Teollisen yhteistyön rahasto Oy (FINNFUND) Perustietotekniikan palveluiden hankinta

Transkriptio

1 Hallinto Osallistumishakemusohje Teollisen yhteistyön rahasto Oy (FINNFUND) Perustietotekniikan palveluiden hankinta Hankinnan kuvaus ja osallistumishakemusohje

2 Hallinto Osallistumishakemusohje 2 (8) Sisällysluettelo 1 Johdanto Hankintayksikkö Hankinnan kohde Hankinnan rajauksia Hankintamenettely Alihankinta ja ryhmittymänä tarjoaminen Sopimuksen kesto ja sopimusehdot Toimittajaa koskevat vaatimukset ja esitettävät selvitykset ja tarjoajien valinta neuvottelumenettelyyn Asiakirjojen julkisuus ja luottamuksellisuus... 8 Toimittajan on ilmoitettava osallistumishakemuslomakkeella, jos se pitää osallistumishakemuksessa olevaa tietoa liike- tai ammattisalaisuuden piiriin kuuluvana Lisätiedot... 8

3 Hallinto Osallistumishakemusohje 3 (8) 1 Johdanto Teollisen yhteistyön rahasto Oy (FINNFUND, jatkossa Hankintayksikkö) pyytää toimittajaehdokkaita (jatkossa: Toimittaja) tekemään osallistumishakemuksen Hilmailmoituskanavaan lähetetyn hankintailmoituksen, tämän asiakirjan ja sen liitteiden mukaisesti. Hankinnan arvo ylittää EU-kynnysarvon ja hankinta toteutetaan kilpailullista neuvottelumenettelyä käyttäen. Kaikki tähän hankintaan liittyvä kommunikaatio ja dokumentit ovat suomenkielisiä. Hankinnan arvioitu aikataulu on seuraava: Osallistumishakemusten jättämisen määräaika Neuvotteluun kutsuttavien valinta Lokakuussa 2016 Neuvottelukutsu ja alustava tarjouspyyntö Lokakuussa 2016 Alustavat tarjoukset hankintayksikölle Lokakuussa 2016 Neuvottelut ratkaisuvaihtoehdosta Lopullinen tarjouspyyntö Loka- Marraskuussa 2016 Marras- Joulukuussa 2016 Tarjousten jättäminen Joulukuussa 2016 Hankintapäätös pyritään tekemään Tammikuussa 2017 Sopimus pyritään allekirjoittamaan viimeistään Helmikuussa 2017 Ratkaisun toteuttaminen käynnistyy Maaliskuussa 2017 Ratkaisu otettu käyttöön Kesäkuu Hankintayksikkö 3 Hankinnan kohde Hankintayksikkö varaa oikeuden aikataulumuutoksiin. Hankintayksikkö on Teollisen yhteistyön rahasto Oy (jäljempänä FINNFUND, Hankintayksikkö tai Tilaaja). FINNFUNDin Internet-sivusto: Hankinnan kohteena on Finnfundin perustietotekniikka ja käyttäjätuki. Perustietotekniikka käsittää konesali-, tietoliikenne-, palomuuri-, langattoman verkon-, service deskin ja lähitukipalvelut sekä palvelin- ja tietoliikenteen valvonnan ja hallinnan. Ratkaisun tulee kattaa kaikki ne osa-alueet, joita edellytetään tietotekniikan toimivuuden osalta. Perustietotekniikkaan kuuluvat olennaisena osana toimistotyövälineet, joita ovat kannettavat tietokoneet, monitoimilaitteet, tulostimet ja Microsoftin toimisto-ohjelmistot. Ratkaisun tulee sisältää seuraavat toimintakokonaisuudet: 1. Konesalipalvelut ja niiden valvonta ja hallinta 2. Lähiverkon valvonta ja hallinta 3. Tietoliikenteen valvonta ja hallinta 4. Työasemien ja mobiililaitteiden hallinta 5. Käyttäjätuki ja laiteasennukset työasemille ja mobiililaitteille

