Sähköinen tiedonkeruuportaali. Käyttöohje

Transkriptio

1 Sähköinen tiedonkeruuportaali Käyttöohje Viasys VDC Oy Helmikuu 2016

2 Sisältö: 1. YLEINEN Kirjaudu sisään Asetukset Projektivalinta Haku Latauskori Toimintamalli URAKOITSIJAN TOIMINNOT Määritä toimenpide Käsittele tietoja SUUNNITTELIJAN TOIMINNOT Lisää dokumentteja Käsittele dokumentteja Päivitä tiedot asiakirjaluettelosta TARKASTAJAN TOIMINNOT (SUUNNITTELIJA) Tarkasta dokumentteja Massatarkastus VALVOJAN TOIMINNOT Tarkasta dokumentteja Hyväksy dokumenttikokonaisuus Massahyväksyntä Hyväksy työsuoritus TARKASTAJAN TOIMINNOT (TILAAJAN TARKASTAJA) Tarkasta dokumentteja TARKASTUSASIAKIRJA Roolien toiminnot ja oikeudet Urakoitsijan toiminnot Valvojan toiminnot PISTEKORTTI Roolin toiminnot ja oikeudet Urakoitsijan toiminnot Valvojan toiminnot

3 1. YLEINEN 1.1. Kirjaudu sisään Kirjaudu sisään osoitteessa: Järjestelmä toimii Firefox ja Chrome selaimilla suoraan, Internet Explorer (9 tai uudempi) vaatii sivulle Trusted sites asetuksen. Tarkemmat ohjeet IE asetuksiin löydät Info painikkeen takaa Asetukset Toiminnallisuus ja toiminnot määräytyvät käyttäjäroolin mukaan. Oikean yläkulman painikkeilla: Vaihda salasana Lisää/poista Rakennusosa valikon sisältöä Info: käytön tukipalvelut Kirjaudu ulos Eri vaiheessa olevien dokumenttien ja työsuoritusten lukumäärä sekä Statusten selitteet esitetään Status painikkeesta avautuvassa ikkunassa. Lista dokumenttityypeistä löytyy Dokumenttityyppi painikkeen alta Projektivalinta Projektivalinnan avulla hallitaan tietoportaalissa näkyviä tietoja. Mikäli käyttäjällä on oikeus vain yhteen projektiin, on projektivalinta näkyvissä mutta projektia ei voi vaihtaa. Mikäli käyttäjällä on oikeus useampaan projektiin, voi hän vaihtaa projektia alasvetovalikon avulla. 3

4 1.4. Haku Sähköinen huoltokirja tietoportaali Hakutoiminnoissa on käyttöoikeuksista riippuen valittavana Tilaajan, Valvojan ja Urakoitsijan dokumentit sekä Työsuoritukset ja Kirjasto: Hankkeessa hyväksytyt dokumentit. Tallennettua aineisto voi hakea yhdellä tai usealla määräävällä valinnalla (alasvetovalikot) sekä vapaalla hakusanalla. Vapaa hakusana toiminnolla voi hakea aineistoa mm. aineiston nimen tai nimen/aiheen osan mukaan. Tilaajan asiakirjojen haku palauttaa oletuksena vain hyväksytyt dokumentit. Roolista riippuen käyttäjällä on mahdollisuus hakea myös muilla statuksilla olevia dokumentteja erillisen alasvetovalikon avulla. Hyväksyttyjen dokumenttien kirjasto palauttaa kaikki dokumentit, jotka joko suunnittelija tai valvoja on dokumenttityypistä hyväksynyt Latauskori Haku- välilehdellä voidaan lisätä tilaajan dokumentit, urakoitsijan dokumentit sekä valvojan dokumentit latauskoriin. Käyttäjä valitsee tarvittavat dokumentit ja klikkaa Latauskoriin. Latauskori aukeaa kuvakkeesta. Latauskorista käyttäjä voi ladata dokumentit: 4

5 Lisääksi käyttäjä voi tilata tulosteet: Kun käyttäjä latauskorissa valitse dokumentit ja klikkaa Tulosteiden tilaus, aukeaa Tulosteiden tilauslomake: Käyttäjä täyttää Mylly- järjestelmän vaatimat tilauksen tiedot. Tilaus lähetetään klikkaamalla Lähetä tilaus, jonka jälkeen tilaus on valmis. 5

6 1.6. Toimintamalli Länsimetron tietoportaalissa on toiminnot aineiston hyväksymiskäytäntöihin. Järjestelmään tallennetut tarkastusta vaativat dokumentit siirtyvät automaattisesti vastaavan henkilön käsiteltäviksi ja hyväksyntä (hyväksytty/hylätty) tallentuu automaattisesti vastuullisten henkilöiden tiedoksi. Alla on kuvattu toimintamalli eri prosessin vaiheissa. Kaavio 1. Suunnitelmien kierto tietoportaalissa Kaavio 2. Työsuorituksen kierto tietoportaalissa 6

7 Kaavio 3. Tarkastusasiakirjan kierto tietoportaalissa Kaavio 4. Käyttöönottoportaalin prosessi tietoportaalissa 7

8 2. URAKOITSIJAN TOIMINNOT Etusivun Viimeksi määritellyt on työlista, jossa näkyy urakkaan viimeksi päivitetyt dokumentit ja tehtävät. Käyttäjä voi rajoittaa listan Urakkarajauksella Määritä toimenpide Urakoitsijan roolissa voi A. Lisätä tai päivittää dokumentteja ja B. Hyväksyttää työsuorituksia. A. Lisää tai päivitä dokumentteja Järjestelmään voidaan lisätä tiedostoja yksitellen tai usean tiedoston zip -tiedostokokonaisuutena. Järjestelmä purkaa automaattisesti zip-tiedostot yksittäisiksi tiedostoiksi. Pakolliset tiedot (1-5) ja dokumenttityyppi määräytyvät dokumenttiluokan perusteella Käyttäjä voi lisätä uusia dokumentteja, käyttää järjestelmään aiemmin tallentamiaan dokumentteja tai päivittää uuden revision järjestelmään tallennetuille dokumenteille. Jokainen työsuoritus linkitetään huonetilaan, paaluun tai paaluväliin. Linkitys riippuu rakennusosasta ja kohdetyypistä ja huonetila/paalu/paaluväli valinta aktivoituu rakennusosan ja kohdetyypin valinnan jälkeen. B. Hyväksytä työsuoritus Työsuoritusta ei voi hyväksyttää ennen kuin työlajiin vaadittu dokumentaatio on hyväksytysti järjestelmässä. Työsuorituksen voi hyväksyttää Kohteen tiedot tai Määritä toimenpide: B. Hyväksytä työsuoritus näkymässä. Järjestelmä täydentää automaattisesti Hyväksytä työsuoritus listalle ne kohteet, joissa työ voidaan toteuttaa (dokumenttikokonaisuus hyväksytty) Käsittele tietoja Työlistan tai hakutulosten riviä klikkaamalla saa tyypin mukaisesti joko dokumentin tai kohteen tiedot (työsuoritus) auki. Käsittele dokumentteja ikkunassa voi: tarkastella aineiston metatietoja (sis. statushistoria) päivittää aineistolle uuden version ladata dokumentin (tai sen aikaisemman version) itselleen Linkitetty painike näyttää kohteet, joihin on liitetty täsmälleen samansisältöinen dokumentti kuin valittu. 8

9 Kohteen tiedot ikkunassa voi: tarkastella kohteen ja sille tallennetun dokumentaation tietoja (sis. status) lisätä uusia työvaiheita lisätä/muokata/poistaa dokumentteja. Vain omia dokumentteja voi poistaa. kuitata työsuorituksen valmiiksi (kun dokumenttikokonaisuus tarkastettu tilassa). 3. SUUNNITTELIJAN TOIMINNOT Etusivun Viimeksi lisätyt ja muokatut on työlista, jossa näkyy hankkeelle viimeksi päivitetyt tilaajan dokumentit. Käyttäjä voi rajoittaa listan Urakkarajauksella Lisää dokumentteja Järjestelmään voidaan lisätä tiedostoja yksitellen tai usean tiedoston zip -tiedostokokonaisuutena. Pakollisten metatietojen (1-3) lisäksi dokumenteille vaaditut tiedot voidaan lukea hankkeen määrämuotoisesta asiakirjaluettelosta A. Valitse asiakirjaluettelo TAI lisätä käsin B. Kirjoita lisätiedot. Sokopro järjestelmään tallennettujen tiedonsiirron helpottamiseksi aineiston lisätiedot voidaan myös lukea Sokopro / Excel tiedostosta. Riippuen valittuna olevasta projektista ja dokumentin tyypistä, menevät osa suunnitelmista hyväksyttäväksi pääsuunnittelijalle ja tilaajan tarkastajalle Käsittele dokumentteja Työlistan tai hakutulosten riviä klikkaamalla saat dokumentin tiedot auki. Käsittele dokumentteja ikkunassa voi: tarkastella ja muokata aineiston metatietoja päivittää aineistolle uuden version ladata dokumentin (tai sen aikaisemman version) itselleen Päivitä tiedot asiakirjaluettelosta Jos käyttäjän tarvitsee päivittää jo tietoportaalissa olevien asiakirjojen / dokumenttien tietoja, voi suunnittelija käyttää Päivitä tiedot asiakirjaluettelosta toiminnallisuutta useamman dokumentin tiedon päivittämiseen. 9

