LotusLive. LotusLive Engage ja LotusLive Connections. Käyttöopas

Transkriptio

1 LotusLie LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

2

3 LotusLie LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

4 Huomautus Ennen näiden tietojen ja niihin liittyän tuotteen käyttöä tutustu julkaisuun Huomioon otettaaa siulla 185. Huomautus Tämä painos koskee myös LotusLie Engage- ja LotusLie Connections -ohjelman kaikkia seuraaia ersioita ja muutostasoja, kunnes uusissa painoksissa toisin ilmoitetaan. Copyright IBM Corporation 2010, 2011.

5 Luku 1. LotusLie: Aktiiteetit Järjestä sisältöä ja priorisoi projektin taoitteeseen liittyiä tehtäiä. Oletko uusi aktiiteettien käyttäjä? Katso ideo, jossa on lisätietoja Aktiiteetit-soelluksesta. Viimeisimmät päiitykset Katso, mitä ominaisuuksia tuotteeseen on lisätty edellisen päiityksen jälkeen. Aktiiteetit-soelluksen käyttö Aktiiteetin luonti työryhmän projektin organisointia arten Tehtäien seuranta ja määritys Toistuan tehtään seuranta käyttämällä uudelleen aiemmin luotua aktiiteettia Saat muita tehtäiä koskeia ohjeita napsauttamalla astaaia aiheita sisällysluettelossa. Aktiiteetit-soelluksen esittely Kirjautumalla sisään aktiiteettipaleluun oit aata ja luoda aktiiteetteja sekä lähettää aktiiteetteihin merkintöjä. Aktiiteettien kotisiu oi ensimmäistä kertaa aktiiteetteja käytettäessä näyttää tyhjältä. Siu täyttyy sitä mukaa, kun luot aktiiteetteja tai kun sinut lisätään muiden ihmisten luomiin aktiiteetteihin. Siun rakenteen hahmottamiseksi seuraaassa taulukossa on lueteltu käytettäissä oleat näkymät: Taulukko 1. Aktiiteettien näkymät Näkymä Omat aktiiteetit Valmiit Aktiiteetit, joiden prioriteettia on laskettu Kuaus Luettelo kaikista aktiiteeteista, myös yksityisten yhteisöjen aktiiteeteista, jotka olet luonut tai joihin sinut on lisätty jäseneksi. Tässä näkymässä ei ole oman organisaatiosi aktiiteetteja. Tämä on oletusnäkymä. Luettelo aktiiteeteista, jotka on merkitty almiiksi. Aktiiteetit luodaan tietyn taoitteen saauttamiseksi. Kun taoite on saautettu, aktiiteetti merkitään almiiksi. Valmiiksi merkityt aktiiteetit poistetaan Omat aktiiteetit -näkymästä. Luettelo aktiiteeteista, joiden prioriteettia olet laskenut. Jos olet sellaisen aktiiteetin jäsen, josta et ole kiinnostunut, oit poistaa aktiiteetin Omat aktiiteetit -näkymästä laskemalla aktiiteetin prioriteettia. IBM Corporation 2007, 2011 IBM 2010,

6 Taulukko 1. Aktiiteettien näkymät (jatkoa) Näkymä Roskakori Priorisoidut aktiiteetit Aktiiteetit (<oma organisaatio>) Tunnisteet Kuaus Luettelo aktiiteeteista ja merkinnöistä, jotka on poistettu. Voit palauttaa poistettuja objekteja roskakorista, jos sitä ei ole tyhjennetty. Pääkäyttäjä määrittää, kuinka usein roskakori tyhjennetään. Linkkejä aktiiteetteihin, jotka olet merkinnyt korkeaksi tai keskitason prioriteetiksi. Aktiiteettiluettelon kasaessa on hyödyllistä priorisoida tärkeimpiä aktiiteetteja. Priorisointiasetukset oat käyttäjäkohtaisia. Muut käyttäjät eiät näe näitä kokoelmia. Tärkeimpien aktiiteettien merkitseminen korkealla prioriteetilla mahdollistaa nopean pääsyn niihin Korkea prioriteetti -näkymän kautta. Luettelo organisaatiosi aktiiteeteista, jotka oat käytettäissäsi, aikka et olisi niiden jäsen (<Oma organisaatio> kuaa organisaatiosi nimeä). Kuka tahansa organisaatioon kuulua henkilö tai ierailea jäsen, jolla on joidenkin aktiiteettien käyttöoikeudet, oi tarkastella oman organisaatiosi aktiiteetteja. Aktiiiset, almiit ja poistetut aktiiteetit oat käytettäissä ain oman organisaatiosi Aktiiteetitosasta käsin. Luettelo kaikkien aktiiteettien tunnisteista. Voit alita, esitetäänkö tunnistekokoelma luettelona ai tunnistejoukkona. Tunnisteluettelossa tunnisteet esitetään luettelona, jossa suosituimmat tunnisteet oat ylimmäisenä. Tunnistejoukossa kokoelman tunnisteiden suosio esitetään ryhmittelemällä tunnisteet yhteen ja tuomalla useimmin käytetyt tunnisteet näkyiin suuremmalla ja tummemmalla tekstillä. Haremmin käytetyt tunnisteet esitetään astaaasti pienemmällä ja aaleammalla tekstillä. Aktiiteetin sisällä Tunniste-näkymässä näkyät aktiiteetin merkintöihin lisätyt tunnisteet. Huomautus: Voit lajitella näkymiä iimeisimpien muutosten, määräpäiän tai nimen perusteella. Näkymissä on käytettäissä seuraaat älilehdet: Taulukko 2. Aktiiteettien älilehdet Välilehti Aktiiteetit Kuaus Luettelo aktiiteeteista, jotka olet luonut tai joihin sinut on lisätty jäseneksi. Tämä on oletusälilehti. Jos aktiiteetti on aoinna, oit poistua siitä ja palata Omat aktiiteetit -näkymään napsauttamalla tätä älilehteä. 2 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

7 Taulukko 2. Aktiiteettien älilehdet (jatkoa) Välilehti Tehtäät Aktiiteettimallipohjat Viimeisimmät päiitykset Kuaus Luettelo kaikkien aktiiteettiesi aoimista tehtäämerkinnöistä, jotka on merkitty astuullesi. Tältä älilehdeltä näkee helposti kaikki projektin edellyttämät tehtäät. Luettelo aktiiteettien mallipohjista, jotka olet luonut tai jotka toiset jäsenet oat jakaneet sinulle. Aaa luettelon iimeisimmistä muutoksista, jotka aktiiteetteihin on tehty Omat aktiiteetit -näkymässä. Näkyiin tuleissa iimeisimmissä muutoksissa on seuraaia toimintoja: aktiiteetin aloittaminen merkinnän lisäys tehtäämerkinnän lisäys osan lisäys kommentin lisäys muokkaus, kopiointi, siirto tai poisto tallennus syöttömallina prioriteetin muutto jäsenten lisäys. Luettelossa ei näy päiityksiä, jotka on tehty organisaation aktiiteetteihin tai aktiiteetteihin, joiden prioriteettia on laskettu. Voit aata nykyiseen aktiiteettiin tehtyjen uusimpien muutosten luettelon napsauttamalla aktiiteetin naigointipalkin Viimeisimmät päiitykset -painiketta. Tuntuuko Aktiiteetit-soelluksen aloitussiu tyhjältä? Voit lisätä siulle sisältöä perustamalla aktiiteetin! Aloita alitsemalla taoite, esimerkiksi esityksen luonti, ian selittäminen tai tietyn aihepiirin tutkiminen. Luo aktiiteetti, jolla oit seurata taoitteen saauttamista. Voit sitten hahmottaa pakollisia tehtäiä, säilyttää aktiiteettiin liittyiä asiakirjoja kerätä ja koota saauttamiseen aadittaan työryhmän lisäämällä aktiiteettiin merkintöjä. Video: esimerkkejä kokousten, tiedostojen, aktiiteettien ja yhteisöjen käytöstä yhdessä Usein kysyttyjä Aktiiteetteja koskeia kysymyksiä Tämä ohjeaihe sisältää luettelon Aktiiteettien käyttäjien usein kysymistä kysymyksistä sekä lyhyet astaukset niihin. Mitä aktiiteetit ja yhteisöaktiiteetit oikein oat? Voiko normaaliaktiiteetin muuntaa yhteisöaktiiteetiksi? Mistä tiedän aktiiteetin lajin? Mitä tunnisteet oat, ja miten niitä käytetään? Mikä on mukautettu kenttä? Luku 1. Aktiiteetit 3

8 Mikä on merkintämallipohja? Mikä on aktiiteettimallipohja? Miksi merkintää ei oi etää ja pudottaa? Miten oin määrittää oman aktiiteetin rakenteen? Mikä on osa? Miksi Omat aktiiteetit -näkymä on tyhjä? Miten oin estää ei-toiottuja aktiiteetteja tukkimasta näkymiä? Pitäisikö aktiiteetti poistaa, merkitä almiiksi ai pitäisikö sen prioriteettia laskea? Miksi aktiiteetin jäsenen poisto ei onnistu? Aktiiteetin esittely Aktiiteetti on työtila, jossa projektin työntekijät oiat jakaa tietoa, tehtäiä ja resursseja, kuten tiedostoja, työkaluja ja Web-siuja. Mikä on yhteisöaktiiteetti? Yhteisöaktiiteetti luodaan yhteisöstä käsin, ja se on käytettäissä yhteisön Aktiiteetit-widget-objektissa tai Aktiiteetit-soelluksessa. Yhteisöaktiiteetin aulla oit helpottaa yhteistyötä ja yhteisen taoitteen saauttamista. Yhteisöaktiiteetit näkyät Aktiiteetit-näkymissä. Kun aaat yhteisöaktiiteetin, sen yhteisön, johon aktiiteetti kuuluu, tiedot näkyät naigointiruudun yhteisökortissa. Yhteisökortissa on linkkejä, joita napsauttamalla oit siirtyä Yhteisöt-soellukseen ja käsitellä aktiiteettiin liittyää yhteisöä. Voinko muuttaa taallisen aktiiteetin yhteisöaktiiteetiksi? Aktiiteetteja ei oi muuntaa automaattisesti. Toteuttamalla seuraaat aiheet oit kuitenkin aloittaa yhteisöaktiiteetin, joka sisältää suurimman osan taallisen aktiiteetin sisällöstä. 1. Tallenna taallinen aktiiteetti Aktiiteetit-soelluksessa aktiiteettimallipohjana. 2. Aloita yhteisössä uusi aktiiteetti. Valitse ensin uuden aktiiteetin lomakkeen Mallipohja-kohdan iereinen Valitse aktiiteettimallipohja -aihtoehto ja sitten edellisessä aiheessa luotu mallipohja. 3. Jotta aktiiteetin taallinen ja yhteisöersio eiät sekoittuisi keskenään, poista alkuperäinen aktiiteetti, jos sitä ei enää tarita, tai määritä aktiiteetin yhteisöersiolle toinen nimi. Huomautus: Alkuperäisen aktiiteetin jäseniä ei oi lisätä aktiiteetin yhteisöersioon. Yhteisöaktiiteetin jäsenluettelo määräytyy yhteisön jäsenluettelon perusteella. Voit myös määrittää normaaliaktiiteetin yhteiskäyttöön yhteisön kanssa. Kun aktiiteetti määritetään yhteiskäyttöön yhteisön kanssa, järjestelmä lisää kyseisen aktiiteetin sen yhteisön käytettäissä oleien aktiiteettien luetteloon, jonka kanssa aktiiteetti on määritetty yhteiskäyttöön. Mistä tiedän aktiiteetin lajin? Aktiiteetit-soelluksen Omat aktiiteetit -näkymässä näkyät sekä normaali- että yhteisöaktiiteetit. Yhteisöaktiiteettien otsikon ieressä näkyy Yhteisön aktiiteetti -teksti. Kun tarkastelet aktiiteettia, kyseessä on yhteisöaktiiteetti, jos naigointiruudun yläosassa on yhteisökortti. Muussa tapauksessa kyseessä on normaaliaktiiteetti. Tunnisteiden esittely Tunniste on aktiiteettiin tai merkintään liitettää yhden sanan pituinen termi. Kaikki lisätyt tunnisteet näkyät tunnistekokoelmassa. Tunnisteko- 4 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

9 koelma oidaan esittää joko luettelona tai joukkona. Voit noutaa luettelon samaa tunnistetta käyttäistä merkinnöistä tai aktiiteeteista napsauttamalla luetteloa. Mitä hyötyä tunnisteista on? Löydät lisäämäsi sisällön. Kun merkinnät tai aktiiteetit luokitellaan yhdellä käyttäjän määrittämällä sanalla, merkinnät ja aktiiteetit on helpompi löytää myöhemmin, koska tunniste lisätään tunnistekokoelmaan. Napsauttamalla tunnistekokoelman tunnistetta yksittäisessä aktiiteetissa tai Aktiiteetit-näkymässä oit noutaa tunnisteeseen linkitetyn merkinnän tai aktiiteetin. Löydät aiheeseen liittyää sisältöä. Kun napsautat tunnistekokoelman tunnistetta, järjestelmä tuo näkyiin tunnisteella merkitsemäsi merkinnän tai aktiiteetin lisäksi myös muita aiheeseen liittyiä aktiiteetteja ja merkintöjä. Näkyiin tulee kaikki samalla termillä tunnistettu sisältö, johon sinulla on pääsy. Tällä taoin tunnisteiden lisääminen helpottaa uuden ja mahdollisesti hyödyllisen tiedon etsintää. Suuntauksien tunnistaminen. Tunnisteiden lisääminen myös helpottaa päättelemään, minkä aiheiden parissa kollegasi työskenteleät, koska tunnistekokoelma korostaa suosituimmat tunnisteet. Tunnistejoukossa suosituimmat tunnisteet esitetään suurella, lihaoidulla fontilla. Tunnisteluettelossa puolestaan suosituimmat tunnisteet näkyät luettelon yläosassa. Niinpä ilkaisemalla tunnistekokoelmaa oi päätellä, mistä aiheista aktiiteettiesi jäsenet oat eniten kiinnostuneita. Mikä on mukautettu kenttä? Mukautetut kentät oat kenttiä, joita oi lisätä määrätynlaisen tiedon keräämiseksi. Järjestelmä tukee seuraaia kentän lajeja: Päiämäärä. Tallentaa päiämäärän aron. Voit syöttää päiämäärän kenttään tai alita päiämäärän kalenterista, joka tulee näkyiin kun kenttä on alittu. Henkilö. Tallentaa nimen. Kun alat kirjoittaa henkilön nimeä kenttään, järjestelmä tuo hakemistosta näkyiin luettelon nimiä. Voit alita henkilön luettelosta tai jatkaa henkilön nimen tai sähköpostiosoitteen kirjoittamista. Teksti. Tallentaa muotoilemattoman tekstin. Voit lisätä haluamasi määrän kenttiä, ja mukauttaa niitä muuttamalla kenttien nimiöitä. Oletusaroisesti jokainen merkintä nimentään kentän lajin mukaan. Esimerkiksi päiämääräkentän nimi on Päiämäärä. Voit muuttaa kentän nimiöitä kuastamaan tietoa, jonka haluat kerätä päiämääräkenttään, esimerkiksi asettamalla kentän nimeksi Määräaika. Voit luoda mukautetun merkinnän lisäämällä useita erilaisia mukautettuja kenttiä ja nimeämällä niitä uudestaan. Merkintämallipohjan esittely Merkintämallipohja on merkinnän prototyyppi. Koska merkintään oi lisätä mukautettuja kenttiä, sen oi myös tallentaa merkintämallipohjana, jolloin se on käytettäissä uudelleen. Aktiiteettimallipohjan esittely Aktiiteettimallipohja on aktiiteetin prototyyppi. Voit määrittää mallipohjaan toimet, yhteystiedot, resurssit ja työkalut, joita yhteisen prosessin toteutuksessa taritaan. Luodusta mallipohjasta oit luoda useita aktiiteetteja kuhunkin projektiin, jossa mallipohjan mukaista prosessia käytetään. Voit luoda mallipohjan yhteisöaktiiteetista ja yhteisöaktiiteetin mallipohjasta. Yhteisöaktiiteetin mallipohjaan ei kuitenkaan oi liittää jäsentietoja. Luku 1. Aktiiteetit 5

10 Miksi merkintää ei oi etää ja pudottaa? Käyttöoikeutesi eiät ehkä riitä merkinnän muokkaukseen. Voit siirtää ain merkintöjä, joita oit muokata. Omistajat oiat etää ja pudottaa kaikkia merkintöjä, kun taas tekijät oiat etää ja pudottaa ain itse luomiaan merkintöjä. Voit selittää nopeasti, riittäätkö käyttöoikeutesi merkinnän siirtämiseen, iemällä hiiren osoittimen merkinnän kohdalle. Jos oit siirtää merkintää, näkyiin tulee etokaha. Jos et oi siirtää merkintää, näkyiin ei tule mitään. Sellaisten kohtien tunnistamista, joihin merkinnän oi pudottaa, on helpotettu näyttämällä pudotusruutu kyseisissä kohdissa. Miten oin lisätä rakenteen aktiiteettiin? Käyttämällä aktiiteetin jäsennysnäkymää. Oletusaron mukaan näkymän rakenne on tasainen. Voit muodostaa rakenteen ryhmittämällä merkintöjä yhteen osiksi. Mikä on osa? Osa toimii aktiiteettimerkintäjoukon säilönä. Kun lisäät aktiiteettiin osia, muodostat aktiiteettiin rakenteen. Rakenteen ei taritse olla merkinnän säikeen tai merkinnän lisäyspäiämäärän määrittämä. Osien aulla oit ryhmittää merkinnät selkeäksi rakenteeksi, jota aktiiteetin muiden jäsenten on helppo tulkita. Aktiiteetteihin ei oi luoda monikerroksista hierarkiaa; osiin ei oi lisätä uusia osia. Miksi Omat aktiiteetit -näkymä on tyhjä? Omat aktiiteetit -näkymässä näytetään kaikki aktiiiset aktiiteetit, joihin sinulla on käyttöoikeus. Näkymä on tyhjä seuraaissa tapauksissa: Olet uusi käyttäjä. Näkymä on tyhjä, kunnes luot aktiiteetin tai joku toinen käyttäjä lisää sinut aktiiteettiin. Aktiiteettisi on merkitty almiiksi automaattisesti, koska et ollut käsitellyt niitä pitkään aikaan. Jos et ole uusi käyttäjä ja olet aiemmin osallistunut aktiiteetteihin mutta ne eiät näy Omat aktiiteetit -näkymässä, etsi aktiiteetteja Valmiit-näkymästä. Palelin merkitsee aktiiteetin oletusaroisesti almiiksi, jos sitä ei ole päiitetty 90 päiään. Jos aktiiteetti on merkitty aiheettomasti almiiksi, aktiiteetin omistaja oi palauttaa sen Omat aktiiteetit -näkymään. Jos et ole aktiiteetin omistaja, pyydä omistajaa palauttamaan aktiiteetti. (Voit selittää aktiiteetin omistajan aaamalla aktiiteetin Valmiit-näkymästä ja laajentamalla Jäsenet-osan.) Jos olet itse aktiiteetin omistaja, oit palauttaa aktiiteetin etsimällä sen Valmiit-näkymästä, laajentamalla aktiiteetin kuauksen napsauttamalla Lisää-painiketta ja napsauttamalla sitten Palauta-painiketta. Huomautus: Järjestelmän pääkäyttäjä oi muuttaa aikaäliä, jonka jälkeen aktiiteetit merkitään automaattisesti almiiksi. Jos et löydä tiettyä aiemmin käyttämääsi aktiiteettia Omat aktiiteetit -näkymästä, katso, löytyykö aktiiteetti Aktiiteetit (<Oma organisaatiosi>) -kohdan Aktiiinen-näkymästä (<Oma organisaatiosi> kuaa organisaatiosi nimeä). Organisaation aktiiteeteilla ei ole jäsenluetteloa. Ne oat kaikkien organisaatioosi kuuluien käyttäjien ja Aktiiteetit-palelimeen pääseien käyttäjien käytettäissä. Organisaation aktiiteetit eiät näy Omat aktiiteetit -näkymässä. Miten oin estää ei-toiottuja aktiiteetteja tukkimasta näkymiä? Yksi lähestymistapa on Omat aktiiteetit -näkymässä näytettäien aktiiteettien määrän supistaminen. Merkitse tehdyt aktiiteetit aina almiik- 6 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

11 Aktiiteetin esittely si. Näin poistat ne Omat Aktiiteetit -näkymästä. Voit myös laskea aktiiteetin prioriteettia. Aktiiteetit, joiden prioriteettia on laskettu, poistuat Omat aktiiteetit -näkymästä. Toinen lähestymistapa on aktiiteettien prioriteetin määrittäminen. Voit esimerkitä merkitä tärkeät aktiiteetit korkealla prioriteetilla. Korkealla prioriteetilla merkityt aktiiteetit lisätään Korkea prioriteetti -näkymään. Niinpä oit siirtyä suoraan Korkea prioriteetti -näkymään ja tarkastella tärkeimpien aktiiteettien edistymistä. Määritetyt prioriteettiasetukset oat yksityisiä. Asetusten määrittämät prioriteettinäkymät näkyät ainoastaan omassa ympäristössäsi. Toisin sanoen esimiehesi ei saa selille, että olet laskenut aktiiteetin prioriteettia. Pitäisikö aktiiteetti poistaa, merkitä almiiksi ai pitäisikö sen prioriteettia laskea? Poistaminen. Poista aktiiteetti ain siinä tapauksessa, että kukaan aktiiteetin jäsenistä ei enää taritse sitä. Poistettu aktiiteetti siirretään roskakorinäkymään. Voit palauttaa roskakorinäkymässä oleia aktiiteetteja siihen asti, kunnes roskakori tyhjennetään. Roskakorin tyhjennys on ajoitettu tehtää, jonka järjestelmän pääkäyttäjä määrittää. Voit poistaa ain omistamiasi aktiiteetteja. Valmiiksi merkitseminen. Kun olet saanut työprojektin kulkua seuraaan aktiiteetin tehtyä, merkitse se almiiksi. Valmiiksi merkitty aktiiteetti siirretään Valmis-näkymään. Voit aina katsoa esimerkkiä Valmis-näkymän almiiksi merkityistä aktiiteeteista, koska näkymää ei tyhjennetä. Voit merkitä almiiksi ain omistamiasi aktiiteetteja. Prioriteetin laskeminen. Jos et ole kiinnostunut tietystä aktiiteetista, oit estää sitä näkymästä päänäkymissä laskemalla sen prioriteettia. Aktiiteeteille määritetty prioriteetti on yksityinen asetus, joten muut käyttäjät eiät saa tietää, että olet laskenut aktiiteetin prioriteettia. Jäsenet oiat edelleen lähettää sinulle ilmoituksia tärkeistä merkinnöistä. Kaikki jäsenet roolista riippumatta oiat laskea aktiiteetin prioriteettia. Miksi aktiiteetin jäsenen poisto ei onnistu? Vain aktiiteetin tekijä tai omistaja oi poistaa jäsenen. Omistajat oiat poistaa minkä tahansa jäsenen. Tekijä oi poistaa ain lukijoita ja muita tekijöitä. Voit poistaa itsesi aktiiteetista ain, jos et ole aktiiteetin iimeinen jäljellä olea omistaja tai aktiiteetin liiketoimintaomistaja. Jos haluat poistaa itsesi aktiiteetista tällaisessa tapauksessa, aihda jonkin toisen jäsenen rooliksi Omistaja ja poista sitten itsesi aktiiteetista. Yhteisön aktiiteetissa oit muokata ain niitä jäsenluettelon jäseniä, jotka on lisätty yksitellen (eli muutoin kuin lisäämällä kaikki yhteisön jäsenet). Voit poistaa ain tekijöitä ja lukijoita. Jos käyttöoikeus perustuu siihen, että kaikille yhteisön jäsenille on myönnetty käyttöoikeus, jäsen on poistettaa yhteisöstä haluttaessa poistaa hänet aktiiteetista. Jos haluat poistaa jäsenen, laajenna Jäsenetluettelo, napsauta henkilön nimen ieressä oleaa poistokuaketta ja napsauta sitten OK-painiketta. Vaikka poistat jäsenen, muut jäsenet näkeät yhä kyseisen jäsenen luomat merkinnät ja aktiiteetin omistajat oiat muokata ja poistaa niitä. Aktiiteetit-soellus on Web-pohjainen yhteistyökalu, jonka aulla oit kerätä, järjestellä, jaella ja uudelleenkäyttää projektin taoitteeseen liittyiä töitä. Aktiiteetitsoelluksen aulla oit järjestää työryhmän työt projektitehtäien mukaan sen sijaan, että järjestäisit ne niiden toteutuksessa käytettäien työkalujen mukaan. Luku 1. Aktiiteetit 7

12 Aktiiteetin jäsenet toimiat keskinäisessä uoroaikutuksessa online-tilassa, jossa he oiat luoda, kerätä ja jakaa ideoita ja resursseja, jotka tukeat projektin taoitetta. Voit käyttää aktiiteetteja esimerkiksi seuraaien projektien seurannassa: myyntiprosessin iimeistely tärkeän kokouksen almistelu raportin kirjoitus asiakkaalle uuden työntekijän palkkaus. Aktiiteetti on tapa järjestää työt ja tehdä yhteistyötä muiden kanssa yhteisessä Web-tilassa. Voit aloittaa aktiiteetin yhdestä ideasta tai sähköpostiiestissä esitetystä aatteen poikasesta. Uusien jäsenten kutsuminen on helppoa, joten oit koota nopeasti ne henkilöt ja resurssit, joita taritset työn loppuun saattamisessa. Voit lähettää iestejä, jakaa tiedostoja ja linkkejä Web-siuille sekä luoda tehtäiä ja määrittää niille astuulliset henkilöt. Voit myös lisätä linkkejä muihin aktiiteetin sisältämiin aiheeseen liittyiin aktiiteetteihin. Yhteisöaktiiteetit Voi luoda yhteisöaktiiteetteja. Yhteisöaktiiteetti on Yhteisöt-soelluksessa luotu aktiiteetti. Yhteisöaktiiteetit sisältyät taallisiin Aktiiteetit-näkymiin. Lisäksi ne oidaan aata ja niitä oidaan muokata Aktiiteetit-soelluksella. Ainoa asia, joka erottaa yhteisöaktiiteetin muista aktiiteeteista, on sen jäsenluettelo. Voit luoda yhteisöaktiiteetin, jonka jäsenluettelo on täysin yhteisön jäsenluettelon mukainen tai jonka jäsenluettelossa on ain osa yhteisön jäsenistä. Yhteisöaktiiteetin jäsenluettelossa ei kuitenkaan oi olla sellaisia jäseniä, jotka eiät ole aktiiteetin omistaan yhteisön jäseniä. Aktiiteetit oat hyä keino tehostaa tiedonkulkua ja koordinointia työryhmissä. Kun jäsen lisää suunnitteluasiakirjan, kokouksen esityslistan tai laskentataulukon johonkin aktiiteettiin yhteiskäyttöä arten, kyseinen objekti on heti työryhmän kaikkien muiden jäsenten käytettäissä ja se sijoitetaan projektin kaikkien muiden resurssien joukkoon. Työryhmän jäsenet tietäät aina, että aktiiteetista he löytäät tietoa projektin uusimmista tapahtumista ja näkeät iimeisimmät lisääjät. Aktiiteetin aaus Voit käsitellä aktiiteetin merkintöjä ja jäseniä aaamalla aktiiteetin. Tietoja tästä tehtäästä Aktiiiset aktiiteettisi näkyät Omat aktiiteetit -näkymässä. Voit aata aktiiteetin ja tuoda sen merkinnät näkyiin seuraaasti: 1. Jos Omat aktiiteetit -näkymä ei ole aoinna, alitse naigointiruudussa Omat aktiiteetit -aihtoehto. Aktiiteetista käsin Omat aktiiteetit -aihtoehtoa ei näy naigointi-ikkunassa. Napsauta ensin Aktiiteetit-älilehteä. 8 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

13 2. Napsauta aktiiteetin otsikkoa. Jos et löydä haluamaasi aktiiteettia näkyissä olealta siulta, selaa aktiiteetteja napsauttamalla luettelon alareunassa oleaa Seuraaa-painiketta. Vaihtoehtoisesti oit nostaa siulla näkyien aktiiteettien määrää (enimmäismäärä on 100) napsauttamalla aktiiteettiluettelon alareunassa oleaa lukua. Voit suodattaa luettelon laajentamalla Tunnisteet-kohdan ja alitsemalla sitten aktiiteetille määritetyn tunnisteen. Vihje: Voit määrittää usein käytetyille aktiiteeteille korkean prioriteetin, jolloin ne on helpompi löytää. Jos haluat tarkastella ain tärkeiksi määritettyjä aktiiteetteja, oit aata Priorisoidut aktiiteetit > Korkea prioriteetti -näkymän. Aiheeseen liittyiä tehtäiä: Aktiiteettien priorisointi siulla 44 Kun priorisoit aktiiteetit, löydät helposti itsellesi tärkeimmät aktiiteetit. Aktiiteetin luonti työryhmän projektin organisointia arten Luomalla aktiiteetin määrität työtilan, jossa projektiin osallistuat henkilöt oiat jakaa tietoja, osoittaa tehtäiä ja jakaa resursseja, kuten työkaluja, Web-siustoja ja tiedostoja. Tietoja tästä tehtäästä Aktiiteetin luonti sujuu helposti: napsauta ain painiketta ja täytä lomake. Mikään kenttä ei ole pakollinen. Voit lisätä tai muuttaa tietoja myöhemmin muokkaamalla aktiiteettia. Aktiiteetin luontiin ei tarita erityiskäyttöoikeuksia. Jos oit käyttää Aktiiteetitpalelinta, oit luoda aktiiteetin. Tätä toimintoa ei oi käyttää yhteisöaktiiteetin luomiseen. Voit luoda yhteisöaktiiteetin ain Yhteisöt-ominaisuudella. Lisätietoja on Yhteisöt-soelluksen ohjeen kohdassa Yhteisöaktiiteetin luonti. 1. Valitse Omat aktiiteetit-näkymässä Aloita aktiiteetti -aihtoehto. Jos näkymässä on aoinna olea aktiiteetti, naigointiruudussa ei näy Aloita uusi aktiiteetti -painiketta. Poistu ensin aoimesta aktiiteetista alitsemalla Aktiiteetit-älilehti. Luku 1. Aktiiteetit 9

14 2. Kirjoita Nimi-kenttään aktiiteetin tarkoitusta kuaaa lyhyt nimi, kuten projektin nimi. Aktiiteetin nimi näkyy aktiiteetin jäseniksi lisättäille henkilöille lähetettään ilmoituksen aiheriillä. Jos et anna nimeä, järjestelmä määrittää aktiiteetin nimeksi Nimetön. Voit nimetä aktiiteetin myöhemmin muokkaamalla sitä. 3. Aseta seuraaat käyttöoikeudet alitsemalla aihtoehto Salli organisaation ulkopuolisten käyttäjien liittyä tämän aktiiteetin jäseniksi tai poistamalla sen alinta: Valitsemalla tämän aihtoehdon oit ottaa mukaan omaan organisaatioosi kuuluia jäseniä tai organisaatiosi ulkopuolisia ieraskäyttäjiä. Ulkoisia jäseniä salliat aktiiteetit oidaan määrittää yhteiskäyttöön sellaisten yhteisöjen kanssa, jotka salliat ulkoiset tai sisäiset jäsenet. Voit myöhemmin poistaa tämän käyttöoikeuden alinnan ja estää organisaation ulkopuolisten jäsenten lisäyksen aktiiteettiin ain, jos aktiiteetissa ei ole organisaation ulkopuolisia jäseniä. Ulkoisen aktiiteetin tunnistaa aktiiteetin otsikon ieressä oleasta Ulkoinen-kuakkeesta. Älä alitse tätä aihtoehtoa, jos haluat sisällyttää ain organisaatioosi kuuluia jäseniä. Aktiiteetit, jotka eiät salli ulkoisia jäseniä, oidaan määrittää yhteiskäyttöön ain sellaisten yhteisöjen kanssa, jotka eiät salli ulkoisia jäseniä. Et oi myöhemmin sallia ulkoista jäsenyyttä sisäiseen aktiiteettiin. 4. Kirjoita Tunnisteet-kenttään haluamasi tunnistesanat. Kun alat kirjoittaa tunnistetta, näkyiin tulee luettelo tunnistekokoelman astaaista tunnisteista. Voit lisätä tunnisteen napsauttamalla sitä. Jos haluat lisätä tunnisteen, jota ei ole luettelossa, kirjoita tunniste. Käytä tunnisteiden erotinmerkkinä pilkkua. Tunniste on yhden sanan pituinen nimiö tai aainsana, joka liitetään aktiiteettiin sen luokittelua arten. Kun tallennat aktiiteetin, järjestelmä lisää tunnisteen tunnistekokoelmaan. Myöhemmin oit hakea aktiiteetin tunnisteen aulla napsauttamalla tunnistetta tunnistekokoelmassa. Tulosluettelossa näkyy aktiiteetin lisäksi myös muita astaailla tunnisteilla merkittyjä aktiiteetteja, jolloin samankaltaisen sisällön löytäminen on helppoa. Huomioi, että tunnistekokoelma muodostuu sinun ja kollegoidesi luomista tunnisteista. Jos kukaan ei ole ielä luonut tunnisteita, tunniste-ehdotuksia ei tule näkyiin, kun kirjoitat tähän kenttään. 5. Voit lisätä aktiiteettiin jäseniä alitsemalla aihtoehdon Henkilö, Ryhmä tai Yhteisö aattaasta Jäsenet-luettelosta. Huomautus: Ryhmäominaisuus on käytettäissä pyydettäessä. Lisätietoja saat organisaation pääkäyttäjältä. Jos haluat määrittää jäsenelle jonkin muun roolin kuin Tekijä-oletusroolin, napsauta Tekijä-kentän ieressä oleaa alanuolipainiketta ja alitse sitten aihtoehto Omistaja tai Lukija. Käyttöoikeustasoasetusten määritelmät oat seuraaat: Tekijä: Voi tarkastella sisältöä ja lisätä merkintöjä. Omistaja: Voi lisätä sisältöä sekä tarkastella ja muokata kaikkia merkintöjä. Järjestelmä lisää aktiiteetin laatijan automaattisesti sen liiketoimintaomistajaksi. Jokaisella aktiiteetilla on oltaa yksi liiketoimintaomistaja. Liiketoimintaomistajuus oidaan siirtää toiselle jäsenelle. Lukija: Ei oi osallistua aktiiteetin toimintaan, käyttö on rajoitettu sisällön tarkasteluun. Ala kirjoittaa henkilön nimeä, sähköpostiosoitetta, ryhmää tai yhteisöä toiseen kenttään. Kun alat kirjoittaa nimeä, näkyiin tulee luettelo organisaatioosi kuuluista astaaista nimistä. Voit lisätä henkilön, ryhmän tai yhteisön napsauttamalla luettelossa oleaa nimeä. Voit aihtoehtoisesti hakea tiettyä ryhmää alit- 10 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

15 semalla Selaa ryhmiä -aihtoehdon ja kirjoittamalla sen jälkeen ryhmän aainsanan ja alitsemalla Etsi ryhmiä. Napsauta haluamaasi ryhmää ja alitse Lisää. Jos ryhmä sisältää sisäkkäisiä ryhmiä, oit joko lisätä pääryhmän tai alita sisäkkäisen ryhmän. Ryhmäalitsimen yllä olean paikallistamistoiminnon aulla oit aihtaa sisäkkäisten ryhmien tasojen älillä. Huomautus: Jos kirjoitat sellaisen henkilön sähköpostiosoitteen, jolla ei ole LotusLie-tiliä tai jolla on tili, mutta joka ei ole samassa organisaatiossa, henkilö on lisättää napsauttamalla plusmerkkikuaketta. Jos henkilöllä ei ole LotusLie-tiliä, sinua pyydetään lähettämään kyseiselle henkilölle ieraskäyttäjäkutsu, kun olet tallentanut aktiiteetin. Vieraileien käyttäjien on hyäksyttää kutsu oidakseen käyttää aktiiteetteja, joihin heidät on lisätty jäseninä. Voit lisätä muita jäseniä toistamalla tämän aiheen. 6. Lisää Aktiiteetin taoite -kenttään aktiiteetin kuaus. Kirjoita lyhyt kuaus aktiiteetin taoitteista, sen kohdeyleisöstä tai sisällöstä, jota haluat jäsenten lisäään aktiiteettiin. Anna niin tarkat tiedot taoitteesta, että jäsenet erottaan aktiiteetin muista aktiiteeteista, joilla on samankaltainen nimi. Tämän kentän tekstistä oi tehdä hakuja ja se näkyy ilmoitusiesteissä, jotka jäsenet saaat, kun heidät on kutsuttu aktiiteettiin. 7. Lisää Määräpäiä-kenttään päiämäärä, johon mennessä tämän aktiiteetin on oltaa almis. Kirjoita päiämäärä tai alitse se kalenterista napsauttamalla kenttää. 8. Voit luoda aktiiteetin mallipohjasta toimimalla seuraaasti. Mallipohjaan on määritetty toimet, joita tietyn työn tekeminen almiiksi edellyttää. Patenttimallipohjaan on oitu esimerkiksi määrittää almiiksi linkit niihin tiedostoihin, tietokantoihin, työkaluihin ja Web-siustoihin, joita patenttia hakea keksijä taritsee. Lisäksi mallipohjassa oi olla tehtäämerkintöjen luettelo patenttihakemusprosessin toimista, joita keksijän on suoritettaa. a. Valitse Valitse aktiiteettimallipohja -aihtoehto ja alitse sitten mallipohja luettelosta. Jos haluat lyhentää luetteloa, oit kirjoittaa mallipohjan nimen.ulkoisia mallipohjia ei oi käyttää sisäisissä aktiiteeteissa. Kun alitset mallipohjan, sen kuaus tulee näkyiin. Jos et halua käyttää mitään mallipohjaa, alitse luettelosta Ei mitään -aihtoehto. b. Jos haluat lisätä jäsenluetteloon mallipohjaan määritetyt jäsenet, alitse aihtoehto Käytä mallipohjan jäseniä. 9. Viimeistele aktiiteetin luonti alitsemalla Tallenna-aihtoehto. Kun aktiiteetti on luotu, palelin lähettää jäseneksi lisäämillesi henkilöille aktiiteetista kertoan sähköpostiiestin tai ilmoituksen Oma aloitusnäkymä -ominaisuuden Päiitykset-älilehteen. Luku 1. Aktiiteetit 11

16 Seuraaat toimet Voit nyt lisätä aktiiteettiin merkintöjä. Aiheeseen liittyiä tehtäiä: Aktiiteetin luonti mallipohjasta siulla 55 Jos haluamaasi taoitetta arten on luotu mallipohja, oit luoda sen perusteella aktiiteetin. Oikean mallipohjan aulla oit nopeuttaa ja tehostaa työryhmän projektin aloitusta. Tehtäien seuranta tehtäämerkintöjen aulla Tehtäämerkintöjen aulla oit seurata tehtäiä, joiden almistumista tietyn työryhmälle määritetyn projektitaoitteen saauttaminen edellyttää. Voit määrittää tehtäiä työryhmääsi kuuluille henkilöille tai jättää tehtäien astuuhenkilöt määrittämättä. Voit myös määrittää tehtäille määräpäiän. Lisätietoja on kohdassa Tehtäämerkinnän lisäys. Kussakin aktiiteetissa on Tehtäät-näkymä, jossa kyseisessä aktiiteetissa luodut tehtäämerkinnät näkyät eriteltyinä. Näkymässä on luettelo tehtäien määrityksistä, määräpäiistä ja almistumistiedoista. Aktiiteetit-soelluksen Tehtäät-luettelo-älilehti noutaa tehtäämerkintöjen tietoja kaikista aktiiteeteista, joissa olet jäsenenä. Voit tarkastella tehtäiä seuraailla taoilla: Omat tehtäät Luettelee kaikki sinulle määritetyt tai luomasi tehtäät. Valmiit tehtäät Luettelee kaikki almiit tehtäät. Tämä luettelo sisältää luomasi tehtäät, sinulle määritetyt tehtäät ja muiden käyttäjien luomat tai muille käyttäjille määritetyt tehtäät. Keskeneräiset tehtäät Luettelee kaikki keskeneräiset tehtäät. Tämä luettelo sisältää luomasi tehtäät, sinulle määritetyt tehtäät ja muiden käyttäjien luomat tai muille käyttäjille määritetyt tehtäät. 12 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

17 Tehtäämerkinnän lisäys Voit lisätä aktiiteettiin tehtäämerkintöjä ja määrittää niitä aktiiteetin jäsenten astuulle. Tietoja tästä tehtäästä Tehtäämerkintä astaa tehtäää, joka on toteutettaa. Voit määrittää tehtäämerkinnän aktiiteetin yksittäisen jäsenen astuulle ja alita tehtään määräpäiän. Voit tarkastella kaikkia aktiiteetin tehtäämerkintöjä Tehtäät-näkymässä. Huomautus: Kun luot tai muokkaat tehtäämerkintää, järjestelmä tallentaa tekemäsi muutokset iiden minuutin älein automaattisesti, ellei pääkäyttäjä ole muuttanut tallennusäliä. Jos jätät tehtäämerkinnän tallentamattomaan tilaan, kun kirjaudut ulos Aktiiteetit-soelluksesta, seuraaan sisäänkirjauksen yhteydessä jokaisen siun yläreunassa näkyy ilmoitus, joka muistuttaa tallentamattomasta merkinnästä. Voit aata tehtäämerkinnän ja jatkaa sen käsittelyä napsauttamalla kyseisen ilmoitussanoman Näytä-painiketta tai poistaa tehtäämerkinnän napsauttamalla Hylkää-painiketta. Voit lisätä tehtäämerkinnän seuraaasti: 1. Aaa aktiiteetti. 2. Tee jokin seuraaista toimista: Jos haluat lisätä tehtäämerkinnän suoraan aktiiteettiin, napsauta Lisää tehtää -painiketta. Jos haluat lisätä tehtäämerkinnän astauksena toiseen merkintään, aaa kyseinen merkintä ja napsauta sitten Lisää tehtää -painiketta. 3. Kirjoita lyhyt tehtään kuaus Tehtää-kenttään. Järjestelmä käyttää tätä tehtään kuausta merkinnän yksilöiänä tekstinimiönä, joka näkyy kaikissa näkymissä, joissa merkintä on näkyissä. Jos haluat lisätä linkkejä LotusLie-tiedostoihin, liitteitä, kirjanmerkkejä tai mukautettuja kenttiä, nimetä tehtäästä astaaan henkilön tai määrittää tehtään määräpäiän, alitse Lisäasetukset-aihtoehto. 4. Oletussuorittaja on Kuka tahansa (yhteinen). Tämä merkitsee sitä, että kuka tahansa aktiiteetin jäsen oi suorittaa tehtään ja merkitä sen almiiksi. Jos haluat osoittaa tehtään tietylle henkilölle, napsauta Valitse henkilö -painiketta ja tee sitten jokin seuraaista toimista: Vakioaktiiteetti: Jos haluat osoittaa tehtäämerkinnän tietylle henkilölle, alitse ensin Yksittäiset aktiiteetin jäsenet -aihtoehto ja alitse sitten henkilön nimi luettelosta. Voit etsiä henkilöitä ierittämällä aakkosellista nimiluetteloa tai kirjoittamalla henkilön nimen Suodata luettelo kirjoittamalla -kenttään. Jos aktiiteetti on määritetty yhteiskäyttöön yhteisön kanssa, oit osoittaa tehtään yhteisön jäsenelle alitsemalla ensin aihtoehdot Yhteisö: <yhteisön_nimi>, jossa <yhteisön_nimi> on yhteisön nimi, ja alitsemalla sitten henkilön nimen luettelosta. Yhteisön aktiiteetti, johon kaikki yhteisön jäsenet on lisätty: Valitse henkilön nimi luettelosta. Voit etsiä henkilöitä ierittämällä aakkosellista nimiluetteloa tai kirjoittamalla henkilön nimen Suodata luettelo kirjoittamalla -kenttään. Luku 1. Aktiiteetit 13

18 Jos aktiiteetissa on yli 500 jäsentä, oit näyttää lisää nimiä napsauttamalla Seuraaa-painiketta. Huomautus: Suodatin etsii ain nykyisellä siulla oleat nimet. Jos siuja on useita, napsauta Seuraaa-painiketta toistuasti, kunnes tulet siulle, jolla oleat nimet oat samalla aakkosten alueella kuin etsimäsi nimi. Kirjoita etsimäsi nimi Suodatin-ruutuun. Yhteisön aktiiteetti, johon on lisätty ain osa yhteisön jäsenistä: Valitse ensin Yksittäiset aktiiteetin jäsenet -aihtoehto ja alitse sitten henkilön nimi luettelosta. Voit etsiä henkilöitä ierittämällä aakkosellista nimiluetteloa tai kirjoittamalla henkilön nimen Suodata luettelo kirjoittamalla -kenttään. Jos aktiiteetissa on yli 500 jäsentä, oit näyttää lisää nimiä napsauttamalla Seuraaa-painiketta. Huomautus: Suodatin etsii ain nykyisellä siulla oleat nimet. Jos siuja on useita, napsauta Seuraaa-painiketta toistuasti, kunnes tulet siulle, jolla oleat nimet oat samalla aakkosten alueella kuin etsimäsi nimi. Kirjoita etsimäsi nimi Suodatin-ruutuun. Napsauttamalla Määritä uudelle jäsenelle -painiketta oit osoittaa tehtäämerkinnän henkilölle, joka ei ole yhteisön aktiiteetin erikseen määritetty jäsen. Valitse rooli, jonka haluat määrittää lisättäälle jäsenelle, ja ala sitten kirjoittaa henkilön nimeä tai sähköpostiosoitetta toiseen kenttään. Kun alat kirjoittaa nimeä, näkyiin tulee luettelo astaaista nimistä. Voit lisätä henkilön napsauttamalla ensin luettelossa oleaa nimeä ja sitten Tallenna-painiketta. Kun tehtäämerkintä osoitetaan käyttäjälle, joka ei ole yhteisön jäsen, järjestelmä lisää kyseisen henkilön automaattisesti yhteisön erikseen määritetyksi jäseneksi. Voit osoittaa tehtäämerkinnän yhteisön omistajalle alitsemalla ensin aihtoehdot <yhteisön_nimi> (yhteisön omistajat), jossa <yhteisön_nimi> on yhteisön nimi, ja alitsemalla sitten omistajan nimen luettelosta. Voit osoittaa tehtäämerkinnän sekä yhteisön omistajille että yksittäisille jäsenille alitsemalla ensin omistajien nimet <yhteisön_nimi> (yhteisön omistajat) -luettelosta, jossa <yhteisön_nimi> on yhteisön nimi, ja alitsemalla sitten yksittäiset nimet Yksittäiset aktiiteetin jäsenet -luettelosta. Ohjelma muistaa alintasi, kun siirryt luettelosta toiseen. 5. Lisää Määräpäiä-kenttään päiämäärä, johon mennessä tehtään on almistuttaa. Kirjoita päiämäärä tai alitse se kalenterista. 6. Voit lisätä merkintään sisältöä napsauttamalla seuraaia linkkejä: 14 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

19 Lisää tiedosto > Liitä tiedosto Lisää merkintään tiedoston. Voit etsiä tiedoston napsauttamalla kentän ieressä oleaa Selaa-painiketta. Huomautus: Liitetiedostojen enimmäiskoko on oletusaron mukaan 10 Mt, mutta pääkäyttäjä oi muuttaa aroa. Lisää tiedosto > Linkki tiedostoon Lisää Tiedostot-soellukseen tallennettuun tiedostoon osoittaan linkin. a. Valitse yhteiskäyttöön määritettään tiedoston laji ikkunan asemmassa reunassa näkyistä aihtoehdoista. Taulukko 3. Tiedostojen yhteiskäyttöasetukset Asetus Viimeisimmät tiedostot Kiinnitetyt tiedostot Omat tiedostot Yhteiskäytössä kanssasi Muiden henkilöiden tiedostot Kiinnitetyt kansiot Omat kansiot Yhteiskansiot Kuaus Viimeisimmät Tiedostot-soellukseen siirretyt tiedostot. Tiedostot-soelluksessa priorisoiduiksi merkityt tiedostot. Tiedostot-soellukseen siirretyt tiedostot. Sinun kanssasi Tiedostot-soelluksesta yhteiskäyttöön määritetyt tiedostot. Tiedostot, jotka muut henkilöt oat määrittäneet yhteiskäyttöön kanssasi Tiedostot-soelluksesta. Tiedostot-soelluksessa priorisoiduiksi merkittyjen kansioiden tiedostot. Henkilökohtaisten kansioiden tiedostot Tiedostot-soelluksessa. Yhteiskansioiden tiedostot Tiedostotsoelluksessa. b. Valitse tiedosto tai tiedostot näkyiin tuleasta luettelosta ja napsauta OK-painiketta. Lisää tiedosto > Linkki kansioon Lisää Tiedostot-soellukseen tallennettuun kansioon osoittaan linkin. a. Valitse yhteiskäyttöön määritettään kansion laji ikkunan asemmassa reunassa näkyistä asetuksista. Taulukko 4. Kansioiden yhteiskäyttöasetukset Asetus Viimeisimmät kansiot Omat kansiot Sinulle yhteiskäyttöön määritetyt kansiot <Oman organisaation> kansio Kuaus Uusimmat Tiedostot-soellukseen siirretyt kansiot. Kansiot, jotka omistat Tiedostotsoelluksessa. Tiedostot-soelluksesta kanssasi yhteiskäyttöön määritetyt kansiot. Tiedostot-soelluksen kansiot oat kaikkien organisaation jäsenten nähtäissä. b. Valitse kansio tai kansiot näkyiin tuleasta luettelosta ja napsauta OK-painiketta. Luku 1. Aktiiteetit 15

20 Lisää kirjanmerkki Lisää merkintään Web-osoitteen. Kirjoita Web-siun otsikko Kirjanmerkin otsikko -kenttään ja kopioi Web-osoite kenttään, jonka alussa on merkkijono Lisää mukautetut kentät > Päiämääräkenttä Lisää merkintään Päiämäärä-kentän. Kun tyhjää kenttää napsautetaan, näkyiin tulee kalenteriohjausobjekti. Voit joko kirjoittaa päiämäärän kenttään tai alita päiämäärän kalenteriohjausobjektista. Lisää mukautetut kentät > Henkilökenttä Lisää merkintään Henkilö-kentän. Kun kirjoitat nimen kenttään, näkyiin tulee hakemiston nimiluettelo. Voit alita nimen luettelosta tai kirjoittaa henkilön koko nimen tai sähköpostiosoitteen. Lisää mukautetut kentät > Tekstikenttä Lisää merkintään Teksti-kentän. Voit lisätä haluamasi määrän eri lajin kenttiä ja oit lisätä useita saman lajin kenttiä. Jos haluat poistaa lisätyn kentän, napsauta sen ieressä oleaa X-painiketta. 7. Valinnainen: Voit nimetä lisätyn kentän uudelleen napsauttamalla sen otsikkoa. Kun lisäät merkintään tiedoston, kirjanmerkin tai mukautetun kentän, oit muuttaa kentän oletusnimen sen tarkoitusta paremmin astaaaksi. Jos esimerkiksi määrität tehtäämerkinnän aulla, että haluat jonkun tarkistaan tiedoston, oit liittää tehtäämerkintään tiedoston ja muuttaa tiedostoliitoskentän nimeksi Tarkistettaa asiakirja. Lisäksi oisit lisätä merkintään Muutoksetkentän, jota käytetään tiedostoon tehtäien päiitysten seurannassa. 8. Kirjoita merkinnän kuaus tai lisää merkinnän sisältö Kuaus-kenttään. Voit muotoilla lisättyä tekstiä työkaluriin painikkeilla. 9. Kirjoita Tunnisteet-kenttään haluamasi tunnistesanat. Kun alat kirjoittaa tunnistetta, näkyiin tulee luettelo tunnistekokoelman astaaista tunnisteista. Voit lisätä tunnisteen napsauttamalla sitä. Jos haluat lisätä tunnisteen, jota ei ole luettelossa, kirjoita tunniste. Käytä tunnisteiden erotinmerkkinä pilkkua. Tunniste on yhden sanan pituinen nimiö tai aainsana, joka liitetään merkintään sen luokittelua arten. Kun merkintä on tallennettu, ohjelma lisää tunnisteen aktiiteetin tunnistekokoelmaan. Myöhemmin oit etsiä merkinnän tunnisteen aulla napsauttamalla tunnistetta tunnistekokoelmassa. Tulosluettelossa näkyy merkinnän lisäksi myös muita astaailla tunnisteilla merkittyjä merkintöjä, jolloin samankaltaisen sisällön löytäminen on helppoa. Ota huomioon, että tunnistekokoelma koostuu sinun ja kollegojesi luomista tunnisteista. Jos kukaan ei ole ielä luonut tunnisteita, tähän kenttään kirjoitettaessa ei tule näkyiin astaaien tunnisteiden luetteloa. 10. Voit lisätä merkinnän aktiiteetin tiettyyn osaan napsauttamalla Osa-kentän ieressä oleaa alanuolta ja alitsemalla osan luettelosta. 11. Jos haluat piilottaa merkinnän muilta jäseniltä, alitse Merkitse tämä merkintä yksityiseksi -aihtoehto. 12. Jos haluat ilmoittaa aktiiteetin jäsenille tästä merkinnästä, toimi seuraaasti: a. Valitse Ilmoita käyttäjille tästä merkinnästä -aihtoehto. b. Tee jokin seuraaista toimista: Vakioaktiiteetti: Jos haluat lähettää ilmoituksen kaikille, alitse Kaikki tämän aktiiteetin yksittäiset jäsenet -alintaruutu. 16 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

21 Tätä aihtoehtoa käytettäessä ryhmien tai yhteisöjen jäsenille ei lähetetä ilmoitusta. Huomautus: Ryhmäominaisuus on käytettäissä pyydettäessä. Lisätietoja saat organisaation pääkäyttäjältä. Jos haluat lähettää ilmoituksen ain tietyille henkilöille, alitse aihtoehto Yksittäiset aktiiteetin jäsenet ja alitse sitten niiden yksittäisten jäsenten nimien iereiset alintaruudut, joille haluat lähettää ilmoituksen. Voit etsiä henkilöitä ierittämällä aakkosellista nimiluetteloa tai kirjoittamalla henkilön nimen Suodata luettelo kirjoittamalla -kenttään. Jos aktiiteetti on määritetty yhteiskäyttöön yhteisön kanssa, oit lähettää ilmoituksen ain osalle yhteisön jäsenistä alitsemalla ensin aihtoehdot Yhteisö: <yhteisön_nimi>, jossa <yhteisön_nimi> on yhteisön nimi, ja alitsemalla sitten niiden jäsenten nimien iereiset alintaruudut, joille haluat lähettää ilmoituksen. Yhteisön aktiiteetti, johon kaikki yhteisön jäsenet on lisätty: Valitse niiden yksittäisten jäsenten nimien iereiset alintaruudut, joille haluat lähettää ilmoituksen. Voit etsiä henkilöitä ierittämällä aakkosellista nimiluetteloa tai kirjoittamalla henkilön nimen Suodata luettelo kirjoittamalla -kenttään. Jos aktiiteetissa on yli 500 jäsentä, oit näyttää lisää nimiä napsauttamalla Seuraaa-painiketta. Huomautus: Suodatin etsii ain nykyisellä siulla oleat nimet. Jos siuja on useita, napsauta Seuraaa-painiketta toistuasti, kunnes tulet siulle, jolla oleat nimet oat samalla aakkosten alueella kuin etsimäsi nimi. Kirjoita etsimäsi nimi Suodatin-ruutuun. Yhteisön aktiiteetti, johon on lisätty ain osa yhteisön jäsenistä: Jos haluat lähettää ilmoituksen ain osalle yhteisön jäsenistä, alitse aihtoehto Yksittäiset aktiiteetin jäsenet ja alitse sitten niiden yksittäisten jäsenten nimien iereiset alintaruudut, joille haluat lähettää ilmoituksen. Voit etsiä henkilöitä ierittämällä aakkosellista nimiluetteloa tai kirjoittamalla henkilön nimen Suodata luettelo kirjoittamalla -kenttään. Jos aktiiteetissa on yli 500 jäsentä, oit näyttää lisää nimiä napsauttamalla Seuraaa-painiketta. Huomautus: Suodatin etsii ain nykyisellä siulla oleat nimet. Jos siuja on useita, napsauta Seuraaa-painiketta toistuasti, kunnes tulet siulle, jolla oleat nimet oat samalla aakkosten alueella kuin etsimäsi nimi. Kirjoita etsimäsi nimi Suodatin-ruutuun. Voit lähettää ilmoituksen ain yhteisön omistajille alitsemalla aihtoehdot <yhteisön_nimi> (yhteisön omistajat), jossa <yhteisön_nimi> on yhteisön nimi. Voit lähettää ilmoituksen sekä yhteisön omistajille että yksittäisille jäsenille alitsemalla ensin omistajien nimet <yhteisön_nimi> (yhteisön omistajat) -luettelosta, jossa <yhteisön_nimi> on yhteisön nimi, ja alitsemalla sitten yksittäiset nimet Yksittäiset aktiiteetin jäsenet -luettelosta. Ohjelma muistaa alintasi, kun siirryt luettelosta toiseen. c. Jos haluat lisätä kommentin, joka näkyy jäsenille lähetettäässä ilmoituksessa, lisää kommentti Ilmoitussanoma -kenttään. Luku 1. Aktiiteetit 17

22 Merkinnän esittely Ilmoitussanoma osoittaa oletusaroisesti, että haluat ilmoittaa jäsenelle kyseisestä merkinnästä. 13. Napsauta Tallenna-painiketta. 14. Tee jompikumpi seuraaista toimista: Jos haluat luoda toisen tehtään, kirjoita sen nimi Tehtää-kenttään. Jos et halua luoda enempää tehtäiä, napsauta Peruuta-painiketta. Aktiiteettimerkintä on aktiiteettiin lisättään sisällön yksikkö. Merkinnät oiat koostua tekstistä, tiedostoista tai kirjanmerkeistä. Voit myös lisätä tehtäämerkintöjä ja itse määrittämiäsi mukautettuja merkintälajeja. Kaikissa merkinnöissä on otsikko ja tietty sisältö. Voit lisätä merkintään myös alinnaisen tekstikuauksen ja tunnisteita. Kuauksen tekstiä ja tunnisteita oi hakea, joten oit etsiä merkinnän myöhemmin niiden aulla. Oletusaron mukaan aktiiteetin merkinnät on jaettu kaikille aktiiteetin jäsenille. Voit piilottaa merkinnän muilta jäseniltä merkitsemällä sen yksityiseksi. Voit lisätä aktiiteettiin seuraaien lajien merkintöjä: Merkintälaji Vakio Tehtää Kuaus Voit lisätä muotoiltua tekstiä sisältään iestin, LotusLie-tiedostoihin tallennettuihin tiedostoihin osoittaia linkkejä, liitetiedostoja sekä Web-siuihin iittaaia kirjanmerkkejä. Voit myös luoda nimi-, teksti- ja päiämääräkenttiä lisäämällä merkintään mukautettuja kenttiä. Linkkien, liitteiden, kirjanmerkkien tai uusien kenttien lisäämisen jälkeen oit muuttaa kentän nimiötä kuastamaan paremmin kenttien, tiedostoliitteiden tai kirjanmerkkien sisältämää tietoa. Aktiiteettiin luotaa tehtää. Voit määrittää määräpäiän ja osoittaa merkinnän tietyn aktiiteetin jäsenen astuulle. Kun tehtään on suoritettu, oit merkitä sen almiiksi alitsemalla tehtään alintaruudun. Voit lisätä tehtäiin taallisten merkintöjen tapaan linkkejä LotusLie-tiedostoihin, liitetiedostoja sekä Web-siuihin iittaaia kirjanmerkkejä. Voit myös luoda nimi-, teksti- ja päiämääräkenttiä lisäämällä tehtäään mukautettuja kenttiä. Kun olet lisännyt linkit, liitteet, kirjanmerkit ja uudet kentät, oit muuttaa kenttien nimiöitä. 18 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

