Hankintaohje (tavarat ja palvelut) 2014

Transkriptio

1 Hankintaohje (tavarat ja palvelut) 2014 Selvitettävä ennen hankintaa mahdolliset puitesopimukset ja määrätyt hankintapaikat sekä onko kyseessä investointi (> euroa alv 0%). Kansallisten hankintojen hankintaraja on euroa alv 0% (ilmoitusvelvollisuus). Vähäiset hankinnat Pienhankinnat Kansalliset hankinnat EU-hankinnat alv alv alv0 yli alv0 hintojen ja saatavuuden selvittäminen kirjallinen tilaus kevyt kilpailutus tarjouspyyntö riittävän monelle toimittajalle kirjallinen tilaus kansalliset menettelysäännökset ilmoitusvelvollisuus Direktiivien mukaiset hankintamenettelyt EU-laajuinen ilmoitusvelvollisuus Laitokset ja yksiköt voivat hoitaa itse tai hankintapalveluyksikkö hoitaa mahdollisuuksiensa mukaan Hankintalaki ei voimassa, ei valitusoikeutta MO Hankintavaltuuksien mukaisesti toimivaltainen henkilö hyväksyy hankinnan allekirjoittamalla tilauksen/sopimuksen. Hoidetaan hankintapalveluyksikön kanssa Hankintalaki voimassa, valitusoikeus MO Hankintavaltuuksien mukaisesti toimivaltainen henkilö hyväksyy hankinnan allekirjoittamalla hankintapäätöksen ja hankintasopimuksen. Investointi on arvonlisäverottomalta hankinta-arvoltaan euroa tai enemmän oleva laite, kaluste tai erikseen luovutettavissa oleva oikeus, jonka vaikutusaika ulottuu useammalle vuodelle. Investoinnit maksetaan keskitetysti yliopiston varoista. Investoinneista aiheutuu yliopiston yksiköille poistokuluja.

2 Itä-Suomen yliopiston hankintaohje Yleistä Itä-Suomen yliopisto on julkisten varojen käyttäjä. Yliopiston tulee noudattaa hankintalain säädöksiä sekä Itä-Suomen yliopiston taloussäännön ja hankintaohjeen ohjeistusta hankintojen osalta. Hankinnoissa on pyrittävä kokonaistaloudelliseen edullisuuteen, kilpailun aikaansaamiseen, tarjoajien tasapuoliseen ja syrjimättömään kohteluun sekä julkisuuteen ja avoimuuteen. Jotta nämä seikat voidaan tarvittaessa todentaa, on hankintaprosessin eri vaiheet dokumentoitava ja säilytettävä tässä hankintaoppaassa annettujen ohjeiden mukaisesti. EU:n komission suoraan rahoittamien tutkimushankkeiden puiteohjelmassa käy kansallisesti ja organisaatiossa yleisesti hyväksytty menettely. EU:n rakennerahastohankkeissa tavaran tai palvelun kilpailuttaminen tulee suorittaa aina, kun siitä aiheutuva hyöty on suurempi kuin siitä aiheutuvat kustannukset. Investointi on arvonlisäverottomalta hankinta-arvoltaan euroa tai enemmän oleva laite, kaluste tai erikseen luovutettavissa oleva oikeus, jonka vaikutusaika ulottuu useammalle vuodelle. Investoinnit maksetaan keskitetysti yliopiston varoista. Investoinneista aiheutuu yliopiston yksiköille poistokuluja. Kaikki investointeihin liittyvät rahoituspäätökset (Sa, RR), dekaanin päätökset ja investointiesitykset rehtorille tulee toimittaa talousjohtajalle. Dekaanin tulee olla ennen päätöksen tekemistä yhteydessä talousjohtajaan investoinnin toteutuksen aikataulusta. Investointia ei voi käynnistää ennen rahoituspäätöstä. Talousyksikkö seuraa investointien toteutumista ja huomioi ne maksuvalmiussuunnittelussaan. Mikäli jokin edellä todettu investointiosa ei toteudu, rehtori voi päätöksellään siirtää säästyvän osuuden jonkin toisen investointiosan toteutukseen. Rehtorin päätettävissä olevat investoinnit on tarkoitettu palvelulaitosten ja yliopiston toimintaa