4 Hallinto Osallistumishakemusohje 4 (8) 6. Exchange sähköposti-, One Note- ja Skype for business palveluiden hallinta 7. Salatun sähköpostin hallinta 8. Monitoimilaitteiden tulostusohjelmistojen ja tulostusjonojen hallinta 9. Palvelimien tietokantojen hallinta 10. Palvelimien levyhakemistojen hallinta 11. Sovellusohjelmistojen asennukset ja ongelmien diagnosointi 12. Palomuuri-, roskapostisuodatus- ja VPN-yhteyspalvelun tuottaminen Osa-alueet ovat Hankintayksikön tämän hetken näkemyksiä, jotka tulevat tarkentumaan erityisesti toteutusmallin osalta hankintaprosessin aikana. Kaikki palvelut tulee tuottaa suomen kielellä. 3.1 Hankinnan rajauksia Palvelun tuottaminen tulee kaikilta osin tapahtua Eta-alueelta ja konesalien tulee sijaita siten että voidaan varmistaa tietoliikenteen laatu Finnfundin vasteaikakriittisissä palveluissa. Kaikki palvelun tuottamiseen liittyvä dokumentaatio tulee olla suomenkielellä pois lukien mahdolliset laite- ja sovellusvalmistajien tuote- ja sovelluskuvaukset eikä Hankintayksikkö tule niitä kääntämään muille kielille. Hankintasopimuksen allekirjoittamisen yhteydessä Toimittajan tulee allekirjoittaa myös turvallisuussopimus, joka käydään lävitse neuvotteluvaiheessa. Turvallisuussopimuksessa määritellään, mikä on erityisesti suojattavaa luottamuksellista tietoa. Toimittajan ja projektin toteutukseen osallistuvien henkilöiden tulee allekirjoittaa Hankintayksikön edellyttämä salassapitosopimus. Hankintayksikkö varaa oikeuden täydentää, supistaa, muokata ja täsmentää tässä kuvattua hankinnan kohdetta neuvotteluissa ja lopullisessa tarjouspyynnössä. Hankinnan tavoitteet Hankintayksikön tavoitteena on valita Toimittaja, joka tuottaa määritysten mukaista perustietotekniikan palvelua ja kustannustehokkaat tuki- ja ylläpitopalvelut. Hankittavalle palvelulle on asetettu seuraavat tavoitteet: 1. Palvelun tulee mahdollistaa laadukas ja ajantasainen perustietotekniikkapalvelu 2. Palvelun tulee mahdollistaa häiriötön tietotekniikan käyttäminen teknisten reunaehtojen rajoissa 3. Käyttäjätuki tulee olla nopeaa ja ratkaisukeskeistä 4. Käyttäjien tyytyväisyys palveluihin on vähintään hyvällä tasolla 5. Palvelun tulee joustaa ja reagoida nopeasti liiketoiminnasta tuleviin tarpeisiin 6. Palvelun tulee mahdollistaa pilvipalveluiden tehokas käyttö 7. Liikkuvien käyttäjien työtä tulee pystyä tukemaan 8. Palvelinympäristöjen tulee olla häiriöitä sietävä 9. Käytettävien palveluiden hinnoittelu tulee perustua skaalautuvuuteen volyymien tai käyttäjämäärien suhteessa 10. Palvelun toteutukset tulee perustua PAAS- (Platform As A Service) tai SAAS (Software As A Service) ratkaisuihin 11. Palvelun tulee olla kaikilta osin tietoturvallinen 12. Palvelun tuottamiseen käytettävät välineet tulee olla ajanmukaisia-, riittävän kapasiteetin omaavia ja modernia teknologiaa hyödyntäviä 13. Palvelun toimivuutta tulee valvoa 24/7