23 Merkintälaji Mukautettu Kommentti Aiheeseen liittyä aktiiteetti Kuaus Merkintämallipohjasta luotu merkintä. Merkintämallipohja on merkinnän prototyyppi. Jos luot merkinnän, jota haluat käyttää uudelleen, oit tallentaa sen merkintämallipohjana ja käyttää mallipohjaa, kun seuraaan kerran luot merkintöjä. Jos esimerkiksi käytät aktiiteettia ryhmän jäsenten tilanneraporttien keräämiseksi, oit luoda akiomerkinnän ja lisätä siihen uusia kenttiä, joihin kerätään jäsenten nimet, tilanneraporttien päiämäärät tai muuta tietoa. Voit sitten tallentaa akiomerkinnän uutena merkintämallipohjana ja antaa sille nimeksi Tilanneraportti. Kun mallipohja on tallennettu ja aktiiteetin jäsenet luoat merkinnän tilannetietojen keräämiseksi, jäsenet oiat alita Tilanneraportti-nimisen merkintämallipohjan luotaien merkintälajien luettelosta. Mukautettuja merkintöjä oi luoda ja käyttää uudelleen ain yhden aktiiteetin sisällä. Voit lisätä nopeasti kommentin aktiiteettiin luomalla akiomerkinnän ja lisäämällä kommentin Otsikko-kenttään. Voit myös lisätä kommentin astauksena johonkin toiseen merkintään. Kun luot kommentin astauksena merkintään, oit lisätä LotusLietiedostoihin tallennettuihin tiedostoihin osoittaia linkkejä, liitetiedostoja ja kirjanmerkkejä, mutta et oi lisätä mukautettuja kenttiä. Viitelinkki aiemmin luotuun aktiiteettiin. Aiheeseen liittyässä aktiiteetissa oi olla eri jäsenet ja määräpäiä kuin pääaktiiteetissa. Vain aiheeseen liittyän aktiiteetin jäsenet pääseät siihen käsiksi aiheeseen liittyän aktiiteettilinkin kautta. Merkinnän lisäys Lisäämällä aktiiteettiin merkinnän oit kommentoida jotakin aihetta, lisätä tiedotteen, kysyä kysymyksen tai jakaa tiedoston tai Web-osoitteen työryhmän kanssa. Tietoja tästä tehtäästä Vain aktiiteetin tekijä tai omistaja oi lisätä siihen merkintöjä. Huomautus: Kun luot tai muokkaat merkintää, järjestelmä tallentaa tekemäsi muutokset iiden minuutin älein automaattisesti, ellei pääkäyttäjä ole muuttanut tallennusäliä. Jos jätät merkinnän tallentamattomaan tilaan, kun kirjaudut ulos Aktiiteetit-soelluksesta, seuraaan sisäänkirjauksen yhteydessä jokaisen siun yläreunassa näkyy ilmoitus, joka muistuttaa tallentamattomasta merkinnästä. Voit aata merkinnän ja jatkaa sen käsittelyä napsauttamalla kyseisen ilmoitussanoman Näytä-painiketta tai poistaa merkinnän napsauttamalla Hylkää-painiketta. Luku 1. Aktiiteetit 19

24 Voit lisätä merkinnän aaamalla aktiiteetin ja toimimalla seuraaasti: 1. Napsauta Lisää merkintä -painiketta. 2. Kirjoita Otsikko-kenttään merkinnän otsikko. 3. Voit lisätä merkintään sisältöä napsauttamalla seuraaia linkkejä: Lisää tiedosto > Liitä tiedosto Lisää merkintään tiedoston. Voit etsiä tiedoston napsauttamalla kentän ieressä oleaa Selaa-painiketta. Huomautus: Liitetiedostojen enimmäiskoko on oletusaron mukaan 10 Mt, mutta pääkäyttäjä oi muuttaa aroa. Lisää tiedosto > Linkki tiedostoon Lisää Tiedostot-soellukseen tallennettuun tiedostoon osoittaan linkin. a. Valitse yhteiskäyttöön määritettään tiedoston laji ikkunan asemmassa reunassa näkyistä aihtoehdoista. Taulukko 5. Tiedostojen yhteiskäyttöasetukset Asetus Viimeisimmät tiedostot Kiinnitetyt tiedostot Omat tiedostot Yhteiskäytössä kanssasi Muiden henkilöiden tiedostot Kiinnitetyt kansiot Omat kansiot Yhteiskansiot Kuaus Viimeisimmät Tiedostot-soellukseen siirretyt tiedostot. Tiedostot-soelluksessa priorisoiduiksi merkityt tiedostot. Tiedostot-soellukseen siirretyt tiedostot. Sinun kanssasi Tiedostot-soelluksesta yhteiskäyttöön määritetyt tiedostot. Tiedostot, jotka muut henkilöt oat määrittäneet yhteiskäyttöön kanssasi Tiedostot-soelluksesta. Tiedostot-soelluksessa priorisoiduiksi merkittyjen kansioiden tiedostot. Henkilökohtaisten kansioiden tiedostot Tiedostot-soelluksessa. Yhteiskansioiden tiedostot Tiedostotsoelluksessa. b. Valitse tiedosto tai tiedostot näkyiin tuleasta luettelosta ja napsauta OK-painiketta. Lisää tiedosto > Linkki kansioon Lisää Tiedostot-soellukseen tallennettuun kansioon osoittaan linkin. a. Valitse yhteiskäyttöön määritettään kansion laji ikkunan asemmassa reunassa näkyistä asetuksista. Taulukko 6. Kansioiden yhteiskäyttöasetukset Asetus Viimeisimmät kansiot Omat kansiot Kuaus Uusimmat Tiedostot-soellukseen siirretyt kansiot. Kansiot, jotka omistat Tiedostotsoelluksessa. 20 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

25 Taulukko 6. Kansioiden yhteiskäyttöasetukset (jatkoa) Asetus Sinulle yhteiskäyttöön määritetyt kansiot <Oman organisaation> kansio Kuaus Tiedostot-soelluksesta kanssasi yhteiskäyttöön määritetyt kansiot. Tiedostot-soelluksen kansiot oat kaikkien organisaation jäsenten nähtäissä. b. Valitse kansio tai kansiot näkyiin tuleasta luettelosta ja napsauta OK-painiketta. Lisää kirjanmerkki Lisää merkintään Web-osoitteen. Kirjoita Web-siun otsikko Kirjanmerkin otsikko -kenttään ja kopioi Web-osoite kenttään, jonka alussa on merkkijono Lisää mukautetut kentät > Päiämääräkenttä Lisää merkintään Päiämäärä-kentän. Kun tyhjää kenttää napsautetaan, näkyiin tulee kalenteriohjausobjekti. Voit joko kirjoittaa päiämäärän kenttään tai alita päiämäärän kalenteriohjausobjektista. Lisää mukautetut kentät > Henkilökenttä Lisää merkintään Henkilö-kentän. Kun kirjoitat nimen kenttään, näkyiin tulee hakemiston nimiluettelo. Voit alita nimen luettelosta tai kirjoittaa henkilön koko nimen tai sähköpostiosoitteen. Lisää mukautetut kentät > Tekstikenttä Lisää merkintään Teksti-kentän. Voit lisätä haluamasi määrän eri lajin kenttiä ja oit lisätä useita saman lajin kenttiä. Jos haluat poistaa lisätyn kentän, napsauta sen ieressä oleaa X-painiketta. 4. Valinnainen: Voit nimetä lisätyn kentän uudelleen napsauttamalla sen otsikkoa. Kun olet lisännyt merkintään LotusLie-tiedostolinkki-, tiedosto- tai kirjanmerkkikentän tai mukautetun kentän, oit muuttaa kentän oletusnimen sen tarkoitusta paremmin astaaaksi. Jos esimerkiksi käytät merkintää tarkistuskommentteja arten, oit lisätä siihen kaksi nimikenttää ja aihtaa sitten toisen kentän nimeksi Tekijä ja toisen Tarkistaja. Voit myös lisätä päiämääräkentän nimeltä Tarkistus päiämäärän mukaan ja lisätä sitten tiedostoliitteen, jonka kentän otsikkona on Tarkistettaa asiakirja. 5. Kirjoita merkinnän kuaus tai lisää merkinnän sisältö Kuaus-kenttään. Voit muotoilla lisättyä tekstiä työkaluriin painikkeilla. 6. Kirjoita Tunnisteet-kenttään haluamasi tunnistesanat. Kun alat kirjoittaa tunnistetta, näkyiin tulee luettelo tunnistekokoelman astaaista tunnisteista. Voit lisätä tunnisteen napsauttamalla sitä. Jos haluat lisätä tunnisteen, jota ei ole luettelossa, kirjoita tunniste. Käytä tunnisteiden erotinmerkkinä pilkkua. Tunniste on yhden sanan pituinen nimiö tai aainsana, joka liitetään merkintään sen luokittelua arten. Kun merkintä on tallennettu, ohjelma lisää tunnisteen aktiiteetin tunnistekokoelmaan. Myöhemmin oit etsiä merkinnän tunnisteen aulla napsauttamalla tunnistetta tunnistekokoelmassa. Tulosluettelossa näkyy merkinnän lisäksi myös muita astaailla tunnisteilla merkittyjä merkintöjä, jolloin samankaltaisen sisällön löytäminen on helppoa. Ota huomioon, että tunnistekokoelma koostuu sinun ja kollegojesi luomista tunnisteista. Jos kukaan ei ole ielä luonut tunnisteita, tähän kenttään kirjoitettaessa ei tule näkyiin astaaien tunnisteiden luetteloa. Luku 1. Aktiiteetit 21

26 7. Voit lisätä merkinnän aktiiteetin tiettyyn osaan napsauttamalla Osa-kentän ieressä oleaa alanuolta ja alitsemalla osan luettelosta. 8. Jos haluat piilottaa merkinnän muilta jäseniltä, alitse Merkitse tämä merkintä yksityiseksi -aihtoehto. 9. Jos haluat ilmoittaa aktiiteetin jäsenille tästä merkinnästä, toimi seuraaasti: a. Valitse Ilmoita käyttäjille tästä merkinnästä -aihtoehto. b. Tee jokin seuraaista toimista: Vakioaktiiteetti: Jos haluat lähettää ilmoituksen kaikille, alitse Kaikki tämän aktiiteetin yksittäiset jäsenet -alintaruutu. Tätä aihtoehtoa käytettäessä ryhmien tai yhteisöjen jäsenille ei lähetetä ilmoitusta. Huomautus: Ryhmäominaisuus on käytettäissä pyydettäessä. Lisätietoja saat organisaation pääkäyttäjältä. Jos haluat lähettää ilmoituksen ain tietyille henkilöille, alitse aihtoehto Yksittäiset aktiiteetin jäsenet ja alitse sitten niiden yksittäisten jäsenten nimien iereiset alintaruudut, joille haluat lähettää ilmoituksen. Voit etsiä henkilöitä ierittämällä aakkosellista nimiluetteloa tai kirjoittamalla henkilön nimen Suodata luettelo kirjoittamalla -kenttään. Jos aktiiteetti on määritetty yhteiskäyttöön yhteisön kanssa, oit lähettää ilmoituksen ain osalle yhteisön jäsenistä alitsemalla ensin aihtoehdot Yhteisö: <yhteisön_nimi>, jossa <yhteisön_nimi> on yhteisön nimi, ja alitsemalla sitten niiden jäsenten nimien iereiset alintaruudut, joille haluat lähettää ilmoituksen. Yhteisön aktiiteetti, johon kaikki yhteisön jäsenet on lisätty: Valitse niiden yksittäisten jäsenten nimien iereiset alintaruudut, joille haluat lähettää ilmoituksen. Voit etsiä henkilöitä ierittämällä aakkosellista nimiluetteloa tai kirjoittamalla henkilön nimen Suodata luettelo kirjoittamalla -kenttään. Jos aktiiteetissa on yli 500 jäsentä, oit näyttää lisää nimiä napsauttamalla Seuraaa-painiketta. Huomautus: Suodatin etsii ain nykyisellä siulla oleat nimet. Jos siuja on useita, napsauta Seuraaa-painiketta toistuasti, kunnes tulet siulle, jolla oleat nimet oat samalla aakkosten alueella kuin etsimäsi nimi. Kirjoita etsimäsi nimi Suodatin-ruutuun. Yhteisön aktiiteetti, johon on lisätty ain osa yhteisön jäsenistä: Jos haluat lähettää ilmoituksen ain osalle yhteisön jäsenistä, alitse aihtoehto Yksittäiset aktiiteetin jäsenet ja alitse sitten niiden yksittäisten jäsenten nimien iereiset alintaruudut, joille haluat lähettää ilmoituksen. Voit etsiä henkilöitä ierittämällä aakkosellista nimiluetteloa tai kirjoittamalla henkilön nimen Suodata luettelo kirjoittamalla -kenttään. Jos aktiiteetissa on yli 500 jäsentä, oit näyttää lisää nimiä napsauttamalla Seuraaa-painiketta. Huomautus: Suodatin etsii ain nykyisellä siulla oleat nimet. Jos siuja on useita, napsauta Seuraaa-painiketta toistuasti, kunnes tulet siulle, jolla oleat nimet oat samalla aakkosten alueella kuin etsimäsi nimi. Kirjoita etsimäsi nimi Suodatin-ruutuun. 22 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

27 Voit lähettää ilmoituksen ain yhteisön omistajille alitsemalla aihtoehdot <yhteisön_nimi> (yhteisön omistajat), jossa <yhteisön_nimi> on yhteisön nimi. Voit lähettää ilmoituksen sekä yhteisön omistajille että yksittäisille jäsenille alitsemalla ensin omistajien nimet <yhteisön_nimi> (yhteisön omistajat) -luettelosta, jossa <yhteisön_nimi> on yhteisön nimi, ja alitsemalla sitten yksittäiset nimet Yksittäiset aktiiteetin jäsenet -luettelosta. Ohjelma muistaa alintasi, kun siirryt luettelosta toiseen. c. Jos haluat lisätä kommentin, joka näkyy jäsenille lähetettäässä ilmoituksessa, lisää kommentti Ilmoitussanoma -kenttään. Ilmoitussanoma osoittaa oletusaroisesti, että haluat ilmoittaa jäsenelle kyseisestä merkinnästä. 10. Lopeta merkinnän lisäys napsauttamalla Tallenna-painiketta. Aiheeseen liittyiä tehtäiä: Merkintämallipohjien luonti siulla 34 Jos olet luonut merkinnän, jota haluat käyttää uudelleen, oit tallentaa merkinnän mallipohjana. Kommentin lisäys Voit lisätä nopeasti kommentin suoraan aktiiteettiin tai astauksena johonkin toiseen merkintään. Tietoja tästä tehtäästä Voit lisätä kommentin seuraaasti: 1. Tee jokin seuraaista toimista: Jos haluat lisätä erillisen kommentin, aaa aktiiteetti ja alitse sitten aihtoehto Lisää merkintä. Jos kommentti on lyhyt, kirjoita se Otsikko-kenttään. Kirjoita kommentti muussa tapauksessa Kuaus-kenttään. Voit myös lisätä liitteitä, kirjanmerkkejä tai linkkejä LotusLie Tiedostot-palelun tiedostoihin tai oit luoda mukautettuja kenttiä. Lisätietoja on kohdassa Merkinnän lisäys. Jos haluat kommentoida jonkun toisen merkintää, aaa merkintä, alitse Lisää kommentti -aihtoehto ja kirjoita kommenttisi Kommentti-kenttään.Jos haluat kommentoida jonkun toisen merkintää, aaa merkintä, alitse Lisää kommentti -aihtoehto ja kirjoita kommenttisi Kuaus-kenttään. Voit myös lisätä linkkejä LotusLie-tiedostoihin, liitteitä tai kirjanmerkkejä. Lisätietoja on kohdassa Merkinnän lisäys. 2. Jos haluat piilottaa merkinnän muilta jäseniltä, alitse Merkitse tämä merkintä yksityiseksi -aihtoehto. 3. Jos haluat ilmoittaa aktiiteetin jäsenille tästä merkinnästä, toimi seuraaasti: a. Valitse Ilmoita käyttäjille tästä merkinnästä -aihtoehto. b. Tee jokin seuraaista toimista: Vakioaktiiteetti: Jos haluat lähettää ilmoituksen kaikille, alitse Kaikki tämän aktiiteetin yksittäiset jäsenet -alintaruutu. Tätä aihtoehtoa käytettäessä ryhmien tai yhteisöjen jäsenille ei lähetetä ilmoitusta. Luku 1. Aktiiteetit 23

28 Huomautus: Ryhmäominaisuus on käytettäissä pyydettäessä. Lisätietoja saat organisaation pääkäyttäjältä. Jos haluat lähettää ilmoituksen ain tietyille henkilöille, alitse aihtoehto Yksittäiset aktiiteetin jäsenet ja alitse sitten niiden yksittäisten jäsenten nimien iereiset alintaruudut, joille haluat lähettää ilmoituksen. Voit etsiä henkilöitä ierittämällä aakkosellista nimiluetteloa tai kirjoittamalla henkilön nimen Suodata luettelo kirjoittamalla -kenttään. Jos aktiiteetti on määritetty yhteiskäyttöön yhteisön kanssa, oit lähettää ilmoituksen ain osalle yhteisön jäsenistä alitsemalla ensin aihtoehdot Yhteisö: <yhteisön_nimi>, jossa <yhteisön_nimi> on yhteisön nimi, ja alitsemalla sitten niiden jäsenten nimien iereiset alintaruudut, joille haluat lähettää ilmoituksen. Yhteisön aktiiteetti, johon kaikki yhteisön jäsenet on lisätty: Valitse niiden yksittäisten jäsenten nimien iereiset alintaruudut, joille haluat lähettää ilmoituksen. Voit etsiä henkilöitä ierittämällä aakkosellista nimiluetteloa tai kirjoittamalla henkilön nimen Suodata luettelo kirjoittamalla -kenttään. Jos aktiiteetissa on yli 500 jäsentä, oit näyttää lisää nimiä napsauttamalla Seuraaa-painiketta. Huomautus: Suodatin etsii ain nykyisellä siulla oleat nimet. Jos siuja on useita, napsauta Seuraaa-painiketta toistuasti, kunnes tulet siulle, jolla oleat nimet oat samalla aakkosten alueella kuin etsimäsi nimi. Kirjoita etsimäsi nimi Suodatin-ruutuun. Yhteisön aktiiteetti, johon on lisätty ain osa yhteisön jäsenistä: Jos haluat lähettää ilmoituksen ain osalle yhteisön jäsenistä, alitse aihtoehto Yksittäiset aktiiteetin jäsenet ja alitse sitten niiden yksittäisten jäsenten nimien iereiset alintaruudut, joille haluat lähettää ilmoituksen. Voit etsiä henkilöitä ierittämällä aakkosellista nimiluetteloa tai kirjoittamalla henkilön nimen Suodata luettelo kirjoittamalla -kenttään. Jos aktiiteetissa on yli 500 jäsentä, oit näyttää lisää nimiä napsauttamalla Seuraaa-painiketta. Huomautus: Suodatin etsii ain nykyisellä siulla oleat nimet. Jos siuja on useita, napsauta Seuraaa-painiketta toistuasti, kunnes tulet siulle, jolla oleat nimet oat samalla aakkosten alueella kuin etsimäsi nimi. Kirjoita etsimäsi nimi Suodatin-ruutuun. Voit lähettää ilmoituksen ain yhteisön omistajille alitsemalla aihtoehdot <yhteisön_nimi> (yhteisön omistajat), jossa <yhteisön_nimi> on yhteisön nimi. Voit lähettää ilmoituksen sekä yhteisön omistajille että yksittäisille jäsenille alitsemalla ensin omistajien nimet <yhteisön_nimi> (yhteisön omistajat) -luettelosta, jossa <yhteisön_nimi> on yhteisön nimi, ja alitsemalla sitten yksittäiset nimet Yksittäiset aktiiteetin jäsenet -luettelosta. Ohjelma muistaa alintasi, kun siirryt luettelosta toiseen. c. Jos haluat lisätä kommentin, joka näkyy jäsenille lähetettäässä ilmoituksessa, lisää kommentti Ilmoitussanoma -kenttään. Ilmoitussanoma osoittaa oletusaroisesti, että haluat ilmoittaa jäsenelle kyseisestä merkinnästä. 4. Napsauta Tallenna-painiketta. 24 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

29 Vastauksen lisäys merkintään Lisäämällä astauksen aktiiteetin merkintään oit kommentoida jotakin aihetta, lisätä tiedotteen, kysyä kysymyksen, antaa palautetta jostakin merkinnästä, jakaa tiedoston tai jakaa Web-osoitteen työryhmän kanssa. Tietoja tästä tehtäästä Voit lisätä merkinnän aaamalla aktiiteetin ja toimimalla seuraaasti: 1. Valitse Lisää kommentti -aihtoehto siitä merkinnästä, johon haluat luoda astauksen. Huomautus: Jos Lisää kommentti -linkki ei ole näkyissä, näkymä on ehkä pienennetty. Laajenna merkintä napsauttamalla sen otsikkoa. 2. Lisää astaus Kuaus-kenttään. Voit muotoilla lisättyä tekstiä työkaluriin painikkeilla. 3. Voit lisätä merkintään sisältöä napsauttamalla seuraaia linkkejä: Lisää linkki LotusLie Tiedostot-palelun tiedostoon Lisää merkintään linkin, joka osoittaa LotusLie Tiedostot -paleluun tallennettuun tiedostoon. Etsi tiedosto alitsemalla aattaasta Näytäluettelosta aihtoehto Omat tiedostot tai Kanssasi yhteiskäyttöön määritetyt tiedostot, alitse luettelosta ainakin yksi tiedosto ja napsauta sitten Lisää tiedostot -painiketta. Huomautus: Voit myös hakea kansioon kuuluia tiedostoja, joihin sinulla on käyttöoikeudet. Etsi tiedosto alitsemalla kansio aattaasta Kansiot-luettelosta. Liitä tiedosto Lisää merkintään tiedoston. Voit etsiä tiedoston napsauttamalla Tiedoston nimi -kentän ieressä oleaa Selaa-painiketta. Lisää kirjanmerkki Lisää merkintään Web-osoitteen. Anna Web-siun otsikko Kirjanmerkin otsikko -kenttään ja lisää Web-osoite kenttään, jonka alussa on merkkijono Voit lisätä haluamasi määrän LotusLie-tiedostolinkkejä tai tiedosto- ja kirjanmerkkikenttiä. Voit muuttaa kenttien oletusnimiöt nimiksi, jotka oat kuaaampia sinulle ja muille jäsenille. Voit muokata kentän nimiötä napsauttamalla sitä. Jos haluat poistaa lisätyn linkin tai kentän, napsauta poistettaan linkin tai kentän iereistä X-painiketta. 4. Jos haluat piilottaa astauksen muilta jäseniltä, alitse Merkitse tämä merkintä yksityiseksi -aihtoehto. 5. Jos haluat ilmoittaa astauksesta aktiiteetin jäsenille, toimi seuraaasti: a. Valitse Ilmoita käyttäjille tästä merkinnästä -aihtoehto. b. Tee jokin seuraaista toimista: Vakioaktiiteetti: Jos haluat lähettää ilmoituksen kaikille, alitse Kaikki tämän aktiiteetin yksittäiset jäsenet -alintaruutu. Tätä aihtoehtoa käytettäessä ryhmien tai yhteisöjen jäsenille ei lähetetä ilmoitusta. Luku 1. Aktiiteetit 25

30 Huomautus: Ryhmäominaisuus on käytettäissä pyydettäessä. Lisätietoja saat organisaation pääkäyttäjältä. Jos haluat lähettää ilmoituksen ain tietyille henkilöille, alitse aihtoehto Yksittäiset aktiiteetin jäsenet ja alitse sitten niiden yksittäisten jäsenten nimien iereiset alintaruudut, joille haluat lähettää ilmoituksen. Voit etsiä henkilöitä ierittämällä aakkosellista nimiluetteloa tai kirjoittamalla henkilön nimen Suodata luettelo kirjoittamalla -kenttään. Jos aktiiteetti on määritetty yhteiskäyttöön yhteisön kanssa, oit lähettää ilmoituksen ain osalle yhteisön jäsenistä alitsemalla ensin aihtoehdot Yhteisö: <yhteisön_nimi>, jossa <yhteisön_nimi> on yhteisön nimi, ja alitsemalla sitten niiden jäsenten nimien iereiset alintaruudut, joille haluat lähettää ilmoituksen. Yhteisön aktiiteetti, johon kaikki yhteisön jäsenet on lisätty: Valitse niiden yksittäisten jäsenten nimien iereiset alintaruudut, joille haluat lähettää ilmoituksen. Voit etsiä henkilöitä ierittämällä aakkosellista nimiluetteloa tai kirjoittamalla henkilön nimen Suodata luettelo kirjoittamalla -kenttään. Jos aktiiteetissa on yli 500 jäsentä, oit näyttää lisää nimiä napsauttamalla Seuraaa-painiketta. Huomautus: Suodatin etsii ain nykyisellä siulla oleat nimet. Jos siuja on useita, napsauta Seuraaa-painiketta toistuasti, kunnes tulet siulle, jolla oleat nimet oat samalla aakkosten alueella kuin etsimäsi nimi. Kirjoita etsimäsi nimi Suodatin-ruutuun. Yhteisön aktiiteetti, johon on lisätty ain osa yhteisön jäsenistä: Jos haluat lähettää ilmoituksen ain osalle yhteisön jäsenistä, alitse aihtoehto Yksittäiset aktiiteetin jäsenet ja alitse sitten niiden yksittäisten jäsenten nimien iereiset alintaruudut, joille haluat lähettää ilmoituksen. Voit etsiä henkilöitä ierittämällä aakkosellista nimiluetteloa tai kirjoittamalla henkilön nimen Suodata luettelo kirjoittamalla -kenttään. Jos aktiiteetissa on yli 500 jäsentä, oit näyttää lisää nimiä napsauttamalla Seuraaa-painiketta. Huomautus: Suodatin etsii ain nykyisellä siulla oleat nimet. Jos siuja on useita, napsauta Seuraaa-painiketta toistuasti, kunnes tulet siulle, jolla oleat nimet oat samalla aakkosten alueella kuin etsimäsi nimi. Kirjoita etsimäsi nimi Suodatin-ruutuun. Voit lähettää ilmoituksen ain yhteisön omistajille alitsemalla aihtoehdot <yhteisön_nimi> (yhteisön omistajat), jossa <yhteisön_nimi> on yhteisön nimi. Voit lähettää ilmoituksen sekä yhteisön omistajille että yksittäisille jäsenille alitsemalla ensin omistajien nimet <yhteisön_nimi> (yhteisön omistajat) -luettelosta, jossa <yhteisön_nimi> on yhteisön nimi, ja alitsemalla sitten yksittäiset nimet Yksittäiset aktiiteetin jäsenet -luettelosta. Ohjelma muistaa alintasi, kun siirryt luettelosta toiseen. c. Jos haluat lisätä kommentin, joka näkyy jäsenille lähetettäässä ilmoituksessa, lisää kommentti Ilmoitussanoma -kenttään. Ilmoitussanoma osoittaa oletusaroisesti, että haluat ilmoittaa jäsenelle kyseisestä merkinnästä. 6. Lopeta astauksen lisäys napsauttamalla Tallenna-painiketta. 26 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

31 Merkintöjen käsittely Voit tarkastella, muokata ja hallita aktiiteetin merkintöjä sekä astata niihin ja lisätä niihin tunnisteita. Merkinnän siirto Voit siirtää merkinnän uuteen paikkaan aktiiteetissa tai toiseen aktiiteettiin. Voit siirtää merkinnän, kun haluat lisätä sen tiettyyn osaan, ryhmitellä sen siihen liittyien merkintöjen joukkoon tai lajitella merkinnät johonkin tiettyyn järjestykseen. Ennen aloitusta Omistajat oiat siirtää minkä tahansa merkinnän. Tekijät oiat siirtää ain omia merkintöjään. Jotta oisit siirtää merkinnän johonkin toiseen aktiiteettiin, sinun on oltaa kohdeaktiiteetin tekijä tai omistaja. Jos siirrät merkinnän toiseen aktiiteettiin eiätkä alkuperäisen aktiiteetin jäsenet ole sen aktiiteetin jäseniä, he eiät oi enää käyttää kyseistä merkintää. Kun siirrät käytössä oleassa aktiiteetissa olean merkinnän, oit siirtää sen joko alikkokomentojen aulla tai etämällä ja pudottamalla. Jos siirrettäässä merkinnässä on astauksia, myös ne siirtyät merkinnän mukana kumpaakin siirtotapaa käytettäessä. Merkinnän astauksia ei oi etää ja pudottaa. Kun edät ja pudotat merkinnän, oit pudottaa merkinnän ain toisen merkinnän ylä- tai alapuolelle. Merkintää ei oi muuttaa astaukseksi pudottamalla sitä toisen merkinnän astausten alapuolelle. Tietoja tästä tehtäästä Voit siirtää merkinnän seuraaasti: 1. Aaa Omat aktiiteetit -näkymästä haluamasi aktiiteetti ja siirry sen merkinnän kohdalle, jonka haluat siirtää. 2. Tee jokin seuraaista toimista: Jos haluat siirtää merkinnän johonkin toiseen aktiiteettiin, alitse aihtoehdot Lisää toimintoja > Siirrä. Huomautus: Jos Lisää toimintoja -linkki ei ole näkyissä, näkymä on ehkä pienennetty. Laajenna merkintä napsauttamalla sen otsikkoa. Valitse Siirrä aktiiteettiin -älilehden luettelosta aktiiteetti ja alitse sitten Siirrä-aihtoehto. Huomautus: Kun siirrät merkinnän toiseen aktiiteettiin, et oi määrittää siirrettään aktiiteetin paikkaa toisessa aktiiteetissa. Voit aata toisen aktiiteetin myöhemmin ja siirtää merkintää erikseen sen sisällä. Jos haluat siirtää merkinnän käytössä olean aktiiteetin toiseen osaan, pidä hiiren osoitinta merkinnän kohdalla, kunnes etokaha tulee näkyiin. Pidä hiiren osoitinta etokahan kohdalla, kunnes kohdistin muuttuu osoittimesta ristiosoittimeksi, ja edä sitten merkintä osaan. Jos haluat sijoittaa merkinnän käytössä olean aktiiteetin jonkin toisen merkinnän perään, pidä hiiren osoitinta siirrettään merkinnän kohdalla, kunnes Luku 1. Aktiiteetit 27

32 etokaha tulee näkyiin. Pidä hiiren osoitinta etokahan kohdalla, kunnes kohdistin muuttuu osoittimesta ristiosoittimeksi, ja edä merkintä sitten toisen merkinnän alapuolelle. Huomautus: Miksi etokaha ei tule näkyiin, kun hiiren osoitin on merkinnän kohdalla? Jos etokaha ei tule näkyiin, käyttöoikeutesi eiät riitä merkinnän etämiseen. Etkö tiedä armasti, mihin oit pudottaa merkinnän? Kun edät merkinnän sellaisen kohdan päälle, johon merkinnän oi pudottaa, näkyiin tulee lihaoitu aakaiia. Aiheeseen liittyiä tehtäiä: Merkinnän kopiointi Voit lisätä merkinnän kopion samaan paikkaan aktiiteetissa, uuteen paikkaan samassa aktiiteetissa tai toiseen aktiiteettiin. Voit kopioida merkinnän, kun haluat siirtää sen tiettyyn osaan, ryhmitellä sen siihen liittyien merkintöjen joukkoon tai lajitella merkinnät johonkin tiettyyn järjestykseen, mutta haluat säilyttää merkinnän myös sen alkuperäisessä paikassa. Merkinnän kopiointi Voit lisätä merkinnän kopion samaan paikkaan aktiiteetissa, uuteen paikkaan samassa aktiiteetissa tai toiseen aktiiteettiin. Voit kopioida merkinnän, kun haluat siirtää sen tiettyyn osaan, ryhmitellä sen siihen liittyien merkintöjen joukkoon tai lajitella merkinnät johonkin tiettyyn järjestykseen, mutta haluat säilyttää merkinnän myös sen alkuperäisessä paikassa. Ennen aloitusta Tekijät oiat kopioida ain omia merkintöjään. Omistajat oiat kopioida minkä tahansa merkinnän. Jotta oisit kopioida merkinnän johonkin toiseen aktiiteettiin, sinun on oltaa kohdeaktiiteetin tekijä tai omistaja. Tietoja tästä tehtäästä Kun kopioit merkinnän, jossa on astauksia, merkinnän astaukset kopioituat merkinnän mukana. 1. Aaa Omat aktiiteetit -näkymästä haluamasi aktiiteetti ja siirry sen merkinnän kohdalle, jonka haluat kopioida. 2. Valitse aihtoehdot Lisää toimintoja > Kopioi. Huomautus: Jos Lisää toimintoja -linkki ei ole näkyissä, näkymä on ehkä pienennetty. Laajenna merkintä napsauttamalla sen otsikkoa. 3. Tee jokin seuraaista toimista: Jos haluat lisätä merkinnän kopion samaan aktiiteettiin tai johonkin toiseen aktiiteettiin, alitse Kopioi aktiiteettiin -älilehden luettelosta haluamasi aktiiteetti. Kun kopioit merkinnän toiseen aktiiteettiin, et oi määrittää kopioitaan aktiiteetin paikkaa toisessa aktiiteetissa. Voit aata toisen aktiiteetin myöhemmin ja siirtää merkintää erikseen sen sisällä. Jos haluat lisätä merkinnän kopion johonkin toiseen osaan, alitse Kopioi osaan -älilehden luettelosta haluamasi osa. 28 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

33 Jos haluat sijoittaa merkinnän kopion merkinnän itsensä perään tai nykyisen aktiiteetin toisen merkinnän perään, alitse ensin Kopioi merkintään -älilehti ja sitten merkinnän nimi luettelosta. 4. Valitse Kopioi-aihtoehto. Aiheeseen liittyiä tehtäiä: Merkinnän siirto siulla 27 Voit siirtää merkinnän uuteen paikkaan aktiiteetissa tai toiseen aktiiteettiin. Voit siirtää merkinnän, kun haluat lisätä sen tiettyyn osaan, ryhmitellä sen siihen liittyien merkintöjen joukkoon tai lajitella merkinnät johonkin tiettyyn järjestykseen. Merkinnästä ilmoittaminen jäsenille Voit kiinnittää aktiiteetin jäsenten huomion merkintään ilmoittamalla siitä heille. Jäsenet, joille ilmoitat merkinnästä, saaat sähköpostitse tai Kotisiu-soelluksen Päiitykset-älilehteen ilmoituksen, jossa on merkinnän kuaus ja linkki siihen. Ennen aloitusta Kuka tahansa aktiiteetin jäsen oi ilmoittaa muille jäsenille mistä tahansa aktiiteetin merkinnästä. Tietoja tästä tehtäästä Palelin oi lähettää ilmoitukset aktiiteetin nykyisille jäsenille ja kaikille käytössä olean merkinnän aktiiteettiin lisänneille henkilöille, aikka he eiät enää olisi jäseniä. Ilmoituksen lähettäminen ei luo merkintää aktiiteettiin. Voit ilmoittaa jäsenille merkinnästä seuraaasti: Ilmoituksia ei oi lähettää ryhmille. Huomautus: Ryhmäominaisuus on käytettäissä pyydettäessä. Lisätietoja saat organisaation pääkäyttäjältä. 1. Aaa aktiiteetti ja etsi merkintä, josta haluat lähettää ilmoituksen. 2. Valitse aihtoehdot Lisää toimintoja > Ilmoita muille henkilöille. Huomautus: Jos Lisää toimintoja -linkki ei ole näkyissä, näkymä on ehkä pienennetty. Laajenna merkintä napsauttamalla sen otsikkoa. 3. Tee jokin seuraaista toimista: Vakioaktiiteetti: Jos haluat lähettää ilmoituksen kaikille, alitse Kaikki tämän aktiiteetin yksittäiset jäsenet -alintaruutu. Jos haluat lähettää ilmoituksen kaikille, alitse Kaikki tämän aktiiteetin yksittäiset jäsenet -alintaruutu. Tätä aihtoehtoa käytettäessä yhteisöjen jäsenille ei lähetetä ilmoitusta. Jos haluat lähettää ilmoituksen ain tietyille henkilöille, alitse aihtoehto Yksittäiset aktiiteetin jäsenet ja alitse sitten niiden yksittäisten jäsenten nimien iereiset alintaruudut, joille haluat lähettää ilmoituksen. Voit etsiä henkilöitä ierittämällä aakkosellista nimiluetteloa tai kirjoittamalla henkilön nimen Suodata luettelo kirjoittamalla -kenttään. Luku 1. Aktiiteetit 29

34 Jos aktiiteetti on määritetty yhteiskäyttöön yhteisön kanssa, oit lähettää ilmoituksen ain osalle yhteisön jäsenistä alitsemalla ensin aihtoehdot Yhteisö: <yhteisön_nimi>, jossa <yhteisön_nimi> on yhteisön nimi, ja alitsemalla sitten niiden jäsenten nimien iereiset alintaruudut, joille haluat lähettää ilmoituksen. Yhteisön aktiiteetti, johon kaikki yhteisön jäsenet on lisätty: Valitse niiden yksittäisten jäsenten nimien iereiset alintaruudut, joille haluat lähettää ilmoituksen. Voit etsiä henkilöitä ierittämällä aakkosellista nimiluetteloa tai kirjoittamalla henkilön nimen Suodata luettelo kirjoittamalla -kenttään. Jos aktiiteetissa on yli 500 jäsentä, oit näyttää lisää nimiä napsauttamalla Seuraaa-painiketta. Huomautus: Suodatin etsii ain nykyisellä siulla oleat nimet. Jos siuja on useita, napsauta Seuraaa-painiketta toistuasti, kunnes tulet siulle, jolla oleat nimet oat samalla aakkosten alueella kuin etsimäsi nimi. Kirjoita etsimäsi nimi Suodatin-ruutuun. Yhteisön aktiiteetti, johon on lisätty ain osa yhteisön jäsenistä: Jos haluat lähettää ilmoituksen ain osalle yhteisön jäsenistä, alitse aihtoehto Yksittäiset aktiiteetin jäsenet ja alitse sitten niiden yksittäisten jäsenten nimien iereiset alintaruudut, joille haluat lähettää ilmoituksen. Voit etsiä henkilöitä ierittämällä aakkosellista nimiluetteloa tai kirjoittamalla henkilön nimen Suodata luettelo kirjoittamalla -kenttään. Jos aktiiteetissa on yli 500 jäsentä, oit näyttää lisää nimiä napsauttamalla Seuraaa-painiketta. Huomautus: Suodatin etsii ain nykyisellä siulla oleat nimet. Jos siuja on useita, napsauta Seuraaa-painiketta toistuasti, kunnes tulet siulle, jolla oleat nimet oat samalla aakkosten alueella kuin etsimäsi nimi. Kirjoita etsimäsi nimi Suodatin-ruutuun. Voit lähettää ilmoituksen ain yhteisön omistajille alitsemalla aihtoehdot <yhteisön_nimi> (yhteisön omistajat), jossa <yhteisön_nimi> on yhteisön nimi. Voit lähettää ilmoituksen sekä yhteisön omistajille että yksittäisille jäsenille alitsemalla ensin omistajien nimet <yhteisön_nimi> (yhteisön omistajat) -luettelosta, jossa <yhteisön_nimi> on yhteisön nimi, ja alitsemalla sitten yksittäiset nimet Yksittäiset aktiiteetin jäsenet -luettelosta. Ohjelma muistaa alintasi, kun siirryt luettelosta toiseen. 4. Valinnainen: Jos haluat lisätä kommentin, joka näkyy jäsenille lähetettäässä ilmoituksessa yhdessä merkinnän kuauksen kanssa, lisää se Ilmoitussanomakenttään. 5. Lähetä ilmoitus napsauttamalla Lähetä-painiketta ja napsauta sitten OK-painiketta. Merkinnän merkitseminen yksityiseksi niin, että muut jäsenet eiät näe merkintää Voit merkitä merkinnän yksityiseksi, kun haluat tallentaa sen aktiiteettiin, mutta et halua jakaa sitä muille jäsenille. Voit merkitä merkinnän yksityiseksi, kun lähetät sen tai kun muokkaat sitä myöhemmin. Ennen aloitusta Vain merkinnän laatija oi merkitä sen yksityiseksi. 30 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

35 Tietoja tästä tehtäästä Oletusaron mukaan kaikki aktiiteetin jäsenet oiat lukea merkinnän, jonka lähetät aktiiteettiin. Merkitsemällä merkinnän yksityiseksi oit ylläpitää yksityistä työtilaa aktiiteetissa. Voit merkitä merkinnän yksityiseksi esimerkiksi siihen asti, kunnes se on almis jaettaaksi muille. Voit merkitä merkinnän yksityiseksi, jos sen tiedot eiät ole tärkeitä muille jäsenille. Voit merkitä merkinnän yksityiseksi seuraaasti: 1. Aaa aktiiteetti ja etsi merkintä, jonka haluat merkitä yksityiseksi. Valitse lopuksi Muokkaa-aihtoehto. Huomautus: Jos Muokkaa-linkki ei ole näkyissä, näkymä on ehkä pienennetty. Laajenna merkintä napsauttamalla sen otsikkoa. Muokkaa-linkki on ain aktiiteetin omistajan tai merkinnän luoneen henkilön näkyissä. 2. Valitse Merkitse tämä merkintä yksityiseksi -aihtoehto ja napsauta sitten Tallenna-painiketta. Huomautus: Merkitse tämä merkintä yksityiseksi -alintaruutu on ain merkinnän luoneen henkilön näkyissä. Kun tallennat merkinnän, muut jäsenet eiät enää näe merkintää, kun he aaaat aktiiteetin. Näet helposti, mitkä merkinnät oat yksityisiä, koska niiden nimen edessä on merkintä [Yksityinen]. Seuraaat toimet Voit jakaa merkinnän myöhemmin muille jäsenille muokkaamalla merkintää ja poistamalla Merkitse tämä merkintä yksityiseksi -aihtoehdon alinnan. Tiedoston lisäys aktiiteettimerkintään Aktiiteettimerkintään (perusmerkintään, tehtäämerkintään, mukautettuun merkintään tai merkinnän kommenttiin) oidaan lisätä tiedostoja. Ennen aloitusta Vain merkinnän tekijä ja aktiiteetin omistaja oiat lisätä tiedostoja merkintään. Tietoja tästä tehtäästä Järjestelmä tallentaa normaaliaktiiteettiin tai yhteisöaktiiteettiin liitettäät tiedostot suoraan aktiiteettiin, eikä niitä oida määrittää aktiiteetin jäsenyyksien ulkopuoliseen yhteiskäyttöön. Jos haluat siirtää palelimeen tiedoston, joka oidaan määrittää myöhemmin yhteiskäyttöön laajemman kohderyhmän kanssa, lisää tiedosto Tiedostot-soellukseen. Voit määrittää Tiedostot-soelluksen tiedoston tai kansion yhteiskäyttöön aktiiteetin jäsenten kanssa lisäämällä kyseiseen tiedostoon tai kansioon osoittaan linkin aktiiteettimerkinnästä. Järjestelmä tallentaa aktiiteettimerkintään liitettäät tiedostot ain aktiiteettiin, eikä niitä oida enää käsitellä, kun aktiiteetti on esimerkiksi merkitty almiiksi ja poistettu järjestelmästä. Voit lisätä tiedoston merkintään aaamalla merkinnän ja tekemällä sitten seuraaat toimet: Luku 1. Aktiiteetit 31

36 1. Napsauta jotakin seuraaista linkeistä: Lisää tiedosto > Liitä tiedosto Lisää merkintään tiedoston. Voit etsiä tiedoston napsauttamalla kentän ieressä oleaa Selaa-painiketta. Huomautus: Liitetiedostojen enimmäiskoko on oletusaron mukaan 10 Mt, mutta pääkäyttäjä oi muuttaa aroa. Lisää tiedosto > Linkki tiedostoon Lisää Tiedostot-soellukseen tallennettuun tiedostoon osoittaan linkin. a. Valitse yhteiskäyttöön määritettään tiedoston laji ikkunan asemmassa reunassa näkyistä aihtoehdoista. Taulukko 7. Tiedostojen yhteiskäyttöasetukset Asetus Viimeisimmät tiedostot Kiinnitetyt tiedostot Omat tiedostot Yhteiskäytössä kanssasi Muiden henkilöiden tiedostot Kiinnitetyt kansiot Omat kansiot Yhteiskansiot Kuaus Viimeisimmät Tiedostot-soellukseen siirretyt tiedostot. Tiedostot-soelluksessa priorisoiduiksi merkityt tiedostot. Tiedostot-soellukseen siirretyt tiedostot. Sinun kanssasi Tiedostot-soelluksesta yhteiskäyttöön määritetyt tiedostot. Tiedostot, jotka muut henkilöt oat määrittäneet yhteiskäyttöön kanssasi Tiedostot-soelluksesta. Tiedostot-soelluksessa priorisoiduiksi merkittyjen kansioiden tiedostot. Henkilökohtaisten kansioiden tiedostot Tiedostot-soelluksessa. Yhteiskansioiden tiedostot Tiedostotsoelluksessa. b. Valitse tiedosto tai tiedostot näkyiin tuleasta luettelosta ja napsauta OK-painiketta. Lisää tiedosto > Linkki kansioon Lisää Tiedostot-soellukseen tallennettuun kansioon osoittaan linkin. a. Valitse yhteiskäyttöön määritettään kansion laji ikkunan asemmassa reunassa näkyistä asetuksista. Taulukko 8. Kansioiden yhteiskäyttöasetukset Asetus Viimeisimmät kansiot Omat kansiot Sinulle yhteiskäyttöön määritetyt kansiot <Oman organisaation> kansio Kuaus Uusimmat Tiedostot-soellukseen siirretyt kansiot. Kansiot, jotka omistat Tiedostotsoelluksessa. Tiedostot-soelluksesta kanssasi yhteiskäyttöön määritetyt kansiot. Tiedostot-soelluksen kansiot oat kaikkien organisaation jäsenten nähtäissä. b. Valitse kansio tai kansiot näkyiin tuleasta luettelosta ja napsauta OK-painiketta. 32 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

37 Jos haluat poistaa lisätyn tiedoston, napsauta liitetiedostokentän iereistä X- painiketta. 2. Valinnainen: Voit nimetä lisätyn kentän uudelleen napsauttamalla sen otsikkoa. Kun olet lisännyt LotusLie-tiedostolinkin tai -tiedostokentän merkintään, oit muuttaa kentän oletusnimen sen tarkoitusta paremmin astaaaksi. Jos esimerkiksi käytät merkintää luomasi asiakirjan tarkistuskommentteja arten, oit määrittää liitetiedostokentän nimiöksi Tarkistettaa asiakirja. 3. Valinnainen: Voit lisätä merkintään lisätiedostoja toistamalla edelliset aiheet. 4. Lopeta tiedostojen lisäys merkintään napsauttamalla Tallenna-painiketta. Merkinnän poisto Voit poistaa merkinnän aktiiteetista. Järjestelmä siirtää poistetun merkinnän aktiiteetin roskakoriin. Merkinnän oi palauttaa siihen asti, kunnes pääkäyttäjä poistaa sen pysyästi tyhjentämällä roskakorin. Ennen aloitusta Tekijät oiat poistaa ain omia merkintöjään. Omistajat oiat poistaa minkä tahansa merkinnän. Tietoja tästä tehtäästä Voit poistaa merkinnän seuraaasti: 1. Aaa aktiiteetti ja siirry poistettaan merkinnän kohdalle. 2. Valitse aihtoehdot Lisää toimintoja > Poista. Huomautus: Jos Lisää toimintoja -linkki ei ole näkyissä, näkymä on ehkä pienennetty. Laajenna merkintä napsauttamalla sen otsikkoa. 3. Vahista poisto napsauttamalla OK-painiketta. Tulokset Voit palauttaa poistetun merkinnän aaamalla sen sisältäneen aktiiteetin. Aaa Roskakori-näkymä alitsemalla naigointiruudusta Roskakori-aihtoehto. Etsi haluamasi merkintä, laajenna merkintä napsauttamalla sen otsikkoa ja alitse sitten Palauta-aihtoehto. Huomautus: Vain aktiiteetin omistaja tai merkinnän tekijä oi palauttaa poistetun merkinnän. Jos et ole aktiiteetin omistaja tai merkinnän tekijä, Palauta-linkki ei ole näkyissä. Yksittäisen merkinnän Web-osoitteen selitys Voit aata merkinnän erilliselle Web-siulle ja tallentaa siun sitten kirjanmerkiksi, lähettää sen toiselle jäsenelle keskusteluiestissä tai lisätä sen aktiiteettiin kirjanmerkkimerkinnäksi. Käyttäjät, jotka aaaat linkin, siirtyät suoraan merkinnän Web-siulle. Luku 1. Aktiiteetit 33

38 Ennen aloitusta Pysyän Web-osoitteen merkinnän aaajan on oltaa merkinnän sisältään aktiiteetin jäsen. Et oi jakaa merkinnän linkkiä sellaiselle käyttäjälle, joka ei ole aktiiteetin jäsen. Tietoja tästä tehtäästä Merkintämallipohjien käsittely Voit noutaa merkinnän Web-osoitteen seuraaasti: 1. Etsi kirjanmerkiksi lisättää tai jaettaa merkintä ja alitse sitten aihtoehdot Lisää toimintoja > Luo linkki tähän merkintään. Huomautus: Jos Lisää toimintoja -linkki ei ole näkyissä, näkymä on ehkä pienennetty. Laajenna merkintä napsauttamalla sen otsikkoa. 2. Voit nyt lisätä merkinnän kirjanmerkiksi tai jakaa sen muiden jäsenten kanssa kopioimalla Web-osoitteen selaimen osoitekentästä keskusteluun tai aktiiteettimerkinnän kirjanmerkkikenttään. Jos haluat käyttää aktiiteetin mukautettua merkintää uudelleen, oit luoda siitä merkintämallipohjan. Merkintämallipohjan esittely Merkintämallipohja on merkinnän prototyyppi. Voit kerätä merkintämallipohjaan kentät, joista mukautettu merkintä muodostuu. Luodusta merkintämallipohjasta oit luoda useita merkintöjä. Oletetaan esimerkiksi, että esimiehesi haluaa työryhmäsi lisäään iikoittain tilanneraporttimerkinnän aktiiteettiin, jota työryhmäsi käyttää projektiin liittyien tietojen ja resurssien jakamiseen. Tällöin kunkin työryhmän jäsenen on luotaa erillinen merkintä, jossa on samat johdantotiedot, kuten jäsenen nimi ja sen iikon numero, jolta tilanneraportti annetaan. Voit helpottaa raporttimerkintöjen lisäämistä luomalla merkintämallipohjan, jossa on almiiksi tilannetietojen antamiseen soeltuat kentät, kuten nimikenttä Tilannetiedote ja päiämääräkenttä Viikko:. Kun olet luonut tällaisen mukautetun merkinnän, oit tallentaa sen merkintämallipohjaksi nimeltä Tilanneraportti. Kun seuraaan kerran annat tilanneraportin, oit aata luomasi mallipohjan mukaisen ja tilanneraportin tietojen syöttämiseen soeltuat kentät sisältään syöttölomakkeen alitsemalla aihtoehdot Lisää merkintämallipohjasta > Lisää tilanneraportti. Merkintämallipohjien luonti Jos olet luonut merkinnän, jota haluat käyttää uudelleen, oit tallentaa merkinnän mallipohjana. Tietoja tästä tehtäästä Merkintämallipohja on merkinnän prototyyppi. Voit luoda mallipohjan ja luoda sitten sen aulla useita mukautettuja merkintöjä. Merkintämallipohjat oat käytettäissä ain siinä aktiiteetissa, jossa ne on luotu. Merkintämallipohjia ei jaeta eri aktiiteettien älillä. 34 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

39 Voit luoda merkintämallipohjan seuraaasti: 1. Luo merkintä, jota käytetään mallipohjan perustana. Lisää kaikki haluamasi kentät ja nimeä ne tarittaessa uudelleen. 2. Tallenna merkintä. 3. Etsi luotu merkintä ja alitse sitten aihtoehdot Lisää toimintoja > Tallenna merkintämallipohjana. Jos Lisää toimintoja -linkki ei ole näkyissä, merkintä on ehkä pienennetty. Laajenna merkintä napsauttamalla sen otsikkoa. 4. Kirjoita Nimi-kenttään nimi. Esimerkki: Tilanneraportti. 5. Jos haluat liittää mallipohjaan ja siitä luotuihin merkintöihin kuakkeen, napsauta haluamaasi kuaketta. 6. Luo mallipohja alitsemalla Tallenna-aihtoehto, ja sulje sitten näyttöön tulea ahistussanomaruutu alitsemalla Sulje-aihtoehto. 7. Voit käyttää uutta merkintämallipohjaa alitsemalla aihtoehdot Lisää merkintämallipohjasta > Lisää <merkintämallipohjan nimi>, jossa <merkintämallipohjan nimi> on luodun merkintämallipohjan nimi. Esimerkki: Lisää tilanneraportti. Aiheeseen liittyiä tehtäiä: Merkinnän lisäys siulla 19 Lisäämällä aktiiteettiin merkinnän oit kommentoida jotakin aihetta, lisätä tiedotteen, kysyä kysymyksen tai jakaa tiedoston tai Web-osoitteen työryhmän kanssa. Merkintämallipohjien muokkaus siulla 38 Aktiiteetin omistaja oi muokata merkintämallipohjia, jotka on luotu aktiiteetissa käytetyistä mukautetuista merkinnöistä. Aktiiteetin omistaja oi esimerkiksi halutessaan aihtaa mallipohjassa tunnisteena käytetyn kuakkeen. Mukautetun merkinnän lisäys Voit lisätä mukautetun merkinnän, joka perustuu nykyiseen aktiiteettiin luotuun ja tallennettuun merkinnän mallipohjaan.voit luoda mukautettuja merkintämallipohjia ja käyttää niitä aktiiteettimerkinnöissä ja tehtäissä. Mukautetun merkinnän lisäys Voit lisätä mukautetun merkinnän, joka perustuu nykyiseen aktiiteettiin luotuun ja tallennettuun merkinnän mallipohjaan.voit luoda mukautettuja merkintämallipohjia ja käyttää niitä aktiiteettimerkinnöissä ja tehtäissä. Ennen aloitusta Nykyiseen aktiiteettiin on luotaa ähintään yksi merkinnän mallipohja ennen mukautetun merkinnän luomista. Tietoja tästä tehtäästä Vain aktiiteetin tekijä tai omistaja oi lisätä siihen merkintöjä. Voit lisätä mukautetun merkinnän aaamalla aktiiteetin ja toimimalla seuraaasti: 1. Valitse Lisää merkintämallipohjasta > Lisää <merkintämallipohjan nimi> <Merkintämallipohjan nimi> on sen mallipohjan nimi, jota haluat käyttää mukautetun merkinnän pohjana. Luku 1. Aktiiteetit 35

40 2. Kirjoita Otsikko-kenttään merkinnän otsikko. 3. Voit lisätä merkintään sisältöä napsauttamalla seuraaia linkkejä: Lisää linkki LotusLie Tiedostot-palelun tiedostoon Lisää merkintään linkin, joka osoittaa LotusLie Tiedostot -paleluun tallennettuun tiedostoon. Etsi tiedosto alitsemalla aattaasta Näytäluettelosta aihtoehto Omat tiedostot tai Kanssasi yhteiskäyttöön määritetyt tiedostot, alitse luettelosta ainakin yksi tiedosto ja napsauta sitten Lisää tiedostot -painiketta. Huomautus: Voit myös hakea kansioon kuuluia tiedostoja, joihin sinulla on käyttöoikeudet. Etsi tiedosto alitsemalla kansio aattaasta Kansiot-luettelosta. Liitä tiedosto Lisää merkintään tiedoston. Voit etsiä tiedoston napsauttamalla kentän ieressä oleaa Selaa-painiketta. Lisää kirjanmerkki Lisää merkintään Web-osoitteen. Kirjoita Web-siun otsikko Kirjanmerkin otsikko -kenttään ja kopioi Web-osoite kenttään, jonka alussa on merkkijono Lisää mukautetut kentät > Päiämääräkenttä Lisää merkintään Päiämäärä-kentän. Kun tyhjää kenttää napsautetaan, näkyiin tulee kalenteriohjausobjekti. Voit joko kirjoittaa päiämäärän kenttään tai alita päiämäärän kalenteriohjausobjektista. Lisää mukautetut kentät > Henkilökenttä Lisää merkintään Henkilö-kentän. Kun kirjoitat nimen kenttään, näkyiin tulee hakemiston nimiluettelo. Voit alita nimen luettelosta tai kirjoittaa henkilön koko nimen tai sähköpostiosoitteen. Lisää mukautetut kentät > Tekstikenttä Lisää merkintään Teksti-kentän. Voit lisätä haluamasi määrän eri lajin kenttiä ja oit lisätä useita saman lajin kenttiä. Jos haluat poistaa lisätyn kentän, napsauta sen ieressä oleaa X-painiketta. 4. Valinnainen: Voit nimetä lisätyn kentän uudelleen napsauttamalla sen otsikkoa. Kun olet lisännyt merkintään tiedoston, kirjanmerkin tai mukautetun kentän, oit aihtaa kentän oletusnimen kuaaampaan nimeen. Jos esimerkiksi käytät merkintää tarkistuskommentteja arten, oit lisätä siihen kaksi nimikenttää ja aihtaa sitten toisen kentän nimeksi Tekijä ja toisen Tarkistaja. Voit myös lisätä päiämääräkentän nimeltä Tarkistus päiämäärän mukaan ja lisätä sitten tiedostoliitteen, jonka kentän otsikkona on Tarkistettaa asiakirja. 5. Kirjoita merkinnän kuaus tai lisää merkinnän sisältö Kuaus-kenttään. Voit muotoilla lisättyä tekstiä työkaluriin painikkeilla. 6. Kirjoita Tunnisteet-kenttään haluamasi tunnistesanat. Kun alat kirjoittaa tunnistetta, näkyiin tulee luettelo tunnistekokoelman astaaista tunnisteista. Voit lisätä tunnisteen napsauttamalla sitä. Jos haluat lisätä tunnisteen, jota ei ole luettelossa, kirjoita tunniste. Käytä tunnisteiden erotinmerkkinä pilkkua. Tunniste on yhden sanan pituinen nimiö tai aainsana, joka liitetään merkintään sen luokittelua arten. Kun merkintä on tallennettu, ohjelma lisää tunnisteen aktiiteetin tunnistekokoelmaan. Myöhemmin oit etsiä merkinnän tunnisteen aulla napsauttamalla tunnistetta tunnistekokoelmassa. Tulosluettelossa näkyy merkinnän lisäksi myös muita astaailla tunnisteilla 36 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