yhteisesti palvelevien investointien toteutukseen. Yleisenä tavoitteena on investointien toteutus siten, että yliopiston rahoitus on osarahoitus ja mukana on myös avustuksin katettavaa osuutta. Täysin avustusvaroin rahoitettu investointi käsitellään samojen periaatteiden mukaisesti kuin osarahoitettu investointi. Hankinnat Itä-Suomen yliopistossa Itä-Suomen yliopiston hankintatoimen lähtökohtana on koko yliopiston hankintojen koordinointi sekä valtionhallinnon yhteishankintojen hyödyntäminen. Hallintojohtaja on päättänyt hankintavaltuuksista Itä-Suomen yliopistossa , Dnro Itä-Suomen yliopistossa voidaan hankkia valtion yhteishankintayksikkö Hansel Oy:n kilpailuttamina yhteishankintoina tavanomaisia tavaroita ja palveluita sekä laajasti käytettäviä tavanomaisia tietoteknisiä laitteistoja ja niiden ohjelmistoja sekä hallinnon yhteisiä tietojärjestelmiä. Tarvittaessa kyseiset hankinnat voi yliopisto kilpailuttaa myös itse. 1

3 Tammikuussa 2009 voimaan tulleessa Hansel Oy:tä koskevassa laissa määritellään, että yhtiön asiakkaita ovat välittömään valtionhallintoon kuuluvat valtion virastot ja laitokset, valtion liikelaitokset sekä valtion talousarvion ulkopuoliset rahastot. Yhtiön asiakkaita ovat myös yliopistot ja eduskunta sekä eduskunnan alaisuudessa, valvonnassa ja yhteydessä toimivat yksiköt. Itä-Suomen yliopiston yksiköt ovat velvollisia noudattamaan sekä yliopiston omaan kilpailutukseen perustuvia hankintasopimuksia että valtion yhteishankintayksikkö Hansel Oy:n sopimuksia, joihin yliopisto on liittynyt. Hankinnan tai hankintasopimuksen mukaisen tilauksen käynnistäminen edellyttää, että ko. tavaralle/palvelulle on olemassa riittävä rahoitus hankintavaltuuksien mukainen toimivaltainen henkilö on päättänyt, että ko. tavara/palvelu hankitaan (todettu joko määrärahojen käyttösuunnitelmassa, siihen kuuluvassa hankintasuunnitelmassa tai hyväksytty erikseen) hankinta toteutetaan hankintalain ja annettujen ohjeiden mukaisesti (edellyttää asiantuntemusta) Hankintalaki muuttui mm. hankintojen kansallisten kynnysarvojen osalta. Tavanomaisilla tavaroilla ja palveluilla kynnysarvo on jatkossa euroa (alv 0%). Kaikki yli euron alv 0% omaan kilpailutukseen perustuvat hankinnat hoidetaan yhdessä hankintapalveluyksikön kanssa. Itä-Suomen yliopiston hallintokeskuksessa toimii hankintapalveluyksikkö, joka tukee yliopiston tulostavoitteiden saavuttamista hankkimalla hankintalainsäädännön mukaisesti oikeita tuotteita oikeista hankintapaikoista oikeilla hinnoilla ja kiinnittämällä huomiota hankintojen prosessikustannuksiín tuotteita ja palveluita vakioimalla sekä optimoimalla tuotteiden ja toimittajien määrää. Hankintapalveluyksikön henkilöt ja tehtävät: Hankintapäällikkö Markku Torvinen Yliopiston laajuiset hankinnat ja puitesopimukset Hansel-liittymäilmoitukset Yli euron opetus- ja tutkimuslaitehankinnat Palvelinhankinnat Puhepalvelut (sopimukset, pääkäyttäjä) IT-hankintasihteeri Kati Happonen Kuopion kampuksen IT-laite- ja IT-tarvikehankinnat, UEF-puhelinasiat (liittymät, laitteet) Taloussihteeri Pirkko Koljonen Joensuun- ja Savonlinnan kampusten IT-laite- ja IT-tarvikehankinnat, UEF-puhelinasiat (liittymät, laitteet) Lappo, Ritva Sihvonen ja Pasi Räsänen Laboratoriotarvikekilpailutukset ja hankinnat sekä varastointi 2

