Asiakirjojen oikeaoppinen käsittely ja arkistointi

Transkriptio

1 Asiakirjojen oikeaoppinen käsittely ja arkistointi Ympäristöterveydenhuollon valtakunnalliset koulutuspäivät Kotka

2 Ympäristöterveydenhuolto ihmisten ja ympäristöön liittyvää terveydensuojelua, minkä vaikutukset saattavat näkyä vielä vuosikymmenten päästä.

3 Luento Esittely Kipupisteet Ajankohtaista Asiakirjan käsite Asiakirjan käsittely Elinkaaren hallinta Kehittämistyö Ympäristöterveydenhuollon opas nro 16

4 Tuula Seppo Kuntaliiton tiedonhallinnan erityisasiantuntija 2016 alusta KTM, pääaineena johtaminen ja organisaatiot IT-opintoja Sosiaali- ja terveydenhuollon tietohallinnon maisteriohjelma YTM (valmis 2017) tietohallintopäällikkö Vaasan sosiaali- ja terveystoimessa. Vastuualueet tietojärjestelmät, asiakirjahallinto, kirjaamo, arkistointi, tietosuoja. Kokemusta kunnallisesta organisaatiosta mm. teknisestä toimesta vuodesta 99, sitä ennen valtiolla ja yksityisellä Harrastan liikuntaa, espanjan kieltä ja kulttuuria

5 Asiakirjahallinnon kipupisteet ympäristöterveydenhuollossa Kirjaa tähän:

6 Asiakirjahallinnon kipupisteet # TOS puuttuu # Sähköinen arkistointi tökkii # Liikaa tallennuspaikkoja # Löytäminen tuottaa tuskaa # Yhteisten toimintatapojen puute # Mobiili, mobiili, mobiili Lähde: Liikearkistoyhdistyksen teemapäivät Juha Anttila IITC

7 Ajankohtaista asiakirjahallinnossa Kuntalaki (410/2015) tulee voimaan kuitenkin siten, että merkittävää osaa laista sovelletaan vasta lukien Kuntaliiton lakiyksikkö valmistelee mm. hallintosääntömallin, viestintäohjeen, perussopimusmallin, sidonnaisuusohjeen ja perussopimuksen mallit. Viestintäohje Esityslistalle ja sitä kautta pöytäkirjaan tai sen liitteeksi ei ole syytä laittaa linkkejä ulkopuolisiin lähteisiin. Ulkopuoliset linkit saattavat lakata toimimasta, eivätkä ne täytä tietojen saatavuuden ja arkistoinnin vaatimuksia. Päätöksenteon perusteena olevat asiakirjat liitteineen tulee olla saatavissa esimerkiksi omassa asianhallintajärjestelmässä.

8 Mitä uusi kuntalaki sanoo viestinnästä? Organisointi ei vie viestintävastuuta. Sosiaalinen media antaa makuja viestintään ja markkinointiin. Avoin data tarjoaa mahdollisuuksia. Vuorovaikutus kantaa hedelmää. Uusi kuntaviestinnän opas saatavilla sähköisesti tai painettuna huhtikuussa

9 Kuntien asianhallinnan viitearkkitehtuuri Yksi kuntasektorin peruspalikoista Tavoitteena kuntien asianhallinnan sisäinen ja ulkoinen yhteentoimivuus Edistää automatisointia ja sähköistämistä Kattava Lainsäädännön toimeenpano Jari Kallela VM 2016

10 Asianhallinnan viitearkkitehtuuri Seminaari Kuntatalolla, materiaali aineisto/2016/hallinnollisen-tyonsahkoistaminen/sivut/default.aspx Asianhallinnan viitearkkitehtuuri + liitteet, Kunnat.net verkkokauppa 86

11 SAPA SAPA (Sähköisten viranomaisaineistojen Arkistoinnin ja säilytyksen Palvelukokonaisuus) hankkeen tavoitteena on määritellä kustannustehokas ja käyttökelpoinen yhteinen ratkaisu julkisten toimijoiden tuottamien viranomaisaineistojen sähköistä määräaikaista ja pysyvää säilyttämistä varten.

12 Tunnistaminen Suomi.fi-palvelukokonaisuus KAPA Palveluntarjo ajat - Asiointipalvelut - Järjestelmät - Rekisterit - Tunnistusvälineet suomi.fi, yrityssuomi.fi Palvelunäkymät Kaikille avoin sisältö - Julkishallinnon palvelujen tiedot Kirjautuneen käyttäjän palvelut ja sisältö Omat tiedot Puolesta asiointi Omat viestit Asiointivaltuu det Viestinvälitys Viestintä ja tiedotus - Kansallinen palveluarkkitehtuuri - ohjelman aikana esuomi.fi Tuki- ja hallintasivusto Palveluväylä - Yhteinen kaikille palveluille - Palveluiden ja tietojen hallinnointi - Asiakastuki palveluntarjoajille Palvelutietovaranto