41 merkittyjä merkintöjä, jolloin samankaltaisen sisällön löytäminen on helppoa. Ota huomioon, että tunnistekokoelma koostuu sinun ja kollegojesi luomista tunnisteista. Jos kukaan ei ole ielä luonut tunnisteita, tähän kenttään kirjoitettaessa ei tule näkyiin astaaien tunnisteiden luetteloa. 7. Voit lisätä merkinnän aktiiteetin tiettyyn osaan napsauttamalla Osa-kentän ieressä oleaa alanuolta ja alitsemalla osan luettelosta. 8. Jos haluat piilottaa merkinnän muilta jäseniltä, alitse Merkitse tämä merkintä yksityiseksi -aihtoehto. 9. Jos haluat ilmoittaa aktiiteetin jäsenille tästä merkinnästä, toimi seuraaasti: a. Valitse Ilmoita käyttäjille tästä merkinnästä -aihtoehto. b. Tee jokin seuraaista toimista: Vakioaktiiteetti: Jos haluat lähettää ilmoituksen kaikille, alitse Kaikki tämän aktiiteetin yksittäiset jäsenet -alintaruutu. Tätä aihtoehtoa käytettäessä ryhmien tai yhteisöjen jäsenille ei lähetetä ilmoitusta. Huomautus: Ryhmäominaisuus on käytettäissä pyydettäessä. Lisätietoja saat organisaation pääkäyttäjältä. Jos haluat lähettää ilmoituksen ain tietyille henkilöille, alitse aihtoehto Yksittäiset aktiiteetin jäsenet ja alitse sitten niiden yksittäisten jäsenten nimien iereiset alintaruudut, joille haluat lähettää ilmoituksen. Voit etsiä henkilöitä ierittämällä aakkosellista nimiluetteloa tai kirjoittamalla henkilön nimen Suodata luettelo kirjoittamalla -kenttään. Jos aktiiteetti on määritetty yhteiskäyttöön yhteisön kanssa, oit lähettää ilmoituksen ain osalle yhteisön jäsenistä alitsemalla ensin aihtoehdot Yhteisö: <yhteisön_nimi>, jossa <yhteisön_nimi> on yhteisön nimi, ja alitsemalla sitten niiden jäsenten nimien iereiset alintaruudut, joille haluat lähettää ilmoituksen. Yhteisön aktiiteetti, johon kaikki yhteisön jäsenet on lisätty: Valitse niiden yksittäisten jäsenten nimien iereiset alintaruudut, joille haluat lähettää ilmoituksen. Voit etsiä henkilöitä ierittämällä aakkosellista nimiluetteloa tai kirjoittamalla henkilön nimen Suodata luettelo kirjoittamalla -kenttään. Jos aktiiteetissa on yli 500 jäsentä, oit näyttää lisää nimiä napsauttamalla Seuraaa-painiketta. Huomautus: Suodatin etsii ain nykyisellä siulla oleat nimet. Jos siuja on useita, napsauta Seuraaa-painiketta toistuasti, kunnes tulet siulle, jolla oleat nimet oat samalla aakkosten alueella kuin etsimäsi nimi. Kirjoita etsimäsi nimi Suodatin-ruutuun. Yhteisön aktiiteetti, johon on lisätty ain osa yhteisön jäsenistä: Jos haluat lähettää ilmoituksen ain osalle yhteisön jäsenistä, alitse aihtoehto Yksittäiset aktiiteetin jäsenet ja alitse sitten niiden yksittäisten jäsenten nimien iereiset alintaruudut, joille haluat lähettää ilmoituksen. Voit etsiä henkilöitä ierittämällä aakkosellista nimiluetteloa tai kirjoittamalla henkilön nimen Suodata luettelo kirjoittamalla -kenttään. Jos aktiiteetissa on yli 500 jäsentä, oit näyttää lisää nimiä napsauttamalla Seuraaa-painiketta. Luku 1. Aktiiteetit 37

42 Huomautus: Suodatin etsii ain nykyisellä siulla oleat nimet. Jos siuja on useita, napsauta Seuraaa-painiketta toistuasti, kunnes tulet siulle, jolla oleat nimet oat samalla aakkosten alueella kuin etsimäsi nimi. Kirjoita etsimäsi nimi Suodatin-ruutuun. Voit lähettää ilmoituksen ain yhteisön omistajille alitsemalla aihtoehdot <yhteisön_nimi> (yhteisön omistajat), jossa <yhteisön_nimi> on yhteisön nimi. Voit lähettää ilmoituksen sekä yhteisön omistajille että yksittäisille jäsenille alitsemalla ensin omistajien nimet <yhteisön_nimi> (yhteisön omistajat) -luettelosta, jossa <yhteisön_nimi> on yhteisön nimi, ja alitsemalla sitten yksittäiset nimet Yksittäiset aktiiteetin jäsenet -luettelosta. Ohjelma muistaa alintasi, kun siirryt luettelosta toiseen. c. Jos haluat lisätä kommentin, joka näkyy jäsenille lähetettäässä ilmoituksessa, lisää kommentti Ilmoitussanoma -kenttään. Ilmoitussanoma osoittaa oletusaroisesti, että haluat ilmoittaa jäsenelle kyseisestä merkinnästä. 10. Lopeta merkinnän lisäys napsauttamalla Tallenna-painiketta. Aiheeseen liittyiä tehtäiä: Merkintämallipohjien luonti siulla 34 Jos olet luonut merkinnän, jota haluat käyttää uudelleen, oit tallentaa merkinnän mallipohjana. Merkintämallipohjien muokkaus Aktiiteetin omistaja oi muokata merkintämallipohjia, jotka on luotu aktiiteetissa käytetyistä mukautetuista merkinnöistä. Aktiiteetin omistaja oi esimerkiksi halutessaan aihtaa mallipohjassa tunnisteena käytetyn kuakkeen. Merkintämallipohjien muokkaus Aktiiteetin omistaja oi muokata merkintämallipohjia, jotka on luotu aktiiteetissa käytetyistä mukautetuista merkinnöistä. Aktiiteetin omistaja oi esimerkiksi halutessaan aihtaa mallipohjassa tunnisteena käytetyn kuakkeen. Ennen aloitusta Älä tee tätä toimintoa, jos aktiiteetissa ei ole merkintämallipohjia. Merkintämallipohja on merkinnän prototyyppi. Kun luot mukautetun merkinnän, jota haluat käyttää myöhemmin uudelleen, oit tallentaa sen mallipohjaksi. Kun seuraaan kerran haluat lisätä merkinnän, oit halutessasi tehdä sen käyttämällä mallipohjaan määritettyjä mukautettuja kenttiä. Lisätietoja on kohdassa Merkintämallipohjien luonti. Tietoja tästä tehtäästä Voit muokata merkintämallipohjaa seuraaasti: 1. Aaa muokattaat merkintämallipohjat sisältää aktiiteetti. 2. Valitse otsikkoriiltä ensin Lisää toimintoja -aihtoehto ja alitse sitten Muokkaa merkintämallipohjia -aihtoehto. 3. Valitse muokattaan mallipohjan ieressä olea Muokkaa-aihtoehto. 4. Tee haluamasi muutokset. Jos haluat liittää mallipohjaan kuakkeen, alitse haluamasi kuake. 38 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

43 Mallipohjaan on liitetty kuake näkyy mallipohjan aulla luotujen merkintöjen otsikoissa. 5. Napsauta Tallenna-painiketta. 6. Muokkaa jotakin toista merkintämallipohjaa tai napsauta Sulje-painiketta. Aiheeseen liittyiä tehtäiä: Merkintämallipohjien luonti siulla 34 Jos olet luonut merkinnän, jota haluat käyttää uudelleen, oit tallentaa merkinnän mallipohjana. Mukautetun merkinnän lisäys siulla 35 Voit lisätä mukautetun merkinnän, joka perustuu nykyiseen aktiiteettiin luotuun ja tallennettuun merkinnän mallipohjaan.voit luoda mukautettuja merkintämallipohjia ja käyttää niitä aktiiteettimerkinnöissä ja tehtäissä. Hakujen käyttö Aktiiteetit-soelluksessa Voit hakea tietoja Aktiiteetit-soelluksesta monella eri taalla. Sanan tai lauseen haku aktiiteeteista Otsikkoriissä olean hakuohjausobjektin aulla oit hakea kaikista aktiiteeteista ja merkinnöistä kohteita, jotka sisältäät tietyn sanan tai lauseen. Ennen aloitusta Voit tehdä hakuja ain aktiiteeteissa, joissa olet jäsenenä. Haku sisältää almiit aktiiteetit. Yksityisiksi merkityt merkinnät ja roskakorissa oleat merkinnät tai aktiiteetit eiät sisälly hakutuloksiin. Tietoja tästä tehtäästä Voit hakea tietyn tekstimerkkijonon sisältäiä aktiiteetteja tai merkintöjä seuraaasti: 1. Kirjoita haettaa sana tai lause otsikkoriin Hae-kenttään. 2. Määritä haettaat kohteet napsauttamalla Hae-kentän ieressä oleaa alanuolta ja alitsemalla jokin seuraaista aihtoehdoista: Omat aktiiteetit Hakee tekstimerkkijonoa kaikkien aktiiteettien (itse luomiesi tai joko sinulle tai yhteisöillesi yhteiskäyttöön määritettyjen aktiiteettien) otsikoista ja kuauksista sekä kaikkien aktiiteettien kentistä ja merkinnöistä. Kaikki aktiiteetit Hakee tekstimerkkijonoa kaikkien niiden aktiiteettien otsikoista ja kuauksista, joihin sinulla on käyttöoikeus, eli kaikista aktiiteeteista, ja lisäksi hakee tekstimerkkijonoa kaikkien näiden aktiiteettien kentistä ja merkinnöistä. Tehtäät-luettelo Hakee tekstimerkkijonoa kaikkien niiden aktiiteettien tehtäämerkinnöistä, joiden jäsen olet. Mallipohjat Hakee tekstimerkkijonoa kaikkien aktiiteettien otsikoista ja kuauksista, joihin sinulla on käyttöoikeus. Luku 1. Aktiiteetit 39

44 Tämä aktiiteetti Hakee tekstimerkkijonoa nykyisen aktiiteetin otsikosta ja kuauksesta sekä nykyisen aktiiteetin kentistä ja merkinnöistä. Huomautus: Jos mallipohja on aoinna, näyttöön tulee sen sijaan Tämä mallipohja. Kun alitset Tämä mallipohja-aihtoehdon, oit hakea tekstimerkkijonoa nykyisen mallipohjan otsikosta ja kuauksesta. 3. Napsauta hakukuaketta. Hakutulokset tuleat näkyiin nykyiselle siulle. Jos haet tekstimerkkijonoa tästä aktiiteetista tai mallipohjasta, oit muokata hakutuloksia suoraan. Muussa tapauksessa aaa tulos napsauttamalla sen otsikkoa ja muokkaa tulosta. Aktiiteettien ja merkintöjen suodatus tunnisteiden perusteella Voit etsiä samaan ideaan, projektiin, toimialaan tai muuhun luokitukseen liittyiä aktiiteetteja suodattamalla aktiiteetit tunnisteiden perusteella. Voit suodattaa tunnisteiden perusteella myös yksittäisen aktiiteetin merkinnät. Tietoja tästä tehtäästä Lisäämällä merkintöihin ja aktiiteetteihin tunnisteita luot näennäiskansioita, joihin oit siirtyä myöhemmin. Kaikki luomasi ja muiden käyttäjien luomat tunnisteet näkyät tunnistekokoelmassa. Voit alita, haluatko tunnistekokoelman näkyän pilimäisenä tunnistejoukkona ai luettelona. Tunnistejoukossa eniten käytetyt tunnisteet näkyät lihaoituina ja muita suuremmalla fontilla kirjoitettuna. Tunnisteluettelossa eniten käytetyt tunnisteet näkyät luettelossa ensimmäisinä. Tunnisteiden selaus ei pelkästään helpota tunnisteellisten tietojen etsimistä; oit myös etsiä samoja tunnisteita sisältäiä tietoja aktiiteetin muiden jäsenten lisäämistä tiedoista. Kun olet saanut selille, ketkä jäsenet oat lisänneet itseäsi kiinnostaia tietoja, oit selata tietoja henkilön perusteella ja selittää, mitä muita tietoja kyseiset henkilöt oat lisänneet. Sekä tunnistejoukossa että tunnisteluettelossa näkyät ain suosituimmat tunnisteet. Tunnisteluettelossa näkyy 10 suosituinta tunnistetta. Tunnistejoukossa näkyy yli 10 tunnistetta. Tee jompikumpi seuraaista toimista: Jos haluat hakea aktiiteetit, jotka on luokiteltu tietyllä tunnisteella, laajenna Omat aktiiteetit -näkymässä naigointiruudun Tunnisteet-kohta ja napsauta sitten kyseistä tunnistetta. Jos haluat hakea yksittäisestä aktiiteetista tietyllä tunnisteella merkityt merkinnät, aaa aktiiteetti, laajenna Tunnisteet-kohta ja napsauta sitten kyseistä tunnistetta. Vihje: Jos näkymää on ieritettää, jotta tunnistekokoelma tulee näkyiin, oit pienentää Jäsenet-osaa napsauttamalla sen alanuolipainiketta. Voit etsiä yksittäistä tunnistetta sekä aktiiteettinäkymässä että yksittäistä aktiiteettia tarkastellessasi. Valitse Etsi tunniste, kirjoita tunnisteen nimi hakukenttään ja napsauta hakukuaketta. Tämä on hyödyllistä esimerkiksi silloin, kun tunnisteluettelo tai -joukko on niin suuri, että ain osa tunnisteista näkyy siinä eikä hakemasi tunniste ole niiden joukossa. 40 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

45 Automaattisten päiitysten nouto tilaamalla Aktiiteetit-syöte Syötteiden lukuohjelman aulla oit tilata kiinnostaan aktiiteetin tai aktiiteettikokoelman syötteen. Kun tilaat syötteen, syötteiden lukuohjelma aloo syötettä ja noutaa automaattisesti siihen tehtäät päiitykset. Aktiiteettien käsittely Tietoja tästä tehtäästä Syötteen aulla oit noutaa Web-siun uusimman sisällön automaattisesti omaan tietokoneeseesi ja tarkastella sisältöä omassa tietokoneessasi. Aktiiteettien syötteet julkaistaan Atom-yhteiskäytäntöä käyttämällä. Syötteen tilaus helpottaa aktiiteetin alontaa, koska syötteiden lukuohjelma tarkistaa automaattisesti, onko mihinkään syötteeksi määritettyyn sisältöön tehty päiityksiä, ja noutaa päiitykset automaattisesti. Voit tilata syötteen missä tahansa kohdassa, jossa näkyy Syöte-kuake. Voit tilata syötteen esimerkiksi Omat aktiiteetit -näkymästä ja yksittäisistä aktiiteeteista. Syötteen tilausprosessin kulku aihtelee käyttämäsi syötteiden lukuohjelman mukaan. Seuraaassa on yleisiä ohjeita. 1. Tee jokin seuraaista toimista: Jos haluat tilata yksittäisen aktiiteetin, aaa aktiiteetti, etsi näkymä tai osa, jonka sisältämän luettelon merkinnöistä haluat säännöllisesti päiityksiä, ja alitse sitten Näiden merkintöjen syöte -aihtoehto. Jos haluat tilata useita aktiiteetteja, aaa näkymä, jonka sisältämistä aktiiteettilajeista haluat säännöllisesti päiityksiä (esimerkiksi Priorisoidut aktiiteetit > Korkea prioriteetti -näkymä), ja alitse sitten Näiden aktiiteettien syöte -aihtoehto. Jos haluat tilata tehtääluettelon, napsauta Tehtäät-luettelo-älilehteä ja alitse sitten Näiden tehtäien syöte -aihtoehto. Jos haluat tilata mallipohjat, napsauta Aktiiteettimallipohjat-älilehteä ja alitse sitten Näiden mallipohjien syöte -aihtoehto. 2. Lisää syöte haluamaasi syötteiden lukuohjelmaan. Tätä arten tehtäät toimet aihteleat käytettään Web-selaimen ja syötteiden lukuohjelman mukaan. Lisätietoja on Web-selaimen ja syötteiden lukuohjelman ohjeissa. Tässä osiossa kuataan toiminnot, joita oit käyttää aktiiteettia käsitellessäsi. Aktiiteetin muokkaus Voit muokata aktiiteettia, jos olet sen omistaja. Ennen aloitusta Aktiiteettiin liitettyjen otsikon, kuauksen, määräpäiän ja tunnisteiden muokkaus ei aikuta aktiiteettiin lähetettyjen merkintöjen sisältöön. Tietoja tästä tehtäästä Voit muokata aktiiteettia seuraaasti: Luku 1. Aktiiteetit 41

46 1. Tee jompikumpi seuraaista toimista: Etsi muokattaa aktiiteetti Omat aktiiteetit -näkymän aktiiteettiluettelosta, laajenna aktiiteetin kuaus alitsemalla Lisää-aihtoehto ja alitse sitten Muokkaa-aihtoehto. Valitse muokattaassa aktiiteetissa ensin otsikkoriiltä Aktiiteetin toiminnot- ja sitten Muokkaa aktiiteettia -aihtoehto. Huomautus: Aktiiteettia oi muokata ain sen omistaja. Jos et ole omistaja, Muokkaa-linkki ja Muokkaa aktiiteettia -alikkoaihtoehto eiät ole näkyissä. 2. Muokkaa kenttiä, joita haluat muuttaa, ja napsauta sitten Tallenna-painiketta. Aiheeseen liittyään aktiiteettiin iittaaan linkin lisäys Voit luoda merkinnän, jossa on linkki toiseen aktiiteettiin, jos aktiiteetti sisältää nykyisen aktiiteetin jäsenten kannalta kiinnostaia tietoja. Ennen aloitusta Vain jäsenet, joilla on toisen aktiiteetin käyttöoikeudet, oiat käyttää sitä merkinnästä käsin. Tietoja tästä tehtäästä Voit lisätä aiheeseen liittyän aktiiteetin seuraaasti: 1. Aaa aktiiteetti, johon haluat lisätä aiheeseen liittyään aktiiteettiin iittaaan linkin. 2. Valitse otsikkoriissä ensin Aktiiteetin toiminnot -aihtoehto ja alitse sitten Lisää aiheeseen liittyä aktiiteetti -aihtoehto. 3. Valitse näkyiin tuleasta luettelosta aktiiteetti, johon haluat luoda linkin, ja napsauta sitten Tallenna-painiketta. Seuraaat toimet Ohjelma luo aiheeseen liittyän aktiiteettimerkinnän. Kun käyttäjä, jolla on toisen aktiiteetin käyttöoikeudet, laajentaa aiheeseen liittyän aktiiteettimerkinnän ja napsauttaa aiheeseen liittyän aktiiteetin linkkiä, aiheeseen liittyä aktiiteetti tulee näkyiin. Aktiiteetista poistuminen Jos et löydä etsimääsi näkymää naigointiruudusta, syynä oi olla se, että olet aktiiteetissa ja hakemasi näkymän oi alita ain Omat aktiiteetit -näkymän naigointiruudusta. Saat Omat aktiiteetit -näkymän näkyiin poistumalla aoinna oleasta aktiiteetista. Tietoja tästä tehtäästä Naigointiruudun linkit muuttuat käytössä olean siun sisällön mukaan. Kun olet aktiiteetissa, naigointiruudussa on pikalinkkejä kyseiseen aktiiteettiin liittyiin toimintoihin, kuten tehtäämerkintöjen ja aktiiteetin osien luetteloihin. Omat aktiiteetit -näkymän naigointiruudun aulla oit siirtyä helposti muihin näkymiin, kuten Priorisoidut aktiiteetit -näkymään. 42 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

47 Voit poistu aktiiteetista alitsemalla Aktiiteetit-älilehden. Tällöin Omat aktiiteetit -näkymä tulee näkyiin. Aktiiteetin kopiointi Miten toimit, kun kohtaat toisen henkilön luoman aktiiteetin, jota haluaisit käyttää myöhemmin uudelleen? Jos aktiiteetin omistaja ei ole luonut aktiiteetista uudelleenkäytön mahdollistaaa mallipohjaa, oit kopioida aktiiteetin. Voit kopioida myös itse luomasi aktiiteetin, kun haluat käyttää sitä myöhemmin uudelleen, mutta et niin usein, että siitä kannattaisi luoda mallipohja. Ennen aloitusta Kaikki aktiiteetin jäsenet oiat kopioida sen. Kun kopioit aktiiteetin, järjestelmä lisää sinut uuden aktiiteetin omistajaksi. Ulkoiset aktiiteetit kopioidaan ulkoisina aktiiteetteina ja sisäiset aktiiteetit kopioidaan sisäisinä aktiiteetteina. Tietoja tästä tehtäästä Voit kopioida aktiiteetin seuraaasti: 1. Aaa kopioitaa aktiiteetti. 2. Valitse otsikkoriin aihtoehdot Aktiiteetin toiminnot ja Kopioi aktiiteetti. 3. Syötä uuden aktiiteetin luontilomakkeeseen uudet arot ja muuta päiitettäien kenttien aroja. 4. Jos haluat sisällyttää jäsenet aktiiteetista, jota olet kopioimassa uuteen aktiiteettiin, alitse Käytä aktiiteetin jäseniä -aihtoehto. 5. Napsauta Tallenna-painiketta. Tulostus aktiiteetista Voit tulostaa aktiiteetin sisällön samalla taalla kuin minkä tahansa Web-siun sisällön. Tietoja tästä tehtäästä Aktiiteettien järjestäminen Aktiiteetista tulostettaessa tulostuu ain nykyinen siu. Voit tulostaa aktiiteetin seuraaasti: 1. Valinnainen: Jos haluat tulostaa aktiiteetin, laajenna pienennetyt osat, laajenna kaikki pienennetyt merkinnät napsauttamalla Näytä-kohdan ieressä oleaa Laajenna kaikki -kuaketta ja näytä merkinnän koko kuaus napsauttamalla Lisää-painiketta, jos kuaus on pitkä eikä näy kokonaan. 2. Tulosta näkymä tai aktiiteetti alitsemalla Web-selaimen alikosta aihtoehdot Tiedosto > Tulosta. Voit järjestellä aktiiteetit niin, että haluamasi aktiiteetit oat nopeasti käytettäissä ja löydät tiedot helposti. Luku 1. Aktiiteetit 43

48 Aktiiteetin sisällön järjestäminen lisäämällä osia Osat oat objekteja, joihin oit tallentaa aktiiteetin merkintöjä. Lisäämällä aktiiteettiin osia oit luoda aktiiteettiin hierarkiarakenteen. Tietoja tästä tehtäästä Voit lisätä aktiiteettiin osan seuraaasti: 1. Aaa aktiiteetti, johon haluat lisätä osan. 2. Napsauta Lisää osa -painiketta. 3. Kirjoita osan otsikko Osa-kenttään ja napsauta sitten Tallenna-painiketta. Uusi osa on nyt luotu ja oit lisätä siihen merkintöjä. 4. Voit lisätä merkinnän seuraailla taoilla: Jos haluat lisätä osaan perusmerkinnän, alitse Merkintä-aihtoehto. Jos haluat lisätä osaan tehtäämerkinnän, alitse Tehtää-aihtoehto. Jos haluat lisätä merkinnän merkintämallipohjan aulla, alitse Lisää-aihtoehto ja alitse sitten lisättää merkintälaji. Huomautus: Lisäasetukset-painiketta ei näytetä, jos aktiiteettiin ei ole luotu mukautettuja merkintämallipohjia. Jos haluat siirtää osaan aiemmin luodun merkinnän, edä merkintä osaan. Jaksojen siirto tai nimeys uudelleen Kun olet luonut jakson, oit siirtää sitä ylös tai alas näkymässä järjestääksesi aktiiteetin paremmin. Voi myös nimetä jakson uudelleen. Tietoja tästä tehtäästä Voit siirtää tai nimetä jakson uudelleen seuraaasti: 1. Laajenna aktiiteetissa naigointiruudun Jaksot-osa, jos se on pienennetty, ja napsauta sitten osiota, jonka haluat siirtää tai nimetä uudelleen. 2. Tee jompikumpi seuraaista toimista: Voit nimetä jakson uudelleen alitsemalla aihtoehdot Toiminnot > Muokkaa jaksoa, aihtamalla jakson otsikon Jakso-kentässä ja napsauttamalla sitten Tallenna-painiketta. Voit siirtää jakson alitsemalla Toiminnot > Siirrä ylös tai Toiminnot > Siirrä alas. Aktiiteettien priorisointi Kun priorisoit aktiiteetit, löydät helposti itsellesi tärkeimmät aktiiteetit. Tietoja tästä tehtäästä Kaikkien aktiiteettien prioriteetiksi määritetään oletusaroisesti Normaali. Voit muuttaa aktiiteetin prioriteettitason, kun olet selittänyt sen hyödyllisyyden. Aktiiteetille määrittämäsi prioriteettitaso näkyy ain sinulle. Määrittämäsi prioriteettitaso ei aikuta aktiiteetin toisen jäsenen mahdollisesti määrittämään prioriteettiin. 44 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

49 Aktiiteetit, joille olet määrittänyt korkean tai keskitason prioriteetin, näkyät pienikokoisessa luettelossa, jonka saat näkyiin laajentamalla Omat aktiiteetit -näkymän naigointiruudussa olean Priorisoidut aktiiteetit -aihtoehdon. Huomautus: Priorisoidut aktiiteetit -aihtoehto ei näy naigointiruudussa aktiiteetista käsin, aan aktiiteetista on ensin poistuttaa. Voit poistua nykyisestä aktiiteetista ja palata Omat aktiiteetit -näkymään napsauttamalla Aktiiteetit-älilehteä. Voit määrittää aktiiteetin tekemällä jommankumman seuraaista toimista: Etsi Omat aktiiteetit -näkymästä aktiiteetti, jonka prioriteetin haluat määrittää. Laajenna aktiiteetin kuaus alitsemalla Lisää-aihtoehto, alitse Priorisoiaihtoehto ja alitse sitten haluamasi prioriteettitaso. Valitse aktiiteetin otsikkoriistä Aktiiteetin toiminnot -aihtoehto ja alitse sitten prioriteettitaso. Huomautus: Prioriteettitaso ei tule näkyiin aktiiteetissa. Voit tarkastella aktiiteetin prioriteettitasoja palaamalla Omat aktiiteetit -näkymään tai siirtymällä Omat aktiiteetit -näkymän naigointiruudun Priorisoidut aktiiteetit -kohtaan. Käytettäissä oat seuraaat prioriteettitasot: Korkea prioriteetti Aktiiteetti on tärkeä. Keskitason prioriteetti Aktiiteetin prioriteetti on normaalia suurempi. Normaali prioriteetti (oletus) Aktiiteetin prioriteetti on normaali. Määritä aktiiteetiksi, jonka prioriteettia on laskettu Aktiiteetti siirtyy Aktiiteetit, joiden prioriteettia on laskettu -näkymään. Aiheeseen liittyiä tehtäiä: Aktiiteetin aaus siulla 8 Voit käsitellä aktiiteetin merkintöjä ja jäseniä aaamalla aktiiteetin. Vähemmän tärkeän aktiiteetin prioriteetin laskeminen Voit laskea sellaisen aktiiteetin prioriteettia, josta et ole kiinnostunut. Tällöin kyseinen aktiiteetti ei näy Omat aktiiteetit -näkymässä. Jos aktiiteetti muuttuu myöhemmin hyödyllisemmäksi, oit nostaa sen prioriteettia. Tietoja tästä tehtäästä Laskemalla aktiiteettien prioriteetteja oit rajata Omat aktiiteetit -näkymään ain kiinnostaimmat aktiiteetit. Kun lasket aktiiteetin prioriteetin, pysyt yhä aktiiteetin jäsenenä ja oit käyttää sitä siirtymällä Aktiiteetit, joiden prioriteettia on laskettu -näkymään. Muut aktiiteetin jäsenet oiat yhä lähettää sinulle ilmoituksia aktiiteetin merkinnöistä. Luku 1. Aktiiteetit 45

50 Voit laskea aktiiteetin prioriteettia tekemällä jommankumman seuraaista toimista: Etsi Omat aktiiteetit -näkymästä aktiiteetti, jonka prioriteettia haluat laskea, ja alitse aihtoehdot Lisää > Priorisoi > Määritä aktiiteetiksi, jonka prioriteettia on laskettu. Valitse aktiiteetin otsikkoriissä olea Aktiiteetin toiminnot -aihtoehto ja alitse sitten Määritä aktiiteetiksi, jonka prioriteettia on laskettu -aihtoehto. Seuraaat toimet Jos haluat nostaa aktiiteetin prioriteettia, aaa Aktiiteetit, joiden prioriteettia on laskettu -näkymä Omat aktiiteetit -näkymän naigointiruudusta. Valitse aihtoehdot Lisää > Priorisoi sen aktiiteetin kohdalla, jonka prioriteettia haluat nostaa, ja alitse sitten haluamasi prioriteettitaso. Aktiiteetin merkitseminen almiiksi Voit merkitä aktiiteetin almiiksi, kun sen taoite on saautettu. Valmiiksi merkitseminen ei poista aktiiteettia, aan se siirtyy Valmis-näkymään, jossa sitä oi käyttää edelleen. Kun olet merkinnyt aktiiteetin almiiksi, jäsenet eiät enää näe sitä aktiiteeteissaan. Ennen aloitusta Vain aktiiteetin omistaja oi merkitä aktiiteetin almiiksi. Tietoja tästä tehtäästä Voit merkitä aktiiteetin almiiksi seuraaasti: Tee jompikumpi seuraaista toimista: Etsi almiiksi merkittää aktiiteetti Omat aktiiteetit -näkymän aktiiteettiluettelosta, laajenna aktiiteetin kuaus alitsemalla Lisää-aihtoehto ja alitse sitten Merkitse almiiksi -aihtoehto. Jos olet almiiksi merkittäässä aktiiteetissa, alitse otsikkoriiltä Merkitse aktiiteetti almiiksi -aihtoehto. Tulokset Valmiiksi merkityt aktiiteetit oat näkyissä Valmis-näkymässä. Seuraaat toimet Voit palauttaa almiiksi merkityn aktiiteetin seuraaasti: 1. Aaa Valmis-näkymä. Huomautus: Järjestelmässä on kaksi Valmis-näkymää: toisessa oat ain ne yksityiset aktiiteetit, joiden jäsen olit, ja toisessa ain organisaation aktiiteetit. 2. Tee jokin seuraaista toimista: Etsi haluamasi aktiiteetti, laajenna sen kuaus alitsemalla Lisää-aihtoehto ja alitse sitten Palauta-aihtoehto. 46 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

51 Jos olet palautettaassa aktiiteetissa, alitse otsikkoriiltä Palauta aktiiteetti -aihtoehto. Oletusaroisesti aktiiteetit, joita ei ole käytetty 90 päiään, merkitään automaattisesti almiiksi. Aktiiteetin omistajille lähetetään ilmoitus, jossa tiedotetaan, että aktiiteetti merkitään almiiksi, jos he eiät käytä sitä. Pääkäyttäjä oi muuttaa almiiksi merkitsemisen aroa 90 päiästä joksikin muuksi. Aktiiteetin poisto Voit poistaa aktiiteetin siirtämällä sen roskakorinäkymään. Ennen aloitusta Poista aktiiteetti ain, jos mitään sen tietoja ei taritse enää säilyttää. Voit poistaa aktiiteetin ain, jos olet sen omistaja. Tietoja tästä tehtäästä Voit poistaa aktiiteetin seuraaasti: 1. Tee jompikumpi seuraaista toimista: Etsi poistettaa aktiiteetti Omat aktiiteetit -näkymän aktiiteettiluettelosta, laajenna aktiiteetin kuaus alitsemalla Lisää-aihtoehto ja alitse sitten Poista-aihtoehto. Huomautus: Aktiiteetin oi poistaa ain sen omistaja. Jos et ole omistaja, Poista-linkki ei ole näkyissä. Valitse poistettaassa aktiiteetissa ensin otsikkoriiltä Aktiiteetin toiminnot ja sitten Poista aktiiteetti -aihtoehto. Huomautus: Aktiiteetin oi poistaa ain sen omistaja. Jos et ole omistaja, Poista aktiiteetti -alikkoaihtoehto ei ole käytössä. 2. Vahista OK-painiketta napsauttamalla, että haluat siirtää aktiiteetin Roskakori-näkymään. Seuraaat toimet Voit palauttaa Roskakori-näkymässä oleia aktiiteetteja siihen asti, kunnes roskakori tyhjennetään. Roskakorin tyhjennysäli on oletusaron mukaan 90 päiää. Voit palauttaa poistetun aktiiteetin seuraaasti: 1. Aaa Roskakori-näkymä alitsemalla Omat aktiiteetit -näkymän naigointiruudusta Roskakori-aihtoehto. Huomautus: Jos aktiiteetti on aoinna, poistu siitä ja palaa Omat aktiiteetit -näkymään alitsemalla Aktiiteetit-älilehti. Huomautus: Järjestelmässä on kaksi Roskakori-näkymää, joihin poistetut aktiiteetit tallennetaan tilapäisesti: toisessa oat ain ne yksityiset aktiiteetit, joiden jäsen olit, ja toisessa ain oman organisaatiosi aktiiteetit. 2. Etsi haluamasi aktiiteetti, laajenna sen kuaus alitsemalla Lisää-aihtoehto ja alitse sitten Palauta-aihtoehto. Luku 1. Aktiiteetit 47

52 Huomautus: Vain poistetun aktiiteetin omistaja oi palauttaa aktiiteetin. Jos et ole omistaja, Palauta-linkki ei ole näkyissä. Aktiiteettien ienti Voit luoda monenlaisia laskentataulukoihin perustuia raportteja iemällä tietoja aktiiteeteista. Tietoja tästä tehtäästä Kaikki aktiiteetin jäsenet oiat iedä tietoja aktiiteeteista Comma Separated Values (CSV) -tiedostoihin. Kun aktiiteetin tiedot iedään CSV-tiedostoon, ne oidaan siirtää laskentataulukkomuotoon. Kun aktiiteetin tiedot on siirretty kyseiseen muotoon, tietojen perusteella oidaan luoda monenlaisia raportteja. 1. Aaa aktiiteetti, josta haluat iedä tietoja. 2. Valitse aihtoehdot Aktiiteetin toiminnot > Vie aktiiteetti. 3. Valitsemalla aihtoehdon Tämä aktiiteetti oit iedä koko aktiiteetin, joka sisältää kaikki merkinnät, kommentit, osat tai tehtäät. Voit iedä tietyn aktiiteetin osan alitsemalla osan Vie-alintaikkunasta. 4. Tee jompikumpi seuraaista toimista: a. Valitse ohjelma, jossa haluat heti aata iedyn aktiiteetin, alitsemalla Aaa soelluksessa -aihtoehto. Taallisesti CSV-tiedostot aataan laskentataulukkosoelluksen aulla. b. Tallenna iety aktiiteetti paikalliseen järjestelmään ja aaa se myöhemmin alitsemalla Tallenna tiedosto -aihtoehto. Aktiiteettimallipohjien käsittely Jos haluat käyttää aktiiteetin tyyliä tai sisältöä uudelleen, oit luoda siitä aktiiteettimallipohjan. Aktiiteettimallipohjan esittely Aktiiteettimallipohja on aktiiteetin prototyyppi. 48 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

53 Tietoja tästä tehtäästä Voit määrittää aktiiteettimallipohjaan toimet, yhteystiedot, resurssit ja työkalut, joita yhteisen prosessin toteutuksessa taritaan. Luodusta mallipohjasta oit luoda useita aktiiteetteja kuhunkin projektiin, jossa mallipohjan mukaista prosessia käytetään. Jos esimerkiksi työskentelet patenttihakemusten parissa, oit luoda mallipohjan patenttihakemusprosessista. Voit lisätä mallipohjaan prosessin tehtääluettelon, jossa oat kaikki prosessin edellyttämät toimet. Voit lisätä tiedostoja ja Web-linkkejä työkaluihin ja resursseihin, joita toimien toteutuksessa taritaan. Lisäksi oit liittää mallipohjaan sen tarkoituksen määrittäiä tunnisteita. Jos olet luomassa normaaliaktiiteetin mallipohjaa, oit lisätä jäseniksi aainhenkilöitä, jotka tunteat prosessin, jolloin heidät oidaan myöhemmin lisätä projektin käsittelyreittiin. Jos olet luomassa yhteisöaktiiteettia, armista, että aainhenkilöt oat yhteisön jäseniä. Kun olet luonut mallipohjan, oit luoda sen perusteella aktiiteetin kutakin sellaista ideaa tai tuotetta arten, jolle haluat hakea patenttia. Mallipohjan käyttö ähentää työmäärää uuden projektin aloituksessa, koska mallipohjaan on määritetty almiiksi aloitettaan aktiiteetin oikeat jäsenet, linkit tarittaiin tietoihin, tehtäämerkintänäkymä tarittaista toimista ja aktiiteetille sopiat tunnisteet. Projektipäällikkö oi käyttää mallipohjia hyäkseen projektin organisoinnissa luomalla mallipohjan ja jakamalla sen työryhmälleen. Voit luoda mallipohjan jommallakummalla seuraaista taoista: Luonti alusta alkaen: Kokenut työryhmän jäsen oi kerätä hyäksytyt resurssit ja määrittää prosessin toimista tehtäämerkinnät, ja luoda työryhmän tai tiettyjen asiakkaiden käyttöön tarkoitetun mallipohjan. Huomautus: Yhteisöaktiiteetin mallipohjaa ei oi luoda tyhjästä. Luonti aiemmin luodusta aktiiteetista: Työryhmä oi määrittää käyttämänsä resurssit aktiiteettiin ja luoda siihen prosessin toteutuksen aikana tehtyjä toimia astaaat tehtäämerkinnät. Kun tiedot on kerätty aktiiteettiin, prosessia arten oi luoda mallipohjan kyseisen aktiiteetin perusteella. Aiheeseen liittyiä tehtäiä: Resurssien uudelleenkäyttö luomalla mallipohjia aktiiteetista siulla 51 Kun käytät työryhmäsi kanssa jossakin prosessissa aktiiteettia, joka osoittautuu hyödylliseksi tarittaien toimien ja resurssien kokoamisessa, oit tallentaa kyseisen aktiiteetin mallipohjan perusteeksi. Aktiiteettimallipohjan luonti alusta alkaen Voit luoda aktiiteettimallipohjan, jonka aulla sinä ja muut työryhmäsi jäsenet oiat järjestellä yhteisten tehtään toteutuksessa tarittaia toimia ja resursseja. Aktiiteettimallipohjan luonti alusta alkaen Voit luoda aktiiteettimallipohjan, jonka aulla sinä ja muut työryhmäsi jäsenet oiat järjestellä yhteisten tehtään toteutuksessa tarittaia toimia ja resursseja. Ennen aloitusta Kun luot mallipohjan alusta alkaen, määrität prosessin tärkeimmät osat. Jotta oisit luoda hyödyllisen mallipohjan, sinun on oltaa selillä prosessista tai pyydettää apua prosessin asiantuntijalta, joka tietää, mitä kirjanmerkkejä, IBM Lotus Notes -tietokantoja, asiakirjatiedostoja, laskentataulukoita ja esityksiä prosessissa tari- Luku 1. Aktiiteetit 49

54 taan. Mallipohjan tekijän pitäisi myös tuntea tarittaat tehtäät ja niiden paras suoritusjärjestys. Tietoja tästä tehtäästä Huomautus: Tätä toimintoa ei oi käyttää yhteisöaktiiteetin mallipohjan luomiseen. Voit luoda mallipohjan alusta alkaen seuraaasti: 1. Valitse Aktiiteettimallipohjat-älilehti. 2. Valitse Luo mallipohja -aihtoehto. 3. Täytä seuraaat kentät. Mikään kenttä ei ole pakollinen. Nimi Kirjoita mallipohjan otsikko. Jos et määritä otsikkoa, mallipohjan nimi on oletusaron mukaan Nimetön. Käyttöoikeudet: Salli organisaation ulkopuolisten käyttäjien liittyä tämän aktiiteetin jäseniksi Valitsemalla tämän aihtoehdon oit ottaa mukaan omaan organisaatioosi kuuluia jäseniä tai organisaatiosi ulkopuolisia ieraskäyttäjiä. Ulkoisia jäseniä salliat aktiiteettimallipohjat oidaan määrittää yhteiskäyttöön sellaisten yhteisöjen kanssa, jotka salliat ulkoiset tai sisäiset jäsenet. Voit myöhemmin poistaa tämän käyttöoikeuden alinnan ja estää organisaation ulkopuolisten jäsenten lisäyksen aktiiteettimallipohjaan ain, jos aktiiteettimallipohjassa ei ole organisaation ulkopuolisia jäseniä. Ulkoisen aktiiteettimallipohjan tunnistaa aktiiteettimallipohjan otsikon ieressä oleasta Ulkoinen-kuakkeesta. Älä alitse tätä aihtoehtoa, jos haluat sisällyttää ain organisaatioosi kuuluia jäseniä. Aktiiteettimallipohjat, jotka eiät salli ulkoisia jäseniä, oidaan määrittää yhteiskäyttöön ain sellaisten yhteisöjen kanssa, jotka eiät salli ulkoisia jäseniä. Et oi myöhemmin sallia ulkoista jäsenyyttä sisäiseen aktiiteettimallipohjaan. Tietoja tästä mallipohjasta Kirjoita mallipohjan kuaus. Kuaa, mihin mallipohjaa oidaan käyttää. Tunnisteet Kirjoita aainsanat, jotka haluat liittää tämän mallipohjan aulla luotaiin aktiiteetteihin. Kun käyttäjä luo aktiiteetin tästä mallipohjasta, luotaaan aktiiteettiin lisätään tässä määrittämäsi tunnisteet. Käytä tunnisteiden erotinmerkkinä pilkkua. 4. Luo mallipohjalle jäsenluettelo. Jäsenillä on mallipohjan käyttöoikeus, ja he oiat auttaa lisäämällä mallipohjaan merkintöjä. Merkintöjen lisäys auttaa mallipohjaa käyttäien aktiiteettien käsittelyreittien jäsennyksessä. Voit luoda jäsenluettelon tekemällä seuraaat toimet: a. Valitse aihtoehto Henkilö, Ryhmä tai Yhteisö aattaasta Jäsenet-luettelosta. b. Ala kirjoittaa ryhmän, yhteisön tai henkilön nimeä tai sähköpostiosoitetta toiseen kenttään. Kun alat kirjoittaa nimeä, näkyiin tulee luettelo astaaista nimistä. Voit lisätä ryhmän, yhteisön tai henkilön napsauttamalla luettelossa oleaa nimeä. Voit aihtoehtoisesti hakea tiettyä ryhmää alitsemalla Selaa ryhmiä -aihtoehdon ja kirjoittamalla sen jälkeen ryhmän aainsanan 50 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

55 ja alitsemalla Etsi ryhmiä. Napsauta haluamaasi ryhmää ja alitse Lisää. Jos ryhmä sisältää sisäkkäisiä ryhmiä, oit joko lisätä pääryhmän tai alita sisäkkäisen ryhmän. Ryhmäalitsimen yllä olean paikallistamistoiminnon aulla oit aihtaa sisäkkäisten ryhmien tasojen älillä. Huomautus: Ryhmäominaisuus on käytettäissä pyydettäessä. Lisätietoja saat organisaation pääkäyttäjältä. 5. Jos haluat määrittää lisättäälle henkilölle, ryhmälle tai yhteisölle jonkin muun roolin kuin Tekijä-oletusroolin, napsauta Tekijä-kentän ieressä oleaa alanuolipainiketta ja alitse sitten Omistaja- tai Lukija-rooli. Käyttöoikeustasoasetusten määritelmät oat seuraaat: Tekijä Voi tarkastella sisältöä, lisätä merkintöjä ja muokata omia merkintöjään. Omistaja Voi lisätä sisältöä sekä tarkastella ja muokata kaikkia merkintöjä. Järjestelmä lisää aktiiteetin laatijan automaattisesti sen omistajaksi. Lukija Ei oi osallistua aktiiteetin toimintaa, käyttö on rajoitettu sisällön tarkasteluun. 6. Voit lisätä muita jäseniä toistamalla kaksi edellistä aihetta. 7. Tallenna mallipohja napsauttamalla Tallenna-painiketta. 8. Lisää mallipohjaan merkintöjä. Voit lisätä merkintöjä, jotka opastaat mallipohjan käyttämää sen prosessin toteutuksessa, jota arten mallipohja on luotu. Seuraaat toimet Tämän jälkeen mallipohja on almis käytettääksi. Voit testata mallipohjan luomalla sen aulla aktiiteetin. Aiheeseen liittyiä tehtäiä: Aktiiteettimallipohjan esittely siulla 48 Aktiiteettimallipohja on aktiiteetin prototyyppi. Aktiiteetin luonti mallipohjasta siulla 55 Jos haluamaasi taoitetta arten on luotu mallipohja, oit luoda sen perusteella aktiiteetin. Oikean mallipohjan aulla oit nopeuttaa ja tehostaa työryhmän projektin aloitusta. Resurssien uudelleenkäyttö luomalla mallipohjia aktiiteetista Kun käytät työryhmäsi kanssa jossakin prosessissa aktiiteettia, joka osoittautuu hyödylliseksi tarittaien toimien ja resurssien kokoamisessa, oit tallentaa kyseisen aktiiteetin mallipohjan perusteeksi. Ennen aloitusta Mallipohjan luonti sisäisestä aktiiteetista luo sisäisen aktiiteettimallipohjan, ja mallipohjan luonti ulkoisesta aktiiteetista luo ulkoisen aktiiteettimallipohjan. Tietoja tästä tehtäästä Voit luoda aktiiteetista mallipohjan seuraaasti: 1. Aaa aktiiteetti, jota haluat käyttää mallipohjan perusteena. 2. Valitse ensin otsikkoriiltä Lisää toimintoja -aihtoehto ja sitten Kopioi uutena mallipohjana -aihtoehto. Luku 1. Aktiiteetit 51

56 3. Muokkaa seuraaia kenttiä. Oletusaron mukaan niissä on tietoja siitä aktiiteetista, jonka perusteella luot mallipohjan. Nimi Mallipohjan otsikko. Oletusarona on aktiiteetin otsikko. Muokkaa mallipohjan nimeä. Valitse yleinen nimi, jota oidaan käyttää erilaisissa tilanteissa. Jos aktiiteetin nimi on esimerkiksi "Acme-yhtiön myynnin hallinta", muuta mallipohjan otsikko muotoon "Myynnin hallinta". Tietoja tästä mallipohjasta Muokkaa kuausta lisäämällä siihen tietoja mallipohjan käyttötarkoituksesta. Tunnisteet Muokkaa aktiiteettiin liitettyjä aainsanoja. Poista sellaiset tunnisteet, jotka rajoittuat niin tiukasti aktiiteettiin, ettei niitä kannata lisätä mallipohjaan, ja lisää uusia aainsanoja. Käytä tunnisteiden erotinmerkkinä pilkkua. Aloitussiu Määritä, mikä näkymä näytetään oletuksena, kun aktiiteetti luodaan. Valitse jokin seuraaista näkymistä: Aktiiteetin jäsennys Viimeisimmät päiitykset Tehtäät 4. Luo mallipohjalle jäsenluettelo. Jäsenillä on mallipohjan käyttöoikeus, ja he oiat auttaa tekemällä lisäyksiä lisäämiisi merkintöihin. Merkintöjen lisääminen auttaa mallipohjaa käyttäien aktiiteettien käsittelyreittien jäsennyksessä. Tee jokin seuraaista toimista: Jos haluat käyttää mallipohjassa olean nykyisen aktiiteetin jäsenluetteloa uudelleen, alitse aihtoehto Käytä aktiiteetin jäseniä. Huomautus: Tämä aihtoehto ei ole käytettäissä, jos luot mallipohjaa yhteisöaktiiteetista. Voit lisätä jäseniä seuraaasti: a. Valitse aihtoehto Henkilö, Ryhmä tai Yhteisö aattaasta Jäsenet-luettelosta. b. Ala kirjoittaa ryhmän, yhteisön tai henkilön nimeä tai sähköpostiosoitetta toiseen kenttään. Kun alat kirjoittaa nimeä, näkyiin tulee luettelo astaaista nimistä. Voit lisätä ryhmän, yhteisön tai henkilön napsauttamalla luettelossa oleaa nimeä. Voit aihtoehtoisesti hakea tiettyä ryhmää alitsemalla Selaa ryhmiä -aihtoehdon ja kirjoittamalla sen jälkeen ryhmän aainsanan ja alitsemalla Etsi ryhmiä. Napsauta haluamaasi ryhmää ja napsauta sitten Lisää-painiketta. Jos ryhmä sisältää sisäkkäisiä ryhmiä, oit joko lisätä pääryhmän tai alita sisäkkäisen ryhmän. Ryhmäalitsimen yllä olean paikallistamistoiminnon aulla oit aihtaa sisäkkäisten ryhmien tasojen älillä. Huomautus: Ryhmäominaisuus on käytettäissä pyydettäessä. Lisätietoja saat yrityksesi pääkäyttäjältä. c. Jos haluat lisätä lukijoita tai omistajia, oit alita roolin napsauttamalla Tekijä-kohdan ieressä oleaa alanuolipainiketta. Käyttöoikeustasoasetusten määritelmät oat seuraaat: Tekijä Voi tarkastella sisältöä, lisätä merkintöjä ja muokata omia merkintöjään. 52 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

57 Omistaja Voi lisätä sisältöä sekä tarkastella ja muokata kaikkia merkintöjä. Järjestelmä lisää aktiiteetin laatijan automaattisesti sen omistajaksi. Lukija Ei oi osallistua aktiiteetin toimintaa, käyttö on rajoitettu sisällön tarkasteluun. 5. Napsauta Tallenna-painiketta. 6. Tarkista mallipohjan merkinnät ja poista kaikki sellaiset merkinnät, jotka eiät liity prosessiin yleisesti. Aktiiteettiin on esimerkiksi ehkä luotu iestimerkintä, jossa on kotipuhelinnumerosi työryhmän hätätilanteita arten. Tällainen merkintä kannattaa poistaa mallipohjasta, jotta kotipuhelinnumerosi ei leiä koko organisaation tietoon. 7. Laajenna mallipohjaa lisäämällä siihen merkintöjä. Lisää perusmerkintöjä ja tehtäämerkintöjä, jotka kattaat sellaiset tiedot, joita aiemmassa aktiiteetissa ei tarittu. Seuraaat toimet Tämän jälkeen mallipohja on almis käytettääksi. Voit testata mallipohjan luomalla sen aulla aktiiteetin. Aiheeseen liittyiä tehtäiä: Aktiiteettimallipohjan esittely siulla 48 Aktiiteettimallipohja on aktiiteetin prototyyppi. Aktiiteetin luonti mallipohjasta siulla 55 Jos haluamaasi taoitetta arten on luotu mallipohja, oit luoda sen perusteella aktiiteetin. Oikean mallipohjan aulla oit nopeuttaa ja tehostaa työryhmän projektin aloitusta. Aktiiteettimallipohjien muokkaus Voit muuttaa aktiiteettimallipohjaa sen luonnin jälkeen muokkaamalla sitä. Ennen aloitusta Mallipohjan muokkaus ei aikuta mitenkään mallipohjan aulla aiemmin luotuihin aktiiteetteihin. Tietoja tästä tehtäästä Voit muokata mallipohjaa seuraaasti: 1. Aaa mallipohjaluettelo alitsemalla Aktiiteettimallipohjat-älilehti. 2. Etsi mallipohja, jota haluat muokata. Laajenna se alitsemalla Lisää-aihtoehto ja alitse sitten Muokkaa-aihtoehto. Jos mallipohja on jo aoinna, alitse otsikkoriiltä Mallipohjan toiminnot > Muokkaa mallipohjaa. Huomautus: Vain mallipohjan omistajat oiat muokata sitä. Jos et ole omistaja, Muokkaa-linkki ei ole näkyissä eikä Muokkaa mallipohjaa -alikkoaihtoehto ole käytössä. 3. Tee haluamasi muutokset ja napsauta sitten Tallenna-painiketta. Luku 1. Aktiiteetit 53

58 Aktiiteettimallipohjien merkitseminen suosikeiksi helppoa käsittelyä arten Voit järjestää käytettäissä oleat aktiiteettimallipohjat merkitsemällä niitä suosikeiksi. Tällöin ohjelma lisää mallipohjat Suosikkimallipohjat-näkymään, joka on käytettäissä Aktiiteettimallipohjat-älilehden naigointiruudussa. Näkymän aulla saat hyödyllisimmät mallipohjat nopeasti käyttöön. Ennen aloitusta Kaikki käyttäjät, joilla on aktiiteettimallipohjan käyttöoikeudet, oiat merkitä sen suosikiksi. Tietoja tästä tehtäästä Voit merkitä aktiiteettimallipohjan suosikiksi seuraaasti: 1. Aaa mallipohjaluettelo alitsemalla Aktiiteettimallipohjat-älilehti. 2. Etsi haluamasi mallipohja, laajenna se alitsemalla Lisää-aihtoehto ja alitse sitten Merkitse suosikkimallipohjaksi -aihtoehto. Tulokset Suosikeiksi merkityt mallipohjat määritetään Aktiiteettimallipohjat-näkymässä, ja ne tuleat näkyiin Suosikkimallipohjat-näkymään. Seuraaat toimet Jos haluat poistaa mallipohjan Suosikkimallipohjat-näkymästä, aaa Suosikkimallipohjat-näkymä, etsi mallipohja luettelosta, laajenna se alitsemalla Lisää-aihtoehto ja alitse sitten Merkitse normaaliksi mallipohjaksi -aihtoehto. 54 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

59 Aktiiteettimallipohjien poisto Voit poistaa aktiiteettimallipohjat, joita et halua käytettään tai jotka oat anhentuneet. Ennen aloitusta Aktiiteettimallipohjan oi poistaa ain sen omistaja. Mallipohjan poisto ei aikuta mitenkään mallipohjan aulla aiemmin luotuihin aktiiteetteihin. Tietoja tästä tehtäästä Voit poistaa aktiiteettimallipohjan seuraaasti: 1. Aaa mallipohjaluettelo alitsemalla Aktiiteettimallipohjat-älilehti. 2. Etsi mallipohja, jonka haluat poistaa. Laajenna se alitsemalla Lisää-aihtoehto ja alitse sitten Poista-aihtoehto. Jos mallipohja on jo aoinna, alitse otsikkoriiltä Mallipohjan toiminnot > Poista mallipohja. Huomautus: Vain mallipohjan omistajat oiat poistaa sen. Jos et ole omistaja, Poista-linkki ja Poista mallipohja -alikkoaihtoehto eiät ole näkyissä. 3. Vahista poisto napsauttamalla OK-painiketta. Seuraaat toimet Jos haluat palauttaa poistetun mallipohjan, alitse Aktiiteettimallipohjat-älilehdeltä Mallipohjien roskakori -näkymä, etsi palautettaa mallipohja, laajenna sen kuaus alitsemalla Lisää-aihtoehto ja alitse sitten Palauta-aihtoehto. Huomautus: Vain poistetun mallipohjan omistajat oiat palauttaa mallipohjan. Jos et ole omistaja, Palauta-linkki ei ole näkyissä. Aktiiteetin luonti mallipohjasta Jos haluamaasi taoitetta arten on luotu mallipohja, oit luoda sen perusteella aktiiteetin. Oikean mallipohjan aulla oit nopeuttaa ja tehostaa työryhmän projektin aloitusta. Ennen aloitusta Tätä toimintoa ei oi käyttää yhteisöaktiiteetin luomiseen. Lisätietoja yhteisöaktiiteetin luomisesta mallipohjan aulla on Yhteisöt-soelluksen ohjeen kohdassa Yhteisöaktiiteetin luonti. Aktiiteetin luonti sisäisestä aktiiteettimallipohjasta luo sisäisen aktiiteetin, ja aktiiteetin luonti ulkoisesta aktiiteettimallipohjasta luo ulkoisen aktiiteetin. Tietoja tästä tehtäästä Voit luoda aktiiteetin mallipohjasta seuraaasti: Luku 1. Aktiiteetit 55

60 1. Aaa käytettäissä oleien mallipohjien luettelo alitsemalla Aktiiteettimallipohjat-älilehti. Voit lukea mallipohjan kuauksen alitsemalla mallipohjan otsikon ieressä olean Lisää-aihtoehdon. 2. Kun löydät mallipohjan, jota haluat käyttää, aaa mallipohja, jos sitä ei ole ielä aattu, ja alitse sitten Aloita aktiiteetti tästä mallipohjasta. 3. Lisää aroja ja muuta haluamiasi niiden aktiiteetin kenttien aroja. 4. Luo aktiiteetti napsauttamalla Tallenna-painiketta. Aiheeseen liittyiä tehtäiä: Aktiiteetin luonti työryhmän projektin organisointia arten siulla 9 Luomalla aktiiteetin määrität työtilan, jossa projektiin osallistuat henkilöt oiat jakaa tietoja, osoittaa tehtäiä ja jakaa resursseja, kuten työkaluja, Web-siustoja ja tiedostoja. Jäsenyysroolit Aktiiteetin jäsenluettelo määrittää, ketkä oiat käyttää aktiiteettia ja mitä muutoksia he oiat tehdä siihen. Jäsenyyden hallinta aihtelee sen mukaan, onko kyseessä normaali- ai yhteisöaktiiteetti. Normaaliaktiiteetti Normaaliaktiiteetti on Aktiiteetit-soelluksen aulla luotu aktiiteetti. Yksityinen Vain aktiiteetin jäsenet oiat tarkastella yksityistä aktiiteettia, sen merkintöjä ja sen jäsenluetteloa. Oletusaron mukaan kaikki uudet aktiiteetit oat yksityisiä. Vain aktiiteettiin lisätyt jäsenet oiat käyttää sitä. Yleensä jäsenet lisätään normaaliaktiiteettiin sitä luotaessa. Aktiiteetin luonnin jälkeen oit lisätä siihen uusia jäseniä yhdessä muiden jäsenten kanssa. Voit lisätä yksittäisiä jäseniä, ryhmäjäseniä ja yhteisöjäseniä. Huomautus: Ryhmäominaisuus on käytettäissä pyydettäessä. Lisätietoja saat organisaation pääkäyttäjältä. Kun normaaliaktiiteettiin lisätään uusi jäsen, määritetään samalla hänen roolinsa. Jäsenen rooli oi olla jokin seuraaista: Liiketoimintaomistaja Aktiiteetin laatija. Aktiiteetin sisällön, jäsenten ja itse aktiiteetin lisäys-, muokkaus- ja poisto-oikeudet. Lukija Merkintöjen ja jäsenten tarkasteluoikeudet sekä oikeus ilmoittaa muille jäsenille merkinnöistä. Ei oikeutta lisätä tai muokata sisältöä tai jäseniä. Tekijä Oikeudet tarkastella ja lisätä merkintöjä sekä lisätä, muokata ja poistaa aktiiteetin ja sen merkintöjen tunnisteita. Lisäksi oikeudet tarkastella, lisätä ja poistaa jäseniä, joiden rooli on tekijä tai lukija. Omistaja Aktiiteetin sisällön, jäsenten ja itse aktiiteetin lisäys-, muokkaus- ja poisto-oikeudet. Järjestelmä määrittää aktiiteetin luoneen käyttäjän automaattisesti liiketoimintaomistajaksi. Jokaisella aktiiteetilla on oltaa yksi ja ain yksi liiketoimintaomistaja. Liiketoimintaomistaja oi toteuttaa kaikki samat toiminnot kuin omistaja. 56 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