4 ARVOLTAAN VÄHÄISTEN HANKINTOJEN MENETTELYOHJEET ( , alv 0%) Voi hoitaa itse Hankintalaki ei voimassa Ei pakollista ilmoitusvelvollisuutta Ei valitusoikeutta Markkinaoikeuteen Hankinnan vähäinen arvo Hankinnan vähäisenä arvona on oikeuskäytännössä pidetty yleensä arvoa, joka alittaa euroa ilman arvonlisäveroa. Itä-Suomen yliopistossa on määritelty oikeuskäytäntöjen perusteella vähäisen hankinnan rajaksi euroa ilman arvonlisäveroa. Arvoltaan vähäiset hankinnat jäävät hankintalain menettelysäännösten ulkopuolelle eli niistä ei ole ilmoitusvelvollisuutta eikä niistä voi valittaa Markkinaoikeuteen. Pääsääntönä on, että omana hankintana toteutettavat pienhankinnat kilpailutetaan. Pyytämällä tarjoukset useammalta toimittajalta ylläpidetään kilpailua ja varmistetaan määrärahan mahdollisimman kustannustehokas käyttö. Hinnat ja saatavuus selvitetään pyytämällä ne joko sähköpostilla, faksilla tai kirjeellä. Tarjoukset taltioidaan, saadut tarjoustiedot ja tarjousten hintavertailu talletetaan yhdessä tilauksen kanssa. Arvoltaan vähäisten hankintojen hyväksyminen ja tilaaminen Hankintavaltuuksien mukaisesti toimivaltainen henkilö hyväksyy hankinnan allekirjoittamalla tilauksen/sopimuksen. Arvoltaan vähäisiäkin hankintoja koskeva tilaus on laadittava kirjallisesti. Kirjanpitosäännökset edellyttävät, että tilaukset dokumentoidaan. Arvoltaan vähäisestä hankinnasta (alle euroa ilman arvonlisäveroa) ei ole välttämätöntä tehdä erillistä hankintapäätöstä, muista hankinnoista se on syytä tehdä. Hintakilpailuun osallistuneille on vähäisissäkin hankinnoissa kohteliaisuussyistä hyvä antaa tieto siitä, että tarjous ei voittanut tarjouskilpailua. Mikäli hankinnan arvo on yli euroa ilman arvonlisäveroa, hankinta hoidetaan yhdessä hankintapalveluyksikön kanssa. 3

5 KANSALLISET KYNNYSARVOT ALITTAVIA HANKINTOJA ELI PIENHANKINTOJA KOSKEVAT MENETTELYOHJEET ( , alv 0) Voi hoitaa itse tai hankintapalveluyksikkö hoitaa mahdollisuuksiensa mukaan Hankintalaki ei voimassa Ei pakollista ilmoitusvelvollisuutta Ei valitusoikeutta Markkinaoikeuteen Kynnysarvot ja hankinnan ennakoiden arvon määrittäminen Kansallinen kynnysarvo tavara- ja palveluhankinnoille on euroa ilman arvonlisäveroa, sosiaali- ja terveysalan palveluille sekä tietyille työvoimahallinnon aikuiskoulutuspalveluille euroa ilman arvonlisäveroa ja rakennusurakoille euroa ilman arvonlisäveroa. Itä-Suomen yliopiston normaaleissa tavara- ja palveluhankinnoissa käytetään kansallista euron kynnysarvoa ilman arvonlisäveroa. Kansalliset kynnysarvot alittavat hankinnat jäävät hankintalain menettelysäännösten ulkopuolelle. Pienhankintoja tehtäessä on noudatettava kuitenkin hyvää hallintotapaa. Lisäksi pienhankinnassa tulee ottaa huomioon EU:n perustamissopimuksen mukaisia yleisiä periaatteita eli syrjimättömän kohtelun, avoimuuden ja suhteellisuuden periaatteita. Kansallisen kynnysarvon alle jäävistä hankinnoista ei ole velvollisuutta tehdä hankintailmoitusta, eikä niistä ole valitusoikeutta markkinaoikeuteen. Pienhankinnoissa noudatettavat yleiset periaatteet Pienhankinnat tulee ensisijaisesti toteuttaa käyttämällä keskitetysti kilpailutettuja valtion yhteishankintayksikkö Hansel Oy:n tekemiä puitejärjestelyjä ja sopimuksia ja mahdollisia yliopiston omia puite- tai vuosisopimuksia. Vasta toissijaisesti käytetään omaa hankintaa. Kun hankinta toteutetaan omana