10 4. TARKASTAJAN TOIMINNOT (SUUNNITTELIJA) Etusivun Odottaa tarkastusta ja/tai Odottaa tarkastusta (suunnitelma) ovat työlistoja, jossa näkyy hankkeelle viimeksi päivitetyt tilaajan dokumentit, jotka odottavat tarkastajan toimenpiteitä. Käyttäjä voi rajoittaa listan Urakkarajauksella Tarkasta dokumentteja Työlistan tai hakutulosten riviä klikkaamalla saat tarkastusta vaativan dokumentin käsiteltäväksi. Käsittele dokumentteja ikkunassa: tarkasta aineiston metatiedot lataa ja tarkasta dokumentti linkitetty painike näyttää kohteet, joihin on liitetty täsmälleen saman sisältöinen dokumentti kuin valittu Hyväksy ehdoitta tai hylkää kommentoiden Massatarkastus Tarkastajalla on myös mahdollisuus tarkastaa usea, saman sisältöinen ja samaan urakkaan, mutta eri kohteeseen liittyvä dokumentti kerralla klikkaamalla Käsittele dokumentteja dialogin Tarkasta useita painiketta. Painikkeen takaa avautuu lista, josta tarkastaja voi valita tarkastettavat dokumentit ja merkitä ne tarkastetuksi Tarkasta valitut painikkeella. 10

11 5. VALVOJAN TOIMINNOT Sähköinen huoltokirja tietoportaali Etusivun Viimeksi lisätyt ja muokatut on työlista, jossa näkyy hankkeelle viimeksi päivitetyt tilaajan dokumentit. Valvoja voi rajoittaa listan Urakkarajauksella Tarkasta dokumentteja Työlistan tai hakutulosten riviä (tyyppi: Dokumentti) klikkaamalla saat tarkastusta vaativan dokumentin käsiteltäväksi. Käsittele dokumentteja ikkunassa: tarkasta aineiston metatiedot lataa ja tarkasta dokumentti linkitetty painike näyttää kohteet, joihin on liitetty täsmälleen samansisältöinen dokumentti kuin valittu Hyväksy ehdoitta tai hylkää kommentoiden Hyväksy dokumenttikokonaisuus Työlistan tai hakutulosten riviä (tyyppi: Työlaji) klikkaamalla saat tarkastusta vaativan dokumenttikokonaisuuden käsiteltäväksi. Dokumenttikokonaisuuden voi kuitata valmiiksi vasta kun suunnittelija on tarkastanut hänelle osoitettujen dokumenttien vaatimuksenmukaisuuden. Halutessa klikkaa urakoitsijan dokumenttia nähdäksesi tarkemmat tiedot. Kohteen tiedot ikkunassa: tarkasta kohteen ja sille tallennetun dokumentaation riittävyys lisää/muokkaa/poista kohteelle valvojan dokumentteja Hyväksy ehdoitta tai hylkää kommentoiden Massahyväksyntä Valvojalla on myös mahdollisuus hyväksyä useita, saman sisältöisiä ja samaan urakkaan, mutta eri työsuoritukseen liittyviä dokumentteja kerralla klikkaamalla Asennustyön Dokumentit dialogin Hyväksy useita painiketta. Painikkeen takaa avautuu lista, josta valvoja voi valita hyväksyttävät dokumenttikokonaisuudet ja merkitä ne tarkastetuksi Hyväksy painikkeella Hyväksy työsuoritus Työlistan tai hakutulosten riviä (tyyppi: Työlaji) klikkaamalla saat tarkastusta vaativan dokumenttikokonaisuuden käsiteltäväksi. Työsuoritus tarkastetaan kun urakoitsija esittää sitä valmiiksi (Työlajin status: Lisätty). Kohteen tiedot ikkunassa: hyväksy työsuoritus ehdoitta tai hylkää kommentoiden. 11

12 6. HYVÄKSYJÄN TOIMINNOT (TILAAJAN HYVÄKSYJÄ) Etusivun Odottaa tarkastusta (suunnitelma) on työlista, jossa näkyy hankkeelle viimeksi päivitetyt dokumentit, jotka on määritelty tilaajan tarkastajan tarkastettavaksi. Käyttäjä voi rajoittaa listan urakkakohtaiseksi Urakkarajauksella Tarkasta dokumentteja Työlistan tai hakutulosten riviä klikkaamalla saat tarkastusta vaativan dokumentin käsiteltäväksi. Käsittele dokumentteja ikkunassa: tarkasta aineiston metatiedot lataa ja tarkasta dokumentti Hyväksy ehdoitta tai hylkää kommentoiden. 7. TARKASTUSASIAKIRJA 7.1. Roolien toiminnot ja oikeudet Valvoja valvojalla on luku- ja kirjoitusoikeudet. Valvoja päivittää dokumentteja ja statuksia. Urakoitsija urakoitsijalla on luku- ja kirjoitusoikeudet. Urakoitsija päivittää dokumentteja. Aliurakoitsija - luku- ja kirjoitusoikeudet Tarkastaja (suunnittelija) lukuoikeudet 7.2. Urakoitsijan toiminnot Urakoitsija valitsee Urakka alasvetovalikosta urakan, jonka jälkeen taulukossa näkyvät kaikki valitun urakan tarkastuksen kohteet. Urakoitsija voi lisätä liitteitä klikkaamalla painiketta. Dokumentti lisätään klikkaamalla Lisää, minkä jälkeen avautuu Lisää dokumentteja ikkuna, jossa valitaan tiedosto ja täytetään metatiedot. 12

13 Kun dokumentti on lisätty, taulukon sarakkeessa Liitteet ilmestyy sana Lisätty. Lisättyä dokumenttia voidaan muokata klikkaamalla ja valitsemalla dokumentti. Käsittele dokumentteja ikkunassa voidaan päivittää tiedosto ja metatiedot, sekä ladata dokumentti. Käyttäjällä on mahdollisuus lisätä vapaamuotoista tekstiä sarakkeessa Huomautukset. Urakoitsija voi tulostaa taulukon sisällön Excel- taulukkoon klikkaamalla Tulosta painiketta Valvojan toiminnot Valvoja valitsee Urakka alasvetovalikosta urakan, jonka jälkeen taulukossa näkyvät kaikki valitun urakan tarkastuksen kohteet. Valvoja hyväksyy tarkistetut kohteet valitsemalla alasvetovalikosta Hyväksytty. Kun rivi on hyväksytty, sen väri muuttuu vihreäksi ja sarakkeen Todennettu ilmestyy käyttäjän leima. Valvoja voi muuttaa statuksen valitsemalla alasvetovalikosta Peruuta, silloin rivin väri muuttuu takaisin valkoiseksi. 13

14 Valvoja voi lisätä liitteitä klikkaamalla painiketta. Dokumentti lisätään klikkaamalla Lisää, minkä jälkeen avautuu Lisää dokumentteja ikkuna, jossa valitaan tiedosto ja täytetään metatiedot. Kun dokumentti on lisätty, taulukon sarakkeessa Liitteet ilmestyy sana Lisätty. Lisättyä dokumenttia voidaan muokata klikkaamalla ja valitsemalla dokumentin. Käsittele dokumentteja ikkunassa voidaan päivittää tiedosto ja metatiedot, sekä voidaan ladata dokumentti. Valvoja voi lisätä samalle tarkastusasiakirjan riville useita erityyppisiä dokumentteja. Käyttäjällä on mahdollisuus lisätä vapaamuotoista tekstiä sarakkeessa Huomautukset. Valvoja voi tulostaa taulukon sisällön Excel- taulukkoon klikkaamalla Tulosta painiketta. 14

