3.5.4 Miten edetä vastuullisen hankinnan kehittämisessä?

Transkriptio

1 Olennaisten asioiden tunnistaminen 162 tajansa Tommi Tervanen kertoo oheisessa haastattelussa lisää Miten edetä vastuullisen hankinnan kehittämisessä? Olen sivun 164 taulukossa Vastuullisen hankinnan 14 askelta hahmotellut melkoisen perusteellista vastuullisen hankinnan kehittämisprosessia. Pk-yritys selviää yksinkertaisemmallakin suunnitelmalla. Koska kyseessä on pitkälti maineriskien hallinta, ensisijaisesti kannattaa arvioida, missä määrin hankinnoissa on riskejä. Yleinen sääntö on, että ostoissa Suomesta ja muista EU-maista ei ole sosiaalisia tai ympäristöriskejä, ja valvonta kohdistetaan tällöin EU:n ulkopuolisiin ostoihin. BSCI:n riskimaalistaukseen on EU:sta otettu vain Romania ja Bulgaria, mutta voi niitä riskejä olla EU:n sisälläkin, esimerkiksi seuraavissa tapauksissa: y yrityksellä ei ole toimivaa työturvallisuus- tai ympäristöjohtamisjärjestelmää; y yritys käyttää vaarallisia aineita tai prosesseja; y yritys käyttää kouluttamatonta halpatyövoimaa ja kausityövoimaa; y yrityksellä on ongelmia ihmisoikeuskysymyksissä; y yritys käyttää paljon käteisrahaa. Kun riskit on hahmotettu, seuraava askel on laatia hankintaperiaatteet, joihin kirjataan, mihin vastuullisuuskysymyksiin aiotaan paneutua, ja jotka esitellään nykyisille ja tuleville tavarantoimittajille. Tarvittaessa yritysvastuun eri osa-alueilta voidaan julkaista erilliset, yksityiskohtaisemmat vaatimuslistat. Seuraavaksi ryhmitellään toimittajat merkityksen ja arvioitujen riskien perusteella. Valvonnassa on keskityttävä avaintoimittajiin ja suurimpiin riskeihin, koska resurssit harvoin riittävät kovin suuren toimittajajoukon käsittelyyn. Sitten päätetään valvonnan toteuttamisesta, jossa itse voidaan selvittää taloudelliseen vastuuseen liittyviä kysymyksiä ja myös ympäristövaatimusten noudattamista, koska kyseessä ovat yleensä pysyvät raaka-aineet ja tuotantomenetelmät. Ympäristöauditointeja on mahdollista saada räätälöityinä myös puolueettomalta taholta. Työntekijöiden aseman selvittäminen itse on kovin vaikeaa, eivätkä sidosryhmät yleensä luota siihen tavalliseen tarinaan, että vierailemme tehtailla säännöllisesti, tutustumme työolosuhteisiin ja haastattelemme henkilökuntaa, ja koska olemme tehneet yhteistyötä jo vuosien ajan, tunnemme kyseisen yrityksen olosuhteet ja toimintatavat hyvin, ja kaikki on kunnossa. Paras ratkaisu on liittyä jäseneksi sopivaan yhteistyöryhmään suomalaisille yrityksille BSCI on tällä hetkellä läheisin jos tässä ryhmässä on saman alan yrityksiä, jolloin yhteisen tavarantoimittajatietokannan käytöstä on hyötyä.