hankintana, tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun sekä suhteellisuuden ja avoimuuden yleiset periaatteet tulevat aina noudatettaviksi myös pienhankinnoissa. Pääsääntönä on, että omana hankintana totutettavat pienhankinnat kilpailutetaan. Pyytämällä tarjoukset useammalta toimittajalta ylläpidetään kilpailua ja varmistetaan määrärahan mahdollisimman kustannustehokas käyttö. Kilpailuttamisesta on mahdollista poiketa lähinnä silloin, kun laissa mainitut suorahankinnan edellytykset täyttyvät. Hankintojen jakaminen osiin kansallisen kynnysarvon alittamiseksi tai alla mainittujen euromäärien saavuttamiseksi on ehdottomasti kielletty. Hankinnan osiin jakamisen tulee aina perustua taloudellisiin tai teknisiin seikkoihin, jotka hankintayksikön tulee myöhemmin pystyä näyttämään toteen. Tämä siksi, että hankintojen pilkkomista koskeva hakemus voidaan saattaa markkinaoikeuden tutkittavaksi, vaikka hankinta olisikin alle kansallisen kynnysarvon. 4

6 Pienhankintojen hankintamenettelyt Pienhankinnoissa ei ole säädeltyjä hankintamenettelyjä, kuten kansallisissa hankinnoissa ja EUhankinnoissa (vrt. avoin tai rajoitettu menettely jne.). Tarjouskilpailu voidaan toteuttaa seuraavasti, kunhan noudatettavat yleiset periaatteet tulevat huomioiduksi: Tarjoukset pyydetään sähköpostilla, faksilla tai kirjeellä Tarjouspyyntö voidaan toimittaa suoraan valituille potentiaalisille tarjoajille tai asettaa yleisesti saataville, esimerkiksi web-sivuille Hinnat ja saatavuustiedot voidaan selvittää suullisestikin; saadut tiedot on kuitenkin kirjattava ylös Tarjouskilpailu on syytä järjestää aina silloin, kun vallitsevasta hintatasosta ei ole varmuutta lähiaikoina toteutetun tarjouskilpailun perusteella ja halutaan varmistaa mahdollisimman edulliset hankintaehdot. Pienhankinnoissa ei ole pakollista ilmoitusvelvollisuutta. Tarjouspyyntö voidaan toimittaa suoraan potentiaalisiksi katsotuille tarjoajille tai haluttaessa asettaa myös julkisesti saataville. Tarjouspyyntö tulee toimittaa kaikille sitä pyytäville tarjoajille, ellei hankinta tämän vuoksi viivästy kohtuuttomasti. Kirjallisessa tarjouspyynnössä tai suullisessa tiedustelussa on esitettävä kaikki tiedot, joilla on merkitystä hankinnassa. Kirjallisen tarjouksen tarjousajan tulee olla kohtuullinen. Tarjouskilpailun valintaperusteena on pääsääntöisesti halvin hinta. Myös kokonaistaloudellista edullisuutta voidaan käyttää. Kirjalliset tarjoukset avataan tarjousten jättöajan jälkeen. Kirjalliset tarjoukset ja tarjousten hintavertailu tallennetaan yhdessä tilauksen kanssa. Pienhankinnan hyväksyminen ja tilaaminen Hankintavaltuuksien mukaisesti toimivaltainen henkilö hyväksyy hankinnan allekirjoittamalla hankintapäätöksen (suositeltava tehtäväksi, ei pakollinen) ja tilauksen. Pienhankintaa koskeva tilaus on laadittava kirjallisesti. Kirjanpitosäännökset edellyttävät, että tilaukset dokumentoidaan. Pienhankinnasta ei kuitenkaan ole välttämätöntä tehdä erillistä hankintapäätöstä. Mikäli hankinnasta on tehty päätös, se annetaan tiedoksi tarjouskilpaan osallistuneille. Päätökseen liitetään mukaan hankintaoikaisuohje (hankintapalveluyksikön intrasivut). Mikäli päätöstä ei tehdä, tarjouskilpailuun osallistuneille on syytä kuitenkin antaa tieto tai ilmoitus tarjouskilvan voittaneesta tarjouksesta. Pienhankinnoista ei ole valitusoikeutta markkinaoikeuteen. Mikäli hankinnan arvo on yli euroa ilman arvonlisäveroa, hankinta hoidetaan yhdessä hankintapalveluyksikön kanssa. 5

7 KANSALLISET TAVARA- JA PALVELUHANKINNAT ( , alv 0%) Hankintapalveluyksikkö hoitaa ilmoitusmenettelyn Hankintalaki voimassa Ilmoitusvelvollisuus Valitusmahdollisuus olemassa Hankinnasta ilmoittaminen Hankintailmoituksen tarkoituksena on tiedottaa tarjouskilpailusta avoimesti, varmistaa todellisen kilpailun toteutuminen ja antaa kaikille yrityksille mahdollisuus osallistua julkisen sektorin tarjouskilpailuihin. Hankinnoista ilmoittaminen tukee avoimuuden periaatteen toteutumista julkisissa hankinnoissa. Hankintailmoituksen tekeminen on pakollista uuden hankintalain mukaan sekä kansallisissa hankinnoissa että EU-hankinnoissa. Ilmoitusvelvollisuus ei koske hankintalain soveltamisalan ulkopuolelle jääviä hankintoja (arvoltaan vähäiset hankinnat ja pienhankinnat). Hankintailmoitukset Hankintailmoitusta on käytettävä sekä kansallisissa hankinnoissa että EU-hankinnoissa hankinnan käynnistämiseen avoimessa menettelyssä, rajoitetussa menettelyssä, neuvottelumenettelyssä, kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä sekä suunnittelukilpailussa. EU-kynnysarvon ylittävästä suorahankinnasta tehdään suorahankintailmoitus. Ilmoitus kansallisissa hankinnoissa: Hankintailmoitus pakollinen tehtävä hankintaa käynnistettäessä Kansallisissa hankinnoissa ei ole säädettyjä määräaikoja osallistumishakemuksen tekemiseen tai tarjousten jättämiseen, mutta näidenkin määräaikojen on oltava riittäviä vaadituille toimille. Hankintailmoituksen on oltava nähtävillä kohtuullisen ajan ja tarjousajan on oltava riittävä hankinnan kokoon nähden. Avoimessa menettelyllä tarjouspyyntö on toimitettava viipymättä sitä pyytävälle. Rajoitetussa menettelyssä ja neuvottelumenettelyssä tarjouspyyntö toimitetaan kaikille valituille toimittajille yhtä aikaa. Kansallisten hankintojen ilmoitusvelvollisuudesta huolimatta tulee varmistua siitä, että osallistumishakemuksia tai tarjouksia saadaan riittävästi. Siitä syystä avoimessa menettelyssä tarjouspyyntö kannattaa lähettää kaikille niille tunnetuille yrityksille, joiden hankintayksikkö toivoo osallistuvan tarjouskilpailuun. Tämä tehdään sen jälkeen, kun hankintailmoitus on julkaistu Hilma-hankintaportaalissa. Vastaa- 6

8 vasti rajoitetussa menettelyssä, neuvottelumenettelyssä ja kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä hankintayksiköt voivat lähettää yrityksille pyynnön osallistumishakemuksen tekemisestä. Näissä menettelyissä tarjouspyyntöä ei voida lähettää ilman osallistumishakemusten perusteella tehtävää arviointia. Pyynnöt voidaan lähettää, kun ilmoitus on julkaistu. Ilmoitukset kansallisissa hankinnoissa julkaistaan Hankintailmoitukset portaalissa (HILMA) osoitteessa Se on ainoa ilmoitusvelvollisuuden täyttämiseen hyväksytty ilmoituskanava. Sen sivuilla on malli hankintailmoituksen sisällöstä sekä yksityiskohtaiset täyttöohjeet. Hankintailmoituksia voidaan julkaista myös hankintayksikön internetsivuilla sekä sanoma- tai aikakauslehdissä sen jälkeen kun se on julkaistu HILMAssa. Ilmoittaminen näillä keinoin ei kuitenkaan täytä pakollista ilmoitusvelvollisuutta. Lisäksi Edita Oyj julkaisee toistaiseksi EU-hankintailmoituksia Credita-palvelussa osoitteessa Jos