksi laadituista toimenpideohjelmista sekä arvioi strategian toteutumista. Yliopistojen autonomian mukaisesti strateginen johtaminen perustuu pääosin yliopiston omaan strategiaan. Tämän lisäksi yliopisto ottaa strategiatyössään huomioon valtakunnalliset koulutus- ja tiedepoliittiset tavoitteet. Yliopiston strategia sisältää tahtotilan ja tavoitteiden lisäksi toimet näihin pääsemiseksi ja strategian seuranta- ja arviointimenettelyt. Yksi strategisista lähtökohdista on, että yliopiston toiminta on yhteiskunnallisesti vaikuttavaa. Yliopisto edistää toiminnallaan suomalaista kilpailukykyä, hyvinvointia ja sivistystä sekä kestävää kehitystä. Yhteiskunnan kehittämisen peruspilareita ovat yliopistollinen koulutus ja tutkimus, jotka muodostavat pohjan kaikkea toimintaa läpäisevälle yhteiskunnalliselle vuorovaikutukselle. Toinen puoli ns. kaksoisstrategisesta otteesta on yhteiskunnan nopeasti muuttuviin tarpeisiin vastaaminen. Näitä toimia ohjataan erikseen, mutta samalla ne integroidaan osaksi strategista johtamista valtavirtaistumisen ja jatkuvuuden varmistamiseksi. Alueellisesti yliopisto toimii innovaatiokeskittymien rakentajana ja ottaa merkittävän roolin alueen elinkeinoelämän uudistamisessa. Yhteiskunnallinen vuorovaikutus perustuu useissa tapauksissa sopimuksiin. Yliopiston ylin sopimustoimivalta on hallituksella. Hallitus hyväksyy yliopiston toiminnan kannalta merkittävät ja periaatteelliset sopimukset. Johtaminen kattaa varsinaisen yliopistotoiminnan lisäksi myös yliopiston tytäryritykset. Tytäryritykset ovat osa yliopistokonsernia, ja niissä yliopistolla on kirjanpitolain 1. luvun 5:ssä ja 6 :ssä tarkoitettu määräysvalta. Yliopiston konsernijohtoon kuuluvat yliopiston hallitus ja rehtori. Konsernijohdon tehtävänä on vastata yliopistokonsernin ohjauksesta ja konsernivalvonnan järjestämisestä. Yliopistokonsernin ohjaus on omistajaohjausta, ja konsernivalvontaan kuuluva ohjaus kohdistuu yliopiston omiin toimielimiin ja konsernijohtoon kuuluviin henkilöihin. Tässä laatukäsikirjassa ei käsitellä yliopiston tytäryritysten toimintaa, koska niiden toimintaa säätelee yliopistolain sijaan osakeyhtiölaki. 1.2 Talousjohtaminen Talousjohtaminen on yliopiston ylimmän johdon toimintaa, jossa määritellään yliopiston taloudelliset tavoitteet ja linjataan, miten yliopisto kohdentaa voimavarojaan toimintaan ja sen kehittämiseen. Yliopiston ylin toimielin on hallitus, joka päättää toiminta- ja taloussuunnitelmasta sekä talousarviosta ja laatii tilinpäätöksen. Lisäksi hallitus vastaa yliopiston varallisuuden hoidosta ja käytös- 5 (46)

7 tä sekä huolehtii kirjanpidon ja varainhoidon valvonnan järjestämisestä. Yliopiston yleistoimivalta on rehtorilla, jonka tehtävänä on johtaa yliopiston toimintaa ja vastata yliopiston tehtävien taloudellisesta, tehokkaasta ja tuloksellisesta hoitamisesta sekä siitä, että yliopiston kirjanpito on lain mukainen ja varainhoito luotettavalla järjestetty. Talouden johtamiseen sisältyy kiinteistöomaisuuden, muun omaisuuden, kuten tutkimuslaitteiden ja koneiden sekä sijoitusvarallisuuden hoitaminen sekä kulutusmenojen hoitamisesta huolehtiminen. Vuosittainen käyttötalous on tuottojen ja kulujen yhteensovittamista, jotta yliopiston taloudenpito on kestävää ja tasapainoista. Vuosittainen käyttötalous sisältää henkilöstö-, kiinteistö- ja muut kulut sekä näiden rahoittamiseksi saatavat tuotot. Hankinnoilla tarkoitetaan kaikkia kiinteistön vuokrasopimuksia ja ostoja, mitä päätetään yliopiston varoista maksettavaksi. Valtaosa yliopiston tuotoista on yliopistolain mukaista valtion rahoitusta. Tämän lisäksi yliopisto saa tuottoja hakiessaan erillistä tutkimusrahoitusta sekä myymällä osaamistaan ja erilaisia tavaroita ja palveluita. Yliopisto on vuokralaisena kiinteistöyhtiössä, jonka omistaa Suomen yliopistokiinteistöt Oy (SYK Oy). Jyväskylän yliopisto on yhtiössä osaomistajana. Hallitus päättää pidemmän aikavälin talousarviotavoitteet ja vuosittaisen talousarvion yliopistotasolla, ja rehtori vastaa niiden toteutumisesta hallitukselle. Hallitus päättää rehtorin toimivallassa olevan hankinnan ja vuokrasopimuksen euromääräisen rajan. Rehtori jakaa yliopistolain mukaisen valtion rahoituksen yksiköille ja päättää yksiköiden taloudellisen tuloksen tavoitteet yliopistotason tavoitteen saavuttamiseksi. Dekaanit sekä erillis- ja palvelulaitosten johtajat vastaavat talousarvion toteutumisesta rehtorille. Hallintojohtaja vastaa yliopistopalveluiden talousarviosta rehtorille. Laitosjohtajat vastaavat talousarvion toteutumisesta dekaanille. Hallitus päättää omistuspolitiikasta ja varainhallinnan periaatteista. Rehtori vastaa operatiivisesta varainhallinnasta ja raportoi siitä hallitukselle. Pidemmän aikavälin sijoitustoimintaa tukee rehtorin nimeämä varainhallintatoimikunta. Yliopistokollegion tehtävä talouden johtamisessa on hyväksyä tilinpäätös ja myöntää hallitukselle ja rehtorille vastuuvapaus. Yliopistokollegio myös valitsee tilintarkastajat, jotka tekevät lakisääteisen tilintarkastuksen ja laativat tarkastuskertomuksen yliopistokollegiolle. 1.3 Henkilöstöjohtaminen Yliopiston hallitus vastaa henkilöstöpoliittisista linjauksista. Henkilöstöjohtamisella tarkoitetaan henkilöstövoimavarojen ja työyhteisön johtamisen sekä työelämän suhteiden hoitamisen muodostamaa kokonaisuutta. Hallituksen vahvistamaa henkilöstöpolitiikkaa noudatetaan kaikilla yliopiston organisaatiotasoilla, ja sen ilmenemismuotona dokumenttitasolla toimivat strategiaan, strategian toimenpideohjelmaan sekä henkilöstöohjelmaan kirjatut henkilöstöpoliittiset periaatteet. Henkilöstöpolitiikan keskeisenä tavoitteena on tukea yliopiston perustehtäviä ja strategisia toiminnan tavoitteita, jota hallitus toteuttaa henkilöstöjohtamisen näkökulmasta myös päättäessään johtosäännöllä yliopiston toimintarakenteesta henkilöstöä koskevin osin. Henkilöstöpolitiikkaa toteuttavat keskeisesti rehtori ja muut työnantajatehtävissä toimivat sekä yksikköjen johtotehtävissä toimivat. Rehtori ja muut työnantajan edustajat vastaavat yliopiston henkilöstöpolitiikan kanssa yhdenmukaisesta työnantajapolitiikasta ja -toiminnasta. Henkilöstöpolitiikan kulmakivet ovat avoimuus, oikeudenmukaisuus ja vastuullisuus. Yliopisto luo edellytykset työntekijöiden mahdollisuuksille kehittää omaa työtään ja asiantuntijuuttaan sekä olla osallisena organisaation ja työyhteisönsä kehittämisessä. Työntekijöiltä odotetaan vastuunottoa työnsä laadusta ja tuloksista sekä omasta kehittymisestään ja työyhteisönsä hyvinvoinnista. 6 (46)