13 Eikö julkinen tieto riitä? Julkinen tieto ei ole sama asia, kuin avoin data. Avoin data on julkishallinnolle, organisaatioille, yrityksille tai yksityishenkilöille kertynyttä jalostamatonta informaatiota, joka avataan ulkopuolisillekin vapaasti ja maksutta hyödynnettäväksi. (Lähde Julkinen tieto voi olla PDF, kuva, tekstiä, asiakirjoja, verkkosivuja Ihmisen helppo lukea, mutta sitä voi olla vaikeaa lukea ohjelmallisesti tietokoneella. Käyttöehdot eivät salli uudelleenkäyttöä. Suurin osa tiedosta on lakisääteisesti julkista. Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta. Joku henkilötieto voi olla julkista tietoa, mutta sitä ei silti voi avata avoimena datana, jossa sallitaan uudelleenkäyttö. Avoin data on Rakenteellista dataa Käyttöehdot sallivat uudelleenkäytön Datan rakenne ja merkitys on kuvattava käyttäjälle ymmärrettävästi metadatan avulla näin käyttäjä osaa käyttää dataa oikein Löydettävissä datan sijainnin tulee olla yleisesti tunnettu. Tätä voi edistää esim. datakatalogien avulla. [ ] Elisa Kettunen erityisasiantuntija

14 Avoin data on 1. Julkista Datan on sisällettävä julkista tietoa, yksityisyydensuoja estää datan avaamisen, jos datassa on esim. henkilötietoja tai liikesalaisuuksia. 2. Teknisesti saatavilla Data on avattu sellaisessa muodossa, että sitä on helppo käsitellä tietokoneohjelmistolla. Datan koneelliseen tarkasteluun ja hyödyntämiseen sopivia formaatteja ovat esim. CSV-, XLS- tai XML-muodot sekä erilaiset rajapinnat suoraan datalähteeseen. 3. Maksutonta Dataa voi hyödyntää maksutta, mikä helpottaa datan hyödyntämiseen liittyvät kokeilut ilman maksu- ja lupabyrokratiaa. 4. Käyttöehdot sallivat uudelleenkäytön Datan avaaja sallii aineiston uudelleenkäytön ja kertoo sen selkeästi datan yhteydestä löytyvillä käyttöehdoilla. Käyttöehtojen puuttuminen voi myös estää datan hyödyntämisen, kun datan hyödyntäjä ei voi olla varma kuinka saa dataa hyödyntää. Lisäksi kannattaa hyödyntää yleisiä lisenssimalleja, eikä laatia omia. Tämä osaltaan helpottaa datan käyttäjän työtä. Lähde: HRI [ ] Elisa Kettunen erityisasiantuntija

15 EU-Tietosuoja-asetus (huom! joitain poimintoja, kansalliset liikkumavarat eivät vielä selvillä) Astuu voimaan 2018 suoraan sovellettavana lainsäädäntönä Tarkempi viestintä henkilötietojen käsittelyssä Sisäänrakennettu ja oletusarvoinen tietosuoja Tiedollinen itsemääräämisoikeus omiin tietoihin Rekisteriselosteen laajennus sisältää mm. henkilötietojen säilytysajan ja tietosuojavastaavan yhteystietojen ilmoittamisen Tietoturvaloukkausten ilmoittamisvelvollisuus Sanktiot Tiedon elinkaaren hallinta Huomioitava mm. sopimuksissa ja tietojärjestelmähankinnoissa

16 Muutoksia Arkistolakiin Henkilötietolakiin Julkisuuslakiin Tiedonhallintalaki tulossa Itsehallintoalueet ja ympäristöterveydenhuolto? VATI - Ympäristöterveydenhuollon yhteinen tietojärjestelmä

17 Asiakirja Asiakirjalla tarkoitetaan kirjallisen ja kuvallisen esityksen lisäksi sellaista käyttönsä vuoksi yhteen kuuluviksi tarkoitetuista merkeistä muodostuvaa tiettyä kohdetta tai asiaa koskevaa viestiä, joka on saatavissa selville vain automaattisen tietojenkäsittelyn tai äänen- ja kuvantoistolaitteiden taikka muiden apuvälineiden avulla paperinen ja sähköinen Julkisuuslaki 621/1999

18 Asiakirja Liittyy organisaation toimintaan Saadaan aikaan oikeusvaikutuksia Kertovat menneisyydestä Suunnitellaan toimintaa Välitetään tietoa Tiedon taltiointi Tieteellisen tutkimuksen ja kulttuuriperimän arvo

19 Viranomaisen asiakirja Tarkoitetaan viranomaisen hallussa olevaa asiakirjaa, jonka viranomainen tai sen palveluksessa oleva on laatinut taikka joka on toimitettu viranomaiselle asian käsittelyä varten tai muuten sen toimialaan tai tehtäviin kuuluvassa asiassa. Asiakirja, joka on laadittu viranomaisen antaman toimeksiannon johdosta, ja viranomaiselle toimitettuna asiakirjana asiakirjaa, joka on annettu viranomaisen toimeksiannosta tai muuten sen lukuun toimivalle toimeksiantotehtävän suorittamista varten. Viranomaisten asiakirjat ovat julkisia, jollei laissa erikseen toisin säädetä. Julkisuuslaki 621/1999