61 Liiketoimintaomistaja oi lisäksi siirtää liiketoimintaomistajan roolin toiselle aktiiteetin jäsenelle. Jos lisäät henkilön jäsenluettelon sekä erikseen että osana ryhmää, hän saa aina erillisen jäsenmerkintänsä mukaiset käyttöoikeudet. Jos esimerkiksi lisäät Marjan aktiiteetin Lukija-rooliin erikseen ja lisäät sitten Tekijärooliin ryhmän, johon Marja kuuluu, Marja saa lukijan oikeudet aktiiteettiin. Jos henkilö kuuluu kahteen ryhmään, jotka molemmat on lisätty aktiiteettiin eri rooleihin, henkilö saa sen ryhmän mukaiset käyttöoikeudet, jonka roolilla on laajemmat käyttöoikeudet. Jos esimerkiksi ryhmä A on lisätty aktiiteetin Tekijärooliin ja ryhmä B Lukija-rooliin, molempiin ryhmiin kuulua jäsen Jussi saa Tekijä-oikeudet aktiiteettiin. Jos olet luonut aktiiteetin, jonka jäseneksi oidaan liittyä organisaatiosi ulkopuolelta, oit muuttaa kyseistä käyttöoikeutta ja sallia ain organisaatioosi kuuluien jäsenten liittymisen aktiiteettiin. Tämä edellyttää, että ulkoisia jäseniä ei ielä ole aktiiteetissa. Jos aktiiteetissa on ulkoisia jäseniä, heidät on poistettaa ennen kuin oit muuttaa ulkoisen aktiiteetin sisäiseksi aktiiteetiksi. Voit muuttaa ulkoisen aktiiteetin sisäiseksi aktiiteetiksi laajentamalla ensin Jäsenetluettelon, napsauttamalla sitten Käyttöoikeudet-kohdassa näkyän Ulkoinentekstin iereistä (Muuta)-painiketta, mikä poistaa aihtoehdon Salli organisaation ulkopuolisten käyttäjien liittyä tämän aktiiteetin jäseniksi alinnan, ja napsauttamalla lopuksi Tallenna-painiketta. Kun olet aihtanut ulkoisen aktiiteetin sisäiseksi aktiiteetiksi, Ulkoinen-kuake poistetaan aktiiteetin otsikosta. <Oma organisaatio> Kuka tahansa organisaatioosi kuulua henkilö, jolla on käyttöoikeudet Aktiiteetit-palelimeen, oi käsitellä organisaation aktiiteetteja. Huomautus: Oman organisaatiosi aktiiteetit oat näkyissä ain Aktiiteetit (<Oma organisaatio>) -näkymässä (<Oma organisaatio> on organisaatiosi nimi). Aktiiteetit eiät näy missään muissa näkymissä eiät myöskään prioriteettinäkymissä. Voit määrittää aktiiteetin organisaatioosi kuuluien henkilöiden käytettäissä oleaksi luomalla ensin aktiiteetin ja laajentamalla sitten Jäsenet-luettelon. Napsauta tämän jälkeen Käyttö (<Oma organisaatio>) -kohdassa oleaa tällä hetkellä alittuna olean käyttöoikeustason iereistä (Muuta)-painiketta ja alitse jokin toinen käyttöoikeustaso. Oletusaroinen käyttöoikeustaso on Yksityinen. Huomautus: Tämä aihtoehto ei ole käytettäissä yhteisöaktiiteeteissa. Luku 1. Aktiiteetit 57

62 Yhteisöaktiiteetti Yhteisöaktiiteetti on Yhteisöt-soelluksen aulla luotu aktiiteetti. Yksityinen Jos yhteisö on yksityinen, myös kaikki sen aktiiteetit oat yksityisiä. Lisäksi yksityisellä yhteisöaktiiteetilla on samat jäsenet kuin sillä yhteisöllä, johon aktiiteetti kuuluu. Aktiiteetit-soelluksessa ei oi muokata yhteisöaktiiteetin jäsenluetteloa. Jäsenten lisäys normaaliaktiiteettiin Voit myöntää henkilölle normaaliaktiiteetin käyttöoikeudet lisäämällä hänet sen jäseneksi. Vain aktiiteetin tekijä tai omistaja oi lisätä jäseniä. Tekijä oi lisätä lukijoita ja tekijöitä. Omistaja oi lisätä kaikkien roolien jäseniä. Tietoja tästä tehtäästä Jos lisäät henkilön, joka jo on aktiiteetin jäsen, uusi jäsenyysmerkintä koraa alkuperäisen merkinnän. Voit lisätä jäsenen aktiiteettiin seuraaasti: 1. Aaa aktiiteetti Omat aktiiteetit -näkymästä. 2. Aaa Jäsenet-näkymä napsauttamalla naigointiruudun Jäsenet-painiketta. 3. Napsauta Lisää jäseniä -painiketta. 4. Tee jokin seuraaista toimista: Jos haluat lisätä henkilöitä yksitellen, toimi seuraaasti: a. Valitse aattaan Jäsenet-luettelon Henkilö-aihtoehto. b. Jos haluat määrittää jäsenelle jonkin muun roolin kuin Tekijä-oletusroolin, napsauta Tekijä-kentän ieressä oleaa alanuolipainiketta ja alitse sitten Omistaja- tai Lukija-rooli. Jos et ole aktiiteetin omistaja, et oi lisätä henkilöitä omistajiksi. c. Ala kirjoittaa henkilön nimeä tai sähköpostiosoitetta toiseen kenttään. Kun alat kirjoittaa nimeä, näkyiin tulee luettelo astaaista nimistä. Voit 58 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

63 lisätä henkilön napsauttamalla luettelossa oleaa nimeä. Voit lisätä lisää henkilöitä samaan rooliin kirjoittamalla henkilön nimen tai sähköpostiosoitteen. Tärkeää: Älä napsauta Peruuta-painiketta, ellet halua poistaa kaikkia tähän mennessä lisättyjä henkilöitä. Jos haluat poistaa lisätyn henkilön, napsauta henkilön nimen ieressä oleaa X-painiketta. d. Lisää aktiiteettiin muita henkilöitä toistamalla nämä aiheet. Jos haluat lisätä normaaliaktiiteettiin kaikki yhteisön jäsenet, toimi seuraaasti: a. Valitse aattaan Jäsenet-luettelon Yhteisö-aihtoehto. b. Jos haluat määrittää lisättäille yhteisön jäsenille jonkin muun roolin kuin Tekijä-oletusroolin, napsauta Tekijä-kentän ieressä oleaa alanuolipainiketta ja alitse sitten Omistaja- tai Lukija-rooli. Jos et ole aktiiteetin omistaja, et oi lisätä yhteisön jäseniä omistajiksi. c. Ala kirjoittaa yhteisön nimeä toiseen kenttään. Kun alat kirjoittaa nimeä, näkyiin tulee luettelo yhteisöistä, joissa olet jäsenenä. Valitse luettelosta yhteisö. Tärkeää: Älä napsauta Peruuta-painiketta, ellet halua poistaa kaikkia tähän mennessä lisättyjä yhteisöjä. Jos haluat poistaa lisätyn yhteisön, napsauta yhteisön nimen ieressä oleaa X-painiketta. d. Lisää aktiiteettiin muita yhteisöjä toistamalla nämä aiheet. Jos haluat lisätä normaaliaktiiteettiin kaikki ryhmän jäsenet, toimi seuraaasti: Huomautus: Ryhmäominaisuus on käytettäissä pyydettäessä. Lisätietoja saat organisaation pääkäyttäjältä. a. Valitse aattaan Jäsenet-luettelon Ryhmä-aihtoehto. b. Jos haluat määrittää lisättäille ryhmän jäsenille jonkin muun roolin kuin Tekijä-oletusroolin, napsauta Tekijä-kentän ieressä oleaa alanuolipainiketta ja alitse sitten Lukija-rooli. Vain aktiiteetin omistaja oi lisätä ryhmiä aktiiteetin omistajiksi. c. Ala kirjoittaa ryhmän nimeä toiseen kenttään. Kun alat kirjoittaa nimeä, näkyiin tulee luettelo astaaista nimistä. Valitse luettelosta ryhmä. Voit aihtoehtoisesti hakea tiettyä ryhmää alitsemalla Selaa ryhmiä -aihtoehdon ja kirjoittamalla sen jälkeen ryhmän aainsanan ja alitsemalla Etsi ryhmiä. Napsauta haluamaasi ryhmää ja napsauta sitten Lisää-painiketta. Jos ryhmä sisältää sisäkkäisiä ryhmiä, oit joko lisätä pääryhmän tai alita sisäkkäisen ryhmän. Ryhmäalitsimen yllä olean paikallistamistoiminnon aulla oit aihtaa sisäkkäisten ryhmien tasojen älillä. Tärkeää: Älä napsauta Peruuta-painiketta, ellet halua poistaa kaikkia tähän mennessä lisättyjä ryhmiä. Jos haluat poistaa lisätyn ryhmän, napsauta sen nimen ieressä oleaa X-painiketta. 5. Voit lisätä muita jäseniä toistamalla tämän aiheen. 6. Kun olet lisännyt haluamasi jäsenet aktiiteettiin, napsauta Tallenna-painiketta. Tulokset Palelin lähettää jokaiselle uudelle jäsenelle aktiiteetista kertoan sähköpostiiestin tai ilmoituksen Kotisiu-soelluksen Päiitykset-älilehteen. Luku 1. Aktiiteetit 59

64 Jäsenten lisäys yhteisöaktiiteettiin Voit lisätä yhteisön aktiiteettiin kaikki yhteisön jäsenet tai alita aktiiteetin jäseniksi ain osan yhteisön jäsenistä. Tietoja tästä tehtäästä Vain yhteisöaktiiteetin tekijä tai omistaja oi lisätä jäseniä. Tekijä oi lisätä lukijoita ja tekijöitä. Omistaja oi lisätä kaikkien roolien jäseniä. Jos lisäät henkilön, joka jo on aktiiteetin jäsen, uusi jäsenyysmerkintä koraa alkuperäisen merkinnän. Voit lisätä jäsenen yhteisöaktiiteettiin seuraaasti: 1. Aaa yhteisöaktiiteetti Omat aktiiteetit -näkymästä. 2. Napsauta Lisää jäseniä -painiketta. Lisää jäseniä -linkkiä ei näy, jos sinulla on ain tekijäoikeudet yhteisöaktiiteettiin tai sinua ei ole lisätty aktiiteettiin yksittäisenä lisäyksenä aan osana yhteisön kaikkien jäsenten lisäystä. 3. Tee jokin seuraaista toimista: Jos haluat lisätä yhteisön kaikki jäsenet tekijöiksi, alitse Salli ain tämän yhteisön jäsenille tekijän oikeudet aktiiteettiin. Tämä aihtoehto on käytettäissä ain, jos olet yhteisöaktiiteetin omistaja. Jos haluat määrittää kaikille jäsenille jonkin muun roolin kuin Tekijä tai rajata yhteisöaktiiteetin ain tiettyjen yhteisön jäsenten käyttöön, toimi seuraaasti: a. Valitse Salli ain seuraaille yhteisön jäsenille seuraaat oikeudet aktiiteettiin: Tekijä -aihtoehto. Tämä aihtoehto on käytettäissä ain, jos olet yhteisöaktiiteetin omistaja. b. Jos haluat määrittää lisättäille jäsenille jonkin muun roolin kuin Tekijäoletusroolin, napsauta Tekijä-kentän ieressä oleaa alanuolipainiketta ja alitse sitten Omistaja- tai Lukija-rooli. Jos et ole aktiiteetin omistaja, et oi lisätä henkilöitä omistajiksi. c. Valitse niiden henkilöiden ja ryhmien alintaruudut, jotka haluat lisätä yhteisöaktiiteettiin. Huomautus: Ryhmäominaisuus on käytettäissä pyydettäessä. Lisätietoja saat organisaation pääkäyttäjältä. 60 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

65 4. Kun olet lisännyt haluamasi jäsenet aktiiteettiin, napsauta Tallenna-painiketta. Tulokset Jos alitsit ja lisäsit yhteisöaktiiteettiin jäseniä yksitellen, he saaat ilmoituksen aktiiteetista. Koko yhteisön tai ryhmän lisäyksen seurauksena käyttöoikeuden saaneet jäsenet eiät saa ilmoitusta. Aktiiteetin liiketoimintaomistajan aihto Vain nykyinen liiketoimintaomistaja oi siirtää aktiiteetin liiketoimintaomistajuuden toiselle jäsenelle. Tietoja tästä tehtäästä Aktiiteetin luonut henkilö on aktiiteetin liiketoimintaomistaja. Jokaisella aktiiteetilla on oltaa yksi ja ain yksi liiketoimintaomistaja. Liiketoimintaomistaja oi toteuttaa kaikki samat toiminnot kuin aktiiteetin omistaja. Liiketoimintaomistaja oi lisäksi siirtää liiketoimintaomistajan roolin toiselle aktiiteetin jäsenelle, jolla on käytössä olea LotusLie-tili. Huomautus: Liiketoimintaomistajuutta ei oi siirtää ierailealle aktiiteetin käyttäjälle, eikä ierailea käyttäjä, joka on liiketoimintaomistaja, oi siirtää liiketoimintaomistajuutta. Voit aihtaa aktiiteetin liiketoimintaomistajaa seuraaasti. 1. Aaa aktiiteetti Omat aktiiteetit -näkymässä napsauttamalla aktiiteettia. 2. Napsauta naigointiruudun Jäsenet-painiketta. 3. Napsauta sen jäsenen iereistä Muokkaa-painiketta, jonka haluat määrittää liiketoimintaomistajaksi. 4. Valitse Liiketoimintaomistaja-aihtoehto ja napsauta sitten Tallenna-painiketta. 5. Vahista muutos napsauttamalla OK-painiketta. Tulokset Et ole enää liiketoimintaomistaja. Luku 1. Aktiiteetit 61

66 Aktiiteetin tunnisteiden muokkaus Voit muuttaa aktiiteetin tai aktiiteettimerkinnän tunnisteita muokkaamalla niitä. Voit myös lisätä ja poistaa tunnisteita. Ennen aloitusta Omistajat oiat muokata sekä aktiiteettien että merkintöjen tunnisteita. Tekijät oiat muokata ain merkintöjen tunnisteita ja ain niiden merkintöjen tunnisteita, jotka he oat itse luoneet. Tietoja tästä tehtäästä Voit muokata tunnistetta esimerkiksi silloin, kun haluat yhtenäistää sen muihin tunnisteisiin. Jos esimerkiksi käytät tunnistetta raportti aktiiteetin joissakin merkinnöissä, mutta käytät monikkomuotoa raportit aktiiteetin muissa merkinnöissä, toinenkin tunniste kannattaa muuttaa muotoon raportti, jotta kaikki tunnisteet oat yhdenmukaisia. 1. Tee jompikumpi seuraaista toimista: Jos haluat muokata aktiiteettiin liittyiä tunnisteita, alitse Aktiiteetit-älilehdessä aktiiteetin otsikon ieressä olea Lisää-aihtoehto ja alitse sitten Muokkaa-aihtoehto. Jos haluat muokata merkintään liittyiä tunnisteita, aaa merkinnän sisältää aktiiteetti, laajenna merkintä napsauttamalla sen otsikkoa, ja alitse Muokkaa-aihtoehto. Aktiiteettia oi muokata ain sen omistaja. Merkintää oi muokata ain aktiiteetin omistaja tai merkinnän luonut henkilö. 2. Muokkaa Tunnisteet-kentässä näkyiä tunnisteita. Erota tunnisteet toisistaan pilkuilla. Voit poistaa tunnisteen poistamalla sen kentästä. 3. Tallenna muutokset napsauttamalla Tallenna-painiketta. Tunnisteiden esittely Tunniste on kuaaa termi, jonka liität aktiiteettiin tai aktiiteettimerkintään. Liittämällä aktiiteetteihin ja aktiiteettimerkintöihin tunnisteita oit järjestää niitä aihepiirin mukaan, helpottaa niiden etsimistä ja jakaa sisältöä muiden jäsenten kanssa. Tunnisteiden aulla oit yhdessä muiden aktiiteetin jäsenten kanssa etsiä tiettyyn aiheeseen liittyiä aktiiteetteja tai henkilöitä, joilla on samankaltaiset kiinnostuksen kohteet tai tietyt taidot. Voit liittää tunnisteita aktiiteettiin ja merkintöihin niitä luodessasi tai oit muokata tunnisteita myöhemmin muokkaamalla aktiiteettia tai merkintää. Omistajat oiat määrittää aktiiteetin ja sen merkintöjen tunnisteet sekä muokata ja poistaa tunnisteita. Tekijät oiat määrittää ja myöhemmin muokata ain omien merkintöjensä tunnisteita. Tekijät eiät oi muokata tai poistaa aktiiteettitason tunnisteita. Tunnisteen on oltaa yksittäinen sana eikä siinä saa olla tyhjämerkkejä. Siinä oi käyttää alaiian ja ät-merkin kaltaisia merkkejä. Esimerkiksi matti_esko, matti-esko ja mattiesko oat kelollisia tunnisteita toisin kuin matti esko. Tunnisteen muodostaat kirjaimet tallennetaan pieninä kirjaimina. Jos lisäät isoja kirjaimia sisältään tunnisteen, isot kirjaimet muunnetaan pieniksi kirjaimiksi, kun tunniste lisätään merkintään tai aktiiteettiin. Jos esimerkiksi määrität tunnisteen Jatkotoimi, järjestelmä tallentaa tunnisteen jatkotoimi. 62 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

67 Aktiiteetin tunniste on ain kyseisen aktiiteetin jäsenten käytettäissä, ja se näkyy jokaisen käyttäjän Omat aktiiteetit -näkymän tunnistekokoelmassa. Aktiiteetin merkintöihin lisätyt tunnisteet näkyät aktiiteetin sisäisessä tunnistekokoelmassa. Yksityisten merkintöjen tunnisteet eiät tule näkyiin kokoelmaan. Voit alita, esitetäänkö tunnistekokoelma luettelona ai tunnistejoukkona. Tunnisteluettelossa tunnisteet esitetään luettelona, jossa suosituimmat tunnisteet oat ylimmäisenä. Tunnistejoukossa kokoelman tunnisteiden suosio esitetään ryhmittelemällä tunnisteet yhteen ja tuomalla useimmin käytetyt tunnisteet näkyiin suuremmalla ja tummemmalla tekstillä. Haremmin käytetyt tunnisteet esitetään astaaasti pienemmällä ja aaleammalla tekstillä. Tunnisteluettelossa näkyy ain kymmenen suosituinta tunnistetta. Tunnistejoukossa näkyy enemmän suosituimpia tunnisteita, mutta näkyissä oleien tunnisteiden määrä on rajallinen. Jos haet tunnistetta, joka ei näy kokoelmassa, oit etsiä sitä alitsemalla Etsi tunniste, kirjoittamalla tunnisteen nimen hakukenttään ja napsauttamalla hakukuaketta. Kun etsit tietyn tunnisteen sisältäää aktiiteettia tai merkintää, napsauta tunnistekokoelmassa oleaa tunnistetta. Tällöin näkyiin tuleat ain ne aktiiteetit tai merkinnät, joihin kyseinen tunniste on liitetty. Jos haluat rajata luetteloa edelleen, napsauta jotakin toista tunnistetta. Tällöin aktiiteetti- tai merkintäluettelossa näkyät ain ne aktiiteetit tai merkinnät, joihin on liitetty molemmat alitsemasi tunnisteet. Luku 1. Aktiiteetit 63

68 64 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

69 Luku 2. Uudelleen käytettäää Aktiiteetit-ohjeen sisältöä Tätä aihetta ei tule sisällyttää ditamap-ohjeisiin. Ohje sisältää tekstiä, johon iitataan muissa aiheissa conref-iitteiden aulla. Lisää aktiiteettiin jäseniä. Voit lisätä yhden henkilön kerrallaan tai kaikki yhteisön jäsenet samalla kertaa alitsemalla ensimmäisen kentän Henkilö- tai Yhteisö-aihtoehdon. Jos haluat määrittää jäsenelle jonkin muun roolin kuin Tekijä-oletusroolin, napsauta Tekijä-kentän ieressä oleaa alanuolipainiketta ja alitse sitten aihtoehto Omistaja tai Lukija. Käyttöoikeustasoasetusten määritelmät oat seuraaat: Tekijä Voi tarkastella sisältöä ja lisätä merkintöjä. Omistaja Voi lisätä sisältöä, tarkastella ja muokata kaikkia merkintöjä sekä hallita aktiiteetin jäsenyyksiä. Järjestelmä määrittää aktiiteetin laatijan automaattisesti aktiiteetin omistajaksi. Lukija Ei oi osallistua aktiiteetin toimintaan, käyttö on rajoitettu sisällön tarkasteluun. Ala kirjoittaa lisättään yhteisön nimeä tai kenttään lisättään henkilön nimeä tai sähköpostiosoitetta tekstikenttään. Huomautus: Jos tuote on määritetty piilottamaan sähköpostiosoitteet, astineita ei löydy, kun kirjoitat kenttään sähköpostiosoitteen. Kirjoita sähköpostiosoitteen sijasta yhteisön tai henkilön nimi. Kun alat kirjoittaa nimeä, näkyiin tulee luettelo astaaista nimistä. Voit lisätä henkilön tai yhteisön napsauttamalla luettelossa oleaa nimeä. Jos lisättäää henkilöä ei näy luettelossa, etsi henkilö hakemistosta. Voit lisätä muita jäseniä toistamalla tämän aiheen. IBM Corporation 2007, 2011 IBM 2010,

70 66 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

71 Luku 3. LotusLie Yhteisöt Kokoa yhteen henkilöitä, jotka oat kiinnostuneita samoista asioista kuin sinä. Oletko uusi yhteisöjen käyttäjä? Saat lisätietoja Yhteisöt-soelluksesta katsomalla ideon. Viimeisimmät päiitykset Katso, mitä ominaisuuksia tuotteeseen on lisätty edellisen päiityksen jälkeen. Käytä yhteisöjä Mikä on yhteisö? Liity yhteisöön ja osallistu sen toimintaan Määritä tiedostoja yhteiskäyttöön yhteisön kanssa Kokoa samanhenkiset yhteen luomalla oma yhteisö Saat muita tehtäiä koskeia ohjeita napsauttamalla astaaia aiheita sisällysluettelossa. Yhteisön aulla henkilöt, joilla on yhteinen kiinnostuksen kohde, oiat olla uoroaikutuksessa keskenään. Mikä on yhteisö? Yhteisö on joukko ihmisiä, joilla on yhteinen kiinnostuksen kohde. Kaikki organisaatioon kuuluat oiat liittyä yhteisöön, jossa on aoin käyttö, mutta rajoitettu yhteisö on rajattu tietylle ryhmälle. Voit aloittaa organisaatiossa myös yhteisön, jonka käyttöä alotaan. Näin oit hallita jäsenyyttä ja yhteisön resurssien käyttöä. Yhteisön aulla käyttäjät oiat pitää yhteyttä toisiinsa, jakaa tietoa ja aihtaa ajatuksia. Yhteisöt oat erinomainen tapa yhdistää projektiryhmän jäseniä, järjestää uutta tekniikkaa tutkia asiantuntijaryhmä tai saattaa yhteen ihmisiä, joilla on sama kiinnostuksen kohde. Yhteisöt-toiminnon työkalujen aulla oidaan taoittaa muita käyttäjiä, muodostaa yhteyksiä, järjestäytyä ryhmäksi ja aloittaa tiedon jakaminen. Yhteisön omistajana oit kutsua muita liittymään yhteisöön ja hallita yhteisön sisältöä ja jäsenyyksiä. Yhteisöt-soelluksen tärkeimmät ominaisuudet Oletpa tullut lisätyksi yhteisöön tai liittymässä yhteisöön tai aloittamassa omaa yhteisöä, näiden ominaisuuksien aulla saat parhaan hyödyn kokemuksestasi. Osallistumalla yhteisön keskusteluryhmään oit tutkia yhteisiä kiinnostuksen aiheita ja keskustella yhteisten ongelmien ratkaisuista. Jäsenet-siun aulla oit lisätä tai poistaa jäseniä yhteisöstä. Kaikki yhteisön jäsenet oiat tarkastella luetteloa yhteisöön kuuluista henkilöistä. Tunnisteiden aulla oit määrittää yhteisöä kuaaia aainsanoja. Tunnisteet oat hyödyllisiä, kun etsitään tietyntyyppistä yhteisöä tai suodatetaan hakutuloksia. IBM Corporation 2007, 2012 IBM 2010,

72 Voit ottaa uusia toimintoja jäsenten käyttöön lisäämällä widget-objekteja yhteisöön. Yhteisöissä usein kysytyt kysymykset Etsi astauksia kysymyksiin, joita yhteisöjen käyttäjät kysyät useimmin. Liityin juuri yhteisöön, josta löytyy paljon hyödyllisiä tietoja. Miten oin laajentaa jäsenyyttä kollegoilleni, joille jäsenyydestä saattaisi olla hyötyä? Mikä on kirjanmerkki? Onko toisen henkilön lisäämiä keskusteluryhmäiestejä mahdollista muokata? Miten yhteisön keskusteluryhmän aiheita arkistoidaan? Millä taoin oin tehdä yhteistyötä yhteisöni jäsenten kanssa? Miten erilaisia jakeluluetteloita luodaan yhteisön sisällä? Mikä on widget-objekti? Miksi yhteisöön kannattaa lisätä widget-objekteja? Miten jäsenten sisällön lisäämistä yhteisöön oi rajoittaa? Miten yhteisön sähköpostiiestien tilaus lopetetaan? Miten pysyn ajan tasalla yhteisön toiminnasta? Miten oin selittää, minkä yhteisöjen jäsenyydet minulla ja toisella henkilöllä molemmilla on? Napsautin ahingossa omistamani yhteisön Poistu yhteisöstä -painiketta. Miten saan yhteisön omistajan roolin takaisin? Miten oin aihtaa yhteisön logona käytettään kuan? Miten näen tuoreimmat yhteisöön ja jäsenyyteen liittyät päiitystapahtumat ja -toiminnot? Liityin juuri yhteisöön, josta löytyy paljon hyödyllisiä tietoja. Miten oin laajentaa jäsenyyttä kollegoilleni, joille jäsenyydestä saattaisi olla hyötyä? Vain yhteisön omistajat oiat lisätä uusia jäseniä yhteisöön. Voit lähettää yhteisön linkin jäsenyydestä kiinnostuneille tai oit pyytää yhteisön omistajaa lisäämään jäseniä. Mikä on kirjanmerkki? Kirjanmerkki on Web-siustoon iittaaa osoitin, jonka aulla kyseinen URL-osoite tai Web-siu on helppo hakea myöhemmin. Onko toisen henkilön lisäämiä keskusteluryhmäiestejä mahdollista muokata? Kyllä, mutta ain yhteisön omistajat oiat muokata toisten lisäämiä iestejä. Miten yhteisön keskusteluryhmän aiheita arkistoidaan? Yhteisön keskusteluryhmän aiheita ei oi arkistoida tällä hetkellä. Millä taoin oin tehdä yhteistyötä yhteisöni jäsenten kanssa? Voit jakaa ideoita ja tietoja muiden yhteisön jäsenten kanssa lisäämällä aiheita keskusteluryhmään, lähettämällä sähköposti-ilmoituksia ja lisäämällä yhteisöön kirjanmerkkejä. Miten erilaisia jakeluluetteloita luodaan yhteisön sisällä? Jos olet yhteisön omistaja, oit luoda aliyhteisöjä yhteisön sisään jäsenten alijoukkoa arten. Tämä ominaisuus on hyödyllinen, jos haluat määrittää jakeluluetteloita, joihin kaikki yhteisön jäsenet eiät kuulu, tai jos haluat luoda tiettyjä kohderyhmiä yhteisön sisällä. 68 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

73 Mikä on widget-objekti? Widget-objekti on ohjelmistosoelluksen itsenäinen, HTML-perustainen esitys. Voit lisätä yhteisöihin widget-objekteja sisältöalikoimassa käytettäissä oleasta alikoimasta. Miksi yhteisöön kannattaa lisätä widget-objekteja? Lisäämällä yhteisöön widget-objekteja oit määrittää lisätoimintoja yhteisön jäsenten käyttöön. Voit esimerkiksi siirtää tiedostoja yhteiskäyttöön muiden jäsenten kanssa tiedostojen widget-objektin aulla. Miten jäsenten sisällön lisäämistä yhteisöön oi rajoittaa? Jos olet yhteisön omistaja, oit poistaa minkä tahansa widget-objektin yhteisöstä. Jos esimerkiksi haluat estää jäseniä lisäämästä kirjanmerkkejä yhteisöön, oit poistaa kirjanmerkki-widget-objektin alitsemalla widgettoimintoalikosta kohdan Piilota tai Poista. Widget-objektin piilotus poistaa sen äliaikaisesti. Widget-objektin poisto taas poistaa kaiken siihen liittyän sisällön. Voit lisätä widget-objekteja yhteisöön milloin tahansa napsauttamalla yhteisösiun yläreunan Yhteisön toiminnot > Mukauta -painiketta ja alitsemalla widget-objektin. Miten yhteisön sähköpostiiestien tilaus lopetetaan? Yhteisöjen sähköpostiiestien tilausta ei oi tällä hetkellä lopettaa. Tilapäisratkaisuna oit määrittää sähköpostitiliisi suodattimen. Huomaa, että Sähköpostiasetukset-älilehden aulla oit poistaa käytöstä kaikki IBM Connections -ohjelman sähköpostiiestit. Lisätietoja on aiheessa Sähköposti-ilmoitusten oletusasetusten määritys. Miten pysyn ajan tasalla yhteisön toiminnasta? Voit pysyä ajan tasalla tilaamalla yhteisön siuja. Voit tilata yhteisön siun aaamalla sen ja napsauttamalla siun alareunan syötekuakkeen ieressä oleaa linkkiä. Jos esimerkiksi haluat tiedon uusista yhteisön jäsenistä, oit tilata Jäsenet-siun. Miten oin selittää, minkä yhteisöjen jäsenyydet minulla ja toisella henkilöllä molemmilla on? Kun tarkastelet toisen käyttäjän profiilia, Yhteisöt-otsikon alapuolella profiilin oikealla puolella on luettelo yhteisöistä, joihin molemmat kuulutte. Napsautin ahingossa omistamani yhteisön Poistu yhteisöstä -painiketta. Miten saan yhteisön omistajan roolin takaisin? Jos olet yhteisön ainoa omistaja, et oi poistua kyseisestä yhteisöstä. Jos poistuminen onnistui, yhteisöllä on ähintään yksi muu omistaja, jota oit pyytää palauttamaan omistusoikeutesi. Miten oin aihtaa yhteisön logona käytettään kuan? Vain yhteisön omistajat oiat muokata yhteisöjen logoja. Voit aihtaa yhteisön logon alitsemalla aihtoehdot Yhteisön toiminnot > Muokkaa yhteisöä ja alitsemalla sitten aihtoehdon Siirrä yhteisön kua. Miten näen tuoreimmat yhteisöön ja jäsenyyteen liittyät päiitystapahtumat ja -toiminnot? Hiljattain tehdyt tapahtumien ja toimintojen päiitykset yhteisöissä, joihin sinulla on käyttöoikeus, näkyät aloitusnäkymässä. Yhteisöjen selaaminen tai etsiminen Voit selata tai hakea organisaatiostasi yhteisöjä, jotka kiinnostaat sinua. Luku 3. Yhteisöt 69

74 Tietoja tästä tehtäästä Voit etsiä kiinnostaia yhteisöjä ja muodostaa niihin yhteyden monella taalla. Voit esimerkiksi selata käytettäissä oleia yhteisöjä tai hakea yhteisöjä tiettyjen aainsanojen perusteella. Tunnisteiden aulla oidaan käteästi etsiä yhteisöjä organisaatiosta. Jos olet esimerkiksi kiinnostunut alokuauksesta, oit alokuaus-tunnistetta etsimällä hakea kaikki yhteisöt, jotka käyttäät kyseistä tunnistetta. Yhteisöjä luotaessa yhteisöön kannattaa lisätä sopiat tunnisteet, jotka selentäät yhteisön tarkoitusta ja joiden aulla muut käyttäjät löytäät yhteisön. Voit etsiä yhteisöjä seuraaasti. Huomautus: Vieraileat käyttäjät eiät oi käyttää hakutoimintoa tai <Oman organisaation> yhteisöt -älilehteä. Voit selata yhteisöluetteloa seuraaasti: 1. Napsauttamalla <Oman organisaation> yhteisöt -älilehteä oit näyttää organisaation kaikki aoimet ja alotut yhteisöt. Napsauttamalla Omat yhteisöt -älilehteä oit näyttää ain ne yhteisöt, joihin kuulut. Luettelossa näkyy yhteisön kuaus, jäsenten määrä, iimeisin päiityspäiä, iimeisimmän päiittäjän nimi ja yhteisöön liitetyt tunnisteet. 2. Etsi yhteisö lajittelemalla luettelo aakkosjärjestyksen, suosituimpien yhteisöjen tai iimeksi päiitettyjen yhteisöjen mukaan. Voit etsiä yhteisön nimessä, kuauksessa tai tunnisteissa näkyää aainsanaa seuraaasti: 1. Kirjoita etsittää sana siun yläreunan Hae-kenttään. 2. Määritä, haluatko etsiä kaikkien yhteisöjen ai omien yhteisöjen joukosta, napsauttamalla alanuolta ja alitsemalla haluamasi aihtoehto. 3. Napsauta hakukuaketta. Voit etsiä yhteisöä tunnisteiden perusteella seuraaasti: Napsauta naigointiruudun alla olean tunnistejoukon tunnistetta, jolloin saat näyttöön kyseistä tunnistetta käyttäät yhteisöt. Etsi näkymästä itseäsi kiinnostaa yhteisö. Sen jälkeen oit etsiä muita samaa tunnistetta käyttäiä yhteisöjä napsauttamalla yhteisöön liitettyä tunnistetta yhteisön kuauksen alapuolella näkyässä tunnisteluettelossa. Voit alita seuraaista: Vie hiiren osoitin kyseisen henkilön nimen päälle ja napsauta linkkiä, niin saat näkyiin jäsenen käyntikortin. Aaa yhteisön Yleiskuaus-siu napsauttamalla yhteisön nimeä. Liittyminen kiinnostaiin yhteisöihin Yhteisöön oidaan liittyä monella eri taalla. Jos organisaation yhteisö on julkinen, kuka tahansa oi liittyä siihen aaamalla yhteisön ja alitsemalla Liity yhteisöön -aihtoehdon. Jos yhteisön käyttöä alotaan, sen jäsenyyttä täytyy pyytää. Yhteisön omistaja saattaa myös kutsua sinut yhteisön jäseneksi. 70 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

75 Liittyminen yhteisöihin Voit liittyä yhteisöön, joka keskittyy itseäsi kiinnostaaan aiheeseen, ja osallistua sen toimintaan. Ennen aloitusta Kun etsit yhteisöä, johon haluat liittyä, oit selata kaikkia organisaatioon kuuluia aoimia tai alottuja yhteisöjä <Oman organisaation> yhteisöt -älilehdessä tai etsiä johonkin tiettyyn aiheeseen keskittyää yhteisöä. Huomautus: Voit liittyä oman organisaatiosi aoimiin yhteisöihin napsauttamalla painiketta, mutta organisaation alotut yhteisöt edellyttäät jäsenyyspyyntöä. Rajoitetut yhteisöt oat yksityisiä, eiätkä ne näy <Oman organisaation> yhteisöt -älilehdessä. Näihin yhteisöihin oidaan liittyä ain, jos yhteisön omistaja lisää tai kutsuu henkilön jäseneksi. Voit liittyä yhteisöön seuraaasti. 1. Valitse <Oman organisaation> yhteisöt -älilehdestä yhteisö, johon haluat liittyä. 2. Tee jokin seuraaista toimista yhteisön käyttöoikeustason mukaan: Jos yhteisön käyttöoikeus on aoin, napsauta Liity tähän yhteisöön -painiketta. Jos yhteisön käyttöoikeus on alottu, napsauta Lähetä tämän yhteisön liittymispyyntö -painiketta. Kirjoita, miksi haluat liittyä yhteisöön, ja napsauta Lähetä-painiketta. Järjestelmä lähettää pyyntösi yhteisön omistajalle, joka oi sitten päättää, lisääkö sinut yhteisöön ai ei. Jos omistaja lisää sinut jäseneksi, saat sähköposti-ilmoituksen, jossa lisäyksesi ahistetaan. Tulokset Kun liityt aoimeen yhteisöön, yhteisö lisätään heti Omat yhteisöt -älilehden yhteisöluetteloon. Kun pyydät alotun yhteisön jäsenyyttä, yhteisö ei näy Omat yhteisöt -älilehdessä, ennen kuin yhteisön omistaja on hyäksynyt jäsenyyden. Aiheeseen liittyiä tehtäiä: Yhteisöjen selaaminen tai etsiminen siulla 69 Voit selata tai hakea organisaatiostasi yhteisöjä, jotka kiinnostaat sinua. Yhteisöstä eroaminen siulla 78 Voit peruuttaa jäsenyytesi yhteisössä, jos et halua enää osallistua yhteisön toimintaan. Yhteisökutsujen hyäksyminen Kun astaanotat kutsun liittyä yhteisöön, oit hyäksyä tai hylätä sen. Tietoja tästä tehtäästä Kun yhteisön omistaja kutsuu sinut yhteisön jäseneksi, saat sähköposti-ilmoituksen, joka sisältää itse kutsun sekä perustietoja yhteisöstä, kuten yhteisön nimen ja kuauksen. Voit hyäksyä tai hylätä kutsun sähköpostiiestissä oleien linkkien aulla. Luku 3. Yhteisöt 71

76 Voit käsitellä kutsun seuraailla taoilla: Jos haluat hyäksyä kutsun ja liittyä yhteisöön, alitse Liity tähän yhteisöön. Yhteisö lisätään sitten Omat yhteisöt -älilehden yhteisöluetteloon. Jos haluat hylätä kutsun, alitse Hylkää tämä kutsu. Yhteisön omistajalle ei lähetetä ilmoitusta kutsun hylkäämisestä. Voit myös jättää kutsun huomioimatta. Jos jätät kutsun huomioimatta, kutsu jää aoimeksi, ellei yhteisön omistaja peru sitä. Yhteisön omistaja oi myös lähettää kutsun uudelleen muistutuksena. Yhteisöjen luonti samoista asioista kiinnostuneiden työtoereiden kanssa Aloita yhteisö ja rohkaise organisaatioosi kuuluia henkilöitä, joilla on samanlaiset kiinnostuksen kohteet tai taoitteet, tekemään yhteistyötä keskenään. Tietoja tästä tehtäästä Yhteisöt oiat olla aoimia, alottuja tai rajoitettuja. Aoimet ja alotut yhteisöt näkyät organisaation kaikille jäsenille. Rajoitetut yhteisöt eiät näy henkilöille, joilla ei ole yhteisön jäsenyyttä. Vain rajoitetut yhteisöt oiat hyäksyä jäsenikseen organisaation ulkopuolisia ieraita. Aloita yhteisö seuraaasti: 1. Valitse <Oman organisaation> yhteisöt -älilehdestä tai Omat yhteisöt -älilehdestä Aloita yhteisö -aihtoehto. 2. Pakollinen: Kirjoita yhteisön nimi Nimi-kenttään. Valitse yhteisön tarkoitusta kuaaa nimi. Huomautus: Samannimisiä organisaatioiden yhteisöjä tai alottuja yhteisöjä ei oi olla useita, mutta rajoitetut yhteisöt oiat olla samannimisiä. Tämän nimeämisjärjestelmän mukaan organisaation yhteisöllä ja rajoitetulla yhteisöllä tai alotulla ja rajoitetulla yhteisöllä oi olla sama nimi. 3. Kirjoita Tunnisteet-kenttään yksi tai useampi tunniste. Tunnisteet oat määrittämiäsi aainsanoja, jotka kuaileat yhteisön tarkoitusta käyttäjille monilla eri taoilla. Tunniste muodostuu yhdestä sanasta tai ala- tai tauiioin yhdistetyistä sanoista. Esimerkiksi tuotteiden helppokäyttöisyyttä käsitteleän yhteisön tunnisteita oiat olla helppokäyttöisyys ja heikentynyt_näkö. Tunnisteiden aulla käyttäjät pystyät löytämään kiinnostaan yhteisön usealla taalla. Tässä määritetyt tunnisteet näkyät yhteisön kohdalla <Oman organisaation> yhteisöt -älilehdessä. 4. Pakollinen: Määritä yhteisön käyttöoikeustaso: Taulukko 9. Yhteisön käyttöoikeustasot Asetus Rajoitettu (ain kutsutut henkilöt oiat liittyä) Kuaus Valitse tämä asetus, jos haluat, että yhteisö on rajoitettu ja ain kutsun saaneet henkilöt oiat liittyä siihen. 72 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

77 Taulukko 9. Yhteisön käyttöoikeustasot (jatkoa) Asetus Salli organisaation ulkopuolisten käyttäjien liittyä tämän yhteisön jäseniksi Valottu (kaikki organisaation jäsenet näkeät sisällön, mutta heidän on pyydettää liittymistä) Aoin (kaikki oman organisaation jäsenet oiat liittyä) Kuaus Tämä asetus on käytettäissä ain, kun yhteisö on rajoitettu. Valitse tämä asetus, jos haluat sisällyttää yhteisöön sekä organisaatiosi jäseniä että organisaatiosi ulkopuolisia ieraileia käyttäjiä. Voit myöhemmin poistaa kyseisen asetuksen, jos ulkoisia jäseniä ei ole lisätty tai kutsuttu yhteisöön eiätkä he ole liittyneet siihen. Ulkoiset yhteisöt merkitään yhteisön otsikon ieressä olealla Ulkoinen-kuakkeella. Älä alitse tätä asetusta, jos haluat sisällyttää ain organisaatioosi kuuluia jäseniä. Sisäisessä yhteisössä ei oi sallia ulkoista jäsenyyttä myöhemmin. Valitse tämä asetus, jos haluat, että yhteisö on organisaatiolle aoin ja että käyttäjien on pyydettää yhteisön jäsenyyttä. Valitse tämä asetus, jos haluat, että yhteisö on aoin ja että kaikki organisaation jäsenet oiat liittyä siihen. 5. Kirjoita niiden henkilöiden nimet, jotka haluat lisätä yhteisön jäseniksi. Voit etsiä nimiä organisaatiosi hakemistosta. Ennakoia kirjoitustoiminto ennakoi kirjoittamaasi nimeä ertaamalla sitä pääkäyttäjän määrittämässä hakemistossa oleiin nimiin. Jos se ehdottaa haluamaasi nimeä, lisää nimi napsauttamalla sitä. Huomautus: Jos kirjoitat sellaisen henkilön sähköpostiosoitteen, joka ei kuulu organisaatioosi, järjestelmä kehottaa sinua lähettämään kyseiselle henkilölle ieraskäyttäjäkutsun, kun olet tallentanut yhteisön. Vieraileien käyttäjien on ensin hyäksyttää kutsu liittyä LotusLieen ieraileana käyttäjänä, ennen kuin he oiat käyttää yhteisöjä, joihin heidät on lisätty jäseniksi. Jos et halua lisätä yhteisön jäseniä nyt, oit muokata yhteisöä myöhemmin ja lisätä jäseniä silloin. Huomautus: Jos haluat lisätä yhteisöön omistajia, napsauta Jäsenet-aihtoehdon kohdalla oleaa alanuolipainiketta ja alitse Omistajat-aihtoehto. Toista sitten tässä aiheessa kuatut yhteisön jäsenten lisäystoimet.koska olet luonut yhteisön, sinut lisätään automaattisesti yhteisön liiketoimintaomistajaksi. Voit siirtää yhteisön liiketoiminnan omistajuuden toiselle yhteisön jäsenelle. 6. Kirjoita Kuaus-kenttään yhteisön tarkoituksen kuaus. Ole mahdollisimman yksityiskohtainen. Määritä yhteisön taoitteet. Koko on rajoitettu tauun HTML-merkinnät mukaan lukien. Merkit oiat olla yhden, kahden tai neljän taun mittaisia. 7. Napsauta Siirrä yhteisökua -painiketta, jos haluat etsiä selaamalla kuan, joka liitetään yhteisöön yleiskuaussiulla. Kua oi olla.jpeg-,.gif- tai.png-muodossa. 8. Napsauta Tallenna-painiketta. Luku 3. Yhteisöt 73

78 Seuraaat toimet Voit nyt lisätä sisältöä yhteisöön. 74 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

79 Yhteisöjen käsittely Aiheeseen liittyiä käsitteitä: Yhteisön mukautus muista erottumiseksi siulla 96 Yhteisön mukautus on tapa erottaa se muista yhteisöistä. Mahdollisia mukautusaihtoehtoja oat erottuan kuan liittäminen yhteisöön ja yhteisöön lisätoimintoja tuoien ominaisuuksien lisääminen. Yhteisön mukautus edellyttää, että olet yhteisön omistaja. Jäsenten lisäys yhteisöön siulla 79 Yhteisön omistajana oit lisätä jäseniä yhteisöösi milloin tahansa. Voit kutsua henkilöitä yhteisön jäseniksi. Valotussa yhteisössä oi lisäksi päättää, hyäksytäänkö ai hylätäänkö tuleat jäsenyyspyynnöt. Voit lisätä useita jäseniä samanaikaisesti käyttämällä Jäsenet-siun tuontityökalua. Yhteisöjen hallinta siulla 90 Yhteisön omistaja oi muokata yhteisöä sekä päiittää yhteisön ja siihen liittyien soellusten perustietoja. Jos yhteisöä ei enää tarita, se oidaan poistaa. Aiheeseen liittyiä tehtäiä: Yhteisöjen muokkaus siulla 90 Yhteisön omistaja oi muokata yhteisön tietoja. Omistamiesi yhteisöjen poisto siulla 92 Jos yhteisö on muuttunut tarkoituksettomaksi tai sen toiminta on lakannut, oit halutessasi poistaa sen. Aliyhteisöjen luonti siulla 92 Jos haluat yhdistää joukon jäseniä yhteisön sisällä, oit luoda aliyhteisön. Lisätoimintojen tarjoaminen lisäämällä widget-objekteja yhteisöön siulla 87 Voit ottaa uusia toimintoja yhteisön jäsenten käyttöön lisäämällä widget-objekteja yhteisöön. Vain yhteisön omistajat oiat lisätä tai poistaa yhteisön widget-objekteja. Aiheeseen liittyiä tietolähteitä: Yhteisön kirjanmerkkien käsittely siulla 97 Voit määrittää hyödylliset Web-tietolähteet käytettäiksi suoraan yhteisöstä lisäämällä kirjanmerkkejä. Yhteisön keskusteluryhmien käsittely siulla 99 Yhteisön keskusteluryhmän aulla oit lisätä keskusteluaiheita ja jakaa ideoita. Yhteisön tiedostojen käsittely siulla 113 Voit siirtää, määrittää yhteiskäyttöön ja käsitellä yhteisön tiedostoja Tiedostotwidget-objektin aulla. Yhteisön aktiiteettien käsittely siulla 121 Aktiiteettien aulla oit järjestää yhteisöön liittyiä tietoja ja tehtäiä. Jos olet yhteisön jäsen, oit lähettää sähköposteja yhteisön muille jäsenille. Voit milloin tahansa poistua yhteisöstä, jos et enää halua olla sen jäsen. Yhteisön jäsenten tarkastelu Voit selittää, keitä jäseniä on omassa yhteisössäsi. Tietoja tästä tehtäästä Kaikki käyttäjät, joilla on yhteisön käyttöoikeus, oiat tarkastella kyseisen yhteisön jäseniä. Luku 3. Yhteisöt 75

80 Jos haluat tarkastella yhteisön jäseniä, tee jokin seuraaista toimista: Tarkastele yhteisön jäsenten satunnaista alikoimaa yhteisön Yleiskuaus-siun Jäsenet-alueen aulla. Saat jäsenen käyntikortin näkyiin napsauttamalla henkilön nimen ieressä oleaa käyntikorttikuaketta. Aaa kaikkien yhteisön jäsenten luettelo alitsemalla Näytä kaikki Jäsenet-siulla. Aaa Jäsenet-siu ja tuo näkyiin koko yhteisön jäsenyystietojen luettelo napsauttamalla naigointiruudun Jäsenet-painiketta. Saat täydellisen jäsenluettelon näkyiin ja oit myös lajitella jäsenluettelon roolin perusteella Suodatusperustealikon aulla. Lajitteluperuste-kohdassa oit lajitella jäsenet aakkosjärjestykseen Nimi-aihtoehdon tai aikajärjestykseen Lisäyspäiämäärä-aihtoehdon aulla. Voit etsiä tietyn yhteisön jäsenen tai ryhmän napsauttamalla Jäsenet-siun Etsi jäsen -painiketta ja kirjoittamalla henkilön tai ryhmän nimen näyttöön tuleaan kenttään. Kun alat kirjoittaa nimeä, järjestelmä ehdottaa yhteisön jäsenluettelon sisältämiä nimiä. Yhteisön pitäminen ajan tasalla ilmoitusten aulla Voit pitää yhteyttä yhteisön muihin jäseniin ja älittää heille yhteisön iimeisimmät kuulumiset sähköpostin aulla. Vain yhteisön jäsenet oiat lähettää sähköpostia yhteisön toisille jäsenille. Tietoja tästä tehtäästä Voit lähettää sähköpostia yhteisön toisille jäsenille suoraan yhteisöstä. Sähköpostiiestin astaanottajien määrää ei ole rajoitettu, mutta et oi määrittää yhteisön yksittäisiä jäseniä astaanottajiksi. Voit lähettää ilmoituksia ain kaikille yhteisön jäsenille tai omistajille. Jos lähetät ilmoituksen kaikille yhteisön jäsenille, myös yhteisön omistajat saaat iestin. Sähköpostiiestejä ei oi lähettää ryhmille. Huomautus: Ryhmäominaisuus on käytettäissä pyydettäessä. Lisätietoja saat organisaation pääkäyttäjältä. 1. Valitse yhteisön Yleiskuaus-siulta Yhteisön toiminnot > Lähetä sähköpostia yhteisöön. 2. Tee jompikumpi seuraaista toimista: Sähköpostilomakkeen käyttö: a. Määritä sähköpostiiestin astaanottajat. Jos haluat lähettää iestin kaikille yhteisön jäsenille, alitse Jäsenetaihtoehto. Jos haluat lähettää iestin ain yhteisön omistajille, alitse Omistajataihtoehto. b. Kirjoita iestin otsikko Aihe-kenttään. Yhteisön nimi lisätään otsikon alkuun oletusaroisesti. c. Kirjoita iestin sisältö Viesti-kenttään ja napsauta Lähetä-painiketta. 76 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

81 Automaattisten päiitysten saanti tilaamalla Yhteisöt-syöte Kun tilaat IBM LotusLie -tietojen syötteen, saat päiitykset suoraan syötteiden lukuohjelmaan. Syötteiden lukuohjelma toimittaa päiitykset sinulle automaattisesti, kun Syötteet-tilaussiu muuttuu. Ennen aloitusta Tietokoneessa tulee olla asennettuna syötteiden lukuohjelma, joka tukee Atom-syötteitä. Atom on XML-perustainen tiedostomuoto, jota käytetään Web-sisällön koostamiseen. Sisältökohteina oiat olla esimerkiksi uutisotsikot, erkkolokit ja Websiustot. Atom-syötteet astaaat samasta toiminnosta kuin RSS (rich site summary) -syötteet, mutta ne soeltaat tehtäään aihtoehtoista menetelmää. Tietoja tästä tehtäästä Syötteen tilaus yksinkertaistaa LotusLie-soelluksen toimintojen alontaa, koska syötteiden lukuohjelma tarkistaa ja noutaa kunkin syötteen sisältöpäiitykset automaattisesti. Lisätietoja on aiheessa Syötteiden käsittely. 1. Siirry siulle, jonka sisällön haluat tilata. Voit esimerkiksi suodattaa kirjanmerkkiluettelon henkilön, tunnisteen tai jonkin muun ehdon perusteella. 2. Voit tilata näkyissä olean sisällön alitsemalla syötteen kuakkeen ieressä olean Näiden tiedostojen syöte -aihtoehdon. 3. Lisää syöte haluamaasi syötteiden lukuohjelmaan. Tarpeelliset aiheet aihteleat sen mukaan, mikä Web-selain ja syötteiden lukuohjelma on käytössä. Katso lisätietoja Web-selaimen ja syötteiden lukuohjelman ohjeista. Vain yhteisöt: Kun määrität syötteen Web-osoitteen, oit määrittää syötteille oletusarosta poikkeaan siukoon lisäämällä erityisparametrin. Oletusaron mukaan yhteisöjen syötteissä näkyy 10 merkintää siua kohden. Voit määrittää muun siukoon ps-parametrin aulla. Oletusaron mukaan ohjelma noutaa ensimmäisen 10 merkinnän pituisen siun. Parametrin page aulla oit kuitenkin määrittää ohjelman noutamaan myös seuraaia siuja. Voit esimerkiksi noutaa Omat yhteisöt -syötteen toisen siun, jonka siukoko on 20 merkintää, seuraaan Web-osoitteen aulla: serice/atom/communities/my?page=2&ps=20 Yhteisöjen luokittelu tunnisteiden aulla Tunniste on aainsana, jonka oit liittää yhteisöön luokittelua arten ja joka helpottaa yhteisön löytämistä. Yhteisöjen tunnistekokoelmissa näkyy tunnisteita alitun näkymän mukaan. Voit alita, esitetäänkö tunnistekokoelma luettelona ai tunnistejoukkona. Tunnisteluettelossa tunnisteet esitetään luettelona, jossa suosituimmat tunnisteet oat ylimmäisenä. Tunnistejoukossa kokoelman tunnisteiden suosio esitetään ryhmittelemällä tunnisteet yhteen ja tuomalla useimmin käytetyt tunnisteet näkyiin suuremmalla ja tummemmalla tekstillä. Haremmin käytetyt tunnisteet esitetään astaaasti pienemmällä ja aaleammalla tekstillä. Tunnisteen on oltaa yksittäinen sana eikä siinä saa olla tyhjämerkkejä. Siinä oi käyttää alaiian ja ät-merkin kaltaisia merkkejä. Esimerkiksi matti_esko, matti-esko ja mattiesko oat kelollisia tunnisteita toisin kuin matti esko. Luku 3. Yhteisöt 77

82 Seuraaassa taulukossa näkyät kuhunkin Yhteisöt-näkymään liittyät tunnisteet: Taulukko 10. Tunnistenäkymät Siu Yhteisöt (Oma organisaatiosi) Omat yhteisöt Yleiskuaus Kirjanmerkit Näkyissä oleat tunnisteet Kaikki organisaation yhteisöt tiettyyn rajaan asti, jossa suosituimmat tunnisteet näkyät tunnistejoukossa määritettyyn rajaan asti. Tunnistejoukko ei sisällä näiden yhteisöjen sisällössä oleia tunnisteita. Huomautus: Tämän näkymän tunnisteissa käytetään älimuistia, joten tunnisteet eiät ehkä näy heti, kun ne on lisätty yhteisöön. Välimuistin oletusasetus on 60 sekuntia. Kaikille niille yhteisöille määritetyt tunnisteet, joihin kuulut (myös niille, jotka eiät näy nykyisellä siulla). Tunnistejoukko ei sisällä näiden yhteisöjen kirjanmerkeissä oleia tunnisteita. Nykyiseen yhteisöön liittyille aktiiteeteille, kirjanmerkeille ja tiedostoille määritetyt tunnisteet. Tunnistejoukko ei sisällä nykyiselle yhteisölle määritettyjä tunnisteita. Nykyiseen yhteisöön liittyille kirjanmerkeille määritetyt tunnisteet. Yhteisöstä eroaminen Voit peruuttaa jäsenyytesi yhteisössä, jos et halua enää osallistua yhteisön toimintaan. Ennen aloitusta Voit erota yhteisöstä ain, jos sinulle on myönnetty yhteisön jäsenyys erikseen. Jos olet yhteisön jäsen ryhmäjäsenyyden perusteella, et oi erota yhteisöstä. Jos sinulle on myönnetty ryhmän jäsenyys sekä erikseen että ryhmäjäsenyyden perusteella, oit erota yhteisön erikseen myönnetystä jäsenyydestä, mutta pysyt edelleen yhteisön jäsenenä ryhmäjäsenyyden perusteella. Huomautus: Ryhmäominaisuus on käytettäissä pyydettäessä. Lisätietoja saat organisaation pääkäyttäjältä. Voit lähteä yhteisöstä seuraaasti. 1. Valitse yhteisön Yleiskuaus-siulla aihtoehdot Yhteisön toiminnot > Poistu yhteisöstä. Huomautus: Yhteisön liiketoimintaomistaja ei oi erota yhteisöstä. 2. Vahista OK-painiketta napsauttamalla, että haluat poistua yhteisöstä. Tulokset Järjestelmä poistaa yhteisön Omat yhteisöt -älilehdestä. 78 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

83 Jäsenten lisäys yhteisöön Aiheeseen liittyiä tehtäiä: Liittyminen yhteisöihin siulla 71 Voit liittyä yhteisöön, joka keskittyy itseäsi kiinnostaaan aiheeseen, ja osallistua sen toimintaan. Yhteisön omistajana oit lisätä jäseniä yhteisöösi milloin tahansa. Voit kutsua henkilöitä yhteisön jäseniksi. Valotussa yhteisössä oi lisäksi päättää, hyäksytäänkö ai hylätäänkö tuleat jäsenyyspyynnöt. Voit lisätä useita jäseniä samanaikaisesti käyttämällä Jäsenet-siun tuontityökalua. Aiheeseen liittyiä tehtäiä: Yhteisöjen luonti samoista asioista kiinnostuneiden työtoereiden kanssa siulla 72 Aloita yhteisö ja rohkaise organisaatioosi kuuluia henkilöitä, joilla on samanlaiset kiinnostuksen kohteet tai taoitteet, tekemään yhteistyötä keskenään. Yhteisön jäsenyystietojen hallinta siulla 94 Yhteisön omistajana olet astuussa yhteisön jäsenyystietojen hallinnasta. Voit esimerkiksi joskus joutua muuttamaan yhteisön jäsenen roolia, jos haluat lisätä jäsenten mahdollisuuksia muokata yhteisön sisältöä tai rajoittaa näitä muokkausmahdollisuuksia. Toisaalta jos yhteisön jäsen ei osallistu aktiiisesti yhteisön toimintaan eikä hänen enää taritse olla yhteisön jäsen, hänet kannattaa poistaa jäsenyysluettelosta. Aiheeseen liittyiä tietolähteitä: Mitä oin tehdä yhteisön omistajana? siulla 84 Lue lisää siitä, mitä toimintoja oit käyttää, jos olet yhteisön omistaja. Samoista asioista kiinnostuneiden jäsenten lisäys yhteisöön Yhteisön omistajana oit laajentaa yhteisöäsi lisäämällä siihen uusia jäseniä. Henkilöiden lisäys yhteisöön tekee heistä automaattisesti yhteisön jäseniä. Jos haluat antaa henkilöille mahdollisuuden alita itse jäsenyytensä, oit lähettää heille kutsun yhteisöön. Tietoja tästä tehtäästä Vain yhteisön omistajat oiat lisätä uusia jäseniä yhteisöön. Yhteisön kokoa ei ole rajoitettu, joten oit lisätä niin monta jäsentä kuin haluat. Voit lisätä uusia jäseniä yhteisöön seuraaasti. 1. Valitse Omat yhteisöt -älilehdessä yhteisö, johon haluat lisätä jäseniä. 2. Napsauta naigointiruudun Jäsenet-painiketta. 3. Napsauta Lisää jäseniä -painiketta. Jos haluat lisätä taallisia jäseniä, alitse aattaasta Jäsenet-luettelosta Henkilö-aihtoehto ja kirjoita lisättäien henkilöiden nimet Jäsenet-kenttään. Ennakoia kirjoitustoiminto ennakoi kirjoittamaasi nimeä ertaamalla sitä organisaatiosi hakemistossa tai yhteysluettelossa oleiin nimiin. Jos se ehdottaa haluamaasi nimeä, lisää nimi napsauttamalla sitä. Jos se ei ehdota haluamaasi nimeä, kirjoita henkilön sähköpostiosoite ja napsauta plusmerkkikuaketta. Jos yhteisö on ulkoinen ja kirjoitat sellaisen henkilön sähköpostiosoitteen, joka ei kuulu organisaatioosi, järjestelmä kehottaa sinua lähettämään kyseiselle henkilölle ieraskäyttäjäkutsun, kun olet tallentanut jäsenluettelon. Vierai- Luku 3. Yhteisöt 79