8 Henkilöstövoimavarojen johtamisessa on kysymys henkilöstöresurssien johtamisen sekä inhimillisten voimavarojen johtamisesta muodostuvasta kokonaisuudesta, josta yleistoimivallan mukaisesti vastaa rehtori. Henkilöstövoimavarojen johtamisen keskeisiä osa-alueita ovat henkilöstösuunnittelu, rekrytointi, henkilöstön ja sen osaamisen kehittäminen, työhyvinvointi sekä palkkaus ja palkitseminen. Yliopisto hoitaa työntekijöiden ja yliopistotyönantajan välisiä suhteita huolehtimalla mm. työehtosopimusten sisällön hallinnasta ja noudattamisesta sekä yhteistoiminnasta työntekijöiden kanssa. Henkilöstöpalvelut -vastuualue hoitaa myös yliopiston henkilöstöhallintoa yhteistyössä yksiköiden johdon kanssa ja tuottaa henkilöstöpalveluita yliopistoyhteisölle yhdessä palvelukeskusten kanssa. Työyhteisön johtamisella tarkoitetaan yliopiston yksiköiden johtamisesta ja niiden henkilöstöhallinnollisesta toiminnasta sekä esimiestyöstä huolehtimista yliopiston henkilöstöpolitiikan ja työnantajapolitiikan mukaisesti. 1.4 Koulutus Yliopiston perustehtävänä on harjoittaa tieteellistä tutkimusta ja antaa siihen perustuvaa ylintä opetusta. Yliopistoista säädetään yliopistolaissa ja yliopistoista annetussa valtioneuvoston asetuksessa. Lisäksi toimintaa säätelevät mm. valtioneuvoston asetus yliopistojen tutkinnoista ja asetus korkeakoulututkintojen järjestelmästä. Yliopistolle myönnetään koulutusvastuu yliopiston esityksestä asetuksella. Myönnetyn koulutusvastuun perusteella suunnitellaan ja päätetään koulutuksen tavoitteet, painopisteet, resurssit, opetussuunnitelmat sekä seuranta ja arviointi. Koulutuksen toteutusvastuu kattaa myös palautteen sekä koulutuksesta saatujen reklamaatioiden käsittelyn. Koulutusvastuusta luopuminen edellyttää yliopiston opetus- ja kulttuuriministeriölle tekemää esitystä asetuksen muuttamiseksi. Yliopisto valitsee itse opiskelijansa vuosittain päätettävien yleisten ja yksityiskohtaisten valintaperusteiden mukaisesti. Yliopisto järjestää opiskelijavalintansa valtakunnallisesti sovituin aikatauluin, mutta erillisvalinnoissa opiskelijoita valitaan koulutukseen myös muina aikoina. Yliopistoon pyrkivä hakee opinto-oikeutta yleensä haluamaansa pääaineeseen. Yhteishaussa opiskelija valitaan suorittamaan sekä alempaa että ylempää korkeakoulututkintoa. Kuitenkin esim. maisterikoulutuksiin voi olla erillinen opiskelijavalinta. Maisteriohjelmista suurin osa järjestetään englanninkielisinä. Yhteishaussa opiskelijaksi hyväksytty voi saman lukukauden aikana ottaa vastaan vain yhden korkeakoulututkintoon johtavan opiskelupaikan. Yliopistossa voi suorittaa alempia (kandidaatti) ja ylempiä (maisteri) korkeakoulututkintoja. Kaksiportaisessa tutkintojärjestelmässä opiskelijat suorittavat ensin alemman korkeakoulututkinnon ja jatkavat sen jälkeen ylempään korkeakoulututkintoon. Perustutkintokoulutuksen laajuutta ja tutkintojen suorittamisaikaa säätelevät yliopistolaki ja valtioneuvoston asetus yliopistojen tutkinnoista. Yliopistossa on mahdollista suorittaa myös tieteellisiä jatkotutkintoja, joita ovat lisensiaatin ja tohtorin tutkinnot. Tieteellinen jatkokoulutus tähtää tohtorin tutkintoon. Tohtorin tutkinnossa vaadittavien opintojen lisäksi tehdään väitöskirja, jota puolustetaan julkisesti. Lisensiaatin tutkinto on jatkotutkintona muuttamassa luonnettaan ammatillisesti painottuneeksi erikoistumistutkinnoksi. Lisensiaatin tutkintoon sisältyvät opetussuunnitelman mukaiset jatko-opinnot ja lisensiaattityön tekeminen. Tieteellisen jatkotutkinnon suoritusoikeutta haetaan yleensä koulutusalalle, jossa pääaineopinnot on suoritettu. Yliopistollisten jatkotutkintojen pääsyvaatimuksena on ylempi korkeakoulututkinto tai muu vastaava tutkinto. Jyväskylän yliopistossa toimii tutkijakoulu, jonka ohjauksessa toteutetaan eri tiedekuntien tohtorikoulutus. 7 (46)