20 Viranomaisen asiakirja ei ole 1) viranomaisen palveluksessa olevalle tai luottamushenkilölle hänen muun tehtävänsä tai asemansa vuoksi lähetettyä kirjettä tai muuta asiakirjaa; 2) viranomaisen palveluksessa olevan tai viranomaisen toimeksiannosta toimivan laatimia muistiinpanoja taikka sellaisia luonnoksia, joita laatija ei ole vielä antanut esittelyä tai muuta asian käsittelyä varten; 3) viranomaisen sisäistä koulutusta, tiedonhakua tai muuta niihin verrattavaa sisäistä käyttöä varten hankittuja asiakirjoja; 4) asiakirjaa, joka on annettu viranomaiselle yksityisen lukuun suoritettavaa tehtävää varten tai laadittu sen suorittamiseksi; 5) viranomaiselle löytötavarana jäänyttä tai toimitettua asiakirjaa.

21 Asiakirjan käsittely Viranomaisen tulee hyvän tiedonhallintatavan luomiseksi ja toteuttamiseksi huolehtia asiakirjojen ja tietojärjestelmien sekä niihin sisältyvien tietojen asianmukaisesta saatavuudesta, käytettävyydestä ja suojaamisesta sekä eheydestä ja muusta tietojen laatuun vaikuttavista tekijöistä. Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999

22 Asiakirjan käsittely Saatavuus Asiakirjojen ja tietoaineistojen ovat konkreettisesti saatavilla Asiakirjojen julkisuusaste sekä tietosuojan ja tietoturva on varmistettu Viranomainen on velvollinen edistämään toimintansa avoimuutta Käytettävyys Kirjaaminen tai muu rekisteröinti, arkistointi ja luettelointi ovat suunniteltuja Erilaiset hakumahdollisuudet on turvattava asiakirjojen fyysisen muodon vaihteluista huolimatta Asiakirjojen ja asiakirjallisten tietojen säilytysarvo on määrittely Tarpeeton aineisto hävitetään

23 Asiakirjan käsittely Säilyminen Asiakirjat laaditaan arkistokelpoisia menetelmiä käyttäen Asiakirjoja säilytetään tiloissa, joissa ovat turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä Eheys ja suojaaminen Tiedon muodon säilyttämistä tahottomalta tai lainvastaiselta muuttamiselta Asiakirjojen käsittelyketjujen luotettavuutta ja aukottomuudella Varautuminen poikkeusoloihin

24 Henkilötietolaki /523 Henkilötietojen käsittely» Huolellisuusvelvoite» Suunniteltua ja perusteltua» Käyttötarkoitussidonnaisuus» Tarpeellisuusvaatimus» Virheettömyysvaatimus» Arkaluontoisten tietojen käsittely kielletty (huom! Poikkeukset)» Tarpeeton henkilörekisteri on hävitettävä jollei siihen talletettuja tietoja ole erikseen säädetty tai määrätty säilytettäviksi tai jollei rekisteriä siirretä 35 :ssä tarkoitetulla tavalla arkistoon

25 Elinkaaren hallinta Aktiivi, passiivi, historiallinen vaihe Vastaanotto/laadinta, kirjaaminen/rekisteröinti, seulonta, järjestäminen, arkistointi Pysyvästi säilytettävät ja määräajan säilytettävät Tehtävien mukainen tiedonohjaussuunnitelma (TOS, eams, AMS) ohjaa asiakirjojen muodostusta ja hävittämistä Arkistolaitos määrää pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista Ympäristöterveydenhuollon pysyvästi säilytettävät asiakirjat

26 Elinkaaren hallinta Määräaikaisesti säilytettävistä asiakirjoista arkistonmuodostaja määrittelee itse säilytysajat Huomioitava oman toimialan erityislainsäädäntö, oma toiminta ja oikeudelliset näkökohdat Apuna määrittelyssä Kuntaliiton julkaisut; sisältävät sekä suosituksia että määräyksiä. Suositusten tarkoitus on auttaa arkistonmuodostajia määrittämään, kuinka kauan säilytetään niitä asiakirjoja ja tietoja, joita arkistolaitos ei ole määrännyt pysyvästi säilytettäväksi. Määräykset perustuvat arkistolaitoksen päätökseen pysyvästi säilytettävistä kunnallisista asiakirjoista ja ne ovat voimassa lähtien. Opas löytyy Kunnat.net verkkokaupasta file:///c:/users/seppotu/downloads/1678ymptervhuolto_ebook%20(3).pdf

27

28 Kehittäminen Tule mukaan kehittämään ympäristöterveydenhuollon asiakirjahallintoa! Olemme uudistamassa Kuntaliiton kunnallisten asiakirjojen säilytysaikaopasta nro 16. Tarvitsemme mukaan sekä asiakirjahallinnon että ympäristöterveydenhuollon substanssiosaajia. Ota minuun yhteyttä. Työ alkaa syksyllä 2016!

29 KIITOS Lisätietoja: Suomen Kuntaliitto ry Erityisasiantuntija Tuula Seppo Puh Kysymyksiä palvelusähköpostiin: