PERSONEC HR-JÄRJESTELMÄ Käyttöohje Muu henkilöstö

Transkriptio

1 PERSONEC HR-JÄRJESTELMÄ Käyttöohje Muu henkilöstö Personec HR-järjestelmä sisältää valtion palkkausjärjestelmän (yliopistot) arviointilomakkeet, joihin tallennetut tiedot siirtyvät järjestelmässä VPJ-arviointiprosessin mukaisesti. Järjestelmässä olevat ja sinne tallentuvat tiedot näkyvät käyttäjille kullekin määritellyn käyttäjäroolin mukaisesti, toisin sanoen kukin käyttäjä näkee vain hänelle sallitut tiedot. Roolit määräytyvät VPJ-prosessin mukaisesti. Työntekijällä on oikeus omiin tietoihinsa, esimiehillä omien työntekijöidensä tietoihin ja yksikön johtajalla oman yksikkönsä henkilökunnan tietoihin. Arviointiryhmien jäsenillä on lukuoikeudet oman arviointiryhmänsä tehtävänkuvauslomakkeisiin ja vaativuustasotietoihin sitten kun ao. lomakkeet ovat tulossa arviointiryhmän käsittelyyn. Työnantajapäätöksen jälkeen työntekijä, esimies ja yksikön johtaja näkevät tehdyn päätöksen sekä prosessin aikana annetut arviointitiedot. Sisäänkirjautuminen Personec HR-järjestelmä toimii Internet Explorer 6 tai 7-selaimella ja Mozilla FireFox (2.0) - selaimella. Personec HR:ää käytetään Lapin yliopiston verkossa. Sisäänkirjautuminen järjestelmään tapahtuu osoitteessa: Käyttäjätunnus on sama kuin muihin yliopiston järjestelmiin (esim. mmeikala). Ensimmäisellä kirjautumiskerralla syötä sinulle sisäisellä postilla jaettu salasana, joka tulee vaihtaa ensimmäisen kirjautumisen yhteydessä. Huom! Selaimen Back-näppäin ei toimi järjestelmässä!

2 Salasanan muuttaminen 2 Salasanan vaihto tapahtuu jatkossa Vaihda Salasana (Change Password) -painikkeesta. Salasanan tulee olla vähintään 8 ja enintään 32 merkkiä pitkä. Se ei saa olla mikään kolmesta edellisestä salasanasta eikä se saa sisältää erikoismerkkejä (esim. %), skandeja (å, ä, ö) tai välilyöntejä. Järjestelmä edellyttää salasanan vaihtamista 1 vuoden välein. Tulostaminen Tulostaa voi lomakkeet Tulosta-painikkeella. Järjestelmän tiedot Järjestelmään kirjautumisen jälkeen näytölle avautuu HR-järjestelmän päävalikko. Ryhmä alasvetovalikosta pääsee tarkastelemaan omia tietoja sekä täyttämään arviointiprosessiin kuuluvia lomakkeita.

3 3 Näytön vasemmassa laidassa olevia otsikoita eli toimintoja klikkaamalla pääsee siirtymään haluttuun toimintoon. Ohjeen linkeistä pääsee Lapin yliopiston VPJ-sivustolle, josta löytyvät VPJ-arviointien suorittamiseen liittyvä ohje, vaativuuskartat ja -kehikot sekä niiden soveltamiseen liittyvät ohjeet. Henkilön perustiedot Henkilön perustiedoissa näkyvät työntekijän perushenkilötiedot. Palvelussuhdetiedot Palvelussuhdetiedoissa näkyvät aina voimassa olevan palvelussuhteen tiedot. Mikäli henkilöllä on samanaikaisesti useita voimassa olevia palvelussuhteita, kunkin palvelussuhteen tiedot näkyvät erillisinä riveinä henkilölistalla. Mikäli henkilöllä on esimerkiksi kaksi voimassa olevaa palvelussuhdetta, hänelle avautuu henkilölistalle kahdet tiedot. Jos arviointi koskee molempia palvelussuhteita (esimerkiksi 50% tutkimusassistentti ja 50% suunnittelija), tulee arvioinnit tehdä molempiin palvelussuhteisiin erikseen. Koulutustiedot Koulutustiedoissa näkyvät työntekijän suoritetut tutkinnot suorituspäivineen. Palkkatiedot Palkkatiedoissa näkyvät nykyisen tehtävän vaativuustaso, suoritustaso, suorituspisteet ja niitä vastaavat euromäärät. Kokonaispalkka-kentässä näkyy vpj-tasojen mukainen palkkaus ja muut henkilölle maksettavat erilliset lisät. Ei vpj:n piiriin kuuluvien työntekijöiden osalta palkkatiedoissa näkyy maksettava euromääräinen palkkaus.