9 Opetusta antavat yksiköt järjestävät opetusta lukukausien aikana. Opintojen suunnittelua, opintojen etenemisen seurantaa ja opiskelijoiden ohjausta helpottavat opiskelijoiden laatimat henkilökohtaiset opiskelusuunnitelmat (HOPS). Jyväskylän yliopiston avoin yliopisto toteuttaa yliopiston yhteiskunnallista palvelutehtävää järjestämällä yhteistyössä tiedekuntien, ainelaitosten, yliopiston muiden yksiköiden sekä palvelujen käyttäjien kanssa koulutuksellista tasa-arvoa ja elinikäistä oppimista edistävää yliopisto-opetusta. Sen opetus toteutetaan yhteistyössä tiedekuntien, ainelaitosten, yliopiston muiden yksiköiden sekä valtakunnallisten yhteistyöoppilaitosten kanssa. Henkilöt, joilla ei ole oikeutta suorittaa tutkintoa Jyväskylän yliopistossa, voivat saada hakemuksesta oikeuden opiskella yliopiston oppiaineiden erillisiä opintokokonaisuuksia ylimääräisinä opiskelijoina tiedekuntien vahvistamien periaatteiden mukaisesti. Lisäksi yliopistossa järjestetään eri alojen täydennyskoulutusta. Koulutuksen tilaa ja sen kehittymistä seurataan koulutusbarometrin avulla. Koulutusneuvosto arvioi koulutuksen tilan ja tekee toimenpide-ehdotukset hallitukselle johdon katselmuksen yhteydessä. 1.5 Tutkimus Yliopiston tehtävänä on edistää vapaata tutkimusta sekä tieteellistä ja taiteellista sivistystä, ja antaa tutkimukseen perustuvaa ylintä opetusta. Yliopistolaki edellyttää, että yliopisto toimii vuorovaikutuksessa muun yhteiskunnan kanssa ja että yliopiston tulee edistää tutkimustulosten yhteiskunnallista vaikuttavuutta. Tutkimuksessa noudatetaan korkean kansainvälisen tason eettisiä periaatteita ja hyvää tieteellistä käytäntöä. Autonomiansa myötä hallitus määrittelee ne strategiset tutkimuksen painoalueet, joihin tutkimustyö keskittyy. Lisäksi yliopistossa vallitsee tutkimuksen vapaus, joka mahdollistaa uusien lupaavien tutkimusalojen nousemisen. Tieteellistä tutkimusta tehdään laitoksilla, kauppakorkeakoulussa ja erillislaitoksilla. Tiedekuntaneuvosto ja dekaani - ja erillislaitoksen ollessa kyseessä sen johtokunta ja johtaja - ohjaavat tutkimustoiminnan organisointia ja kohdentavat toimintaan tarvittavat resurssit. Tutkimuksen teon tärkeimmät voimavarat ovat henkilöstö ja tutkimuksen infrastruktuuri. Tieteellistä tutkimusta tekevät professorit ja muu opetus- ja tutkimushenkilöstö. Tutkimusryhmän vastuullisena johtajana voi toimia professori tai joku muu tohtorintutkinnon suorittanut henkilö. Tutkimuksen tuloksena syntyy tieteellisiä artikkeleita, muita julkaisuja, väitöskirjoja, patentteja, muita tekijänoikeuksia ja tutkimuslähtöisiä yrityksiä. Jyväskylän yliopiston tutkijakoulutus on organisoitu tutkijakouluun, jonka ohjauksessa toimivat tiedekuntien tohtorikoulut. Käytännön tohtorikoulutus toteutetaan tohtoriohjelmissa, jotka voivat olla laitoksen tai tiedekunnan omia, tiedekuntien yhteisiä, monitieteisiä tai valtakunnallisesti tai kansainvälisesti verkottuneita. Väitöskirjalla on yksi tai useampi ohjaaja. Tohtorikoulutettavan ohjaajalla tulee olla tohtorin tutkinto. Opiskelijalle muodostetaan myös seurantaryhmä, jossa on ohjaajien lisäksi ainakin yksi ulkopuolinen professori tai dosentti, joka ei kuulu tutkimusryhmään, jossa väitöskirja tehdään. Seurantaryhmä toimii tieteellisenä tukiryhmänä. Myös tohtorintutkinnon jälkeistä tutkijanuraa edistetään seurantaryhmän ja opiskelijan keskusteluin. Tutkimustoiminnassa pyritään korkeaan laatuun ja mahdollisimman laajaan vaikuttavuuteen. Tutkimuksen laatua ja sen kansainvälistä tasoa arvioidaan säännöllisin välein toteutettujen tutkimuksen 8 (46)

10 kokonaisarviointien ja valtakunnallisten tieteenalakohtaisten arviointien avulla. Tutkimuksen tieteellistä vaikuttavuutta arvioidaan julkaisujen määrällä, julkaisufoorumin tasolla ja viittausten lukumäärällä. Tutkimuksen yhteiskunnallista vaikuttavuutta voidaan arvioida syntyneiden uusien yritysten ja yritysyhteistyön määrällä. Tutkimuksen tilaa ja sen kehittymistä seurataan tiedebarometrin avulla. Tiedeneuvosto arvioi tutkimuksen tilan ja tekee toimenpide-ehdotukset hallitukselle johdon katselmuksen yhteydessä. 1.6 Muut toiminnot Opintotuki Jyväskylän yliopisto hoitaa Kansaneläkelaitoksen (Kela) kanssa tehdyn sopimuksen mukaisesti opiskelijoiden opintotukipäätösten valmistelun ja toimeenpanon. Yliopistolla on opintotukilain mukainen opintotukilautakunta, jonka tehtävänä on määritellä kesäopintojen ja ulkomailla harjoitettavien opintojen päätoimisuuskriteerit sekä seurata opinnoissa edistymistä. Vapaakappalekokoelma Vapaakappalekokoelma eli Fennica on kotimaisten julkaisujen arkistokokoelma. Se sisältää kaikki Suomessa julkaistut kirjat, aikakauslehdet ja vuosikirjat, pienpainatteet, kuten kartat, julisteet ja mainokset, sanomalehdet sekä uudempina aineistoina kotimaiset verkkoaineistot, radio- ja TV-arkistot, av-aineistoa ja ulkomailla painettua, Suomea koskevaa aineistoa. Vuoteen 1918 mennessä julkaistu aineisto on saatu ostoin sekä lahjoituksin ja vuodesta 1919 lähtien vapaakappalelain, nykyisen kulttuuriaineistolain, perusteella. Harjoittelukoulutoiminta Jyväskylän yliopiston kasvatustieteiden tiedekuntaan kuuluu talous ja tulosvastuullisena yksikkönä perusopetuksen kaikki vuosiluokat, esiopetuksen ja lukion käsittävä harjoittelukoulu, Jyväskylän normaalikoulu. Normaalikoulu toimii yhteistyössä tiedekunnan eri laitosten ja yliopiston muiden yksiköiden kanssa. Museo Jyväskylän yliopiston museon tehtävänä on tallentaa ja esitellä yliopiston tieteen ja kulttuurin vaiheita sekä keskisuomalaista luontoa ja tällä tavoin tukea yliopiston opetusta, tutkimusta ja yhteiskunnallista vaikuttavuutta. 1.7 Laadunhallintajärjestelmä Jyväskylän yliopistossa laadulla tarkoitetaan vaatimukset tai tavoitteet täyttävää toimintaa. Yliopistoa sitovat vaatimukset tulevat säädöksistä ja yliopiston solmimista sopimuksista, tavoitteet opetusja kulttuuriministeriön, sidosryhmien ja yliopiston itsensä asettamina. Laadunhallinta tarkoittaa toiminnan johtamista, koordinointia ja ohjaamista siten, että toiminta täyttää sille asetetut vaatimukset. Vaatimuksen saavuttamattomuus on laatupoikkeama. Laadunhallinnasta vastaa yliopiston rehtori. Laadunhallintajärjestelmä on johtamisjärjestelmä, joka koostuu tarkoituksenmukaisen organisaation, yliopistoyhteisössä tunnetun vastuunjaon, hyväksi todettujen menettelytapojen, 9 (46)