84 leien käyttäjien on ensin hyäksyttää kutsu liittyä LotusLieen ieraileana käyttäjänä, ennen kuin he oiat käyttää yhteisöjä, joihin heidät on lisätty jäseniksi. Jos haluat lisätä yhteisön omistajia, napsauta Jäsenet-kohdan ieressä toisessa kentässä oleaa alanuolta ja alitse aihtoehto Omistajat. Kirjoita sitten lisättäien henkilöiden nimet Omistajat-kenttään. Huomautus: Yhteisön omistajat oiat muokata yhteisöä. Jos haluat lisätä yhteisöön ryhmiä, alitse aattaasta Jäsenet-luettelosta Ryhmät-aihtoehto ja kirjoita sitten lisättäien ryhmien nimet Jäsenet-kenttään. Ennakoia kirjoitustoiminto ennakoi kirjoittamaasi nimeä ertaamalla sitä organisaatiosi hakemistossa tai yhteysluettelossa oleiin nimiin. Jos se ehdottaa haluamaasi nimeä, lisää nimi napsauttamalla sitä. Voit aihtoehtoisesti hakea tiettyä ryhmää alitsemalla Selaa ryhmiä -aihtoehdon ja kirjoittamalla sen jälkeen ryhmän aainsanan ja alitsemalla Etsi ryhmiä. Napsauta haluamaasi ryhmää ja alitse Lisää. Jos ryhmä sisältää sisäkkäisiä ryhmiä, oit joko lisätä pääryhmän tai alita sisäkkäisen ryhmän. Ryhmäalitsimen yllä olean paikallistamistoiminnon aulla oit aihtaa sisäkkäisten ryhmien tasojen älillä. Ryhmiä ei oi lisätä yhteisöjen omistajiksi. Huomautus: Ryhmäominaisuus on käytettäissä pyydettäessä. Lisätietoja saat organisaation pääkäyttäjältä. 4. Napsauta Tallenna-painiketta. Tulokset Uudet jäsenet saaat sähköposti-ilmoituksen siitä, että heidät on lisätty yhteisöön. Sähköposti-ilmoituksia ei lähetetä ryhmille. Aiheeseen liittyiä tehtäiä: Henkilöiden kutsuminen yhteisön jäseniksi Voit laajentaa yhteisöä kutsumalla siihen lisää jäseniä. Useiden jäsenten tuonti yhteisöön ajan säästämiseksi siulla 83 Voit lisätä yhteisöön useita jäseniä samanaikaisesti käyttämällä Jäsenet-siun tuontityökalua. Vain yhteisön omistajat oiat tuoda jäseniä yhteisöön. Henkilöiden kutsuminen yhteisön jäseniksi Voit laajentaa yhteisöä kutsumalla siihen lisää jäseniä. Tietoja tästä tehtäästä Yhteisön omistajana oit ottaa yhteyttä yhteisöstä mahdollisesti kiinnostuneihin henkilöihin kutsumalla heidät jäseniksi. Kutsu lähetetään sähköpostitse astaanottajalle, joka oi hyäksyä tai hylätä jäsenyyden. Voit kutsua henkilöitä ain taallisiksi jäseniksi, et yhteisön omistajiksi. Jos organisaation ulkopuoliset jäsenet eiät ole sallittuja yhteisössä, ulkopuolisia henkilöitä ei oi kutsua kyseisen yhteisön jäseniksi. Aliyhteisön jäsenen (henkilön tai ryhmän) on oltaa pääyhteisön jäsen. Huomautus: Ryhmäominaisuus on käytettäissä pyydettäessä. Lisätietoja saat organisaation pääkäyttäjältä. 80 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

85 Voit kutsua jäseniä yhteisöön seuraaasti. 1. Valitse Omat yhteisöt -älilehdessä yhteisö, johon haluat kutsua jäseniä. 2. Napsauta naigointiruudun Jäsenet-painiketta. 3. Napsauta Kutsu jäseniä -painiketta. 4. Kirjoita sitten kutsuttaien henkilöiden nimet Jäsenet-kenttään. Ennakoia kirjoitustoiminto ennakoi kirjoittamaasi nimeä ertaamalla sitä organisaatiosi hakemistossa oleiin nimiin. Jos se ehdottaa haluamaasi nimeä, lisää nimi napsauttamalla sitä. Jos yhteisö on ulkoinen ja kirjoitat sellaisen henkilön sähköpostiosoitteen, joka ei kuulu organisaatioosi, järjestelmä kehottaa sinua lähettämään kyseiselle henkilölle ieraskäyttäjäkutsun. 5. Napsauta Lähetä kutsut -painiketta. Seuraaat toimet Voit tarkastella yhteisön kaikkia aoimia kutsuja Kutsut-älilehdessä yhteisön Jäsenet-siulla. Välilehdessä näkyät kutsujen lähetysaikoja ja astaanottajia koskeat tiedot. Aiheeseen liittyiä tehtäiä: Samoista asioista kiinnostuneiden jäsenten lisäys yhteisöön siulla 79 Yhteisön omistajana oit laajentaa yhteisöäsi lisäämällä siihen uusia jäseniä. Henkilöiden lisäys yhteisöön tekee heistä automaattisesti yhteisön jäseniä. Jos haluat antaa henkilöille mahdollisuuden alita itse jäsenyytensä, oit lähettää heille kutsun yhteisöön. Joukkokutsujen lähetys jäsenyyden tarjoamiseksi useille henkilöille Voit kutsua useita henkilöitä liittymään yhteisöön lähettämällä joukkokutsun sähköpostilla Jäsenet-siun tuontityökalun aulla. Voit kutsua henkilöitä ain taallisiksi jäseniksi, et yhteisön omistajiksi. Ennen aloitusta Vain yhteisön omistajat oiat kutsua jäseniä yhteisöön joukkosähköpostiiesteillä. Yhteisökutsun astaanottajien määrää ei ole rajoitettu. Palelimessa käytettäissä olean muistin määrä saattaa kuitenkin rajoittaa astaanottajien määrää. Joukkokutsuja ei oi lähettää uudelleen tai perua Jäsenet-siun Kutsut-älilehdessä käytettäissä oleien asetusten aulla. Voit kutsua useita jäseniä yhteisöön seuraaasti. 1. Aaa sen yhteisön Jäsenet-siu, johon haluat kutsua jäseniä. 2. Napsauta Tuo jäseniä -painiketta. 3. Valitse Kutsu henkilöitä yhteisöön. 4. Tee jompikumpi seuraaista toimista: Henkilöiden kutsuminen sähköpostiosoitteiden aulla: a. Valitse Anna sähköpostiosoitteet pilkuin eroteltuina. b. Kirjoita kutsuttaien henkilöiden sähköpostiosoitteet ja alitse Tuo. Luku 3. Yhteisöt 81

86 Tärkeää: Sähköpostiosoitteen muodon täytyy astata LDAP-hakemiston tai Profiilitietokannan profiilitietueiden muotoa. Jos käytät irheellistä sähköpostiosoitetta (joka ei astaa profiilitietueiden muotoa), käyttöliittymään tulee irheilmoitus. Henkilöiden kutsuminen CSV (Comma-Separated Value) -tiedoston sähköpostitietojen aulla: a. Valitse Valitse CSV-tiedosto, joka sisältää sähköpostiosoitteet. b. Etsi kutsuttaien henkilöiden sähköpostiosoitteet sisältää CSV-tiedosto alitsemalla Selaa ja alitse sitten Tuo. Muistuttaminen liittymisestä lähettämällä yhteisökutsut uudelleen Voit muistuttaa henkilöitä aoimista yhteisökutsuista lähettämällä kutsuilmoituksen uudelleen. Ennen aloitusta Vain yhteisön omistajat oiat lähettää yhteisökutsuja uudelleen. Tietoja tästä tehtäästä Voit tarkastella yhteisön kaikkia aoimia kutsuja Kutsut-älilehdessä yhteisön Jäsenet-siulla. Välilehdessä näkyät kutsujen lähetysaikoja ja astaanottajia koskeat tiedot. Jos huomaat pitkään aoimena olleita kutsuja, oit muistuttaa kutsun astaanottajia kutsusta lähettämällä alkuperäisen kutsuilmoituksen uudelleen. Voit lähettää yhteisökutsun uudelleen seuraaasti. 1. Napsauta Yleiskuaus-siun Jäsenet-painiketta. 2. Napsauta Kutsut-älilehteä. 3. Valitse henkilö, jolle haluat lähettää toisen kutsun, ja napsauta sitten Lähetä uudelleen -painiketta. Odottaien yhteisökutsujen epääminen Jos olet lähettänyt yhteisön liittymiskutsun, mutta muutat mieltäsi myöhemmin, oit perua kutsun, jos se on ielä aoinna. Ennen aloitusta Vain yhteisön omistajat oiat eätä yhteisökutsuja. Tietoja tästä tehtäästä Jos lähetät kutsun ahingossa äärälle henkilölle, oit eätä kutsun, jos sitä ei ole ielä hyäksytty. Voit tarkastella yhteisön kaikkia aoimia kutsuja Kutsut-älilehdessä yhteisön Jäsenet-siulla. Välilehdessä näkyät kutsujen lähetysaikoja ja astaanottajia koskeat tiedot. 82 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

87 Voit eätä yhteisökutsun seuraaasti. 1. Napsauta Yleiskuaus-siun Jäsenet-painiketta. 2. Napsauta Kutsut-älilehteä. 3. Valitse peruttaa kutsu ja napsauta Epää-painiketta. 4. Vahista kutsun epäys napsauttamalla OK-painiketta. Tulokset Järjestelmä poistaa kutsun Kutsut-älilehdestä. Jos kutsuttu henkilö aaa alkuperäisen kutsun ja napsauttaa Liity tähän yhteisöön -painiketta, hän saa kutsun epäämisestä ilmoittaan iestin. Aiheeseen liittyiä tehtäiä: Yhteisön jäsenyystietojen hallinta siulla 94 Yhteisön omistajana olet astuussa yhteisön jäsenyystietojen hallinnasta. Voit esimerkiksi joskus joutua muuttamaan yhteisön jäsenen roolia, jos haluat lisätä jäsenten mahdollisuuksia muokata yhteisön sisältöä tai rajoittaa näitä muokkausmahdollisuuksia. Toisaalta jos yhteisön jäsen ei osallistu aktiiisesti yhteisön toimintaan eikä hänen enää taritse olla yhteisön jäsen, hänet kannattaa poistaa jäsenyysluettelosta. Jäsenyyspyyntöjen hyäksyminen Jos olet alotun yhteisön omistaja, saat sähköposti-ilmoituksen aina, kun joku haluaa liittyä yhteisöön. Jos et halua hyäksyä jäsenyyspyyntöä, oit ohittaa tai poistaa pyyntöilmoituksen. Voit hyäksyä jäsenyyspyynnön lisäämällä sähköpostiiestin lähettäjän yhteisöön seuraaien ohjeiden mukaisesti. 1. Aaa sähköpostipyyntö ja alitse Lisää tämä henkilö jäseneksi. Näkyiin tulee Lisää jäseniä -lomake, jonka Jäsenet-kenttään on automaattisesti lisätty jäsenyyttä pyytäneen henkilön nimi. 2. Lisää henkilö yhteisöön alitsemalla Tallenna. Tulokset Uusi jäsen saa sähköposti-ilmoituksen, joka ilmoittaa, että hänet on lisätty yhteisöön. Useiden jäsenten tuonti yhteisöön ajan säästämiseksi Voit lisätä yhteisöön useita jäseniä samanaikaisesti käyttämällä Jäsenet-siun tuontityökalua. Vain yhteisön omistajat oiat tuoda jäseniä yhteisöön. Ennen aloitusta Yhteisöön tuotaien jäsenten määrää ei ole rajoitettu. Palelimessa käytettäissä olean muistin määrä saattaa kuitenkin rajoittaa jäsenten määrää. Et oi tuoda jäsentä aoimeen tai alottuun yhteisöön organisaation ulkopuolelta. Voit kuitenkin tuoda jäsenen rajoitettuun yhteisöön organisaation ulkopuolelta. Luku 3. Yhteisöt 83

88 Voit tuoda jäseniä yhteisöön seuraaasti. 1. Aaa sen yhteisön Jäsenet-siu, johon haluat tuoda jäseniä. 2. Napsauta Tuo jäseniä -painiketta. 3. Varmista, että kohta Lisää yhteisöön henkilöitä on alittuna. 4. Valitse uusien jäsenten jäsenyysrooli Lisää yhteisöön henkilöitä, joiden rooli on -luettelosta. Kaikille jäsenille määritetään sama rooli. 5. Tee jompikumpi seuraaista toimista: Henkilöiden tuonti sähköpostiosoitteiden aulla: a. Valitse Anna sähköpostiosoitteet pilkuin eroteltuina. b. Kirjoita tuotaien henkilöiden sähköpostiosoitteet ja napsauta Tuo-painiketta. Tärkeää: Sähköpostiosoitteen muodon täytyy astata LDAP-hakemiston tai Profiilitietokannan profiilitietueiden muotoa. Jos käytät irheellistä sähköpostiosoitetta (joka ei astaa profiilitietueiden muotoa), käyttöliittymään tulee irheilmoitus. Jäsenten tuonti CSV (Comma-Separated Value) -tiedostosta: a. Valitse Valitse CSV-tiedosto, joka sisältää sähköpostiosoitteet. b. Etsi haluamasi tiedot sisältää CSV-tiedosto alitsemalla Selaa ja alitse sitten Tuo. Yhteisön jäsenyyden roolit Huomautus: Jos yhteisö on ulkoinen ja annat organisaation ulkopuolisen henkilön sähköpostiosoitteen tai tiedosto sisältää sellaisen sähköpostiosoitteen, järjestelmä kehottaa sinua kutsumaan kyseisen henkilön ieraileaksi käyttäjäksi, kun olet napsauttanut Tuo-painiketta. Vieraileien käyttäjien on ensin hyäksyttää kutsu LotusLien ieraileaksi käyttäjäksi, ennen kuin he oiat käyttää yhteisöjä, joihin heidät on tuotu jäseniksi. Aiheeseen liittyiä tehtäiä: Samoista asioista kiinnostuneiden jäsenten lisäys yhteisöön siulla 79 Yhteisön omistajana oit laajentaa yhteisöäsi lisäämällä siihen uusia jäseniä. Henkilöiden lisäys yhteisöön tekee heistä automaattisesti yhteisön jäseniä. Jos haluat antaa henkilöille mahdollisuuden alita itse jäsenyytensä, oit lähettää heille kutsun yhteisöön. Yhteisöissä käytettäissä oleat toiminnot aihteleat sinulle määritetyn roolin mukaan. Lue lisää siitä, mitä oit tehdä, jos olet yhteisön omistaja tai jäsen. Vihje: Voit lajitella yhteisöt helposti jäsenroolin perusteella. Aaa Omat yhteisöt -älilehti ja alitse jokin seuraaista aihtoehdoista: Olen jäsen. Näyttää ne yhteisöt, joissa olet jäsenenä. Olen omistaja. Näyttää luomasi tai omistamasi yhteisöt. Kun luot yhteisön, olet sen liiketoimintaomistaja. Liiketoimintaomistaja oi toteuttaa samoja toimintoja kuin yhteisön omistaja, mutta liiketoimintaomistaja oi myös siirtää liiketoiminnan omistajuuden toiselle henkilölle. Mitä oin tehdä yhteisön omistajana? Lue lisää siitä, mitä toimintoja oit käyttää, jos olet yhteisön omistaja. 84 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

89 Vihje: Jos et tiedä omaa rooliasi yhteisössä, etsi Jäsenet-siulta oma nimesi tai sen ryhmän nimi, johon kuulut. Rooli näkyy nimen tai ryhmän nimen alla. Taallisen yhteisön jäsenen suorittamien tehtäien lisäksi yhteisön omistajat oiat suorittaa seuraaia hallintatehtäiä. Taulukko 11. Hallintatehtäät Tehtäälaji Yhteisön omistajien käytössä oleat toiminnot Yhteisön hallinta Yhteisön poisto. Yhteisön nimen päiitys Yhteisön kuauksen päiitys Yhteisön käyttöoikeustason muutto Yhteisöön liitettään kuan siirto Yhteisön tunnisteiden lisäys ja poisto Yhteisön sisällön muokkaus ja poisto Aliyhteisöjen luonti, muokkaus ja poisto Jäsenyyksien hallinta Jäsenten lisäys ja poisto Uusien jäsenten kutsuminen Jäsenten roolien muutto Yhteisön jäsenten tuonti. Widget-objektien hallinta Widget-objektien lisäys Widget-objektien asetusten muokkaus Widget-objektien siirto Widget-objektien piilotus Widget-objektien poisto. Yhteisön omistajat oiat suorittaa myös seuraaia tehtäiä, kun he käsitteleät yhteisön resursseja. Taulukko 12. Yhteisön widget-tehtäät Resurssi Yhteisön omistajien käytössä oleat toiminnot Aktiiteetit Yhteisön kaikkien aktiiteettien muokkaus ja poisto Aktiiteettien merkintä almiiksi Aktiiteettien jäsenten lisäys ja poisto (lisäämällä ja poistamalla yhteisön jäseniä). Kirjanmerkit Yhteisön kaikkien kirjanmerkkien muokkaus ja poisto. Tiedostot Yhteisön kaikkien tiedostojen päiitys ja poisto Keskusteluryhmät Yhteisön keskusteluryhmien luonti, muokkaus ja poisto Yhteisön aiheiden muokkaus, siirto, lukitus, kiinnitys ja poisto Luku 3. Yhteisöt 85

90 Yhteisön liiketoimintaomistaja Kun luot yhteisön, olet sen liiketoimintaomistaja. Yhteisöllä on ain yksi liiketoimintaomistaja. Liiketoimintaomistaja oi toteuttaa samoja toimintoja kuin yhteisön omistaja, mutta liiketoimintaomistaja oi myös siirtää liiketoiminnan omistajuuden toiselle henkilölle. Aiheeseen liittyiä käsitteitä: Yhteisöjen hallinta siulla 90 Yhteisön omistaja oi muokata yhteisöä sekä päiittää yhteisön ja siihen liittyien soellusten perustietoja. Jos yhteisöä ei enää tarita, se oidaan poistaa. Jäsenten lisäys yhteisöön siulla 79 Yhteisön omistajana oit lisätä jäseniä yhteisöösi milloin tahansa. Voit kutsua henkilöitä yhteisön jäseniksi. Valotussa yhteisössä oi lisäksi päättää, hyäksytäänkö ai hylätäänkö tuleat jäsenyyspyynnöt. Voit lisätä useita jäseniä samanaikaisesti käyttämällä Jäsenet-siun tuontityökalua. Aiheeseen liittyiä tehtäiä: Lisätoimintojen tarjoaminen lisäämällä widget-objekteja yhteisöön siulla 87 Voit ottaa uusia toimintoja yhteisön jäsenten käyttöön lisäämällä widget-objekteja yhteisöön. Vain yhteisön omistajat oiat lisätä tai poistaa yhteisön widget-objekteja. Aiheeseen liittyiä tietolähteitä: Mitä oin tehdä yhteisön jäsenenä? Lue lisää siitä, mitä toimintoja oit suorittaa, jos olet yhteisön jäsen. Yhteisön aktiiteettien käsittely siulla 121 Aktiiteettien aulla oit järjestää yhteisöön liittyiä tietoja ja tehtäiä. Yhteisön kirjanmerkkien käsittely siulla 97 Voit määrittää hyödylliset Web-tietolähteet käytettäiksi suoraan yhteisöstä lisäämällä kirjanmerkkejä. Yhteisön tiedostojen käsittely siulla 113 Voit siirtää, määrittää yhteiskäyttöön ja käsitellä yhteisön tiedostoja Tiedostotwidget-objektin aulla. Yhteisön keskusteluryhmien käsittely siulla 99 Yhteisön keskusteluryhmän aulla oit lisätä keskusteluaiheita ja jakaa ideoita. Mitä oin tehdä yhteisön jäsenenä? Lue lisää siitä, mitä toimintoja oit suorittaa, jos olet yhteisön jäsen. Vihje: Jos et tiedä omaa rooliasi yhteisössä, etsi Jäsenet-siulta oma nimesi tai sen ryhmän nimi, johon kuulut. Rooli näkyy nimen tai ryhmän nimen alla. Yhteisön jäsen oi suorittaa seuraaia perustehtäiä: Tarkastella yhteisön sisältöä Tarkastella yhteisön jäsenyystietoja Lähettää iestejä yhteisön jäsenille Poistua yhteisöstä Myös seuraaat toiminnot oat yhteisön jäsenten käytettäissä, kun he käyttäät yhteisöön kuuluia resursseja. 86 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

91 Taulukko 13. Yhteisön jäsentoiminnot Resurssi Yhteisön jäsenten käytössä oleat toiminnot Aktiiteetit Yhteisön aktiiteettien aloitus Sisällön lisäys sen yhteisön aktiiteetteihin, jonka jäsen olet Kirjanmerkit Kirjanmerkkien lisäys Lisäämiesi kirjanmerkkien muokkaus ja poisto Tiedostot Tiedostojen lataus Tiedostojen määritys yhteiskäyttöön Tiedostojen uusien ersioiden siirto Keskusteluryhmät Keskusteluryhmän aiheiden luonti. Lisäämiesi keskusteluryhmän aiheiden muokkaus ja poisto Muiden käyttäjien keskusteluryhmän aiheisiin astaaminen Keskusteluryhmän aiheisiin liittyien omien astausten muokkaus ja poisto Omien keskusteluryhmän aiheiden siirto toiseen ryhmään. Aiheeseen liittyiä tietolähteitä: Mitä oin tehdä yhteisön omistajana? siulla 84 Lue lisää siitä, mitä toimintoja oit käyttää, jos olet yhteisön omistaja. Yhteisön aktiiteettien käsittely siulla 121 Aktiiteettien aulla oit järjestää yhteisöön liittyiä tietoja ja tehtäiä. Yhteisön kirjanmerkkien käsittely siulla 97 Voit määrittää hyödylliset Web-tietolähteet käytettäiksi suoraan yhteisöstä lisäämällä kirjanmerkkejä. Yhteisön tiedostojen käsittely siulla 113 Voit siirtää, määrittää yhteiskäyttöön ja käsitellä yhteisön tiedostoja Tiedostotwidget-objektin aulla. Yhteisön keskusteluryhmien käsittely siulla 99 Yhteisön keskusteluryhmän aulla oit lisätä keskusteluaiheita ja jakaa ideoita. Lisätoimintojen tarjoaminen lisäämällä widget-objekteja yhteisöön Voit ottaa uusia toimintoja yhteisön jäsenten käyttöön lisäämällä widget-objekteja yhteisöön. Vain yhteisön omistajat oiat lisätä tai poistaa yhteisön widget-objekteja. Tietoja tästä tehtäästä Widget-objektit oat itsenäisiä HTML-pohjaisia ersioita ohjelmistosoelluksista. Kun lisäät yhteisöön widget-objektin, luot yhteyden yhteisön ja widget-soelluksen älille. Yhteisön ja widget-soelluksen älinen jäsenyys synkronoidaan ja täyden widget-soelluksen linkit luodaan yhteisön käyttöliittymään, jotta löydät täyden Luku 3. Yhteisöt 87

92 soelluksen helposti ja oit käyttää sitä. Yhteeneto iimeisimmistä aktiiteeteista näkyy Yleiskuaus-siulla, ja koko soellus on käytettäissä milloin tahansa napsauttamalla asemman naigointipalkin astaaaa linkkiä. Kun yhteisö luodaan, oletusaron mukaan siinä näkyy Tiedostot-widget-objekti. Voit mukauttaa yhteisöä lisäämällä siihen widget-objekteja. Esimerkiksi lisäämällä Keskusteluryhmät-widget-objektin jäsenet saaat paikan, jonne he oiat lähettää keskustelunaiheita ja jossa he oiat jakaa ajatuksia. Kaikki pääkäyttäjän yhteisöissä käytettäiksi määrittämät widget-objektit näkyät sisältöalikoimassa. Voit lisätä widget-objektin yhteisöön seuraaien ohjeiden mukaisesti. 1. Aaa sisältöalikoima alitsemalla yhteisön Yleiskuaus-siulta Yhteisön toiminnot > Mukauta. 2. Lisää yhteisöön widget-objekti napsauttamalla sitä. 3. Valinnainen: Sulje alikoima napsauttamalla oikeassa yläreunassa oleaa Sulje alikoima-painiketta. Tulokset Yleiskuaussiun pääruutuun lisätään widget-objektin sisältää osa, ja täyden widget-soelluksen linkki näkyy naigointisiupalkissa. Aiheeseen liittyiä tehtäiä: Keskusteluryhmien lisäys yhteisöön siulla 100 Voit järjestää yhteisön eri aihealueita koskeat keskustelut yhteen keskusteluryhmään tai useisiin keskusteluryhmiin. Yhteisöjen luonti samoista asioista kiinnostuneiden työtoereiden kanssa siulla 72 Aloita yhteisö ja rohkaise organisaatioosi kuuluia henkilöitä, joilla on samanlaiset kiinnostuksen kohteet tai taoitteet, tekemään yhteistyötä keskenään. Aiheeseen liittyiä tietolähteitä: Mitä oin tehdä yhteisön omistajana? siulla 84 Lue lisää siitä, mitä toimintoja oit käyttää, jos olet yhteisön omistaja. Yhteisön widget-objektien siirto Kun olet lisännyt widget-objekteja yhteisöön, oit määrittää asettelun, joka astaa yhteisön tarpeita, siirtämällä widget-objekteja. Ennen aloitusta Yhteisön widget-objektin siirto edellyttää, että olet yhteisön omistaja. 88 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

93 Tietoja tästä tehtäästä Voit mukauttaa Yleiskuaus-siun asettelua yhteisön tarpeita astaaaksi. Huomautus: Widget-objektin sisältöä ei oi siirtää objektin sisällä. Vain itse widget-objektia oidaan siirtää. Voit siirtää widget-objektin seuraaasti: 1. Napsauta widget-objektin otsikkoriiä ja edä widget-objekti uuteen sijaintiin siulla. 2. Kiinnitä widget-objekti haluamaasi sijaintiin apauttamalla hiiren painike. Yhteisön widget-objektien käsittely Voit olla uoroaikutuksessa yhteisön widget-objektien kanssa widget-objektin toimintoalikon aihtoehtojen aulla. Käytettäissä oleat toiminnot määräytyät yhteisöroolin mukaan. Ennen aloitusta Vain yhteisön omistajat oiat muokata, piilottaa, siirtää tai poistaa yhteisön widget-objekteja. Napsauta yhteisön Yleiskuaus-siun Toiminnot-kuaketta, joka on käsiteltään widget-objektin otsikkoriillä, ja tee sitten jokin seuraaista toimista: Voit laajentaa ja pienentää widget-objektin sisällön alitsemalla Suurenna tai Pienennä. Voit päiittää widget-objektin näytön alitsemalla Päiitä. Voit poistaa widget-objektin yhteisöstä tilapäisesti alitsemalla Piilota-aihtoehdon. Voit aktioida widget-objektin uudelleen milloin tahansa alitsemalla ensin Yhteisön toiminnot > Mukauta ja alitsemalla sitten widget-objektin sisältöalikoiman Piilotettu-osiosta. Widget-objektin piilotus ei poista jo lisättyjä tietoja. Jos lisäät widget-objektin uudelleen yhteisöön, kaikki aiemmin lisätyt tiedot palautetaan yhteisöön. Huomautus: Jos Kirjanmerkit-widget-objekti piilotetaan, piilotetaan myös Tärkeät kirjanmerkit -widget-objekti. Luku 3. Yhteisöt 89

94 Yhteisöjen hallinta Voit poistaa widget-objektin yhteisöstä pysyästi alitsemalla Poista-aihtoehdon. Kun alitset tämän aihtoehdon, kaikki aiemmin lisätyt tiedot poistetaan pysyästi. Huomautus: Jos Kirjanmerkit-widget-objekti poistetaan, poistetaan myös Tärkeät kirjanmerkit -widget-objekti. Yhteisön omistaja oi muokata yhteisöä sekä päiittää yhteisön ja siihen liittyien soellusten perustietoja. Jos yhteisöä ei enää tarita, se oidaan poistaa. Aiheeseen liittyiä tehtäiä: Yhteisöjen luonti samoista asioista kiinnostuneiden työtoereiden kanssa siulla 72 Aloita yhteisö ja rohkaise organisaatioosi kuuluia henkilöitä, joilla on samanlaiset kiinnostuksen kohteet tai taoitteet, tekemään yhteistyötä keskenään. Aiheeseen liittyiä tietolähteitä: Mitä oin tehdä yhteisön omistajana? siulla 84 Lue lisää siitä, mitä toimintoja oit käyttää, jos olet yhteisön omistaja. Yhteisöjen muokkaus Yhteisön omistaja oi muokata yhteisön tietoja. Tietoja tästä tehtäästä Muokkaamalla yhteisöä oit muuttaa sen nimeä, kuausta ja siihen liitettyjä tunnisteita. Voit myös muuttaa yhteisöön liitettyä kuaa. 90 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

95 Voit muokata yhteisöä seuraaasti. 1. Valitse muokattaa yhteisö Omat yhteisöt -älilehdestä. Jos et ole ielä kirjautunut sisään, järjestelmä kehottaa sinua kirjautumaan sisään. 2. Valitse aihtoehdot Yhteisön toiminnot > Muokkaa yhteisöä ja tee tarpeen mukaan seuraaat toimet: a. Jos haluat aihtaa yhteisön nimeä, kirjoita uusi nimi Nimi-kenttään. b. Jos haluat lisätä tai poistaa yhteisön tunnisteita, muokkaa Tunnisteet-kentän sisältöä. c. Voit muuttaa yhteisön käyttöoikeustasoa alitsemalla jonkin seuraaista asetuksista: Taulukko 14. Yhteisön käyttöoikeustasot Asetus Rajoitettu (ain kutsutut henkilöt oiat liittyä) Salli organisaation ulkopuolisten käyttäjien liittyä tämän yhteisön jäseniksi Valottu (kaikki organisaation jäsenet näkeät sisällön, mutta heidän on pyydettää liittymistä) Aoin (kaikki oman organisaation jäsenet oiat liittyä) Kuaus Valitse tämä asetus, jos haluat, että yhteisö on rajoitettu ja ain kutsun saaneet henkilöt oiat liittyä siihen. Jos alun perin alitsit ulkoisten jäsenten sallimisen yhteisössä ja haluat muuttaa yhteisön sisältämään ain organisaatiosi jäseniä, poista Salli organisaation ulkopuolisten käyttäjien liittyä tämän yhteisön jäseniksi -aihtoehdon alinta. Et oi aihtaa tätä aihtoehtoa, jos ulkoisia jäseniä on lisätty tai kutsuttu yhteisöön tai he oat liittyneet siihen. Ulkoiset jäsenet on poistettaa ja ulkoisten jäsenten kutsuja on eättää, ennen kuin oit muuttaa ulkoisen yhteisön sisäiseksi yhteisöksi. Kun ulkoinen yhteisö on muutettu sisäiseksi yhteisöksi, yhteisön otsikon ieressä olea Ulkoinen-kuake poistetaan. Huomautus: Jos olet luonut yhteisön, jossa oi olla ain sisäisiä jäseniä, et oi muuttaa tätä käyttöoikeutta. Valitse tämä asetus, jos haluat, että yhteisö on organisaatiolle aoin ja että käyttäjien on pyydettää yhteisön jäsenyyttä. Valitse tämä asetus, jos haluat, että yhteisö on aoin ja että kaikki organisaation jäsenet oiat liittyä siihen. d. Jos haluat aihtaa yhteisön kuausta, muokkaa Kuaus-kentän sisältöä. e. Jos haluat aihtaa yhteisöön liittyää kuaa, napsauta Siirrä yhteisökua -painiketta ja etsi siirrettää kua selaamalla. 3. Kun olet tehnyt haluamasi muutokset, napsauta Tallenna-painiketta. Luku 3. Yhteisöt 91

96 Aiheeseen liittyiä käsitteitä: Yhteisön mukautus muista erottumiseksi siulla 96 Yhteisön mukautus on tapa erottaa se muista yhteisöistä. Mahdollisia mukautusaihtoehtoja oat erottuan kuan liittäminen yhteisöön ja yhteisöön lisätoimintoja tuoien ominaisuuksien lisääminen. Yhteisön mukautus edellyttää, että olet yhteisön omistaja. Aiheeseen liittyiä tehtäiä: Yhteisön aktiiteettien hallinta siulla 125 Kun olet lisännyt Aktiiteetit-widget-objektin yhteisöön, oit muokata aktiiteettien tietoja tai siirtää widget-objektin, piilottaa sen tai poistaa sen yhteisöstä, jos sitä ei enää tarita. Tiedostot-widget-objektin hallinta siulla 120 Kun olet lisännyt tiedostojen widget-objektin yhteisöön, oit päiittää widget-objektin näyttämään uusimmat tiedostopäiitykset, piilottaa widget-objektin tai poistaa sen yhteisöstä, jos sitä ei enää tarita. Yhteisöjen luonti samoista asioista kiinnostuneiden työtoereiden kanssa siulla 72 Aloita yhteisö ja rohkaise organisaatioosi kuuluia henkilöitä, joilla on samanlaiset kiinnostuksen kohteet tai taoitteet, tekemään yhteistyötä keskenään. Omistamiesi yhteisöjen poisto Jos yhteisö on muuttunut tarkoituksettomaksi tai sen toiminta on lakannut, oit halutessasi poistaa sen. Ennen aloitusta Vain yhteisön omistajat tai liiketoimintaomistajat oiat poistaa yhteisön. Varmista ennen yhteisön poistamista, ettei kukaan yhteisön jäsen käytä sitä aktiiisesti. Lisäksi on tarkistettaa, onko yhteisöön liitetty aktiiteetteja. Yhteisön aktiiteetit poistuat automaattisesti, kun niihin liittyä yhteisö poistetaan. Voit poistaa yhteisön seuraaasti. 1. Valitse Omat yhteisöt -älilehdestä yhteisö, jonka haluat poistaa. Jos et ole ielä kirjautunut sisään, järjestelmä kehottaa sinua kirjautumaan sisään. 2. Valitse Yhteisön toiminnot > Poista yhteisö. 3. Vahista OK-painiketta napsauttamalla, että haluat poistaa yhteisön. Tulokset Yhteisö poistetaan Omat yhteisöt -älilehdestä. Aiheeseen liittyiä tehtäiä: Yhteisöjen luonti samoista asioista kiinnostuneiden työtoereiden kanssa siulla 72 Aloita yhteisö ja rohkaise organisaatioosi kuuluia henkilöitä, joilla on samanlaiset kiinnostuksen kohteet tai taoitteet, tekemään yhteistyötä keskenään. Aliyhteisöjen luonti Jos haluat yhdistää joukon jäseniä yhteisön sisällä, oit luoda aliyhteisön. 92 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

97 Ennen aloitusta Vain yhteisön omistaja tai liiketoimintaomistaja oi luoda aliyhteisöjä. Kun aliyhteisö luodaan, yhteisön omistajista tulee automaattisesti aliyhteisön omistajia. Pääyhteisön liiketoimintaomistajasta tulee myös uuden aliyhteisön liiketoimintaomistaja. Aliyhteisön toiminnot astaaat täysin pääyhteisön toimintoja. Yhteisö näkyy Omat yhteisöt -siulla, sitä oidaan muokata, siihen oidaan lisätä widget-objekteja ja siinä oidaan suorittaa samat toiminnot kuin pääyhteisössä. Tietoja tästä tehtäästä Aliyhteisöjen luonti on käytännöllinen tapa jakaa yhteisön jäseniä pienempiin ryhmiin aiheiden perusteella. Aliyhteisöjen aulla oit jakaa tietoja ja tehdä yhteistyötä kohdistetun henkilöjoukon kanssa sekä samalla säilyttää pääyhteisön taoitteet. Voit lisätä yhteisöön niin monta aliyhteisöä kuin haluat. Huomautus: Yhteisöön ei oi luoda sisäkkäisiä aliyhteisöjä, eikä aiemmin luotua yhteisöä oi lisätä toisen yhteisön aliyhteisöksi. Voit luoda aliyhteisön seuraaasti. 1. Aaa yhteisö, johon haluat luoda aliyhteisön. 2. Valitse Yleiskuaus-siulta Yhteisön toiminnot > Luo aliyhteisö. 3. Pakollinen: Kirjoita Nimi-kenttään aliyhteisön nimi. 4. Kirjoita Tunnisteet-kenttään yksi tai useampi tunniste. 5. Pakollinen: Määritä yhteisön käyttöoikeustaso. Valittaissa oleat käyttöoikeusaihtoehdot aihteleat pääyhteisön käyttöoikeustason mukaan. Jos pääyhteisö on aoin, aliyhteisön käyttötaso oi olla aoin, alottu tai rajoitettu. Jos pääyhteisö on alottu, aliyhteisön käyttötaso oi olla alottu tai rajoitettu. Jos pääyhteisö on rajoitettu, myös aliyhteisön käyttötason on oltaa rajoitettu. 6. Voit lisätä jäseniä aliyhteisöön seuraaasti: Voit lisätä pääyhteisön jäsenten alijoukon aliyhteisöön kirjoittamalla lisättäien henkilöiden tai ryhmien nimet Jäsenet-kenttään. Voit lisätä kaikki pääyhteisön jäsenet aliyhteisöön alitsemalla Lisää kaikki yhteisön jäsenet uuteen aliyhteisöön. Huomautus: Aliyhteisön jäsenen on oltaa pääyhteisön jäsen. 7. Kirjoita aliyhteisön kuaus Kuaus-kenttään. 8. Jos haluat lisätä kuan aliyhteisöä arten, alitse Siirrä yhteisökua ja etsi kua selaamalla. 9. Tallenna aliyhteisö napsauttamalla Tallenna-painiketta. Tulokset Aliyhteisö luodaan pääyhteisön alikohteeksi. Linkki pääyhteisöön on yhteisökortin yläpuolella aliyhteisön Yleiskuaus-siun asemmassa yläreunassa. Pääyhteisön naigointisiupalkkiin lisätyn Aliyhteisöt-linkin aulla oit aata aliyhteisön pääyhteisöstä. Voit myös aata aliyhteisöt Omat yhteisöt -älilehdestä. Luku 3. Yhteisöt 93

98 Seuraaat toimet Voit lisätä sisältöä aliyhteisöihin sekä muokata, mukauttaa, poistaa ja käyttää niitä taallisten yhteisöjen taoin. Jos luot useita aliyhteisöjä saman yhteisön sisään, harkitse Aliyhteisöt-widget-objektin lisäämistä pääyhteisöön. Tämän widget-objektin aulla näet kaikki aliyhteisöt yhtä aikaa ja oit siirtyä niihin helposti pääyhteisöstä. Aiheeseen liittyiä käsitteitä: Yhteisön mukautus muista erottumiseksi siulla 96 Yhteisön mukautus on tapa erottaa se muista yhteisöistä. Mahdollisia mukautusaihtoehtoja oat erottuan kuan liittäminen yhteisöön ja yhteisöön lisätoimintoja tuoien ominaisuuksien lisääminen. Yhteisön mukautus edellyttää, että olet yhteisön omistaja. Aiheeseen liittyiä tehtäiä: Yhteisöjen luonti samoista asioista kiinnostuneiden työtoereiden kanssa siulla 72 Aloita yhteisö ja rohkaise organisaatioosi kuuluia henkilöitä, joilla on samanlaiset kiinnostuksen kohteet tai taoitteet, tekemään yhteistyötä keskenään. Yhteisöjen muokkaus siulla 90 Yhteisön omistaja oi muokata yhteisön tietoja. Omistamiesi yhteisöjen poisto siulla 92 Jos yhteisö on muuttunut tarkoituksettomaksi tai sen toiminta on lakannut, oit halutessasi poistaa sen. Lisätoimintojen tarjoaminen lisäämällä widget-objekteja yhteisöön siulla 87 Voit ottaa uusia toimintoja yhteisön jäsenten käyttöön lisäämällä widget-objekteja yhteisöön. Vain yhteisön omistajat oiat lisätä tai poistaa yhteisön widget-objekteja. Yhteisön jäsenyystietojen hallinta Yhteisön omistajana olet astuussa yhteisön jäsenyystietojen hallinnasta. Voit esimerkiksi joskus joutua muuttamaan yhteisön jäsenen roolia, jos haluat lisätä jäsenten mahdollisuuksia muokata yhteisön sisältöä tai rajoittaa näitä muokkausmahdollisuuksia. Toisaalta jos yhteisön jäsen ei osallistu aktiiisesti yhteisön toimintaan eikä hänen enää taritse olla yhteisön jäsen, hänet kannattaa poistaa jäsenyysluettelosta. 94 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

99 Ennen aloitusta Vain yhteisön omistajat oiat muokata jäsenyysrooleja. Vain yhteisön omistaja tai poistettaa henkilö itse oi poistaa henkilön jäsenyyden yhteisöstä. Yhteisön jäsenet oiat poistaa itsensä yhteisön jäsenyystiedoista alitsemalla aihtoehdot Yhteisön toiminnot > Poistu yhteisöstä. Henkilöt, jotka oat yhteisön jäseniä ryhmäjäsenyyden perusteella, eiät kuitenkaan oi lähteä yhteisöstä. Huomautus: Ryhmäominaisuus on käytettäissä pyydettäessä. Lisätietoja saat organisaation pääkäyttäjältä. Voit hallita yhteisön jäsenyystietoja seuraaasti. 1. Napsauta Omat yhteisöt -älilehdessä yhteisöä, jolloin yhteisön Yleiskuaussiu aautuu. Jos et ole ielä kirjautunut sisään, järjestelmä kehottaa sinua kirjautumaan sisään. 2. Napsauta naigointiruudun Jäsenet-painiketta ja tee jokin seuraaista toimista. Jäsenyysroolin muuttaminen: Napsauta sen jäsenen ieressä oleaa Muokkaa-painiketta, jonka roolia haluat muuttaa. Valitse rooli ja napsauta Tallenna-painiketta. Huomautus: Ryhmän roolia ei oi muuttaa. Jäsenen poisto: Napsauta poistettaan jäsenen ieressä oleaa Poista-painiketta. Vahista muutos napsauttamalla OK-painiketta. Tulokset Jäsenet saaat sähköposti-ilmoituksen jäsenyyden tilassa tapahtuneista muutoksista. Sähköposti-ilmoituksia ei lähetetä ryhmille. Luku 3. Yhteisöt 95

100 Aiheeseen liittyiä käsitteitä: Jäsenten lisäys yhteisöön siulla 79 Yhteisön omistajana oit lisätä jäseniä yhteisöösi milloin tahansa. Voit kutsua henkilöitä yhteisön jäseniksi. Valotussa yhteisössä oi lisäksi päättää, hyäksytäänkö ai hylätäänkö tuleat jäsenyyspyynnöt. Voit lisätä useita jäseniä samanaikaisesti käyttämällä Jäsenet-siun tuontityökalua. Yhteisön liiketoimintaomistajan aihto Yhteisön liiketoiminnan omistajuuden siirto toiselle jäsenelle edellyttää, että siirtäjä on nykyinen liiketoimintaomistaja. Tietoja tästä tehtäästä Yhteisön luonut on yhteisön liiketoimintaomistaja. Kullakin yhteisöllä on oltaa liiketoimintaomistaja, joita oi olla ain yksi. Liiketoimintaomistaja oi toteuttaa samoja toimintoja kuin yhteisön omistaja. Liiketoimintaomistaja oi myös siirtää liiketoimintaomistajan roolin toiselle yhteisön jäsenelle, jolla on aktiiinen LotusLie-tili. Jäsenen on oltaa saman organisaation jäsen. Huomautus: Et oi siirtää liiketoiminnan omistajuutta yhteisön ierailealle käyttäjälle, eikä liiketoimintaomistajana toimia ierailea käyttäjä oi siirtää liiketoiminnan omistajuutta. Voit aihtaa yhteisön liiketoimintaomistajaa seuraaasti. 1. Napsauta Omat yhteisöt -älilehdessä yhteisöä, jolloin yhteisön Yleiskuaussiu aautuu. 2. Napsauta naigointiruudun Jäsenet-painiketta. 3. Valinnainen: Jos yhteisö on suuri ja tiedät jäsenen nimen, alitse Etsi jäsen -aihtoehto ja ala kirjoittaa jäsenen nimeä. Ennakoia kirjoitustoiminto suodattaa organisaation hakemistossa oleat nimet. 4. Napsauta sen jäsenen iereistä Muokkaa-painiketta, jonka haluat määrittää liiketoimintaomistajaksi. 5. Valitse Liiketoimintaomistaja-aihtoehto ja napsauta sitten Tallenna-painiketta. 6. Vahista muutos napsauttamalla OK-painiketta. Tulokset Roolisi on nyt omistaja, ja alitun jäsenen rooli on liiketoimintaomistaja. Yhteisön mukautus muista erottumiseksi Yhteisön mukautus on tapa erottaa se muista yhteisöistä. Mahdollisia mukautusaihtoehtoja oat erottuan kuan liittäminen yhteisöön ja yhteisöön lisätoimintoja tuoien ominaisuuksien lisääminen. Yhteisön mukautus edellyttää, että olet yhteisön omistaja. Voit mukauttaa yhteisöä monin taoin: Kuan lisäys. Erottua grafiikka oi olla tehokas tapa kiinnittää huomiota ja houkutella mahdollisia jäseniä. Yhteisöön lisättää grafiikka näkyy yhteisön käyntikortissa, joka kuaa yhteisön identiteettiä ja kiinnostuksen kohteita, kun käyntikortti esitetään Yhteisöt-soelluksen ulkopuolella. Liittämällä yhteisöön tarkoituksenmu- 96 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

101 kaisen kuan oit määrittää yhteisölle tuotteistustiedot, jotka oat yksilöllisiä ryhmän jäsenille. Voit lisätä kuan, kun luot yhteisön ensimmäisen kerran, tai oit lisätä uuden kuan muokkaamalla yhteisöä. Laajennettujen toimintojen lisäys. Voit mukauttaa yhteisön toimintoja lisäämällä sisältöä, joka kuastaa yhteisön erilaisia näkökantoja ja sen painopistealueita. Jos esimerkiksi projektin työtehtäien järjestäminen on ensisijaista, oit aktiiteettien widget-objektin lisäämällä luoda tilan, jossa jäsenet oiat käsitellä projektin asiakirjoja, joiden kesto on kiinteä, määrittää tehtäiä ja tehdä ne almiiksi sekä jakaa resursseja. Jos yhteistyö on yhteisön tärkeä päämäärä, haluat ehkä antaa jäsenten määrittää Tiedostot-widget-objektin aulla tiedostoja yhteiskäyttöön ja työskennellä yhdessä projektiasiakirjojen parissa. Asettelun muuttaminen. Voit järjestellä yhteisön Yleiskuaus-siun siten, että se priorisoi tiettyjä toimintoja. Jos esimerkiksi keskusteluryhmä on yhteisön aktiiisin osa, oit sijoittaa keskusteluryhmän siun yläosaan, jolloin jäsenet armasti näkeät uusimmat iestit. Aiheeseen liittyiä tehtäiä: Yhteisöjen luonti samoista asioista kiinnostuneiden työtoereiden kanssa siulla 72 Aloita yhteisö ja rohkaise organisaatioosi kuuluia henkilöitä, joilla on samanlaiset kiinnostuksen kohteet tai taoitteet, tekemään yhteistyötä keskenään. Aliyhteisöjen luonti siulla 92 Jos haluat yhdistää joukon jäseniä yhteisön sisällä, oit luoda aliyhteisön. Yhteisöjen muokkaus siulla 90 Yhteisön omistaja oi muokata yhteisön tietoja. Lisätoimintojen tarjoaminen lisäämällä widget-objekteja yhteisöön siulla 87 Voit ottaa uusia toimintoja yhteisön jäsenten käyttöön lisäämällä widget-objekteja yhteisöön. Vain yhteisön omistajat oiat lisätä tai poistaa yhteisön widget-objekteja. Yhteisön kirjanmerkkien käsittely Voit määrittää hyödylliset Web-tietolähteet käytettäiksi suoraan yhteisöstä lisäämällä kirjanmerkkejä. Aiheeseen liittyiä tehtäiä: Yhteisöjen luonti samoista asioista kiinnostuneiden työtoereiden kanssa siulla 72 Aloita yhteisö ja rohkaise organisaatioosi kuuluia henkilöitä, joilla on samanlaiset kiinnostuksen kohteet tai taoitteet, tekemään yhteistyötä keskenään. Aiheeseen liittyiä tietolähteitä: Luku 3, LotusLie Yhteisöt, siulla 67 Kokoa yhteen henkilöitä, jotka oat kiinnostuneita samoista asioista kuin sinä. Kirjanmerkit-widget-objektin lisäys Web-resurssien yhteiskäyttöä arten Lisää Kirjanmerkit-widget-objekti, jotta sinä ja muut yhteisön jäsenet oitte ottaa hyödyllisiä Web-resursseja käyttöön suoraan yhteisöstä. Ennen aloitusta Vain yhteisön omistajat oiat lisätä Kirjanmerkit-widget-objektin yhteisöön. Luku 3. Yhteisöt 97

102 Tietoja tästä tehtäästä Kun Kirjanmerkit-widget-objekti on lisätty yhteisöön, sinä ja muut yhteisön jäsenet oitte lisätä uusia kirjanmerkkejä suoraan yhteisöön. Voit lisätä Kirjanmerkit-widget-objektin yhteisöön seuraaasti: 1. Aaa sisältöalikoima alitsemalla yhteisön yleiskuaussiulta Yhteisön toiminnot > Mukauta. 2. Valitse sisältöalikoimasta aihtoehto Kirjanmerkit. 3. Valinnainen: Sulje alikoima napsauttamalla Sulje alikoima -painiketta. Tulokset Järjestelmä luo Kirjanmerkit-osan, ja se näkyy yhteisön Yleiskuaus-siulla. Järjestelmä lisää Kirjanmerkit-linkin myös naigointisiupalkkiin. Tämän linkin aulla saat näkyiin kaikki yhteisöön liitetyt kirjanmerkit. Yhteisöösi liittyien Web-siustojen kirjanmerkkien lisäys Voit lisätä yhteisöösi liittyien Web-siustojen kirjanmerkkejä Kirjanmerkit-alueella. Lisää kirjanmerkki yhteisöstä noudattamalla seuraaia ohjeita. 1. Valitse naigointisiupalkista Kirjanmerkit ja sitten Lisää kirjanmerkki. 2. Pakollinen: Kirjoita URL-osoite-kenttään sen resurssin Web-osoite, jolle haluat lisätä kirjanmerkin. 3. Pakollinen: Kirjoita kirjanmerkkilinkin nimi Nimi-kenttään. 4. Lisää kirjanmerkkilinkin kuaus Kuaus-kenttään. 5. Lisää kirjanmerkkilinkin sisältöä kuaaa tunniste tai tunnisteet. 6. Voit lisätä linkin tärkeiden kirjanmerkkien luetteloon yhteisön Yleiskuaus-siulle alitsemalla Lisää tärkeisiin kirjanmerkkeihin. 7. Napsauta Tallenna-painiketta. Yhteisön kirjanmerkkien muokkaus Pitämällä kirjanmerkit ajantasaisina armistat niiden hyödyllisyyden ja tarkkuuden. Ennen aloitusta Vain yhteisön omistaja tai kirjanmerkin lisännyt jäsen oi muokata yhteisön kirjanmerkkiä. Tietoja tästä tehtäästä Jos kirjanmerkkeihin lisäämäsi Web-siu on siirretty tai sitä on muutettu, oit päiittää kirjanmerkin tiedot käyttämällä Muokkaa kirjanmerkkiä -lomaketta. 1. Napsauta naigointisiupalkin Kirjanmerkit-painiketta yhteisössä, jossa käsiteltää kirjanmerkki sijaitsee. 98 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

103 2. Napsauta muokattaan kirjanmerkin ieressä oleaa Lisää-painiketta. 3. Aaa Muokkaa kirjanmerkkiä -lomake napsauttamalla Muokkaa-painiketta. 4. Tee tarittaat muutokset ja napsauta Tallenna-painiketta. Yhteisön kirjanmerkkien poisto Jos kirjanmerkki on asiaton tai se ei enää toimi, oit poistaa sen yhteisön kirjanmerkkialueesta. Ennen aloitusta Vain yhteisön omistaja tai kirjanmerkin lisännyt jäsen oi poistaa kirjanmerkin. Poista kirjanmerkki yhteisöstä noudattamalla seuraaia ohjeita. 1. Hae luettelo yhteisön kirjanmerkeistä alitsemalla yhteisön Yleiskuaus-siulta Kirjanmerkit. 2. Napsauta poistettaan kirjanmerkin ieressä oleaa Lisää-painiketta. 3. Napsauta Poista-painiketta. 4. Vahista kirjanmerkin poisto alitsemalla OK. Kirjanmerkkien haku yhteisöstä Voit etsiä yhteisöstä itseäsi kiinnostaien resurssien kirjanmerkkejä. Voit hakea kirjanmerkkejä yhteisöstä seuraailla taoilla. Valitse yhteisö <Oma organisaatio> Yhteisöt -älilehdestä tai Oma yhteisö -älilehdestä, niin näet kyseisen yhteisön Yleiskuaus-siun. Voit tarkastella Tärkeät kirjanmerkit -osassa kirjanmerkkejä, jotka muut oat määrittäneet hyödyllisiksi. Tarkistamalla Kirjanmerkit-alueen uusimmat kirjanmerkit oit löytää resursseja, joista et ole aiemmin tiennyt. Voit etsiä tiettyyn aiheeseen liittyää kirjanmerkkiä napsauttamalla yhteisön tunnistejoukosta tunnistetta, joka parhaiten astaa kyseistä aihetta. Tämä haku palauttaa kaikki parhaillaan alittuna oleassa yhteisössä oleat kirjanmerkit, joissa käytetään kyseistä tunnistetta kiinnostaien aiheiden tunnistamiseen. Valitsemalla naigointiruudusta Kirjanmerkit näet luettelon kaikista yhteisöön liitetyistä kirjanmerkeistä. Yhteisön keskusteluryhmien käsittely Yhteisön keskusteluryhmän aulla oit lisätä keskusteluaiheita ja jakaa ideoita. Luku 3. Yhteisöt 99

104 Aiheeseen liittyiä tehtäiä: Yhteisöjen luonti samoista asioista kiinnostuneiden työtoereiden kanssa siulla 72 Aloita yhteisö ja rohkaise organisaatioosi kuuluia henkilöitä, joilla on samanlaiset kiinnostuksen kohteet tai taoitteet, tekemään yhteistyötä keskenään. Yhteisön widget-objektien käsittely siulla 89 Voit olla uoroaikutuksessa yhteisön widget-objektien kanssa widget-objektin toimintoalikon aihtoehtojen aulla. Käytettäissä oleat toiminnot määräytyät yhteisöroolin mukaan. Aiheeseen liittyiä tietolähteitä: Luku 3, LotusLie Yhteisöt, siulla 67 Kokoa yhteen henkilöitä, jotka oat kiinnostuneita samoista asioista kuin sinä. Keskusteluryhmät-widget-objektin lisäys, jotta yhteisön jäsenet oiat lähettää keskustelunaiheita Lisää Keskusteluryhmät-widget-objekti, jotta kaikki yhteisön omistajat oiat lisätä keskustelunaiheita ja jakaa ideoita. Ennen aloitusta Vain yhteisön omistajat oiat lisätä Keskusteluryhmät-widget-objektin yhteisöön. Tietoja tästä tehtäästä Voit lisätä Keskusteluryhmät-widget-objektin yhteisöön seuraaasti: 1. Aaa sisältöalikoima alitsemalla yhteisön yleiskuaussiulta Yhteisön toiminnot > Mukauta. 2. Valitse sisältöalikoimasta Keskusteluryhmät. 3. Valinnainen: Sulje alikoima napsauttamalla Sulje alikoima -painiketta. Tulokset Järjestelmä luo keskusteluryhmän, ja se näkyy yhteisön Yleiskuaus-siulla. Järjestelmä lisää Keskusteluryhmät-linkin myös naigointisiupalkkiin. Linkin aulla saat näkyiin kaikki yhteisöön liittyät keskusteluryhmät. Keskusteluryhmien lisäys yhteisöön Voit järjestää yhteisön eri aihealueita koskeat keskustelut yhteen keskusteluryhmään tai useisiin keskusteluryhmiin. Ennen aloitusta Vain yhteisön omistajat oiat lisätä keskusteluryhmän yhteisöön. Yhteisön täytyy sisältää Keskusteluryhmät-widget-objekti, jotta yhteisöön oidaan lisätä keskusteluryhmiä. Widget-objekti näyttää iisi iimeksi päiitettyä keskusteluryhmän aihetta. Jos widget-objekti on poistettu, se oidaan lisätä takaisin yhteisöön tarittaessa. 100 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

105 Tietoja tästä tehtäästä Kun yhteisöön lisätään useita keskusteluryhmiä, jäsenillä on käytettäissään tiettyihin tarkoituksin aratut keskustelualueet, joissa he oiat esittää kysymyksiä ja keskustella yhteisölle keskeisistä aiheista. Jos työryhmäsi esimerkiksi kohtaa ongelman, joka estää projektin etenemisen, oisit luoda ongelmaratkaisuun keskittyän keskusteluryhmän ja selittää, onko joku yhteisön jäsen kokenut samankaltaisen ongelman ja pystyy ehdottamaan ratkaisua. Voit lisätä keskusteluryhmän yhteisöön seuraaasti: 1. Valitse naigointisiupalkista Keskusteluryhmät ja napsauta sitten Keskusteluryhmät-älilehteä. 2. Napsauta Aloita keskusteluryhmä -aihtoehtoa. 3. Pakollinen: Kirjoita keskusteluryhmän nimi Nimi-kenttään. 4. Kirjoita Tunnisteet-kenttään yksi tai useampi tunniste. 5. Kirjoita keskusteluryhmän kuaus Kuaus-kenttään ja napsauta sitten Tallenna-aihtoehtoa. Tulokset Kun olet tallentanut keskusteluryhmän, se aautuu Keskusteluryhmät-käyttöliittymässä, jossa muut yhteisön jäsenet oiat sinun taoin lisätä aiheita ja kysymyksiä. Jos haluat käsitellä yhteisön keskusteluryhmää, alitse Keskusteluryhmät yhteisön Yleiskuaus-siulta, napsauta Keskusteluryhmät-älilehteä ja aaa sitten keskusteluryhmä napsauttamalla keskusteluryhmän otsikkoa. Voit seurata keskusteluryhmän aiheiden uusimpia päiityksiä myös yhteisön Yleiskuaus-siulla olean Keskusteluryhmät-widget-objektin aulla. Widget-objekti näyttää iisi iimeksi päiitettyä keskusteluryhmän aihetta. Saat näkyiin luettelon kaikista yhteisön keskusteluryhmän aiheista alitsemalla widget-objektissa Näytä kaikki. Saat lisätietoja yhteisön keskusteluryhmien käsittelystä napsauttamalla siun yläreunan naigointipalkin Ohje-linkkiä. Voit palata yhteisöön milloin tahansa siun reunassa näkyien naigointilinkkien aulla. Voit myös toteuttaa pääyhteisöön liittyiä toimintoja napsauttamalla Yhteisön toiminnot -aihtoehtoa ja alitsemalla aautuasta luettelosta haluamasi aihtoehdon. Seuraaat toimet Seuraaat toiminnot oi toteuttaa suoraan yhteisöstä: Voit aloittaa keskusteluryhmän aiheen napsauttamalla Aloita aihe -aihtoehtoa ja täyttämällä näkyiin tulean lomakkeen. Aaa aiheen otsikko napsauttamalla sitä Keskusteluryhmät-widget-objektissa. Tässä widget-objektissa näkyät iisi uusinta aiheiden päiitystä. Saat käyttöön yhteisön keskusteluryhmän aiheiden koko luettelon napsauttamalla Näytä kaikki -aihtoehtoa. Luku 3. Yhteisöt 101