15 8. PISTEKORTTI 8.1. Roolin toiminnot ja oikeudet Urakoitsija lukuoikeudet ja kirjoitusoikeus kuittaukselle Valvoja luku- ja kirjoitusoikeudet 8.2. Urakoitsijan toiminnot Urakoitsija valitsee urakan, pistekortin nimen (samalla urakalla voi olla useampi pistekortti) ja rakennusosan. Halutessaan näkyvissä olevia rivejä voi rajoittaa haulla: Ennen yksittäisen pisteen hyväksymistä, tulee pisteen Alakeskus-tasolle lisätä vähintään yksi dokumentti Lisää liite painikkeen avulla. Dokumentti lisätään klikkaamalla Lisää, minkä jälkeen avautuu Lisää dokumentteja ikkuna, jossa valitaan tiedosto ja täytetään metatiedot. 15

16 Kun dokumentti on lisätty, taulukon sarakkeessa Liitteet ilmestyy sana Lisätty. Lisättyä dokumenttia voidaan muokata klikkaamalla ja valitsemalla dokumentin. Käsittele dokumentteja ikkunassa voidaan päivittää tiedosto ja metatiedot, sekä ladata dokumentti. Urakoitsija voi lisätä samalle riville useita erityyppisiä dokumentteja. Kun pistettä koskevalla alakeskuksella on vähintään yksi liite, urakoitsija voi merkitä rivin testatuksi laitamalla ruksin valintaruutuun. Kun rivi on kuitattu, sen väri muuttuu keltaiseksi ja sarakkeeseen Testattu ilmestyy aikaleima: Käyttäjä voi perua kuittauksen ottamalla ruksin pois. Jos piste on jo hyväksytty, testauskuittausta ei enää voi perua. Käyttäjällä on mahdollisuus lisätä vapaamuotoista tekstiä sarakkeessa Huomautukset. Huomautus kirjoitetaan vapaamuotoiseen tekstikenttään ja tallennetaan klikkaamalla OK. Urakoitsija voi tulostaa/viedä taulukon sisällön Excel- taulukkoon klikkaamalla Tulosta painiketta. Urakoitsija voi viedä kaikki pistekortille liitetyt dokumentit sekä taulukon sisällön zippakettiin klikkaamalla Vie painiketta. 16

17 8.3. Valvojan toiminnot Valvoja valitsee urakan, pistekortin nimen (samalla urakalla voi olla useampi pistekortti) ja rakennusosan. Halutessaan näkyvissä olevia rivejä voi rajoittaa haulla: Valvoja voi hyväksyä tai hylätä rivejä valitsemalla statuksen sarakkeessa Tarkastus. Valvoja voi hyväksyä useamman pisteen kerralla mm. järjestelmätasolta, mutta tämä edellyttää ettei alemmilla tasoilla ole hylättyjä kohteita. Jos valvoja hyväksyy kohteita ylemmän tason riviltä, hyväksyntä periytyy alemmille tasoille. Tämän jälkeen hyväksynnän poisto poistaa myös tätä kautta automaattisesti luodut alemman tason hyväksynnät. Alemmalle tasolle muulla tavoin tehtyjä hyväksymisiä ei kuitenkaan poisteta. Helpoiten periytyneet hyväksynnät tunnistaa siitä, että ylemmän ja alempien tasojen aikaleimat ovat samat. Pisteiden hylkääminen on mahdollista ainoastaan alimmalla tasolla. Kun status on lisätty, sarakkeeseen Todennettu ilmestyy aikaleima. Jos rivi on hylätty, sen väri muuttuu punaiseksi. Valvoja voi lisätä liitteitä klikkaamalla painiketta. 17

18 Dokumentti lisätään klikkaamalla Lisää, minkä jälkeen avautuu Lisää dokumentteja ikkuna, jossa valitaan tiedosto ja täytetään metatiedot. Kun dokumentti on lisätty, taulukon sarakkeeseen Liitteet ilmestyy sana Lisätty. Lisättyä dokumenttia voidaan muokata klikkaamalla ja valitsemalla dokumentti. Käsittele dokumentteja ikkunassa voidaan päivittää tiedosto ja metatiedot, sekä ladata dokumentti. Valvoja voi lisätä samalle riville useita erityyppisiä dokumentteja. Käyttäjällä on mahdollisuus lisätä vapaamuotoista tekstiä sarakkeessa Huomautukset. Valvoja voi tulostaa taulukon sisällön Excel- taulukkoon klikkaamalla Tulosta painiketta. Valvoja voi viedä kaikki pistekortille liitetyt dokumentit sekä taulukon sisällön zippakettiin klikkaamalla Vie painiketta. 18