11 johdettujen prosessien ja niiden toteuttamiseksi kohdennettujen voimavarojen jatkuvasti kehittyvästä kokonaisuudesta. Yliopiston laatutavoitteiden asettamisesta vastaavat rehtori ja hallitus sekä yksiköiden johto toimivaltansa mukaisesti. Johto suunnittelee toimet laatutavoitteiden saavuttamiseksi. Laadunohjausryhmä ohjaa toimintaa varmistamalla sen laadun auditoinnein, itsearvioinnein tai muin arviointimenettelyin ja ohjaamalla yliopistoyhteisöä parantamaan toimintaa siten, että laatupoikkeamia voidaan korjata ja ennaltaehkäistä. Laadunhallinnan linjausten dokumentti on laatupolitiikka. Laadunhallinnan muu dokumentaatio koostuu laadunhallinnan käsikirjoista, joita ovat yliopistotason käsikirja, yliopistopalvelujen käsikirja, tiedekuntien ja erillis- sekä palvelulaitosten käsikirjat sekä laitosten laadunhallinnan käsikirjat. Laadunhallinnan käsikirjoilla on kaksi päätarkoitusta: kuvata kaikille yliopistoyhteisön jäsenille yliopiston oleelliset toiminnot ja niihin liittyvät vastuut tiiviissä muodossa, jotta yliopistolaiset voivat asemoida oman toimintansa osaksi kokonaisuutta ja saavat kootun tiedon omaa toimintaansa ohjaavista päätöksistä sekä antaa laadunvarmistuksesta vastaaville koottu näkymä varmistettavista asioista. Laadunhallinnan käsikirjat ovat hierarkkisia siten, että yliopistotason käsikirja velvoittaa yliopistopalveluja, tiedekuntia ja erillis- sekä palvelulaitoksia tiettyihin toimintoihin, tuotoksiin ja dokumentteihin ja vastaavasti tiedekuntien laadunhallinnan käsikirjat velvoittavat laitoksia toimimaan tiedekunnan käsikirjassa esitetyllä tavalla. Dokumentaatioon voi kuulua laadunhallinnan käsikirjojen lisäksi prosessikuvauksia sekä toiminta- ja työohjeita. Laadunhallinnan yliopistotason käsikirjassa kuvataan yliopiston toiminnalle asetetut vaatimukset prosesseina tai toimintoina, näiden osatoimintoina, toiminnalle asetettuina laatuvaatimuksina sekä toiminnan sisäisinä ja ulkoisina tietotarpeina. Käsikirjassa kerrotaan säädökset tai ohjeet, joille toiminto perustuu. Oleellinen kuvaus on toiminnon tuotos, toiminnon arviointimenettelyt sekä vastuuroolit ja muut toimijaroolit. Laadunhallinnan käsikirjan pääversiot (2.0, 3.0 jne.) hyväksyy rehtori. Vaatimustenmukaisen toiminnan muuttuessa laadunhallinnan käsikirjaa muutetaan, mikäli muutoksen kohde on käsikirjaan kirjattuna. Väliversiot (2.01, 2.02, 2.1 jne.) hyväksyy laadunohjausryhmä. Yliopiston hallitus arvioi laadunhallinnan toteutumista ja sen johtamiseen tuottaman tiedon laatua ja riittävyyttä vuosittaisessa johdon katselmuksessa. Katselmuksesta viestitään yliopistoyhteisössä sisäisin tiedottein (Sähköjyvä, verkkosivut). 10 (46)

12 2 STRATEGINEN JOHTAMINEN Johtaminen on yliopiston ylimmän johdon toimintaa, jossa määritellään yliopiston tahtotila ja tavoitteet. Yliopiston ylin toimielin on hallitus. Yleistoimivalta on rehtorilla, jonka tehtävänä on johtaa yliopiston toimintaa ja päättää yliopistoa koskevista asioista, joita ei ole säädetty tai määrätty muun toimielimen tehtäväksi. Strateginen johtaminen tähtää yliopiston menestyksekkään tulevaisuuden luomiseen. Se vastaa strategioiden ja niiden toimeenpano-ohjelmien laatimisesta, hyväksymisestä, toimeenpanosta ja arvioinnista. Osatoiminnot: Strategiaprosessi; Omistajapolitiikan toimeenpano; Henkilöstöstrategian toimeenpano; Koulutusstrategian toimeenpano; Tutkimusstrategian toimeenpano; (toimeenpanot talousjohtamisen, henkilöstöjohtamisen, koulutuksen strategisen johtamisen ja tutkimuksen strategisen johtamisen kohdissa); Toimijat: Hallitus; Hallitus: strategiset ja periaatteelliset asiat, organisoituminen, seuranta ja arviointi; Rehtori: toimeenpano ja raportointi; Yksikön johtaja; yksikön strateginen johtaminen ja yliopiston strategian toimeenpano. Säädökset ja ohjeistukset: Yliopistolaki; Johtosääntö; Tietotarpeet: Sisäiset: Kaikki prosessit: johdon määrittelemät tiedot; Ulkoiset: Palaute-, arviointi- ja ennakointitieto. Strateginen johtaminen on strategiatavoitteiden ja strategian toimeenpano-ohjelman mukaista, selkeää ja oikea-aikaista. Laadunvarmistuksen päätelmät (gap-analyysi): Tietotarpeista huolehtiminen vastuuttamatta? 11 (46)

13 2.1 Strategiaprosessi Strategiaprosessi tuottaa yliopiston strategian ja strategian toimeenpano-ohjelman sekä muut vastaavat strategisesti ohjaavat päätökset. Strategian ja muiden strategisten päätösten toimeenpano ja toteutuminen arvioidaan vuosittaisessa johdon katselmuksessa. Toimijat: Rehtori; Hallitus: päätös strategiasta, muut strategisesti ohjaavat päätökset; Yksikön johtaja: yksikön strategiaprosessi; Yksikkö: yksikön strategiaprosessiin osallistuminen ja strategian noudattaminen. Säädökset ja ohjeistukset: Yliopistolaki; Opetus- ja kulttuuriministeriön ohjeistukset; Tietotarpeet: Sisäiset: Sisäinen toiminnan raportointi; Johdon katselmuksen aineisto; Ulkoiset: OKM: KESU, OKM:n ohjaus, ohjeistus, raportointi ja sopimukset; Suomen Akatemia: Tieteen tila ja taso; Tilastokeskus, European University Association EUA ym.: ennakointitieto yhteiskunnan ja talouden tilasta; Sidosryhmät: muut toimintaympäristöstä nousevat, strategiseen suunnittelun kysymykset; Saadun strategiatyötä koskevan ohjaus-, palaute-, arviointi- ja ennakointitiedon perusteltu ja dokumentoitu hyödyntäminen päätösten valmistelussa kehittävän arvioinnin periaatteen mukaisesti. Yliopistoyhteisön kattava osanotto päätösten valmistelussa. Puutteet käsikirjan tässä kohdassa: Tietotarpeiden yksilöinti 2.2 Toiminnan organisointi Toiminnan organisoinnin tuloksena ylläpidetään organisaation rakennetta ja toimivaltasuhteita sekä toimeenpannaan yleissitovia ohjeistuksia ja toistuvien toimintojen aikatauluja koskevia päätöksiä. Keskeisiä päätöksiä ovat johtosäännöt, politiikat, periaatteet sekä toimivallan delegoinnit. Toiminnan organisoimista arvioidaan auditoinneissa sekä johdon katselmuksessa. Toimijat: Hallitus; Yliopistokollegio: hallituksen kokoonpano ja toimikausi; Rehtori: yleistoimivalta, nimeää alaisensa toimijat sekä toiminnan organisointiin liittyvät toimielimet; Yksikön johtaja: asettaa yksikkönsä toimijat ja toimielimet; Henkilöstö: valitsee edustajansa hallitukseen ja tiedekuntaneuvostoihin; Opiskelija: valitsee edustajansa toimielimiin; Säädökset ja ohjeistukset: Yliopistolaki; Johtosääntö; Tietotarpeet: Sisäiset: Varmennustoiminta: organisointiin ja ohjeistukseen liittyvät havainnot (sisäisen tarkastuksen havainnot); Ulkoiset: Toiminta on organisoitu tarkoituksenmukaisesti ja oikea-aikaisesti. 2.3 Toiminnan ohjaus Toiminnan ohjaus sovittaa yhteen toiminnan tavoitteet, resurssit ja ohjausperiodille, esimerkiksi sopimuskaudelle, kohdentuvat toimet. Osatoiminnot: Yliopiston ja ministeriön välinen sopimusprosessi; Sisäinen tulosohjaus; Sisäiset toimeksiannot; Toimijat: Rehtori; Rehtori: yleistoimivalta; Yksikön johtaja: yksikön toiminnanohjaus; Yliopistopalvelut: yliopistotason valmistelu ja seuranta; Palvelukeskus: vastaa yksikkötason valmistelu ja seuranta; 1 (46)