4 Arviointilomakkeet ja arviointiprosessi 4 1. TEHTÄVÄN VAATIVUUDEN ARVIOINTI (Muu Vaati TT) Huom! Järjestelmässä on automaattinen yhteyden katkaisu. Mikäli sisäänkirjautumisen jälkeen järjestelmää ei käytetä 20 minuutin aikana, yhteys katkeaa. Kun järjestelmään ollaan kirjaamassa tietoja, on tiedot syytä tallentaa mahdollisimman usein! Työntekijä valitsee Ryhmä-alasvetovalikosta tehtävänkuvauslomakkeen ("Muu Vaati TT) Työntekijä kirjoittaa tehtävänkuvauksensa seuraavien osa-alueiden osalta: o Tehtävien yleiskuvaus o Ongelmanratkaisu ja organisointitaidot o Vuorovaikutustaidot o Vastuu o Tiedolliset ja taidolliset valmiudet Mikäli työntekijällä on jo aiemmin tehty kuvaus sähköisessä muodossa (esimerkiksi Worddokumentti), voidaan tekstit liittää kopioi ja liitä-toiminnoilla kuhunkin osa-alueeseen erikseen. Tehtävänkuvauksen jälkeen työntekijä tekee ehdotuksensa tehtävän vaativuustasosta valitsemalla tason alasvetovalikosta. Jo tässä vaiheessa työntekijä voi halutessaan perustella näkemystään vaativuustasosta. Työntekijä ei vielä päivää ja allekirjoita lomaketta, vaan ilmoittaa esimiehelleen järjestelmään tekemästään tehtävänkuvauksesta.

5 5 Työntekijä ja esimies käyvät arviointikeskustelun, jossa esimies voi pyytää työntekijää tekemään korjauksia/muutoksia, jotka työntekijä tekee. Samalla työntekijä voi tehdä mahdollisen erimielisyyden vaativuustasosta ja perustella sen. Työntekijä päivää (päiväys muodossa pp.kk.vvvv) ja allekirjoittaa lomakkeen ja tallentaa lomakkeen. Tämän jälkeen arviointiryhmä käsittelee arvioinnit, tekee ehdotuksensa vaativuustasosta ja perustelee näkemyksensä tarvittaessa. Arviointiryhmän sihteeri merkitsee arviointiryhmän näkemyksen, päivää lomakkeen ja tallentaa tiedot. Arviointi avautuu tämän jälkeen työnantajalle päätöksentekoa varten. Tehdystä päätöksestä lähtee sähköpostiviesti työntekijälle, esimiehelle ja yksikön johtajalle, minkä jälkeen he voivat käydä järjestelmässä tarkastelemassa arviointitietoja. Arviointipäätöstä varten työtekijälle, esimiehelle ja yksikön johtajalle avautuu Ryhmä-alasvetovalikkoon lomake ("Muu Suoritus TA-päätös"), josta mainittuja tietoja voi tarkastella 2. HENKILÖKOHTAISEN SUORIUTUMISEN ARVIOINTI (Muu Suoritus TT) Muun henkilöstön arviointijärjestelmässä henkilökohtaisen suoriutumisen arviointi alkaa esimiehen kanssa käytävästä arviointikeskustelusta. Keskustelun yhteydessä esimies arvioi työntekijän suoriutumisen työtehtävistään ja hänelle asetetuista tavoitteista. Esimies kirjautuu järjestelmään ja valitsee arvioitavan työntekijän Henkilölistalta työntekijän nimeä klikkaamalla. Henkilötiedot-näytöltä esimies valitsee Ryhmä-alasvetovalikosta arviointilomakkeen ("Muu suoritus EM"). Tämän jälkeen hän kirjaa arvionsa yhdeksän eri osaalueen osalta asteikolla 1-5 (mukaan luettuna puolet pisteet). Nämä osa-alueet ovat: 1. Ammatinhallinta 1.1 Osaaminen 1.2 Kehittyminen 1.3 Moni-/erityisosaaminen 2. Vastuullisuus 2.1 Oma-aloitteisuus 2.2 Yhteistyötaidot 2.3 Sitoutuminen 3. Laatu ja tuloksellisuus 3.1 Aikaansaavuus 3.2 Työn laatu 3.3 Taloudellisuus Esimiehen kirjattua järjestelmään edellä mainitut tiedot, hän painaa Laske-painiketta, jolloin järjestelmä ilmoittaa yhteispistemäärän ja suoritustason.

6 Tämän jälkeen työntekijä kirjautuu järjestelmään ja valitsee lomakkeen Ryhmäalasvetovalikosta ("Muu Suoritus TT"). 6 Mikäli työntekijällä ja esimiehellä on ollut eriävä näkemys suoritustasosta, työntekijä valitsee alasvetovalikosta Erimielisyys-kohdasta X:n ja kirjaa oman eriävän näkemyksensä Perustelut-kenttään ja tallentaa tiedot. Työntekijä päivää (päiväys muodossa pp.kk.vvvv), allekirjoittaa lomakkeen ja tallentaa tiedot ja ilmoittaa esimiehelleen. Esimies päivää, allekirjoittaa ja tallentaa lomakkeen. Esimiehen tehtyä arvioinnin siitä lähtee tieto yksikön johtajalle sähköpostilla. Yksikön johtajan arvioinnin jälkeen arviointi avautuu työnantajalle käsittelyä varten. Työnantaja vahvistaa suoritustason. Tehdystä päätöksestä lähtee ilmoitus työntekijälle, esimiehelle ja yksikönjohtajalle sähköpostilla, minkä jälkeen työntekijä voi käydä järjestelmässä tarkastelemassa arviointitietojaan. Arviointipäätöstä varten työtekijälle, esimiehelle ja yksikön johtajalle avautuu Ryhmä-alasvetovalikkoon lomake ("Muu suoritus TA-päätös"), josta mainittuja tietoja voi tarkastella.