2 Olennaisten asioiden tunnistaminen 163 Tommi Tervanen: Vastuullisuus on älykästä Tommi Tervanen on Frankis Group Oyj:n ja siihen kuuluvan Kotipizza Oyj:n toimitusjohtaja. Kotipizza esittelee nettisivuillaan kaikki raaka-ainetoimittajansa. Montako niitä on, milloin aloititte tämä esittelyn ja miksi? Kotipizzalla on tällä hetkellä 36 raaka-ainetavarantoimittajaa. Kahdeksan vuotta sitten aloimme esittellä tavarantoimittajiamme sekä julkistimme raaka-ainetarinamme. Olemme ylpeitä hyvistä raaka-aineistamme ja tavarantoimittajistamme. Haluamme olla avoimia ja kertoa, mistä käyttämämme raaka-aineet tulevat sekä mitä tuotantotapoja käytetään. Haluamme myös haastaa itseämme parantamaan tekemistämme jatkuvasti. Tässä auttaa tuotetarinoiden kertominen ja julkisesti antamamme lupaukset asioista, joita haluamme tehdä vieläkin paremmin. Oletko havainnut, että joku muu ravintola-alan yritys tekisi samoin? McDonalds ja Hesburger Suomessa kertovat raaka-aineistaan, mutta asioiden tarkastelu on vielä kovin pintapuolista. Maailmalla ehdoton esikuvamme on Chipotle ( joka hienolla tavalla kiteyttää olennaisen tekemisen Food with Integrity -ajattelullaan. Teillä on aika vähän niin sanottuja riskitoimittajia. Tarkastatteko kaikki toimittajat itse vai saatteko käyttöönne myös puolueetonta tietoa riskitoimittajien ympäristö- ja sosiaalisesta vastuusta? Kotipizza tai Kotipizzan hankintaorganisaationa toimiva Helsinki Foodstock Oy auditoi kaikki Kotipizzan private label -toimittajat. Näihin kuuluvat myös riskitoimittajat. Riskitoimittajat ovat kaikki myös puolueettoman tahon auditoimia, ja tavarantoimittajillamme on vaihteleva määrä erilaisia sertifikaatteja toiminnastaan. Teemme tehtaiden kanssa myös paljon yhteistyötä erityisesti ympäristöasioiden ja eettisen toiminnan parantamiseksi. Asiat ovat monella saralla parantuneet viime vuosien aikana, mutta työtä näiden asioiden parissa riittää kyllä vielä. Miten toimittajanne suhtautuvat tällaiseen läpinäkyvyyteen? Tavarantoimittajamme suhtautuvat todella positiivisesti ja innostuneesti läpinäkyvyyteen. He haluavat niin ikään kertoa hyvistä asioista, joita he tekevät. On hienoa huomata, kuinka kumppanimme jakavat kanssamme asenteen, että vastuullisuus on älykästä. Työtä vastuullisuuden eteen on hienoa tehdä yhdessä. Entä saatteko asiakkailta palautetta? Asiakkailtamme tulee palautetta koko ajan kasvavassa määrin. Avoimuutemme ruokkii kiinnostusta asioihin ja se on mahtavaa. Tietenkin palautteen antamista helpottaa se tosi asia, että sen antaminen on nykyaikana helppoa ja Kotipizzankin löytää helposti eri sosiaalisen median ja yhteisöpalveluiden kanavista. Monesti palautteesta muodostuu myös dialogi asiakkaiden kanssa. Millaisia raaka-aineita koskevia vastuullisuuslinjauksia Kotipizzalla on nyt, ja onko jotain uutta tulossa? Uutta tulee koko ajan. Yksi annetuista sitoumuksista on, että Kotipizza kehittää vuoden 2015 loppuun mennessä kymmenen ideaa, joilla se edistää vastuullisuutta tavarantoimittajien kanssa. Tehtyjä linjauksia ja sitoumuksia on paljon. Esimerkiksi painotamme ostoissamme kotimaisia raaka-aineita ja elintarvikkeita, tuemme kestävää kalastusta ja olemme sitoutuneet lisäämään luomutuotteiden määrää valikoimissamme. Annetuista sitoumuksistamme voi lukea lisää: sitoumus/teemme-maailmasta-paremman-ja-herkullisemman-pizza-kerrallaan