hankintailmoitus ja tarjouspyyntö eroavat sisällön osalta toisistaan, hankintailmoituksen teksti on ratkaiseva. Tästä syystä hankintailmoituksen teksti on tarkkaan harkittava. Tarjousajat Tarjousajan tulee kansallisissa hankinnoissa olla hankinnan laajuus ja laatu huomioon ottaen kohtuullinen, pakollisia määräaikoja kansallisissa hankinnoissa ei ole. Sopimuksen laatiminen Hankintalaki edellyttää, että hankintalain mukaisista hankinnoista on hankintapäätöksen jälkeen tehtävä aina kirjallinen sopimus. Tämä nk. hankintasopimus on tarjoajan ja hankintayksikön välillä solmittu kirjallinen sopimus, jonka tarkoituksena on tavaran hankinta, palvelun suorittaminen tai rakennusurakan toteuttaminen taloudellista vastiketta vastaan. Sopimus (tai tilaus) on mahdollista tehdä heti, koska kansallisissa hankinnoissa ei ole hankintalain mukaan pakollista odotusaikaa. Hankintavaltuuksien mukaisesti toimivaltainen henkilö hyväksyy hankinnan allekirjoittamalla hankintapäätöksen ja tilauksen/sopimuksen. 7

9 EU-LAAJUISET TAVARA- JA PALVELUHANKINNAT (> , alv 0%) Hankintapalveluyksikkö hoitaa ilmoitusmenettelyt Hankintalaki voimassa Ilmoitusvelvollisuus Valitusmahdollisuus olemassa Hankinnasta ilmoittaminen Hankintailmoituksen tarkoituksena on tiedottaa tarjouskilpailusta avoimesti, varmistaa todellisen kilpailun toteutuminen ja antaa kaikille yrityksille mahdollisuus osallistua julkisen sektorin tarjouskilpailuihin. Hankinnoista ilmoittaminen tukee avoimuuden periaatteen toteutumista julkisissa hankinnoissa. Hankintailmoituksen tekeminen on pakollista EU-hankinnoissa. Ilmoitusvelvollisuus ei koske hankintalain soveltamisalan ulkopuolelle jääviä hankintoja. Ilmoitukset EU-hankinnoissa: Ennakkoilmoitus Ilmoitus tulevista hankinnoista kalenterivuoden alussa, ei pakollinen, käytetään lyhentämään määräaikoja Hankintailmoitus Tehtävä hankintaa käynnistettäessä Suunnittelukilpailua koskeva ilmoitus Tehtävä suunnittelukilpailua käynnistettäessä Käyttöoikeusurakkaa koskeva ilmoitus Tehtävä käyttöoikeusurakkaa käynnistettäessä Jälki-ilmoitus Tehtävä hankintasopimuksen solmimisen jälkeen Ennakkoilmoituksella tiedotetaan ennakolta vuoden aikana toteutettavista EU-hankinnoista. Ilmoitus tulee laatia mahdollisimman pian kalenterivuoden alussa, jos hankintayksikkö haluaa lyhentää sen julkaisemisella hankintamenettelyn määräaikoja. Jälki-ilmoituksella tiedotetaan tehtyä hankintaa koskevat tiedot EU-hankinnoissa. Jälki-ilmoituksen tekeminen ei poista velvollisuutta saattaa hankintapäätös tiedoksi tarjouskilpailuun osallistuneille EU-hankinnoissa. Jos ilmoitettua EU-hankintaa ei toteuteta, on hankintayksikön laadittava jälki-ilmoitus myös hankinnan toteuttamatta jäämisestä. Sama koskee myös ennakkoilmoitettua hankintaa. 8

10 Hankintailmoituksen on oltava nähtävillä kohtuullisen ajan ja tarjousajan on oltava riittävä hankinnan kokoon nähden. Avoimessa menettelyllä tarjouspyyntö on toimitettava viipymättä sitä pyytävälle. Rajoitetussa menettelyssä ja neuvottelumenettelyssä tarjouspyyntö toimitetaan kaikille yhtä aikaa. EU-hankinnoista tehtävä ennakkoilmoitus, hankintailmoitus ja jälki-ilmoitus tulee ilmoittaa Hankintailmoitukset-portaalissa Muita EU hankintoja koskevat ilmoitukset tulee tehdä EU:n ylläpitämässä verkkopalvelussa ( Hankintailmoituksia voidaan julkaista myös