5 Hallinto Osallistumishakemusohje 5 (8) Palvelun toiminnan ja ylläpitopalveluiden laatua seurataan sovittujen mittareiden mukaisesti ja laatupoikkeamista sovitaan sanktiomenettely, jota noudatetaan ja seurataan säännöllisesti. Säännöllisten seurantapalaverien lisäksi palvelun toiminnan ja ylläpitopalveluiden laatua ja kustannustasoa seurataan myös vuosittain tehtävällä vuosikatselmoinnilla (yhteenveto, jossa kootusti laatu, kustannukset, poikkeamat, kehitystoiminta jne.) sekä tyytyväisyyskyselyillä (sisällöt ja mittarit määritellään tarkemmin tarjouspyynnössä ja sopimusneuvotteluissa). Palvelun tuottamisessa Toimittajan tulee noudattaa ITIL-malleja, jotka sovitetaan Hankintayksikön toimintaan sopivaksi yhdessä Toimittajan kanssa. 4 Hankintamenettely Hankintaan sovelletaan hankintalakia (348/2007) ja julkisista hankinnoista annettua direktiiviä 2014/24/EU. Hankintamenettelynä on kilpailullinen neuvottelumenettely, koska hankintayksikkö ei pysty objektiivisesti ennakolta määrittelemään hankinnan oikeudellisia tai taloudellisia ehtoja taikka teknisiä keinoja tarpeidensa tai tavoitteidensa toteuttamiseksi. Erityisesti palvelun erilaisista toimittamismalleista sopiminen edellyttää neuvotteluja Toimittajien kanssa. Osallistumishakemuksensa jättäneiden Toimittajien joukosta valitaan luvun 6 kuvaamalla tavalla ne Toimittajat, jotka kutsutaan osallistumaan kilpailulliseen neuvottelumenettelyyn. Hankintayksikkö voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan perustellusta syystä. Osallistumishakemuksen tai tarjouksen tekemisestä, neuvotteluista tai muusta menettelyyn osallistumisesta taikka siihen liittyneistä toimenpiteistä ei makseta Toimittajille korvausta. Osallistumishakemusohjeen liitteenä ovat alustavat luonnokset seuraavista asiakirjoista: - alustava tarjouspyyntö liitteineen (liite B ja sen alaliitteet) - neuvottelukutsu (liite B 0) - alustava luonnos sopimuskokonaisuudeksi (liite C ja sen alaliitteet) Alustavan tarjouspyynnön liitteellä B 2 Vaatimusmäärittely on kuvattu palvelua koskevat ehdottomat vaatimukset keltaisella taustavärillä. Näistä vaatimuksista ei neuvotella hankintaprosessin aikana eikä niiden sisältöä muuteta, mutta niiden täsmentäminen on mahdollista. Muita osin kaikki edellä luetellut liitteet ovat Hankintayksikön alustavia näkemyksiä ja asiakirjoja tullaan muuttamaan ja täsmentämään hankintaprosessin kuluessa. Hankintaan liittyvät asiakirjat ovat saatavissa suomen kielellä. Menettelyn päävaiheet ovat seuraavat: a) Menettelyyn hyväksyttävien Toimittajien valinta b) Ilmoitukset menettelyyn hyväksytyille ja mahdollisesti menettelystä poissuljetuille Toimittajille