3 Olennaisten asioiden tunnistaminen 164 Vastuullisen hankinnan 14 askelta TOIMENPIDE 1) Määritä yrityksesi vastuullisen hankinnan periaatteet (voi olla myös yleiset hankintaperiaatteet, joita täydennetään erillisillä vaatimuksilla) 2) Päätä taloudelliselle, sosiaaliselle ja ympäristövastuulle asetettavista vaatimuksista kytke vaatimukset YK:n, ILO:n, OECD:n ja Global Compactin sopimuksiin ja suosituksiin julkaise vaatimukset www-sivuilla ja ala lähettämään niitä nykyisille ja mahdollisille tavarantoimittajille 3) Laadi yksinkertainen kyselykaavake kerätäksesi perustietoja tavarantoimittajista tietokantaan 4) Laadi tarkastuslista toimittajien arviointia varten: jaa kaikki vaatimukset 5 10 alakysymykseen; anna kullekin alakysymykselle pisteitä esimerkiksi skaalassa 1 5; määrittele arviointisi reittaus rajauksilla Hyväksytty, Hyväksytty huomautuksin, Hyväksytään korjaustoimenpiteiden jälkeen, Hylätty. 5) Päätä, minkä osan tarkastuslistasta annat toimittajille etukäteen ja mitä käytetään vasta paikan päällä tehtävissä arvioinneissa. 6) Jaottele toimittajasi tärkeysjärjestykseen merkityksen, tuoteryhmien ym. perusteella. 7) Määrittele riskitoimittajat (sosiaalisen vastuun osalta esimerkiksi BSCI on määritellyt riskimaat, joita on yli 130). KOMMENTTEJA Yksinkertainen kuvaus vastuullisesta hankinnasta, miksi nämä periaatteet on määritelty, mitä tuloksia niillä tavoitellaan. Taloudellinen vastuu: lakien noudattaminen, hyvä maine, verot, palkat ja laskut ajallaan ja sääntöjen mukaan. Ympäristövastuu: lait, standardit, johtamis-järjestelmät, sertifikaatit. Aluksi dataa perusasioista, myöhemmin tiukempia vaatimuksia. Sosiaalinen vastuu: työlainsäädännön ja ILO:n sopimusten noudattaminen, sertifioinnit/auditoinnit, erityistä huomiota työturvallisuuteen. Talouslukujen lisäksi tietoa johtamisjärjestelmistä, sertifioinneista ja raportoinnista. Ympäristövastuun alueella voidaan käyttää kahta tarkastuslistaa: alkutaso ja vaativa taso. Koko tarkastuslista voidaan kyllä hyvinkin antaa toimittajille etukäteen, jolloin ei tarvita kahta listaa. Tästä määrityksestä tulisi näkyä, missä järjestyksessä valvontaan paneudutaan. Anna ostajille kuvaus niistä riskeistä, joiden perusteella toimittajayritys pitää arvioida. 8) Perusta toimittajien tietokanta tietojärjestelmäänne. 9) Laadi arviointikäsikirja, johon on kerätty vaatimukset ja arviointitavat. 10) Päätä, missä tapauksissa käytetään puolueetonta auditoijaa. 11) Kouluta omat auditoijasi niitä tapauksia varten, joissa ei käytetä puolueetonta auditoijaa. 12) Aloita pilotoinnilla, sen jälkeen riskilistan kärjestä. 13) Ryhdy keräämään tietoa toimittajatietokantaan. 14) Raportoi tuloksista vuosittaisessa yritysvastuuraportissa. Voi olla esimerkiksi yrityksen Intranetissä. Mitä kriittisemmin sidosryhmät suhtautuvat asiaan, sitä enemmän tarvitaan puolueetonta auditointia. Valitse henkilöt, joilla on eniten kokemusta ja motivaatiota, suosi auditointitiimejä. Rajallinen määrä arviointeja kussakin tärkeässä tuoteryhmässä. Kaikista arvioinneista raportti tietokantaan. Toimittajien reittaus näkyviin erikseen, ilman että tarvitsee lukea ensin koko raportti. Toimittajien kokonaismäärä, riskitoimittajan määrittely ja määrä, arviointien määrä ja tulokset, suunnitelmat ja tavoitteet ensi vuodelle.