14 Säädökset ja ohjeistukset: Yliopistolaki; Johtosääntö; Tietotarpeet: Sisäiset: Raportoidun tietoaineiston perusteella hallituksen tekemät kehittämispäätökset; Ulkoiset: Päätökset ja raportointi ovat selkeät ja oikea-aikaiset Yliopiston ja ministeriön välinen sopimusprosessi Yliopisto sopii nelivuotiskaudelle opetus- ja kulttuuriministeriön kanssa yliopiston tehtävistä ja määrärahoista. Samalla sovitaan myös koulutusvastuiden mahdolliset muutokset sekä tutkintojen ja muiden suoritteiden määrälliset tavoitteet. Sopimuksessa määritellään myös tavoitteiden seuranta ja arviointi sekä toiminnan kehittäminen. Opetus- ja kulttuuriministeriö antaa sopimuksen toteutumisesta palautteen vuosittain. Yliopiston neuvottelijat arvioivat sopimusprosessia neuvottelujen jälkeen ja viestivät sopimuksesta sekä prosessista yliopistoyhteisölle. Sopimuksen toteutuminen arvioidaan vuosittain tasekirjaan sisältyvässä toimintakertomuksessa sekä johdon katselmuksessa. Toimijat: Hallitus; Hallitus: hyväksyy sopimuksen; Yliopistopalvelut: valmistelee sopimuksen ja raportoi siitä. Säädökset ja ohjeistukset: Yliopistolaki; Perusrahoitusasetus; Yliopistojen rahoitusmalli; OKM:n sopimusohjeet; Tietotarpeet: Sisäiset: Koulutus: tutkinnot ja muut koulutussuoritteet; Tutkimus: julkaisut ja tutkimuksen rahoitus; Strategiaprosessi: strategiset tavoitteet; Ulkoiset: Hallitusohjelma; OKM:n toiminta- ja taloussuunnitelma; KESU; Sisäinen tulosohjaus Rehtori sopii yksikön kanssa sopimuskauden tehtävistä ja tavoitteista sekä vuosittaisista voimavaroista ja mahdollisista erityistavoitteista. Sopimusprosessista viestitään yliopistoyhteisölle. Sopimusten toteutumista arvioidaan vuosittain rehtorin palautteessa yksiköille ja yksiköiden palautteessa rehtorille. Toimijat: Rehtori; Yksikön johtaja: vastaa yksikön tulosohjauksesta; Yliopistopalvelut: vastaa sisäisen tulosohjausprosessin valmistelusta ja seurannasta. Tietotarpeet: Sisäiset: Strategiaprosessi: strategiset tavoitteet; Koulutus: tutkinnot ja muut koulutussuoritteet; Tutkimus: julkaisut, tutkimuksen rahoitus ja muut tutkimussuoritteet; OKM:n ja yliopiston sopimus; TTS-ohjeet; Ulkoiset: Laadunvarmistuksen päätelmät (gap-analyysi): Verkkosivulla "Yliopistopalveluiden kirjeeksi" nimitetty ohjeistus on rehtorin kirje. 2 (46)

15 2.3.3 Sisäiset toimeksiannot Toiminnan kehittämiseen tähtäävälle työlle asetetaan tehtäväksianto, aikataulu sekä ohjaus ja käytettävissä olevat voimavarat, joita yliopistopalvelut koordinoi. Työ voidaan organisoida hankkeena, työryhmänä tai osana määräajaksi asetetun toimielimen työtä. Toimeksiantojen käsittelijät (esim. työryhmä) raportoivat kehittämisen tuotoksen toimeksiantajalle sekä arvioivat tuotostaan ja siihen johtanutta prosessia. Toimeksiantajan hyväksymien tuotosten eteneminen arvioidaan vuosittain johdon katselmuksessa. Toimijat: Rehtori; Rehtorin ja hallintojohtajan asettamat neuvostot, työryhmät tai hankkeet: toimeksiantonsa mukaiset ja rehtorin antamat tehtävät; Yliopistopalvelut: kehittämistoiminnan tuki; Yksikön johtaja: vastaa yksikkönsä sisäisestä kehittämisestä. Tietotarpeet: Sisäiset: Strateginen johtaminen: kehittämistavoite; Varmennustoiminta: kehittämistarve; Ulkoiset: Sidosryhmäsuhteet Yliopisto pitää suunnitelmallisesti yhteyttä keskeisiin sidosryhmiinsä parantaakseen edellytyksiään sekä saadakseen ohjaavaa palautetta tutkimus- ja koulutustoimintansa kehittämiseen. Yliopisto osallistuu tärkeäksi katsomiinsa verkostoihin ja yhteistyöelimiin. Yliopisto arvioi vuosittain yhteiskuntasuhteensa johdon katselmuksessa. Osatoiminnot: Viestintä (yliopistopalvelut); Palautteen käsittely; Edustaminen ja edunvalvonta; Asiakkuuden hallinta (yliopistopalvelut); Sopimukset; Toimijat: Rehtori; Yliopistopalvelut: hoitaa ulkoista viestintää, asiakassuhteita ja alumnisuhteita; Yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen neuvosto: arvioi yhteiskuntasuhteet ja niiden kehittymisen; Yksikön johtaja vastaa yksikkönsä sidosryhmäsuhteista. Säädökset ja ohjeistukset: Yliopistolaki; Johtosääntö; Korkeakoulukeksintölaki; Tutkimus- ja innovaatiopolitiikka; Hallitusohjelma; KESU; Strategia; Viestinnän linjaukset; Tietotarpeet: Sisäiset: Tutkimus: viestittävät tutkimustulokset; Henkilöstöjohtaminen: viestittävät rekrytointitarpeet; Koulutus: opiskelijarekrytoinnin viestintätarpeet Ulkoiset: Sidosryhmäverkostot: osallistumis- ja jäsenyyspyynnöt; Media: näkyvyystiedot; Internet: näkyvyys ja viittaustiedot; Rahoittajat: tieto valmisteluprosesseista; Alumnit: palaute; Kansainväliset trendit; Laadunvarmistuksen päätelmät (gap-analyysi): Miten arvioidaan ja millä tietoaineistolla (yvvneuvosto?); Operatiivinen työnjako 1 (46)