106 Aiheeseen liittyiä tehtäiä: Lisätoimintojen tarjoaminen lisäämällä widget-objekteja yhteisöön siulla 87 Voit ottaa uusia toimintoja yhteisön jäsenten käyttöön lisäämällä widget-objekteja yhteisöön. Vain yhteisön omistajat oiat lisätä tai poistaa yhteisön widget-objekteja. Aiheiden lisäys yhteisön keskusteluryhmään keskusteluiden aloittamiseksi siulla 104 Voit aloittaa keskustelun yhteisön jäsenten kanssa lisäämällä keskustelunaiheen keskusteluryhmään. Kuka tahansa, joka oi käyttää keskusteluryhmiä, oi tarkastella uutta aihetta. Yhteisön keskusteluryhmien poisto Yhteisön omistaja oi poistaa yksittäisiä yhteisökeskusteluryhmiä, piilottaa niitä tilapäisesti tai poistaa koko keskusteluryhmäominaisuuden yhteisöstä. Yhteisön keskusteluryhmien poisto Yhteisön omistaja oi poistaa yksittäisiä yhteisökeskusteluryhmiä, piilottaa niitä tilapäisesti tai poistaa koko keskusteluryhmäominaisuuden yhteisöstä. Ennen aloitusta Vain yhteisön omistaja oi poistaa tai piilottaa yhteisön keskusteluryhmiä. Tietoja tästä tehtäästä Jos yhteisössä ei tarita keskusteluryhmää, oit poistaa tämän tuoteominaisuuden yhteisöstä. Jos poistat tuoteominaisuuden kokonaan, myös koko keskusteluryhmän sisältö poistetaan. Voit myös poistaa keskusteluryhmäominaisuuden tilapäisesti. Näin keskusteluryhmän sisältö piilotetaan, mutta sitä ei poisteta. Jos palautat ominaisuuden yhteisöön myöhemmin, myös aikaisemmin keskusteluryhmään lisätty sisältö palautetaan. Voit myös poistaa yksittäisiä keskusteluryhmiä, jotka eiät enää ole yhteisön käytössä. Yhteisön keskusteluryhmän poisto poistaa kaiken keskusteluryhmän sisällön pysyästi. Voit poistaa yhteisön keskusteluryhmiä seuraaasti. 1. Keskusteluryhmän piilotus tilapäisesti: a. Napsauta yhteisön Yleiskuaus-siun Keskusteluryhmät-widget-objektin otsikkoriin Toiminnot-kuaketta ja alitse sitten Piilota-aihtoehto. Jos haluat widget-objektin uudelleen näkyiin, alitse Yleiskuaus-siulta Yhteisön toiminnot > Mukauta, alitse Piilotettu ja alitse lopuksi Keskusteluryhmät. Keskusteluryhmät-widget-objekti ja kaikki sen sisältö palautetaan yhteisöön. 2. Yhteisön keskusteluryhmien poisto lopullisesti: a. Napsauta yhteisön Yleiskuaus-siun widget-objektin otsikkoriin Toiminnot-kuaketta ja alitse sitten Poista-aihtoehto. Tämän aihtoehdon alinta poistaa kaiken keskusteluryhmän sisällön pysyästi. 3. Yksittäisen yhteisön keskusteluryhmän poisto: a. Valitse naigointisiupalkista Keskusteluryhmät ja napsauta sitten Keskusteluryhmät-älilehteä. b. Aaa poistettaa keskusteluryhmä. 102 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

107 c. Valitse aihtoehdot Lisää toimintoja > Poista keskusteluryhmä. d. Vahista keskusteluryhmän poisto napsauttamalla Poista-painiketta. Aiheeseen liittyiä tehtäiä: Keskusteluryhmien lisäys yhteisöön siulla 100 Voit järjestää yhteisön eri aihealueita koskeat keskustelut yhteen keskusteluryhmään tai useisiin keskusteluryhmiin. Yhteisön keskusteluryhmien selaus Yhteisön keskusteluryhmä on hyä paikka järjestää aioriihi ja kerätä palautetta yhteisölle tärkeistä aiheista. Yhteisön keskusteluryhmien aulla oit jakaa ideoita ja keskustella koko yhteisöä kiinnostaista aiheista jäsenten kanssa. Ennen aloitusta Kaikki käyttäjät, joilla on yhteisön käyttöoikeus, oiat käyttää yhteisöön liitettyjä keskusteluryhmiä. Aiheen lisääminen tai aiheeseen astaaminen edellyttää yhteisön jäsenyyttä. Tietoja tästä tehtäästä Kun yhteisön omistaja on luonut keskusteluryhmiä yhteisön käyttöön, jäsenet oiat lähettää niihin keskustelunaiheita ja astauksia aiemmin luotuihin aiheisiin. Keskusteluryhmän iisi uusinta päiitystä näkyät yhteisön Yleiskuaus-siun Keskusteluryhmät-alueella, jossa oit tarkastella kunkin aiheen käyttötilastoja. Nämä tilastot ilmaiseat hyin, mitkä aiheet kiinnostaat yhteisöä, ja tilastot antaat myös hyän kuan siitä, ketkä oat aktiiisia osallistujia. Voit selata yhteisön keskusteluryhmiä seuraaasti. 1. Valitse naigointisiupalkista Keskusteluryhmät millä tahansa yhteisön siulla. 2. Tee jokin seuraaista toimista. a. Voit selata kaikkia yhteisön keskusteluryhmiä alitsemalla Keskusteluryhmät-älilehden. Kun näet kiinnostaan keskusteluryhmän, oit aata sen ja aloittaa aiheiden selaamisen napsauttamalla keskusteluryhmän otsikkoa. b. Voit selata aiheiden mukaan napsauttamalla Aiheet-älilehteä. Kaikki yhteisön keskusteluryhmäaiheet näkyät tässä älilehdessä. Aiheet on lueteltu päiämäärän mukaan siten, että iimeksi päiitetyt aiheet oat siun yläreunassa. Jos yhteisön omistaja on kiinnittänyt keskusteluryhmien aiheita, kiinnitetyt aiheet näkyät siun yläreunassa riippumatta niiden lisäys- tai päiityspäiämääristä. 3. Voit aata aiheen napsauttamalla aiheen otsikkoa. Näkyiin tulee aiheen säienäkymä, jossa on alkuperäinen aihe ja siihen liittyät mahdolliset astaukset. Kun naigoit pitkässä keskustelusäikeessä, saat aiheen pääaiheen näkyiin siun yläreunassa napsauttamalla astausotsikon alla oleaa nimeä. Näin näet helpommin, mihin keskusteluryhmän merkintään astaus kuuluu. Seuraaat toimet Jos haluat astaanottaa ilmoituksia kiinnostaan keskusteluryhmän päiityksistä, aaa keskusteluryhmä ja alitse Aloita seuranta > Aloita tämän keskusteluryhmän seuranta. Vain yhteisön jäsenet oiat seurata yhteisön keskusteluryhmää. Luku 3. Yhteisöt 103

108 Aiheeseen liittyiä tehtäiä: Aiheiden lisäys yhteisön keskusteluryhmään keskusteluiden aloittamiseksi Voit aloittaa keskustelun yhteisön jäsenten kanssa lisäämällä keskustelunaiheen keskusteluryhmään. Kuka tahansa, joka oi käyttää keskusteluryhmiä, oi tarkastella uutta aihetta. Aiheiden lisäys yhteisön keskusteluryhmään keskusteluiden aloittamiseksi Voit aloittaa keskustelun yhteisön jäsenten kanssa lisäämällä keskustelunaiheen keskusteluryhmään. Kuka tahansa, joka oi käyttää keskusteluryhmiä, oi tarkastella uutta aihetta. Ennen aloitusta Keskusteluryhmät-soelluksen on oltaa käytössä yhteisössä, jotta oit lisätä keskustelunaiheen. Jos Keskusteluryhmät-alue näkyy yhteisön Yleiskuaus-siulla, soellus on otettu käyttöön yhteisössä. Vain yhteisön jäsenet oiat lisätä yhteisön keskusteluryhmään aiheita. Voit lisätä aiheen yhteisön keskusteluryhmään seuraaasti. 1. Valitse yhteisön Yleiskuaus-siun Keskusteluryhmät-alueelta Aloita aihe. Jos olet ensimmäinen henkilö, joka lisää keskusteluryhmän aiheen, linkissä näkyy teksti Aloita ensimmäinen aihe. 2. Pakollinen: Anna keskustelunaiheen otsikko Otsikko-kenttään. 3. Voit merkitä aiheen kysymykseksi alitsemalla Merkitse tämä aihe kysymykseksi. 4. Kirjoita Tunnisteet-kenttään yksi tai useampi tunniste. 5. Kirjoita aiheen sisältö sille arattuun RTF-tekstikenttään. Ole mahdollisimman kuaaa. Muista, että haluat aloittaa keskustelun, joten lisää iestiin muita yhteisön jäseniä kiinnostaia tärkeitä tietoja, jotta saat heidät mukaan keskusteluun. 6. Pakollinen: Valitse Keskusteluryhmä-luettelosta yhteisön keskusteluryhmä, johon aihe lisätään. 7. Voit liittää aiheeseen tiedoston napsauttamalla Liitä tiedosto -painiketta ja etsimällä tiedoston selaamalla. 8. Napsauta Tallenna-painiketta. Aiheeseen liittyiä tehtäiä: Keskusteluryhmien lisäys yhteisöön siulla 100 Voit järjestää yhteisön eri aihealueita koskeat keskustelut yhteen keskusteluryhmään tai useisiin keskusteluryhmiin. Yhteisön keskusteluryhmien selaus siulla 103 Yhteisön keskusteluryhmä on hyä paikka järjestää aioriihi ja kerätä palautetta yhteisölle tärkeistä aiheista. Yhteisön keskusteluryhmien aulla oit jakaa ideoita ja keskustella koko yhteisöä kiinnostaista aiheista jäsenten kanssa. Keskusteluryhmän aiheiden käsittely Voit muokata, siirtää ja poistaa keskusteluryhmien aiheita sekä merkitä aiheiden sisältöä asiattomaksi. 104 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

109 Keskusteluryhmän aiheiden muokkaus Aihetta oi muokata sen jälkeen, kun aihe on lisätty keskusteluryhmään. Haluat ehkä esimerkiksi päiittää aiheen otsikon tai lisätä aiheeseen liitetiedoston. Ennen aloitusta Yhteisön keskusteluryhmän aiheen muokkaus edellyttää, että olet luonut aiheen tai että olet yhteisön omistaja. Tietoja tästä tehtäästä Keskustelunaiheen muokkaus ei aikuta siihen lisättyjen astausten sisältöön. Voit muokata keskusteluryhmän aihetta seuraaasti: 1. Valitse naigointisiupalkista Keskusteluryhmät ja napsauta sitten Keskusteluryhmät-älilehteä. 2. Aaa keskusteluryhmä, joka sisältää muokattaan aiheen, ja aaa kyseinen aihe. 3. Napsauta aihemerkinnän alla oleaa Muokkaa-painiketta. 4. Muokkaa aihetta tarpeen mukaan ja tallenna muutokset napsauttamalla OKpainiketta. Keskusteluryhmän aiheiden poisto Voit armistaa keskusteluryhmän sisällön tarkoituksenmukaisuuden ja hyödyllisyyden poistamalla aiheet, jotka oat epäolennaisia tai sisältäät epäasiallista sisältöä. Tietoja tästä tehtäästä Keskusteluaiheen poisto poistaa aiheen keskusteluryhmästä kokonaan. Yhteisön omistajat oiat poistaa minkä tahansa keskusteluryhmän aiheen. Yhteisön jäsenet oiat poistaa ain aiheita, jotka he oat luoneet itse, ja ain silloin, kun kyseisiin aiheisiin ei ole astauksia. Voit poistaa keskusteluryhmän aiheen seuraaasti: 1. Valitse naigointisiupalkista Keskusteluryhmät ja napsauta sitten Keskusteluryhmät-älilehteä. 2. Aaa poistettaa aihe. 3. Napsauta aiheen kohdalla oleaa Poista-painiketta. 4. Vahista aiheen poisto napsauttamalla Poista-painiketta uudelleen. Keskusteluryhmän aiheisiin astaaminen Vastaamalla sinua kiinnostaiin keskusteluryhmän aiheisiin oit osallistua keskusteluun. Ennen aloitusta Vastaaminen yhteisön keskusteluryhmässä oleaan aiheeseen edellyttää yhteisön jäsenyyttä. Luku 3. Yhteisöt 105

110 Voit astata keskustelunaiheeseen seuraaasti: 1. Valitse naigointisiupalkista Keskusteluryhmät ja napsauta sitten Keskusteluryhmät-älilehteä. 2. Aaa keskusteluryhmä, joka sisältää aiheen, johon haluat astata, ja aaa kyseinen aihe. 3. Napsauta sen säikeen osan alla oleaa Vastaa-painiketta, johon haluat astata. 4. Valinnainen: Voit muuttaa astauksen otsikkoa napsauttamalla Muokkaa otsikkoa -painiketta ja kirjoittamalla otsikon näyttöön tuleaan kenttään. 5. Kirjoita astauksesi RTF-tekstikenttään. 6. Jos haluat liittää astaukseen tiedoston, napsauta Liitä tiedosto -aihtoehtoa ja etsi tiedosto selaamalla. 7. Tallenna astaus napsauttamalla Tallenna-aihtoehtoa. Keskusteluryhmän aiheiden astausten poisto Jos muutat mielesi keskusteluryhmän aiheeseen lisäämästäsi astauksesta, oit poistaa astauksen keskustelusäikeestä. Tietoja tästä tehtäästä Kaikki keskusteluaiheeseen astauksia lisänneet käyttäjät oiat poistaa omia astauksiaan. Tämä toiminto poistaa ain iestin sisällön. Merkinnän paikkamerkki näkyy yhä keskusteluryhmässä, mutta merkintä on merkitty poistetuksi. Kun poistat aiheen astauksen, oit syöttää aiheen poiston syyn. Tämä syy näkyy merkinnän paikkamerkissä, kun astaus on poistettu. Voit poistaa keskustelunaiheen astauksen seuraaasti: 1. Valitse naigointisiupalkista Keskusteluryhmät ja napsauta sitten Keskusteluryhmät-älilehteä. 2. Aaa sen aiheen keskustelusäie, joka sisältää poistettaan astauksen. 3. Napsauta astauksen alla oleaa Poista-painiketta. 4. Valinnainen: Syötä astauksen poiston syy. 5. Napsauta Poista-painiketta. Keskusteluryhmän aiheiden kiinnitys näkymään siun yläosassa Kiinnittämällä aiheen oit korostaa tai priorisoida sitä. Kun aihe on kiinnitetty, se pysyy keskusteluryhmän aiheluettelon kärkipäässä. Näin armistetaan, että muut keskusteluryhmän osanottajat huomaaat sen. Ennen aloitusta Yhteisön keskusteluryhmässä olean aiheen kiinnitys edellyttää yhteisön omistajan oikeuksia. Tietoja tästä tehtäästä Aiheen kiinnittäminen armistaa, että aihe löytyy helposti keskusteluryhmästä, jossa on paljon lisäyksiä. Jos lisäät esimerkiksi yhteisön tärkeän tapahtuman tietoja, haluat ehkä kiinnittää aiheen, jotta yhteisön jäsenet löytäät sen helposti. Kiinnite- 106 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

111 tyt aiheet on merkitty nastakuakkeella. Voit kiinnittää keskusteluryhmän aiheen seuraaasti: 1. Aaa kiinnitettää aihe. 2. Valitse aiheen kohdalla olea Kiinnitä aihe -aihtoehto. Tulokset Jos aihe ei jossain aiheessa ole enää tärkeä, oit palauttaa aiheen taanomaiselle paikalleen järjestyksessä alitsemalla Poista tämän aiheen kiinnitys. Liitteiden käsittely Keskusteluryhmän säikeisiin lisätyt tiedostoliitteet oi korata tai poistaa. Ennen aloitusta Yhteisön keskusteluryhmässä liitettä oiat muokata ain yhteisön omistaja ja liitteen lisännyt henkilö. Tietoja tästä tehtäästä Kun luot keskustelunaiheen tai astaat aiheeseen, oit luouttaa liitteitä muiden keskusteluun osallistuien käyttöön. Liitteiden lisäys oi olla hyä tapa sisällyttää lisätietoja, joita on liian paljon käsiteltäiksi iestin tekstiosassa. Voit halutessasi myöhemmin poistaa tai korata liitteen muokkaamalla astaustasi. Voit tarittaessa myös liittää astaukseen lisää liitteitä. Noudata tiedostoliitteiden käsittelyssä seuraaassa kuattuja ohjeita. 1. Aaa aihe, joka sisältää käsiteltään liitteen. 2. Napsauta muokattaan iestin alla oleaa Muokkaa-painiketta ja tee jokin seuraaista: Jos haluat korata tiedoston päiitetyllä ersiolla, napsauta tiedoston ieressä oleaa Koraa-aihtoehtoa, napsauta Selaa-painiketta ja etsi koraaa tiedosto. Napsauta lopuksi OK-painiketta. Jos haluat poistaa tiedoston iestistä, napsauta tiedoston ieressä oleaa Poista-aihtoehtoa. Jos haluat lisätä liitteen, alitse aihtoehdot Liitä tiedosto ja Selaa, alitse tiedoston sijainti ja napsauta lopuksi OK-painiketta. 3. Tallenna muutokset napsauttamalla Tallenna-painiketta. Liitteiden lataus paikallista tarkastelua arten Keskusteluryhmän iesteihin lisätyt liitteet oi ladata paikalliseen tietokoneeseen. Ennen aloitusta Kuka tahansa, jolla on keskusteluryhmän käyttöoikeudet, oi ladata liitteitä, jotka lisätään keskusteluryhmään. Luku 3. Yhteisöt 107

112 Tietoja tästä tehtäästä Liitteen lisäys oi olla hyä tapa luouttaa keskusteluun liittyiä tietoja yhteiskäyttöön tai sisällyttää lisätietoja, joita on liian paljon käsiteltäiksi iestin tekstiosassa. Henkilöt, joilla on keskusteluryhmän käyttöoikeudet, oiat ladata mitä tahansa keskusteluryhmään lisättyjä liitteitä. Voit ladata tiedostoliitteen seuraaasti: 1. Aaa keskusteluryhmän aihe, joka sisältää ladattaan liitteen. 2. Napsauta tiedoston nimeä ja alitse, haluatko tallentaa ai aata tiedoston. Keskusteluryhmien hallinta Kun olet keskusteluryhmän omistaja, oit muokata, poistaa ja lukita keskusteluryhmän tai poistaa sen lukituksen. Lisäksi oit kiinnittää keskusteluryhmän aiheita keskusteluryhmän yläosaan. Keskusteluryhmän aiheiden siirto Keskustelunaiheen oi lisäyksen jälkeen siirtää toiseen keskusteluryhmään, jos jokin toinen keskusteluryhmä aikuttaa aiheelle paremmin soeltualta. Kun keskustelunaihe siirretään keskusteluryhmästä toiseen, myös mahdolliset aiheeseen lisätyt astaukset siirtyät uuteen keskusteluryhmään. Ennen aloitusta Yhteisön keskusteluryhmän aiheen oi siirtää ain yhteisön omistaja. Aiheen oi siirtää ain samassa yhteisössä oleaan keskusteluryhmään. Voit siirtää keskusteluryhmän aiheen seuraaasti: 1. Aaa siirrettää keskusteluryhmän aihe ja napsauta Siirrä-aihtoehtoa. 2. Valitse keskusteluryhmä, johon haluat siirtää aiheen, ja napsauta Siirrä-aihtoehtoa uudelleen. Tulokset Vaiheessa 2 alittu keskusteluryhmä päiittyy aiheen otsikon yläpuolella oleaan paikallistamistoimintoon. Keskusteluryhmien muokkaus Keskusteluryhmää muokkaamalla oi muuttaa sen nimeä ja kuausta sekä lisätä tai poistaa keskusteluryhmän tunnisteita. Ennen aloitusta Yhteisön keskusteluryhmää oi muokata ain yhteisön omistaja. Voit muokata keskusteluryhmää seuraaasti: 1. Aaa muokattaa keskusteluryhmä. 2. Valitse aihtoehdot Lisää toimintoja > Muokkaa keskusteluryhmää. 108 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

113 3. Muokkaa keskusteluryhmää tarpeen mukaan ja napsauta lopuksi Tallenna-painiketta. Käyttäjien estäminen keskusteluryhmien lukituksen aulla lisäämästä aiheita tai astauksia Keskusteluryhmät oi lukita niin, etteiät käyttäjät oi lisätä uusia aiheita tai astauksia nykyisiin aiheisiin. Ennen aloitusta Yhteisön omistajat oiat lukita keskusteluryhmän ja sen aiheita tai poistaa niiden lukituksen. Kuka tahansa, jolla on keskusteluryhmän lukitusoikeus, oi luoda keskusteluryhmään aiheita ja astauksia, aikka keskusteluryhmä on lukittu. Tämän toiminnon ansiosta keskusteluryhmän omistajat oiat tehdä keskusteluryhmään muutoksia poistamatta lukitusta, mikä aaisi keskusteluryhmän koko yhteisön käyttöön. Keskusteluryhmä ja sen aiheet pysyät lukittuina kaikilta muilta käyttäjiltä. Tietoja tästä tehtäästä Keskusteluryhmän lukitus oi tulla ajankohtaiseksi, kun sisältö on mielestäsi almis tai käsitelty ongelma ratkaistu. Jos keskusteluryhmä on aloitettu esimerkiksi tietyn ongelman ratkaisua arten ja ongelma on nyt ratkaistu, keskusteluryhmä kannattaa ehkä lukita niin, ettei sen sisältöä oi enää muuttaa. Kun keskusteluryhmä on lukittu, käyttäjät oiat edelleen tarkastella sisältöä, mutta keskusteluryhmään ei oi lisätä uusia aiheita eikä nykyistä sisältöä oi muuttaa. Voit lukita keskusteluryhmän seuraaasti: 1. Aaa lukittaa keskusteluryhmä. 2. Valitse aihtoehdot Lisää toimintoja > Lukitse keskusteluryhmä. Tulokset Käyttöliittymässä keskusteluryhmä näkyy lukittuna, jotta käyttäjät tietäät, että siihen ei oi enää lisätä sisältöä. Luku 3. Yhteisöt 109

114 Seuraaat toimet Voit poistaa keskusteluryhmän lukituksen, jos haluat, että käyttäjät oiat taas lisätä aiheita ja astata aiemmin luotuihin aiheisiin. Voit poistaa keskusteluryhmän lukituksen aaamalla keskusteluryhmän ja alitsemalla aihtoehdot Lisää toimintoja > Poista keskusteluryhmän lukitus. Käyttäjien estäminen keskusteluryhmän aiheiden lukituksen aulla muokkaamasta aiheita tai lisäämästä astauksia Keskusteluryhmän aiheen oi lukita, kun halutaan estää aiheen muokkaus ja astausten lisäys aiheeseen. Ennen aloitusta Vain yhteisön omistaja oi lukita yhteisön keskusteluryhmän aiheen tai poistaa sen lukituksen. Tietoja tästä tehtäästä Jos et halua lukita koko keskusteluryhmää, oit lukita keskusteluryhmän sisältöä aiheittain niin, ettei aihetta oi muokata eikä siihen oi lisätä astauksia. Keskusteluryhmän aiheen lukitus oi tulla ajankohtaiseksi esimerkiksi silloin, kun aiheen sisältö on mielestäsi almis tai käsitelty ongelma ratkaistu. Kun keskusteluryhmän aihe on lukittu, käyttäjät oiat edelleen tarkastella aihetta, mutta he eiät oi lisätä siihen astauksia eiätkä muokata nykyistä sisältöä. Keskusteluryhmän omistaja oi edelleen muokata lukittua aihetta ja lisätä siihen astauksia, aikka aihe on lukittu kaikilta muilta. Tämä toiminto helpottaa keskusteluryhmän sisällön hallintaa. Jos aiheessa on esimerkiksi asiatonta sisältöä, oit lukita aiheen ja päiittää sitä poistamalla tai muokkaamalla haluamiasi astauksia joutumatta aaamaan aihetta uudelleen. 110 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

115 Voit lukita keskusteluryhmän aiheen seuraaasti: 1. Aaa lukittaa aihe. 2. Napsauta Lukitse aihe -aihtoehtoa. Tulokset Käyttöliittymässä aihe näkyy lukittuna, jotta käyttäjät tietäät, että keskustelusäikeeseen ei oi enää lisätä sisältöä. Seuraaat toimet Jos aiheen lukitus taritsee myöhemmin poistaa, aaa aihe ja napsauta siun yläosassa oleaa Poista aiheen lukitus -aihtoehtoa. Kysymysten lisäys keskusteluryhmään Kysymyksen lisäys keskusteluryhmään on hyä tapa saada apua asiantuntijoilta. Ennen aloitusta Kysymyksen lisäys yhteisön keskusteluryhmään edellyttää yhteisön jäsenyyttä. Tietoja tästä tehtäästä Jos haluat saada astauksen tiettyyn kysymykseen, lisää kysymys asianmukaiseen keskusteluryhmään. Aiheen laatijana oit aloa muiden astauksia ja alita, hyäksytkö ai hylkäätkö ne. Kysymys ja astaus -muodon käyttö on myös hyä tapa tarjota keskusteluryhmän jäsenille tietoja helposti luettaassa muodossa. Kysymyksiksi ja astauksiksi muotoiltujen säikeiden ansiosta keskusteluryhmän jäsenet saaat kootuksi hyödyllisen tietopankin käyttäjille, joille aihe on uusi ja joita samat kysymykset askarruttaat. Kun haluat lisätä keskusteluryhmään kysymyksen, toimi samoin kuin luodessasi taallista aihetta, mutta muista merkitä aihe kysymykseksi. Kun merkitset aiheen kysymykseksi, aihe näkyy käyttöliittymässä kysymysmerkkikuakkeella merkittynä, minkä ansiosta keskusteluryhmän käyttäjien on helppo haaita, mitkä keskusteluryhmän aiheet oat kysymyksiä. Voit lisätä keskusteluryhmään kysymyksen seuraaasti: 1. Aaa keskusteluryhmä, johon haluat lisätä kysymyksen. 2. Napsauta Aloita aihe -aihtoehtoa. 3. Kirjoita aiheen otsikko Otsikko-kenttään. 4. Pakollinen: Valitse Merkitse tämä aihe kysymykseksi -aihtoehto. 5. Määritä aiheen tunnisteet antamalla Tunnisteet-kenttään yksi tai useampi tunniste. 6. Kirjoita kysymys RTF-tekstikenttään. 7. Jos haluat liittää kysymykseen tiedoston, napsauta Liitä tiedosto -aihtoehtoa ja etsi tiedosto selaamalla. 8. Napsauta Tallenna-painiketta. Luku 3. Yhteisöt 111

116 Seuraaat toimet Voit lisätä astauksen omaan kysymykseesi napsauttamalla Lisää oma astaus -aihtoehtoa ja noudattamalla kohdassa Keskusteluryhmässä oleiin kysymyksiin astaaminen kuattuja aiheita. Kun lisäät astauksen omaan kysymykseesi, ohjelma merkitsee astauksen hyäksytyksi astaukseksi automaattisesti. Voit hyäksyä toisen käyttäjän lisäämän astauksen napsauttamalla astauksen alla oleaa Hyäksy astaus -aihtoehtoa. Ohjelma merkitsee astauksen hyäksytyksi, ja alkuperäisen kysymyksen ieressä olea kuake muuttuu ihreäksi alintamerkiksi. Hyäksytyt astaukset on lisäksi korostettu ihreällä taustaärillä, minkä ansiosta ne on helppo haaita silloinkin, kun kysymykseen on tullut paljon astauksia. Voit merkitä useita astauksia hyäksytyiksi. Kun jokin astaus merkitään hyäksytyksi, ohjelma merkitsee koko aiheen astatuksi. Jos haluat hylätä jo hyäksytyn astauksen, napsauta astauksen alla oleaa Hylkää astaus -aihtoehtoa. Jos kysymys on merkitty astatuksi, mutta huomaat myöhemmin kaipaaasi lisätietoja, oit aata kysymyksen uudelleen napsauttamalla alkuperäisen kysymyksen alla oleaa Aaa kysymys uudelleen -aihtoehtoa. Ohjelma merkitsee kysymyksen taas aoimeksi, ja käyttäjät oiat lisätä siihen astauksia. Keskusteluryhmässä oleiin kysymyksiin astaaminen Voit jakaa asiantuntemustasi astaamalla kysymyksiin, jotka on lisätty sinua kiinnostaiin keskusteluryhmiin. Voit lisätä astauksia myös omiin kysymyksiisi, kun haluat tarjota tietoja muiden käyttöön kysymyksiksi ja astauksiksi muotoiltuna. Ennen aloitusta Vastaaminen yhteisön keskusteluryhmään lisättyyn kysymykseen edellyttää yhteisön jäsenyyttä. Tietoja tästä tehtäästä Keskusteluryhmän astaamattomat kysymykset on merkitty kysymysmerkkikuakkeella, joten keskusteluryhmän jäsenten on helppo tunnistaa ne. Kun astaat keskusteluryhmässä oleaan kysymykseen, kysymyksen lisännyt henkilö saa ilmoituksen, joka sisältää astauksesi. Vastaanottaja oi alita, hyäksyykö ain hylkääkö hän astauksen. Jos astaus hyäksytään, se merkitään käyttöliittymässä astatuksi ihreällä merkillä, joka osoittaa, että kysymykseen on astattu hyäksytysti. Kysymyksellä oi olla useita oikeita astauksia. Voit astata keskusteluryhmän kysymykseen seuraaasti: 1. Aaa keskusteluryhmä, joka sisältää astattaan kysymyksen, ja alitse kyseinen kysymys. 2. Napsauta Vastaa-painiketta. 3. Kirjoita astauksesi RTF-tekstikenttään. 4. Valinnainen: Jos haluat liittää astaukseen tiedoston, napsauta aihtoehtoja Liitä tiedosto ja Selaa, alitse tiedoston sijainti ja napsauta lopuksi OK-painiketta. 5. Lisää astaus napsauttamalla Tallenna-painiketta. 112 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

117 Keskusteluryhmien ja keskusteluryhmän aiheiden seuranta Voit seurata keskusteluryhmää astaanottamalla ilmoitukset keskusteluryhmän tuoreimmista päiityksistä. Jos olet kiinnostunut keskusteluryhmän tietystä keskustelusäikeestä, oit seurata sisältöä myös aihetasolla. Tietoja tästä tehtäästä Kun päätät seurata keskusteluryhmää, saat ilmoitukset keskusteluryhmän tuoreimmista päiityksistä. Myös keskusteluryhmän aiheen seuranta on hyödyksi, jos olet kiinnostunut tietystä keskustelusäikeestä ja haluat pysyä ajan tasalla säikeen kehityksestä. Vain yhteisön jäsenet oiat seurata yhteisön keskusteluryhmää. Kun luot keskusteluryhmän, olet automaattisesti sen seuraaja. Itse luodun keskusteluryhmän seuraajaksi ryhtyminen ei siis edellytä mitään lisätoimia. Voit aloittaa keskusteluryhmän sisällön seurannan jollakin alla kuatuista taoista. Voit seurata keskusteluryhmää seuraaasti: 1. Aaa keskusteluryhmä, jonka seurannan haluat aloittaa. 2. Valitse aihtoehdot Aloita seuranta > Aloita tämän keskusteluryhmän seuranta. Voit seurata keskusteluryhmän aihetta seuraaasti: 1. Aaa aihe, jonka seurannan haluat aloittaa. 2. Valitse aihtoehdot Aloita seuranta > Aloita tämän aiheen seuranta. Seuraaat toimet Yhteisön tiedostojen käsittely Jos et halua enää saada ilmoituksia päiityksistä keskusteluryhmään tai keskusteluryhmän aiheeseen, oit lopettaa seurannan. Voit lopettaa keskusteluryhmän seurannan aaamalla keskusteluryhmän ja alitsemalla aihtoehdot Aloita seuranta > Lopeta tämän keskusteluryhmän seuranta. Voit lopettaa keskusteluryhmän aiheen seurannan aaamalla aiheen ja alitsemalla aihtoehdot Aloita seuranta > Lopeta tämän aiheen seuranta. Voit siirtää, määrittää yhteiskäyttöön ja käsitellä yhteisön tiedostoja Tiedostotwidget-objektin aulla. Luku 3. Yhteisöt 113

118 Aiheeseen liittyiä tehtäiä: Yhteisöjen luonti samoista asioista kiinnostuneiden työtoereiden kanssa siulla 72 Aloita yhteisö ja rohkaise organisaatioosi kuuluia henkilöitä, joilla on samanlaiset kiinnostuksen kohteet tai taoitteet, tekemään yhteistyötä keskenään. Yhteisön widget-objektien käsittely siulla 89 Voit olla uoroaikutuksessa yhteisön widget-objektien kanssa widget-objektin toimintoalikon aihtoehtojen aulla. Käytettäissä oleat toiminnot määräytyät yhteisöroolin mukaan. Aiheeseen liittyiä tietolähteitä: Luku 3, LotusLie Yhteisöt, siulla 67 Kokoa yhteen henkilöitä, jotka oat kiinnostuneita samoista asioista kuin sinä. Tiedostot-widget-objektin lisäys tiedostojen ja kansioiden määrittämiseksi yhteiskäyttöön yhteisössä Lisää yhteisöön Tiedostot-widget-objekti, jos haluat, että jäsenet oiat määrittää tiedostoja ja kansioita yhteiskäyttöön muun yhteisön kanssa. Ennen aloitusta Tiedostot-widget-objekti lisätään yhteisöön automaattisesti, kun yhteisö luodaan. Voit poistaa widget-objektin ja lisätä sen myöhemmin takaisin yhteisöön. Vain yhteisön omistajat oiat lisätä tiedostojen widget-objektin yhteisöön. Tietoja tästä tehtäästä Kun Tiedostot-widget-objekti on lisätty yhteisöön, jäsenet oiat jakaa paikallisia tiedostoja ja Tiedostot-soelluksen kansioita muun yhteisön kanssa. Tiedostojen yhteiskäyttö on hyä tapa edistää yhteistyötä yhteisössä. Rohkaisemalla jäseniä jakamaan yhteisössä tietämyksensä heitä kiinnostaista aiheista oit koota arokkaan tietoaraston, joka on käytettäissä yhteisön sisällä. Voit lisätä Tiedostot-widget-objektin yhteisöön seuraaien ohjeiden mukaisesti. 1. Aaa sisältöalikoima alitsemalla yhteisön yleiskuaussiulta Yhteisön toiminnot > Mukauta. 2. Lisää yhteisöön tiedostojen yhteiskäyttötoiminto napsauttamalla Tiedostot-painiketta. 3. Valinnainen: Sulje alikoima napsauttamalla Sulje alikoima -painiketta. Tulokset Uusi Tiedostot-alue näkyy Yleiskuaus-siulla. Tämä alue on aluksi tyhjä, mutta kun yhteisön jäsenet aktioituat ja aloittaat tiedostojen yhteiskäytön, siulla näkyy iisi iimeksi päiitettyä tai yhteisön tiedostojen yhteiskäyttöalueeseen siirrettyä tiedostoa. Naigointisiupalkissa on myös Tiedostot-linkki, joka aaa yhteisön tiedostojen yhteiskäyttöalueen. Oletusaroisesti jokainen jäsen oi nyt aloittaa tiedostojen ja kansioiden yhteiskäytön muun yhteisön kanssa. 114 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

119 Aiheeseen liittyiä tehtäiä: Tiedostot-widget-objektin hallinta siulla 120 Kun olet lisännyt tiedostojen widget-objektin yhteisöön, oit päiittää widget-objektin näyttämään uusimmat tiedostopäiitykset, piilottaa widget-objektin tai poistaa sen yhteisöstä, jos sitä ei enää tarita. Tiedostojen yhteiskäyttö yhteisön kanssa Tiedostojen määritys yhteiskäyttöön yhteisön jäsenten kanssa Tiedostot-soelluksesta. Ennen aloitusta Kaikki yhteisön jäsenet oiat määrittää tiedostoja ja kansioita yhteiskäyttöön yhteisön kanssa Tiedostot-soelluksessa. Kansioon ryhmitellään tiedostoja, joiden sisältö liittyy toisiinsa. Yhteisön täytyy sisältää Tiedostot-widget-objekti, jotta tiedostoja oidaan määrittää yhteiskäyttöön yhteisön kanssa. Järjestelmä lisää widgetobjektin yhteisöön automaattisesti, kun yhteisö luodaan. Jos widget-objekti on poistettu, oit lisätä sen yhteisöön uudelleen. Tiedoston omistajat oiat myös määrittää tiedostoja yhteiskäyttöön yhteisön kanssa tai antaa tiedoston kopion yhteisölle suoraan Tiedostot-soelluksesta. Kuka tahansa oi määrittää tiedostoja yhteiskäyttöön yhteisön kanssa, johon heillä on käyttöoikeus, mutta ain yhteisön omistaja ja tiedoston omistaja oiat poistaa tiedostoiitteen yhteisöstä. Tietoja tästä tehtäästä Tiedostot-widget-objektin aulla jäsenet oiat määrittää yhteiskäyttöön paikallisia tiedostoja ja Tiedostot-soelluksen tiedostoja muun yhteisön kanssa. Tiedostojen määritys yhteiskäyttöön on hyä tapa edistää yhteistyötä yhteisössä. Rohkaisemalla jäseniä siirtämään tiedostoja yhteisöön yhteisö oi tehdä yhteistyötä ja rakentaa arokkaan tietoaraston, joka on käytettäissä yhteisön sisällä. Voit määrittää tiedostoja yhteiskäyttöön yhteisön kanssa seuraaasti. 1. Napsauta Yleiskuaus-siun Tiedostot-widget-objektin Määritä tiedostoja yhteiskäyttöön -painiketta. Huomautus: Jos olet ensimmäinen henkilö, joka määrittää tiedostoja yhteiskäyttöön yhteisössä, napsauta Määritä ensimmäinen tiedostosi yhteiskäyttöön -painiketta. 2. Tee jompikumpi seuraaista toimista: a. Tiedoston siirto paikallisesta tiedostojärjestelmästä: 1) Napsauta Selaa oman tietokoneen tiedostoja -painiketta. 2) Etsi yhteiskäyttöön määritettää tiedosto napsauttamalla Selaa-painiketta. 3) Muokkaa tiedoston nimeä tarittaessa, kirjoita tunnisteet Tunnisteetkenttään ja napsauta sitten Siirrä-painiketta. Yhteisö omistaa tiedoston nyt. Se ei näy Tiedostot-soelluksen Omat tiedostot -luettelossa. b. Tiedoston määritys yhteiskäyttöön Tiedostot-soelluksesta: Luku 3. Yhteisöt 115

120 1) Valitse yhteiskäyttöön määritettään tiedoston laji ikkunan asemmassa reunassa näkyistä aihtoehdoista. Taulukko 15. Tiedostojen yhteiskäyttöasetukset Asetus Viimeisimmät tiedostot Kiinnitetyt tiedostot Omat tiedostot Yhteiskäytössä kanssasi Muiden henkilöiden tiedostot Kiinnitetyt kansiot Omat kansiot Yhteiskansiot Kuaus Viimeisimmät Tiedostot-soellukseen siirretyt tiedostot. Tiedostot-soelluksessa priorisoiduiksi merkityt tiedostot. Tiedostot-soellukseen siirretyt tiedostot. Sinun kanssasi Tiedostot-soelluksesta yhteiskäyttöön määritetyt tiedostot. Muiden henkilöiden julkiset tiedostot tai heidän Tiedostot-soelluksesta kanssasi yhteiskäyttöön määrittämät tiedostot. Tiedostot-soelluksessa priorisoiduiksi merkityt kansiot. Henkilökohtaisten kansioiden tiedostot Tiedostot-soelluksessa. Yhteiskansioiden tiedostot Tiedostotsoelluksessa. 2) Valitse näytössä oleasta luettelosta ähintään yksi tiedosto. 3) Määritä, haluatko antaa yhteisön jäsenille oikeuden muokata tiedostoja, ja alitse sitten Määritä tiedostoja yhteiskäyttöön -aihtoehto. c. Jos haluamasi tiedosto ei näy, kirjoita tiedoston nimi alintaikkunan yläreunan hakukenttään ja napsauta sitten hakukuaketta. Aiheeseen liittyiä tehtäiä: Lisätoimintojen tarjoaminen lisäämällä widget-objekteja yhteisöön siulla 87 Voit ottaa uusia toimintoja yhteisön jäsenten käyttöön lisäämällä widget-objekteja yhteisöön. Vain yhteisön omistajat oiat lisätä tai poistaa yhteisön widget-objekteja. Yhteisön tiedostojen käyttöoikeuksien hallinta siulla 119 Jäsenten yhteisöön lisäämien tiedostojen käyttöoikeuksien hallinta. Kansioiden määritys yhteiskäyttöön yhteisön kanssa Voit määrittää kansioita yhteiskäyttöön yhteisön jäsenten kanssa Tiedostot-soelluksesta. Yhteisön yhteiskäytössä oleien tiedostojen lataus paikallista tarkastelua arten siulla 118 Voit ladata yhteisöön siirretyt tiedostot, jotta oit jatkaa niiden käsittelyä. Yhteisön tiedostojen hallinta siulla 118 Tiedostot-widget-objektin aulla oit käsitellä tiedostoja, joita jäsenet oat siirtäneet yhteisöösi ja määrittäneet yhteiskäyttöön yhteisön kanssa. Kansioiden määritys yhteiskäyttöön yhteisön kanssa Voit määrittää kansioita yhteiskäyttöön yhteisön jäsenten kanssa Tiedostot-soelluksesta. 116 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

121 Ennen aloitusta Yhteisön täytyy sisältää Tiedostot-widget-objekti, jotta kansioita oidaan määrittää yhteiskäyttöön yhteisön kanssa. Järjestelmä lisää widget-objektin yhteisöön automaattisesti, kun yhteisö luodaan. Jos widget-objekti on kuitenkin poistettu, yhteisön omistaja oi lisätä sen yhteisöön uudelleen. Lisätietoja widget-objektien lisäämisestä yhteisöön on kohdassa Widget-objektien lisäys yhteisöön. Kuka tahansa oi määrittää kansioita yhteiskäyttöön yhteisön kanssa, johon heillä on käyttöoikeus, mutta ain yhteisön omistaja ja kansion omistaja oiat poistaa kansion yhteisöstä. Tietoja tästä tehtäästä Kaikki yhteisön jäsenet oiat määrittää kansioita yhteiskäyttöön yhteisönsä kanssa Tiedostot-soelluksesta käyttämällä Tiedostot-widget-objektia. Yhteiskäyttöön määritettäissä oleien kansioiden lajit aihteleat yhteisön lajin mukaan. Organisaation yhteisö oi sisältää ain organisaation kansioita, mutta rajoitettu yhteisö oi sisältää organisaation kansioita tai yksityisiä kansioita. Voit määrittää kansioita yhteiskäyttöön yhteisön kanssa tekemällä seuraaat toimet. 1. Napsauta Yleiskuaus-siun Tiedostot-widget-objektin Kansiot-älilehteä. 2. Valitse Määritä kansioita yhteiskäyttöön. Huomautus: Jos olet ensimmäinen henkilö, joka määrittää kansion yhteiskäyttöön yhteisön kanssa, alitse Määritä ensimmäinen kansiosi yhteiskäyttöön -aihtoehto. 3. Valitse kansioluokka seuraaista aihtoehdoista: Taulukko 16. Kansioluokat Asetus Viimeisimmät kansiot Omat kansiot Sinulle yhteiskäyttöön määritetyt kansiot <Oman organisaation> kansio Kuaus Tiedostot-soelluksessa iimeksi luodut kansiot. Kansiot, jotka omistat Tiedostotsoelluksessa. Tiedostot-soelluksesta kanssasi yhteiskäyttöön määritetyt kansiot. Organisaatiossa Tiedostot-soelluksessa kaikille näkyät kansiot. 4. Valitse yhteiskäyttöön määritettäät kansiot. 5. Valitse Yhteisön jäsenet oiat käyttää alittuja kansioita -luettelosta, minkätasoiset käyttöoikeudet haluat antaa yhteisön jäsenille kansioihin: Taulukko 17. Kansion käyttöoikeustasot Käyttöoikeustaso Lukija Lisääjä Kuaus Lukijat oiat tarkastella kansion kaikkien tiedostojen sisältöä. Lisääjät oiat lisätä tiedostoja kansioon, poistaa itse lisäämiään tiedostoja ja tarkastella tietoja, jotka koskeat kansion tiedostoja. Luku 3. Yhteisöt 117

122 Taulukko 17. Kansion käyttöoikeustasot (jatkoa) Käyttöoikeustaso Omistaja Kuaus Omistajat omistaat kansion yhdessä kansion alkuperäisen omistajan kanssa. He oiat määrittää kansion yhteiskäyttöön muiden käyttäjien kanssa ja poistaa haluamansa tiedoston. Tiedoston omistaja oi poistaa tiedoston tai poistaa sen kansiosta. 6. Valitse Määritä kansioita yhteiskäyttöön. Aiheeseen liittyiä tehtäiä: Tiedostojen yhteiskäyttö yhteisön kanssa siulla 115 Tiedostojen määritys yhteiskäyttöön yhteisön jäsenten kanssa Tiedostot-soelluksesta. Yhteisön yhteiskäytössä oleien tiedostojen lataus paikallista tarkastelua arten Voit ladata yhteisöön siirretyt tiedostot, jotta oit jatkaa niiden käsittelyä. Ennen aloitusta Kuka tahansa, jolla on yhteisön käyttöoikeudet, oi ladata yhteisön yhteiskäyttöön määritettyjä tiedostoja. Voit ladata tiedostoja yhteisöstä seuraaasti. 1. Valitse Tiedostot-alueelta tiedosto napsauttamalla tiedoston nimeä. Jos haluamaasi tiedostoa ei näy, tuo koko ladattaien tiedostojen luettelo näkyiin napsauttamalla Näytä kaikki -painiketta. 2. Napsauta Lataa tiedosto -painiketta, alitse, aataanko ai tallennetaanko tiedosto, ja napsauta sitten OK-painiketta. Aiheeseen liittyiä tehtäiä: Tiedostojen yhteiskäyttö yhteisön kanssa siulla 115 Tiedostojen määritys yhteiskäyttöön yhteisön jäsenten kanssa Tiedostot-soelluksesta. Yhteisön tiedostojen hallinta Tiedostot-widget-objektin aulla oit käsitellä tiedostoja, joita jäsenet oat siirtäneet yhteisöösi ja määrittäneet yhteiskäyttöön yhteisön kanssa. Tietoja tästä tehtäästä Yhteisön tiedostoja käsitellessään jäsenet oiat siirtää tiedostojen uusia ersioita ja muokata tiedoston nimeä ja kuausta. Jäsenet oiat myös määrittää ilmoituksia, niin että he saaat sähköpostiiestin aina, kun tiedostoa muokataan. Vain yhteisön omistajat oiat poistaa tiedostoja yhteisöstä. Lisätietoja LotusLie Tiedostot -palelun käytöstä on LotusLie Tiedostot -palelun ohjeessa. 118 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

123 Voit tehdä seuraaia tehtäiä, kun käsittelet yhteisön tiedostoja. Voit siirtää tiedoston uuden ersion seuraaasti: 1. Valitse tiedosto ja napsauta Siirrä uusi ersio -painiketta. 2. Etsi siirrettää tiedosto napsauttamalla Selaa-painiketta. 3. Kirjoita muutosten lyhyt kuaus Huomautus-kenttään ja napsauta Siirrä uusi ersio palelimeen -painiketta. Voit päiittää tiedoston nimen tai kuauksen seuraaasti: 1. Napsauta uudelleennimettäää tiedostoa, napsauta tiedoston nimen ieressä oleaa Nimeä uudelleen -aihtoehtoa, tee tarittaat muutokset ja napsauta Tallenna-painiketta. 2. Napsauta tiedostoa, jonka kuausta on päiitettää, napsauta Lisää kuaus -aihtoehtoa, tee tarittaat muutokset ja napsauta Tallenna-painiketta. Jos haluat saada sähköposti-ilmoituksia, kun tiedostoon tehdään muutoksia, toimi seuraaasti: 1. Napsauta tiedostoa, johon haluat määrittää ilmoitukset, ja alitse Ota ilmoitukset käyttöön -aihtoehto. Voit poistaa tiedoston seuraaasti: Huomautus: Vain yhteisön omistaja oi poistaa tiedostoja yhteisöstä. 1. Valitse Näytä kaikki -aihtoehto. 2. Napsauta Lisää-aihtoehtoa ja napsauta sitten poistettaan tiedoston alla oleaa Poista yhteisöstä -aihtoehtoa. 3. Vahista tiedoston poisto napsauttamalla OK-painiketta. Huomautukset: Vain yhteisön omistaja tai tiedoston lisännyt jäsen oi poistaa tiedoston. Voit poistaa ain yhteisön omistamia tiedostoja eli yhteisöön siirrettyjä tiedostoja. Et oi poistaa tiedostoja, jotka oat yhteisön yhteiskäytössä. Aiheeseen liittyiä tehtäiä: Tiedostojen yhteiskäyttö yhteisön kanssa siulla 115 Tiedostojen määritys yhteiskäyttöön yhteisön jäsenten kanssa Tiedostot-soelluksesta. Yhteisön tiedostojen käyttöoikeuksien hallinta Jäsenten yhteisöön lisäämien tiedostojen käyttöoikeuksien hallinta. Yhteisön tiedostojen käyttöoikeuksien hallinta Jäsenten yhteisöön lisäämien tiedostojen käyttöoikeuksien hallinta. Ennen aloitusta Vain yhteisön omistajat oiat muuttaa yhteisön tiedostojen käyttöoikeustasoja. Tietoja tästä tehtäästä Kun yhteisö luodaan, yhteisön kaikille jäsenille myönnetään oletusaroisesti muokkaajan rooli, jotta he oiat jakaa ja siirtää tiedostoja. Yhteisön yksityisyysaatimusten mukaan haluat ehkä muuttaa jäsenten tiedostojen käyttöoikeustasoa. Yhteisön tiedostojen käyttöoikeudet koskeat aina koko yhteisöä. Yhteisön omistajat Luku 3. Yhteisöt 119

124 oat aina tiedoston omistajia, ja heillä on täydet tiedostojen siirto-, muokkaus- ja poisto-oikeudet sekä tiedostojen käyttöoikeuksienhallintaoikeudet. Yhteisön jäsenillä oi olla jokin seuraaista tiedostojen siirron käyttöoikeustasoista: Taulukko 18. Tiedostojen siirtämisen ja jakamisen käyttöoikeustasot Rooli Jäsenet, joilla on tämä rooli, oiat Muokkaaja Siirtää yhteisön omistamia tiedostoja ja ladata tiedostoja. Lukija Jakaa tiedostoja Tiedostot-soelluksen aulla ja ladata tiedostoja. Muokkaajan ja lukijan roolit antaat yhteisön jäsenten määrittää, oiatko jäsenet siirtää yhteisöön uuden, yhteisön omistaman tiedoston. Jäsenet oiat aina jakaa Tiedostot-soelluksen tiedostoja yhteisön kanssa. Yhteisön tiedostojen tarkastelumahdollisuus aihtelee yhteisön tyypin mukaan. Kaikki oiat tarkastella ja ladata tiedostoja aoimista organisaatioyhteisöistä. Rajoitetussa yhteisössä tämä on sallittua ain yhteisön jäsenille. Voit muokata jäsenten tiedostojen käyttöoikeustasoja seuraaasti. 1. Valitse Yhteisön toiminnot > Muokkaa yhteisöä yhteisön Yleiskuaus-siun yläreunasta ja alitse sitten Tiedostot-älilehti. Voit käyttää muokkausaihtoehtoja myös alitsemalla Tiedostot-widget-objektin toimintoalikosta Muokkaaaihtoehdon. 2. Tee tarittaat muutokset ja napsauta Tallenna-painiketta. Kaikille yhteisön jäsenille myönnetään sama käyttöoikeustaso. Aiheeseen liittyiä tehtäiä: Tiedostojen yhteiskäyttö yhteisön kanssa siulla 115 Tiedostojen määritys yhteiskäyttöön yhteisön jäsenten kanssa Tiedostot-soelluksesta. Yhteisön tiedostojen hallinta siulla 118 Tiedostot-widget-objektin aulla oit käsitellä tiedostoja, joita jäsenet oat siirtäneet yhteisöösi ja määrittäneet yhteiskäyttöön yhteisön kanssa. Tiedostot-widget-objektin hallinta Kun olet lisännyt tiedostojen widget-objektin yhteisöön, oit päiittää widget-objektin näyttämään uusimmat tiedostopäiitykset, piilottaa widget-objektin tai poistaa sen yhteisöstä, jos sitä ei enää tarita. Ennen aloitusta Vain yhteisön omistajat oiat piilottaa, siirtää tai poistaa yhteisön Tiedostotwidget-objektin. Voit hallita Tiedostot-widget-objektia seuraaasti. Napsauta yhteisön Yleiskuaus-siun Toiminnot-kuaketta, joka on Tiedostotwidget-objektin otsikkoriillä, ja alitse haluamasi aihtoehto näkyiin tuleasta alikosta. 120 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

125 Voit laajentaa ja pienentää widget-objektin sisällön alitsemalla Suurenna tai Pienennä. Voit päiittää widget-objektin ja nähdä kaikki siirretyt tai päiitetyt tiedostot yhteisössä alitsemalla Päiitä. Voit siirtää Tiedostot-widget-objektia ylös tai alas Yleiskuaus-siulla alitsemalla astaaasti Siirrä ylös tai Siirrä alas. Voit piilottaa Tiedostot-widget-objektin alitsemalla Piilota ja ahistamalla, että haluat piilottaa tiedostot tilapäisesti yhteisössä. Kun haluat palauttaa tiedostojen jakamisen, aaa sisältöalikoima alitsemalla Yhteisön toiminnot > Mukauta ja alitse alikoiman Piilotettu-osiosta Tiedostot. Kaikki sisältö palautetaan. Voit poistaa Tiedostot-widget-objektin pysyästi alitsemalla Poista-aihtoehdon ja ahistamalla, että haluat poistaa widget-objektin pysyästi. Huomautukset: Tämän aihtoehdon alinta poistaa pysyästi kaikki yhteisöön aiemmin lisätyt tiedostot. Jos yhteisössä on mediagalleria, et oi poistaa Tiedostot-widget-objektia yhteisöstä, koska mediagallerian tiedostot on tallennettu widget-objektiin. Voit kuitenkin piilottaa Tiedostot-widget-objektin, jos haluat, että jäsenet eiät oi käyttää sitä. Lisätietoja on edellisessä luettelokohdassa. Voit käyttää widget-objektin ohjetta alitsemalla Ohje. Aiheeseen liittyiä tehtäiä: Yhteisöjen muokkaus siulla 90 Yhteisön omistaja oi muokata yhteisön tietoja. Yhteisön aktiiteettien käsittely Aktiiteettien aulla oit järjestää yhteisöön liittyiä tietoja ja tehtäiä. Aiheeseen liittyiä tehtäiä: Yhteisöjen luonti samoista asioista kiinnostuneiden työtoereiden kanssa siulla 72 Aloita yhteisö ja rohkaise organisaatioosi kuuluia henkilöitä, joilla on samanlaiset kiinnostuksen kohteet tai taoitteet, tekemään yhteistyötä keskenään. Yhteisön widget-objektien käsittely siulla 89 Voit olla uoroaikutuksessa yhteisön widget-objektien kanssa widget-objektin toimintoalikon aihtoehtojen aulla. Käytettäissä oleat toiminnot määräytyät yhteisöroolin mukaan. Aiheeseen liittyiä tietolähteitä: Luku 3, LotusLie Yhteisöt, siulla 67 Kokoa yhteen henkilöitä, jotka oat kiinnostuneita samoista asioista kuin sinä. Mitä oin tehdä yhteisön omistajana? siulla 84 Lue lisää siitä, mitä toimintoja oit käyttää, jos olet yhteisön omistaja. Mitä oin tehdä yhteisön jäsenenä? siulla 86 Lue lisää siitä, mitä toimintoja oit suorittaa, jos olet yhteisön jäsen. Aktiiteetit-widget-objektin lisäys taoitteiden seuraamista ja tehtäien määritystä arten Voit ottaa uusia toimintoja yhteisön jäsenten käyttöön lisäämällä widget-objekteja yhteisöön. Vain yhteisön omistajat oiat lisätä tai poistaa yhteisön widget-objekteja. Luku 3. Yhteisöt 121

126 Tietoja tästä tehtäästä Widget-objektit oat itsenäisiä HTML-pohjaisia ersioita ohjelmistosoelluksista. Kun lisäät yhteisöön widget-objektin, luot yhteyden yhteisön ja widget-soelluksen älille. Yhteisön ja widget-soelluksen älinen jäsenyys synkronoidaan ja täyden widget-soelluksen linkit luodaan yhteisön käyttöliittymään, jotta löydät täyden soelluksen helposti ja oit käyttää sitä. Yhteeneto iimeisimmistä aktiiteeteista näkyy Yleiskuaus-siulla, ja koko soellus on käytettäissä milloin tahansa napsauttamalla asemman naigointipalkin astaaaa linkkiä. Kun yhteisö luodaan, se sisältää Tiedostot-widget-objektin oletusaroisesti. Voit mukauttaa yhteisöä lisäämällä siihen widget-objekteja. Esimerkiksi lisäämällä Keskusteluryhmät-widget-objektin jäsenet saaat paikan, jonne he oiat lähettää keskustelunaiheita ja jossa he oiat jakaa ajatuksia. Kaikki pääkäyttäjän yhteisöissä käytettäiksi määrittämät widget-objektit näkyät sisältöalikoimassa. Voit lisätä widget-objektin yhteisöön seuraaien ohjeiden mukaisesti. 1. Aaa sisältöalikoima alitsemalla yhteisön Yleiskuaus-siulta Yhteisön toiminnot > Mukauta. 2. Lisää yhteisöön widget-objekti napsauttamalla sitä. 3. Valinnainen: Sulje alikoima napsauttamalla oikeassa yläreunassa oleaa Sulje alikoima-painiketta. Tulokset Yleiskuaussiun pääruutuun lisätään widget-objektin sisältää osa, ja täyden widget-soelluksen linkki näkyy naigointisiupalkissa. Yhteisön aktiiteetin luonti Lisää yhteisöön aktiiteettitoiminnot, kun haluat järjestää yhteisön jäsenille paikan, jossa he oiat määrittää tehtäien astuuhenkilöt ja jakaa tietoja ja resursseja. Kun aloitat aktiiteetin yhteisössä, oit myöntää aktiiteetin käyttöoikeudet joko kaikille yhteisön jäsenille tai ain osalle jäsenistä. Ennen aloitusta Yhteisön jäsenet oiat luoda aktiiteetteja asta, kun yhteisön omistaja on lisännyt yhteisöön Aktiiteetit-widget-objektin. Tietoja tästä tehtäästä Aktiiteetin luomalla oit käteästi jakaa tehtäämerkintöjä, julkaista tapahtumatietoja ja järjestää yhteisön sisäisiä kokouksia. Aktiiteetin luonti sujuu helposti: nap- 122 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

127 sauta ain painiketta ja täytä lomake. Pakollisia kenttiä ei ole. Voit lisätä tai muuttaa tietoja myöhemmin muokkaamalla aktiiteettia. Voit halutessasi luoda aktiiteetin mallipohjasta. Mallipohjaan on määritetty toimet, joita tietyn työn tekeminen almiiksi edellyttää. Esimerkiksi patenttimallipohja oi sisältää linkit tiedostoihin, tietokantoihin, työkaluihin tai Web-siustoihin, joita patenttia hakea keksijä taritsee. Lisäksi mallipohjassa oi olla tehtäämerkintöjen luettelo patenttihakemusprosessin toimista, joita keksijän on suoritettaa. Aktiiteetin omistajat oiat lisäksi jakaa ne yhteisön kanssa Aktiiteetit-soelluksen aulla. Kun aktiiteetin omistaja jakaa aktiiteetin yhteisön kanssa, yhteisöön tulee näkyiin linkki aktiiteettiin. Aktiiteetin otsikon kohdalla näkyy linkityskuake merkkinä siitä, että kyseessä on jaettu aktiiteetti. Voit luoda yhteisöaktiiteetin seuraaien ohjeiden mukaisesti. 1. Napsauta yhteisön Yleiskuaus-siun Aktiiteetit-alueella oleaa Aloita aktiiteetti -linkkiä. Ennen kuin olet luonut ensimmäisen yhteisöaktiiteetin, linkki on Luo ensimmäinen aktiiteettisi. 2. Kirjoita Nimi-kenttään lyhyt aktiiteettia kuaaa teksti. 3. Kirjoita Tunnisteet-kenttään haluamasi tunnistesanat. Kun alat kirjoittaa tunnistetta, näkyiin tulee luettelo tunnistekokoelman astaaista tunnisteista. Voit lisätä tunnisteen napsauttamalla sitä. Jos haluat lisätä tunnisteen, jota ei ole luettelossa, kirjoita tunniste. Käytä tunnisteiden erotinmerkkinä pilkkua. 4. Lisää jäseniä aktiiteettiin jollakin seuraaista taoista: Jos haluat lisätä yhteisön kaikki jäsenet aktiiteetin tekijöiksi, alitse oletusaihtoehto Salli ain tämän yhteisön jäsenille tekijän oikeudet aktiiteettiin. Jos haluat lisätä ain osan yhteisön jäsenistä tekijöiksi, toimi seuraaasti: a. Valitse Salli ain seuraaille yhteisön jäsenille seuraaat oikeudet aktiiteettiin -aihtoehto ja alitse aattaasta luettelosta Tekijä. Jos haluat lisätä kaikki tai osan yhteisön jäsenistä aktiiteettiin jossakin muussa kuin tekijän roolissa, toimi seuraaasti: a. Valitse Salli ain seuraaille yhteisön jäsenille seuraaat oikeudet aktiiteettiin -aihtoehto. b. Napsauta Tekijä-kentän alanuolikuaketta ja alitse sitten Omistaja- tai Lukija-aihtoehto. c. Valitse niiden jäsenten alintaruudut, jotka haluat lisätä aktiiteettiin. Huomautus: Luettelossa ei ole yhteisön omistajia, koska oletusaron mukaan järjestelmä lisää heidät yhteisöaktiiteetteihin automaattisesti. Luku 3. Yhteisöt 123