4 Olennaisten asioiden tunnistaminen 165 Jos tavarantoimittaja tarjoaa jonkun muun esittelemäni järjestelmän auditointiraporttia, sen voi hyväksyä, jos auditointi on tehty puolueettomasti eikä siinä ole löytynyt niitä puutteita, joita Pidän GRI:n ohjeita työolojen arvioinnista liian ympäripyöreinä ja epämääräisinä. joissakin järjestelmässä vielä toistaiseksi hyväksytään (kuten lelualan ylipitkät työviikot). Tällainen tarjous on kuitenkin harvinainen, koska kaikki järjestelmät pyrkivät rajaamaan jakamansa tiedon vain maksaviin jäseniin, eikä auditointiraportteja ole joitakin poikkeuksia lukuun ottamatta vapaasti tarjolla. Silloin kun sopivaa yhteistyöorganisaatiota ei löydy, valvonta joudutaan myös työolojen ja -ehtojen osalta hoitamaan itse. Tällaisissa tapauksissa voisi käyttää puolueettomien monitorointiyritysten palveluja vaikka niiden tarkastukset ovat varsinaisia auditointeja yksinkertaisempia, maineriskit voi niiden avulla hyvin välttää. Nikolai Sourcingin Merja Räsänen kertoo seuraavalla sivulla lisää monitoroinnista. Sitten kun riskitoimittajat on auditoitu/monitoroitu, tulosmittareina hankintaketjun valvonnassa ovat mielestäni auditointien/monitorointien määrä suhteessa riskitoimittajien määrään ja auditointitulokset ryhmiteltyinä luokkiin Hyväksytty, Hyväksytty sovituin korjaustoimenpitein ja Hylätty. GRI-suosituksessa kehotetaan raportoimaan prosenttiosuus uusista toimittajista, jotka on arvioitu työoloihin liittyvien kriteerien mukaisesti (LA14) sekä kaikkien toimittajien myös vanhojen nykyiset ja mahdolliset puutteet tai rikkomukset työoloissa ja toimenpiteet niiden korjaamiseksi (LA15). GRI:n ohjeen mukaan prosenttiosuus uusista toimittajista lasketaan niistä, joiden kanssa neuvoteltiin tai solmittiin yhteistyösopimus vuoden aikana, ja jotka sitten arvioitiin työoloihin liittyvien kriteerien perusteella. Toimittaja-arvioinnin sisältöön on annettu muutamia aihe-esimerkkejä, ja arviointi voi GRI:n mielestä tapahtua toimittaja-auditoinnin, sopimuskatselmuksen, muun toimittajayhteistyön tai virallisten valitusmekanismien kautta. GRI ei ota kantaa siihen, pitäisikö auditointien ja katselmusten olla puolueettomia vai voiko ne tehdä itse, mikä on huomattava puute ohjeessa. GRI ei myöskään tunnista sitä käytännön tilannetta, että nopearytmisillä tavara-aloilla ei yleensä ole mahdollista käynnistää puolueettoman auditointitiedon hankkimista ennen kauppasuhteen aloittamista ja sen ehtona, jos toimittajayrityksessä ei ole aiemmin tällaista auditointia tehty. Ostaja joutuu tällöin ottamaan alkuvaiheessa riskin ja saa varmuutta toimittajansa vastuullisuudesta vasta tulevien kuukausien aikana. Tiedon hankkiminen kuukausia, jopa vuosi etukäteen on toki mahdollista, mutta käytännössä epärealistista. Pidän GRI:n ohjeita työolojen arvioinnista liian ympäripyöreinä ja epämääräisinä. Aika näyttää, kuinka moni yritys tyytyy raportoimaan näin tärkeästä asiasta näin epämääräisellä sisällöllä tai haluaakin epämääräisyyden suojassa välttää luotettavan tiedon hankkimista ja raportoimista.