16 2.4.1 Palautteen käsittely Yliopisto hankkii sidosryhmäpalautetta ja arvioi sitä. Vuosittaisessa johdon katselmuksessa palautekoosteet raportoidaan ja arvioidaan jatkotoimien tarve. Toimijat: Rehtori; Yksikön johtaja: yksikön toiminnasta hankittava palaute; Tietotarpeet: Sisäiset: Sidosryhmärekisteri; Ulkoiset: Laadunvarmistuksen päätelmät (gap-analyysi): Palutekanava puuttuu tai on edelleen kehitettävä (Wolmar); Johdon katselmuksessa arvioitavien palautteiden prosessien omistajat; Edustaminen ja edunvalvonta Yliopiston nimeämät edustajat, henkilöstö ja opiskelijat edustavat ja valvovat tilanteen mukaan yliopiston etuja. Toimijat: Rehtori; Yliopistopalvelut: rahoituksen hankinta; Säädökset ja ohjeistukset: Strategia; Puutteet käsikirjan tässä kohdassa: Mikä edustamisen ja edunvalvonnan tuotos on? Miten edustamista ja edunvalvontaa arvioidaan? Laadunvarmistuksen päätelmät (gap-analyysi): Miten arvioidaan ja millä tietoaineistolla (yvvneuvosto?) Ketkä edustavat yliopistoa ja millaisessa prosessissa, millainen "lista" edustajista on? Sopimukset Yliopisto muodostaa sopimussuhteen yliopiston ulkopuolisen tahon kanssa, vastaa tekemistään sitoumuksista ja valvoo sopimuksen toteutumista ja sopimusosapuolen toimintaa. Osatoiminnot: Puitesopimukset; Yhteistyösopimukset Toimijat: Rehtori; Hallitus: isot vuokrasopimukset sekä rehtorin merkittäviksi ja periaatteellisiksi katsomat sopimukset; Hallintojohtaja:Hallituksen ja rehtorin delegoimatyliopiston puitesopimukset ja vuokrasopimukset; Yksikön johtaja: rehtorin delegoimat yksikköä koskevat asiat; Säädökset ja ohjeistukset: Yliopistolaki; Sopimuspolitiikka; Johtosääntö; Hankintaohjeet; Tietotarpeet: Sisäiset: Talousjohtaminen: omaisuuden ja palvelujen ostoon, myyntiin ja ylläpitoon liittyvät sopimustarpeet; Koulutus: koulutusyhteistyöhön sekä koulutuspalvelujen ostoon ja myyntiin liittyvät sopimustarpeet; Tutkimus: tutkimushankkeisiin, -aineistoihin, -tuloksi Ulkoiset: Sopimus ottaa yliopiston edut riittävällä tavalla huomioon ja osaltaan vähentää toimintaan liittyviä riskejä. Puutteet käsikirjan tässä kohdassa: Missä käsitellään sisäiset sopimukset, esim. IT-palveluiden palvelusopimukset? Laadunvarmistuksen päätelmät (gap-analyysi): Sopimusten arvioinnin vastuuttaminen 1 (46)

17 Puitesopimukset Yliopisto solmii puitesopimuksen ulkopuolisen tahon kanssa ja seuraa sen toteutumista. Toimijat: Rehtori; Hallintojohtaja: Hansel Oy:n puitesopimus, puitesopimusten alainen sopimustoimittajien kilpailuttaminen; Yliopistopalvelut: sopimusten valmistelu; Säädökset ja ohjeistukset: Yliopistolaki; Sopimuspolitiikka; Johtosääntö; Hankintaohjeet; Tietotarpeet: Sisäiset: Talousjohtaminen: omaisuuden ja palvelujen ostoon, myyntiin ja ylläpitoon liittyvät sopimustarpeet; Koulutus: koulutusyhteistyöhön sekä koulutuspalvelujen ostoon ja myyntiin liittyvät sopimustarpeet; Tutkimus: tutkimushankkeisiin, -aineistoihin, -tuloksi Ulkoiset: Hansel: kilpailutetut puitesopimukset; Sopimustoimittajat: palveluehdot ja kapasiteetti Laadunvarmistuksen päätelmät (gap-analyysi): Sopimusten arvioinnin vastuuttaminen Yhteistyösopimukset Yliopisto tekee sopimuksenvaraista yhteistyötä valitsemiensa partnerien kanssa. Yhteistyöverkostoa arvioidaan vuosittain. Toimijat: Rehtori; Yksikön johtaja: (onko sopimustoimivaltaa yhteistyössä?) Yhteistyö Euroopan, Aasian, Pohjois-Amerikan ja Venäjän laadukkaimpien yliopistojen ja tutkimuslaitosten kanssa on vilkasta ja kestävään kumppanuuteen perustuvaa. Puutteet käsikirjan tässä kohdassa: Tietotarpeet; Arviointi; Laadunvarmistuksen päätelmät (gap-analyysi): Miten arvioidaan systemaattisesti? Missä kokonaistilanne on seurattavissa? 2.5 Tarkastus- ja varmennustoiminta Tarkastus- ja varmennustoiminnalla yliopisto huolehtii sisäisen valvontansa toimivuudesta ja edistää riskien tunnistamista ja hallintaa. Tarkastusvaliokunta raportoi yliopiston hallitukselle vuosittain ja tarpeen mukaan tarkastus- ja varmennustoiminnasta. MINNE ON HÄVINNYT TOIMINNAN ARVIOINTI? Osatoiminnot: Laadunhallinta; Sisäinen tarkastus; Riskienhallinta; Toimijat: Rehtori; Kollegio: Valvoo hallitusta; Hallitus: valvoo rehtorin ja yliopiston toimintaa sekä huolehtii kirjanpidon ja varainhoidon valvonnan järjestämisestä; Laadunohjausryhmä: ohjaa laadunhallintaa; Yksikön johtaja: Vastaa yksikkönsä laadunhallinnasta; Säädökset ja ohjeistukset: Tarkastusohjesääntö Laadunhallinta on kiinteä osa strategista johtamista ja yksiköiden toimintakulttuuria. Puutteet käsikirjan tässä kohdassa: Yksiköiden laadunhallinnan vastuut on avattava useaan alakohtaan; Tietotarpeet puuttuvat; Laadunvarmistuksen päätelmät (gap-analyysi): Miten tarkastus- ja varmennustoimintaa arvioidaan? Arvioinnin vastuutus; 1 (46)

18 2.5.1 Laadunhallinta Yliopistossa on laatujärjestelmä, joka arvioidaan säännöllisesti. Jyväskylän yliopistossa järjestelmää kutsutaan laadunhallintajärjestelmäksi. Laadunhallintajärjestelmä tuottaa yliopiston johdolle tietoa toiminnan laadusta tai sen puutteesta. Laadunhallintaa ja laadunhallintajärjestelmää arvioidaan vuosittain johdon katselmuksessa. Osatoiminnot: Laadun suunnittelu; Laadunohjaus; Laadunvarmistus; Laadun parantaminen; Toimijat: Rehtori; Yksikön johtaja: vastaa yksikon laadunhallinnasta, laadukkaan toiminnan edellytyksistä ja laatutavoitteiden ymmärtämisestä kaikilla tasoilla, auttaa edistämään laadunhallintaan sitoutumista sekä nimeää yksikön laatuvastaavan; Työntekijä ja opiskelija: vastaa oman toimintansa laadusta ja sen kehittämisestä; Laadunohjausryhmä: arvioi ja ohjaa toimintaa siten, että laatuvaatimukset täyttyvät; Laatupäällikkö: vastaa laadunhallinan kehittämisen ohjaamisesta ja kouluttaa laadunhallintaan; Neuvostot: edistävät oman toimialueensa laatua; Säädökset ja ohjeistukset: Yliopistolaki ; Strategia; Johtosääntö; Laatupolitiikka; Tietotarpeet: Sisäiset: Laatutavoitteet; auditointien ja arviointien tulokset; kehittämistarpeiden edistymisen seurantatiedot Ulkoiset: Laadunhallinan eurooppalaiset suuntaviivat; Laadunhallinta on kiinteä osa strategista johtamista ja yksiköiden toimintakulttuuria. Laadunvarmistuksen päätelmät (gap-analyysi): Yliopiston asettamat (eksiplisiittiset) laatutavoitteet; Sisäinen tarkastus Sisäinen tarkastus on riippumatonta ja objektiivista arviointi- ja varmistus- sekä konsultointitoimintaa. Sisäisen tarkastuksen toimintasuunnitelmat perustuvat yliopiston riskien kokonaisvaltaiseen arviointiin. Toimijat: Tarkastusvaliokunta: tuottaa varmennustietoa hallitukselle; Sisäinen tarkastaja; Säädökset ja ohjeistukset: Tarkastusohjesääntö;Jyväskylän yliopiston sisäisen tarkastuksen toimintaohje 2012; Tietotarpeet: Sisäiset: Kaikki prosessit: tarkastussuunnitelman edellyttämät tiedot, tarkastussuositusten aiheuttamat toimet; Ulkoiset: Puutteet käsikirjan tässä kohdassa: Miten sisäistä tarkastusta arvioidaan? Riskienhallinta Yliopisto ennakoi muutoksia ja tunnistaa niihin liittyviä riskejä, Yliopisto tunnistaa tavoitteiden saavuttamista uhkaavat keskeiset riskit ja hallitsee ne tarkoituksenmukaisella tavalla. Toimijat: Rehtori; Tarkastusvaliokunta; Yksikön johtaja Säädökset ja ohjeistukset: Tarkastusohjesääntö Puutteet käsikirjan tässä kohdassa: Miten arvioidaan? 1 (46)