128 5. Kirjoita Aktiiteetin taoite -kenttään aktiiteetin kuaus. Kirjoita lyhyt kuaus aktiiteetin taoitteista, sen kohdeyleisöstä tai sisällöstä, jota haluat jäsenten lisäään aktiiteettiin. 6. Lisää Määräpäiä-kenttään päiämäärä, johon mennessä aktiiteetin on almistuttaa. Kirjoita päiämäärä tai alitse se kalenterista. 7. Voit luoda aktiiteetin mallipohjan perusteella seuraaasti: a. Laajenna Mallipohjan asetukset -kohta. b. Aaa käytettäissä oleien mallipohjien luettelo alitsemalla Valitse aktiiteettimallipohja. Kun alitset mallipohjan, sen kuaus tulee näkyiin. Jos et halua käyttää mallipohjaa, alitse luettelosta Ei mitään -aihtoehto. 8. Viimeistele aktiiteetin luonti alitsemalla Tallenna-aihtoehto. Tulokset Kun olet tallentanut aktiiteetin, se aautuu Aktiiteetit-käyttöliittymässä, jossa oit aloittaa merkintöjen ja tehtäien lisäyksen. Seuraaat toimet Yhteisössä oit tehdä seuraaaa: Voit luoda uuden aktiiteetin napsauttamalla Aloita aktiiteetti -painiketta. Voit tuoda näyttöön luettelon kaikista yhteisöön liittyistä aktiiteeteista napsauttamalla Aktiiteetit-painiketta. 124 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

129 Aiheeseen liittyiä tehtäiä: Lisätoimintojen tarjoaminen lisäämällä widget-objekteja yhteisöön siulla 87 Voit ottaa uusia toimintoja yhteisön jäsenten käyttöön lisäämällä widget-objekteja yhteisöön. Vain yhteisön omistajat oiat lisätä tai poistaa yhteisön widget-objekteja. Yhteisön aktiiteettien hallinta Kun olet lisännyt Aktiiteetit-widget-objektin yhteisöön, oit muokata aktiiteettien tietoja tai siirtää widget-objektin, piilottaa sen tai poistaa sen yhteisöstä, jos sitä ei enää tarita. Yhteisön aktiiteettien hallinta Kun olet lisännyt Aktiiteetit-widget-objektin yhteisöön, oit muokata aktiiteettien tietoja tai siirtää widget-objektin, piilottaa sen tai poistaa sen yhteisöstä, jos sitä ei enää tarita. Ennen aloitusta Vain yhteisön omistaja oi muokata yhteisön aktiiteetteja tai poistaa tai piilottaa Aktiiteetit-widget-objektin tai siirtää sitä. Voit muokata yhteisön aktiiteetin tietoja, kuten otsikkoa, taoitetta tai tunnisteita, muokkaamalla aktiiteettia Aktiiteetit-soelluksessa. Yhteisöjen omistajat eiät oi kohdistaa hallintatoimia millekään yhteisön kanssa jaetulle aktiiteetille. Vain aktiiteetin yhteisön kanssa jakanut omistaja oi hallita aktiiteettia. Tietoja tästä tehtäästä Jos yhteisössä ei enää käytetä aktiiteetteja, oit poistaa Aktiiteetit-widget-objektin yhteisöstä tai oit piilottaa sen tilapäisesti, kunnes sitä taritaan uudelleen, widgettoimintoalikon aihtoehtojen aulla. Voit hallita yhteisön aktiiteetteja aaamalla yhteisön ja toimimalla seuraaien ohjeiden mukaan. Kun haluat muokata aktiiteetin perustietoja, kuten sen otsikkoa, taoitetta ja tunnisteita, aaa aktiiteetti Aktiiteetit-soelluksessa napsauttamalla aktiiteetin otsikkoa. Muokkaa aktiiteettia alitsemalla tuoteominaisuudessa Lisää toimintoja > Muokkaa aktiiteettia. Voit tehdä seuraaat widget-objektien hallintatehtäät napsauttamalla widgetobjektin otsikkoriin Toiminnot-kuaketta ja alitsemalla aihtoehtoja näkyiin tuleasta alikosta: Jos haluat siirtää widget-objektia ylös- tai alaspäin Yleiskuaus-siulla, alitse aihtoehto Siirrä ylös tai Siirrä alas. Voit piilottaa widget-objektin alitsemalla Piilota-aihtoehdon ja ahistamalla, että haluat poistaa widget-objektin tilapäisesti yhteisöstä. Aktiiteettien widget-objektin piilotus ei poista aktiiteettien sisältöä. Kun haluat jatkaa aktiiteettien käyttöä, aaa sisältöalikoima alitsemalla aihtoehdot Yhteisön toiminnot > Mukauta, napsauta Piilotettu-aihtoehtoa ja palauta widget-objekti yhteisöön alitsemalla Aktiiteetit. Kaikki widget-objektiin aiemmin lisätty sisältö palautetaan. Luku 3. Yhteisöt 125

130 Hakeminen yhteisössä Voit poistaa widget-objektin pysyästi alitsemalla Poista-aihtoehdon ja ahistamalla, että haluat poistaa widget-objektin. Tärkeää: Tämä aihtoehto poistaa yhteisön aktiiteetit pysyästi. Tätä sisältöä ei oi palauttaa, kun se on poistettu. Jos aktiiteetti on jaettu yhteisön kanssa, Aktiiteetit-widget-objektin poisto poistaa aktiiteetin ain yhteisön käytöstä. Aktiiteetit säilyät Aktiiteetit-soelluksessa, mutta niitä ei enää jaeta yhteisön kanssa. Aiheeseen liittyiä tehtäiä: Yhteisöjen muokkaus siulla 90 Yhteisön omistaja oi muokata yhteisön tietoja. Yhteisön aktiiteetin luonti siulla 122 Lisää yhteisöön aktiiteettitoiminnot, kun haluat järjestää yhteisön jäsenille paikan, jossa he oiat määrittää tehtäien astuuhenkilöt ja jakaa tietoja ja resursseja. Kun aloitat aktiiteetin yhteisössä, oit myöntää aktiiteetin käyttöoikeudet joko kaikille yhteisön jäsenille tai ain osalle jäsenistä. Voit hakea yhteisöstä annettua aainsanaa, jolloin järjestelmä palauttaa yhteisön sellaisen sisällön, joka sisältää kyseisen aainsanan. Hakutuloksissa on sisältöä kaikista ominaisuuksista, jotka on lisätty yhteisöön, esimerkiksi aktiiteeteista, mutta ei yhteisön tiedostojen tai kansioiden sisältöä. Ennen aloitusta Yhteisö on aattaa, ennen kuin oit hakea yhteisön sisällöstä. LotusLie indeksoi sisällön ajoittain, joten yhteisöön lisätty uusi sisältö ei älttämättä näy heti hakutuloksissa. Voit etsiä yhteisön sisältöä seuraaasti. 1. Napsauta haun ohjausobjektin ieressä oleaa alanuolta ja armista, että Tämä yhteisö on alittuna. Tämä aihtoehto on alittuna oletusaroisesti. 2. Kirjoita tekstikenttään ähintään yksi haettaa aainsana. 3. Napsauta hakukuaketta. Aiheeseen liittyiä tehtäiä: Hakutulosten tarkastelu Etsi itseäsi eniten kiinnostaia tietoja käyttämällä hakutulosten suodatukseen tarkoitettuja aihtoehtoja. Hakutulosten tarkastelu Etsi itseäsi eniten kiinnostaia tietoja käyttämällä hakutulosten suodatukseen tarkoitettuja aihtoehtoja. Tietoja tästä tehtäästä Kun etsit sisältöä yhteisöstä, tulokset palautetaan älilehtinäkymässä, jossa kukin älilehti astaa kutakin yhteisön soellusta. Välilehtien järjestys astaa järjestystä, jossa soellukset näkyät yhteisössä. Toisin sanoen, jos olet priorisoinut tietyn soelluksen sijoittamalla sen yhteisön siun yläreunaan, kyseisen soelluksen hakutulokset priorisoidaan myös hakutulosten älilehtinäkymässä. 126 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

131 Voit tarkastella hakutuloksia seuraaasti. Aaa tulos napsauttamalla sen otsikkoa ja tarkastele tulosta tarkemmin. Saat tietyn soelluksen tulokset näkyiin napsauttamalla kyseistä älilehteä. Haun Tunnisteet-ohjausobjektin aulla oit hakea tiettyjen tunnisteiden tai aainsanojen tuloksia. Napsauta tunnistejoukon tunnistetta, kun haluat nähdä ain alitulla tunnisteella merkityn sisällön. Seuraaat toimet Jos tuloksia on liian paljon, oit hakea uudelleen. Voit hakea yhtä aainsanaa kirjoittamalla hakuehdon Hakusi-kenttään ja napsauttamalla Hae uudelleen -painiketta. Aiheeseen liittyiä tehtäiä: Hakeminen yhteisössä siulla 126 Voit hakea yhteisöstä annettua aainsanaa, jolloin järjestelmä palauttaa yhteisön sellaisen sisällön, joka sisältää kyseisen aainsanan. Hakutuloksissa on sisältöä kaikista ominaisuuksista, jotka on lisätty yhteisöön, esimerkiksi aktiiteeteista, mutta ei yhteisön tiedostojen tai kansioiden sisältöä. Luku 3. Yhteisöt 127

132 128 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

133 Luku 4. LotusLie Tiedostot Määritä tiedostot yhteiskäyttöön ja tee yhteistyötä niiden parissa. Oletko uusi Tiedostot-soelluksen käyttäjä? Saat lisätietoja Tiedostot-soelluksesta katsomalla ideon. Viimeisimmät päiitykset Katso, mitä ominaisuuksia tuotteeseen on lisätty edellisen päiityksen jälkeen. Tiedostot-soelluksen käyttö Omien tiedostojen lisäys Tiedostojen etsiminen Tiedostojen muokkaus, kommentointi ja suosittelu Saat muita tehtäiä koskeia ohjeita napsauttamalla astaaia aiheita sisällysluettelossa. Teretuloa Tiedostot-soellukseen Tiedostot-soellus on yhteistyötyökalu, jolla oit siirtää tiedostoja palelimeen ja antaa toisille oikeuden katsoa ja käsitellä niitä. Voit myös katsoa ja käsitellä toisten tiedostoja. Tiedostot-soelluksen käyttö on helppo tapa määrittää yhteiskäyttöön tiedostoja ja tietoja, pitää yhteyttä ja jakaa ajatuksia työryhmän muiden jäsenten kanssa lähettämättä tiedostoja sähköpostitse. Tiedostot-soelluksen käyttö edellyttää ain muutaman käsitteen ymmärtämistä: Tiedostojen siirto Voit siirtää tiedostoja tietokoneestasi kirjautumalla ja napsauttamalla Tiedostojen siirto -aihtoehtoa missä tahansa Tiedostot-soelluksessa. Lisätietoja on aiheessa Kuinka lisään omia tiedostojani?. Tiedostojen yhteiskäyttö Voit pitää tiedostosi yksityisinä, niin että ain sinä oit lukea ja käsitellä niitä. Voit myös määrittää tiedostot yhteiskäyttöön tiettyjen henkilöiden tai yhteisöjen kanssa ja antaa näiden käyttäjien määrittää tiedostoja yhteiskäyttöön muiden kanssa. Voit myös määrittää, että tiedostot oat kaikkien organisaation jäsenten nähtäissä. Lisätietoja on aiheessa Kuinka oin määrittää tiedostoja yhteiskäyttöön. Tiedostojen haku Voit hakea tiedostoja selaamalla tiedostoluetteloita eri näkymissä. Lajittele sarakkeita sisältäät näkymät. Supista luetteloa päiämäärän, yhteiskäyttömääritysten tai käyttöoikeustason mukaan suodattamalla näkymiä. Hae tiedostoja tai etsi niitä käyttämällä tunnisteita. Löydät käsiteltäät tiedostot Copyright IBM Corp. 2010,

134 nopeasti tarittaessa, kun kiinnität ne. Voit myös järjestää tiedostot kansioihin, niin että ne on helppo löytää. Lisätietoja on aiheessa Miten oin hakea tiedostoja. Tiedostojen seuranta Saat ilmoituksen, kun tiedostoa on muokattu tai kommentoitu, aaamalla tiedoston ja alitsemalla Aloita seuranta -aihtoehdon. Lisätietoja on aiheessa Kuinka jäljitän tiedoston ja kansion muutokset?. Käyttöoikeustasot Kun määrität tiedostosi yhteiskäyttöön muiden henkilöiden tai yhteisöjen kanssa, oit määrittää heille lukijan tai muokkaajan oikeudet tiedostoon. Kun määrität kansiosi yhteiskäyttöön muiden henkilöiden tai yhteisöjen kanssa, oit määrittää heille lukijan, lisääjän tai omistajan oikeudet kansioon. Kun määrität tiedostosi yhteiskäyttöön koko organisaation kanssa, määrität organisaation jäsenille lukijan oikeudet. Lisätietoja on aiheessa Kuinka oin määrittää tiedostoja yhteiskäyttöön. Suosittelu ja kommentointi Suosittele ja kommentoi tiedostoja. Lisätietoja on aiheessa Mitä toisten tiedostoille oi tehdä. Tunnisteet Tunnisteet oat tiedostoihin määritettäiä aainsanoja, jotka helpottaat tiedostojen hakua. Lisätietoja on aiheessa Mitä tunnisteiden aulla oi tehdä. Tiedostojen järjestäminen kansioihin Voit järjestää tiedostosi kansioihin. Samoin kuin tiedostojen, oit seurata kansioita ja saada ilmoituksen, kun ne päiittyät. Kansiot oiat olla yksityisiä, yhteiskäytössä tai kaikkien organisaation jäsenten käytettäissä. Voit pitää kansiot yksityisinä, niin että ain sinä oit lukea käsitellä niitä. Voit myös määrittää kansiot yhteiskäyttöön tiettyjen henkilöiden tai ryhmien kanssa ja asettaa heille käyttöoikeudet Voit myös määrittää kansiot käyttöön siten, että kaikki organisaation jäsenet näkeät ne. Lisätietoja on aiheessa Miten oin luoda kansioita. Versiot Kun lisäät tiedoston, siitä tulee tiedoston ensimmäinen ersio. Kun tiedostoa on muokattu ja se on tallennettu, tiedostosta tulee toinen ersio. Jos oikeutesi riittäät tiedoston lukuun, näet tiedoston eri ersiot. Jos olet tiedoston omistaja, oit poistaa ersioita. Lisätietoja on aiheessa Mitä tiedostolleni tapahtuu, jos joku muokkaa sitä. Roskakori Voit poistaa tiedostoja Tiedostot-soelluksesta siirtämällä ne roskakoriin. Roskakorissa oleia tiedostoja ei ielä ole poistettu pysyästi. Voit paikantaa roskakoriin siirretyt tiedostot napsauttamalla naigointipalkin Roskakori-aihtoehtoa. Muut käyttäjät eiät näe roskakorissasi oleia tiedostoja eiätkä oi muodostaa niihin linkkiä. Lisätietoja on aiheessa Miten roskakori toimii. 130 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

135 Aiheeseen liittyiä käsitteitä: Kuka oi käsitellä tiedostoja? siulla 132 Tiedoston omistajat oiat säilyttää tiedostot yksityisinä, määrittää ne yhteiskäyttöön muiden käyttäjien tai yhteisöjen kanssa tai määrittää ne julkisiksi organisaation käyttäjille. Mitä tiedostolleni tapahtuu, jos joku muokkaa sitä siulla 146 Kun siirrät tiedoston palelimeen, tiedostosta luodaan ensimmäinen ersio. Alkupäinen työsi tallentuu täksi ensimmäiseksi ersioksi siihen asti, kunnes poistat sen. Kun sinä tai joku muu, jolla on muokkaajan oikeudet, muokkaa tiedostoa ja siirtää sen uudelleen palelimeen, tiedostosta luodaan uusi ersio. Aiheeseen liittyiä tehtäiä: Kuinka lisään omia tiedostojani? siulla 139 Voit lisätä tiedostoja siirtämällä ne tietokoneesta palelimeen. Kuinka oin määrittää tiedostoja yhteiskäyttöön? siulla 141 Määritä tiedostosi yhteiskäyttöön henkilöiden ja yhteisöjen kanssa tai määritä ne kaikkien organisaation jäsentenä nähtääksi. Mitä toisten tiedostoille oi tehdä? siulla 137 Se, mitä omille tai toisten tiedostoille oi tehdä, määräytyy tiedostoille määritettyjen käyttöoikeuksien perusteella. Toisten henkilöiden tiedostojen käsittely edellyttää, että ne on määritetty yhteiskäyttöön kanssasi tai että ne on määritetty organisaation jäsenten käyttöön. Miten oin luoda kansioita? siulla 147 Kansioiden aulla oit ryhmitellä tiedostoja mielekkäällä taalla. Kansiot oidaan määrittää yksityisiksi, yhteiskäyttöön tai kaikkien organisaation jäsenten käyttöön. Mitä tunnisteilla oi tehdä? siulla 157 Tunnisteiden aulla oit määrittää haettaia aainsanoja tiedostoihin. Voit myöhemmin etsiä tiedostoja tai ryhmitellä niitä tunnisteiden aulla. Voit etsiä tiedostoja tunnisteiden perusteella alitsemalla ähintään yhden tunnisteen nimen luettelosta. Voit alita tunnisteen luettelosta alkamalla kirjoittaa tunnisteen nimeä. Miten oin hakea tiedostoja? siulla 134 Saat tiedostoluettelot näkyiin monella taalla. Voi lajitella ja suodattaa tiedostoluetteloita, siirtyä eri esitystapojen älillä ja hakea tiettyjä aainsanoja. Kuinka jäljitän tiedoston ja kansion muutokset? siulla 155 Voit pyytää järjestelmää lähettämään ilmoituksen, kun tiedostoon, kansioon tai näkymään on tehty muutoksia. Miten roskakori toimii? siulla 158 Voit poistaa tiedostoja Tiedostot-soelluksesta siirtämällä ne roskakoriin. Voit palauttaa tiedostot roskakorista tai poistaa ne pysyästi. Mitä hyötyä on tiedostojen määrityksestä yhteiskäyttöön? Tiedostot-soelluksen aulla oit ja muut käyttäjät oiat siirtää tiedostoja palelimeen keskitettyä säilytystä ja määritettäien käyttäjien yhteiskäyttöä arten. Voit tehdä yhteistyötä muiden käyttäjien kanssa määrittämällä tiedostot yhteiskäyttöön. Hallitsemalla tiedostojen käyttöoikeuksia oit määrittää tarkasti, ketkä näkeät yhteiskäyttöön määrittämäsi ja sinulle yhteiskäyttöön määritetyt tiedostot ja oiat käsitellä niitä. Tiedostojen yhteiskäytön aulla oit tehdä yhteistyötä muiden käyttäjien kanssa, kun käsittelet tiettyjä tiedostoja ja tiedostoryhmiä.yhteiskäyttöön määritettäiä tiedostolajeja oat seuraaat: asiakirjat ja laskentataulukot esitykset Luku 4. Tiedostot 131

136 ideot, äänitteet ja kuat koodit ja ohjelmalliset lähdetiedostot rakenne- ja toimintadokumentaatiot sekä raportit asettelut ja suunnitelmat. Tiedostojen yhteiskäytöstä on hyötyä erityisesti projektin tai rakenteen suunnitteluaiheessa, kun on tärkeää, että useat työryhmän jäsenet oiat jakaa ajatuksia ja toimia niiden pohjalta siten, että kaikki työryhmän jäsenet oiat kuulla ideoista ja astata niihin. Valontaelementtejä oat henkilö- ja yhteisötason käyttöoikeusasetukset, kuten luku- ja muokkausoikeudet tai ain luku -oikeudet. Tiedostot oidaan aihtoehtoisesti ryhmitellä kansion perusteella ja kansioille oidaan myös määrittää tiettyjä käyttöoikeusasetuksia, mukaan lukien lisääjän käyttöoikeustaso. Jos sinulla on tiedoston omistajan tai muokkaajan oikeudet, oit ladata tiedoston ja tehdä siihen muutoksia ja siirtää tiedoston uuden ersion palelimeen. Jos sinulla on tiedoston lukijan oikeudet, oit ladata tiedoston, mutta et oi siirtää sen uusia ersioita kyseiselle tiedostosiulle. Tiedostojen jäljitystoimintoja oat seuraaat: Versiointi Aina, kun tiedoston uusi ersio siirretään palelimeen, ersionumero kasaa. Kommentointi Kommentointi on kaikkien niiden henkilöiden käytettäissä, joilla on tiedoston käyttöoikeudet. Syötteiden lukuohjelman tilaus ja päiitysilmoitus Henkilöt saaat ilmoituksen, kun heidän omistamansa tiedosto tai tiedosto, joka on määritetty yhteiskäyttöön heille, päiittyy. Henkilöt oiat aihtoehtoisesti astaanottaa päiitysilmoituksen haluamaansa syötteiden lukuohjelmaan luomalla syötteen. Aiheeseen liittyiä tehtäiä: Kuinka oin määrittää tiedostoja yhteiskäyttöön? siulla 141 Määritä tiedostosi yhteiskäyttöön henkilöiden ja yhteisöjen kanssa tai määritä ne kaikkien organisaation jäsentenä nähtääksi. Miten oin määrittää kansioita yhteiskäyttöön? siulla 151 Määritä kansiosi yhteiskäyttöön henkilöiden ja yhteisöjen kanssa tai määritä kansiot julkisiksi. Kuka oi käsitellä tiedostoja? Tiedoston omistajat oiat säilyttää tiedostot yksityisinä, määrittää ne yhteiskäyttöön muiden käyttäjien tai yhteisöjen kanssa tai määrittää ne julkisiksi organisaation käyttäjille. Käyttäjä, joka siirsi tiedoston palelimeen ensimmäiseksi, on sen omistaja. Jos omistaja ei määritä tiedostoa yhteiskäyttöön tai kaikkien organisaation jäsenten käyttöön, tiedosto on yksityinen ja ain sen omistaja oi lukea ja muokata sitä. Omistajat oiat määrittää tiedostonsa yhteiskäyttöön muiden henkilöiden tai yhteisöjen kanssa ja määrittää tiedostoon lukijan tai muokkaajan oikeudet. Lukijan oikeudet: Lukijat oiat lukea, kommentoida ja suositella tiedostoa, noutaa sen, saada ilmoituksen tiedostoon tehdyistä muutoksista ja määrittää tiedos- 132 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

137 ton yhteiskäyttöön. Lukijat oiat myös lisätä tiedoston kansioonsa tai sellaiseen kansioon, johon heillä on lisääjän oikeudet. Muokkaajan oikeudet: Muokkaajat oiat lukea, muokata, kommentoida tai suositella tiedostoa, ladata sen, siirtää uuden ersion palelimeen ja määrittää tiedoston ominaisuudet. He oiat saada ilmoituksia tiedostoon tehdyistä muutoksista ja määrittää tiedoston yhteiskäyttöön toisten henkilöiden kanssa. Muokkaajat oiat myös lisätä tiedoston kokoelmaansa tai kansioon, johon heillä on lisääjän oikeudet. Omistajat oiat myös määrittää tiedoston kaikkien organisaation jäsenten käyttöön, jolloin kaikki Tiedostot-soellusta käyttäät organisaation jäsenet oiat lukea tiedostoa. Tiedostoa siirrettäessä omistaja oi aihtoehtoisesti määrittää, että muut käyttäjät oiat määrittää tiedoston yhteiskäyttöön. Jos tiedosto on kaikkien organisaation jäsenten käytettäissä ja määritetty yhteiskäyttöön, se on merkitty julkisen tiedoston kuakkeella. Luku 4. Tiedostot 133

138 Miten oin hakea tiedostoja? Aiheeseen liittyiä käsitteitä: Teretuloa Tiedostot-soellukseen siulla 129 Tiedostot-soellus on yhteistyötyökalu, jolla oit siirtää tiedostoja palelimeen ja antaa toisille oikeuden katsoa ja käsitellä niitä. Voit myös katsoa ja käsitellä toisten tiedostoja. Aiheeseen liittyiä tehtäiä: Kuinka lisään omia tiedostojani? siulla 139 Voit lisätä tiedostoja siirtämällä ne tietokoneesta palelimeen. Kuinka oin määrittää tiedostoja yhteiskäyttöön? siulla 141 Määritä tiedostosi yhteiskäyttöön henkilöiden ja yhteisöjen kanssa tai määritä ne kaikkien organisaation jäsentenä nähtääksi. Mitä toisten tiedostoille oi tehdä? siulla 137 Se, mitä omille tai toisten tiedostoille oi tehdä, määräytyy tiedostoille määritettyjen käyttöoikeuksien perusteella. Toisten henkilöiden tiedostojen käsittely edellyttää, että ne on määritetty yhteiskäyttöön kanssasi tai että ne on määritetty organisaation jäsenten käyttöön. Miten oin luoda kansioita? siulla 147 Kansioiden aulla oit ryhmitellä tiedostoja mielekkäällä taalla. Kansiot oidaan määrittää yksityisiksi, yhteiskäyttöön tai kaikkien organisaation jäsenten käyttöön. Mitä tunnisteilla oi tehdä? siulla 157 Tunnisteiden aulla oit määrittää haettaia aainsanoja tiedostoihin. Voit myöhemmin etsiä tiedostoja tai ryhmitellä niitä tunnisteiden aulla. Voit etsiä tiedostoja tunnisteiden perusteella alitsemalla ähintään yhden tunnisteen nimen luettelosta. Voit alita tunnisteen luettelosta alkamalla kirjoittaa tunnisteen nimeä. Miten oin hakea tiedostoja? Saat tiedostoluettelot näkyiin monella taalla. Voi lajitella ja suodattaa tiedostoluetteloita, siirtyä eri esitystapojen älillä ja hakea tiettyjä aainsanoja. Kuinka jäljitän tiedoston ja kansion muutokset? siulla 155 Voit pyytää järjestelmää lähettämään ilmoituksen, kun tiedostoon, kansioon tai näkymään on tehty muutoksia. Miten roskakori toimii? siulla 158 Voit poistaa tiedostoja Tiedostot-soelluksesta siirtämällä ne roskakoriin. Voit palauttaa tiedostot roskakorista tai poistaa ne pysyästi. Saat tiedostoluettelot näkyiin monella taalla. Voi lajitella ja suodattaa tiedostoluetteloita, siirtyä eri esitystapojen älillä ja hakea tiettyjä aainsanoja. Tietoja tästä tehtäästä Voit luetella kiinnitettyjä tiedostoja, omia tiedostoja, sinulle yhteiskäyttöön määritettyjä tiedostoja, yhteiskäyttöön määrittämiäsi tiedostoja, yhteisön tiedostoja, joiden tarkasteluoikeudet sinulla on, kaikkien organisaation jäsenten käytettäissä oleia tiedostoja ja roskakorikansion tiedostoja. Voit siirtyä yksityiskohtaisen ja suppean luetteloersion älillä napsauttamalla luettelon yläpuolella oleia Näytä-kuakkeita. 134 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

139 1. Voit hakea tiedostoja seuraailla taoilla: Valinta Kiinnitettyjen tiedostojen haku Kuaus Napsauta naigointiruudun Kiinnitetyt tiedostot -kohdetta. Voit kiinnittää tiedoston napsauttamalla tiedoston ieressä oleaa nastakuaketta luettelossa tai aaamalla tiedoston ja napsauttamalla kiinnityskuaketta. Palelimeen siirtämiesi tiedostojen haku Muiden käyttäjien sinun kanssasi yhteiskäyttöön määrittämien tiedostojen haku Muiden kanssa yhteiskäyttöön määrittämiesi tiedostojen haku Napsauta naigointiruudun Omat tiedostot -kohdetta. Napsauta naigointiruudun Yhteiskäytössä kanssasi -kohdetta. Nämä oat tiedostoja, jotka muut käyttäjät oat määrittäneet yhteiskäyttöön nimenomaan sinun kanssasi. Yhteiskäyttöön määritetyt tiedostot oiat olla myös julkisia. Napsauta naigointiruudun Yhteiskäyttöön määrittämäsi -kohdetta. Nämä oat tiedostoja, jotka olet määrittänyt yhteiskäyttöön tiettyjen henkilöiden kanssa. Yhteiskäyttöön määrittämäsi tiedostot oiat olla myös julkisia. Niiden yhteisön tiedostojen haku, joiden tarkasteluoikeudet sinulla on Napsauta naigointiruudun Yhteisön tiedostot -kohdetta. Niiden tiedostojen haku, jotka oat kaikkien organisaation jäsenten käytössä Napsauta naigointiruudun Yrityksen yrityksen nimi tiedostot -kohdetta. Tiedostojen haku Valitse kohde hakualikossa, esimerkiksi Kaikki tiedostot tai Henkilöt, kirjoita hakukenttään merkkejä, kuten tiedoston tai henkilön nimi, ja napsauta sen jälkeen hakukuaketta. 2. Tarkenna suodatusta tai käytä tiedostoja tekemällä jokin seuraaista toimista: Valinta Tiedostojen näyttö tunnisteen perusteella Kuaus Laajenna Tunnisteet- tai Julkiset tunnisteet -osa ja napsauta tunnistejoukon tunnistetta. Vaihtoehtoisesti oit kirjoittaa tunnisteen kenttään ja hakea kyseisen tunnisteen sisältäiä tiedostoja napsauttamalla hakukuaketta. Voit myös aata tiedoston, johon sinulla on käyttöoikeudet, ja tarkastella määritettyjä tunnisteita. Luku 4. Tiedostot 135

140 Valinta Tiedoston yhteiskäyttötaan näyttö Tiedostojen näyttö päiämäärän perusteella Muokattaissasi oleien toisten tiedostojen näyttö Toisten käyttäjien muokattaissa oleien tiedostojesi näyttö Sarakkeiden lisäys näkymään Näkymän kaikkien tiedostojen lataus Kuaus Aaa tiedosto, joka on jossain seuraaista kansio-osista, ja tarkastele sen yhteiskäyttöominaisuuksia alitsemalla Yhteiskäyttö: Kiinnitetyt tiedostot Omat tiedostot Yhteiskäyttöön kanssasi määritetyt tiedostot Yrityksen yrityksen nimi tiedostot Laajenna Päiityspäiämäärä-osa ja napsauta jotain seuraaista linkeistä: Tänään Seitsemältä iime päiältä 30 iime päiältä 365 iime päiältä Tiedostojen päiämäärät näkyät myös eri tiedostoluettelonäkymissä. Laajenna Yhteiskäytössä kanssasi -näkymän Rooli-osa ja alitse sitten aihtoehto muokkaaja. Laajenna Yhteiskäyttöön määrittämäsi -näkymän Rooli-osa ja alitse sitten aihtoehto muokkaaja. Napsauta Mukauta-painiketta jossakin kansionäkymässä. Valitse näkymän sarakkeissa näytettäät tiedot ja napsauta sitten Näytä-painiketta. Lataa zip-tiedosto, joka sisältää kaikki näkymän tiedostot ja myös tiedostot, jotka eiät ole nykyisellä siulla, alitsemalla Lataa kaikki tiedostot. Zip-tiedoston koko oi olla enintään 4 Gt. Huomautus: Jos lataat useita zip-tiedostoja, ensimmäisen ladattaan zip-tiedoston nimeksi tulee files.zip. Seuraaat ladattaat tiedostot nimetään samoin, mutta nimiin lisätään numero, esimerkiksi files(1).zip, files(2).zip jne. Voit nimetä zip-tiedoston myöhemmin uudelleen. Jos jokin ladattaien zip-tiedostojen nimistä sisältää muita kuin englanninkielisiä merkkejä, oit käyttää Yleinen (oletusasetus) -asetusta. Yleinen (oletusasetus) -asetuksella oit ilmaista, että pakkausohjelma käyttää UTF-8-merkistöä, jotta järjestelmä pystyy käsittelemään kaikki tiedostonimien merkit oikein pakkaustoiminnon aikana. Jos ziptiedoston sisällä oleien tiedostojen nimet eiät näy oikein Yleinen (oletusasetus) -asetuksen alinnan jälkeen, alitse Yleinen (oletusasetus), määritä kieliaro pyydettäessä ja lataa tiedostot uudelleen. 136 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

141 Valinta Syöteilmoitusten astaanotto, kun näkymään on tehty muutoksia Kuaus Valitse näkymän alareunassa Näiden tiedostojen syöte ja luo syötteiden lukuohjelman tilaus ohjeiden mukaisesti. Aiheeseen liittyiä käsitteitä: Teretuloa Tiedostot-soellukseen siulla 129 Tiedostot-soellus on yhteistyötyökalu, jolla oit siirtää tiedostoja palelimeen ja antaa toisille oikeuden katsoa ja käsitellä niitä. Voit myös katsoa ja käsitellä toisten tiedostoja. Kuka oi käsitellä tiedostoja? siulla 132 Tiedoston omistajat oiat säilyttää tiedostot yksityisinä, määrittää ne yhteiskäyttöön muiden käyttäjien tai yhteisöjen kanssa tai määrittää ne julkisiksi organisaation käyttäjille. Mitä tiedostolleni tapahtuu, jos joku muokkaa sitä siulla 146 Kun siirrät tiedoston palelimeen, tiedostosta luodaan ensimmäinen ersio. Alkupäinen työsi tallentuu täksi ensimmäiseksi ersioksi siihen asti, kunnes poistat sen. Kun sinä tai joku muu, jolla on muokkaajan oikeudet, muokkaa tiedostoa ja siirtää sen uudelleen palelimeen, tiedostosta luodaan uusi ersio. Mitä toisten tiedostoille oi tehdä? Se, mitä omille tai toisten tiedostoille oi tehdä, määräytyy tiedostoille määritettyjen käyttöoikeuksien perusteella. Toisten henkilöiden tiedostojen käsittely edellyttää, että ne on määritetty yhteiskäyttöön kanssasi tai että ne on määritetty organisaation jäsenten käyttöön. Tietoja tästä tehtäästä Jos tiedosto on organisaation kaikkien jäsenten käytettäissä, he oiat aata tiedoston ja ladata sen. He oiat määrittää tiedoston yhteiskäyttöön, lisätä sen kansioon, kommentoida sitä ja astaanottaa ilmoituksen, kun joku on kommentoinut tai muokannut tiedostoa. Kun joku määrittää tiedoston yhteiskäyttöön kanssasi, hän oi antaa sinulle lukijan tai muokkaajan oikeudet. Lukijan oikeudet: Lukijat oiat lukea, kommentoida ja suositella tiedostoa, noutaa sen, saada ilmoituksen tiedostoon tehdyistä muutoksista ja määrittää tiedoston yhteiskäyttöön. Lukijat oiat myös lisätä tiedoston kansioonsa tai sellaiseen kansioon, johon heillä on lisääjän oikeudet. Muokkaajan oikeudet: Muokkaajat oiat lukea, muokata, kommentoida tai suositella tiedostoa, ladata sen, siirtää uuden ersion palelimeen ja määrittää tiedoston ominaisuudet. He oiat saada ilmoituksia tiedostoon tehdyistä muutoksista ja määrittää tiedoston yhteiskäyttöön toisten henkilöiden kanssa. Muokkaajat oiat myös lisätä tiedoston kokoelmaansa tai kansioon, johon heillä on lisääjän oikeudet. Tiedoston omistajat oiat halutessaan määrittää, ettei tiedosto ole yhteiskäytössä. Tällöin sitä ei oi määrittää yhteiskäyttöön ihmisten tai yhteisöjen kanssa eikä lisätä kansioihin. Voit tarkastella tiedostoon liittyiä käyttöoikeuksiasi aaamalla tiedostosiun ja alitsemalla Yhteiskäyttö-älilehden. Etsi nimesi Lukija- tai Muokkaaja-luettelosta. Luku 4. Tiedostot 137

142 Jos yrityksesi nimi on Lukija-luettelossa, tiedosto on kaikkien organisaation jäsenten käytettäissä. Aaa tiedostosiu ja tee ähintään yksi seuraaista tiedostotoiminnoista. Valinta Tiedostojen suosittelu Tiedostojen kommentointi Kuaus Paikanna tiedosto jostakin tiedostoluettelosta ja suosittele sitä napsauttamalla sen riillä oleaa suosittelukuaketta (tähteä). Voit poistaa suosituksen napsauttamalla tähteä uudelleen ja alitsemalla aihtoehdon Olet suositellut. Voit myös napsauttaa tiedostosiulla tiedoston otsikon alla oleaa tähtikuaketta. Aaa tiedostosiu, napsauta Kommentitälilehteä ja alitse aihtoehto Lisää kommentti. Kirjoita kommenttisi ja napsauta sitten Tallenna-painiketta. Tiedostojen lataus Voit ladata yhden tiedoston aaamalla tiedostosiun ja alitsemalla Lataa tiedosto -aihtoehdon. Voit ladata yhden tiedoston tai useita tiedostoja aaamalla tiedosto- tai kansionäkymän, alitsemalla ladattaan tiedoston tai ladattaien tiedostojen ieressä olean alintaruudun ja alitsemalla sen jälkeen Lataa-aihtoehdon. Voit ladata kaikki näkymän tiedostot alitsemalla näkymän alareunasta Lataa kaikki tiedostot -aihtoehdon, jolloin kaikki tiedostot, myös tiedostot, jotka eiät ole nykyisellä siulla, sisältää zip-tiedosto latautuu. Zip-tiedoston koko oi olla enintään 4 Gt Huomautus: Jos lataat useita zip-tiedostoja, ensimmäisen ladattaan zip-tiedoston nimeksi tulee files.zip. Seuraaat ladattaat tiedostot nimetään samoin, mutta nimiin lisätään numero, esimerkiksi files(1).zip, files(2).zip jne. Voit nimetä zip-tiedoston myöhemmin uudelleen. Jos jokin ladattaien zip-tiedostojen nimistä sisältää muita kuin englanninkielisiä merkkejä, oit käyttää Yleinen (oletusasetus) -asetusta. Yleinen (oletusasetus) -asetuksella oit ilmaista, että pakkausohjelma käyttää UTF-8-merkistöä, jotta järjestelmä pystyy käsittelemään kaikki tiedostonimien merkit oikein pakkaustoiminnon aikana. Jos ziptiedoston sisällä oleien tiedostojen nimet eiät näy oikein Yleinen (oletusasetus) -asetuksen alinnan jälkeen, alitse Yleinen (oletusasetus), määritä kieliaro pyydettäessä ja lataa tiedostot uudelleen. 138 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

143 Valinta Tiedoston ominaisuuksien muokkaus Tiedostojen lisäys kansioihin Kuaus Aaa tiedostosiu ja alitse aihtoehdot Lisää toimintoja > Muokkaa ominaisuuksia. Muuta tiedoston nimeä, kuausta tai tiedoston tunnistetta ja alitse Tallenna. Tiedoston ominaisuuksien muokkaus edellyttää omistajan tai muokkaajan oikeuksia. Aaa tiedostosiu ja alitse aihtoehto Lisää kansioon. Valitse kansio ja napsauta Lisää kansioon -aihtoehtoa. Lisätietoja on aiheessa Miten oin lisätä tiedostoja kansioihin. Aiheeseen liittyiä käsitteitä: Teretuloa Tiedostot-soellukseen siulla 129 Tiedostot-soellus on yhteistyötyökalu, jolla oit siirtää tiedostoja palelimeen ja antaa toisille oikeuden katsoa ja käsitellä niitä. Voit myös katsoa ja käsitellä toisten tiedostoja. Kuka oi käsitellä tiedostoja? siulla 132 Tiedoston omistajat oiat säilyttää tiedostot yksityisinä, määrittää ne yhteiskäyttöön muiden käyttäjien tai yhteisöjen kanssa tai määrittää ne julkisiksi organisaation käyttäjille. Mitä tiedostolleni tapahtuu, jos joku muokkaa sitä siulla 146 Kun siirrät tiedoston palelimeen, tiedostosta luodaan ensimmäinen ersio. Alkupäinen työsi tallentuu täksi ensimmäiseksi ersioksi siihen asti, kunnes poistat sen. Kun sinä tai joku muu, jolla on muokkaajan oikeudet, muokkaa tiedostoa ja siirtää sen uudelleen palelimeen, tiedostosta luodaan uusi ersio. Aiheeseen liittyiä tehtäiä: Miten oin lisätä tiedostoja kansioihin? siulla 148 Kansiot sisältäät tiedostoja, ja kansioiden aulla oit järjestää tiedostoja. Voit lisätä tiedostoja kansioihin, joihin sinulla on lisääjän tai omistajan oikeudet. Kuinka lisään omia tiedostojani? Voit lisätä tiedostoja siirtämällä ne tietokoneesta palelimeen. Tietoja tästä tehtäästä Järjestelmän pääkäyttäjä määrittää, kuka oi siirtää tiedostoja palelimeen, joten sinulla ei ehkä ole oikeuksia siihen. Järjestelmän pääkäyttäjä rajoittaa tiedostojen tallennukseen arattua tilaa. Kun raja on saautettu, et oi lisätä mitään Tiedostot-soellukseen. Tallennetut tiedostot sisältäät kaikki palelimeen siirrettyjen tiedostojen ersiot. Käytössä olean leytilan määrä näkyy Omat tiedostot -näkymässä tiedostoluettelon alapuolella. Voit lisätä tallennustilaa poistamalla tiedostojen anhat ersiot. Pääkäyttäjä oi myös rajoittaa yksittäisen tiedoston kokoa. Voit siirtää palelimeen tiedostoja, joiden tiedostolajin pääkäyttäjä on hyäksynyt. 1. Valitse Tiedostojen siirto. 2. Napsauta Selaa-painiketta, alitse ähintään yksi tiedosto ja alitse Aaa. Luku 4. Tiedostot 139

144 3. Valinnainen: Muokkaa siirrettäien tiedostojen luettelossa tiedoston nimeä napsauttamalla sitä tai poista tiedosto luettelosta napsauttamalla x-painiketta. 4. Valinnainen: Kirjoita älilyönnillä erotellut tunnisteet. 5. Valitse mikä tahansa seuraaista aihtoehdoista: Valinta Ei kukaan Henkilöt tai yhteisöt Kaikki yrityksessä yrityksen nimi Salli muiden määrittää tämä tiedosto yhteiskäyttöön Kuaus Määritä tiedostot yksityisiksi. Vain omistaja oi nähdä tiedostot ja muokata niitä. Voit määrittää tiedostot yhteiskäyttöön tiettyjen henkilöiden tai yhteisöjen kanssa. Toimi seuraaasti: 1. Valitse Henkilö tai Yhteisö. 2. Valitse lukijaksi- tai muokkaajaksikäyttöoikeustaso: Lukijat oiat lukea tiedostoa ja ladata sen tai kommentoida ja suositella sitä. He oiat lisätä tiedostoja kansioihin, joihin heillä on lisääjän oikeudet, saada ilmoituksia tiedostoon tehdyistä muutoksista ja määrittää tiedoston yhteiskäyttöön toisten henkilöiden kanssa. Muokkaajat oiat lukea, muokata, kommentoida tai suositella tiedostoa, ladata sen, siirtää uuden ersion palelimeen ja määrittää tiedoston ominaisuudet. He oiat myös lisätä tiedostoja kansioihin, joihin heillä on lisääjän oikeudet, saada ilmoituksia tiedostoon tehdyistä muutoksista ja määrittää tiedoston yhteiskäyttöön toisten henkilöiden kanssa. 3. Valitse jompikumpi seuraaista aihtoehdoista: Voit määrittää tiedoston yhteiskäyttöön henkilön kanssa alkamalla kirjoittaa henkilön nimeä ja alitsemalla henkilön nimen, kun se tulee näyttöön. Voit määrittää tiedoston yhteiskäyttöön yhteisön kanssa alkamalla kirjoittaa yhteisön nimeä ja alitsemalla yhteisön nimen, kun se tulee näyttöön. Huomautus: Kun määrität tiedoston yhteiskäyttöön julkisen yhteisön kanssa, tiedostosta tulee julkinen. 4. Lisää alinnainen iesti niille henkilöille, joille olet määrittänyt tiedoston yhteiskäyttöön. Määritä tiedosto kaikkien organisaation jäsenten käyttöön. Tämä asetus antaa lukijan oikeudet. Salli henkilöiden tai yhteisöjen määrittää tämä yhteiskäyttöinen tiedosto yhteiskäyttöön muiden kanssa. 140 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

145 Valinta Salli tiedostojen määritys yhteiskäyttöön yrityksen ulkopuolisten henkilöiden kanssa Suojaus: salaa näiden tiedostojen sisältö Kuaus Salli tiedoston määritys ulkoiseen yhteiskäyttöön. Tämä asetus on käytössä ain, kun siirrät tiedoston, eikä sitä oi muuttaa tiedoston siirron jälkeen. Jos pääkäyttäjä on ottanut käyttöön tämän asetuksen, oit määrittää lisättäien tiedostojen salauksen. 6. Valitse Siirrä-aihtoehto. Aiheeseen liittyiä käsitteitä: Teretuloa Tiedostot-soellukseen siulla 129 Tiedostot-soellus on yhteistyötyökalu, jolla oit siirtää tiedostoja palelimeen ja antaa toisille oikeuden katsoa ja käsitellä niitä. Voit myös katsoa ja käsitellä toisten tiedostoja. Kuka oi käsitellä tiedostoja? siulla 132 Tiedoston omistajat oiat säilyttää tiedostot yksityisinä, määrittää ne yhteiskäyttöön muiden käyttäjien tai yhteisöjen kanssa tai määrittää ne julkisiksi organisaation käyttäjille. Mitä tiedostolleni tapahtuu, jos joku muokkaa sitä siulla 146 Kun siirrät tiedoston palelimeen, tiedostosta luodaan ensimmäinen ersio. Alkupäinen työsi tallentuu täksi ensimmäiseksi ersioksi siihen asti, kunnes poistat sen. Kun sinä tai joku muu, jolla on muokkaajan oikeudet, muokkaa tiedostoa ja siirtää sen uudelleen palelimeen, tiedostosta luodaan uusi ersio. Kuinka oin määrittää tiedostoja yhteiskäyttöön? Määritä tiedostosi yhteiskäyttöön henkilöiden ja yhteisöjen kanssa tai määritä ne kaikkien organisaation jäsentenä nähtääksi. Tietoja tästä tehtäästä Voit myöntää henkilöille ja yhteisöille lukijan tai muokkaajan oikeudet. Voit myöntää lukijan oikeudet kaikille organisaation jäsenille. Lukijan oikeudet: Lukijat oiat lukea tiedostoa ja ladata sen tai kommentoida ja suositella sitä. Lukijat oiat myös lisätä tiedostoja kansioihin, joihin heillä on lisääjän oikeudet, saada ilmoituksia tiedostoihin tehdyistä muutoksista ja määrittää tiedostoja yhteiskäyttöön muiden henkilöiden kanssa. Muokkaajan oikeudet: Muokkaajat oiat lukea, muokata, kommentoida tai suositella tiedostoa, ladata sen, siirtää uuden ersion palelimeen ja määrittää tiedoston ominaisuudet. Muokkaajat oiat myös lisätä tiedostoja kansioihin, joihin heillä on lisääjän oikeudet, saada ilmoituksia tiedostoon tehdyistä muutoksista ja jakaa tiedoston toisten henkilöiden kanssa. Henkilöt saaat ilmoituksen, kun tiedosto on määritetty yhteiskäyttöön heidän kanssaan ja kun tiedoston tiedostosiu päiittyy. Voit lopettaa päiitysten seurannan aaamalla tiedostosiun ja alitsemalla aihtoehdot Lisää toimintoja > Lopeta seuranta. Voit myös määrittää yhteiskäyttöön tiedostot, jotka on määritetty yhteiskäyttöön kanssasi, jos omistaja sallii sen. Vain omistajat oiat määrittää tiedoston kaikkien yrityksen käyttäjien käyttöön. Luku 4. Tiedostot 141

146 Voit tarkastella, keille tiedosto on määritetty yhteiskäyttöön, aaamalla tiedostosiun ja napsauttamalla Yhteiskäyttö-älilehteä. Huomautus: Voit määrittää tiedoston yhteiskäyttöön sellaisen henkilön kanssa, joka ei ole LotusLie-käyttäjä. Vieraileien käyttäjien on hyäksyttää kutsu liittyä LotusLieen, ennen kuin he oiat käyttää yhteiskäyttöön määritettyä tiedostoa. Kun lisäät muun kuin LotusLie-käyttäjän sähköpostiosoitteen yhteiskäyttöluetteloon, saat kehotteen antaa henkilön nimen. Kyseinen henkilö saa sähköpostiiestin liittymisestä LotusLieen. Liittymisen jälkeen hän oi käyttää yhteiskäyttöön määritettyä tiedostoa. Määritä tiedosto yhteiskäyttöön seuraaasti. Valinta Tiedoston määritys yhteiskäyttöön sitä palelimeen siirrettäessä Kuaus 1. Valitse Tiedostojen siirto. 2. Kirjoita tiedostopolku tai etsi tiedosto selaamalla. 3. Kirjoita tiedoston nimi. 4. Valinnainen: Kirjoita älilyönnillä erotellut tunnisteet. 5. Valitse Henkilöt tai yhteisöt. 6. Valitse Henkilö tai Yhteisö. 7. Määritä käyttöoikeudet alitsemalla aihtoehto lukijaksi tai muokkaajaksi. 8. Valitse jompikumpi seuraaista aihtoehdoista: Voit määrittää tiedoston yhteiskäyttöön henkilön kanssa alkamalla kirjoittaa henkilön nimeä ja alitsemalla henkilön nimen, kun se tulee näyttöön. Voit määrittää tiedoston yhteiskäyttöön yhteisön kanssa alkamalla kirjoittaa yhteisön nimeä ja alitsemalla yhteisön nimen, kun se tule näyttöön. 9. Valinnainen: Estä henkilöitä, joille olet määrittänyt tiedoston yhteiskäyttöön, määrittämästä tiedostoa yhteiskäyttöön uusien henkilöiden kanssa poistamalla Salli muiden määrittää tämä tiedosto yhteiskäyttöön -alintaruudun alinta. 10. Valinnainen: Estä tiedoston määritys ulkoiseen yhteiskäyttöön poistamalla Salli tiedostojen määritys yhteiskäyttöön yrityksen ulkopuolisten henkilöiden kanssa -alintaruudun alinta. 11. Lisää alinnainen iesti niille henkilöille, joille olet määrittänyt tiedoston yhteiskäyttöön. 12. Valitse Siirrä-aihtoehto. 142 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

147 Valinta Tiedoston määritys kaikkien organisaation jäsenten käyttöön tiedostoa siirrettäessä Kuaus 1. Valitse Tiedostojen siirto. 2. Kirjoita tiedostopolku tai etsi tiedosto selaamalla. 3. Kirjoita tiedoston nimi. 4. Valinnainen: Kirjoita älilyönnillä erotellut tunnisteet. 5. Valitse Kaikki yrityksessä yrityksen nimi. 6. Valinnainen: Estä henkilöitä, joille olet määrittänyt tiedoston yhteiskäyttöön, määrittämästä tiedostoa yhteiskäyttöön uusien henkilöiden kanssa poistamalla Salli muiden määrittää tämä tiedosto yhteiskäyttöön -alintaruudun alinta. 7. Valinnainen: Estä tiedoston määritys ulkoiseen yhteiskäyttöön poistamalla Salli tiedostojen määritys yhteiskäyttöön yrityksen ulkopuolisten henkilöiden kanssa -alintaruudun alinta. 8. Valitse Siirrä-aihtoehto. Luku 4. Tiedostot 143

148 Valinta Siirretyn tiedoston määritys yhteiskäyttöön Tiedoston määritys kaikkien organisaation jäsenten käyttöön tiedoston siirron jälkeen Kuaus 1. Aaa tiedostosiu. 2. Napsauta Määritä yhteiskäyttöön -aihtoehtoa. 3. Valitse Henkilö tai Yhteisö. 4. Määritä käyttöoikeudet alitsemalla aihtoehto lukijaksi tai muokkaajaksi. 5. Valitse jompikumpi seuraaista aihtoehdoista: Voit määrittää tiedoston yhteiskäyttöön muiden käyttäjien kanssa napsauttamalla kenttää. Tällöin niiden henkilöiden nimet, joiden kanssa olet hiljattain määrittänyt tiedostoja yhteiskäyttöön, tuleat näkyiin. Jos etsimäsi henkilön nimi tulee näkyiin, alitse se. Jos henkilön nimi ei ole näkyissä, kirjoita nimi tai sähköpostiosoite ja alitse haluamasi nimi, kun se tulee näyttöön. Jos haluamasi nimi ei tule näkyiin, etsi sitä alitsemalla Eikö henkilöä löydy luettelosta? Kokeile täyttä hakutoimintoa... Voit määrittää tiedoston yhteiskäyttöön yhteisön kanssa alkamalla kirjoittaa yhteisön nimeä ja alitsemalla yhteisön nimen, kun se tule näyttöön. Huomautus: Kun määrität tiedoston yhteiskäyttöön julkisen yhteisön kanssa, tiedostosta tulee julkinen. 6. Valinnainen: Lisää alinnainen iesti henkilöille, joille olet määrittänyt tiedoston yhteiskäyttöön. 7. Napsauta Määritä yhteiskäyttöön -aihtoehtoa. 1. Aaa tiedostosiu. 2. Napsauta Määritä yhteiskäyttöön -aihtoehtoa. 3. Valitse Kaikki yrityksessä yrityksen nimi. 4. Napsauta Määritä yhteiskäyttöön -aihtoehtoa. 144 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

149 Valinta Voit kopioida tiedoston yhteisöön seuraaasti: Kaikkien organisaation jäsenten käytettäissä olean tiedoston määritys siten, ettei se ole enää kaikkien organisaation jäsenten käytettäissä Yhteiskäyttöön määritetyn tiedoston määritys yksityiseksi Yhteiskäyttöön määritetyn tiedoston käyttöoikeuksien alentaminen Kuaus Yhteiskäyttöön määrittämisen sijaan oit kopioida tiedoston iimeisimmän ersion yhteisöön. Vain omistaja oi kopioida tiedoston yhteisöön. Tiedostot-widget-objektin on myös oltaa käytössä yhteisössä. 1. Aaa tiedostosiu. 2. Valitse aihtoehdot Lisää toimintoja > Anna kopio yhteisöön. 3. Aloita yhteisön nimen kirjoitus ja alitse yhteisön nimi, kun se tulee näyttöön. 4. Valinnainen: Vaihda tiedoston nimi. 5. Valinnainen: Lisää tiedostoon tunniste. 6. Valitse Kopioi-aihtoehto. 1. Aaa tiedostosiu. 2. Valitse alareunassa olea Yhteiskäyttöälilehti. 3. Napsauta Kaikki-kohdan ieressä oleaa x-painiketta ja napsauta sitten OKpainiketta. Henkilöt ja yhteisöt, joiden kanssa olet erikseen määrittänyt tiedoston yhteiskäyttöön, näkeät edelleen kansion ja oiat käsitellä sitä. 1. Aaa tiedostosiu. 2. Valitse alareunassa olea Yhteiskäyttöälilehti. 3. Napsauta Lopeta yhteiskäyttö -linkkiä. 4. Napsauta OK-painiketta. Tällöin sinusta tulee ainoa henkilö, joka näkee tiedoston tai oi käsitellä sitä. 1. Aaa tiedostosiu. 2. Valitse alareunassa olea Yhteiskäyttöälilehti. 3. Napsauta henkilön tai yhteisön ieressä oleaa x-painiketta. 4. Valitse uusi käyttöoikeustaso ja napsauta OK-painiketta. Luku 4. Tiedostot 145

150 Valinta Sinulle yhteiskäyttöön määritettyjen tiedostojen yhteiskäytön lopetus Kuaus 1. Aaa tiedostosiu. 2. Valitse alareunassa olea Yhteiskäyttöälilehti. 3. Tee jompikumpi seuraaista toimista: Voit lopettaa yhteiskäytön kaikkien kanssa alitsemalla Lopeta omat yhteiskäytöt -aihtoehdon ja napsauttamalla sen jälkeen OKpainiketta. Voit lopettaa yhteiskäytön henkilön tai yhteisön kanssa napsauttamalla nimen ieressä oleaa x-painiketta ja napsauttamalla sen jälkeen OKpainiketta. Aiheeseen liittyiä käsitteitä: Mitä hyötyä on tiedostojen määrityksestä yhteiskäyttöön? siulla 131 Tiedostot-soelluksen aulla oit ja muut käyttäjät oiat siirtää tiedostoja palelimeen keskitettyä säilytystä ja määritettäien käyttäjien yhteiskäyttöä arten. Voit tehdä yhteistyötä muiden käyttäjien kanssa määrittämällä tiedostot yhteiskäyttöön. Hallitsemalla tiedostojen käyttöoikeuksia oit määrittää tarkasti, ketkä näkeät yhteiskäyttöön määrittämäsi ja sinulle yhteiskäyttöön määritetyt tiedostot ja oiat käsitellä niitä. Teretuloa Tiedostot-soellukseen siulla 129 Tiedostot-soellus on yhteistyötyökalu, jolla oit siirtää tiedostoja palelimeen ja antaa toisille oikeuden katsoa ja käsitellä niitä. Voit myös katsoa ja käsitellä toisten tiedostoja. Kuka oi käsitellä tiedostoja? siulla 132 Tiedoston omistajat oiat säilyttää tiedostot yksityisinä, määrittää ne yhteiskäyttöön muiden käyttäjien tai yhteisöjen kanssa tai määrittää ne julkisiksi organisaation käyttäjille. Mitä tiedostolleni tapahtuu, jos joku muokkaa sitä Kun siirrät tiedoston palelimeen, tiedostosta luodaan ensimmäinen ersio. Alkupäinen työsi tallentuu täksi ensimmäiseksi ersioksi siihen asti, kunnes poistat sen. Kun sinä tai joku muu, jolla on muokkaajan oikeudet, muokkaa tiedostoa ja siirtää sen uudelleen palelimeen, tiedostosta luodaan uusi ersio. Mitä tiedostolleni tapahtuu, jos joku muokkaa sitä Kun siirrät tiedoston palelimeen, tiedostosta luodaan ensimmäinen ersio. Alkupäinen työsi tallentuu täksi ensimmäiseksi ersioksi siihen asti, kunnes poistat sen. Kun sinä tai joku muu, jolla on muokkaajan oikeudet, muokkaa tiedostoa ja siirtää sen uudelleen palelimeen, tiedostosta luodaan uusi ersio. Voit tarkastella tiedoston ersioita aaamalla tiedostosiun ja alitsemalla Versiotälilehden. Saat näkyiin tiedot, kuten ersionumeron, muokkausajan ja muokkaajan nimen. Voit ladata tiedoston ersiot, ja jos omistat tiedoston tai sinulla on muokkaajan oikeudet, oit palauttaa edellisen ersion ja tehdä siitä uusimman. Vain tiedoston omistaja tai järjestelmän pääkäyttäjä oi poistaa tiedoston ersion. Huomautus: Jos palautat tiedoston anhan ersion, siinä on ain tiedoston sisältö. Tiedoston otsikko, tunnisteet ja muut ominaisuudet eiät muutu. 146 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