5 Olennaisten asioiden tunnistaminen 166 Merja Räsänen: Monitorointi auttaa niin ostajia kuin valmistajia Merja Räsänen on hankinta- ja monitorointipalveluja tuottavan Nikolai Sourcing Oy:n osakas ja kulutustavarakaupan johtaja. Nikolai Sourcingilla on jo pitkä kokemus työolojen monitoroinnista. Missä päin maailmaa olette niitä tehneet ja millaisissa yrityksissä, ja mikä on monitoroijienne tausta ja koulutus? Nikolai Sourcing on tuottanut monitorointipalveluita jo vuodesta Perustimme silloin monitortiimin Shanghain-toimistoomme. Työ on keskittynyt Kiinaan ja Taiwaniin. Koska asiakkaamme toimivat eri aloilla, monitorointia on tehty hyvin erilaisissa tuotantolaitoksissa. Pääpaino on ollut koko ajan tekstiili-, laukku - ja jalkinetehtaissa, mutta olemme monitoroineet myös niin kalustetehtaita kuin kemian teollisuudenkin laitoksia. Yksi keskeinen onnistumisen edellytys on kokenut ja pätevä monitoroija. Monitoroijien koulutustaustat ovat hyvin erilaisia, eikä monitoroijaksi valmistuta suoraan koulusta. Usein urapolku on lähtenyt muusta tarkastustoiminnasta, laatu- tai tehdasauditoinnista. Nikolai Sourcing on palkannut vain kokeneita monitoroijia, joilla on entuudestaan kokemusta kansainvälisten yritysten sosiaalisen vastuun arvioinnin tehtävistä. Näin olemme saaneet monipuolista osaamista ja tietoa uusien henkilöiden myötä. Vaihtuvuus on ollut vähäistä, mikä on mahdollistanut pitkäjänteisen työskentelyn. Miten monitorointi käytännössä etenee, mitä asioita siinä käydään läpi? Monitorointiprosessi etenee kuten auditointiprosessi: startti tehtaalla alkupalaverilla, työntekijöiden ja johdon haastattelut sekä dokumenttien, tehtaan ja mahdollisen asuntolan tarkastukset. Monitoroinnista syntyy raportit, tärkeimpänä CAP (Corrective Action Plan), jossa kerrotaan tuotantolaitokselle selkokielellä puutteet, miten ne pitäisi korjata ja millä aikataululla. CAP toimii tärkeänä dokumenttina ja ohjaustyökaluna tehtaalle ja ostajalle. Seurantakäynneillä tarkastetaan, kuinka CAP:issa mainitut parannustoimenpiteet on tehty. Raportissa on myös kuvat, joista selkeästi näkee niin puutteita kuin onnistumisia. Mitkä ovat keskeiset kokemuksenne monitoroinneista? Mitä puutteita niissä erityisesti tulee ilmi? Kuinka monitoroinnin läpi käyneet yritykset ovat selvinneet varsinaisista auditoinneista? Vuosien aikana olemme nähneet keskeisimmät puutteet Kiinan tehtaissa: runsaat ylityöt ja niiden korvaaminen, palkkaukseen ja työturvallisuuteen liittyvät seikat. Monitoroinnin avulla voidaan osoittaa tehtaille puutteet ja neuvoa, kuinka pitää menetellä, jotta asiat on tehty oikein ja vastuullisesti. Selkeästi voidaan nähdä, että monitorointi auttaa tehdasta valmistautumaan ja läpäisemään kansainvälisiä auditointeja. Monitorointiin kuuluva tehtaita neuvova ja tukeva ote auttaa käytännön asioiden korjaamisessa ja ennen kaikkea oikean asenteen luomisessa. Vain tehtaiden oikea asenne vastuullisuuteen vaikuttaa aidosti olosuhteiden ja vastuullisuuden parantumiseen. Paljonko tyypillinen monitorointi maksaa? Monitoroinnin kustannukset riippuvat paljon siitä, mihin monitorointi perustuu. Yrityksellä voi olla oma Code of conduct, jonka mukaan monitorointi raportteineen tehdään tai sitten se tehdään Nikolai Sourcingin oman monitorointikäytännön mukaisesti. Vuonna 2014 monitorointikustannus oli 580 /päivä sekä matkakulut. Kustannus on kohtuullinen, joten se ei liene este monitoroinnille, josta ostaja saa tietoa käyttämistään tehdaslaitoksista ja pystyy valvomaan ja seuraamaan niiden olosuhteiden kehittymistä.