6 Hallinto Osallistumishakemusohje 6 (8) c) Neuvottelukutsun esittäminen menettelyyn hyväksytyille Toimittajille ja sen mukana päivitetty alustava tarjouspyyntö d) Toimittajat toimittavat alustavat tarjouksensa e) Neuvottelut suomen kielellä (1-3 neuvottelukierrosta) Hankintayksikön tiloissa alustavan tarjouspyynnön ja tarjouksen pohjalta f) Lopullinen täsmennetty tarjouspyyntö g) Tarjousten jättäminen h) Tarvittaessa vähäiset täsmennykset tarjouksiin i) Tarjouspyynnön mukaiset tarjoukset vertaillaan tarjouspyynnössä kuvatuilla vertailuperusteilla j) Hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen k) Sopimuksen viimeistely ja allekirjoitus 4.1 Alihankinta ja ryhmittymänä tarjoaminen Osallistumishakemus ja tarjous voidaan jättää ryhmittymänä. Ryhmittymällä tarkoitetaan yritysten yhteistyötä hankintasopimuksen saamiseksi. Osallistumishakemuslomakkeella tulee ilmoittaa, että hakemus on tehty ryhmittymänä. Myös ryhmittymän jäsenet tulee ilmoittaa osallistumishakemuslomakkeella. Kaikki osallistumishakemusohjeen ja sen liitteiden sekä tarjouspyynnön ehdokasta ja tarjoajaa koskevat vaatimukset koskevat myös ehdokkaana tai tarjoajana olevaa ryhmittymää. Ryhmittymän on kyettävä viimeistään sopimuksen allekirjoitushetkellä osoittamaan yksi organisaatio, joka hoitaa kaiken yhteydenpidon tilaajan kanssa. Kuitenkin kaikki ryhmittymän jäsenet yhdessä vastaavat sopimusvastuista allekirjoittamalla hankintasopimuksen. Ryhmittymän on sitouduttava siihen, että tarjouksessa nimetyt ryhmittymän jäsenet ovat käytettävissä hankinnan toteuttamiseen, mikäli ryhmittymä tulee valituksi. Mikäli ehdokkaan on tarkoitus hyödyntää palveluntuotannossa konserniinsa kuuluvia yhtiöitä ja/tai mikäli ehdokas vetoaa samaan konserniin kuuluvan yhtiön referensseihin tai resursseihin, tulee osallistumishakemus tehdä joko ryhmittymänä, siten että kaikki palveluntuotantoon osallistuvat yhtiöt tekevät osallistumishakemuksen yhdessä tai vaihtoehtoisesti ehdokkaan tulee nimetä alihankkijakseen samaan konserniin kuuluva yhtiö, jonka resursseihin se vetoaa. Ehdokas voi käyttää hankinnassa alihankkijoita. Tällöin ehdokas vastaa kokonaisvastuullisena alihankkijoiden työstä kuin omastaan. Lisäksi ehdokkaan ja alihankkijoiden prosessien ja palveluiden tulee integroitua saumattomasti. Alihankkijat on nimettävä ja heidän roolinsa on kuvattava alustavasti osallistumishakemuksessa. 5 Sopimuksen kesto ja sopimusehdot Hankintaa koskeva sopimus ei synny hankintapäätöksellä, vaan vasta erillisen sopimuksen allekirjoittamisella. Hankintayksikkö tulee esittämään sopimusluonnoksen lopullisen tarjouspyynnön liitteenä. Sopimuksen määräaikainen kesto on kolme (3) vuotta alkaen käyttöönoton hyväksytystä vastaanotosta, jonka jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassaolevana Hankintayksikön kuuden (6) kuukauden ja Toimittajan kahdentoista (12) kuukauden irtisanomisajalla.

7 Hallinto Osallistumishakemusohje 7 (8) Solmittavassa sopimuksessa noudatetaan JIT sopimusehtoja tarjouspyynnössä tarkemmin määritellyin tavoin. 6 Toimittajaa koskevat vaatimukset ja esitettävät selvitykset ja tarjoajien valinta kilpailulliseen neuvottelumenettelyyn Tässä hankinnassa arvioidaan ehdokkaiden soveltuvuus uudella ESPD-vakiolomakkeella. Kuitenkin ehdokkaan referenssit tulee täyttää osallistumishakemusohjeen liitteellä A 2. Kilpailutusta varten Tilaaja on laatinut sähköisessä ESPD-järjestelmässä lomakkeen (kooditiedosto), joka on osallistumishakemusohjeen liitteenä A 3 1. Ehdokkaat tallentavat tiedoston koneelleen, lataavat sen sähköiseen järjestelmään ja täyttävät tiedot suoraan ESPD-palvelussa. Tarkemmat ohjeet ESPD-lomakkeen käyttämisestä ilmenevät osallistumishakemusohjeen liitteeltä A 3. Ehdokkaan tulee lisäksi täyttää osallistumishakemusohjeen liite A 1. Mikäli vähimmäisvaatimukset täyttäviä Toimittajia on korkeintaan kolme (3), valitaan kaikki soveltuvat Toimittajat kilpailulliseen neuvottelumenettelyyn. Mikäli soveltuvia Toimittajia on enemmän, Toimittajat asetetaan paremmuusjärjestykseen liitteessä A 2 annettujen referenssitietojen perusteella. Ehdokkaan ilmoittamat, vertailuun vaikuttavat referenssit (enintään 4 kpl) pisteytetään liitteessä A 2 kerrotulla tavalla. Ehdokkaat asetetaan pisteytyksen perusteella paremmuusjärjestykseen siten, että eniten vertailun kokonaispisteitä saanut ehdokas on paremmuusjärjestyksessä ensimmäisenä, ja Hankintayksikkö valitsee kilpailulliseen neuvottelumenettelyyn vähintään kolme ja korkeintaan viisi (5) eniten pisteitä saanutta Toimittajaa. Mikäli kaksi tai useampi ehdokas päätyy samaan referensseistä laskettuun vertailun kokonaispistemäärään ja tällä on vaikutusta Toimittajia kilpailulliseen neuvottelumenettelyyn valittaessa valitaan kaikki samaan pistemäärään päätyneet mukaan kilpailulliseen neuvottelumenettelyyn jolloin edellä mainittu viiden (5) Toimittajan raja voidaan ylittää. 7 Osallistumishakemusasiakirjat Allekirjoitettu osallistumishakemus pyydetään toimittamaan kahtena paperikappaleena ja yhdellä muistitikulla. Paperimuotoinen hakemus on ensisijainen, mikäli muistitikuille tallennettujen ja paperimuotoisten asiakirjojen välillä on ristiriitaa. Osallistumishakemukset ja liitteet on laadittava suomen kielellä ja ne on toimitettava suljetussa kirjekuoressa viimeistään klo 12:00 osoitteeseen: Teollisen yhteistyön rahasto Oy FINNFUND Uudenmaankatu 16 B, 3. kerros Helsinki Kirjekuoreen tulee merkitä Toimittajan nimi ja tehdä merkintä: "OSALLISTUMISHAKEMUS / Perustietotekniikan palveluiden hankinta". Hankintayksiköllä on oikeus hylätä tätä ohjetta vastaamattomat osallistumishakemukset sekä puutteelliset osallistumishakemukset, joihin ei ole liitetty vaadittuja selvityksiä. Määräajan jälkeen saapuneita osallistumishakemuksia ei oteta huomioon.