19 3 TALOUSJOHTAMINEN Talousjohtaminen on yliopiston ylimmän johdon toimintaa, jossa määritellään yliopiston taloudelliset tavoitteet. Yliopiston ylin toimielin on hallitus, joka päättää toiminta- ja taloussuunnitelmasta sekä talousarviosta ja laatii tilinpäätöksen. Lisäksi hallitus vastaa yliopiston varallisuuden hoidosta ja käytöstä sekä huolehtii kirjanpidon ja varainhoidon valvonnan järjestämisestä. Yliopiston yleistoimivalta on rehtorilla, jonka tehtävänä on johtaa yliopiston toimintaa ja vastata yliopiston tehtävien taloudellisesta, tehokkaasta ja tuloksellisesta hoitamisesta sekä siitä, että yliopiston kirjanpito on lain mukainen ja varainhoito luotettavalla järjestetty. Yliopistokollegio hyväksyy tilinpäätöksen ja myöntää hallitukselle ja rehtorille vastuuvapauden sekä valitsee tilintarkastajat. Toimijat: Hallitus; Rehtori: toimeenpano ja toiminnan valvonta Säädökset ja ohjeistukset: Yliopistolaki ; Johtosääntö; Kirjanpitolaki; Kirjanpitoasetus 3.1 Varallisuuden ja varainhoidon ohjaus ja hallinta Yliopisto voi tehdä sitoumuksia, saada nimiinsä oikeuksia sekä omistaa irtainta ja kiinteää omaisuutta. Yliopisto voi harjoittaa liiketoimintaa, joka tukee sen perustehtäviä. Varallisuuden ja varainhoidon ohjaamiseksi ja hallitsemiseksi yliopisto toimeenpanee omistajapolitiikkaa ja varainhoitoa. Toimeenpano kattaa yliopiston omaisuus- ja omistuserien järjestelmällisen hallinnan. Osatoiminnot: Käyttöomaisuuden ohjaus ja hallinta; Yliopiston hallitsemien tilojen ohjaus ja hallinta; Muun omaisuuden ohjaus ja hallinta (yliopistopalvelut); Maksuvalmiussuunnittelu (yliopistopalvelut); Varallisuuden ohjaus ja hallinta (yliopistopalvelut); Toimijat: Hallitus; Rehtori; Rehtori, yliopistopalvelut, dekaanit, laitosjohtajat Säädökset ja ohjeistukset: Kirjanpitolaki; Kirjanpitoasetus; Yliopistojen taloushallinnon koodisto; Johtosääntö; Omistajapolitiikka; Omistajaohjauksen ohjesääntö; Varainhallintaperiaatteet; TIIO;Tilaohjelma; Infrastruktuuriohjelma 2012; Tietotarpeet: Sisäiset: Maksuvalmiuden hallinta: kassatilanne; Budjetointi: talousarvio; Strategian tavoitteet ja mittarit; hallituksen linjaukset Ulkoiset: Omaisuuden arvon säilyminen, tuottava ja turvaava sijoittaminen. Yliopisto ylläpitää hyvää maksuvalmiutta ja turvaa taloudellisen liikkuma-varan Varainhoidon ohjaus ja hallinta Yliopiston sijoitusomaisuuden hallinta omistaja- ja varainhallintapolitiikkojen mukaisesti. Toimijat: Hallitus; Rehtori Varainhoitotoimikunta; Varainhoitaja Käyttöomaisuuden ohjaus ja hallinta Yliopiston käyttöomaisuuden hallinta ja käytön ohjaus yliopiston toiminnan tarpeiden mukaisesti. Toimijat: Yksikön johtaja; Rehtori: yliopistotason investointimenojen hyväksyminen ja rahoittaminen; Yksikön johtaja: yksikkötason investointimenojen hyväksyminen ja rahoittaminen 2 (46)

20 Säädökset ja ohjeistukset: Kirjanpitolaki; Kirjanpitoasetus; Taloushallinnon koodisto; Jyväskylän yliopiston tilaohjelma; TIIO; Tietotarpeet: Sisäiset: Tutkimus: tutkimusinfrastuktuuritarpeet; Koulutus: opetuksen infrastruktuuritarpeet Ulkoiset: Kiinteistöomaisuuden ohjaus ja hallinta Yliopiston kiinteistöomaisuuden ja muiden yliopiston hallitsemien tilojen hallinta sekä talouden että operatiivisen käytön näkökulmista. Toimijat: Yliopistopalvelut; Rehtori ja hallintojohtaja:operatiiviset vuokrauspäätökset; Tilapalvelut: kiinteistöjen operatiivinen käyttö; Säädökset ja ohjeistukset: SYKsopimus; Vuokrasopimus Tietotarpeet: Sisäiset: Koulutus: opetuksen ja opetushenkilöstön tilatarpeet; Tutkimus: tutkimuksen ja tutkimushenkilöstön tilatarpeet; Henkilöstösuunnittelu: henkilöstöennusteet (työpistetarve) Ulkoiset: Yliopiston hallitsemien tilojen ohjaus ja hallinta Jyväskylän yliopisto hallitsee toimitiloja, jotka omistaa kiinteistöyhtiö. Yliopsto on yhtiön osakas. Tilojen ohjaamisella ja hallinnalla luodaan edellytykset opiskelijoiden ja henkilöstön hyvinvoinnille. Yliopisto toteuttaa strategiaansa ja vahvistaa tavoitteiden toteutumista tilojen avulla. Toimijat: Hallitus; Rehtori; Yliopistopalvelut: rakennus- ja tilahankkeiden suunnittelu, alueen ja rakennusten esteettömyydestä huolehtiminen, toiminnan edellyttämien tilojen osoittaminen, yliopiston alueen ympäristö- ja kulttuuriarvojen vaaliminen; Dekaani: tilojen asianmukaisesta käytöstä vastaaminen; Laitoksen johtaja; laitoksen käyttöön osoitettujen yliopston tilojen käytöstä päättäminen Säädökset ja ohjeistukset: Yliopistolaki; Johtosääntö; Jyväskylän yliopiston tilaohjelma; Tietotarpeet: Sisäiset: Koulutus: opetuksen ja opetushenkilöstön operatiiviset tilatarpeet; Tutkimus: tutkimuksen ja tutkimushenkilöstön operatiiviset tilatarpeet; Henkilöstörsurssien hallinta: henkilöstön toiminnalliset tilatarpeet Ulkoiset: Yliopiston vuokralaiset: tilatarpeet Muun omaisuuden ohjaus ja hallinta Keskeneräisten hankkeiden, muiden sitoumusten ja rahastojen rahoituserien hallinta. Toimijat: Yliopistopalvelut; Yksikön johtaja: yksikön hankesalkun hallinta; Säädökset ja ohjeistukset: Kirjanpitolaki; Kirjanpitoasetus; Taloushallinnon koodisto; Maksuvalmiussuunnittelu Yliopiston maksuvalmiuden hallinta ottaen huomioon yliopiston varainhoidon sekä kassavirran vaihtelut. Toimijat: Yliopistopalvelut; Yliopistopalvelut; Säädökset ja ohjeistukset: Johtosääntö; Yliopisto ylläpitää hyvää maksuvalmiutta ja turvaa taloudellisen liikkumavaran. 3 (46)