151 Miten oin luoda kansioita? Aiheeseen liittyiä käsitteitä: Teretuloa Tiedostot-soellukseen siulla 129 Tiedostot-soellus on yhteistyötyökalu, jolla oit siirtää tiedostoja palelimeen ja antaa toisille oikeuden katsoa ja käsitellä niitä. Voit myös katsoa ja käsitellä toisten tiedostoja. Aiheeseen liittyiä tehtäiä: Kuinka lisään omia tiedostojani? siulla 139 Voit lisätä tiedostoja siirtämällä ne tietokoneesta palelimeen. Kuinka oin määrittää tiedostoja yhteiskäyttöön? siulla 141 Määritä tiedostosi yhteiskäyttöön henkilöiden ja yhteisöjen kanssa tai määritä ne kaikkien organisaation jäsentenä nähtääksi. Mitä toisten tiedostoille oi tehdä? siulla 137 Se, mitä omille tai toisten tiedostoille oi tehdä, määräytyy tiedostoille määritettyjen käyttöoikeuksien perusteella. Toisten henkilöiden tiedostojen käsittely edellyttää, että ne on määritetty yhteiskäyttöön kanssasi tai että ne on määritetty organisaation jäsenten käyttöön. Miten oin luoda kansioita? Kansioiden aulla oit ryhmitellä tiedostoja mielekkäällä taalla. Kansiot oidaan määrittää yksityisiksi, yhteiskäyttöön tai kaikkien organisaation jäsenten käyttöön. Mitä tunnisteilla oi tehdä? siulla 157 Tunnisteiden aulla oit määrittää haettaia aainsanoja tiedostoihin. Voit myöhemmin etsiä tiedostoja tai ryhmitellä niitä tunnisteiden aulla. Voit etsiä tiedostoja tunnisteiden perusteella alitsemalla ähintään yhden tunnisteen nimen luettelosta. Voit alita tunnisteen luettelosta alkamalla kirjoittaa tunnisteen nimeä. Miten oin hakea tiedostoja? siulla 134 Saat tiedostoluettelot näkyiin monella taalla. Voi lajitella ja suodattaa tiedostoluetteloita, siirtyä eri esitystapojen älillä ja hakea tiettyjä aainsanoja. Kuinka jäljitän tiedoston ja kansion muutokset? siulla 155 Voit pyytää järjestelmää lähettämään ilmoituksen, kun tiedostoon, kansioon tai näkymään on tehty muutoksia. Miten roskakori toimii? siulla 158 Voit poistaa tiedostoja Tiedostot-soelluksesta siirtämällä ne roskakoriin. Voit palauttaa tiedostot roskakorista tai poistaa ne pysyästi. Kansioiden aulla oit ryhmitellä tiedostoja mielekkäällä taalla. Kansiot oidaan määrittää yksityisiksi, yhteiskäyttöön tai kaikkien organisaation jäsenten käyttöön. Tietoja tästä tehtäästä Vain omistaja oi lukea tai käsitellä yksityisten kansioiden tiedostoja. Jos määrität yksityisen kansion kansioksi, joka on kaikkien yrityksen työntekijöiden käytettäissä, tiedostot, joita ei ole määritetty kaikkien yrityksen työntekijöiden käyttöön, poistetaan kansiosta. Henkilöt ja yhteisöt, joille kansio on määritetty yhteiskäyttöön, oiat lukea ja käsitellä yhteiskäyttöön määritettyjen kansioiden tiedostoja. Henkilöillä ja yhteisöillä oi olla kansion lukijan, lisääjän tai omistajan oikeudet. Lukijat oiat lukea kansion tiedostoja. Lisääjät oiat lisätä tiedostoja kansioon, poistaa lisäämiään tiedostoja ja tarkastella kansion tiedostoihin liittyiä tietoja. Omistajat omistaat kansion yhdessä kansion alkuperäisen omistajan kanssa. He oiat määrittää kansion yhteiskäyttöön toisten kanssa ja poistaa tiedostoja kansiosta. Kun määrität kansion yhteiskäyttöön henkilöiden ja yhteisöjen kanssa, he näkeät kyseisen kansion tiedostot. He eiät kuitenkaan näe noita samoja tiedostoja Luku 4. Tiedostot 147

152 missään muualla, ellet nimenomaan määritä niitä yhteiskäyttöön heidän kanssaan. Jos lisäät esimerkiksi tiedoston kansioon ja määrität kansion yhteiskäyttöön Katjan kanssa, mutta et ole määrittänyt tiedostoa yhteiskäyttöön Katjan kanssa, hän näkee tiedoston kansiossa ja oi aata tiedoston, mutta hän ei näe sitä missään muussa luettelossa. Kun määrität kansion yhteiskäyttöön henkilöiden kanssa tai muutat heidän rooliaan, kyseiset henkilöt saaat siitä ilmoituksen. Kansion omistaja oi sallia myös muiden käyttäjien lisätä tiedostoja kansioon ottamalla käyttöön Kaikki oiat lisätä sisältöä tähän kansioon -ominaisuuden. 1. Valitse Uusi kansio -aihtoehto. 2. Kirjoita kansion nimi. 3. Valinnainen: Valinnainen: Kirjoita kuaus. 4. Valitse jokin seuraaista aihtoehdoista: Määritä kansio yksityiseksi alitsemalla Ei kukaan. Vain omistaja oi nähdä tiedoston ja muokata sitä. Määritä tiedosto yhteiskäyttöön tiettyjen henkilöiden kanssa alitsemalla Henkilöt tai yhteisöt. Toimi seuraaasti: a. Valitse Henkilö tai Yhteisö. b. Määritä käyttöoikeustasoksi omistaja, lisääjä tai lukija. c. Aloita nimen tai sähköpostiosoitteen kirjoitus ja alitse haluamasi nimi tai osoite, kun se tulee näyttöön. Määritä kansio kaikkien organisaation jäsenten nähtääksi alitsemalla Kaikki yrityksessä yrityksen nimi. Lukuoikeus määritetään käyttöön. 5. Määritä kansio julkiseksi ja salli kenen tahansa tarkastella ja ladata kansion tiedostoja alitsemalla Salli kansion määritys yhteiskäyttöön yrityksen ulkopuolisten henkilöiden kanssa. 6. Jos olet määrittänyt, että kansio on julkinen, oit sallia kaikkien käyttäjien lisätä tiedostoja kansioon alitsemalla Kaikki oiat lisätä sisältöä tähän kansioon -aihtoehdon. 7. Luo kansio alitsemalla Tallenna. Aiheeseen liittyiä käsitteitä: Teretuloa Tiedostot-soellukseen siulla 129 Tiedostot-soellus on yhteistyötyökalu, jolla oit siirtää tiedostoja palelimeen ja antaa toisille oikeuden katsoa ja käsitellä niitä. Voit myös katsoa ja käsitellä toisten tiedostoja. Kuka oi käsitellä tiedostoja? siulla 132 Tiedoston omistajat oiat säilyttää tiedostot yksityisinä, määrittää ne yhteiskäyttöön muiden käyttäjien tai yhteisöjen kanssa tai määrittää ne julkisiksi organisaation käyttäjille. Mitä tiedostolleni tapahtuu, jos joku muokkaa sitä siulla 146 Kun siirrät tiedoston palelimeen, tiedostosta luodaan ensimmäinen ersio. Alkupäinen työsi tallentuu täksi ensimmäiseksi ersioksi siihen asti, kunnes poistat sen. Kun sinä tai joku muu, jolla on muokkaajan oikeudet, muokkaa tiedostoa ja siirtää sen uudelleen palelimeen, tiedostosta luodaan uusi ersio. Miten oin lisätä tiedostoja kansioihin? Kansiot sisältäät tiedostoja, ja kansioiden aulla oit järjestää tiedostoja. Voit lisätä tiedostoja kansioihin, joihin sinulla on lisääjän tai omistajan oikeudet. 148 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

153 Tietoja tästä tehtäästä Voit aata kansion ja lisätä tiedostoja, aata tiedoston ja lisätä sen kansioihin tai etää ja pudottaa tiedostoja kansioihin. 1. Voit aata kansion ja lisätä siihen tiedostoja seuraaasti: a. Aaa kansio. b. Valitse Lisää tiedostoja -aihtoehto. c. Hae tiedostoja jollakin seuraaista taoista: Valinta Selaa oman tietokoneen tiedostoja Viimeisimmät tiedostot Kuaus Siirrä tietokoneen tiedostoja kansioon. Tiedoston siirto julkiseen kansioon tekee tiedostosta julkisen. Tiedoston siirto yhteiskäyttöön määritettyyn kansioon tarkoittaa, että tiedosto on yhteiskäytössä kaikkien niiden henkilöiden kanssa, joille kansio on määritetty yhteiskäyttöön. Valitse tiedostot, jotka on hiljattain siirretty palelimeen tai määritetty yhteiskäyttöön kanssasi. Voit hakea kaikista tiedostoista kirjoittamalla haettaan merkkijonon hakukenttään ja napsauttamalla hakukuaketta. Kaikki tiedostot sisältäät omat tiedostosi, julkiset tiedostot sekä tiedostot, jotka on määritetty yhteiskäyttöön kanssasi. Kiinnitetyt tiedostot Omat tiedostot Valitse kiinnitettyjen tiedostojen luettelosta. Valitse siirtämäsi tiedostot. Voit hakea omista tiedostoista kirjoittamalla haettaan merkkijonon hakukenttään ja napsauttamalla hakukuaketta. Yhteiskäytössä kanssasi Valitse tiedostot, jotka muut käyttäjät oat määrittäneet yhteiskäyttöön kanssasi. Voit hakea yhteiskäytössä oleista tiedostoista kirjoittamalla haettaan merkkijonon hakukenttään ja napsauttamalla hakukuaketta. Muiden henkilöiden tiedostot Valitse muiden henkilöiden yksittäisiä tiedostoja, jotka oat julkisia tai jotka on määritetty yhteiskäyttöön kanssasi. Aloita nimen tai sähköpostiosoitteen kirjoitus ja alitse haluamasi nimi tai osoite, kun se tulee näyttöön. Jos nimi tai osoite ei tule näyttöön, napsauta hakukuaketta. Luku 4. Tiedostot 149

154 Valinta Omat kansiot Kuaus Valitse tiedostot kansioistasi. Laajenna Omat kansiot -objekti, napsauta kansiota ja alitse sitten tiedostot kyseisestä kansiosta. Voit hakea kaikista tiedostoista kirjoittamalla haettaan merkkijonon hakukenttään ja napsauttamalla hakukuaketta. Kaikki tiedostot sisältäät omat tiedostosi, julkiset tiedostot sekä tiedostot, jotka on määritetty yhteiskäyttöön kanssasi. Yhteiskansiot Valitse tiedostot yhteiskäyttöön määritetyistä kansioista. Laajenna Yhteiskansiot-objekti, napsauta kansiota ja alitse sitten tiedostot kyseisestä kansiosta. Voit hakea kaikista tiedostoista kirjoittamalla haettaan merkkijonon hakukenttään ja napsauttamalla hakukuaketta. Kaikki tiedostot sisältäät omat tiedostosi, julkiset tiedostot sekä tiedostot, jotka on määritetty yhteiskäyttöön kanssasi. d. Valitse Lisää tiedostoja -aihtoehto. e. Voit aihtoehtoisesti sallia kansion jäsenten muokata mitä tahansa omistamaasi tiedostoa alitsemalla alintaruudun. 2. Voit aata tiedoston ja lisätä sen kansioihin seuraaasti: a. Aaa tiedosto. b. Valitse Lisää kansioihin -aihtoehto. c. Hae kansioita jollakin seuraaista taoista: Valinta Viimeisimmät kansiot Kuaus Valitse Kansiot, joihin olet iimeksi lisännyt tiedostoja -kohdassa kansiot, joihin olet iimeksi lisännyt tiedostoja. Valitse Viimeksi päiitetyt kansiot -kohdassa kansiot, jotka olet iimeksi luonut. Voit myös alita kansiot, jotka muut henkilöt oat määrittäneet yhteiskäyttöön kanssasi, tai kansiot, joihin muut henkilöt oat äskettäin lisänneet tiedostoja. Voit hakea kaikista näistä kansioista kirjoittamalla haettaan merkkijonon hakukenttään ja napsauttamalla hakukuaketta. Omat kansiot Valitse luomasi kansiot. Voit hakea kaikista näistä kansioista kirjoittamalla haettaan merkkijonon hakukenttään ja napsauttamalla hakukuaketta. Sinulle yhteiskäyttöön määritetyt kansiot Valitse kansiot, jotka henkilöt oat määrittäneet yhteiskäyttöön kanssasi. Voit hakea kaikista näistä kansioista kirjoittamalla haettaan merkkijonon hakukenttään ja napsauttamalla hakukuaketta. 150 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

155 Valinta Yrityksen yrityksen nimi kansiot Kuaus Valitse kansiot, jotka organisaatiosi henkilöt näkeät. Voit hakea kaikista näistä kansioista kirjoittamalla haettaan merkkijonon hakukenttään ja napsauttamalla hakukuaketta. d. Valitse Lisää kansioihin -aihtoehto. Seuraaat toimet Voit poistaa tiedostoja kansioista aaamalla kansion, napsauttamalla Kansiot-älilehteä ja napsauttamalla sen kansion ieressä oleaa x-painiketta, josta haluat poistaa tiedoston. Napsauta lopuksi OK-painiketta. Aiheeseen liittyiä tehtäiä: Mitä toisten tiedostoille oi tehdä? siulla 137 Se, mitä omille tai toisten tiedostoille oi tehdä, määräytyy tiedostoille määritettyjen käyttöoikeuksien perusteella. Toisten henkilöiden tiedostojen käsittely edellyttää, että ne on määritetty yhteiskäyttöön kanssasi tai että ne on määritetty organisaation jäsenten käyttöön. Miten oin määrittää kansioita yhteiskäyttöön? Määritä kansiosi yhteiskäyttöön henkilöiden ja yhteisöjen kanssa tai määritä kansiot julkisiksi. Tietoja tästä tehtäästä Voit myöntää henkilöille, ryhmille ja yhteisöille lukijan, lisääjän ja omistajan oikeudet. Lukijan oikeudet: Lukijat oiat lukea kansion tiedostoja. Lisääjän oikeudet: Lisääjät oiat lisätä tiedostoja kansioon, poistaa lisäämiään tiedostoja ja tarkastella kansion tiedostoihin liittyiä tietoja. Omistajan oikeudet: Omistajilla on alkuperäisen omistajan ohella omistusoikeus kansioon. He oiat määrittää kansion yhteiskäyttöön toisten kanssa ja poistaa tiedostoja kansiosta. Tiedoston omistaja oi poistaa tiedoston kansiosta. Henkilöt ja yhteisöt, joiden kanssa määrität kansiot yhteiskäyttöön, oiat saada ilmoituksen Päiitykset-osaan. Saat näkyiin henkilöt, joilla on kansioittesi käyttöoikeudet, aaamalla kansiosiun ja alitsemalla Yhteiskäyttö-älilehden. Luku 4. Tiedostot 151

156 Valinta Kansion määritys yhteiskäyttöön luonnin yhteydessä Kuaus 1. Valitse Uusi kansio -aihtoehto. 2. Kirjoita nimi. 3. Kirjoita kuaus. 4. Tee jokin seuraaista toimista: Määritä tiedosto yhteiskäyttöön tiettyjen henkilöiden ja yhteisöjen kanssa alitsemalla Henkilöt tai yhteisöt. Valitse Henkilö tai Yhteisö ja alitse sen jälkeen käyttöoikeustaso (kuattu tässä aiheessa). Aloita sitten nimen tai sähköpostiosoitteen kirjoitus ja alitse haluamasi nimi tai osoite, kun se tulee näyttöön. Näet ain henkilöt ja yhteisöt, jotka oat käytettäissä konsernin hakemistossa. Määritä kaikille lukijan oikeudet alitsemalla Kaikki yrityksessä yrityksen nimi. Määritä kaikille lisääjän oikeudet alitsemalla Kaikki oiat lisätä sisältöä tähän kansioon -aihtoehto. Kun määrität kansion kaikkien organisaation jäsenten käyttöön, tiedostot, jotka eiät ole kaikkien organisaation jäsenten käytettäissä, poistetaan kansiosta. 5. Napsauta Tallenna-painiketta. Huomautus: Et oi määrittää yksityistä kansiota yhteiskäyttöön julkisen yhteisön kanssa. 152 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

157 Valinta Jo luodun kansion määritys yhteiskäyttöön Kaikkien organisaation jäsenten käytettäissä olean kansion määritys siten, ettei se ole enää kaikkien organisaation jäsenten käytettäissä Yhteiskäyttöön määritetyn kansion määritys yksityiseksi Kuaus 1. Aaa kansio. 2. Napsauta Määritä yhteiskäyttöön -aihtoehtoa. 3. Tee jokin seuraaista toimista: Määritä tiedosto yhteiskäyttöön tiettyjen henkilöiden ja yhteisöjen kanssa alitsemalla Henkilöt tai yhteisöt. Valitse Henkilö tai Yhteisö ja alitse sen jälkeen käyttöoikeustaso (kuattu tässä aiheessa). Aloita sitten nimen tai sähköpostiosoitteen kirjoitus ja alitse haluamasi nimi tai osoite, kun se tulee näyttöön. Näet ain henkilöt ja yhteisöt, jotka oat käytettäissä konsernin hakemistossa. Määritä kaikille organisaatiossasi lukijan oikeudet alitsemalla Kaikki yrityksessä yrityksen nimi. Määritä kaikille organisaatiossasi lisääjän oikeudet alitsemalla Kaikki oiat lisätä sisältöä tähän kansioon -aihtoehto. Kun määrität kansion kaikkien organisaation jäsenten käyttöön, tiedostot, jotka eiät ole kaikkien organisaation jäsenten käytettäissä, poistetaan kansiosta. 4. Napsauta Määritä yhteiskäyttöön -aihtoehtoa. Huomautus: Et oi määrittää yksityistä kansiota yhteiskäyttöön julkisen yhteisön kanssa. 1. Aaa kansiosiu. 2. Valitse alareunassa olea Yhteiskäyttöälilehti. 3. Napsauta Kaikki-kohdan ieressä oleaa x-painiketta. Henkilöt ja yhteisöt, joiden kanssa olet erikseen määrittänyt kansion yhteiskäyttöön, näkeät edelleen kansion ja oiat käsitellä sitä. 1. Aaa kansiosiu. 2. Valitse alareunassa olea Yhteiskäyttöälilehti. 3. Napsauta Lopeta yhteiskäyttö -linkkiä. 4. Napsauta OK-painiketta. Tällöin sinusta tulee ainoa henkilö, joka näkee kansion tai oi käsitellä sitä. Luku 4. Tiedostot 153

158 Valinta Yhteiskäyttöön määritetyn kansion käyttöoikeuksien ähentäminen Kuaus 1. Aaa kansiosiu. 2. Valitse alareunassa olea Yhteiskäyttöälilehti. 3. Napsauta henkilön, ryhmän tai yhteisön ieressä oleaa x-painiketta. 4. Valitse uusi käyttöoikeustaso ja napsauta OK-painiketta. Miten kansioita etsitään? Aiheeseen liittyiä käsitteitä: Mitä hyötyä on tiedostojen määrityksestä yhteiskäyttöön? siulla 131 Tiedostot-soelluksen aulla oit ja muut käyttäjät oiat siirtää tiedostoja palelimeen keskitettyä säilytystä ja määritettäien käyttäjien yhteiskäyttöä arten. Voit tehdä yhteistyötä muiden käyttäjien kanssa määrittämällä tiedostot yhteiskäyttöön. Hallitsemalla tiedostojen käyttöoikeuksia oit määrittää tarkasti, ketkä näkeät yhteiskäyttöön määrittämäsi ja sinulle yhteiskäyttöön määritetyt tiedostot ja oiat käsitellä niitä. Saat kansioluettelot näkyiin monella taalla. Voi lajitella ja suodattaa tiedostoluetteloita, siirtyä eri esitystapojen älillä ja hakea tiettyjä aainsanoja. Tietoja tästä tehtäästä Voit hakea kiinnitettyjä kansioita, omia kansioitasi, sinulle yhteiskäyttöön määritettyjä kansioita ja organisaatiosi jäsenille näkyiä kansioita. 1. Voit hakea kansioita seuraailla taoilla: Valinta Kiinnitettyjen kansioiden haku Kuaus Napsauta naigointiruudun Kiinnitetyt kansiot -kohdetta. Voit kiinnittää kansion napsauttamalla kansion ieressä oleaa nastakuaketta. Luomiesi kansioiden haku Niiden kansioiden haku, jotka muut oat määrittäneet yhteiskäyttöön kanssasi Napsauta naigointiruudun Omat kansiot -kohdetta. Napsauta naigointiruudun Sinulle yhteiskäyttöön määritetyt kansiot -kohdetta. Nämä oat kansioita, jotka muut käyttäjät oat määrittäneet yhteiskäyttöön nimenomaan sinun kanssasi. Yrityksen käytössä oleien kansioiden haku Napsauta naigointiruudun Yrityksen yrityksen nimi kansiot -kohdetta. 2. Tarkenna suodatusta tai käytä kansioita tekemällä jokin seuraaista toimista: Valinta Kuaus 154 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

159 Valinta Kuaus Kansioiden haku Valitse kohde hakualikossa, esimerkiksi Kaikki kansiot tai Henkilöt, kirjoita hakukenttään merkkejä, kuten kansion tai henkilön nimi, ja napsauta sen jälkeen hakukuaketta. Kansion yhteiskäyttötaan näyttö Aaa kansio, joka on jossain seuraaista kansio-osista, ja tarkastele sen yhteiskäyttöominaisuuksia alitsemalla Yhteiskäyttö: Kiinnitetyt kansiot Omat kansiot Sinulle yhteiskäyttöön määritetyt kansiot Yrityksen yrityksen nimi kansiot Kansion tiedostojen lataus Ilmoitusten astaanotto, kun näkymään on tehty muutoksia Lataa kaikki kansion tiedostot ja myös tiedostot, jotka eiät ole nykyisellä siulla, sisältää zip-tiedosto alitsemalla Lataa kaikki tiedostot. Zip-tiedoston koko oi olla enintään 4 Gt. Huomautus: Jos lataat useita zip-tiedostoja, ensimmäisen ladattaan zip-tiedoston nimeksi tulee files.zip. Seuraaat ladattaat tiedostot nimetään samoin, mutta nimiin lisätään numero, esimerkiksi files(1).zip, files(2).zip jne. Voit nimetä zip-tiedoston myöhemmin uudelleen. Jos jokin ladattaien zip-tiedostojen nimistä sisältää muita kuin englanninkielisiä merkkejä, oit käyttää Yleinen (oletusasetus) -asetusta. Yleinen (oletusasetus) -asetuksella oit ilmaista, että pakkausohjelma käyttää UTF-8-merkistöä, jotta järjestelmä pystyy käsittelemään kaikki tiedostonimien merkit oikein pakkaustoiminnon aikana. Jos ziptiedoston sisällä oleien tiedostojen nimet eiät näy oikein Yleinen (oletusasetus) -asetuksen alinnan jälkeen, alitse Yleinen (oletusasetus), määritä kieliaro pyydettäessä ja lataa tiedostot uudelleen. Valitse näkymän alareunassa Näiden tiedostojen syöte ja luo syötteiden lukuohjelman tilaus ohjeiden mukaisesti. Kuinka jäljitän tiedoston ja kansion muutokset? Voit pyytää järjestelmää lähettämään ilmoituksen, kun tiedostoon, kansioon tai näkymään on tehty muutoksia. Luku 4. Tiedostot 155

160 Tietoja tästä tehtäästä Kun seuraat tiedostoa tai kansiota, saat ilmoituksen kotisiullesi, kun tiedostoa tai kansiota päiitetään. Kansiot, tiedostot ja tiedostoluettelot sisältäät syötelinkkejä. Voit saada päiitysilmoituksia syötteiden lukuohjelmaan tilaamalla nämä syötteet. Lisätietoja on aiheessa Syötteen tilaus. Huomautus: Kun tilaat syötteen, saat Atom-syötteen, joten tietokoneessa on oltaa asennettuna sellainen syötteiden lukuohjelma, joka tukee Atom-syötteitä. Kun luettelo muuttuu, syöte päiittyy. Voit seurata tiedostoihin ja kansioihin tehtäiä muutoksia seuraain taoin: Valinta Ilmoituksen astaanotto, kun tiedosto lisätään kansioon Ilmoituksen astaanotto, kun tiedostoa muokataan tai kommentoidaan Luettelosyötteen tilaus Yhden tiedoston syötteen (kommentit tai ersiot) tilaus Kuaus Aaa kansio ja napsauta Seuraa-painiketta. Oletusasetuksen mukaan tämä aihtoehto on alittuna omistamillesi kansioille mutta ei julkisille kansioille eikä kansioille, joiden jäsen olet. Aaa tiedostosiu ja alitse aihtoehdot Lisää toimintoja > Aloita seuranta. Oletusasetuksen mukaan tämä aihtoehto on alittuna omistamillesi tiedostoille mutta ei julkisille tiedostoille eikä tiedostoille, joiden jäsen olet. Voit tilata tiedostoluettelon tai kansion. Aaa luettelo ja napsauta siun alalaidan syötelinkkiä, esimerkiksi Julkisten tiedostojen syöte- tai Näiden kansioiden syöte. Aaa tiedostosiu. Voit tilata kommenttien päiitykset napsauttamalla Kommentit-tunnistetta ja alitsemalla sen jälkeen Näiden kommenttien syöte -aihtoehdon. Voit tilata ersion päiitykset napsauttamalla Versiot-tunnistetta ja alitsemalla sen jälkeen Näiden ersioiden syöte -aihtoehdon. 156 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

161 Valinta Tiedoston tietojen tarkastelu Kuaus Aaa tiedostosiu ja alitse siun alareunasta Tietoja tästä tiedostosta -älilehti. Saat näkyiin tiedon siitä, milloin tiedostoja on lisätty ja iimeksi päiitetty, kuinka suuri tiedosto on, kuinka monta kertaa tiedostoa on suositeltu sekä ladattu ja kuinka monta latausta tuntemattomat käyttäjät oat tehneet. Voit myös tarkastella tiedoston ladanneita käyttäjiä. Lisätietoja palelimeen siirretyistä ersioista on Versiot-älilehdessä. Lisätietoja julkaistuista kommenteista on Kommentit-älilehdessä. Lisätietoja siitä, miten tiedosto on määritetty yhteiskäyttöön, on Yhteiskäyttöälilehdessä. Lisätietoja kansioista, jotka sisältäät linkkejä tiedostoon, on Kansiot-älilehdessä. Mitä tunnisteilla oi tehdä? Aiheeseen liittyiä käsitteitä: Teretuloa Tiedostot-soellukseen siulla 129 Tiedostot-soellus on yhteistyötyökalu, jolla oit siirtää tiedostoja palelimeen ja antaa toisille oikeuden katsoa ja käsitellä niitä. Voit myös katsoa ja käsitellä toisten tiedostoja. Kuka oi käsitellä tiedostoja? siulla 132 Tiedoston omistajat oiat säilyttää tiedostot yksityisinä, määrittää ne yhteiskäyttöön muiden käyttäjien tai yhteisöjen kanssa tai määrittää ne julkisiksi organisaation käyttäjille. Mitä tiedostolleni tapahtuu, jos joku muokkaa sitä siulla 146 Kun siirrät tiedoston palelimeen, tiedostosta luodaan ensimmäinen ersio. Alkupäinen työsi tallentuu täksi ensimmäiseksi ersioksi siihen asti, kunnes poistat sen. Kun sinä tai joku muu, jolla on muokkaajan oikeudet, muokkaa tiedostoa ja siirtää sen uudelleen palelimeen, tiedostosta luodaan uusi ersio. Aiheeseen liittyiä tehtäiä: Syötteiden tilaaminen siulla 160 Kun tilaat IBM LotusLie -tietojen syötteen, saat päiitykset suoraan syötteiden lukuohjelmaan. Syötteiden lukuohjelma toimittaa päiitykset sinulle automaattisesti, kun Syötteet-tilaussiu muuttuu. Tunnisteiden aulla oit määrittää haettaia aainsanoja tiedostoihin. Voit myöhemmin etsiä tiedostoja tai ryhmitellä niitä tunnisteiden aulla. Voit etsiä tiedostoja tunnisteiden perusteella alitsemalla ähintään yhden tunnisteen nimen luettelosta. Voit alita tunnisteen luettelosta alkamalla kirjoittaa tunnisteen nimeä. Tietoja tästä tehtäästä Voit lisätä tunnisteita tiedostoihin, jotka omistat tai joihin sinulla on muokkaajan oikeudet. Voit myös etsiä tiedostoja tunnisteen nimen perusteella. Lisää tunniste yhteen tiedostoon Luku 4. Tiedostot 157

162 Miten roskakori toimii? Voit lisätä tunnisteen tiedostoon seuraaasti: 1. Aaa tiedostosiu. 2. Valitse Lisää tunnisteita. 3. Kirjoita yhdellä älilyönnillä erotellut tunnisteet. 4. Napsauta Tallenna-painiketta. Lisää tunniste useaan tiedostoon Voit lisätä tunnisteen useisiin tiedostoihin samalla kertaa seuraaasti: 1. Aaa Omat tiedostot- tai Yhteiskäyttöön määrittämäsi -näkymä. 2. Valitse tiedostojen ieressä oleat alintaruudut. 3. Valitse Lisää tunnisteita. 4. Kirjoita yhdellä älilyönnillä erotellut tunnisteet. 5. Napsauta OK-painiketta. Hae tiedostoja tunnisteen nimen perusteella Voit hakea tiedostoja tunnisteiden aulla seuraaasti: 1. Aaa jokin kansio tai tiedostoluettelo. 2. Napsauta asemmanpuoleisessa Tunnisteet-suodattimessa tunnistejoukon tunnistetta tai alitse Etsi tunniste, kirjoita tunnisteen nimi ja napsauta hakukuaketta. Aiheeseen liittyiä käsitteitä: Teretuloa Tiedostot-soellukseen siulla 129 Tiedostot-soellus on yhteistyötyökalu, jolla oit siirtää tiedostoja palelimeen ja antaa toisille oikeuden katsoa ja käsitellä niitä. Voit myös katsoa ja käsitellä toisten tiedostoja. Kuka oi käsitellä tiedostoja? siulla 132 Tiedoston omistajat oiat säilyttää tiedostot yksityisinä, määrittää ne yhteiskäyttöön muiden käyttäjien tai yhteisöjen kanssa tai määrittää ne julkisiksi organisaation käyttäjille. Mitä tiedostolleni tapahtuu, jos joku muokkaa sitä siulla 146 Kun siirrät tiedoston palelimeen, tiedostosta luodaan ensimmäinen ersio. Alkupäinen työsi tallentuu täksi ensimmäiseksi ersioksi siihen asti, kunnes poistat sen. Kun sinä tai joku muu, jolla on muokkaajan oikeudet, muokkaa tiedostoa ja siirtää sen uudelleen palelimeen, tiedostosta luodaan uusi ersio. Voit poistaa tiedostoja Tiedostot-soelluksesta siirtämällä ne roskakoriin. Voit palauttaa tiedostot roskakorista tai poistaa ne pysyästi. Ennen aloitusta Tiedoston siirto roskakoriin piilottaa sen kaikista kansioista, eikä se näy enää hakutuloksissa. Kun siirrät tiedoston roskakoriin, kaikki sen ersiot, suositukset ja kommentit siirtyät roskakoriin ja tiedosto piilotetaan henkilöiltä, joiden kanssa olet määrittänyt sen yhteiskäyttöön. Jos tiedosto palautetaan roskakorista, se lisätään takaisin aiempiin kansioihin ja kaikki tiedot palautetaan. Kun palautat tiedoston roskakorista, kaikki ersiot, suositukset ja kommentit palautetaan ja henkilöt, joiden kanssa tiedosto oli aiemmin yhteiskäytössä, näkeät jälleen tiedoston. 158 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

163 Tiedoston kirjanmerkit lakkaaat toimimasta, kun tiedosto on roskakorissa, mutta ne toimiat jälleen, jos tiedosto palautetaan. Roskakorissa oleat tiedostot lasketaan mukaan leytilakiintiöösi. Kun saautat kiintiön ylärajan, oit hankkia lisätilaa poistamalla roskakorissa oleia tiedostoja. Tietoja tästä tehtäästä Miten oin lukita tiedostoja? Voit siirtää ähintään yhden tiedoston roskakoriin ja palauttaa tiedoston tai poistaa sen. 1. Aaa tiedostosiu. 2. Valitse aihtoehdot Lisää toimintoja > Siirrä roskakoriin ja napsauta sitten OK-painiketta. Huomautus: Voit siirtää useita tiedostoja roskakoriin aaamalla näkymän (kuten Omat tiedostot), alitsemalla siirrettäien tiedostojen ieressä oleat alintaruudut ja alitsemalla sen jälkeen Siirrä roskakoriin -aihtoehdon ja napsauttamalla lopuksi OK-painiketta. Voit siirtää roskakoriin ain omistamiasi tiedostoja. 3. Valinnainen: Voit palauttaa roskakorissa oleia tiedostoja tai poistaa ne napsauttamalla naigointiruudun Roskakori-kuaketta ja tekemällä sen jälkeen jonkin seuraaista toiminnoista: Palauta tiedosto napsauttamalla sen nimen ieressä oleaa nuolikuaketta ja alitsemalla Palauta. Poista tiedosto pysyästi napsauttamalla sen nimen ieressä oleaa nuolikuaketta ja alitsemalla Poista. 4. Valinnainen: Voit poistaa kaikki roskakorin tiedostot pysyästi alitsemalla Tyhjennä roskakori -aihtoehdon. Aiheeseen liittyiä käsitteitä: Teretuloa Tiedostot-soellukseen siulla 129 Tiedostot-soellus on yhteistyötyökalu, jolla oit siirtää tiedostoja palelimeen ja antaa toisille oikeuden katsoa ja käsitellä niitä. Voit myös katsoa ja käsitellä toisten tiedostoja. Kuka oi käsitellä tiedostoja? siulla 132 Tiedoston omistajat oiat säilyttää tiedostot yksityisinä, määrittää ne yhteiskäyttöön muiden käyttäjien tai yhteisöjen kanssa tai määrittää ne julkisiksi organisaation käyttäjille. Mitä tiedostolleni tapahtuu, jos joku muokkaa sitä siulla 146 Kun siirrät tiedoston palelimeen, tiedostosta luodaan ensimmäinen ersio. Alkupäinen työsi tallentuu täksi ensimmäiseksi ersioksi siihen asti, kunnes poistat sen. Kun sinä tai joku muu, jolla on muokkaajan oikeudet, muokkaa tiedostoa ja siirtää sen uudelleen palelimeen, tiedostosta luodaan uusi ersio. Voit lukita tiedostoja, jos haluat estää niiden muokkauksen. Tietoja tästä tehtäästä Tiedostojen omistajat ja muokkaajat oiat lukita tiedostoja ja poistaa niiden lukituksia. Jos esimerkiksi siirrät palelimeen tiedoston, olet sen omistaja ja oit lukita Luku 4. Tiedostot 159

164 Syötteiden tilaaminen tiedoston tai poistaa sen lukituksen. Jos myönnät henkilölle tiedoston muokkaajan oikeudet, hän oi myös lukita tiedoston tai poistaa sen lukituksen. Kun lukitset tiedoston, henkilöt oiat silti ladata sen ja lukea sitä, mutta ain sinä oit siirtää palelimeen tiedoston uusia ersioita. Kun tiedosto on lukittu, sitä ei oi muokata, mutta oit silti siirtää tiedoston roskakoriin ja poistaa sen sekä kommentoida ja suositella sitä. 1. Aaa tiedostosiu. 2. Valitse aihtoehdot Lisää toimintoja > Lukitse tiedosto. 3. Poista tiedoston lukitus alitsemalla aihtoehdot Lisää toimintoja > Poista tiedoston lukitus Kun tilaat IBM LotusLie -tietojen syötteen, saat päiitykset suoraan syötteiden lukuohjelmaan. Syötteiden lukuohjelma toimittaa päiitykset sinulle automaattisesti, kun Syötteet-tilaussiu muuttuu. Ennen aloitusta Tietokoneessa tulee olla asennettuna syötteiden lukuohjelma, joka tukee Atom-syötteitä. Atom on XML-perustainen tiedostomuoto, jota käytetään Web-sisällön koostamiseen. Sisältökohteina oiat olla esimerkiksi uutisotsikot, erkkolokit ja Websiustot. Atom-syötteet astaaat samasta toiminnosta kuin RSS (rich site summary) -syötteet, mutta ne soeltaat tehtäään aihtoehtoista menetelmää. Tietoja tästä tehtäästä Syötteen tilaus yksinkertaistaa LotusLie-soelluksen toimintojen alontaa, koska syötteiden lukuohjelma tarkistaa ja noutaa kunkin syötteen sisältöpäiitykset automaattisesti. Lisätietoja on aiheessa Syötteiden käsittely. 1. Siirry siulle, jonka sisällön haluat tilata. Voit esimerkiksi suodattaa kirjanmerkkiluettelon henkilön, tunnisteen tai jonkin muun ehdon perusteella. 2. Voit tilata näkyissä olean sisällön alitsemalla syötteen kuakkeen ieressä olean Näiden tiedostojen syöte -aihtoehdon. 3. Lisää syöte haluamaasi syötteiden lukuohjelmaan. Tarpeelliset aiheet aihteleat sen mukaan, mikä Web-selain ja syötteiden lukuohjelma on käytössä. Katso lisätietoja Web-selaimen ja syötteiden lukuohjelman ohjeista. Vain yhteisöt: Kun määrität syötteen Web-osoitteen, oit määrittää syötteille oletusarosta poikkeaan siukoon lisäämällä erityisparametrin. Oletusaron mukaan yhteisöjen syötteissä näkyy 10 merkintää siua kohden. Voit määrittää muun siukoon ps-parametrin aulla. Oletusaron mukaan ohjelma noutaa ensimmäisen 10 merkinnän pituisen siun. Parametrin page aulla oit kuitenkin määrittää ohjelman noutamaan myös seuraaia siuja. Voit esimerkiksi noutaa Omat yhteisöt -syötteen toisen siun, jonka siukoko on 20 merkintää, seuraaan Web-osoitteen aulla: serice/atom/communities/my?page=2&ps= LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

165 Aiheeseen liittyiä tehtäiä: Kuinka jäljitän tiedoston ja kansion muutokset? siulla 155 Voit pyytää järjestelmää lähettämään ilmoituksen, kun tiedostoon, kansioon tai näkymään on tehty muutoksia. Miten oin muuttaa näyttökieltä? Muuta käyttöliittymän kieltä siten, että soellukset näkyät ensisijaisella kielellä. Ennen aloitusta Tietoja tästä tehtäästä Tiedostot-soelluksen näyttökielen muuttaminen ei aikuta luetteloiden otsikoiden kieleen eikä tiedostojen sisältöön. Jos tiedoston otsikko on esimerkiksi englanniksi ja muutat näyttökieleksi ranskan, otsikko näkyy edelleen englanninkielisenä luetteloissa. Vain käyttöliittymä näkyy ranskankielisenä. 1. Valitse aihtoehdot Oma aloitusnäkymä > Oman tilin asetukset. 2. Valitse Lokalisointi-osassa Muuta. 3. Valitse Kieli-osassa näytettää kieli ja alitse sen jälkeen Tallenna muutokset. Tulokset Helppokäyttötoiminnot Siu päiittyy, ja käyttöliittymä tulee näkyiin alitulla kielellä. Helppokäyttösoellusten ansiosta käyttäjät, joilla on fyysisiä rajoitteita (esimerkiksi heikentynyt liikuntakyky tai näkö), oiat käyttää tietotekniikkatuotteita. Kun käytät Tiedostot-soellusta JAWS-näytönlukijan kanssa, JAWS-näennäistietokoneen kohdistintila on poistettaa käytöstä. Tiedostot-arkkitehtuuri käyttää Dojokomponentteja, jotka toteuttaat aiheittaista hahmonnusta. Toiminto on toteutettu täydessäajax-tilassa ARIA-roolilla, joka poistaa JAWS-näennäistietokoneen kohdistintilan käytöstä automaattisesti Firefox-selaimissa. Muissa selaimissa käyttäjien on poistettaa näennäistietokoneen kohdistintila käytöstä manuaalisesti painamalla näppäinyhdistelmää Insert+Z. Luku 4. Tiedostot 161

166 162 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

167 Luku 5. Henkilöiden käsittely LotusLiessä Tietojen hallinta Hallinnoi LotusLie-yhteystietoja, päiitä profiilitietoja ja muokkaa tilin asetuksia. Hoida sosiaalisia kontakteja päiittämällä profiilisi ja tarkastelemalla organisaatiosi siua. Päiitä myös tilisi asetukset. Kun määrität profiilisi ja tilisi asetukset, muut LotusLie-käyttäjät näkeät tietosi aina tarkkoina ja ajantasaisina. Tilin asetukset -aihtoehdon aulla tallennetaan tilikohtaiset tiedot mukaan lukien sähköpostiosoite, salasana ja kieliasetukset. Tämän aihtoehdon aulla oit muokata LotusLiessä näkyää käyttäjänimeäsi. Oma profiili -aihtoehdon aulla oit käsitellä muille käyttäjille näytettäiä tietojasi mukaan lukien kua ja yhteystiedot. Tilin asetusten muuttaminen Tilin asetusten päiitys pitää itseäsi koskeat tiedot ajan tasalla. Päiitä nimi, salasana, ensisijainen kieli ja aikayöhyke. Tietoja tästä tehtäästä Tässä määritettää nimi näkyy kaikkialla LotusLie-ohjemassa mukaan lukien omassa profiilissa. Sähköpostiosoitetta käytetään aina järjestelmän sähköpostiiestejä lähetettäessä tai, kun muut LotusLie-käyttäjät lähettäät sinulle sähköpostia. 1. Napsauta naigointipalkissa näkyää nimeäsi ja alitse sitten Oman tilin asetukset -aihtoehto 2. Napsauta päiitettään kohteen kohdalla Muuta-aihtoehtoa. 3. Muokkaa kenttiä, joiden sisältämiä tietoja haluat muuttaa. 4. Kun olet almis, alitse Tallenna muutokset -aihtoehto. Tulokset Olet muuttanut henkilökohtaisia asetuksiasi. Jos haluat muuttaa sähköpostiosoitettasi tai rooliasi tai ottaa käyttöön integroituja soelluksia, ota yhteys tilin pääkäyttäjään siun alaosassa olean Ota yhteys tilin pääkäyttäjään -linkin aulla. Tietoja profiileista Voit sisällyttää profiiliisi tietoja itsestäsi. Organisaatioprofiilissasi näkyy tietoja organisaatiosta, ja ain organisaatiotilin pääkäyttäjä oi muokata tietoja. Oma profiili Profiili sisältää antamiasi tietoja, jotka muut oiat nähdä. Vain sinä itse oit muokata omaa profiiliasi. Profiilisi on ammatillinen identiteettisi siustossa. Profiili sisältää nimesi, tietoja sinusta ja alokuan. Jos olet määrittänyt itsesi julkisen haun piiriin LotusLiessä, sinua etsiät kollegat näkeät ain nimesi, tehtäänimikkeesi, organisaation nimen Copyright IBM Corp. 2010,

168 ja alokuan, ellet kuulu kollegojen erkostoon. Organisaatioprofiili Kaikki rekisteröityneet LotusLie-käyttäjät oiat löytää organisaatioprofiilisi. Organisaatioprofiilin tiedot on tarkoitettu julkisiksi, joten ain tilin pääkäyttäjä oi muokata organisaatioprofiilisiua. Tilin pääkäyttäjä oi määrittää organisaation hakemiston näkymään organisaatioprofiilissa. Yhteiset erkoston yhteyshenkilöt Kun tarkastelet toisen käyttäjän profiilia, yhteiset yhteystietonne näkyät profiilin oikealla puolella otsikon Yhteiset erkoston yhteyshenkilöt alla. Tässä luettelossa on henkilöitä, jotka molemmat tunnette ja jotka olette kutsuneet liittymään erkostoihinne. Yhteiset yhteisöt Kun tarkastelet toisen käyttäjän profiilia, Yhteisöt-otsikon alapuolella profiilin oikealla puolella on luettelo yhteisöistä, joihin molemmat kuulutte. Profiilin muokkaus Mukauttamalla profiiliasi oit muokata tietoja, joita muut LotusLie-käyttäjät näkeät sinusta. 1. Valitse naigointipalkin aihtoehdot Henkilöt > Oma profiili. 2. Napsauta Muokkaa omaa profiilia -painiketta. 3. Valitse, haluatko, että tietosi sisällytetään julkiseen hakemistoon. Jos tietosi oat julkisessa hakemistossa, muut käyttäjät oiat etsiä profiiliasi. 4. Määritä, oiatko muut käyttäjät lisätä tunnisteita profiiliisi. Voit poistaa eitoiotut tunnisteet milloin tahansa. 5. Määritä yhteystiedot, kuten tehtäänimike, maa, sähköpostiosoite ja puhelinnumerot. 6. Kerro muille itsestäsi muokkaamalla Tietoja minusta -kohtaa. Tietoja minusta -kentässä kerrottaia asioita oat muun muassa ammatillinen kokemus, projektit ja asema organisaatiossa. Voit lisäksi kertoa koulutushistoriastasi ja kiinnostuksen kohteista, kuten harrastuksista ja kerhoista. 7. Siirrä oma alokuasi. Etsi Muuta-linkki alokuan paikkamerkin alapuolelta. Etsi tietokoneesta kua selaamalla. Kuan muoto oi olla.jpeg tai.gif. Tiedos- 164 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

169 ton kokoa ei ole rajoitettu. Huomautus: Mitä suurempi tiedosto palelimeen siirretään, sitä kauemmin palelimella kestää käsitellä kuaa. 8. Valitse Tallenna muutokset. Tunnisteiden poisto profiilista Voit poistaa tunnisteita, joita muut oat lisänneet profiiliisi. Tietoja tästä tehtäästä Jos olet määrittänyt muille oikeuden lisätä profiiliisi tunnisteita, oit poistaa nämä tunnisteet Henkilöt-osan Oma profiili -älilehdessä. 1. Valitse aihtoehdot Henkilöt > Oma profiili. 2. Tunnisteet-alue sijaitsee profiilikuan alapuolella. 3. Napsauta poistettaan tunnisteen ieressä oleaa X-painiketta. Tilin tietojen muokkaus Voit muuttaa profiilin nimeä, salasanaa ja lokalisointia. Tietoja tästä tehtäästä Voit muokata tilin tietoja seuraaasti: 1. Napsauta ylänaigointipalkissa nimeäsi. 2. Valitse aattaasta alikosta Oman tilin asetukset. Näkyiin tulee Oman tilin asetukset -siu. Luku 5. Henkilöiden käsittely LotusLiessä 165

170 3. Napsauta muokattaan asetuksen ieressä samalla riillä oleaa Muuta-painiketta. 4. Määritä muutettaat kohteet ja alitse Tallenna muutokset -aihtoehto. Organisaation tietojen tarkastelu Kaikki organisaation perusyhteystiedot oat yrityssiulla. Yhteystietojen hallinta Pääset yrityssiulle napsauttamalla yrityksen logoa, kun olet kirjautuneena Lotus- Lieen. Tämä siu on yrityssiun sisäinen näkymä. Tilin pääkäyttäjä määrittää, mitä lisätietoja yrityssiulla näkyy. Yritysprofiili on yrityssiun julkinen näkymä. Kaikki yritystäsi etsiät LotusLiekäyttäjät löytäät yritysprofiilin. Vain tilin pääkäyttäjä oi muokata yritysprofiilia ja määrittää, näkyykö yrityssiu yritysprofiilissa. Yhteystietojen järjestäminen helpottaa niiden löytämistä. Tietoja yhteystiedoista Yhteystiedot astaaat osoitekirjan merkintää. Voit luoda, muokata ja tallentaa muiden yhteystietoja. Vain sinä itse oit tarkastella omia yhteystietojasi. Seuraaassa on luettelo tehtäistä, joita oit suorittaa yhteystietojen aulla: Seuraa asiakkaiden, kollegojen, yhteistyökumppaneiden, ystäien ja perheen tärkeitä tietoja. Pidä yhteystiedot synkronoituina Lotus Notes- tai Microsoft Outlook -yhteystietojen kanssa. 166 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

171 Tuo aiemmin luotuja yhteystietoja muista soelluksista. Kutsu joku erkostoosi suoraan yhteystietomerkinnästä. Määritä yhteystietotietue yhteiskäyttöön kollegojen kanssa älittämällä se eteenpäin. Määritä tiedosto yhteiskäyttöön jonkun kanssa suoraan yhteystietomerkinnästä. Aloita aktiiteetti ja sisällytä henkilö aktiiteetin jäsenenä suoraan yhteystietomerkinnästä. Yrityksen hakemisto Yrityksen hakemisto on luettelo tiliin liittyistä henkilöistä. Vain organisaation jäsenet näkeät hakemiston. Voit aata kunkin yritykseen kuuluan henkilön profiilin hakemistosta. Tilin pääkäyttäjä hallitsee yrityksen hakemistosiulla näkyiä käyttäjiä. Pääkäyttäjä oi määrittää yrityshakemiston näkymään yritysprofiilisiulla. Tunnisteiden lisäys yhteystietoihin Voit helpottaa yhteystietojesi löytymistä omassa haussa lisäämällä niihin tunnisteita. Vain sinä itse näet nämä tunnisteet. Tietoja tästä tehtäästä Voit lisätä yhteystietoihin tunnisteita seuraaasti: 1. Valitse aihtoehdot Henkilöt > Yhteystiedot 2. Aaa yhteystieto, johon haluat lisätä tunnisteen. 3. Valitse yhteystiedon nimen alapuolella ja Tunnisteet-nimiön ieressä olea Muokkaa-aihtoehto. 4. Kirjoita yhden sanan tunnisteita ja erota ne toisistaan pilkuilla. 5. Kun olet almis, napsauta Tallenna-painiketta. Tulokset Lisäämäsi tunnisteet tuleat näkyiin yhteystiedon nimen alapuolelle. Luku 5. Henkilöiden käsittely LotusLiessä 167

172 Tunnisteiden lisäys profiileihin Voit lisätä profiileihin tunnisteita, jotka antaat lisätietoja kustakin profiilista ja helpottaat sen löytymistä haussa. Tietoja tästä tehtäästä Jos käyttäjä on määrittänyt muille oikeuden lisätä profiiliinsa tunnisteita, oit lisätä kyseisen käyttäjän profiiliin tunnisteen. Kaikki käyttäjät näkeät tällaiset tunnisteet. Profiilin omistaja oi muokata profiiliinsa liitettyjä tunnisteita. 1. Valitse aihtoehdot Henkilöt > Yhteystiedot. 2. Aaa yhteystieto, jonka profiiliin haluat lisätä tunnisteen. 3. Jos profiilin omistaja on ottanut tunnisteet käyttöön, Tunnisteet-osa näkyy käyttäjän kuan alapuolella. 4. Kirjoita tunniste ja napsauta +-painiketta. Tunnisteet eiät saa sisältää älilyöntejä. Henkilöiden lisäys omaan erkostoon Kun kutsut toisen henkilön omaan erkostoosi, saat käyttöösi laajennetun profiilinäkymän. Saat myös ilmoituksen, kun muut päiittäät yhteystietojaan. Ajan mittaan saat käyttöösi yhä enemmän yhteistyöominaisuuksia, joten oman liiketoimintasi kannalta tärkeiden ihmisten ja yritysten kanssa työskentelemisestä tulee helpompaa kuin koskaan. Jos joku kuuluu jo ennestään erkostoosi, hänen nimensä ieressä yhteysluettelossa on teksti erkoston yhteyshenkilö. Kullakin käyttäjällä on yksilöllinen sähköpostiosoite. Jos lisäämissäsi yhteystiedoissa on rekisteröidyn käyttäjän sähköpostiosoite, saat kutsun liittyä henkilön erkostoon. Kutsu erkostoosi ihmisiä LotusLien ulkopuolelta Voit laajentaa yhteistyöominaisuudet kaikkien yhteistyökumppaneidesi käyttöön. Tämä koskee myös ulkopuolisia, jotka eiät ole LotusLie-jäseniä. Kukin ulkopuolinen kollega tai asiakas oi toimia ieraileana käyttäjänä ja tehdä kanssasi yhteistyötä. Yhteystietojen tuonti Lotus Notesista Voit täyttää LotusLie-yhteysluettelon yhteystiedoilla, jotka olet jo määrittänyt IBM Lotus Notes -ohjelmaan. Tuomalla aiemmin luodut Lotus Notes -yhteystiedot oit täyttää LotusLie-osoitekirjan taritsematta kirjoittaa jokaista yhteystietoa erikseen. Tietoja tästä tehtäästä Vain Lotus Notes 8 tai sitä uudempi ersio on tuettu. Voit tuoda yhteystietoja Lotus Notesista LotusLieen seuraaasti: 1. Valitse Lotus Notesissa aihtoehdot Tiedosto Vie. Määritä tiedoston nimi ja se, mihin tiedosto iedään. 168 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

173 Huomautus: Valitse Lotus Notes 8.5:ssä ientiaihtoehdoksi ain perustiedot. 2. Valitse aihtoehto pilkuin erotetut arot kohdasta Tallennusmuoto. 3. Valitse LotusLiessä aihtoehdot Henkilöt > Yhteystiedot > Tuo. 4. Valitse Mitkä yhteystiedot haluat tuoda? -kohdasta aihtoehto Lotus Notes. 5. Etsi.cs-tiedosto selaamalla ja alitse sitten Jatka-aihtoehto. 6. Valitse tuotaien tietueiden määrä. 7. Aloita tuontiprosessi alitsemalla Tuo-aihtoehto. Huomautus: Kun tuot yhteystietoja Lotus Notesista, järjestelmä ei tuo tietueita, joissa ei ole sähköpostiosoitetta. Yhteystietojen tuonti Microsoft Outlookista Jos sinulla on yhteystietoja Microsoft Outlookissa, oit tuoda ne LotusLie-yhteystietoihin. Tietoja tästä tehtäästä Voit tuoda yhteystietoja Microsoft Outlookista seuraaasti: 1. Voit aloittaa ohjatun tuomisen ja iemisen alitsemalla Microsoft Outlookissa aihtoehdot Tiedosto Tuominen ja ieminen. 2. Valitse Vie tiedostoon -aihtoehto ja napsauta sitten Seuraaa-painiketta. 3. Valitse tiedostotyypiksi Pilkuin erotetut arot ja napsauta sitten Seuraaapainiketta. 4. Valitse ietäien kansioiden luettelosta Yhteystiedot-aihtoehto. 5. Selaa kohtaan, johon haluat tallentaa tiedoston, ja anna tiedostolle nimi. 6. Napsauta Seuraaa-painiketta. 7. Vietää kohde näkyy Vie tiedostoon -ikkunassa. Kun haluat suorittaa iennin, napsauta Valmis-painiketta. 8. Valitse LotusLiessä aihtoehdot Henkilöt > Yhteystiedot > Tuo. 9. Valitse Mitkä yhteystiedot haluat tuoda? -kohdasta aihtoehto Microsoft Outlook. 10. Etsi.cs-tiedosto selaamalla ja alitse sitten Jatka-aihtoehto. 11. Valitse tuotaien tietueiden määrä. 12. Aloita tuontiprosessi alitsemalla Tuo-aihtoehto. Yhteystietojen synkronointi Kun olet ottanut yhteystietojen synkronoinnin käyttöön, yhteystietosi pysyät automaattisesti ajan tasalla LotusLiessä. Kun otat synkronoinnin käyttöön, järjestelmä lisää kaikki muiden soellusten yhteystiedot yhteysluetteloosi. Tämän jälkeen yhteystiedot tallentuat kunkin myöhemmän synkronoinnin yhteydessä. Ensimmäisen synkronoinnin jälkeen kussakin synkronoinnissa suoritetaan seuraaat toimet: Kaikki yhteystiedot, joita ei ielä ole omissa yhteystiedoissasi, lisätään niihin. Toisen soelluksen kanssa samanlaisten yhteystietojen tiedot päiitetään toisesta soelluksesta. Toisesta soelluksesta poistetut yhteystiedot poistetaan omista yhteystiedoista. Luku 5. Henkilöiden käsittely LotusLiessä 169

174 Microsoft Outlook -synkronoinnin käyttöönotto Voit määrittää ohjelmiston synkronoimaan Microsoft Outlookin yhteystiedot Lotus- Lieen. 1. Lataa.zip-tiedosto tietokoneeseen napsauttamalla alla oleaa linkkiä: com.lotuslie.plugin.outlook.zip 2. Kun soellus on ladattu, aja se. 3. Noudata ohjatun InstallShield-asennustoiminnon ohjeita. Lotus Notes -synkronoinnin käyttöönotto Voit määrittää ohjelmiston synkronoimaan Lotus Notes 8:n tai uudemman ersion yhteystiedot LotusLieen. 1. Aaa seuraaa tiedosto tekstinmuokkausohjelmalla siinä työasemassa, johon Lotus Notes on asennettu: [Notes-asennushakemisto]\framework\rcp\plugin_customization.ini [Notes-asennushakemisto] on ylee 2. Tee jokin seuraaista toimista: a. Jos seuraaaa riiä ei ole, lisää se tiedoston loppuun: com.ibm.notes.branding/enable.update.ui=true b. Jos rii on tiedostossa, armista, että sen aro on true 3. Tallenna tiedosto ja sulje muokkausohjelma. 4. Jos Lotus Notes on ajossa sulje se ja aloita se uudelleen. 5. Aaa Lotus Notes. 6. Valitse aihtoehdot Tiedosto > Soellus > Asenna. Ominaisuuksien päiitysikkuna tulee näkyiin. 7. Valitse Etsi uusia tuoteominaisuuksia -aihtoehto ja napsauta sitten Seuraaa-painiketta. Soelluksen sijainti -ikkuna tulee näyttöön. 8. Valitse Lisää etäsijainti... -aihtoehto. 9. Lisää seuraaat tiedot: Nimi: LotusLie Updates URL: Jatka alitsemalla OK. LotusLie Updates tulee näkyiin sijaintiluetteloon. 11. Valitse Valmis. Näkyiin tulee uusi ikkuna. 12. Valitse LotusLie Updates -aihtoehto ja napsauta Seuraaa-painiketta. 13. Jatkaminen edellyttää, että hyäksyt lisenssisopimuksen napsauttamalla Seuraaa-painiketta. 14. Valitse Valmis. Jos näkyiin tulee luotettaiin allekirjoittajiin liittyä ikkuna, alitse Asenna tämä lisäosa ja jatka napsauttamalla OK-painiketta. 15. Aloita Lotus Notes uudelleen alitsemalla Kyllä. Yhteystietojen älittäminen Voit jakaa yhteystiedot kollegan kanssa älittämällä ne hänelle. 170 LotusLie: LotusLie Engage ja LotusLie Connections Käyttöopas

175 Tietoja tästä tehtäästä Voit jakaa yhteystietoja kollegan kanssa seuraaasti: 1. Valitse Yhteystiedot-älilehdestä sen yhteystiedon nimi, jonka haluat lähettää. 2. Valitse näytön yläosasta Välitä-aihtoehto. 3. Näkyiin tulee Välitä yhteystiedot -ikkuna. 4. Kirjoita sen henkilön nimi, jolle haluat lähettää yhteystiedot. Jos kirjoitat useita sähköpostiosoitteita, erota ne toisistaan pilkuilla. 5. Lisää astaanottajaa arten henkilökohtainen iesti. Voit esimerkiksi kertoa, miksi älität hänelle yhteystietoja. Henkilöiden haku LotusLiessä Hakuprofiilit ja yhteystietojen haku. Luku 5. Henkilöiden käsittely LotusLiessä 171