8 Hallinto Osallistumishakemusohje 8 (8) 7 Asiakirjojen julkisuus ja luottamuksellisuus 8 Lisätiedot Koska FINNFUND ei ole viranomainen, hankintamenettelyn asiakirjojen julkisuuteen sovelletaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) säännöksiä vain osittain. Asiakirjoja koskee asianosaisjulkisuus, mutta ei yleisöjulkisuus. Toimittajan on ilmoitettava osallistumishakemuslomakkeella, jos se pitää osallistumishakemuksessa olevaa tietoa liike- tai ammattisalaisuuden piiriin kuuluvana. Mahdolliset osallistumishakemuksen tekemiseen liittyvät tarkentavat kysymykset tulee toimittaa klo mennessä sähköpostiosoitteeseen vesa.jordan@finnfund.fi Viestin otsikossa pitää olla Perustietotekniikan palveluiden tuottaminen ja kysymyksiin on liitettävä lähettäjän yhteystiedot. Kysymykset on esitettävä suomen kielellä. Ehdokkaiden tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi puhelimitse esitettyihin kysymyksiin ei vastata. Toimittajien, jotka haluavat saada osallistumishakemusta koskevat kysymykset ja vastaukset, tulee ilmoittaa yhteystietonsa (Toimittajan nimi, yhteyshenkilön nimi, sähköpostiosoite) Hankintayksikölle viimeistään klo yllä mainittuun sähköpostiosoitteeseen. Viestin otsikossa pitää olla Perustietotekniikan palveluiden tuottaminen ja Toimittajan nimi. Mikäli ehdokas toimittaa yhteystietonsa ja halukkuutensa kysymyksiin ja vastauksiin myöhemmin hankintayksikkö ei voi taata kysymysten ja vastausten toimittamista Tarjoajalle välittömästi pyynnön saatuaan. Kysymyksiin vastataan arviolta viiden työpäivän sisällä kaikille Hankintayksikölle yhteystietonsa ilmoittaneille Toimittajille. Kysymyksistä vastauksineen tehdään yksi kooste joka toimitetaan kaikille yhteystietonsa antaneille osapuolille samanaikaisesti. Osallistumispyynnön mahdollisista täsmennyksistä ilmoitetaan samalla. LIITTEET LIITE A 1 LIITE A 2 LIITE A 3 LIITE A 3 1 LIITE A 4 LIITTEET B JA C Osallistumishakemuslomake (palautettava täytettynä) Referenssit (palautettava täytettynä) ESPD-ohje ja sisältövaatimukset ESPD-lomake, kooditiedosto (tarjouslomake, palautetaan täytettynä tarjouksen liitteenä) Dokumentaatiorakenne Alustava tarjouspyyntö liitteineen (luonnoksia, täsmentyvät neuvotteluprosessin aikana)