hankintayksikön internetsivuilla sekä sanoma- tai aikakauslehdissä sen jälkeen kun se on julkaistu HILMAssa. Ilmoittaminen näillä keinoin ei kuitenkaan täytä pakollista ilmoitusvelvollisuutta. Lisäksi Edita Oyj julkaisee toistaiseksi EU-hankintailmoituksia Credita-palvelussa osoitteessa Tarjousajat Tarjousajan tulee olla EU-hankinnoissa valitulle hankintamenettelylle säädetyn määräajan mukainen. Hankintailmoituksen julkaisemiselle sekä osallistumishakemuksen jättämiselle ja tarjousajalle on hankintalaissa säädetty EU-hankintojen osalta ehdottomasti noudatettavat määräajat. Määräajat lasketaan sitä päivää seuraavasta päivästä, jona hankintailmoitus on lähetetty julkaistavaksi. Rajoitetussa menettelyssä tarjousaika lasketaan tarjouspyynnön lähettämispäivästä. Neuvottelumenettelyssä ei ole säädettyä tarjousaikaa tai aikaa neuvottelujen aloittamiselle. Sopimuksen laatiminen EU-hankinnoissa sopimus voidaan tehdä ja hankintapäätös panna täytäntöön vasta, kun on kulunut ns. pakollinen odotusaika. Odotusaika on 21 päivää siitä kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen tiedon päätöksestä ja hakemusosoituksesta. Hankintavaltuuksien mukaisesti toimivaltainen henkilö hyväksyy hankinnan allekirjoittamalla hankintapäätöksen ja tilauksen/sopimuksen. 9

11 SUORAHANKINNAT Voi hoitaa itse (< , alv0%) tai hankintapalveluyksikkö hoitaa mahdollisuuksiensa mukaan Yli , alv 0%) hankinnat hoidetaan yhdessä hankintapalveluyksikön kanssa Ei pakollista ilmoitusvelvollisuutta, poikkeuksena > EU-kynnysarvon ylittävät suorahankinnat Valitusmahdollisuus Suorahankinnan perusteet Pääsääntönä on, että omana hankintana toteutettavat hankinnat kilpailutetaan. Tästä säännöstä voidaan poiketa, kun: Hankinta on arvoltaan vähäinen (Itä-Suomen yliopistossa euroa ilman arvolisäveroa) ja hankittavan tavaran tai palvelun hinnat ja saatavuus on selvitetty useammalta toimittajalta Tarjouskilpailun kustannukset ylittävät kilpailuttamisesta saatavan hyödyn (osattava määritellä) Hankinnalla on yliopistosta johtumaton ennalta arvaamaton kiire Muita potentiaalisia toimittajia tai tuotteita ei markkinoilta löydy (selvitettävä miten asia tiedetään ja selvitys on kuvattava erillisellä muistiolla mahdollista tarkastusta varten) Valittu tutkimusmenetelmä edellyttää tutkimuksen jatkamista valituilla tuotteilla Hankinta perustuu aikaisempaan sopimukseen sisältyvään lisähankintaoikeuteen (optioon) Hankinnan on jo kilpailuttanut Hansel Oy tai Itä-Suomen yliopisto Huolto-, varaosa- tai muut tekniset syyt vaativat määrätynlaisen tavaran tai palvelun hankintaa Suorahankinnan käytön syy on AINA perusteltava laitokselle/ostajalle jäävällä perustelumuistiolla. Suorahankinnan hyväksyminen ja tilaaminen Hankintavaltuuksien mukaisesti toimivaltainen henkilö hyväksyy hankinnan allekirjoittamalla hankintapäätöksen ja tilauksen. Hankintasopimuksen mukaan liitetään yksikön johtajan allekirjoittama perustelumuistio, jossa suorahankinnan käytön syy perustellaan. Yli euron suorahankinnat hoidetaan yhdessä hankintapalveluyksikön kanssa. Suorahankintaa koskeva tilaus on laadittava kirjallisesti. Kirjanpitosäännökset edellyttävät, että tilaukset dokumentoidaan. EU-kynnysarvon ylittävistä suorahankinnoista julkaistaan erillinen suorahankintailmoitus Hilma-hankintaportaalissa. Hallintojohtaja Tuomo Meriläinen 10