21 3.2 Käyttötalouden hallinta Yliopisto on kirjanpito- ja verovelvollinen ja hoitaa talousasioitaan suunitelmallisesti ja hyvän kirjanpitokäytännön mukaisesti. Yliopisto laaatii vuosittain tilinpäätöksen, jonka vahvistaa kollegio. Osatoiminnot: Budjetointi; Tapahtumien käsittely (yliopistopalvelut); Toimijat: Hallitus; Rehtori; Hallitus laatii tilinpäätöksen, rehtori vastaa kirjanpidon järjestämisestä, yliopistopalvelut järjestää kirjanpidon ja laatii tilinpäätösluonnoksen, kollegio hyväksyy tilinpäätöksen. Säädökset ja ohjeistukset: Kirjanpitolaki; Kirjanpitoasetus; Taloushallinnon koodisto; Tietotarpeet: Sisäiset: Henkilöstöresurssien hallinta: palkkauspäätökset; Hankinta; Myynti;Rahoittajien ohjeet Ulkoiset: Budjetointi Yliopisto ja sen yksiköt laativat vuosittain talousarvion, joka ohjaa erityisesti delegoitua talouteen liittyvää päätöksentekoa ja sen seurantaa. Toimijat: Hallitus; Rehtori; Yksikön johto ja johtokunta: yksikön talousarvio; yliopistopalvelut: ohjeistus ja seuranta; Säädökset ja ohjeistukset: Yliopistolaki; Johtosääntö; Tietotarpeet: Sisäiset: Sisäinen tulosohjaus: valtionavun kohdentaminen; Tutkimus: hankelaskutus, Koulutus: hankelaskutus; Henkilöstösuunnitelu: sidotut ja sunnitellut henkilöstömenot; tilarekisterin mukaiset kiinteistökustannukset, yleiskustannusmenettelyt Ulkoiset: OKM: rahoituskehys; Tutkimusrahoittajat: rahoituskehys Yliopiston osuus opetusministeriön toimintamäärärahoista kasvaa kaksi prosenttiyksikköä ja täydentävän rahoituksen osuus kokonaisrahoituksesta nousee 40 prosenttiin Tapahtumien käsittely Yliopiston puolesta tehtyjen palkkaus-, tulo- ja menopäätösten toimeenpano ja niiden kirjanpito. Toimijat: Yliopistopalvelut; Palvelukeskus: yksikön tapahtumien operatiivinen käsittely; Säädökset ja ohjeistukset: Kirjanpitolaki; Kirjanpitoasetus; Taloushallinnon koodisto; Tietotarpeet: Sisäiset: Yliopiston ja Certian välinen vastuunjakotaulukko Ulkoiset: 3.3 Hankinta Yliopistoa koskevat julkista hankintatointa koskevat säädökset. Hankintamenettelyjen tulee olla näiden säädösten mukaisia kilpailutuksineen ja puitesopimuksineen. Osatoiminnot: Kilpailutus; Puitesopimus (käsikirjan kohdassa Sopimukset); Toimijat: Yliopistopalvelut; Yliopistopalvelut: hankintamenettelyt, puitesopimukset; Yksikön johtaja: yksikön hankinnat; Säädökset ja ohjeistukset: Hankintalaki; Hankintapolitiikka; Hankintaohjeet; Johtosääntö; 4 (46)

22 Tietotarpeet: Sisäiset: Talousarvion investointisuunnitelma; Tutkimus: tutkimuksen hankintatarpeet, Koulutus: koulutuksen hankintatarpeet; Yliopiston omaisuuden aktivointimenettelyt ja kirjanpidon poistosuunnitelmat; Rahoittajan investointiavustukset Ulkoiset: Kilpailutus Yliopiston tulee tarvittaessa kilpailuttaa hankinnat julkista hankintatointa koskevien säädösten mukaisesti ja noudattaa tarvittaessa myös hankinnan rahoittajan ohjeistusta. Toimijat: Yliopistopalvelut; Yksikön johtaja: yksikön hankintojen kilpailutus; Säädökset ja ohjeistukset: Hankintalaki; Hankintapolitiikka; Hankintaohjeet; 3.4 Tulojen hankinta Yliopiston omaisuuden tai osaamisen myynti omaisuuserien hallinnan ja tulojen hankinnan tarpeisiin. Toimijat: Yliopistopalvelut; Yksikön johtaja: yksikön osaamiseen ja työpanoksen hinnoittelu ja myynti; Säädökset ja ohjeistukset: Kirjanpitolaki; Kirjanpitoasetus; Arvonlisäverolaki; Taloushallinnon koodisto; OKM:n maksuasetus; Tietotarpeet: Sisäiset: Sisäinen tulosohjaus, sopimustavoitteet; Hinnoitteluperiaatteet Ulkoiset: Avustustuotot ja yhteisrahoitteinen toiminta Yliopisto hankkii rahoitusta toimintaansa kohdennettuina, projektikohtaisina valtionavustuksina. Yliopisto toteuttaa lain mukaista toimintaansa yhteisrahoitteisesti myös niin, että yliopiston perusrahoitusta käytetään projektin kulujen rahoittamiseen Toimijat: Yliopistopalvelut; Yksikön johtaja; Säädökset ja ohjeistukset: Kirjanpitolaki; Kirjanpitoasetus; Arvonlisäverolaki; Taloushallinnon koodisto Tietotarpeet: Sisäiset: Sisäisen rahoitusmallin laskentaperiaatteet Ulkoiset: Rahoittajat; rahoituskehys ja ohjeet Julkisoikeudelliset suoritteet Yliopisto perii maksuja avoimesta yliopisto-opetuksesta, oppimateriaaleista ja tarvikkeista, kirjastoja tietopalveluista sekä maksullisista päätöksistä ja kokeista. Toimijat: Yliopistopalvelut; Yksikön johtaja, palvelukeskus Säädökset ja ohjeistukset: OKM:n maksuasetus Liiketoiminta Yliopisto harjoittaa liiketoimintaa, joka tukee sen perustehtävien toteuttamista. Yliopisto myy koulutus-, tutkimus-, konsultointi- ja muita palveluita sekä aineita ja tarvikkeita liiketaloudellisin periaattein. Liiketoiminta voi olla elinkeinotoimintaa tai muuta liiketoimintaa. Osatoiminnot: Toimijat: Yliopistopalvelut; Yksikön johtaja 5 (46)